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Arquivologia 
Professor: FRANCISCO CARLOS 
 
Conceito 
 
 
Antigo: “Depósitos de papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com os 
direitos das instituições ou indivíduos. Os documentos estabeleciam ou 
reivindicavam direitos. Quando não mais atendiam a esta exigência, eram 
transferidos para museus e bibliotecas” (Paes, 1986, p. 4). 
Moderno: “É o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por 
um governo, organizado ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e 
conservados por seus sucessores para efeitos futuros”. (Sólon Buck -arquivista 
dos EUA). 
 
 
 
 
 
 
 
Finalidade principal 
 
Facilitar a consulta aos documentos pelos usuários (administradores/ pesquisadores), constituindo-se, 
portanto, em base do conhecimento da História. 
 
 
 
Funções básicas 
Guarda para permitir o acesso aos documentos pelos 
Conservação consulentes 
Disponibilização (função principal) 
 
 
 
 
 
 
 
 
Armazenar adequadamente os documentos e transmitir com 
precisão as informações contidas nos mesmos. 
• Ciências auxiliares da Arqueologia 
• Diplomática – é o estudo de documentos quanto à sua 
autenticidade (o documento é verdadeiro?) e fidedignidade 
(possui fé pública), além da sua estrutura formal. 
• Paleografia- Técnica que habilita a decifrar documentos 
antigos. Estuda a história da escrita e a evolução das letras. 
Permite o conhecimento dos materiais (papiro, pergaminho, 
papel etc.) e dos instrumento (cálamo, pena etc.) para 
escrever. O estudo da Paleografia propicia uma melhor 
entendimento dos registros documentais para o resgate de 
fatos históricos. 
Arquivo corrente ou de primeira idade – guarda documentos 
consultados com freqüência, devido ao seu uso 
funcional/administrativo/jurídico (ligado à finalidade dos arquivos). Por 
isso dizemos que eles possuem valor primário. 
 
Arquivo intermediário ou de segunda idade – guarda documentos 
que não são consultados mais com mais tanta freqüência, e que 
aguardam a sua destinação final em depósito de armazenamento 
temporário, ou seja, se serão permanentemente ou se serão 
eliminados após determinado tempo. Também chamado de pré-
arquivo, os documentos ficam alocados geralmente distantes dos 
escritórios de trabalho (local afastado). Apesar de menos consultados, 
quando houver necessidade precisam estar acessíveis para o 
administrador (órgão produtor). Ainda possuem valor primário. 
• OBS: O prazo precaucional (precaução) dos conjuntos documentos deverá ser 
cumprido nos arquivos intermediários (pressupõe a garantia de direitos). 
• Arquivo permanente ou de terceira idade (os arquivos propriamente ditos) – 
guarda documentos que devem ser conservados definitivamente, por terem 
valor histórico ou documental (probatório e informativo) para o Estado e a 
sociedade. Tais documentos perderam todo o valor administrativo (vide 
esquema mnemônico no 2, abaixo): 
 
• Corrente tramita (consulta freqüente) 
• Intermediário transitoriedade (consulta não-frequente) 
• Permanente preservados sempre (matéria-prima da história) 
• Arquivos correntes – devem estar localizados junto aos 
órgãos produtores(nos próprios escritórios ou próximo deles), 
a fim de facilitar o acesso aos documentos por eles mesmos 
(os administradores). 
• Arquivos intermediários – devem estar em locais afastados 
dos órgãos que produziram ou receberam os documentos, 
devido à manutenção ser mais barata. 
• Arquivos permanentes – os pesquisadores são o seu principal 
público. Por essa razão, devem estar localizados junto aos 
centros culturais ou próximos às universidades, com salas de 
consultas bem espaçosas, a fim de receber os usuários em 
locais bem acessíveis e num ambiente mais adequado. 
• Transferência e recolhimento 
• Quando um documento passa do arquivo corrente para o intermediário, 
dizemos que houve uma transferência de documentos. 
• Quando um documento passa do arquivo intermediário para o 
permanente, dizemos que houve um recolhimento de documentos. 
 
• Prazo (aproximado) de guarda dos documentos nos arquivos 
• Arquivos correntes (setoriais)1 ano gerais ou centrais (continuação da 
idade corrente) 5 a 10 anos- Intermediários 20 anos permanentes - a 
tempo de existência do documento, e não de sua guarda)25 ou 30 anos, a 
contar da data de sua produção ou do fim de seu trâmite. 
• Valor primário (ou imediato, ou administrativo) – uso dos 
documentos pelo órgão de origem (produtor), baseando-se 
nos fins de sua criação. 
• Valor secundário (ou permanente, ou de arquivo, ou 
mediato) – uso dos documentos pelo órgão produtor e por 
terceiros, baseando-se em fins diversos daqueles para os 
quais eles foram gerados. O documento é utilizado como 
fonte de pesquisa e informação. 
 
Arquivo corrente – valor primário 
 Arquivo intermediário – valor primário 
 Arquivo permanente – valor secundário 
• Classificação dos arquivos 
• Quanto à entidade produtora, os arquivos são classificados em: 
• Públicos 
• Privados 
 
• Exemplos de arquivos públicos: 
• Arquivo Nacional (Federal); 
• Arquivo Público do Distrito Federal, entre outros. 
 
• Exemplos de arquivos privados: 
• Arquivos pessoais 
• Arquivos institucionais (de igrejas, instituições de ensino etc.) 
• Arquivos comerciais de empresas), entre outros. 
 
• Entidades mantenedoras 
• Toda organização possui suas próprias características. 
De acordo com elas, os arquivos gerado podem ser: 
• Públicos – em âmbitos Federal, estadual ou 
Municipal. 
• Institucionais – escolas, igrejas, associações, 
entidades sem fins lucrativos; 
• Comerciais – corporações, firmas; 
• Familiares ou Pessoais. 
 
• Extensão de sua atuação (abrangência) 
 
• Setoriais – são os localizados junto aos órgãos operacionais, devido ao 
grande número de consulta aos documentos armazenados pelos diversos 
setores; descentralizados. Pelo fato de os documentos serem muito 
consultados, tais arquivos são considerados correntes. Os arquivos 
setoriais podem descartar documentos que não possuem valor 
administrativo e jurídico para eles, considerados, por isso, documentos de 
guarda eventual. 
 
• Centrais ou gerais – como o próprio nome sugere, esses arquivos 
centralizam as atividades dos arquivos correntes. Recebem os 
documentos oriundos dos vários setores integrantes de uma instituição. 
 
• Natureza dos documentos 
 
Arquivos especais – custodiam documentos de formas físicas distintas, que 
merecem tratamento especial no seu armazenamento, 
acondicionamento, registro, controle, conservação, entre outros 
procedimentos técnicos. 
 Exs.: slides (diapositivos), filmes, fotografias, discos, mapas, cd-rom etc. 
 
Especializados – custodiam documentos procedentes da experiência do 
homem em um campo específico, não importando a forma física 
apresentada por eles. Tais arquivos são conhecidos, indevidamente, como 
“arquivos técnicos”. 
 Exs: de engenharia, contábeis, de imprensa, médicos ou hospitalares etc. 
• Classificação dos documentos 
• Introdução 
• Assim como os arquivos, os documentos 
também possuem características 
diferenciadas. Baseando-se nelas, podemos 
classificá-los de acordo com: 
• O gênero; 
• A espécie; 
• A natureza do assunto. 
 
 Gênero 
 O gênero dos documentos está ligado à maneira de representá-los, de acordo com os seus diversos suportes: Textuais – 
manuscritos, datilografados ou impressos. 
 
 Cartográficos – documentos em formatos e dimensões variáveis, ligados às áreas de geografia, engenharia e arquitetura. 
 Exemplos: mapas, plantas e perfis. 
 
 Iconográficos – documentos com imagens estáticas. 
 Exemplos: fotografias (negativos, ampliações etc.), desenhos, gravuras, litogravuras (litografias), cartazes, cartões postais, 
estampas, fiapositivos (slides), partituras. 
 
 Filmográficos– documentos com imagens em movimento. 
 Exemplos: filmes, fitas videomagnéticas. 
 
 Sonoros – documentos com registros fonográficos. 
 Exemplos: discos, fitas audiomagnéticas. 
 
 Micrográficos – documentos ligados à microfilmagem de documentos 
 Exemplos: rolos, microfichas, jaquetas, cartões-janela. 
 
 Informático – documentos ligados ao computador. 
 Exemplos: disquetes, discos rígidos, discos ópticos. 
• Natureza do assunto 
• Quanto à natureza do assunto, os documentos 
podem ser caracterizados como: 
• Ostendivos ou ordinários – qualquer pessoa pode 
consultar o documento (a sua divulgação não 
prejudica a instituição). 
• Sigilosos – tais documentos são limitados a um 
número restrito de pessoas. Por essa razão, devem 
ser adotadas medidas especiais de salvaguarda 
(segurança, proteção) na sua custódia e 
disseminação. 
 
• Quanto ao grau de sigilo, os documentos públicos 
podem ser: 
• Ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado. 
• Prazos de duração da classificação dos documentos: 
• Ultra-secreto – máximo de 30 anos; 
• Secreto – máximo de 20 anos; 
• Confidencial – máximo de 10 anos 
• Reservado – máximo de 5 anos. 
• Obs:Cada período poderá ser renovado por igual 
período. 
 
• Tipos de arquivamento 
 
• Horizontal – os documentos são dispostos uns sobre os outros e 
arquivados em caixas ou estantes (nos arquivos permanentes ou de 
custódia), como também em escaninhos (para documentos do gênero 
cartográfico – mapas, plantas). 
• Obs: Os escaninhos são pequenos compartimentos em gavetas. 
 
• Vertical – os documentos são colocados uns ao lado dos outros (lateral) ou 
atrás (frontal), possibilitando uma consulta mais ágil, sem precisar retirar 
outros documentos. Os documentos são armazenados, geralmente, em 
arquivos de aço. Nos arquivos correntes este tipo de arquivamento é o 
mais utilizado nos dias de hoje, por ser fácil de ser executado, conservado 
e atualizado. Além disso. São mais econômicos e ocupam menor espaço. 
• Correspondências 
• Definição 
• De acordo com a terminologia arquivística, correspondência é a comunicação 
escrita, recebida (passiva) ou expedida 9ativa), apresentada sob várias formas 
(cartas, ofícios, memorandos, entre outras), podendo ser interna ou externa, 
oficial ou particular, ostensiva ou sigilosa. 
• Protocolo 
• Vimos no primeiro capítulo da presente obra as definições de protocolo existentes 
na terminologia arquivística, as quais relembramos abaixo: 
• Denominação atribuída a setores encarregados do recebimento, registros, 
distribuição e movimentação dos documentos e curso. 
• Denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento. 
• Livro de registro de documento recebidos e/ou expedidos. 
 
• O protocolo pode ser dividido em 2 compartimentos: 
• Recebimento e classificação; 
• Registro e movimentação. 
 
• Métodos de Arquivamento 
• Divisão 
• Classes 
• Os métodos de arquivamento são divididos em duas grandes classes: 
• Básicos 
• Padronizados 
 
• Básicos 
• Podemos dividir os métodos básicos em: 
• Alfabético (principal elemento a ser considerado num documento: nome) 
• Geográfico (principal elemento: local ou procedência) 
• Numérico (principal elemento: número) 
• Ideográfico (principal elemento: assunto) 
 
• Os métodos Ideograficos podem ser: 
• Alfabético (enciclopédico/dicionário) 
• Numérico (duplex/decimal/unitermo ou 
indexação coordenada) 
• Os métodos numéricos podem ser: 
• Simples; Cronológico; Dígito-terminal 
 Os métodos padronizados são: 
 Variadex, automático, soundex, mnemônico e rôneo. 
 
 PADRONIZADOS: 
 Variadex 
 Automático 
 Soundex 
 Mnemônico 
 Rôneo 
 
 Dica: VASM-R 
 
• Sistemas 
• Os métodos básicos e padronizados fazem parte de dois grandes sistemas. 
• Direto 
• Indireto 
• Sistema direto 
• O próprio nome sugere: busca direta ao local de guarda do documento, 
sem o auxílio de índice ou quaisquer outros instrumentos de pesquisa. 
• Exs: métodos alfabéticos e geográfico. 
• Sistema indireto 
• Para recuperar o documento é necessário recorrer a um índice alfabético 
remissivo ou a um determinado código. 
• Exs;Método numérico e variadex 
 Métodos básicos 
 Alfabético 
 É o mais simples e prático, desde que o elemento 
principalconsiderado seja o nome (arquivamento de nomes = 
onomástico). As fichas ou pastas são colocadas em ordem alfabética, 
seguindo as “regras de alfabetação”. 
 Vantagens: Agilidade na recuperação da informação, custo baixo,sistema 
direto e de fácil implantação. 
 Desantagem: Erros mais constantes de arquivamento. 
 O elemento principal para a recuperação da informação é o local ou 
procedência (cidade, estado e país). A busca ao documento é feita de 
forma direta. 
 Vantagens: sistema direto, ordenação alfabética, fácil de usar. 
 Desvantagem: Uso de duas classificação: local e nome do 
correspondente. 
• Numérico 
• Método que pertence ao sistema indireto. A consulta ao documento será 
feita de forma indireta, recorrendo-se, sempre, a um índice alfabético 
remissiovo – busca primária da informação -, a fim de localizá-lo. 
• Vantagem: erros reduzidos de arquivamento. 
• Desvantagem: sistema indireto, exigindo pesquisa aos índices. 
• Numérico simples: prático, não requer qualquer planejamento inicial. A 
pasta é arquivada em ordem numérica. Elabora-se registro em livro ou 
fichas, para não acontecer a criação de duas ou mais pastas com o mesmo 
número. O documento receberá o no da pasta + um no seqüencial (ordem 
de entrada), facilitando, dessa forma, o seu rearquivamento e evitando o 
extravio. Pode-se aproveitar o no de uma pasta que venha a vagar. Tal 
método aplica-se com freqüência nos arquivos especiais e especializados. 
• Numérico cronomógico: mais usado em sistemas de protocolo e adotado 
em repartições públicas, as mais variadas. Numera-se os documentos e 
não as pastas. Serão arquivados em ordem cronológica e, após por 
ordem numérica (data e número). Nesse método, quando se anula um 
registro, só se aproveita o no se houver coincidência de datas. Neste 
método, cada documento recebe seu próprio no de registro, formando-se 
um processo único e disposto em rigorosa ordem numérica. 
• Numérico digito-terminal: O número é o elemento principal de 
identificação. Usado sobretudo quando há um volume grande de 
documentos, a fim de se reduzir erros no arquivamento, possibilitando, 
assim uma recuperação mais ágil da informação. Estes são divididos em 
três grupos, formando pares, e lidos da direita para a esquerda. 
• Ex: No do dossiê: 983.021 (método numérico simples) 
• Transformando para o método digito-terminal: 98-30-21, sendo: 
• 21 – grupo primário ou inicial (no da gaveta) 
• Ideográfico 
• Métodos básicos ideográficos (por assunto): 
- Dicionário - Duplex 
- Alfabético - Enciclopédico 
- Numérico - Decimal e Unitermo 
 
• Variadex 
• É o método alfabético, acrescentando cores 
(excelente auxiliar mnemônico) às letras. Trabalha-se 
com 5 cores diferentes. As cores são atribuídas em 
função da 2ª letra do nome de entrada no arquivo. 
As guias são coloridas e as notações alfabéticas. 
• Soundex 
• Usa-se para arquivar nomes, reunindo-se pela 
semelhança da pronúncia apesar de a grafia ser 
diferente. 
• Mnemônico 
• Usa-se para codificar os assuntos através da 
combinação de letras em lugar de números. As letras 
são consideradas símbolos, pelo fato de este 
método pretender auxiliar a memória do arquivista, 
a fim de possibilitar, de forma mais ágil, a 
recuperação da informação. 
• Rôneo 
• Combina letras, números e cores. Está obsoleto. 
• Gestão de documentos 
• Definição 
•De acordo com o art. 3º da no Lei 8.159/1991, gestão de documentos é “o 
conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua 
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e 
intermediária, viando a sua eliminação ou recolhimento para guarda 
permanente”. 
• A gestão cobre toda a vida do documento, desde a sua produção 
(nascimento) até a sua destinação final (eliminação ou recolhimento ao 
arquivo permanente). Portanto,ela abrange todas as atividades (rotinas) 
inerentes às idades “correntes e intermediária”. 
• Objetivo 
• Garantir, de maneira eficaz, a produção, administração, manutenção e 
destinação de documentos (de forma racional, econômica). 
• Fases básicas 
• Produção – Os documentos são criados em razão das 
atividades especificas de um órgão, evitando-se, dessa forma, 
que sejam elaborados os não-essenciais. Assim, diminui o 
volume a ser manusseado, facilitando o controle da massa 
documental. 
• Utilização – Diz respeito ao fluxo documental, sendo 
importante conhecer o trâmite correto dos documentos, para 
se evitar a burocratização das atividades. 
• Destinação de documentos – Fase primordial, pois decide 
quais os documentos a serem eliminados ou preservados 
 Tabela de temporalidade 
 Instrumento de destinação, aprovado pela 
autoridade competente, que determina os 
prazos em que os documentos devem ser 
mantidos nos arquivos correntes e 
intermediários, ou recolhidos aos arquivos 
permanentes, estabelecendo critérios para 
microfilmagem e eliminação (terminologia). 
 Arranjo 
 Na organização de “ arquivos permanentes”, significa ordenar 
os documentos em fundos, as séries dentro dos fundos, e, se 
for conveniente, os itens documentais dentro das séries. 
 As tarefas de arranjo são de 2 tipos: intelectuais e físicas. As 
primeiras compreendem a análise documental no que tange a 
sua forma, conteúdo e origem funcional. As segundas 
referem-se à arrumação dos papéis nos locais adequados, seu 
empacotamento, entre outras. 
 O princípio a proveniência deve ser observado na organização 
dos arquivos correntes, intermediários e permanentes (ele é 
considerado a base da arquivística). 
Fundo – Conjunto de documentos de uma 
mesma proveniência.Um fundo pode ser 
aberto ou fechado. Fundo aberto recebe 
novos documentos, pois a entidade produtora 
continua em atividade. Fundo fechado não 
pode receber acréscimo de documentos, 
porque a entidade produtora não se encontra 
mais em atividade. 
 Princípios arquivísticos 
Além do princípio da Proveniência, existem outros princípios da Arquivologia. 
Destacaremos, de forma resumida, os mais importantes, que são: 
Princípio da organicidade –as relações administrativas espelham-se nos 
conjuntos documentais. 
Princípio da unicidade – os documentos de arquivo preservam seu caráter 
único, em função de seu contexto de produção. 
Princípio da indivisibilidade ou integridade arquivística – os fundos devm ser 
preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não-
autorizada ou acréscimo indevido. 
Princípio da cumulatividade – o arquivo é uma formação progressiva, natural 
e orgânica. 
Princípio do respeito à ordem original – o arquivo deve conservar o arranjo 
dado pela entidade produtora. 
 Instrumentos de pesquisa 
Guia 
 Serve para orientar os usuários no conhecimento e utilização dos fundos 
integrantes do acervo de um arquivo permanente. È o mais abrangente 
dos instrumentos de pesquisa,pois utiliza uma linguagem simples, capaz 
de atingir pessoas com os mais variados interesses. O guia da aos 
pesquisadores uma visão de conjunto dos serviços arquivísticos. 
Inventário 
 As unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são 
identificadas e descritas de forma sucinta (sumário) ou pormenorizada 
(analítico). 
 O inventário descreve a composição do fundo ou parte dele. O sumário é 
de suma importância e deve ser o 1º instrumento a ser criado para os 
fundos dos arquivos e provados. O analítico exige pleno conhecimento do 
tema a ser descrito. 
Catálogo 
 Criado segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou 
geográfico, descreve unitariamente os documentos pertencentes a um ou 
mais fundos, de forma resumida ou analítica. 
Repertório 
 Descreve, detalhadamente, documentos previamente selecionados, 
pertecentes a um ou mais fundos, segundo um critério temático, 
cronológico, onomástico ou geográfico. 
 No repertório há um juízo de valor, determinando a inclusão ou não de 
documento específico. Os itens são descritos minuciosamente, cabendo, 
como apoio, a apresentação de parte desse instrumento pelo critério 
cronológico. 
 Conservação e restauração de documentos 
 Um documento deve ser conservado em local apropriado, com temperatura e 
umidade baixas, em um local elevado, e acondicionado de maneira adequada. 
Principais operações de conservação 
 Desinfestação, limpeza, alisamento e restauração ou reparo, entre outras. 
 Desinfestação – combate ou inibe as atividades dos insetos. O método mais 
eficiente para combatê-los é a fumigação. 
 Limpeza – fase posterior à fumigação. Os documentos devem ser limpos com um 
pano macio, um aspirador de pó, uma escova adequada. 
 Alisamento – documentos são passado a ferro. 
 Restauração – são determinados procedimentos para recuperar documentos em 
mau estado físico de conservação. É feita por especialistas dessa área (requer 
muito conhecimento desses profissionais). 
• Método de restauração 
– Banho de gelatina – documento é mergulhado em cola 
específica, aumentando a sua durabilidade. Ficam sujeitos 
ao ataque dos fundos e dos insetos; 
– Tecido – usa-se pasta de amido; 
– Silking – tecido mais consistente (musseline de seda), de 
alto custo; 
– Laminação – folha de papel de seda e outra de acetato de 
celulose 
– Laminação manual – acetato de celulose em contato com 
a acetona; 
 - Encapsulação – películas de poliéster e fita adesiva 
de duplo revestimento 
 
Microfilmagem 
 Microfilme é o resultado do processo de reprodução 
em filme, de documentos, dados e imagens, por 
meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes 
graus de redução (Decreto no 1.799/1996 – 
regulamentada a lei da microfilmagem). 
Objetivos 
Reduzir o volume documental; 
Garantir a sua durabilidade(expectativa de vida: 500 
anos 
 
• Vantagens 
• Economia de espaço; 
• Redução do volume de papéis e documentos; 
• Segurança na conservação dos documentos vitais da empresa; 
• Facilidade de consulta a documentos arquivados; 
• Durabilidade do suporte; 
• Complementação de acervos; 
• Reprodução fiel e exata do documento microfilmado (ás vezes, um 
documento encontra-se em mau conservação, já tendo inclusive ocorrido 
perda da informação. 
• Preservação dos documentos originais; 
• Favorece o sigilo documental. 
Desvantagens 
 Alto custo 
 É difícil a comparação entre imagens, em um mesmo microfilme. 
Automação 
 O gerenciamento eletrônico dos documentos funciona com softwares e 
handwares específicos e usa, geralmente, as mídias ópticas para 
armazenamento. A sua finalidade é otimizar e racionalizar a gestão 
documental. 
 Os documentos são preparados, no GED, para serem digitalizados em 
“escãners especiais”. Depois de digitalizados, eles são conferidos e 
gravados em meios magnéticos ou discos ópticos. 
 
 
Conceito de Guia 
 Instrumento de pesquisa destinado à orientação dos 
usuários no conhecimento e utilização dos fundos 
que integram o acervo de um arquivo 
permanente.Sua finalidade é informar sobre o 
histórico, a natureza, a estrutura, o período de 
tempo, a quantidade de cada fundo integrante do 
acervo total do arquivo 
 
 
Classificação quanto a função da GUIA 
- Guia Primária – Indica a primeira divisão de uma 
gaveta ou seção de um arquivo; 
-Guia Secundária – Indica uma subdivisão da primária; 
- Guia Subsidiária – Indica uma subdivisão da secundária; 
- Guia Especial – Indica a localização de um nome ou assunto de 
grande frequência; 
- Guia Fora – É a que tem como notação a palavra fora e indica a 
ausência de uma pasta de arquivo. 
 
 
• Guia Fora – Indica a ausência de uma pasta do arquivo. 
• Prazo de empréstimo de um documento arquivistico é de 
dez (10) dias, podendo ser renovado por igual período. 
• Para facilitar a cobrança e controle dos prazos, usa-se os 
arquivos de prosseguimentos ou andamento, conhecidos 
como FALLOW-UP – Sistema de vigilância 
Valoração de Documentos 
 Para aplicação dos critérios de avaliação dos 
documentos de arquivos, deve-se identificar os seus 
valores primários e secundários. 
A) Valor Primário – Refere-se ao valor que o 
documento apresenta para a consecução dos fins 
explícitos a que se propõe tendo em vista seu uso 
para fins legais e fiscais 
 
 
A-1) Valor Administrativa – Valor que possuem os documentos 
que testemunham a política e os procedimentos adotados 
pelo organismos,no desempenho de suas funções; 
A-2) Valor Legal ou Jurídico – Valor que possuem os 
documentos que envolvemos direitos a curto ou a longo 
prazo,tanto do governo, quanto de terceiros e que possuem 
caráter probatório (comprovação). 
A-3) Valor Fiscal – Valor que possuem os documentos relativos 
a operações e a comprovação de despesas e receitas. 
 
 
B) Valor Secundário – Refere-se a possibilidade 
de uso dos documentos para fins diferentes 
daqueles para os quais foram originalmente 
criados. O documento passa a ser fonte de 
pesquisa e informações para o próprio a 
serviço e de terceiros ( informações caráter 
histórica ou vital) 
Paralelo Entre Arquivo e Biblioteca 
• Arquivo 
 Único exemplar; 
 Assunto Específico; 
 Conjunto orgânico; 
 Doc.administrativo; 
 Doc.produzido; 
 Doc.basicamente em 
suporte de papel. 
 
• Biblioteca 
 Objetivo cultural; 
 Compra, doação ou 
 permuta; 
 Peças isoladas; 
 Vários exemplares; 
 Órgão colecionador; 
 
 
Legislação de Arquivo 
Professor: Francisco Carlos M. da Conceição 
Lei 8.159/91 
 
CAPÍTULO I 
Disposições Gerais 
 
 Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção 
especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à 
administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como 
elementos de prova e informação. 
 
 Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de 
documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de 
caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de 
atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o 
suporte da informação ou a natureza dos documentos. 
 
 Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e 
operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e 
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua 
eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 
 
 Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de 
seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em 
documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena 
de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível 
à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da 
intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. 
 
 Art. 5º A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos 
públicos na forma desta lei. 
 
Art. 6º Fica resguardado o direito de 
indenização pelo dano material ou moral 
decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo 
das ações penal, civil e administrativa. 
 
CAPÍTULO II 
Dos Arquivos Públicos 
Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos 
produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por 
órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito 
Federal e municipal em decorrência de suas funções 
administrativas, legislativas e judiciárias. Regulamento 
§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos 
produzidos e recebidos por instituições de caráter público, 
por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços 
públicos no exercício de suas atividades. 
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/D2942.htm
 
Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, 
intermediários e permanentes. 
 
§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, 
mesmo sem movimentação, constituam de consultas freqüentes. 
§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de 
uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse 
administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda 
permanente. 
§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor 
histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente 
preservados. 
 Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e 
de caráter público será realizada mediante autorização da instituição 
arquivística pública, na sua específica esfera de competência. 
Art. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e 
imprescritíveis. 
CAPÍTULO III 
Dos Arquivos Privados 
 
 
Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos 
produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência 
de suas atividades. Regulamento 
 Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público 
como de interesse público e social, desde que sejam considerados como 
conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento 
científico nacional. 
Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse público e 
social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade 
documental, nem transferidos para o exterior. 
Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá 
preferência na aquisição 
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/D2942.htm
CAPÍTULO IV 
Da Organização e Administração de Instituições Arquivísticas Públicas 
Art. 17. A administração da documentação pública ou de 
caráter público compete às instituições arquivísticas 
federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. 
§ 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder 
Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder 
Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os 
arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das 
Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do 
Ministério da Aeronáutica. 
§ 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o 
arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário 
§ 3º São Arquivos do Distrito Federal o 
arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do 
Poder Legislativo e o arquivo do Poder 
Judiciário. 
§ 4º São Arquivos Municipais o arquivo do 
Poder Executivo e o arquivo do Poder 
Legislativo. 
§ 5º Os arquivos públicos dos Territórios são 
organizados de acordo com sua estrutura 
político-jurídica. 
Disposições Finais 
Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e 
administrativa, na forma da legislação em vigor, 
aquele que desfigurar ou destruir documentos de 
valor permanente ou considerado como de 
interesse público e social. 
Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos 
(Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que 
definirá a política nacional de arquivos, como órgão 
central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar) 
 LEI 12.527/11- DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011 
 
Regula o acesso a informações previsto no 
inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o 
do art.37 e no § 2o do art. 216 da 
Constituição Federal; altera a Lei no 8.112, de 
11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no 
11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos 
da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá 
outras providências. 
Art. 3o Os procedimentos previstosnesta Lei 
destinam-se a assegurar o direito fundamental de 
acesso à informação e devem ser executados em 
conformidade com os princípios básicos da 
administração pública e com as seguintes diretrizes: 
I - observância da publicidade como preceito geral e 
do sigilo como exceção; 
II - divulgação de informações de interesse público, 
independentemente de solicitações; 
III - utilização de meios de comunicação viabilizados 
pela tecnologia da informação 
 
IV - fomento ao desenvolvimento da cultura de transparência 
na administração pública; 
V - desenvolvimento do controle social da administração 
pública. 
Art. 4o Para os efeitos desta Lei, considera-se: 
I - informação: dados, processados ou não, que podem ser 
utilizados para produção e transmissão de conhecimento, 
contidos em qualquer meio, suporte ou formato; 
II - documento: unidade de registro de informações, qualquer 
que seja o suporte ou formato; 
III - informação sigilosa: aquela submetida temporariamente à 
restrição de acesso público em razão de sua 
imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do 
Estado; 
 
IV - informação pessoal: aquela relacionada à pessoa natural 
identificada ou identificável; 
V - tratamento da informação: conjunto de ações referentes à 
produção, recepção, classificação, utilização, acesso, 
reprodução, transporte, transmissão, distribuição, 
arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, 
destinação ou controle da informação; 
VI - disponibilidade: qualidade da informação que pode ser 
conhecida e utilizada por indivíduos, equipamentos ou 
sistemas autorizados; 
VII - autenticidade: qualidade da informação que tenha sido 
produzida, expedida, recebida ou modificada por 
determinado indivíduo, equipamento ou sistema; 
 
VIII - integridade: qualidade da informação não 
modificada, inclusive quanto à origem, trânsito e 
destino; 
IX - primariedade: qualidade da informação coletada 
na fonte, com o máximo de detalhamento possível, 
sem modificações. 
Art. 5o É dever do Estado garantir o direito de acesso 
à informação, que será franqueada, mediante 
procedimentos objetivos e ágeis, de forma 
transparente, clara e em linguagem de fácil 
compreensão. 
CAPÍTULO II 
DO ACESSO A INFORMAÇÕES E DA SUA DIVULGAÇÃO 
 
Art. 6o Cabe aos órgãos e entidades do poder público, 
observadas as normas e procedimentos específicos 
aplicáveis, assegurar a: 
I - gestão transparente da informação, propiciando amplo 
acesso a ela e sua divulgação; 
II - proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, 
autenticidade e integridade; e 
III - proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, 
observada a sua disponibilidade, autenticidade, integridade 
e eventual restrição de acesso 
 
Art. 7o O acesso à informação de que trata esta Lei 
compreende, entre outros, os direitos de obter: 
I - orientação sobre os procedimentos para a consecução de 
acesso, bem como sobre o local onde poderá ser encontrada 
ou obtida a informação almejada; 3 
II - informação contida em registros ou documentos, 
produzidos ou acumulados por seus órgãos ou entidades, 
recolhidos ou não a arquivos públicos; 
III - informação produzida ou custodiada por pessoa física ou 
entidade privada decorrente de qualquer vínculo com seus 
órgãos ou entidades, mesmo que esse vínculo já tenha 
cessado; 
 
Art. 9o O acesso a informações públicas será assegurado 
mediante: 
I - criação de serviço de informações ao cidadão, nos órgãos e 
entidades do poder público, em local com condições 
apropriadas para: 
a) atender e orientar o público quanto ao acesso a 
informações; 
b) informar sobre a tramitação de documentos nas suas 
respectivas unidades; 
c) protocolizar documentos e requerimentos de acesso a 
informações; e 
II - realização de audiências ou consultas públicas, incentivo à 
participação popular ou a outras formas de divulgação. 
CAPÍTULO III 
DO PROCEDIMENTO DE ACESSO À INFORMAÇÃO 
 
Seção I 
Do Pedido de Acesso 
 
Art. 10. Qualquer interessado poderá apresentar pedido de acesso a 
informações aos órgãos e entidades referidos no art. 1o desta Lei, por 
qualquer meio legítimo, devendo o pedido conter a identificação do 
requerente e a especificação da informação requerida. 
§ 1o Para o acesso a informações de interesse público, a identificação do 
requerente não pode conter exigências que inviabilizem a solicitação. 
§ 2o Os órgãos e entidades do poder público devem viabilizar alternativa 
de encaminhamento de pedidos de acesso por meio de seus sítios 
oficiais na internet. 
 
§ 3o São vedadas quaisquer exigências relativas aos motivos 
determinantes da solicitação de informações de interesse 
público. 
Art. 11. O órgão ou entidade pública deverá autorizar ou 
conceder o acesso imediato à informação disponível. 
§ 1o Não sendo possível conceder o acesso imediato, na 
forma disposta no caput, o órgão ou entidade que receber o 
pedido deverá, em prazo não superior a 20 (vinte) dias: 
I - comunicar a data, local e modo para se realizar a consulta, 
efetuar a reprodução ou obter a certidão; 
II - indicar as razões de fato ou de direito da recusa, total ou 
parcial, do acesso pretendido; ou 
III - comunicar que não possui a informação, 
indicar, se for do seu conhecimento, o órgão 
ou a entidade que a detém, ou, ainda, 
remeter o requerimento a esse órgão ou 
entidade, cientificando o interessado da 
remessa de seu pedido de informação. 
Art. 14. É direito do requerente obter o inteiro 
teor de decisão de negativa de acesso, por 
certidão ou cópia 
 
Seção II 
Dos Recursos 
Art. 15. No caso de indeferimento de acesso a 
informações ou às razões da negativa do acesso, 
poderá o interessado interpor recurso contra a 
decisão no prazo de 10 (dez) dias a contar da sua 
ciência. 
Parágrafo único. O recurso será dirigido à autoridade 
hierarquicamente superior à que exarou a decisão 
impugnada, que deverá se manifestar no prazo de 5 
(cinco) dias. 
 
Seção II 
Da Classificação da Informação quanto ao Grau e Prazos de 
Sigilo 
Art. 23. São consideradas imprescindíveis à segurança da 
sociedade ou do Estado e, portanto, passíveis de 
classificação as informações cuja divulgação ou acesso 
irrestrito possam: 
I - pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a 
integridade do território nacional; 
II - prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as 
relações internacionais do País, ou as que tenham sido 
fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e 
organismos internacionais; 
III - pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da 
população; 
IV - oferecer elevado risco à estabilidade financeira, 
econômica ou monetária do País; 
V - prejudicar ou causar risco a planos ou operações 
estratégicos das Forças Armadas; 
VI - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e 
desenvolvimento científico ou tecnológico, assim 
como a sistemas, bens, instalações ou áreas de 
interesse estratégico nacional; 
VII - pôr em risco a segurança de instituições ou de 
altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus 
familiares; ou 
 
VIII - comprometer atividades de inteligência, bem 
como de investigação ou fiscalização em 
andamento, relacionadas com a prevenção ou 
repressão de infrações. 
Art. 24. A informação em poder dos órgãos e 
entidades públicas, observado o seu teor e em 
razão de sua imprescindibilidade à segurança da 
sociedade ou do Estado, poderá ser classificada 
como ultrassecreta, secreta ou reservada. 
 
§ 1o Os prazos máximos de restrição de 
acesso à informação, conforme a classificação 
prevista no caput, vigoram a partir da data de 
sua produção e são os seguintes: 
I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; 
II - secreta: 15 (quinze) anos; e 
III - reservada: 5 (cinco) anos. 
 
§ 2o As informações que puderem colocar em risco a segurança do 
Presidente e Vice-Presidente da República e respectivos cônjuges e filhos 
(as) serão classificadas comoreservadas e ficarão sob sigilo até o término 
do mandato em exercício ou do último mandato, em caso de reeleição. 
 
§ 3o Alternativamente aos prazos previstos no § 1o, poderá ser 
estabelecida como termo final de restrição de acesso a ocorrência de 
determinado evento, desde que este ocorra antes do transcurso do prazo 
máximo de classificação. 
 
§ 4o Transcorrido o prazo de classificação ou consumado o evento que 
defina o seu termo final, a informação tornar-se-á, automaticamente, de 
acesso público. 
Seção III 
Da Proteção e do Controle de Informações Sigilosas 
Art. 25. É dever do Estado controlar o acesso e a divulgação de 
informações sigilosas produzidas por seus órgãos e 
entidades, assegurando a sua proteção. 
§ 1o O acesso, a divulgação e o tratamento de informação 
classificada como sigilosa ficarão restritos a pessoas que 
tenham necessidade de conhecê-la e que sejam 
devidamente credenciadas na forma do regulamento, sem 
prejuízo das atribuições dos agentes públicos autorizados 
por lei. 
§ 2o O acesso à informação classificada como sigilosa cria a 
obrigação para aquele que a obteve de resguardar o sigilo. 
 
Seção III 
Da Proteção e do Controle de Informações Sigilosas 
 
Art. 25. É dever do Estado controlar o acesso e a divulgação de 
informações sigilosas produzidas por seus órgãos e 
entidades, assegurando a sua proteção. 
 
§ 1o O acesso, a divulgação e o tratamento de informação 
classificada como sigilosa ficarão restritos a pessoas que 
tenham necessidade de conhecê-la e que sejam 
devidamente credenciadas na forma do regulamento, sem 
prejuízo das atribuições dos agentes públicos autorizados 
por lei. 
 
§ 2o O acesso à informação classificada como sigilosa cria a 
obrigação para aquele que a obteve de resguardar o sigilo. 
 
II - no grau de secreto, das autoridades referidas no inciso I, dos 
titulares de autarquias, fundações ou empresas públicas e 
sociedades de economia mista; e 
III - no grau de reservado, das autoridades referidas nos incisos 
I e II e das que exerçam funções de direção, comando ou 
chefia, nível DAS 101.5, ou superior, do Grupo-Direção e 
Assessoramento Superiores, ou de hierarquia equivalente, 
de acordo com regulamentação específica de cada órgão ou 
entidade, observado o disposto nesta Lei. 
 
§ 1o A competência prevista nos incisos I e II, no que 
se refere à classificação como ultrassecreta e 
secreta, poderá ser delegada pela autoridade 
responsável a agente público, inclusive em missão 
no exterior, vedada a subdelegação. 
 
§ 2o A classificação de informação no grau de sigilo 
ultrassecreto pelas autoridades previstas nas 
alíneas "d" e "e" do inciso I deverá ser ratificada 
pelos respectivos Ministros de Estado, no prazo 
previsto em regulamento 
 
§ 3o A autoridade ou outro agente público 
que classificar informação como ultrassecreta 
deverá encaminhar a decisão de que trata o 
art. 28 à Comissão Mista de Reavaliação de 
Informações, a que se refere o art. 35, no 
prazo previsto em regulamento. 
 
Art. 28. A classificação de informação em qualquer grau de sigilo deverá ser 
formalizada em decisão que conterá, no mínimo, os seguintes 
elementos: 
 
I - assunto sobre o qual versa a informação; 
 
II - fundamento da classificação, observados os critérios estabelecidos no 
art. 24; 
 
III - indicação do prazo de sigilo, contado em anos, meses ou dias, ou do 
evento que defina o seu termo final, conforme limites previstos no art. 
24; e 
 
IV - identificação da autoridade que a classificou. 
 
Parágrafo único. A decisão referida no caput será mantida no mesmo grau 
de sigilo da informação classificada. 
Seção V 
Das Informações Pessoais 
Art. 31. O tratamento das informações pessoais deve ser feito 
de forma transparente e com respeito à intimidade, vida 
privada, honra e imagem das pessoas, bem como às 
liberdades e garantias individuais. 
§ 1o As informações pessoais, a que se refere este artigo, 
relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem: 
I - terão seu acesso restrito, independentemente de 
classificação de sigilo e pelo prazo máximo de 100 (cem) 
anos a contar da sua data de produção, a agentes públicos 
legalmente autorizados e à pessoa a que elas se referirem; e 
 
II - poderão ter autorizada sua divulgação ou acesso 
por terceiros diante de previsão legal ou 
consentimento expresso da pessoa a que elas se 
referirem. 
§ 2o Aquele que obtiver acesso às informações de 
que trata este artigo será responsabilizado por seu 
uso indevido. 
§ 3o O consentimento referido no inciso II do § 1o 
não será exigido quando as informações forem 
necessárias: 
 
I - à prevenção e diagnóstico médico, quando a pessoa 
estiver física ou legalmente incapaz, e para 
utilização única e exclusivamente para o tratamento 
médico; 
II - a realização de estatísticas e pesquisas científicas 
de evidente interesse público ou geral, previstos em 
lei, sendo vedada a identificação da pessoa a que as 
informações se referirem; 
III - ao cumprimento de ordem judicial; 
IV - à defesa de direitos humanos; ou 
V - à proteção do interesse público e geral 
preponderante. 
Lei da Microfilmagem - Lei 5433/68 | Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968 
 
Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a 
microfilmagem de documentos particulares e 
oficiais arquivados, êstes de órgãos federais, 
estaduais e municipais. 
§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como 
as certidões, os traslados e as cópias fotográficas 
obtidas diretamente dos filmes produzirão os 
mesmos efeitos legais dos documentos originais em 
juízo ou fora dêle. 
http://www.jusbrasil.com.br/legislacao/anotada/2803291/art-1-da-lei-5433-68
 
§ 2º Os documentos microfilmados poderão, a 
critério da autoridade competente, ser 
eliminados por incineração, destruição 
mecânica ou por outro processo adequado 
que assegure a sua desintegração. 
§ 3º A incineração dos documentos 
microfilmados ou sua transferência para 
outro local far-se-á mediante lavratura de 
têrmo, por autoridade competente, em livro 
próprio. 
§ 4º Os filmes negativos resultantes de 
microfilmagem ficarão arquivados na 
repartição detentora do arquivo, vedada sua 
saída sob qualquer pretexto. 
§ 5º A eliminação ou transferência para outro 
local dos documentos microfilmados far-se-á 
mediante lavratura de têrmo em livro próprio 
pela autoridade competente. 
 
§ 6º Os originais dos documentos ainda em 
trânsito, microfilmados não poderão ser 
eliminados antes de seu arquivamento. 
§ 7º Quando houver conveniência, ou por 
medida de segurança, poderão 
excepcionalmente ser microfilmados 
documentos ainda não arquivados, desde 
que autorizados por autoridade competente. 
DECRETO Nº 1.799 DE 30 DE JANEIRO DE 1996 
Regulamenta a Lei Nº 5.433, de 8 de maio de 
1968, que regula a microfilmagem de 
documentos oficiais e dá outras providências. 
 
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da 
atribuição que lhe confere o art. 84, inciso IV 
da Constituição, e tendo em vista o disposto 
no art. 3º da Lei Nº 5.433 de 8 de maio de 
1968, 
DECRETA: 
Art. 1º - A microfilmagem, em todo o território 
nacional, autorizada pela Lei Nº 5.433 de 8 de maio 
de 1968, abrange os documentos oficiais ou 
públicos, de qualquer espécie e em qualquer 
suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos 
Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, inclusive 
da Administração indireta da União, dos estados, do 
Distrito Federal e dos Municípios, e os documentos 
particulares ou privados, de pessoas físicas ou 
jurídicas. 
 
 
Art. 3º - Entende-se por microfilme, para fins 
deste Decreto, o resultado do processo de 
reprodução em filme, de documentos, dados 
e imagens, por meios fotográficos ou 
eletrônicos, em diferentes graus de redução. 
 
At. 4º - A microfilmagem será feita em equipamentos 
que garantam a fiel reprodução das informações, 
sendo permitida a utilização de qualquer 
microforma. 
Parágrafo único – Em se tratandoda utilização de 
microfichas, além dos procedimentos previstos 
neste Decreto, tanto a original como as cópias 
terão, na sua parte superior, área reservada à 
titulação, à identificação e à numeração seqüencial, 
legíveis com vista desarmada, e fotogramas 
destinados à indexação 
 
Art. 7º - Na microfilmagem de documentos de 
cada série será precedida de imagem de 
abertura, com os seguintes elementos: 
I – identificação do detentor dos documentos a 
serem microfilmados; II – número do 
microfilme, se for o caso; 
III – local e data da microfilmagem; 
 
IV – registro no Ministério da Justiça; 
V – ordenação, identificação e resumo da série de 
documentos a serem microfilmados; 
VI – menção, quando for o caso, de que a série de 
documentos a serem microfilmados é continuação 
da série contida em microfilme anterior; 
VII – identificação do equipamento utilizado, da 
unidade filmadora e do grau de redução; 
 
VIII – nome por extenso, qualificação funcional, 
se for o caso, e assinatura do detentor dos 
documentos a serem microfilmados; 
IX – nome por extenso, qualificação funcional e 
assinatura do responsável pela unidade, 
cartório ou empresa executora da 
microfilmagem. 
Art. 8º - No final da microfilmagem de cada 
série, será reproduzida a imagem de 
encerramento, imediatamente após o último 
documento, com os seguintes elementos: 
I – identificação do detentor dos documentos 
microfilmados; 
II – informações complementares relativas ao 
inciso V do artigo anterior; 
 
III – termo de encerramento atestando a fiel 
observância às disposições deste Decreto; 
IV – menção, quando for o caso, de que a série 
de documentos microfilmados continua em 
microfilme posterior; 
V – nome por extenso, qualificação funcional e 
assinatura do responsável pela unidade, 
cartório ou empresa executora da 
microfilmagem. 
Art. 12º - A eliminação de documentos, após a 
microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam 
sua inutilização, sendo a mesma precedida de 
lavratura de termo próprio e após a revisão e a 
extração do filme cópia. 
Parágrafo único – A eliminação de documentos oficiais 
ou públicos só deverá ocorrer se prevista na tabela 
de temporalidade do órgão, aprovada pela 
autoridade competente na esfera de sua atuação e 
respeitado o disposto no art. 9º da Lei Nº 8.159, de 
8 de janeiro de 1991. 
 
Art. 13º - Os documentos oficiais ou públicos, com 
valor de guarda permanente, não poderão ser 
eliminados após a microfilmagem, devendo ser 
recolhidos ao arquivo público de sua esfera de 
atuação ou preservados pelo próprio órgão 
detentor. 
Art. 14º - Os translados, as certidões e as cópias em 
papel ou em filme de documentos microfilmados, 
para produzirem efeitos legais em juízo ou fora 
dele, deverão estar autenticados pela autoridade 
competente detentora do filme original. 
Decreto 4915/03 | Decreto nº 4.915 de 12 de 
dezembro de 2003 
Dispõe sobre o Sistema de Gestão de 
Documentos de Arquivo - SIGA, da 
administração pública federal, e dá 
outras providências. 
Art. 1o Ficam organizadas sob a forma de sistema, 
com a denominação de Sistema de Gestão de 
Documentos de Arquivo - SIGA, as atividades de 
gestão de documentos no âmbito dos órgãos e 
entidades da administração pública federal. 
§ 1o Para os fins deste Decreto, consideram-se 
documentos de arquivo aqueles produzidos e 
recebidos por órgãos e entidades da administração 
pública federal, em decorrência do exercício de 
funções e atividades específicas, qualquer que seja 
o suporte da informação ou a natureza dos 
documentos. 
http://www.jusbrasil.com.br/legislacao/anotada/2505116/art-1-do-decreto-4915-03
http://www.jusbrasil.com.br/legislacao/anotada/2505116/art-1-do-decreto-4915-03
§ 2o Considera-se gestão de documentos, com 
base no art. 3o da Lei no 8.159, de 8 de 
janeiro de 1991, o conjunto de 
procedimentos e operações técnicas 
referentes à produção, tramitação, uso, 
avaliação e arquivamento dos documentos, 
em fase corrente e intermediária, 
independente do suporte, visando a sua 
eliminação ou recolhimento para guarda 
permanente. 
http://www.jusbrasil.com.br/legislacao/109759/lei-8159-91
http://www.jusbrasil.com.br/legislacao/109759/lei-8159-91
Art. 2o O SIGA tem por finalidade: 
I - garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da 
administração pública federal, de forma ágil e segura, o 
acesso aos documentos de arquivo e às informações neles 
contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições 
administrativas ou legais; 
II - integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos 
de arquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais 
que o integram; 
III - disseminar normas relativas à gestão de documentos de 
arquivo; 
IV - racionalizar a produção da documentação arquivística 
pública; 
http://www.jusbrasil.com.br/legislacao/anotada/2505104/art-2-do-decreto-4915-03
 
V - racionalizar e reduzir os custos operacionais 
e de armazenagem da documentação 
arquivística pública; 
VI - preservar o patrimônio documental 
arquivístico da administração pública federal; 
VII - articular-se com os demais sistemas que 
atuam direta ou indiretamente na gestão da 
informação pública federal. 
Art. 3o Integram o SIGA: 
I - como órgão central, o Arquivo Nacional; 
II - como órgãos setoriais, as unidades 
responsáveis pela coordenação das 
atividades de gestão de documentos de 
arquivo nos Ministérios e órgãos 
equivalentes; 
III - como órgãos seccionais, as unidades 
vinculadas aos Ministérios e órgãos 
equivalentes. 
http://www.jusbrasil.com.br/legislacao/anotada/2505066/art-3-do-decreto-4915-03
 
Art. 4o Compete ao órgão central: 
I - acompanhar e orientar, junto aos órgãos setoriais 
do SIGA, a aplicação das normas relacionadas à 
gestão de documentos de arquivos aprovadas pelo 
Chefe da Casa Civil da Presidência da República; 
II - orientar a implementação, coordenação e controle 
das atividades e rotinas de trabalho relacionadas à 
gestão de documentos nos órgãos setoriais; 
http://www.jusbrasil.com.br/legislacao/anotada/2505036/art-4-do-decreto-4915-03
III - promover a disseminação de normas técnicas e 
informações de interesse para o aperfeiçoamento 
do sistema junto aos órgãos setoriais do SIGA; 
IV - promover e manter intercâmbio de cooperação 
técnica com instituições e sistemas afins, nacionais 
e internacionais; 
V - estimular e promover a capacitação, o 
aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem dos 
servidores que atuam na área de gestão de 
documentos de arquivo. 
 
Art. 5o Compete aos órgãos setoriais: 
I - implantar, coordenar e controlar as atividades de gestão de 
documentos de arquivo, em seu âmbito de atuação e de 
seus seccionais, em conformidade com as normas aprovadas 
pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República; 
II - implementar e acompanhar rotinas de trabalho 
desenvolvidas, no seu âmbito de atuação e de seus 
seccionais, visando à padronização dos procedimentos 
técnicos relativos às atividades de produção, classificação, 
registro, tramitação, arquivamento, preservação, 
empréstimo, consulta, expedição, avaliação, transferência e 
recolhimento ou eliminação de documentos de arquivo e ao 
acesso e às informações neles contidas; 
http://www.jusbrasil.com.br/legislacao/anotada/2504992/art-5-do-decreto-4915-03
III - coordenar a elaboração de código de classificação de 
documentos de arquivo, com base nas funções e atividades 
desempenhadas pelo órgão ou entidade, e acompanhar a 
sua aplicação no seu âmbito de atuação e de seus seccionais; 
IV - coordenar a aplicação do código de classificação e da tabela 
de temporalidade e destinação de documentos de arquivo 
relativos as atividades-meio, instituída para a administração 
pública federal, no seu âmbito de atuação e de seus 
seccionais; 
V - elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de 
Avaliação de Documentos e de que trata o art. 18 do Decreto 
no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e aplicar, após aprovação 
do ArquivoNacional, a tabela de temporalidade e 
destinação de documentos de arquivo relativos às 
atividades-fim; 
http://www.jusbrasil.com.br/legislacao/100031/decreto-4073-02
http://www.jusbrasil.com.br/legislacao/100031/decreto-4073-02
VI - promover e manter intercâmbio de 
cooperação técnica com instituições e 
sistemas afins, nacionais e internacionais; 
VII - proporcionar aos servidores que atuam na 
área de gestão de documentos de arquivo a 
capacitação, o aperfeiçoamento, o 
treinamento e a reciclagem garantindo 
constante atualização. 
 
Art. 6o Fica instituída, junto ao órgão central, a 
Comissão de Coordenação do SIGA, cabendo-lhe: 
I - assessorar o órgão central no cumprimento de suas 
atribuições; 
II - propor políticas, diretrizes e normas relativas à 
gestão de documentos de arquivo, a serem 
implantadas nos órgãos e entidades da 
administração pública federal, após aprovação do 
Chefe da Casa Civil da Presidência da República; 
http://www.jusbrasil.com.br/legislacao/anotada/2504942/art-6-do-decreto-4915-03
III - propor aos órgãos integrantes do SIGA as 
alterações ou adaptações necessárias ao 
aperfeiçoamento dos mecanismos de gestão 
de documentos de arquivo; 
IV - avaliar os resultados da aplicação das 
normas e propor os ajustamentos que se 
fizerem necessários, visando à modernização 
e ao aprimoramento do SIGA. 
Art. 7o Compõem a Comissão de Coordenação do 
SIGA: 
I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que a 
presidirá; 
II - um representante do órgão central, responsável 
pela coordenação do SIGA, designado pelo Diretor-
Geral do Arquivo Nacional; 
III - um representante do Sistema de Administração 
dos Recursos de Informação e Informática - SISP, 
indicado pelo Ministro de Estado do Planejamento, 
Orçamento e Gestão; 
http://www.jusbrasil.com.br/legislacao/anotada/2504924/art-7-do-decreto-4915-03
 
IV - um representante do Sistema de Serviços Gerais - SISG, indicado pelo 
Ministro do Planejamento, Orçamento e Gestão; 
 
V - os coordenadores das subcomissões dos Ministérios e órgãos 
equivalentes. 
 
§ 1o Poderão participar das reuniões como membros ad-hoc, por 
solicitação de seu Presidente, especialistas e consultores com direito a 
voz e não a voto, quando julgado necessário pela maioria absoluta de 
seus membros. 
 
§ 2o O Arquivo Nacional promoverá, quarenta e cinco dias após a 
publicação deste Decreto, a instalação da Comissão de Coordenação do 
SIGA, em Brasília, para discussão e deliberação, por maioria absoluta de 
seus membros, de seu regimento interno a ser encaminhado pelo órgão 
central do SIGA para a aprovação do Chefe da Casa Civil da Presidência 
da República. 
Art. 8o Deverão ser constituídas nos Ministérios e nos 
órgãos equivalentes, no prazo máximo de trinta dias 
após a publicação deste Decreto, subcomissões de 
coordenação que reúnam representantes dos 
órgãos seccionais de seu âmbito de atuação com 
vistas a identificar necessidades e harmonizar as 
proposições a serem apresentadas à Comissão de 
Coordenação do SIGA. 
Parágrafo único. As subcomissões serão presididas por 
representante designado pelo respectivo Ministro. 
http://www.jusbrasil.com.br/legislacao/anotada/2504897/art-8-do-decreto-4915-03
 
Art. 9o Os órgãos setoriais do SIGA vinculam-se 
ao órgão central para os estritos efeitos do 
disposto neste Decreto, sem prejuízo da 
subordinação ou vinculação administrativa 
decorrente de sua posição na estrutura 
organizacional dos órgãos e entidades da 
administração pública federal. 
http://www.jusbrasil.com.br/legislacao/anotada/2504892/art-9-do-decreto-4915-03
 
Art. 10. Fica instituído sistema de informações 
destinado à operacionalização do SIGA, com a 
finalidade de integrar os serviços arquivísticos dos 
órgãos e entidades da administração pública 
federal. 
Parágrafo único. Os órgãos setoriais e seccionais são 
responsáveis pela alimentação e processamento 
dos dados necessários ao desenvolvimento e 
manutenção do sistema de que trata o caput deste 
artigo. 
http://www.jusbrasil.com.br/legislacao/anotada/2504888/art-10-do-decreto-4915-03
 
Art. 11. Compete ao Arquivo Nacional, como 
órgão central do SIGA, o encaminhamento, 
para aprovação do Ministro Chefe da Casa 
Civil da Presidência da República, das normas 
complementares a este Decreto, deliberadas 
pela Comissão de Coordenação do SIGA. 
http://www.jusbrasil.com.br/legislacao/anotada/2504882/art-11-do-decreto-4915-03
 
MEDIDA PROVISÓRIA Nº 2.200-2, DE 24 DE AGOSTO DE 2001 
Institui a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil 
 
Art. 1º Fica instituída a Infra-Estrutura de 
Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, para 
garantir a autenticidade, a 
 integridade e a validade jurídica de 
documentos em forma eletrônica, das 
aplicações de suporte e das aplicações 
 habilitadas que utilizem certificados digitais, 
bem como a realização de transações 
eletrônicas seguras. 
 
Art. 2º A ICP-Brasil, cuja organização será 
definida em regulamento, será composta por 
uma autoridade gestora de 
 políticas e pela cadeia de autoridades 
certificadoras composta pela Autoridade 
Certificadora Raiz - AC Raiz, pelas 
 Autoridades Certificadoras - AC e pelas 
Autoridades de Registro - AR. 
Art. 10º Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os 
fins legais, os documentos eletrônicos 
 de que trata esta Medida Provisória. 
 
 
§ 1º As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica 
produzidos com a utilização de processo de 
 certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em 
relação aos signatários, na forma do art. 
 131 da Lei nº 3.071, de 1º de janeiro de 1916 - Código Civil. 
 
 
§ 2º O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro 
meio de comprovação da autoria e 
 integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem 
certificados não emitidos pela ICP-Brasil, 
 desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a 
quem for oposto o documento. 
Tabela de temporalidade 
É o instrumento com o qual se determina o prazo de 
permanência de um documento em um arquivo e 
sua destinação após este prazo, pois existem 
documentos que devem ser guardados por mais 
tempo como os relacionados às áreas contábil, 
fiscal, financeira e pessoal. Ela é muito utilizada 
pelos órgãos públicos, é importante frisar que a 
eliminação de documentos de arquivos, devem 
obedecer às normas do CONARQ, em destaque os 
documentos produzidos por todos os órgãos 
integrantes do poder público. 
http://pt.wikipedia.org/wiki/Arquivo
http://pt.wikipedia.org/wiki/Fiscal
http://pt.wikipedia.org/wiki/Administra%C3%A7%C3%A3o_p%C3%BAblica
Segundo Wadson Faria, a tabela de temporalidade 
documental (TTD) é o instrumento de gestão 
arquivística que determina: 
A)os prazos em que os documentos devem ser 
mantidos no arquivo corrente (setorial); 
B)quando devem ser transferidos ao arquivo 
intermediário (central); 
C)e por quanto tempo devem ali permanecer. 
 
http://pt.wikipedia.org/w/index.php?title=Instrumento_de_gest%C3%A3o_arquiv%C3%ADstica&action=edit&redlink=1
http://pt.wikipedia.org/w/index.php?title=Instrumento_de_gest%C3%A3o_arquiv%C3%ADstica&action=edit&redlink=1
http://pt.wikipedia.org/wiki/Arquivo_corrente
http://pt.wikipedia.org/w/index.php?title=Arquivo_intermedi%C3%A1rio&action=edit&redlink=1
http://pt.wikipedia.org/w/index.php?title=Arquivo_intermedi%C3%A1rio&action=edit&redlink=1
 
 Além disso, a TTD estabelece critérios para a 
migração de suporte (microforma, 
digitalização etc.) e para a eliminação ou 
recolhimento dos documentos ao arquivo 
permanente. 
http://pt.wikipedia.org/w/index.php?title=Migra%C3%A7%C3%A3o_de_suporte&action=edit&redlink=1
http://pt.wikipedia.org/wiki/Microforma
http://pt.wikipedia.org/wiki/Digitaliza%C3%A7%C3%A3o
http://pt.wikipedia.org/wiki/Elimina%C3%A7%C3%A3o
http://pt.wikipedia.org/w/index.php?title=Recolhimento&action=edit&redlink=1
http://pt.wikipedia.org/wiki/Arquivo_permanentehttp://pt.wikipedia.org/wiki/Arquivo_permanente
 
Comissão permanente de avaliação de documentos 
 
É necessário que cada organização faça a constituição legal de 
sua Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. 
Dependendo do porte da mesma, poderá haver mais de uma 
Comissão. 
A comissão permanente de avaliação de documentos tem por 
finalidade assessorar à Divisão de Arquivo Geral nas ações e 
procedimentos referentes a avaliação documental, também 
orientar e realizar a análise, avaliação e seleção da produção 
documental produzida e acumulada, deve ser formada por 
representantes dos mais importantes setores da instituição. 
http://pt.wikipedia.org/wiki/An%C3%A1lise
Características 
 Tabela de temporalidade documental deve ser vista 
como um documento institucional e normativo, 
servindo de suporte para questões que se referem a 
períodos de permanência de documentos no 
arquivo da mesma. Os processos de arquivamento 
que não estejam orientados por uma TTD, 
necessitam freqüentemente de novas 
reorganizações, pois o crescimento em volume 
passa a não ter limites, ser descontrolado e 
desordenado. 
http://pt.wikipedia.org/wiki/Arquivamento
 A equipe do arquivo terá que dedicar um tempo 
considerável para trabalhos de triagem freqüentes, 
pois quanto mais ampla for a TTD, no que diz 
respeito a cobertura da massa documental 
produzida pela organização, maior será a eficácia da 
mesma no processo de arquivamento. A pessoa 
responsável pelo processo de arquivamento tem 
que ter um conhecimento básico sobre as 
ferramentas da TTD para que haja o melhor 
funcionamento do arquivo. 
http://pt.wikipedia.org/wiki/Organiza%C3%A7%C3%A3o
Vantagens 
 São inúmeras as vantagens da aplicação de uma 
TTD, como por exemplo, diminuição da ocupação 
do espaço físico, agilidade na recuperação da 
informação, definições de responsabilidade para 
com a gestão dos processos de arquivamento, 
diminuição com custos operacionais, controle geral 
da massa documental, eficácia sobre a gestão 
documental 
http://pt.wikipedia.org/wiki/Espa%C3%A7o
 
 As organizações devem levar em consideração algumas 
orientações práticas para efetivação das TTDs que são as 
seguintes: planejar com simplicidade sobre os mecanismos 
de execução, a participação de todos da organização para 
criação da Comissão Permanente de Avaliação de 
Documentos, obtenção de conhecimento sobre a estrutura 
funcional da organização, de seu objetivo, ou seja, das 
atividades meio e fim, conhecer a tipologia documental 
produzida ou recebida pela organização 
http://pt.wikipedia.org/wiki/Mecanismo
 
Plano de Classificação de Documentos 
Conceito: 
 “Para que um arquivo, em todos os estágios de sua 
evolução ( corrente, intermediário e permanente) 
possa cumprir seus objetivos, torna-se 
indispensável a formulação de um plano 
arquivístico que tenha em conta tanto as 
disposições legais quanto as necessidades da 
instituição a que pretende servir” (Marilena Leite 
Paes) 
a) Para a elaboração desse plano devem ser considerado os 
seguintes elementos: 
b) Posição do arquivo na estrutura da instituição; 
c) Centralização ou descentralização e coordenação dos 
serviços de arquivos; 
d) Escolha do métodos de arquivamento adequados; 
e) Estabelecimento de normas de funcionamento; 
f) Recursos Humanos; 
g) Escolha das instalações e do equipamento; 
h) Constituição de arquivos intermediários e permanentes; 
i) Recursos Financeiros. 
Produção do arquivo na estrutura da instituição: 
 Embora não se possa determinar, de forma 
generalizada, qual a melhor posição do órgão de 
arquivo na estrutura de uma instituição, 
recomenda-se que esta esteja a mais elevada 
possível, isto é, que o arquivo seja subordinado a 
um órgão hierarquicamente superior, tendo em sua 
vista que irá atender a setores e funcionários de 
diferentes níveis de autoridade. 
Centralização ou descentralização e coordenação 
serviços de arquivo. 
 Ao elaborar um plano de arquivo, um aspecto importante a 
ser definido diz respeito à centralização ou à 
descentralização dos serviços de arquivo em fase corrente. È 
importante esclarecer de imediato que a descentralização se 
aplica apenas à fase corrente dos arquivos. Em suas fases 
intermediária e permanente, os arquivos devem ser sempre 
centralizados, embora possam existir depósitos de 
documentos fisicamente separados 
Centralização: 
 Por sistema centralizado de arquivo correntes 
entende-se não apenas a reunião da documentação 
em um único local, como também a concentração 
de todas as atividades de controle – recebimento, 
registro, distribuição, movimentação e expedição – 
de documentos de uso corrente em um único órgão 
da estrutura organizacional, frequentemente 
designado como Protocolo e Arquivo, 
Comunicações e Arquivo, ou outra denominação 
similar. 
 Dentre as inúmeras e inegáveis vantagens que um 
sistema centralizado oferece, citam-se: treinamento 
mais eficiente do pessoal de arquivo, maiores 
responsabilidades de padronização de normas e 
procedimentos, nítidas delimitação de 
responsabilidades, constituição de conjuntos 
arquivísticos mais completos, redução dos custos 
operacionais, economia de espaço e arquivamento. 
Descentralização 
 O bom senso indica que a descentralização deve 
ser estabelecida levando-se em consideração as 
grandes áreas de atividades de uma instituição. 
 A descentralização dos arquivos correntes obedece 
basicamente a dois critérios: 
 a) Centralização das atividades de controle ( 
protocolo ) e descentralização dos arquivos; 
 b) descentralização das atividades de controle ( 
protocolo) e dos arquivos. 
 Quando se fala em atividades de controle está-se 
referindo àquelas exercidas em geral pelos órgãos 
de protocolo e comunicações, isto é: recebimento, 
registro, classificação, distribuição, movimentação e 
expedição dos documentos correntes. 
 A descentralização das atividades de controle 
(protocolo) e dos arquivos. Este sistema só deverá 
ser adotado quando puder substituir com vantagens 
relevantes os sistemas centralizados tradicionais ou 
parcialmente descentralizados. 
 O sistema consiste em descentralizar não 
somente os arquivos, como as demais 
atividades de controle já mencionadas 
anteriormente, isto é, os arquivos setoriais 
encarregar-se-ão, além do arquivamento 
propriamente dito, do registro, da 
classificação, da tramitação dos documentos. 
 
 A opção pela centralização ou descentralização não deve ser 
estabelecida ao sabor de caprichos individuais, mas 
fundamentada em rigorosos critérios técnicos, perfeito 
conhecimento da estrutura da instituição à qual o arquivo irá 
servir, suas atividades, seus tipos e volume de documentos, 
a localização física de suas unidades administrativas, suas 
disponibilidades em recursos humanos e financeiros, enfim, 
devem ser analisados todos os fatores que possibilitem a 
definição da melhor política a ser adotada. 
Coordenação: 
 Para que os sistemas descentralizados 
atinjam seus objetivos com rapidez, 
segurança e eficiência é imprescindível a 
criação de uma Coordenação Central, 
tecnicamente planejada, que exercerá 
funções normativas, orientadoras e 
controladas. 
A coordenação terá por atribuições: 
a) Prestar assistência técnica aos arquivos setoriais; 
b) Estabelecer e fazer cumprir normas gerias de 
trabalho, de forma e manter a unidade de operação 
e eficiência do serviço dos arquivos setoriais; 
c) Determinar normas específicas de operação, a fim 
de atender às peculiaridade de cada arquivo 
setorial; 
d) Promover a organização ou reorganização dos 
arquivos setoriais, quando necessário; 
e) Treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos 
setoriais ,tendo em vista a eficiência e a unidade de 
execução de serviços; 
f) Promover reuniões periódicas com os encarregados 
dos arquivos setoriais para exames, debate e 
instruções sobre assunto de interesse dos sistema 
de arquivos. 
Escolha de métodosde arquivamento 
 A importância das etapas de levantamento e análise 
se faz sentir de modo marcante no momento em 
que o especialista escolhe os métodos de 
arquivamento a serem adotados no arranjo da 
documentação corrente. 
 Na verdade, dificilmente se emprega um único 
método, pois há documentos que devem ser 
ordenados pelo assunto, nome, local, data ou 
número. 
 
 Entretanto, com base na análise cuidadosa 
das atividades da instituição, aliada à 
observação de como os documentos são 
solicitados ao arquivo, é possível definir-se 
qual o método principal a ser adotado e 
quais seus auxiliares. 
Estabelecimento de normas de funcionamento. 
 Para que os trabalhos não sofram solução de continuidade e 
mantenham uniformidade de ação é imprescindível que 
sejam estabelecidas normas básicas de funcionamento não 
só do arquivo em seus diversos estágios de evolução, como 
também do protocolo, uma vez que esse serviço é, na 
maioria das vezes, desenvolvido paralelamente aos 
trabalhos de arquivo 
 Tais normas, depois de aplicadas e aprovadas na fase de 
implantação, irão, juntamente com modelos e formulários, 
rotinas, códigos de assuntos e índices, integrar o Manual de 
Arquivo da Instituição. 
 
Recursos Humanos 
Formação e Regulamentação Profissional: 
 O arquivo possui, atualmente, importância capital 
em todos os ramos da atividade humana. No 
entanto, ainda é bastante comum a falta de 
conhecimentos técnicos por parte das pessoas 
encarregadas dos serviços de arquivamento, falta 
essa que irá influir, naturalmente, na vida da 
organização. 
 Uma das vantagens da técnica de arquivo é 
capacitar os responsáveis pelo arquivamento 
para um perfeito trabalho de seleção dos 
documentos que fazem parte de um acervo, 
ou seja, separação dos papéis que possuem 
valor futuro, contendo informações valiosas, 
dos documentos inúteis. 
 Um serviço de arquivo bem organizado possui valor 
inestimável. È a memória viva da instituição, fonte e 
base de informações, oferece provas das atividades 
institucionais; aproveita experiências anteriores, o 
que evita a repetição, simplifica e racionaliza o 
trabalho. 
 Para que se atinjam esses objetivos, torna-se 
necessária a preparação de pessoal especializado 
nas técnicas de arquivo. 
 
Escolha das Instalações e Equipamentos: 
 De igual importância pra o bom desempenho das 
atividades de arquivamento é a escolha do local 
adequado, quer pelas condições físicas que 
apresente iluminação, limpeza, índices de umidade, 
temperatura, quer pela extensão de sua área, capaz 
de conter o acervo e permitir ampliações futuras. 
 Da mesma forma, a escolha apropriada do 
equipamento deverá merecer a atenção 
daqueles que estão envolvidos com a 
organização dos arquivos. 
 Considera-se equipamento o conjunto de 
materiais de consumo e permanente 
indispensáveis do trabalho arquivístico. 
Atributos: 
 Para o bom desempenho das funções dos 
profissionais de arquivo, são necessárias, além de 
um perfeito conhecimento da organização da 
instituição em que se trabalha e dos sistemas de 
arquivamento, as seguintes características: saúde, 
habilidade em lidar com o publico, espírito 
metódico, discernimento, paciência, imaginação, 
atenção, poder de análise e de crítica, poder de 
síntese, discrição, honestidade, espírito de equipe e 
entusiasmo pelo trabalho. 
 
Material de Consumo: 
 Material de consumo é aquele que sofre 
desgaste a curto ou médio prazo.São as 
fichas, as guias, as pastas, as tiras de inserção 
e outros; 
Material permanente é aquele quer tem grande 
duração e pode ser utilizado várias vezes 
para o mesmo fim. Na sua escolha, além do 
Tipo e tamanho dos documentos, deve-se 
levar em conta os seguintes requisitos: 
a)Economia de espaço ( Aproveitamento máximo do 
móvel e mínimo de dependência ); 
b)Conveniência do serviço ( Arrumação racional); 
 
c)Capacidade de expansão ( previsão de 
atendimento a novas necessidades; 
d)Invulnerabilidade ( Segurança ); 
e)Distinção (Condições estéticas); 
f)Resistência (Conservação) 
 
Constituição de Arquivos Intermediários e 
Permanentes 
 Toda organização, seja ela pública ou privada, de 
pequeno, médio ou grande portes, acumula através 
dos tempos um acervo documental que, mesmo 
depois de passar por fases de análise, avaliação e 
seleção rigorosas, deve ser preservado, seja para 
fins administrativos e fiscais, seja por exigências 
legais, ou ainda por questões meramente histórica. 
 
 Nenhum plano de arquivo estaria completo se não 
previsse a constituição do arquivo permanente, 
para onde devem ser recolhidos todos aqueles 
documentos considerados vitais. 
 Quanto aos arquivos ou depósitos intermediários, 
estes só deverão ser criados se ficar evidenciada a 
sua real necessidade. 
 
 Em geral, existem em âmbito governamental, em 
face do grande volume de documentação oficial e 
de sua descentralização física. 
 As entidades e empresas de caráter privado 
dificilmente necessitam desse organismo, salvo no 
caso de instituições de grande porte, com filiais, 
escritórios, representações ou similares, dispersos 
geograficamente e detentores de grandes volumes 
de documentação. 
 
Recursos Financeiros 
 Outro aspecto fundamental a ser considerado 
diz respeito aos recursos dos disponíveis não 
apenas para instalação dos arquivos, mas, 
sobretudo, para sua manutenção. 
Elaboração do projeto de arquivo 
 Considerados todos os elementos descritos, o especialista 
estará em condições de elaborar o projeto de organização, a 
ser dividido em três partes: 
 a)A Primeira constará de uma síntese da situação real 
encontrada; 
 b)A segunda, de análise e diagnóstico da situação; 
 c)A terceira será o plano propriamente dito, contendo as 
prescrições, recomendações e procedimentos a serem 
adotados, estabelecendo-se, inclusive, as prioridades para a 
implantação. 
Implantação e acompanhamento – Manuais de 
Arquivo. 
Principais elementos que devem constituir os 
manuais de arquivo: 
 a)Apresentação, objetivos e abrangência do manual; 
 b)Informações sobre os arquivos da instituição, suas 
finalidades e responsabilidades, ssua interação e 
subordinação 
c)Organograma e fluxograma; 
d)Conceitos gerais de arquivo, definição das 
 operações de arquivamento, terminologia; 
e)Detalhamento das rotinas, modelos de carimbos 
 e formulários utilizados, planos de classificação 
 de documentos com seus respectivos códigos e 
 índices; 
f)Tabelas de temporalidade de documentos, que, 
 pela sua amplitude, podem ser apresentadas em 
 separado. 
 
 Recomenda-se que a fase de implantação seja 
precedida de uma campanha de sensibilização que 
atinja a todos os níveis hierárquicos envolvidos. 
 Por ser o arquivo uma atividade dinâmica, o manual 
deverá ser periodicamente revisto e atualizado, a 
fim de atender às alterações que surgirem em 
decorrência da evolução da própria instituição. 
 
Protocolo 
 
 Entende-se por protocolo o conjunto de operações 
visando ao controle dos documentos que ainda 
tramitam no órgão, de modo assegurar a imediata 
localização e recuperação, garantindo, assim o cesso 
à informação. A atividade de protocolo é típica da 
fase corrente,pois é quando os documentos 
tramitam bastante. 
O protocolo realiza as seguintes atividades 
de rotina: 
A)Recebimento e Classificação: 
►Receber as correspondências; 
►Separar a correspondência oficial da particular; 
►Distribuir a correspondência particular; 
►Separar a correspondência oficial de caráter 
ostensivo da de caráter sigiloso 
 
►Encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos 
destinatários; 
►Abrir a correspondência ostensiva; 
►Tomar conhecimento da correspondência pela leitura, 
verificando a existência de antecedentes; 
►Interpretar e classificara correspondência, com base no código 
de assuntos adotado, se for o caso; 
►Apor carimbo de protocolo