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64 4.2 A CONTA 4.2.1 Noção Diremos em primeiro plano que existem várias definições de conta, que variam de autor para autor e também do âmbito em que se insere a discussão. No âmbito da contabilidade, podemos dizer que a conta compreende o conjunto de elementos patrimoniais expressos em unidades monetárias ou valores, ou seja, o conjunto de elementos patrimoniais com determinadas características comuns e específicas. Significa dizer que uma conta pode resultar do agrupamento ou reunião de elementos patrimoniais tendo em conta as características comuns que os mesmos apresentam. Por exemplo 1. O conjunto dos meios de pagamentos existentes em contas a vista nos bancos, designa-se por conta depósito a ordem. 2. O conjunto de comercializáveis pertencentes a uma empresa, designa-se por conta mercadorias. 3. O conjunto das dívidas a pagar a terceiros provocados pelo fornecimento de bens comercializáveis, designa-se por conta fornecedores, etc. 4.2.2 Características da conta Em qualquer cinta haverá sempre a necessidade de se considerar os seus aspectos qualitativos e quantitativos, ou seja, a sua compreensão e extensão. Numa conta há a considerar fundamentalmente três elementos: O título; A compreensão e A extensão. O título – compreende a própria designação da conta, isto é, consiste na palavra ou palavras por que se designa a conta. Compreensão de uma conta – é determinada pelas características comuns e especificas dos elementos nela agrupados, devendo ser evidenciada, o mais claramente possível, pelo seu título ou nome. Ex: Caixa, Mercadorias, Fornecedores, etc. Extensão da conta – é o valor da conta, expresso em unidades monetárias. Note se que esta é a única característica variável. 65 Exemplo: Compreensão Extensão Mercadorias 2.000.000,00 MT Vejamos um outro exemplo: os escritórios das empresas estão geralmente equipados com móveis diversos, tais como, secretárias, estantes, cadeiras e outros. Todos esses elementos possuem a características comum de se destinarem ao indispensável apetrechamento dos escritórios; a denominação para a conta que engloba estes elementos poderá ser, por exemplo Mobiliário e equipamento administrativo social. O valor representa a quantidade, expressa em unidades monetárias, contida na conta no momento em que se analisa. O valor registado na contabilidade deve ser verídico, ou seja, deve estar de acordo com a verdadeira extensão dos elementos que representa. Se o título é fixo e imutável, a extensão já não o é. Pelo contrário, constitui o elemento variável da conta na medida em que os elementos patrimoniais que engloba estão sujeitos a variações contínuas provocadas pelas operações realizadas. A conta constitui a base de toda a escrituração, dado que é a partir dela que se desenvolve todo trabalho contabilístico. Como tal, a conta deve obedecer a requisitos próprios, para que o trabalho se processe com fundamento e regularidade. Os requisitos essenciais a que a conta deve obedecer são: A Homogeneidade. Uma conta só deve conter os elementos que obedeçam à característica comum que ela define. Assim, a divida de um cliente à empresa, nunca poderá ser registada numa conta que não indique uma divida a receber, ou seja, a conta em que aquela for registada deve incluir apenas os elementos que possuam a mesma característica valores que a empresa tem direito a receber dos seus clientes. A Integralidade. A conta deve incluir todos os elementos que gozam da característica comum por ela definida. Deste modo a conta de Mercadorias, deverá incluir todos os tipos de mercadorias transaccionadas pela empresa, assim como as suas variações. Em suma, a conta deve ser «homogénea» e «integral» dado que só poderá admitir movimentos ligados com a respectiva classe de valores, não excluindo qualquer eles. 66 Representação gráfica da conta No que concerne ao aspecto gráfico, a conta apresenta se na forma de um (T) sobre o traço horizontal indica se o titulo, podendo ainda distinguir se um lado esquerdo e outro direito. O lado esquerdo é designado de débito ou deve e o lado direito de crédito ou haver. D CÓDIGO E TITULO C Lado Esquerdo Débitos Lado Direito Créditos Os valores registados no lado esquerdo, denominam se de débitos, enquanto que os registados no lado direito denominam se de créditos. Da comparação entre débitos e créditos, três situações podem ocorrer, nomeadamente (Saldo Devedor, Saldo Nulo e Saldo Credor) 1. D > C ⇒ Saldo devedor (Sd), ou seja, D = C + Sd 2. D = C ⇒ Saldo nulo (So), ou seja, D = C 3. D < C ⇒ Saldo credor (Sc), ou seja, D + Sc = C Então, C + Sd = D + Sc 4.2.3 Classificação das contas Em conformidade com a natureza dos elementos patrimoniais que constituem o património e do Plano Geral de Contabilidade, as contas poderão ser classificadas em: Classe 1. Contas dos meios financeiros 1.1 Caixa 1.2 Bancos Classe 2. Contas de inventários e activos biológicos 2.1 Compras 2.2 Mercadorias …. 2.9 Ajustamentos para o valor realizável líquido Classe 3. Investimento de capital 3.1 Investimentos financeiros 67 3.2 Activos tangíveis …. 3.9 Ajustamento de investimentos financeiros Classe 4. Contas a receber, Contas a pagar, Acréscimos e diferimentos 4.1 Clientes 4.2 Fornecedores …. 4.9 Acréscimos e diferimentos Classe 5. Contas de Capital Próprio 5.1 Capital 5.2 Acções ou quotas próprias … 5.9 Resultados transitados Classe 6. Contas de Gastos e perdas 6.1 Custos dos inventários 6.2 Gastos com o pessoal … 6.9 Gastos e perdas financeiros Classe 7. Contas de Rendimentos e ganhos 7.1 Vendas 7.2 Prestação de serviços …. 7.8 Rendimentos e ganhos financeiros Classe 8. Contas de Resultados 8.1 Resultados operacionais 8.2 Resultados financeiros … 8.9 Dividendos antecipados 68 Nota que Grupos Homogéneos Classe Titulo Contas de Balanço 1 Contas de meios financeiros 2 Contas de inventários e activos biológicos 3 Contas de investimento de capital 4 Contas a receber, Contas a pagar, Acréscimos e diferimentos 5 Contas de capital Próprio Contas de Gestão ou Exploração 6 Contas de gastos e perdas 7 Contas de rendimentos e ganhos Contas de Resultados 8 Contas de Resultados As contas podem ter um âmbito mais ou menos vasto, compreendendo mais ou menos elementos patrimoniais, serem mais ou menos simples ou mais ou menos complexas. Assim, quanto a natureza, podemos classificar as contas em: Contas colectivas – são as que reúnem várias subcontas da mesma natureza mas de menor grau. Estas encontram-se subdivididas noutras contas que se chamam divisionárias ou subcontas. Contas divisionárias – são as que resultam da decomposição das contas colectivas, isto é, são as subcontas das contas colectivas. Contas singulares ou elementares – são aquelas que não se decompõem noutras contas, ou seja, não se encontram divididas noutras contas. CODIFICAÇÃO CONTABILÍSTICA Na codificação contabilística utilizam-se os dígitos de 1 a 0, ou seja, o sistema decimal. Assim: As classes são numeradas de 1 a 0 As contas colectivas dentro de cada classe são numeradas de 1 a 9 As subcontas de cada conta colectiva também são numeradas de 1 a 9. Este processo continua de acordo com a necessidade de divisão das várias contas. Assim, o código de uma conta é constituído por dois ou mais dígitos, onde: O 1º dígito indica a classe a que pertence a conta; O 2º dígito indica a ordem da conta dentro da classe; O 3º dígito informa-nos que estamos na presença de uma conta divisionária e indica a ordem da mesma dentro da conta colectiva e assim sucessivamente. 69 Tendo em conta a codificação as contas podem ser classificadas nos seguintes graus: Contas do 1º grau – aquelas que evidenciam directa e imediatamentea decomposição do activo, passivo e do capital próprio e compreendem as contas de 2 dígitos. Contas do 2º grau – aquelas que resultam do desdobramento das contas do 1º grau e compreendem as contas de 3 dígitos. Exemplo: A codificação de uma forma mais detalhada e analítica normalmente depende de empresa para empresa, no entanto aqui vamos mostrar um exemplo da conta Bancos para facilitar o nosso entendimento. Classe 1. Meios Financeiros 1º Grau – 1.2 Bancos 2º Grau – 1.2.1 Depósitos à ordem 3º Grau – 1.2.1.1 Banco BIM 4º Grau – 1.2.1.1.1 MZN9 EXERCICIO DE APLICAÇÃO Em 31/04/2009 o património de Estrela do Mar, Lda. que se dedica a venda de electrodomésticos era assim constituído: 1. Numerário em cofre……………………….………….….500,00 2. Depósitos no banco A……………………………….…..300,00 3. Dívida do cliente António…………………….…….……500,00 4. Letra a receber de cliente Correio………….……….…100,00 5. Depósitos no banco B………………………………......300,00 6. Dívidas do empregado Júlio……………………..………50,00 7. Embalagens retornáveis…………………………..……200,00 8. Dividas a Carol, Lda……………………………...……..700,00 9. 10 frigoríficos Sam……………………………..…..…1.000,00 10. 10 Televisores………………………………………..….500,00 11. 1000 Acções na Electrobas……………………….....1.200,00 12. Trespasse de estabelecimento comercial…….......….300,00 13. Gastos com a constituição da sociedade…………….150,00 14. Dividas a Soluz, SARL…………………………….....1.000,00 15. Letra a pagar a Electromagnet…………………...……800,00 16. Empréstimo do banco A………………………….…..3.000,00 17. Dividas a segurança social……………………...……..220,00 18. Edificio comercial……………………………..………5.000,00 19. Viaturas………………………………………..………2.000,00 20. Mobiliário de escritório…………………….…………...500,00 9 O 4º grau mostra o tipo de moeda de transacção MZN (Metical). 70 Pretende-se 1. Classificação e codificação das contas 2. Agregação dos elementos patrimoniais em contas REGISTOS CONTABILÍSTICOS Regras de movimentação das contas A movimentação das contas é feita por aplicação do princípio das partidas dobradas ou diagrafia, segundo o qual, a variação de uma conta é sempre e em todos os casos equilibrada pela variação de outra ou outras contas, ou seja, qualquer débito de uma conta corresponde a um crédito de uma ou várias contas com igual valor ou vice-versa. Nestes termos, são as seguintes as regras de movimentação das contas: As contas do activo debitam-se pela extensão inicial e pelos aumentos; creditam-se pelas diminuições. Esquematicamente temos: D Contas das classes 1,2,3 e uma parte de 4 C - Extensão/valor inicial - Aumentos - Diminuições As contas do passivo e da situação líquida debitam-se pelas diminuições; creditam-se pela extensão inicial e pelos aumentos. Esquematicamente temos: D Contas das classes 4 (uma parte) e 5 C - Diminuições - Extensão/valor inicial - Aumentos As contas de gastos e perdas debitam-se pela extensão inicial e pelos aumentos; creditam-se pelas diminuições. Movimentam-se como as contas do activo. Esquematicamente temos: D Contas da classe 6 C - Extensão/valor inicial - Aumentos - Diminuições 71 As contas de rendimentos e ganhos debitam-se pelas diminuições, creditam-se pela extensão inicial e pelos aumentos. Movimentam-se como as contas do passivo. D Contas da classe 7 C - Diminuições - Extensão/valor inicial - Aumentos As contas de resultados debitam-se pelas perdas e prejuízos e creditam-se pelos ganhos e lucros. D Contas da classe 8 C - Perdas - Prejuízos - Ganhos - Lucros EXERCICIO DE APLICAÇÃO Considerando o exercício anterior proceda I.-Os registos iniciais nas respectivas contas. II.-O registo dos seguintes factos patrimoniais 1. Compra a prazo de 25 televisores 2. Venda de 3 televisores a 225,00 3. Venda a prazo de 2 frigoríficos a 250,00 4. Venda de 5 frigoríficos e 15 televisores 5. Os clientes liquidaram as dividas 6. Compra de 2 computadores de uso de escritório no valor de 1.000,00. Pagou-se metade. VARIAÇÃO DAS CONTAS Como vimos nas aulas anteriores, qualquer facto patrimonial implica sempre a variação de duas ou mais contas. Esta conclusão traduz íntima conexão das contas, a sua correlação que como dissemos traduz por seu turno o princípio das partidas dobradas. As variações da conta poder ser: Simples – quando variam apenas duas contas. Compostas – quando variam mais de duas contas. 72 Nas variações das contas, os factos patrimoniais qualitativos ou permutativos implicam variações em contas do Activo e/ou do Passivo, enquanto que os factos patrimoniais quantitativos ou modificativos implicam variações em contas do Activo e/ou do Passivo e também nas contas da Situação Líquida, pois alteram o valor do Património. Registo das variações da conta As contas de uma empresa estão sujeitas a movimentos e transformações que resultam dos fluxos da mesma. Estas variações podem ser positivas (sinal +) ou negativas (sinal -). Por convenção, decidiu-se na prática contabilística inscrever nas contas do Activo e Passivo as variações positivas do lado esquerdo e negativas do lado direito. Significa isto que no Activo e Passivo as variações positivas devem ser debitadas e as negativas devem ser creditadas. Entenda-se variações positivas ou negativas não na perspectiva de aumento ou diminuição do Activo ou Passivo, mas sim, o sentido da diminuição ou aumento do Activo e Passivo. E é assim porque um aumento no Activo, leva o sinal positivo (+) enquanto que um aumento no Passivo leva o sinal negativo (-), por um lado e por outro, uma diminuição no activo leva o sinal negativo (-) enquanto que uma diminuição no Passivo leva o sinal positivo (+). No âmbito dos registos das variações é importante conhecer os seguintes conceitos. Debitar uma conta – significa inscrever qualquer importância na sessão do débito (lado esquerdo). Consiste em registar as variações positivas das contas do Activo e Passivo. D 1.1 CAIXA C XXXX Creditar uma conta – significa inscrever qualquer importância na sessão do crédito (lado direito). Consiste em registar as variações negativas no Activo e Passivo. D 1.1 CAIXA C XXXX 73 Saldar uma conta – consiste em adicionar o saldo (diferença entre o débito e crédito da conta) a coluna que tiver menor valor. D 1.1 CAIXA C Vi) 250,00 1.000,00 500,00 250,00 325,00 500,00 Sd = 675,00 Fechar uma conta – consiste em somar os valores acumulados a débito e a crédito depois de saldar a conta. D 1.1 CAIXA C Vi) 250,00 1.000,00 500,00 250,00 325,00 500,00 Sd = 675,00 1.750,00 1.750,00 Trancar uma conta – consiste em sublinhar com dois traços os valores encontrados depois de fechar a conta. D 1.1 CAIXA C Vi) 250,00 1.000,00 500,00 250,00 325,00 500,00 Sd = 675,00 1.750,00 1.750,00 Reabir uma conta – consiste em lançar na coluna do débito se na conta fechada o saldo era devedor ou na coluna do crédito se o mesmo tiver sido credor. D 1.1 CAIXA C Vi) 675,00 74 Note se que o exemplo podia considerar as contas do passivo ou da situação liquida quetem, normalmente saldos credores ou nulos. Diferentemente, considerou-se as contas do Activo que tem normalmente saldos devedores ou nulos. O Raciocínio Contabilístico Para registar as variações ocasionadas por qualquer facto patrimonial é fundamental saber o seguinte: Quais as contas que variam (pela análise dos factos patrimoniais) Quais as contas que devem ser debitadas e creditadas (pela aplicação das regras de movimentação das contas) Os valores desses débitos e créditos. EXERCICIO DE APLICAÇÃO A empresa Simon, Lda. tinha no início da sua actividade os seguintes elementos patrimoniais: 1. Mercadorias………………….….10.000,00 2. Cheques…………………………..2.500,00 3. Numerário………………………..3.000,00 4. Automóveis………...…………100.000,00 5. Edificios comerciais………..…..80.000,00 6. Depósitos bancários……….…….2.000,00 7. Dívidas a fornecedores………….4.000,00 8. Dívidas de clientes………………3.000,00 Ocorrem os seguintes factos patrimoniais 1. Depositou-se o valor em caixa. 2. Venda de mercadorias de 5.000,00. O cliente pagou metade. 3. Venda a prazo de mercadorias de 3.000,00 4. Os clientes pagaram 3/4 da divida. 5. Pagamento de 3/4 da nossa dívida. 6. Compra de mercadorias no valor de 10.000,00, pagou-se 3/4. Pretende-se 1. Lançamento de abertura das contas 2. Registo dos factos patrimoniais nas contas 3. Encerramento das contas 4. Reabertura das contas. Nota: A margem de lucro é de 10% sobre o custo da mercadoria.
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