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1 Disciplina: Fundamentos da Administração Autor: D.r Rodrigo Souza da Costa Revisão de Conteúdos: Marcos Vinicius Tavares Revisão Ortográfica: Esp. Juliano de Paula Neitzki Ano: 2019 Copyright © - É expressamente proibida a reprodução do conteúdo deste material integral ou de suas páginas em qualquer meio de comunicação sem autorização escrita da equipe da Assessoria de Marketing da Faculdade São Braz (FSB). O não cumprimento destas solicitações poderá acarretar em cobrança de direitos autorais. 2 Rodrigo Souza da Costa Fundamentos da Administração 1ª Edição 2019 Curitiba, PR Editora São Braz 3 Editora São Braz Rua Cláudio Chatagnier, 112 Curitiba – Paraná – 82520-590 Fone: (41) 3123-9000 Coordenador Técnico Editorial Marcelo Alvino da Silva Revisão de Conteúdos Marcos Vinicius Tavares Revisão Ortográfica Juliano de Paula Neitzki Desenvolvimento Iconográfico Juliana Emy Akiyoshi Eleutério FICHA CATALOGRÁFICA COSTA, Rodrigo Souza da. Fundamentos da Administração / Rodrigo Souza da Costa. – Curitiba: Editora São Braz, 2019. 111 p. ISBN: 978-85-5475-362-7 1. Teoria Geral de Administração. 2. Elemento humano nas organizações. 3. Ambiente organizacional. Material didático da disciplina de Fundamentos da Administração – Faculdade São Braz (FSB), 2019. Natália Figueiredo Martins – CRB 9/1870 4 PALAVRA DA INSTITUIÇÃO Caro(a) aluno(a), Seja bem-vindo(a) à Faculdade São Braz! Nossa faculdade está localizada em Curitiba, na Rua Cláudio Chatagnier, nº 112, no Bairro Bacacheri, criada e credenciada pela Portaria nº 299 de 27 de dezembro 2012, oferece cursos de Graduação, Pós-Graduação e Extensão Universitária. A Faculdade assume o compromisso com seus alunos, professores e comunidade de estar sempre sintonizada no objetivo de participar do desenvolvimento do País e de formar não somente bons profissionais, mas também brasileiros conscientes de sua cidadania. Nossos cursos são desenvolvidos por uma equipe multidisciplinar comprometida com a qualidade do conteúdo oferecido, assim como com as ferramentas de aprendizagem: interatividades pedagógicas, avaliações, plantão de dúvidas via telefone, atendimento via internet, emprego de redes sociais e grupos de estudos, o que proporciona excelente integração entre professores e estudantes. Bons estudos e conte sempre conosco! Faculdade São Braz 5 Sumário Prefácio .................................................................................................... 7 Aula 1 – Introdução à Administração e à Visão Clássica .......................... 8 Apresentação da aula 1 ............................................................................ 8 1.1 – A administração atual ............................................................... 9 1.1.1 – A importância e o papel do administrador .............................. 9 1.1.2 – As organizações atuais e o administrador .............................. 11 1.2 – Visão Clássica da Administração .............................................. 14 1.2.1 – A Administração Científica ..................................................... 14 1.2.2 – A Teoria Clássica ................................................................... 19 1.2.3 – O Fordismo ............................................................................ 23 1.3 – A Teoria da Administração ........................................................ 24 Conclusão da Aula 1 ................................................................................ 25 Aula 2 – Visão Humanista da Administração ............................................ 26 Apresentação da Aula 2 ........................................................................... 26 2.1 – Teoria das Relações Humanas ................................................. 28 2.2 – O experimento de Hawthorne: a importância do ser humano na empresa .............................................................................................. 29 2.3 – A liderança e seus estilos .......................................................... 33 2.3.1 – Organização Formal, Informal e Cultura Organizacional ....... 35 Conclusão da Aula 2 ................................................................................ 37 Aula 3 – Visão Neoclássica da Administração .......................................... 38 Apresentação da Aula 3 ........................................................................... 38 3.1 – A Teoria Neoclássica ................................................................ 39 3.1.1 – A prática da Administração e as organizações ..................... 39 3.1.2 – Busca pela reafirmação dos princípios da Administração ...... 41 3.2 – Funções da Administração ....................................................... 44 3.3 – Organização e departamentalização ........................................ 46 3.4 – Administração por Objetivos ..................................................... 50 Conclusão da Aula 3 .........................;...................................................... 53 Aula 4 – Visão Estruturalista da Administração ........................................ 54 Apresentação da Aula 4 ........................................................................... 54 4.1 – Teoria Burocrática .................................................................... 55 4.2 – Teoria Estruturalista ................................................................. 59 4.3 – Análise das organizações e suas tipologias .............................. 60 4.3.1 – Tipologia de Etzioni ................................................................ 62 4.3.2 – Tipologia de Blau e Scott ....................................................... 63 4.4 – Ambiente organizacional .......................................................... 63 4.5 – Estratégia organizacional ......................................................... 64 6 Conclusão da Aula 4 ................................................................................ 64 Aula 5 – Visão Comportamental da Administração ................................... 65 Apresentação da Aula 5 ........................................................................... 65 5.1 – Teoria Comportamental ............................................................ 66 5.2 – Motivação humana ................................................................... 67 5.2.1 – Herzberg e a Teoria dos Dois Fatores ................................... 67 5.2.2 – Maslow e a Hierarquia das Necessidades Humanas ............. 68 5.3 – Estilos de Administração e o processo de tomada de decisão 71 5.4 – Teoria do Desenvolvimento Organizacional ............................. 73 Conclusão da Aula 5 ................................................................................ 76 Aula 6 – Visão Sistêmica da Administração .............................................. 77 Apresentação da Aula 6 ........................................................................... 77 6.1 – Teoria Geral de Sistemas (TGS) ............................................... 78 6.2 – Teoria Matemática .................................................................... 82 Conclusão da Aula 6 ................................................................................ 83 Aula 7 – Visão Contingencial da Administração ........................................ 84 Apresentação da Aula 7 ...........................................................................84 7.1 – Teoria da Contingência ............................................................. 85 7.2 – Origens e conceitos da Teoria Contingencial ............................ 85 7.3 – Ambiente Geral e Ambiente de Tarefa ...................................... 89 Conclusão da Aula 7 ................................................................................ 93 Aula 8 – Aspectos modernos e tendências da Administração ................... 94 Apresentação da Aula 8 ........................................................................... 94 8.1 – Administração japonesa ........................................................... 95 8.1.1 – Administração participativa e Controle Total da Qualidade (CTQ) ....................................................................................................... 95 8.2 – Redução de custos e estrutura organizacional ......................... 98 8.2.1 – Reengenharia ........................................................................ 99 8.2.2 – Learn Organization ................................................................ 100 8.3 – Melhoria contínua e PDCA ........................................................ 102 8.4 – Perspectivas futuras.................................................................. 104 8.4.1 – O que virá por aí? ................................................................... 104 Conclusão da Aula 8 ................................................................................ 105 Índice Remissivo ...................................................................................... 107 Referências .............................................................................................. 110 7 Prefácio Olá, alunos e alunas! Sejam bem-vindos à disciplina de Fundamentos da Administração. A Administração se trata de uma área de estudo universal. Vemos a gestão ser utilizada em todas as fases conhecidas da história da humanidade, nas quais buscava-se obter resultados, utilizando recursos disponíveis, das mais diversas formas. Mas é somente ao final do século XIX, com a Revolução Industrial e, consequentemente, com a necessidade de se racionalizar recursos de produção, que apareceram as primeiras práticas administrativas. No mundo atual, vivemos em uma era em que as mudanças e incertezas são muitas e dinâmicas. Com a Era da Informação, surgiram novos desafios para a gestão das organizações. Assim, é essencial que você conheça os fundamentos da teoria administrativa, pois será um fator diferencial para o seu sucesso enquanto gestor. Todos os aspectos da existência humana são afetados por essa fase de transições rápidas e radicais. Estamos em tempos complicados para as empresas, pois as mudanças acabam eliminando do mercado aqueles que não se adaptam ao ambiente de competição. Com isso, o meu objetivo aqui é possibilitar para você entender como é o funcionamento das empresas e as formas de alcançar o sucesso em qualquer organização. Ressalto que, além do seu know-how, você vai precisar de habilidades pessoais para diagnóstico e avaliação das empresas, que irá ajudá- lo na tomada de decisões diante de situações distintas e pouco claras (CHIAVENATO, 2010). Em uma época na qual a concorrência entre as empresas e no mercado de trabalho está muito acirrada, entender e saber aplicar os conceitos da Administração é essencial, pois há muita necessidade de aumento de produtividade nas empresas e, também, de utilização racional dos recursos escassos que temos. Assim, essa literatura se faz necessária. Pretendo tratar os conceitos e elementos históricos da forma mais objetiva possível, ressaltando os pontos essenciais da teoria da Administração com a rotina diária das empresas. Boas aulas e bons estudos! 8 Aula 1 – Introdução à Administração e à Visão Clássica Apresentação da aula 1 Olá, caro aluno e cara aluna! Sejam muito bem-vindos à nossa primeira aula. Primeiramente, você deve saber que, nos dias atuais, podemos dizer que o mundo se trata de uma sociedade institucionalizada, formada por organizações. Assim, todas as atividades que dizem respeito à produção de bens e de serviços apresentam uma característica comum: elas são planejadas, coordenadas, dirigidas, executadas e controladas pelas organizações e por aqueles que as gerenciam. Nos últimos tempos, é muito comum ouvir várias opiniões contrárias ao estudo das Teoria sobre a Administração dentro dos cursos de graduação. Essas críticas estão relacionadas, sobretudo, ao argumento de que esse estudo trata sobre elementos relacionados ao passado remoto das organizações empresariais. No entanto, ressalto que é o acúmulo dos estudos, e do conhecimento gerado sobre organizações, que consolidaram as bases sobre como as pessoas se organizam para alcançar objetivos comuns e como essas organizações buscam melhorar a eficiência e eficácia sobre as quais nos debruçamos para entender o funcionamento das organizações atuais e conseguir fazem com que sejam mais competitivas e duráveis. No entanto, apesar da vasta literatura que temos sobre gestão e organizações, ainda temos índices muito altos de fechamento prematuro de empresas devido à falta de capacidade dos gestores para mantê-las no mercado. Essa falta de capacidade dos gestores está intrinsecamente relacionada à falta de conhecimentos conceituais sobre a gestão de empresas e também pela inabilidade da aplicação de conceitos administrativos já amplamente estudados e comprovados. Por isso, se faz essencial que você absorva esses conhecimentos e possa utilizá-los em sua atividade como gestor de empresas, independentemente do tipo e porte. 9 1.1 A Administração atual O significado do termo Administração tem origem na prestação de serviços. Porém, nos dias atuais, a atividade de gestão de organizações é muito mais abrangente, buscando interpretar quais são os objetivos organizacionais e como colocá-los em prática. Para isso, devemos sempre lembrar dos processos elementares da gestão: planejamento, organização, direção e controle (CARAVANTES, 2003). Entender a trajetória histórica da Administração, analisando as teorias e diversas concepções e visões que surgiram ao longo do tempo e que são embasadas em pesquisas é entender a trajetória de uma área de estudos, buscando formular novos conhecimentos e conceitos com base em fundamentos que já foram estabelecidos anteriormente. Apesar de os estudos tradicionais da Administração estarem relacionados às análises de teorias que já estão estabelecidas em realidades que são diferentes das formas atuais, ainda temos de entender como os clássicos foram sedimentados e como utilizar esses princípios nas organizações atuais. Lembre-se de que essa trajetória histórica nos mostra que a Administração se trata de uma área do conhecimento que está constantemente em desenvolvimento. Isso faz com que o grande desafio para você, como gestor, e para as organizações, seja aplicar os conceitos de uma forma que as organizações possam se beneficiar e estabelecer uma melhoria contínua da organização. 1.1.1 A importância e o papel do administrador É a Administração e o gestor, na prática de sua atividade, que são os responsáveis pelo atingimento dos objetivos e metas estabelecidos pela organização. Dessa forma, esses elementos são partes essenciais de todos os tipos de organizações. Por definição, organizações são conjuntos organizados de recursos humanos, físicos e monetários, que atuam de forma organizada, utilizando-se de processos funcionais e que têm seus próprios valores, políticas, cultura e práticas, que objetivam um resultado comum. 10 Assim, é com o trabalho do gestor, que vai transformar seu conhecimento em lucros, que a organizaçãochega aos seus objetivos. Atualmente, a característica primordial do ambiente de negócios é a constante necessidade de obter melhores resultados em quaisquer tipos de organizações (MAXIMIANO, 2004). Isso nos leva a uma pressão constante por melhoria de todos os processos organizacionais e aumento da produtividade. O foco do processo de gestão não está em somente atingir resultados, mas no resultado que será alcançado com este esforço (NOBREGA, 2004). Podemos caracterizar o administrador (ou gestor) como aquele que estará em busca constante pelo aumento da produtividade e melhoria dos resultados organizacionais. Para isso, o gestor deve ter a habilidade de otimizar a utilização dos recursos e processos que estão à sua disposição, para alcançar os objetivos (KWASNICKA, 2006). Com isso, podemos perceber que a presença de um gestor é essencial em todas as organizações. É por isso que se faz tão importante o estudo dos fundamentos históricos da Administração, pois não só devemos entender o passado como também devemos saber como aplicar esses elementos de forma a garantir os resultados das organizações (NOBREGA, 2004). Deste ponto de vista, temos que o papel do administrador tem importância nas empresas, pois é ele que efetua todo o planejamento das estratégias. Além disso, é o gestor que acompanha o desenrolar dessas ações e analisa se elas estão contribuindo para atingimento dos objetivos, dentre outras atividades, tais como gestão dos recursos financeiros, humanos e materiais (SILVA, 2005). Mas o que isso quer dizer? Ora, assim, posso afirmar para você que a Administração vai tratar da condução das organizações lucrativas ou não lucrativas, utilizando elementos da racionalidade aplicada às suas atividades. Além disso, a condução da organização vai se desenvolver com as atividades processuais de planejamento, organização, direção e controle, em quaisquer atividades que acontecem dentro de uma organização, que são decorrentes da diferenciação e divisão do trabalho (CHIAVENATO, 2010). 11 1.1.2 As organizações atuais e o administrador O que notamos, hoje, é que há uma infinidade de tipos e tamanhos de organizações no mundo atual. Isso poderia levar você ao pensamento errôneo de que há muita dificuldade para adaptação do administrador a cada uma delas e suas especificidades. O papel do gestor é determinado e estabelecido pelo processo de definição de estratégias, diagnóstico dos problemas, alocação dos recursos e a criação de diferenciais competitivos (CHIAVENATO, 2010). No entanto, essas características de atuação são inerentes a qualquer organização. Mesmo considerando toda essa diversidade de organizações no mercado, vamos perceber que todas elas estão em busca de profissionais competentes, que sejam focados em resultados (OLIVEIRA, 2010). Essa procura está cada vez maior, à medida que aumenta a competitividade no ambiente de negócios. Isso porque todas as organizações buscam vantagens competitivas e diferenciais para atuação no mercado. Nesta variedade de organizações e de funções de gestão relativas a atuação no mercado, cabe ao gestor procurar desenvolver as habilidades que vão fazer com ele tenha destaque no mercado de trabalho diante de seus concorrentes. Podemos dividir essas habilidades em três grupos (CHIAVENATO, 2010): Habilidades técnicas: são relativas ao conhecimento e experiência profissional, ou seja, a implantação de métodos, técnicas e processos para a realização das tarefas está relacionada ao fazer. Habilidades humanas: são as habilidades de convívio social. Aqui entra a capacidade de trabalhar em equipe, bem como de a proposição de soluções à interação, à liderança e à resolução de conflitos. Habilidade conceitual: aqui temos a capacidade de abstração, para visualizar o futuro e tomar decisões por meio do raciocínio e diagnóstico de situações e alternativas. Temos aqui as atividades de interpretação do ambiente, dos dados disponíveis etc., de forma que se direcione a organização para novos patamares de eficácia e 12 produtividade, de otimização de recursos, bem como o aproveitamento das oportunidades. As três habilidades do gestor Fonte: Chiavenato (2010). Ressalto aqui que essas três habilidades são exigidas de forma distinta, levando em consideração as mudanças ao longo do tempo do gestor dentro do nível hierárquico na estrutura da empresa. Temos três níveis em qualquer organização: operacional, intermediário e institucional (HAMPTON, 1984). No nível operacional, precisamos desenvolver as habilidades técnicas, ou seja, todos os conhecimentos que são as exigências dos cargos de supervisão, que estão relacionados ao controle das atividades operacionais. Ao subir na hierarquia da organização, nos distanciamos das práticas operacionais e surge a necessidade de desenvolvermos as habilidades humanas. Aqui temos o nível intermediário, também chamado de nível tático, em que estão a maioria dos cargos de gerência da organização. Por fim, no nível institucional, que é onde está a alta direção, vamos encontrar uma forte necessidade de desenvolvimento das habilidades conceituais. Isso porque é nesse nível que estará a necessidade de geração de ideias e abstração para tomadas de decisão estratégicas em uma visão de médio e longo prazo da empresa. 13 Além das habilidades, também serão exigidos dos gestores algumas competências para exercer suas atividades. Temos aqui três competências que devem ser duráveis, de forma a construir toda a base de atuação do gestor, tendo em vista as rápidas mudanças no ambiente de competição (CHIAVENATO, 2010). Primeiro, temos a competência do conhecimento. Aqui o gestor deve sempre estar atento ao constante aprendizado e à capacidade de colocar seu conhecimento em prática, ou seja, deve saber fazer e aplicar. Além disso, deve buscar ter perspectiva, isto é, a capacidade de identificar dentro do seu conhecimento os elementos que poderão ser aplicados. Por fim, se faz necessária a competência de atitude, de forma que possa interagir com o mundo e liderar suas equipes no alcance dos objetivos. Essas três competências são fundamentais para a sua atuação como gestor. As competências duráveis do Administrador Fonte: Chiavenato (2010). Saiba mais Henry Mintzberg é um autor referência na Administração. Para além das competências relacionadas, ele identificou dez papéis executados pelo administrador, catalogados em três grupos: interpessoais, informacionais e decisórios. 14 1.2 Visão Clássica da Administração Com a Revolução Industrial, o panorama econômico no mundo e teve um grande crescimento do setor industrial, isso pensando em quantidade de trabalhadores e na diversidade dos tipos de organizações. Nesse período, a maior parte da força de trabalho utilizada era composta de camponeses e artesões que tinham pouco ou quase nenhum conhecimento técnico sobre o trabalho que estavam executando. Outras características do início das atividades industriais em larga escala eram: a falta de conhecimento na utilização dos equipamentos e a falta de organização do trabalho. Isso levava as organizações da época a terem baixa produtividade, excessos de desperdícios e ineficiência. Nesse cenário, era essencial que se formulassem novas técnicas para a coordenação das atividades empresariais. Assim, surgiram os primeiros estudos sobre como otimizar e aumentar a eficácia das organizações industriais da época: a Abordagem Clássica. Despontaram, então, os primeiros estudos sobre Administração com dois expoentes: Frederick Taylor, nos Estados Unidos e Henri Fayol, na Europa. Desdobramentos da Abordagem Clássica Fonte: Chiavenato (2010). 1.2.1 A Administração Científica A Administração Científica de Taylor teve como foco os estudos sobre a busca da máximaeficiência na execução das tarefas e na melhor forma de 15 execução. Para Taylor, o papel do gestor era buscar a eficiência das operações de produção, observando os tempos e movimentos na execução do trabalho, bem como a busca pela padronização na execução. Muitos consideram Taylor como o criador da Administração enquanto área de estudo. No entanto, a Administração Científica contou com os estudos de vários outros gestores que buscavam a resolução dos problemas para obterem eficiência e produtividade, utilizando bases científicas e técnicas sistematizadas que foram utilizadas por todas as organizações (SILVA, 2005). Taylor, em suas atividades como engenheiro de produção, observou quais os problemas inerentes às organizações industriais da época que mais afetavam o desempenho. Dentre as principais observações que ele fez, destaco para você as seguintes (MAXIMIANO, 2010): Não havia clareza sobre as responsabilidades atribuídas aos trabalhadores pela gestão; Salários fixos estavam causando desmotivação em produzir mais; Os trabalhadores não cumpriam suas responsabilidades; Não havia embasamento na tomada de decisão; Não havia coordenação entre as atividades interdepartamentais; Os trabalhadores não eram treinados para as tarefas que executavam; Falta de visão estratégica dos gerentes, para buscar melhor desempenho empresarial; Não havia padrões operacionais, o que provocava conflitos devido à divergência dos resultados da produção. Esses eram os problemas mais comuns nas empresas. No entanto, ainda nos deparamos com essas adversidades nas empresas atuais, o que foi foco de preocupação para Taylor, que o levou a fazer muitas observações e experimentos para resolvê-los. Assim, o cerne da Administração Científica se deu em torno das formas de organização racional do trabalho. Aqui, o elemento humano é visto como uma máquina racional e que tomará decisões, tendo em vista a solução do problema e maximização de resultados. Taylor apontava que o ser humano era movido, principalmente, por questões financeiras e que deveria se estabelecer uma 16 padronização desses incentivos, pois, sem recompensas salariais, não haveria comprometimento da força de trabalho. Aqui temos a definição do Homo economicus, conceito que se transformaria ao longo dos estudos sobre gestão. A partir do estudo de tempos e movimentos repetitivos executados pelos operários nos seus trabalhos, foi possível encontrar a forma mais eficiente de execução das tarefas. Assim, o foco elementar do Taylorismo foram as tarefas a serem executadas, para depois organizar as demais atividades da empresa. No Taylorismo, o mais importante é a estruturação de métodos de trabalho que fizessem com que se tivesse sempre o desempenho máximo na execução da tarefa. Aqui, também, era pensado sobre quais seriam máquinas mais indicadas a cada atividade. Junto com isso, também houve um movimento para analisar a fadiga humana oriunda da execução repetitiva e prolongada das tarefas. Assim, alguns outros pontos foram abordados pela abordagem taylorista. Foi estipulada a especialização, sempre a partir da divisão racional do trabalho. Com isso, o processo de seleção de trabalhadores seria mais adequado, bem como seu treinamento para execução das tarefas. Com a divisão do trabalho, foi possível a organização empresarial de acordo com os cargos, tarefas e responsabilidades pré-estabelecidos, o que acabou eliminando muitos dos problemas relativos à irresponsabilidade e à falta de comando. Também foram estipulados prêmios de produção e incentivos salariais em função da definição clara das tarefas, dos métodos de trabalho e tempos e movimentos. Com esses elementos, era possível a definição de padrões de produtividade. Também foram criadas condições ambientais físicas necessárias para a execução do trabalho. Por fim, foram definidas a supervisão funcional e a especialização do conhecimento deste supervisor em relação a cada tarefa. Aqui tivemos, então, os pressupostos que direcionaram a racionalização da Administração e constituíram um método para a estudo da área, que fundamentou a Administração Científica que teve como característica primordial a busca pela máxima eficiência nas operações, pela padronização de tempos e movimentos que eram executados pelos trabalhadores. 17 Reflita Quando são apontados os problemas existentes nas empresas que levaram à criação Administração, temos a tendência em pensar que esses problemas não estão presentes nas organizações atuais. Temos muitas empresas, porém, que convivem com problemas semelhantes aos encontrados por Taylor. Já que os princípios para resolução desses problemas, no entanto, foram estipulados no início do século XX, por que as empresas atuais ainda sofrem com esses velhos problemas? Mesmo com o principal objeto de estudo dos tayloristas sendo a resolução de questões salariais, percebemos que esse era apenas um de muitos problemas com os quais as organizações lidavam. Com as mudanças ao longo do tempo dos estudos em Administração, notou-se que outras variáveis viriam a ampliar os problemas das empresas. Assim, também temos que entender quais são os princípios, além da questão da divisão do trabalho e execução das tarefas, que podem transpor os problemas empresariais e que formariam a base de toda a gestão. A Administração Científica ressaltou quatro princípios essenciais para a gestão, que são (KWASNICKA, 2006): Princípio do Planejamento: o empirismo usado na época teria que ser substituído pelo planejamento rigoroso de todas as atividades a serem executadas, estabelecendo uma metodologia de trabalho para todas as tarefas; Princípio de Preparo: deveria ser feita a escolha criteriosa do trabalhador mais indicado para execução da tarefa, de acordo com sua habilidade, e treiná-lo adequadamente para que pudesse atingir a produtividade máxima; Princípio da Execução: a execução das tarefas deveria ser feita da melhor e mais produtiva maneira e, também, deveria ser distribuída de acordo com as responsabilidades; Princípio do Controle: deve ser feita a verificação da execução das tarefas, seguindo padrões estabelecidos pelo que foi planejado anteriormente. 18 Reflita Será que atualmente esses princípios estão solidificados e são aplicados nas empresas? Com as transformações do pensamento administrativo ao longo do tempo, esses quatro princípios foram expandidos e outros foram estabelecidos, em decorrência dos quatro princípios elementares do taylorismo. Assim, posso dizer que esses princípios podem ser entendidos da seguinte forma (KWASNICKA, 2006): 1. Decompor todas as atividades a serem exercidas pelos trabalhadores, bem como a análise, estudo e mensuração dos tempos de cada movimento; 2. Selecionar os trabalhadores para cada tarefa, de acordo com os tempos e movimentos estabelecidos como padrão; 3. Especializar, treinar e instruir os operários, para que fossem capazes de executar as operações, conforme estabelecido; 4. Separar as funções operacionais de preparação e operação; 5. A busca da produtividade no alcance dos padrões estabelecidos, oferecendo incentivos e prêmios de produção; 6. Planejar e preparar a produção, estabelecendo metas de produção; 7. As vantagens resultantes da racionalização do trabalho divididas proporcionalmente a todos os interessados; 8. Manutenção da execução das tarefas nos níveis pretendidos, bem como melhorar e corrigir, se necessário; 9. Organizar os processos e equipamentos para a produção, de acordo com sua utilização. Os princípios da Administração Científica de Taylor se focaram no estudo da execução do trabalho, bem como na especialização e controle da melhor forma de realização para aumento da eficiência. A Administração Científica ficou conhecida como uma abordagemcom ênfase nas tarefas e a melhor forma da sua execução. 19 Mídias Para você poder entender como era a situação empresarial na época e analisar a implantação dos princípios da Administração Científica, indico o filme Tempos modernos (1936), de Charlie Chaplin. 1.2.2 A Teoria Clássica Na mesma proposta do desenvolvimento da Administração Científica de Taylor, surgia na França uma corrente de pensamento que teve um foco um pouco distinto, mas que também estava preocupada em fornecer algumas as bases para a Administração. Aqui temos Henry Fayol, que teve como foco o estudo da Administração, com maior ênfase à estrutura. Em sua obra, Fayol estabeleceu que administrar se trata de uma função diferente das outras atividades de uma empresa e estaria relacionada acima das funções elementares da empresa: finanças, produção, comerciais ou técnicas (CHIAVENATO, 2010). Então, a função administrativa teria cinco elementos ou funções básicas que eram relacionadas às atividades do administrador: prever, organizar, comandar, coordenar e controlar, conforme a ilustra a figura a seguir: As funções básicas da empresa Fonte: Chiavenato (2010). 20 Para Fayol, a gestão empresarial deveria estar desvinculada das outras atividades da empresa. O principal dirigente, estando nos níveis mais elevados da hierarquia da empresa, teria que se separar dos elementos técnicos da atividade produtiva para se voltar às funções principais da gestão (HAMPTON, 1984). Com isso, quanto mais altos os cargos na hierarquia, mais o foco do gestor deve ser holístico, ou seja, ter a visão voltada para o todo organizacional e não somente uma área funcional. Na Teoria Clássica de Fayol, foram estabelecidos os papéis e funções do administrador. Assim, o processo de gestão estaria situado acima dos demais, coordenando as áreas funcionais da empresa, com base em cinco elementos (CARAVANTES, 2003): Planejar: significa estabelecer os objetivos da empresa, especificando a forma como alcançá-los. É a base para operacionalização das demais funções da empresa; Organizar: significa o arranjo de todos os recursos da empresa e buscar a melhor forma para sua alocação; Coordenar: significa a coordenação dos esforços da empresa para implantar o planejamento e torná-lo viável; Comandar: significa é o processo de executar as tarefas pelos subordinados e que eles façam o que tem de ser feito, de acordo com as responsabilidades, amplitude de comando e relações hierárquicas; Controlar: significa definir quais são as medidas de desempenho que serão utilizadas, com o objetivo de garantir que tudo seja feito conforme o que foi estabelecido. Na Teoria Clássica, temos a diferenciação entre os significados de Administração e Organização. A Administração seria mais global e incluiria os processos integrados, cobrindo os aspectos relacionados à previsão, comando e controle. Já a Organização seria menos abrangente, envolvendo somente aspectos relacionados à estrutura da empresa no que diz respeito à forma. Com isso, depois que a empresa estava devidamente organizada, os colaboradores precisariam de comando, com a finalidade de saberem o que e como fazer, bem como era necessária uma atividade de coordenação e controle dessas atividades para que a empresa pudesse atingir os resultados esperados. 21 Para isso, Fayol criou o que ele chamou de 16 deveres específicos para os gerentes exercerem sua função, que são (MAXIMIANO, 2010): 1. Planejamento cuidadoso e execução rigorosa; 2. Coerência entre objetivos e recursos com organização humana e material; 3. Autoridade competente, enérgica, única e construtiva; 4. Harmonização das atividades e coordenação dos esforços; 5. Decisões estabelecidas de forma precisa, simples e nítida; 6. Seleção do pessoal de forma eficiente e organizada; 7. Obrigações definidas de forma clara; 8. Encorajamento do senso de responsabilidade e iniciativa dos colaboradores; 9. Justa e adequada recompensa pelos serviços prestados; 10. Utilização de sanções para erros e faltas; 11. Manutenção da disciplina na organização; 12. Interesses gerais acima dos interesses pessoais; 13. Manutenção da unidade de comando; 14. Supervisão material e humana; 15. Manutenção do controle; 16. Evitar excessos de burocracia. Para complementar a sistematização da atividade de Administração, a Teoria Clássica nos fornece 14 princípios que vão orientar o gestor na execução de seu trabalho, listados a seguir (CHIAVENATO, 2010): 1. Divisão do trabalho: divisão das tarefas e especialização de pessoas, para aumentar a eficiência; 2. Autoridade e responsabilidade: autoridade é o direito de dar ordens e o poder de esperar a correspondente obediência. Já a responsabilidade seria obedecer e prestar contas da execução das ordens. O equilíbrio entre a autoridade e a responsabilidade são fundamentais para o êxito da relação; 3. Disciplina: respeito aos acordos estabelecidos entre a empresa e os funcionários; 22 4. Unidade de comando: cada empregado corresponde apenas a um chefe e só dele deve-se receber ordens; 5. Unidade de direção: uma só orientação e plano para cada grupo de atividades que tenham o mesmo objetivo; 6. Subordinação dos interesses individuais aos interesses gerais: o interesse da empresa se sobressai, eliminando interesses particulares e opiniões; 7. Remuneração do pessoal: deve ser equitativa e justa, com base em fatores internos e externos e na garantia da satisfação; 8. Centralização: equilíbrio entre a concentração da autoridade no topo da hierarquia da organização, sua capacidade de executar as responsabilidades a contento e a iniciativa dos subordinados; 9. Cadeia escalar: definir a estrutura hierárquica da empresa, desde os chefes do primeiro escalão ao último, com definição da linha de autoridade e responsabilidade da empresa; 10. Ordem: um lugar para cada pessoa e cada pessoa no seu lugar. Igualmente para os recursos materiais; 11. Equidade: tratamento de forma idêntica a todos, com benevolência e justiça sem deixar de aplicar a energia e o rigor quando necessário; 12. Estabilidade do pessoal: a manutenção das equipes promove desenvolvimento, gerando mais eficiência; 13. Iniciativa: promoção do aumento do zelo e das atividades dos agentes e fazê-los ter iniciativas que assegurem o sucesso do planejado, dentro dos limites da autoridade e disciplina; 14. Espírito de equipe: desenvolvimento e manutenção da harmonia e união entre as pessoas da organização, incentivá-las a manter este espírito. Esses são os princípios que formam a base da Teoria Clássica da Administração de Fayol. Assim como na Administração Científica, aqui também se destacam os aspectos normativos e prescritivos, ou seja, atuariam como uma espécie de manual do que administrador deve fazer e de como se comportar na gestão da empresa. 23 Abordagem prescritiva e normativa da Teoria Clássica Fonte: Chiavenato (2010). 1.2.3 O Fordismo Um dos nomes mais famosos que seguiram a abordagem taylorista é o de Henry Ford. Os trabalhos de Ford em sua empresa foram essenciais para o aumento da qualidade no desenvolvimento das formas de organizações atuais, com a aplicação dos princípios da eficiência, de forma prática, na indústria automobilística. No entanto, ao contrário de Taylor, que adaptou os tempos de execução das tarefas aos funcionários, ele fez com que os funcionários de sua fábrica se adaptassem ao ritmo da produção, criando assim a linha de montagem. O interesse principal no chamado Fordismo era alcançar a eficiência pela redução de custos e o pragmatismo inerente à padronização em seus produtos que imortalizou a frase: “Todos podem ter um Ford da cor que preferirem, desde que a cor seja preta”. Ford se antecipou ao perceber a importância do consumoem massa e buscou formas para agilizar a produção em série, com larga escala. Com isso, foram atribuídos ao fordismo alguns princípios que norteiam as empresas que buscam a agilidade na produção, bem como a redução dos custos e tempos de fabricação (CHIAVENATO, 2010): 24 Integração vertical e horizontal: a integração vertical trata da integração da produção desde a matéria-prima até o produto final acabado. Já a integração horizontal seria a constituição de uma rede de distribuição desde a produção até o consumidor final; Padronização: com a utilização da linha de montagem e uma alta padronização do maquinário fabril, alcançava-se maior agilidade e redução nos custos. No entanto, a flexibilidade para fabricar o produto ficava prejudicada; Economicidade: redução dos estoques aos menores níveis possíveis e aumento da agilidade no processo produtivo. Foi a empresa Ford que possibilitou a democratização do consumo do automóvel, sempre tendo como objetivo fabricar e colocar o produto no mercado no menor tempo possível. No entanto, mesmo com todo o sucesso que alcançou, o modelo fordista não esteve livre de críticas (CARAVANTES, 2003). Essas críticas recaíam sobre a excessiva padronização pela produção de um único modelo, o excesso de preocupação com a quantidade em detrimento da qualidade e um sistema de eficiência que era prejudicado por não favorecer a inovação e a adaptação ao mercado. Esses problemas no sistema fordista ficaram ainda mais evidentes quando a General Motors (GM) adentrou o mercado utilizando uma política voltada para o mercado, pois não poderia concorrer com a Ford com foco de produção em massa. Assim, a GM optou por estabelecer a produção de modelos voltados para diversas faixas de consumo, com sofisticação, preços e acessórios direcionados para a renda do consumidor que pretendia atender. Com isso, podemos ver que, ao analisar a indústria automobilística atual, muitos elementos dessa época, desenvolvidos pela Ford e GM, se fazem presentes nas políticas empresariais atuais. 1.3 A Teoria da Administração Mesmo apresentando enfoques distintos, a abordagem clássica da Administração buscou criar uma teoria que fosse, ao mesmo tempo, consistente e científica, tendo como base os elementos essenciais da divisão do trabalho, 25 especialização das tarefas e trabalhadores, bem como a coordenação por parte dos superiores hierárquicos e na separação das atividades de linha e staff (KWASNICKA, 2006). Com visões diferentes, que podem ser observadas na figura a seguir, Taylor e Fayol foram complementares em suas abordagens e este conjunto de visões deu a substância essencial para o surgimento da Teoria Administrativa. Comparação das teorias: Taylor X Fayol Fonte: Chiavenato (2010). Conclusão da aula 1 Chegamos ao final da nossa primeira aula. Aqui, você aprendeu que, administrar é muito mais do que somente a supervisão de pessoas, recursos e atividades e para superar os problemas administrativos do início do século XX era necessário que tivéssemos uma abordagem mais conceitual sobre a Administração. Assim, a Abordagem Clássica introduziu os princípios das funções administrativas de prever, planejar, organizar, controlar e avaliar que estão presentes na atividade do gestor. Esses elementos, junto com as habilidade e competências básicas, são primordiais em todas as organizações. 26 Foi a partir dos estudos de Taylor e Fayol, que buscavam a melhoria da eficiência, padronização e estruturação da empresa que a Administração passou a ser estudada com a utilização de métodos científicos e as empresas puderam se beneficiar dos princípios por eles estabelecidos. Ford foi o que mais revolucionou a produção em massa, o aumento de produtividade e a redução de custos de produção, com a implantação da linha de montagem na fábrica da Ford. O fordismo foi o responsável por popularizar o automóvel e, também, foi copiado por fábricas de vários outros produtos de consumo, fazendo com que o cenário de consumo da época fosse alterado O que notamos, então, é uma complementaridade entre os pressupostos de Taylor, que enfatizavam a tarefa e o trabalho, com os de Fayol, que tinham ênfase na estrutura e na função. Essas foram as bases da criação da Administração moderna. Atividade de Aprendizagem Há dois anos, Fernanda trabalha em uma empresa que sempre oferece oportunidades de desenvolvimento para os seus funcionários. Em uma reunião da diretoria, ela ficou sabendo de sua futura promoção para o cargo de gerente do departamento financeiro da companhia. Assim, sua primeira preocupação foi se ela estaria realmente preparada para assumir o novo cargo. Assim, discorra sobre quais as habilidades que Fernanda deve possuir para enfrentar os novos desafios da função? Como ela pode se tornar uma administradora competente? Aula 2 – Visão Humanista da Administração Apresentação da aula 2 Olá! Seja bem-vindo(a) à nossa segunda aula da disciplina de Fundamentos da Administração, na qual discorrerei sobre a abordagem 27 humanista da Administração e quais os impactos dessa corrente de pensamento para a sua atividade como gestor. Na década de 1930, tivemos o crescimento da psicologia, mais especificamente a psicologia do trabalho, dentro das organizações. O principal foco de análise dessa ciência eram as formas de adaptação do trabalhador às tarefas executadas no trabalho, bem como adaptação dessas tarefas ao trabalhador. O foco primordial desses estudos era o questionamento da Abordagem Clássica que focava somente nas máquinas e os métodos de trabalho. Ou seja, o foco da abordagem passaria a dar atenção ao ser humano e aos grupos sociais dentro das organizações, em detrimento aos aspectos técnicos e de preocupação com a produtividade do trabalhador até então abordados. Mesmo os estudos sobre fadiga humana e como isso influenciava a produtividade não tinham como objetivo o bem-estar do trabalhador, que era visto somente como mais uma parte da engrenagem empresarial que não poderia parar, pois havia objetivos de redução de custos e aumento da produção (OLIVEIRA, 2010). As funções básicas da organização Fonte: Chiavenato (2010). Com isso, essa corrente da psicologia vinculada às ciências sociais busca tratar o ser humano em seu ambiente de trabalho, bem como ocorrem todas as suas interações, trazendo à tona a importância que o aspecto emocional dos funcionários e suas relações tinham para a análise organizacional. Eis que surgiu a Abordagem Humanista das Organizações, que teve como principal base de estudos a Teoria das Relações Humanas. 28 2.1 Teoria das Relações Humanas A visão mecanicista da Abordagem Clássica sobre o ser humano, na análise da sua relação com o ambiente de trabalho, começou a ser colocada em questionamento. Primeiro, foram os sindicatos laborais que fizeram as primeiras considerações sobre a forma como os trabalhadores eram tratados e, depois, vieram os estudos da psicologia industrial. Foi então que apareceu a Teoria das Relações Humanas, que foi a linha de pensamento que mais fortemente fez oposição aos princípios da Teoria Clássica. Essa abordagem humana questionava que havia outros elementos que impactavam a produtividade do trabalhador e que estavam relacionados às questões de caráter humano dentro das organizações. Nesse sentido, temos dois principais pontos abordados pela psicologia industrial (VASCONCELOS; MOTTA, 2006): A adaptação do trabalhador ao trabalho: aqui são estudados os testes psicológicos na seleção dos trabalhadores. Todo o estudo das características exigidas aos trabalhadores para cada tipo de trabalho, a seleção dentro dessas exigências, dentre outros vários fatores; A adaptação do trabalho ao trabalhador: teve como foco os aspectosvoltados para o lado psicológico do trabalhador. Questões como personalidade e a relação da chefia com os trabalhadores, bem como os fatores motivacionais, foram levantados. Com essa nova forma de analisar o ambiente industrial, bem como os questionamentos críticos à Administração Clássica, tivemos a materialização de uma nova teoria para abordagem da Administração, tendo como ênfase a sistematização de novos princípios de estudos, com poder de explicação sobre como deveriam ser analisadas as relações humanas no ambiente empresarial e as etapas do ciclo motivacional. 29 Etapas do Ciclo Motivacional Fonte: Chiavenato (2010). Na Teoria das Relações Humanas, aquele conceito de trabalhador que era motivado somente mediante recompensas financeiras (Homo economicus) começou a ser questionado. Isso porque as organizações começaram a notar que a satisfação do trabalhador também era um fator importante. Com isso, o lado humano das organizações começou a ser considerado como um fator de influência dentro do contexto organizacional. Mídias A animação “A fuga das galinhas” (2000) retrata, em diversos momentos, a capacidade do gestor em conseguir fazer com que operários trabalhassem em torno de uma ideia, motivá-los e influenciá-los à busca de objetivos comuns. 2.2 O experimento de Hawthorne: a importância do ser humano na empresa O status sólido da Teoria das Relações Humanas se deve muito ao experimento de Hawthorne, conduzido por Elton Mayo, que teve um papel essencial para consolidação da teoria (SILVA, 2005). Em primeiro lugar, foi com 30 esse estudo que foi possível observar como o trabalho em equipe, atitudes e necessidades dos trabalhadores afetavam a motivação para o trabalho e o comportamento no ambiente industrial. A segunda questão essencial que foi observada está relacionada com a alta complexidade dos problemas de produção em relação à produtividade (KWASNICKA, 2006). Este experimento foi realizado na Western Electric Company entre os anos de 1924 e 1927. O principal objetivo do estudo era verificar a influência da iluminação da empresa na produtividade de montagem de relés para telefones. Esse departamento era formado somente por mulheres, que executavam o trabalho manualmente e dependiam essencialmente de seu esforço e rapidez (CHIAVENATO, 2010). Na primeira fase, foram estudados os fatores de iluminação, cujo pressuposto inicial era de que as trabalhadoras eram apenas motivadas por fatores econômicos e externos. Dessa forma, foram realizados quatro testes, cada um objetivando alcançar resultados distintos dos anteriores. Foram estabelecidos dois grupos: um de testes e outro para controle (VASCONCELOS; MOTTA, 2006): Experimento 1: operários de três departamentos distintos foram submetidos a níveis de iluminação diferentes. Foi revelado que os índices de produtividade aumentavam com a melhora da iluminação, mas a eficiência do processo produtivo nem sempre diminuía quando a iluminação era reduzida; Experimento 2: aqui foram escolhidos dois grupos de operários, com igual quantidade de pessoas que foram distribuídos em duas salas, onde em uma havia iluminação constante e na outra, iluminação intermitente. Resultado: não foi possível obter qualquer resultado confiável sobre a mudança nos níveis de eficiência relacionados com a variação na iluminação; Experimento 3: foram utilizados dois grupos de trabalhadores, um controlado sob nível de iluminação fixa e outro sob mudanças controladas no nível de iluminação. Resultado: a produtividade dos dois grupos cresceu conforme crescia o nível de iluminação e tornou- se constante de acordo com a constância do nível de iluminação, mas 31 o grupo de teste manteve a produtividade, mesmo diminuindo o nível de luminosidade. Os experimentos não obtiveram sucesso em confirmar que havia uma correlação entre o esforço e a iluminação, mas puderam aprofundar nas mudanças das teorias administrativas. Devido ao fato de que não foi possível comprovar que mesmo baixando os níveis de iluminação ao limite da escuridão a produtividade não diminuiu, foi constatado que outros fatores exerciam essa influência. Desse modo, foi necessário que a pesquisa prosseguisse para verificar quais seriam os outros fatores que afetavam a produtividade da empresa. Tivemos, então, a segunda fase dos experimentos de Hawthorne. Nessa segunda fase, o processo de seleção dos trabalhadores que fariam parte do experimento teve critérios mais rigorosos. Além disso, foram alteradas as condições de layout do processo produtivo e do local onde o experimento seria realizado. Também foram introduzidas novas variáveis de pesquisa, são elas: horários de descanso, lanches, reduções no período de trabalho e sistema de pagamento. Outro fator utilizado na pesquisa foi que uma das funcionárias atuaria como supervisora do trabalho, com o objetivo de estabelecer uma relação entre essas variáveis e qual mais influenciava a produtividade. Como resultado dessa fase de experimentos, ficou evidente que a forma como a supervisora se comportava era um fator importante para a produtividade. Assim, foi preparada uma terceira fase de pesquisa, em que foi realizado um programa de entrevistas que tinha como objetivo identificar os sentimentos e as atitudes dos trabalhadores em relação ao trabalho e às atitudes dos supervisores. Com essas entrevistas (mais de 20 mil), se pôde observar que havia uma organização paralela à empresa e que tinha muita influência sobre os funcionários. Essa influência tinha como elemento essencial as relações de confiança e lealdade entre si e com essa instituição paralela, o que poderia causar problemas para a empresa. Com isso, tivemos uma quarta fase do experimento, que tinha como objetivo analisar os mecanismos e os processos dos pequenos grupos sociais 32 dentro da empresa, em que foi possível ser verificado que o grupo tinha ferramentas de punição para aqueles membros que não participassem das decisões em relação à produtividade (MAXIMIANO, 2010). Foi nesta fase que se tornou possível observar as relações entre a organização informal dos operários, a organização formal da fábrica e a preponderância do informal sobre o formal. Mesmo sem terem sido aprofundados, os experimentos de Hawthorne influenciaram a teoria administrativa e suplantaram alguns dos pressupostos sobre a produtividade colocados pela Administração Científica, gerando uma forma alternativa de gestão das empresas (SILVA, 2005). Algumas das principais conclusões dos experimentos foram: 1. A produtividade seria resultante da integração social do trabalhador no grupo e de sua normatização própria; 2. O comportamento do trabalhador tem como base o grupo social ao qual está inserido; 3. Este comportamento é dependente das normas e padrões sociais; 4. Os trabalhadores fazem parte de grupos sociais dentro da organização e estão em constante interação social; 5. O modo mais eficiente de divisão do trabalho não está relacionado à especialização, mas sim à natureza do cargo; 6. Os componentes emocionais não planejados e irracionais do ser humano devem ser tidos como importantes. Com isso, toda a base da Teoria das Relações Humanas foi estabelecida de acordo com alguns pressupostos (KWASNICKA, 2006): A organização é um conjunto de grupos de pessoas; Ênfase nas pessoas, pois é o comprometimento delas com objetivos que formam a organização; A psicologia é importante para melhor entender os trabalhadores; Delegação da autoridade, dando ênfase aos cargos e funções nos níveis hierárquicos mais baixos; Oferecer autonomia para o empregado, pois ele pode ser responsável e produtivo mesmo sem supervisão; Confiar nas relações entre supervisores e subordinados; 33 Dar ênfase nas relações entre as pessoase na confiança entre elas; Entender como funcionam as dinâmicas de grupo e interpessoal. Com isso, em oposição à visão anterior do ser humano, surge o ser humano social, que seria completamente diferente daquele indivíduo movido apenas por interesses, descrito pela Teoria Clássica. Essa é uma visão que parte do pressuposto de que as pessoas têm sentimentos, emoções, interesses de satisfação pessoal, relacionam-se e podem ser confiáveis (HAMPTON, 1984). 2.3 A liderança e seus estilos O conceito de liderança foi uma das principais contribuições que a Teoria das Relações Humanas trouxe para o ambiente empresarial. Os estudos relacionados à sua importância nas organizações e, também, no comportamento dos trabalhadores são essenciais até hoje para a prática da Administração. Os estudos da Administração Clássica foram importantes para situar a figura da liderança formal. De forma complementar, com os resultados obtidos com os experimentos de Hawthorne, a Teoria das Relações Humanas nos trouxe a importância da liderança informal. Mas por que a liderança é tão importante nas organizações? Porque é a figura do líder que sustenta o comportamento do grupo, bem como das interrelações nestes grupos, de forma que a empresa possa se beneficiar da atuação coerente da equipe (CARAVANTES, 2003). Tendo em vista esses elementos, podemos entender a liderança de diversos pontos de vista. Resumidamente, podemos inferir que a liderança se trata da capacidade de condução das pessoas e das formas de saber fazer com que elas convirjam em torno de um objetivo comum. Com essa definição básica, podemos chegar a duas conclusões: 1) que a liderança é necessária em todos as áreas da empresa; 2) para conduzir qualquer tipo de organização humana. Assim, a liderança é essencial na Administração, de forma que o gestor seja capaz de conduzir as pessoas e as conhecer em sua essência (SILVA, 2005). 34 Atualmente, temos diversas teorias que tratam sobre liderança. No entanto, a maioria delas converge para uma classificação em três grandes grupos: as relacionadas com os traços de personalidade, as que discorrem sobre os estilos de liderança e as situacionais (CARAVANTES, 2003). As teorias relativas aos traços de personalidade tratam das qualidades relativas à personalidade do líder. Nesta teoria, o líder tem uma personalidade marcada por traços físicos, intelectuais, sociais e relacionados com a tarefa, por meio dos quais influencia as pessoas com quem se relaciona (MAXIMIANO, 2004). Ou seja, são as características marcantes da personalidade que determinam se o indivíduo pode ser líder ou não, então uma simples análise de personalidade pode indicar se uma criança virá ou não a ser um líder. Temos também as teorias que tratam da forma como os líderes se conduzem diante de seus comandados. Aqui, o que o líder faz está relacionado ao comportamento de quem lidera e não às suas características pessoais. Desse ponto de vista, temos três tipos de liderança, que são (KWASNICKA, 2006): Liderança autocrática: este tipo é caracterizado pela concentração das decisões por parte do líder, que vai colocar essas decisões de forma impositiva ao grupo. O líder é impositivo em todos os aspectos do processo da liderança; Liderança liberal: este tipo é caracterizado pelo líder passar totalmente a condução e decisões para o grupo, deixando-o completamente à vontade e sem controle. Esse tipo de liderança compromete a velocidade das decisões, pois gera muitas divergências e discussões; Liderança democrática: nesta tipologia, o líder vai conduzir o processo com a participação do grupo, orientando e incentivando para que todos façam parte. No entanto, a decisão ainda pertence ao líder, mas com a possibilidade de o grupo dar a sua opinião. Por fim, a terceira teoria sobre liderança coloca que ela vai ser dependente do tipo de situação em que vai ocorrer. Aqui estamos falando de teorias mais abrangentes e que dão uma visão maior de opção para o administrador (OLIVEIRA, 2012). 35 Isso porque não estão delimitadas por somente um modelo, mas podem (e devem) considerar a adaptação do estilo de liderança de acordo com a situação. No entanto, ressalto que, independentemente do tipo de liderança exercida, as formas de comunicação são fundamentais para as organizações. Tendo em vista que a Teoria das Relações Humanas enfatiza as pessoas e seus relacionamentos, a comunicação ganha destaque e parte de pressupostos de que há confiança e franqueza entre as pessoas. Com uma comunicação confiável, clara e da forma entendível que se estabelecem relações humanas de qualidade nas organizações (HAMPTON, 1984). 2.3.1 Organização Formal, Informal e Cultura Organizacional O experimento de Hawthorne trouxe várias questões importantes para o os gestores compreenderem o funcionamento complexo das relações interpessoais dentro das empresas, bem como para entender os grupos sociais que formados dentro delas, tendo em vista o estabelecimento de laços entre as pessoas. Com isso, foi possível analisar como as interações dos trabalhadores em seus ambientes de execução de tarefas são propícios para a formação de subgrupos culturais que estabelecem suas próprias regras próprias, que é chamada de organização informal. Posso afirmar para você que a organização formal (estrutura da empresa), de certa forma, acaba proporcionando as condições para o surgimento da organização informal. Isso porque é nessa estrutura formal da empresa que temos as relações formais de trabalho, que vão moldar os grupos sociais que surgirão dentro dessa estrutura pelas relações que serão formadas no ambiente de trabalho. O indivíduo vai buscar aprovação e aceitação do grupo do qual faz parte, ou seja, buscará essa aceitação na organização informal. É esta relação que trará equilíbrio entre as necessidades individuais e o cumprimento das regras do grupo (VASCONCELOS; MOTTA, 2006). Vale ressaltar que o surgimento desses grupos acontece independente das estruturas formalizadas e de hierarquia da empresa (KWASNICKA, 2006). 36 Reflita Faça uma reflexão em relação à sua participação em grupos sociais e organizações informais e tente identificar em torno de quais interesses comuns organizaram-se esses grupos ou organizações informais, se existem algumas regras de conduta e quais são (formas de vestir, linguajar, etc.) e se tais regras são impostas ou não. Saber como funcionam esses grupos é muito importante para a sua formação como gestor. Isso porque eles são partes que formam a empresa em seus aspectos formais e também porque a execução das atividades acontece de acordo com seu funcionamento, como pudemos ver no experimento de Hawthorne. Com isso, tivemos estudos que se voltaram para tratar das dinâmicas de grupo. Essa linha de pensamento aborda que o comportamento, as atitudes, as ações e as crenças das pessoas que fazem parte da organização estão intimamente relacionados com os grupos às quais pertencem (CARAVANTES, 2003). Esses grupos são caracterizados, primeiramente, pela existência de um objetivo comum. Mas também temos outras características inerentes aos grupos, que vão desde a existência de uma estrutura que apoiará a formação deste grupo, passando pelo dinamismo da organização com relação às interações sociais até a coesão interna que gira em torno de afinidades que os indivíduos têm em comum. Temos que entender que o comportamento individual é influenciado pelas ações exercidas nos grupos dos quais fazem parte. Dessa forma, o nível de resistência ou aceitação das mudanças vai depender de como o grupo interpreta essas mudanças, fazendo com que as empresas tenham a necessidade de atuar junto aos grupos quando houver a necessidade de mudança. 37 Enfoque das Relações Humanas Fonte: Chiavenato (2010).Conclusão da aula 2 Chegamos ao final da nossa segunda aula. Aqui, você viu, com o experimento de Hawthorne e suas conclusões, surgir uma nova forma de se analisar a relação dos trabalhadores com as empresas, bem como da busca pela eficiência e produtividade. Temos aqui o surgimento do novo conceito de ser humano social, que é aquele que participa de grupos, bem como exerce influência e vai ser influenciado por ele. Além disso, começa-se a perceber que este indivíduo tem motivações que vão além das econômicas. Entram aqui os trabalhos da psicologia organizacional que estabeleceram ferramentas para as proposições da Teoria das Relações Humanas e que afetam o desempenho do administrador. Temos as bases aqui para as análises sobre temas importantes como liderança e as relações entre chefia e subordinados. Com o avanço das relações humanas nas empresas, pode-se aprofundar o entendimento do contexto interno da empresa e da forma como as pessoas se comportam dentro dela. 38 Atividade de Aprendizagem O que leva os funcionários a dedicarem-se ao trabalho, vestirem a camisa da empresa e a lutarem por ela? O que faz com que deem o máximo possível para ajudar a empresa a ser realmente competitiva? Pensando em como motivar seu pessoal, o presidente da uma grande empresa contratou você como consultor para assessorá-lo nessa empreitada. O que você faria para explicar ao presidente da empresa sobre proposições em relação à motivação humana e como utilizar adequadamente na empresa? Aula 3 – Visão Neoclássica da Administração Apresentação da aula 3 Olá! Mais uma vez, seja bem-vindo(a) à nossa terceira aula da disciplina. Nela, abordarei para vocês sobre a Administração Neoclássica, que trouxe uma nova abordagem para os princípios da Teoria Clássica, expandindo seus conceitos e ressaltando novos elementos importantes para a prática do Administrador. Mesmo com toda a influência da Abordagem Humanista, trazendo à tona a importância da melhor gestão das pessoas como algo importante para o desempenho empresarial, os princípios de organização e estruturação presentes nas Teoria Clássica da Administração nunca foram esquecidos totalmente. Os conceitos essenciais da Teoria Clássica, como departamentalização, racionalização do trabalho, organização linear e funcional continuaram a ser aplicados e necessitam ser aprimorados (CHIAVENATO, 2010). Mesmo porque os princípios clássicos e os humanistas não são mutuamente excludentes, mas formas complementares de enxergarmos os processos de gestão empresarial. Além disso, fatores como o fim da Segunda Guerra Mundial e o crescimento econômico mundial fizeram com que fossem necessários voltarmos aos princípios clássicos de estruturação das empresas. 39 Novas formas de comunicação estavam surgindo com a popularização da televisão, as viagens aéreas intercontinentais estavam crescendo, e o poder aquisitivo das pessoas estava acelerando. Rápidas mudanças estavam acontecendo e, com isso, também estava se alterando o comportamento das pessoas. Uma nova corrente de pesquisadores surge para dar uma nova visão para elementos já conhecidos da Teoria Clássica. 3.1 A Teoria Neoclássica Essa nova abordagem dos princípios clássicos sofreu uma revitalização com a introdução do pensamento de outras ciências para poder se adequar ao novo contexto empresarial e de competição que estava surgindo. Em suma, as principais bases sobre a qual a Teoria Neoclássica está sustentada são (MAXIMIANO, 2004): A Administração se trata de um processo baseado em planejamento, organização, direção e controle; Para se adequar aos vários cenários, seriam necessários princípios que pudessem ser prescritivos e aplicáveis; Os princípios da Administração deveriam ser científicos, no sentido de serem necessários e verdadeiros; A gestão é afetada pela cultura e pelo universo físico. Com isso, o Neoclassicismo pode definir que as funções do administrador partem dos princípios administrativos para, somente então, poder estabelecer os princípios que darão fundamento à prática dessas funções (SILVA, 2005). 3.1.1 A prática da Administração e as organizações No entanto, temos que entender que a Teoria Neoclássica, mesmo partindo de pressupostos previamente estabelecidos na Teoria Clássica, não adotou a postura rígida típica de Taylor e Fayol. A preocupação dos autores neoclássicos foi estabelecer uma releitura que fosse adaptada para os cenários empresariais que eles estavam enfrentando. O foco então foi uma convergência 40 do tema para uma teoria que fosse “integradora, eclética e utilitarista, em função das origens comuns” (CHIAVENATO, 2010, p. 216). Assim, foi ressaltado, sobretudo nos Estados Unidos, o fortalecimento de um estilo de vida pragmático e, portanto, que daria ênfase em adotar formas de atuação gerencial que fossem passíveis de serem aplicadas e replicadas em diversas empresas. Com isso, tivemos a reafirmação dos conceitos essenciais da Teoria Clássica, agora devidamente adaptados para o mundo que estava em processo de transformação. Ou seja, devido aos progressos da sociedade e, consequentemente, das empresas, havia a necessidade de que as práticas empresariais pudessem ser adaptadas e flexibilizadas. Outro fator que estava causando essa necessidade por adequações das práticas de gestão de empresas foi o início do processo de internacionalização e das empresas, alterando os costumes de consumo na sociedade e fazendo com que este crescesse. A partir desses elementos, o desenvolvimento do neoclassicismo adquiriu algumas características que o distinguiram das escolas anteriores. Temos então as seguintes características da abordagem neoclássica (CHIAVENATO, 2010): Ênfase na prática da Administração: a Administração tem como foco resultados, de forma prática, mas sem deixar de considerar os princípios teóricos; Reafirmação dos postulados clássicos adaptados: são retomados os princípios estabelecidos na Teoria Clássica, adequados a uma nova realidade; Ênfase nos princípios gerais da Administração: os princípios são aplicados como critérios de conduta, mas com flexibilidade. Reafirmam-se o planejar, o organizar, o dirigir e o controlar, baseados nos princípios gerais; Ênfase nos objetivos e nos resultados: toda a organização deve ser criada, organizada e estruturada nesse sentido. A eficiência é uma consequência dos objetivos e resultados a serem atingidos; Ecletismo da Teoria Neoclássica: deve-se absorver o conteúdo de outras teorias administrativas recentes e efetuar um remodelamento dos conceitos clássicos. 41 Com isso, consideramos que a Abordagem Neoclássica consegue avançar em suas análises sobre as organizações para a Teoria Administrativa. Isso porque as teorias anteriores buscavam dar ênfase na melhor forma de execução da tarefa, ou seja, na eficiência. No entanto, agora as organizações apresentam a necessidade de atender aos anseios do mercado consumidor, fazendo com que surja a preocupação com a eficácia. Podemos definir que a eficiência é a busca de se encontrar as formais mais corretas de execução da atividade produtiva. A eficácia está relacionada ao resultado, ou seja, àquilo que precisa ser feito para atender os anseios da demanda (CARAVANTES, 2003). Isso quer dizer que a eficácia trata sobre escolher de forma adequada quais os produtos ou serviços que o mercado efetivamente deseja. Nesse sentido, o papel do gestor recai sobre a busca da excelência empresarial, atingindo os maiores níveis de eficiência e eficácia possíveis. 3.1.2 Busca pela reafirmação dos princípios da Administração Neste ponto, já deve ter ficado claro, para você, que o neoclassicismo tem como ênfase a busca pela adequação dos princípios clássicos em relação ao novo cenáriode competição que as empresas se encontravam. Para isso, foi necessária uma flexibilização e capacidade de adaptação desses princípios para todos os tipos de organizações. Nesta seção, vou colocar para você como alguns dos elementos essenciais da gestão foram adequados pelos autos neoclássicos. O conceito da divisão do trabalho foi o objeto de análise primordial da Teoria Clássica. No entanto, aqui temos a divisão da estrutura organizacional em três níveis: operacional, intermediário e institucional (HAMPTON, 1984). Essa divisão foi proposta, de forma que fosse possível se estabelecer uma estrutura geral para todo e qualquer tipo de organização, para que possibilitasse uma estrutura organizacional para melhor gestão. No nível institucional, também chamado de estratégico, temos os diretores e dirigentes máximos da empresa e os papeis atribuídos são o de administrar a organização de forma global, ou seja, tendo uma visão holística do sistema organizacional. 42 Já no nível intermediário, que também é conhecido como tático ou gerencial, se trata daquele que está no meio da estrutura hierárquica. Este nível é responsável pela tradução e comunicação dos objetivos globais da empresa nas ações funcionais. Por fim, o nível operacional (nível técnico) é constituído pelos supervisores que fazem a gestão direta da execução das tarefas e, também, pelos trabalhadores que executarão as atividades atribuídas. Os níveis hierárquicos Fonte: Chiavenato (2010). Como resultado da divisão do trabalho, temos a especialização. A partir do momento que temos os três níveis organizacionais definidos, há a simplificação das tarefas e, dessa forma, possibilita que seja atribuído a cada cargo dentro da hierarquia funções que são específicas e especializadas. A especialização está presente em todos os níveis da organização, especializando, também, órgãos da estrutura (CHIAVENATO, 2010). Com ela, fica facilitada toda a preparação dos funcionários, bem como o estabelecimento de critérios para controle da produtividade e para adequações na forma de execução das tarefas. Com esses dois elementos definidos na organização, vai aumentar a quantidade de funções na linha horizontal da estrutura. Com isso, as empresas se deparam com a necessidade de mais posições relacionadas à supervisão e comando nos níveis mais altos da hierarquia. Assim, temos a necessidade de 43 estabelecer a hierarquia da organização, para que seja possível a gestão de toda a base da estrutura organizacional. Além disso, aparece a necessidade de estabelecermos como será a execução da autoridade em cada função e, assim, a autoridade surge como uma representação legítima de quem ocupa esses cargos. São nos cargos que exercem autoridade que se busca a ordenação de tarefas, alocação de recursos e tomada de decisões, tendo em vista os objetivos da organização. A autoridade dentro da organização pode ser caracterizada por ser decorrente do cargo e não das pessoas que representam esses cargos. Além disso, ela deve sempre ser aceita por quem é subordinado a ela e flui abaixo da hierarquia verticalizada (SILVA, 2005; CHIAVENATO, 2010). Quem possui autoridade tem o direito de dar ordens diretas a seus subordinados e de delegar parte de sua autoridade diretamente. Com a autoridade estabelecida, também deve-se ter atenção com a responsabilidade relativa a essa cadeia de comando. Posso afirmar para vocês que a responsabilidade é diretamente proporcional ao grau de autoridade que o cargo tem. Podemos caracterizar a responsabilidade como a obrigação de desempenhar uma atividade que foi designada. Além disso, a responsabilidade tem origem na relação dos superiores e seus subordinados, que têm obrigação de realização das tarefas que lhes são atribuídas. A autoridade também dá o direito do superior em estabelecer a delegação das atividades. A delegação pode ser definida como a transferência de autoridade e responsabilidade para cargos hierárquicos inferiores (OLIVEIRA, 2012). No entanto, alguns cuidados devem ser tomados ao executar a delegação. Primeiro, ao delegar, devemos buscar delegar a tarefa inteira, pois isso irá evitar que uma única tarefa seja dividida em várias pessoas que podem não comunicar de forma eficiente entre elas. Com isso, vamos ao segundo cuidado: devemos delegar para a pessoa certa, aquela que tenha interesse e condições de encarar essa responsabilidade. Além disso, devemos sempre avaliar e recompensar (ou punir) o desempenho de acordo com o cumprimento (ou não) das atividades delegadas. 44 Por fim, temos a centralização e a descentralização, sendo dois temas principais temas que foram discutidos e estudados pelos neoclassicistas. A grande questão gira em torno do que seria melhor: centralizar ou descentralizar as tomadas de decisões no âmbito empresarial. A centralização significa que a autoridade para tomada de decisões está localizada sempre nos níveis mais altos da estrutura organizacional. A característica principal é a autoridade estar nos cargos mais elevados da cadeia hierárquica (MAXIMIANO, 2004, OLIVEIRA, 2012). Em contrapartida, com a descentralização, as decisões seriam delegadas para os níveis mais baixos da estrutura. Essa é a tendência atual da Administração, pois possibilita tomadas de decisões mais rápidas. A descentralização vai prevalecer quando menor for a necessidade de supervisão sobre essas decisões. Não temos uma regra geral para descentralização, pois vai depender de fatores como, por exemplo, o quão complexo é o ambiente organizacional no qual estamos inseridos. Em cenários de altos níveis de mudança e incerteza, maior será a descentralização, pois é necessário que a organização tenha velocidade para responder às demandas do ambiente. Centralização X Descentralização Fonte: Chiavenato (2010). 3.2 Funções da Administração Para a abordagem neoclássica, as funções administrativas não são muito distintas do que foi proposto por Fayol e sua Teoria Clássica. No entanto, a forma 45 de execução dessas atividades, para os neoclássicos, se torna mais flexível, mesmo mantendo o sentido cíclico desse processo. Assim, temos o planejar, organizar, coordenar e controlar sendo executados na mesma sequência (MAXIMIANO, 2004). No entanto, se tem um maior cuidado com a inter-relação entre essas etapas que se influenciam reiniciando os ciclos, conforme os objetivos são atingidos. A primeira etapa do processo é a função de planejar. Nesta fase são estabelecidos os objetivos que serão seguidos, bem como a forma como serão alcançados. Aqui são estabelecidos os planos de ação para busca por esses objetivos (KWASNICKA, 2006). Lembre-se de que planejamento está sempre relacionado às análises futuras, que vão envolver incertezas. Com isso, planejamento precisa ser revisto e adaptado conforme as necessidades de mudança. A fase de planejamento acontece em todos os três níveis da estrutura organizacional. No nível estratégico, serão tomadas as decisões globais da organização. Já no nível tático, essas decisões serão analisadas e transformadas em objetivos departamentais (marketing, produção, logística, etc.) Por fim, em nível operacional, serão efetivamente executadas as ações da organização. Quanto ao organizar, temos a função de alocação dos recursos necessários para que tenhamos condições de atingir os objetivos traçados na etapa do planejamento. A organização envolve cinco etapas (OLIVEIRA, 2012): Determinar o que é necessário fazer; Departamentalizar com critérios lógicos alinhados aos objetivos; Determinar os cargos e as tarefas a serem executados; Distribuir os recursos necessários; Coordenar os esforços para integração aos objetivos. Depois temos o processo de dirigir, que está relacionado às ações para direcionamento dos esforços para que os
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