PLANEJAMENTO E GESTÃO DE PROJETOS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

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PLANEJAMENTO E GESTÃO DE PROJETOS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
1. RESUMO
O Objetivo deste trabalho foi abordar o planejamento e gestão de projetos de tecnologia da informação, levando em consideração as práticas, métodos e desafios do gerenciamento de projetos. Esclarecendo também o motivo pelo qual o planejamento e a gestão são tão importantes na elaboração do projeto.
Palavras-Chave: Projetos, planejamento, gestão e T.I
2. INTRODUÇÃO
Neste trabalho a princípio teremos a definição de projeto das mais diferentes formas. Dentre estas formas teremos suas subdivisões: Escopo do projeto, escopo do produto, tempo e custo. Além de questões como a gestão do projeto onde teremos práticas que vão controlar e analisar a execução do mesmo para um melhor resultado. Não esquecendo a importância de se definir a metodologia utilizada (flexível ou rígida). Dentro desses aspectos gestores de TI tem dificuldade, então para um melhor resultado também será abordado neste trabalho formas de otimizar, organizar e separar da melhor forma os aspectos que possam envolver um projeto.
3. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
3.1. PROJETO
A princípio, o termo projeto segundo Maximiano (1997, p.20), “é um empreendimento finito, com objetivos claramente definidos em função de um problema ou interesse de uma pessoa ou organização”, ou seja, é algo que tem um fim definido e sua finalidade é a entrega de um produto ou serviço exclusivo. Para Baker & Baker (1998, p.5)
 "É uma sequência de tarefas com um início e um fim que são limitadas pelo tempo, pelos recursos e resultados desejados. Um projeto possui um resultado desejável específico; um prazo para execução; e um orçamento que limita a 
quantidade de pessoas, insumos e dinheiro que podem ser usados para completar o projeto."
Essa definição mencionada de Baker & Baker é mais detalhada, porém com o mesmo sentido, e possui o mesmo entendimento da definição de Maximiano. Senso comum de ambos os autores, projetos precisam de um bom planejamento, e de uma gestão eficiente para que alcancem o resultado desejado. Um projeto em si não tem uma única interpretação, podendo ser classificado em cinco categorias de acordo com sua finalidade, que são:
· Projetos sociais: criados para melhorar a qualidade de vida da comunidade. 
· Projetos culturais: criados para levar qualquer tipo de arte para as pessoas.
· Projetos de pesquisa: onde são feitas as pesquisas relacionadas a um tema específico, a fim de trazer alguma resolução ou esclarecimento.
· Projetos empresariais: utilizados para criar alguma oportunidade, inovação ou melhorar algo no ambiente corporativo.
· Projetos pessoais: nos quais as pessoas querem alcançar ou conquistar algum objetivo.
3.2. O PLANEJAMENTO
Por sua vez, o planejamento é um conjunto de práticas que visam auxiliar na definição das variáveis escopo, custo e o tempo de um projeto. Antes de se começar um projeto é de suma importância fazer o planejamento de maneira detalhada, pois se ele estiver mal definido não irá trazer resultados positivos. (Euax consulting, 2022).
FIGURA 1: DEFINIÇÃO DE ESCOPO, TEMPO E CUSTO
Fonte: ENAP. Disponível em https://repositorio.enap.gov.br/bitstream/1/1109/1/GerenciaDeProjeos_modulo_2_final_.pdf
As variáveis da figura acima (escopo, tempo e custo), formam o que chamamos de restrição tripla, que são a base para se obter a qualidade de um projeto ou produto. Evidente que o processo de definição dessas variáveis não é algo trivial, sendo necessário que a equipe responsável se reúna para discutir e encontrar o melhor ponto de equilíbrio entre essas três variáveis, pois assim que elas estiverem definidas, já se pode passar para a fase seguinte de execução do projeto.
Para uma boa gestão de projetos, também é importante definir a metodologia que se quer adotar, seja ela flexível ou rígida. Na imagem abaixo, elaborada pelo Runrun.it blog, mostra um comparativo dos métodos tradicionais e ágeis.
FIGURA 2: TABELA COMPARATIVA DOS MÉTODOS
FONTE: RUNRUN.IT BLOG. Disponível em https://blog.runrun.it/gestao-de-projetos/
No planejamento o gestor deverá definir qual método é melhor para seu projeto, pois cada projeto tem suas particularidades e nem sempre a metodologia usada em um determinado cenário poderá ser reaproveitada em outro, então é preciso ter uma visão clara do seu projeto antes de tudo
Após ter o planejamento pronto e definir a metodologia, o gestor deve começar a executar o projeto para que ele fique dentro do cronograma. Após as etapas iniciais, é preciso controlar todos os processos até chegar à entrega do produto final. Conforme os riscos ou problemas forem aparecendo, o gestor deve ter autonomia para solucioná-los da melhor maneira possível, sem colocar a qualidade e o resultado em risco. Sendo assim, se encerra a fase de planejamento e nos deparamos com a próxima etapa, que é a gestão do projeto.
3.3. GESTÃO DE PROJETOS
A gestão de projetos são as práticas que vão controlar e analisar a execução do mesmo, para que este alcance um melhor resultado (Trello, 2021). Para uma boa gestão, é preciso ter a frente do projeto uma pessoa qualificada para o gerenciamento, ou seja, um gestor que deve estar sempre preparado para situações que, eventualmente, não foram definidas no planejamento, pois é papel do gestor conseguir contornar qualquer problema para não afetar o planejamento definido e o resultado desejado. Ele também precisa manter o que chamamos de restrição tripla em equilíbrio
A restrição tripla refere-se às demandas conflitantes de escopo, tempo e custo. (Gran cursos online, 2020). Ela detém grande atenção dos gestores, pois se ocorrer alguma mudança em alguma das variáveis, é possível que todo o projeto seja impactado, afetando diretamente a qualidade da entrega. Na imagem abaixo elaborada pelo site GP3 mostra uma representação do triângulo de restrições ou como popularmente é conhecido, tripla restrição.
FIGURA 3: O TRIÂNGULO DAS RESTRIÇÕES DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS
FONTE: GP3. Disponível em <https://www.gp3.com.br/artigo/182-o-triangulo-das-restricoes-de-gerenciamento-de-projetos/>. Acessado 19 de outubro de 2022
A imagem acima evidencia que a restrição deve sempre estar equilibrada para que o projeto ocorra com conformidade. Quando alguma delas sofre mudanças, todas as outras acabam sendo afetadas. Então, por exemplo, se o escopo precisar de mudança, o tempo do projeto aumentará e isso irá gerar mais custos, então a qualidade logo será afetada. Por isso, gestores se preocupam tanto em mantê-la equilibrada.
Um projeto tem um ciclo de vida bem definido e o papel do gestor é saber gerenciar cada fase desse ciclo para que o cronograma seja seguido. Na imagem 4 estão definidas cada fase do ciclo de vida do projeto de acordo com o PMBOK.
FIGURA 4: PMBOK - GRUPOS DE PROCESSOS
FONTE: SLIDE SHARE. Disponível em <https://pt.slideshare.net/neigrando/gesto-de-projetos-e-ferramentas>
A gestão está focada em definir, executar e controlar cada fase do ciclo usando ferramentas e habilidades que o gestor achar melhor. Porém, ele tem a sua disposição o Guia de melhores práticas de gerenciamento, o PMBOK que vai nortear as ações no gerenciamento de projetos.  
3.4.  PROJETOS DE T.I.
Segundo o site Artiar (2020) Projetos de T.I são aqueles que englobam as soluções tecnológicas usadas para produzir, acessar, transmitir e gerenciar os dados para as empresas. Ou seja, são tecnologias que ajudam a melhorar os processos das empresas.
Ecoa-se que as três principais razões que levam ao fracasso dos projetos estão relacionadas a deficiências no planejamento, a falta de um alinhamento claro entre os objetivos organizacionais e os benefícios esperados a partir dos resultados e a ausência de envolvimento da alta administração (KPMG, 2002). Então, o planejamento e a gestão são de suma importância para um bom desenvolvimento e resultado do projeto. 
Na figura 5, apresenta o resultado de uma pesquisa feita pela empresa Standish Group, publicada em 2010, onde mostra a taxa de sucesso e fracasso de projetos de T.I.
FIGURA 5: TAXA DE SUCESSO E FRACASSO DE PROJETOSDE T.I
FONTE: BLOG DO MÁRCIO D’ÁVILA. Disponível em http://blog.mhavila.com.br/2010/06/17/sucessos-e-falhas-em-projetos-de-ti/
A pesquisa em questão mostra que projetos no ano de 1994 tiveram mais atrasos/prejuízos e falta do que sucesso, já em 1996 a taxa de sucesso subiu, mas ainda continuava pequena em relação aos atrasos/prejuízos e falhas. Vale lembrar que o PMBOK foi criado em 1996 e a partir desse ano as taxas de sucesso foram aumentando e as outras foram caindo consideravelmente. A Partir desse momento, podemos presumir que a taxa de sucesso pode ter começado a crescer por causa da criação do guia, que fez com que os profissionais o usassem para aperfeiçoar e melhorar o gerenciamento de projetos de T.I. 
Infelizmente, ainda é muito comum nos depararmos com situações onde os gestores não sabem gerir um projeto de T.I. Seja pela inexperiência com a área, ou simplesmente pelo despreparo na formação desse gestor, temos situações em que mesmo que o planejamento tenha sido bem definido, não foi possível chegar ao resultado desejado. Então, para um melhor gerenciamento de projetos de T.I, é possível seguir algumas dicas básicas para maior eficiência e produtividade: 
· Escopo detalhado 
Sempre faça detalhamento, levantamento e documentação dos requisitos do projeto. É um documento essencial e oficial para consulta de tudo que foi falado e combinado no início do projeto. Caso houver alguma mudança com o passar do tempo, você terá tudo documentado e arquivado para possíveis consultas.
· Gerenciar pessoas
Sempre estimule a comunicação entre todos, procure dar feedbacks e acompanhar o desenvolvimento do projeto de perto e faça reuniões para discussão de assuntos internos. Isso fará de você um bom líder.
· Gerenciamento de tempo no projeto
É sempre bom contar com boas ferramentas para estimar tempo e esforço, como contagem de pontos das funções e/ou na indicação de especialistas, por exemplo. Além disso, faça uma monitoração do cronograma e os marcos do projeto constantemente.
· Levantamento de riscos e danos
Sempre fique de olho nos riscos do projeto, mapeie ações para eliminar possíveis riscos e priorize a qualidade para evitar possíveis danos.
· Sempre alerta com os custos
Os custos são calculados e aprovados no início, na fase de planejamento quando é iniciado o trabalho. Faça um rastreamento e toda documentação para que fique dentro do orçamento desejado. Procure contratar pessoas com experiência na área para evitar possíveis erros e não perder dinheiro com isso.
· Monitoramento da qualidade nas entregas
Assim como é importante gerenciar o tempo dentro do projeto, também é necessário verificar constantemente a qualidade das entregas. Em T.I, pode se citar como exemplo a varredura de bugs e velocidade, sempre faça testes para manter a qualidade. 
· Gerenciamento das aquisições do projeto
O gerenciamento das aquisições tem como principal objetivo decidir o que será adquirido para melhor desempenho do projeto, compras de softwares para atualização de sistema mais recentes e decidir o que é melhor a ser feito.
Atualmente existem alguns guias que auxiliam o processo de gestão, como o PMBOK (Project Management Body), um guia de melhores práticas de gerenciamento que auxilia na gestão de projetos, criado pelo PMI (Project Management Body). O guia é revisado e atualizado a cada 4 anos, e atualmente em 2022 estamos na 7ª edição, lançada em 2021. Existe também o COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology), uma metodologia do tipo ‘framework’ voltada para a gestão de TI, visando garantir a integridade dos sistemas de informação.  Atualmente estamos na 5ª versão, lançada em 2019. Além destes, também podemos citar o ITIL (Information Technology Infrastructure Library), um conjunto de boas práticas que pode ser aplicado na gestão de T.I. Atualmente está na 4ª versão, lançada em 2019.
4. METODOLOGIA
O campo de pesquisa da metodologia científica orienta e auxilia o pesquisador sobre as normas de investigação, dando o subsídio necessário para que este possa tomar decisões oportunas na busca pelo conhecimento e na formação de um olhar mais crítico para todos os processos de investigação científica. (CERVO & BERVIAN, 2004). O correto uso dos processos metodológicos para o levantamento, análise e descrição dos eventos, permitirá ao estudante apresentar maior credibilidade e criatividade na sua pesquisa e resultados. A metodologia científica fornece ao estudante os instrumentos necessários para atingir os objetivos da academia, tais como o estudo e a pesquisa. 
O texto a seguir baseia-se em uma pesquisa bibliográfica em obras de renomados autores, como Maximiano (1997), Baker & Baker (1998) e Trello (2021). Tais autores abordam a gestão de projetos e nos permitem, através da pesquisa descritiva qualitativa, compreender a importância vital deste processo para que novas ideias e produtos sejam lançados com maior probabilidade de sucesso. Apesar de uma tarefa muito complexa, existem esforços de entidades para que os processos pertinentes à gestão de projetos sejam mais facilmente gerenciados, utilizando modelos e/ou boas práticas já conhecidas e de eficácia comprovada no mercado. Como resultado, espera-se que a adoção de tais práticas, juntamente com uma equipe gestora competente, possa amenizar os riscos existentes.
5. RESULTADOS E DISCURSSÃO
Em todo projeto há riscos, em TI os mais famosos imprevistos bugs, estes são conflitos no código do projeto que levam ao mau funcionamento do produto final. Este é apenas um dos resultados indesejados que evidenciam a complexidade e importância de um bom planejamento, estas técnicas, quando aplicadas corretamente, minimizam drasticamente o impacto dos imprevistos no projeto fazendo com que sejam mais administráveis. Os guias de gestão como o PMBOK existem para justamente ter uma preparação prévia e facilitar a gestão destes projetos, independente da metodologia usada, seja tradicional ou ágil, o planejamento e a gestão são inerentemente necessários para o alcance do escopo desejado e, posteriormente, para a satisfação do cliente final.
6. REFERÊNCIAS
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