Arquivologia 1 - Classificação

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ARQUIVOLOGIA
Produção de documento arquivístico: Administração Pública direta e indireta e toda empresa ou pessoa física que possua vínculo com o poder público.
Documento considerado público: Aquele produzido ou recebido pelos órgãos, instituições ou pessoas físicas e jurídicas no desempenho de atividades públicas.
- A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.
Informação considerada documento de arquivo: aquele produzido em decorrência do exercício das atividades orgânicas das instituições
Os órgãos e entidades do poder público devem assegurar: 
· Gestão transparente da informação (amplo acesso e divulgação)
· Proteção da informação (disponibilidade, autenticidade e integridade)
· Proteção da informação sigilosa e pessoal (eventual restrição de acesso)
· Arquivo, biblioteca e museu: recuperação da informação em benefício da divulgação científica, tecnológica, cultural e social, testemunho jurídico e histórico, por meio de procedimentos técnicos distintos e metodologicamente aplicados. 
Documentos de arquivo: produzidos ou recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Preservados para a consecução de objetivos funcionais, legais e administrativos, visando à utilidade futura.
 Documentos de biblioteca: resultantes de criações artísticas ou de pesquisas. Em sua maioria impressos, dispostos ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta, com objetivo primordial de informar ou ensinar. Caracterizados pela multiplicidade.
Documentos de museu: provenientes da criação artística ou da civilização material de uma comunidade. Representam o testemunho de determinada época ou atividade, sendo utilizado para informar, de forma visual, educar e entreter. 
	
	Arquivo
	Biblioteca
	Museu
	Suporte
	Manuscritos, impressos e audiovisuais (exemplar único)
	Manuscritos, impressos e audiovisuais (exemplar múltiplo)
	Objetos bidimensionais ou tridimensionais
	Conjunto
	Fundos: unidos por proveniência (origem)
	Coleção: unidos pelo conteúdo
	Coleção: unidos pelo conteúdo e função
	Fins de produção
	Administrativos, jurídicos, funcionais e legais
	Culturais, científicos, técnicos, artísticos, educativos
	Culturais, artísticos e funcionais
	Entrada de documentos
	Acumulação natural em decorrência do desempenho das atividades
	Compra, doação, permuta de fontes múltiplas
	Compra, doação, permuta de fontes múltiplas
	Público
	Administrador e pesquisador
	Público em geral e pesquisador
	Público em geral e pesquisador
Centro de Documentação: instituição ou serviço responsável pela centralização de documentos e disseminação de informações (inclui documentos de arquivo, biblioteca e museu).
· Classificação dos arquivos: abrange classificá-los segundo: 
1. As entidades mantenedoras: 
· Público: Federal (central e regional), estadual e municipal;
Públicos: produzidos e mantidos por instituições públicas nas esferas federal, estadual e municipal, no desempenho de suas atribuições administrativas, legislativas e/ou judiciárias. Ou arquivos acumulados por empresas privadas encarregadas da gestão de serviços públicos. 
Privados: produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. 
Podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social caso sejam relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional; 
- Não podem ser alienados com dispersão/perda e nem transferidos para o exterior. 
- Poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor. 
· Institucionais; 
· Comerciais;
· Familiais ou pessoais 
2. Estágios de evolução: corrente, intermediário e permanente. 
3. Abrangência da sua atuação: duas categorias: 
Arquivo setorial: estabelecidos junto aos órgãos operacionais (função de arquivo corrente). Arquivos instalados nas unidades de trabalho do órgão, de forma descentralizada. 
Arquivo central ou geral: destina-se a receber documentos correntes provenientes de diversos órgãos que integram a estrutura da instituição. Centralizando as atividades de arquivo corrente.
4. Quanto à natureza do documento: 
Arquivo Especial: documentos de diversos formatos que, devido às características físicas do suporte, merecem um tratamento especial quanto ao seu armazenamento e tratamento técnico. Ex: CD, fitas de vídeo, fitas de áudio, disquetes, fotografias.
Documento especial: em linguagem não textual, em suporte não convencional, ou em formato e dimensões excepcionais (papel), que exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação tecnológica.
Arquivo Especializado: arquivo constituído por documentos resultantes do desenvolvimento de atividades de determinada área do conhecimento humano, independentemente do suporte onde a informação encontra-se registrada (arquivos técnicos). Ex: Arquivos de engenharia, arquivos médicos.
· Princípio da Proveniência ou do respeito aos fundos: consiste em deixar os documentos de determinada instituição ou pessoa agrupada sem misturá-los aos arquivos provenientes de outras administrações, instituições ou pessoas (física ou jurídica). 
Fundo: conjunto de documentos de uma mesma proveniência. 
· Fundo aberto: podem ser acrescentados novos documentos em função do fato de a entidade produtora continuar em atividade. 
· Fundo fechado: não recebe acréscimos de documentos em função de a entidade produtora não se encontrar mais em atividade. Exceção: receba se esses documentos tiverem sido produzidos enquanto a instituição ainda estava em funcionamento.
Organicidade: relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora. Documento isolado do seu contexto perde muito o seu significado. 
Ordem original: arquivo deve manter a ordem material (física) e intelectual (contextual) conforme o arranjo estruturado pela entidade que o produziu.
Cumulatividade e naturalidade: arquivo forma-se naturalmente pela acumulação de documentos recebidos ou produzidos em relação direta com as atividades da instituição produtora.
Indivisibilidade ou integridade arquivística: fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida, a fim de preservar seus valores de prova e informação. 
Unicidade: característica do documento de ser único no seu conjunto documental, independentemente do fato de haver uma cópia do referido no mesmo fundo de arquivo.
Inalienabilidade e imprescritibilidade: relacionam-se ao poder do Estado de manter sob sua custódia os arquivos acumulados pelas instituições públicas (proíbe sua venda ou sua cessão a terceiros (inalienabilidade) sem limite de tempo (imprescritibilidade)).
Territorialidade: domicílio legal dos documentos de acordo com a área territorial, a esfera de poder e o âmbito administrativo onde foi produzido e recebido. 
Universalidade: arquivista apreenda, compreenda, estruture, classifique, arranje e descreva a informação orgânica e registrada de uma forma global antes de passar para uma outra etapa mais detalhada. 
Reversibilidade: o material de arquivo não pode ser submetido a qualquer procedimento ou tratamento que não possa ser revertido, caso necessário. 
· Ciclo de vida dos documentos ou teoria das 3 idades: 
· Arquivo corrente (arquivo de primeira idade, ativo ou de movimento): conjuntos documentais em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes. Devem permanecer próximos aos produtores e serem de fácil acesso, pois existem em função do cumprimento de sua finalidade administrativa.
· Arquivo intermediário (arquivo de segunda idade, semiativo ou limbo): conjuntos documentais que, não sendo mais de uso corrente nos órgãos produtores,por razões de ordem administrativa, legal ou financeira, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Não precisam ficar próximos aos setores de trabalho, pois têm uso menos frequente que os arquivos correntes. 
· Arquivo permanente (arquivo de terceira idade, inativo ou histórico: conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados pela instituição. Quando o documento chega à fase permanente, deve ser arquivado de forma definitiva e jamais poderá ser eliminado. 
· Valor dos Documentos:
· Valor primário/administrativo/imediato: atribuído aos documentos em função do interesse que eles possam ter para apoiar as atividades rotineiras da instituição produtora. 
Característico das fases corrente e intermediária. 
· Valor secundário/histórico/mediato: atribuído aos documentos em função do interesse que eles possam ter para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente produzidos. Considerados importantes fontes de informações para pesquisadores em geral e para a própria entidade produtora. Característico da fase permanente e os documentos que possuem esse atributo jamais poderão ser eliminados. 
Todos os documentos possuem valor primário, mas nem sempre um valor secundário. Quando os documentos perdem o seu valor primário e não possuem valor secundário, são eliminados. Aqueles que não são mais necessários às atividades rotineiras, mas apresentam valor secundário, serão destinados à guarda permanente para que sejam disponibilizados para a sociedade.
· Avaliação: análise dos documentos da instituição, com a finalidade de estabelecer os prazos de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária bem como a destinação final dos documentos a partir do valor primário e do valor secundário. Evitar a transferência para arquivos intermediários de documentos que não tenham sido anteriormente avaliados.
· Redução de massa documental;
· Agilidade na recuperação de documentos e informações;
· Conservação dos documentos de guarda permanente;
· Racionalização da produção e do fluxo dos documentos do arquivo;
· Eliminação de documentos desprovidos de valor;
· Otimização de gastos com recursos humanos, materiais e financeiros;
· Garantia da constituição do patrimônio arquivístico.
· Tabela de temporalidade e plano de destinação 
Tabela de temporalidade: resultante da avaliação dos documentos. Ela tem por objetivos definir os prazos de guarda e a destinação de documentos.
Prazo de guarda: tempo necessário para arquivamento dos documentos nas idades corrente e intermediária, visando atender exclusivamente às necessidades da administração que os gerou (valor primário). 
Determinantes na definição dos prazos de guarda: Frequência de uso, normas, outras fontes de informações e prazos precaucionais. 
Destinação final: 
· Eliminação: documentos que perderam o valor primário e não apresentam valor secundário. 
· Guarda permanente: documentos que possuem informações consideradas importantes para fins culturais, sociais e científicos.
Transferência: passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário, efetivada pela produção do termo de transferência.
Recolhimento: operação pela qual um conjunto de documentos passa para o arquivo permanente, efetivado pela produção do termo de recolhimento.
Eliminação: destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor permanente, formalizado após a publicação do edital de ciência de eliminação.
Os processos mais indicados são: a fragmentação, a maceração, a alienação por venda ou doação. A incineração – processo condenado - quer pelo aumento do índice de poluição que provoca, quer pela impossibilidade de reciclagem do papel, não deve ser adotada.
Documentos sempre serão criados na fase corrente e, após, o cumprimento do prazo de guarda, poderão ser eliminados, transferidos para o arquivo intermediário ou recolhidos diretamente ao arquivo permanente. 
Prováveis caminhos para os documentos correntes: Após o cumprimento do prazo de guarda na fase corrente, poderão ser transferidos para o arquivo intermediário, eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente. Prováveis caminhos para os documentos intermediários: Após o cumprimento do prazo de guarda na fase intermediária, poderão ser eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente.
Os documentos identificados e destinação como de valor permanente deverão ser produzidos em papéis com pH neutro ou alcalinos (básicos). 
· Papéis das capas de processos devem ser alcalinos; 
· Presilhas devem ser em plástico ou metal não oxidável; evitar grampear ou colar
· Dossiês, processos e volumes devem ser arquivados em pastas suspensas ou em caixas, de acordo com suas dimensões. 
Seleção: separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade. Deve observar os critérios de valor histórico, científico, informacional, probatório e cultural.
· Classificação dos documentos: podem ser classificados de acordo com:
1. Gênero: de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação.
· Conceito textual ou escrito: manuscritos, datilografados ou impressos.
· Iconográficos: documentos em suporte sintético, em papel emulsionado ou não, que contêm imagens fixas (estáticas), impressas, desenhadas ou fotografadas.
· Sonoros: documentos que contêm registros fonográficos.
· Filmográficos: documentos com imagens em movimento, com/sem som, como filmes e fitas videomagnéticas.
· Informáticos ou digitais: documentos produzidos, tratados ou armazenados em computador.
· Cartográficos: representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. 
· Micrográficos: documentos resultantes da microrreprodução de imagens em microforma, mediante a utilização de técnicas específicas.
2. Assunto: 
· Ostensivo/ordinário: documento sem qualquer restrição de acesso e cuja divulgação não é prejudicial à administração ou às partes. 
· Sigiloso: documento que pela natureza de seu conteúdo sofre restrição de acesso. - Requer medidas especiais de salvaguarda para sua custódia, divulgação e acesso. 
- Não poderá ser negado acesso à informação necessária à tutela judicial ou administrativa de direitos fundamentais.
- Acesso, divulgação e tratamento: restritos a pessoas que tenham necessidade de conhecê-la e devidamente credenciadas.
- Parcialmente sigilosa: assegurado o acesso à parte não sigilosa.
- Níveis de sigilo: De acordo com a Lei 12.527/2012, podem ser classificadas em: 
	
	Ultrassecreta
	Secreta
	Reservada
	Prazo máximo
	25 anos
	15 anos
	5 anos
	Renovação
	 Uma única vez
	Não prevista
	Não prevista
Informações pessoais: acesso restrito, independentemente de classificação de sigilo, pelo prazo máximo de 100 anos a contar da sua data de produção. Podem ser acessadas ou divulgadas pelos próprios indivíduos ou por terceiros (previsão legal ou consentimento expresso da pessoa). 
- Assunto, fundamento da classificação, prazo de sigilo e identificação da autoridade que classificou;
O consentimento não será exigido quando as informações pessoais forem necessárias para:
· Prevenção e diagnóstico médico, quando a pessoa estiver física ou legalmente incapaz, e para utilização única e exclusivamente para o tratamento médico;
· Realização de estatísticas e pesquisas científicas de evidente interesse público ou geral, sendo vedada a identificação da pessoa a que as informações se referirem;
· Cumprimento de ordem judicial;
· Defesa dos direitos humanos;
· Proteção do interesse público e geral preponderante.
Comissão Mista de Reavaliação de Informações: 
· Decisão sobre o tratamento e classificação de informações sigilosas;
· Requisitar da autoridade que classificar informação como ultrassecreta e secreta esclarecimento ou conteúdo, parcial ou integral da informação;
· Rever a classificação de informações ultrassecretas /secretas, ofício ou mediante provocação de pessoa interessada;
· Prorrogar o prazo de sigilo de informação classificada como ultrassecreta,sempre por prazo determinado (quando acesso ou divulgação puder ocasionar ameaça externa).
Os órgãos e entidades públicas deverão proceder à reavaliação das informações classificadas como ultrassecretas e secretas no prazo máximo de 2 anos (as informações não reavaliadas no prazo serão consideradas, automaticamente, de acesso público).
3. Forma ou tradição documental: estágio de preparação e transmissão dos documentos, podendo ser dividida em: 
· Minuta: forma sob a qual o documento, antes de sua feição definitiva, apresenta texto abreviado ou completo que, embora sem os sinais de validação, já foi revisado. 
É o original, o rascunho já passado a limpo, porém, sem os sinais de validação. Na verdade, sem validação, as minutas não podem ter “fé”, não sendo levadas em conta do ponto de vista jurídico. 
· Original: representa a versão final de um documento, já na sua forma apropriada.
Deve-se considerar no original o seu caráter de primeiro, acabado, perfeito e limpo. Os elementos que distinguem os originais das minutas e das cópias: assinaturas ou subscrições, carimbos, selos, tintas, etc. inseridos no documento no momento em que ele se torna original. 
· Cópia: representa um documento formalmente idêntico a um original. Ela pode conviver com seus originais ainda existentes ou pode vir a substituí-los. 
Fornecida quando a manipulação do documento original pode prejudicar sua integridade com certificação de que esta confere com o original.
4. Espécie e tipologia documental:
Espécie documental: configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. 
Identifica o modelo que servirá como base jurídica ou consensualmente válida para que o conteúdo do documento arquivístico, correto em sua estrutura semântica, se torne legítimo/fidedigno/credível. 
	Espécie
	Função
	Abaixo assinado
	Solicitação coletiva dirigida a uma autoridade pública para manifestar apoio, demonstrar queixa, protesto ou pedido de interesse comum
	Ata
	Registro resumido de ocorrências de uma reunião, assembleia ou sessão assim como as decisões tomadas
	Atestado
	Declaração por autoridade a partir de uma realidade ou fato
	Certidão
	Transcreve algo registrado em documentos.
	Circular
	Comunicado endereçada simultaneamente a vários destinatários
	Laudo
	Parecer de especialista na qual se expõem observações e estudos sobre o qual foi solicitado a pericia
	Memorando
	Forma de correspondência interna, objetiva e simples para assuntos rotineiros
	Ofício
	Meio de comunicação do serviço público
	Ordem de serviço
	Determinação técnica ou administrativa expedida por autoridade e dirigida aos responsáveis pelo serviço
	Parecer
	Opinião técnica ou científica sobre um ato, servindo de base para a tomada de decisão
	Petição
	Instrumento pelo qual se solicita algo à autoridade pública sem certeza de amparo legal do pedido
	Prontuário
	Reunião cumulativa de documentos que acompanho o desempenho dos interessados na sua atuação profissional, tratamento médicos ou programas;
	Recibo
	Reconhecimento escrito e assinado por pessoas que tenham recebido dinheiro ou objeto
	Relatório
	Exposição de ocorrência, fatos, despesas, transações ou atividades realizadas com finalidade de prestar conta de seus atos a um superior
Tipo documental: configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou. 
Espécie documental + atividades + funções e competências da entidade
5. Formato: configuração física de um suporte, de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado. Ex: Código, ficha, caderno e livro.
· Características dos documentos de arquivo: 
· Naturalidade;
· Inter-relacionamento; documentos estabelecem relações com outros 
· Imparcialidade; em decorrência de serem produtos de atividades e respeitam as rotinas processuais estabelecidas. 
· Autenticidade; quando são criados e conservados conforme procedimentos regulares que podem ser comprovados por meio de rotinas estabelecidas. 
· Unicidade.
· Disponibilidade;
· Primariedade; qualidade da informação coletada na fonte, com o máximo de detalhamento possível, sem modificações.
· Organização e administração de arquivos 
1. Levantamento de dados: permite o conhecimento mais detalhado sobre a instituição para compreender e avaliar o real significado da documentação institucional produzida;
2. Análise dos dados coletados: analisar a situação do arquivo e proceder à realização de um diagnóstico arquivístico detalhado.
3. Planejamento: indispensável para que o arquivo tenha condições de cumprir sua finalidade e função institucionais. São imprescindíveis na elaboração de um plano arquivístico: 
· Posição do arquivo na estrutura da instituição:
· Centralização/descentralização dos serviços de arquivo: 
Centralizar ou descentralizar os serviços de arquivo é sempre focada na idade corrente, (nas fases intermediária e permanente serão sempre centralizados, sem possibilidade de descentralização). Centralização de arquivos correntes: reunião da documentação em um único local e concentração de todas as atividades de controle de documentos em um único órgão da estrutura organizacional. 
Descentralização: instalação de arquivos em cada departamento de determinada instituição, onde são reunidos todos os documentos do departamento, incluindo os produzidos pelas divisões e seções que o compõem. 
A descentralização dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critérios:
· Centralização das atividades de controle e descentralização dos arquivos: 
O controle da documentação é feito pelo órgão central de comunicações, e os arquivos são localizados junto aos órgãos responsáveis pela execução de programas ou ainda junto às unidades administrativas. Esses arquivos descentralizados são denominados núcleos de arquivo ou arquivos setoriais.
· Descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos: descentralizar não somente os arquivos, como as demais atividades de controle já mencionadas anteriormente. Os arquivos setoriais encarregar-se-ão, além do arquivamento propriamente dito, do registro, classificação, tramitação dos documentos etc. Os sistemas descentralizados requerem o apoio de uma coordenação central.
4. Escolha dos métodos de arquivamento adequados; 
5. Estabelecimento de normas de funcionamento: Os arquivos e o serviço de protocolo precisam funcionar de formar harmônica, contínua e eficiente;
6. Recursos humanos: os responsáveis pela gestão de documentos arquivísticos devem contar com pessoal treinado e capacitado para a execução das atividades;
7. Escolha das instalações e equipamentos; 
8. Recursos financeiros;
9. Elaboração do projeto: possui três momentos distintos e complementares:
· Síntese da situação real encontrada; 
· Análise e diagnóstico da situação;
· Plano arquivístico.
10. Implantação e acompanhamento: Após a implantação e testes dos novos procedimentos, os responsáveis devem elaborar o Manual do Arquivo.
Antes da implantação devem ser realizadas campanhas com o intuito de esclarecer a importância dos novos procedimentos para o desenvolvimento institucional e treinamento do pessoal nas novas rotinas. Os arquivos possuem atividades dinâmicas, logo, o manual de arquivo deverá ser revisto e atualizado periodicamente, com o intuito de atender à evolução das instituições.