Apostila Administracao do tempo

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Profº Ricardo Bortoli 
AEGEA | ACADEMIA.AEGEA.COM.BR 
Administração 
do Tempo 
APOSTILA DO CURSO 
 
 
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ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO 
 
 
1 O QUE É ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO 
 
É uma ferramenta gerencial, que tanto pode ser utilizada nas empresas quanto em nossas 
vidas, permitindo a organização de metas pessoais e profissionais com menor dispêndio de energia 
física e mental. 
A boa administração de tempo é provavelmente o fator mais importante na administração de 
si mesmo e do trabalho executado. Ela começa com a auto-descoberta, isto é, com a identificação de 
como utilizamos o nosso tempo, do que não nos satisfaz e do que desejamos mudar. 
 
2 POR QUE ADMINISTRAR O TEMPO 
 
A administração ou organização do tempo é um assunto que vem despertando cada vez mais 
interesse dos profissionais. 
É grande o número de corporações empenhadas no treinamento de seu pessoal, para que 
administrem corretamente o tempo que gastam profissionalmente e em sua vida, principalmente 
quando as metas e objetivos profissionais designados pela empresa não são atingidos. 
Todo o desempenho organizacional é regido por três elementos básicos: 
✓ Pessoas; 
✓ Tarefas; 
✓ Administração. 
 
O sucesso de um profissional e até mesmo de uma organização está atrelado a um bom 
gerenciamento de tempo. Isso porque, a produtividade passa por saber utilizar os recursos disponíveis 
da melhor forma possível, otimizando os processos realizados. 
 
Peter Drucker, diz que o profissional que não consegue gerenciar seu próprio 
tempo não consegue gerenciar nada mais. Pois é de vital importância que domine 
o seu tempo, ao invés de ser por ele dominado. 
 
No entanto, para conseguir fazer isso é necessário que o colaborador seja disciplinado e 
reconheça alguns hábitos que podem ser prejudiciais. Por isso, antes de utilizar uma ferramenta para 
gerenciar o tempo, é importante responder 4 questões principais: 
http://blog.netprofit.com.br/6-maneiras-de-manter-o-foco-e-alcancar-o-sucesso-profissional/
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1. Quais atividades são mais demoradas? 
2. Quais são minhas principais dificuldades? 
3. Quais são os hábitos que prejudicam a produtividade? 
4. O que posso fazer para melhorar minha performance? 
 
Chegando a essas respostas, é possível trabalhar nos pontos negativos para obter mais 
eficiência e controle das atividades ou dos projetos desenvolvidos. 
Para fazer isso, adotar algumas ferramentas é uma boa alternativa, porque permite obter 
mais produtividade, independentemente do segmento em que a empresa atua ou da atividade 
desempenhada pelo colaborador. 
 
3 COMO ADMINISTRAR O TEMPO 
 
Um dos maiores problemas, para todos é que nunca há tempo suficiente para fazer tudo o 
que é necessário. 
Mas, como organizar e administrar o tempo para um melhor desempenho? 
Para o Prof. Alcides Schotten, da Empresa Methodus, “a organização do tempo supõe a 
prática de alguns princípios: princípio da direção (objetivos); princípio da visão estratégica 
(antecipação às tendências), princípio dos quadrantes (eficiência/eficácia), princípio da convergência 
(concentração), princípio da delegação (descentralização), princípio do controle (feedback) e o 
princípio do uso do tempo livre (visão sistêmica)”. 
Desta forma, administrar o tempo é adquirir controle sobre a vida, sendo necessário haver 
alguma flexibilidade na programação e organização do tempo, sabendo diferenciar o que é 
importante, prioritário e urgente. 
A boa administração do tempo é provavelmente o fator mais importante na administração e 
organização. 
A partir daí, você poderá aprimorar sua eficiência no tempo e com o tempo. 
É importante seguir algumas regras para se obter o controle da organização do tempo, como: 
✓ Mudar antigos hábitos (isso requer sólido compromisso); 
✓ Selecionar quais as tarefas que tratará e com qual prioridade; 
✓ Fazer certo as coisas certas (qual a maneira mais eficiente de se fazer?); 
✓ Procurar maneiras de postergar, reprogramar ou delegar o que não for realmente 
importante no momento e que não faça parte da meta principal; 
✓ Detectar onde o tempo está sendo desperdiçado; 
✓ Todos têm 24 horas por dia, como cada indivíduo as utiliza é o que representa a enorme 
http://blog.netprofit.com.br/avaliacao-de-desempenho-como-medir-a-performance-dos-colaboradores/
http://blog.netprofit.com.br/como-otimizar-processos-e-impulsionar-a-produtividade-da-sua-empresa/
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diferença; 
✓ Deixar claro o que você pode e o que não pode fazer é uma forma de adquirir 
credibilidade e respeito; 
✓ Planeje, evite tarefas incompletas. Quando possível delegue tarefas de rotina; 
✓ Perceba em qual momento do dia sua energia é mais alta e tente harmonizar as tarefas 
prioritárias com suas horas de maior energia; 
✓ Mantenha os compromissos no horário, as pessoas se sentirão mais respeitadas e se 
tornarão mais leais; 
✓ A organização de seu local de trabalho traz eficiência e economia de tempo; 
✓ Decida que metas deseja atingir, então veja os passos que o levarão até lá, concentre as 
atividades nessas metas; 
✓ Marque as reuniões para o final do dia. Elas terminam mais rápido quando a hora da 
saída se aproxima. 
 
Saber organizar-se utilizando o tempo de forma eficaz é um desafio que, para muitos tem 
sido o objetivo prioritário nas organizações. 
O processo de aprender a importância de organizar o tempo para o bom desempenho das 
atividades é contingente à habilidade de permanecer aberto às mudanças que estão ocorrendo no 
ambiente e de desafiar hipóteses operacionais (MORGAN, 1996). 
Portanto, é importante entender que para o bom desempenho do trabalho, é necessário 
desenvolver a boa organização do tempo como outras ferramentas das ciências administrativas, que 
depende de onde está inserido, não esquecendo que o mais importante é alcançar o objetivo. 
 
Passos fundamentais para se alcançar um melhor uso do tempo 
✓ Quantificar como ele é utilizado atualmente; 
✓ Eliminar os pontos de estrangulamento com base nesta quantificação; 
✓ Planejar efetivamente como aplicar o tempo economizado com a eliminação dos 
estrangulamentos. 
Diante desses passos, importante se faz a reflexão sobre como transformar o tempo em 
aliado. 
 
4 DICAS PARA FAZER DO TEMPO UM ALIADO 
 
Descobrir, planejar, agir. Os três passos iniciais para quem quer aprender a gerenciar o tempo 
podem parecer simples, mas exige meticulosidade, força de vontade e, acima de tudo, disposição 
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para mudar o estilo de vida. Definir prioridades, planejar a execução delas e, por fim, realizá-las, é 
o caminho das pedras para aqueles que querem ter uma vida equilibrada e organizada. 
Avaliar o que é realmente importante é fundamental para gerenciar o tempo. De acordo com 
o consultor Marco Antônio Imperador, da Franklin Covey do Brasil, quando não se sabe quais são as 
prioridades, tudo parece urgente e imprescindível. 
Infelizmente, quando os outros vêem que estamos fazendo tudo, esperam sempre que todas 
as tarefas sejam realizadas. Isso não é bom. Entre as conseqüências de não priorizar estão a queda 
no rendimento e até no conceito que o funcionário tem na empresa. O gestor não precisa de quem 
faz tudo, mas de quem faz bem o que é realmente necessário - explica Imperador. 
Gerente de projetos da Deloitte Touche Tohmatsu, diretor de projetos da organização não 
governamental Labore e vice-presidente do Instituto de Gerenciamento de Projetos, Américo Pinto 
têm diversas ocupações durante o dia. Por isso, planejar e priorizarsão algumas das primeiras 
palavras do seu dicionário. 
“Faço uma divisão entre o que é mais importante e o que posso delegar. Não preciso fazer 
tudo. Depois disso, organizo as tarefas. Procuro manter todos os documentos no mesmo lugar. Não 
deixo o trabalho acumular. Além disso, estou sempre atento às novas oportunidades. Leio muito e 
navego na Internet atrás de informações sobre minha área” relata o executivo. 
Para o diretor de Recursos Humanos da Embratel, Joaquim Correia, objetividade é 
fundamental. Em reuniões, delimitar o período de duração e os assuntos que serão abordados, afirma, 
é essencial para evitar perda de tempo. 
A grande dificuldade, afirma Imperador, da Franklin Covey, é distinguir o que é realmente 
importante e o que não é. Alguma coisa acaba ficando de fora. "É fácil priorizar entre o bom e o 
ruim, o difícil é escolher entre o bom e o melhor. Esse é o grande desafio", destaca. Organize-se 
 
Planejamento Diário 
1. Rever o dia de ontem. 
2. Relacionar os eventos de hoje de forma realista. 
3. Priorizar cada tarefa. 
4. Ordenar as tarefas. 
 
5 ASPECTOS PARA UMA BOA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO 
 
No contexto atual, em que a maioria das pessoas tem muitas tarefas e prazos curtos para 
cumpri-las, a boa organização do tempo se tornou uma prioridade para quem quer alcançar o 
sucesso. Muitos profissionais tentam resolver o maior número de obrigações durante o expediente e 
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acabam não realizando todas as atividades de modo eficaz na maioria das vezes, o que gera 
retrabalho e também sobrecarga e estresse. 
Aprender a como administrar o tempo de modo eficaz é fundamental para estabelecer uma 
rotina mais produtiva e tranquila. Isso evita a exaustão física e mental, a má alimentação e a falta 
de criatividade. Esse desafio, porém, exige empenho e disciplina do profissional. Para fazer um ótimo 
trabalho e aumentar sua produtividade, alguns comportamentos são bastante valiosos. Sendo eles: 
✓ Balança Biológica; 
✓ Delegar Funções; 
✓ Dizer não; 
✓ Email; 
✓ Instrumentos Úteis; 
✓ Reuniões; 
✓ Simplicidade; 
✓ Estresse. 
 
5.1 Balança Biológica 
 
O primeiro ponto, de acordo com o consultor Carlos Alberto de Andrade, da Manager 
Assessoria em Recursos Humanos, é a aceitação do problema - no caso, a não administração do tempo 
- e o comprometimento com a mudança. O consultor afirma que o período reservado para o lazer e 
descanso e para o trabalho deve ser igual, 50% para cada. O gerenciamento do tempo só é possível 
quando a balança biológica está equilibrada. 
 
5.2 Delegar Funções 
 
Não ser controlador é fundamental, alguém que tem inúmeras tarefas concentradas em si e 
que não as delega, é o exemplo clássico do profissional que nunca tem tempo. Outro tipo que não 
consegue fazer o dia render é o tipo ditador. Quase sempre mal visto é constantemente boicotado. 
As tarefas que ele delega são mal feitas e têm que ser executadas de novo, muitas vezes, por ele 
mesmo. O gerente de projetos da Deloitte Touche Tohmatsu, Américo Pinto, não sofre com esse 
problema. Delegar tarefas faz parte de sua rotina. "Vejo o que posso delegar e o que tenho que 
executar. Dou prioridade para as tarefas que realmente agreguem valor", diz. 
 
5.3 Dizer Não 
 
O profissional que nunca se nega a fazer alguma tarefa é uma vítima em potencial da falta 
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de tempo. Grande parte das empresas não tem uma definição clara de cargos e funções, de quem 
faz o quê. "Isso acaba sobrecarregando os funcionários mais proativos e os chefes", afirma o consultor 
Carlos Alberto de Andrade. Marco Antônio Imperador, da Franklin Covey, também observa que a 
ordem é priorizar e saber dizer não. "Outra alternativa é mostrar para o chefe todas as tarefas que 
têm para o dia e pedir para ele priorizar algumas", diz. 
 
5.4 E-mail 
 
Em vez de ajudar, o correio eletrônico pode acabar se tornando um dos grandes vilões quando 
o assunto é poupar tempo. Correntes, piadas e diversos assuntos que nada têm a ver com o trabalho 
entopem a caixa de e-mail e tomam um tempo enorme dos funcionários. A solução, afirma Andrade, 
da Manager, é a definição pelas companhias de uma política clara de uso da intranet. A dica de 
Imperador, da Franklin Covey, é utilizar o correio eletrônico o mínimo possível nas conversas com 
colegas de trabalho. "O ideal é ir até os colegas e falar pessoalmente. Além de poupar tempo, é 
uma boa oportunidade de estreitar relacionamentos", diz Imperador. 
 
5.5 Instrumentos Úteis 
 
Agenda, bloco de anotações e gravador são alguns dos recursos concretos que o profissional 
pode utilizar para otimizar seu tempo. No entanto, alerta Carlos Alberto de Andrade, é imprescindível 
que o executivo não se deixe escravizar por esses instrumentos de gerenciamento. Ele deve escolher 
apenas um e planejar e organizar suas tarefas nele. "São muitos os que usam agenda, e-mail, 
gravador... Em vez de ganharem tempo, acabam perdendo porque tem que checar seus compromissos 
em vários lugares diferentes. O executivo tem que escolher o instrumento com que se identifica mais 
e ficar só com ele", explica Andrade. 
 
5.6 Reuniões 
 
Objetividade deve ser um dos lemas do executivo que quer gerenciar bem o seu tempo. Por 
isso, reuniões só devem ser convocadas se forem estritamente necessárias. "Consomem muito tempo. 
Se forem inevitáveis, o ideal é discutir especificamente o assunto pautado. Delimitar o tempo de 
duração e o que vai ser abordado no encontro também evita o desperdício de tempo", afirma 
Joaquim Correia, diretor de Recursos Humanos da Embratel. 
 
5.7 Simplicidade 
 
A prolixidade é um dos grandes problemas nas empresas. Uma conversa telefônica que 
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poderia durar cinco minutos, prolonga-se por uma hora por pura falta de objetividade. O profissional 
que tenta fazer mil coisas ao mesmo tempo, não se concentra em nada e não define prioridades 
certamente não conseguirá fazer seu dia render. 
 
5.8 Estresse 
 
Gestão do Tempo relacionado ao estresse é sinônimo de qualidade de vida. E para saber 
administrar o seu tempo diariamente e evitar o estresse é preciso ter pleno conhecimento de si mesmo. 
Ele, o autoconhecimento, é um fator muito importante para organizar um dia a dia mais tranquilo e 
equilibrado. 
É fundamental, na busca diária do equilíbrio em nossa vida, reconhecer as fontes inevitáveis 
de estresse, procurando descarregá-lo de modos saudáveis e procurar perceber as fontes de estresse 
que nós mesmos criamos, para tentar evitá-las. 
Veja abaixo, os sinais indicadores de que você precisa rever seus métodos de gerenciamento 
de tempo: 
✓ Quando você, freqüentemente se irrita no meio da realização da sua tarefa; 
✓ Quando você constantemente acaba se sentindo super-cansado; 
✓ Quando você tiver problemas para se concentrar no que você precisa fazer; 
✓ Incapacidade para rastrear suas atividades e manter o foco; 
✓ Incapacidade de dormir bem à noite, devido a preocupações de ansiedade ou algo do 
gênero. 
 
6 PONTOS DE ESTRANGULAMENTO 
 
✓ Reveja se realmente é necessário lidar com toda a papelada; 
✓ Estabeleça horários predeterminados e pré-estabelecidos para as atividades; 
✓ Agende e divulgue as reuniões; 
✓ Discipline-se na utilização do telefone, ou seja, “Fale somente o necessário”. 
 
É claro que a eliminação de todos os pontos de estrangulamento é, em certos casos, 
praticamente impossível, mas se você conseguir 50% do tempo bem administrado já alcançou um bom 
índice. 
O que fazer com o tempo ganho? 
Primeiro crie uma hora diária (tempo arbitrário) só sua na qual você se isola sem telefonemas, 
reuniões, entrevistas, etc. E então: 
✓ Leia aqueles artigos importantes que estão se acumulandoem sua mesa; 
http://edikalsing.com/9-dicas-para-saber-se-voce-tem-autoconhecimento/
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✓ Pare e repense as suas atividades diárias; 
✓ Redescubra-se como profissional e como pessoa; 
✓ Procure concentrar-se em tarefas multiplicadoras; 
✓ Pense na qualidade dos serviços prestados e como melhorá-las; 
✓ Estabeleça ou melhore o seu relacionamento com os demais profissionais da sua empresa. 
Até agora vimos todas as características para que um profissional administre melhor o seu 
tempo, então vamos lhe apresentar a seguir alguns benefícios gerais que se adequam a qualquer 
pessoa que não conseguem administrar o seu tempo. 
 
7 BENEFÍCIOS DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO 
 
✓ Desenvolve uma perspectiva real do que a vida oferece e como pode ser vivida; 
✓ Permite aproveitar mais a vida; 
✓ Possibilita maior domínio e controle do trabalho; 
✓ Evita pressão interna e pressões externas; 
✓ Segurança e objetividade do trabalho; 
✓ Aumenta a produtividade; 
✓ Mantém o equilíbrio entre a vida pessoal, familiar e profissional; 
✓ Combate celulite, flacidez e melhora o condicionamento físico. 
 
A pessoa que não administra o seu tempo é porque passa a maior parte do dia pensando no 
que fazer em 1º lugar, outra parte recomeçando o trabalho interrompido e finalmente a outra 
reclamando que não teve tempo para nada. 
O primeiro passo é sabermos se estamos ou não utilizando bem o nosso tempo. A melhor 
maneira de descobrirmos é fazendo algumas perguntas, como as listadas a seguir: 
✓ Tenho a sensação de que nunca consigo terminar todas as tarefas planejadas no tempo 
previsto? 
✓ Fico alternando entre uma tarefa e outra? 
✓ Sou constantemente interrompido enquanto estou executando meu trabalho? 
✓ Gasto mais tempo do que deveria falando ao telefone ou lendo e-mails; ou nem sequer 
sei quanto tempo gasto com estas atividades? 
✓ Minha lista de tarefas parece interminável? 
✓ Não consigo classificar e priorizar tarefas? Estamos dando o tempo certo às coisas 
realmente importantes? 
✓ Sempre deixo a conclusão de minhas tarefas para a última hora? (não vale a desculpa 
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que é costume do brasileiro) 
✓ Interrompo seguidamente (digamos umas dez vezes por dia) minhas atividades para 
tomar um cafezinho? 
✓ Constantemente deixo de estar com a minha família ou de realizar alguma atividade de 
lazer para concluir tarefas relacionadas ao trabalho? 
✓ Estamos mantendo o equilíbrio adequado às atividades de rotina e as de inovação em 
longo prazo? 
✓ Nossas atividades de combate ao fogo (atividades de emergência) estão reduzidas? 
 
Pronto temos um perfil de nosso comportamento diante do tempo, o que e como devemos 
mudar está em cada um de nós. 
 
8 DESPERDIÇADORES DO TEMPO 
 
✓ Não definição / classificação das metas; 
✓ Não fazer plano diário; 
✓ Prioridades não claras/ faltam priorização; 
✓ Alterações constantes de ordens e de prioridades; 
✓ Não antecipar prováveis acontecimentos futuros e não se preparar para eles; 
✓ Não se prevenir contra problemas rotineiros; 
✓ Empreendendo mais do que pode menos estimativa de tempo não realista; 
✓ Sobrecarga de trabalho; 
✓ Atrasos; 
✓ Barulho; 
✓ Desorganização pessoal; 
✓ Arquivos desorganizados; 
✓ Responsabilidade e autoridades confusas; 
✓ Não se ajustar a mudanças; 
✓ Treinamento deficiente; 
✓ Excesso de controle e reuniões improdutivas; 
✓ Fazer eu próprio / não delegar; 
✓ Não saber dizer não ; 
✓ Excesso de material para ler; 
✓ Excesso de comunicação; 
✓ Falta de comunicação; 
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✓ Inexistência de padrões / critérios; 
✓ Falta de diretrizes; 
✓ Não adaptação / resistências às mudanças. 
 
9 COMO UTILIZAR A T.I. PARA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO 
 
A informação é considerada como o ingrediente básico do qual dependem os processos de 
decisão, mas se, por um lado, uma empresa não funciona sem informação, por outro, é importante 
saber usar a informação e aprender novos modos de ver o recurso informação para que a empresa 
funcione melhor, isto é, para que se torne mais eficiente. Assim, quanto mais importante for 
determinada informação para as necessidades da empresa, e quanto mais rápido for o acesso a ela, 
tanto mais essa empresa poderá atingir os seus objetivos. 
Isto leva-nos a considerar que a quantidade de informação e os dados donde ela provém, é, 
para a organização, um importante recurso que necessita e merece ser gerido. 
Em suma, a gestão da informação é entendida como a gestão eficaz de todos os recursos de 
informação relevantes para a organização, tanto de recursos gerados internamente como os 
produzidos externamente e fazendo apelo, sempre que necessário, à tecnologia de informação. 
Na gestão de uma unidade económica, que tem por base a obtenção e utilização de recursos 
de forma eficiente, para se atingir os objetivos organizacionais, é necessário informação a três níveis: 
1. Estratégico; 
2. Operacional; e 
3. Tático. 
Hoje em dia as novas tecnologias da informação são indispensáveis devido ao avanço da 
sociedade e da própria tecnologia. 
✓ A nível institucional: as novas tecnologias de informação permitem uma comunicação 
mais rápida e eficiente, uma maior rentabilidade no trabalho e uma maior troca de dados 
entre os diferentes interlocutores. 
✓ A nível pessoal: permite o acesso a informação imediata, trocar opiniões com amigos, 
colegas ou familiares, participar em fóruns, fazer visitas virtuais a museus, efetuar compras 
e pagamentos on-line, jogar, fazer pesquisas dos mais variados temas, etc., fazendo com 
que haja uma melhor gestão do tempo. 
 
As novas tecnologias da informação não só possuem atualmente um papel importante na vida 
coletiva e individual das pessoas, como lhes proporcionam os meios para facilitar e organizar as suas 
vidas, contribuindo assim para uma melhor gestão do tempo. 
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As Tecnologias de Informação têm reconhecidamente impacto ao nível interno das 
organizações: 
✓ Na estrutura orgânica e no papel de enquadramento/coordenação na organização; 
✓ A nível psico-sociológico e das relações pessoais; 
✓ No subsistema de objetivos e valores das pessoas que trabalham nas organizações; 
✓ Bem como no subsistema tecnológico. 
 
Os maiores beneficios aparecem quando as estratégias organizacionais, as estruturas e os 
processos são alterados conjuntamente com os investimentos em Tecnologias de Informação. Segundo 
Venkatraman, referido por O'Brien (1996), o verdadeiro poder das Tecnologias de Informação está 
em "reestruturar as relações nas redes empresariais para aproveitar um leque mais vasto de 
competências. As Tecnologias de Informação permitem assim, ultrapassar todo um conjunto de 
barreiras na medida em que existe uma nova maneira de pensar, pois em tempo real é possível às 
empresas agir e reagir rapidamente aos clientes, mercados e concorrência. 
 
10 AS PRINCIPAIS FERRAMENTAS PARA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO 
 
10.1 Ferramenta 5W2H 
 
Podemos dizer que o 5W2H se trata de uma ferramenta administrativa que pode ser utilizada 
por toda e qualquer empresa. Sua análise possui a finalidade de auxiliar na elaboração de planos 
de ação, como uma especie de check-list que aumenta a clareza do colaborador sobre as atividades. 
Ele é considerado uma das tecnicas mais eficazes em relação ao planejamento de atividades e 
elaboração de projetos, sendo amplamente utilizado para organizer o que deve ser feito, distribuindo 
as funções entre os diversos integrantes de uma equipe. Basicamente, o 5W2H explora as principais 
questões que envolvem um trabalho, garantindo uma visão controlada e examinada da mesma. 
A ferramenta 5W2Hsurgiu no Japão, criada por profissionais da indústria automobolística 
durante os estudos sobre a qualidade total. Devido ao seu envolvimento com a gestão da qualidade, 
sua metodologia é bastante utilizada nesse meio. O 5W2H atua como um mapa de atividades, 
estabelecendo o que será feito, quem o fará, em quanto tempo sera realizado, qual área da empresa 
é a responsável e quais os motivos para determinada atividade ser feita. Sua metodologia tem 
origens nos termos What (o que), Who (quem), Why (por que), Where (onde), When (quando), How 
(como) e How Much (quanto) da língua inglesa, que consistem em simples perguntas que servem de 
apoio ao planejamento das atividades. 
 
 
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10.2 Como Utilizar a Ferramenta 5W2H 
 
Basta elaborar uma tabela para discutir as principais questões que fazem parte da análise. 
O desenvolvimento de cada pergunta deve ter o objetivo principal de desmembrar a ideia em varios 
segmentos, ou seja, facilitar o entendimento e a prática da ferramenta. As perguntas são feitas com 
base nas seguintes questões: 
✓ O quê – objetivo da atividade; 
✓ Quem – as pessoas envolvidas na atividade; 
✓ Quando – data para que o plano entre em ação; 
✓ Onde – definição do local da ação; 
✓ Por que – os motivos para a realização da atividade; 
✓ Como – maneira a ser executada; 
✓ Quanto – define o custo do processo. 
 
Como dica para utilização da ferramenta, podemos citar a inclusão de lições previamente 
aprendidas, ou seja, utilizar a base que fora aprendido durante o planejamento para melhorar a 
execução dos planos e ações, a fim de evitar retrabalho e gastos desnecessários e a automatização 
da ferramenta, pois o 5W2H se trata basicamente de uma tabela podendo ser feita numa planilha 
do Excel por exemplo. 
 
 
 
10.3 Matriz de Eisenhower 
 
A Matriz de Eisenhower é uma das mais simples ferramentas que o podem ajudar a gerir, de 
um modo mais eficaz, o seu tempo. Este método foi utilizado pelo presidente dos Estados Unidos 
Dwight D. Eisenhower e é bem descrito numa citação que lhe foi atribuída: "O que é importante é 
raramente urgente e o urgente é raramente importante". 
Sempre que era confrontado com alguma coisa que precisava ser feita Eisenhower 
questionava-se: 
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1. Esta tarefa é importante? 
2. É urgente? 
 
Assim, esta simples matriz ajuda-o a pensar sobre as suas prioridades e determinar quais das 
suas atividades são importantes/menos importante e urgentes/menos urgente. 
 
10.3.1 O que são atividades urgentes e importantes 
 
Gerir bem o tempo significa ser eficaz bem como eficiente. Gerir o tempo de forma eficaz e 
alcançar as coisas que quer alcançar significa gastar o seu tempo em coisas que são importantes e 
não apenas urgentes. Assim, é importante compreender a diferença entre estes dois conceitos: 
a) Atividades importantes têm um resultado que leva à obtenção dos seus objetivos 
(profissionais ou pessoais); 
b) Atividades urgentes são aquelas que exigem a sua atenção imediata e estão, 
frequentemente, associadas à obtenção de objetivos de outras pessoas. 
 
Habitualmente as atividades urgentes são aquelas em que nos concentramos porque as 
consequências de não lidarmos com elas são imediatas. Como já referimos, utilizar esta matriz é uma 
maneira poderosa de pensar a sua prioridade, ajudando-o a ultrapassar a tendência natural de se 
focar nas atividades urgentes. Deste modo pode ficar com tempo suficiente para se concentrar nas 
atividades realmente importantes. 
 
10.3.2 Como é que esta ferramenta funciona? 
 
Pegue numa folha de papel (ou computador) e desenhe um quadrado grande. Depois divida 
o quadrado em 4 partes iguais de modo a formar quatro quadrantes. Continue a completar a sua 
matriz indicando na vertical a importância e na horizontal a urgência, conforme figura abaixo: 
 
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Agora, para usar a matriz e dar uma ordem de prioridade às suas atividades deve: 
1) Listar todas as atividades e projetos que sente que deve fazer (tente incluir tudo o que 
lhe faz gastar tempo); 
2) Depois atribua numa escala de 0 a 5, importância a cada uma das atividades listadas 
(importância que a atividade tem no que respeita à ajuda que lhe dá para atingir os seus 
objetivos); 
3) Agora avalie a urgência de cada atividade. Enquanto faz isto, coloque cada item na 
matriz consoante os valores que lhe atribuiu; 
4) Analise e estude a matriz, de acordo com as seguintes estratégias, para conseguir 
calendarizar as suas prioridades. 
 
10.3.3 Estratégias para os diferentes quadrantes da matriz 
 
Urgente e importante 
 
Podemos distinguir dois tipos de atividades urgentes e importantes: 
✓ Aquelas que não conseguiu prever; 
✓ Aquelas que deixou para o último minuto. 
 
Estas últimas podem evitá-las se fizer um bom planeamento e se deixar de adiá-las. As que 
não conseguiu prever (problemas e crises) por vezes são difíceis de prever e evitar por isso, o melhor 
a fazer é deixar algum tempo livre no seu horário para lidar com estes assuntos inesperados e 
atividades importantes não planejadas. Se verificar que tem muitas atividades importantes e urgentes 
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tente identificar quais dessas poderiam ter sido previstas e pense como é que as poderia agendar, 
atempadamente, para que não se tornem urgentes. 
Neste quadrante podemos encontrar atividades como: 
✓ Prazo limite de entrega de documentos às finanças; 
✓ Um incêndio em casa / inundação no escritório; 
✓ Bebê a chorar. 
 
Urgentes e não importantes 
 
Neste quadrante encontram-se aquelas atividades que o impedem de atingir os seus objetivos 
ou que o impedem de terminar o seu trabalho. São tarefas que necessitam de ser feitas rapidamente, 
mas será que você é a pessoa indicada para fazê-las? Verifique se estas tarefas podem ser 
reagendadas ou se as pode delegar a outra pessoa. Pode também: 
✓ Dizer "Não", educadamente; 
✓ Encorajar as pessoas a resolver, elas próprias, o problema; 
✓ Agendar uma reunião, ou marcar uma hora na sua agenda, regularmente, para que as 
pessoas o possam interromper nessa altura com os problemas a resolver. 
Deste modo vai poder concentrar-se nas suas atividades importantes por períodos de tempo 
mais longos. 
Assim, neste quadrante podemos encontrar atividades como: 
✓ Interrupções de colegas no trabalho; 
✓ Reuniões; 
✓ Telefonemas; 
✓ Problemas de outras pessoas. 
 
Não urgentes, mas importantes 
 
Aqui se encontram as atividades que o ajudam a alcançar os seus objetivos, pessoais e 
profissionais, e a finalizar o trabalho importante. Quanto mais tempo gastarmos neste quadrante 
maior será a capacidade de fazermos um trabalho melhor, com mais qualidade e de forma mais 
produtiva. Se não o fizer as tarefas vão tornar-se urgentes (mudar de quadrante), aumentando o 
estresse e a criação de novas crises. 
Neste quadrante podemos incluir: 
✓ Trabalhar num projeto; 
✓ Planejamento a longo prazo; 
✓ Inovações; 
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✓ Tempo com a família; 
✓ Desenvolvimento pessoal (formação, por exemplo); 
✓ Exercício físico. 
 
Não urgentes e não importantes 
 
Estas atividades também se podem denominar de distracções e devem ser evitadas, se 
possível. Estas atividades são poucas, ou nada, produtivas e não acrecentam qualquer valor. Algumas 
podem ser simplesmente ignoradas ou canceladas, outras podem ser coisas que as outras pessoas 
querem que você faça, mas que não contribuem para os resultados que você deseja. Para estas 
últimas, pode sempre dizer "Não" educadamente. 
Podemos encontrarneste quadrante atividades como: 
✓ Telefonemas e e-mails irrelevantes; 
✓ Demasiado tempo dedicado à Internet ou televisão. 
 
O quadrante Importante e Não Urgente é aquele onde deve gastar a maior parte do seu 
tempo. Conseguir isto não é assim tão difícil, basta: 
✓ Fazer apenas as tarefas que são importantes; 
✓ Planejar com antecedência. 
 
Se conseguir olhar em frente e assumir o controlo da forma como gasta o seu tempo, pode 
terminar todas as suas tarefas antes de elas se tornarem urgentes. Desta maneira vai conseguir ser 
mais produtivo e concentrar-se melhor em todas as coisas que faz. 
Resumidamente, esta matriz ajuda-o a olhar para a sua lista de tarefas e a rapidamente 
identificar as atividades em que se deve focar, uma vez que tem uma quantidade limitada de tempo, 
diariamente e não é possível fazer tudo. Atribuir prioridades, utilizando esta matriz, vai fazer com 
que possa lidar com os problemas verdadeiramente urgentes e simultaneamente continuar a trabalhar 
em direcção aos objetivos importantes. 
 
11 Método GUT (Gravidade, Urgência e Tendência) 
 
O Método GUT é uma ferramenta muito utilizada pelas empresas para priorizar os problemas 
que devem ser atacados pela gestão, bem como para analisar a prioridade que certas atividades 
devem ser realizadas e/ou desenvolvidas, em situações como: solução de problemas, estratégias, 
desenvolvimento de projetos, tomada de decisões etc. Esta ferramenta se chama Matriz GUT, sigla 
utilizada para resumir as palavras Gravidade, Urgência e Tendência. 
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A grande vantagem em se utilizar a Matriz GUT é que ela auxilia o gestor a avaliar de forma 
quantitativa os problemas da empresa, tornando possível priorizar as ações corretivas e preventivas 
para o extermínio total ou parcial do problema. A sua montagem e utilização são muito fáceis, e 
serão explicadas neste texto, fiquem de olho. 
Não existe muito mistério quando o assunto é a matriz GUT. Os conceitos essenciais dessa 
ferramenta de gestão passam pelo entendimento dos 3 atributos de classificação de problemas. 
Vamos ver cada um deles: 
Gravidade – É analisada pela consideração da intensidade ou impacto que o problema pode 
causar se não for solucionado. Tais danos podem ser avaliados quantitativa ou qualitativamente. Um 
problema grave pode ocasionar a falência da sua empresa, na perda de clientes importantes ou 
mesmo em danificação da imagem pública da organização. A pontuação da gravidade varia de 1 
a 5 seguindo o seguinte critério: 
1. Sem gravidade; 
2. Pouco grave; 
3. Grave; 
4. Muito grave; 
5. Extremamente grave. 
 
Urgência – É analisada pela pressão do tempo que existe para resolver determinada 
situação. Basicamente leva em consideração o prazo para se resolver um determinado problema. 
Pode se considerar como problemas urgentes prazos definidos por lei ou o tempo de resposta para 
clientes. A pontuação da urgência varia de 1 a 5 seguindo o seguinte critério: 
1. Pode esperar; 
2. Pouco urgente; 
3. Urgente, merece atenção no curto prazo; 
4. Muito urgente; 
5. Necessidade de ação imediata. 
 
Tendência – É analisada pelo padrão ou tendência de evolução da situação. Você pode 
analisar problemas, considerando o desenvolvimento que ele terá na ausência de uma ação efetiva 
para solucioná-lo. Representa o potencial de crescimento do problema, a probabilidade do problema 
se tornar maior com o passar do tempo: 
1. Não irá mudar; 
2. Irá piorar em longo prazo; 
3. Irá piorar em médio prazo; 
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4. Irá piorar em curto prazo; 
5. Irá piorar rapidamente. 
 
12 Como Montar a Matriz GUT (Gravidade, Urgência e Tendência) 
 
Agora que já entedemos o conceito dos atributos de classificação da matriz GUT, podemos 
ver o passo a passo para montar a sua. Esse é um exercício de entendimento de quais são os seus 
principais problemas e, por isso, precisamos estabelecer um passo a passo para que esse processo 
seja organizado e dê os resultados que você espera: 
✓ Passo 1 – Liste seus problemas; 
✓ Passo 2 – Classifique seus problemas para cada uma das 3 variáveis (Gravidade, 
Urgência e Tendência); 
✓ Passo 3 – Faça o ranking dos seus principais problemas (multiplicando as 3 notas); 
✓ Passo 4 – Analise onde estão seus pontos fracos (ranking principais problemas); 
✓ Passo 5 – Elabore planos de ação com prazos e responsáveis para solucionar ou diminuir 
os problemas. 
 
12.1 Exemplo de Matriz GUT (Gravidade, Urgência e Tendência) 
 
Abaixo, podemos ver um exemplo simples de elaboração de uma Matriz GUT pronta. Nela 
consideramos problemas corriqueiros em uma empresa, com a única finalidade de exemplificar o que 
foi dito aqui. 
 
 
 
Na Matriz GUT mostrada acima, os problemas foram classificados pelas notas de 1 a 5, 
depois se obteve o grau crítico, obtido pela multiplicação GxUxT e, posteriormente, foi estabelecida 
a sequência de atividades, elencando aquelas que são mais graves, urgentes e com maior tendência 
de piorar. Assim, a ordem de ataque aos problemas pode ser concebida sem maiores problemas, 
dando subsídios para a tomada de decisão dos gestores. 
Você pode utilizar esta ferramenta para inúmeras finalidades, contando sempre com as 
vantagens de possuir uma utilização fácil, que pode ser manuseada por qualquer funcionário. 
http://www.sobreadministracao.com/wp-content/uploads/2011/11/2-Matriz-GUT.jpg
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Aprenda a identificar os problemas que devem ser analisados e faça um ótimo proveito da Matriz 
GUT. Ela com certeza irá auxiliá-lo a priorizar as ações a serem executadas para acabar com 
diversos problemas em sua empresa. 
 
12.2 10 Motivos para usar a Matriz GUT 
 
1. A matriz GUT contribui para a sua tomada de decisão estratégica; 
2. Ela facilita a alocação de recursos nos problemas mais importantes e que podem 
ocasionar maiores danos na sua empresa; 
3. Ferramenta de apoio para o planejamento estratégico; 
4. Implementação simples; 
5. Pode ser utilizada por qualquer empresa ou setor; 
6. Formato de matriz facilita preenchimento e visualização dos atributos GUT; 
7. Permite uma priorização de resolução de problemas de forma assertiva; 
8. Foco na diminuição de problemas mais sérios; 
9. Também pode ser aplicada à sua realidade pessoal; 
10. É uma ferramenta que pode ser aliada às outras como o diagrama de Pareto ou de 
Causa e Efeito (Ishikawa). 
 
13 Tríade do Tempo 
 
O método Tríade do Tempo é uma metodologia de organização desenvolvida por Christian 
Barbosa, considerado um dos maiores especialistas em gerenciamento de tempo do Brasil. Nela, o 
tempo é dividido em três categorias principais: circunstancial, importante e urgente. Essa divisão 
auxilia na definição de prioridades e na conclusão de tarefas. 
Além disso, esse método também estabelece uma prática específica para que todas as tarefas 
sejam realizadas de modo há garantir mais tempo livre e também mais produtividade. 
 
13.1 Como colocar o método Tríade do Tempo em ação 
 
De maneira geral, o método Tríade do Tempo pode ser executado por qualquer pessoa e é 
especialmente útil para questões profissionais, já que garante que a equipe fique mais produtiva e 
se mantenha mais consciente sobre o uso do seu tempo em geral. 
Para a execução desse método, é preciso: 
✓ Classificar cada tarefa: o primeiro passo deve ser a classificação de cada tarefa entre 
importante, urgente e circunstancial. Tarefas importantes possuem prazos e resultados, 
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enquanto as tarefas urgentes já passaram do tempo em que deveriam ser realizadas ou 
possuem uma janela de tempo pequena. As tarefas circunstanciais, por sua vez,são 
aquelas que não passam de desperdício de tempo; 
✓ Mensurar o tempo: é impossível fazer um planejamento de tarefas sem saber quanto 
tempo é necessário para realizá-las. Por isso, outra etapa inclui uma gestão do tempo de 
modo há calcular o tempo necessário para que cada tarefa seja realizada; 
✓ Identificar prioridades, tarefas e objetivos: a seguir, é preciso identificar prioridades e 
também o que se deseja realizar com a implantação desse método. Conhecer e listar as 
principais tarefas também é importante; 
✓ Definir metas e planejar: para conseguir realizar as tarefas pretendidas, é necessário 
definir metas e fazer um planejamento para a realização dessas etapas. O planejamento 
também pode ser feito em bases semanais, mensais e anuais e pode incluir delegações 
de tarefas; 
✓ Organizar e executar: por fim, é necessário organizar o ambiente de trabalho, físico e 
digital, para evitar perdas de tempo e, em seguida, começar a execução, que deve ser 
focada e não deve ser interrompida por urgências e imprevistos. 
 
13.2 Quais as vantagens do método Tríade do Tempo 
 
A principal vantagem do método Tríade do Tempo é, naturalmente, garantir maior 
produtividade e diminuir o desperdício de tempo em tarefas que não são realmente benéficas ou 
construtivas. 
Além disso, quando utilizado para uma equipe, esse método garante o aumento da força de 
trabalho e também fornece resultados mais focados e acertados. Não menos importante, o uso desse 
método também garante mais tempo livre e menos atrasos e descumprimentos de prazos. 
Sua facilidade de execução e versatilidade para diferentes ambientes também aparecem 
como vantagens. 
O método Tríade do Tempo é uma metodologia que visa à organização do tempo e 
planejamento de execução de tarefas de maneira otimizada. Com a definição correta do que é 
importante e do que deve ser feito, é possível aumentar a produtividade e otimizar a empresa e o 
desempenho. 
 
14 Matriz IUC (Importante, Urgente e Circunstancial) 
 
Outro passo importante é listar todas as suas tarefas de um dia normal e classificá-las em 
importante, urgente e circunstancial. Aqui vale lembrar-se da Tríade do Tempo, do Christian Barbosa, 
http://www.advtecnologia.com.br/tecnica-pomodoro-aumente-sua-produtividade-com-a-gestao-do-tempo/
http://www.advtecnologia.com.br/como-delegar-funcoes-na-sua-empresa-sem-erro/
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que é um teste que te ajuda a definir o seu perfil com relação à gestão do tempo. 
Lembre-se que o foco deverá sempre ser nas tarefas importantes, ou seja, tarefas 
relacionadas com suas metas e objetivos. O resto, se possível deve ser eliminado. 
 
 
 
15 Ferramenta PCC (Parar, Continuar e Começar a fazer) 
 
A gestão do tempo pode ser melhorada por meio da ferramenta PCC. O objetivo é 
categorizar as atividades em importantes (para começar a fazer), as circunstanciais e urgentes (as 
que precisa parar de fazer) e as importantes (que deve continuar fazendo). 
Por exemplo: pode-se identificar que a procrastinação é algo que se deve parar de fazer. 
Por outro lado, ser pontual é algo que se pode continuar fazendo e a gestão do tempo é para 
começar a fazer. 
 
 
 
16 Matriz RAB (Rapidez, Autonomia e Benefício) 
 
Priorizar tarefas é sem dúvida uma atividade básica e essencial para quem deseja alcançar 
um novo patamar de produtividade. Nesse caso, recomenda-se uma ferramenta extremamente 
simples: Matriz RAB, que mede a rapidez, autonomia e benefício das tarefas. 
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Com essa matriz, é possível priorizar as tarefas, fazendo uma planilha simples e atribuindo 
notas 1, 3 e 5 para cada tarefa. Então, é só multiplicar as notas e chegar a um resultado, que indicará 
qual atividade deve ser feita primeiro. 
Para usar é fácil: liste todas as tarefas em uma planilha como essa abaixo, atribua às notas 
conforme os critérios definidos, e multiplique as notas. O resultado final dirá qual tarefa deverá ser 
executada primeira, ou seja, qual tarefa trará o melhor resultado. 
Dica: uma tarefa receberá 3 notas: uma para rapidez, outra para autonomia e uma última 
para benefício, essas notas que devem ser multiplicadas. 
 
 
17 Roda da Vida 
 
Sempre que falamos em gestão do tempo é importante que as pessoas conheçam as áreas da 
vida que estão em desequilíbrio, e assim possam dedicar algumas horas do seu dia para trabalhar 
nesses pontos de melhoria. 
Não dá para aplicar gestão do tempo se sua vida não estiver equilibrada. E, nesse caso, 
usamos a ferramenta Roda da Vida. 
A Roda da Vida trata-se de um círculo dividido em oito, dez ou doze partes como um gráfico 
de pizza, representando, geralmente, os aspectos pessoais abaixo. 
1. Amigos e Familiares: a maneira que você se relaciona com pessoas próximas, se é aberto 
com essas pessoas, qual a frequência afetiva recebida, como é o diálogo e como os 
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conflitos são resolvidos. 
2. Lazer: o tempo que você gasta com atividades que te dão prazer e te relaxem e se 
aproveita momentos de lazer com qualidade. 
3. Vida Financeira: aqui você irá avaliar se seu rendimento financeiro é o suficiente para 
suprir necessidades básicas, se é o suficiente para que você tenha uma vida confortável 
ou se é um problema constante em sua vida. 
4. Intelecto: o tempo que você gasta investindo em sua educação, se o conhecimento que 
tem é satisfatório, se realiza algum curso e o grau de satisfação com sua vida acadêmica. 
5. Espiritualidade: avaliar a sua força interna, a maneira que você lida com sua fé e 
preceitos que acredita e se eles estão alinhados com a visão que você tem de moral e se 
são coerentes com seus valores. 
6. Amor: o relacionamento afetivo que você tem com outra pessoa. Aqui você irá avaliar os 
sentimentos, o respeito mútuo, as metas feitas em conjunto, a visão de futuro no 
relacionamento e a avaliação de dificuldades e bons momentos. 
7. Trabalho e Carreira: avaliar se o que você faz te traz satisfação, se é o que você sempre 
quis fazer, se te traz benefícios, conhecimento e se você se sente bem em seu ambiente 
de trabalho e com as atividades que exerce. 
8. Saúde: considerada pelos hindus a parte mais importante, pois sem saúde nada flui. Aqui 
você irá avaliar o cuidado que tem com sua saúde, se realiza exames periódicos, a 
maneira que se alimenta, se exercita seu corpo e tem um acompanhamento adequado. 
 
Para realizar a avaliação, é necessário colocar uma nota (que vai de 0-10 ou 0% a 100%) 
referente à satisfação que você tem em cada área. Com o resultado final você saberá onde precisa 
dar um pouco mais de atenção e, consequentemente se sentir realizado e satisfeito com a situação 
que se encontra. Essa técnica também ajuda para que a pessoa avaliada possa fazer uma reflexão 
de que ponto de sua vida se encontra e para onde quer ir, quais são suas prioridades, principais 
interesses e que pontos importantes está anulando, impedindo assim seu crescimento pleno. Para o 
sistema hindu, é necessário que cada esfera ou parte do gráfico tenha 60% de satisfação, caso 
contrário, se torna uma área que precisa urgentemente ser modificada. Ao identificar qual área 
apresenta deficiências, fica mais fácil de traçar um planejamento eficaz que ajudará a pessoa a 
trabalhar esse aspecto que está em falta, levando assim a uma vida mais prazerosa, produtiva e ao 
equilíbrio pessoal. 
A Roda da Vida é considerada uma ferramenta de assessment bem eficaz e simples, tanto que 
muitos coaches utilizam esse sistema para entenderem o que precisa ser trabalhado em cada pessoa 
e o que as tem desmotivado e impedido que elas pudessem alcançar seus objetivos e se sentirem 
http://www.ibccoaching.com.br/coaching-assessment/Curso de Administração do Tempo – Academia AEGEA 
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felizes. 
 
 
 
 
18 Técnica Pomodoro 
 
A Técnica Pomodoro é um método de gerenciamento de tempo desenvolvido por Francesco 
Cirillo no final dos anos 1980. É uma das mais difundidas mundo afora e foi desenvolvida quando 
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ele começou a apresentar dificuldades de concentração nos estudos durante a faculdade e vislumbrou 
uma ideia para tratar seu problema. Ao olhar um timer de cozinha em formato de tomate – Pomodoro, 
em italiano -, decidiu testar se conseguiria estudar sem parar ao longo de um determinado período. 
Para isso, ele colocou no papel tudo aquilo que considerava prioritário e precisava cumprir. 
Depois marcou o tempo em um timer e começou a trabalhar 25 minutos ininterruptos em cada uma 
das tarefas. Ao término desse tempo, descansava de 3 a 5 minutos e a cada quatro ciclos, fazia uma 
pausa mais longa de 15 a 30 minutos. 
Essa técnica pode ser bastante atraente para evitar a procrastinação, ainda mais se você é 
uma daquelas pessoas que não conseguem se concentrar, no entanto é preciso manter os pés no chão 
e saber que este método – como qualquer outro – possui limitações. 
Segundo Cirillo, cada Pomodoro (período de 25 minutos) deve ser dedicado a somente uma 
tarefa e se você finalizá-la antes desse tempo, deve revisar o trabalho feito até que seus segundos 
se esgotem. A questão que me vem à cabeça é: você acredita que estará sendo produtivo quando 
concluir um trabalho em 10 minutos e for obrigado a investir outros 15 em sua revisão? 
E nos casos em que o Pomodoro é estourado e você tem certeza de que apenas mais alguns 
preciosos minutos seriam suficientes para encerrar a tarefa? A regra diz que ao término dos 25 
minutos você deve parar imediatamente e dedicar o tempo da pausa para outras coisas, mesmo que 
isto lhe cause a sensação de improdutividade e o faça perder todo o esforço empreendido para 
obter um bom nível de concentração. 
Contudo, creio que a regra mais complexa de se seguir é aquela que preceitua: “você deve 
evitar interrupções externas, devendo postergá-las até o fim do Pomodoro”. É um bom princípio a ser 
seguido, mas, como não atender a ligação daquele cliente com o qual tanto precisa falar se ele 
procurá-lo durante o Pomodoro? E se houver uma solicitação urgente do seu superior? 
É claro que precisamos ser disciplinados ao adotar qualquer tipo de método para que ele 
funcione de verdade, só que também é importante adequá-lo às nossas necessidades, afinal ele existe 
para nos servir e não o contrário. 
Percebo que muitas pessoas estão exageradamente sedentas por encontrar algum modelo 
mágico que transforme suas rotinas e acabam não parando para pensar até que ponto esses 
“métodos de salvação” realmente as ajudam e o quanto engessam suas rotinas. 
Como cada um de nós possui diferentes prioridades e objetivos de vida, creio que jamais 
haverá uma técnica de gestão do tempo que convenha integralmente a todo ser humano. O que 
encontraremos são princípios gerais valiosos, mas escondidos por detrás das regras que todo modelo 
insiste em nos apresentar. 
No caso da técnica Pomodoro, o ensinamento é que intensidade e concentração são muito mais 
importantes do que a quantidade de tempo que alocamos no trabalho, especialmente se quisermos 
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executá-lo de modo produtivo. 
 
 
 
19 Ferramenta LTBL (Ladrões do Tempo Bem Longe) 
 
Esta técnica consiste em um quadro, com os dias da semana numa coluna e os ladrões de tempo 
noutra. A partir daí, deve-se colocar uma bolinha vermelha nos problemas que realmente não podem 
ser evitados naquele dia, e uma verde nos que podem. 
É só fazer uma planilha bem simples, listar todos os seus ladrões do tempo e fazer 5 colunas, 
representando os 5 dias da semana. E em cada um dos dias x ladrões do tempo, você coloca a 
bolinha verde ou vermelha, dependendo do seu desempenho naquele dia. Isso vai te desafiar de uma 
forma muito boa. 
Feito isso, deixe o quadro bem visível no seu escritório para que os ladrões do tempo sejam 
constantemente lembrados! Desse jeito, você sempre estará observando as tarefas marcadas com 
bolinhas verdes, e se sentirá quase que forçado a desviar delas. 
 
 
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20 GERENCIAMENTO DO TEMPO EM PROJETOS 
 
O Plano de Gerenciamento do Tempo tem por objetivo estabelecer as políticas, os 
procedimentos e a documentação para o planejamento, desenvolvimento, gerenciamento, execução 
e controle do cronograma do projeto. 
O objetivo da Gerência do Tempo de Projeto é descrever os processos requeridos para o 
término do projeto, garantindo que o mesmo cumpra com os prazos definidos em um cronograma de 
atividades. 
A Gestão do Tempo em Projetos e sua importância são incontestáveis, exigindo índices altos 
de acertos e que, portanto, as estimativas referentes às atividades fiquem dentro de margens de erro 
cada vez menores. 
Os atrasos na conclusão dos projetos são normalmente danosos aos mesmos, pois, além de 
quase sempre comprometer o custo, retardam a entrega dos seus produtos e, consequentemente, a 
disponibilidade de iniciar a utilização dos mesmos e/ou entrarem em operação; sendo que, pode-se 
afirmar, genericamente, que o custo de um equipamento parado, sem produzir, é muito maior que o 
custo do gerenciamento do projeto para viabilizar a sua entrada em operação. 
A pergunta chave, inerente ao tempo de execução dos projetos, que é normalmente é feita: 
➢ "Por que a maioria dos projetos não consegue terminar no prazo previsto?" 
 
Embora essa questão, conforme colocada acima, seja apenas um paradigma da execução de 
projetos, o que se observa na prática é que não deixa de ser uma verdade que um número 
significativo de projetos realmente é concluído com atraso. 
O problema com o prazo de execução é que estão essencialmente ligados a uma “previsão” 
feita, que pode ser “prazo previsto”, “prazo estimado”, “prazo planejado”, etc. Estas previsões são 
feitas durante a fase de planejamento do projeto, ou seja, antes da execução efetiva do projeto. 
Sabemos que as previsões, como o próprio nome indica, estão sujeitas a não ocorrerem 100% da 
forma esperada e que, mesmo para os mais experientes planejadores, o acerto total é pouco 
provável de ocorrer. 
Não obstante, para elaborar os planejamentos, será sempre imprescindível estimar-se os 
prazos das atividades. Portanto, devemos procurar fazer previsões com altas probabilidades de 
ocorrer, visando obter os maiores índices de acertos possíveis. Uma situação é estimar 15 dias para 
execução de uma atividade e esta vir a ser realizada em um, dois ou três dias a mais; bem diferente 
seria levar, por exemplo, 25 a 30 dias ou mais para executá-la. 
A utilização de metodologias eficientes e boas práticas são imprescindíveis para se atingir um 
https://pt.wikipedia.org/wiki/Projeto
https://pt.wikipedia.org/wiki/Cronograma
https://pt.wikipedia.org/wiki/Atividade
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índice satisfatório no cumprimento de prazos nos projetos. 
Os principais processos desta gestão são: 
✓ Definições das Atividades: identificação das atividades específicas do cronograma que 
necessitam ser executadas para produzir os diversos tangíveis do projeto; 
✓ Sequenciar Atividades: identificação e documentação das dependências entre as 
atividades do cronograma; 
✓ Estimativa de Recursos de Atividade: estimativa do tipo e das quantidades dos recursos 
requeridos para executar cada atividade do cronograma; 
✓ Estimativa de Duração de Atividade: estimativa do período que será necessário para 
conclusão individualde cada atividade do cronograma; 
✓ Desenvolvimento do Cronograma: análise das sequências das atividades, suas 
dependências, durações e recursos requeridos para criar o cronograma; 
✓ Controle do Cronograma: controle das alterações efetuadas no cronograma. 
 
A gerência do tempo de projeto e a gerência do custo do projeto são as áreas de maior 
exigência dentro de um projeto, pois são as mais vísiveis em sua gestão. 
Algumas das ferramentas clássicas da Gestão do Tempo em Projetos são o PERT/CPM e o 
Diagrama de Gantt. 
 
21 EAP (ESTRUTURA ANALÍTICA DE PROJETOS) 
 
Em Gerência de projetos, uma Estrutura Analítica de Projetos (EAP), do Inglês, Work Breakdown 
Structure (WBS) é um processo de subdivisão das entregas e do trabalho do projeto em componentes 
menores e mais facilmente gerenciáveis. É estruturada em árvore exaustiva, hierárquica (de mais 
geral para mais específica) orientada às entregas, fases de ciclo de vida ou por subprojetos 
(deliverables) que precisam ser feitas para completar um projeto. 
O objetivo de uma EAP é identificar elementos terminais (os produtos, serviços e resultados a 
serem feitos em um projeto). Assim, a EAP serve como base para a maior parte do planejamento de 
projeto. A ferramenta primária para descrever o escopo do projeto (trabalho) é a estrutura analítica 
do projeto (EAP). 
A EAP não é criada apenas para o gerente do projeto, mas para toda a equipe de execução 
do projeto, bem como para as demais partes interessadas tais como clientes e fornecedores. Por meio 
de estrutura semelhante a um organograma, a EAP representa o que deverá ser entregue pelo 
projeto. Ela permite detalhar quais as entregas que devem ser geradas em função dos objetivos do 
projeto. 
https://pt.wikipedia.org/wiki/Cronograma
https://pt.wikipedia.org/wiki/Cronograma
https://pt.wikipedia.org/wiki/Ger%C3%AAncia_do_custo_do_projeto
https://pt.wikipedia.org/wiki/PERT
https://pt.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_Gantt
https://pt.wikipedia.org/wiki/Ger%C3%AAncia_de_projetos
https://pt.wikipedia.org/wiki/Projeto
https://pt.wikipedia.org/wiki/Planejamento_de_projeto
https://pt.wikipedia.org/wiki/Planejamento_de_projeto
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21.1 Como Criar uma EAP (Estrutura Analítica do Projeto) 
 
A EAP deve ser completa, organizada e pequena o suficiente para tornar possível a medição 
do progresso, mas não detalhada o suficiente para se tornar, ela mesma, um obstáculo à realização 
do projeto. Uma boa heurística a seguir é a regra do 8-80: exige-se que um pacote de trabalho 
ocupe entre 8 e 80 horas de duração. É uma das partes mais importantes no plano do projeto. Ela 
serve como entrada para o desenvolvimento da agenda, atribuir funções e responsabilidades, gerir 
riscos, entre outros. 
Desde o início do projeto devemos pensar nele de uma forma sistêmica, isso é pensar nele 
como um todo e em suas partes (decomposição hierárquica), a decomposição é “uma técnica que 
subdivide o escopo do projeto e as entregas do projeto em componentes menores e mais facilmente 
gerenciáveis ate que o trabalho do projeto associado à realização do escopo do projeto e ao 
fornecimento das entregas seja definido em detalhes suficientes para dar suporte à execução, ao 
monitoramento e ao controle do trabalho”. 
Definir componentes menores facilita a estimativa de prazo, custo e recursos para sua 
conclusão, auxilia na definição de critérios para monitoração e controle do desempenho e viabiliza 
uma atribuição de responsabilidade mais adequada à realidade do projeto. 
Com o objetivo de facilitar o dia a dia do gerente de projetos aí vão algumas dicas úteis na 
hora de criar uma EAP. 
1 . Decomposição : Devemos decompor a EAP em fases e atividades até um nível que 
seja fácil de gerenciar. Coloque no primeiro nível (nível 0) da EAP o nome do projeto. 
Coloque no segundo nível (nível 1, também chamado de primeiro nível de decomposição) 
as fases que estabelecem o ciclo de vida do projeto. Por exemplo, análise, design, 
construção e testes. Cada atividade deve ter: esforço, prazo, responsável e custo (métricas 
que indiquem qualidade também são muito importantes); 
2 . Planeje entregas, não planeje ações : Se tentarmos desenvolver a EAP orientada 
a ação, ela incluirá ações de mais ou de menos. No lugar de planejar ações, concentre-
se na decomposição por entrega, assim você assegurará que a EAP não exagere na visão 
dos métodos, permitindo ideias mais criativas e inovadoras por parte dos participantes 
do projeto; 
3 . Detalhando : Outro ponto importante é a granularidade que você vai aplicar. Não há 
uma regra única, mas as boas práticas recomendam que você tenha pacotes com durações 
adequadas ao seu projeto. Não é interessante ter pacotes de curta duração, como 30 
minutos (a não ser que eles sejam relevantes ao projeto), ou pacotes de longa duração 
como, por exemplo, um mês. Em casos assim, recomenda-se quebrar em pacotes menores. 
https://pt.wikipedia.org/wiki/Pacote_de_trabalho
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Quando tiver dúvida se vale a pena continuar decompondo, pergunte-se; o trabalho tem 
um responsável? O esforço foi estimado ou dá pra estimar? Tem custo ou dá para estimá-
lo? Se todas essas perguntas tiverem resposta afirmativa, você pode continuar a 
decompor, caso contrário você pode parar e retornar ao nível acima; 
4. Uti l ize modelos : Se há projetos recorrentes dentro de sua organização, envolva 
outros gerentes de projetos com o objetivo de trabalhar a definição de modelos padrão 
para novos projetos. Utilizando projetos reais e trocando experiências, as chances de 
desenvolvimento de EAP’S eficientes aumentam já avaliadas na prática. No Project Builder 
é possível converter projetos em modelos e, mais tarde, gerar novos projetos com base 
em modelos selecionados, facilitando, assim, a estruturação desses novos projetos; 
5 . Custo do Gerenciamento não pode ser maior que o custo da tarefa : A 
última dica é que o custo para se gerenciar um pacote obviamente não deve ser maior 
que o custo do mesmo (nem metade ou mesmo 20% – sugerimos no máximo 10%). Afinal, 
a EAP deve nos ajudar no gerenciamento, e não criar mais burocracia. 
 
A EAP é criada como parte dos processos de Planejamento, e é parte integrante da definição 
do escopo do projeto, seguindo os processos de coleta de requisitos e definição do escopo, conforme 
podemos ver na figura abaixo: 
 
Esses são alguns dos mais importantes processos do Gerenciamento de Projetos, pois o 
entendimento correto do escopo é utilizado em praticamente todos os demais processos: o cronograma 
traduz as atividades com base no escopo definido, os custos são diretamente relacionados às entregas 
do projeto, e assim por diante. Uma má definição aqui compromete todo o gerenciamento e o 
contrário também é verdade: um escopo bem definido é uma das chaves fundamentais para um 
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projeto bem-sucedido. 
 
22 SEQUÊNCIAMENTO DAS ATIVIDADES DO PROJETO 
 
Sequenciar as atividades consiste em identificar e documentar as relações lógicas que existem 
entre as atividades identificadas no projeto. As atividades devem ser relacionadas entre si de uma 
forma lógica e tendo por base as interdependências decorrentes do trabalho a realizar em cada 
atividade. 
Cada atividade requer um título e uma ação que identifique o trabalho a ser realizado. Este 
pode se relacionar a um produto do projeto (entrevista do cliente, teste de usabilidade, instalação 
de sistemas), ou ao gerenciamento do projeto (relatório de pesquisas, avaliação do produto). 
O sequenciamento das atividades permite a identificação de cada uma, dos seus produtos e 
a visualização de seu encadeamento, servindo de base para a organização do cronograma e doorçamento (se a cada pacote de trabalho é associado um valor estimado para a realização) do 
projeto. 
Além disso, ajuda o gestor ou dono do produto a estabelecer um consenso sobre os produtos 
que precisam ser realizados e em que ordem. Define as mais importantes, as realizáveis em paralelo, 
as remanejáveis e as dependentes de fatores externos (como fornecedores). 
Permite também que os patrocinadores, clientes e os stakeholders tenham uma visão geral do 
trabalho a ser realizado. 
O objetivo é obter o máximo de eficiência dada às características das atividades e restrições 
dos projetos, já que todas as atividades do projeto devem ser conectadas entre si. 
Atributos de atividades, listas de marcos, especificação do escopo do projeto, regras 
governamentais ou padrões de mercado, premissas e restrições do projeto são fatores que podem 
influenciar em como as atividades serão sequenciadas e os tipos de relacionamentos entre elas. 
Em muitos projetos, deparamos com um erro frequente no processo de sequenciar atividades, 
e que consiste em criar interdependências tendo por base, não só as caraterísticas intrínsecas do 
trabalho que tem de ser feito, mas também as disponibilidades dos recursos (Se, por exemplo, duas 
atividades utilizam o mesmo recurso técnico, então elas não podem recorrer ao mesmo tempo porque 
o recurso é só um e as horas de trabalho diário são limitadas). Esta abordagem ao sequenciamento 
de atividades está errada e deve ser evitada. As atividades sequenciam-se única e exclusivamente 
com base nas interdependências existentes entre o trabalho a realizar em cada uma das atividades. 
 
22.1 Como Sequenciar as Atividades de um Projeto 
 
A sequenciação das atividades pode ser executada de forma automatizada, com recurso a 
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um dos muitos softwares de gestão de projetos que se encontram disponíveis no mercado, ou 
recorrendo à utilização de técnicas manuais. 
 
Entradas 
✓ Plano de Gestão do Calendário; 
✓ Lista das Atividades; 
✓ Atributos das Atividades; 
✓ Lista dos Marcos Importantes; 
✓ Documento de Âmbito / Escopo; 
✓ Fatores Ambientais da Organização; 
✓ Ativos de Processos Organizacionais. 
 
Ferramentas e Técnicas 
✓ Método do Diagrama de Precedência MDP; 
✓ Determinação de Dependências; 
✓ Aplicação de Antecipações (Leads) e Esperas (Lags). 
 
Resultados 
✓ Diagrama de Rede e do Calendário do Projeto; 
✓ Atualizações aos Documentos do Projeto. 
 
 
 
23 ESTIMATIVA DE DURAÇÃO DAS ATIVIDADES 
 
Estimar os recursos das atividades é o processo de estimativa dos tipos e quantidades de 
material, pessoas, equipamentos ou suprimentos que serão necessários para realizar cada atividade. 
O cronograma deve ser elaborado com criterioso cuidado e a partir de previsões que sejam 
as mais fundamentadas possíveis; o que nem sempre ocorre: muitas vezes, os cronogramas são 
elaborados considerando marcos contratuais, de faturamento ou de entrega, pré-acordados, sem que 
seja feita uma análise adequada, para verificar a viabilidade real da sua execução. 
http://pm2all.blogspot.com/2011/09/pmbok-declaracao-ambito-escopo-do.html
http://pm2all.blogspot.pt/2011/08/pmbok-fatores-ambientais-da-organizacao.html
http://pm2all.blogspot.com/2011/08/pmbok-ativos-de-processos.html
http://pm2all.blogspot.com/2011/10/pmbok-tecnicas-sequenciar-atividades.html
http://4.bp.blogspot.com/-UTXJVcjePyA/VqnzNKctbvI/AAAAAAAAB20/uRfSkaO93N0/s1600/6.3-Sequenciar+Atividades_ETR.JPG
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Nestes casos, os planejamentos esboçam muito mais um desejo ou uma meta a ser perseguida, 
ou até mesmo imposta, não sendo necessariamente uma estimativa consciente e viável de ser 
alcançada e o seu cumprimento pode tender a ser um insucesso. 
Quanto mais audaciosos forem os prazos estimados em um projeto, tanto maior será a 
possibilidade de haverem atrasos. Portanto, deve-se evitar considerar no planejamento prazos 
excessivamente justos e/ou arrojados. 
Um equívoco bastante comum quando se elabora um cronograma é quanto à disponibilidade 
considerada para os recursos do projeto. Na prática, verifica-se que o tempo real de produção, em 
um dia normal de trabalho, é em torno de 60% a 75%. Diversas atividades pessoais, fisiológicas e 
profissionais (reuniões, treinamentos, participação em eventos, etc.), dentre outras, impedem uma 
dedicação integral das pessoas nos projetos. 
A seguir, resumimos algumas considerações e ações importantes, que podem ser úteis para 
auxiliar nos planejamentos e estimativas dos projetos: 
✓ Examinar e consolidar bem o escopo antes de estimar os prazos do projeto; 
✓ Não tentar enganar a si mesmo e nem a outros, fazendo planejamentos inviáveis que sabe 
que não podem ser realizados; 
✓ Não aceitar o impulso de estimar os prazos do projeto com base no prazo desejado; 
✓ Verificar informações históricas de outros projetos anteriores e similares, para ter como 
base ao estimar os prazos de um novo projeto; 
✓ Os recursos considerados no projeto devem possuir disponibilidade real; 
✓ A elaboração do cronograma deve envolver preferencialmente toda a equipe e 
representar um consenso geral; depois de concluído, o mesmo deve ser bem divulgado, 
para se tornar do conhecimento de todos os envolvidos e contar com o comprometimento 
dos mesmos. 
✓ Procurar envolver ao máximo também os clientes, não só no planejamento, como também 
na execução do projeto; 
✓ Obter o máximo de informações inerentes às condições para a execução do projeto 
(cultura de trabalho do cliente, suas normas de segurança, de projeto, de obra e outras 
praticadas; acordos sindicais vigentes no local da execução do projeto; calendário 
religioso/festivo e outros costumes, regionalidades ou leis locais que possam afetar o 
desenvolvimento do projeto); 
✓ Analisar e considerar no planejamento os riscos do projeto; 
✓ Monitorar a execução do projeto e adequar o cronograma sempre que for preciso; 
✓ Promover ações efetivas, envolver e incentivar a equipe para recuperar o cronograma, 
quando forem identificados atrasos. 
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A duração “desejada” do projeto não deve determinar as previsões de duração individuais 
das atividades. As soluções e formas estratégicas para redução do prazo do projeto, para atender 
ao requerido pelo sponsor ou pelo cliente, por exemplo, poderão vir a ser trabalhadas 
posteriormente, se necessário, após serem concluídas as estimativas dos tempos de durações das 
atividades do projeto e ficar bem conhecido(s) seu(s) caminho(s) crítico(s). 
Não é uma novidade para os profissionais de planejamento a afirmação de que as durações 
planejadas, normalmente, apresentam distorções com relação às durações reais realizadas durante 
o projeto. Alguns fatores contribuem para isto, tais como: 
✓ Trabalhos executados com informação equivocada ou mesmo de forma errada, que 
precisam ser refeitos, implicando em tempo adicional para concluir as atividades; 
✓ Considerar um recurso sendo utilizado durante um determinado tempo ou período e, na 
prática, o tempo de utilização real ou eficaz ser inferior ao esperado; 
✓ Estimar-se um tipo de recurso e na hora utilizar-se outro (ex.: quando um profissional 
experiente que estava previsto para executar uma determinada atividade é substituído, 
seja por qual for o motivo, por outro menos experiente ou que possui um perfil menos 
adequado); 
✓ Contingências não previstas no planejamento (greves; atrasos na entrega de materiais, 
equipamentos ou ferramentas; chuvas, geadas e outros fenômenos meteorológicos não 
previstos). 
 
24 PERT/CPM (PROGRAM EVALUATION AND REVIEW TECHNIQUE/CRITICAL 
PATH METHOD) 
 
As técnicas denominadas PERT e CPM foram independentemente desenvolvidas para a Gestão 
e Controlede Projetos em torno de 1950, porém a grande semelhança entre estas fez com que o 
termo PERT/CPM fosse utilizado corriqueiramente como apenas uma técnica. 
O PERT/CPM tem sido empregado numa ampla gama de dimensões e complexidades nos 
mais variados projetos, indo do planejamento de peças teatrais ou da construção de um 
supermercado, ao desenvolvimento do programa de construção do Concorde e dos submarinos 
nucleares americanos Polaris. 
Esta técnica permite que o responsável por determinada fase de um projeto possa aplicar os 
cinco princípios fundamentais de administração: 
1. Prever; 
2. Organizar; 
3. Comandar; 
4. Coordenar; 
https://pt.wikipedia.org/wiki/Caminho_cr%C3%ADtico
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5. Controlar. 
 
Em outras palavras, PERT/CPM é um método de planejamento, replanejamento, e avaliação 
de progresso, com a finalidade de melhor controlar a execução de um programa ou projeto. 
Nos países desenvolvidos o seu emprego atingiu tal amplitude que as grandes administrações 
públicas exigem, no momento de uma concorrência, uma cláusula especial do contrato, em que os 
fornecedores se comprometem a aplicar o sistema PERT. Eles estimam ter assim as melhores garantias 
na execução dos trabalhos dentro dos prazos previstos que por outro meio qualquer. 
 
24.1 Utilização 
 
Esta técnica permite listarmos as atividades necessárias ao desenvolvimento do projeto, 
quando elas devem ser realizadas e muitas vezes indicam quais atividades que não podem ser 
atrasadas para que a data de entrega do sistema possa ser cumprida. Após a estimativa das 
dependências e duração das atividades, pode-se desenhar o diagrama PERT/CPM que: 
✓ Mostra quais atividades que podem ser realizadas em paralelo; 
✓ Mostra quais atividades que devem ser realizadas em seqüência, por causa da 
dependência com outras atividades que devem ocorrer antes. 
 
24.2 O que pode ser representado 
 
✓ Uma rede de tarefas do início ao fim do projeto; 
✓ A sincronização de tarefas (atividades); 
✓ Se o início de uma tarefa depende do término de outra; 
✓ Caminho crítico (seqüência de tarefas que determinam a duração do projeto); 
✓ Uma estimativa de duração de tarefas; 
✓ Os limites de tempo para as tarefas. 
 
24.3 Perguntas Respondidas 
 
✓ Qual o tempo mais cedo para terminar o projeto? 
✓ Quais as atividades que influenciam para que o projeto termine na data marcada? 
✓ Qual a interdependência entre as atividades? 
✓ Quais as atividades críticas? 
✓ Quando se devem alocar recursos (humanos, materiais, financeiros...)? 
 
24.4 Exemplos de Projetos que podem utilizar PERT/COM 
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1. Construção de uma planta; 
2. Pesquisa e desenvolvimento de um produto; 
3. Produção de filmes; 
4. Construção de navios; 
5. Instalação de um sistema de informações; 
6. Condução de campanhas publicitárias, entre outras. 
 
PERT e CPM utilizam principalmente os conceitos de Redes (Grafos) para planejar e visualizar 
a coordenação das atividades do projeto. 
Enquanto PERT é o cálculo a partir da média ponderada de 3 durações possíveis de uma 
atividade (otimista, mais provável e pessimista), CPM é um método de apuração do caminho crítico 
dada uma sequência de atividades, isto é, quais atividades de uma sequência não podem sofrer 
alteração de duração sem que isso reflita na duração total de um projeto. Desta maneira, 
classificando-os em função do tratamento, a rede PERT é probabilística e o CPM é determinístico. 
Alguns exemplos clássicos de aplicação de PERT/CPM são a gestão e planejamento da 
construção civil, mecânica, naval, etc. 
 
24.5 Roteiro Básico do Planejamento com o PERT/COM 
 
✓ Estabelecimento de prazos e metas; 
✓ Coleta da documentação e informações; 
✓ Reunião com os envolvidos; 
✓ Levantamento dos quantitativos dos serviços; 
✓ Elaboração do Cronograma Físico; 
✓ Elaboração do Pert e estudo dos métodos construtivos; 
✓ Elaboração dos Cronogramas de Recurso; 
✓ Definição dos critérios e regime de contratação do pessoal; 
✓ Definição da tabela salarial e política de prêmios; 
✓ Cotações dos serviços e levantamento dos custos; 
✓ Levantamento dos desvios de custo do orçamento; 
✓ Estabelecimento de metas e da margem esperada; 
✓ Elaboração do cronograma de receitas x despesas; 
✓ Elaboração da agenda dos envolvidos na obra; 
✓ Estabelecimento das diretrizes para o Acompanhamento e Controle; 
✓ Descrição dos textos; 
https://pt.wikipedia.org/wiki/Caminho_cr%C3%ADtico
https://pt.wikipedia.org/wiki/Grafos
https://pt.wikipedia.org/wiki/Constru%C3%A7%C3%A3o_civil
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✓ Montagem da pasta. 
 
Exemplo: 
 
Gráfico de rede PERT para um projeto de 7 meses com cinco marcos (10 até 50) e seis 
atividades (A até F). 
 
 
 
25 DIAGRAMA DE REDE 
 
O Diagrama de Rede é um gráfico (fluxograma) representando a sequência em que os 
elementos terminais de um projeto estão a ser concluídos, mostrando elementos terminais e suas 
dependências. 
Um Diagrama de Rede é uma maneira gráfica de exibir tarefas, dependências e o caminho 
crítico de seu projeto. As caixas (ou nós) representam tarefas, e dependências são mostradas como 
linhas que conectam essas caixas. Depois de alternar exibições, você poderá adicionar uma legenda, 
personalizar a aparência das caixas e imprimir seu Diagrama de Rede. 
Existem vários métodos para se desenhar um diagrama de redes, atualmente o mais utilizado 
é o método do diagrama de precedência (MDP) ou Atividade no nó (ANN). Nesse método, os nós são 
usados para representar atividades, e as setas mostram as dependências entre as atividades. Esse 
diagrama pode ter quatro tipos de relacionamento: 
1. Término para início (TI): a atividade predecessora deve ser finalizada antes da 
sucessora. Exemplo: Terminar a fabricação de um produto antes de auditá-lo. Esse tipo 
de relacionamento é o mais utilizado; 
2. Início para início (II): a atividade predecessora deve ser iniciada antes que a sucessora 
https://pt.wikipedia.org/wiki/Gr%C3%A1fico
https://pt.wikipedia.org/wiki/Fluxograma
https://pt.wikipedia.org/wiki/Estrutura_anal%C3%ADtica_do_projeto#Elemento_terminal
https://pt.wikipedia.org/w/index.php?title=Depend%C3%AAncia_(gerenciamento_de_projetos)&action=edit&redlink=1
https://support.office.com/pt-br/article/depend%C3%AAncias-31b918ce-4b71-475c-9d6b-0ee501b4be57
https://support.office.com/pt-br/article/imprimir-4c63d065-5d9a-4dbd-bc7c-b88ab7bf091e
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inicie. Exemplo: Você só pode dar início à divulgação de uma promoção nas redes sociais 
quando a mesma já tiver iniciado na loja física; 
3. Término para término (TT): a atividade predecessora deve ser finalizada antes que a 
sucessora finalize. Exemplo: Existem campanhas publicitárias que só acabam quando 
acaba o estoque, isso vincula diretamente o término da campanha ao término do estoque; 
4. Início para término (IT): a atividade deve ser iniciada antes que a próxima finalize. 
Exemplo: Você quer trocar de fornecedor, mas só quer fazê-lo quando tiver certeza de 
que o novo fornecedor te atenderá. Quando o novo fornecedor iniciar o atendimento, 
você finalizará o outro contrato. Esse tipo de relacionamento é pouco utilizado. 
 
Há quatro tipos de dependências entre as atividades em um projeto: 
1. Dependência Obrigatória: é obrigatória pela natureza do trabalho ou especificada em 
contrato. Por exemplo: Para colocar as janelas, primeiro é preciso construir as paredes; 
2. Dependência Condicional: a forma que a empresa escolhe para executar seu trabalho. 
Por exemplo: Vamos esperar dois dias depois das paredes construídas para começar a 
pintar, para que a massa seque bem; 
3. Dependência Externa: