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Organização sistemas e método
 
RESUMO
Organização sistemas e métodos pode ser usado em uma microempresa ou grande empresa independente do setor ou atividade fim, pois sabemos que as mudanças ocorridas no século têm demandado uma grande especialização, racionalização e planejamento, para atender as necessidades dos “stakeholders” públicos de interesse, com o objetivo de garantir menos custos e menor tempo para realização dos processos e entregas, sendo que através de dados e informações e métodos ajudará a tomada de decisão, mas isso é o contexto geral ou macro processo, e dentre tantas ferramentas desta área o micro processo ou enfoque será o fluxograma que é a representação gráfica de um processo que ajuda no raciocínio lógico, na realização de tarefas, identifica gargalos, controla os processos entre outros fatores que veremos.
Palavras-Chave: Fluxograma. Organização Sistemas e Métodos. Processos.
INTRODUÇÃO
Quais são os principais vantagens de aplicar esta ferramenta para o melhorar o desempenho da empresa?
O tema abrange a implantação do fluxograma em um setor da administração pública, observando os métodos de trabalho e suas necessidade de melhoria.
O objetivo principal desse artigo é demonstrar através de pesquisas em livros e artigos a importância da implantação desta ferramenta para melhorar a gestão do setor da administração pública e servir de benchmarking de cooperação (troca de informação de processos entre empresas que geralmente possuem pontos fortes diferentes), nele vamos encontrar alguns pontos principais como, melhorar a compreensão do processo de trabalho, demonstrar os passos para realização do
trabalho, criar normas de padrão de trabalho,	com uma metodologia para obter
melhores resultados em termos de eficiência e eficácia, acredita-se que com a implantação deste sistema conseguiremos diminuir os erros e aumentar a produtividade dos colaboradores em diversos aspectos.
Para realizar a demonstração mais completa e fundamentada será utilizado a metodologia de pesquisa bibliográfica, fluxogramas, e processos empresariais, buscando sempre melhorar os passo e processo, pois devido à grande rotatividade do efetivo dentro da organização, este sistema foi desenvolvido objetivando ajudar os colaboradores de forma que não necessite de um treinador ou até mesmo de um treinamento mais longo para os funcionários novos. Isto faz com que ocorra uma reciclagem dos mais antigos do setor envolvido e ocorra uma disseminação do conhecimento para aqueles que necessitarem de informações.
A metodologia aplica para o trabalho científico pode ser classificada como uma pesquisa descritiva, e as informações foram extraídas de dados secundários.
Para Cury (1983):
[...] organização sistemas e métodos refere-se a uma especialidade da administração, cujo objetivo maior é estabelecer de acordo com os propósitos da organização, uma infraestrutura compatível e através disto, a definição planejada de processos e métodos de trabalho e eficácia gerencial.
O papel do gestor de OSM é verificar os problemas administrativos atuais e concertá-los para que a empresa possa estar em constante evolução, pois encontrando e melhorando os processos através de verificação e entrevistas, o
profissional conseguirá alavancar os resultados para a organização, mas esse
controle não poderá ser feito apenas uma vez, e sim de forma rotineira para que a empresa possa estar sempre inovando e buscando melhorias sobre os procedimentos e produtividade, com isso o gestor poderá demonstrar os dados através de relatórios, manuais, diagramas e fluxogramas, entre outros que ajudarão os recursos humanos a visualizar os métodos e procedimentos de melhorias, sabendo que o principal capital
são os recursos humanos e o gestor poderá fazer parte do círculo estratégico, tático
ou operacional que será o responsável pela verificação do estado atual para o estado desejado que é o objetivo ajustar, retificação ou melhorar os processos ou procedimentos organizacionais.
PROBLEMA
 Quais as dificuldades encontradas nos processos de organização sistemas e método pelas microempresas?
OBJETIVO GERAL
Identificar as dificuldades encontradas nos processos de organização sistemas e método pelas microempresas.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
· Apresentar a importância da organização sistemas e método nas microempresas.
· Mostrar possíveis caminhos para alcançar a organização sistemas e método;
· Avaliar as necessidades da organização de produtos e gestão nas microempresas;
· Apontar as vantagens e desvantagens do processo da organização sistemas e método;
· Identificar pontos estratégicos da organização sistemas e método;
· Apresentar possíveis custos para a introdução do processo de organização sistemas e método nas microempresas.
1 O que é fluxograma?
Para entender o que é fluxograma precisamos saber como foi seu surgimento de acordo com a escola Edti:
[...] Os primeiros fluxogramas criados de modo a documentar os processos de um negócio foram introduzidos nos anos 1920 e 30 pelos casal de engenheiros industriais Frank e Lillian Gilbreth. Em 1921, eles mostraram o gráfico de fluxo de processos à Sociedade Americana de Engenheiros Mecânicos (American Society of Mechanical Engineers — ASME) durante a apresentação intitulada “Process Charts — First Steps in Finding the One Best Way”. Após esse acontecimento, o diagrama passou a estar incluso no currículo do curso de Engenharia Industrial. Então, no início dos anos 30, o engenheiro industrial Allan H. Mogensen iniciou um trabalho para capacitar alguns homens de negócio a utilizarem a magnífica ferramenta. Uma das formas escolhidas para isso foi através de palestras em que mostrou sobre como deixar o trabalho mais eficiente nas empresas. Agora, na década de 1940, temos dois alunos de Morgensen atuando para difundir os métodos ensinados pelo engenheiro e mentor. Art Spinanger, em 1944, levou a ferramenta e os métodos de simplificação de trabalho à Procter and Gamble (P&G), difundindo o seu uso em um dos seus programas de melhoria. Já Bem S. Graham, então diretor da Standard Register Industrial (Formcraft Engenharia), adaptou os diagramas de fluxo de processos ao processamento de informações. Com isso, ele desenvolveu um diagrama de fluxo multi-fluxo, mostrando os diversos documentos usados ao longo de um processo e suas interações. A ASME passou a adotar no ano de 1947 um sistema de símbolos para gráficos de fluxo de processos, baseado no trabalho realizado pelo casal Gilbreth. Ainda no final dessa década, Herman Goldstine e John Van Neumann abusaram dos fluxogramas para desenvolver alguns programas de computador. O principal trabalho da dupla foi “Planning and coding of problems for an electronic computing instrument, Part II, Volume 1”. Foi nesse cenário que os fluxogramas atingiram seu apogeu. Diante dele, a diagramação foi cada vez mais utilizada em diversos tipos de programas de computador e algoritmos. Essa ferramenta, ainda hoje, é usada para a programação, embora o pseudocódigo seja constantemente usado para descrever níveis mais profundos de detalhe e se aproximar do produto final. No Japão, Kaoru Ishikawa (1915-1989), uma importante figura das iniciativas de qualidade de produção, considerou o fluxograma como uma das principais ferramentas de controle de qualidade. Para ele, essa técnica deve ser usada junto de ferramentas complementares, como o histograma, folha de verificação e diagrama de causa e efeito, também chamado de diagrama de Ishikawa.
Para Silva; Balbueno (2004, p. 5):
[...] Fluxograma é um gráfico que demonstra a sequência operacional do desenvolvimento de um processo, o qual caracteriza: o trabalho que está sendo realizado, o tempo necessário para sua realização, à distância percorrido pelos
documentos, quem está realizando o trabalho e como ele flui entre os participantes deste processo.
Para Maranhão e Macieira (2010, p. 251):
 [...] definem como sendo fluxograma uma figurafeita com símbolos padronizados e textos devidamente arrumados a fim de mostrar sequência lógica de passos de realização dos processos ou atividades. Completam dizendo que a visualização gráfica é sempre um poderoso canal de comunicação, por ser melhor absorvida e de maior compreensão do que os textos escritos, que exigem esforço mental e são mais subjetivos.
Para Cruz (2013, p. 115):
[...] entende por fluxograma uma técnica que pode assumir diversas nomenclaturas, formas e pequenos detalhes distintos, mas que não invalidam a ideia geral de ‘desenhar o fluxo’ de processos, que 
Para (D’ASCENÇÃO, 2001, p. 110):
 [...] o fluxograma é descrito como uma técnica de representação gráfica, pela qual é feita a utilização de símbolos previamente convencionados, permitindo a descrição clara e precisa do fluxo, ou sequência de um processo, bem como sua interpretação e desenho.
 Dentre tantos conceitos o fluxograma de fato é a demonstração de passos, processos ou procedimentos para realização de produto, trabalho, documento, atividades, através de uma representação gráfica por símbolos e escrituração com pequenas frases organizadas demonstrando de forma fácil e clara o fluxo das atividades, servindo como uma ferramenta para gestão da qualidade, gestão de processos e gestão de projetos.
Figura 1 – exemplo de fluxograma
Fonte: http://www.escolaedti.com.br/. 2015.
2 OBJETIVO DO FLUXOGRAMA
Para Oliveira (2013):
[...] é ilustrar, de modo a esclarecer, sequências de atividades que constituem o corpo de qualquer empreendimento.
O objetivo principal do fluxograma é identificar, mostrar e elucidar as lógicas problemáticas visando esclarecer, retificar e alinhar os procedimentos ou atividades servindo como parâmetro de ajuda na tomada de decisão, visando atender os “stakeholders”, garantindo a qualidade e o aumento da produtividade minimizando e ajustando as falhas dos processos da organização
VANTAGENS DE UTILIZAR O FLUXOGRAMA
Para Cury (2015):
[...] os fluxogramas permitem entendimento simples e objetivo em relação ao entendimento proporcionado por 32 outros métodos descritivos.
Dentre os principais benefícios adquiridos com a construção de um fluxograma nos seus processos de trabalho, pode-se destacar:
Melhorar a compreensão do processo de trabalho
Para Drucker (2001):
[...] é necessário ter conhecimentos científicos e teóricos consistentes assim como ter o “olho clínico”. Devemos saber por que fazer, o que fazer e como fazer, o mesmo também escreveu que “segundo as pirâmides das necessidades sociais é o relacionamento, aceitação, afeição, amizade, compreensão e consideração”
 
Para Leland Bradford (1964):
[...] O Desenvolvimento Organizacional é uma resposta da organização às mudanças visando à clara percepção do que está ocorrendo nos ambientes interno e externo da organização sendo que, a análise e decisão do que precisa ser mudado e a intervenção necessária para provocar a mudança, tornando a organização mais eficaz, perfeitamente adaptável às mudanças e conciliando as necessidades humanas fundamentais com os objetivos e metas da organização.
 
Tem que haver participação de todos no processo de conhecimento, para que o objetivo de melhorar a compreensão do processo de trabalho não seja o esforço de uma pessoa e sim uma conquista para todos da organização, pois os procedimentos serão alinhados e existirá o procedimento de adaptação a mudanças, conciliando a vida pessoal com os objetivos organizacionais
No momento o fluxograma é utilizado como uma ferramenta importante no que tange a melhoria da compreensão do processo de trabalho, pois devido à rotatividade de pessoal, ajuda na retirada de dúvidas sem a necessidade de um treinamento. O colaborador utiliza um manual “fluxograma de rotinas” e consegue desempenhar as suas atividades com méritos de eficiência e eficácia evitando também informações irregulares ou redundância, alcançando objetivo que é a compreensão do processo de trabalho.
Demonstrar os passos para realização do trabalho
A demonstração dos passos para a realização do trabalho está no fluxograma de forma que qualquer pessoa consiga entender, pois o fluxograma informa passo a passo as rotinas para a execução do serviço ou atividade. Esse procedimento é uma sequência de etapas ou passos que devem ser rigorosamente seguidos para a execução de um plano e são geralmente transformados em rotinas e expressos na forma de fluxogramas (gráficos que representam o fluxo ou a sequência de procedimentos ou rotinas).
Para Leland Bradford (1964):
[...] O desenvolvimento organizacional nada mais é que as mudanças que ocorrem dentro de uma organização.
 
As rotinas constituem procedimentos padronizados e formalizados que ajudam a evitar erros que poderão ser fatais, e serve como roteiro para cobrir toda sequência de uma tarefa sem omissão de qualquer detalhe que possa prejudicá-la sendo utilizado pelos pilotos aéreos, emergência nos hospitais, oficinas mecânicas e em todas as operações que constitui uma listagem de itens que devem ser obrigatoriamente seguidos em uma determinada rotina de trabalho.
Criar normas de padrão de trabalho
Para Max Weber (1940):
[...] Divisão de funções e tarefas feita de forma racional, sustentando-se rigorosamente em regras e normas específicas com o objetivo de permitir a execução das atividades necessárias para se alcançar os objetivos da organização;
Hierarquia definida por regras explícitas. Os direitos e deveres de cada cargo, bem como o exercício da autoridade (racional- legal) e seus limites sustentam-se legalmente;
A contratação de funcionários é realizada baseando-se em regras previamente estabelecidas, visando garantir igualdade formal. Somente um indivíduo com preparo técnico adequado segundo quesitos pré-estabelecidos poderia se juntar ao quadro funcional da empresa;
Equiparação salarial para o exercício de posições e funções semelhantes;
Avanços na carreira são regulados por normas e critérios objetivos. O favoritismo e as relações pessoais não são levados em consideração;
Separação total entre função e as características pessoais da pessoa que a exerce;
Regras e normas que ditam os direitos e deveres devem ser seguidas por todos, conforme o cargo e a função.
A criação de normas de padrão de trabalho objetiva a disseminação do conhecimento dos procedimentos de trabalho para os subordinados conforme o cargo e função, através de autoridade, sendo assim haverá a uniformidade de conhecimento, aumento de produtividade, demonstração de informações de forma correta, retirando quaisquer dúvida que o usuário possa ter, e evitará redundância ou retrabalhos.
 
 
SÍMBOLOS DO FLUXOGRAMA
 
 
O símbolo escolhido dever ajudar na interpretação clara para todos, permitindo que qualquer pessoa que conheceu sobre a ferramenta possa entender todo procedimento e etapa, sendo que a simbologia escolhida deve contribuir para a comunicação simples, pois o seu diagrama de fluxo deve tornar claro todo o processo. Sendo assim para facilitar a compreensão o fluxograma utiliza símbolos para representar cada ação ou movimento no processo que cada um deles faz referência a uma ação ou decisão tomada durante os processos e como são diversos os símbolos existentes para representar um diagrama de fluxo poderá verificar seus nomes e funções, podendo destacar os mais utilizados.
Figura 1 – Símbolo de fluxograma
	Operação
	Símbolo
	Nome
	Descrição
	
	Processo / Atividade
	Mostra uma etapa do processo. Este é o símbolo mais comum nos fluxogramas.
	 
	Processo pré-definido
	Indica outra etapa do processo que está descrita em outro lugar.
	 
	Processo alternativo
	Usado quando a atividade é uma alternativa a atividade normal.
	      
	Espera/ Atraso
	Representa qualquer período de espera que fizer parte do processo.
	 
	Preparação
	Representa uma configuração para outra etapa do processo: algo deve serfeito, ajustado ou modificado antes de prosseguir o processo.
	 
	Operação manual
	Indica as etapas que não são automatizadas e que vão se repetir até que seja parada manualmente.
Fonte: https://ferramentasdaqualidade.org/fluxograma/
Figura 2 – Símbolo de fluxograma
	Ramificação e controle do fluxo
	Símbolo
	Nome
	Descrição
	 
	Fluxo de linha
	Conectores de símbolos que mostram a direção que corre o processo.
	 
	Terminação
	Mostra os pontos de início e fim de um processo.
	 
	Decisão
	Indica um ponto de decisão do processo,  apresentando duas possibilidades de caminhos para o fluxo de acordo com as condições estipuladas na decisão.
	 
	Conector
	É utilizado como conector para ligar um ponto ao outro no fluxo, normalmente identificados com letras maiúsculas (A , BB)
	 
	Conector fora de página
	Mostra a continuação do processo para outro processo desenhado em outra página.
	
	Mesclar
	Representa a fusão de vários processos ou informações em um só.
	 
	Extrair
	Mostra quando um processo divide-se em caminhos paralelos.
	 
	Ou
	Indica que o fluxo do processo continua em duas ou mais direções.
	 
	Somador
	Representa a etapa em que vários passos convergem em um único processo.
Fonte: https://ferramentasdaqualidade.org/fluxograma/
Figura 3 – Símbolo de fluxograma
	Entrada e saída
	 
	Dados
	Indica as entradas e saídas do processo.
	 
	Documento
	Mostra um processo que gera um documento.
	 
	Vários documentos
	Mostra um processo que gera vários documentos.
	 
	Exibição
	Indica um passo do processo onde a informação é exibida para uma pessoa.
	 
	Entrada manual
	Representa a etapa em que uma pessoa deve inserir informações manuais.
Fonte: https://ferramentasdaqualidade.org/fluxograma/
Figura 4 – Símbolo de fluxograma
	Armazenamento de arquivos e informações
	Símbolo
	Nome
	Descrição
	 
	Dados armazenados
	Indica uma etapa onde os dados são armazenados.
Fonte: https://ferramentasdaqualidade.org/fluxograma/
Figura 5 – Símbolo de fluxograma
	Processamento de dados
	Símbolo
	Nome
	Descrição
	 
	Agrupar
	Indica uma etapa e que os dados devem ser organizados de uma forma padrão.
	 
	Classificar
	Representa uma etapa do processo em que os dados devem ser classificados em uma ordem pré-definida.
Fonte: https://ferramentasdaqualidade.org/fluxograma/
 
TIPOS DO FLUXOGRAMA
 
Diagrama de blocos
É o fluxograma também chamado de linear, sendo mais simples e composto por blocos que demonstram o funcionamento de um processo vale salientar que ele é utilizado em instruções de trabalho ou macro processos.
Figura 6 – Diagrama de blocos
Fonte: https://ferramentasdaqualidade.org/fluxograma/
Fluxograma de processo simples
É um diagrama de blocos que contem pontos para decisão que indicam uma sequência de processos simples sendo que existirá sempre uma condição para executar a tarefa.
Figura 6 – Fluxograma de processo simples
Fonte: https://ferramentasdaqualidade.org/fluxograma/
 
Fluxograma funcional
Demonstra as atividade entre os setores ou áreas da organização e ajudará na verificação de falhas nos processos.
Figura 7 – Fluxograma funcional
Fonte: https://ferramentasdaqualidade.org/fluxograma/
Fluxograma vertical
É chamado de diagrama de processo, demonstrado por colunas, símbolos descrição e informações pertinentes.
Figura 7 – Fluxograma vertical
Fonte: https://ferramentasdaqualidade.org/fluxograma/
CONSIDERAÇÕES FINAIS
O objetivo geral do presente trabalho consistiu em organizações.É necessário que, em primeiro
lugar tomem consciência da importância de organizar e inovar no cenário competitivo vigente
onde as mudanças ocorrem a cada momento a cada dia e as microempresas ou grandes empresas devem
através da organização acompanhar a velocidade destas mudanças.
Pela presente pesquisa é possível concluir que a importância da organização
dentro das microempresas ou uma grande empresa é o que leva as se manterem competitivas. Não há
como se tornar uma empresa organizada sem dar a devida importância à organização.
Conclui-se pela pesquisa que várias são as etapas e os aspectos que
podem e devem ser abordados para a organização. A organização sistemas e métodos requer análise de vários
aspectos que irão determinar a viabilidade ou não da organização, irão determinar qual
o tipo de organização é mais adequada para determinado momento, apontar se
realmente é o momento mais propício para organizar.
Este trabalho demonstrou os benefícios de utilização de um sistema de qualidade chamado fluxograma, tendo o objetivo foi alcançado, tendo em vista que após a elaboração do fluxograma e implantação no setor, houve diversas melhorias em questão dos procedimentos, pois diminuiu os erros, padronizou os trabalho,
melhorou	o	atendimento,	reduziu	o	retrabalho,	melhorou	o	treinamento	e
desenvolvimento, disseminou o conhecimento e melhorou os processos.
Alguns objetivos específicos também foram atingidos, tendo em vista que os demais colaboradores conseguiram entender a importância de utilizar o manual, para reduzir os erros, aumentar a produtividade e entregar os processos e atividade com presteza de forma coesa e coerente com eficiência e eficácia.
Foram realizadas várias pesquisas na área de gestão da qualidade relacionadas ao fluxograma que ajudaram a entender qual era a importância, seu significado e o que seria benéfico para implementação no setor, foi satisfatório saber que qualquer empresa que utilizar a pesquisa conseguirá ajustar ou aumentar sua produtividade em diversas áreas, sendo que os resultado obtidos continuam aumentando a medida que os colaboradores se conscientizam sobre a importância da utilização do fluxograma na organização.
Para futuros estudos, recomenda-se uma entrevista com os colaboradores para entender quais são os maiores problemas e dar continuidade retificando os processos até chegar no estado desejado que é e excelência nos processos.
REFERÊNCIAS
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<https://meuartigo.brasilescola.uol.com.br/administracao/organizacao-sistemas- metodos.htm>. Acesso em novembro de 2020.
CURY, A. Organização e métodos: Uma visão holística. São Paulo: Atlas, 2015.
CRUZ, T. Sistemas, organização e métodos. Estudo integrado orientado a processos de negócios sobre organizações e tecnologias da informação. Introdução à gerência do conteúdo e do conhecimento. São Paulo: Atlas, 2013.
CHINELATO FILHO, João. Arte de organizar para informatizar. Rio de Janeiro: LTC, 1993.
D’ASCENÇÃO, Luiz Carlos M. Organização, Sistemas e Métodos. Análise, redesenho e informatização de processos administrativos. São Paulo: Atlas, 2001.
DRUCKER, Peter Ferdinand. A profissão de administrador. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2001.
Economias. Benchmarking de cooperação. 06 de fevereiro 2017. Disponível em:
<https://www.economias.pt/benchmarking/>. Acesso em novembro de 2020.
História do fluxograma. <https://www.escolaedti.com.br/fluxograma>. Acesso em novembro de 2020.
MARANHÃO, M.; MACIEIRA, B. E. M. O processo nosso de cada dia, modelagem de processos de trabalho. Rio de Janeiro: Qualitymark, 2010.
MaxWeber	<https://www.infoescola.com/administracao_/teoria-burocratica-da- administracao/> Acesso em novembro de 2020.
OLIVEIRA, R. P. D. Sistemas, organização e métodos. São Paulo: Atlas, 2013.
ROCHA, Luiz Oswaldo Leal. Organização e métodos: uma abordagem prática.
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SILVA, L. C.; BALBUENO, J. C. V. Estruturação de procedimentos administrativos para obtenção de melhor fluxo de processos. In: JCEA, IV, 6 a 8 de outubro de 2004,	Campo	Grande/MS.	Disponível	em:
<http://www.ufms.br/dea/oficial/HTM/artigos/administra%E7%E3o/Pol%EDtica%20de
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Símbolos	do	fluxograma.	<https://ferramentasdaqualidade.org/fluxograma/>. Acesso em novembro de 2020.