ARCHIVEROS Y CABEZUDOS. Algunas Consideraciones sobre Las Unidades De Instalación Y Las Signaturas - Trabalho elaborado do texto

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UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA “JULIO DE ESQUITA FILHO” 
CAMPUS DE MARÍLIA 
 
 
 
 
 
 
ARCHIVEROS Y CABEZUDOS. Algunas Consideraciones sobre 
Las Unidades De Instalación Y Las Signaturas 
 
 
 
 
 
Ana Carolina Ferreira Leite 
Larissa Tenório Da Costa 
3º Ano de Arquivologia 
 
 
 
 
Marília 
2015 
 
 
 
Introdução 
 
 O acúmulo de documentos geradas pelas instituições públicas, e a falta de 
organização da Administração, faz com que os depósitos de arquivos acabem 
superlotados, instagnando novos documentos gerados pela instituição. 
Consequentemente há uma quebra do sistema do arquivo, com base nas 
transferências, podendo perder uma parte do Patrimônio Histórico Documental, 
prejudicando os cidadãos, que perdem a comprovação escrita dos seus 
direitos, e seus deveres. 
 
 O profissional arquivista, com o intuito de guardar esses documentos, deve 
fornecer seus conhecimentos e sua experiência para resguardar e conservar os 
mesmos. 
 
 A falta de metodologias e estudos das séries documentais impede uma 
elaboração de um plano de avaliação e classificação, faz com que optem por 
destruição indiscriminadas e criminosas, que por meio de uma seleção 
qualquer resolva “livrar” os arquivos de quaisquer “papéis e outras ninharias". 
 
 Podemos encontrar vários arquivos que apresentam inconveniências na 
falta de estrutura adequada para sua missão, ou encontram se superlotados, 
por não ter previsto crescimento na geração de documentos, fruto do 
desenvolvimento da administração pública, ou por estar em mãos de 
terceirização privada. (Falta) 
 
 É preciso ter em mente que o Estado economiza o máximo possível. Verba, 
que muitas vezes, se converte em desperdício. Preferindo a restauração de 
edifícios antigos que acabam virando arquivos ou deposito e até mesmo optam 
por compartilhar propriedades com outras instituições, gerando certo conflito 
interno, pois no mínimo descuido do "vizinho", alguém tentará aproveitar para 
roubar espaço. 
 
 O arquivista deve aproveitar o espaço útil do depósito e armazenar de 
maneira correta os documentos. Uma distribuição adequada, aproveitando os 
espaços existências em estantes, seja ela imóvel, fixa ou aberta, fazendo uma 
distribuição racional da unidade. 
 
 Quando o espaço é determinado e concluído, o último passo é a colocação 
dessa documentação. É nesse processo que o arquivista encontra uma serie 
de circunstancias que aderem a suas vontades, fazendo-o agir e essas 
consequências passariam de geração em geração. As tomadas de decisões 
frente as unidades de instalações e as notações destas, podem levar ao 
fracasso e a terríveis castigos divinhos, pois encontrar algo seria dificultoso. 
 
 O ser humano, por sua aprendizagem ou escolha, sempre irá escolher os 
caminhos mais fáceis, dividindo o espaço para que se possa combinar o seu 
conhecimento com uma descrição física, fugindo dos símbolos que codifiquem 
uma localização física por uma intelectual. O arquivista prefere agrupar fundos 
documentais, separá-los uns dos outros e organiza-los de uma forma que se 
possa encontrá-los de forma simples. 
 
 O artigo procura refletir sobre a realidade física das unidades de instalação 
e sua notação, visando que o arquivista enquanto frente ao depósito o faz 
desde a conservação a sua organização, sujeitando-se a teoria de que muitas 
vezes irá desistir de sua própria lógica. 
 
Unidades de Instalação: Livro 
 
 Os livros, tanto na administração pública como na privada, deve ser 
entendida como um conjunto de documentos serial consequência da prática ou 
do procedimento administrativo, e por razões de gestão, conservação e 
custodia. Estes documentos são testemunha de uma determinada atividade e 
servem como controle e de garantia da administração e administrados. 
 Seu valor reside em seu conteúdo; seu aspecto formal pode ser observado 
como uma característica específica que o diferencia, mas é sua análise interna 
que nos dará as orientações para conhecer sua tipologia documental. 
 De acordo com sua natureza Gallego Dominguez os “divide em registro de 
documentos administrativos ou copiadores e registro jurídico administrativos os 
registros de atas, dependendo instrumento de controle de oficinas 
administrativas ou devem sua existência a um mandato expressamente exigido 
por lei para registrar atos voluntários ou devidos naturais. ” 
 A influência dos diplomatas medievais, que tinham classificado os 
documentos por suas características externas, tem influenciado, consciente ou 
inconscientemente, na consideração que atualmente possui o livro. Também 
influência a dificuldade de instalação, faz com que os depósitos existam em 
áreas exclusivamente aos livros. 
 A falta de racionalização administrativa envolve o uso de formatos de 
diferentes tamanhos; assim, em um arquivo, podemos encontrar com volumes 
gigantescos ou de tamanho de agenda. 
 Embora difícil de quantificar devido à sua subjetividade, é preciso referir-se 
a possível influência dos bibliotecários em algumas técnicas Arquivistica. Não 
devemos esquecer que o ensino era conjunto até recentemente, e inclusive, 
hoje em dia, existem locais ocupados por arquivista-bibliotecários, enquanto a 
administração tende a desdobra-las. 
 As consequências se manifestam em uma realidade apenas discutida: o 
livro é, por si mesmo, uma unidade de instalação. Um dos casos mais 
conhecidos é a descrição de um fundo documental, confundindo as tipologias 
com unidade de instalação. 
 De fato, não é incomum encontrar inventários de livros, arquivos ou pastas 
que misturam influências e ideias diferentes, que combinadas através do tempo 
vieram a construir uma estrutura que mais teórico que se baseia na força do 
hábito. 
 É motivado pela premissa de que todo inventário é topográfico, que é o 
mesmo que a descrição intelectual reflete, ao mesmo tempo, a instalação 
física, devendo mostrar código correlativos. Naturalmente, que este sistema só 
é aplicado nos arquivos históricos com fundos fechados; sua introdução em um 
arquivo histórico provincial que serve como intermediário exigirá um depósito 
para cada fundo, e uma vez que se saturam poderíamos nos manifestarmos 
pela abolição administração ou pela utilização de novos suportes. 
 Uma versão mais suavizada são os inventários de arquivos e livros, cada 
um deles independentes, mas sujeitos a uma mesma tabela de classificação 
embora duplicado. Mais razoável é o instrumento de descrição que 
compreende os livros como um resultado do procedimento administrativo e 
sujeito, como o resto da documentação, a uma única tabela de classificação, 
embora se distingue pela sua instalação física em depósitos. 
 A consequência lógica é adaptar as estantes ao seu tamanho, e isto requer 
que no depósito existam áreas separadas de livros e arquivos, com previsão de 
espaço livre para novas adições. 
 Um enorme crescimento poderia saturar o espaço disponível, obrigando-nos 
a buscar buracos em outros lugares do depósito, que acabará transformando-
se em intricado de resíduos. 
 Dentro dos depósitos o livro está instalado nas prateleiras de diversas 
formas. A regra geral insiste que, por si só, é uma unidade de instalação; no 
entanto, podemos encontrar livros em uma caixa, ou reunidos juntos, mas 
mantendo sua individualidade no instrumento de descrição e convertendo-se, 
portanto, em unidades de instalação dentro de uma unidade de instalação. 
 Partindo da premissa de que quanto maior é um arquivo mais importante é, 
na verdadedevia ser que mais trabalha-lo dá. Além disso, pelas peculiaridades 
sobre a instalação, podemos encontrar nos arquivos, onde aparecem os 
arquivos, livros, atados, caixas ou pastas com vários tamanhos, e, é claro, sem 
uniformidade, a única medida que podemos nos dar coerência é dos metros 
lineares. 
 A influência do livro na descrição e na instalação é tão grande que, por 
vezes, o arquivista não tem tido em conta que o livro é parte de uma série 
interrompida que um continua o outro ao longo do tempo, e que um volume não 
equivale a um período cronológico, definido. Apenas apresenta dificuldades em 
sua instalação por seu tamanho, mas devemos pensar em hesitá-los junto as 
demais unidades de instalação. 
 
A notação 
 
 Notação ou código de identificação de documentos é um número de ordem 
de uma instalação de unidade básico para localizar documentos no deposito. 
Alternativamente nos permite controlar a falta de algum documento e serve 
como referência para o usuário para a localização do documento. É de fácil 
leitura, que foi dito acima uma forma de localização de documento solicitado. 
 De acordo com o autor a norma geral diz que cada fundo documental tem 
seu próprio código, isto é, segundo sua proveniência podemos encontrar com 
tantos números 1 como fundos. Por isso existem outra versão de código uma 
delas é por seção. 
 Por exemplo: página 198 14 M 828(1º) o número 14 significa a subsérie 
(equivalente à nossa serie), a letra M (nossa seção) o 828 é a unidade de 
instalação e por último a cifra é equivalente a ordem do número do documento 
individualizado dentro da unidade documental. (Exemplo tirado do Manuel d’ 
Archivistique, Paris, 1970, elaborado pela Associação de Arquivistas 
Franceses). Outra possibilidade, relacionada ao formato e custodia dos 
documentos é a notação para arquivos, livros e coleções. 
 Na notação, a duplicação nos números da origem a diversos problemas e 
que tem exigido soluções diferentes. Assim, alguns arquivos podem ser 
compostos por várias cifras, significando cada uma delas o número da estante, 
prateleira e a posição do documento nele. 
 Outra forma de solução é a não divisão de deposito em uma serie de 
setores e que cada um é representado por uma letra alfabética de A a Z e por 
sua vez, em cada setor se coloca uma unidade de instalação com o numero 
correlativo. 
 Porém complicar na formulação da notação com simples números não é 
suficiente. Tem que adicionar uma serie de abreviaturas que determina 
também o fundo. Parte dessa teoria a notação compõe tanto de um elemento 
localizador ou identificador da organização intelectual do arquivo. 
 Assim, um simples dossiê do Conselho do Ministro que se encontra 
depositado no Arquivo Geral de Pernambuco se citaria A.G.P.-F.P.-C.M. nº 
128, ou uma coleção da proveniência orgânica, por exemplo do Ministério de 
Turismo, levaria um complexo conjunto de símbolo que daria prazer a qualquer 
criptografo: A.G.P.-C.F.P.-M.T nº 10. 
 De acordo com Cruz Mundet (1987) toda vez que o “documento tem sido 
descrito em suas partes, resta por colocar indicações precisas a fim de 
localizara-lo o acervo que pertence, isto é conseguido através da notação do 
arquivo: Em primeiro lugar se indica as siglas do arquivo e posteriormente a 
indicação que por referência o quadro de classificação nos referem-se à 
localização física dos documentos (seção, serie arquivo, livro, expediente, etc.). 
 Outro problema inerente da duplicação de números é a localização de 
acervos nos depósitos. Quando cada um possui um código independente, as 
pessoas encarregadas dos serviços aos usuários devem reunir condições mais 
estreitas. 
 E para facilitar seu trabalho, eles poderiam diferenciar todos os fundos com 
etiquetas de cores distintas jogando sempre uma gama de cores que não se 
esgote do mercado. 
 Se queremos que o código cumpra as funções que são próprias, é 
necessário plantar um código a partir de Um á Infinito que é a mais simples e 
adequada. Este modelo, aceite por unanimidade nos ficheiros administrativos, 
ele é descartado no histórico quase tão unânime. 
 Sua recusa é motivada por diferentes argumentos, embora na realidade a 
base teórica da oposição a este tipo código de identificação é encontrada na 
arquivologia francesa que considera a numeração sequencial leva a problemas 
intratáveis, sobre todo para o descarte. 
 O Manual..., op.cit.p.201, “se comenta que uma das objeções da 
numeração correlativa se encontra na numeração na prateleira. A solução dado 
este é separa a documentação dando-lhe uma instalação e uma numeração 
aparte, podendo uma ficha de cor em um fichário metódico da série, que 
indicará o arquivo e o ano de sua eliminação. 
 Não parece esta metodologia supõe uma maneira de complicar a 
distribuição da documentação em depósitos. ” 
 
 
 Está claro que o fundo histórico é permanente. É claro que um fundo 
histórico é permanente e não podem ser sujeitos a avaliação. Portanto, o 
código recebido por cada unidade de instalação é irreversível, exceto para a 
destruição ou o desaparecimento de documentos. 
 A entrada de nova documentação de caráter histórico não teria impacto, 
uma vez que as novas unidades incluem a instalação correlativa 
correspondente. 
 
 Respeito aos fundos que podem ser valorados e eliminados, a destruição 
destas unidades de instalação só daria lugar a um espaço que seria ocupado 
por uma nova entrada. Um fundo histórico não pode variar seus códigos e os 
documentos possível objetos de avaliação, se não aparecerem serão 
selecionados e eliminados. 
 Quanto ao tema que determina que apenas o fundo histórico fechado pode 
publicar, e afirma que existem, em consequência, inventários em livros e 
inventários em fichas para fundo pendente de entrada, sua implantação. 
 
 
Conclusão 
 
 Uma vez que, consequentemente haja livros em depósitos, considerados 
como unidades de instalação e notação, é necessário que os profissionais não 
levem algumas práticas baseado nos “velhos” costumes, mas criar questões do 
ponto de vista da lógica e praticidade. Evitando o hábito e adaptando ao 
ambiente. 
 
 A contribuição dos profissionais da área para com a Arquivistica, de alguma 
forma tem causado uma “revolução” nos conceitos, e é inexplicável que 
situações que envolvam trabalhos banais, como evitar um colapso no arquivo 
por falta de espaço, seja algo a ser negligenciado pelo responsável. 
 
 O livro em si não tem de ser uma unidade de instalação, podendo estar 
armazenados em caixas. Não relevando como será instalado no fundo, qual 
posição, horizontal ou vertical, mas sua notação que deve ser correlativa a 
mesma que as demais unidades de instalação, facilitando a organização. 
 
 A notação deve ser a única empregada nos arquivos, pois com isso é 
possível planejar a transferência de documentação e convenientemente 
distribuir o espaço que possa ter, dando uma finalidade às prateleiras do 
arquivo, devendo fugir de notações que possui símbolos para a organização 
intelectual de fundos. Devemos dar dígitos a classificação as seções e suas 
séries documentais. 
 
 O que o usuário deve entender é o significado dos dígitos, e usar essa 
ferramenta para encontrar um documento particular. 
 
 Tendo o arquivo dentro da cabeça representa apenas complicar a 
localização de um determinado unidade instalação; memória usada para uma 
operação que deveria ser simples, quase instantânea. Procurar pensar no 
prático, como o Arquivo Geralda Administração, onde foi deixado espaços no 
depósito para futuras remessas de documentação, caso ainda gerado pela 
instituição. 
 
 
 
 
 
 
Referencia: 
MARTINEZ GARCIA, Luis. Archiveros y cabezudos. Algunas consideraciones 
sobre las unidades de instalación y las signaturas. In: Boletín ANABAD, XLI, 
1991, pp. 59-76. 
 
ARQUIVO NACIONAL, Dicionário brasileiro de terminologia Arquivistica. 
Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.