Estudo de Caso - Comunicação Interna

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INTRODUÇÃO	
Sabemos que a comunicação é o processo de troca de informações entre duas ou mais pessoas, para que ela seja eficaz é necessário que seja clara, consciente, contínua e frequente, curta e rápida e completa. Isso quer dizer que o foco da comunicação interna é a motivação. 
Desde os tempos mais remotos, a necessidade de nos comunicar é uma questão de sobrevivência, tudo o que é construído ou destruído é pela comunicação ou falta dela. Chega a ser irônico pensar que neste novo mundo, altamente tecnológico, com tantas transformações, o sucesso de um empreendimento continua a estar centrado nas pessoas. 
A cada dia as questões relacionadas ao planejamento, operação e mensuração da comunicação com os empregados se faz mais presente entre as principais preocupações dos gestores. Assim, esta preocupação começa a ser considerada como um importante e vital instrumento para o cumprimento dos objetivos e metas organizacionais. A comunicação interna, quando excelente, transforma-se em uma importante vantagem competitiva.
Nos processos de planejamento, operação e mensuração, a comunicação interna apropria-se dos elementos do universo simbólico constituído pela cultura e história organizacional para estruturar e veicular mensagens importantes para a Gestão por intermédio de canais formais (reuniões, boletins, murais, intranets, jornais, vídeos e etc.), tentando alinhar essas mensagens com o ambiente social e adequando-as à história e ao perfil do público interno.
Por meio do estudo das conexões entre comunicação, administração e cultura organizacional é possível captar a lógica das relações internas, seus pontos fortes, suas fraquezas que resultam em sucessos e fracassos diante das inúmeras demandas do ambiente onde se insere a organização. Entre essas demandas destacamos as inovações de processos produtivos, a adequação de objetivos e metas diante das fusões e aquisições, a implantação de padrões de qualidade e o ajustamento da empresa com as necessidades do cliente, além das reivindicações dos inúmeros públicos estratégicos (funcionários, familiares, clientes, fornecedores, entre outros). 
1-HISTÓRIA E MISSÃO DA ........
Antes de propor a implantação da área de comunicação interna para a ........, a empresa onde realizamos nossas atividades profissionais, é necessário caracterizar a empresa com um breve resgate de sua história, organização, objetivos, além de traços de sua cultura e perspectivas. 
A ........ foi fundada pelo casal Sr. ................... em 2003 e ambos até então trabalhavam em uma empresa do mesmo segmento, como Assistentes Administrativos, porém tinham um sonho em comum, ter a própria empresa e para isso, sabiam o desafio que precisavam encarar e que precisariam muito de pessoas que acreditassem neste sonho com eles.
Decidiram então, pegar um empréstimo no banco para bancar a primeira folha de pagamento e o escritório inicialmente funcionava na casa deles em Belo Horizonte, e em 2004 ampliaram a visão de mercado, perceberam que o futuro exigia mais e abriram sua 1ª filial na cidade de Brasília/DF.
Em 2006, foram inaugurados os escritórios no Rio de Janeiro e Juiz de Fora/MG. Atualmente a matriz funciona na ......................., na cidade de Belo Horizonte/MG.
A empresa tem como missão, oferecer aos clientes, colaboradores e fornecedores serviços com qualidade garantida e utiliza soluções inovadoras e personalizadas.
Com ampla estrutura, a ........ está capacitada a atender todos os segmentos, nos mais diversos serviços e assegura resultados com excelente custo-benefício.
Os excelentes resultados obtidos são a prova que a qualidade e o comprometimento estão sempre presentes nas decisões administrativas da empresa. 
O propósito da ........ é a terceirização, caminho este mais econômico para as administrações modernas e preocupadas com sua própria produtividade.
A terceirização de mão-de-obra, comprovadamente traz muitos benefícios para todo tipo de empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte, o objetivo é a diminuição de custo e aumento de produtividade. O empresário que terceiriza suas atividades concentra toda energia na sua atividade principal.  Deixa as atividades de suporte e apoio para empresas prestadoras de serviços, que realizarão um trabalho de melhor qualidade, produtividade, competitividade e com excelente custo benefício.
A ........ presta serviços nas mais diversas áreas da terceirização, como: limpeza, conservação, portaria, zeladoria, office-boys, mensageiros, ascensoristas, recepcionistas, telefonistas, apoio administrativo, secretariado, motoristas e copeiragem.
O quadro administrativo tem em média 60 pessoas, nos seguintes setores: Diretoria Geral, Diretoria Administrativa, Gerente Geral, Gerentes Administrativos, Departamentos Jurídico, Contratos, Faturamento, Financeiro, Comercial, Pessoal, Operacional, TI, Auditoria e Sesmt. Além do quadro administrativo, a empresa tem quase 10.000 funcionários terceirizados nos Órgão Públicos. 
Por não existir o setor de comunicação interna na empresa, a comunicação torna-se precária e cada pessoa tem um papel importante a desempenhar na comunicação interna. 
2-CASE ........
Este estudo de caso tem como objetivo propor a implantação de uma área de comunicação interna para a ......... Seria um passo importante para a melhoria da comunicação interna, para que haja interação entre as equipes e diminua as falhas na comunicação. 
Os funcionários das filiais necessitam manter contato com a matriz, onde todas as operações são realizadas, como a folha de pagamento, benefícios, central de informática, financeiro, faturamento, contratos e comercial. As filiais apenas passam as informações e a matriz processa, justamente por isso há falhas na comunicação, pois os funcionários da matriz demoram em ler e responder os e-mails, há uma grande dificuldade para obter resposta do departamento de pessoal e benefícios, pois quando a demanda de serviço é grande, torna-se quase impossível conseguir falar ao telefone com os responsáveis por estes setores e há casos que somente o funcionário Y tem a resposta que precisamos, acontece também do funcionário X atender o telefone, mas não demonstrar interesse em ajudar, porque o funcionário Y não pode atender naquele momento. 
Não existe contato pessoal entre os funcionários da sede e os funcionários das filiais, ou seja, tudo isso dificulta e muito os processos, gerando transtornos com os clientes.
A teia de relacionamentos que envolve o ambiente interno corporativo e empresarial é como uma grande família, só que tem uma diferença: é uma família que a gente pode escolher. Essa escolha vai depender do tipo de relacionamento que se estabelece, dos vínculos criados e da manutenção desses vínculos, do ambiente e do clima. 
A empresa necessita também estruturar um Setor de Recursos Humanos, pois também foram observadas falhas, que atrapalham na comunicação entre os funcionários. A ........ é uma empresa familiar, sendo assim, não existe um critério para contratação na área administrativa, são contratados familiares e amigos dos Diretores da empresa e isso prejudica o relacionamento entre a matriz e as filiais, pois estes” familiares e amigos” não se preocupam com formalidades nos e-mails e telefone, gerando um desconforto entre as equipes, conforme exemplos em anexo de e-mails extremamente agressivos. A comunicação por e-mail é muito complicada, pois são enviados e-mails sem assunto, em caixa alta, em negrito, na cor vermelha, conforme os anexos, com o intuito de apontar algum erro e copiam o Gerente Geral e Administrativo. O clima é de disputa, não há trabalho em equipe entre a matriz e as filiais, mas se os funcionários das filiais fizerem o mesmo nos e-mails podem até colocar o emprego em risco.
Os funcionários da matriz convivem diretamente com os sócios da empresa e os cargos mais altos e quando acontece uma falha em algum processo, as informações chegam mais rapidamente para os sócios, ou seja, a versão deles é mais importante e a versão das filiais não é levada em conta na maioriados casos. 
A valorização da antiguidade como um atributo que supera a exigência de eficácia ou competência também é uma característica de empresa familiar e pode acarretar diversos problemas para a empresa, pois existem pessoas que não possuem as competências exigidas para determinado cargo, mas estão no poder por causa da antiguidade e laços afetivos com os fundadores da empresa, porque entraram na empresa quando não existia a estrutura que existe hoje, ou seja, várias vezes, vale mais a habilidade política do que a característica ou competência administrativa.
Quando acontece reunião com a Alta Direção da empresa, ninguém tem oportunidade para expor opiniões e ideias, pois as regras e procedimentos são ditos e os funcionários executam, mesmo que não concordem com tais procedimentos, como por exemplo: foi feita uma reunião por teleconferência entre a matriz e as filiais, o assunto era que os funcionários contratados para cobrir as férias dos funcionários efetivos, fossem demitidos a cada três meses, pois assim o custo para empresa seria menor, porque não seria necessário pagar a multa de FGTS de 40% e nem indenizar o aviso-prévio. Muitos funcionários do administrativo não concordaram com tal procedimento, pois além de gerar um trabalho maior em relação à admissão e demissão, também implicaria em outros custos, como uniforme e benefícios, que no final acabaria em 0x0. Mas os funcionários não tiveram a oportunidade de expressarem suas opiniões e a determinação tem sido cumprida até então. Estrutura administrativa e operacional "enxuta", é também uma característica de empresa familiar.
Segundo Gustavo Matos (2005), a falta de cultura do diálogo, de abertura a conversação e a troca de ideias, opiniões, impressões e sentimentos, é, sem dúvida alguma, o grande problema que prejudica o funcionamento de organizações e países. A comunicação corporativa é um processo diretamente ligado à cultura da empresa, ou seja, aos valores e ao comportamento das suas lideranças e às crenças dos seus colaboradores.
A necessidade de tornar os funcionários influentes, integrados e informados do que acontece na empresa, fazendo-os sentir parte dela, fez surgir a comunicação interna, considerada hoje como algo imprescindível às organizações, merecendo, cada vez mais, maior atenção.
A seguir, seguem exemplos vivenciados na empresa, por falta de comunicação:
Foi feita uma seleção para a contratação de uma Auxiliar de Escritório, para prestar serviços em um dos clientes da empresa, mas a candidata selecionada no dia em que se apresentaria ao trabalho compareceu ao escritório do Rio de Janeiro e informou que não estava mais interessada na vaga, sendo assim a Supervisora do Rio de Janeiro, entrou em contato com a Gerente de RH, que exerce as suas atividades na Sede da empresa em Belo Horizonte e a mesma orientou que fosse feita uma carta de desistência e a carta foi feita e enviada para o Departamento de Pessoal e assim cancelando a provável admissão, mas infelizmente a admissão foi processada, causando um grande transtorno, pois foi gerado pagamento de salário e depósito de FGTS e esta admissão só foi cancelada três meses depois, ocasionando prejuízo para a empresa. Ou seja, esta situação ocorreu por falta de comunicação entre os setores envolvidos no caso.
Outra situação ocorrida por falha na comunicação foi uma demissão por término de contrato, pois foi enviado um e-mail para o Departamento de Pessoal solicitando o cancelamento do término de contrato da funcionária X, porque o cliente solicitou uma prorrogação de contrato por mais 60 dias, mas o DP manteve a demissão, gerou a rescisão e pagamento da mesma, ou seja, no mês seguinte a funcionária X não teve pagamento porque no sistema constava como demitida e gerou um retrabalho para o DP, trazendo-a de volta para o sistema da empresa, sem contar com a insatisfação gerada na funcionária X.
Outra funcionária sofreu um acidente de trabalho e ficou afastada por três meses e ao retornar ao trabalho, a Supervisora por esquecimento não a encaminhou para fazer o exame de retorno ao trabalho e também não comunicou aos setores responsáveis o retorno da mesma. Por esta falha na comunicação o retorno dela não foi processado e ficou dois meses sem pagamento de salário e benefícios, gerando também uma grande insatisfação para a funcionária, cliente e mais uma vez a imagem da empresa sendo denegrida.
A comunicação efetiva só se estabelece em clima de verdade e autenticidade. Caso contrário, só haverá jogos de aparência, desperdício de tempo e, principalmente uma “anti-comunicação” no que é essencial e necessário. Porém não basta assegurar que a comunicação ocorra. É preciso fazer com que o conteúdo seja efetivamente aprendido para que as pessoas estejam em condições de usar o que é informado. (Alberto Ruggiero 2002)
Portanto, o trabalho em equipe precisa ser incentivado com uma postura de empatia e cooperação eliminando assim, os afastamentos e as falhas na comunicação.
O envolvimento dos colaboradores em todo o processo organizacional desenvolvendo a capacidade de boa comunicação interpessoal é condição imprescindível ao bom andamento da organização.
2.1- VANTAGENS E DESVANTAGENS DA AMINISTRAÇÃO FAMILIAR
Ao falar em Empresa Familiar há uma tendência a acreditar que este tipo de empresa, onde as principais decisões são tomadas de forma a confundir os interesses empresariais com os de cada membro da família, geralmente não considerando a lógica e os princípios administrativos e de negócios. 
Esse pensamento nega o sucesso e o profissionalismo desse tipo de empresa e associa a empresa familiar ao empreendimento que não evolui e que tem os seus processos e suas tomadas de decisões sempre conflituosas.
 	Segundo Justin G. Longenecker em seu livro Administração de Pequenas Empresas, trata-se de “empresa na qual dois ou mais membros de uma mesma família são proprietários ou a operam em conjunto ou por sucessão”, o qual reconhece a complexidade das tomadas de decisões, uma vez que envolve uma mistura de valores e interesses familiares e comerciais.
 	Não se distingue a Empresa Familiar apenas pela propriedade, ou seja, quem são os donos, mas também pela estrutura administrativa, onde os principais cargos são ocupados por membros da família proprietária, que é o caso da empresa ........, alvo de estudo deste trabalho. Assim os conflitos existentes na empresa se estendem ao lar e vice-versa, o que pode tornar o convívio entre as partes insustentável pela falta do porto seguro onde possa repor as energias entre um dia e outro. 
Pontos Fracos da administração familiar:
· Falta de comando central capaz de gerar uma reação rápida para enfrentar os desafios do mercado; 
· Falta de planejamento para médio e longo prazos; 
· Falta de preparação e formação profissional para os herdeiros; 
· Conflitos que surgem entre os interesses da família e os da empresa como um todo; 
· Falta de compromisso em todos os setores da empresa, sobretudo com respeito a lucros e desempenho; 
· Descapitalização da empresa pelos herdeiros em desfrute próprio; 
· Situações em que prevalece o emprego de parentes, sem ser este orientado ou acompanhado por critérios objetivos de avaliação do desempenho profissional; 
· Falta de participação efetiva dos sócios que legalmente constituem a empresa nas suas atividades do dia a dia; 
Pontos Fortes da administração familiar:
· Disponibilidade de recursos financeiros e administrativos para auto-financiamento obtido de poupança compulsória feita pela família; 
· Importantes relações comunitárias e comerciais decorrentes de um nome respeitado; 
· Organização interna leal e dedicada; 
· Grupo interessado e unido em torno do fundador; 
· Sensibilidade em relação ao bem-estar dos empregados e da comunidade onde atua; 
· Continuidade e integridade de diretrizes administrativas e de focos de atenção da empresa; 
· Sistema de decisão mais rápido. 
O fato da empresa se caracterizar como familiar não define, o sucesso ou insucesso. Sempre vão ser necessários a existência de regras definidas,comprometimento dos seus integrantes, persistência no trabalho para atingir seus objetivos, amor pelo que faz e muito mais.
Dos pontos fracos apresentados, os pontos que mais precisam ser trabalhados são as situações em que prevalece o emprego de parentes, sem orientação ou acompanhamento de avaliação do desempenho profissional, a falta de comando central e a falta de planejamento. 
Dos pontos fortes apresentados, os pontos mais importantes são que os gestores estão ligados não só por interesses profissionais, mas por laços afetivos. O "capital emocional" induz os familiares a vestir a camisa da empresa muito mais intensamente do que um profissional de fora da família. 
Outro ponto importante é que gera nos colaboradores uma melhor capacidade de suportar as dificuldades e maior credibilidade dos clientes externos. 
3-TIPOS DE COMUNICAÇÕES NAS ORGANIZAÇÕES
Nas organizações a comunicação apresenta diferentes formas que variam de acordo com os elementos, contexto e tipo de comunicação a ser usado.
A comunicação se divide em dois itens: comunicação verbal e comunicação não verbal. No primeiro item a comunicação envolve participação, transmissão e trocas de conhecimento e experiências. A comunicação verbal pode ser: interna quando o processo acontece dentro da empresa e externa quando o processo ultrapassa os limites da empresa, ocorrendo entre esta e funcionários ou instituições de fora da empresa. Comunicação não verbal, o propósito deste tipo de informação é exprimir sentimentos sem usar a palavra. Exemplo: balançar a cabeça para indicar um “sim”.
Quanto à transmissão da mensagem, a comunicação ocorre de duas formas: oral e escrita.
Para se ter ideia da importância das comunicações orais, basta lembrar que elas estão no cerne dos problemas de relacionamento entre setores ou na raiz das soluções de integração horizontal e vertical. Muitas questões pendentes poderiam ser resolvidas por meio de uma receita que inclui, necessariamente, contatos, reuniões de integração, avaliação, análise, controle e feedback. 
Quanto ao tipo de comunicação a ser utilizado, pode ser: formal (realizada através da hierarquia) e informal (realizada fora do sistema convencional).
Seja através da comunicação verbal ou não verbal, a informação é indispensável aos funcionários de uma empresa como base para atingir metas. 
4-A IMPORTÂNCIA DA COMUNICAÇÃO INTERNA NA CONSTRUÇÃO DA IMAGEM CORPORATIVA
Um bom planejamento de comunicação deve basear-se na clareza, transparência e simplicidade da linguagem para alcançar a compreensão dos funcionários e conquistar o comprometimento da equipe. Uma das principais preocupações dos gestores atualmente é a comunicação interna nas empresas. Os processos mais estratégicos relacionados à construção ou à demolição da imagem empresarial passam pela forma como as pessoas da organização trabalham e se relacionam com seus públicos. De nada valem as estratégias modernas e sofisticadas de construção de imagem se elas não atingem os funcionários da organização – ou não são compreendidas por eles. 
Não se concebe mais que uma organização moderna omita a informação de seus funcionários. E nesse ambiente interno, a confiança entre gestores e colaboradores é a base para uma comunicação eficaz, pois na comunicação, a confiança dá consistência às mensagens. 
As empresas mais bem classificadas pelo Guia Exame – “As melhores empresas para se trabalhar” – em suas três últimas edições valorizam a comunicação interna nas organizações e acreditam que ela estreita os laços de confiança da equipe na gestão e promove o seu comprometimento com o sucesso do negócio. Enfatiza-se que, enfim, as empresas descobriram o quanto é imprescindível seus colaboradores saberem o que os líderes projetam para a organização no futuro e o que cada um pode fazer para que as metas sejam alcançadas. 
Nesse aspecto, a comunicação transformou-se em um indicador de desempenho de pessoas e de empresas. É comum a realização de pesquisas e auditorias de opinião com o objetivo de saber como anda o clima organizacional interno e os fatores que podem provocar barreiras entre a direção e os empregados. A comunicação interna é aquela dirigida ao público interno da organização – principalmente funcionários – cujo principal objetivo é promover a máxima integração entre a organização e seus empregados. 
A comunicação organizacional é também conhecida como uma questão de cultura, ou seja, a cultura organizacional, que segundo Baldissera (2000, p.15), “é o conjunto de crenças e valores específicos de uma determinada organização”. Essas crenças e valores referem-se aos hábitos, mentalidade, estilo de liderança, comportamentos e padrões adotados pela organização e que criam uma identidade única perante os demais. Então, a cultura organizacional é mais facilmente construída e reforçada a partir de uma comunicação interna eficaz, com metas e objetivos comuns que motivem os colaboradores e, desta forma, influenciem na produtividade da empresa. Os meios de comunicação corporativa se profissionalizaram, a preocupação em informar aumentou de forma inovadora e criativa, atuando como fator estratégico nas organizações. 
Uma comunicação eficaz requer habilidades para interpretar, ouvir, usar e aceitar estilos diferentes de comunicação, que tendem a proporcionar atitudes mais adequadas em diferentes situações na rotina da empresa. A excelente comunicação interna pode ser considerada um ativo da empresa, pois tende a criar um ambiente propício à criatividade, à inovação e à aprendizagem. Como também a comunicação interna pode ser um indicador de modernidade da cultura organizacional, devendo ser encarada como responsabilidade de todos, em todos os níveis hierárquicos. Nesse sentido, a comunicação é utilizada para preservar ou impulsionar as transformações desejadas na empresa. E pode ser considerada uma grande aliada na consolidação da imagem corporativa quando trabalha profissionalmente valores como missão, visão, identidade, parceria, cooperação e cidadania empresarial. As empresas modernas, cada vez mais, vêm tratando a comunicação empresarial como uma ferramenta estratégica, onde sua gestão pode transformar-se em vantagem competitiva.
Finalmente as empresas começaram a perceber que a comunicação interna pode produzir uma ligação forte entre os colaboradores e um vínculo com a organização, criando uma força produtiva que tende a influenciar a definição de suas metas e objetivos. Afinal, ainda de acordo com Belerini (2003), o lucro obtido do vínculo com o cliente externo é gerado pela relação com o cliente interno. Então, a existência de um processo de comunicação bem planejado e executado tende a provocar impacto positivo no desempenho individual dos empregados. Este planejamento, contudo, deve basear-se na clareza, transparência e simplicidade da linguagem. 
Quanto mais efetiva e próxima a comunicação interna se revelar maior será o envolvimento, dedicação e empenho dos colaboradores, ocasionando maior motivação e, consequentemente, aumento no grau de produtividade. E é isso que irá influenciar positivamente na lucratividade da empresa e na satisfação de todos. Por outro lado, os problemas de comunicação podem produzir uma modificação negativa na atitude dos funcionários, tanto em relação ao seu próprio trabalho como em relação à empresa. Quando não existe uma comunicação clara, a tendência é que os funcionários desenvolvam uma sensação de abandono, o que os desmotiva profundamente. Pesquisas recentes mostram que os executivos das maiores empresas americanas já investem 80% de seu tempo em comunicação. Vê-se que a comunicação é entendida, cada vez mais, por diretores e presidentes de organizações, não só como instrumento de preservação e realce da imagem da empresa, mas, sobretudo, como elemento indispensável e capaz de agregar valor à conquista da competitividade.
Em Nassar e Figueiredo (1995, p.19): “Neném Prancha, criatura imortal citada pelo jornalista João Saldanha, dizia que o pênalti é tão importante que deveriaser batido pelo presidente do clube”. A comparação é válida: a comunicação interna é, hoje, tão fundamental que deveria envolver diretamente o presidente da empresa. Conclui-se, então, que a comunicação empresarial não pode mais ser encarada pelos gestores apenas como uma ferramenta técnica, meramente tática, mas sim como uma ferramenta estratégica, permanente.
Com base neste texto, a ........ está mais próxima da realidade das empresas brasileiras, que comunicar ainda é uma tarefa árdua e tal situação afeta a imagem interna e externa da empresa. Não basta, portanto, abrir espaço para que as informações circulem pelo interior da empresa. É preciso assegurar que elas sejam recebidas e compreendidas pelas pessoas certas. 
5-FATORES ESSENCIAIS PARA A COMUNICAÇÃO INTERNA NÃO FALHAR
Imagine a organização como um corpo com veias que espalham a substância estratégica que ela própria produz. Se há problemas na irrigação de todos os seus membros, nada mais natural do que imaginarmos a obstrução das mais importantes artérias. A substância deixa de ser estratégica, vira um amontoado de dados sem destino e função. Na verdade, todo diagnóstico de falhas nesses processos indica canais impedidos de funcionar com agilidade e qualidade. 
Os fatores essenciais são: 
Alinhar:
Orientar a comunicação para que ela esteja em sintonia com o Planejamento Estratégico Corporativo da empresa é a única forma de viabilizar a conquista dos objetivos e metas estabelecidos. Existem diversas formas de se comunicar com cada grupo de colaboradores, mas, se não houver alinhamento, não há a espinha dorsal que é comum a toda modalidade de comunicação utilizada em uma empresa. Além disso, a comunicação ao mercado e para a imprensa deve ter as mesmas essências do que se comunica internamente, a incoerência das informações afeta a capacidade produtiva das equipes.
Identificar:
Em Comunicação Interna, a pesquisa de necessidades e perfis é o mais viável caminho para sintonizar equipes com a organização e sua comunicação. Antes de desenvolver programas de Comunicação Interna é preciso ouvir os colaboradores de diferentes níveis. 
Com diagnóstico, a qualidade do programa está assegurada, porque será possível saber as demandas por informação, pressupor as ferramentas e os canais mais apropriados para cada área (Campanhas, Programas sócio-culturais, Publicações eletrônicas e digitais, Intranet, TV corporativa, Jornal mural, etc.) e até determinar se haverá Comunicação Interna orquestrada por equipe própria ou por agência contratada.
Oficializar: 
Não existe a “quase” Comunicação Interna. A disseminação de informações dentro de uma empresa precisa ser formalizada, divulgada e celebrada por toda a organização. A conseqüência mais drástica de não disseminar as informações é o surgimento de uma rede informal de comunicação. Na falta de profissionalismo, a comunicação caminha sem direção, desagrega equipes, compromete resultados e inviabiliza a cultura organizacional.
Envolver:
Da diretoria à área operacional, todos precisam estar envolvidos nos programas de Comunicação Interna. O envolvimento tem provado ser a melhor forma de cumprir a comunicação estratégica, porque uma das metas mais comuns a todos os programas de Comunicação Interna é exatamente permitir que as áreas diversas de uma empresa possam atuar com visão do todo, conscientes dos valores da marca e com conhecimento dos processos. Se a Comunicação Interna não promover esse envolvimento, as equipes continuarão sem cooperação e sem perceber toda a organização. 
A comunicação interna é um esporte coletivo, ou seja, não pode ser função deste ou daquele departamento. É função de todos!
Medir:
Só há uma forma de saber se a Comunicação Interna está atuando como uma aliada nos negócios, cumprindo as exigências do Planejamento Estratégico e rendendo resultados comportamentais entre as equipes de colaboradores. Esta forma é medir. Todo diagnóstico dá trabalho, exige tempo maior de dedicação, mas a sua ausência pode significar a falta de indicadores na empresa. E, sabemos, falta de indicadores organizacionais é o cenário mais favorável para investimentos virarem despesas. Para que a organização tenha conhecimentos, portanto, da atuação efetiva da Comunicação Interna, é necessário desenvolver indicadores para cada caso, realizar pesquisas com metodologias adequadas e, após a coleta dos dados qualitativos e quantitativos, fazer uma avaliação. A experiência comprova que, apesar do planejamento, a Comunicação Interna se aperfeiçoa na prática, com correção de rumos e acompanhamento da dinâmica do clima organizacional. As pesquisas são fundamentais para isso, e também para compreender melhor a visão interna sobre a identidade corporativa. Autoconhecimento nunca é demais. Em comunicação, é vital. As pessoas precisam se enxergar.
	Com base no texto acima, consideramos estes fatores essenciais para a implantação da comunicação interna, pois tais práticas não foram adotadas pela ........, até porque ainda não existe o Setor de Comunicação na empresa e este estudo tem como finalidade mostrar a importância do setor para a organização. 
É importante ressaltar também, que a proposta é que a equipe do setor de comunicação interna seja própria, será necessário a contratação de um profissional de Relações Públicas e um(a) Assistente de Comunicação para darem início às atividades no setor.
6-FERRAMENTAS DA COMUNICAÇÃO INTERNA
Por meio da Comunicação Interna, torna-se possível estabelecer canais que possibilitem o relacionamento ágil e transparente da direção da organização com o seu público interno e entre os próprios elementos que integram este público.
Compreender a importância desse processo de comunicação para que flua de forma eficiente, no momento oportuno, de forma que seja atingido o objetivo pretendido, é um desafio para as organizações.
A comunicação empresarial conta hoje com diversos meios para atingir o seu público externo e interno: mural, jornal impresso, boletim eletrônico, revista, etc. Cada um deles pode atender às diversas demandas empresariais e seu formato deve ser escolhido de acordo com as necessidades da empresa, seus objetivos, recursos disponíveis e com a cultura organizacional. 
É necessário ressaltar que um veículo apenas não é capaz de atingir todos os públicos da empresa, há sempre preferências variadas. De acordo com Lemos e Gaudio (2003), para alcançar diversos públicos, utilizar ferramentas diferentes torna-se uma boa estratégia. Outro ponto que merece ressalva é a atenção às mudanças e necessidades do público.
Se um jornal mensal pode ser suficiente para atender às demandas de informações dos empregados na fase inicial da implantação de uma política de comunicação, a própria evolução do processo tende a tornar o público interno mais exigente: uma segunda etapa do trabalho pode exigir a publicação também de um informativo semanal ou de murais específicos para as áreas. 
A seguir, estão listadas as quatro ferramentas e as características que foram levadas em conta na escolha das ferramentas para a implantação da comunicação interna na ........: 
Informativo digital: oferece a informação imediata, objetiva, sob o formato de notas e notícias curtas, é distribuído em pequenos intervalos de tempo, diriamente ou semanalmente, estando sempre atual. Tem o custo menor por não demandar gráfica e pode ser ainda mais ágil, por ser enviado pelo correio eletrônico diretamente ao público-alvo. 
Jornal: apresenta um resumo dos últimos acontecimentos na organização e seu texto é mais elaborado, assim como seu projeto gráfico. Seu intervalo de publicação é maior e seu conteúdo pode apresentar vários gêneros jornalísticos, além de infográficos, fotos e ilustrações. Seu custo é maior, pois é necessária impressão de qualidade e distribuição via correio. Pode ser enviado para a casa do empregado para que a sua família tenha acesso ao conteúdo veiculado. Possui uma grande aceitação do público e de crescente uso nas empresas.
Lemos e Gadio enumeram os dez mandamentos do veículo jornalístico empresarial,de acordo com o esquema clássico da comunicação empresarial elaborado por Cathelin, Bossut e Mailhos (1995): 
1. Por que um jornal de empresa? 
Tendo objetivos definidos e uma pesquisa prévia das necessidades comunicacionais da empresa. 
2. Definir o público-alvo: 
É primordial focar os interesses de cada grupo que se quer atingir com o veículo. 
3. Estabelecer o perfil editorial: 
De acordo com o público-alvo do jornal, deve-se enumerar quais as editorias que estariam de acordo com suas preferências. 
4. Definir os gêneros jornalísticos e a disposição das editorias: 
A estrutura do jornal e o seu padrão ajudam a fortalecer a identidade do veículo e a criar familiarização com o leitor. 
5. Planejar o projeto gráfico (tamanho tipologia das fontes, cores, papel): 
O jornal deve ser atraente para o leitor, ter identidade e aparência clara e dinâmica. 
6. Estabelecer a linguagem a ser utilizada:
A linguagem deve ser adequada ao perfil do público-alvo do veículo. 
7. Determinar a periodicidade e distribuição:
Deve-se atentar à maneira como será feita a distribuição, a periodicidade e se é realmente possível praticá-las. 
8. Ter consciência dos recursos (inclusive financeiros):
Este pode ser um item determinante de vários outros. Somente com essa informação em mãos, será possível planejar gastos com projetos gráficos, fotografias, papel e forma de distribuição. Uma alternativa é contratar empresas especializadas em comunicação para produzir todo esse material. 
9. Montar o comitê de redação: 
Primeiramente é necessário informar aos participantes do comitê as funções da comunicação e da comunicação interna, pois, os membros escolhidos, geralmente, não possuem tal conhecimento e pertencem aos mais diversos setores da empresa. Normalmente, são responsáveis por áreas e detêm conhecimento específico, acesso a informações organizacionais e certa autoridade. 
10. Elaborar estratégias de avaliação e prever soluções para a publicação:
Uma publicação deve estar sempre em sintonia com o leitor e, para isso, muitas vezes, serão necessárias mudanças e evoluções. É preciso sempre despertar a curiosidade do leitor e surpreendê-lo com novas perspectivas. 
Intranet: a Intranet pode desempenhar o mesmo papel do mural e até mesmo repetir suas notícias. Isso porque o público com acesso a computadores, muitas vezes, é diferente e a Intranet não poderia ser usada como único meio de comunicação. A informação publicada na Intranet pode ser acessada por diversas unidades da empresa. As notícias publicadas podem conter links para quem desejar saber mais sobre o assunto ou se aprofundar em determinada informação. A constante atualização é um ponto forte. Deve-se priorizar a instantaneidade. 
Mural: é uma das ferramentas mais simples e de grande funcionalidade da comunicação empresarial e que exige menor verba. Pode ser afixado na parede, em forma de cartaz, ou em suportes com o tamanho adequado aos papéis. A impressão pode ser feita na própria empresa sem demandar gastos com gráfica, economizando assim também tempo. 
CONCLUSÃO: 
Com base nas pesquisas realizadas, concluí que para viabilização de uma implantação de comunicação interna, é imprescindível que haja comprometimento e a boa vontade da alta cúpula, somente assim os serviços prestados por essa área suprirão as reais necessidades da empresa e de seus empregados. Sem esse apoio, a realização do projeto se tornará em algo falível.
Após todas as leituras realizadas em prol deste trabalho, é possível concluir alguns pontos fundamentais para o sucesso de um planejamento de uma comunicação interna:
- É desejo dos funcionários serem os primeiros a saberem das notícias que dizem a respeito da empresa, seu desempenho e sobre o que esta notícia irá mudar em seu cotidiano e nos relacionamentos que os cercam;
- Transparência e verdade devem prevalecer em qualquer tipo de comunicação interna;
- Saber quem é o público da empresa, torna-se fundamental para iniciar o processo de implantação;
- A pesquisa de clima ou a intenção da famosa política das “portas abertas” não devem acontecer, se a empresa não estiver, realmente, disposta a encarar as mudanças;
- A comunicação interna precisa ser profissionalizada. A mão-de-obra especializada é necessária para fazer com que a empresa trabalhe de forma integrada com a informação;
- É fundamental que seja um desejo da cúpula da empresa, a criação do departamento de comunicação interna. A decisão deve partir, sempre, de cima para baixo e este departamento deve se posicionar junto à alta direção da organização;
- Dar a devida importância aos meios informais de comunicação também se faz necessário para o sucesso dos meios formais e dos serviços que a comunicação prestará;
- Veículos de comunicação ainda não substituem a relação face-a-face. Por mais tecnologia e facilidade de comunicação à distância que dispomos, ainda não há o que substitua o famoso “olho no olho”;
- Informações específicas de certos departamentos, que, a princípio, parece desinteressante para os outros, podem e devem ser informadas. Somente desta forma o público interno terá a noção da empresa como algo harmoniosamente integrado.
Quando a comunicação interna é posicionada como uma área ligada aos Recursos Humanos, ela corre o risco de não ter uma visão ampla da organização.
Portanto o ideal é uma área de comunicação posicionada junto à alta direção, pois com este posicionamento esta área pode ser uma fornecedora de estratégias e serviços para todos os segmentos da empresa, inclusive nas questões de comunicação interna, entre outras demandas comunicacionais. É este o modelo que proponho para a .........
REFERÊNCIAS
FERREIRA, Mylene, Sistema estratégico de comunicação interna: Estudo de caso e proposta de melhoria para a comunicação organizacional na SABESP, http://gestcorp.incubadora.fapesp.br/portal/monografias/pdf/... - 5k
Acesso em 07/03/2010 às 15h:00min
ESPINOZA, Bruno, Cinco cuidados para a comunicação interna não morrer na praia, http://www.administradores.com.br/informe-se/artigos/5-cuidados-para-a-comunicacao-interna-nao-morrer-na-praia/32760/ 
Acesso em 27/03/2010 às 17h:00min
SOUZA, Elaine Casado, A comunicação interna como diferencial estratégico: Estudo de caso sobre implantação de uma área de comunicação interna no Frigorífico Marba, www.fag.edu.br/professores/anderson/.../artigo%2009.pdf
Acesso em 27/03/2010 às 19h:17min
ITAMBÉ, Empresarial, A importância da comunicação interna na construção da imagem corporativa, publicado em 07/08/2007, http://www.cimentoitambe.com.br/itambe-empresarial/a-importancia-da-comunicacao-interna-na-construcao-da-imagem-corporativa/
Acesso em 29/03/2010 às 23h:30min
MEREU, Cristina Soares, O jornal mural como ferramenta na comunicação interna, págs. 29 e 30, http://www.convergencia.jor.br/bancomonos/2006/cristinamereu.pdf
Acesso em 30/03/2010 às 17h:30min
NASCIMENTO, Rosivaldo Andrade, Empresa familiar... Isso pode dar certo!! http://www.omundoempresarial.com/2008/04/sempre-que-se-fala-em-empresa-familiar.html
Acesso em 06/04/2010 às 12h:00min