Tec. Administração SENAC - Atividade 2 - Atualização de documentos

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Apresentação de: Hélita Querino
Organização e Controle do Fluxo de Documentos
Uma breve apresentação da equipe responsável pela categorização dos documentos.
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Organização dos documentos
 Foi fundamental conhecer todos os processos relacionados à obtenção, análise, armazenamento e relações com a documentação. 
 Ficou estabelecido um local específico para guardar os documentos. (Digital e Físico)
 Para no final adota um método de arquivamento.
Aqui serão mostrados os procedimentos adotados pela equipe pra justificar as escolhas feitas e cada etapa 
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ANTES
DEPOIS
Ausência de identificação de temporalidade dos documentos;
Falta de padronização de procedimentos;
Falta de acessibilidade;
Sem acompanhamento do fluxo documental;
Fragilidade na segurança;
Dificuldade de encontrar as informações;
Perda e o extravio de documentos.
Digitalização dos documentos e redução do uso de papel;
Emprego do uso de métodos de arquivamento: Alfabético Numérico, Específico ou por Assunto e Alfabético;
Mapa da trajetória de tramitação;
Padronização das nomeações;
Realização de backups periodicamente;
Criação de prioridades e níveis de segurança entre documentos.
Lista de Documentos
Controle de distribuição de EPIs e uniformes
Folhas de pagamento, décimo terceiro salário e férias
Pastas dos colaboradores com Fichas-registro e documentos pessoais
Planilhas de controle de entrada e de saída do expediente
Métodos de Arquivamento
ADOTADOS
Controle de distribuição de EPIs e uniformes
Específico ou por Assunto - Separar uma pasta EPIS e outra pasta para uniformes, ambas as pastas separar por ordem alfabética por nome.
Tipos de arquivo: Inativo/ Intermediário
Folhas de pagamento, décimo terceiro salário e férias
Alfabético numérico - Separar por ano e mês os documentos e colocar em ordem alfabética conforme o nome de cada colaborador.
Tipos de arquivo: Inativo/ Intermediário
Métodos de Arquivamento
ADOTADOS
Alfabético - Separar por ordem alfabética por nome.
Tipos de arquivo: Inativo/ Intermediário
Alfabético numérico - Separar por ano e mês os documentos e colocar em ordem alfabética conforme o nome de cada colaborador.
Tipos de arquivo: Ativo
Pastas dos colaboradores com Fichas-registro e documentos pessoais
Planilhas de controle de entrada e de saída do expediente
“Efetivamente, a mudança é quase impossível sem colaboração, cooperação e consenso em todo o setor.”
— Simon Mainwaring