Gestão de Planilhas e Documentos

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Gestão de Planilhas 
e Documentos
Curso Profissionalizante 
de Auxiliar em Logística
Autor
Lillian Cherrine Rodrigues
Indaial – 2022
1a Edição
Copyright © UNIASSELVI 2022
Elaboração:
Lillian Cherrine Rodrigues
Revisão, Diagramação e Produção:
Equipe Desenvolvimento de Conteúdos EdTech
Centro Universitário Leonardo da Vinci – UNIASSELVI
Ficha catalográfica elaborada pela equipe Conteúdos EdTech UNIASSELVI
Apresentação
Querido aluno, seja bem-vindo! A partir de agora, iniciamos a disciplina Ges-
tão de Planilhas e Documentos, que tem por objetivo levá-lo à reflexão sobre a 
importância da elaboração e da gestão de documentos na rotina de trabalho.
Vivenciamos a chamada Era da Informação, que tem como atributo princi-
pal a valorização do conhecimento concentrado nas pessoas e nas organizações. 
Com o acúmulo de conhecimento e informações, numerosos e diversificados docu-
mentos são produzidos, sejam por instituições públicas ou privadas.
Dessa forma, saber gerir, controlar e arquivar essa imensurável quantidade 
de documentos de maneira eficiente é uma grande vantagem competitiva para as 
organizações, especialmente diante da adoção de tecnologias digitais na concep-
ção de documentos, que em oposição ao que se pensa, necessitam dos mesmos 
cuidados e atenção que os documentos físicos tradicionais. 
Portanto, compreender e adquirir conhecimentos sobre a área é fundamen-
tal. Sendo assim, a disciplina está dividida em três grandes unidades. Na primeira uni-
dade, estudaremos os marcos da área da documentação, elaboração e controle da 
documentação na empresa. Na segunda unidade, compreenderemos o que são os 
sistemas de informação gerencial e sua aplicação para auxiliar na tomada de decisão. 
Já na terceira e última unidade, aprenderemos sobre o editor de texto e planilhas ele-
trônicas e sobre a segurança da informação. Perceba que este curso e esta disciplina 
estão sendo cercados de muito cuidado, atenção e até mesmo carinho. Estamos 
começando mais uma etapa nesta nova caminhada, repleta de descobertas.
Que você tenha plena realização nos estudos!
Lillian Cherrine Rodrigues
SUMÁRIO
UNIDADE 1 ELABORAÇÃO, GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÃO 9
TÓPICO 1 MARCOS DA ÁREA DA DOCUMENTAÇÃO ......................................... 11
1 INTRODUÇÃO ................................................................................................... 11
2 MARCOS DA ÁREA DA DOCUMENTAÇÃO ............................................... 11
2.1 A ESCRITA ......................................................................................................12
3 A DOCUMENTAÇÃO ........................................................................................16
RESUMO DO TÓPICO 1 ............................................................................................. 18
AUTOATIVIDADE ........................................................................................................19
TÓPICO 2 ELABORAÇÃO E CONTROLE DA DOCUMENTAÇÃO .......................21
1 INTRODUÇÃO ..................................................................................................21
2 GESTÃO DE DOCUMENTOS .........................................................................22
2.1 IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE DOCUMENTOS PARA AS 
ORGANIZAÇÕES ................................................................................................24
2.2 A TECNOLOGIA E A GESTÃO DE DOCUMENTOS ................................25
2.3 A RELAÇÃO DA LEI GERAL DE PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS 
(LGPD) E A GESTÃO DOCUMENTAL .............................................................. 27
3 DOCUMENTOS E SUAS CARACTERÍSTICAS ..........................................28
3.1 DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICO, ELETRÔNICO, DIGITAL E HÍBRIDO 35
3.2 CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS ...................................................... 37
3.2.1 CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS ...................................................39
3.3 AVALIAÇÃO DOCUMENTAL ......................................................................40
3.4 ARQUIVO .....................................................................................................42
3.4.1 CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS ........................................................43
3.4.2 CICLO VITAL ARQUIVÍSTICO OU TEORIA DAS TRÊS IDADES ......43
RESUMO DO TÓPICO 2 ............................................................................................45
AUTOATIVIDADE .......................................................................................................46
TÓPICO 3 A DOCUMENTAÇÃO NA EMPRESA ....................................................49
1 INTRODUÇÃO .................................................................................................49
2 DOCUMENTOS EMPRESARIAIS .................................................................49
2.1 CONCEPÇÃO DE DOCUMENTO NA EMPRESA .....................................50
2.2 TIPOS DE DOCUMENTOS ...........................................................................51
2.3 DOCUMENTOS DE COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL INTERNA E 
EXTERNA ............................................................................................................56
3 CORRESPONDÊNCIAS ..................................................................................58
3.1 CORREIO ELETRÔNICO ..............................................................................59
RESUMO DO TÓPICO 3 ............................................................................................66
AUTOATIVIDADE ....................................................................................................... 67
REFERÊNCIAS ...........................................................................................................69
UNIDADE 2 INTRODUÇÃO AOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO ................73
TÓPICO 1 A IMPORTÂNCIA DAS INFORMAÇÕES NA EMPRESA .................... 75
1 INTRODUÇÃO .................................................................................................. 75
2 INFORMAÇÕES NA EMPRESA .................................................................... 76
2.1 INFORMAÇÃO .............................................................................................. 77
3 GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES ...................................................... 79
3.1 IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DA INFORMAÇÃO ....................................80
RESUMO DO TÓPICO 1 ............................................................................................. 81
AUTOATIVIDADE .......................................................................................................82
TÓPICO 2 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAL .......................................85
1 INTRODUÇÃO .................................................................................................85
2 OS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E O AMBIENTE CONTEMPORÂNEO 
DE NEGÓCIOS ....................................................................................................85
2.1 SISTEMA EMPRESARIAL E SEUS SUBSISTEMAS .............................. 87
2.2 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO EMPRESARIAIS ......................................91
3 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAIS .............................................99
3.1 FUNÇÕES DO SIG NA GESTÃO ................................................................99
3.1.1 COMPETITIVIDADE .................................................................................100
3.1.2 CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO 
GERENCIAL .......................................................................................................100
3.1.3 IMPACTO DO SIG NA ORGANIZAÇÃO ................................................100
RESUMO DO TÓPICO 2 .......................................................................................... 102
AUTOATIVIDADE ..................................................................................................... 103
TÓPICO 3 INSTALAÇÕESDE SISTEMAS ........................................................... 105
1 INTRODUÇÃO ............................................................................................... 105
2 IMPLANTAÇÃO DE SISTEMAS ................................................................. 105
2.1 CICLO DE VIDA DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO ........................... 106
2.2 TIPOS DE IMPLEMENTAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO .....108
2.3 IMPLEMENTAÇÃO EFICAZ...................................................................... 109
3 MEDIDAS DE SUCESSO DA IMPLEMENTAÇÃO ....................................110
4 METODOLOGIA DE DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS (MDS) .........110
4.1 FASES DA METODOLOGIA DE DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS 111
4.1.1 OUTRAS METODOLOGIAS DE DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS 113
4.2 METODOLOGIAS DE ENGENHARIA E QUALIDADE............................116
RESUMO DO TÓPICO 3 .......................................................................................... 123
AUTOATIVIDADE ..................................................................................................... 124
REFERÊNCIAS ......................................................................................................... 126
UNIDADE 3 INTRODUÇÃO À EDIÇÃO DE TEXTOS E PLANILHAS ........ 127
TÓPICO 1 SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO ....................................................... 129
1 INTRODUÇÃO ................................................................................................ 129
2 O QUE É SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO? ............................................ 129
2.1 VULNERABILIDADES DOS SISTEMAS ................................................. 130
2.2 OS FUNDAMENTOS DA SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO ............... 136
2.3 IMPORTÂNCIA DA SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO ......................... 137
3 COMO ESTABELECER UMA ESTRUTURA PARA SEGURANÇA E 
CONTROLE DA INFORMAÇÃO ...................................................................... 137
RESUMO DO TÓPICO 1 ............................................................................................141
AUTOATIVIDADE ..................................................................................................... 142
TÓPICO 2 EDITORES DE TEXTO .......................................................................... 145
1 INTRODUÇÃO ............................................................................................... 145
2 EDITOR DE TEXTO WORD .......................................................................... 145
2.1 INICIANDO O EDITOR DE TEXTO ............................................................147
2.2 ADICIONANDO TEXTO AO DOCUMENTO ............................................ 154
2.3 GUIA INSERIR ........................................................................................... 165
3 IMPRIMINDO UM DOCUMENTO ................................................................ 173
RESUMO DO TÓPICO 2 ...........................................................................................175
AUTOATIVIDADE ......................................................................................................176
TÓPICO 3 PLANILHAS ELETRÔNICAS ............................................................. 179
1 INTRODUÇÃO ............................................................................................... 179
2 CONHECENDO O EXCEL ........................................................................... 179
2.1 LAYOUT DO EXCEL ...................................................................................181
2.1.1 GUIAS ........................................................................................................ 185
2.1.2 CONCEITOS INICIAIS ............................................................................. 185
2.1.3 O CURSOR ............................................................................................... 186
2.2 INSERINDO DADOS EM UMA PLANILHA ........................................... 187
2.2.1 SELECIONANDO CÉLULAS OU INTERVALOS DE CÉLULAS, 
COLUNAS E LINHAS ....................................................................................... 187
3 INSERINDO FÓRMULAS .............................................................................188
3.1 PRATICANDO FÓRMULAS BÁSICAS NO EXCEL ................................ 194
3.2 ANÁLISE E TOMADA DE DECISÃO COM O EXCEL ........................... 199
RESUMO DO TÓPICO 3 ..........................................................................................201
AUTOATIVIDADE .................................................................................................... 202
REFERÊNCIAS ........................................................................................................ 204
UNIDADE 1
PLANO DE ESTUDOS
Esta unidade está dividida em três tópicos. No decorrer dela, você encontrará 
autoatividades com o objetivo de reforçar o conteúdo apresentado.
TÓPICO 1 – MARCOS DA ÁREA DA DOCUMENTAÇÃO
TÓPICO 2 – ELABORAÇÃO E CONTROLE DA DOCUMENTAÇÃO
TÓPICO 3 – A DOCUMENTAÇÃO NA EMPRESA
OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM
A partir do estudo desta unidade, você deverá ser capaz de: 
• refletir sobre a importância da elaboração e da gestão de documentos na 
sua rotina de trabalho;
• compreender a relação entre a documentação empresarial e a informa-
ção para o bom andamento de uma empresa;
• conhecer exemplos práticos de meios e planos de comunicação empresarial;
• analisar os benefícios de uma gestão documental para aplicá-la no 
seu dia a dia.
ELABORAÇÃO, GESTÃO 
DE DOCUMENTOS E 
INFORMAÇÃO
11
TÓPICO 1
MARCOS DA ÁREA DA 
DOCUMENTAÇÃO
1 INTRODUÇÃO
Você já parou para pensar em como surgiram os primeiros documentos? E 
os arquivos? Será que conseguiríamos responder a essas questões?
Provavelmente não, uma vez que a humanidade registra informações do 
seu cotidiano desde 4000 a.C.
Os documentos físicos, conforme conhecemos na atualidade, tiveram ori-
gem nos antigos manuscritos e com o passar do tempo se transformaram até che-
gar às configurações e aos padrões atuais: o formato digital. O advento dos arqui-
vos aconteceu concomitantemente ao aparecimento da escrita e, por conseguinte, 
à elaboração dos documentos.
A datar do século XX, devido ao extenso volume de documentos confeccio-
nados, o gerenciamento da informação e documentação foi otimizado em função 
do desenvolvimento das esferas pública e privada, expandindo a necessidade do 
gerenciamento dos arquivos de forma efetiva.
É com base na gestão de documentos que se pode realizar um arquivamen-
to adequado. Em vista disso, o conhecimento sobre essa temática é imprescindível 
para o desenvolvimento da nossa disciplina, como veremos na sequência. 
Assim, abordaremos a seguir o marco da área da documentação, a elabora-
ção e o controle da documentação e a documentação na empresa.
Trataremos inicialmente da escrita, preâmbulo para a existência dos 
documentos.
2 MARCOS DA ÁREA DA DOCUMENTAÇÃO 
Para melhor compreendermos a origem da documentação, bem como para 
o que se destina e o que abrange, faz-se necessário entendermos o surgimento da 
escrita e a relevância disso no processo de desenvolvimento da documentação.
12
2.1 A ESCRITA
A escrita é um agrupamento de símbolos que são utilizados para retratar 
e embasar a linguagem falada. Nos primórdios, o homem primitivo sempre teve a 
necessidade de se expressar e comunicar. Para tanto, recorreu ao emprego de sím-
bolos ou a sinais; também se expressavam por intermédio de pinturas rupestres, 
pressupostos dos primeiros sistemas de escrita (PAES, 2005).
ATENÇÃO
Pinturas rupestres eram os inscritos ou desenhos que os homens primiti-
vos faziam nas paredes de cavernas ou rochas. Normalmente essas pinturas 
eram efetuadas por caçadores, representando a natureza, as mulheres e al-
guns animais que almejavam caçar. 
FIGURA 1 – PINTURAS RUPESTRES
FONTE: <https://br.freepik.com/vetores-premium/conjunto-de-modelos-de-pagi-
na-de-destino-de-personagens-neandertais-idade-pre-historica-as-pessoas-usam--pele-de-animal-usar-ferramentas-primitivas-para-cacar-mamute-acender-um-fo-
go-de-costura-pele-dos-desenhos-anima>. Acesso em: 9 jun. 2022.
Com o passar do tempo, o homem pré-histórico dominou a linguagem, fi-
xando a prática e a tradição oral como forma de comunicação e transmissão de 
conhecimento aos povos por meio de histórias, contos e narrativas. Contudo, a 
oralidade não era registrada, era apenas a passagem de histórias e narrações 
entre as civilizações. 
13
Por volta de 2500 a.C. surgiram os registros iniciais da linguagem escrita, 
inventada pelos sumérios, povos que habitavam a Mesopotâmia. Esses registros 
– feitos por meio da escrita cuneiforme ou escrita em forma de cunha – foram sim-
ples, realizados em placas de argila, e os sinais eram uma espécie de pictogramas 
dispostos verticalmente.
FIGURA 2 – ESCRITA CUNEIFORME
FONTE: <https://br.freepik.com/vetores-premium/escrita-sumeria-assiria-cunei-
forme-acadiana-no-museu-alfabeto-de-script-antigo-babilonia-na-mesopota-
mia_24651641.htm#query=escrita%20cuneiforme&position=13&from_view=sear-
ch>. Acesso em: 9 jun. 2022.
Da simplicidade da escrita suméria, passamos para a escrita ideográfica, 
mais complexa e cujos signos retratavam ideias. Um exemplo desse tipo de escrita 
são os hieróglifos egípcios, que possuem uma estrutura trina: ideográfica, fonográ-
fica e, sobretudo, pictográfica. Os hieróglifos eram considerados uma escrita divina 
– o termo é de origem grega e significa “inscrição sagrada”. Ou seja, o hieróglifo era 
uma simbologia mediadora entre a mente criadora e o mundo.
Era por meio dessa linguagem escrita que os sacerdotes e escribas egípcios 
faziam referência ao mundo criado, à criação e ao ser divino. Os hieróglifos egípcios 
foram documentados em pedras e/ou papiros (semelhante a um papel rudimentar). 
Os hieróglifos receberam, na antiga sociedade egípcia, uma derivação simplificada: 
a escrita hierática, que era uma variante dos hieróglifos e possuía uma função mais 
flexível, por ser mais cursiva e menos emblemática.
Portanto, qualquer imagem hieroglífica era seguida de uma ideia e de 
um som característico. 
14
FIGURA 3 – PAPIRO COM HIERÓGLIFOS E ELEMENTOS DA CULTURA EGÍPCIA 
FONTE: <https://br.freepik.com/vetores-gratis/antiga-colecao-de-vetores-de-
-desenhos-animados-de-papiro-papiro-egito-com-hieroglifos-e-cultura-egip-
cia_4850078.htm#query=hieroglifo&position=10&from_view=search>. 
Acesso em: 9 jun. 2022.
Os instrumentos utilizados para receber e registrar a escrita, como vimos, 
foram a pedra, a argila e o papiro. E então surgiu o pergaminho, instrumento obtido 
da pele de animais, em especial de carneiros, cabras, cordeiro ou ovelhas. Esse 
novo suporte foi revolucionário, por ser mais resistente e duradouro em relação à 
argila e ao papiro. Na Idade Média, o pergaminho foi empregado nos mosteiros para 
a reprodução de livros.
FIGURA 4 – PERGAMINHO
FONTE: <https://pixabay.com/pt/photos/documento-pergaminho-a-idade-m%-
c3%a9dia-1729019/>. Acesso em: 9 jun. 2022.
15
Já em 105 a.C., tivemos o advento do papel, que se originou na China, e o 
emprego do alfabeto latino, que utiliza vogais e consoantes. Isso levou o alemão 
Johann Gensfleish, conhecido como Gutenberg, a criar a prensa móvel ou prensa 
de tipos móveis. Essa invenção assegurou a impressão em massa de livros, que 
anteriormente eram escritos à mão e em pergaminhos. Esse foi um fato histórico e 
revolucionário na Europa, pois a prensa móvel permitiu uma quantidade maior de 
cópias dos livros em tempo reduzido, proporcionando a propagação de informação, 
conhecimento e cultura a um número maior de pessoas.
FIGURA 5 – PRENSA MÓVEL DE GUTENBERG
Fonte: <https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Presse_a_bras_en_bois_de_Gu-
temberg.jpg>. Acesso em: 9 junho 2022.
Da passagem do estágio de vida social menos organizado para um estágio 
mais evoluído e ordenado, os seres humanos perceberam como os documentos 
eram importantes e começaram a juntar, preservar e organizar os registros, ma-
nuscritos e outros que documentavam as atividades políticas, econômicas, religio-
sas e sociais, inclusive da própria vida pessoal.
Desse momento em diante, surgem os arquivos, que tinham como finalida-
de tanto guardar os tesouros culturais de determinado período da história como 
preservar os documentos que certificavam a legalidade de suas propriedades e 
daqueles que relatavam a memória e a glória de seus legados.
O gerenciamento de documentos apareceu levando em conta a necessida-
de das empresas em administrar e controlar as informações que se encontravam 
desordenadas, com a finalidade de auxiliar o acesso ao conhecimento documenta-
do e armazenado nas organizações.
16
3 A DOCUMENTAÇÃO
A documentação é o registro de informações, independentemente do 
suporte utilizado para armazenamento. Contudo, a documentação vai além 
de registros de informações e se baseia em concepções teóricas e práticas 
estabelecidas no século XIX. 
Ela foi fortalecida na Europa dando origem à Ciência da Informação, cor-
rente de conhecimento que tem como princípio e técnicas promover a essência 
do conteúdo de vários documentos a fim de promover a utilização e a aplicação da 
informação. A documentação, diferentemente, tem como finalidade a aquisição, 
o armazenamento, a recuperação e a disseminação da informação existente nos 
documentos (ORTEGA, 2009).
A palavra documentação foi empregada incialmente em 1903, em um arti-
go intitulado “Les sciences bibliographiques et la documentation” (“Ciências biblio-
gráficas e documentação”), do advogado belga e bibliógrafo Paul Otlet (1868-1944), 
fazendo referência ao fornecimento de documentos ou no sentido de colaborar 
com aqueles que necessitam da informação contida neles (ORTEGA, 2009). Otlet 
qualificou documento como sendo não somente livros e manuscritos, ou seja, o 
que dava suporte à informação, como também arquivos, mapas, esquemas, ideo-
gramas, diagramas, desenhos, fotografias, entre outros. Para Otlet, o documento 
envolvia o conteúdo que nele estava contido (ARAÚJO, 2010).
Nesse sentido, documentação deve ser compreendida como um grupa-
mento de ações, que tem por objetivo organizar e disseminar a informação, sendo 
um processo que promove a reunião, classificação e propagação de documentos 
de maneira acessível.
Dessa forma, o foco da ciência da documentação estava no acesso à infor-
mação, nas estruturas que os continham (livros, manuscritos etc.) e em diferentes 
locais de informação, como bibliotecas, arquivos, museus, entre outros.
Em 1985, na Bélgica, Otlet, com a assessoria de seu também colega advoga-
do Henri La Fontaine (1854-1943), criou o Instituto Internacional de Bibliografia (IIB), 
que posteriormente, em 1935, intitulou-se Federação Internacional de Documenta-
ção (FID), em Bruxelas. O instituto objetivava o desenvolvimento da documentação, 
realizando o gerenciamento do Repertório Bibliográfico Universal (RBU) (ORTEGA, 
2009). Isso possibilita a acessibilidade aos registros de conhecimento da época, 
produzidos em qualquer parte do mundo, facilitando o acesso a esse conteúdo. 
A finalidade do RBU era possuir a guarda de bibliografias do passado e do 
presente, por meio de atualização constante, estando completamente disponível 
ao público em todos os centros intelectuais, além, claro, de garantir e resguardar 
aos autores seus direitos autorais. 
17
Para que esses objetivos fossem atingidos, procedimentos foram adota-
dos no tratamento do repositório, a fim de conquistar uma padronização única de 
técnicas e representações empregadas. Criou-se, assim, a Classificação Decimal 
Universal (CDU), que corresponde a uma classificação internacional de documentos 
em bibliotecas. “É um dos sistemas de classificação mais utilizados internacional-
mente para a indexação e recuperação por assunto em sistemas de informação 
bibliográfica” (IBCT, 2021). A CDU foi concebida por Paul Otlet e Henri La Fontaine, a 
partir da classificação idealizada por Melvil Dewey (1851-1931), denominadaClassi-
ficação Decimal de Dewey (CDD).
É constituído de dez classes (pois os conhecimentos se dividem em dez 
classes), com subdivisões, que vão do geral ao específico. Nesse sistema de clas-
sificação, o conceito é representado por uma notação numérica ou alfanumérica.
ATENÇÃO
O conceito geral de educação equivale à notação numérica 37. Ou seja, a 
notação 37 e o conceito ao qual está associado são iguais em quaisquer bi-
bliotecas do mundo que aplicam o mesmo sistema de classificação.
Com a contribuição do Instituto Internacional de Bibliografia, as concepções 
de Otlet e La Fontaine se disseminaram pelo mundo, chegando ao Brasil por meio 
da introdução da CDD e da CDU, objetivando à ordenação dos acervos, das biblio-
grafias e dos catálogos seguindo as classificações internacionais do IIB. 
Em 1911, a Biblioteca Nacional fundou o Serviço de Bibliografia e Documen-
tação em cooperação com o Instituto Internacional de Bibliografia, criando, assim, 
uma coletânea nacional brasileira a partir das fichas catalográficas e do emprego da 
Classificação Decimal Universal (ORTEGA, 2009; SILVA; RODRIGUES, 2016).
Posteriormente, no Brasil, em 1954 foi criado o Instituto Brasileiro de Biblio-
grafia e Documentação (IBBD), que buscou uma composição com base no conceito 
de documentação. Em 1970, o IBBD passou por uma transformação, mudando de 
nome para Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT). Des-
de a sua origem, o Instituto coordena projetos, produtos e serviços orientados para 
a organização, armazenamento, disseminação, uso e análise da informação.
Esses são os marcos da área da documentação no Brasil e no mundo. É 
importante apontar que a participação de Otlet foi primordial na busca pela organi-
zação e disseminação do conhecimento (SILVA; RODRIGUES, 2016). 
18
RESUMO DO TÓPICO 1
Neste tópico, você adquiriu certos aprendizados, como: 
• A origem da documentação está vinculada ao entendimento sobre a escrita, a 
qual interfere no surgimento e na relevância do processo de desenvolvimento 
da documentação.
• Após o surgimento da escrita, os seres humanos perceberam como os docu-
mentos eram importantes e começaram a juntar, preservar e organizar os regis-
tros, manuscritos e outros que documentavam as atividades políticas, econômi-
cas, religiosas e sociais.
• Os documentos não são somente os suportes à informação, como livros e ma-
nuscritos. Eles vão além disso e envolvem o conteúdo que possuem. 
• A documentação deve ser compreendida como um grupamento de ações, que tem 
por objetivo organizar e disseminar a informação. Portanto, é um processo que pro-
move a reunião, classificação e propagação de documentos de maneira acessível.
19
AUTOATIVIDADE
1. A Classificação Decimal Universal (CDU) foi criada a partir da Classifica-
ção Decimal de Dewey (CDD) para contemplar as necessidades de tra-
tamento da informação especializada e viabilizar a elaboração do Re-
pertório Bibliográfico Universal (RBU). Com base na definição, analise as 
sentenças a seguir:
I. A CDD corresponde a uma classificação internacional de docu-
mentos em bibliotecas.
II. A CDU é um sistema de classificação de documentos que se cons-
titui de 12 classes que se subdividem em subclasses, em uma hie-
rarquia decimal visando abranger todo o conhecimento.
III. A CDU é um esquema internacional para a classificação de docu-
mentos em bibliotecas, criado a partir da CDD.
Assinale a alternativa CORRETA:
a. ( ) As sentenças I e III estão corretas.
b. ( ) Somente a sentença II está correta.
c. ( ) As sentenças I e II estão corretas.
d. ( ) Somente a sentença III está correta.
2. O aparecimento da escrita foi tão importante que, durante muito tempo, 
foi considerado o marco inicial da história. Foi a terceira forma de co-
municação elaborada pelo ser humano e provocou grande revolução nos 
seus costumes. Diferentemente da fala e das pinturas rupestres, a escri-
ta permitiu ao ser humano a comunicação de longo alcance geográfico, 
a fixação de leis, de regras e penalidades, que viabilizaram a formação de 
estruturas sociais e políticas estáveis (VAINFAS, 2016, p. 30).
20
Sobre a escrita, informe se é verdadeiro (V) ou falso (F) o que se afirma a 
seguir e assinale a alternativa com a sequência correta:
( ) Na região da Mesopotâmia, existia uma escrita chamada de cuneiforme.
( ) No Egito Antigo, a escrita hieroglífica era privilégio de sacerdotes 
e escribas.
( ) O avanço dos conhecimentos na Europa ganhou grande impulso com 
a contribuição de Johannes Gutenberg, que, ao desenvolver a impressão 
com tipos móveis, renovou o alcance das produções escritas.
a. ( ) F - V - V.
b. ( ) V - F - V.
c. ( ) F - V - F.
d. ( ) V - V - V.
3. Para a escrita desenvolvida no Egito Antigo se deu o nome hierógli-
fos ou escrita hieroglífica. O nome hieróglifo, contudo, tem origem 
grega e significa:
a. ( ) escrita do papiro.
b. ( ) louvor ao Faraó.
c. ( ) escrita divina.
d. ( ) inscrição na pedra.
4. Os hieróglifos possuem uma estrutura bem diferente das outras línguas, 
que são predominantemente alfabéticas. Como era definida a estrutura 
das imagens dos hieróglifos?
5. Os seres humanos perceberam como os documentos eram importantes 
e começaram a juntar, preservar e organizar os registros, manuscritos e 
outros que documentavam as atividades políticas, econômicas, religiosas 
e sociais. Desse momento em diante, surgem os arquivos. Nesse contex-
to, disserte sobre a finalidade do arquivo em tempos remotos e sobre o 
significado do termo.
21
ELABORAÇÃO E 
CONTROLE DA 
DOCUMENTAÇÃO
TÓPICO 2
1 INTRODUÇÃO 
Aprendemos no tópico anterior que a documentação deve ser compreendi-
da como um conjunto de ações que objetiva organizar e disseminar a informação. 
Sendo assim, para termos conhecimentos efetivos sobre documentação, precisa-
mos inicialmente apreender que a elaboração e o controle de documentos estão 
inseridos nesse agrupamento de ações e processos para o gerenciamento de toda 
a documentação de uma instituição.
FIGURA 6 – GESTÃO DE DOCUMENTOS
FONTE: <https://br.freepik.com/vetores-gratis/icone-do-documento-flat_1537583.
htm#query=gest%C3%A3o%20de%20documentos&position=2&from_view=search>. 
Acesso em: 9 junho 2022.
22
Um bom controle de documentos auxilia a adaptação de processos e nor-
mas institucionais, o aumento da segurança, a confiabilidade e a qualidade da 
informação da organização.
Dessa forma, abordaremos neste tópico o conceito de gestão de documen-
tos e sua finalidade; aprenderemos o que é um documento e sob que aspectos ele 
pode ser classificado, como é avaliado e controlado. Em seguida, vamos conhecer 
os sistemas de arquivos e os métodos de arquivamento.
Vamos iniciar nossos estudos?
2 GESTÃO DE DOCUMENTOS
Segundo a Lei n. 8159, de 8 de janeiro de 1991, em seu Art. 3º (BRASIL, 
1991), gestão de documentos é o “conjunto de procedimentos e operações técni-
cas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase 
corrente ou intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda 
permanente” de documentos de uma organização.
Dessa forma, podemos dizer que o conceito de gestão da documentação 
envolve gerir a documentação corporativa, visando à ordenação, preservação e 
integridade das informações e dos documentos, objetivando o aprimoramento dos 
processos de uma empresa (TARAPANOFF, 2015).
Envolve, ainda, gerenciar o ciclo de vida da informação e documentação, 
propiciando a segurança e a disseminação da informação e possibilitando o acesso 
de forma transparente, precisa e com qualidade.
A Lei n. 8159, em seu Art. 1º, reforça que “é dever do Poder Público a gestão 
documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de 
apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos 
de prova e informação” (BRASIL, 1991).
De acordo com a lei, a gestão da documentação está conectada ao emprego 
de técnicas de arquivamento, também chamadasde técnicas arquivísticas, que têm 
por objetivo facilitar a localização, o acesso às informações e aos documentos, rela-
cionando documentos distintos, evitando perdas, prazos e acúmulos de documentos.
A gestão de documentos possui três fases: produção, utilização e destinação.
• Produção: fase da criação do documento. É muito importante, pois 
nesta fase definem-se as normas para a criação do documento, suas 
características físicas, isto é, o tipo de suporte que será aplicado.
23
• Utilização: é a fase de recuperação da informação, determina como 
será realizado o controle, uso e armazenamento dos documentos. Ob-
jetiva criar planos de classificação que identifiquem a origem dos docu-
mentos e padronizem a forma de arquivá-los.
• Destinação: fase em que é definido quais documentos serão elimina-
dos e quais serão mantidos permanentemente.
Para melhor compreender a gestão de documentos, é importante conhe-
cermos os seus objetivos:
• Coordenar a produção, administração, manutenção e destinação dos 
documentos de modo eficiente.
• Apressar o descarte de documentos desnecessários, sem valor admi-
nistrativo, fiscal, legal, histórico e/ou científico.
• Garantir o acesso à informação pública quando e onde se fizer necessá-
ria ao governo e aos cidadãos.
• Assegurar a proteção e a acessibilidade aos documentos de natureza 
permanente.
A principais funções da gestão de documentos são:
• Padronização: ao se elaborar os documentos, eles devem ser padroni-
zados em tipos/séries documentais.
• Inovação: emprego de novas tecnologias para a organização, recupe-
ração e guarda dos documentos.
• Utilização: envolve as atividades de protocolo, arquivamento e geren-
ciamento dos sistemas informatizados.
• Classificação: atua na recuperação da produção dos documentos, 
classificando-os em tipos/séries documentais.
• Organização e arquivamento: aplicam-se a classificação e as técni-
cas de arquivamento dos registros.
• Avaliação: verificam-se os valores para os documentos e os analisa com 
base em seu ciclo de vida, definindo prazos para a guarda e destinação 
final, se será eliminado ou indicado para a preservação permanente.
24
• Destinação de documentos: utilização da tabela temporal, por in-
termédio da avaliação dos documentos, identificando se já foi cumpri-
do o prazo de guarda e se podem ser eliminados ou recolhidos para 
guarda permanente.
• Tramitação: resulta do desenvolvimento do controle do fluxo da 
documentação.
2.1 IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE DOCUMENTOS 
PARA AS ORGANIZAÇÕES
As organizações públicas ou privadas produzem cotidianamente uma gran-
de massa de documentos que, em seguida, se transformam em arquivos, mas que 
contêm numerosas e importantes informações que precisam ser ordenadas e ar-
mazenadas de forma segura.
As informações geradas pelas empresas são consideradas atualmente 
como um valoroso ativo organizacional, que propicia diferencial competitivo. 
FIGURA 7 – DIFERENCIAL COMPETITIVO
FONTE: <https://br.freepik.com/vetores-gratis/conjunto-de-conceito-de-design-
-de-documento_4378883.htm#query=gest%C3%A3o%20de%20documentos&po-
sition=7&from_view=search>. Acesso em: 9 jun. 2022.
25
Assim, percebemos que toda e qualquer organização precisa controlar de 
forma segura todo o conteúdo produzido, uma vez que o descaso ou descuido com 
esse bem intangível, mas de alto valor agregado para as instituições, pode ocasio-
nar um prejuízo imensurável.
Diante disso, a instauração da gestão de documentos é imprescindível nas 
organizações que almejam se destacar e desenvolver expandindo seus negócios, 
uma vez que a empresa que possui um controle ideal sobre a documentação de 
forma organizada proporciona agilidade nos processos e ganhos institucionais. 
Ademais, as empresas precisam pensar em inovar, então é importantíssimo 
que a gestão documental esteja atualizada e siga os avanços tecnológicos, diante 
das mudanças na forma de administrar e armazenar suas informações por meio de 
arquivos eletrônicos e digitais.
O gerenciamento dos documentos organizacionais tem sido visto como fa-
tor estratégico, pois mostra ser um fator diferenciador que garante proteção, ce-
leridade e efetividade dos processos decisórios à organização. A perpetuação de 
uma empresa se dá por muitos motivos, um deles é justamente a capacidade de or-
ganização e sistematização dos documentos e informações que a empresa detém.
2.2 A TECNOLOGIA E A GESTÃO DE DOCUMENTOS
Para compreendermos de que forma os avanços tecnológicos impactam a 
gestão documental, faz-se necessário conhecer as ferramentas que estão à dispo-
sição das empresas para a prática e controle gerencial.
• Digitalização dos documentos: uma das mais conhecidas inovações 
no processo de documentação é a digitalização, ou seja, o escanea-
mento dos documentos transformando-os em documentos virtuais, 
permitindo, assim, uma maior segurança dos registros e das informa-
ções, além de facilitar o compartilhamento de ambos.
• Armazenamento em nuvem: os arquivos ficam armazenados em um 
servidor, com acesso à rede de internet que possui ferramentas capazes 
de proteger os arquivos, evitando perdas e vazamentos de informação. 
• Softwares de gestão de documentos: nesse caso, as empresas 
utilizam sistemas computacionais que as auxiliam na gestão da docu-
mentação, possibilitando desenvolver, armazenar, controlar e arquivar 
seus documentos.
26
As soluções mais básicas implementadas pelas empresas é o Gerenciamen-
to Eletrônico de Documentos (GED) ou ainda a versão evoluída do sistema GED, e 
o Enterprise Content Management (ECM) ou gestão de conteúdo empresarial, que 
possui processos que se movimentam rapidamente.
Essas ferramentas tecnológicas, se bem empregadas, auxiliam a oti-
mização dos processos de negócios, potencializando ações e aprimorando a 
tomada de decisões.
• Terceirização da gestão de documentos: nesse processo, aplica-se 
o uso do Business Process Outsourcing (BPO) ou terceirização de pro-
cessos documentais ou negócios, repassando o serviço de gestão de 
documentos para uma empresa especializada. Normalmente, utiliza-se 
o GED e o ECM para a efetivação da terceirização.
O objetivo é facilitar o dia a dia das organizações, repassando as funções 
relativas à gestão de documentos a terceiros especializados, permitindo, assim, 
que a empresa mantenha o foco em atividades mais estratégicas para a empresa.
• Segurança da informação e criptografia: com o acesso à internet 
e aos meios digitais, surgiram inúmeras preocupações por parte das 
empresas, no que diz respeito à perda ou a vazamentos de dados e 
informações e de acessos não autorizados.
Assim, surge a criptografia, que é a conversão de texto simples legível em 
um texto ilegível, incompreensível, comumente chamado de texto cifrado. Dessa 
forma, mesmo que os dados ou arquivos de documentos sejam interceptados no 
decurso do envio ou recebimento, dificilmente conseguirão acessar as informações.
FIGURA 8 – SEGURANÇA CIBERNÉTICA
FONTE: <https://pixabay.com/pt/illustrations/c%c3%adber-seguran%-
c3%a7a-3400657/>. Acesso em: 9 jun. 2022.
27
Para qualquer outro problema no sistema, é possível utilizar cópias de se-
gurança ou backups, que recuperam registros da data específica em cópia. Além 
disso, os backups podem ser programados, ocorrendo de forma automática e na 
frequência estipulada pela empresa.
• Assinatura digital: com o crescimento do uso de documentos eletrô-
nicos, surge a necessidade de que eles possam também ser assinados 
eletronicamente, evitando, assim, que obrigatoriamente sejam impres-
sos e digitalizados após coleta da assinatura.
2.3 A RELAÇÃO DA LEI GERAL DE PROTEÇÃO 
DE DADOS PESSOAIS (LGPD) E A GESTÃO 
DOCUMENTAL
Quando o tema é organização dos documentos e armazenamento de dados 
e informações, sejam físicos ou digitais, é pertinente estar em conformidade com 
as novas leis e regras de privacidade determinadas no país.
A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD, Lei n. 13.853, de 8 de 
julho de2019 (BRASIL, 2019), propõe modificar o ambiente das empresas, públicas 
ou privadas, com a finalidade de garantir a proteção das informações pessoais dos 
usuários, preservando sua privacidade e assegurando aos indivíduos o controle so-
bre o uso das próprias informações. Diante disso, as mudanças trazidas pela nova 
legislação influenciam diretamente na gestão de documentos. 
Com foco na adequação às novas exigências legais, é necessário consi-
derar que parte significativa dessas informações pessoais estão registradas em 
documentos empresariais, que vão desde o cadastro de clientes e fornecedores, a 
registros de dados de funcionários, contatos de estratégia de marketing, contratos, 
entre outros tantos documentos. Sendo assim, os instrumentos utilizados para o 
armazenamento dos dados e arquivos organizacionais devem atender a legislação.
De forma prática, a LGPD surgiu para regulamentar o uso e o tratamento 
dos dados pessoais, no intuito de protegê-los contra uso indevido e vazamentos, 
desde a coleta, produção, armazenamento, compartilhamento e finalidades para as 
quais são utilizadas e a sua eliminação. Por essa razão, é importante tomar todas as 
precauções em casa fase do ciclo de vida do documento.
Como o foco da lei é a privacidade dos dados, as empresas precisam ser 
transparentes, informando pontualmente como serão utilizados os dados coleta-
dos, sendo estritamente proibida a utilização das informações para outra finalidade 
senão aquela anunciada.
28
Isso resulta na necessidade de as organizações implementarem sistemas 
satisfatórios de gestão de documentos, que viabilize, além de um ágil rastreamento 
dos dados e informações, a eliminação desses assim que não forem mais necessá-
rios. Para tanto, examinar e efetivar o ciclo de vida do documento é primordial para 
atender as exigências atuais.
Para que as empresas consigam gerenciar e proteger os dados de forma 
eficaz e eficiente, é preciso haver um monitoramento constante, sendo indispensá-
vel o uso de ferramentas tecnológicas e softwares, como GED e ECM, e parcerias 
como o BPO, que possibilitem identificar os riscos, gerir as informações, garantir 
segurança e controlar o acesso.
3 DOCUMENTOS E SUAS CARACTERÍSTICAS 
Por definição ampla, documento é toda informação registrada em um 
suporte material (papel, livros, fitas, disco óptico etc.) e usado para pesquisa, con-
sultas e provas (comprovação de fatos). No cotidiano das empresas, o documento 
pode ser definido como registro, em meio físico ou digital, contendo informações 
importantes a respeito de assuntos úteis para o colaborador ou empresa.
Documento = Informação + Suporte
FIGURA 9 – DOCUMENTOS
FONTE: <https://br.freepik.com/vetores-gratis/ilustracao-do-conceito-de-arquivos-
-de-texto_11641796.htm#query=documento&position=24&from_view=search>. 
Acesso em: 9 jun. 2022.
Para o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), documento “é toda infor-
mação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova 
e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do 
homem numa determinada época ou lugar” (BRASIL, 2019, p. 10).
29
Os documentos possuem particularidades diversas em relação aos as-
pectos físicos e de apresentação. Vejamos suas principais características 
(TORRES et al., 2015, p. 9):
• Suporte – Diz respeito ao material sobre o qual as informações são regis-
tradas. É a base física dos documentos. Exemplos: pergaminho, papiro, fita 
magnética, disco magnético, disco óptico, disquete, filme de nitrato etc.
• Formato – Configuração física de um suporte, de acordo com a na-
tureza e o modo como foi confeccionado. Exemplos: caderno, cartaz, 
dispositivo, folha, mapa, planta, rolo de filme etc.
• Gênero – Configuração que assume um documento de acordo com o sis-
tema de signos (significado) utilizado na comunicação de seu conteúdo. 
a. Textuais: documentos impressos e manuscritos. Exemplos: atas, 
cartas, decretos, livros etc.
b. Cartográficos: documentos com representações geográficas. 
Exemplos: mapas, plantas, perfis etc.
c. Iconográficos: documentos que contêm imagens estáticas 
(fotos). Exemplos: fotografias, desenhos, gravuras etc.
FIGURA 10 – DOCUMENTO ICONOGRÁFICO
FONTE: <https://www.gov.br/arquivonacional/pt-br/canais_atendimento/imprensa/
copy_of_noticias/catalogo-dos-documentos-iconograficos-dos-fundos-privados-
-disponivel-no-sian>. Acesso em: 29 abr. 2022. 
30
d. Filmográficos: documentos audiovisuais em películas cinematográ-
ficas e fitas magnéticas de imagem (tapes). Exemplos: filmes, fitas.
FIGURA 11 – DOCUMENTO FILMOGRÁFICO
FONTE: <https://br.freepik.com/vetores-gratis/elementos-e-objetos-de-filmes-de-
-cinema_17825869.htm#query=filme&position=7&from_view=search>. 
Acesso em: 9 jun. 2022.
e. Sonoros: documentos contendo registros fonográficos. Exemplos: 
discos, fitas audiomagnéticas.
f. Micrográficos: microfilme e microficha. Exemplo: rolo de filme.
FIGURA 12 – DOCUMENTO MICROGRÁFICO
FONTE: <https://br.freepik.com/vetores-gratis/colecao-de-tiras-filme-em-3d-no-
-fundo-branco_1020927.htm#query=rolo%20de%20filme&position=11&from_
view=search>. Acesso em: 9 jun. 2022.
31
g. Informáticos: produzidos, tratados e armazenados em computa-
dores. Exemplos: disco flexível (disquete), disco rígido (winchester) 
e disco óptico etc.
FIGURA 13 – DOCUMENTO INFORMÁTICO
FONTE: <https://www.istockphoto.com/br/foto/a-evolu%C3%A7%C3%A3o-
-dos-dispositivos-port%C3%A1teis-de-grava%C3%A7%C3%A3o-de-dados-gm-
1327773941-412032800?utm_source=pixabay&utm_medium=affiliate&utm_cam-
paign=SRP_image_sponsored&utm_content=http%3A%2F%2Fpixabay.com%2>. 
Acesso em: 9 jun. 2022.
• Espécie – Configuração de um documento de acordo com a disposição 
e a natureza das informações nele contidas. Exemplos: boletim, certi-
dão, declaração, relatório, ata.
• Tipo – Configuração que assume uma espécie documental, de acordo 
com a atividade que a gerou. Exemplos: boletim de ocorrência, boletim 
de frequência e rendimento escolar, certidão de nascimento, certidão 
de óbito, relatório de atividades, relatório técnico etc.
Para entender a tipologia documental, ou seja, o tipo do documento, deve-
-se acrescentar a função, o objetivo para o qual se destina o documento.
32
No caso do contrato, acrescentamos, por exemplo, aluguel de imóvel. Então, 
a função do contrato é realizar um acordo de aluguel de imóvel. 
Em resumo, temos o contrato (espécie) de aluguel (função). Essa ideia pode 
ser aplicada a vários outros documentos, como: 
• Alvará (espécie)/Alvará de funcionamento (tipo). 
• Declaração (espécie)/Declaração de bens (tipo). 
IMPORTANTE
• Natureza – Diz respeito à natureza do assunto, se prejudica ou não a 
administração, podendo ser ostensivos/ordinários ou sigilosos.
a. Ostensivo ou ordinário: é o documento que não prejudica a or-
ganização ou terceiros quando do seu conhecimento; tem cará-
ter público. Pode ser lido pelo setor de protocolo, ou seja, não há 
restrição de acesso.
b. Sigiloso: é o documento restrito, que requer medidas especiais 
de acesso, custódia e divulgação. Necessita de autorização para 
ser lido ou divulgado.
FIGURA 14 – DOCUMENTO SIGILOSO
FONTE: <https://br.freepik.com/vetores-gratis/ilustracao-do-conceito-ultrassecre-
to_19466555.htm#query=top%20secret&position=7&from_view=search>. 
Acesso em: 9 jun. 2022.
33
Segundo a Lei n. 8159/91, Art. 24º §1º, os graus e prazos máximos de sigilo são:
QUADRO 1 – DOCUMENTO SIGILOSO
Grau de sigilo Anos/prorrogação Acesso indevido
Ultrassecreto 25 anos + prorrogação única de 25 anos
Acarreta dano 
excepcionalmente grave
Secreto 15 anos sem prorrogação Acarreta dano grave
Reservado 5 anos sem prorrogação
Pode comprometer 
planos e operações
FONTE: A autora (2022)
• Valor – Os documentos possuem dois tipos de valores: primário ou 
imediato e secundário ou mediato.
1. Primário ou imediato: é próprio do documento, ou seja, pertence a ele 
no momento de sua criação. Pode apresentar valor administrativo,fiscal ou jurídico.
a. Valor administrativo: documento fundamental para a admi-
nistração produtora do arquivo, informando, fundamentando ou 
aprovando atos presentes ou futuros de quem o criou.
 Exemplo: um memorando circular do setor de RH informando 
sobre o ponto facultativo dos servidores. Esse memorando foi 
criado por uma razão, ou seja, para informar aos servidores do 
órgão sobre o ponto facultativo. Esse é o seu valor primário, um 
fim administrativo. No caso desse memorando, assim que assumir 
a função pretendida, que é comunicar a todas as áreas o assunto 
sobre o qual trata, ele não precisará mais ser guardado, por não 
possuir um valor secundário ou histórico para a instituição.
b. Valor fiscal: documento criado para comprovação de operações 
financeiras ou fiscais, cessando seu valor quando a operação é 
finalizada. Contudo, é necessário guardar o documento por um 
certo período, para cumprir exigências fiscais ou legais. Exemplos: 
notas fiscais, receitas, faturas etc.
c. Valor jurídico: registro que comprova direitos de curto ou longo 
prazo. Exemplos: acordos, contratos, convênios etc.
34
Todo documento nasce com valor primário. Porém, com o passar do tempo, 
ele perde esse valor, ou seja, ele prescreve administrativamente, podendo ser 
eliminado ou arquivado permanentemente caso possua valor histórico para a 
instituição (TORRES et al., 2015).
IMPORTANTE
2. Secundário ou mediato – Surge quando o valor primário cessa e tor-
na-se necessário manter o documento permanentemente. Divide-se 
em três tipos: probatório, informativo e histórico.
a. Valor probatório: documento que servirá de prova legal, 
comprovando ações da pessoa que o criou. Exemplos: atos nor-
mativos, exposição de motivos etc.
b. Valor informativo: valor atribuído ao documento de acordo 
com a informação que possui, independentemente do valor pro-
batório ou de guarda.
c. Valor histórico: documentos que registram informações rele-
vantes sobre pessoas, lugares, fatos, objetos ou fenômenos, que 
necessitam ser armazenados e preservados.
Nem todo documento possui valor secundário. Esse valor é atribuído 
a posteriori. Documentos que não possuem mais valor primário, e que não 
foram atribuídos com valor secundário, devem ser eliminados, de acordo com 
a tabela de avaliação e seleção. A definição dos valores é importante para que 
o tempo de guarda dos documentos seja definido. 
IMPORTANTE
Ainda sobre as características dos documentos, eles podem possuir os 
seguintes atributos:
• Proveniência: é o registro da identificação de quem criou o docu-
mento, isto é, de onde se originou. Sua organização levará em conta a 
competência da organização ou a pessoa responsável pela elaboração, 
acumulação ou guarda. Documentos provenientes do mesmo órgão de-
vem ser arquivados juntos.
35
• Organicidade: diz respeito à forma como o documento é organizado, 
de acordo com a estrutura, função e atividade determinada pelo ór-
gão que o produz ou guarda. A organização dos documentos leva em 
conta o seu plano de classificação e o tempo de guarda dos documen-
tos, como veremos mais adiante. Exemplo: se a instituição que gerou 
os registros é da área de saúde, serão documentos como exames, 
prescrição médica etc.
• Unicidade: cada documento possui caráter único, singular. Podem 
existir cópias, mas cada cópia é única no lugar no qual será armazena-
da. Exemplo: caso você realize três exames, não quer dizer que fez três 
exames iguais. Cada um é diferente, único.
• Indivisibilidade ou integridade: os registros devem manter sua ex-
clusiva individualidade no que diz respeito à sua produção, não poden-
do ser mesclados com outros documentos de origens diferentes.
• Confiabilidade: tem relação com a veracidade do conteúdo do docu-
mento, dispondo de seus elementos intrínsecos e extrínsecos, a fim de 
serem bem controlados.
• Autenticidade: é aquele documento que é o que diz ser, livre de adul-
terações. Mantém suas características inicias do momento de sua pro-
dução, possuindo um grau elevado de confiabilidade.
• Acessibilidade: é o documento a que se tem acesso fácil por ser pron-
tamente localizado, recuperado e interpretado.
3.1 DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICO, ELETRÔNICO, 
DIGITAL E HÍBRIDO
É importante diferenciarmos os documentos em suas formas. Eles 
podem ser arquivísticos, eletrônicos, digitais e híbridos. Entendamos as dife-
renças entre eles.
• Documento arquivístico: é diferente de um documento comum. É o 
documento que por finalidade será arquivado, ou seja, está relacionado 
a um sistema de arquivos. É usado para prestar contas, registrar tarefas 
e atividades e para que o indivíduo possa praticar e cobrar seus direitos.
36
• Documento eletrônico: é o documento acessível e interpretável por 
intermédio de um dispositivo eletrônico (filmadora, computador, disco 
rígido, disquete, CD-ROM, fita magnética), podendo ser registrado e co-
dificado de modo analógico ou em dígitos binários, impedindo a elimina-
ção ou adulteração de conteúdo. Exemplos: documentos processados 
por computador, arquivos de som, texto ou imagem, informações aces-
sadas on-line – via internet –, o que inclui as mensagens eletrônicas 
pessoais (e-mails). O documento eletrônico é diferente do documento 
digital na perspectiva tecnológica, apesar de a literatura arquivística in-
ternacional empregar como sinônimo. Então, vejamos a definição deste.
• Documento digital: é um documento eletrônico particularizado pela 
codificação em dígitos binários, acessado com o auxílio de um sistema 
computacional. Exemplos: texto em PDF, planilha de cálculo em Micro-
soft Excel, áudio em MP3. Dessa forma, todo documento digital é ele-
trônico, mas nem todo documento eletrônico é digital.
• Documento híbrido: registro documental digital e não digital. Os ar-
quivos, para terem caráter híbrido, deverão conter documentos digitais 
e analógicos. Exemplos: documentos produzidos parcialmente no su-
porte em papel e parcialmente no sistema eletrônico, como os proje-
tos arquitetônicos que apresentam a descrição em papel e as plantas 
em disco óptico.
FIGURA 15 – TIPOS DE DOCUMENTOS
Dado Informação Documento
Eletrônico HíbridoConvencional
Arquivo
FONTE: Torres et al. (2015, p. 23)
37
ATENÇÃO
O documento digital é aquele produzido, tramitado e armazenado por siste-
ma computacional. Já o documento digitalizado é aquele produzido de modo 
convencional (papel, por exemplo), capturado e transferido para sistema 
computacional (TORRES et al., 2015, p. 24).
3.2 CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
Os documentos necessitam ser classificados para sua análise e correta des-
tinação. A classificação de documentos é a organização de toda a documentação 
produzida e recebida pelas instituições, com foco em sua recuperação.
Essa classificação possui funções, atividades, espécies e define tipos de do-
cumentos. Ela ocorre de maneira hierarquizada, de acordo com as funções e ativida-
des do setor/órgão que a produz. A metodologia utilizada para a classificação foi de-
senvolvida por Melvil Dewey, organizado em uma configuração decimal por assuntos, 
constituído de dez classes, que dispõem de subclasses, e assim, gradativamente.
TABELA 1 – CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
Classe 000 Obras Gerais
Classe 100 Filosofia
Classe 200 Religião
Classe 300 Ciências Sociais
Classe 400 Linguística
Classe 500 Ciências Puras
Classe 600 Ciências Aplicadas
Classe 700 Artes divertimentos
Classe 800 Literatura
Classe 900 História Geografia
FONTE: Brasil (2014)
As classes principais representam as grandes funções que são 
desempenhadas pelo órgão e se subdividem em subclasses, que se dividem em 
grupos e subgrupos.
38
TABELA 2 – CLASSE PRINCIPAL, SUBCLASSE, GRUPO E SUBGRUPO 
CONFORME A SUBORDINAÇÃO DE ASSUNTOS TRATADOS
Classe 000 Administração Geral
Subclasse 010 Organização e Funcionamento
Grupo 012 Comunicação Social
Subgrupo 012.1 Relações com a imprensa
FONTE: Brasil (2014)
Exemplos:
TABELA 3 – ATIVIDADE-FIM
300 ATUAÇÃO INTERNACIONAL (Função– Classe)
311 Análise de financiamentos e garantias às exportações (Atividade – Grupo)
312 Concessão de crédito (Atividade – Grupo)
313 Prestação de garantia de cobertura de crédito (Atividade – Grupo)
313.1 Contratação e fiscalização de instituição habilitada (Ação – Subgrupo)
313.2 Operacionalização do seguro (Ação – Subgrupo)
313.3 Indenização (Ação – Subgrupo)
313.4 Auditoria de concessão de garantia (Ação – Subgrupo)
320 Avaliação de créditos brasileiros ao exterior (Subfunção – Subclasse)
321 Análise de créditos ao exterior (Atividade – Grupo)
322 Negociação e renegociação de créditos (Atividade – Grupo)
FONTE: Brasil (2020)
39
TABELA 4 – ATIVIDADE-MEIO
Classe 000 Administração Geral
Subclasses
010 Organização e Funcionamento
020 Pessoal
030 Material
040 Patrimônio
050 Orçamento e Finanças
060 Documentação e Informação
070 Comunicações
080 (vaga)
090 Outros assuntos referentes à administração geral
Grupo 012 Comunicação Social
Subgrupos
012.1 Relações com a Imprensa
012.11 Credenciamento de Jornalistas
FONTE: Brasil (2020)
3.2.1 CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
Os documentos podem ser assim classificados, de acordo com Paes (2005):
1. Por seus mantenedores: públicos (federal, estadual e municipal); ins-
titucionais (instituições educacionais, igrejas, corporações não lucrati-
vas, sociedades e associações); comerciais (empresas, corporações e 
companhias); e famílias ou pessoais.
2. Pelos estágios de sua evolução ou Teoria das Três Idades: segun-
do a teoria, os documentos possuem três estágios de evolução, os quais 
compõem o ciclo de vida do arquivo, dividindo-se em: arquivo cor-
rente, intermediário e permanente, como veremos mais adiante.
3. Pela extensão de sua atuação: diz respeito ao local de guarda.
• Setoriais: os arquivos encontram-se disseminados em vários 
órgãos.
• Centrais ou gerais: a documentação encontra-se centralizada em 
um arquivo único.
40
4. Pela natureza dos arquivos: envolve o tipo de tratamento que receberão.
• Especiais: requerem tratamento especial de armazenamento 
(temperatura, luminosidade, umidade etc.) ou diversos (fotografias, 
discos, fitas, slides etc.).
• Especializados: tratam de assuntos específicos, independente-
mente da forma física (arquivos médicos, arquivos de engenharia, 
arquivos de logística).
5. Pelo gênero: escritos ou textuais; cartográficos; iconográficos; filmo-
gráficos; sonoros; micrográficos; informáticos.
6. Pela natureza do assunto: ostensivos e sigilosos.
Para relembrar as características de gênero e natureza do assunto, retome a 
leitura do tópico 2.1 DOCUMENTOS E SUAS CARACTERÍSTICAS.
DICA
3.3 AVALIAÇÃO DOCUMENTAL
A avaliação documental está relacionada à temporalidade dos docu-
mentos. Compreende a análise e a definição dos valores dos documentos a fim de 
definirmos o prazo de guarda, destinação e eliminação. A análise é realizada com 
base na utilização administrativa, legal, fiscal, histórica e da relação orgânica que a 
documentação possui em relação ao fundo de arquivo ao qual pertence.
ATENÇÃO
Fundo de arquivo é a junção de documentos, como o que é feito em um 
arquivo central.
Para que a avaliação de documentos seja possível, é necessário conhe-
cermos e utilizarmos a Tabela de Temporalidade de Documentos, que pode ser 
consultada a seguir.
41
FIGURA 16 – TABELA DE TEMPORALIDADE
FONTE: Conarq (2001, p. 53)
FIGURA 17 – TABELA DE TEMPORALIDADE (CONTINUAÇÃO)
FONTE: Conarq (2001, p. 54)
42
A avaliação é uma fase fundamental, pois é nessa fase que são definidos 
os prazos e o destino final dos documentos. Sendo assim, é importante que seja 
realizada uma revisão para que erros não sejam cometidos, identificando se a clas-
sificação dos documentos ocorreu corretamente de acordo com o plano de classifi-
cação, atendendo os prazos previstos na tabela de temporalidade. Essa precaução 
torna-se pertinente, visto que o documento, após ter seu destino determinado, não 
poderá ter a destinação modificada ou retornar ao arquivo de origem.
3.4 ARQUIVO 
Arquivo é o agrupamento de documentos produzidos ou recebidos, inde-
pendentemente de seu meio físico ou suporte e de sua natureza. Tem por finali-
dade servir a administração, guardando, preservando e permitindo o acesso aos 
documentos. Sua função é tornar disponível a informação abrigada no acervo 
documental sob a sua guarda. 
FIGURA 18 – ARQUIVO
FONTE: <https://br.freepik.com/vetores-gratis/conceito-de-pesquisa-de-arqui-
vos-para-a-pagina-de-destino_5337139.htm#query=arquivo&position=11&from_
view=search#position=11&query=arquivo>. Acesso em: 9 jun. 2022.
Os arquivos podem ser públicos ou privados. Os públicos são produzidos 
ou recebidos por órgãos públicos, no âmbito federal, estadual ou municipal com 
base em suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. Já os arquivos pri-
vados são os registros produzidos e recebidos por pessoas físicas ou jurídicas. O 
poder público pode considerar de interesse coletivo e social os arquivos privados, 
desde que sejam importantes para a história ou para o desenvolvimento científico 
nacional (BRASIL, 1991).
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3.4.1 CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
• Públicos (federal, estadual, municipal);
• Institucionais (escolas, igrejas, sociedades, clubes, associações);
• Comerciais (empresas, corporações, companhias);
• Pessoais (fotos de família, cartas, originais de trabalhos etc.).
3.4.2 CICLO VITAL ARQUIVÍSTICO OU TEORIA DAS 
TRÊS IDADES
O ciclo é iniciado a partir da produção e vai até o encerramento do ato, ação 
ou fato que gerou a produção e a regularidade do uso do documento.
a. Arquivo corrente ou primeira idade: é o documento em curso ou 
que está tramitando. É o documento ligado aos objetivos imediatos de 
sua criação, conservado junto aos órgãos que o produziram, em virtude 
do uso constante. Todo documento nasce na fase corrente, ou seja, já 
nasce como documento administrativo ou imediato. Pode ser eliminado 
após o fim da fase corrente. 
b. Arquivo intermediário ou segunda idade: aguarda eliminação ou re-
colhimento, armazenamento temporário. Pouco uso pela organização. 
É centralizado em um arquivo intermediário fora do órgão. Possui valor 
primário, mas que está decrescendo. Somente o órgão que produziu o 
documento pode requerê-lo. 
c. Arquivo permanente ou terceira idade: arquivo de caráter definitivo, 
possui valor histórico ou secundário, probatório e informativo, devendo 
ser preservado. O acesso à documentação da terceira idade é públi-
co. Não pode ser eliminado em hipótese alguma. Fica armazenado de 
forma centralizada. 
Os estágios são comparados a idades, pois reproduzem o ciclo de vida de 
um organismo: primeira idade refere-se à infância; segunda idade, à juventude; e 
terceira idade, ao idoso.
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FIGURA 19 – CICLO DE VIDA DO ARQUIVO
Transferência Recolhimento Descarte
Corrente Intermediário Permanente
Descarte
FONTE: A autora (2022)
Os documentos arquivados esperam por três acontecimentos:
• Passar o prazo prescricional: após deferimento do arquivo, a lei 
exige que a administração guarde aquele documento por um período 
específico, pois se houver algum motivo para revê-lo, o documento 
está guardado.
• Esperar o prazo precaucional: por cautela, o órgão opta por guar-
dar o documento, contudo, não pode armazená-lo por menos tempo 
do que a lei exige.
• Cria valor secundário: com o passar do tempo, alguns documentos 
deixam de ter valor administrativo e são eliminados. Para tanto, devem-
-se observar os seguintes pontos: se já passou o prazo prescricional e 
se já passou o precaucional e não houve criação de valor secundário, 
elimina-se o documento.
ATENÇÃO
Por descuido e desinformação, muitas vezes o arquivo é considerado mor-
to ou inativo. Isso é um erro, visto que documentos que não são consulta-
dos com frequência, mas que possuem valor, devem ser classificados como 
Documentos Permanentes.
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RESUMO DO TÓPICO 2
Neste tópico, você adquiriu certos aprendizados, como: 
• A gestão da documentação,que envolve gerir a documentação corporativa, vi-
sando a ordenação, preservação e integridade das informações e dos documen-
tos, objetivando o aprimoramento dos processos de uma empresa. 
• A informação que os avanços tecnológicos impactam a gestão documental, 
sendo necessário que a empresa utilize ferramentas que estão à disposição das 
empresas para a prática e o controle a gerencial dos documentos. 
• A definição de arquivo, que é o conjunto de documentos produzidos ou recebi-
dos, independentemente de seu meio físico ou suporte e de sua natureza. Tem 
por finalidade servir a administração, guardando, preservando e permitindo o 
acesso aos documentos. Sua função é tornar disponível a informação abrigada 
no acervo documental sob a sua guarda.
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1. Arquivo tem por finalidade servir a administração, guardando, preservan-
do e permitindo o acesso aos documentos. Acerca do conceito de arqui-
vo, assinale a opção CORRETA:
a. ( ) Sua finalidade primeira é o registro da memória institucional.
b. ( ) São os conjuntos documentais produzidos por pessoa jurídi-
ca, enquanto os produzidos pelas pessoas físicas são chamados 
de manuscritos.
c. ( ) É o conjunto de documentos produzidos ou recebidos, inde-
pendentemente de seu meio físico ou suporte e de sua natureza.
d. ( ) Coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa 
jurídica ou física.
2. A função principal do arquivo é tornar disponível a informação abrigada 
no acervo documental sob a sua guarda. Entre os itens a seguir, não é 
função do arquivo:
a. ( ) Preservar os documentos.
b. ( ) Doar os documentos.
c. ( ) Classificar os documentos.
d. ( ) Organizar os documentos.
3. O ciclo vital arquivístico é composto por estágios, dividindo-se em: ar-
quivo corrente, intermediário e permanente. A respeito do ciclo vital dos 
documentos, assinale a alternativa CORRETA.
a. ( ) São três as idades dos arquivos: corrente, intermediária 
e temporária.
b. ( ) O termo “arquivo morto” é aceito.
c. ( ) São arquivos de caráter definitivo, possuem valor histórico ou 
secundário, probatório e informativo, devendo ser preservados. 
O acesso à documentação da terceira idade é público. Não po-
dem ser eliminados em hipótese alguma. Ficam armazenados de 
forma centralizada.
d. ( ) Os arquivos intermediários são documentos em curso ou que 
estão tramitando.
AUTOATIVIDADE
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4. A gestão de documentos realizada de forma eficiente contribui para 
a melhoria dos resultados organizacionais. Disserte sobre como 
a gestão de documentos apontando como ela pode melhorar os 
resultados organizacionais.
5. A figura mostra o ciclo vital arquivístico. Com base na imagem, explique a 
formação do arquivo permanente.
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TÓPICO 3
A DOCUMENTAÇÃO 
NA EMPRESA
1 INTRODUÇÃO 
Ao criar um texto, empregamos determinada estrutura para redigi-lo. As 
formas diferenciadas de escrever um texto denominam-se gêneros textuais, e evi-
denciam sua estrutura e linguagem.
Nas organizações não é diferente. Existem gêneros e estruturas de docu-
mentos formais para que a comunicação interna e externa à empresa ocorra, como a 
carta comercial, memorandos, circulares, ofícios etc. Além desses aspectos formais 
de comunicação, as empresas possuem outros canais para a disseminação de infor-
mações, documentos de comunicação que utilizam métodos e estratégicas específi-
cas para sua produção, como e-mail, jornal interno, malas diretas, relatórios setoriais.
Dessa forma, o objetivo deste tópico é disseminar e desenvolver conheci-
mentos a respeito da rotina administrativa, com foco na documentação e na comu-
nicação. Estudaremos a documentação no âmbito empresarial, as diversas formas 
de produção dos textos empresariais, suas estruturas e formatações. Veremos al-
guns exemplos práticos da elaboração de documentos internos às empresas. 
2 DOCUMENTOS EMPRESARIAIS 
Os documentos empresariais não são apenas uma forma de comunicação 
das informações e decisões organizacionais. São um instrumento de marketing, 
uma vez que estão inseridos na realidade competitiva das organizações, em que 
a “comunicação empresarial é a responsável pela imagem da organização perante 
seu público, interno ou externo” (GOLD, 2005, p. 99). 
Por intermédio da comunicação a imagem da empresa pode ser fortaleci-
da ou tornar-se negativa perante seu público. Portanto, é importante dar a devida 
atenção aos documentos e às informações disseminados pela empresa.
A correspondência empresarial sofreu modificações ao longo do tem-
po, em relação à forma e ao estilo de linguagem, imposto pelo dinamismo das 
organizações hodiernas.
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Há uma preocupação cada vez maior para conciliar a eficiência do conteúdo 
comunicado com a sua forma. Sendo assim, as empresas têm buscado adaptar 
a produção de suas comunicações e documentos à realidade de sua tramitação 
interna de informações, cultura, valores e fluxo de processos.
As mudanças mais relevantes, observadas nos documentos empresariais, 
estão relacionadas ao estilo de linguagem e à disposição dos elementos.
QUADRO 2 – ESTILO DE LINGUAGEM E DISPOSIÇÃO DOS ELEMENTOS
Antes Agora
Estilo PROLIXO – Uso e abuso de vocabulário mais sofisticado, clichês, subterfúgios.
OBJETIVO – Apresentação das informações 
necessárias com clareza.
Disposição dos 
elementos
DENTEADO – Com espaços na margem 
esquerda e na abertura de parágrafos.
BLOCO – Uma única margem vertical 
do lado esquerdo.
FONTE: Gold (2005, p. 99)
Essas mudanças acompanham a necessidade das informações, documen-
tos e comunicações serem mais objetivos, claros e eficazes, proporcionando con-
fiabilidade e agilidade da tomada de decisões, impulsionadores da sobrevivência e 
do lucro empresarial.
Para atingir a efetividade na produção dos documentos empresariais e sua 
comunicação, é imprescindível seguir alguns requisitos. A comunicação precisa al-
cançar o receptor, ser por ele entendida, comprovada e ter utilidade.
Dessa forma, a documentação deve possuir uma organização concreta, vis-
to que o acúmulo de cartas, relatórios, formulários, entre outros, não informa o bom 
funcionamento de uma empesa. É preciso que a documentação esteja reunida e 
armazenada de forma lógica e de fácil acesso para todos que dela farão uso.
2.1 CONCEPÇÃO DE DOCUMENTO NA EMPRESA
Como vimos, documento, por definição, é toda informação registrada e usa-
da para pesquisa, consultas e provas. Desse modo, o documento na empresa só 
terá utilidade quando auxiliar na ação e nas atividades administrativas.
Dessa maneira, as informações comunicadas, interna ou externamente à 
empresa, somente serão documentos se estiverem em formato de relatórios, tex-
tos, imagens, sons, desenhos, gráficos e tantas outras formas que permitam reali-
zar pesquisa, consultas ou provas.
Segundo Costa (2012, p. 3), os documentos geram vantagens e desvanta-
gens em sua utilização. 
51
Vantagens:
• O documento, por ser escrito, dá mais segurança e formaliza o ato, a 
ação, o objetivo, a missão, a filosofia, a decisão, a estratégia, a tática, a 
estrutura, o plano, a política, o procedimento, o projeto.
• O documento serve de guia para a dissipação de dúvidas, conflitos e 
restrições legais.
• O documento serve para registrar informações, conclusões, tendências, 
pesquisas, previsões, negociações.
• O documento serve de instrumento de poder sobre a propriedade 
de qualquer objeto.
• O documento determina quem é quem na organização, estabelecendo 
limites de atuação e de poder.
Desvantagens:
• O documento burocratiza a empresa, castrando o contato pessoal 
e a criatividade.
• O documento escraviza o ser humano a regulamentos, colocando de 
lado a figura do líder e exaltando a do chefe.
• O documento centraliza o poder de decidir.
• O documento pode tornar o usuário apenas um meio, e não um fim.
• O documento traduzido enfoca um ambiente diferente, fazendo com que 
o administrador tenha os pés no país de origem e a cabeça no exterior.
2.2 TIPOS DE DOCUMENTOS
Segundo as concepçõesde Costa (2012, p. 4-6), existe uma variedade de 
documentos. São eles:
• Documento descritivo: é uma representação escrita de um objeto, 
fato, situação, coisa, lugar, resultado. A descrição pode ser uma “foto-
grafia” e/ou uma interpretação pessoal do relator. Exemplos: relatório, 
demonstrativo de resultado, balanço patrimonial.
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TABELA 5 – MODELO DE BP
BALANÇO PATRIMONIAL
Ativo Passivo
Ativo circulante – Passivo circulante
Caixa R$ 232,00 Contas a pagar R$ 8.359,00 
Aplicações financeiras R$ 2.550,00 Títulos a pagar R$ 3.750,00 
Contas a receber R$ 6.000,00 Despesas a pagar R$ 3.750,00 
Estoques R$ 9.800,00 –
Total dos ativos 
circulante R$ 18.582,00 
Total dos passivos 
circulantes R$ 15.859,00 
Ativo permanentes Exigível a longo prazo R$ 3.503,00 
Terrenos e edificações R$ 25.200,00 Total dos passivos R$ 19.362,00 
Máquinas e equipamentos R$ 3.950,00 Patrimônio líquido (PL)
Móveis e utensílios R$ 1.890,00 Capital social R$ 20.250,00
Veículos – – –
Total dos ativos 
permanentes R$ 31.040,00 
Depreciação acumulada R$ 10.010,00 – –
TOTAL DOS ATIVOS R$ 39.612,00 TOTAL DOS PASSIVOS e PL R$ 39.612,00 
FONTE: A autora (2022)
TABELA 6 – MODELO DE DRE
DEMONSTRAÇÃO DO RESULTADO DO EXERCÍCIO
Receita de Vendas R$ 117.620,00 
(-) Custos dos produtos -R$ 54.850,00 
(=) Lucro Bruto R$ 62.770,00 
(+) Receitas / (Despesas) operacionais -
Custo com distribuição -R$ 16.570,00 
Despesas administrativas -R$ 23.635,00 
Outras Receitas R$ 945,00 
Outras Despesas -R$ 730,00 
Total -R$ 39.990,00 
(=) Resultado antes das receitas e despesas financeiras R$ 22.780,00 
(+) Resultado financeiro líquido -R$ 1.380,00 
(=) Resultado antes dos tributos sobre o lucro R$ 21.400,00 
(-) Imposto de Renda (IR) e Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) -R$ 6.695,00 
(=) Resultado líquido do período R$ 14.705,00 
Fonte: A autora (2022)
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• Documento normativo: conjunto de comandos diretos e cursos de 
ação que devem ser seguidos rigorosamente. Tais comandos são co-
nhecidos como normas e regras. O conjunto de normas, que diz como e 
quem pode fazer, envolvendo um procedimento, chama-se regulamen-
to. Exemplos: política, procedimento, diretriz, regulamentação organi-
zacional, estatuto, ata de constituição de sociedade etc.
• Documento metodológico: texto escrito em etapas ou passos de 
ação por meio de uma organização lógica e racional de métodos para 
algum propósito. Exemplos: plano de aula, estudo de caso, método 
de previsão, projeto.
FIGURA 21 – PLANO DE AULA
Fonte: A autora (2022)
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• Documento prescritivo: documento que determina, limita, regula e 
ordena aquilo que precisa ser feito, dentro de um tempo, determinado 
ou indeterminado, para atingir um objetivo predeterminado. Exemplos: 
programa, plano, estratégia, orçamento.
FIGURA 22 – ORÇAMENTO
FONTE: A autora (2022)
• Documento corrente: é aquele utilizado no dia a dia da empresa. Além 
de carta, memorando, comunicação interna, circular, ata de reunião, 
mensagem eletrônica e ofício, existem outros, como: cheque, promis-
sória, fatura, nota fiscal, duplicata, folha de pagamento, entre outros.
• Documento de suporte: documento que ajuda no desenvolvimento 
e na construção de um projeto. Exemplos: tese, relatório de pesquisa, 
descrição de experiência.
• Documento declaratório: esclarece uma relação entre duas ou mais 
pessoas (física e/ou jurídica). Exemplos: declaração, atestado, procuração, 
carta de representação.
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• Documento peticionário: faz um pedido a um poder constituído. 
Exemplos: petição, requerimento.
• Documento operacional: é aquele que pode ser utilizado como fer-
ramenta de trabalho, de consulta, de coleta de dados e de referência. 
Exemplos: manual, questionário, formulário, gráfico, modelo, diagrama, 
listagem, agenda, tabela, planilha.
FIGURA 23 – MODELOS DE GRÁFICOS
FONTE: <https://www.freepik.es/vector-gratis/conjunto-elementos-planos-gra-
ficos_9387088.htm#query=gr%C3%A1fico&position=48&from_view=search>. 
Acesso em: 9 jun. 2022.
• Documento contratual: diz respeito a um acordo (combinação, ajus-
te) entre duas ou mais pessoas para execução de determinada coisa, 
sob determinadas condições. Exemplos: contrato de locação, contrato 
de trabalho, contrato social, arrendamento mercantil, leasing etc.
• Documento oficial: geralmente é a fonte mais fidedigna de dados, e 
pode dizer respeito a atos individuais ou coletivos. Exemplos: filme, foto, 
catálogo, ficha, prontuário.
• Documento jurídico: constitui uma fonte rica de informes do ponto de 
vista sociológico, mostrando como uma sociedade regula o comporta-
mento de seus membros e de que forma resolve os problemas sociais. 
Exemplos: Constituição, Código, Portaria.
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• Documento estatístico: conjunto de dados coletados que abrange 
um determinado universo, de forma direta ou indireta. Exemplos: rol, 
amostra, histograma, relação.
• Documento particular: documento particularmente importante, so-
bretudo por seu conteúdo não oferecer apenas fatos, mas o significado 
que estes apresentarem para aqueles que o viveram, descrito em sua 
própria linguagem. 
• Documento de controle: documento na forma de tabela, formulário 
ou planilha, para controlar as atividades e operações no dia a dia da 
organização. Exemplos: planilha de controle de acidentes, reclamações, 
devoluções, pedidos, vendas, caixa, despesas etc.
• Documento de divulgação: documento para divulgar os produtos, as 
marcas e as imagens das empresas. Exemplos: cartaz, banner, fôlder, 
prospecto, catálogo, carta de divulgação, embalagem.
• Documento legal: exigido por lei que deve ser de conhecimento do 
administrador. Exemplos: declaração, atestado, procuração, represen-
tação, mandado etc.
• Documento acadêmico: documento corrente nas universidades, ins-
titutos, escolas, centros de pesquisa e análise. Exemplos: teste, certifi-
cado, diploma, dissertação, resenha, entre outros. 
2.3 DOCUMENTOS DE COMUNICAÇÃO 
ORGANIZACIONAL INTERNA E EXTERNA
A comunicação interna diz respeito aos documentos e às metodologias im-
plementadas pela empresa para inter-relação com os setores de seu interesse.
São documentais de comunicação interna:
• Jornais e boletins internos;
• Relatórios departamentais, setoriais e de diretoria;
• Publicações técnico-científicas sobre a organização, marca;
• Produtos, tecnologia;
• Projetos;
• Relatórios de estudos e pesquisas;
• Atas de reuniões;
• Correspondência, memorandos, comunicados, circulares […];
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• Cronogramas;
• Organogramas;
• Gráficos;
• Plantas e croquis;
• Manuais;
• Documentos sobre a política institucional: responsabilidade social;
• Ética, comunicação, recursos humanos;
• Relatórios e resultados de ações de comunicação, entre outros.
Já a comunicação externa envolve as ações e práticas, objetivos e políticas, 
objetivando a preservação da imagem positiva empresarial diante dos segmentos 
nos quais atua e de seu público. A comunicação externa divide-se em três modali-
dades, de acordo com Dudziak (2010, s.p.):
• Marketing empresarial: produz o registro de campanhas publicitárias 
veiculadas na mídia (rádio, TV, jornais, feiras etc.).
• Marketing cultural: realiza suas ações apoiado pelos patrocínios de 
atividades culturais, musicais, científicas, educacionais e esportivas. 
• Marketing social: realiza programas comunitários, como serviço so-
cial, educação, saúde, lazer, entre outros.
São documentos ligados à comunicação externa de acordo com Dudziak 
(2010, s.p.):
• Releases e entrevistas;
• Clipping e recortes de jornais com notícias da instituição, marcas, 
produtos, catálogos, fôlderes;
• Prêmios, troféus, diplomas, certificados;
• Anúncios em mídia impressa e eletrônica;
• Vídeos, filmes e depoimentos;
• Campanhas publicitárias etc.
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3 CORRESPONDÊNCIAS
A correspondência é o intercâmbio de mensagens, ação que objetiva infor-
mar um ato de troca de informação, além de ser uma forma de intercomunicação 
escrita entre