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PRÁTICAS CONTÁBEIS III PROF. REGIS GARCIA RESUMO Unidade de ensino 4 Nessa aula estudaremos a Conciliação contábil. Saldo das contas - Balancete de Verificação, grupos e contas patrimoniais, grupos e contas de resultado e o Levantamento do Balanço Patrimonial. Apuração do resultado do exercício Apuração e conciliação do IR e da CSLL, destinação e conciliação da destinação do resultado e Elaboração da DRE. Emissão do livro diário. Cumprimento das formalidades do livro diário. Emissão do livro razão Cumprimento das formalidades do livro razão. Competências de ensino Conhecer os aspectos teóricos e práticos relativos aos processos de conciliações das demonstrações contábeis: Balanço Patrimonial e DRE. Identificar os principais grupos, contas e elementos patrimoniais e de resultado destas demonstrações que demandam maior atenção no processo de conciliação contábil. Palavras-chave Ajustes contábeis. Conciliação contábil. Inconsistências. Controle contábil. Título da T.A. AJUSTES E CONCILIAÇÕES Nº da T.A. 4 Contextualização A contabilidade tem o desafio de evidenciar de forma correta e precisa a situação econômica e financeira das entidades para as quais trabalha. Contextualização Um dos principais processos executados pela contabilidade envolve encerrar o exercício e apurar o resultado obtido pela empresa naquele período. Contextualização A fase de registro dos fatos patrimoniais consiste em uma etapa fundamental do processo contábil, sem ele não seria possível a elaboração das demonstrações financeiras. Deve fazer parte do processo de conciliação e conferência contábil, necessários para garantir a qualidade das informações sobre a situação patrimonial e de resultado das entidades. Demonstrações e relatórios BALANCETE DE VERIFICAÇÃO Conceito Representa um instrumento de acompanhamento pela contabilidade do processo de registro e controle dos fatos contábeis e, portanto deve passar pelo processo de conciliação contábil. Balancete de verificação O processo de conciliação contábil pode se utilizar do Balancete de Verificação para: � Analisar o equilíbrio entre os valores lançados a débito e a crédito nas respectivas contas contábeis, derivado do método das partidas dobradas. Balancete de verificação � Verificar a consistência dos saldos finais de cada conta a partir da análise dos seus saldos anteriores, das movimentações a débito e a crédito e seus saldos finais. � Permitir uma análise conjunta das movimentações patrimoniais e de resultado, uma vez que o Balancete de Verificação contempla todas as contas contábeis. Duas e quatro colunas BALANCETE DE VERIFICAÇÃO CONTAS SALDOS ATUAIS DEVEDORES CREDORES TOTAIS BALANCETE DE VERIFICAÇÃO CONTAS SALDO ANTERIOR (D/C) MOVIMENTAÇÕES SALDO ATUAL (D/C) DEBITOS CREDITOS TOTAIS Saldo das contas - grupos e contas patrimoniais Podem ocorrer ajustes, por exemplo derivados de: � correta avaliação da situação presente das contas patrimoniais; e � correta avaliação dos benefícios futuros destas mesmas contas. Mudança de estimativa contábil A mudança de estimativa causa a necessidade de ajustes nos saldos contábeis de ativos ou passivos, além de envolver também a possibilidade de reconsiderações dos montantes relativos ao consumo em cada período de determinados ativos. Grupos de contas Quais as contas e grupos mais sensíveis em termos de riscos de erros, fraudes, ajustes e omissões? ELEMENTO PATRIMONIAL DESCRIÇÃO DOS RISCOS Disponibilidades Riscos de fraudes e erros envolvendo recursos financeiros. Estoques Critérios de avaliação, fraudes e erros envolvendo custos. Duplicatas a receber Riscos de fraudes e erros envolvendo recursos financeiros. Imobilizações Critérios de avaliação, fraudes e erros de bens de capital. Exigibilidades Riscos de fraudes e erros envolvendo recursos financeiros. Patrimônio Líquido Critérios de avaliação, fraudes e erros envolvendo capital próprio. Saldo das contas – grupos e contas de resultado ELEMENTO DE RESULTADO DESCRIÇÃO DOS RISCOS Vendas de mercadorias Riscos de fraudes e erros envolvendo recursos financeiros. Tributos sobre vendas Riscos de inconsistências e infrações fiscais. Custo das vendas Possibilidade de erros que afetem a rentabilidade. Despesas operacionais Fraudes e erros que afetem a rentabilidade. Despesas financeiras Riscos de fraudes e erros envolvendo recursos financeiros. Impostos sobre o lucro Riscos de inconsistências e infrações fiscais. Quais as contas e grupos mais sensíveis em termos de riscos de erros, fraudes, ajustes e omissões? BALANÇO PATRIMONIAL E DRE FECHAMENTO DO RESULTADO LEVANTAMENTO DO BP Levantamento do Balanço Patrimonial O processo de levantamento do Balanço Patrimonial consiste no encerramento das contas de resultado, além de se buscar garantir que: � todos os fatos contábeis ocorridos estão registrados; � os registros destes fatos estão amparados por documentos comprobatórios; � os critérios de mensuração e avaliação dos elementos patrimoniais ativos e passivos estão de acordo com a legislação fiscal e as normas contábeis; Levantamento do Balanço Patrimonial � existem ou não ajustes de exercícios anteriores que afetam o exercício corrente; � as contas de receitas, custos e despesas estão corretamente mensuradas; � todas as contas de resultado foram encerradas; � os tributos foram corretamente calculados de acordo com a legislação fiscal; e � a destinação do resultado está de acordo com o que determina os documentos societários com o contrato social, estatutos e deliberações de assembleias. Balancete de verificação – contas de resultado Venda de mercadorias 450.000,00 Impostos sobre as vendas 80.000,00 Custo das mercadorias vendidas 180.000,00 Comissões sobre vendas 45.000,00 Propaganda e publicidade 22.500,00 Folha de pagamento 54.600,00 Encargos sobre a folha 10.820,00 Alugueis 7.200,00 Materiais de expediente 3.800,00 Materiais de limpeza 1.840,00 Manutenções 4.900,00 Água Luz e Telefones 4.600,00 Comunicações e internet 1.300,00 Combustíveis 1.450,00 IPVA 3.410,00 Depreciações e amortizações 13.280,00 Tarifas bancárias 2.340,00 Juros passivos 1.840,00 Juros ativos 4.700,00 Descontos obtidos 8.200,00 Outras receitas operacionais 16.300,00 TOTAIS 2.231.380,00 2.231.380,00 Objetos de conciliação – Apuração do Resultado 1. Já foi realizada a conciliação de caixa? Existem ajustes que afetem o resultado? 2. Já foi realizada a conciliação bancária? Despesas bancárias, juros, receitas de aplicações financeiras estão conciliados? Há ajustes a serem feitos? 3. Existem receitas de aplicações financeiras de liquidez imediata, que precisam ser registradas no resultado? Há variação no valor destas aplicações que demandem ajustes para adequá-los ao valor justo, que afetarão o resultado do período? Objetos de conciliação – Apuração do Resultado 4. Existem encargos financeiros que precisam ser reconhecidos no grupo de Duplicatas a Receber? No mesmo sentido, existem duplicatas a serem baixadas como perdas por impossibilidade de cobrança? Existe a necessidade de se calcular e lançar a provisão para devedores duvidosos, relativos a créditos de improvável liquidez? Objetos de conciliação – Apuração do Resultado 5. No que se refere aos estoques, estes já foram conciliados com os controles internos? Existem registros pendentes de baixa por obsolescência, por roubo ou por deterioração? Todas as baixas de itens vendidos foram feitas e registradas como custo das vendas? Há consumos de estoques de materiais a serem registrados? Existem Devoluções e Cancelamentos de compras ou de vendas a serem registrados? O registro de possíveis ajustes afetarão o valor do Custo das Mercadorias Vendidas já registrados? Objetos de conciliação – Apuração do Resultado 7. Nos grupos Imobilizado e Intangível, foram feitas as devidas depreciações e amortizações do período, registradas nas respectivascontas de despesas? 8. No Passivo Exigível, há provisões que precisam ser realizadas, como: da Folha, das Férias e 13º Salário, dos respectivos encargos? Há provisão para Contingências? Há encargos financeiros a serem reconhecidos sobre passivos até a presente data? Há baixas de passivos que se tornaram não exigíveis? Objetos de conciliação – Apuração do Resultado 9. Os registros das receitas classificáveis como Receita Operacional Bruta foram devidamente realizados? Há necessidade de reclassificação ou ajustes? 10.Existem deduções da receita que ainda não foram lançadas? Devoluções, Abatimentos, Descontos Concedidos, e Cancelamentos de Vendas? Objetos de conciliação – Apuração do Resultado 11.Os impostos sobre as vendas atendem ao que determina a legislação? 12.Os custos das vendas precisam ser ajustados por ocasião da conciliação dos estoques? 13.Há despesas operacionais a serem registradas ou ajustas em virtude das conciliações das contas patrimoniais, por exemplo: encargos financeiros, provisão para devedores duvidosos, perdas, desperdícios ou roubos, depreciação, amortização etc.? CONCILIANDO O BALANCETE DE VERIFICAÇÃO Resolvendo a SP Conhecendo a situação problema Imagine que você está fazendo a conferência contábil de uma empresa e recebeu o relatório apresentado a seguir: Conhecendo a situação problema BALANCETE DE VERIFICAÇÃO EM xx/xx/x1 CONTAS SALDO ANTERIOR (D/C) MOVIMENTAÇÕES SALDO ATUAL (D/C)DEBITOS CREDITO S Caixa 32.000,00 D 128.300,00 130.400,00 29.900,00 D Estoques 440.000,00 D 95.300,00 132.000,00 403.300,00 D Veículos 120.000,00 D - 12.000,00 108.000,00 D Fornecedores 170.000,00 C 205.000,00 185.600,00 150.600,00 C Salários a pagar 27.000,00 C 27.000,00 - - C Capital Social 337.000,00 C - - 337.000,00 C Venda de mercadorias 340.000,00 C 12.400,00 174.000,00 501.600,00 C Custo das vendas 220.000,00 D 132.000,00 - 352.000,00 D Ordenados e Salários 54.000,00 D - - 54.000,00 D Material de limpeza 8.000,00 D 22.000,00 - 30.000,00 D Despesas com depreciação - D 12.000,00 - 12.000,00 D TOTAIS - 634.000,00 634.000,00 - Problematizando No processo de conciliação entre os controles internos e os documentos foram extraídas algumas informações, conforme apresentadas a seguir: 1. O valor da depreciação de veículos no período é de R$ 12.000,00. 2. A folha de pagamento do período já foi devidamente processada pelo departamento de pessoal, cujo montante é de R$ 28.500,00. Problematizando 3. Houve aquisição de um valor de R$ 18.000,00 referente a materiais de limpeza. A empresa aproveitando uma oferta do fornecedor, antecipou compras de quatro meses. No período corrente o consumo de materiais de limpeza foi de R$ 4.000,00. Resolvendo a situação problema Problema 1 Conforme identificado no processo de conferência, o valor da depreciação dos veículos deveria estar lançado na conta Depreciação Acumulada – Veículos e não diretamente na conta Veículos como aparentemente ocorreu ao analisarmos o Balancete. Há um lançamento a crédito na conta de Veículos e a inexistência da conta de Depreciação Acumulada. Resolvendo a situação problema Se hipoteticamente essa confirmação foi feita indicando que a conta debitada foi de fato Despesas com depreciação pelo valor correspondente à depreciação do veículo, então é necessário se fazer a correção do lançamento, indicando como contrapartida a conta de Depreciação Acumulada e não a conta de Veículos. PRÁTICA PROFISSIONAL E CONTRIBUIÇÃO DISCENTE Respondendo às suas dúvidas RESULTADO DO EXERCÍCIO CONCILIAÇÃO DO RESULTADO Reflexos dos ajustes O processo de conciliação no encerramento do exercício, e na apuração do resultado, na verdade, contempla uma série de intercorrelações de conferências entre contas patrimoniais e de resultado. A alteração em uma conta pode provocar a necessidade de alteração em outra. Tipos de ajustes em contas de resultado Por isso podemos considerar que existem dois tipos de conferências nesta fase: � contas de resultado afetadas por alterações patrimoniais; e � contas de resultado afetadas por inconsistências nelas próprias. Reflexos dos ajustes em outras contas Como um exemplo de inconsistência nas próprias contas de resultado, podemos considerar a determinação da Receita Operacional Bruta que afeta diretamente o valor dos impostos. Veja que neste caso é preciso haver duas conciliações simultâneas: Reflexos dos ajustes em outras contas � primeiramente garantir que as receitas tributáveis estão corretamente registradas; e � checar se a base de cálculo bem como as alíquotas aplicadas atendem ao que determina a legislação tributária, uma vez que erros nesta área podem gerar multas e justos. Reflexos dos ajustes em outras contas Podem, por exemplo, existirem receitas lançadas na conta “outras receitas operacionais” que na verdade deveriam estar classificadas no grupo Receita Operacional Bruta. Ambas as contas serão afetas. Encerramento das contas de resultado RAZÃO DA CONTA ARE DATA DESCRIÇÃO DÉBITO CRÉDITO SALDO 31/12/X1 Encerramento das contas de Receitas xxxxxxxx 31/12/x1 Encerramento das contas de Custos xxxxxxxx 31/12/X1 Encerramento das contas de Despesas xxxxxxxx Conciliação da destinação do resultado � As deliberações previstas no estatuto social da companhia, relacionadas às participações nos resultados obtidos, incluindo: entidades (pessoas físicas e jurídicas) beneficiárias; as respectivas participações relativas (percentuais ou valores); e condições para a concretização da referida participação. � Os valores calculados pela contabilidade relativos a estas participações. � Os registros contábeis dos valores calculados. Conciliação da destinação do resultado � As deliberações previstas no estatuto social da companhia, relacionadas às destinações do lucro líquido do exercício, como, por exemplo: constituição de reservas para contingências ou reservas de capital; distribuição de dividendos etc. � As determinações previstas na Lei 6.404/76 em relação à destinação do resultado. � Os registros das destinações de acordo com o estatuto social e a legislação societária. LIVROS CONTÁBEIS DRE E LIVROS CONTÁBEIS Elaboração da DRE Dentre os elementos que devem ser conciliados na DRE estão: � conciliações prévias ao encerramento das contas de resultado, conforme questões apresentadas na subseção Objetos de conciliação contábil – Apuração do Resultado; � conciliações relacionadas ao cálculo, provisionamento e recolhimento dos tributos sobre o lucro, IR e CSLL; e � conciliação relacionada com as participações estatutárias. Livros contábeis Conforme o Art. 2 Instrução Normativa RFB 1774/2017, deverá compreender a Escrituração Contábil Digital – ECD os seguintes livros: � Livro Diário e seus auxiliares, se houver; � Livro Razão e seus auxiliares, se houver; e � Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos. Emissão do livro diário SIC - RELATÓRIO DO LIVRO DIÁRIO Data Inicial 01/01/x1 Data final 01/01/x1 Nº 1 Data Conta devedora Conta credora Histórico Doc. Valor 01/01/x1 1.1.1.002 1.1.1.001 Depósito bancário em dinheiro 418645 R$ 1.200,00 01/01/x1 1.1.1.001 1.1.2.001 Recebimento de duplicata 1.234/S R$ 480,00 01/01/x1 1.1.2.002 1.1.1.002 Adiantamento a fornecedores R-956 R$ 8.200,00 01/01/x1 1.1.1.001 1.1.1.002 Saque para reforço de caixa 418999 R$ 500,00 Guarda e responsabilidade Segundo a Interpretação Técnica de âmbito geral, são critérios que devem ser observados na escrituração por qualquer meio e por qualquer processo: � a guarda e a manutenção da documentação e dos arquivos contábeis; e � a responsabilidade do profissional contábil por esta guarda. Conferência das formalidades Interpretação Técnica ITG 2000 (R1), e envolvem as seguintes regras para a execução da escrituração contábil das entidades(BRASIL, 2014): � deve ser feita em idioma e em moeda corrente nacionais; � manter sempre a forma contábil; � respeitando a ordem cronológica de dia, mês e ano; Conferência das formalidades � não sendo permitidos espaços em branco, entrelinhas, borrões, rasuras ou emendas; e � fundamentada em documentos cuja origem pode ser externa ou interna ou, quando não disponíveis, em elementos que comprovem ou evidenciem fatos; além disso � a contabilidade deve manter uma numeração sequencial dos lançamentos contábeis, sempre respeitando a ordem cronológica. Livro Razão SIC - RELATÓRIO DO LIVRO RAZÃO 1.1.1.001 CONTA: Caixa A1 MOVIMENTAÇÕES SALDO HISTÓRICO DOC. DÉBITO CRÉDITO DC VALORES Saldo Anterior D R$ 1.300,00 Depósito bancário em dinheiro 418.645 R$ 1.200,00 D R$ 100,00 Recebimento de duplicata 1.234/SU R$ 480,00 D R$ 580,00 Saque para reforço de caixa 418.999 R$ 500,00 D R$ 1.080,00 Conferência das formalidades � ordem cronológica; � registrar todas as operações ocorridas, incluindo quaisquer outros fatos que provoquem variações patrimoniais; � quando adotar processo eletrônico ou mecanizado, os formulários de folhas soltas, devem ser numerados e encadernados formando um livro; � quando em forma digital, não há necessidade de impressão e encadernação em forma de livro, todavia deve haver a autenticação do arquivo magnético pelo registro público; � a entidade é responsável pelo registro público de livros contábeis em órgão competente. CONCILIANDO O FECHAMENTO DO BP Resolvendo a SP Conhecendo a situação problema Durante o fechamento do Balanço Patrimonial de uma Sociedade Anônima, o contador estranhou o fato de no saldo da conta Dividendos a Distribuir, relacionado ao exercício anterior, haver um saldo de R$ 200.000,00, enquanto na verdade a empresa apresentara prejuízo no período. O saldo permanece inalterado no presente exercício social. Conhecendo a situação problema Recorrendo ao que determina o estatuto social da empresa, o contador verificou que havendo prejuízos, fica vedada a distribuição de dividendos aos acionistas, exceto aos que possuem ações com esta garantia. Problematizando Analisando o quadro de ações, o contador observou que no período não há ações com esta característica, portanto a provisão de distribuição de dividendos estava errada desde o período anterior. Resolvendo a SP A identificação do erro ocasionará um ajuste na conta do passivo contra a conta de prejuízos acumulados ou de reserva, a depender de como fora feito o lançamento que deu origem à inconsistência contábil. Resolvendo a SP A conciliação contábil permeia todos os processos executados pela contabilidade, incluindo o fechamento do Balanço Patrimonial, afinal a identificação de inconsistências, seja no resultado, seja na situação financeira da entidade, deve resultar em ajustes que permitam ao usuário obter a informação adequada sobre a situação patrimonial da entidade. PRÁTICA PROFISSIONAL E CONTRIBUIÇÃO DISCENTE Respondendo às suas dúvidas QUESTÃO PARA REFLEXÃO Vamos refletir? Para refletir Um pequeno erro, fraude ou mudança de critério contábil repetidos várias vezes podem comprometer a qualidade da informação contábil?
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