N1 Gestao

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Resolução da N1- Disciplina Análise de Desempenho de Processos
Aluna: Sandra Pereira Faria
As empresas têm buscado alternativas para aperfeiçoar o alinhamento dos seus processos operacionais com os seus objetivos estratégicos e com as necessidades dos seus clientes. 
A empresa ZAR é uma multinacional que atua em serviço de bens de capital, possui plantas em 5 (cinco) países, emprega mais de 8.000 (oito mil) pessoas. A empresa vê a gestão dos seus processos de negócios o BPM (Business Process Management), como vital para seu bom funcionamento e junto à melhoria contínua aplicada a esses processos.
A empresa tem 5 (cinco) princípios básicos para o funcionamento do seu BPM, sempre com foco nos seus objetivos estratégicos: Disseminação (onde os princípios do BPM deve estar completamente disseminado e entendidos na empresa); Propriedade (Todos os processos devem ter um dono bem definido); Documentação (os processos devem estar plenamente documentados do início ao fim, focando-os as necessidades dos clientes); Medição (todos os processos chave, devem ser medidos em termos de custo, qualidade e prazo, de modo a permitir o atendimento das necessidades dos clientes); Inspeção (os proprietários dos processos devem monitorar o seu desempenho por meio de auditorias regulares, identificar as falhas e tomar as ações para eliminá-las, considerando a redução de riscos). 
Entretanto, a unidade brasileira da ZAR está com dificuldade na gestão e atualização dos processos de negócios definidos pela matriz, não conseguindo seguir essas ações com eficiência. 
Com base nas informações coletadas através da auditoria, foi realizado um plano de ação para solucionar os problemas encontrados na unidade e propor as devidas soluções. 
As ferramentas utilizadas para ajustes dos processos já definidos pela matriz são o Ciclo PDCA e o 5W2H no plano de ação. 
O CICLO PDCA 
A implementação da melhoria contínua exige atenção a quatro etapas essenciais: planejar, desenvolver, controlar e agir. Esses quatro pontos são utilizados para traçar um plano para as atividades diárias, que é conhecido pela sigla PDCA (Plan, Do, Check and Act). Este método tem se destacado no ambiente organizacional como um método gerencial para melhoria de processos e soluções de problemas, sendo à base da melhoria contínua, podendo ser utilizado em qualquer tipo de organização (DAHER et. al, 2017). 
O processo de melhoria contínua tem como base principal as atividades de ruptura e controle e é baseado em uma abordagem científica cujo processo de resolução de problemas pode ser dividido em: 
a) identificação de causa, 
b) planejamento 
c) padronização da solução (SHIBA; GRAHAM; WALDEN, 1997). A melhoria contínua pode ser traduzida em um ciclo, que se concentra na orientação do planejamento, das ações, controle e melhorias aplicadas.
Para Coltro (1996) o uso do método PDCA pelas empresas se dá pela eficiência em gerir os processos internos, de maneira a assegurar a aquisição das metas colocadas, utilizando os dados como fonte de direção das decisões. 
5W2H 
Ferramenta muito importante e que vale a pena ser citada, esta ferramenta prioriza o trabalho conforme a necessidade existente, isso quer dizer conforme a urgência, para isso é necessário avaliar alguns programas sobre gestão de projetos e preparar a lista de atividades que você pretende realizar.
A 5W2H é uma metodologia/ferramenta que consiste numa série de perguntas que, ao serem respondidas, ajudam a orientar a execução de atividades (aumentando a produtividade e a qualidade das entregas).
A ferramenta 5W2H pode ser usada sozinha para colocar em prática uma decisão simples na empresa, como a aquisição de um novo equipamento ou a execução de uma atividade pontual. 
A 5W2H pode ser utilizada principalmente durante a fase “P” (Plan – Planejar é a etapa em que se analisam os problemas que querem ser resolvidos, seguindo a seguinte ordem: Definição dos problemas; Definição de objetivos; Escolha dos métodos) do ciclo PDCA, visando à criação de um plano de ação mais assertivo.
Plano de Ação na Multinacional ZAR
Ciclo do PDCA (Planejamento)
Essa implantação do plano de ação visa atualização nos processos já existentes, documentação de novos processos, simplificação e acompanhamento de todas as etapas da execução do plano de melhoria contínua.
Esse plano será executado pelos gestores, lideres e gerentes, com o objetivo de no prazo de 2 (dois) meses o plano esteja 100% executado e já rodando na organização. Será utilizada a ferramenta 5W2H para delegação das atividades e ajustes das metas e objetivos e objetivos a serem alcançados. 
O objetivo é reduzir custos, aumentar a produtividade, documentar novas atividades, melhorar o atendimento ao cliente, padronizar todos os processos da empresa.
Os líderes terão prazos de 2 (dois) meses para implementação e execução do plano. Cada líder delegará aos seus liderados, as atividades deste plano de ação, conforme a área de atuação. O acompanhamento com seu time será semanalmente para saber como está o fluxo, os líderes de posse dos feedbacks da execução do plano, farão reuniões mensalmente com seus gestores, com objetivo de verificar o andamento do plano de ação, observando os gargalos e os benefícios.
Como foi realizado o 5W2H
What (O que): Treinar, revisar, acompanhar, atualizar as equipes quanto aos processos.
Why (Por que): Para o desenvolvimento dos processos, benefícios e desenvolvimento. O plano de ação para dar benefícios à organização, focando no atendimento ao cliente por meio da padronização dos processos da empresa, da melhoria contínua, da produtividade da equipe e na solução de conflitos ou problemas e na redução de custos.
Where (Onde): Setor de marketing, engenharia, financeiro e vendas.
When (Quando): Em 2 (dois) meses deve ser executado o plano de ação.
Who (Quem): Líderes, gerentes e gestores.
How (Como): Com o uso do Ciclo PDCA.
How Much (Quanto): Não terá nenhum custo financeiro para empresa. 
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Conforme o desenvolvimento do trabalho verifica-se a importância da adoção de métodos de gerenciamento e controle da qualidade em todas as etapas do processo de negócios.
A melhoria contínua é um processo necessário à sobrevivência e evolução das organizações.
O comprometimento e a ação coordenada de todos os indivíduos da organização frente aos programas de melhoria é necessário o desenvolvimento de uma cultura que valorize a aprendizagem (MARTINS & GONZALEZ, 2011).
Após a implementação do plano de ação a empresa terá como benefícios a padronização, a documentação e organização de todos os processos, o que é vital num mercado competitivo e para manter a competitividade em um mercado globalizado.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
COLTRO, Alex. A gestão da qualidade total e suas influências na competitividade empresarial. Caderno de Pesquisas em Administração, São Paulo, v. 1, n. 2, 1996.
DAHER, Mariane (2017). Evolucional de programas sociales de intervención en pobreza: Oportunidades y desafíos de integrar las dimensiones objetiva y subjetiva [Evaluation of social intervention programs in poverty: Opportunities and challenges of integrating objective and subjective dimensions]. Santiago: Pontificia Universidad Católica de Chile.
GONZALES, R. V. D., & Martins, M. F. (2011). Melhoria contínua e aprendizagem organizacional: múltiplos casos em empresas do setor automobilístico. Revista Gestão & Produção., 18(3), 473-486.
SHIBA, A. Graham and D. Walden, A New American TQM: Four Practical Revolutions in Management, Portland, Ore, 1997.