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mdccruz01@gmail.com Prof. MARCOS CRUZ 1 TEORIA DA BUROCRACIA ADMINISTRAÇÃO I Prof. Marcos Cruz – mdccruz01@gmail.com ADMINISTRAÇÃO I Prof. Marcos Cruz – mdccruz01@gmail.com Max Weber (1864-1920), sociólogo alemão, foi o criador da Sociologia da Burocracia. Seu principal livro, para o propósito deste estudo, é “A Ética Protestante e o Espírito de Capitalismo”. ORIGEM ADMINISTRAÇÃO I Prof. Marcos Cruz – mdccruz01@gmail.com Max Weber dizia que a burocracia é a organização eficiente por excelência. Para conseguir eficiência, a burocracia explica nos mínimos detalhes como as coisas deverão ser feitas. BUROCRACIA Tempo das empresas crescendo. Grandes industrias. Governo 4 ADMINISTRAÇÃO I Prof. Marcos Cruz – mdccruz01@gmail.com A fragilidade e a parcialidade das Teorias Clássica e das Relações Humanas, ambas revelam pontos de vista extremistas e incompletos sobre a organização, gerando a necessidade de um enfoque mais amplo e completo. O crescente tamanho e complexidade das empresas passaram a exigir modelos organizacionais mais bem-definidos. Tanto a Teoria Clássica como a Teoria das Relações Humanas mostraram-se insuficientes para responder à nova situação. ORIGEM ADMINISTRAÇÃO I Prof. Marcos Cruz – mdccruz01@gmail.com Segundo o conceito popular, a burocracia é entendida como uma organização lenta e vagarosa na qual o papelório se multiplica e se avoluma, impedindo soluções rápidas ou eficientes. O termo também é empregado com o sentido de apego dos funcionários aos regulamentos e rotinas, causando ineficiência à organização. O leigo passou a dar o nome de burocracia aos defeitos do sistema (disfunções) e não ao sistema em si. O conceito de burocracia para Max Weber é exatamente o contrário: a burocracia é a organização eficiente por excelência. Para conseguir eficiência, a burocracia explica nos mínimos detalhes como as coisas deverão ser feitas. CONCEITOS Max Weber criou a Sociologia da Burocracia. Segundo a qual um homem pode ser pago para agir e se comportar de certa maneira preestabelecida, a qual lhe deve ser explicada com exatidão, muito minuciosamente e em hipótese alguma permitindo que suas emoções interfiram no seu desempenho. CONCEITOS ADMINISTRAÇÃO I Prof. Marcos Cruz – mdccruz01@gmail.com TIPOS DE AUTORIDADE ADMINISTRAÇÃO I Prof. Marcos Cruz – mdccruz01@gmail.com ADMINISTRAÇÃO I Prof. Marcos Cruz – mdccruz01@gmail.com Segundo Max Weber, a burocracia tem as seguintes características: CARACTERÍSTICAS A burocracia é baseada em: Conseqüências previstas: Objetivo: 1. Caráter legal das normas. 2. Caráter formal das comunicações. 3. Divisão do trabalho. 4. Impessoalidade no relacionamento. 5. Hierarquização da autoridade. 6. Rotinas e procedimentos. 7. Competência técnica e mérito. 8. Especialização da administração. 9. Profissionalização. 10. Previsibilidade do funcionamento. Previsibilidade do Comportamento humano. Padronização do desempenho dos participantes. Máxima eficiência da organização ADMINISTRAÇÃO I Prof. Marcos Cruz – mdccruz01@gmail.com A burocracia é uma organização ligada por normas e regulamentos estabelecidos previamente por escrito. Em outros termos, é uma organização baseada em uma legislação própria que define antecipadamente como a organização burocrática deverá funcionar. As normas e regulamentos são escritos e também são exaustivos porque cobrem todas as áreas da organização, prevêem todas as ocorrências e as enquadram dentro de um esquema definido capaz de regular tudo o que ocorra dentro da organização. As normas e os regulamentos são legais porque conferem às pessoas investidas da autoridade um poder de coação sobre os subordinados e os meios coercitivos capazes de impor a disciplina. Assim, a burocracia é uma estrutura social legalmente organizada. 1 - CARÁTER LEGAL DAS NORMAS E REGULAMENTOS Sinônimo de coação: constrangimento, filtração e repressão 11 ADMINISTRAÇÃO I Prof. Marcos Cruz – mdccruz01@gmail.com A burocracia é uma organização ligada por comunicações escritas. Regras, decisões e ações administrativas são formuladas e registradas por escrito. Daí o caráter formal da burocracia: todas as ações e os procedimentos são feitos para proporcionar comprovação e documentação adequadas, bem como assegurar a interpretação unívoca das comunicações. Como as comunicações são feitas repetitiva e constantemente, a burocracia lança mão de rotinas e formulários para facilitar as comunicações e rotinizar o preenchimento de sua formalização. Assim, a burocracia é uma estrutura social formalmente organizada. 2 - CARÁTER FORMAL DAS COMUNICAÇÕES ADMINISTRAÇÃO I Prof. Marcos Cruz – mdccruz01@gmail.com A burocracia é uma organização que se caracteriza por uma sistemática divisão do trabalho. A divisão do trabalho atende a uma racionalidade: sua adequação aos objetivos a serem atingidos. Daí decorre a eficiência da organização e o aspecto racional da burocracia. A divisão sistemática do trabalho e do poder estabelece as atribuições de cada participante. Cada participante tem um cargo específico e uma esfera de competência e responsabilidade: deve saber qual sua tarefa, sua capacidade de comando e quais os limites, direitos e deveres para não ultrapassá-los e não interferir na competência alheia nem prejudicar a estrutura existente. Assim, a burocracia é uma estrutura social racionalmente organizada. 3 - CARÁTER RACIONAL E DIVISÃO DO TRABALHO ADMINISTRAÇÃO I Prof. Marcos Cruz – mdccruz01@gmail.com A distribuição das atividades é feita impessoalmente em termos de cargos e funções e não de pessoas envolvidas. Daí o caráter impessoal da burocracia. A administração da burocracia é realizada sem considerar as pessoas como pessoas, mas como ocupantes de cargos e de funções. O poder de cada pessoa é impessoal e deriva do cargo que ocupa. A obediência prestada pelo subordinado ao superior também é impessoal, . Ele obedece ao superior, não em consideração à sua pessoa, mas ao cargo que o superior ocupa. A burocracia precisa garantir a sua continuidade ao longo do tempo: as pessoas vêm e vão, os cargos e funções permanecem. Assim, a burocracia é uma estrutura social organizada impessoalmente. 4 - IMPESSOALIDADE NAS RELAÇÕES ADMINISTRAÇÃO I Prof. Marcos Cruz – mdccruz01@gmail.com A burocracia é uma organização que estabelece os cargos segundo o princípio da hierarquia. Cada cargo inferior deve estar sob o controle e supervisão de um cargo superior. Nenhum cargo fica sem controle ou supervisão. Daí a necessidade da hierarquia da autoridade para definir as chefias nos vários escalões de autoridade. Todos os cargos estão dispostos em uma estrutura hierárquica que encerra privilégios e obrigações definidos por regras específicas. A distribuição de autoridade faz com que o subordinado fique protegido da ação arbitrária do seu superior, pois as ações de ambos se processam dentro de um conjunto mutuamente reconhecido de regras. Assim, a burocracia é uma estrutura social hierarquicamente organizada. 5 - HIERARQUIA DA AUTORIDADE ADMINISTRAÇÃO I Prof. Marcos Cruz – mdccruz01@gmail.com A burocracia é uma organização que fixa as regras e normas técnicas para o desempenho de cada cargo. O ocupante de um cargo não faz o que quer, mas o que a burocracia impõe a ele. As regras e normas técnicas regulam a conduta do ocupante de cada cargo, cujas atividades são executadas de acordo com rotinas e procedimentos. A disciplina no trabalho e o desempenho no cargo são assegurados por um conjunto de regras e normas que ajustam o funcionário às exigências do cargo e às exigências da organização: a máxima produtividade. As atividades de cada cargo são executadas segundo padrões relacionados aos objetivos da organização. Os padrões facilitam a avaliação do desempenho de cada participante. 6 - ROTINAS E PROCEDIMENTOS PADRONIZADOS ADMINISTRAÇÃO I Prof. Marcos Cruz – mdccruz01@gmail.com Meritocracia. A escolha das pessoas é baseada no mérito e na competência técnica e não em preferências pessoais.A admissão, a transferência e a promoção dos funcionários são baseadas em critérios, válidos para toda a organização, de avaliação e de classificação, e não em critérios particulares e arbitrários; 7 – COMPETÊNCIA TÉCNICA E MÉRITO ADMINISTRAÇÃO I Prof. Marcos Cruz – mdccruz01@gmail.com A burocracia é uma organização que se baseia na separação entre propriedade e administração. Os administradores da burocracia não são seus donos ou acionistas. O dirigente não é necessariamente o dono do negócio ou acionista, mas um profissional especializado na administração. Com a burocracia surge o profissional que se especializa em gerir a organização. Daí o afastamento do capitalista da gestão dos negócios, diversificando as suas aplicações financeiras de capital. Os meios de produção não são propriedade dos burocratas. O funcionário não pode vender, comprar ou herdar seu cargo, e sua posição não pode ser apropriada e integrada ao seu patrimônio privado. A separação entre os rendimentos e os bens é a característica específica da burocracia e que a distingue dos tipos patrimonial e feudal de administração. 8 - ESPECIALIZAÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO ADMINISTRAÇÃO I Prof. Marcos Cruz – mdccruz01@gmail.com 9 - PROFISSIONALIZAÇÃO DOS PARTICIPANTES Cada funcionário da burocracia é um profissional, pois: É um especialista. Cada funcionário é especializado nas atividades do seu cargo. É assalariado. Os funcionários da burocracia participam da organização e recebem salários em função do cargo que ocupam. É ocupante de cargo. O funcionário da burocracia é um ocupante de cargo e seu cargo é sua principal atividade dentro da organização. É nomeado pelo superior hierárquico. O funcionário é um profissional selecionado, nomeado, assalariado, promovido ou demitido da organização pelo seu superior hierárquico. Seu mandato é por tempo indeterminado. Quando um funcionário ocupa um cargo, seu tempo de permanência é indefinido e indeterminado. ADMINISTRAÇÃO I Prof. Marcos Cruz – mdccruz01@gmail.com 9 - PROFISSIONALIZAÇÃO DOS PARTICIPANTES Segue carreira dentro da organização. Na medida em que um funcionário demonstra mérito, capacidade e competência, ele pode ser promovido para cargos superiores. Não possui a propriedade dos meios de produção e administração. O administrador gere a organização em nome dos proprietários e o funcionário, para trabalhar, precisa de máquinas e equipamentos que não são de sua propriedade. É fiel ao cargo e identifica-se com os objetivos da empresa. O funcionário defende os interesses do cargo e da organização em detrimento dos demais interesses envolvidos. ADMINISTRAÇÃO I Prof. Marcos Cruz – mdccruz01@gmail.com A conseqüência desejada da burocracia é a previsibilidade do comportamento dos seus membros. O modelo burocrático pressupõe que o comportamento dos membros da organização é perfeitamente previsível: todos os funcionários deverão comportar-se de acordo com as normas e os regulamentos da organização, a fim de que esta atinja a máxima eficiência possível. Tudo na burocracia é estabelecido no sentido de prever antecipadamente as ocorrências e rotinizar sua execução para que a máxima eficiência do sistema seja alcançada. 10 - PREVISIBILIDADE DO COMPORTAMENTO A burocracia é baseada em: Conseqüências previstas: Objetivo: 1. Caráter legal das normas. 2. Caráter formal das comunicações. 3. Divisão do trabalho. 4. Impessoalidade no relacionamento. 5. Hierarquização da autoridade. 6. Rotinas e procedimentos. 7. Competência técnica e mérito. 8. Especialização da administração. 9. Profissionalização. 10. Previsibilidade do funcionamento. Previsibilidade do Comportamento humano. Padronização do desempenho dos participantes. Máxima eficiência da organização ADMINISTRAÇÃO I Prof. Marcos Cruz – mdccruz01@gmail.com VANTAGENS Constância, pois os mesmos tipos de decisão devem ser tomados nas mesmas circunstâncias. Confiabilidade, pois o negócio é conduzido por regras conhecidas. As decisões são previsíveis, e o processo decisório é despersonalizado para excluir sentimentos irracionais, como amor, raiva, preferências pessoais e discriminação pessoal. Benefícios para as pessoas na organização, pois a hierarquia é formalizada, o trabalho é dividido de maneira ordenada, as pessoas são treinadas para serem especialistas e encarreirar-se na organização em função do mérito pessoal e da competência técnica. 23 ADMINISTRAÇÃO I Prof. Marcos Cruz – mdccruz01@gmail.com DISFUNÇÕES / DEFEITOS ADMINISTRAÇÃO I Prof. Marcos Cruz – mdccruz01@gmail.com As diretrizes da burocracia emanadas através das normas e regulamentos para atingir os objetivos da organização tendem a adquirir um valor positivo, próprio e importante, independentemente daqueles objetivos, passando a substituí-los gradativamente. As normas e os regulamentos se transformam de meios em objetivos. Passam a ser absolutos e prioritários: o funcionário adquire "viseiras" e esquece que a flexibilidade é uma das características de qualquer atividade racional. Com isso, o funcionário burocrata torna-se um especialista, não por possuir conhecimento de suas tarefas, mas por conhecer perfeitamente as normas e os regulamentos que dizem respeito ao seu cargo ou função. Os regulamentos, de meios, passam a ser os principais objetivos do burocrata. APEGO AS REGRAS ADMINISTRAÇÃO I Prof. Marcos Cruz – mdccruz01@gmail.com A necessidade de documentar e formalizar todas as comunicações dentro da burocracia a fim de que tudo possa ser testemunhado por escrito pode conduzir ao excesso de formalismo, documentação e papelório. Aliás, o papelório constitui uma das mais gritantes disfunções da burocracia, o que leva o leigo a imaginar a burocracia como tendo necessariamente um volume inusitado de papelório, de vias adicionais de formulários e de comunicações. EXCESSO DE FORMALISMO E DE PAPELÓRIO ADMINISTRAÇÃO I Prof. Marcos Cruz – mdccruz01@gmail.com Como tudo dentro da burocracia é rotinizado, padronizado e previsto com antecipação, o funcionário se acostuma à permanência e repetição daquilo que faz, e isso proporciona total segurança a respeito de seu futuro na burocracia. Atendendo a normas e regulamentos impostos pela burocracia, o funcionário torna-se um executor de rotinas e procedimentos, e passa a dominá-los com segurança e tranqüilidade. Toda possibilidade de mudança na organização tende a ser interpretada pelo funcionário como algo desconhecido e, portanto, algo que pode trazer perigo à sua segurança e tranqüilidade. A mudança passa a ser indesejável e o funcionário passa a resistir a toda mudança que se queira implantar na burocracia. A resistência à mudança pode ser passiva e quieta ou ativa e agressiva através de comportamentos de reclamação, tumultos e greves. RESISTÊNCIA A MUDANÇAS ADMINISTRAÇÃO I Prof. Marcos Cruz – mdccruz01@gmail.com A impessoalidade no relacionamento entre os funcionários provoca o caráter impessoal da burocracia, pois ela enfatiza os cargos e não as pessoas que os ocupam. Isso provoca a diminuição das relações personalizadas entre os membros da organização: diante dos demais funcionários, o burocrata não os toma como pessoas, mas como ocupantes de cargos. Daí a despersonalização do relacionamento entre os funcionários da burocracia. Os funcionários passam a conhecer os colegas não pelos seus nomes pessoais, mas pelos títulos dos cargos que ocupam. O conhecimento é feito pelo número do registro do colega ou por qualquer outra forma de identificação das pessoas imposta pela organização. RELAÇÕES IMPESSOAIS ADMINISTRAÇÃO I Prof. Marcos Cruz – mdccruz01@gmail.com A burocracia se assenta em uma rígida hierarquização da autoridade. Quem toma decisões em qualquer situação é aquele que possui a categoria hierárquica mais elevada, independentemente do seu conhecimento sobre o assunto. Quem decide é sempre o que ocupa o posto hierárquico mais alto, mesmo sem nada saber a respeito do problema a ser resolvido. Isso conduz à categorização do processo decisório: a maneira de classificaras coisas estereotipadamente a fim de lidar com elas com mais facilidade. Quanto mais se lançar mão da categorização no processo decisório, menor será a procura de alternativas diferentes de solução. CATEGORIZAÇÃO COMO BASE DO PROCESSO DECISÓRIO ADMINISTRAÇÃO I Prof. Marcos Cruz – mdccruz01@gmail.com A burocracia baseia-se em rotinas e procedimentos para garantir que as pessoas façam exatamente o esperado. A burocracia eficaz exige devoção às normas e regulamentos, e essa devoção conduz à sua transformação em coisas absolutas: as regras e rotinas tornam-se sagradas para o funcionário. O efeito sobre a personalidade das pessoas é tão forte que leva à "incapacidade treinada“, à "deformação profissional“ ou à "psicose ocupacional“. O burocrata trabalha em função de regulamentos e rotinas e não em função de objetivos organizacionais a serem alcançados. A superconformidade conduz a uma rigidez no comportamento do burocrata que faz o estritamente contido nas rotinas, normas e regras. Isto gera perda de flexibilidade, pois o funcionário restringe-se ao desempenho mínimo. O burocrata perde a iniciativa, a criatividade e a inovação. SUPERCONFORMIDADE ÀS ROTINAS E AOS PROCEDIMENTOS ADMINISTRAÇÃO I Prof. Marcos Cruz – mdccruz01@gmail.com A burocracia enfatiza a hierarquia de autoridade e torna-se necessário indicar quem são as pessoas que detêm o poder. Daí a tendência à utilização intensiva de símbolos ou sinais de status para demonstrar a posição hierárquica dos funcionários, como uniforme, sala, mesa, banheiro, estacionamento, refeitório etc. como meios de identificar quem são os chefes da organização. O uniforme em algumas organizações como exército, Igreja, etc, constitui sinal de autoridade. EXIBIÇÃO DE SINAIS DE AUTORIDADE ADMINISTRAÇÃO I Prof. Marcos Cruz – mdccruz01@gmail.com O funcionário está voltado para dentro da organização, para suas normas e regulamentos internos, suas rotinas e procedimentos, para o superior hierárquico que avalia o seu desempenho. Essa atuação interiorizada para a organização o leva a criar conflitos com os clientes da organização. Os clientes são atendidos de forma padronizada, de acordo com regulamentos e rotinas internos. Isso irrita o público com a pouca atenção e o descaso para com seus problemas particulares. As pressões do público que pretende soluções personalizadas padronizadas pela burocracia fazem o funcionário perceber essas pressões como ameaças à sua segurança. Daí a tendência à defesa contra pressões externas à burocracia. DIFICULDADE NO ATENDIMENTO A CLIENTES E CONFLITOS COM O PÚBLICO ADMINISTRAÇÃO I Prof. Marcos Cruz – mdccruz01@gmail.com Quais aspectos positivos você ressaltaria na teoria da Burocracia? E quais os aspectos negativos? Na sua opinião, a teoria da Burocracia pode ser aplicada a qualquer tipo de organização? Por que? Qual sua opinião sobre a necessidade de papéis e documentos? Quais seriam as alternativas para agilizar uma empresa burocratizada? QUESTÕES
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