Atividade de Pesquisa II - Tópicos Especiais em Técnicas de Secretariado (1)

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Atividade de Pesquisa 02: Tópicos Especiais em Técnicas de Secretariado 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1 – Com base no quadro abaixo, qual a diferença entre a correspondência empresarial e 
a oficial? 
 
 
Resposta: Correspondência Empresarial é aquela que ocupa-se de transação comercial ou industrial, 
Oficial são cartas direcionadas para os clientes, como mala direta e press release, por exemplo. 
 
2 – Descreva a relação existente entre os pronomes de tratamento e os documentos oficiais.? 
 
Resposta: O emprego dos Pronome de Tratamento, especialmente em correspondências oficiais, obedece 
a tradição secular. A principal fonte de orientação para o uso dos pronomes de tratamento é o Manual de 
Redação do Presidente da república. Os documentos oficiais geralmente são enviados entre órgãos 
públicos, sendo que muitas vezes é necessário direcioná-los a uma autoridade específica. Desse modo, 
é importante ter o conhecimento sobre como se dirigir a pessoas ocupantes de determinados cargos, sendo 
que o que vai determinar qual pronome de tratamento a ser utilizado é o posto ocupado pelo indivíduo 
 
 
3 – Explique as três principais fases da gestão documental. 
 
Resposta: 
*1a Fase – Produção de documentos: Esta fase é particularmente importante. Visa: a) prevenir a criação 
de documentos não essenciais e assim reduzir o volume dos documentos a serem manipulados, 
controlados, armazenados e destinados; b) intensificar o uso e o valor dos documentos que são 
necessários; c) garantir o uso de materiais apropriados na confecção de documentos; d) assegurar a 
utilização apropriada da microfilmagem e/ou digitalização e automação ao longo de todo o ciclo de vida 
dos documentos. 
 *2a Fase – Utilização dos documentos: Envolve o controle, uso e armazenamento de documentos 
necessários ao desenvolvimento das atividades de uma organização. A segunda fase abrange medidas 
 
Tópicos Especiais em Técnicas de 
Secretariado 
Aluno (a): Marilene Malacarne Data: 14/05/2022 
Atividade de Pesquisa II NOTA: 
INSTRUÇÕES: 
 
❖ Esta Avaliação de pesquisa contém 06 questões, totalizando 10 (dez) pontos. 
❖ Você deve preencher dos dados no Cabeçalho para sua identificação 
o Nome / Data de entrega 
❖ Utilize o espaço abaixo destinado para realizar a atividade. 
❖ Ao terminar grave o arquivo com o nome Atividade de Pesquisa II (nome do aluno). 
❖ Envie o arquivo pelo sistema. 
 
 
 Atividade de Pesquisa 02: Tópicos Especiais em Técnicas de Secretariado 
para assegurar: a) rapidez no ato de disponibilizar documentos e informações necessários ao desenrolar 
das funções da instituição; b) uso efetivo da informação e arquivos correntes; c) seleção do material, do 
equipamento e do local para o armazenamento dos documentos. 
*3a Fase – Destinação dos documentos: É uma fase crítica, pois envolve decisões sobre quais documentos 
devem ser preservados permanentemente como memória do passado. Além disso, define-se por quanto 
tempo os documentos, destinados à eliminação, devem ser retidos por razões administrativas ou legais. 
Programas de destinação de documentos devem reunir as seguintes atividades: a) identificação e 
descrição de documentos por séries ou classes; b) listagem destas séries e classes para retenção ou 
destinação; c) avaliação para determinar quais documentos são de guarda permanente; d) eliminação 
periódica dos documentos destituídos de valor permanente; e) recolhimento dos documentos 
permanentes para a instituição arquivística. 
 
 
4 – Apesar de a reunião ser uma importante ferramenta de gestão, nem sempre seus resultados são 
positivos. Explique por que ela é considerada uma ferramenta de gestão, e quais as principais causas dos 
efeitos indesejados. 
 
Resposta: É nelas que se tem a oportunidade de estudar melhor os assuntos de interesse comum. São 
atividades nas quais cada um deve trazer seu ponto de vista e sua maneira de buscar a solução. Com a 
integralização as mudanças, agora com uma variedade maior de opções, começaram a 
escolher mais, em função, principalmente, da relação qualidade-preço dos produtos e serviços 
oferecidos, que gerou competitividade entre as empresas. O desejo de qualquer organização é a 
sobrevivência. Para gerir estes sistemas é preciso planejar, organizar, controlar e dirigir os recursos 
de forma eficaz e eficiente, por meio de métodos e ferramentas adequadas. 
 
 
5 – Sintetize as principais providências a serem tomadas pelo secretário na organização de uma viagem. 
 
Resposta: A viagem – o destino, a data (idade e volta), o horário de preferência, a melhor opção de voo 
no que se refere aos horários, às conexões (se houver), às escalas e à tarifa que atendam às exigências do 
solicitante. Observe que nem sempre a tarifa mais barata é a melhor opção, pois deve ser considerado o 
tempo entre as conexões e as escalas; Qual é a companhia aérea e o assento de preferência do passageiro; 
Se o solicitante viajará sozinho ou não. Caso ele viagem acompanhado, o secretário deve verificar os 
nomes das pessoas que o acompanharão. Se viajar com menores, verificar a documentação necessária 
exigida pelo juizado de menores para o embarque. Esses detalhes podem ser verificados com a companhia 
aérea escolhida; Hospedagem – em caso afirmativo, verificar se o solicitante tem preferência por algum 
hotel. Ressaltamos que algumas empresas trabalham com determinados hotéis e a escolha está 
condicionada ao cargo que o indivíduo ocupa na empresa. Se o solicitante for adepto à prática de 
exercícios físicos, o secretário deve selecionar o hotel que tenha academia de ginástica. Entretanto, o 
hotel deve ser próximo ao local dos compromissos, para evitar a perda de tempo nos deslocamentos e o 
gasto com transporte. No momento da solicitação da hospedagem, é importante verificar se o hóspede 
tem preferência por andares baixos ou altos. É fundamental solicitar ao hotel a confirmação de reserva e 
o seu respectivo código. As operadoras e agências de viagens costumam ter tarifas especiais em hotéis 
ou até promoções na compra do bilhete aéreo/reserva do hotel; Aluguel de automóvel - com motorista 
ou somente o automóvel. Nesse caso, o secretário aluga um veículo que atenda às exigências do 
solicitante. O secretário executivo deve negociar com a locadora a melhor opção, se é quilometragem 
livre ou a preestabelecida pela locadora; Diárias – providenciar com o departamento financeiro as diárias 
relativas ao período em que o solicitante estará em viagem. A política quanto às diárias de viagens varia 
entre as organizações. Em algumas o funcionário viaja e no retorno preta contas do que gastou e a 
empresa reembolsa, exceto despesas com bebida alcoólicas. Outra prática é o funcionário pegar o valor 
da diária de acordo com o seu cargo. Nesse caso, se o valor da despesa exceder o limite de diárias, a 
empresa não reembolsa; Uso de celular – verificar se há necessidade de algum procedimento com a 
operadora de telefonia celular, a fim de habilitar o aparelho. No caso de viagens internacionais, é 
 
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importante verificar se a operadora tem cobertura no país de destino; Cartões de crédito – conferir a 
validade, inclusive os internacionais, no caso de viagens para fora do país; Verificar se o solicitante tem 
interesse e possibilidade de ficar alguns dias a mais do previsto para fazer passeio turístico. 
 
 
6 – Defina as etapas da organização de eventos. 
 
Resposta: 
Pré-evento 
 
A checklist deve incluir, a esta altura do planejamento, os responsáveis pelo evento: staff para receber 
os convidados, para responder pela parte técnica do evento e até para divulgar o encontro. Falando em 
comunicação, pensar na identidade da cerimônia, desde o nome até a data, passando pelo cronograma 
de atividades, as principais atrações e o local que receberá a festa. 
Em sequência, definir o endereçoeletrônico por meio do qual os participantes poderão inscrever-se no 
evento e, caso se trate de um congresso científico, como será a escolha dos trabalhos e, por 
consequência, quem participará da banca examinadora. 
Evento 
Este ponto começa pela recepção, para a qual precisará designar uma equipe que se encarregue por 
conferir a inscrição, a entrega de kit do participante e a montagem do coffee break. No credenciamento, 
os responsáveis devem conferir os dados dos participantes com agilidade e marcar a presença dos 
inscritos. 
Ao longo do evento, porém, é importante manter um canal de comunicação com os integrantes para 
evitar imprevistos. Sempre que possível, inclua sorteios na programação para aumentar a interação com 
os participantes. 
Pós-evento 
Nesta etapa, deve focar na emissão de certificados e em pesquisas de satisfação que possam apontar os 
acertos e os erros para um planejamento futuro. Os certificados são imprescindíveis 
para eventos científicos, nos quais a comissão deve identificar os autores e os avaliadores dos trabalhos 
na confecção dos documentos — impressos ou disponíveis na versão online. 
Já as pesquisas de satisfação são um instrumento para medir o impacto do evento sobre o público. Por 
isso, preocupar-se com o feedback e, se possível, faça-o por meio de plataforma digital. No entanto, 
não esquecer de que esses questionários não dispensam os relatórios, os quais devem detalhar o 
processo em uma avaliação completa. 
 
 
 
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