RESUMO DE ESTRUTURA E PROCESSOS ORGANIZACIONAIS AP1

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RESUMO DE ESTRUTURA E PROCESSOS ORGANIZACIONAIS – AP1
ORGANIZAÇÃO FORMAL – INFORMAL – ORGANOGRAMAS: AULA 1
ORGANIZAÇÃO: atividades de formar agrupamentos humanos, distribuir o trabalho entre eles e conduzir a utilização dos recursos.
QUAL DIFERENÇA ENTRE ORGANIZAÇÃO FORMAL E A INFORMAL?
ORGANIZAÇÃO FORMAL: 
> também chamada de Estrutura Organizacional.
> é Planejada.
> é a organização oficialmente adotada pela empresa.
> a liderança é mais centrada na posição (status).
ORGANIZAÇÃO INFORMAL: 
> surge naturalmente através da interação social das pessoas
> não é planejada.
> sem relações hierárquicas.
> não aparece no organograma.
O QUE É UM ORGANOGRAMA?
R: É uma representação gráfica simultânea da divisão de trabalho e das relações de poder da organização.
QUAIS SÃO OS TIPOS DE ORGANOGRAMAS MAIS USADOS, FALE SOBRE ELES?
ORGANOGRAMA CLÁSSICO OU VERTICAL: 
> Mais usado e mais completo;
> Permite melhor entendimento da representação orgânica de uma empresa;
> hierarquia é fator dominante.
ORGANOGRAMA HORIZONTAL: 
> hierarquia é fator dominante.
> o que difere do clássico é à disposição dos retângulos e linhas
ORGANOGRAMA RADIAL OU CIRCULAR:
> Não privilegia a Hierarquização.
> Valoriza trabalho em grupo, não precisando de destaque.
 ORGANOGRAMA SETORIAL :
> Não privilegia a Hierarquização.
> representam os diversos níveis de autoridade a partir de um círculo central.
PODEMOS CLASSIFICAR AS ATIVIDADES DE UMA ORGANIZAÇÃO EM TRÊS GRUPOS: 
- ATIVIDADES DE DIREÇÃO: estabelece políticas e diretrizes da empresa (ex.: presidência)
- ATIVIDADES-FIM: relacionada à produção e venda de bens e serviços aos clientes (ex.: setor de produção e venda) 
- ATIVIDADES-MEIO: dá suporte as atividades executadas (ex.: departamentos de finanças, de RH, de pesquisa e desenvolvimento (P&D) ).
DEPARTAMENTALIZAÇÃO - AULA 2
O crescimento Horizontal do Organograma é chamado: Departamentalização (criação de departamentos).
OBJETIVOS DA DEPARTAMENTALIZAÇÃO: AGREGAÇÃO, CONTROLE, COORDENAÇÃO E DESCENTRALIZAÇÃO.
TIPOS DE DEPARTAMENTALIZAÇÃO:
- DEPARTAMENTALIZAÇÃO FUNCIONAL: relacionada com as funções principais desenvolvidas na empresa. Ex.:escola, clubes.
- DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PRODUTOS E SERVIÇOS: atividades relacionadas aos produtos e serviços. Ex.: lojas de departamentos – americanas, renner, c&a, etc.
DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR ÁREA GEOGRÁFICA OU TERRITORIAL: atividade relacionada ao lugar ou região. Ex.: Filiações bancárias.
DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR CLIENTELA: atividades direcionadas ao atendimento cliente. Ex.: a setorização das lojas de departamento (por idade, por sexo,etc...).
DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PROCESSO: atividades relacionadas às etapas do processo produtivo.
DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PROJETOS: atividades influenciadas pelo desenvolvimento tecnológico. É uma atividade temporária, uma vez que o projeto tem data de início e término. Ex.: pesquisa.
DEPARTAMENTALIZAÇÃO MATRICIAL: quando uma pessoa pertence a dois ou mais tipos de departamentalização.
DEPARTAMENTALIZAÇÃO MISTA: Quando temos todos os tipos de modelos departamentalização.
AULA 3 – LINHA E ASSESSORIA – DELEGAÇÃO, CENTRALIZAÇÃO E DESCENTRALIZAÇÃO 
A divisão do trabalho dos administradores pode ser feita em uma ou duas direções:
 • POR DEPARTAMENTALIZAÇÃO: subdividir o trabalho Horizontalmente. 
• POR HIERARQUIZAÇÃO: subdividir o trabalho Verticalmente, usando cadeias de comando, por meio de delegação e descentralização.
DIFERENCIE ATIVIDADE DE LINHA DE ATIVIDADE DE ASSESSORIA (OU STAFF)
	ATIVIDADE DE LINHA
	ATIVIDADE DE ASSESSORIA (OU STAFF)
	Ligado à cadeia de comando da empresa.
	Ligado ao aconselhamento (assessoria e consultoria).
	Cumprimento dos objetivos
	Complementa e apoia as atividades de linha
	Com ação de comando
	Sem ação de comando
	Ligados a atividades fim da empresa
	Ligados a atividades meio da empresa
Atualmente, as empresas podem utilizar a assessoria interna e/ou a externa (consultoria).
O PROCESSO DE DELEGAÇÃO DE TAREFAS, CRRESPONDE À:
R: Transferência de poder de decisão sobre tarefas específicas para posições inferiores na hierarquia. 
O processo de delegação envolve os seguintes passos:
 1 - ATRIBUIR RESPONSABILIDADE: A obrigação da pessoa de desempenhar tarefas a ela atribuídas.
 2 - GARANTIR A AUTORIDADE DE AÇÃO: o direito de agir da maneira necessária para realizar a tarefa atribuída. 
3 - PRESTAÇÃO DE CONTAS: responder pelos resultados do desempenho.
OBS: Quando feita adequadamente, a delegação leva ao empowerment, que pode ser definido como a delegação eficaz!
QUANTO AO GRAU DE CENTRALIZAÇÃO E DESCENTRALIZAÇÃO, DIFERENCIE-OS.
	CENTRALIZAÇÃO
	DESCENTRALIZAÇÃO
	Tomada de decisão no topo da organização 
	Tomada de decisão dispersas nos níveis organizacionais mais a baixa
	 Maior nível de integração das atividades da empresa
	Tomada de decisão mais próxima do fato ocorrido e em menor tempo.
	Uniformidade de decisões e ações
	Desenvolvimento gerencial dos executivos da média e na baixa administração
	Melhor administração das urgências
	Maior participação e motivação
	Maior nível de controle das atividades da empresa
	Maior tempo disponível à alta administração
AULA 4 – FUNCIONOGRAMA E LOTACIONOGRAMA
 FUNCIONOGRAMA OU ORGANOGRAMA FUNCIONAL: descreve as atividades realizadas em cada setor da empresa.
O FUNCIONOGRAMA DE UMA BIBLIOTECA DEVE REPRESENTAR, PARA CADA FUNÇÃO, AS RESPECTIVAS ATIVIDADES, TAREFAS E OPERRAÇÕES?
R: Errado. Os fluxogramas permitem descrever as atividades que são realizadas em cada setor da empresa.
LOTACIONOGRAMA:
 
> Descreve disposição dos recursos humanos dentro da instituição. 
OBJETIVO: REMANEJAMENTO E REORGANIZAÇÃO dos recursos humanos.
Existem três tipos ou maneiras possíveis de representar um lotacionograma, são eles:
Tipo1: N° total de funcionários/ setor.
Tipo2: N° total de funcionários/ profissão ou qualificação.
Tipo 3: N° total de funcionários por profissão ou qualificação + N° previsto por função + N° efetivo existente.
AULA 5 – LEVANTAMENTO DE PROCESSOS
 O levantamento é uma fase fundamental do trabalho de análise do processo. Consiste na obtenção (ou coleta) de todos os elementos (ou dados) necessários para o conhecimento quantitativo e qualitativo do processo em estudo, de modo a permitir uma proposta de melhoria.
O levantamento e conhecimento dos processos organizacionais são importante para que se possa buscar: EFICÁCIA, EFICIÊNCIA E ADAPTAÇÃO.
 AO INICIAR O LEVANTAMENTO DO PROCESSO EM ESTUDO, A EQUIPE DE ANALISTAS DEVE PROCURAR CONHECER ALGUMAS VARIÁVEIS, QUAIS SÃO?
- Documentação existente
- Volume de trabalho
- Recursos utilizados
- Custos envolvidos 
- Tempos de execução do trabalho
 - Fluxo de informações do processo 
- Tecnologia de informação (TI) utilizada
QUAIS SÃO AS QUATRO AS TÉCNICAS DE LEVANTAMENTO DE PROCESSOS?
 – PESQUISA DA DOCUMENTAÇÃO EXISTENTE:
> Identifica, colhe e analisa a documentação do processo em estudo, ampliando o conhecimento sobre ele e, propondo melhorias no processo organizacional.
VANTAGENS:
> Verifica se a organização possui ou não a cultura da documentação.
> faz análises comparativas entre o que está documentado e o que acontece efetivamente. 
> Complementa as demais técnicas de levantamento utilizadas 
	> Possibilita uma visão geral, bem rápida, de toda a organização e de como o processo em estudo está inserido nela. 
DESVANTAGENS:
> é de difícil acesso
> é de difícil análise
> Não pode ser usado independentemente das outras técnicas de levantamento;
	
	
	
 – ENTREVISTA: 
> Técnica de conversação executada de forma planejada, sistemática e documentada.
VANTAGENS:
> Contato direto 
> Possibilita alterar a forma, o curso e a sequência das perguntas
 > permite interação instantânea
> motiva a participação e a contribuição dos responsáveis para o melhoramento do processo.
 DESVANTAGENS:
> consome mais tempo e recursos (principalmente humanos)
> abrange um universo menor do que as outras técnicas (o questionário, por exemplo)
> podem ocorrer avaliações subjetivas
> impossibilidade de anotar tudo quese falou ou observou (a não ser que sejam gravadas).
– QUESTIONÁRIO: 
> Permite obter informações de uma grande quantidade de pessoas envolvidas no processo em estudo.
VANTAGENS:
> Menor custo em relação às outras técnicas 
> não precisa de analistas para execução ou aplicação
> resultados prontos rapidamente
> maior alcance de pessoas e áreas envolvidas com o processo
> possibilita estatístico das informações. 
DESVANTAGENS:
> interpretação das perguntas de forma diferente pelas pessoas
> planejamento e elaboração são mais complexos
> custos elevados
> deixa a desejar em caso de dúvidas ou mais detalhes
> quantidade insuficiente de pessoas para responder o questionário 
– OBSERVAÇÃO DIRETA
VANTAGENS:
a) permite um estudo in loco do fluxo do processo, possibilitando a identificação de “gargalos” e pontos críticos
b) verificação pessoal e registro de fatores que influenciam ou sofrem influência do processo
c) não interrompe o trabalho
 d) permite a comparação e a validação das informações obtidas com a utilização de outras técnicas de levantamento (questionário, entrevista e análise da documentação existente)
 e) complementa o levantamento realizado com outras técnicas. 
DESVANTAGENS:
 
a) inibição dos funcionários pela presença de observadores; 
b) limitada ao tempo de duração das atividades que estão sendo observadas.
AULA 6 - TÉCNICA DE REPRESENTAÇÃO GRÁFICA DE PROCESSOS: FLUXOGRAMA - FLUXOGRAMA VERTICAL
FLUXOGRAMA: representação gráfica que utiliza símbolos. Permitindo maior clareza e precisão na descrição dos fluxos – sejam eles operacionais ou simplesmente de informação. 
OS PRINCIPAIS OBJETIVOS DO FLUXOGRAMA. SÃO: 
• Padronizar a representação dos métodos e procedimentos administrativos
 • Dar maior rapidez na descrição dos métodos administrativos
 • Facilitar a leitura e o entendimento destes métodos
 • Facilitar a localização e a identificação dos aspectos mais importantes
• Permitir maior grau de análise do processo
OS PRINCIPAIS TIPOS DE FLUXOGRAMA SÃO: VERTICAL, DESCRITIVO E O GLOBAL OU DE COLUNAS.
FLUXOGRAMA VERTICAL:
FLUXOGRAMA VERTICAL OU FOLHA DE ANÁLISE: folha de simplificação de trabalho ou diagrama de processo. É o mais utilizado para identificar as rotinas existentes em qualquer setor de trabalho.
VANTAGENS:
• Possibilidade de ser impresso como formulário padronizado
• Rapidez de preenchimento, pois os símbolos e convenções já se acham impressos
• Maior clareza de apresentação
• Facilidade de leitura por parte dos usuários.
DIRETOR EXECUTIVO
DEPTO. DE PRODUÇÃO
CONTROLEDE PRODUÇÃO.
CONTROLE DE QUALIDADE.
CONTROLE ESTOQUE E INSUMOS
DEPTO. COMERCIAL
PROGRAMAÇÃO DE VENDAS
CONTROLE DE VENDAS
PESQUISA DE MERCADO
DEPTO. FINANCEIRO
CAIXA
CONTAS A RECEBER
CONTAS A PAGAR