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GESTÃO DE OBRAS Júlia Hein Mazutti Planejamento e controle de obras Objetivos de aprendizagem Ao final deste texto, você deve apresentar os seguintes aprendizados: � Definir planejamento estratégico, tático e operacional da obra. � Elaborar o cronograma físico e o diário de obra. � Identificar a importância e os elementos de uma reunião de microciclos de planejamento. Introdução O planejamento de obras é essencial e decisivo para o sucesso de um projeto. Um bom planejamento dá ao gestor um norte de como guiar e encaminhar sua obra. Além disso, a obra precisa ser continuamente con- trolada para que o gestor verifique se todos os trabalhos estão andando de acordo com o planejamento ou se existem discordâncias. Assim, o gestor pode tomar atitudes que corrijam e moldem o planejamento inicial para as situações da obra. Neste capítulo, você vai ver como categorizar os planejamentos da obra com base em longo, médio e curto prazos. Além disso, vai apren- der como chegar à elaboração do cronograma físico e como montar o gráfico de Gantt, que serve como um calendário para a obra. Por fim, você vai estudar sobre a importância da elaboração do diário de obras, da divisão da obra em ciclos e da necessidade do acompanhamento da obra por meio de indicadores de desempenho, conhecendo um plano de contingência e vendo como ele pode ajudar o gestor de obras. Planejamento estratégico, tático e operacional Para garantir que os objetivos de um projeto sejam cumpridos, é essencial um planejamento das atividades. Conforme Paula (2015), começar um projeto sem planejamento é como sair de viagem sem destino. Você pode chegar, eventualmente, a lugares interessantes, mas também pode chegar a lugares desagradáveis e perigosos. E mesmo que chegue a lugares interessantes, poderia gastar menos tempo e dinheiro com um pouco de planejamento. Na construção civil, é a mesma coisa. O planejamento pode ser dividido em três: estratégico, tático e operacional. Veja, a seguir, a definição de cada uma das partes, segundo Paula (2015), e, na Figura 1, uma maneira simples de entender suas características, descritas a seguir. � Planejamento estratégico: é baseado no longo prazo. É importante levar em conta fatores internos e externos, como o cenário econô- mico e o mercado em que a empresa atua. Aqui, define-se a missão, a visão e os valores da empresa. Exemplos de objetivos estratégicos são: aumentar a satisfação dos clientes, reduzir custos de produção e aumentar o índice de capacitação de funcionários. Para Mattos (2010), a programação estratégica de uma obra é também baseada no longo prazo, com subdivisões genéricas dos serviços, comumente apresentados em um cronograma por mês que mostra uma visualização geral das etapas da obra. Por exemplo, para a construção de um prédio, as subdivisões poderiam ser: serviços preliminares, fundações, estrutura, alvenaria e revestimento. � Planejamento tático: é baseado no médio prazo. É como uma de- composição do planejamento estratégico para os diversos setores da empresa, sendo definidos planos de marketing, planos de produção, entre outros. Exemplos de objetivos táticos são: garantir que os pedi- dos de clientes sejam atendidos em um determinado prazo, garantir que produtos defeituosos não sejam comercializados e que todos funcionários possuam graduação. Para obras, Mattos (2010) destaca a programação tática como a programação em médio prazo. Se, na programação estratégica, o cronograma foi dividido em meses, por exemplo, na tática, ele será subdividido em semanas. O principal objetivo está ligado com o planejamento de aquisição de recursos para a obra. Um exemplo é a divisão dos serviços de um prédio por pavimentos, como a subdivisão dos serviços de alvenaria em alvenaria do 1º pavimento, 2º pavimento, etc. � Planejamento operacional: é baseado no curto prazo. Nessa etapa, são definidos métodos, processos e sistemas a serem utilizados para que os Planejamento e controle de obras2 objetivos sejam alcançados. Esse planejamento é muito mais detalhado que os outros, especifica as atividades, os responsáveis, prazos, custos e tudo que for necessário para que a atividade seja cumprida conforme o planejado. No planejamento operacional, são gerados os planos de ações e cronogramas do empreendimento. Exemplos de objetivos operacio- nais são: implantar um sistema de rastreamento de pedidos, implantar um programa de qualidade e fechar parcerias com universidades para capacitar funcionários. Para Mattos (2010), a programação operacional da obra é a baseada no curto prazo e gera uma agenda para a obra, que é o cronograma físico detalhado da obra, tipicamente dividido em dias. Essa programação é essencial para o controle e monitoramento das atividades da obra, sendo muito útil na identificação de quais atividades estão atrasadas, em dia ou adiantadas conforme o planejamento. Um exemplo é subdividir a execução de todos elementos da estrutura dos pavimentos, como desforma da viga do 2º pavimento, concretagem da laje do 3º pavimento, etc. Figura 1. Planejamento estratégico, tático e operacional. Fonte: Paula (2015). 3Planejamento e controle de obras Na construção civil, o planejamento da execução da obra, com especi- ficação de todas as atividades de execução da obra, com durações e custos, encaixa-se no planejamento operacional da obra. Segundo Mattos (2010), esse planejamento inicia pela descrição de todas as atividades da obra de forma hierárquica por meio da Estrutura Analítica de Projeto (EAP), que você pode ver no Quadro 1. Em seguida, deve-se estabelecer as durações das atividades, em horas, dias, semanas, etc., para todas as atividades da EAP (Quadro 2). A duração dependerá da quantidade de serviço a ser realizada, da produtividade e da quantidade de recursos disponíveis. Imagine que a obra tenha 180 m2 de revestimento de argamassa para realizar. A produtividade do trabalhador é, em média, 2 m2/h. A jornada de trabalho é de 8 h/ dia. Então, a duração da atividade será: Ou seja, necessita-se de 90 horas ao todo de trabalho de pedreiros para executar o revestimento — ou 90 Hh (homem-hora). Assim, se a obra contar com um pedreiro, ele deverá trabalhar 90/8 = 11,25 dias, ou seja, pelo menos 12 dias para terminar o revestimento. Já se a obra contar com 2 pedreiros, serão 45 horas totais de trabalho para cada um e uma duração de 45/8 = 5,625 dias, ou seja, 6 dias de trabalho para terminar o revestimento de argamassa. O próximo passo é estabelecer a precedência das atividades. Segundo Mattos (2010), aqui, define-se a sequência das atividades e “quem vem antes de quem”. Deve-se definir as atividades predecessoras de cada atividade, ou seja, as atividades que são uma condição necessária para que a outra seja realizada. Por exemplo, para realizar o reboco de uma parede, primeiro, deve-se executar a alvenaria da parede. Então, a execução da alvenaria é a atividade predecessora do reboco. Assim, em regra, uma atividade só poderá ser realizada quando a sua predecessora estiver finalizada. Veja um exemplo no Quadro 2. Planejamento e controle de obras4 Fonte: Adaptado de Mattos (2010). Atividade Duração Fundação Escavação 1 dia Sapatas 3 dias Estrutura Alvenaria 5 dias Telhado 2 dias Instalações 9 dias Acabamento Esquadrias 1 dia Revestimento 3 dias Pintura 2 dias Quadro 1. Estrutura Analítica do Projeto (EAP) e duração das atividades Fonte: Adaptado de Mattos (2010). Atividade Duração Predecessora Fundação Escavação 1 dia – Sapatas 3 dias Escavação Estrutura Alvenaria 5 dias Sapatas Telhado 2 dias Alvenaria Instalações 9 dias Sapatas Acabamento Esquadrias 1 dia Alvenaria Revestimento 3 dias Telhado, instalações Pintura 2 dias Esquadrias, revestimento Quadro 2. Definição da precedência das atividades 5Planejamento e controle de obras O principal objetivo da definição da precedência das atividades é criar um consenso sobre a lógica construtiva para quese possa montar o diagrama de rede e identificar o caminho crítico. Conforme Mattos (2010), o diagrama de rede nada mais é que a representação gráfica da sequência de atividades da obra, permitindo a visualização da relação entre as atividades. Veja, na Figura 2, o diagrama de rede correspondente ao Quadro 2. Figura 2. Diagrama de rede e identificação do caminho crítico. Fonte: Mattos (2010). Com o diagrama de rede definido, pode-se estabelecer o caminho crítico, que mostrará a duração total do projeto. Deve-se contar o tempo de cada um dos caminhos possíveis mostrados pelo diagrama de rede, concluindo que o caminho que representar o maior tempo é o caminho crítico e a duração total da obra. As atividades que constam no caminho crítico interferem diretamente no prazo da obra caso atrasem ou sejam feitas em um tempo reduzido, ou seja, para reduzir o tempo da obra, deve-se reduzir o tempo de alguma atividade que está no caminho crítico. Com a elaboração do diagrama de rede e do caminho crítico, pode-se elaborar o cronograma físico da obra. O cronograma será o calendário da obra e é a ferramenta mais importante do planejamento operacional. Para Mattos (2010), é a partir do cronograma que o gerente da obra e sua equipe devem tomar providências como: programar as atividades das equipes de campo e instruí-las, fazer pedidos de compras e aluguéis, contratar operários, definir o progresso das atividades, monitorar atrasos, replanejar a obra e definir reuniões. Planejamento e controle de obras6 Cronograma físico e o diário de obra Toda obra deve ser baseada em um cronograma, mas como elaborá-lo? Para começar, é preciso elaborar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP), a duração das atividades e o diagrama de rede. Com isso, pode-se elaborar o cronograma físico da obra em forma de gráfico de Gantt, com as atividades e sua duração distribuídas nas datas da obra, como mostra a Figura 3. O gráfico de Gantt nada mais é que a apresentação das atividades da obra, à esquerda do gráfico, com a barra da duração de cada atividade à direita, conforme escala de tempo. No caso da Figura 3, apresenta-se o caminho crítico em tom mais escuro para destacar as atividades mais importantes para o prazo da obra. Figura 3. Cronograma em forma de gráfico de Gantt. Fonte: Mattos (2010). Atividade DUR(dias) FOLGA (dias) DIA A B C D E F G H ESCAVAÇÃO SAPATAS ALVENARIA TELHADO INSTALAÇÕES ESQUADRIAS REVESTIMENTO PINTURA 1 3 5 2 9 1 3 2 0 0 2 2 0 6 0 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Além do caminho crítico, é interessante incorporar ao gráfico de Gantt as folgas de cada atividade. Segundo Mattos (2010), a folga é o período de tempo que uma atividade possui além da sua duração para ser realizada sem alterar o prazo da obra. Assim, somente as atividades que não estão no ca- minho crítico possuem folga. Na Figura 3, as folgas estão apresentadas com os traços pontilhados. 7Planejamento e controle de obras Dias úteis são diferentes de dias corridos. Na elaboração de um cronograma, não esqueça de considerar o tempo dos dias que não serão trabalhados, como os finais de semana e dias feriados. Deve-se verificar com atenção se os cálculos da estimativa do cumprimento de prazos estão sendo feitos em dias úteis ou corridos. Quando são incluídos os dados de gastos no cronograma físico, ele passa a ser chamado de cronograma físico-financeiro. A Figura 4 apresenta um exemplo de cronograma físico-financeiro e algumas dicas sobre seus principais componentes — esse cronograma pode ser facilmente elaborado em Excel. Figura 4. Exemplo de cronograma físico-financeiro. Fonte: Faria (2011). Planejamento e controle de obras8 Os cronogramas também podem ser elaborados em softwares específicos. O MS Project é um software amplamente utilizado para o gerenciamento de projetos na construção civil, tendo diversas ferramentas para o controle de tempo e gastos da obra. O MS Project permite a criação do cronograma da obra, com inserção de EAPs e de atividades da obra, sequenciação de atividades, definição de recursos, definição do calendário da obra, com datas de início e fim, feriados, inserção da duração das atividades, identificação do caminho crítico da obra, geração do gráfico de Gantt, entre muitas outras funções. Paixão (2017) destaca as seguintes vantagens e utilidades do MS Project na engenharia de projetos: � Estar atento às atividades do projeto: ver as ligações das atividades e monitorar o andamento das atividades predecessoras permite um controle geral do projeto e possibilita que a obra tenha um fluxo melhor, com menor probabilidade de falhas. � Otimização de projetos: por meio da criação de diversos tipos de pla- nilhas e gráficos, o MS Project ajuda o profissional a planejar, gerenciar e otimizar seu projeto. � Criação de vínculos entre as tarefas: as atividades da obra requerem tempo e recursos e são realizadas na sequência de outras tarefas. A possibilidade de ligar tarefas entre si, tornando-as dependentes, é uma importante ferramenta do software. � Maior vantagem no mercado: a eficácia do software atua no controle sobre o planejamento e controle da obra, aumentando a qualidade do gerenciamento e da execução da obra. � Identificação do caminho crítico: o software identifica automati- camente o caminho crítico, permitindo o acompanhamento da obra a partir desse parâmetro e facilitando a vida do gestor. � Controle de custos: pode-se atribuir os custos dos recursos atribuídos a cada atividade, e o programa calcula os custos e gastos conforme o andamento da obra. � Planejamento físico e financeiro: por meio da geração de cronogramas e gráficos de Gantt, o software permite a elaboração do planejamento físico e financeiro da obra. � Conhecer e prever riscos: o software permite calcular a probabilidade de riscos na obra, como ameaça de atraso de tarefas ou da data final da obra e aumento do orçamento, aumentando a previsibilidade de problemas durante sua execução. 9Planejamento e controle de obras Assista ao vídeo disponível no link a seguir para ver como realizar um cronograma no MS Project. https://goo.gl/XhVynz Para que haja controle sobre o planejamento e sobre o andamento do cronograma da obra, é muito importante que o diário de obra seja elaborado. O diário de obra funciona como um memorial descritivo para a obra, no qual estão presentes as principais atividades e os fatos ocorridos na obra todos os dias. A Resolução nº. 1.024 do Conselho Federal de Engenharia e Agronomia (Confea) (2009) determinou a obrigatoriedade do documento, que foi chamado de Livro de Ordem, em obras e serviços de engenharia, tanto para obras públicas quanto privadas. O Livro de Ordem deve ser pre- enchido pelo responsável técnico da obra, sendo facultado aos autores dos projetos, ao contratante ou proprietário da obra efetuar anotações com data e assinatura. Lima (2017) destaca alguns itens essenciais para a elaboração do diário de obras: � dados da obra; � lembrar de especificar o nome do responsável pelo diário, datas e horários; � detalhar quantas pessoas trabalham em cada atividade do dia; � especificar os materiais utilizados em cada atividade; � indicar a condição climática; � relatar possíveis acidentes, especificando motivo, a pessoa envolvida, a atividade que estava envolvida e as medidas de socorro executadas; � especificar máquinas e equipamentos utilizados, o tempo utilizado, os trabalhadores envolvidos, a finalidade da utilização e se é alugado ou não; � serviços interrompidos ou situações imprevistas; � comentários e assinaturas das partes envolvidas. Planejamento e controle de obras10 A elaboração do diário de obras permite um acompanhamento mais deta- lhado do planejamento, com oficialização dos fatos ocorridos pelos relatos. Segundo Lima (2017), o diário de obras beneficia o controle do planejamento também no sentido de: organização do cronograma, com informações para avaliara evolução da obra; explicar atrasos e imprevistos, por meio do registro de alterações climáticas, falha de equipamentos, entre outros; avaliação da qualidade do trabalho dos envolvidos, a partir do registro e acompanhamento dos serviços prestados; e prevenção de acidentes e imprevistos, pois, com o registro dos acontecimentos, torna-se mais fácil criar meios de prevenção. Reunião de microciclos de planejamento Para realizar a avaliação constante dos resultados da obra, o acompanhamento do planejamento da obra é imprescindível. É o mesmo que realizar uma viagem e verificar no GPS quanto do caminho já foi percorrido e se você chegará ao seu destino no tempo planejado. Para a obra, é também importante monitorar o desenvolvimento de suas atividades periodicamente. Para isso, existem as reuniões de planejamento. As etapas de uma obra podem ser divididas em ciclos, que, por sua vez, podem ser divididos em microciclos, mesociclos e macrociclos. Os microciclos envolvem as pequenas tarefas do dia a dia que devem ser cumpridas; um grupo de microciclos forma um mesociclo. Um exemplo é pensar no mesociclo como a finalização da execução de um andar de um prédio e os microciclos como as atividades que compõem a execução desse andar, como a concretagem de vigas, pilares e lajes. Um grupo de mesociclos, por sua vez, forma um macrociclo. Veja, na Figura 5, uma maneira simples de compreender a organização dos ciclos. O acompanhamento do cumprimento dos microciclos nas reuniões e atividades da obra se torna, assim, essencial para que o planejamento da obra seja seguido, pois esses microciclos são a base para o sucesso dos mesos e macrociclos. 11Planejamento e controle de obras Figura 5. Microciclos, mesociclos e macrociclos. Fonte: Fernandes (2017, documento on-line). Como gestor de uma obra, você deverá, então, realizar o acompanhamento das atividades do planejamento em micro, meso e macrociclos. Mas como você poderá executar esse acompanhamento na prática? Para isso, é fundamental definir indicadores de desempenho na obra, também conhecidos como KPIs (Key Performance Indicators). São eles que permitirão medir o quanto o planejamento está sendo cumprido na obra. Confira, a seguir, as cinco for- mas mais importantes de medir a execução do planejamento dentro da obra indicadas pela Globaltec (2017). 1. Indicadores de custos: toda obra tem, em seu início, o orçamento de materiais, equipamentos e mão de obra. Deve-se cotar e detalhar o preço de todos os recursos para chegar a um orçamento final para a obra. Porém, sabe-se que essa área precisa ser constantemente revista, recalculada e adaptada aos imprevistos da obra. Para que a obra termine dentro de seu orçamento, é essencial que aconteça o acompanhamento assíduo dos gastos e do que entra e sai da obra. Os indicadores de custo permitem avaliar os desvios do orçamento em relação ao inicial, efetuar o controle dos gastos e do estoque e ajudar a tomar medidas que aumentem o lucro da obra. Um exemplo é o indicador de desvio de custo acumulado, que mostra a porcentagem de distorção do orçamento e que permite controlar o estoque. 2. Indicadores de qualidade: esses indicadores estão diretamente ligados aos indicadores de custos. Eles permitem verificar a qualidade dos ma- teriais que foram entregues na obra, checar as notas fiscais, identificar Planejamento e controle de obras12 se os materiais conferem com o pedido, se a qualidade está dentro do padrão requerido, entre outros. Esses indicadores estão atrelados não somente aos materiais, mas a tudo que envolve a construção do pro- jeto, como mão de obra e serviços executados. Alguns exemplos são: percentual de material estragados, quantidade de erros e quantidade de tempo gasto em retrabalho. 3. Indicadores de segurança: o acompanhamento desses indicadores é de extrema importância, pois eles estão relacionados não somente com o andamento da obra, mas com a vida dos trabalhadores e envolvidos. Alguns exemplos de indicadores de segurança são: sistema de notas para a segurança no canteiro de obras, frequência de acidentes de trabalho no canteiro de obras, gravidade dos acidentes de trabalho no canteiro de obras e quantidade de riscos encontrados e eliminados. 4. Indicadores de prazos: esses indicadores estão relacionados com o atraso ou adiantamento da obra e permitem identificar o que está atrasando os processos da obra. Pode-se destacar como indicadores de prazos: índice de atividades planejadas concluídas e desvio de prazo acumulado. Esses indicadores devem ser analisados de modo a garantir que o cronograma seja mantido em dia. 5. Indicadores de impactos ambientais: indicam o impacto do projeto na vizinhança e no meio ambiente como um todo. Nesses indicadores, são criados limites e planos para diminuir a geração de resíduos, o uso de água e o uso de energia. Exemplos de indicadores de impactos ambientais são: geração de resíduo por metro quadrado de obra, litros de água utilizados por área construída e porcentagem de reaproveita- mento de materiais. Imagine uma obra com centenas de trabalhadores e centenas de atividades sendo realizadas todos os dias. Se você fosse o gestor dessa obra, como avaliaria todos os indicadores envolvidos na obra? Nesses casos, para que as informações cheguem ao gestor a tempo para que tome uma decisão eficaz, o uso da mobilidade e de tecno- logias tem grande impacto na obra. Por isso, Scheid (2018) destaca que a utilização de aparelhos móveis que permitam a captação das informações da obra em tempo real se torna extremamente importante para o controle dos indicadores de desempenho da obra e das atividades como um todo. 13Planejamento e controle de obras Agora você já sabe como medir o andamento da sua obra com os indicadores de desempenho. E quando eles indicarem que alguma coisa não está dando certo, o que você faria se fosse o gestor da obra? Para isso, existem os planos de contingência, que indicam o que fazer em situações de falha de andamento da obra. Para elaborar os planos de contingência, você deve prever o que fará na sua obra se alguma coisa der errado antes de ela dar errado — assim, quando alguma situação adversa acontecer, você já estará preparado. Os planos de contingência são baseados em uma análise dos riscos que a obra corre. Assim, para cada obra, os riscos devem ser reavaliados, uma vez que cada obra possui suas singularidades. Veja, a seguir, algumas etapas de boas práticas utilizadas para a elaboração de planos de contingência indicadas por Fuly (2016). 1. Pesquisa: compreender a estrutura e a sequência de atividades da obra é essencial para que se possa explorar minuciosamente os pontos de fragilidade e risco do projeto. Para enriquecer o plano de contingência e possibilitar a reflexão sobre as medidas preventivas dos riscos, deve-se fazer uma pesquisa profunda e que envolva uma equipe multifuncional. 2. Análise preliminar de risco: permite identificar quais são os principais riscos que a obra corre, priorizar os riscos conforme seu impacto na obra, planejar quais medidas deverão ser tomadas e quais recursos serão necessários. 3. Identificação dos recursos existentes: deve-se analisar quais recursos estão disponíveis para atender às possíveis emergências e riscos. A dica para essa fase é comparar, listar e quantificar recursos para facilitar a elaboração e execução do plano de contingência. 4. Desenvolvimento: primeiramente, deve ocorrer a validação do plano de contingência, verificando sua eficácia — o plano deve ser aprovado por todas as partes envolvidas. Em seguida, deve-se testar o plano a partir de simulações de ocorrência de anomalia, com o usuário final aplicando as ações previstas no plano de contingência. No desenvolvimento do plano de contingência, deve-se visar elaborar um plano dinâmico, com a realização de manutenções e adaptações com o passar do tempo, se necessário. As melhorias e mudanças nas atividades da obra devem ser absorvidas peloplano e, por isso, ele deve ser revisado e melhorado periodicamente — as etapas de validação e treinamento devem ser repassadas quando necessário. Planejamento e controle de obras14 Um bom plano de contingência ainda deve ser organizado e elaborado de maneira que sua compreensão seja simples e rápida. O usuário do plano deve entender as medidas propostas de maneira lógica e progressiva. A adaptabi- lidade do plano de contingência é importante para que ele seja utilizado em situações inesperadas e de emergência. Além disso, ele deve ser compatível com os outros possíveis planos de contingência utilizados e aplicados em situações simultâneas. Para que os indicadores de desempenho sejam acompanhados e o plano de contingência atualizado, os tópicos devem estar periodicamente presentes nas reuniões de microciclos da empresa. Essa atitude permite que o planejamento e o rendimento da obra sejam acompanhados mais de perto, facilitando a tomada de decisões e o desempenho da obra como um todo. CONSELHO FEDERAL DE ENGENHARIA E AGRONOMIA (CONFEA). Resolução n°. 1.024, de 21 de agosto de 2009. Disponível em: <http://normativos.confea.org.br/ementas/ visualiza.asp?idEmenta=43000>. Acesso em: 13 jan. 2019. FARIA, R. Planejamento: cronograma físico-financeiro. Equipe de obra, maio 2011. 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