ROTINAS ADM

Esta é uma pré-visualização de arquivo. Entre para ver o arquivo original

PAP CURSOS E CONCURSOS Página 1 
 
 
ROTINAS ADMINISTRATIVAS 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
PAP CURSOS E CONCURSOS Página 2 
 
 
ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA 
 
O auxiliar administrativo irá auxiliar nas mais 
variadas funções e serviços de uma empresa. O 
funcionamento de uma empresa depende direta ou 
indiretamente do que chamamos de rotinas 
administrativas, que são as atividades desempenhadas 
por este profissional. Ele é responsável por verificar a 
entrada e saída de correspondências, receber e enviar 
documentos, atender chamadas telefônicas, recepcionar 
o público em geral, fazer o arquivamento de documentos, manter atualizados os contatos 
da empresa, saber utilizar máquinas comuns em escritório, como por exemplo, 
impressoras, máquinas copiadoras, computadores e programas de planilhas em geral. 
Para que uma empresa consiga atingir seu objetivo, é necessária a união de quatro 
elementos ou recursos, sendo eles: 
 Humanos: São os funcionários organizados em uma hierarquia. É o elemento mais 
importante para que a empresa alcance seus objetivos. 
 Materiais: São as máquinas que se destinam a produzir bens e serviços. 
 Técnicos: São as habilidades para desenvolver o objeto social da empresa. 
 Financeiro: é o capital empregado na produção dos bens, na atividade comercial 
e/ou serviços. 
DEFINIÇÕES IMPORTANTES 
 
PESSOA FÍSICA: É a pessoa natural, ou seja, todo ser humano. A personalidade civil da 
pessoa começa do nascimento, com a vida. Possui CPF. 
 
PESSOA JURÍDICA: São entidades (empresas) a que a lei confere personalidade, 
conjunto de pessoas ou bens criados com uma finalidade, sempre há uma pessoa física 
responsável por uma pessoa jurídica. Possui CNPJ. 
 
CONTRATO SOCIAL: Quando duas ou mais pessoas se unem para abrir uma sociedade, 
é necessário elaborar o contrato social, que são as regras que constitui a entidade. Define 
o investimento de cada sócio, a participação nos lucros da empresa, e as 
responsabilidades de cada um. 
 
RAZÃO SOCIAL: É o nome que a pessoa jurídica é registrada, geralmente, são as inicias 
da pessoa física que está constituindo a empresa. É o 
“nascimento” da empresa na junta comercial. 
 
NOME FANTASIA: É o nome de divulgação da sua 
empresa, também conhecido como nome de fachada. É o 
nome pelo o qual os clientes passam a conhecer o seu 
negócio. 
 
PAP CURSOS E CONCURSOS Página 3 
 
 
 
MARCAS: É o símbolo que está associado à sua empresa. 
 
ATENÇÃO!!! 
 
 Não confunda razão social com nome fantasia. A razão social é 
utilizada perante os órgãos públicos, já o nome fantasia serve de 
divulgação para os clientes. É como uma pessoa que possui nome e 
apelido, o nome é a razão social e o apelido é o nome fantasia. 
 
 
VOCÊ SABE QUAIS OS PROCEDIMENTOS PARA ABRIR 
UMA EMPRESA? 
Informações básicas para abrir uma empresa: 
 
TIPOS DE SOCIEDADE 
 
EMPRESÁRIO (INDIVIDUAL): É a pessoa que trabalha com o comércio ou serviço e não 
depende de graduação para desempenhar suas funções. 
 
SOCIEDADE EMPRESÁRIA LIMITADA: É a sociedade que possue dois ou mais sócios. 
Trabalha com atividades não intelectuais (comercializa produtos e serviços). 
 
SOCIEDADE SIMPLES LIMITADA: É a sociedade que possui dois ou mais sócios, 
trabalha com atividades intelectuais. O serviço possui caráter pessoal e realizado pelos 
própios donos da empresa (clínica odontológica, escritório de advocacia). 
 
TIPOS DE PARTICIPAÇÃO 
 
SÓCIO ADMINISTRADOR: É o sócio que desempenhas as funções dentro da empresa e 
é responsável pela admnistração da mesma. Recebe pró-labore e assina legalmente pela 
pessoa jurídica (empresa). 
 
SÓCIO-QUOTISTA: Não trabalha na empresa, ao invés de pró-labore retira a 
participação nos lucros ou prejuízos da empresa, e também responde legalmente pela 
pessoa jurídica. 
 
SÓCIO INVESTIDOR: É o sócio que investiu uma quantia em dinheiro no negócio para 
que a empresa fosse constituída. É considerado o dono da empresa e está desobrigado 
de qualquer tarefa operacional. 
 
 
PAP CURSOS E CONCURSOS Página 4 
 
 
SÓCIO ACIONISTA: Pessoa física ou jurídica que possui ações de uma empresa. Não 
participa das decisões da empresa, apenas retira o lucro de acordo com o percentual de 
ações que foi adquirida. 
DANDO INÍCIO AO PROCESSO DE ABERTURA DA 
EMPRESA: 
CÓPIAS DE DOCUMENTOS 
 Cópia autenticada do CPF e RG do titular, no caso 
de empresário individual, ou dos sócios 
administradores, em caso de sociedade. 
 Cópia do comprovante de endereço da empresa, 
este documento será utilizado para a emissão do 
Alvará de Funcionamento. 
CONSULTA DE IMÓVEL, NOME DA EMPRESA E SÓCIOS: Consulte junto à prefeitura 
se o imóvel que você pretende abrir sua empresa pode ser usado para os devidos fins, 
verifica o carnê do IPTU. Quanto ao nome da empresa, dirija-se a um escritório de 
contabilidade e o contador fará os procedimentos necessários de cadastro no site da junta 
comercial. Caso tenha sócios, é importante verificar a situação deles perante os órgãos 
fiscalizadores. 
REGISTRO DE CONTRATO SOCIAL OU REQUERIMENTO DO EMPRESÁRIO: Após as 
consultas é o momento de registro do contrato social, que deve se registrado na junta 
comercial. O contrato de sociedade simples limitada é registrado no cartório de pessoas 
jurídicas. O requerimento de empresário é direcionado para o empresário individual, o 
contrato social, é para as empresas que possui dois ou mais sócio. O registro de ambos é 
realizado na junta comercial. 
CNPJ E INSCRIÇÃO ESTADUAL: Após os registros é hora de obter o CNPJ da sua 
empresa junto à Receita Federal. Para obter a inscrição estadual ou saber se e ela é 
isenta é necessário comparecer na Secretaria Estadual da Fazenda do seu estado. 
INSCRIÇÃO MUNICIPAL E ALVARÁ DE FUNCIONAMENTO: Toda empresa necessita 
da inscrição municipal da cidade onde ela irá funcionar, para isso, é necessário 
comparecer na secretaria da fazenda do seu município. Quanto ao alvará de 
funcionamento, ele também é solicitado na prefeitura da sua cidade e é a permissão para 
que sua empresa possa manter-se aberta. 
REGISTRO NO SINDICATO: Cada atividade empresarial possui um representante 
sindical. Informe-se no sindicato de sua cidade e registre-se. 
 
PAP CURSOS E CONCURSOS Página 5 
 
 
SETORES EMPRESARIAIS 
 
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO: A área administrativa visa a maximização dos 
investimentos e do lucro e controla a entrada e saída de recursos financeiros, objetivando 
o desenvolvimento do negócio. 
 
DEPARTAMENTO COMERCIAL: O setor comercial coordena o processo de vendas da 
empresa. Esse setor é muito importante, porque é através das vendas que a empresa 
obtém recursos financeiros necessários para se manter no mercado. 
 
DEPARTAMENTO FINANCEIRO: É um conjunto de ações e procedimentos 
administrativos envolvendo o controle das atividades financeiras da empresa. Podemos 
citar como controles financeiros: 
 
 Contas a pagar: São obrigações (despesas) adquiridas pela empresa, que devem 
ser pagas dentro do vencimento. Geralmente, as mercadorias compradas pela 
empresa são adquiridas a prazo, assim, elas devem ser pagas nos prazos 
estabelecidos. 
 
 Contas a receber: São direitos adquiridos (receitas) pela empresa. Quando a 
empresa revende uma mercadoria à prazo, automaticamente, já gera para a 
empresa o direito de recebimento desse dinheiro no prazo estabelecido. 
 
 Controle de Caixa: Com o controle de caixa é possível encontrar o saldo líquido 
após todas as entradas de recursos e todas as saídas de recursos (Entrada – 
Saída = Saldo final de caixa). Com isso, você consegue saber qual o valor de 
dinheiro que sobrou no seu caixa. 
 
Abaixo um exemplo de controle de caixa: 
 
 
EMPRESA: PAP CURSOS E CONCURSOS 
 
FORMULÁRIO DE CONTROLE DE CAIXA 
 
MOVIMENTO DE CAIXA 
MÊS: 
DIA HISTÓRICO ENTRADA SAÍDA SALDO 
 Saldo Inicial 
21/10/20X1 R$ 20,00 - - R$ 20,00 
22/10/20X1 - 600,00 - 620,00 
22/10/20X1 - - R$ 200,00 420,00
SALDO ATUAL R$ 420,00 
 
PAP CURSOS E CONCURSOS Página 6 
 
 
GERENCIAMENTO BASEANDO-SE NO PODC 
 
O objetivo da administração é trazer resultados positivos para a empresa. Para que 
isso ocorra, é necessário um planejamento que possibilite o desenvolvimento empresarial 
e a maximização dos lucros. Iremos abordar questões para que o processo administrativo 
ocorra de forma eficaz. O gerenciamento deve seguir o princípio da administração, que 
tem como base quatro funções essenciais denominadas de PODC: Planejamento, 
organização e execução, direção e controle. 
 
 Planejar: No planejamento é o momento de definir os objetivos, diretrizes e as 
metas que a organização pretende alcançar. É definir antecipadamente quais os 
objetivos e como eles serão alcançados. 
 
 Organizar: A organização irá definir a captação de recursos para que o 
planejamento seja executado. 
 
 Dirigir: É o momento de fazer com que o setor operacional execute o que foi 
planejado. O administrador deverá expor os objetivos aos colaboradores e motivá-
los a executar, de forma que o objetivo seja atingido. 
 
 Controlar: Controlar é saber se o que foi planejado está sendo executado e 
trazendo os resultados esperados. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
PAP CURSOS E CONCURSOS Página 7 
 
 
REPRESENTAÇÃO EMPRESARIAL 
 
ORGANOGRAMA: Representa a estrutura formal de uma organização. Irá mostrar como 
os setores estão representados na hierarquia dentro de uma empresa. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
FLUXOGRAMA: É a representação/descrição esquemática de um processo. É o passo a 
passo necessário para a execução de um determinado atividade. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
PAP CURSOS E CONCURSOS Página 8 
 
 
CRONOGRAMA: É a programação do tempo que será gasto para realizar determinado 
trabalho, com base nas atividades que serão cumpridas. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
TEORIA DO 5W2H 
 
O 5W2H é uma descrição de atividades que precisam ser desenvolvidas por parte 
dos colaboradores da empresa. Nele ficará descrito todo o procedimento e por quem será 
feita a execução de uma determinada atividade. Esse método também pode ser utilizado 
para programar atividades do cotidiano. Mas porque 5W2H? O nome foi estabelecido por 
juntar as primeiras letras dos nomes, em inglês, das diretrizes utilizadas nesse processo. 
 
What – O que será feito? 
Why – Por que será feito? 
Where – Onde será feito? 
When – Quando será feito? 
Who – Por quem será feito? 
How – Como será feito? 
How much – Quanto custará fazer? Como utilizar? 
 
Pense o seguinte: Você vai viajar para João Pessoa – PB nas férias de fim de ano, e 
precisa fazer uma programação, pois a viagem precisa ser muito bem pensada e 
esquematizada, para não haver imprevisto na hora do seu lazer. Utilizando o método do 
5W2H faça o planejamento da sua viajem. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
PAP CURSOS E CONCURSOS Página 9 
 
 
 
 
 
 
PLANEJAMENTO 5W2H PARA FÉRIAS DE FIM DE ANO 
 
What – O que será feito? 
Why – Por que será feito? 
Where – Onde será feito? 
When – Quando será feito? 
Who – Por quem será feito? 
 
 
 
 
 
How – Como será feito? (Passo a passo 
da viagem) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
How much – Quanto custará fazer?