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Método para Referenciar e Cruzar Referência de Trabalho de Auditoria APRESENTAÇÃO Uma parte do trabalho do auditor é baseada na inspeção de documentos, revisão ou conferências de folhas de cálculos, análise de relações, entre outros elementos. Amarrar as células, cruzar e aplicar os ticks ou marcas e referenciar faz parte desse trabalho, mas, para isso, o auditor necessita de métodos. Nesta Unidade de Aprendizagem, você vai estudar como é referenciar e cruzar as informações. Bons estudos. Ao final desta Unidade de Aprendizagem, você deve apresentar os seguintes aprendizados: Descrever o processo de amarração e cruzamento de informações.• Ordenar os papéis de trabalho.• Aplicar marcas que indicam trabalhos efetuados durante os exames.• DESAFIO No trabalho de auditoria contábil são utilizados ticks ou símbolos que ajudam na organização do trabalho do auditor. Em cada uma das empresas de auditoria, esses ticks são padrões que elas adotam e todos os auditores as utilizam, isso padroniza o trabalho e faz com que os trabalhos sejam interpretados da mesma forma por todos que atuam na empresa de auditoria. Você está auditando os registros contábeis de uma grande empresa financeira pela primeira vez e recebeu do seu parceiro de equipe uma tabela com alguns ticks já definidos e padronizados. Analise esses símbolos e descreva quais você deve utilizar. Além disso, aponte o que está faltando, que é básico e necessário em qualquer auditoria contábil. INFOGRÁFICO Para sinalizar ou simbolizar um trabalho efetuado, após uma declaração adequada, o auditor utiliza os ticks. A utilização desses ticks, embora seja simples a princípio, é difícil de compreender. Por isso existem algumas regras básicas, mostradas no infográfico. Confira! CONTEÚDO DO LIVRO Para finalizar uma conferência, o auditor contábil utiliza-se de ticks, que são símbolos que representam a atividade e sua referência nos trabalhos de auditoria. Na obra "Fundamentos de auditoria contábil", você verá algumas características e formas das referências, como cruzá-las e qual a importância disso no contexto de auditoria. Inicie sua leitura pelo tópico Amarração das células individuais e finalize no tópico Considerações sobre a implementação. Boa leitura! FUNDAMENTOS DE AUDITORIA CONTÁBIL Organizadores Vaniza Pereira Método para referenciar e cruzar referências de trabalho em auditoria Objetivos de aprendizagem Ao final deste texto, você deve apresentar os seguintes aprendizados: � Descrever o processo de amarração e cruzamento de informa- ções. � Ordenar os papéis de trabalho. � Aplicar marcas que indicam trabalhos efetuados durante os exames. Introdução Uma parte do trabalho do auditor é baseada na inspeção de do- cumentos, revisão ou conferências de folhas de cálculos, análise de relações, e assim por diante. Amarrar células, cruzar e aplicar tiques ou marcas e referenciar faz parte desse trabalho. Para isso, porém, o auditor necessita de métodos. Amarração das células individuais Números de referência a. Sua necessidade é para referenciar a informação entre as células. b. Compõem-se de uma letra e um número, em que: ■ A letra representa o título de um grupo ou subgrupo de contas do balanço patrimonial ou seção dos papéis de trabalho. ■ O número representa a ordem seguida pelas células analíticas dentro da seção. c. Designação de referências para as células mestras: ■ Uma letra em sequência alfabética de acordo com a ordem seguida pelos grupos ou subgrupos de contas do balanço patrimonial de- signa os ativos. Fundamentos_U4C13.indd 118 26/09/2016 14:06:11 ■ Duas letras iguais em ordem alfabética designam o passivo e o pa- trimônio líquido. ■ DR é a denominação da demonstração do resultado do exercício re- presentado na célula mestra. ■ A designação das seções pode ser feita da seguinte maneira: � A Disponibilidades � B Contas a Receber � C Demais Contas a Receber � D Estoques � E Despesas do Exercício Seguinte � F Controladora, Controladas e Coligadas � G Demais Contas a Receber – longo prazo � H Investimentos � I Imobilizado � AA Fornecedores � BB Salários e Contribuições � CC Impostos � DD Distribuições Estatutárias � EE Demais contas a Pagar � GG Financiamento � HH Debêntures � II Controladora, Controladas e Coligadas � JJ Demais Contas a Pagar – longo prazo � MM Patrimônio Líquido � DR Demonstração do Resultado d. Referências para as células comprobatórias: ■ Deve-se usar a mesma letra da célula mestra que está comprovando. ■ Deve-se designar um número de acordo com a ordem em que apa- rece a célula-suporte dentro da seção. e. Ordem das células comprobatórias: ■ Os programas de auditoria precedem as células que contêm de- talhes. f. Hiatos que possam surgir na sequência numérica como consequência da designação prévia de referência: ■ Caso exista um hiato na numeração dos papéis de trabalho, deve ser explicado imediatamente depois. Exemplo: “B8 a B18 não usadas”. ■ No canto superior direito, deve-se indicar o último papel de trabalho. ■ Controlar toda a sequência numérica seguindo as recomendações. 119Método para referenciar e cruzar referências de trabalho em auditoria Fundamentos_U4C13.indd 119 26/09/2016 14:06:11 Cruzamento de referências Para cruzar referências, existem algumas regras básicas. São elas: � Somente cruzar cifras idênticas: ■ Antes de serem cruzados, os grupos de números devem ser somados. ■ Deve-se referenciar o novo total, caso exista uma pequena diferença acrescentada. � Todo cruzamento da referência deve ser feito em lápis vermelho. � Todo cruzamento deve ser feito em ambas as direções. � A posição da referência com relação ao número referenciado indica sua direção, sabendo que: ■ A referência de um número que “vai de... para...” é colocada do lado direito ou abaixo do número. ■ A referência de um número que “vem de...” é colocada do lado es- querdo. Figura 1. Fundamentos de auditoria contábil120 Fundamentos_U4C13.indd 120 26/09/2016 14:06:11 Os programas de auditoria Devem ser específicos para as principais áreas da empresa e aplicados du- rante as várias etapas do trabalho. Esses programas devem ser utilizados até a visita final. São referenciados com a letra da seção seguida das iniciais PA (Programas de Auditoria) ou PT (Programas de Trabalho) e também com o número de ordem sequencial. Por exemplo: a PTA significa que esta é a pri- meira célula do programa de trabalho da Seção A –Disponível. O índice da seção Se as células ou uma seção conter um volume muito alto, em geral, logo após os programas de auditoria, você deve preparar e arquivar um índice. Esse índice indica os aspectos de maior interesse contidos na seção. A conclusão geral da seção O que foi feito e os resultados obtidos na seção são resumidos e reproduzidos nessa célula, porém de modo conciso e claro. A oportunidade de se demons- trar conhecimentos dos objetivos do trabalho de auditoria é dada através da redação das conclusões de auditoria. Sabendo que o teor das conclusões pode variar, deve constar, no mínimo, a opinião sobre estes tópicos: � Adequação dos procedimentos de controle interno estabelecidos pela empresa. � Adequação do escopo do trabalho de auditoria. � Apresentação razoável das contas examinadas de acordo com os prin- cípios fundamentais de contabilidade e aplicação uniforme desses princípios. � Considerações sobre as características intrínsecas dos saldos contidos na seção, como: são direitos efetivos do cliente; está vinculada a al- guma operação; o numerário está efetivamente disponível; as obriga- ções estão corretamente classificadas em curtos e longos prazos; são despesas compatíveis com as operações da empresa, etc. 121Método para referenciar e cruzar referências de trabalho em auditoria Fundamentos_U4C13.indd 121 26/09/2016 14:06:11 Embora tenha por base o serviço já efetuado, a elaboração da conclusão exige muita atençãodo auditor e irá refletir o grau de entendimento dele sobre o que representam os valores contidos na seção e sobre o modo como foram auditados. Células de comentários sobre assuntos relevantes Células específicas são usadas para abordar comentários relacionados a as- suntos relevantes de modo resumido; porém, com maiores detalhes do que aqueles apresentados na conclusão. � Pontos para atenção – relatórios. � Explicação de flutuações relevantes. � Falhas de controle interno e exceções. � Células específicas da visita final – auditoria de balanço. � Células específicas das visitas preliminares – avaliação do controle interno. A redação dos comentários deve ser completa, concisa e óbvia, e deve indicar onde se encontra o teste em que foi feito o assunto-objeto do comentário. As células específicas que serão elaboradas em cada visita estarão ligadas à exe- cução de testes específicos. Tiques ou marcas que indicam os trabalhos efetuados durante o exame Em boa parte, toda inspeção de documentos, revisão ou conferências de folhas de cálculos, análises de relações, entre outros, são bases do trabalho do auditor. Os documentos que fundamentam o trabalho devem ser eviden- ciados pelo próprio auditor nos papéis de trabalho que ele verificou, analisou e inspecionou; mas seria impraticável, antieconômico e até mesmo irracional arquivar cópias de tais evidências em seus papéis de trabalho. Assim, para sinalizar ou simbolizar um trabalho efetuado, após uma declaração adequada, convencionou-se os tiques. Fundamentos de auditoria contábil122 Fundamentos_U4C13.indd 122 26/09/2016 14:06:11 A utilização desses tiques, embora seja simples, a princípio, é difícil de com- preender, por isso está sendo abordado a título de exemplificação prática. Por outro lado, como esse procedimento é utilizado para consultas, é importante relatar as vantagens da utilização de tiques e suas regras básicas: Vantagens � Podem ser escritos rapidamente nos papéis de trabalho. � Eliminam a necessidade de repetir explicações. � Facilitam a revisão rápida e eficiente dos papéis de trabalho. Regras básicas � Devem ser feitos em vermelho para não confundir letras, símbolos e números. � Devem ser simples, diferentes e claros entre si, quando servirem para registro de fatos diferentes. � Quando possível, devem ser padronizados nos papéis de trabalho. � Os papéis de trabalho não devem conter muitos tiques para não con- fundir o desenvolvimento do trabalho. Na folha em que foi feito o tique, devem estar as explicações. Quando você utilizar o mesmo tique em outras folhas, deve usar uma folha de colunas para resumir os tiques que você utilizou. Você deve arquivar essa folha logo após as outras folhas em que esses tiques foram empregados. Portanto, não convém utilizar apenas uma folha de 14 colunas para a demonstração dos tiques utili- zados numa seção de trabalho de auditoria. Isso poderá dificultar o entendi- mento e a revisão dos trabalhos realizados. � As explicações devem ser precisas. � Quando você usa um tique, deve explicá-lo imediatamente. � Toda explicação de tiques deve conter o nome da pessoa que efetuou o trabalho. � Quando o trabalho é realizado por mais de uma pessoa, tiques dife- rentes devem ser utilizados. � Para testes diferentes, você deve usar tiques diferentes. 123Método para referenciar e cruzar referências de trabalho em auditoria Fundamentos_U4C13.indd 123 26/09/2016 14:06:11 Normas de organização e indexação dos papéis de trabalho Avaliação de riscos e planejamento Para a organização da documentação que poderia ser acumulada como su- porte do processo na avaliação de risco e planejamento, foram estabelecidas as séries de índices padrão. Isso não significa, porém, que a documentação seja requerida para todas as seções se ela não for essencial para o processo. Também não significa que, documentada no Memorando da Análise Geral de Risco, a informação deva ser desdobrada em memorandos separados. As seções servem somente para organizar as informações usadas na avaliação de risco e planejamento da auditoria, dentro de funções distintas. Trabalho de outros O termo “Trabalho de outros” Elementos de planejamento, administração do trabalho e testes substantivos são incluídos na coordenação, controle e integração do trabalho de auditores internos, demais auditores, especialistas e outros escritórios. A complexidade dessas tarefas pode variar de maneira muito significativa de um trabalho para outro, exigindo flexibilidade nos índices designados à sua organização. Além disso, o uso dessa documentação não é tão diferente como outros aspectos do planejamento, administração e testes substantivos. Geralmente, é necessário consultar a proposta de serviços durante o acompanhamento e revisão do pro- duto final. O mais eficaz, então, é estabelecer uma seção separada para esse trabalho, em vez de dividi-lo em componentes separados ou mesclá-lo com outros papéis de trabalho de auditoria não relacionados. Trabalhos de auditores internos Nesta seção, é arquivada a documentação relativa à nossa revisão do trabalho dos auditores internos executado de modo independente aos trabalhos da au- ditoria externa. Sob a nossa supervisão, sendo a execução de um passo do programa, o trabalho exercido pelos auditores internos é arquivado com o Fundamentos de auditoria contábil124 Fundamentos_U4C13.indd 124 26/09/2016 14:06:12 programa de trabalho de aderência ou substantivo apropriado, na seção cor- respondente de papéis de trabalho de auditoria. Nas demonstrações financeiras estão descritas e classificadas as contas a receber e todas as divulgações adequadas que foram efetuadas. Preparo de conclusões sobre saldos finais Uma ou mais conclusões que cubram todos os procedimentos de auditoria poderão ser preparadas quando, em situações em que o sócio e/ou gerente encarregado indique a necessidade de conclusão sobre os saldos finais. Você consegue isso preparando (a) uma conclusão global ou (b) conclusões sepa- radas que, juntas, cubram os objetivos de auditoria. Estratégia de implementação Época de implementação Você deve implementar em todos os trabalhos as normas de organização e indexação dos papéis de trabalho descritas. Considerações sobre a implementação Todos os papéis de trabalho, folhas mestras, estimativas de honorários e con- trole de horas no ano da conversão devem passar por uma reformatação. Para determinar a época apropriada para a implementação e como deverão ser tratados os custos de complementação, cada trabalho precisa ser avaliado se- paradamente e, nessa avaliação, você deve levar em conta qualquer eficiência gerada pela mudança. A implementação deve ter planejamento para ser rea- lizada durante o período não crítico (fora do peak) e, caso precise, deve ser coordenada detalhadamente com o pessoal do cliente. 125Método para referenciar e cruzar referências de trabalho em auditoria Fundamentos_U4C13.indd 125 26/09/2016 14:06:12 ALMEIDA, M. C. Auditoria: um curso moderno e completo. 6. ed. São Paulo: Atlas, 2003. ATTIE, W. Auditoria: conceitos e aplicações. 3. ed. São Paulo: Atlas, 1998. CONTAS. CNT. Papéis de trabalho. Contas, c2016; Disponível em: <http://www.contas. cnt.br/auditoriagovernamental/papeis-de-trabalho-de-auditoria/>. Acesso em: 16 set. 2016. PORTAL DE CONTABILIDADE. Normas Brasileiras de Contabilidade Interpretação Técnica NBC T 11 – IT – 02: papéis de trabalho e documentação da auditoria. Disponível em: <http://www.portaldecontabilidade.com.br/nbc/t1102.htm>. Acesso em: 16 set. 2016. PORTAL EDUCAÇÃO. Auditoria: papéis de trabalho. Campo Grande: Portal Educa- ção, 2013. Disponível em: <http://www.portaleducacao.com.br/administracao/arti- gos/43737/auditoria-papeis-de-trabalho>. Acesso em: 16 set. 2016. 127Método para referenciar e cruzar referências de trabalho em auditoria Fundamentos_U4C13.indd 127 26/09/2016 14:06:12 Conteúdo: DICA DO PROFESSOR A auditoria contábilfaz o cruzamento de informações para a verificação de sua exatidão, como por exemplo a conferência de lançamentos contábeis com documentos que os comprovem ou até mesmo a contagem física dos estoques. Mas, não apenas as empresas de auditoria fazem este cruzamento de dados e informações, as entidades e agências do governo também fazem esta conferência e cruzam as informações. O vídeo a seguir mostra a você uma dica de como a Receita Federal e o Banco Central cruzam informações. Assista! Conteúdo interativo disponível na plataforma de ensino! EXERCÍCIOS 1) Amarrar as células, cruzar e aplicar os ticks ou marcas e referenciar faz parte do trabalho de auditoria. Para isso, o auditor necessita de: A) Tecnologia. B) Métodos. C) Sistema informatizado. D) Ferramenta específica. E) Manual da qualidade. 2) Quais são as regras básicas para cruzar referências? A) Cruzar símbolos idênticos e usar caneta preta. B) Cruzar cifras em todas as direções. C) Cruzar números, letras e símbolos. D) Somente cruzar cifras idênticas, ser feito em lápis vermelho, ser feito em ambas as direções. E) Somente utilizar caneta preta, papel impresso timbrado e identificado com o nome do auditor. 3) Para que são usadas as células específicas de comentários sobre assuntos relevantes? A) Rascunho de assuntos diversos, os quais o auditor precisa anotar para não esquecer. B) Descrever os procedimentos de auditoria adotados. C) Abordar comentários relacionados a assuntos relevantes de modo resumido, mas com mais detalhes do que aqueles apresentados na conclusão. D) Descrever assuntos relacionados aos exames de auditoria. E) Abordar as falhas de controle interno. 4) A utilização de ticks, embora seja simples a princípio, é difícil de compreender. Assinale a alternativa que NÃO se aplica na utilização dos ticks. A) As explicações devem ser precisas. B) Os ticks devem ser feitos na lateral esquerda em caneta preta por uma ou mais pessoas. C) Quando se usa um tick, deve-se explicá-lo imediatamente. D) Em toda explicação de ticks deve constar o nome da pessoa que efetuou o trabalho. E) Quando o trabalho é realizado por mais de uma pessoa, os ticks diferentes devem ser utilizados. 5) Em qual período deve-se implementar as normas descritas de organização e indexação dos papéis de trabalho? A) Uma vez ao ano. B) Uma vez por semana. C) A cada trimestre. D) A cada cinco anos. E) Em todos os trabalhos de auditoria. NA PRÁTICA Para referenciar e cruzar referências de trabalho em uma auditoria, é necessário utilizar métodos. Após o cruzamento e a análise, é necessária a utilização de ticks que podem representar as atividades efetuadas durante o processo. Esses símbolos são bem variados, mas representam uma linguagem-padrão em auditoria contábil. Celso e Mariana são auditores contábeis e costumam trabalhar na mesma equipe de auditoria. Essa parceria como profissionais ja existe há alguns anos e, atualmente, padronizam seus trabalhos, sempre com a supervisão do líder. O auditor líder revisou o trabalho feito e elogiou a dupla pela iniciativa de padronização e por agilizar os trabalhos. SAIBA MAIS Para ampliar o seu conhecimento a respeito desse assunto, veja abaixo as sugestões do professor: Auditoria e Receita Estadual do Paraná No link abaixo você vai ler um estudo sobre a análise do professor de institucionalização do sistema Phoenix para auditoria da Receita Estadual do Paraná. Conteúdo interativo disponível na plataforma de ensino! Auditoria das demonstrações financeiras No link abaixo você vai ler um estudo que descreve o processo de auditoria de demonstrações financeiras evidenciando a transparência e confiabilidade das informações contábeis. Conteúdo interativo disponível na plataforma de ensino! Relatórios de auditoria No link abaixo você vai ler um estudo que analisa relatórios de auditoria de clubes de futebol no Brasil, identifica os principais tópicos de auditoria e os objetos de opinião modificada. Conteúdo interativo disponível na plataforma de ensino!
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