Sifa_TELP_Convocatoria e acta

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	 UNIVERSIDADE CATÓLICA DE MOÇAMBIQUE
Instituto de Ensino à Distância
	
Elaboração de uma Convocatória para uma Reunião e a Respectiva Acta da Reunião 
Sifa Rahibo Ernesto Manuel Cade
Código 708214044
 Licenciatura em Ensino de História 
 Disciplina: Técnicas de Expressão 
 Ano: 1º 
 Turma: E
 Docente: Atanásia Jorge
Nampula, Janeiro de 2022
Critérios de avaliação 
	Categorias
	Indicadores
	Padrões
	Classificação
	
	
	
	Pontuação máxima
	Nota do tutor
	Subtotal
	Estrutura
	Aspectos organizacionais
	· Índice
	0.5
	
	
	
	
	· Introdução
	0.5
	
	
	
	
	· Discussão
	0.5
	
	
	
	
	· Conclusão
	0.5
	
	
	
	
	· Bibliografia
	0.5
	
	
	Conteúdo
	Introdução
	· Contextualização (Indicação clara do problema)
	2.0
	
	
	
	
	· Descrição dos objectivos
	1.0
	
	
	
	
	· Metodologia adequada ao objecto do trabalho
	2.0
	
	
	
	Análise e discussão
	· Articulação e domínio do discurso académico (expressão escrita cuidada, coerência / coesão textual)
	3.0
	
	
	
	
	· Revisão bibliográfica nacional e internacional relevante na área de estudo
	2.0
	
	
	
	
	· Exploração dos dados
	2.5
	
	
	
	Conclusão
	· Contributos teóricos práticos
	2.0
	
	
	Aspectos gerais
	Formatação 
	· Paginação, tipo e tamanho de letra, paragrafo, espaçamento entre linhas
	1.0
	
	
	Referências Bibliográficas
	Normas APA 6ª edição em citações e bibliografia
	· Rigor e coerência das citações/referências bibliográficas
	2.0
	
	
Folha de recomendação 
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Índice
Introdução	5
1.	Convocatória	6
1.1.	Técnicas de elaboração	6
1.2.	Elaboração da convocatória	7
2.	A acta	8
2.1.	Técnicas de elaboração	9
2.2.	Elementos Discursivos	9
2.3.	Elaboração da acta	10
Conclusão	12
Referências bibliográficas	13
Introdução
Dias após dia, as empresas, as instituições governamentais ou não, as escolas entre outras entidades realizam reuniões que são marcadas com antecedência. Para tal a marcação dessas reuniões é feita com base em uma convocatória. E após o encontro ocorrer espera-se que haja um registo de tudo que foi discutido, para este facto é possível por meio de uma acta.
 O presente trabalho tem como tema elaborar uma convocatória para uma reunião com uma determinada agenda e após a reunião ter ocorrido produzir a respectiva acta da reunião. O trabalho tem como objectivo munir o estudante de capacidades para elaboração de textos administrativos em geral, especificamente a convocatória e a acta. Esperando-se para tal que após o término da pesquisa o estudante esteja em condições de elaborar convocatórias e produzir actas.
Metodologicamente, a realização do trabalho foi possível graças a pesquisas bibliográficas e consultas de sites da internets. Estruturalmente, o trabalho possui uma introdução, o desenvolvimento, uma conclusão e a respectiva bibliogafia de fontes consultadas.
1. Convocatória 
Segundo Vunguire “a convocatória é um documento que chama sócios para reunir, elaborado por quem tem poderes institucionais para o fazer” (p. 84). Normalmente, é dada a conhecer por aviso postal para cada participante, com antecedência considerada necessária – nas associações é de oito dias. 
Trata-se de um texto de utilidade pública, feito no contexto da realização de uma reunião. Estruturalmente comporta três partes essenciais, sendo: 
· O cabeçalho (onde se encontra identificada o tipo de documento, a instituição e a entidade emissora da convocatória); 
· O corpo (onde se encontra inserido o texto principal. Neste, é devidamente indicado o local, a data, a hora da reunião, a respectiva ordem de trabalhos; o assunto ou os assuntos a serem tratados na reunião; o tipo de sessão ou reunião – ordinária ou extraordinária; e 
· O fecho (a data em que ela é feita, a entidade responsável pela emissão da convocatória e finalmente a assinatura desta mesma pessoa). 
1.1. Técnicas de elaboração 
Em princípio, não há uma técnica propriamente dita, mas há, obviamente, elementos a ter em conta antes da sua elaboração, nomeadamente: 
· Deve conter uma agenda (pontos a discutir na reunião prevista.) 
· A convocatória é endereçada a um público-alvo bem definido, podendo ser: moradores do bairro, a comunidade escolar (pais e encarregados de educação, alunos em geral, professores da escola, funcionários etc.)
· Deve haver a indicação do local e da data.
1.2. Elaboração da convocatória 
República de Moçambique
Sede do Bairro de Muhala-Expansão
Convocatória
Convocam-se todos os moradores do bairro acima supracitado para uma reunião a ter lugar no sábado, dia 29 de Janeiro do corrente ano, no Campo do Bairro de Muhala-Expansão, pelas 8:00 horas, com a seguinte agenda de trabalho:
1. Balanço do Estado Bairro;
2. Higiene individual e colectiva para prevenção da COVID-19;
3. Diversos.
Nampula, 20 de Janeiro de 2022
O Secretário do Bairro
__________________________________
Jemusse Pangala
2. A acta
De acordo com Vunguire, ao referir-se a acta:
 É a reprodução de factos, decisões e opiniões reportados a assembleias, reuniões ou conselhos...é o relato oficial de tudo o que se passou durante a reunião de uma instituição, departamento, secção, conselho ou grupo de trabalho. Costuma fazer-se a distinção entre projecto de acta e a acta propriamente dita, coincidindo a passagem do primeiro à segunda com o momento da sua aprovação. (p. 87)
A mesma de linha de pensamento é compartilhada por Rei. (1995). 
Este documento é elaborado pelo secretário da reunião que tem a ingrata, difícil e a penosa tarefa de, ao longo dela, recolher os apontamentos indispensáveis à sua elaboração posterior do projecto de acta. Mais tarde, com a ajuda do presidente, em caso de necessidade, ordená-los-á e redigirá uma primeira versão. O projecto de acta é escrito no livro de actas, cujas folhas devem estar rubricadas e numeradas – as folhas, não as páginas, pois cada folha tem duas páginas – pelo presidente da Mesa daAssembleia Geral, o mesmo acontecendo com os termos de abertura e de encerramento. 
Vunguire debruçando-se em torno da redacção da acta, afirma que:
A redacção deve ser simples, concisa e clara; não deve haver abreviaturas e os números tal como as datas escrevem-se por extenso; intervalos em branco, interlinhas e rasuras são eliminados. Enquanto o projecto de acta, ou minuta, não for aprovado em Assembleia Geral, é pertença de quem o elaborou, que pode fazer as alterações que achar para a sua compreensão e fidelidade. 
Nela são relatadas todas as intervenções dos participantes da reunião. A sua redacção obedece a uma fórmula fixa de introdução e fecho, começando-se do seguinte modo: (aos nove dias, do mês de Junho de dois mil e sete, nas instalações da Faculdade de Educação e Comunicação, realizou-se uma reunião, que obedeceu à seguinte ordem de trabalhos/ ou cuja agenda encontra-se em anexo… (p. 88)
Estruturalmente, a acta pode ser dividida em três partes fundamentais, nomeadamente: 
· O cabeçalho, contendo a identificação do documento e o respectivo número de ordem 
· O corpo, comportando os relatos das várias etapas e intervenções dos participantes 
· O Fecho, contendo a fórmula fixa do fecho e as assinaturas do presidente e do secretário da reunião. 
2.1. Técnicas de elaboração 
Ao longo da elaboração da acta, há formas próprias de introdução das intervenções/falas dos participantes da reunião, como os actos de fala que a seguir alistamos: 
· Referindo-se à questão do…ele teria dito que… 
· Usando da palavra, o Sr, Mahulana, afirmou que…disse que…realçou o facto de que…
· Apelou aos presentes para que… 
· Questionou o facto de… 
· Perguntou, disse ter ficado impressionado, chateado, escandalizado com o facto de… 
· João Wanicela disse não concordar com a posição do seu colega… 
· Benilde, chefe da turma, interveio para aclarar algumas questões que constituíam embaraço… 
A acta obedece a uma fórmula fixa do fecho, que é: (não havendo mais a tratar, a reunião foi encerrada (dada por terminada), da qual foi lavrada/ (se lavrou) a presente acta, que, depois de lida, será assinada pelo Presidente (ou…) e por mim que secretariei a reunião. 
Observação:
· Os espaços em branco, na acta, devem ser trancados de forma a evitarem-se acréscimos posteriores… 
· Em caso de falha ao longo da redacção da acta, esta não deve ser rasurada nem borrada, devendo-se, nestes casos, acrescentar-se a palavra digo, logo depois da falha e colocando a palavra correcta pretendida. 
2.2. Elementos Discursivos 
Uso da voz passiva e das formas do particípio passado (relativamente ao ponto número três, foi dito que…ficou acordado que…decidiu-se que as reuniões serão feitas…), 
Uso do discurso indirecto (ele disse que…) 
Uso do Pretérito perfeito, mas também das formas do imperfeito… (ele teria dito que…), coube a vez a Fernando Sumabane que interveio para questionar sobre se não haveria espaço para mais um ponto na agenda. 
2.3. Elaboração da acta
--------------------------------------------Acta de Reunião----------------------------------------------------
Aos vinte e nove dias do mês de Janeiro, do ano de dois mil e vinte e dois, pelas oito horas em ponto, no Campo do Bairro de Muhala-Expansão, com a presença do Secretário do Bairro de Muhala-Expansão, o senhor Jemusse Pangala, acompanhado de outros membros da chefia do bairro e os todos os moradores do mesmo bairro, teve lugar a reunião entre o Secretário do Bairro e os moradores deste bairro, presidida pelo próprio Secretário do Bairro com a seguinte Agenda de Trabalhos: Ponto um – Balanço de Estado do Bairro; Ponto dois – Higiene individual e colectiva prevenção da COVID-19; Ponto três – Diversos.-----------------------------------------------
Ponto um: iniciada a reunião, foi feito o balanço das decisões que deveriam ser implementadas no bairro, tomadas na reunião anterior entre o secretário do bairro e os moradores. Neste ponto, o secretário do bairro explicou aos moradores qual era o andamento da solução dos problemas que os moradores haviam apresentado na reunião passada. Relativamente a questão da iluminação pública do bairro, o secretário do bairro disse que as autoridades competentes do bairro estavam em negociação com o Concelho Municipal com vista a viabilizar o projecto do bairro. Antes de avançar para o outro ponto da agenda, o secretário do bairro pediu a intervenção de alguns moradores do bairro. E alguns moradores intervieram alguns propondo soluções para os problemas que apoquentam o bairro outro fazendo perguntas para algumas situações que gostariam de ver resolvidas.-----------------------------------------------------------------------------------
Com o assunto do balanço do bairro terminado, o secretário bairro tomou a palavra, para dar continuidade com a reunião, para falar agora das medidas de higiene individual e colectiva que os moradores devem observar para prevenir a COVID-19. O secretário do bairro chamou um agente da saúde, o senhor Ossufo João que fazia parte da sua comitiva na reunião para explicar a risco que se corre de contaminar a COVID-19 devido a não observância das regras de higiene básica como e o cumprimento de uso de máscara. O senhor Ossufo João explicou que COVID-19 era uma doença mortal e transmissível causado por vírus e que por isso era preciso o envolvimento de todos para combater esta doença, disse ainda que a higienização das mãos com álcool ou gel junto com o uso da máscara era uma das principais formas de prevenir a contaminação a doença. Depois do agente da saúde ter terminado falar, o secretário do bairro convidou o agente da PRM, o senhor Jonas Arlindo que forma breve falou das medidas de distanciamento social e algumas restrições impostas pelo governo com vistas a reduzir a disseminação da COVID-19, o mesmo saudou o bairro pela observância de todas normas de prevenção da pandemia na presente reunião. 
Feita a palestra da prevenção da COVID-19, seguiu-se para o ultimo ponto da agenda da reunião do dia, na qual o secretário do bairro reforçou a união e o trabalho em equipa para ultrapassar as dificuldades que o bairro enfrenta de forma mais fácil. Os moradores que tinham questões para ser esclarecidas colocaram-nas, e secretário do bairro respondia essas questões. Para finalizar o secretário do bairro comprometeu-se em resolver junto com os moradores os problemas daquele bairro.-------------------------------------------------------------------------------------------------------------
E, nada mais havendo a tratar, pelas onze horas e trinta minutos, deram-se por encerrados os trabalhos da reunião, da qual lavrei a presente acta que, depois de lida e aprovada, vais ser assinada pelo presidente e por mim que a secretariei.------------------------------------------------------
O Presidente:____________________________________
O Secretário:____________________________________
Conclusão
A realização do presente trabalho que esta sendo finalizado foi de crucial importância, pós como era de esperado, mesmo permitiu ao estudante por um lado saber qual é a estrutura e como deve ser elaborada uma convocatória, para uma determinada reunião. E por outro lado, o estudante sabe e esta em condições de redigir a acta de uma reunião ocorrida, obedecendo todas as regras para a redacção da acta. Há que salientar a acta deve conter informações fidedignas, ou seja, informações que foram ocorrendo na reunião, deste intervenções dos diferentes participantes, eleições, caso haja, indicando quantos votaram a favor e quantos votar e quantos votaram contra a aprovação de um determinada de documento no caso assembleias gerais ou reuniões de natureza similar.
Referências bibliográficas 
Ghiglione, R. & Matalon, B. (1993), O Inquérito, Oeiras, Celta.
Guerra, A. (1966). Elementos da Composição Literária (6ª ed.). Porto, Portugal: Liv. Apostolado da Imprensa.
Huguet, C. (1990). Como Redigir um Curriculum Vitae, Men Martins, Europa-América.
Laia, M. R. (1989). Guia das Assembleias Gerais (8ª ed.). Lisboa, Portugal: Caminho.
Malpique,C. (1953). Psicologia da Carta. Braga, Potugal: “Pax”
Moisés, M. (1977). Guia Partido de Redacção. São Paulo, Brasil: Atlas.
Pinheiro, E. Manual de Correspondência Familiar. Porto, Portugal: Domingos Barreira.	
Rei, J. E. (1995). Curso de Redacção II. Porto, Portugal: Porto Editora.
Santos, A. (1990). Manual dos Requerimentos. Coimbra, Portugal: Ediliber.
Teixeira, M. P. (1991). Elaboração de Relatórios. Lisboa, Portugal: Escher.
Vieira, J. (1991) Cartas Comerciais em Português. Porto, Portugal: Porto Editora.
Vunguire, G. F. Técnicas de Expressão em Língua Portuguesa. Beira, Moçambique: UCM.