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Autor: Prof. José Benedito Regina Colaboradores: Prof. Flávio Celso Müller Martin Prof. Fábio Gomes da Silva Prof. Livaldo dos Santos Evolução do Pensamento Administrativo Professor conteudista: José Benedito Regina É bacharel em Ciências Econômicas pela FEA/USP, especialista em Administração pela UNIP e mestre também em Administração pela FEA/USP. Possui experiência profissional técnica, administrativa e gerencial em várias áreas organizacionais. Atua fortemente com processos de mudança organizacional e de facilitação e formação técnica e gerencial em empresas de grande porte. É especialista em Qualidade Total, palestrante e consultor de organizações com destaque para as áreas de gestão e desenvolvimento de RH. Além disso, é assessor para editoras na tradução/revisão de textos para a área de administração, professor, líder de disciplina e coordenador de cursos no Ensino Superior, em graduação e pós-graduação, em várias universidades paulistanas, desde 1977. Na UNIP, é professor conteudista, autor e ministrante de disciplinas relacionadas com Administração Geral e Administração de Recursos Humanos, graduação e pós-graduação, no programa de EAD – Educação a Distância. É também participante em bancas de avaliação, Coordenador e Orientador para trabalhos acadêmicos diversificados, tanto para cursos de graduação como de pós-graduação. © Todos os direitos reservados. Nenhuma parte desta obra pode ser reproduzida ou transmitida por qualquer forma e/ou quaisquer meios (eletrônico, incluindo fotocópia e gravação) ou arquivada em qualquer sistema ou banco de dados sem permissão escrita da Universidade Paulista. Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP) S335e Regina, José Benedito Evolução do pensamento administrativo / José Benedito Regina. – São Paulo, 2012 200 p. il. Nota: este volume está publicado nos Cadernos de Estudos e Pesquisas da UNIP, Série Didática, ano XVII, n. 2-042/12 , ISSN 1517-9230 1. Pensamento administrativo. 2. Administração - evolução. 3. Conceitos gerais I. Título. CDU 658.1 Prof. Dr. João Carlos Di Genio Reitor Prof. Fábio Romeu de Carvalho Vice-Reitor de Planejamento, Administração e Finanças Profa. Melânia Dalla Torre Vice-Reitora de Unidades Universitárias Prof. Dr. Yugo Okida Vice-Reitor de Pós-Graduação e Pesquisa Profa. Dra. Marília Ancona-Lopez Vice-Reitora de Graduação Unip Interativa – EaD Profa. Elisabete Brihy Prof. Marcelo Souza Prof. Dr. Luiz Felipe Scabar Prof. Ivan Daliberto Frugoli Material Didático – EaD Comissão editorial: Dra. Angélica L. Carlini (UNIP) Dra. Divane Alves da Silva (UNIP) Dr. Ivan Dias da Motta (CESUMAR) Dra. Kátia Mosorov Alonso (UFMT) Dra. Valéria de Carvalho (UNIP) Apoio: Profa. Cláudia Regina Baptista – EaD Profa. Betisa Malaman – Comissão de Qualificação e Avaliação de Cursos Projeto gráfico: Prof. Alexandre Ponzetto Revisão: Sueli Brianezi Carvalho Sumário Evolução do Pensamento Administrativo APRESENTAÇÃO ......................................................................................................................................................7 INTRODUÇÃO ...........................................................................................................................................................7 Unidade I 1 CONCEITOS GERAIS DA ADMINISTRAÇÃO .............................................................................................11 1.1 O que é administrar: as várias visões ............................................................................................11 1.2 As influências sobre a administração ........................................................................................... 18 1.3 As variáveis básicas da administração ......................................................................................... 20 1.4 A organização ........................................................................................................................................ 22 2 O PROFISSIONAL ADMINISTRADOR E PARADIGMAS........................................................................ 25 2.1 O administrador: competências e papéis ................................................................................... 25 2.2 Paradigmas .............................................................................................................................................. 31 2.3 Os vários paradigmas da TGA .......................................................................................................... 36 Unidade II 3 EVOLUÇÃO HISTÓRICA: ABORDAGENS ADMINISTRATIVASPRESCRITIVAS E NORMATIVAS ........................................................................................................................................................ 42 3.1 Abordagem Clássica da Administração ....................................................................................... 42 3.2 A administração científica ................................................................................................................ 43 3.3 A teoria clássica da administração ................................................................................................ 46 4 OUTRAS ABORDAGENS PRESCRITIVAS E NORMATIVAS .................................................................. 50 4.1 A abordagem humanística da administração: teoria das relações humanas .............. 50 4.2 A abordagem neoclássica da administração ............................................................................. 55 4.3 A abordagem estruturalista da administração: o modelo burocrático .......................... 63 Unidade III 5 EVOLUÇÃO HISTÓRICA: ABORDAGENS ADMINISTRATIVAS EXPLICATIVAS E DESCRITIVAS ......................................................................................................................................................... 72 5.1 Abordagens explicativas e descritivas .......................................................................................... 72 5.1.1 A abordagem estruturalista da administração: a teoria estruturalista ............................ 72 5.2 A abordagem comportamental da administração .................................................................. 76 5.2.1 Teoria comportamental ........................................................................................................................ 76 5.2.2 Teria do Desenvolvimento Organizacional (DO) ......................................................................... 81 6 OUTRAS ABORDAGENS EXPLICATIVAS E DESCRITIVAS .................................................................... 85 6.1 A abordagem sistêmica da administração ................................................................................. 85 6.1.1 Tecnologia da informação e administração ................................................................................. 86 6.1.2 Teoria matemática da administração ............................................................................................. 88 6.1.3 Teoria de sistemas................................................................................................................................... 90 6.2 Abordagem contingencial da administração ............................................................................ 93 6.3 Novas abordagens para a administração ................................................................................... 96 Unidade IV 7 CONCEITOS GERAIS DA ADMINISTRAÇÃO ..........................................................................................121 7.1 O planejamento e a organização .................................................................................................123 7.1.1 Planejamento ........................................................................................................................................123 7.1.2 Definição dos objetivos ..................................................................................................................... 123 7.1.3 Elaboração dos planos ....................................................................................................................... 127 7.2 Organização ..........................................................................................................................................136 7.2.1 Criação da estrutura organizacional (ou departamentalização) ...................................... 138 7.2.2 Estruturação dos cargos .................................................................................................................... 155 7.2.3 Provimento dos mecanismos de coordenação ........................................................................ 160 8 A DIREÇÃO E O CONTROLE ........................................................................................................................164 8.1 Direção ....................................................................................................................................................164 8.1.1 Comunicação ......................................................................................................................................... 165 8.1.2 Liderança ..................................................................................................................................................171 8.1.3 Motivação ............................................................................................................................................... 177 8.2 Controle ..................................................................................................................................................181 7 APRESENTAÇÃO Após terminar sua participação nesta disciplina, espera-se que você tenha clareza dos Conceitos Gerais da Administração apresentados na UNIDADE I, entendendo: as diferentes percepções do que significa “administrar”; as influências recebidas pela administração ao longo do tempo; as suas variáveis básicas (ou ênfases); o conceito de organização; a importância da atuação do profissional administrador por meio de competências e papéis dele esperados; o conceito de paradigmas e de sua relação com a evolução das várias teorias da administração. Ainda, que você possa identificar, por meio das UNIDADES II e III, a existência das várias teorias (ou abordagens, ou escolas, ou correntes de pensamento) que permitiram a evolução do pensamento administrativo e ajudaram a construir esse magnífico edifício conceitual que hoje constitui a administração. Também, que você consiga apontar as variáveis enfocadas pelas diversas teorias apresentadas, suas visões e propostas, seus principais estudiosos e autores, e que tenha informação sobre o estágio atual dessa ciência e sobre suas possibilidades futuras. E, finalmente, que você compreenda o real significado de “administrar”, baseado no conceito do PA – Processo Administrativo, composto pelo planejamento, pela organização, pela direção e pelo controle, e que, por meio do detalhamento dessas quatro funções, tenha uma noção clara do que se espera do profissional administrador no exercício de seu importantíssimo papel. INTRODUÇÃO Prezado aluno, queremos iniciar nosso contato propondo a você, futuro administrador, que tente responder algumas questões fundamentais, como as seguintes: • O que significa administrar? • Que conceitos essa magnífica atividade abrange? • Como esses conceitos nasceram? Como se desenvolveram? • No que realmente consistem as atividades de um administrador? Pois bem, é sobre temas como esses que versa a disciplina EPA – Evolução do Pensamento Administrativo. Queremos, também, que receba nossos parabéns por ter escolhido o curso de Administração! Por quê? 8 Se você tomou essa decisão sem muita informação ou sem claros conhecimentos do que trata esse curso, poderíamos dizer que você fez uma escolha muito oportuna e proveitosa para sua própria vida: sua intuição funcionou bem. Se você decidiu com convicção, melhor ainda! Conforme você terá oportunidade de ver, saber administrar é fundamental para qualquer profissional de qualquer área de atividade. O administrador competente, sendo um profissional específico para essa tarefa, leva uma grande vantagem sobre os demais profissionais que administram sem terem essa formação. Ele é um elemento indispensável a qualquer organização no mundo de hoje, já que nenhuma empresa consegue sobreviver sem o seu trabalho. Sua decisão em fazer esse curso, portanto, não deixará sua vida passar em branco! No curso de graduação em Administração, nossa disciplina, Evolução do Pensamento Administrativo, ocupa um lugar de destaque. A razão é simples: toda e qualquer ação resultante do esforço do administrador, também chamado de gerente ou gestor, é a aplicação, direta ou indireta, de algum conceito ou da combinação de mais de um deles. Tais conceitos foram intuídos, observados, pesquisados, estabelecidos, desenvolvidos e testados ao longo da existência dessa ciência magnífica, complexa, encantadora e ao mesmo tempo indispensável que é a administração, pois nenhuma organização pode existir sem ela. Portanto, conhecer o que compõe a disciplina é “tomar um banho” histórico de conhecimentos, que - se devidamente entendidos, internalizados e colocados em funcionamento - poderão ser o diferencial que tornará você um profissional bem-sucedido. Uma das coisas interessantes desse arcabouço de conhecimentos é que todos eles, mesmo sofrendo críticas e restrições deste ou daquele estudioso, podem ser colocados em ação, pois não existe uma receita única para se conseguir uma boa gestão. Como dizia Henri Fayol, o pai dos teóricos clássicos (HAMPTON, 1992, p. 3) “Não existe nada rígido ou absoluto quando se trata de problemas de administração: tudo é uma questão de proporção”. Embora essa afirmação tenha sido feita no início do século passado, ela nunca esteve tão atual. Isso acabou sendo ratificado pela própria teoria da administração, na abordagem contingencial, última corrente teórica registrada. Esta teoria defende que tudo em administração “depende” de circunstâncias que, na maioria das vezes, estão fora do controle do profissional administrativo. O que só demonstra a genialidade de Fayol. Do mesmo modo, outros teóricos, incluídos neste texto, propuseram seus conceitos com repercussão e utilidade similares. Tais autores também podem ser considerados geniais em suas colocações. 9 Creio que você já começa a entender a importância da disciplina, não? Ela pretende apresentar a você o que é a administração e como ela evoluiu, desde os seus primórdios até os dias atuais. É uma tarefa e tanto! Muitos pesquisadores e estudiosos investiram suas vidas para conhecer e realizar descobertas para a administração, propondo diferentes abordagens para ela. Montar um material que seja uma amostra significativa de tudo o que já se escreveu nesta ciência é um grande exercício de escolha, uma vez que sua literatura é vastíssima. Assim, o nosso objetivo ao preparar este texto não foi o de criar nenhuma teoria, mas sim o de fazer um retrospecto interessante para você, sobre o que de mais importante existe no assunto. De algum tempo para cá, qualquer estudante de administração tem à sua disposição inúmeras obras de autores internacionais (principalmente norte-americanos) e também de brasileiros, as quais trazem não apenas esse acervo conceitual de que falamos anteriormente, mas também incluem casos recentes que explicam e validam a utilização desses conhecimentos. Todo esse material não existia e, portanto, os primeiros pesquisadores dessa nossa ciência não tiveram a sorte de tê-los à mão. Por isso, tiveram que criar! Então, nosso propósito,aqui, foi o de montar um pequeno painel, citando alguns desses autores (os principais), de forma que você possa ter uma visão de parte do que já se publicou sobre o assunto. Não pretendemos mostrar tudo o que já foi escrito na área, pelo simples fato de que isso seria um trabalho hercúleo, senão impossível, e sem sentido dentro de nosso curso: você terá toda a sua vida profissional pela frente para ir descobrindo, conhecendo, aplicando e reaplicando essas informações (não só o que já foi produzido, mas também aquilo que o futuro nos reserva como realizações nessa área). Por enquanto, você poderá perceber nas referências bibliográficas um volume interessante de títulos que podem ser explorados. Fica difícil escolher “um livro-texto” para a disciplina. Porém, para facilitar o estudo dos alunos, a “linha-mestra” desta apostila considerou uma bibliografia básica. Essa escolha se deu, principalmente, em função de sua disponibilidade física nas bibliotecas de nossa universidade. Com a ajuda dessa bibliografia básica, a estrutura dessa “apostila” foi assim concebida: 1. a Unidade I apresenta os conceitos gerais da administração, seus antecedentes históricos e os paradigmas que nortearam a evolução do pensamento administrativo e a relação das suas diferentes abordagens; 10 Unidade I Re vi sã o: S ue li - Di ag ra m aç ão : L éo - 0 7/ 05 /2 01 2 2. a seguir, a Unidade II fala dos tópicos descritivos das abordagens administrativas chamadas de prescritivas e normativas, que ocorreram historicamente; 3. na Unidade III há outro bloco com as abordagens explicativas e descritivas, complementadas por outras contribuições emergentes, aqui denominadas como novas abordagens para a administração que, embora não sendo consideradas teorias propriamente ditas, constituem em novas aplicações de conceitos já anteriormente formulados; e 4. finalizando, a Unidade IV que enfoca o processo administrativo, entendido como a essência do que faz o administrador. Para que você possa aproveitar melhor os conteúdos deste material, irá encontrar, ao longo do texto, alguns destaques, tais como: • Lembrete: trata-se de alguma informação que vai chamar sua atenção para entender melhor o que estiver sendo apresentado no momento em que esse lembrete aparecer. • Observação: trata de algum aspecto explicativo para auxiliar seu entendimento do que estiver sendo apresentado nesta ocasião. • Saiba mais: deve trazer para você alguma informação que vai informá-lo de outras fontes de consulta complementares, relacionadas com o assunto em questão, com o objetivo de alargar e enriquecer seus conhecimentos e sua visão. • Resumo: vai aparecer no final de cada Unidade, fazendo uma síntese para ajudar sua compreensão e entendimento geral. Por fim, alertamos que esta apostila não dispensa sua consulta aos títulos citados nas referências. Ao contrário, ela deve ser um estímulo à sua pesquisa. Esperamos que você aprecie este trabalho e que possa realmente tirar dele o maior proveito. Bons estudos! 11 Re vi sã o: S ue li - Di ag ra m aç ão : L éo - 0 7/ 05 /2 01 2 EVOLUÇÃO DO PENSAMENTO ADMINISTRATIVO Unidade I 1 CONCEITOS GERAIS DA ADMINISTRAÇÃO Os objetivos desta Unidade são esclarecer o que significa administrar, sabendo que existem várias possíveis definições para essa tarefa. Mostrar que a administração, mesmo tendo existido sempre, foi se transformando ao longo do tempo, e que o conceito de ciência que ela tem hoje não apareceu por acaso, mas foi fruto da influência de diferentes atividades humanas. Apresentar e definir as ênfases que as várias correntes teóricas estudaram e em torno das quais se estruturou a administração e o que é organização, uma vez que nosso curso tem como função estudar a administração para uso nas organizações. E, dentro desse contexto, mostrar alguns aspectos que caracterizam o administrador, bem como os papéis que pode representar no cenário organizacional. Além disso, apresentar e discutir o conceito de paradigmas, mostrando a importância de se ter uma mente aberta para as possíveis diferenças e para as inevitáveis mudanças relacionadas com a administração. Exemplificar, por meio das várias abordagens administrativas existentes e de sua classificação histórica, que cada abordagem nova tem sido um paradigma novo, desde o nascimento da administração como ciência até os dias de hoje. Conceitos e contexto Segundo Houaiss (2001, p. 817) o contexto é a “inter-relação de circunstâncias que acompanham um fato ou uma situação”. Para a ação do administrador, o contexto é a organização, com todas as suas inter-relações. Conceitos administrativos são seus meios para poder agir. 1.1 O que é administrar: as várias visões Iniciemos nosso estudo com a seguinte pergunta: o que significa administrar? Como resultado dos vários paradigmas que nortearam os estudos da administração, várias são as maneiras como ela foi e é percebida. Apenas como um estímulo a possíveis discussões vale a questão: a administração poderia ser definida como uma ciência, como uma técnica ou como uma arte? Com o propósito de enriquecer nossa visão, apresentamos, a seguir, algumas dessas definições. Administrar é resolver problemas. Sim, essa é uma das definições mais diretas do que seja administrar: é resolver problemas! 12 Unidade I Re vi sã o: S ue li - Di ag ra m aç ão : L éo - 0 7/ 05 /2 01 2 Uma vez exercendo sua profissão, o administrador sempre estará às voltas com problemas e buscando as suas soluções. Isso é sinônimo de tomar decisões. Em outras palavras, ele precisa desenvolver ao extremo a sua capacidade de tomar decisões, pois esta é a habilidade mais exigida de um administrador. E para que você tenha sucesso, isto é, para que suas decisões sejam adequadas ao momento em que estiver atuando, você precisa estar bastante atento e com a mente aberta. Ao longo de toda a história humana, todos aqueles que tiveram responsabilidades em suas organizações precisaram decidir sobre o que e sobre como fazer as coisas. Esse esforço, que corresponde ao processo decisório, será apresentado no capítulo correspondente ao processo de planejamento. Mas, na verdade, é a aplicação de todo o processo administrativo. Administrar é fazer as coisas por meio das pessoas. O administrador, na verdade, não executa as tarefas para conseguir o que a organização espera dele: quem faz isso é a sua equipe. Se agir assim, será um executor e não um gerente! Dessa forma, cabe ao administrador conduzir sua equipe, da melhor maneira possível, para que esta consiga os resultados que precisam ser atingidos. Em outras palavras, este é o “problema” básico do administrador: definir bem os objetivos (o quê?), a maneira de realizá-los (como?) e energizar a sua equipe para isso. O verdadeiro administrador não faz, mas potencializa sua equipe para fazer (esta é a tradução do conceito de empowerment, ou energização, vital para o gerenciamento de pessoas). Essa é a principal tarefa do processo de direção, mas que, também, na verdade, é a aplicação de todo o processo administrativo. Administrar é ser eficaz com a maior eficiência possível. Pode-se entender que toda organização, por meio de processos executados por suas pessoas, sempre produz alguma coisa: ou algum bem, ou serviço ou uma combinação dos dois. Para tanto, seus objetivos (o que ou aquilo que decidiu fazer) devem estar bem claramente definidos. Estes objetivos, bem como alcançá-los, têm a ver com a eficácia organizacional. Outro grande problema administrativo é estabelecer a maneira a ser utilizada para conseguir essa eficácia, o como. Esta questão trata da eficiência. Administrar é saber combinar adequadamente esses dois conceitos.13 Re vi sã o: S ue li - Di ag ra m aç ão : L éo - 0 7/ 05 /2 01 2 EVOLUÇÃO DO PENSAMENTO ADMINISTRATIVO Portanto, não basta apenas ser eficaz, mas também ter a maior eficiência possível. Stoner e Freeman (1985) assim definem o desempenho do administrador e da organização: Para uma organização ser bem-sucedida em alcançar seus objetivos, satisfazer suas responsabilidades sociais, ou ambas as coisas, ela depende dos administradores. Se os administradores fazem bem seu trabalho, a organização provavelmente atingirá suas metas. E se as grandes organizações de uma nação realizam seus objetivos, a nação como um todo irá prosperar. O sucesso econômico do Japão é uma evidência clara deste fato. A aplicação do trabalho dos administradores (do desempenho gerencial) e do desempenho organizacional (o trabalho das organizações) são tema de muitos debates, análises e confusão nos Estados Unidos e em outros países. Assim, discutiremos muitos critérios e concepções diferentes para avaliar os administradores e as organizações. Servindo de base a muitas dessas discussões estão dois conceitos sugeridos por Peter Drucker, um dos mais respeitados autores que escrevem sobre administração: eficiência e eficácia. Ele define eficiência como “fazer certo as coisas”, e eficácia como “fazer a coisa certa” (STONER e FREEMAN, 1985, p. 5). Assim, para estes autores, o “desempenho do administrador é a medida de quão eficiente e eficaz é o administrador, e da competência com que ele determina e alcança os objetivos apropriados” (STONER e FREEMAN, 1985, p. 5). Para que entendamos essa definição, afirmam que: A eficiência – a capacidade de fazer certo as coisas – é um conceito de “insumo-produto”. Um administrador eficiente é aquele que obtém produtos, ou resultados, à altura dos insumos (trabalho, materiais e tempo) usados para alcançá-los. Os administradores que conseguem minimizar o custo dos recursos necessários para se alcançar os objetivos estão agindo com eficiência. A eficácia, em contraste, implica escolher os objetivos certos. Um administrador que seleciona um objetivo inadequado – digamos, produzindo carros grandes quando cresce a demanda por carros pequenos – é um administrador ineficaz, mesmo que os carros grandes sejam produzidos com o máximo de eficiência. Nenhuma quantidade de eficiência pode substituir a falta de eficácia. Na verdade, diz Drucker, a eficácia é a chave para o sucesso de uma organização. Assim, antes de podermos focalizar a eficiência, precisamos descobrir quais são as coisas certas a fazer (STONER e FREEMAN, 1985, p. 5). 14 Unidade I Re vi sã o: S ue li - Di ag ra m aç ão : L éo - 0 7/ 05 /2 01 2 Outro autor, Certo (2003), assim define esses mesmos conceitos: Eficácia administrativa (...) Quanto mais próxima de alcançar suas metas está uma empresa, mais eficazes são considerados seus administradores. Portanto, a eficácia administrativa é uma atitude contínua que vai da ineficácia à eficácia. Eficiência administrativa: É a parte do total dos recursos de uma empresa que contribui para a produtividade durante o processo de produção. Quanto maior essa parte, mais eficiente é o administrador. Quanto mais recursos forem desperdiçados ou não utilizados durante o processo de produção, mais ineficiente é o administrador. Nesse caso, os recursos da empresa se referem não apenas às matérias-primas utilizadas na fabricação de produtos ou serviços, mas também aos esforços humanos relacionados a esse processo. Assim como a eficácia administrativa, eficiência administrativa é bem descrita como uma atitude contínua que varia a ineficiência à eficiência. Ineficiência significa que uma parte muito pequena do total de recursos contribui para a produtividade durante o processo de fabricação, eficiência significa que uma grande parte desses recursos contribui para a produtividade (CERTO, 2003, p. 8). Este autor explica, no seguinte gráfico, como esses conceitos se relacionam: Alcance das metas Us o do s re cu rs os Eficiente (a maioria dos recursos contribui para a produção) Sem alcançar metas e sem desperdiçar recursos. Alcançando metas sem desperdiçar recursos. Ineficiente (poucos recursos contribuem para a produção) Sem alcançar metas e desperdiçando recursos. Alcançando metas e desperdiçando recursos. Ineficaz (pouco avanço em direção às metas da empresa) Eficaz (avanço substancial em direção às metas da empresa) Figura 1 - Várias combinações entre eficácia e eficiência administrativas Administrar é realizar o Processo Administrativo (PA). Realizar o Processo Administrativo e administrar são sinônimos, pois é isso que o administrador deve fazer, em essência. 15 Re vi sã o: S ue li - Di ag ra m aç ão : L éo - 0 7/ 05 /2 01 2 EVOLUÇÃO DO PENSAMENTO ADMINISTRATIVO Existem diferentes verbos, utilizados por autores diversos, que representam esses componentes do Processo Administrativo. Por exemplo, Chiavenato (2003), Griffin (2007) e Hampton (1992), entre outros, consideram o Processo Administrativo como sendo composto pelas seguintes funções: planejar, organizar, dirigir e controlar. Outra forma de definir o Processo Administrativo é por meio dos substantivos (e não dos verbos): “É a interação das funções planejamento, organização, direção e controle”. Para Stoner e Freeman (1985), administrar é o processo de planejar, organizar, liderar e controlar o trabalho dos membros da organização, e de usar todos os seus recursos disponíveis para conquistar os objetivos estabelecidos. Dessa maneira, substituem o verbo dirigir por liderar, conforme se poderá ver no gráfico a seguir. Todas as funções mantêm relações mútuas com todas as outras, de forma que qualquer ação de uma delas afeta as demais: Realidade das atividades dos administradores Planejar Os administrativos usam lógica e métodos para pensar em objetivos e ações. Organizar Os administradores organizam e distribuem trabalho, autoridade e recursos para alcançar com eficiência os objetivos de organização. Controlar Os administradores certificam-se de que a organização está seguindo no rumo de seus objetivos. Liderar Os administradores dirigem, influenciam e motivam os empregados a realizarem tarefas essenciais. Sequência ideal das atividades dos administradores Ambiente externo Figura 2 16 Unidade I Re vi sã o: S ue li - Di ag ra m aç ão : L éo - 0 7/ 05 /2 01 2 Griffin (2007) também considera a liderança no lugar da direção e descreve no que consiste cada uma das quatro funções do Processo Administrativo: O processo da administração A administração envolve quatro atividades básicas: planejamento e tomada de decisão, organização, liderança e controle. Embora exista uma lógica básica para descrever tais atividades nessa sequência (conforme indicado pelas setas contínuas), a maior parte dos administradores se envolve em mais de uma atividade por vez, movendo-se para frente e para trás de maneiras imprevisíveis (como indicado pelas setas tracejadas). Organização Determinação da melhor maneira de agrupar atividades e recursos. Planejamento e tomada de decisão Estabelecimento dos objetivos da empresa e da melhor maneira de atingí-los. Controle Monitoração e correção de atividades em andamento para facilitar a consecução dos objetivos. Liderança Motivar membros da organização para trabalhar de acordo com os melhores interesses da empresa. Figura 3 - O processo de administração Certo (2003), substitui o verbo dirigir da maioriados autores (ou o liderar, de Stoner e Freeman) por influenciar. O estudo detalhado do Processo Administrativo e de suas funções aparece na Unidade IV desta apostila. Estas quatro definições, que acabamos de discutir, • Administrar é resolver problemas; • Administrar é fazer as coisas por meio das pessoas; • Administrar é ser eficaz com a maior eficiência possível; e • Administrar é realizar o Processo Administrativo • Permitem-nos concluir a grande riqueza conceitual que envolve os vários aspectos da administração. 17 Re vi sã o: S ue li - Di ag ra m aç ão : L éo - 0 7/ 05 /2 01 2 EVOLUÇÃO DO PENSAMENTO ADMINISTRATIVO Finalizando, apresentamos o que diz Certo (2003), quando discute sua definição de administração: Os estudantes de administração devem atentar para o fato de que esse termo pode ser, e quase sempre é, empregado de diferentes maneiras. Pode se referir, por exemplo, simplesmente ao processo que os gerentes executam para alcançar os objetivos da empresa. Pode também fazer referência a um conjunto de conhecimentos; nesse sentido, administração é um conjunto de informações acumuladas que fornece noções de como administrar. O termo administração pode também se referir às pessoas que lideram e dirigem empresas ou a uma carreira dedicada à tarefa de liderar e dirigir empresas. A compreensão das diversas utilizações e definições do termo o ajudará a evitar problemas de comunicação durante discussões acerca de termos relacionados à administração. Na maioria das vezes em que aparece neste livro, administração é o processo que permite alcançar as metas de uma empresa, fazendo uso do trabalho com e por meio de pessoas e outros recursos da empresa. Uma comparação entre essa definição e as definições fornecidas por vários pensadores contemporâneos sobre administração mostra que existe um alto grau de concorrência e que a administração possui as três principais características relacionadas a seguir: • É um processo ou uma série de atividades contínuas e relacionadas. • Implica alcançar os objetivos da empresa e se concentra nisso. • Alcança esses objetivos fazendo uso do trabalho com e por meio de pessoas e outros recursos da empresa (CERTO, 2003, p. 5). Embora com possíveis variações entre as visões dos autores sobre a administração, Certo (2003) pode ser citado para encerrar este primeiro capítulo, quando fala da universalidade da administração: Os princípios da administração são universais, isto é, aplicam-se a todos os tipos de empresas (negócios, igrejas, associações, equipes de atletas, hospitais e assim por diante) e níveis organizacionais. Naturalmente, as funções dos gerentes variam um pouco de uma empresa para outra, porque cada tipo de organização requer o emprego de conhecimentos especializados, possui em um ambiente político de trabalho único e utiliza diferentes tecnologias. Entretanto, há semelhanças de funções em diferentes empresas, porque as atividades básicas da gerência – planejamento, organização, influência e controle – são comuns a todas as organizações (CERTO, 2003, p. 9). 18 Unidade I Re vi sã o: S ue li - Di ag ra m aç ão : L éo - 0 7/ 05 /2 01 2 1.2 As influências sobre a administração O ato de administrar, como qualquer outra ação humana, é produto das influências que recebe do meio em que acontece. Ao longo da evolução histórica, a administração não teve comportamento diferente: mesmo antes de ser estudada como uma ciência, a sua prática sempre foi resultado de como a humanidade percebeu o mundo ao seu redor e de como aplicou essa percepção. Chiavenato (2003) cita que a administração recebeu influências dos filósofos, da organização eclesiástica, da organização militar, da Revolução Industrial, dos economistas liberais e dos pioneiros e empreendedores. A influência dos filósofos Chiavenato relaciona os seguintes nomes que de algum modo mencionaram ou estudaram a administração e as organizações: Sócrates, Platão, Aristóteles, Francis Bacon, René Descartes, Thomas Hobbes, Jean-Jacques Rousseau, Karl Marx e Friedrich Engels. Enfatiza que A administração recebeu duas profundas e marcantes influências. Uma delas veio da física tradicional de Isaac Newton: a tendência à exatidão e ao determinismo matemático. A outra veio de René Descartes e seu método cartesiano: a tendência à análise e divisão do trabalho. Essas duas influências definiram os rumos da administração até a década de 1990 (CHIAVENATO, 2003, p. 31). A influência da Igreja Católica O autor apresenta dois aspectos: a unidade de propósitos e princípios, fundamentais tanto na organização religiosa quanto na militar, e a estrutura da organização religiosa, na qual uma só pessoa – o Papa – pode operar e comandar uma organização de porte mundial. A influência da organização militar Veio de fatores como o desenvolvimento da organização linear, de táticas e manobras, de estratégias, da criação dos conceitos de staff como assessoria à centralização do comando e de linha, cuidando da execução descentralizada. Além disso, o princípio de direção, que preceitua que todo soldado deve saber perfeitamente o que se espera dele e o que ele deve fazer, assim como os princípios da disciplina e do planejamento. A influência da Revolução Industrial A primeira Revolução Industrial ocorreu de 1780 a 1860, com base na revolução do ferro e do carvão. Caracterizou-se por meio de quatro fases: 1) mecanização da indústria e da agricultura; 2) 19 Re vi sã o: S ue li - Di ag ra m aç ão : L éo - 0 7/ 05 /2 01 2 EVOLUÇÃO DO PENSAMENTO ADMINISTRATIVO aplicação da força motriz à indústria; 3) desenvolvimento do sistema fabril e 4) espetacular aceleração dos transportes e das comunicações. Em seguida, de 1860 a 1914, ocorre a segunda Revolução Industrial, baseada no aço e na eletricidade. Para Chiavenato (2003), A organização e a empresa moderna nasceram com a Revolução Industrial, graças a vários fatores, tais como: 1) a ruptura das estruturas corporativas da Idade Média; 2) o avanço tecnológico e a aplicação dos processos científicos à produção, a descoberta de novas formas de energia e a enorme ampliação de mercados, e 3) a substituição do tipo artesanal por um tipo industrial de produção (CHIAVENATO, 2003, p. 35-36). O autor ainda afirma que O início da história da administração foi predominantemente uma história de cidades, de países, de governantes, exércitos e da Igreja. A Revolução Industrial provocou o surgimento das fábricas e o aparecimento da empresa industrial, e, com isso, provocou as seguintes mudanças de época: • substituição do artesão pelo operário especializado; • crescimento das cidades e aumento da necessidade de administração pública; • surgimento dos sindicatos como organização proletária a partir do início do século XIX. Somente a partir de 1890 alguns deles foram legalizados; • início do marxismo em função da exploração capitalista; • doutrina social da Igreja para contrabalançar o conflito entre capital e trabalho; • primeiras experiências sobre administração de empresas; • consolidação da administração como área de conhecimento; e, • início da Era Industrial, que se prolongou até a última década do século XX (CHIAVENATO, 2003, p. 35-36). A influência dos economistas liberais Os estudos econômicos, que desde o século XVII já vinham desenvolvendo teorias para explicar os fenômenos empresariais, evoluíram, passando pelo liberalismo, pelo socialismo científico e pelo materialismo histórico, que obrigaram a construção de vários conceitos dentro das organizações para tratar do aperfeiçoamento dos métodos de produção (racionalização do trabalho) e da adequada remuneração. 20 UnidadeI Re vi sã o: S ue li - Di ag ra m aç ão : L éo - 0 7/ 05 /2 01 2 A influência dos pioneiros e empreendedores O aparecimento de iniciativas pioneiras e empreendedoras, principalmente nos Estados Unidos, foi fundamental para a criação das bases que permitiram o surgimento da teoria administrativa. A necessidade de gerenciar os empreendimentos que surgiam obrigou a criação de técnicas e de processos de planejamento, de organização, de direção e de controle que ainda são vistos na prática administrativa atual. Em resumo: a administração não é uma atividade isolada, mas sim mais uma das inúmeras atividades humanas. Fica claro que ela tanto sofre influências como também influencia o ambiente em que é praticada. Portanto, a formação de um pensamento administrativo foi, é e continuará sendo resultado de como a humanidade cria e aplica seus paradigmas, em todas as áreas de sua atuação. Saiba mais Leituras que podem ajudar a ampliar a visão sobre os antecedentes históricos da administração: HUBERMAN, L. História da riqueza do homem. Rio de Janeiro: Zahar Editores, 1981. Disponível em <http://forumeja.org.br/df/files/Leo%20 Huberman%20-%20Historia%20da%20Riqueza%20Do%20Homem.pdf>. Acesso em: 20 out. 2011. Sobre a Revolução Industrial, sua história, antecedentes e causas: <http://www.suapesquisa.com/industrial/>. Acesso em: 20 out. 2011. 1.3 As variáveis básicas da administração A Teoria Geral da Administração (TGA) foi construída, ao longo do tempo, por várias correntes teóricas (ou correntes de pensamento, ou escolas, ou abordagens). Cada uma dessas teorias propôs a sua visão baseada em estudos com foco (ou ênfase) em algum assunto ou tema. Essas escolhas constituem as variáveis básicas das escolas administrativas e são as seguintes: tarefas, estrutura, pessoas, ambiente e tecnologia. Chiavenato (2003) acrescenta uma sexta variável: a competitividade. 21 Re vi sã o: S ue li - Di ag ra m aç ão : L éo - 0 7/ 05 /2 01 2 EVOLUÇÃO DO PENSAMENTO ADMINISTRATIVO Tais variáveis estão inter-relacionadas numa organização como se pode ver na figura a seguir, retirada desse autor: Competitividade Tecnologia Pessoas Organização Tarefas Estrutura Ambiente Figura 4 Hoje, sabemos que não é possível imaginar uma organização na qual, por exemplo, as tarefas sejam o mais importante e as demais variáveis sejam encaradas como inexistentes ou menos relevantes. É praticamente intuitivo para qualquer estudante atual de administração que as tarefas são importantes (sem elas não há produto nas empresas), mas só fazem sentido se pessoas as estiverem desempenhando, num agrupamento (estrutura), utilizando alguma técnica, ferramenta ou conhecimento (ou seja, tecnologia) e operando dentro de um ambiente que influencia o trabalho e é, reciprocamente, influenciado por ele. Tudo isso buscando a competitividade da organização, pois nenhuma empresa sobrevive se não for competitiva no mercado de hoje. Porém, quando os vários teóricos foram construindo a ciência administrativa, não dispunham ainda dessa visão sistêmica. Então, de acordo com os problemas que mais os incomodaram ou estimularam, foram propondo teorias com base nesta ou naquela variável, relacionando-as (ou combinando-as), tentando explicar como a administração funcionava. Assim, propuseram vários paradigmas diferentes, que hoje você pode dominar de maneira completa. A seguir, as principais abordagens da administração, a(s) variável(eis) enfatizada(s) e o ano em que surgiram: 22 Unidade I Re vi sã o: S ue li - Di ag ra m aç ão : L éo - 0 7/ 05 /2 01 2 Quadro 1 – Principais abordagens da administração Teorias/abordagens Variável(eis) considerada(s) Anos Administração científica Tarefas 1903 Teoria da burocracia Estrutura 1909 Teoria clássica Estrutura 1916 Teoria das relações humanas Pessoas 1932 Teoria estruturalista Estrutura e ambiente 1947 Teoria dos sistemas Ambiente 1951 Abordagem sociotécnica Ambiente 1953 Teoria neoclássica Tarefas, pessoas e estrutura 1954 Teoria comportamental Pessoas e ambiente 1957 Desenvolvimento organizacional Pessoas e ambiente 1962 Teoria da contingência Tarefas, pessoas, estrutura, tecnologia e ambiente 1972 Novas abordagens Competitividade 1990 Fonte: adaptado de CHIAVENATO, 2007, p. 30. 1.4 A organização Organização é conceito fundamental para a administração, uma vez que toda a aplicação administrativa vai ocorrer numa organização e nas consequentes inter-relações dela com outras organizações. Comecemos com o entendimento do que é e do que faz uma organização. Em primeiro lugar, uma diferenciação entre duas interpretações para essa palavra: • a organização, como função administrativa, deriva do verbo organizar, e é a responsabilidade gerencial, que pertence ao Processo Administrativo definido por Henri Fayol e que tem como objetivo preparar a empresa para realizar a tarefa para a qual foi criada; • a organização, como substantivo, é o produto desse esforço de preparação gerencial, que resulta numa empresa. Assim, por extensão, a empresa também é chamada de organização. Então, sempre que falarmos em organização neste texto, estaremos nos referindo a uma dessas conotações, que você vai perceber no contexto em que ela estiver aplicada. A seguir, algumas definições de organização estabelecidas por pesquisas e por estudiosos, todas encontradas no PPQG/IPEG, 2007, p. 66. 23 Re vi sã o: S ue li - Di ag ra m aç ão : L éo - 0 7/ 05 /2 01 2 EVOLUÇÃO DO PENSAMENTO ADMINISTRATIVO Organização: companhia, corporação, firma, órgão, instituição ou empresa, ou uma unidade destas, pública ou privada, sociedade anônima, limitada ou com outra forma estatutária, que tem funções e estruturas administrativas próprias e autônomas, no setor público ou privado, com ou sem finalidade de lucro, de porte pequeno, médio ou grande (PPQG/IPEG, 2007). Unidade social, conscientemente coordenada, composta de duas ou mais pessoas, que funciona de maneira relativamente contínua para atingir um objetivo comum (ROBBINS, 2005). Organizações são entidades sociais que são dirigidas por metas, são desenhadas como sistemas de atividades deliberadamente estruturados e coordenados e são ligadas ao ambiente externo (DAFT, 2002). Uma organização é uma combinação intencional de pessoas e de tecnologia para atingir um determinado objetivo (HAMPTON, 1992). Duas ou mais pessoas trabalhando juntas e de modo estruturado para alcançar um objetivo específico ou um conjunto de objetivos (STONER e FREEMAN, 1985). Em todas essas definições, encontramos os seguintes elementos comuns: o envolvimento de pessoas (quem), a existência de algum processo de trabalho (como), e a definição de um propósito (o que), definidor de tudo o que deve ser executado. Stoner e Freeman (1985) discutem os seguintes aspectos relacionados com as organizações: As organizações servem à sociedade: As organizações são importantes porque são instituições sociais que refletem alguns valores e necessidades culturalmente aceitos. Elas permitem que vivamos juntos e de modo civilizado, e que realizemos objetivos enquanto sociedade. Das delegacias de polícia às grandes corporações multinacionais, as organizações servem à sociedade, transformando o mundo num lugar melhor, mais seguro, mais barato e mais agradável de viver. Sem elas, seríamos pouco mais do que animais com cérebros superdesenvolvidos. As organizações realizam objetivos: Considere por um instante quantas organizações estiveram envolvidas em trazer-nos o papel no qual este livro foi impresso: madeireiros, uma serraria, fabricantes de vários tipos de equipamentos e suprimentos,caminhoneiros, uma fábrica de papel, distribuidores, companhias de telefone e eletricidade, produtores de combustível, correios, bancos e outras instituições financeiras e muito mais. Mesmo que um indivíduo sozinho pudesse fazer tudo o que essas organizações fizeram para produzir uma resma de papel (o que é difícil de 24 Unidade I Re vi sã o: S ue li - Di ag ra m aç ão : L éo - 0 7/ 05 /2 01 2 acreditar), ele jamais poderia fazê-lo tão bem ou tão rapidamente. Com isso, torna-se claro que as organizações e as pessoas que as administram realizam esta função essencial: coordenando os esforços de diferentes indivíduos, as organizações nos permitem alcançar metas que, de outra forma, seriam muito mais difíceis ou até mesmo impossíveis de serem atingidas. As organizações preservam o conhecimento: Sabemos que, se o conhecimento registrado é destruído em larga escala (como quando o museu e biblioteca de Alexandria foram incendiados nos século III), grande parte jamais é recuperada. Dependemos dos registros das realizações passadas como uma base de conhecimento sobre a qual possamos construir ou adquirir mais aprendizado e chegar a maiores resultados. Sem esses registros, a ciência e outros campos do conhecimento ficariam imobilizados. Organizações como universidades, museus e corporações são essenciais porque guardam e protegem a maior parte do conhecimento que nossa civilização juntou e registrou. Neste sentido, as organizações tornam esse conhecimento uma ponte contínua entre gerações passadas, presentes e futuras. Além disso, as próprias organizações fazem aumentar nossos conhecimentos, ao desenvolver meios novos e mais eficientes de realizar coisas. As organizações proporcionam carreiras: Finalmente, as organizações são importantes porque proporcionam a seus empregados uma fonte de sobrevivência e, dependendo do estilo e da eficácia de seus administradores, até mesmo satisfação e autorrealização pessoal. A maioria de nós tende a associar oportunidades de carreira com corporações empresariais, mas na verdade muitas organizações, como igrejas, repartições públicas, escolas e hospitais também oferecem carreiras compensadoras (STONER e FREEMAN, 1985, p. 4-5). A aceitação de uma definição para organização é uma declaração de qual paradigma nos dirige, assim como todas as nossas ações relacionadas com a administração revelam o nível de pobreza ou de competência paradigmática que conseguimos construir para nós mesmos, como pessoas ou como profissionais, ao longo de nossas vidas. Saiba mais Leitura complementar da maior importância para entender as organizações: WREN, D. A. Ideias de administração: o pensamento clássico. São Paulo: Ática, 2007. 25 Re vi sã o: S ue li - Di ag ra m aç ão : L éo - 0 7/ 05 /2 01 2 EVOLUÇÃO DO PENSAMENTO ADMINISTRATIVO 2 O PROFISSIONAL ADMINISTRADOR E PARADIGMAS 2.1 O administrador: competências e papéis O terreno de trabalho do administrador é a organização. As organizações, no entanto, em função de seu tamanho e complexidade, precisam ser entendidas como sistemas que são formados por partes menores (subsistemas), tanto em relação às suas áreas de atuação administrativa (especializações) quanto em relação aos níveis de autoridade (hierarquia). Assim, uma organização típica poderia ser representada por vários departamentos, em que cada um representa uma das várias especializações da administração e, todos estes departamentos constituem-se por diferentes níveis administrativos (hierárquicos ou de autoridade), conforme ilustra a figura seguir: Níveis de administração Tipos de gerente por nível e área Em geral, as organizações têm três níveis de administração, representados pelos gerentes de alto e médio escalão e pelos gerentes de linha de frente. Independentemente do nível que ocupam, os executivos costumam ainda ser associados a uma área específica da organização, como marketing, finanças, operações, recursos humanos, administrativa ou qualquer outra. Áreas de administração Gerentes de alto escalão Gerentes de médio escalão Gerentes de linha de frente Ma rke tin g Fin an ças Op era çõ es Re cu rso s H um an os Ad mi nis tra ção Ou tra s Figura 5 Assim, os administradores (ou gerentes ou gestores) se localizam dentro das organizações, de acordo com sua especialização e seu nível de autoridade. Stoner e Freeman (1985), considerando os níveis de administração, definem: Gerentes de primeira linha (ou de primeiro nível): gerentes responsáveis apenas pelo trabalho de empregados operacionais; não supervisionam outros administradores; são o “primeiro” nível (ou o mais baixo) dos gerentes na hierarquia organizacional. 26 Unidade I Re vi sã o: S ue li - Di ag ra m aç ão : L éo - 0 7/ 05 /2 01 2 Gerentes médios: gerentes em posição intermediária na hierarquia organizacional; são responsáveis por outros gerentes e, algumas vezes, por alguns empregados operacionais. Administradores de topo: responsáveis pela administração global da organização. Estabelecem políticas operacionais e conduzem a interação da organização com o seu ambiente (STONER e FREEMAN, 1985, p. 8). Stoner e Freeman (1985), considerando as várias especializações ou âmbito das atividades que esses profissionais administram, definem: Administrador ou gerente funcional: responsável por apenas uma atividade da organização, como produção, marketing ou finanças. Um administrador funcional comanda pessoas envolvidas em um mesmo conjunto de atividades. Administrador ou gerente geral: supervisiona uma unidade complexa, como uma companhia, uma subsidiária ou uma divisão operacional independente. Ele é responsável por todas as atividades da unidade, como a produção, o marketing e as finanças. Uma pequena empresa pode ter apenas um administrador-geral – seu presidente ou vice-presidente executivo –, mas uma grande organização pode ter vários, cada um comandando uma divisão relativamente independente. Numa grande empresa de alimentação, por exemplo, pode haver uma divisão de mercearia, uma divisão de produtos refrigerados e uma divisão de congelados, com um administrador-geral diferente responsável por cada uma. Como o executivo-chefe de uma pequena empresa, cada um desses chefes de divisão é responsável por todas as atividades da unidade (STONER e FREEMAN, 1985, p. 8). Os administradores, de modo geral, precisam desenvolver competências que lhes permitam exercitar sua profissão. Entende-se por competência o conjunto de três condições, representadas mnemonicamente pela sigla C.H.A., e que significa: C = conhecimentos (saber) H = habilidades (saber fazer) A = atitudes (querer fazer) 27 Re vi sã o: S ue li - Di ag ra m aç ão : L éo - 0 7/ 05 /2 01 2 EVOLUÇÃO DO PENSAMENTO ADMINISTRATIVO Um administrador precisa operacionalizar sua competência por meio de suas habilidades (o saber fazer), de forma que possa ser bem-sucedido profissionalmente. Podemos chamá-las de habilidades administrativas básicas. Assim como os autores Chiavenato (2003) e Stoner e Freeman (1985), o pesquisador Certo (2003) apresenta da seguinte forma esse conjunto de habilidades administrativas: Habilidades administrativas: nenhuma discussão acerca dos recursos de uma empresa estaria completa sem a menção das habilidades administrativas, que talvez sejam o determinante primário de quão eficazes e eficientes serão os gerentes. De acordo com um artigo clássico escrito por Robert L. Katz, o sucesso do gerente depende muito mais de seu desempenho do que de seus traços de personalidade. Katz também afirma quea capacidade de atuação dos gerentes é resultado de suas habilidades administrativas. Um gerente que possua as habilidades administrativas necessárias provavelmente terá um bom desempenho e será relativamente bem-sucedido. Outro que não possua essas habilidades provavelmente terá um desempenho fraco e será relativamente malsucedido (CERTO, 2003, p. 9). Katz aponta três tipos de habilidades como importantes para um desempenho administrativo de sucesso: habilidades técnicas, humanas e conceituais: • habilidades técnicas são aquelas que consistem na utilização de conhecimento especializado e precisão na execução de técnicas e procedimentos relativos ao trabalho. Exemplos dessas habilidades são engenharia, programação de computadores e contabilidade. A maioria das habilidades técnicas está relacionada ao trabalho com “coisas” – processos ou objetos; • habilidades humanas são aquelas que geram cooperação em meio à equipe que está sendo liderada. Consistem em atitudes e comunicação no trabalho, interesses pessoais e coletivos – em suma, trabalhar com pessoas; • habilidades conceituais são aquelas que consistem na capacidade de enxergar a empresa como um todo. Um gerente que possua habilidades conceituais é capaz de compreender a maneira como várias funções da empresa se complementam, o modo como a empresa se relaciona com o meio em que se insere e como as mudanças em um setor afetam o resto da empresa. À medida que um funcionário caminha de um nível mais inferior de gerência em direção à alta gerência, as habilidades conceituais se tornam mais importantes e as habilidades técnicas menos importantes (veja a figura a seguir). A explicação lógica é que, à medida que os gerentes avançam na empresa, eles se tornam menos envolvidos com a atividade de produção propriamente dita ou com áreas técnica e mais envolvidos com a direção da empresa como um todo. Entretanto, as habilidades humanas são extremamente importantes para gerentes de todos os níveis (alto e médio e também dos níveis de supervisão). As pessoas são, afinal, o denominador comum de todos os níveis de gerência. 28 Unidade I Re vi sã o: S ue li - Di ag ra m aç ão : L éo - 0 7/ 05 /2 01 2 A figura, a seguir, retirada de Certo (2003), relaciona essas habilidades com os níveis gerenciais: Gerência de supervisão ou operações Alta gerência Média gerência Níveis de gerência Habilidades necessárias Necessita Habilidades humanas Habilidades conceituais Habilidades técnicas Necessita Necessita Figura 6 À medida que um gerente caminha do nível de supervisão até o ponto mais alto da gerência, habilidades conceituais se tornam mais importantes que habilidades técnicas, mas as habilidades humanas permanecem com a mesma importância. Stoner e Freeman (1985, p. 10) mostram, de outra maneira, as gradações dessas habilidades de acordo com os níveis de administração organizacionais: Gerência de primeira linha Gerência intermediária Administração de topo Conceitual Conceitual Conceitual Humana Humana Humana Técnica Técnica Técnica Habilidades relativas necessárias para o desempenho eficaz em diferentes níveis da administração. Figura 7 Chiavenato (2003, p. 6) resume assim as competências pessoais do administrador: “o sucesso profissional do administrador é resultado da aplicação de suas habilidades técnicas, humanas e conceituais por meio de suas competências duráveis, ou seja, do seu conhecimento (saber), de sua perspectiva (saber fazer) e de sua atitude (saber fazer acontecer)”. Esse autor também relaciona as funções do Processo Administrativo (PA) com algumas competências que o administrador deve possuir para executá-las: Relacionadas ao planejamento: • pró-atividade e visão antecipatória; 29 Re vi sã o: S ue li - Di ag ra m aç ão : L éo - 0 7/ 05 /2 01 2 EVOLUÇÃO DO PENSAMENTO ADMINISTRATIVO • foco em objetivos estratégicos; • visão do futuro. Para a organização, são necessárias: • visão sistêmica e holística; • convergência; • networking. Quanto à direção: • missão e valores; • comunicação; • liderança. Por sua vez, controle envolve as seguintes: • eficiência e eficácia; • desempenho; • foco em resultados. Em sua atuação administrativa, os gerentes desempenham diferentes papéis, de acordo com o exigido pelas circunstâncias. Chiavenato (2003) e Stoner e Freeman (1985) apresentam o modelo dos dez papéis administrativos, desenvolvido por Mintzberg, no qual esse autor mostra como a atuação gerencial acontece nas organizações. No quadro a seguir estão as três categorias de papéis que um administrador desempenha (interpessoais, informacionais e decisórios) e o que ele faz em cada uma, segundo Mintzberg: Quadro 2 - Papéis do administrador Paéis interpessoais Papéis informacionais Papéis decisórios Como administrador interage: Com o administrador intercambia e processa a informação: Como o administrador utiliza a informação nas suas decisões: * Representação * Liderança * Ligação * Monitoração * Disseminação * Porta-voz * Empreendedor * Solução de conflítos * Alocação de recursos * Negociação Fonte: CHIAVENATO, 2003, p. 7. 30 Unidade I Re vi sã o: S ue li - Di ag ra m aç ão : L éo - 0 7/ 05 /2 01 2 Neste outro quadro, um detalhamento dessas três categorias, por meio dos dez papéis do administrador e das atividades, representam-nos: Quadro 3 – 10 papéis do administrador Categoria Papel Atividade (responsável por) Interpessoal Representação • deveres cerimoniais e simbólicos; • representação da organização; • acompanhar visitantes; • assinar documentos legais. Liderança • dirigir e motivar as pessoas; • treinar e aconselhar; • orientar e se comunicar com os subordinados. Ligação • manter redes de comunicação dentro e fora da organização; • fazer uso de malotes, telefonemas e reuniões. Informacional Monitoração • manter contatos pessoais; • mandar e receber informações; • ler revistas e relatórios. Disseminação • enviar as informações para membros de outras organizações; • enviar memorandos e relatórios, telefonemas e relatórios. Porta-voz • transmitir informações para pessoas de fora, por meio de relatórios, conversas e memorandos. Decisorial Empreendimento • iniciar projetos; • identificar novas ideias; • assumir riscos; • delegar responsabilidades de ideias para outros. Resolução de conflitos • corrigir ou decidir disputas ou crises; • resolver conflitos entre subordinados; • adaptar o grupo a situações de crises e de mudanças; Alocação de recursos • decidir quem receberá recursos; • programar, orçar e estabelecer prioridades. Negociação representar os interesses da organização em negociações: - com sindicatos; - em vendas, compras e financiamentos. Fonte: CHIAVENATO, 2003, p. 7. Finalizando, é preciso dizer algumas palavras sobre os desafios que se apresentam ao administrador no desempenho de seus papéis. Stoner e Freeman (1985, p. 11-14) acrescentam que, atualmente, além da exigência da eficácia, os administradores enfrentam mais alguns desafios especiais, entre os quais se destaca o desafio da competição internacional. Isso tem levado as organizações a tentarem novas formas de abordagem para 31 Re vi sã o: S ue li - Di ag ra m aç ão : L éo - 0 7/ 05 /2 01 2 EVOLUÇÃO DO PENSAMENTO ADMINISTRATIVO os seus talentos, desenvolvendo novos meios para poderem aproveitar os recursos de cada empregado. Para poder enfrentar esse desafio, os administradores precisam atender às seguintes necessidades: • a necessidade de visão:além de utilizarem todos os modelos matemáticos para auxílio na tomada de decisões, os administradores precisam estar atentos para enxergarem as mudanças, terem abertura para ouvir as pessoas e desenvolverem flexibilidade para perceber a empresa como um todo e todas as circunstâncias que a envolvem; • a necessidade de ética: é imperioso que os administradores estejam preocupados com os benefícios e prejuízos relacionados com a atuação de seu negócio e saibam como decidir eticamente nessas situações. Houaiss (2001) define ética como “parte da filosofia, responsável pela investigação dos princípios que motivam, distorcem, disciplinam ou orientam o comportamento humano, refletindo especialmente a respeito da essência das normas, valores, prescrições e exortações presentes em qualquer realidade social” e por extensão como “conjunto de regras e preceitos de ordem valorativa e moral de um indivíduo, de um grupo social ou de uma sociedade”; • a necessidade de diversidade cultural: as organizações precisam reconhecer e aproveitar os seus talentos, independentemente de diferenças raciais, culturais ou sexuais, em qualquer área da organização ou situação de negócios. Saber trabalhar com essas diferenças, ou seja, incentivar a diversidade pode ser o diferencial de sucesso para uma organização; • a necessidade de treinamento: é preciso estudar e procurar colocar em prática todo o conhecimento adquirido. Ninguém nasce pronto e o desenvolvimento acontece com muito esforço e dedicação. Treinamento não é um ponto de chegada, mas uma viagem, incessante, na vida de um administrador. Este curso que você está fazendo é um excelente exemplo disso. Dessa forma, para o bom exercício de sua profissão, o administrador precisa dedicar-se ao máximo para saber colocar-se bem onde for necessário e desempenhar os papéis que forem esperados dele ou lhe forem designados da melhor maneira possível. Melhor ainda se souber e puder atuar bem em situações imprevistas! 2.2 Paradigmas Este tópico foi desenvolvido com base em Caravantes, Panno e Kloeckner (2006). Abrir a mente talvez seja a grande tarefa de qualquer ser humano durante a sua existência. Mas, para o administrador, mente aberta é um requisito indispensável para o exercício de sua profissão. O curso de administração, embora tenha disciplinas muito práticas, é fundamentado em conceitos e em bases históricas, sem os quais você não entenderá completamente certas situações em que estiver operando e então... Poderá decidir de modo inadequado! A disciplina Evolução do Pensamento Administrativo, dentro do curso de Administração, é fundamental, pois é o que se pode chamar de matriz conceitual (= origem de tudo!). 32 Unidade I Re vi sã o: S ue li - Di ag ra m aç ão : L éo - 0 7/ 05 /2 01 2 Porém, como você verá, o estabelecimento de um conceito não é tarefa fácil, pois nem sempre o meio “está preparado” para recebê-lo bem (isso não significa somente aceitar o conceito, mas poder criticá-lo honestamente e usá-lo adequadamente). Por quê? Porque, trabalhar com conceitos, sem dúvida, é trabalhar com preconceitos! Estamos decididamente no terreno dos paradigmas. O trabalho do administrador envolve aplicação de conceitos cientificamente aprovados, o uso de teorias ainda não devidamente testadas, e, sem dúvida, dentro desse quadro, a sua própria interpretação disso tudo! Três importantes pensamentos de homens célebres, citados por Caravantes, Panno e Kloeckner (2005, p. 8) nos inspiram a refletir com cuidado sobre este assunto: “A imaginação é mais importante que o conhecimento” (Albert Einstein). “Formular novas questões, novas possibilidades, examinar velhos problemas a partir de um novo ângulo exigem imaginação criadora e assinalam real avanço na ciência” (Walter B. Wriston). “Nós somos prisioneiros daquilo que sabemos” (Walter B. Wriston). Por estas “amostras”, já podemos perceber a importância da situação exigida da mente de um administrador. Thomas S. Khun, pioneiro do conceito de paradigma, citado por Caravantes, Panno e Kloeckner (2005), diz-nos: Já vimos que uma comunidade científica, ao adquirir um paradigma, adquire igualmente um critério para a escolha de problemas que, enquanto o paradigma for aceito, poderemos considerar como dotados de uma solução possível. Numa larga medida, esses são os únicos problemas que a comunidade admitirá como científicos ou encorajará seus membros a resolver. Outros problemas, mesmo muitos dos que eram anteriormente aceitos, passam a ser rejeitados como metafísicos ou como sendo parte de outra disciplina. Podem ainda ser rejeitados como demasiadamente problemáticos para merecerem o dispêndio de tempo. Assim, um paradigma pode até mesmo afastar uma comunidade daqueles problemas sociais relevantes com os instrumentos e conceitos proporcionados pelo paradigma (KHUN In: CARAVANTES, PANNO e KLOECKNER, 2005, p. 8). Um “perigo” a enfrentar é a pobreza paradigmática, que significa possuir um repertório conceptual limitado. Ela é um fator restritivo no desenvolvimento de carreira de executivos promissores. 33 Re vi sã o: S ue li - Di ag ra m aç ão : L éo - 0 7/ 05 /2 01 2 EVOLUÇÃO DO PENSAMENTO ADMINISTRATIVO A riqueza de repertório paradigmático talvez seja a única diferença claramente definida para avaliarmos a habilidade de um administrador, principalmente quando tratarmos de analisar e solucionar grande quantidade de problemas e problemas variados. Um paradigma ou uma estrutura conceptual pode ser comparado a um software, usado para programar computadores. O software de programação não traz “em si” todos os programas existentes no mundo, mas traz a potencialidade de podermos criar, com ele, os programas que quisermos! O que é então um paradigma? Paradigma é um modelo, um padrão aceito que explica e justifica tudo o que alguém faz ou quer fazer. “Um exemplo que serve como modelo; padrão” (HOUAISS, 2001). Para Grog, conforme Caravantes, Panno e Kloeckner (2005): Um paradigma pode ser definido como uma constelação de crenças, valores e técnicas compartilhadas por membros de uma determinada comunidade científica. Alguns paradigmas são de uma natureza filosófica básica e são muito gerais e abrangentes, outros governam o pensamento científico em áreas de pesquisa muito específicas e circunscritas (GROF In: CARAVANTES, PANNO e KLOECKNER, 2005, p. 8). De acordo com T. S. Kuhn, os paradigmas não têm apenas uma função explicativa, mas também uma função normativa, pois eles tendem a definir o que é e o que não é possível, juntamente com as explicações aceitas e não aceitas sobre como o mundo é constituído e como ele funciona. Na verdade, em um período de “ciência normal”, a comunidade científica tende a rejeitar e a suprimir, algumas vezes a um custo considerável, todas as “novas” explicações, porque elas são vistas como subversivas a suas crenças e a seus compromissos básicos. Kuhn argumenta que o surgimento de um novo paradigma científico se qualifica como um evento com implicações verdadeiramente revolucionárias, dizendo que novas teorias não podem surgir sem mudanças destrutivas nas velhas crenças sobre a natureza. Uma teoria realmente nova e radical nunca é somente uma adição ou incremento ao conhecimento existente. Ela muda regras básicas, requer revisão drástica e reformulação das hipóteses fundamentais da teoria anterior e envolve uma reavaliação dos fatos e observações existentes (KHUN In: CARAVANTES, PANNO e KLOECKNER, 2005, p. 9). Algumas mudanças de paradigmas estão limitadas a campos de conhecimento específicos, enquanto outras podem ter uma grande influência em muitas disciplinas. 34 Unidade I Re vi sã o: S ue li - Di ag ra m aç ão : L éo - 0 7/ 05/2 01 2 A competência paradigmática parte do princípio de que podem existir, simultaneamente, múltiplos paradigmas e que o fator limitador está na capacidade humana de entender e incorporar essa noção. O estudo dos paradigmas é essencialmente importante porque os paradigmas dominantes que aprendemos em nossa cultura, isto é, o complexo de suposições e valores que criam a “realidade” para nós, está prejulgando e predeterminando toda a nossa percepção do que está acontecendo. Assim, a leitura e discussão dos estudiosos da “verdade”, especialmente os filósofos, será para nós muito útil, na medida em que nos vão descortinando um universo imensamente rico de possibilidades, tanto no que diz respeito à percepção dos fatos de nosso universo quanto à fixação de conceitos científicos e/ou na sua aplicação prática. Portanto, é fundamental que o administrador desenvolva uma competência paradigmática, na qual aprenda como mudar a sua perspectiva conceptual, para deixar que as faculdades intuitivas de sua mente “vejam” os problemas de diferentes ângulos, aumentando assim sua capacidade de inventar soluções novas e criativas. Percebe-se, então, que a abordagem racional para a solução de problemas não é o único caminho que poderemos usar na busca de solução para nossos problemas pessoais ou organizacionais. Por exemplo, quando nos deparamos com a ambiguidade (situação dúbia, complexa, com várias possibilidades de interpretações, sendo algumas delas contraditórias) e com os paradoxos (contradições aos conceitos estabelecidos ou sentidos aparentemente lógicos, mas que não fazem sentido dentro do nosso universo conceitual), estaremos em situações complicadas. Nesse caso, as faculdades da intuição e do insight (iluminação, estalo, luz) são indispensáveis, pois a lógica e a racionalidade não resolverão facilmente nem a ambiguidade, nem os paradoxos. Isso inclui trabalharmos com outros conceitos de educação, ou seja, com outros paradigmas que, na maioria das vezes, desconhecemos ou sobre os quais sabemos apenas alguma referência passageira. No caso da administração, a “invasão” das técnicas orientais sensibilizou e mudou muito os padrões de gestão até então praticados no ocidente. Mas a grande diferença percebida nessas duas formas de gerir não se encontra simplesmente nas definições das técnicas, mas na maneira de “ver o mundo” pelo gerente ocidental ou oriental. O gerente ocidentalmente educado dentro de padrões lógico-racionais perguntaria: “Qual seria o provável benefício de usar a mente de forma não racional, como fazem os gerentes orientais?”. Uma possível resposta emerge de situações cotidianas que esse gerente ocidental frequentemente encontra, e que envolvem dados insuficientes, resultados não previsíveis, fatores humanos imponderáveis, mudanças políticas e mudanças de mercado desconhecidas ou não previsíveis no ambiente externo à organização. Essa lista de desconhecimentos torna qualquer solução racional virtualmente impossível, porém, apesar disso, as decisões precisam ser tomadas! 35 Re vi sã o: S ue li - Di ag ra m aç ão : L éo - 0 7/ 05 /2 01 2 EVOLUÇÃO DO PENSAMENTO ADMINISTRATIVO Nesse momento é que entra em cena a experiência do gerente oriental, que sabe usar sua mente de maneira “não racional”. A abordagem oriental para esse tipo de problema ensina a tentar abarcar toda a realidade da situação, aquietando a mente e tentando experienciar uma compreensão unificante de todas as suas capacidades conscientes e inconscientes. Algumas das informações conscientemente disponíveis podem ser processadas pela mente racional; mas, nas margens da consciência, a mente também terá insights adicionais não conscientes sobre o problema. O administrador treinado para acessar esses níveis adicionais não racionais da mente pode favorecer-se de uma compreensão criteriosa da realidade ambígua com a qual ele está se deparando e de como os problemas podem ser criativamente resolvidos. As faculdades intuitivas da mente ajudam a fazer uso dos dados que “estão à margem da consciência” e auxiliam a ter uma visão mais ampla de um problema, e podem ser aumentadas se nos permitirmos uma visão de mundo mística, oriental. A meditação silenciosa é a técnica básica praticada no Oriente para esse fim. Os filósofos ocidentais muito discutiram a contemplação do que seja a “verdade” sobre as coisas, ora afirmando que a verdade independe do observador, ora garantindo que a verdade pessoal de alguém sempre está baseada na realidade. No fundo, sobra para os gerentes a diferença de visão de mundo que nós, os ocidentais, temos e que os orientais defendem. Enquanto para o Ocidente o conhecimento verdadeiro está baseado na escolha de um universo mecanicamente ordenado, hiperestável e relativamente imutável, para a cultura oriental o mundo é um fluxo contínuo. Isso parece fazer sentido, pois a maioria dos eventos que afetam a vida das pessoas parece não obedecer a regras simples de causa e efeito. Ao contrário, eles estão além de nós, frustrando qualquer compreensão ampla e controle individual. Assim, o administrador moderno não pode simplesmente “não concordar” com situações que desconheça ou não perceba. Precisa ter uma postura aberta diante do universo, para que lhe seja facilitada a compreensão quanto à sua atuação. Deve esforçar-se para “abrir a mente”, permitindo-se entrar em contato com outras realidades que não apenas as suas. O que deve ficar claro é que o importante não é apenas o volume de conhecimentos que podemos adquirir, mas a forma como os entendemos e como poderemos aplicá-los. Finalizemos esta primeira parte da apostila retornando ao pensamento formulado por Fayol e citado em nossa introdução: “Não existe nada rígido ou absoluto quando se trata de problemas de administração: tudo é uma questão de proporção”. 36 Unidade I Re vi sã o: S ue li - Di ag ra m aç ão : L éo - 0 7/ 05 /2 01 2 Apesar de todas as críticas dirigidas à sua teoria, Fayol revolucionou a maneira como as empresas deveriam ser gerenciadas, pois seus princípios ainda estão de pé. Ao mesmo tempo em que propunha formas para se trabalhar, mostrava que elas deveriam ser flexíveis. Fayol já antecipava que não era possível administrar com pobreza paradigmática, muito antes de esse conceito ter sido apresentado à ciência por T. S. Kuhn! O administrador, por definição, é um profissional da mudança. Sem abertura para novos paradigmas, sua atuação será impensável. Saiba mais Para enriquecer nossa discussão sobre paradigmas, leia: KUHN, T. S. A Estrutura das revoluções científicas. 7 ed. São Paulo: Perspectiva, 2003. p. 262. E também: MATHEUS, R. F. A Estrutura das revoluções científicas: resumo crítico detalhado. ABR/2005. Disponível em: <http://www.rfmatheus.com.br/doc/ revolucaocientificav2.3.pdf>. Acesso em 20 out. 2011. 2.3 Os vários paradigmas da TGA A Teoria Geral da Administração (TGA), que é o nome mais comum pelo qual nossa disciplina Evolução do Pensamento Administrativo também é designada, é composta por diferentes propostas, sendo cada uma delas baseada em um paradigma próprio, ora divergente, ora convergente, ora dissociado, ora integrado com relação aos paradigmas das demais propostas. Cada uma delas, que podemos chamar de teoria de abordagem, de corrente de pensamento, de escola, entre outros nomes, foi construída por um ou mais estudiosos levando em conta o paradigma imperante em sua época, como base a ser respeitada, ou outro a ser modificado. O que não se nega é que, nessa jornada, o modo de pensar a administração evoluiu, chegando aos nossos dias como um rico painel, do qual o administrador tenta tirar o melhor proveito. Embora existam várias maneiras de se apresentar a evolução das teorias da administração,
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