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Administração e Economia Para Engenheiros 01 - FUNDAMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO E CONTEXTO ORGANIZACIONAL Arthur Ribeiro Torrecilhas Contextualização • Dentro dos aspectos administrativos, existem basicamente dois tipos de trabalho: • Administrativo. • Técnico. Veremos o processo administrativo e as principais teorias administrativas Contextualização • Mas afinal, o que é administração? Conjunto de ações organizarcontrolar coordenar comandar prever Administrar Objetivos Problemas Engenheiro - Sistemático -Solucionador de problemas -Administrador Fundamentos gerais sobre Administração. Fundamento da administração Garantir a eficácia, eficiência e efetividade de um sistema produtivo, a fim de que se obtenham resultados que satisfaçam as necessidades de seus clientes, assim como às suas próprias Administrar é: Existem diversas áreas da administração: financeira da produção pública de materiais marketing de sistemas de informação gestão de pessoas gestão sistêmicainternacional organização, sistemas e métodos Diante de tantas áreas administrativas, como o profissional irá se adaptar? O mercado de trabalho espera que qualquer profissional consiga: Fixar objetivos (planejar) Analisar (conhecer os problemas) Solucionar problemas (“Engenheirar”) Organizar e alocar recursos sejam eles recursos financeiros, tecnológicos e humanos Comunicar, dirigir e motivar as pessoas (liderar) Tomar as decisões (rápidas e precisas) Mensurar e avaliar os processos e os resultados (controlar) Os Pilares administrativos Os pilares que formam os processos administrativos: • planejamento, • organização, • direção e • controle. Chiavenato (2014) Os Pilares administrativos 1º Pilar - Planejar • Definição dos objetivos da empresa; • Traçar metas; • Fazer a divisão e a programação das atividades; Dividido em Planejamento Estratégico Tático Operacional Estratégico Tático Operacional Missão, visão, objetivos, metas, valores. Analises de alternativas de médio prazo que poderão ser utilizadas para a conquista das metas estipuladas para a empresa. O planejamento tático tem a finalidade de especificar como cada departamento ajudará no alcance dos objetivos gerais da empresa, interligando o planejamento operacional ao estratégico. As ações são de curto prazo, e em determinadas situações podem ser até mesmo diárias. Esse planejamento deverá usar cronogramas, relação de tarefas, métodos, processos e programas de avaliação para que as ações de curto prazo estejam em sintonia com os objetivos de médio e longo prazos da organização. Os Pilares administrativos 2º Pilar - Organizar • Sistematizar o planejamento; • Constituir os níveis hierárquicos de comando; • Determinar os recursos que estão disponíveis (humanos e materiais). 3º Pilar - Dirigir • Tomadas de decisão; • Comunicação entre as partes envolvidas; • Delegação de tarefas. • Supervisão e delegação de tarefas. Os Pilares administrativos 4º Pilar - Controlar • Verificar se as medidas e ações tomadas estão promovendo os resultados previstos no planejamento; • Ações de correção de rumo, ou medidas de melhorias contínuas. Desculpas para os atrasos. Situação problema. O atraso nos prazos em setores da engenharia são corriqueiros, e as desculpas mais utilizados pelos engenheiros para justificar um não cumprimento do prazo estabelecido são aquelas ligadas à administração tais como: planejamento, comunicação, controle e direção. Sendo assim, considerando uma empresa com sérios problemas de atrasos em obras, dessa maneira, com base nos aspectos introdutórios da administração, quais embasamentos podem ser atribuídos para a solução dessa condição? Resolvendo a situação problema. O processo administrativo deve ser visto em todas as suas funções: Planejamento, Organização, Direção e Controle. Fazer um bom planejamento, mas não controlar as ações, por exemplo, faz com que o processo fique incompleto, abrindo espaço para problemas administrativos. Chiavenato (2014) Empresas. Empresas - Organizações As organizações não são imutáveis, pois constantemente, devem se adaptar às alterações que ocorrem em seus mercados. Primeiramente: Uma organização é: O agrupamento de recursos financeiros, recursos humanos, recursos tecnológicos (máquinas e equipamentos), etc., em processos únicos, que vão buscar um mesmo objetivo Grupo de setores e pessoas, dispostas a atingir os objetivos traçados pela empresa. Empresas - Organizações Divisão das empresas por sua propriedade: Pública Privada Mista Divisão das empresas por setor: Primário Agricultura, mineração, pesca, pecuária, extrativismo vegetal e caça. Secundário transformam as matérias-primas em produtos industrializados Terciário setor econômico relacionado aos serviços e comércio Divisão das empresas por tamanho: Micro Pequena Média Grande Teoria dos Sistemas É importante estruturar uma organização: A Teoria dos Sistemas, busca desempenhar as diferentes partes de uma instituição em perfeita sinergia. Livro didático – Raimundo (2016). Sistema Físico Sistema Abstrato Aberto Fechado Aberto Fechado Não recebem qualquer tipo de influência do ambiente externo, tudo o que acontece nesse sistema está restrito aos seus próprios componentes (é como se uma empresa trabalhasse, sem dar importância para as questões ambientais (externas) relacionadas à economia, legislação, política, ideologia, etc.) Há trocas constantes e mútuas entre a empresa e o ambiente em que ela está inserida. Isto exigirá que a empresa seja altamente adaptável aos cenários que são desencadeados à sua volta, tais como: a alta do dólar, fatores políticos, legais, concorrenciais, tributários, etc. (que acontecem fora das paredes da empresa). Administrando uma organização. Situação problema. Sergio, sócio da empresa familiar GWRef, sem nenhuma experiência administrativa, ele terá que assumir a administração da GWRef, já que seu irmão Gilmar (que fazia isso) teve um problema de saúde e ficará afastado de suas funções por um período indeterminado. Dessa forma, Sergio tem que começar do zero, entendendo como uma empresa funciona e, para isso, precisará compreender que os recursos: financeiros, humanos, tecnológicos, etc. devem interagir, em processos únicos, para alcançar qualquer objetivo da empresa. Situação problema. Além disso, ele precisará assimilar que a empresa possui um fluxo de entrada- processamento-saída que sofre influências externas e, por esse motivo, a empresa precisa estar se adaptando constantemente às alterações ambientais percebidas. Ou seja, Sergio terá que entender quais são as etapas que a GWRef precisa cumprir (contratação de funcionários; compra e manutenção de equipamentos; compra, recebimento e estoque dos materiais de construção; divisão das tarefas dos trabalhadores para que eles trabalhem na reforma; entrega do galpão totalmente reformado; e verificação se o galpão entregue tem a qualidade prevista. Resolvendo a situação problema. Trata-se de uma empresa com sistema aberto, pois sofre variações com fatores externos, como por exemplo custo de insumos, materiais, mão de obra, impostos, gasolina.... Chiavenato (2007) Você saberia dizer um exemplo de sistema fechado? Enviem suas respostas... Contextualização histórica sobre Administração e suas principais teorias. Componentes Históricos da administração Componentes Históricos: Explicam muitas práticas aplicadas hoje em dia nas empresas, tanto em relação ao processo produtivo, como até mesmo na disposição de empresas como sistemas. Teoria da Administração Científica Teoria Clássica Fordismo Teoria Burocrática Teorias que influenciaram a gestão de muitas organizações empresariais. Frederick Winslow Taylor - 1895 Precursor da escola da administração científica Fez uma análise para aumentar a eficiência das indústrias, através da racionalização das tarefasdos operários. Fonte: FlickerEstá ligada às consequências da Revolução Industrial, Taylor executou vários experimentos para encontrar uma forma dos funcionários serem mais produtivos movimentação dos trabalhadores no processo produtivo e do tempo de produção foi foco de análise da administração científica. Frederick Winslow Taylor - 1895 Assim, a fragmentação das tarefas, a especialização do trabalhador, e a padronização dos equipamentos e das ferramentas também foram objetos de pesquisa de Taylor Fonte: Flicker Motivação ao trabalhador por meio de pagamento não por hora/mês/dia, mas por peça produzida. O homem é preguiçoso por natureza e só estará motivado a trabalhar, de forma eficiente, se tiver alguma recompensa financeira por esse esforço... Vou chamar esse conceito de homo economicus. Henry Fayol - ~1916 Focou sua análise sobre a cúpula administrativa (gerência e direção da empresa) Buscou criar uma definição de responsabilidade em todos os níveis organizacionais. Fonte: Commons Wikimedia Se preocupou com os elementos básicos do processo administrativo, planejamento, organização, direção e controle. Foco para a estrutura organizacional com uma visão mais gerencial, olhando de perto o trabalho do gestor da empresa. Criador da Teoria Clássica da Administração. Com o objetivo de aumentar a eficiência, com base na organização dos departamentos e de suas atividades. Henry Fayol - ~1916 Fayol usa a questão da Autoridade/Responsabilidade: a empresa deveria centralizar a autoridade nas mãos de uma única pessoa (princípio conhecido como unidade de comando) Fonte: Commons Wikimedia Assim, a empresa tinha uma organização linear, onde no topo da pirâmide estava uma única pessoa que dava ordens e exigia obediência irrestrita. Abordagem Clássica da Administração+ = Fonte: Commons Wikimedia E Flicker Henry Ford - 1914 Criador do Fordismo aplicado na Companhia Ford de Automóveis. Objetivo de produzir veículos que pudessem ser adquiridos pelo grande público, com preços acessíveis, mas isso só seria possível se houvesse melhorias na produção, com ações disciplinadas. Fonte: PixabayQuando aplicou sua teoria na Ford Motors, em 1913, sua empresa produzia cerca de 800 automóveis por dia. Jornada de trabalho: enquanto a maioria das empresas trabalhava em jornadas diárias entre 10 e 12 horas sem salários mínimos definidos, Ford implantou na sua fábrica a jornada de 8 horas com o salário mínimo de U$ 5,00 por dia. Henry Ford - 1914 Reduzir os custos de produção de forma significativa para melhorar o preço final do produto. Linha com esteira, onde transitavam as partes do carro, sendo que cada funcionário, ao longo dessa linha, produzia uma parte do automóvel. Todos podem ter o seu Modelo T, da cor que quiser, desde que seja preto. Hehehehe... Fonte: Pixabay Max Weber - 1940 Criador da Teoria da Burocracia. A teoria burocrática é organizada por normas escritas (formalizadas) que vão determinar o que cada funcionário vai fazer e como cada processo e tomada de decisão deve ser realizado. Fonte: Commons Wikimedia À medida que as empresas crescem, os modelos organizacionais precisam ser mais bem definidos. “na escassez da burocratização ocorre desordem, no excesso da burocratização ocorre rigidez, a organização ideal está nas seis dimensões da Burocracia”. Max Weber - 1940 A empresa deve ser estruturada em cargos com atribuições e poder pré- definidos, onde a subordinação é obrigatória. Fonte: Commons Wikimedia Manda quem pode.... Obedece quem tem juízo, tá ok?! Briga dentro da empresa. Situação problema. Em uma empresa familiar, o diretor, tem como auxiliares o filho e o sobrinho. Por alguma razão, ocorreu uma briga entre primos. Depois desta briga, ambos começaram a atrapalhar os negócios da empresa, inclusive pararam de respeitar o Diretor, pai de um e tio do outro. Diante dessa situação, existem medidas que o diretor poderia tomar? Estas medidas estão baseadas em alguma teoria da administração? Resolvendo a situação problema. A melhor medida a ser tomada é relembrar o filho e o sobrinho que a empresa é uma organização fundada sobre os princípios de Max Weber, na qual atua sobre a Teoria da Burocracia. Estruturada por hierarquia. Subordinados devem obedecer ordens superiores. Delegação de trabalhos. Funcionário atua de acordo com sua função e não por emoções. Cargos bem definidos e funções estipuladas Principais abordagens da administração. Outras teorias da administração Estruturalista Humanística Comportamental Neoclássica Novas abordagens da administração Contingencial Teoria Estruturalista A Teoria Estruturalista critica a rigidez do modelo burocrático, pensando em uma forma de melhor administrar conflitos que sempre acontecem entre as pessoas que estão em uma empresa e o seu público, ou seja, ela quer minimizar os atritos que acontecem no relacionamento Grupo Formal Grupo Informal São os círculos de amizade e inimizade que surgem naturalmente do convívio no ambiente de trabalho (panelinhas). É a relação entre os chefes formalmente estabelecidos e seus subordinados, que formam a estrutura hierárquica da empresa. Teoria Estruturalista Os grupos informais tendem a criar uma comunicação livre, um estímulo à iniciativa para resolução de problemas e autoridades não nomeadas pela posição hierárquica que podem trazer conflitos dentro da organização. Grupo Informal Fonte: Commons Wikimedia Fonte: Commons Wikimedia Teoria das Relações Humanas É uma das principais vertentes que explicam a maneira como a administração é praticada hoje em dia Essa teoria é a primeira que enfatiza o papel fundamental das pessoas dentro das empresas, sendo contrária à visão mecanicista (baseada em processos, estruturas e tarefas) da Teoria Clássica e à rigidez da Teoria Burocrática (ou seja, o chicote para de estralar, e as relações entre os funcionários e seus superiores ganham um ar mais respeitoso) Abrange os aspectos estudados pela Psicologia e Sociologia Teoria Comportamental O esforço é feito para o entendimento dos processos decisórios, onde a autoridade e o uso correto do poder têm papel importante nesse processo. Mostra que a motivação de um indivíduo (funcionário de uma empresa) não está relacionada apenas com questões salariais (financeiras) Maslow e Herzberg Fonte: Material didático Teoria Neoclássica Volta a tratar a administração de forma sistematizada, enfatizando as práticas administrativas com a reafirmação das preposições clássicas. Os estudiosos neoclássicos constroem uma Administração feita para a obtenção de objetivos e resultados organizacionais, em que os gestores têm a difícil tarefa de enumerar prioridades, em um ambiente cada vez mais complexo e cheio de informações. Não importa qual a teoria que será usada, o importante é atingir os resultados. Teoria Contingencial (ou Situacional) A ênfase é a adaptação que a empresa precisa ter frente às diferentes situações (ambientais) que lhes são apresentadas, pois mostra a importância que o tomador de decisão deve dar às mudanças ambientais, em cada momento diferente. Mostra que não há princípios universais na administração (não há uma melhor maneira de planejar, não há uma melhor maneira de organizar, não há uma melhor maneira de liderar, etc.), ou seja, sob circunstâncias diferentes, um mesmo problema pode ser solucionado de maneira totalmente diferente. Teoria Contingencial (ou Situacional) Por exemplo: não é preciso que o líder siga apenas um estilo de liderança Fonte: Material didático Falta de motivação entre os funcionários. Situação problema. A empresa está enfrentando uma situação causada falta de motivação de parte dos seus colaboradores. Seu chefe pede que em 60 dias você realize um aumento em 15% na produção. Para contornar esse problema, você precisa entender como alcançará a meta estipulada por seu chefe, tendo como pensamento a maneira que vaimotivar a sua equipe. Resolvendo a situação problema. Para que consiga trazer motivação aos seus comandados você deve compreender a Teoria Comportamental da administração que mostra que, para que os funcionários estejam motivados (ou não estejam desmotivados), além de bons salários, a empresa precisa construir um bom ambiente de trabalho (tanto em termos de estrutura, como em termos de relação entre os funcionários), reconhecer os esforços de cada colaborador e trazer tarefas desafiadoras e possibilidade de crescimento profissional. Dúvidas? Recapitulando Fundamentos da ADM. Empresas. História da ADM e suas teorias. Abordagem da ADM nas empresas.
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