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2012 Controladoria Prof. Luciano Fernandes Copyright © UNIASSELVI 2012 Elaboração: Prof. Luciano Fernandes Revisão, Diagramação e Produção: Centro Universitário Leonardo da Vinci – UNIASSELVI Ficha catalográfica elaborada na fonte pela Biblioteca Dante Alighieri UNIASSELVI – Indaial. 657.45 F363c Fernandes, Luciano Controladoria / Luciano Fernandes. Indaial : Uniasselvi, 2012. 331 p. : il. Inclui bibliografia. ISBN 978-85-7830-511-6 1. Auditoria - controladoria. I. Centro Universitário Leonardo da Vinci. Impresso por: III apresentação Caro(a) acadêmico(a)! Diz o provérbio chinês que “Podemos escolher o que semear, mas somos obrigados a colher aquilo que plantamos”. Plantei para você a semente do conhecimento na disciplina de Controladoria e você poderá, ao fim da terceira unidade, colher os melhores frutos que conseguir. Tenha certeza de uma coisa! Você está se preparando para uma das profissões mais valorizadas nos tempos atuais, e nesta profissão o controller é um dos principais e mais atuantes cargos em atividade nas organizações, pois além da sua visão holística de todos os processos de negócio, possui competências e habilidades multidisciplinares para atuar no ponto nevrálgico que mais impacta na eficiência e eficácia das organizações, o processo de gestão. Para que consiga atingir este propósito, a Unidade 1 abordará os conceitos básicos de controladoria, com o seu processo natural e evolutivo, a sua estrutura conceitual à luz da ciência, as funções que a controladoria deve exercer e as atribuições e perfil do profissional controller. Ainda será abordada a estrutura organizacional, discutindo a controladoria como órgão formal do sistema empresa, dotado de objetivos e missão, e como a ciência se materializa nas organizações através das funções de controladoria. Na Unidade 2 será abordada a controladoria e sua relação com o processo de gestão das organizações, porém a visão holística proporcionada pela controladoria requer conhecimento sistêmico, observando a empresa como sistema aberto e dinâmico. Além disso, será abordada a função da controladoria inserida no processo de gestão, a importância da função controles internos e função de gestão da informação para a controladoria e, ainda, os princípios relacionados à governança corporativa. Finalmente, na Unidade 3 será abordada a controladoria no controle. Aqui será discutido o uso de alguns artefatos (ferramentas) utilizados pela controladoria para que consiga cumprir sua missão. O uso desses artefatos para apoiar as atividades de controladoria, que aqui será abordado, tem como enfoque na avaliação de desempenho, utilizando os conceitos de criação de valor, avaliação de custos usando conceitos marginais, ponto de equilíbrio, análise de variações, entre outros. Também considera a formação de preço de venda, avaliação financeira com uso de conceitos de retorno de investimentos e análise das demonstrações contábeis, planejamento orçamentário e avaliação da gestão tributária. IV Você já me conhece das outras disciplinas? Não? É calouro? Enfim, tanto para você que está chegando agora à UNIASSELVI quanto para você que já é veterano, há novidades em nosso material. Na Educação a Distância, o livro impresso, entregue a todos os acadêmicos desde 2005, é o material base da disciplina. A partir de 2017, nossos livros estão de visual novo, com um formato mais prático, que cabe na bolsa e facilita a leitura. O conteúdo continua na íntegra, mas a estrutura interna foi aperfeiçoada com nova diagramação no texto, aproveitando ao máximo o espaço da página, o que também contribui para diminuir a extração de árvores para produção de folhas de papel, por exemplo. Assim, a UNIASSELVI, preocupando-se com o impacto de nossas ações sobre o ambiente, apresenta também este livro no formato digital. Assim, você, acadêmico, tem a possibilidade de estudá-lo com versatilidade nas telas do celular, tablet ou computador. Eu mesmo, UNI, ganhei um novo layout, você me verá frequentemente e surgirei para apresentar dicas de vídeos e outras fontes de conhecimento que complementam o assunto em questão. Todos esses ajustes foram pensados a partir de relatos que recebemos nas pesquisas institucionais sobre os materiais impressos, para que você, nossa maior prioridade, possa continuar seus estudos com um material de qualidade. Aproveito o momento para convidá-lo para um bate-papo sobre o Exame Nacional de Desempenho de Estudantes – ENADE. Bons estudos! Bons estudos! Prof. Luciano Fernandes NOTA V Olá acadêmico! Para melhorar a qualidade dos materiais ofertados a você e dinamizar ainda mais os seus estudos, a Uniasselvi disponibiliza materiais que possuem o código QR Code, que é um código que permite que você acesse um conteúdo interativo relacionado ao tema que você está estudando. Para utilizar essa ferramenta, acesse as lojas de aplicativos e baixe um leitor de QR Code. Depois, é só aproveitar mais essa facilidade para aprimorar seus estudos! UNI VI VII UNIDADE 1 – ORGANIZAÇÃO ESTRUTURAL DA CONTROLADORIA .............................. 1 TÓPICO 1 – ASPECTOS HISTÓRICOS DA CONTROLADORIA ............................................... 3 1 INTRODUÇÃO ..................................................................................................................................... 3 2 EVOLUÇÃO DA CONTABILIDADE E O SURGIMENTO DA CONTROLADORIA ........... 4 3 DESENVOLVIMENTO DA CONTABILIDADE GERENCIAL E A CONTROLADORIA ...... 6 RESUMO DO TÓPICO 1........................................................................................................................ 10 AUTOATIVIDADE ................................................................................................................................. 11 TÓPICO 2 – ESTRUTURA CONCEITUAL DA CONTROLADORIA .......................................... 13 1 INTRODUÇÃO ..................................................................................................................................... 13 2 ESTRUTURA CONCEITUAL BÁSICA DE CONTROLADORIA .............................................. 13 3 DEFINIÇÃO E OBJETO DA CONTROLADORIA ........................................................................ 16 3.1 DEFINIÇÃO DA CONTROLADORIA ........................................................................................ 16 3.2 OBJETO DA CONTROLADORIA ................................................................................................. 18 4 A CONTROLADORIA E O RELACIONAMENTO COM AS ÁREAS AFINS ........................ 20 5 SUBDIVISÕES DA CONTROLADORIA ........................................................................................ 22 RESUMO DO TÓPICO 2........................................................................................................................ 23 AUTOATIVIDADE ................................................................................................................................. 24 TÓPICO 3 – ESTRUTURA FUNCIONAL DA CONTROLADORIA ............................................ 27 1 INTRODUÇÃO ..................................................................................................................................... 27 2 ATIVIDADES E FUNÇÕES DA CONTROLADORIA .................................................................. 28 3 O PROFISSIONAL CONTROLLER NAS ORGANIZAÇÕES ..................................................... 34 3.1 PERFIL DA FUNÇÃO .................................................................................................................... 36 3.2 ATRIBUIÇÕES DO CONTROLLER ............................................................................................... 39 4 RELAÇÃO ENTRE CONTROLADORIA VERSUS CONTROLE INTERNO ........................... 40 5 RELAÇÃO ENTRECONTROLADORIA VERSUS AUDITORIA INTERNA E FUNÇÃO DE CONTROLE INTERNO ................................................................................................................ 42 6 FUNÇÕES DE CONTROLADORIA E TESOURARIA ................................................................. 44 RESUMO DO TÓPICO 3........................................................................................................................ 45 AUTOATIVIDADE ................................................................................................................................. 47 TÓPICO 4 – ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DA CONTROLADORIA .............................. 51 1 INTRODUÇÃO ..................................................................................................................................... 51 2 A UNIDADE ORGANIZACIONAL CHAMADA CONTROLADORIA .................................. 52 3 MISSÃO E OBJETIVOS DA CONTROLADORIA ........................................................................ 54 4 POSICIONAMENTO NA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL ................................................ 57 LEITURA COMPLEMENTAR ............................................................................................................... 61 RESUMO DO TÓPICO 4........................................................................................................................ 63 AUTOATIVIDADE ................................................................................................................................. 64 sumário VIII UNIDADE 2 – A CONTROLADORIA NO PROCESSO DE GESTÃO DAS EMPRESAS ....... 67 TÓPICO 1 – ENFOQUE SISTÊMICO E O SISTEMA-EMPRESA ................................................. 69 1 INTRODUÇÃO ..................................................................................................................................... 69 2 CONCEITO E CARACTERÍSTICAS DE SISTEMA ...................................................................... 69 3 A EMPRESA COMO SISTEMA ABERTO E DINÂMICO ........................................................... 74 4 OS SUBSISTEMAS DO SISTEMA-EMPRESA .............................................................................. 78 5 FUNÇÃO CONTROLADORIA INSERIDA NO SISTEMA DE GESTÃO ............................... 87 5.1 PROCESSO DECISÓRIO ................................................................................................................ 89 5.2 MODELO DE GESTÃO E O PROCESSO DE GESTÃO ............................................................. 92 5.2.1 Planejamento ........................................................................................................................... 97 5.2.1.1 Processo de planejamento.......................................................................................... 98 5.2.1.2 Planejamento estratégico ........................................................................................... 102 5.2.1.3 Planejamento tático ..................................................................................................... 126 5.2.1.4 Planejamento operacional .......................................................................................... 126 5.2.1.5 Estudo de caso: orçamento empresarial da empresa Controlatudo Ltda. ......... 131 5.2.2 Execução ................................................................................................................................... 144 5.2.3 Controle .................................................................................................................................... 145 5.3 MEDIDAS CORRETIVAS ............................................................................................................... 150 RESUMO DO TÓPICO 1........................................................................................................................ 152 AUTOATIVIDADE ................................................................................................................................. 154 TÓPICO 2 – SISTEMAS DE CONTROLE INTERNO 1 INTRODUÇÃO ..................................................................................................................................... 157 2 ASPECTOS CONCEITUAIS DO CONTROLE INTERNO .......................................................... 158 3 IMPORTÂNCIA E OBJETIVOS DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO ......................... 161 4 ESTRUTURA DE MODELOS EM CONTROLES INTERNOS UTILIZADOS NAS EMPRESAS ............................................................................................................................................ 164 5 FRAUDE VERSUS FRAQUEZAS DE CONTROLES INTERNOS .............................................. 177 RESUMO DO TÓPICO 2........................................................................................................................ 180 AUTOATIVIDADE ................................................................................................................................. 181 TÓPICO 3 – SISTEMAS DE INFORMAÇÃO .................................................................................... 185 1 INTRODUÇÃO ..................................................................................................................................... 185 2 ASPECTOS CONCEITUAIS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO ............................................ 185 3 INFORMAÇÕES NECESSÁRIAS NO PROCESSO DE GESTÃO ............................................. 187 4 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAL ............................................................................... 189 4.1 SISTEMAS DE PADRÕES ............................................................................................................... 190 5 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL (SIC) ...................................................................... 192 RESUMO DO TÓPICO 3........................................................................................................................ 196 AUTOATIVIDADE ................................................................................................................................. 197 TÓPICO 4 – GOVERNANÇA CORPORATIVA E A TEORIA DA AGÊNCIA............................ 201 1 INTRODUÇÃO ..................................................................................................................................... 201 2 CONCEITO DE ACCOUNTABILITY E SUA RELAÇÃO COM A CONTROLADORIA ........ 201 3 TEORIA DA AGÊNCIA ....................................................................................................................... 205 3.1 PROBLEMAS DE AGÊNCIA ......................................................................................................... 207 3.2 CUSTOS DE AGÊNCIA .................................................................................................................. 208 3.3 ASSIMETRIA DE INFORMAÇÕES .............................................................................................. 209 4 GOVERNANÇA CORPORATIVA .................................................................................................... 211 4.1 GOVERNANÇA CORPORATIVA NO BRASIL .......................................................................... 213 LEITURA COMPLEMENTAR ............................................................................................................... 216 IX RESUMO DO TÓPICO 4........................................................................................................................ 218 AUTOATIVIDADE ................................................................................................................................. 220 UNIDADE 3 – A CONTROLADORIA PARA O CONTROLE ....................................................... 223 TÓPICO 1 – CONTROLE E AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO ..................................................... 225 1 INTRODUÇÃO .....................................................................................................................................225 2 OBJETIVO DE UMA AVALIAÇÃO POR DESEMPENHO .......................................................... 226 3 CONTABILIDADE DIVISIONAL POR RESPONSABILIDADE OU UNIDADES ................ 227 3.1 FUNDAMENTOS ............................................................................................................................ 227 3.2 CENTROS DE RESPONSABILIDADE ......................................................................................... 228 4 CRIAÇÃO DE VALOR PARA EMPRESA COMO FOCO DA CONTROLADORIA .............. 229 4.1 PROCESSO EMPRESARIAL E O VALOR AGREGADO ........................................................... 230 4.2 VALOR ECONÔMICO ADICIONADO NAS EMPRESAS........................................................ 231 5 ANÁLISE DE GERAÇÃO DE LUCRO E RENTABILIDADE ...................................................... 236 5.1 ANÁLISE DA RENTABILIDADE ................................................................................................. 236 5.1.1 Método DUPONT ................................................................................................................... 236 5.2 EBITDA.............................................................................................................................................. 242 6 BALANCED SCORECARD E MAPA ESTRATÉGICO ................................................................... 247 6.1 SURGIMENTO DO BALANCED SCORECARD (BSC) .............................................................. 247 6.2 CONCEITO DE BALANCED SCORECARD – BSC ..................................................................... 248 6.3 INDICADORES DO BSC ................................................................................................................ 252 6.4 MAPA ESTRATÉGICO.................................................................................................................... 256 RESUMO DO TÓPICO 1........................................................................................................................ 262 AUTOATIVIDADE ................................................................................................................................. 264 TÓPICO 2 – CONTROLE E AVALIAÇÃO DE CUSTOS ................................................................. 269 1 INTRODUÇÃO ..................................................................................................................................... 269 2 FUNDAMENTOS DE CUSTOS ......................................................................................................... 269 2.1 GASTOS DIRETOS E INDIRETOS ................................................................................................ 271 2.2 GASTOS FIXOS E VARIÁVEIS ...................................................................................................... 273 2.3 MODELO DE DECISÃO, MENSURAÇÃO E INFORMAÇÃO EM CUSTOS ........................ 276 3 DECISÕES BASEADAS NO CONCEITO DA MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO .................. 277 3.1 PONTO DE EQUILÍBRIO ............................................................................................................... 285 3.3 MARGEM DE SEGURANÇA ........................................................................................................ 295 3.4 ALAVANCAGEM OPERACIONAL ............................................................................................. 298 RESUMO DO TÓPICO 2........................................................................................................................ 302 AUTOATIVIDADE ................................................................................................................................. 304 TÓPICO 3 – CONTROLE E AVALIAÇÃO NA GESTÃO DA FORMAÇÃO DO PREÇO DE VENDA ............................................................................................................................... 309 1 INTRODUÇÃO ..................................................................................................................................... 309 2 TEORIAS DE PREÇO .......................................................................................................................... 311 3 ELEMENTOS BÁSICOS DE FORMAÇÃO DO PREÇO .............................................................. 312 4 FORMAÇÃO DO MARK-UP OU TAXA DE MARCAÇÃO ........................................................ 316 LEITURA COMPLEMENTAR ............................................................................................................... 319 RESUMO DO TÓPICO 3........................................................................................................................ 323 AUTOATIVIDADE ................................................................................................................................. 324 REFERÊNCIAS ......................................................................................................................................... 327 X 1 UNIDADE 1 ORGANIZAÇÃO ESTRUTURAL DA CONTROLADORIA OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM PLANO DE ESTUDOS Esta unidade tem por objetivos: • conhecer os aspectos evolutivos da controladoria; • entender os conceitos teóricos da controladoria sob a ótica da ciência; • conhecer as funções da controladoria e o papel do controller nas organiza- ções; • compreender a controladoria vista como uma área formal dentro das or- ganizações e como ela materializa os conceitos científicos através das fun- ções empresariais; • entender como as funções se tornam reais nas organizações com o uso dos artefatos (ferramentas) da controladoria. Esta unidade está dividida em quatro tópicos. No primeiro você encontrará os aspectos históricos que deram origem à controladoria e sua evolução até os dias atuais. No segundo tópico serão abordadas as questões conceituais da controladoria sob a ótica daciência. No terceiro tópico serão abordados os aspectos das funções da controladoria e sua relação com as áreas de conhecimento. No quarto tópico será vista a controladoria sob a ótica empresarial, vislumbrando sua forma de materialização nas organizações enquanto órgão administrativo. Em cada tópico você encontrará atividades que o(a) ajudarão a compreender os conteúdos apresentados. TÓPICO 1 – ASPECTOS HISTÓRICOS DA CONTROLADORIA TÓPICO 2 – ESTRUTURA CONCEITUAL DA CONTROLADORIA TÓPICO 3 – ESTRUTURA FUNCIONAL DA CONTROLADORIA TÓPICO 4 – ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DA CONTROLADORIA 2 3 TÓPICO 1 UNIDADE 1 ASPECTOS HISTÓRICOS DA CONTROLADORIA 1 INTRODUÇÃO Controlar é algo inerente em qualquer situação que possamos imaginar. Seria possível imaginar alguma forma de organização sem o controle? De forma lúdica, imagine você dirigindo um veículo em determinada autopista! A atividade de controle está presente quando você acompanha nos instrumentos do painel de seu veículo, por exemplo: (i) velocidade constante, (ii) nível de combustível, (iii) temperatura do motor, (iv), distância percorrida etc. Você, controlador do veículo, se utiliza dos instrumentos à sua disposição para inferir informações que possibilitem a tomada de decisão quanto ao cumprimento de sua missão estabelecida, que, neste caso, seria chegar ao seu destino final. Da mesma forma, em empresas, tanto pequenas como nas grandes, o controle é fundamental para o uso eficiente e eficaz dos seus recursos e atingimento de seus resultados. Com a queda das fronteiras comerciais e as formas como as empresas estão se reorganizando em suas atividades operacionais, societárias e financeiras, aliadas ao aumento da concorrência e aumento de lucros para satisfazer os investidores, levaram as empresas a adotarem mecanismos para adequar-se às rápidas mudanças em seu ambiente. A controladoria tem, cada vez mais, um papel dominante na gestão das organizações, em virtude, principalmente, dos efeitos da globalização. Contudo, “deve-se atentar para o fato de que controlar não seja confundido com centralização de poder(autocracia), eis que a “função controle” deve ser vista apenas como um instrumento de apoio para a administração”. (KANITZ, 1976, p. 2). Desta forma, a Controladoria tem tido elevada importância no contexto de prover informações de planejamento, avaliação e controle do desempenho das diversas áreas da empresa, apoiando assim os gestores quanto ao processo de tomada de decisão. Apesar da relevância da controladoria no contexto empresarial, trata-se de uma abordagem relativamente nova, e muitos autores ainda divergem sobre o seu verdadeiro papel no processo de gestão e quais são os procedimentos que adota sob a forma de órgão administrativo, justificando de certa forma porque muitas empresas persistem em manter o controle de forma empírica. UNIDADE 1 | ORGANIZAÇÃO ESTRUTURAL DA CONTROLADORIA 4 Para compreender isso de forma mais abrangente, necessitamos compreender os aspectos relacionados com o surgimento da controladoria. 2 EVOLUÇÃO DA CONTABILIDADE E O SURGIMENTO DA CONTROLADORIA A mudança do processo industrial manufaturado para um processo industrial mecanizado resultou em um aumento de larga escala produtiva, ativou vários setores econômicos, gerando um crescimento acelerado. A partir deste movimento surgiram grandes empresas nos setores de energia elétrica, água, minérios, principalmente o ferro, o que resultou em construção de ferrovias e consequente surgimento de novas indústrias e segmentos relacionados à cadeia de valor. O aumento da produção em larga escala exigiu a necessidade de novas contratações para atender à demanda de suas operações, e a descentralização das atividades foi inevitável, pois o proprietário necessitava contratar gestores qualificados para ajudar na administração do negócio. Conforme Fernandes (2010, p. 4), “a necessidade de verticalizar a empresa, ou seja, transferir funções antes sob seu controle para melhorar a eficiência das operações, foi o principal motivo do surgimento da figura do gerente ou administrador”. Vários fatores contribuíram para o surgimento da Controladoria, mas a Revolução Industrial foi o marco inicial que refletiu em atividades operacionais mais complexas. Dentre estes fatores, relacionam-se como exemplo: a) o advento da globalização e a queda das fronteiras entre os países aproximaram os mercados internacionais, principalmente os chamados mercados emergentes; b) as facilidades tecnológicas, como, por exemplo, a melhoria das comunicações em voz e dados, ou ainda, a robotização das indústrias; c) a reorganização societária das empresas, mudando um comportamento de empresa local, regional ou nacional para multinacional. Isto significa que as empresas perceberam que juntas são mais fortes, e neste contexto, grandes fusões aconteceram, criando verdadeiras megacorporações, com o objetivo de se tornarem mais competitivas no mercado. Esses fatores, associados à necessidade de criar mecanismos de controle destas operações, fizeram com que as organizações buscassem novas formas de garantir que seus resultados fossem atingidos mesmo em mercados altamente competitivos e agressivos. Nesse sentido, Figueiredo e Caggiano (1992, p. 23) apontam que: TÓPICO 1 | ASPECTOS HISTÓRICOS DA CONTROLADORIA 5 O novo entorno econômico globalizador, vivido atualmente no mundo, tem introduzido profundas mudanças no ambiente econômico internacional, provocando novo arranjo na economia mundial, que tende a um processo de globalização, caracterizado basicamente pela união de países em torno de uma proposta comum de intercâmbio comercial por meio de queda de barreiras tarifárias, cambiais e de outras condições de livre comércio. Para que estas empresas conseguissem ser eficazes, precisavam de um adequado sistema de informações, que atendesse às necessidades de controle estratégico na geração de informações para auxiliar no processo de tomada de decisão. Segundo Kanitz (1976), os primeiros controladores se originaram de pessoas que exerciam cargos de responsabilidade no departamento contábil, ou no departamento financeiro. Devido às suas funções estarem normalmente ligadas e sob confiança do presidente, tinham ampla visão da empresa, e assim tornando-os habilitados a identificar problemas de controle e propor soluções. O surgimento da controladoria contribuiu para agregar informações aos gestores relacionados ao processo de gestão das empresas, até então desconhecidas. Segundo Catelli (2001, p. 344), “a evolução natural da contabilidade chama-se controladoria, cujo campo de atuação são as organizações econômicas, caracterizadas como sistemas abertos inseridos e interagindo com os outros num dado ambiente”. Mais precisamente, em relação ao surgimento da controladoria, Beuren (2002, p. 20) afirma que: A controladoria surgiu no início do século XX nas grandes corporações norte-americanas, com a finalidade de realizar rígido controle de todos os negócios das empresas relacionadas [...]. Um significativo número de empresas concorrentes começou a se fundir no final do século XIX, formando grandes empresas [...]. O crescimento vertical e diversificado desses conglomerados exigia, por parte dos acionistas e gestores, um controle [...]. Esses três fatores (verticalização, diversificação e expansão geográfica das organizações) e o consequente aumento da complexidade de suas atividades (...) exigiram a ampliação das funções do controller. Assim, temos que, devido ao aumento da complexidade das atividades operacionais e expansão geográfica das empresas, aliado à impossibilidade do seu proprietário controlar toda a empresa, as funções foram sendo segregadas uma a uma, sendo mais recentemente a separação da função contábil da função financeira, que originou a criação de outra função, denominada de “controladoria”. UNIDADE 1 | ORGANIZAÇÃO ESTRUTURAL DA CONTROLADORIA 6 3 DESENVOLVIMENTO DA CONTABILIDADE GERENCIAL E A CONTROLADORIA A contabilidade gerencial tem como objetivo propiciar, em todos os níveis de gestão, informações adequadas, úteis e relevantes para o processo de tomada de decisão. Numa compreensão conceitual, segundo Iudicibus (1998, p. 21), a contabilidade gerencial pode ser: caracterizada superficialmente como um enfoque especial, conferido a várias técnicas e procedimentos contábeis já conhecidos e tratados na contabilidade financeira, na contabilidade de custos, na análise financeira de balanços etc., colocados numa perspectiva diferente, um grau de detalhe mais analítico ou numa forma de apresentação e classificação diferenciada, de maneira a auxiliar os gerentes das entidades em seu processo decisório. A contabilidade gerencial, num sentido mais profundo, está voltada única e exclusivamente para a administração da empresa, procurando suprir suas informações que se encaixam de maneira válida e efetiva no modelo decisório do administrador. As características principais da contabilidade gerencial estão relacionadas ao tipo de usuário da informação: em que para atendê-los pode ter múltiplos objetivos, pois não há regras básicas ou princípios fundamentais da contabilidade a serem seguidos, é divisional, ou seja, busca informações segmentadas do negócio, leva em conta a questão temporal da informação que, para ser útil e relevante, é preciso ser rápida e objetiva. (FERNANDES, 2010, p. 8). Desde os tempos mais primitivos o homem tinha em sua essência a necessidade de controlar objetos que possuíam algum valor e que pudessem representar sua riqueza, mesmo que de forma rudimentar, ou seja, era o controle sob o seu patrimônio. Johnson e Kaplan (1993) relatam que, antes do início do século XIX, praticamente todas as transações de trocas eram realizadas entre o dono do empreendimento e os consumidores. Desta forma, não existiam níveis de gerência que administravam as organizações. As necessidades de informações contábeis das empresas daquela época eram mais simples, voltadas basicamente para as operações internas da organização. Com o passar do tempoe a evolução natural da civilização, surge a necessidade de um modelo que evidenciasse adequadamente as operações comerciais, atendendo a outros interessados, como, por exemplo, na figura do investidor. (FERNANDES, 2010). TÓPICO 1 | ASPECTOS HISTÓRICOS DA CONTROLADORIA 7 Mas, por que a Contabilidade precisou evoluir? ATENCAO A adaptação da contabilidade sempre veio ao encontro das necessidades de informações dos seus usuários. Ao longo dos tempos, como qualquer outra ciência, evolui e se transforma em um novo modelo conceitual que representa uma nova realidade. Conforme Martins (2002, p. 7), as necessidade de informações são ressaltadas quando: No século XV, a contabilidade de dupla-entrada foi inventada para atender às necessidades de controle dos mercadores venezianos. A partir do nascimento da Revolução Industrial, o primeiro sistema de custos foi criado para que houvesse uma compreensão dos recursos que estavam sendo empregados nos produtos das novas fábricas. No século XIX, a invenção da estrada de ferro e do telégrafo encorajou a dispersão das atividades econômicas em vastas extensões territoriais e testemunhou o advento de grandes companhias de distribuição, fazendo com que novos indicadores contábeis-financeiros fossem usados para avaliar o desempenho de cada um desses centros de negócio, muitas vezes separados entre si por imensas distâncias. No final do século XIX houve o surgimento dos primeiros conglomerados empresariais, que forçaram a tecnologia contábil a adaptar-se para controlar o desempenho e consolidar as atividades de empresas com múltiplas subsidiárias e unidades de negócio. A evolução da contabilidade é marcada pelo surgimento da partida dobrada, evoluindo para atender às demandas de informações, em primeiro momento, ao desenvolvimento de apurações de custos, e posteriormente, com a expansão geográfica, possibilitar avaliar o desempenho com base no desenvolvimento dos indicadores contábeis-financeiros e, ao fim do século XIX, com o surgimento das grandes corporações, através do desenvolvimento da contabilidade divisional, atender à demanda de informações segmentadas por subsidiárias e unidades de negócio. Atkinson et al. (2000, p. 38) afirmam que, “durante o século XIX, os sistemas contábeis das empresas foram desenhados para atender às tomadas de decisões e às necessidades de controle dos administradores”. Atkinson et al. (2000, p. 39) também abordam que: UNIDADE 1 | ORGANIZAÇÃO ESTRUTURAL DA CONTROLADORIA 8 [...] a demanda pela informação gerencial contábil pode ser relacionada aos estágios iniciais da Revolução Industrial nas tecelagens, em fábricas de armas e em outras operações industriais. Os proprietários usavam tal informação gerencial contábil para dois propósitos diferentes: para controlar e melhorar a eficiência, para decisões de preço e de mix de produtos. “Com o advento da administração científica de Taylor e Fayol, no início do século XX, foram criados padrões de tempo e quantidade para a administração da atividade industrial, e a contabilidade respondeu com a criação dos sistemas de custos-padrões”. (MARTIN, 2002, p. 7). No século XX, com as mudanças no ambiente empresarial cada vez mais acentuadas, a contabilidade gerencial tomava um importante destaque no cenário econômico como ferramenta decisória. Acerca deste fato, Atkinson et al. (2000, p. 51) afirmam que: “muitas inovações nos sistemas de contabilidade gerencial ocorreram nas décadas iniciais do século XX, para apoiar o crescimento de empresas multidivisionais diversificadas”. Na realidade, a história do surgimento da Contabilidade se funde e até se confunde com o surgimento da Contabilidade Gerencial. Autores como Iudícibus, Martins e Carvalho (2005, p.13) afirmam que: a Contabilidade que hoje conhecemos como Contabilidade Financeira fez parte da genética inicial da Contabilidade Gerencial, ou seja, a Contabilidade nasceu com uma proposta para atender a objetivos gerenciais, contudo sob forma de contabilidade financeira, para mais tarde subdividir-se em Contabilidade Gerencial, entre outras. Um exemplo é o surgimento da contabilidade de custos, originado pela necessidade de informações mais acuradas de custos, pois existiam muitas lacunas na mensuração dos estoques e uma mensuração do resultado adequado. A contabilidade de custos tinha como objetivo melhorar os controles de resultados das operações da empresa, fornecendo adequada informação para a tomada de decisão. Logicamente que, com a evolução do processo empresarial e da contabilidade no apoio à gestão, a contabilidade de custos tornou-se um instrumento da contabilidade gerencial. A respeito dessa linha de evolução, Padoveze (2003, p. 7) relata que a Ciência Contábil sofreu mutações e pode-se dizer que “A Controladoria seria a ciência contábil dentro do enfoque controlístico da escola italiana. Pela escola americana, a Contabilidade Gerencial é o que se denomina Controladoria”. Na realidade, a contabilidade gerencial gera informações gerenciais com a finalidade de garantir, aos gestores, informações relevantes para a tomada de decisão. A controladoria, por sua vez, busca apoiar os gestores no processo de TÓPICO 1 | ASPECTOS HISTÓRICOS DA CONTROLADORIA 9 gestão (planejamento, controle e execução), suprindo-os de informações relevantes na tomada de decisão. O controller, que exerce a função de controladoria, utiliza- se dos mecanismos oferecidos pela contabilidade gerencial, entre outros, para atingir sua missão. Com os efeitos causados pela globalização e o aumento da competitividade, as transações sem fronteiras comerciais geraram concorrência mundial entre as empresas, e a contabilidade financeira assumiu “um papel regulatório voltado aos usuários externos (bancos, sindicatos, investidores, governo), enquanto a contabilidade gerencial assumiu papel de gestão voltado para os usuários internos (funcionários e administradores)”. (FERNANDES, 2010, p. 4). A contabilidade à luz da ciência sempre estará em constante evolução, influenciada pelo surgimento de novos fatores que venham a impactar e criar necessidades no processo de gestão das organizações. Essa evolução da contabilidade fica evidente nas palavras de Martins (2002, p. 7), ao afirmar que as informações financeiras geradas pela contabilidade já não atendiam mais às necessidades da empresa na tomada de decisão. E acrescenta: Neste início do século XXI, já se tornou óbvio que no ambiente moderno dos negócios uma contabilidade gerencial que tenha por base um modelo exclusivamente financeiro não mais consegue propiciar as informações necessárias para dar apoio à gestão das empresas nas suas mais importantes decisões. Para manter a sua relevância decisorial, o modelo contábil financeiro precisa ser estendido e flexibilizado, incorporando e integrando novas dimensões e novos instrumentos de pesquisa e avaliação. Esta profunda transformação da contabilidade gerencial, que levaria à moderna Controladoria, se faz integrando ao seu modelo explicativo básico, que é de natureza contábil, a identificação e a avaliação de variáveis que têm elevado impacto sobre os resultados das empresas, tais como: o valor dos produtos, os fatores ambientais setoriais e sistêmicos, os processos de trabalho e os recursos tangíveis e intangíveis mobilizados. A profunda mudança da natureza informacional, caracterizada pela necessidade de aferir as informações internas das empresas, definiu um novo modelo explicativo de gestão descentralizada com delegação de autoridade e responsabilidade, que veio em resposta à evolução natural das organizações empresariais e acabou levando ao surgimento da controladoria. 10 Neste tópico você estudou: • O surgimento da controladoria e todos os fatos que originaram na sua evolução natural desde o surgimento da contabilidade e as suas mutações. • Muitos aspectos motivaram o surgimento da controladoria, entre outros, o aumento da complexidade das operaçõesempresariais, que obrigou o proprietário a verticalizar ou descentralizar as funções empresariais, delegando autoridade e responsabilidade a outros, contribuindo para o surgimento do gestor nas empresas. • Com a expansão geográfica dos negócios e o interesse de investidores, as empresas necessitavam de controles mais eficazes em suas operações e desempenho. • A informação passou a ser fator-chave de sucesso das empresas, principalmente aliada às ferramentas tecnológicas surgidas com o advento da era digital, que melhoraram e agilizaram a forma de comunicação corporativa. • Com o advento da globalização e as megafusões, começaram a surgir grandes empresas, com a finalidade de se tornarem mais competitivas e lucrativas. • Todos esses fatores favoreceram o surgimento da controladoria, cuja função seria responsável por gerar todas as informações relacionadas ao processo de gestão das empresas para a tomada de decisão. RESUMO DO TÓPICO 1 11 1 Com a Revolução Industrial, a produção em larga escala refletiu em aumento da complexidade operacional e na necessidade de verticalizar as funções da empresa, para melhorar os processos organizacionais. Classifique as seguintes sentenças em V verdadeiras ou F falsas: ( ) A reorganização societária de grandes empresas marca o advento do surgimento da controladoria. ( ) O marco inicial ou ponto de partida para o surgimento da controladoria foi a Revolução Industrial. ( ) A globalização resultou em quebra de barreiras, distanciando as operações econômicas dos negócios empresariais, necessitando de controles mais eficientes. ( ) A necessidade de criar controles, já naquela época, se deve à complexidade das operações. Agora, assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA: a) ( ) V - V - F - F. b) ( ) V - F - V - F. c) ( ) F - V - F - V. d) ( ) F - F - V - F. 2 Complete as lacunas da sentença a seguir: Um adequado sistema de ____________ torna as empresas eficazes quando a geração de ____________ é suficientemente oportuna e útil para o processo de ____________. Agora, assinale a alternativa CORRETA: a) ( ) informações - informações - tomada de decisão. b) ( ) controle - recursos - gestão. c) ( ) mensuração - lucros - informação. d) ( ) planejamento e controle - valor – mensuração. 3 O surgimento da controladoria contribuiu para que os gestores tomassem conhecimento das informações referentes ao processo de gestão. Sobre o controller, analise as seguintes sentenças: I- Os primeiros controladores ocupavam cargos de departamento contábil ou departamento de produção. II- Os controladores gozavam da confiança do presidente e tinham ampla visão da empresa. III- Os controladores eram pessoas preparadas para identificar pontos de controle e propor soluções. AUTOATIVIDADE 12 IV- As funções dos primeiros controladores normalmente estavam ligadas à função contábil e à função de finanças. Agora, assinale a alternativa CORRETA: a) ( ) As afirmativas I e IV estão corretas. b) ( ) Somente a afirmativa IV está correta. c) ( ) As afirmativas I, III e IV estão corretas. d) ( ) As afirmativas II, III e IV estão corretas. 4 A evolução natural da contabilidade acompanha a evolução das operações comerciais, adequando-se às necessidades de informação dos seus usuários. Associe os itens utilizando o código a seguir: I- A evolução contábil – primeiro momento – contabilidade de custos. II- A evolução contábil – segundo momento – contabilidade financeira. III- A evolução contábil – terceiro momento – contabilidade divisional. ( ) Atende demandas de informação referente ao desenvolvimento de custos. ( ) Atende demandas de informações segmentadas (subsidiária e unidades). ( ) Avalia o desempenho com base nos indicadores contábeis e financeiros. Agora, assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA: a) ( ) III - I - II. b) ( ) II - III - I. c) ( ) II - I - III. d) ( ) I - III - II. 5 As mutações sofridas pela ciência contábil: segundo Padoveze (2003), a controladoria seria a ciência contábil dentro de um enfoque controlístico, enquanto pela escola americana denominaram-na de contabilidade gerencial. Mas qual seria a diferença entre ambas? a) ( ) A contabilidade gerencial gera informação relevante à controladoria no processo decisório, enquanto a controladoria interfere no processo de gestão, corrigindo os desvios, sendo o principal gestor na tomada de decisão. b) ( ) A contabilidade gerencial gera informação relevante aos gestores na tomada de decisão, enquanto a controladoria apoia os gestores no processo de gestão, auxiliando-os na tomada de decisão. c) ( ) A contabilidade gerencial produz informação segmentada mensurada e estruturada para atender à controladoria no processo decisório, enquanto a controladoria atua como órgão de staff no processo de gestão e sendo principal tomadora de decisão. d) ( ) A contabilidade gerencial gera informação relevante aos gestores na tomada de decisão, enquanto a controladoria corrige os desvios de controles dos gestores no processo de gestão, impondo sua condição de independência das áreas no processo decisório. 13 TÓPICO 2 ESTRUTURA CONCEITUAL DA CONTROLADORIA UNIDADE 1 1 INTRODUÇÃO No tópico anterior relatou-se como a controladoria evoluiu ao longo dos tempos. Apesar de a controladoria moderna de hoje atender ao modelo de gestão das organizações com relação às necessidades de informações para tomada de decisão, a literatura tem sido muito divergente quanto ao aspecto de sua utilização na prática. Sabemos que muitos autores divergem quanto aos aspectos teóricos e práticos da controladoria, e muitas vezes confundem as funções da controladoria com as funções do controller. O controller é o profissional responsável por conduzir as atividades da controladoria, na existência de uma área organizacional com esta denominação. ATENCAO O estudo deste tópico é de suma importância para a compreensão sob o olhar da ciência, refletindo sobre o que seria a controladoria e, ainda, como ela seria aplicada na prática nas organizações. 2 ESTRUTURA CONCEITUAL BÁSICA DE CONTROLADORIA É importante destacar que os estudos na área de gestão econômica sempre trataram a controladoria sob dois enfoques: como um ramo do conhecimento (ciência) e como uma unidade administrativa (órgão formal dentro da estrutura organizacional das empresas). Beuren, Bogoni e Fernandes (2008, p. 251) relatam que: “A constatação teórica sobre a importância da controladoria, bem como a relevância de colher evidências empíricas a respeito do que tem acontecido em nossa área de conhecimento nos últimos anos, especialmente no Brasil, tem motivado a realização de pesquisas na área”. UNIDADE 1 | ORGANIZAÇÃO ESTRUTURAL DA CONTROLADORIA 14 Na tentativa de consolidar esse arcabouço teórico de controladoria, unindo teoria com a prática, pesquisas têm se destacado, dentre elas, os estudos de Borinelli (2006) em sua tese de doutorado em Contabilidade. Depois de realizar intensa pesquisa e análise bibliográfica extensa de autores nacionais e internacionais sobre o tema controladoria, o autor conseguiu organizar e estruturar os aspectos conceituais, os aspectos relacionados às atividades e funções, bem como os aspectos relacionados enquanto órgão formal dentro da estrutura organizacional. Borinelli (2006) denominou esta estrutura de ESTRUTURA CONCEITUAL BÁSICA DE CONTROLADORIA (ECBC), dividindo-a em três perspectivas, assim denominadas: (i) perspectiva 1: aspectos conceituais; (ii) perspectiva 2: aspectos procedimentais e (iii) perspectiva 3: aspectos organizacionais, conforme se demonstra na figura em forma de cubo a seguir. FIGURA 1 – VISÃO ESQUEMÁTICA DAS PERSPECTIVAS DE ESTUDO DA CONTROLADORIA FONTE: Borinelli (2006, p. 97) TÓPICO 2 | ESTRUTURA CONCEITUAL DA CONTROLADORIA 15 Na perspectiva 1 ele relaciona a controladoria enquanto ramo do conhecimento, ou seja, a controladoria como ciência, explicando o queé a controladoria e qual o seu objeto de estudo, em que área do conhecimento humano está inserida e suas ramificações e subdivisões, que são incorporadas ou tomam forma nas organizações. Na perspectiva 2, trata dos aspectos procedimentais relacionados às áreas do conhecimento que são materializadas nas organizações. De forma mais clara, referem-se a abordagens das atividades e funções que são reconhecidas como as de controladoria, além dos artefatos ou instrumentos utilizados na execução das suas atividades. Na perspectiva 3 são abordados os aspectos da controladoria enquanto órgão formal, ou seja, as atividades e funções exercidas por área de controladoria formalmente constituída, dentro da estrutura organizacional. Considera então em relação à área de controladoria a sua missão, objetivos, posição na estrutura organizacional e forma de organização interna. IMPORTANT E Caro(a) acadêmico(a)! Observe que a ECBC – Estrutura Conceitual Básica de Controladoria classifica a controladoria sob três dimensões, assim denominadas de abordagens ou perspectivas pelo autor como: aspectos conceituais, aspectos procedimentais e aspectos organizacionais. Pode-se então analisar que a Controladoria foi organizada e estruturada na tentativa de compreendê-la da seguinte maneira: (i) o seu aspecto teórico sob a ótica da Ciência; (ii) o seu aspecto procedimental, ou seja, quais as funções e atividades que são típicas da controladoria, e pode-se então identificar como elas se materializam nas organizações, exercidas em diversas áreas da empresa, e os artefatos utilizados para operacionalizar as atividades de controladoria; e, por fim (iii), o seu aspecto organizacional, ou seja, na existência de uma unidade administrativa chamada controladoria, exercida por um profissional controller. Essa área denominada controladoria incorpora os conceitos, funções e artefatos das perspectivas 1 e 2. Neste e nos tópicos seguintes serão abordados todos os aspectos relacionados às abordagens da controladoria, até aqui discutidos. UNIDADE 1 | ORGANIZAÇÃO ESTRUTURAL DA CONTROLADORIA 16 3 DEFINIÇÃO E OBJETO DA CONTROLADORIA 3.1 DEFINIÇÃO DA CONTROLADORIA Com a modernização dos conceitos de gestão e mesmo com o desenvolvimento recente, no Brasil e no mundo, das profissões relacionadas com área contábil, a controladoria carece de uma clara definição, que seja aceita unanimemente na literatura. Acadêmico(a)! A seguir busca-se aguçar sua compreensão, sem a pretensão de esgotar os conceitos a respeito da definição e do objeto de estudo da controladoria. A forte influência da evolução tecnológica das ferramentas utilizadas pelos profissionais contábeis e as mudanças econômicas dos mercados globalizados tornaram evidente e em ascensão a controladoria como mecanismo de organizar, monitorar e relatar informações úteis à tomada de decisão. Segundo Oliveira, Perez Jr. e Silva (2002, p. 13), o conceito de controladoria é entendido como: Departamento responsável pelo projeto, elaboração, implementação e manutenção do sistema integrado de informações operacionais, financeiras e contábeis de determinada entidade, com ou sem finalidades lucrativas, sendo considerada por muitos autores como o atual estágio evolutivo da Contabilidade. Como já foi visto e discutido anteriormente, a definição do que seria realmente a controladoria é assunto extremamente polêmico. Muitos autores a definem apenas como um ramo do conhecimento, com seus fundamentos, conceitos e métodos. Já outros a definem como uma unidade administrativa ou órgão formal na estrutura empresarial, com missão, função e objetivos, como no caso do conceito do autor. Outro conceito de controladoria que pode ser utilizado é “que a controladoria constitui-se num arcabouço amplo e sistêmico, mas alinhado, de conhecimentos capazes de auxiliar na identificação, coordenação e acompanhamento dos esforços de uma organização”. (LUNKES, 2009, p. 13). Neste conceito percebe-se um enfoque da controladoria quanto ao ramo de conhecimento, contudo, muito mais relacionado aos procedimentos, ou seja, às atividades e funções exercidas na organização. Outros conceitos podem ser usados, como no quadro a seguir, em que Borinelli traz alguns conceitos clássicos da literatura. TÓPICO 2 | ESTRUTURA CONCEITUAL DA CONTROLADORIA 17 QUADRO 1 – DEFINIÇÕES DE CONTROLADORIA ENQUANTO RAMO DO CONHECIMENTO, SEGUNDO A LITERATURA AUTORES DEFINIÇÃO Almeida et al. (in CATELLI, 2001, p. 344) Apoiada na teoria da contabilidade e numa visão multidisciplinar, é responsável pelo estabelecimento das bases teóricas e conceituais necessárias para a modelagem, construção e manutenção de sistemas de informação e modelo de gestão econômica, que supram adequadamente as necessidades informativas dos gestores e os induzam durante o processo de gestão, quando requerido, a tomarem decisões ótimas. Garcia (2003, p. 67-68) Apoia-se na teoria da contabilidade, sendo suportada por várias disciplinas, com o objetivo de estabelecer toda base conceitual de sua atuação, contribuindo para o processo de gestão da organização. É responsável pela base conceitual que permite a sua aplicabilidade nas organizações. Mosimann e Fisch (1999, p. 88) Corpo de doutrinas e conhecimentos relativos à gestão econômica. Mosimann e Fisch (1999, p. 99) Conjunto de princípios, procedimentos e métodos oriundos das ciências de Administração, Economia, Psicologia, Estatística e, principalmente, da Contabilidade, que se ocupa da gestão econômica das empresas, com a finalidade de orientá-las para a eficácia. Pereira (1991, p. 51) Conjunto organizado de conhecimentos que possibilita o exercício do controle de uma entidade, a identificação de suas metas e dos caminhos econômicos a serem seguidos para atingi-los. FONTE: Borinelli (2006, p. 102) Como se pode inferir nos conceitos dos autores acima, o enfoque da controladoria é muito mais para o ramo do conhecimento da controladoria do que para o enfoque organizacional. Entretanto, a falta de consenso deve-se ao recente início da controladoria, que esteve fortemente relacionada apenas com a contabilidade e tinha como finalidade os controles financeiros acompanhando os eventos contábeis, principalmente relacionados com os estoques, recebimentos e pagamentos e, ainda, preparar relatórios e demonstrações para a diretoria e publicação. Neste contexto, tinha-se um participante ou coadjuvante no processo de gestão, diferentemente dos dias atuais, em que o controller atua em todo o processo de gestão de forma a analisar, criticar, orientar, recomendar ações de desempenho que estejam em desacordo com os níveis aprovados. O controller é a pessoa responsável pela controladoria, e muitas vezes a definição da controladoria se confunde com o profissional controller. Como se observa no próprio relato de Beuren (apud SCHMIDT, 2002, p. 21), ao afirmar que: UNIDADE 1 | ORGANIZAÇÃO ESTRUTURAL DA CONTROLADORIA 18 apesar da evolução das atribuições do controller nas organizações, a literatura não tem apresentado uma nítida definição de controladoria. As diversas abordagens têm seu foco mais voltado às capacidades requeridas para o exercício da função, bem como de suas atribuições nas empresas, do que explicitar o seu verdadeiro significado. ESTUDOS FU TUROS Diferentemente das funções da controladoria até aqui discutidas, as funções do controller serão vistas no tópico seguinte. Para concluir, concorda-se com o conceito de Borinelli (2006, p. 105), quando define: “Controladoria é um conjunto de conhecimentos que se constituem em bases teóricas e conceituais de ordens operacional, econômica, financeira e patrimonial, relativas ao controle do processo de gestão organizacional”. Desta forma, pode-se inferir que a teoria da controladoria possui um conjunto de conhecimentos utilizados de outras áreas do conhecimento humano, cujas bases teóricas e conceituais são incorporadas ou materializadas nas organizações empresariaisatravés das funções ou atividades típicas de controladoria, e que sua ação promove a eficácia operacional, econômica, financeira e patrimonial em termos de controles de gestão. 3.2 OBJETO DA CONTROLADORIA Marconi e Lakatos (2005, p. 80) definem ciência como “[...] uma sistematização de conhecimentos, um conjunto de proposições logicamente correlacionadas sobre o comportamento de certos fenômenos que se deseja estudar”. Conforme os autores, a ciência é a busca do conhecimento, na qual, se utilizando de um método, procura desvendar a realidade dos fatos. Desta forma, para trazer à luz e orientar este conhecimento, se deverá ter um objeto de estudo. IMPORTANT E Pense agora! Qual é o objeto de estudo da Ciência Contábil? Se você pensou que o objeto de estudo da Ciência Contábil é o patrimônio das entidades, acertou! TÓPICO 2 | ESTRUTURA CONCEITUAL DA CONTROLADORIA 19 O enfoque da Ciência Contábil é estudar as variações qualitativas e quantitativas do patrimônio das entidades. Outras ciências também podem ter o mesmo objeto, como, por exemplo, o Direito estuda o patrimônio, mas com enfoque nas relações jurídicas da propriedade. Já a Administração estuda o patrimônio das organizações com enfoque na maximização da sua riqueza pelo uso eficiente dos recursos. Na figura a seguir demonstra-se o objeto de estudo da controladoria, na visão de Borinelli (2006). FIGURA 2 – VISÃO ESQUEMÁTICA DO OBJETO DE ESTUDO DA CONTROLADORIA FONTE: Borinelli (2006, p.109) Conforme Borinelli (2006, p. 109), o objeto de estudo da controladoria são: As organizações, ou seja, o modelo organizacional como um todo, subdividido nos seguintes focos possíveis de atuação, os quais devem fazer parte da ECBC: • o processo (e o modelo) de gestão como um todo, especialmente em suas fases de planejamento e controle, com suas respectivas ênfases: gestão operacional, econômica, financeira e patrimonial; • as necessidades informacionais, consubstanciadas nos modelos de decisão e de informação; • o processo de formação dos resultados organizacionais, compreendendo o modelo de mensuração; • o modelo de identificação e acumulação. UNIDADE 1 | ORGANIZAÇÃO ESTRUTURAL DA CONTROLADORIA 20 No contexto da controladoria é importante reconhecer que o seu objeto de estudo serão as organizações, com enfoque em todo o modelo de gestão organizacional. IMPORTANT E O modelo de gestão contempla as crenças, os valores e os princípios presentes no DNA de uma empresa e delineia, orienta e direciona a forma de comportamento da gestão dos seus gestores. A controladoria atua no processo de gestão (planejamento, execução e controle), sempre na busca da eficácia e eficiência operacional, econômica, financeira e patrimonial, gerando informações cujo tratamento alimentará o sistema de informação e decisão, na busca dos resultados com base nos modelos de mensuração, identificação e acumulação. Caro(a) acadêmico(a)! Por isso, nos dias atuais, a controladoria assume cada vez mais importância como área vital da organização e, não raramente, observa-se que o controller acaba se tornando o executivo no comando dessas empresas. ESTUDOS FU TUROS O modelo de gestão organizacional e interação da controladoria será objeto de estudo na Unidade 2 deste caderno. Agora que você pôde entender, enquanto ramo de conhecimento, qual é o objeto de estudo da controladoria, precisa compreender como esta se relaciona com as outras ciências para que possa cumprir com a sua finalidade. 4 A CONTROLADORIA E O RELACIONAMENTO COM AS ÁREAS AFINS A controladoria, como qualquer outra ciência, deve se relacionar com outras áreas de conhecimento para que possa, através de suas bases teóricas, materializar suas atividades ou funções dentro das organizações. TÓPICO 2 | ESTRUTURA CONCEITUAL DA CONTROLADORIA 21 A esse respeito, a controladoria se baseia em princípios, procedimentos e métodos oriundos de outras áreas do conhecimento, tais como: contabilidade, administração, planejamento estratégico, economia, estatística, psicologia e sistemas. Ao colher subsídios de outras áreas de conhecimento para desempenhar as funções que lhe são atribuídas, a controladoria pode estabelecer as bases teóricas necessárias à sua atuação na organização. (PELEIAS, 2002, p. 13). Conforme Borinelli (2006, p. 112), “as áreas do conhecimento descritas na Estrutura Conceitual Básica de Controladoria (ECBC) que mais se correlacionam com a Controladoria são: Contabilidade, Administração, Economia, Direito, Estatística, Matemática, Psicologia e Sociologia. Cada um desses relacionamentos é explicado na sequência”. Desta forma, a controladoria relaciona-se com essas áreas da seguinte forma: • Na contabilidade, busca as informações necessárias para atuar no controle do processo de gestão, baseada nos eventos contábeis decorrentes das operações da empresa. • Na administração, utiliza-se dos conceitos teóricos de gestão organizacional para prover o controle no processo de gestão das empresas. • Na economia, utiliza-se dos conceitos econômicos para avaliar o patrimônio da entidade e seus ativos e, ainda, os resultados obtidos, relacionando-se ainda com impactos causados pelos índices econômicos. • No direito, Borinelli (2006, p. 116) observa que a relação com a controladoria: ocorre quando, na concepção, formulação e utilização de parte de suas bases teóricas, a Controladoria necessita levar em consideração as regras de conduta e organização emanadas do Direito. Isso significa, então, que ela tem que conhecer e respeitar as relações jurídicas nas quais a organização está inserida. Neste contexto, se utiliza dos diversos ramos do conhecimento jurídico, como, por exemplo: (i) Direito Civil, (ii) Direito do Trabalho, (iii) Direito Comercial, Direito Mercantil, Direito Tributário, entre outros. • Na estatística, necessita coletar dados para correlacionar, descrever, analisar e interpretar as informações quantitativas, estabelecendo uma previsibilidade de fenômenos comparáveis para fins de controle, referente ao processo de gestão; muitas vezes, os dados coletados necessitam ser inferidos por meio de amostragem estatística. • Na matemática, utiliza-se dos conceitos de simbologia e regras matemáticas para controle do processo de gestão relativo aos dados quantitativos e monetários. UNIDADE 1 | ORGANIZAÇÃO ESTRUTURAL DA CONTROLADORIA 22 • Na psicologia, utiliza-se dos conceitos para entender o comportamento das pessoas na organização quanto ao efeito das decisões por elas tomadas e que impactam diretamente o processo de gestão e conduzem a um modelo de controle baseado neste comportamento. • Na sociologia, utiliza-se dos conceitos referentes às formas de organização da sociedade e suas relações, para compreender como as trocas de informações entre as organizações devem ocorrer. Por outro lado, uma empresa, ao se estruturar, estabelece na execução de suas atividades princípios de relações de poder, de autoridade e responsabilidade. Desta forma, a controladoria possui estreito relacionamento com várias ciências, utilizando-se dos seus fundamentos para amparar a base teórica com os subsídios necessários para operacionalizar o controle eficaz e eficiente do processo de gestão nas organizações. 5 SUBDIVISÕES DA CONTROLADORIA Para que Borinelli (2006, p. 121) pudesse explicar como a controladoria, em sua forma abstrata, passa a se tornar visível no contexto organizacional, precisou pesquisar suas ramificações ou subdivisões, concluindo desta forma que poderia ser: “(i) Quanto à natureza da organização em que se aplica e (ii) Quanto à área de eficácia dentro da organização em que se aplica”. Quanto à natureza da organização em que se aplica, toma forma como Controladoria Empresarial, Controladoria Pública ou Controladoria do Terceiro Setor. Quanto à área de eficácia dentro da organização em que se aplica, ocorre na forma de Controladoria Corporativa e Controladoria de Unidade. A Controladoria deUnidade pode assumir subdivisões como Controladoria de Filial, Controladoria de Planta, Controladoria de Marketing, Controladoria de Divisão, Controladoria de Unidade de Negócio e Controladoria Internacional. Essas classificações ou subdivisões não se esgotam, pois, como já foi dito, a controladoria é muito recente, e novas pesquisas neste campo de conhecimento humano podem considerar novos aspectos quanto à forma de subdivisão da controladoria. 23 RESUMO DO TÓPICO 2 Neste tópico você pôde compreender: • A controladoria vista com enfoque na ciência e que, devido a seu recente surgimento no meio corporativo, traz uma carência em torno de sua base teórica, causando muita divergência entre autores e pesquisadores no assunto. • Dentre esses pesquisadores, um estudo se destaca na tentativa de unir teoria e prática, definindo uma Estrutura Conceitual Básica de Controladoria (Borinelli, 2006), compondo em sua estrutura três dimensões, denominadas de perspectivas, assim explicadas: - A perspectiva I trata dos aspectos conceituais (o que é), referentes ao arcabouço teórico enquanto ciência, descrevendo sua definição e objeto de estudo e ramificações. - A perspectiva II trata dos aspectos procedimentais (como funciona), relacionando as atividades e funções que refletem a materialização da controladoria nas organizações, bem como os artefatos utilizados na execução destas atividades. - A perspectiva III trata dos aspectos organizacionais (como se materializa nas organizações), relaciona como as perspectivas anteriores se relacionam dentro das organizações enquanto da existência de um órgão administrativo denominado de controladoria. • A controladoria possui um conjunto de conhecimentos utilizados de outras áreas do conhecimento humano, cujas bases teóricas e conceituais tomam formas através das funções ou atividades típicas de controladoria e que são materializadas nas organizações. • A controladoria tem como seu objeto o estudo das organizações, com enfoque em todo o modelo de gestão organizacional. • Também necessita interagir com outras áreas de conhecimento para que possa atingir seus objetivos de eficácia e eficiência do processo de gestão. Dentre algumas ciências, podemos relatar contabilidade, administração, economia, direito, estatística, matemática, psicologia e sociologia. • Por fim, a controladoria está subdividida, quanto à natureza da organização em que se aplica, como Controladoria Empresarial, Controladoria Pública ou Controladoria do Terceiro Setor, e quanto à área de eficácia dentro da organização em que se aplica, como Controladoria Corporativa e Controladoria de Unidade. A Controladoria de Unidade pode assumir subdivisões, como Controladoria de Filial, Controladoria de Planta, Controladoria de Marketing, Controladoria de Divisão, Controladoria de Unidade de Negócio e Controladoria Internacional. 24 1 O objeto de estudo da controladoria são as organizações empresariais em todo o seu modelo de gestão. Segundo Borinelli (2006), são modelos de objetos de estudo na controladoria: I- Modelo de gestão, modelo de decisão e modelo de informação. II- Modelo econômico, modelo financeiro e modelo patrimonial. III- Modelo de mensuração e modelo de identificação e acumulação. IV- Modelo de acumulação físico-monetário e modelo de identificação quantitativa. Agora, assinale a alternativa CORRETA: a) ( ) As afirmativas I e IV estão corretas. b) ( ) As afirmativas II e III estão corretas. c) ( ) As afirmativas I e III estão corretas. d) ( ) As afirmativas II e IV estão corretas. 2 A controladoria como ciência deve apoiar-se em outras áreas de conhecimento, materializando as atividades e funções de controladoria sustentadas pelo seu arcabouço teórico. Na Estrutura Conceitual Básica de Controladoria proposta por Borinelli (2006), temos que a controladoria relaciona-se com algumas áreas de conhecimento: I- Física, Química, Matemática, Biologia e Psicologia. II- Estatística, Matemática, Economia e Sociologia. III- Psicologia Social, Sociologia, Economia e Biologia. IV- Administração, Contabilidade, Direito e Psicologia. Agora, assinale a alternativa CORRETA: a) ( ) As afirmativas I e IV estão corretas. b) ( ) As afirmativas II e III estão corretas. c) ( ) As afirmativas I e III estão corretas. d) ( ) As afirmativas II e IV estão corretas. 3 Quanto às divisões ou ramificações da controladoria, segundo a Estrutura Conceitual Básica de Controladoria, existem para comprovar como a controladoria, através de seus conceitos teóricos, assume no mundo real uma forma visível e constatável de sua existência. Quanto às divisões e ramificações que a controladoria possa assumir, classifique as seguintes sentenças em verdadeiras V ou falsas F: a) ( ) Quanto à natureza da organização. b) ( ) Quanto às formalidades funcionais. c) ( ) Quanto ao enfoque conceitual e organizacional. d) ( ) Quanto à área de eficácia dentro das organizações. AUTOATIVIDADE 25 Agora, assinale a alternativa que representa a sequência CORRETA: a) ( ) F - V - V - F. b) ( ) V - V - F - F. c) ( ) V - F - F - V. d) ( ) F - F - V - V. 4 A controladoria é uma ciência muito recente e vem evoluindo muito nas empresas quanto à sua funcionalidade e aplicabilidade nas organizações. Contudo, as divergências entre autores quanto a muitos aspectos relacionados à controladoria em termos de arcabouço teórico têm deixado muitas lacunas como área de conhecimento. Porém, recentemente, Borinelli (2006), em sua tese, organizou o que denominou de Estrutura Conceitual Básica de Controladoria (ECBC), considerando sua composição sob três perspectivas. Sobre isso, associe os itens, utilizando o código a seguir: I- Perspectiva I – Aspectos conceituais. II- Perspectiva II – Aspectos procedimentais. III- Perspectiva III – Aspectos organizacionais. ( ) Compõe a estrutura da controladoria relacionada com as atividades e funções (como funciona), explicando como se incorpora no mundo real, e os artefatos (instrumentos) utilizados na execução das atividades e funções. ( ) Compõe a estrutura da controladoria relacionada com a forma de materializar-se dentro das organizações, sob a ótica da controladoria enquanto órgão administrativo e formal na estrutura organizacional. ( ) Compõe a estrutura da controladoria sob a ótica da ciência, abordando (o que é) a definição teórica de controladoria, o seu objeto de estudo e suas divisões ou ramificações. Agora, assinale a alternativa que representa a sequência CORRETA: a) ( ) I - II - III. b) ( ) III - II - I. c) ( ) II - III - I. d) ( ) II - I - III. 5 A perspectiva III da ECBC classifica a controladoria quanto a uma abordagem organizacional, sendo que considera a inter-relação com as perspectivas I e II materializando-se nas organizações através de um órgão denominado controladoria. Partindo desse pressuposto, assinale a alternativa CORRETA: a) ( ) Considera aspectos teóricos sob a ótica da ciência como: definição conceitual, objeto de estudo, área do conhecimento humano, ramificações. b) ( ) Considera aspectos como: a missão, objetivos, posição hierárquica e forma de organização interna da controladoria. c) ( ) Considera aspectos sistêmicos como: definições das atividades e funções exercidas pela controladoria. d) ( ) Considera aspectos como: os artefatos ou instrumentos utilizados pela controladoria considerando os aspectos da perspectiva I. 26 27 TÓPICO 3 ESTRUTURA FUNCIONAL DA CONTROLADORIA UNIDADE 1 1 INTRODUÇÃO A revolução tecnológica iniciada há apenas algumas décadas, principalmente a tecnologia relativa à Tecnologia da Informação e Comunicação, normalmente chamada de TIC, sem sombra de dúvida retirou as empresas da zona de conforto em seus ambientes de negócios. As empresas perceberam que seu ambiente estava a cada momento mais competitivo e, para sua sobrevivência e crescimento econômico, precisaram desenvolver mecanismos de controle que pudessemaferir a eficácia e eficiência de seus processos. A continuidade dos negócios não dependia mais de ações de curto prazo, as empresas precisam buscar atingir objetivos de longo prazo, prevendo antecipar ações futuras para minimizar incertezas e diminuir os riscos de suas operações. As empresas buscavam profissionais qualificados que estivessem em sintonia com o seu modelo de gestão e que planejassem e usassem adequamente os recursos da empresa no cumprimento de sua missão. Esses profissionais precisavam tomar decisões baseados em informações seguras que possibilitassem suportar adequadamente suas decisões estratégicas e operacionais. Surge então a necessidade de uma área que organizasse a informação dentro do padrão de comportamento definido no modelo de gestão da empresa, que se chamaria de controladoria. IMPORTANT E Caro(a) acadêmico(a)! Lembre-se de que no tópico anterior foi discutida a controladoria sob a ótica da ciência, sendo relatados seu conceito, definições, objeto de estudo, suas subdivisões e relações com outras áreas de conhecimento. 28 UNIDADE 1 | ORGANIZAÇÃO ESTRUTURAL DA CONTROLADORIA O que veremos neste tópico será como a controladoria, sob a ótica da ciência, é incorporada nas organizações, ou seja, como as atividades realizadas, as funções e os artefatos por ela utilizados tomam forma no mundo real e são percebidos nestas organizações. 2 ATIVIDADES E FUNÇÕES DA CONTROLADORIA Num primeiro momento será necessária uma rápida introdução ao entendimento do que são atividades e funções e quais as características que as diferem. Segundo Peleias (2002, p. 7), uma empresa sob a ótica de um sistema- empresa pode ser dividida em dois subsistemas, denominados de (i) função da especialização das funções e (ii) função da dinâmica ambiental: A primeira constitui a decomposição da empresa, normalmente encontrada nos textos sobre sistemas e administração. Essa divisão destaca as atividades operacionais efetuadas por cada componente do sistema, geralmente apresentada como produção, vendas, finanças, recursos humanos e compras. A segunda categoria é a abordagem utilizada pela gestão econômica, que considera a empresa parte do ambiente, com ele interagindo para o cumprimento de sua missão e satisfação das necessidades pelo entorno. Relativo à segunda parte do conceito, trata da divisão função da dinâmica ambiental da empresa como em um conjunto de sistemas que atendem às relações dinâmicas influenciadas pelas pressões do ambiente externo no cumprimento da missão. ESTUDOS FU TUROS Aliás, sobre esta visão sistêmica, o assunto será tratado na Unidade 2 deste caderno. Na primeira parte da ideia relatada pelo autor, trata da divisão por função da especialização das funções da empresa, como atividades que são operacionalizadas para atender aos componentes de um sistema, ou seja, a execução de algum processo relacionado com a produção, vendas, finanças, entre outras. Desta forma, a ideia aqui apresentada remete ao conceito de “similaridade”, compreendendo atividades agregadas que tenham um mesmo objetivo. TÓPICO 3 | ESTRUTURA FUNCIONAL DA CONTROLADORIA 29 Contudo, uma atividade pode ser compreendida, conforme Nakagawa (1994, p. 42), como sendo “[...] um processo que combina, de forma adequada, pessoas, tecnologias, materiais, métodos e seu ambiente, tendo como objetivo a produção de produtos”. Pode-se então entender que uma atividade se refere a uma execução coordenada (sistêmica) que consumirá recursos para atingir seu objetivo proposto relacionado a qualquer processo organizacional. Na mesma linha de raciocínio, Nakagawa (1994, p. 44), compreende função como “[...] uma agregação de atividades que têm um propósito comum, como: compras, vendas, produção, marketing, finanças, segurança, qualidade etc.”. NOTA Atividade refere-se à execução de uma ação que é realizada por uma área organizacional com um objetivo definido, enquanto a função refere-se a um conjunto de atividades que tenham um objetivo comum. Vamos a um exemplo! Imagine algumas atividades como: (i) conferir recebimento de materiais, (ii) registrar entrada no controle de estoques, (iii) transferir estoques requisitados, (iv) registrar nota fiscal de compra em contas a pagar e (v) efetuar pagamento ao fornecedor. A atividade (i) conferir recebimento de materiais pode se relacionar com a ação de receber a matéria pelo funcionário que controla o almoxarifado, onde ficam armazenadas todas as mercadorias em estoque. A atividade (ii) registrar entrada no controle de estoques relaciona-se com a ação de movimentar a entrada do bem na empresa. O funcionário, após ter conferido que a entrega foi realizada na quantidade e especificidade solicitada pelo setor de compras, fará o registro para fins de controle. A atividade (iii) transferir estoques requisitados relaciona-se com a ação de movimentar a mercadoria armazenada no estoque para o setor que o solicitou. O funcionário, ao receber a requisição, tem uma autorização para destinar a mercadoria e transferir a responsabilidade para outra área que é requisitante. A atividade (iv) registrar nota fiscal de compra em contas a pagar relaciona- se com a ação de evidenciar ou contabilizar o registro da obrigação de pagamento com o fornecedor da mercadoria comprada. Normalmente, a entrada da nota fiscal ocorre no setor de almoxarifado, porém pode ocorrer no setor compras ou no próprio financeiro. 30 UNIDADE 1 | ORGANIZAÇÃO ESTRUTURAL DA CONTROLADORIA A atividade (v) efetuar pagamento ao fornecedor relaciona-se com a ação de realizar o desembolso do recurso necessário para liquidar a obrigação assumida com a compra da mercadoria. O setor financeiro da empresa é o responsável por realizar o pagamento. Para compreender em que função ela se relaciona, precisa-se entender se no que ela de fato faz existem objetivos comuns. QUADRO 2 – RESUMO QUANTO AO OBJETIVO DA ATIVIDADE Tipo de atividade Função (quanto ao objetivo do que ela faz) Atividade i Controlar as Compras. Atividade ii Controlar as Compras. Atividade iii Controlar as Compras. Atividade iv Controlar as finanças. Atividade v Controlar as finanças. FONTE: O autor Neste contexto, podemos inferir que as atividades (i, ii e iii) têm relação com a função de compras e, portanto, devem ser agregadas ao processo de compras, independente dos setores em que foram executadas. As atividades (iv e v) têm relação com a função financeira e, portanto, devem ser agregadas ao processo de finanças. Entendidos os conceitos que diferenciam atividades e funções, pode-se partir para o entendimento de quais seriam as atividades e funções que teriam relação ou seriam tipicamente da controladoria. Existe muita divergência literária entre as funções de controladoria, inclusive confundindo as funções da controladoria com as funções do profissional controller. Considerando estudos de Borinelli (2006), após sua extensa pesquisa entre autores nacionais e internacionais, sugeriu algumas funções básicas e atividades da controladoria, cujo entendimento reflete a controladoria moderna. Função contábil: compreende as atividades relativas ao desenvolvimento da Contabilidade Societária (ou Financeira), dentre elas: gerenciar as atividades de contabilidade, implementar e manter todos os registros contábeis (processamento contábil), elaborar as demonstrações contábeis, atender aos agentes de mercado (stakeholders) em suas demandas informacionais, proceder à análise interpretativa das demonstrações contábeis e desenvolver políticas e procedimentos contábeis e de controle. (BORINELLI, 2006, p.135). A contabilidade financeira é o principal insumo da controladoria e nesta função torna-se responsável por todo o processo contábil, desde o processamento dos registros até a análise resultante dos demonstrativos financeiros gerados, com a finalidade de atender aos seus usuários. TÓPICO 3 | ESTRUTURA FUNCIONAL DA CONTROLADORIA 31 Função gerencial-estratégica: compreende as atividades
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