fatima joanice arquivo secretariado

Prévia do material em texto

Técnicas Secretariais: Arquivística
Aluno (a): Fátima Joanice Marques do Nascimento
Data: 23 / 07 / 2022
Atividade de Pesquisa
NOTA:
ORIENTAÇÕES:
· Ler atentamente as instruções contidas no documento é de fundamental importância na realização da avaliação.
· Para esta atividade o aluno poderá utilizar-se das ferramentas de pesquisas como: internet, artigos científicos, manuais técnicos, livros e literaturas disponibilizadas em nossa biblioteca.
· Preencha todos os dados referente a sua identificação como: nome completo, data de entrega.
· As respostas poderão ser de escritas forma manual e/ou digitadas abaixo de cada pergunta. 
· Ao terminar a avaliação o arquivo deverá ser salvo com o nome: "Avaliação de Pesquisa" (nome do aluno).
· Envie o arquivo pelo sistema em formato digital em pdf ou word.
Bons Estudos!
1. Defina sobre a conceituação e importância da gestão de documentos, como deve ser realizado o diagnóstico para a elaboração desta gestão e quais passos devem ser colocados em prática.
A gestão de documentos é uma operação cujo objetivo é reduzir seletivamente a massa de documentos, de forma a conservar permanentemente os que têm um valor cultural futuro sem menosprezar a integridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa. Por outro lado, alguns creem que a gestão de documentos como aplicação da administração científica com fins de eficiência e economia, sendo os benefícios para os futuros pesquisadores considerados apenas meros subprodutos.
Envolve as seguintes fases: produção: concepção e gestão de formulários; utilização e conservação: criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperação de dados; e destinação: a identificação e descrição das séries documentais.
2. A Teoria das três idades diz que o documento arquivístico passa por três fases. Essa teoria determina a destinação de cada documento, na qual, a sistematização deste ciclo compreende e é definido de acordo com a frequência em que cada arquivo deve ser consultado e como é o seu uso. Quais são as fases dos arquivos? Cite-os.
1ª IDADE - arquivo corrente/setorial – Conjunto de documentos de uso frequente, normalmente mantidos com quem os produz. Nessa fase, os documentos ainda possuem seu valor primário (administrativo), ou seja, referente ao motivo pelo qual aquele documento foi produzido.
2ª IDADE - arquivo intermediário – Conjunto de documentos de uso pouco frequente, originados nos arquivos correntes, que aguardam sua destinação final: eliminação ou guarda permanente. Nessa fase, os documentos ainda possuem valor primário.
3ª IDADE - arquivo permanente – Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo. Nessa fase, há uma preponderância dos valores históricos, científicos e culturais dos documentos.
3. Verifique na empresa onde trabalha se existe algum projeto para a gestão de documentos. Se existe, converse com quem implantou para entender como foi feito e se não existe, converse com a chefia sobre a sua importância. Caso não trabalhe, busque a empresa de um parente ou amigo e realize a pesquisa.
Trabalho em uma escola e os arquivos são divididos por idades. Os documentos que são usados durante o dia a dia costumam ter mais fácil acesso, ao alcance das mãos, como declarações, transferências, e etc. Os documentos com menos frequência de uso, costumam estar guardados no móvel arquivo, como a ficha individual dos os alunos, que são organizados por turma e posteriormente por ordem alfabética. Já documentos permanentes que atestam, registram e comprovam algo importante sobre a instituição, são arquivados em pastas, dentro de um armário, que é matemos limpo e organizado a fim de guardar e preservá-los, lá são armazenados por assunto e data. 
Desta maneira o trabalho se torna mais eficiente e produtivo, além de conservar melhor os documentos.
4. Pesquise onde você trabalha os tipos de documentos existentes quanto ao gênero e que são classificados como atos comprobatórios e faça uma lista deles. Caso não trabalhe, busque a empresa de um parente ou amigo e realize a pesquisa.
Documentos textuais – todos os documentos que são impressos diariamente.
Documentos sonoros – CD’s e DVD’s.
Atos comprobatórios – temos certidões, atestados e cópias.
5. Como você guarda os documentos pessoais quando necessita efetuar pagamentos. Organize uma pasta pessoal de follow up para documentos pessoais. Faça uma lista dos compromissos e organize em fichas. Apresente aqui detalhadamente.
Contas do Mês:
Alimentação
Fatura Inter
Fatura Nubank
Funcional
Plano Celular
Transporte
Avaliação de Pesquisa: Técnicas Secretariais Arquivista