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1 PRÁTICAS CONTÁBEIS III PROF. REGIS GARCIA RESUMO Unidade de ensino 3 Nessa aula estudaremos a Conciliação contábil. Principais conciliações. Ajustes contábeis no exercício. Ajustes de exercícios anteriores. Inconsistências de registro e lançamentos. Inconsistências de controle. Principais inconsistências. Testes para identificação de inconsistências. Conceito e processos de conciliação financeira, de bens, de direitos e obrigações, e do patrimônio líquido. Competências de ensino Conhecer os aspectos teóricos e práticos relativos aos ajustes e conciliações contábeis. Identificar os principais grupos, contas e elementos patrimoniais e de resultado propensos a erros e ajustes. Palavras-chave Ajustes contábeis. Conciliação contábil. Inconsistências. Controle contábil. Título da T.A. AJUSTES E CONCILIAÇÕES Nº da T.A. 3 Contextualização As problemáticas relacionadas aos riscos de erros, omissões ou ações fraudulentas constituem-se em um dos maiores desafios da área contábil. Contextualização Em nosso cotidiano muitas vezes nos deparamos com informações falsas, incompletas ou descontextualizadas que acabam por nos levar a avaliações e decisões equivocadas. No ambiente organizacional isto é um problema, pois afeta não apenas o ambiente interno, mas pode interferir também em decisões de pessoas externas às organizações. Contextualização A execução do processo de conciliação deve estar focada nesta garantia de qualidade informacional, pois erros, omissões ou fraudes envolvendo a apresentação das demonstrações financeiras pode afetar muitas pessoas usuárias de suas informações. Inconsistências INCONSISTÊNCIAS DE REGISTRO E LANÇAMENTOS. 2 Conferência contábil Compreende um conjunto de normas e procedimentos, executados por pessoas ou sistemas, e aplicados sobre documentos, controles e processos, com a finalidade de investigação e identificação de inconsistências que afetam ou poderão afetar a qualidade da informação contábil. Balancete de verificação Compreende um documento derivado de um processo de registro, que é submetido à avaliação de pessoas ou sistemas informatizados para fins de confirmação quanto à correção dos registros contábeis. Processo de conferência contábil � Sistema: manual de processos, rotinas e procedimentos. � Periodicidade: cronograma de execução, de feedback e de reaplicação. � Área administrativa: unidades afetadas/envolvidas pelo processo. Processo de conferência contábil � Objeto: documentos, informações, controles e processos. � Responsável (s): pessoa ou time destacados para executar as conferências. � Objetivo: ponto focal da conferência. � Extensão: amplitude e nível de aprofundamento. Tipos de problemas Fraudes: se constituem em ações de omissão, inserção ou alteração de registros administrativos e contábeis de forma intencional, indevida e ilícita, que interfere na qualidade da informação gerada e que tem a finalidade de beneficiar uma pessoa, um grupo de pessoas ou demais entidades. Erros: se constituem em ações de omissão, inserção ou alteração de registros administrativos e contábeis de forma não intencional, mas que causam a perda de qualidade das informações geradas. Tipos de problemas Criatividade contábil: que se constitui em formas legais de manipulação de dados e informações por meio de registros contábeis com a finalidade de alterar a situação patrimonial ou de resultado evidenciadas nas demonstrações financeiras. 3 Controles dos processos � Origens e veracidade dos fatos administrativos/contábeis. � Processos de solicitação e autorização. � Pessoas e funções envolvidas. � Documentos comprobatórios. � Controles existentes, ou que deveriam ser estabelecidos. ERROS PRINCIPAIS INCONSISTÊNCIAS Principais inconsistências � Erro na emissão de notas fiscais: que podem envolver, data, valores, códigos fiscais, dados do comprador, alíquotas de impostos, quantidades etc. � Erro de lançamento: que podem ocorrer em qualquer um dos controles internos envolvendo valores, datas, descrições, contas afetadas etc. � Erro de registro contábil: que envolve inconsistências nos registros dos fatos administrativos/contábeis como data, contas debitadas, contas creditadas, histórico, valores, omissões ou duplicidades. Principais inconsistências � Erro de movimentações físicas: que podem envolver dinheiro ou qualquer outro bem sob a responsabilidade de uma pessoa dentro da organização. � Erros de sistemas e controles informatizados: que derivam geralmente de falhas de programação e elaboração. Principais inconsistências � Erros de interpretação: que consiste em juízos de valor ambíguos em relação a determinada norma ou procedimento. � Erros de mensuração: que compreende o uso indevido de critérios de valor para determinados bens, direitos ou obrigações, receitas, custos e despesas. Testes de consistência A conciliação entre resultados e os fluxos de caixa representam um procedimento eficaz para se verificar consistências entre dois estágios: I. um para a diferença entre os recursos gerados e o resultado; e II. outro entre os recursos gerados e os fluxos de caixa operacionais. 4 Conciliação contábil. A conciliação contábil envolve o confronto entre os seguintes elementos: � Documento representativo do fato ocorrido. � Controle administrativo (contábil) das contas afetadas. � Registros contábeis nos livros diário e razão. � Reflexo dos registros contábeis nas demonstrações financeiras. Aspecto contábil Segundo CPC 23 (Brasil, 2020, p. 9) “Erros podem ocorrer no registro, na mensuração, na apresentação ou na divulgação de elementos de demonstrações contábeis”. “Os objetivos do controle interno são: proteger os ativos, produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a equipe gestora na condução organizada dos negócios da empresa.” (CREPALDI, 2019, p. 270) Tipos de conciliações � Conciliação contábil – de abrangência ampla e geral, envolve o confronto entre os saldos das contas contábeis e os controles internos destas mesmas contas. � Conciliação tributária fiscal – de abrangência mais específica e restrita, ela está relacionada com o registro e a apuração dos tributos, além do controle relativo aos recolhimentos e obrigações acessórias. Tipos de conciliações � • Conciliação financeira – de abrangência mais específica e restrita, ela envolve especificamente toda a movimentação financeira e envolvem as contas de caixa, bancos, contas a pagar e contas a receber, mas pode contemplar indiretamente outras contas contábeis. � • Conciliação de ativos - de abrangência mais específica e restrita, envolve os ativos como investimentos, estoques, imobilizações, intangíveis etc. PRATICANDO A CONFERÊNCIAS CONTÁBIL Resolvendo a SP Conhecendo a situação problema Imagine que você está fazendo a conferência entre a movimentação constante no livro caixa e o razão da conta caixa da empresa onde trabalha. Você está revisando o processo de conferência do controle de caixa. Tanto o livro caixa como os registros contábeis estão sendo verificados. Os dados levantados são apresentados a seguir: 5 Conhecendo a situação problema Ao contar o dinheiro do caixa no final do dia, considerando para conferência que a última operação foi a descrita na Tabela 3.1, você encontrou o total de R$ 1.195,00 em dinheiro e moedas. Ao questionar a funcionária sobre a diferença de R$ 50,00 identificada no caixa naquele momento, você recebeu a informação de que ela havia dado o troco, em dinheiro considerando que o cliente lhe dera R$ 100,00 e não o valor que realmente o cliente havia lhe dado, ou seja, uma nota de R$ 50,00 conforme o sistema financeiro está apontando. Problematizando A partir da observação do relatório de caixa, da informação obtida junto à funcionária e da análise dos razões das contas contábeis, qual é, ou quais são as inconsistências identificadas por você? Resolvendo a situação problema Observe que a primeira inconsistência diz respeitoao saldo da conta caixa. Este saldo está correto no relatório, porém não condiz com o valor físico conferido, então o que fazer? Ao conversar com o gerente da empresa o mesmo disse que o valor faltante deverá ser provisionado para desconto em folha da funcionária. Neste caso, o lançamento contábil de ajuste deverá ser: Data: 01/03/x1. Débito: Desconto de salários por responsabilidade técnica (AC) Crédito: Caixa (AC) Histórico: Desconto autorizado pelo funcionário em virtude de responsabilidade sobre a gestão de recursos financeiros conforme aditivo contratual de trabalho, cláusula “x”, assinado em xx/xx/xx. Valor: R$ 50,00. Resolvendo a situação problema PRÁTICA PROFISSIONAL E CONTRIBUIÇÃO DISCENTE Respondendo às suas dúvidas AJUSTES CONTÁBEIS AJUSTES CONTÁBEIS NO EXERCÍCIO. 6 Tipos de ajuste Existem basicamente dois tipos de ajustes derivados do processo conciliatório ou da auditoria. Cada tipo de ajuste demanda um tipo de comportamento contábil. � ajustes do período atual ou do período anterior identificados antes do fechamento e publicação das demonstrações financeiras; e � ajustes do período anterior ou de períodos anteriores identificados após o fechamento e publicação das demonstrações financeiras. Problemas a serem identificados � registros inadequados, arquivos incompletos, ajustes excessivos nos livros e contas, transações não registradas de acordo com os procedimentos usuais e contas não conciliadas com os registros. � introdução de novos conceitos subjetivos ou não previstos na legislação fiscal brasileira, como ajuste a valor justo, impairment (provisão para desvalorização de ativos), ajuste a valor presente, contabilização como imobilizado de leasing financeiro etc. CPC 23 CPC 23 que trata das Políticas Contábeis, Mudança de Estimativa e Retificação de Erro. Visa padronizar o tratamento dado aos ajustes derivados dos processos de reavaliação de critérios contábeis aplicados durante o registro orientado e mensuração dos elementos patrimoniais e de resultado. Ajustes de exercícios anteriores O QUE DEVE SER DIVULGADO? 1. Natureza do erro. 1. Montante da retificação para cada período anterior apresentado. 1. Montante da retificação no início do período anterior mais antigo apresentado. 1. As circunstâncias que levam aos ajustes. Modelos de controles Cannavina e Parisi (2015) destacam que o modelo COSO faz parte dos esforços de todo o mundo para o aprimoramento dos controles internos, sua padronização e o fortalecimento da governança corporativa em benefícios dos seus investidores e demais parceiros. Modelos de controles COSO é a abreviação em língua inglesa de Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission que publica orientações e projetos voltados para a melhoria dos controles internos das empresas. 7 PRINCIPAIS CONCILIAÇÕES CONCEITO E PROCESSOS DE CONCILIAÇÃO FINANCEIRA Conceito e processos de conciliação financeira Dentre os elementos que devem ser conciliados na área financeira estão: � Existência física dos numerários de caixa. � Consistência entre o extrato bancário e o controle de conta correntes. � Valores efetivamente disponíveis para movimentação na conta corrente. Conta corrente bancária CONTA CORRENTE BANCÁRIA p.384 BANCO: Financeiro S/A - C/C 555-4 - AG. 368-9 DATA DESCRIÇÃO ENTRADA SAÍDA SALDO 01/07/x1 Saldo anterior 84.500,00 01/07/x1 Depósito na conta corrente 555-4 do banco Financeiro S/A, conforme recibo 9876-x, em dinheiro nesta data. 2.500,00 87.000,00 01/07/x1 Depósito na conta corrente 555-4 do banco Financeiro S/A, conforme recibo 9877-x, em cheque nesta data, com prazo de compensação de 48 horas. 13.000,00 100.000,00 ... ... Informações para a conciliação É possível se observar que o saldo inicial da conta corrente bancária nº 555-4, do banco Financeiro S/A no dia 01/07/x1 era de R$ 84.500,00. No mesmo dia houve dois depósitos: um em dinheiro e outro em cheque. Observa-se que no controle bancário o saldo final após estas operações é de R$ 100.000,00. Mas e o extrato bancário, o que ele apresenta considerando a mesma data? Extrato BANCO FINANCEIRO S/A Extrato de conta corrente Data: 01/07/x1 AG. 368-9 C/C 555-4 Movimentações bancárias do cliente DATA DESCRIÇÃO ENTRADA SAÍDA SALDO 01/07/x1 Saldo anterior 84.500,00 01/07/x1 Depósito em dinheiro - recibo 9876-x. 2.500,00 87.000,00 ... ... Lançamentos futuros 03/07/x1 Depósito cheque - recibo 9877-x (Comp. 48 Hrs) 13.000,00 Informações para a conciliação Analisando o extrato da conta corrente bancária apresentado do Quadro 3.5 observa-se que Existem os mesmos registros observados no controle interno da empresa, todavia, o saldo final na data de 01/07/x1 não são correspondentes. 8 Informações para a conciliação Ocorre que somente depois de transitado o prazo de 48 horas é que o valor correspondente aos cheques estarão disponíveis no banco para movimentação da empresa, embora já esteja reconhecido o respectivo depósito. PAPEL DE TRABALHO - PT (Banco Financeiro S/A) Agência: 368-9 - Conta corrente: 555-4 DATA DESCRIÇÃO Saldo Ajustes Saldo ajustadoDébito Crédito 01/07/x1 (*)Saldo conferido conforme controle de conta corrente bancária confrontado com os documentos comprobatórios. 100.000,00 - - 100.000,00 01/07/x1 **Ajuste a crédito relativo aos cheques não compensados (prazo 48 horas) apurados conforme extrato bancário emitido em 01/07/x1. - - 13.000,00 87.000,00 ... ... Observações: *Saldo confere com os registros contábeis bem como os históricos refletem os fatos. **Os cheques deverão estar disponíveis (compensados) em 03/07/x1 Conclusão da conciliação Ajustes necessários derivados de prazo de compensação de cheques depositados. Controle interno e procedimentos de registro sem necessidade de alterações. PRATICANDO A CONCILIAÇÃO CONTÁBIL Resolvendo a SP Conhecendo a situação problema Numa situação hipotética, títulos já quitados pela empresa podem ser reapresentados. A conciliação contábil pode apurar esta irregularidade há tempo de se tomar alguma ação corretiva, no caso de o processo de conciliação ser executado periodicamente, ou, de forma contrária, a identificação do problema ocorrer tardiamente, mas existem outros problemas. Conhecendo a situação problema Analise as informações a seguir: ESTOQUE DO PERFUME @ HISTÓRICO DÉBITO CRÉDITO SALDO (D/C) Saldo anterior 1.000,00 (D) Aquisição 800,00 1.800,00 (D) Baixa por devolução 800.00 1.000,00 (D) Aquisição 500,00 1.500,00 (D) ESTOQUE DO PERFUME @ HISTÓRICO DÉBITO CRÉDITO SALDO (D/C) Saldo anterior 1.000,00 (D) Aquisição 800,00 1.800,00 (D) Baixa por venda 800.00 1.000,00 (D) Aquisição 500,00 1.500,00 (D) 1. CONTROLE DE ESTOQUE 2. RAZÃO DA CONTA ESTOQUE Problematizando Analisando os Quadros 1 e 2, percebe-se que os saldos finais de ambos os relatórios são exatamente iguais, ou seja, nos dois casos os saldos equivalem a R$ 1.500,00. Se fossemos considerar apenas este quesito para avaliar a informação como relevante, a resposta ao questionamento que fizemos seria “sim”. Bastaria checar os saldos para que no balanço patrimonial a conta estoques estivesse com o saldo correto. 9 Resolvendo a situação problema Observe nos quadros 1 e 2 a linha correspondente à saída dos valores do estoque. Na contabilidade está registrada a informação de que a baixa se deu por devolução, enquanto no controle interno está registrado que a baixa se deu por venda. Resolvendo a situação problema Embora os valores sejam os mesmos, que problemas poderia estar escondendo esta divergência de histórico? Por que este problema ocorreu? O que fazer para evitar que isto volte a ocorrer? Haverá oportunidade para responder a estas questões, todavia o que precisamos compreender a partir da situação descrita é que não é suficiente apenas confirmarmos que os saldos das contas contábeis estejam iguais aos saldos dos controlesinternos. Resolvendo a situação problema A conciliação torna-se necessária de forma a ampliar as checagens e conferências coma intenção de validar as dúvidas que apresentamos no parágrafo anterior. Pode ocorrer, no entanto, de o processo de conciliação não identificar problemas mais profundos envolvendo o registro dos fatos, por isso entra em cena a auditoria que se baseia preliminarmente na avaliação de risco envolvendo as práticas administrativas de controle. PRÁTICA PROFISSIONAL E CONTRIBUIÇÃO DISCENTE Respondendo às suas dúvidas QUESTÃO PARA REFLEXÃO Vamos refletir? Para refletir Mesmo não se tratando de uma ação ilícita ou ilegal, o que justifica a preocupação com a prática da contabilidade criativa?
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