Apostila Gerenciamento de informações e arquivos

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Gerenciamento de
Informações e
Arquivos
FIEG - FEDERAÇÃO DAS INDÚSTRIAS DO ESTADO DE GOIÁS 
SENAI - SERVIÇO NACIONAL DE APRENDIZAGEM INDUSTRIAL 
SESI - SERVIÇO SOCIAL DA INDÚSTRIA 
DEPARTAMENTO REGIONAL DE GOIÁS 
Paulo Afonso Ferreira 
Presidente da Federação das Indústrias do Estado de Goiás 
Presidente do Conselho Regional do SENAI e do SESI de Goiás 
Diretor Regional do SESI de Goiás 
Paulo Vargas 
Diretor Regional do SENAI 
Superintendente do SESI 
Manoel Pereira da Costa 
Diretor de Educação e Tecnologia do SESI e SENAI 
Cristiane dos Reis Brandão Neves 
Gerente de Tecnologia e Inovação do SENAI 
Ítalo de Lima Machado 
Gerente de Educação Profissional do SENAI 
Ângela Maria Ferreira Buta
Gerente de Educação Básica do SESI 
Para fazer inscrições ou obter informações sobre os cursos a distância contactar: www.sesigo.org.br e www.senaigo.com.br
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Gerente de Tecnologia e Inovação do SENAI 
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Gerente de Educação Básica do SESI 
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Gerenciamento de
Informações e
Arquivos
Gracielle Marques Rezende
Goiânia/GO
2010
© SESI - SERVIÇO SOCIAL DA INDÚSTRIA 
Recurso didático elaborado pela docente Gracielle Marques Rezende, a ser utilizado na Rede SESI de Educação
Equipe técnica que participou da elaboração desta obra
Goiás Santa Catarina
Manoel Pereira da Costa FabriCo
Diretor de Educação e Tecnologia Revisão Ortográfica e Normatização 
Ângela Maria Ferreira Buta Equipe de Recursos Didáticos do Núcleo de 
Gerente de Educação Básica Educação a Distância- SENAI/SC em Florianópolis
 Design Gráfico, Design Educacional, Diagramação e 
Cristiane dos Reis Brandão Neves Ilustrações
Gerente de Tecnologia e Inovação
Ariana Ramos Massensini
Apoio Técnico
Ficha Catalografica
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 Sumário Carta ao Aluno | Apresentação | Plano de Estudos | Sobre o Autor | Palavras do Autor | Referências |
© SESI - SERVIÇO SOCIAL DA INDÚSTRIA 
Recurso didático elaborado pela docente Gracielle Marques Rezende, a ser utilizado na Rede SESI de Educação
Equipe técnica que participou da elaboração desta obra
Goiás Santa Catarina
Manoel Pereira da Costa FabriCo
Diretor de Educação e Tecnologia Revisão Ortográfica e Normatização 
Ângela Maria Ferreira Buta Equipe de Recursos Didáticos do Núcleo de 
Gerente de Educação Básica Educação a Distância- SENAI/SC em Florianópolis
 Design Gráfico, Design Educacional, Diagramação e 
Cristiane dos Reis Brandão Neves Ilustrações
Gerente de Tecnologia e Inovação
Ariana Ramos Massensini
Apoio Técnico
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 Sumário Carta ao Aluno | Apresentação | Plano de Estudos | Sobre o Autor | Palavras do Autor | Referências |
Carta ao aluno .............................................................................................................................7
Apresentação ..............................................................................................................................9
Plano de estudos .........................................................................................................................11
Unidade 1 Noções Básicas de Arquivos ......................................................................................13
Unidade 2 Gestão de Documentos na Fase Corrente ................................................................49
Unidade 3 Documento: Matéria-prima do Arquivo ..................................................................83
Unidade 4 Organização do Arquivo ...........................................................................................115
Unidade 5 Gerenciando as Informações ....................................................................................151
Sobre a autora ............................................................................................................................185
Palavras da autora .....................................................................................................................187
Referências .................................................................................................................................189
 | Sumário Carta ao Aluno Apresentação | Plano de Estudos | Sobre o Autor | Palavras do Autor | Referências |
7
Prezado aluno,
Na perspectiva de que somos convidados a buscar continuamente a aprendizagem e tendo 
como referência inúmeras pesquisas indicando que pessoas com maior escolaridade têm 
diversas oportunidades no mercado de trabalho, o SESI/SENAI - Departamento Regional de 
Goiás, atento a essas demandas, desenvolve cursos de aperfeiçoamento profissional na moda-
lidade Educação à Distância (EaD).
Com isso, objetivamos democratizar o acesso à educação, possibilitando uma aprendizagem 
efetiva e autônoma, em que você aluno, não precise se ausentar do trabalho ou de casa para 
ampliar seus conhecimentos. Vale ressaltar que os cursos de Educação Continuada na moda-
lidade EaD, foram criados tendo em vista às atuais demandas de qualificação, por isso ofere-
cemos à você cursos de informática básica, geohistória, novas regras ortográficas, empreen-
dedorismo, educação ambiental e outros.
Dessa forma, este material foi preparado para auxiliá-lo em seus estudos, contribuindo como 
fonte de pesquisa e consulta, estando disponível nas bibliotecas do SESI e do SENAI em Goi-
ás. 
Desejamos sucesso em sua caminhada e que você continue sendo parceiro na promoção con-
tínua de uma educação de qualidade.
Bom Estudo!
 | Sumário Carta ao Aluno Apresentação | Plano de Estudos | Sobre o Autor | Palavras do Autor | Referências |
 | Sumário | Carta ao Aluno Apresentação Plano de Estudos | Sobre o Autor | Palavras do Autor | Referências |
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 | Sumário | Carta ao Aluno Apresentação Plano de Estudos | Sobre o Autor | Palavras do Autor | Referências |
Prezado aluno, seja bem-vindo ao curso Gerenciamento de Informações e Arquivos. É com 
grande prazer que o tema arquivologia é apresentado a você com objetividade e clareza, cuja 
finalidade é fazer com que você consiga trabalhar com eficiência no setor de arquivo de sua 
empresa.
Então vamos lá? Contamos com seu envolvimento e participação nesse processo tão im-
portante de aprendizado. Certamente você colherá os frutos do seu engajamento com seus 
estudos e com nosso material. Afinal, conhecer a arquivologia é um diferencial para a carreira 
profissional de todos os que pretendem alcançar uma colocação cada vez melhor no mercado 
de trabalho.
Bons estudos!
Gracielle Marques Rezende
 | Sumário | Carta ao Aluno | Apresentação Plano de Estudos Sobre o Autor | Palavras do Autor | Referências |
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 | Sumário | Carta ao Aluno | Apresentação Plano de Estudos Sobre o Autor | Palavras do Autor | Referências |
OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM
Geral
 ● Conhecer benefícios da arquivologia despertando a responsabilidade no que diz respeito 
ao trato dos documentos da organização em que atua.
Específicos
 ● Conhecer a origem e a evolução dos arquivos.
 ● Adotar estratégias com a finalidade de tornar maiseficiente as técnicas e procedimen-
tos utilizados para o arquivamento de documentos, otimizando o sistema organizacional 
como um todo.
 ● Identificar os tipos de documentos existentes, considerando a sua importância.
 ● Construir uma Tabela de Temporalidade – TTD.
 ● Respeitar os prazos documentais.
 ● Implementar o gerenciamento eletrônico dos documentos dentro da organização.
METODOLOGIA DE ESTUDOS
Este curso está dividido em cinco módulos de estudos, cada um contendo cinco aulas. O 
curso foi elaborado de forma a desenvolver suas habilidades e competências operacionais. 
Assim, em todo o conteúdo, você encontrará os personagens do curso apresentando tópicos 
importantes, que estarão disponíveis para explorar conceitos e aspectos centrais dos assuntos 
estudados.
Deste modo, dedique momentos do seu dia para o estudo. Nossa sugestão é de no mínimo 
uma hora por dia em local calmo e arejado. Lembre-se de fazer um pequeno intervalo de dez 
minutos nesse momento de estudo.
Faça da sua aprendizagem uma construção significativa, utilizando a teoria para uma prática 
profissional com excelência.
Prepare-se para iniciar esta trajetória e enriquecer seus conhecimentos!
NOÇÕES BÁSICAS 
DE ARQUIVOS 1
Nome da Unidade Unidade X
15
Nome da Unidade Unidade X
16
Gerenciamento de Informações e Arquivos
Unidade 1 | Noções Básicas de Arquivos
Gerenciamento de Informações e Arquivos
17Unidade 1 | Noções Básicas de Arquivos
OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM 
Ao final deste módulo, você terá subsídios para:
 ● compreender o conceito de arquivologia;
 ● conhecer o desenvolvimento gradual da arquivologia;
 ● identificar tipos de arquivo;
 ● compreender os métodos simples de arquivamento;
 ● diferenciar sistemas de arquivos privados e públicos;
 ● utilizar o sistema de arquivo visando facilitar o seu dia a dia;
 ● conhecer o conceito e a natureza de cada documento;
 ● utilizar corretamente os documentos de acordo com sua natureza.
Aulas
Acompanhe neste módulo o estudo das seguintes aulas:
Aula 1 – Origem da arquivologia
Aula 2 – Evolução da arquivologia
Aula 3 – Tipos de arquivos
Aula 4 – Sistema de arquivos
Aula 5 – Natureza dos documentos
18 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 1 | Noções Básicas de Arquivos
PARA INÍCIO DE CONVERSA
Neste módulo serão apresentados, primeiramente, assuntos básicos que envolvem a arqui-
vologia. Você conhecerá o surgimento, a evolução, os tipos de arquivo existentes em uma 
organização, seus sistemas e, finalmente, sua natureza.
Que a sua aprendizagem aconteça por meio de descobertas e muitas construções significati-
vas.
Bons estudos!
AULA 1
ORIGEM DA ARQUIVOLOGIA
 Para começar, já quero lhe fazer uma 
pergunta: você sabe o que significa 
arquivologia, e qual sua origem?
Gerenciamento de Informações e Arquivos 19Unidade 1 | Noções Básicas de Arquivos
Será que tem alguma coisa 
a ver com arquivos? 
Tem sim, vamos conhecer 
melhor esse termo. 
Saber trabalhar com arquivos é um diferencial para qualquer profissional, pois na maioria 
dos ambientes de trabalho existem documentos que têm de ser arquivados da maneira corre-
ta, e a melhor forma para a guarda desses documentos é o objeto da arquivologia.
A arquivologia é a ciência que estuda as infor-
mações registradas por lei, ou seja, é a con-
venção dos processos de organizar arquivos.
20 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 1 | Noções Básicas de Arquivos
Essa ciência compreende os diferentes tipos de arquivo e as principais técnicas utilizadas na 
sua constituição, organização, desenvolvimento e utilização. 
Segundo Richter (1997, p. 43), a arquivologia estuda os documentos, desde a sua criação, 
organização e utilização da informação, preocupando-se com a preservação do patrimônio 
documental que estuda os arquivos com o fim de identificar sua essência e história, propondo 
medidas para cumprir sua missão que é a custódia dos documentos e a recuperação da infor-
mação contida nesses documentos.
A história relata que o arquivo faz parte da vida do homem desde a Antiguidade, com os es-
cribas egípcios, os sacerdotes e ministros hebreus e romanos.
Por fazerem parte de um seleto grupo que dominava a escrita, detinham as informações e, 
assim, podiam manipular o que acontecia por meio dessas informações. 
Desde essa época houve a conscientização por parte das antigas civilizações de que era neces-
sário conservar os registros por eles produzidos. Afinal, mais tarde poderiam ser utilizados 
pelas futuras gerações.
Gerenciamento de Informações e Arquivos 21Unidade 1 | Noções Básicas de Arquivos
De acordo com a arqueologia (ciência que estu-
da a vida e a cultura dos povos antigos por meio 
de escavações ou através de documentos, mo-
numentos etc. por ele deixados), os arquivos do 
vale do Nilo e da Mesopotâmia são reconhecidos 
como os mais antigos, surgiram há 4 mil anos 
a.C. Várias placas de argila, dispostas em estan-
tes de madeira e em diferentes locais, bem como 
grande volume de documentos do serviço público, 
atos privados, cartas e sentenças judiciais encon-
trados são desse período.
O primeiro arquivo foi criado na Roma antiga por 
Valerius Publico em 509 a.C. Tal arquivo funciona-
va nos templos e era bastante prático, portanto, 
foi de grande relevância para a administração do 
império.
Na Grécia antiga, o primeiro arquivo foi criado por 
Éfialtes, em cerca de 460 a.C.
Na Idade Média, quem detinha o conhecimen-
to eram os religiosos e as maiores bibliotecas se 
encontravam dentro dos mosteiros. Nessa época 
pouquíssimas pessoas além dos religiosos sabiam 
ler e escrever.
É nessa época também que a ideia de arquivo como local de trabalho ou serviço onde os 
documentos de valor são recolhidos começa a se estabelecer. Os arquivos tinham a função de 
além de guardar, gerir os títulos de propriedades da Igreja. 
22 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 1 | Noções Básicas de Arquivos
A história nos mostra que o homem da Alta Anti-
guidade compreendeu a importância dos arquivos.
Recentes escavações arqueológicas demonstram a existência de arquivos reais, religiosos, 
econômicos e privados no Oriente Próximo e na Ásia.
Os egípcios, gregos e romanos possuíam arquivos bem estruturados. Em Atenas, os magistra-
dos possuíam arquivos próprios instalados no Archeion ou sede da magistratura, de onde se 
originou a palavra que atualmente em quase todas as línguas do mundo designa os arquivos.
Gerenciamento de Informações e Arquivos 23Unidade 1 | Noções Básicas de Arquivos
Todavia, os arquivos da Antiguidade foram mais bem organizados sob o Império Romano, 
pois foram estabelecidos arquivos de Estado altamente hierarquizados: centrais, regionais e 
locais.
Já na Idade Moderna, com o surgimento da imprensa, as informações tornaram-se acessíveis 
a quase todos, pois ao contrário do que acontecia na Idade Média, gran-
de parte da população mundial sabia ler e escrever. 
 
Nos dias de hoje, vivenciamos 
a “Era da Informação”.
Ao estudar sobre arquivologia, você compreenderá a importância do 
profissional da área em atentar para os “detalhes”. Todo material documentado dentro das 
organizações precisa ser devidamente organizado, arquivado. Isso demanda atenção, critérios 
adotados pelos profissionais da área, visando o excelente desempenho das atividades em se 
tratando de arquivar adequadamente documentos gerados nas organizações, ou recebidos 
por correspondência.
Muito se fala em ser organizado, no entanto, no que se refere a arquivos, há uma preocupa-
ção maior, porque registros bem arquivados, monitorados, controlados e acompanhados por 
profissionais preparados interceptam enganos no momento de arquivar, reduzindo a margem 
de erros no processo de arquivamento, e isso contribui significativamente para que os colabo-
radores da empresa tenham economia de tempo em suas funções, em face da administração 
do tempo, quesito essencial para profissionais de excelência.
24 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 1 | NoçõesBásicas de Arquivos
Ao buscar colocar em prática as principais técnicas utilizadas na constituição, organização, 
desenvolvimento e utilização dos arquivos, o profissional responsável pelo arquivo certifica 
sua competência em seu âmbito de atuação e colabora eficazmente com a empresa na qual 
está inserido, pois o processo da arquivologia está presente nas organizações com o intuito de 
facilitar o trabalho dos profissionais e não o de “esconder papéis”, dificultando o acesso dos 
colaboradores, em especial dos secretários, aos documentos arquivados.
Em suma, pode-se dizer que é importante que 
se adote um método de arquivamento que 
atenda às necessidades da empresa. Assim, 
não haverá perda de tempo na busca de do-
cumentos.
A diferença de uma empresa para outra, também se detecta pela organização ou não de arqui-
vos. É considerada eficaz uma empresa que consegue manter organizados seus arquivos e, 
por conseguinte, o trabalho realizado pelos profissionais dessa empresa terá resultados posi-
tivos em menos tempo, se comparado à empresa que não se preocupa com a arquivologia. 
Gerenciamento de Informações e Arquivos 25Unidade 1 | Noções Básicas de Arquivos
Vimos que os primeiros arquivos foram produzi-
dos pelos escribas da Idade Antiga e que nessa 
época os arquivos eram extremamente organiza-
dos. Na Idade Média, a maior detentora de arqui-
vos era a Igreja Católica, o que tornava os docu-
mentos praticamente inacessíveis. Finalmente a 
Idade Moderna trouxe a acessibilidade à informa-
ção, fator determinante para a popularização do 
arquivo. 
A partir daí se deu origem 
a arquivologia.
26 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 1 | Noções Básicas de Arquivos
 
Preparado para seguir em 
frente? Vamos juntos!
AULA 2
EVOLUÇÃO DA ARQUIVOLOGIA
Agora você conhecerá a evolução da 
arquivologia e suas modificações ao 
longo do tempo.
A evolução dos arquivos é notada de diferentes maneiras ao longo da histó-
ria, desde as placas de argila, passando pelos papiros e chegando aos papéis, 
englobando fotografias, entre outros. 
Gerenciamento de Informações e Arquivos 27Unidade 1 | Noções Básicas de Arquivos
A arquivologia desenvolveu-se de maneira muito 
dinâmica.
O impulso para esse desenvolvimento veio por 
meio da evolução da humanidade, da sua busca 
pelo conhecimento, da especialização profissional 
em diversas áreas e, principalmente, do surgi-
mento da informática.
Acompanhe a evolução gradual da arquivologia.
Conhecendo a história
No século XVI, com o surgir de um novo sistema administrativo, o Estado Moderno, que era 
absolutista e centralizador, contribuiu para a concentração documental, fazendo surgir os 
primeiros arquivos de Estado.
Assim, surgiram em 1540 os arquivos de Si-
mancas, na Espanha; em 1611, o Arquivo 
Secreto do Vaticano; e mais tarde o Arquivo 
das Índias, em 1788, que foram exemplares 
de arquivos de Estado.
28 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 1 | Noções Básicas de Arquivos
Essa centralização dos documentos provocou ajustamentos metodológicos, ou seja, elabora-
ção de normas, regulando os preceitos de rotina do arquivista.
Ainda em 1789, com a Revolução Francesa, exatamente no ano II da Revolução nasceram os 
princípios de responsabilidade, de garantia, eficácia e justiça da atuação da Administração 
perante os cidadãos, por meio da Lei 7 Messidor, que trouxe um conceito moderno e liberal 
de arquivo, no qual o Arquivo Central do Estado deixou de constituir um privilégio dos 
órgãos de poder e passou a ser entendido como Arquivo da Nação, aberto ao cidadão comum. 
Coligado a esse fato, passou a ser considerado uma Garantia dos Direitos dos Cidadãos, e 
Jurisprudência da atuação do Estado. 
E no Brasil?
No Brasil, a preocupação com a avaliação de documentos públicos não é recente, mas o pri-
meiro passo para sua regulamentação ocorreu efetivamente com a Lei Federal nº 8.159, de 8 
de janeiro de 1991, que em seu artigo 9º dispõe que “a eliminação de documentos produzidos 
por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização de institui-
ção arquivística pública, na sua específica esfera de competência”.
Gerenciamento de Informações e Arquivos 29Unidade 1 | Noções Básicas de Arquivos
“O Arquivo Nacional publicou em 1985 manual técnico sob o título Orientação 
para avaliação e arquivamento intermediário em arquivos públicos, do qual 
constam diretrizes gerais para a realização da avaliação e para a elaboração 
de tabelas de temporalidade. Em 1986, iniciaram-se as primeiras atividades 
de avaliação dos acervos de caráter intermediário sob a guarda da então Di-
visão de Pré-Arquivo do Arquivo Nacional, com a preocupação de estabelecer 
prazos de guarda com vista à eliminação e favorecendo a redução do volume 
documental e racionalização do espaço físico” (BRASIL, 2001).
O Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) foi instituído em novembro de 1994, tendo como 
primeira tarefa a análise de uma tabela de temporalidade elaborada pelo grupo de trabalho 
Arquivo Nacional/SEPLAN, com o intuito de orientar todos os órgãos quanto à gestão de 
documentos produzidos pelos órgãos públicos nas esferas estadual e municipal. 
30 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 1 | Noções Básicas de Arquivos
Felizmente, com os avanços tecnoló-
gicos, os sistemas de arquivo ficaram 
bem mais práticos e eficientes. 
Um exemplo disso é o GED (Gerenciamento 
Eletrônico de Informação), que disponibiliza 
em meio eletrônico tudo aquilo que está arqui-
vado em papel. Não se preocupe que voltare-
mos a abordar esse tema posteriormente.
Graças a esses avanços tecnológicos, as instituições trabalham de maneira mais dinâmica, 
minimizando o tempo gasto tanto no arquivamento de documentos como na maneira de 
encontrá-los, facilitando a vida dos usuários dos serviços prestados, em especial pelas insti-
tuições públicas que possuem uma demanda maior em arquivos.
Gerenciamento de Informações e Arquivos 31Unidade 1 | Noções Básicas de Arquivos
 
E qual a importância 
do arquivo? 
Atualmente, os arquivos adquiriram dupla dimensão: a garantia dos direitos dos cidadãos e 
objetos de investigação histórica, pois conservam a memória do passado das nações.
Os avanços tecnológicos e a informática revolucionaram e agilizaram os mecanismos de ar-
mazenamento, resgate e disponibilidade das informações. 
A quantidade desenfreada de informações gera um processo caótico, no qual não existe uma 
absorção satisfatória dessas informações por parte de quem as recebe, o que torna o conheci-
mento um tanto superficial. Portanto, o processo da informação precisa ser otimizado e orga-
nizado, a fim de propiciar uma melhor absorção das informações que recebemos ao longo da 
vida. 
32 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 1 | Noções Básicas de Arquivos
 
Você deve discernir e absorver as infor-
mações que realmente serão úteis em 
sua vida enquanto profissional usuário 
do arquivo ou responsável pelo mesmo.
Na próxima aula, o assunto abrangerá os tipos de arquivo existentes. Junte motivação e disci-
plina para trilhar novos caminhos do conhecimento. 
AULA 3
TIPOS DE ARQUIVOS
 
Você conhece alguns tipos 
de arquivos e sua funciona-
lidade, certo?
 
Gerenciamento de Informações e Arquivos 33Unidade 1 | Noções Básicas de Arquivos
Vamos à definição do tipo e à diferenciação de arquivos (ativos, semiativos e inativos), bem 
como compreender maneiras simplificadas de arquivar.
Tipo de arquivo é uma forma padronizada de armazenar informações, seja de 
forma física (manuseio) ou no computador, para que elas possam ser lidas ou 
exibidas por uma pessoa ou um programa. 
 
Devemos estar atentos à frequ-
ência com que os arquivos são 
consultados.
34 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 1 | Noções Básicas de Arquivos
O arquivo ativo tem essa nomenclatura exatamente pelo número de vezes que é consultado, 
ou seja, a consulta a esse tipo de arquivo é diária. Por outro lado, os arquivossemiativos e 
inativos são consultados esporadicamente, conforme a necessidade do usuário.
As fases do arquivo têm relação com o ciclo vital dos documentos. 
Figura 1 - Fases do arquivo.
Existem métodos simples que ajudam o profissional a organizar a documentação e manter 
outras informações sob controle, além de encontrar tudo o que precisa em pouco tempo. 
Gerenciamento de Informações e Arquivos 35Unidade 1 | Noções Básicas de Arquivos
 
Vamos conhecer alguns 
desses métodos.
 ● Separar as informações em categorias o mais amplas possível. Num supermercado, por 
exemplo, há áreas específicas para maçãs e laranjas, iogurte e leite, carne e frango etc. As 
três categorias amplas são: Frutas, Laticínios e Açougue. 
 ● Algumas categorias comuns são: Contatos de A-H, Contatos de I-P, Contatos de Q-Z, As-
sessorias, Matérias, Informações Gerais, ou outras, dependendo da editoria, ou cliente, 
no caso de assessores, que atua, entre outras.
 ● Fazer um arquivo suspenso para cada uma das categorias acima citadas. Certifique-se de 
usar arquivos suspensos que podem ser pendurados em várias posições.
 ● Começar a dividir em subcategorias com as pastas de arquivo (pastas simples, que vão 
dentro das pastas suspensas). Exemplo: em seu arquivo suspenso IMPOSTOS, as pastas 
podem ser separadas por ano: 2006, 2007, 2008, 2009 etc.).
 ● Continuar organizando colocando cada documento na pasta correspondente. Importan-
te: marque cada uma delas com uma data para descarte (envio para o arquivo perma-
nente).
 ● Caso encontre ou exista um papel que pode ser arquivado em algumas pastas diferentes, 
e não sabe ao certo em qual pasta arquivá-lo, o melhor caminho é escolher um deles e 
colocar uma referência cruzada (uma anotação) dentro do outro arquivo em que ele se 
encaixaria. Usando a semelhança.
 ● Deixar espaço nos arquivos para que as gavetas não fiquem entaladas. Se as gavetas es-
tiverem muito apertadas, arquivar será uma tarefa frustrante e é bem provável que o 
profissional não a cumpra.
36 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 1 | Noções Básicas de Arquivos
 ● Uma vez que você tenha montado o sistema de arquivo, arquive diariamente ou sema-
nalmente. É preciso atualizar o arquivo, pois o sistema de arquivos desatualizado faz 
perder tempo para colocá-lo em ordem novamente. O profissional também perde em 
produtividade.
 
Viu? Existem três tipos de arquivo: 
ativo, semiativo e inativo. Você 
conheceu a importância de cada 
um deles.
 O mais utilizado, ou seja, o mais relevante devido ao uso constante é o arquivo ativo. Toda-
via, isso não significa que os demais não tenham valor para a organização.
Você estudou também que a metodologia utilizada para o arquivamento da massa documen-
tal ajuda sobremaneira o profissional responsável pelo setor a economizar tempo e espaço, se 
utilizá-la corretamente.
Gerenciamento de Informações e Arquivos 37Unidade 1 | Noções Básicas de Arquivos
Na próxima aula, você conhecerá os sistemas de arquivos, e como os documentos serão arma-
zenados. 
 
Para fortalecer o seu aprendizado, sua 
atenção e dedicação será fundamental. 
Preparado? Podemos seguir adiante?
AULA 4
SISTEMAS DE ARQUIVOS
Introdução
 
Sistemas de arquivos. Mas, 
afinal, o que vem a ser isso?
38 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 1 | Noções Básicas de Arquivos
Sistema é um conjunto de arquivos pertencentes a uma mesma esfera gover-
namental ou a uma mesma entidade, pública ou privada, que independen-
temente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, 
funcionam de modo integrado e articulado na consecução de objetivos técni-
cos comuns.
Exemplo: Sistema de Arquivos da USP. (PIRES, 2009).
Uma empresa, seja ela pública ou privada, possui uma quantidade significativa de papéis 
que são manuseados diariamente pelo profissional responsável. Existem vários métodos de 
arquivamento, como, por exemplo, o arquivamento por assunto, geográfico, numérico, entre 
outros que você conhecerá mais detalhadamente no segundo módulo.
Ao utilizar esses métodos de arquivamento, fica bem mais fácil e rápido o manuseio do 
arquivo. Todavia, a falta de um sistema de informações arquivadas há certo tempo faz com 
que muito tempo seja gasto na busca dos documentos, o que pode ocasionar a perda de bons 
negócios para a empresa.
Após vários anos buscando um sistema de arquivamento eficaz e estruturado de maneira a 
evitar o desperdício de tempo, facilitando a busca do documento de acordo com as necessida-
des da empresa, foram criados três sistemas de arquivamento. 
Gerenciamento de Informações e Arquivos 39Unidade 1 | Noções Básicas de Arquivos
 
Esses sistemas de arquivamento 
são utilizados pelas empresas 
privadas. Vamos conhecê-los?
Figura 2 - Sistema de arquivos
40 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 1 | Noções Básicas de Arquivos
A escolha do sistema mais adequado dependerá do ramo de atividade da empresa, e cabe ao 
profissional responsável pelo arquivo definir o melhor método de arquivamento na hora da 
organização e recuperação dos documentos. Isso o ajudará sobremaneira na hora da tomada 
de decisões.
 
Vimos o sistema de arquivamento nas 
empresas privadas, agora conheça 
o sistema de arquivamento utilizado 
pelos órgãos públicos.
Para garantir uma boa administração dos documentos oficiais é necessária a existência de um 
sistema de arquivos. A definição de sistema na empresa privada se aplica também aos órgãos 
públicos e suas três espécies: direto, indireto e semi-indireto, serão utilizadas conforme os 
critérios previamente estabelecidos.
Nos órgãos públicos todos os documentos são controlados desde sua produção. Esse sistema 
é conhecido como “Teoria das 3 Idades”. Esta teoria é composta por três fases: 
 ● corrente;
 ● temporária;
 ● permanente.
Gerenciamento de Informações e Arquivos 41Unidade 1 | Noções Básicas de Arquivos
A Teoria das 3 Idades, você 
conhecerá com mais detalhes 
no próximo módulo. 
O sistema de arquivamento da administração pública utiliza o arquivo temporá-
rio, que é a forma mais eficaz para o manuseio de sua massa documental. Ele foi 
criado com a finalidade de otimizar1 recursos, tais como: economia de espaço físico, redução 
de pessoal, economia de custos, entre outros.
A economia de espaço se dá por conta da retirada dos documentos dos arquivos correntes e, 
consequentemente, nesses arquivos permanecem apenas os documentos essenciais ao uso. 
Os sistemas de arquivamento diferem dos sistemas de registro, uma vez que não usam regis-
tros ou protocolos, ou seja, fichas ou livros onde são anotadas a entrada e a movimentação do 
documento dentro da empresa durante seu uso na fase corrente. 
Atualmente, os órgãos públicos utilizam siste-
mas de informações bastante sofisticados, onde a 
informática torna-se a principal aliada desse pro-
cesso.
1 Otimizar – tirar o melhor rendimento de (algo), criando as condições mais favoráveis possíveis.
42 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 1 | Noções Básicas de Arquivos
Você conseguiu entender o concei-
to de sistema de arquivos tanto na 
empresa privada quanto na pública?
É muito importante saber como funciona o sistema em cada uma delas, bem como a impor-
tância da sua utilização, cuja finalidade é minimizar o gasto de tempo com a busca de docu-
mentos correntes, entre outros benefícios.
Na próxima aula você conhecerá a natureza dos documentos, ou seja, como são definidos e 
arquivados os documentos de acordo com sua natureza, ou seja, seu conteúdo. 
 
Novo percurso nos aguarda. 
Vamos fazer da aprendizagem 
uma construção de conheci-
mentos.
Gerenciamento de Informações e Arquivos 43Unidade 1 | Noções Básicas de Arquivos
AULA 5
NATUREZA DOS DOCUMENTOS
 
Nesta aula, cujo foco é a nature-
za dos documentos, vamos iniciar 
conceituando “documento”. 
SENAC (2009, p. 12) traz o seguinte conceito de documento:
“É todo material recebido ou produzido por um governo, organizaçãoou fir-
ma, no decorrer de suas atividades, e que se constitui elemento de prova ou 
de informação. Ele é arquivado e conservado por essas instituições e seus su-
cessores, para efeitos futuros. Um documento de arquivo também pode ser 
aquele produzido ou recebido por pessoa física, no decurso de sua existência.”
44 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 1 | Noções Básicas de Arquivos
Antes de conhecer a natureza do do-
cumento, é importante que você saiba 
também o que é gestão de documentos. 
Vamos lá?
A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às 
atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase 
corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente 
(Manual de Gestão de Documentos do Estado do Paraná). 
A natureza do documento é formada pela informação (dado) que o documento traz, bem 
como pelo suporte (material) utilizado por ele. O documento pode ser simples ou composto.
 
Os documentos simples são os ofícios, re-
latórios, fichas de atendimento etc. Já os 
compostos são os processos em geral.
 
Gerenciamento de Informações e Arquivos 45Unidade 1 | Noções Básicas de Arquivos
As instituições, sejam elas públicas ou privadas, desempenham atividades diversas conforme 
suas atribuições e são os documentos que revelam essas atividades. Vários tipos de documen-
to são produzidos e acumulados ao longo do tempo, cada documento tem seu próprio for-
mato, espécie e gênero. 
Figura 3 - Tipo de documento 
São essas características que 
determinarão o local correto 
onde serão armazenados.
46 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 1 | Noções Básicas de Arquivos
Você pode estar se per-
guntando: mas o que é 
tipo de documento? 
É uma configuração que o documento assume a partir, da atividade que o gerou. 
Ex: atas, relatórios, pareceres, regimes internos, boletim de frequência etc. 
Não se preocupe, vamos estudar 
cada tipo de documento separa-
damente, ok?
Devemos levar em conta que vários dos documentos produzidos em uma empresa, seja ela 
privada ou pública, merecem atenção especial com relação à sua natureza, ou seja, seu conte-
údo. 
Gerenciamento de Informações e Arquivos 47Unidade 1 | Noções Básicas de Arquivos
O termômetro que mede a importância do documento é o bom-senso e a ética 
profissional. 
Vamos conhecer 
esses documentos?
Figura 4 - Tipo de documento 
48 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 1 | Noções Básicas de Arquivos
No momento em que o documento é gerado em uma empresa, verifica-se se sua natureza é 
comercial, científica ou oficial, de acordo com a maneira como é organizado, utilizado e para 
qual finalidade foi criado.
Quando o documento apresenta natureza comercial, como o próprio nome já diz, é destina-
do somente a fins comerciais. Ex: notas fiscais.
A natureza científica de um documento caracteriza-se pelo objetivo de oferecer informa-
ções científicas ou didáticas, e não visa o lucro diretamente. Ex: laudos médicos; documentos 
arqueológicos.
Já o documento com natureza oficial tem o objetivo de auxiliar e assessorar a Administração 
 Conhecer os tipos de documentos é essencial 
para que sua rotina diária não seja prejudicada 
pela falta de organização, mas sim que haja uma 
boa gestão dos processos de acordo com suas 
atribuições. 
Gerenciamento de Informações e Arquivos 49Unidade 1 | Noções Básicas de Arquivos
SAIBA MAIS 
Para ampliar seus conhecimentos sobre os assun-
tos estudados neste módulo, confira as sugestões 
a seguir. Lembre-se de que fontes complemen-
tares de pesquisa são importantes para o seu 
aprendizado!
 ● Assista ao vídeo disponível no Youtube sobre arquivologia: <www.youtube.com/
watch?v=H9VxLHBF5FQ>. Acesso em: 4 nov. 2010.
COLOCANDO EM PRÁTICA 
Chegou o momento de colocar em prática os co-
nhecimentos aprendidos. Vamos acessar o Am-
biente Virtual de Aprendizagem (AVA) e realizar 
as atividades? Será um belo momento de constru-
ção significativa do aprendizado.
50 Gerenciamento de Informações e Arquivos
RELEMBRANDO
Chegamos ao final do primeiro módulo do nosso curso. Aqui você estudou assuntos impor-
tantes acerca da arquivologia, tais como sua origem, evolução, tipos de arquivo, sistema de 
arquivos e natureza dos documentos. A aplicação dos conceitos apresentados fará com que 
você se destaque em sua função, fazendo com que seu tempo seja mais bem aproveitado para 
desempenhar todas as atribuições que lhe são delegadas no seu dia a dia. 
Você conheceu os três tipos de arquivo: ativo, semiativo e inativo. Algumas dicas para a 
correta utilização dos métodos de arquivamento foram apresentadas a você. Um sistema de 
arquivos eficaz dinamiza o trabalho do responsável pela massa documental da organização 
como um todo.
E, finalmente, estudou a natureza dos documentos, que são definidos de acordo com seu 
conteúdo. 
O próximo módulo tem como tema a gestão de documentos na fase corrente. Mantenha seu 
entusiasmo para mais uma aventura em busca de aprendizado.
GESTÃO DE 
DOCUMENTOS 
NA FASE CORRENTE
2
Nome da Unidade Unidade X
53
Nome da Unidade Unidade X
54
Gerenciamento de Informações e Arquivos
Unidade 2 | Gestão de Documentos na Fase Corrente
Gerenciamento de Informações e Arquivos
55Unidade 2 | Gestão de Documentos na Fase Corrente
OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM 
Ao final deste módulo, você terá subsídios para:
 ● conhecer o conceito da Teoria das 3 Idades;
 ● conscientizar-se da importância da gestão dos documentos na fase corrente;
 ● entender a importância da fase corrente para o arquivo; da massa documental;
 ● proceder corretamente com relação ao trato dos documentos na fase corrente, conforme 
o conteúdo apresentado;
 ● conceituar protocolo;
 ● conhecer as atividades de protocolo;
 ● aprender o passo a passo das atividades de protocolo;
 ● conhecer os principais métodos utilizados no arquivamento de documentos;
 ● utilizar corretamente os métodos de arquivamento de acordo com o tipo de documento;
 ● conhecer o processo avaliativo e seletivo dos documentos;
 ● reconhecer os benefícios da correta avaliação e seleção da massa documental de uma 
instituição.
Aulas
Acompanhe neste módulo o estudo das seguintes aulas:
Aula 1 – Teoria das 3 Idades
Aula 2 – Atividades de protocolo
56 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 2 | Gestão de Documentos na Fase Corrente
PARA INÍCIO DE CONVERSA
Seja bem-vindo ao segundo módulo do curso de Gerenciamento de Informações e Arquivos, 
em que você conhecerá os conceitos que determinarão a gestão dos documentos. Será apre-
sentada a você a gestão da massa documental de uma empresa, seja ela pública ou privada. E 
o carro chefe desta etapa será Teoria das 3 idades. Afinal, antes de arquivar qualquer docu-
mento, o profissional deverá saber em que fase irá fazê-lo. Partindo do nosso contexto, a fase 
que será explorada aqui com mais ênfase é a “corrente”. Que o seu interesse e participação 
nesse processo tão importante de conhecimento seja intenso. 
Que todo esse conteúdo contribua para o desenvolvimento de suas atividades e melhore o seu 
dia a dia profissional. 
Bons estudos!
Aula 3 – Arquivamento de documentos na fase corrente
Aula 4 – Métodos de arquivamento
Aula 5 – Avaliação e seleção de documentos
Aula 4 – Sistema de arquivos
Aula 5 – Natureza dos documentos
Gerenciamento de Informações e Arquivos 57Unidade 2 | Gestão de Documentos na Fase Corrente
AULA 1
TEORIA DAS 3 IDADES
Conhecendo as noções básicas do arquivo no módulo I, a partir de agora você aprenderá a 
gerir os documentos da fase corrente com mais eficiência e organização, afinal, na medida em 
que tomamos conhecimento do correto trato com a massa documental, nos tornamos críticos 
e conscientes do que antes fazíamos incorretamente.
Embora nesse momento especificamente você verá sobre a fase corrente, é importante você 
saber que os arquivos podem ser considerados ainda como intermediários oupermanentes. 
É importante também lembrar que existem dois tipos de arquivos: públicos e privados. Os 
arquivos públicos são todos os documentos gerados ou recebidos por órgãos governamen-
tais, na esfera federal, estadual ou municipal, de acordo com suas atividades administrativas, 
jurídicas ou legislativas.
Os tipos de arquivos públicos são divididos em três fases caracterizadas pela Teoria das 3 
Idades.
58 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 2 | Gestão de Documentos na Fase Corrente
Lembra que no módulo 1 eu disse que você iria 
conhecer essa teoria mais adiante? Agora chegou 
o momento. Então vamos conhecê-la?
 ● Arquivos de 1ª Idade ou Correntes – Nele estão todos os documentos e papéis de 
uso frequente, consulta e referências constantes e atuais. Pela frequência com que são 
utilizados, são mantidos nos próprios setores ou em locais de fácil acesso a todos que ne-
cessitarem consultá-los. Não podemos esquecer que a finalidade dos documentos nessa 
fase de arquivamento é servir a todos quantos necessitem deles. Portanto, a tramitação 
documental entre setores é normal, ou seja, os documentos podem normalmente ser 
emprestados ao setor ou departamento que necessitar deles. Exemplo: processos em tra-
mitação, notas fiscais do mês corrente etc.
 ● Arquivos de 2ª Idade ou Intermediários – Contêm os documentos que já não es-
tão sendo utilizados com tanta frequência, mas que podem ser requisitados com a fi-
nalidade de tratar de assuntos iguais ou voltar a um problema passado. Não é notada a 
necessidade de conservar esses documentos próximos aos setores (escritórios), pois sua 
permanência nesses arquivos é passageira. Exemplo: notas fiscais e registros comerciais 
referentes a meses anteriores, históricos escolares de outros anos ou semestres etc.
 ● Arquivos de 3ª Idade ou Permanentes – É a última fase da documentação, pois já 
perdeu seu valor administrativo. Porém, continuam sendo conservados devido ao seu va-
lor histórico ou documental, pois proporcionam meios de conhecer o passado, bem como 
o processo evolutivo desses documentos. Exemplo: registros de antigos empregados.
Gerenciamento de Informações e Arquivos 59Unidade 2 | Gestão de Documentos na Fase Corrente
Ao organizar um arquivo, devemos respeitar as 
fases acima citadas, sejam elas quais forem, e 
observar os seguintes aspectos:
 ● planejamento;
 ● domínio do assunto;
 ● definição de algumas técnicas de rotina diárias.
Para se ter um roteiro detalhado da atividade, deve-se instituir três aspectos essenciais para 
que o sistema funcione:
 ● escolha dos objetivos;
 ● escolha dos procedimentos; 
 ● escolha dos responsáveis pela execução do trabalho.
 O ciclo vital de um arquivo se inicia a partir do 
momento em que o documento é produzido, pas-
sa pela frequência com a qual ele é utilizado, até 
o momento em que é descartado.
60 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 2 | Gestão de Documentos na Fase Corrente
FUNCIONAMENTO DO CICLO VITAL:
Figura 1 - Funcionamento do ciclo vital.
O destino dos documentos nas fases intermediária e permanente é decidido pelo proce-
dimento utilizado na fase corrente, ou seja, dependerá da necessidade de quem utilizará o 
documento.
O domínio dos conceitos apresentados acerca da 
idade dos documentos auxiliará no entendimento 
de que o ciclo poderá sofrer diferenças, devido à 
frequência de uso ou mesmo pelo perfil do seu 
usuário.
Gerenciamento de Informações e Arquivos 61Unidade 2 | Gestão de Documentos na Fase Corrente
É muito importante conhecer a Teoria das 3 Idades, para conscientizar-se da eficiência da 
gestão dos documentos na fase corrente. 
Na próxima aula, você irá estudar sobre arquivamento de documentos na fase corrente. Pre-
parado para mais esse desafio? 
AULA 2
ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS NA FASE COR-
RENTE
 
Arquivamento de documentos 
na fase corrente. Vamos co-
nhecer em detalhes esse as-
sunto.
Segundo Rosseau e Couture (1998, p. 114), arquivo corrente é o período no 
quel os documentos respondem aos objetivos de sua criação e “são indispen-
sáveis à manutenção das atividades cotidianas de uma administração”. 
62 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 2 | Gestão de Documentos na Fase Corrente
A fase corrente é a mais importante do sistema de arquivos. Nesta fase os documentos 
tramitam com grande fluidez dentro das organizações, pelo fato de serem de uso frequente. 
Geralmente os arquivos são localizados dentro da empresa, mas existem os que são localiza-
dos fora dela, porém próximos e de fácil acesso.
No arquivo corrente, os documentos, após serem produzidos ou recebidos, são analisados e 
encaminhados de acordo com sua natureza e destino.
Suponhamos que um funcionário de recepção, por exemplo, receba uma correspondência 
destinada a um colega de mesmo grau hierárquico com a descrição “pessoal”. O tratamento 
correto dispensado a esta correspondência é o seguinte: deverá ser encaminhada direta-
mente a quem se destina, sem a necessidade de ser arquivada posteriormente. 
O destinatário será o responsável pela guarda ou eliminação da carta de acordo 
com seu interesse pessoal.
Com relação aos jornais que chegam dia-
riamente na empresa, qual o procedimento 
que você adotaria? Você acha que existe a 
necessidade de arquivá-los? 
 
Tanto as revistas semanais ou mensais como os jornais não necessitam ser registrados, uma 
vez que não são documentos oficiais. Portanto, deverão ser encaminhados aos funcionários, 
sempre obedecendo a uma hierarquia, e após a conclusão da leitura por parte de todos os 
interessados, poderão ser descartados. Evitando, assim, o acúmulo desnecessário de papel na 
empresa.
Gerenciamento de Informações e Arquivos 63Unidade 2 | Gestão de Documentos na Fase Corrente
Vejamos agora o seguinte caso: o recepcionista de uma grande empresa recebe 
um envelope endereçado ao Departamento Comercial entregue pelo funcionário 
de outra empresa.
 
Qual o procedimento que 
você adotaria nesse caso?
64 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 2 | Gestão de Documentos na Fase Corrente
 Bem, é o seguinte: pelo fato de se tratar de 
um documento oficial, o envelope deverá ser 
aberto, o documento contido nele devidamente 
registrado e encaminhado ao Departamento Co-
mercial, conforme os procedimentos adotados 
pela administração da empresa
Todos os documentos que uma empresa produz ou recebe devem ser controlados, e após o 
cumprimento dos objetivos pelos quais foram criados, poderão ser arquivados. Alguns deles 
podem ir para o arquivo sem, no entanto, estarem finalizados, ou seja, pode acontecer de 
um ou outro documento depender de alguma data ou decisão para ser encaminhado. Então 
ficam arquivados aguardando seu destino.
Dependendo das regras da empresa e da natureza, esses documentos podem ser consulta-
dos e até mesmo emprestados com a finalidade de pesquisa.
A preocupação com os documentos da fase cor-
rente deve ser constante. O profissional respon-
sável pelo arquivo deve estar atento ao tratamen-
to e classificação do documento de seu registro, 
uma vez que se repetirá posteriormente, quando 
o mesmo for arquivado.
Gerenciamento de Informações e Arquivos 65Unidade 2 | Gestão de Documentos na Fase Corrente
O sistema de arquivo corrente, os serviços de “recebimento”, “registro”, “controle de tramita-
ção” (distribuição e movimentação) e “expedição” da correspondência não devem ser desas-
sociados dos serviços de “arquivamento e empréstimo” ou “consulta” de documentos.
 
Você viu como a fase corrente 
pelo arquivo é importante? 
Conhecendo os procedimentos adequados ao manuseio dos documentos, você poderá exer-
cer sua atividade com mais segurança e qualidade. Podemos prosseguir?
66 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 2 | Gestão de Documentos na Fase Corrente
AULA 3
ATIVIDADES DE PROTOCOLO
Atividades de protocolo estão presentes em qualquer empresa.
Mas o que é protocolo e 
quais são as atividades 
de protocolo, afinal?
Deacordo com o Dicionário Houaiss da Língua Portuguesa (HOUASSIS, VILLAR e FRANCO, 
2004), protocolo é o registro de atos oficiais.
No momento do recebimento de um documento, alguns cuidados e procedimentos são 
tomados. Portanto, num sistema de arquivo de documentos, os serviços como recebimento, 
registro, controle de tramitação e expedição são intimamente relacionados com os serviços 
de arquivamento ou consulta de documentos.
A maioria das empresas, tanto públicas como privadas, possui um departamento denomi-
nado “Arquivo e Protocolo” ou “Arquivo e Comunicação”. Essa nomenclatura varia de uma 
empresa para outra, assim como a rotina e os procedimentos adotados por elas. 
Gerenciamento de Informações e Arquivos 67Unidade 2 | Gestão de Documentos na Fase Corrente
O objetivo desse conteúdo é apenas informar e sugerir métodos mais eficientes para minimi-
zar o desperdício de tempo com certos procedimentos inadequados.
v
 
Acompanhe o passo a passo 
da atividade de protocolo
Recebimento e classificação
1. Receber a correspondência.
2. Separar a correspondência particular da oficial.
3. Distribuir a correspondência particular.
4. Separar a correspondência oficial quanto ao caráter: ostensivo ou sigiloso.
68 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 2 | Gestão de Documentos na Fase Corrente
5. Encaminhar a correspondência oficial sigilosa.
6. Abrir a correspondência ostensiva.
7. Verificar a existência de antecedentes (registros anteriores do mesmo assunto) na cor-
respondência ostensiva.
8. Solicitar junto ao arquivo dos antecedentes ou ao setor de Registro e Movimentação 
para que seja feita a juntada.
9. Interpretar e classificar a correspondência.
10. Bater carimbo de protocolo no canto superior direito do documento.
11. Anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o código de assunto.
12. Preparar o resumo do assunto que será lançado na ficha ou caderno de protocolo.
Registro e movimentação
1. Elaborar a ficha de protocolo em duas vias, anotando: número de protocolo, data de en-
trada, procedência, espécie, número e data do documento, código e resumo do assunto, 
primeira distribuição.
2. Anexar a segunda via da ficha ao documento, encaminhando-o ao seu destino com os 
antecedentes caso existam, após o registro e as anotações pertinentes nas respectivas 
fichas.
3. Transcrever nas fichas de procedência e assunto os dados da ficha de protocolo e rear-
quivá-las.
4. Arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica.
5. Receber dos departamentos os documentos devolvidos para redistribuição, lembrando 
de anotar nas respectivas fichas seu novo destino.
6. Encaminhar os documentos aos seus novos destinos, conforme despacho da 
autoridade competente.
Gerenciamento de Informações e Arquivos 69Unidade 2 | Gestão de Documentos na Fase Corrente
Expedição
1. Receber a correspondência.
2. Verificar se não faltam folhas ou anexos.
3. Numerar e completar a data, no documento original e nas cópias.
4. Separar o original das cópias.
5. Expedir o original com os anexos.
6. Encaminhar as cópias acompanhadas dos antecedentes que lhe deram origem ao ar-
quivo.
Organização e arquivamento
Tanto a organização como o arquivamento dos documentos irão obedecer às normas da 
empresa. Lembremos que cada uma tem sua forma de se organizar. Portanto, as atividades 
de protocolo ficarão a cargo do profissional responsável, que definirá o melhor método a ser 
utilizado.
70 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 2 | Gestão de Documentos na Fase Corrente
Ao seguir corretamente as fases indicadas acima, o profissional responsável pelo setor de 
arquivo e protocolo terá condições de identificar com eficácia o destino de cada documento 
na empresa, facilitando assim o trabalho de todos!
A próxima aula traz um novo assunto, fundamental na sua prática. Reúna autonomia e dedi-
cação para continuar apreendendo novos conceitos.
AULA 4
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO 
 ‘ 
Você já deve ter percebido quanto 
é relevante a correta utilização de 
suas atividades para a organização 
como um todo.
Conheça agora os métodos de arquivamento, que não diferente do passo a passo do proto-
colo, porém norteiam o profissional a utilizar corretamente os recursos da arquivologia.
Gerenciamento de Informações e Arquivos 71Unidade 2 | Gestão de Documentos na Fase Corrente
A partir do momento que entendemos como se dá o funcionamento da organização, pode-
mos dar início ao trabalho de análise de dados. Em seguida, inicia-se o processo de classifi-
cação dos documentos, uma vez que devemos considerar o volume da massa documental e, 
só então, partir para a escolha do melhor método de arquivá-la. E é justamente em função do 
volume de documentos que mais de um método poderá será utilizado. 
 
Com base nos conceitos de Mari-
lena Leite Paes (2004), confira os 
métodos mais usados: 
a. Alfabético – obedece a ordem alfabética de disposição das pastas, fichas ou docu-
mentos. Entretanto, existem algumas regras de alfabetação que devem ser respeitadas ao 
arquivarmos um documento. Veja: 
72 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 2 | Gestão de Documentos na Fase Corrente
Regra I – No caso de nomes próprios, o último sobrenome vem primeiro em caixa alta, ou 
seja, em letra maiúscula, seguido de vírgula, e em seguida vem o restante do nome. Ex.: 
Luciana Duarte da Silva.
Arquiva-se: SILVA, Lorena Duarte da.
Regra II – Sobrenome composto por um substantivo e adjetivo, ou unidos por hífen, não 
serão separados. Ex.: Heitor Villa-Lobos.
Arquiva-se: VILLA-LOBOS, Heitor.
Regra III – Sobrenome precedido por SANTO, SANTA e SÃO usa-se a Regra II. Ex.: Antônio 
Santo Augusto.
Arquiva-se: SANTO AUGUSTO, Antônio.
Regra IV – No caso de sobrenomes iguais, a alfabetação será feita através do prenome, 
onde as iniciais precedem os nomes iniciados pela mesma letra. Ex.: João Gomes e José 
Gomes.
Arquiva-se: GOMES, João e GOMES, José.
Regra V – As partículas “de”, “da”, “do”, d’, “e” etc. devem ser ignoradas, se minúsculas. Ex.: 
Luiz de Barros; Carmem d’Almeida; Judite Costa e Silva.
Arquiva-se: BARROS, Luiz de; ALMEIDA, Carmem d’; SILVA, Judite Costa e.
Regra VI – Nomes que indicam parentesco, como Filho, Júnior, Sobrinho, Neto, são consi-
derados parte integrante do último sobrenome, mas não na ordem alfabética. Ex.: Marcelo 
Marques Júnior; Paulo Damasceno Neto; Rosemeire Silva Sobrinho.
Arquiva-se: MARQUES JÚNIOR, Marcelo; DAMASCENO NETO, Paulo; SILVA SOBRINHO, 
Rosemeire.
Regra VII – Títulos, funções, cargos ou patentes vêm após o nome e entre parênteses. Ex.: 
Dr. Oswaldo Cruz; Professora Cláudia Rodrigues; Secretário Carlos Augusto Beltrão.
Arquiva-se: CRUZ, Oswaldo (Dr.); RODRIGUES, Cláudia (Professora); BELTRÃO, Carlos Augus-
to (Secretário).
Gerenciamento de Informações e Arquivos 73Unidade 2 | Gestão de Documentos na Fase Corrente
b. Geográfico – leva em consideração a localização geográfica que originou o documen-
to. Parte-se das regiões gerais para as específicas, seguidas do assunto, procedência etc. 
Ex.: BRASIL – SÃO PAULO – SENAC.
Caso o assunto seja na própria região, o método utilizado também será o geográfico. Ex.: 
ESTADOS UNIDOS – NOVA IORQUE.
c. Numérico – utilizado para pesquisar por meio de uma numeração documentos de 
uma mesma coleção. Dentro desse método subsistem mais dois: o numérico simples e 
o numérico cronológico. No método numérico simples, a cada entrada ou registro de 
documento, um número é atribuído, sem que haja preocupação com a ordenação alfabé-
tica. Já no método numérico cronológico, além da preocupação com a ordem numérica, 
existe o cuidado com a data do documento. Os processos são os melhores exemplos deste 
método.
d. Assunto ou ideográfico – por se tratar de um método não muito eficiente devido 
à grande variedade de assuntos em cada documento, existirá sempre a necessidade da 
criação de subpastas para cada um deles. Isso certamente dificultará o manuseio dos 
documentos. 
74 Gerenciamento de Informaçõese Arquivos Unidade 2 | Gestão de Documentos na Fase Corrente
Ex.: Veículos
 ● Novos
 ● Seminovos
 ● Ano fabricação
 ● Cor
 
 Existem vários métodos, 
não é mesmo? 
 
Por isso, na hora da escolha do melhor 
deles, você deve estar atento às necessi-
dades da empresa, a fim de auxiliar o al-
cance dos objetivos por ela estabelecidos. 
Alguns métodos perdem sua eficiência conforme os objetivos pretendidos, ou seja, se você 
quer arquivar um documento por assunto, poderá se deparar com uma grande variedade de 
assuntos em cada documento, o que dificultará seu trabalho na hora da busca desse docu-
mento.
Gerenciamento de Informações e Arquivos 75Unidade 2 | Gestão de Documentos na Fase Corrente
 
Portanto, analise bem o documento a 
ser arquivado e escolha o método que 
melhor atenderá a suas necessidades, 
ok?
Você não pode ter dúvidas no momento da utilização do método de arquivamento a ser 
utilizado. 
Na última aula deste módulo você é convidado a estudar a avaliação e seleção de documen-
tos.
Que tal unir disciplina e motivação para embarcar nessa aventura?
AULA 5
AVALIAÇÃO E SELEÇÃO DE DOCUMENTOS
 
Avaliar e selecionar os documentos que 
irão compor o arquivo não é tarefa fácil 
e requer cuidados especiais.
76 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 2 | Gestão de Documentos na Fase Corrente
 
E é sobre esses cuidados que 
vamos estudar nesta aula?
 
Isso mesmo. Confira quais 
cuidados você deve ter na 
hora de avaliar e selecionar 
os documentos.
O processo de análise e seleção dos documentos visa à fixação de prazo para sua guarda 
tanto na fase corrente como na intermediária, bem como sua destinação final: eliminação ou 
recolhimento para a guarda permanente.
Para que o trabalho de avaliação dos documentos seja feito, é necessária a nomeação em 
caráter formal e permanente de uma comissão, denominada Comissão Interdisciplinar de 
Avaliação de Documentos, que visa garantir o desenvolvimento dos trabalhos de análise, 
bem como determinar os prazos de destinação dos documentos. De acordo com Bernardes 
(1998, p. 17), “trata-se de uma equipe técnica formada por:
Gerenciamento de Informações e Arquivos 77Unidade 2 | Gestão de Documentos na Fase Corrente
 ● Titular da unidade orgânica responsável pela avaliação;
 ● Responsável pela guarda da documentação a ser avaliada ou arquivista;
 ● Autoridade administrativa;
 ● Conhecedores da estrutura e funcionamento do órgão;
 ● Autoridade ou servidor das unidades orgânicas ligadas aos documentos, com conheci-
mento abalizado das atividades que lhes deram origem;
 ● Profissional da área jurídica, a título de assessoramento, para avaliação dos aspectos 
legais dos documentos;
 ● Profissionais ligados às atividades-fim do órgão (médicos, engenheiros, economistas 
etc.) ou aqueles que possam utilizar os documentos para pesquisa retrospectiva (histo-
riadores, sociólogos etc.), a título de assessoramento”.
Podemos notar que o arquivista ou o profissional responsável pelo arquivo deve contar com 
toda a ajuda da administração superior, bem como de seus colegas de trabalho para desen-
volver a avaliação da massa documental. Afinal, desde o momento da produção do docu-
mento seu destino deve ser observado cautelosamente.
O processo de passagem da fase intermediária para a fase permanente 
deve passar obrigatoriamente pela avaliação, feita na fase corrente.
 
A avaliação, quando não executada 
na fase corrente, torna-se um grande 
problema para o arquivista.
78 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 2 | Gestão de Documentos na Fase Corrente
 
Infelizmente, isso ocorre com certa frequên-
cia nas instituições, devido à falta de preparo 
e formação profissional satisfatória de alguns 
que trabalham nessa área.
Portanto, mesmo que existam excelentes profissionais de diversas áreas na instituição, não 
devemos negligenciar a necessidade de se contratar um arquivista para lidar com a massa 
documental.
Os documentos devem ser conservados somente enquanto tiverem serventia para a entidade 
que o gerou. Dessa forma, dar-se-á a racionalização do ciclo documental, que objetiva princi-
palmente:
Gerenciamento de Informações e Arquivos 79Unidade 2 | Gestão de Documentos na Fase Corrente
 ● redução da massa documental;
 ● agilidade no processo de recuperação dos documentos, bem como de suas informações;
 ● permitir a melhor conservação dos documentos de valor permanente;
 ● controlar a produção de documentos, visando correta tramitação dos mesmos;
 ● garantir maior eficiência administrativa;
 ● redução do espaço físico;
 ● aproveitamento de recursos humanos e materiais com eficácia;
 ● incentivo à pesquisa. 
A seleção de documentos é realizada nos arquivos correntes e intermediários, 
conforme já mencionado, e devem ser realizados por profissionais competentes, 
que seguirão a Tabela de Temporalidade, para o prazo de guarda dos documen-
tos nessas fases. 
 
Não se preocupe, pois você conhe-
cerá detalhadamente a Tabela de 
Temporalidade no próximo módulo. 
Os técnicos ou arquivistas podem seguir também os relatórios de avaliação previamente pro-
duzidos para o processo de seleção.
A seleção, portanto, é a separação física dos documentos no que diz respeito ao seu destino 
final.
Existem três fases no processo de seleção conforme sua destinação. São elas: eliminação, 
transferência e recolhimento. Na próxima aula você conhecerá sobre cada uma delas.
80 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 2 | Gestão de Documentos na Fase Corrente
Avaliar e selecionar os documentos que irão compor o arquivo não é tarefa fácil e requer cui-
dados especiais. Portanto, se faz necessária a criação de uma comissão denominada “Comis-
são Interdisciplinar de Avaliação de Documentos”, que visa garantir o desenvolvimento dos 
trabalhos de análise, bem como determinar os prazos de destinação dos documentos.
Os critérios de avaliação e seleção dos documentos traz muitos benefícios para a gestão de 
processo para a instituição como um todo.
SAIBA MAIS
 Para ampliar seus conhecimentos sobre os as-
suntos estudados neste módulo, confira as suges-
tões a seguir. Lembre-se de que fontes comple-
mentares de pesquisa são importantes para o seu 
aprendizado!
 ● O livro: Manual da Secretária – Técnicas de Trabalho (João Bosco Medeiros e Sonia 
Hernandes), Editora Atlas, 2009 é uma ótima sugestão para ampliar seus conhecimen-
tos.
Gerenciamento de Informações e Arquivos 81Unidade 2 | Gestão de Documentos na Fase Corrente
COLOCANDO EM PRÁTICA 
Chegou o momento de colocar em prática os co-
nhecimentos apreendidos. Vamos acessar o Am-
biente Virtual de Aprendizagem (AVA) e realizar 
as atividades? Será um belo momento de constru-
ção significativa do aprendizado.
RELEMBRANDO
Este módulo trouxe a você assuntos importantes acerca da gestão de documentos na fase 
corrente, tais como: Teoria das 3 Idades; atividades de protocolo; arquivamento de documen-
tos na fase corrente; métodos de arquivamento; avaliação e seleção de documentos.
Inicialmente, tratou-se do conceito da Teoria das 3 Idades, em seguida das atividades de 
protocolo. Você também estudou sobre o arquivamento correto dos documentos na fase cor-
rente. No momento de conhecer os métodos de arquivamento, foram apresentados a você 
conceitos que norteiam o profissional a utilizar corretamente os recursos da arquivologia. E, 
finalmente, a avaliação e seleção dos documentos, que visa à fixação de prazo para sua guar-
da tanto na fase corrente como na intermediária, bem como sua destinação final: eliminação 
ou recolhimento para a guarda permanente.
O próximo módulo terá como tema “Documento: matéria-prima do arquivo”. Faça nessa nova 
etapa um grande aprendizado. 
DOCUMENTO: 
MATÉRIAPRIMA 
DO ARQUIVO
3
Nome da Unidade Unidade X
85
Nome da Unidade Unidade X
86
Gerenciamento de Informações e Arquivos
Unidade 3 | Documento: Matéria-prima do Arquivo
Gerenciamento de Informações e Arquivos
87Unidade3 | Documento: Matéria-prima do Arquivo
OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM 
Ao final deste módulo, você terá subsídios para:
 ● conhecer o prazo de guarda dos documentos por meio da Tabela de Temporalidade, vi-
sando a auxiliá-lo na correta utilização dos mesmos;
 ● identificar o momento correto para o descarte de documentos;
 ● conceituar valoração documental;
 ● conceituar classificação, reconhecendo sua importância;
 ● conhecer a classificação quanto à sua abrangência, frequência de uso ou evolução, agên-
cia criadora, acesso, natureza e finalidade;
 ● identificar os critérios utilizados na classificação dos documentos que serão arquivados;
 ● montar um plano de classificação;
 ● identificar e distinguir os documentos empresariais;
 ● reconhecer a importância do tratamento correto dispensado aos documentos;
 ● conceituar corretamente cada tipo de classificação existente no arquivo.
Aulas
Acompanhe neste módulo o estudo das seguintes aulas:
Aula 1 – Prazo para guarda de documentos e descarte
Aula 2 – Valoração dos documentos
Aula 3 – Classificação dos documentos
Aula 4 – Identificação dos documentos empresariais
Aula 5 – Classificação dos arquivos
88 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 3 | Documento: Matéria-prima do Arquivo
PARA INÍCIO DE CONVERSA
Neste módulo os assuntos abordados são bem interessantes. Aqui você verá que os documen-
tos são a matéria-prima do arquivo. A partir do momento em que um documento é confec-
cionado, surge a necessidade de guardá-lo com a finalidade de preservá-lo por algum tempo. 
Esse documento poderá ser consultado com frequência ou não. 
No decorrer dos estudos, você terá oportunidade de conhecer sobre prazo para guarda de do-
cumentos e descarte; valoração dos documentos; classificação dos documentos; identificação 
dos documentos empresariais; classificação dos arquivos.
Lembre-se de que para absorver melhor o conteúdo que será apresentado, deve abusar do seu 
esforço e participação, tornando a aprendizagem significativa e dinâmica.
Bons estudos! 
Aula 1
PRAZO PARA GUARDA DE DOCUMENTOS 
E DESCARTE
 
Você sabe o que é 
prazo de guarda?
Gerenciamento de Informações e Arquivos 89Unidade 3 | Documento: Matéria-prima do Arquivo
Bem, podemos dizer que é o tempo de vida útil do documento, ou seja, o período pelo qual o 
documento deve ser mantido no arquivo corrente (1ª fase) e no intermediário (2ª fase).
O prazo de guarda de um documento está relacionado com sua valoração, ou seja, de acordo 
com alguns princípios:
 ● Quantidade de vezes que o documento é consultado;
 ● Legislação que determine a regulamentação prescricional do documento (prazos pres-
cricionais);
 ● Existência de documentos que contenham o mesmo teor informativo;
 ● Verificação da necessidade da guarda dos documentos por precaução (cuidado), devido 
às práticas administrativas (prazos precaucionais).
A Tabela de Temporalidade a seguir traz o prazo de guarda de diversos tipos de documentos, 
bem como o amparo legal, o que será bastante útil para sua organização pessoal e profissio-
nal.
Tabela 1 - T abela de Temporalida
Tipos de documentos Prazo Amparo legal
Balancete 5 anos Lei 5.172 Art. 173 Código Tributário Nacional
Cofins 10 anos
Lei 8.212 Art. 33 Lei Orgânica da Seguridade 
Social
Conciliação Bancária 5 anos Lei 5.172 Art. 173 Código Tributário Nacional
Conhecimento de Frete 5 anos Lei 5.172 Art. 173 Código Tributário Nacional
Conta de Água 5 anos Lei 5.172 Art. 173 Código Tributário Nacional
Conta de Luz 5 anos Lei 5.172 Art. 173 Código Tributário Nacional
Conta de Telefone 5 anos Lei 5.172 Art. 173 Código Tributário Nacional
DAE (Documento de Ar-
recadação Estadual)
5 anos Lei 5.172 Art. 173 Código Tributário Nacional
DAMEF (Declaração Anu-
al de Movimento Econô-
mico e Fiscal)
5 anos Lei 5.172 Art. 173 Código Tributário Nacional
90 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 3 | Documento: Matéria-prima do Arquivo
DAPI (Demonstrativo de 
Apuração e Informação 
do ICMS)
5 anos Lei 5.172 Art. 173 Código Tributário Nacional
Duplicatas Recebidas/
Emitidas
5 anos Lei 5.172 Art. 173 Código Tributário Nacional
Extrato Bancário 5 anos Lei 5.172 Art. 173 Código Tributário Nacional
GAM (Guia de Arrecada-
ção Municipal)
5 anos Lei 5.172 Art. 173 Código Tributário Nacional
ICMS (Imposto de Circu-
lação de Mercadorias)
5 anos Lei 5.172 Art. 173 Código Tributário Nacional
Imposto de Renda Autô-
nomo
10 anos após 
a entrega da 
Declaração na 
Receita Federal
Lei 8.212 Art. 46 Lei Orgânica da Seguridade 
Social
Imposto de Renda Pessoa 
Física
5 anos após 
a entrega da 
Declaração na 
Receita Federal
Instrução Normativa n° 8/93 Art. 4° Secreta-
ria da Receita Federal
IPI (Imposto de Produtos 
Industrializados)
5 anos Lei 5.172 Art. 173 Código Tributário Nacional
IPTU (Imposto Predial 
Urbano)
5 anos Lei 5.172 Art. 173 Código Tributário Nacional
IPVA (Imposto sobre 
Propriedade de Veículos 
Automotores)
5 anos Lei 5.172 Art. 173 Código Tributário Nacional
IRPJ (Imposto de Renda 
Pessoa Jurídica)
10 anos após 
a entrega da 
Declaração na 
Receita Federal
Lei 8.212 Art. 46 Lei Orgânica da Seguridade 
Social
ISSQN (Imposto sobre 
Serviços de qualquer 
natureza)
5 anos Lei 5.172 Art. 173 Código Tributário Nacional
Gerenciamento de Informações e Arquivos 91Unidade 3 | Documento: Matéria-prima do Arquivo
ITBI (Imposto de Trans-
missão Bens Imóveis)
5 anos Lei 5.172 Art. 173 Código Tributário Nacional
ITR (Imposto Territorial 
Rural)
5 anos Lei 5.172 Art. 173 Código Tributário Nacional
Livro Balanço Patrimo-
nial/Geral
Permanente A lei não prevê descarte
Livro de Apuração de 
Lucro Real (Lalur)
10 anos con-
siderando a 
data do último 
lançamento
Lei 8.212 Art. 46 Lei Orgânica da Seguridade 
Social
Livro de Razão 5 anos Lei 5.172 Art. 173 Código Tributário Nacional
Livro de Registro de 
ICMS
5 anos conside-
rando a data do 
último lança-
mento
Lei 5.172 Art. 173 Código Tributário Nacional
Livro de Registro de In-
ventário
31 anos con-
siderando a 
data do último 
lançamento
Parecer 410 Coordenação do sistema de Tri-
butação (CST/SIPR)
Livro de Registro de 
Saídas
10 anos con-
siderando a 
data do último 
lançamento 
Permanente
Lei 8.212 Art. 46 Lei Orgânica da Seguridade 
Social
Livro Registro de Entra-
das
5 anos conside-
rando a data do 
último lança-
mento
Lei 5.172 Art. 173 Código Tributário Nacional
Movimento Contábil ou 
Movimento de Caixa
5 anos Lei 5.172 Art. 173 Código Tributário Nacional
Nota Fiscal de Fornecedor 5 anos Lei 5.172 Art. 173 Código Tributário Nacional
92 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 3 | Documento: Matéria-prima do Arquivo
Nota Fiscal de Imobiliza-
do
5 anos após 
depreciação do 
bem
Lei 5.172 Art. 173 Código Tributário Nacional
Nota Fiscal de Saída 10 anos
Lei 8.212 Art. 46 Lei Orgânica da Seguridade 
Social
Nota Fiscal de Venda de 
Imobilizando
5 anos Lei 5.172 Art. 173 Código Tributário Nacional
Ordem de Serviço 5 anos Lei 5.172 Art. 173 Código Tributário Nacional
PIS (Programa de Inte-
gração Social) Recolhi-
mento
10 anos Lei 2.052/83 Art. 3° e 10° PIS-PASEP
Recibo de Depósito Ban-
cário 
5 anos Lei 5.172 Art. 173 Código Tributário Nacional
Reembolso de Despesas/ 
Despesas Viagens
5 anos Lei 5.172 Art. 173 Código Tributário Nacional
RPA (Recibo de Pagamen-
to de Autônomo) 
30 anos
Lei 8.212 Art. 45 § 1°Lei Orgânica da Seguri-
dade Social
Taxa de Fiscalização para 
Funcionamento
5 anos Lei 5.172 Art. 173 Código Tributário Nacional
VAF (Verificação de Apu-
ração Fiscal)
5 anos Lei 5.172 Art. 173 Código Tributário Nacional
Fonte: Tabela... (2010)
 
 
Veja que o documento, desde o momento 
em que é gerado, obedece a uma sequência 
que chamamos de “ciclo vital”.
Gerenciamento de Informações e Arquivos 93Unidade 3 | Documento: Matéria-prima do Arquivo
Nesse ciclo notamos três fases distintas: 
 ● primeira fase ou fase corrente;
 ● segunda fase ou fase intermediária; 
 ● terceira fase ou fase permanente.
O descartedo documento é feito apenas quando 
ele chega à fase permanente, onde todos os seus 
recursos já foram esgotados e o documento já 
não serve como fonte de pesquisa ou informação.
O que determinará sua eliminação será a Tabela de Temporalidade utilizada por cada insti-
tuição, de acordo com seus próprios interesses. 
O descarte dos documentos pode ser feito de acordo com seu volume por meio de triturado-
ras elétricas ou manualmente. No caso de documentos sigilosos, o descarte deverá ser feito 
por meio de incineração.
94 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 3 | Documento: Matéria-prima do Arquivo
Chegamos ao final da primeira aula, onde você pôde conferir sobre prazo para guarda de do-
cumentos e descarte. Na próxima aula, estudará a valoração dos documentos, que é de suma 
importância para garantir o excelente funcionamento do ciclo vital dos documentos. 
AULA 2
VALORAÇÃO DOS DOCUMENTOS
Quando falamos em arquivo, devemos levar em consideração as várias etapas que 
garantam o bom funcionamento do mesmo. E para entendermos seu ciclo vital é 
necessário conhecer, conceituar e distinguir cada etapa do arquivamento. 
 
 
Você conhece o valor 
dos documentos?
O valor de cada documento é determinado de acordo com cada organização ou empresa que 
o detém. Geralmente, o documento é guardado enquanto possui valor para a organização. 
Com base em estudos feitos no material da arquivologista Marilena Leite Paes (2004), exis-
tem duas referências para determinar a valoração documental: 
Gerenciamento de Informações e Arquivos 95Unidade 3 | Documento: Matéria-prima do Arquivo
Figura 4 - Valor documental. 
Durante o período em que o documento tiver valor administrativo (primário), ele será arqui-
vado de acordo com a Teoria das 3 Idades, que você já estudou no módulo anterior, nas fases 
correntes ou intermediárias. Aprendemos que quando o documento perde seu valor adminis-
trativo ele pode ser destruído, a não ser que o mesmo adquira valor histórico (secundário). 
Caso isso ocorra, o documento será remetido à fase permanente, o que nos leva a concluir que 
devido ao caráter histórico, jamais será eliminado. 
 
Para que você consiga distinguir os do-
cumentos de valor administrativo dos 
de valor histórico, confira os exemplos. 
96 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 3 | Documento: Matéria-prima do Arquivo
Valor administrativo 
OFÍCIO DE REQUERIMENTO
Ofício nº (número)/(ano)
À Secretaria de Trânsito
Município de Rondonópolis – MT
Marivaldo Ferreira Moura, brasileiro, solteiro, mecânico, inscrito no CPF sob o nº (infor-
mar), residente e domiciliado à Rua dos Cortes, nº 111 – Jardim das Hortênsias, nesta cida-
de, vem respeitosamente à presença de Vossa Senhoria solicitar a colocação de um quebra-
molas em meu bairro, em frente ao Colégio Municipal, tendo em vista que o trânsito de 
veículos flui em velocidade elevada no local, colocando em risco a integridade física dos 
pedestres, especialmente das crianças que frequentam aquele estabelecimento de ensino.
Certo de que a solicitação será atendida, fique com meus votos de estima e consideração.
(local), (dia) de (mês) de (ano)
(assinatura)
(nome)
Gerenciamento de Informações e Arquivos 97Unidade 3 | Documento: Matéria-prima do Arquivo
Valor histórico
 
“E aos que pensam que me derrotaram respondo com a minha vitória. Era escravo do povo 
e hoje me liberto para a vida eterna. Mas esse povo de quem fui escravo não mais será 
escravo de ninguém. Meu sacrifício ficará para sempre em sua alma e meu sangue será o 
preço do seu resgate. Lutei contra a espoliação do Brasil. Lutei contra a espoliação do povo. 
Tenho lutado de peito aberto. O ódio, as infâmias, a calúnia não abateram meu ânimo. Eu 
vos dei a minha vida. Agora vos ofereço a minha morte. Nada receio. Serenamente dou o 
primeiro passo no caminho da eternidade e saio da vida para entrar na História.” (Trecho 
da carta testamento de Getúlio Vargas, Rio de Janeiro, 23/08/54).
 
Só para relembrar, temos dois tipos de 
valoração de documentos: o de valor ad-
ministrativo, documento que proporciona 
o bom funcionamento da organização, e 
o de valor histórico, que por sua vez tem 
como objetivo servir como fonte de pes-
quisa ou informação para diversas pessoas 
ou para a própria organização. 
Na próxima aula você aprenderá sobre a classificação dos documentos. Podemos prosseguir 
para um novo aprendizado?
98 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 3 | Documento: Matéria-prima do Arquivo
AULA 3:
CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
Conhecer a classificação do arquivo com a finalidade de torná-lo mais eficiente 
será fundamental para a organização dos documentos.
 
Você sabe o que 
é classificar?
 ● Classificar é juntar os documentos de acordo com as características comuns que pos-
suem, bem como a definição dos elementos de identificação do documento, a fim de que 
o mesmo seja acondicionado em um local útil e que possa ser recuperado facilmente. A 
semelhança das características facilita a catalogação e ordenação da massa documental, 
além de definir a organização física da mesma. 
Para que você classifique com eficiência, deve conhecer os métodos de arquivamento 
adotados pela empresa, e também os critérios utilizados para o emprego de regras e 
remissivas1 com a finalidade de minimizar as dúvidas sobre a forma correta de entrada, 
nomes, siglas, sinônimos etc. 
Antes de ser arquivado no arquivo corrente (1ª fase), o documento recebe um código de clas-
sificação, e por meio desse código é possível coordenar os documentos gerados ou utilizados 
por um órgão no desempenho de suas atividades. 
1 Remissivo – 1. Que remete para outro ponto. 2. Que contém referências. 3. Índice remissivo, índice 
alfabético que remete aos nomes próprios ou aos tópicos mais importantes constantes no interior de 
uma publicação.]
Gerenciamento de Informações e Arquivos 99Unidade 3 | Documento: Matéria-prima do Arquivo
A hierarquia funcional (presidência, diretorias, secretarias etc.) de cada órgão da empresa é 
que determina o assunto, ou seja, descrição do conteúdo do documento que será arquivado. 
Os assuntos são divididos em classes, subclasses, grupos e subgrupos, sempre partindo do 
geral para o particular. Ex.: 1.Presidência
1.1 Atas
 1.2 Despachos
 1.3 Documentos pessoais do presidente
 
A classificação da massa documental ocorre por meio do gerenciamento eficaz 
dos documentos que devem ser arquivado
 
O responsável pelo manuseio e organização 
do arquivo deve estar atento aos procedi-
mentos e rotinas específicos, que garantem 
eficiência e agilidade no controle das infor-
mações. 
Temos vários sistemas de classificação, todavia os mais utilizados são: 
100 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 3 | Documento: Matéria-prima do Arquivo
Figura 5 - Sistemas de classificação.
 
Ah! Já estudamos cada um 
desses métodos separada-
mente no módulo anterior.
Criando um Plano de Classificação
Na empresa, seja ela pública ou privada, cada órgão possui seu próprio plano de classificação. 
Nas pastas ou caixas onde se arquiva são identificados os documentos conforme o conheci-
mento ou preferência de cada administrador de arquivo.
Todavia, é importante conhecer a sistemática da montagem do plano de classificação, a fim 
de facilitar os trabalhos com o arquivamento, acesso e destino dos mesmos.
Gerenciamento de Informações e Arquivos 101Unidade 3 | Documento: Matéria-prima do Arquivo
 
A seguir conheça o 
passo a passo de um 
plano de classificação:
1. Estabeleça as funções e atividades inerentes à área em que você trabalha. 
Por meio de pesquisas você poderá encontrar informações que poderão ser úteis no pro-
cesso de classificação. Ex.: portarias, estatuto etc., ou mesmo as atas ou relatórios de 
cada área específica. A descrição das atividades desenvolvidas também é um passo muito 
importante.
2. Relacione e organize todo o material levantado. Você pode aproveitar que já 
descreveu os atos inerentesà sua área e organizá-los em uma pasta. Ex.: agendar reunião 
da presidência com a diretoria; assessorar reuniões com Diretoria Comercial; separar as 
correspondências para a presidência; solicitar material de escritório etc.
3. Identifique os tipos de documentos que surgem no momento em que as 
atividades descritas na etapa acima são cumpridas. É importante saber que uma 
atividade pode gerar vários tipos de documento e que um tipo de documento poderá ser 
produzido em larga escala.
4. Codifique as pastas suspensas, caixas ou o recipiente que você utilizou 
para arquivar os documentos. A codificação acontece por meio de números, nome 
da atividade completo ou nome da atividade abreviado. 
102 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 3 | Documento: Matéria-prima do Arquivo
Exemplo:
4. MATERIAL/SUPRIMENTOS
4.1 Compra/Consumo 
ou
4. SUPRIMENTOS/MATERIAL
4.1 Compra/M.Consumo
5. Caso prefira você pode escolher CORES para identificar as classes. Ex.: ama-
relo para as classes que representam as atividades administrativas; verde para as ativida-
des fim, como agendamento, por exemplo.
 
Fique atento: Nunca deixe de identificar a pas-
ta ou a caixa no canto superior esquerdo, com a 
sigla da unidade ou área ou ainda subárea que os 
documentos originam.
Ex. CEPSS/SECTEC
Centro Educ. Prof. /Sec.Ciência e Tecn.
Gerenciamento de Informações e Arquivos 103Unidade 3 | Documento: Matéria-prima do Arquivo
É muito importante a classificação dos documentos, afinal é ela que torna o arquivo mais 
eficiente. Uma boa classificação permite ao usuário do arquivo identificar os documentos com 
mais agilidade, o que significa que não haverá desperdício de tempo.
Você percebeu também que a classificação dos documentos varia de uma empresa para outra. 
Isso porque cada uma tem uma metodologia de trabalho. O que funciona bem em uma pode 
não dar tão certo para outra. 
Na próxima aula o estudo será sobre a identificação dos documentos empresariais. Você co-
nhecerá os mais importantes e saberá como lidar com cada um deles, ok? Então, prepare-se 
para mais uma aventura de conhecimento.
Lembre-se de que o critério utilizado para identi-
ficar as pastas deve ser o mais simples possível, 
uma vez que se torna bem mais fácil de serem 
manuseadas pelos usuários do arquivo.
104 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 3 | Documento: Matéria-prima do Arquivo
Aula 4: 
IDENTIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS EMPRESARIAIS
A identificação dos documentos empresariais é indispensável para qualquer profissional. 
Confira as diversas fases pelas quais os mesmos passam, principalmente a correspondência, 
compreendendo desde sua classificação até seu destino final. Vamos lá?
De acordo com o Dicionário Aurélio, correspondência é o conjunto de cartas que um indiví-
duo recebe ou expede. 
Você sabe o que é cor-
respondência, certo? 
Gerenciamento de Informações e Arquivos 105Unidade 3 | Documento: Matéria-prima do Arquivo
Os cuidados com a correspondência devem ser observados pelo profissional, uma vez que a 
maioria das transações comerciais acontece a partir de documentos. O secretário deve sepa-
rar a correspondência de acordo com sua natureza, destinatário, origem, conteúdo e destino.
Existem dois tipos de correspondência: 
< inserir ilustra 3.4.1>
Figura 6- Tipos de correspondência.
Correspondência, portanto, é toda e qualquer 
forma de comunicação escrita, produzida e 
destinada a uma pessoa física ou jurídica, ou 
mesmo aquela que é processada entre órgãos 
e funcionários de uma empresa. 
106 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 3 | Documento: Matéria-prima do Arquivo
Carta – Produção textual que tem por objetivo a comunicação entre pessoa jurídica e pessoa 
física. 
Telegrama – É uma das modalidades de serviço dos Correios e Telégrafos que permite o 
processamento, gerenciamento e entrega física ao destinatário de mensagens expressas cap-
tadas pelos canais: internet, fonado, mídia eletrônica e balcão de agências dos Correios.
Ofício – Instrumento de correspondência oficial trocado entre dirigentes de órgãos autôno-
mos2
Circular – Instrumento de padronização de condutas e regras ditadas pelos superiores de 
empresa pública ou privada a ser seguido por seus funcionários. Esse documento deve ser 
destinado a todos os funcionários da empresa. 
Memorando – Instrumento de correspondência entre chefes de seção e autoridades se-
melhantes. Indica a finalidade da correspondência recebida. É uma forma de comunicação 
interna, podendo ter caráter simplesmente administrativo ou poderá ser utilizado para expor 
2 Autônomo [Governado por suas próprias leis; pessoa que trabalha por conta própria.] a iguais ou a 
subordinados, ou de chefes a subchefes de repartição a superiores ou subordinados.
Conheça agora a classifi-
cação de cada uma delas 
no âmbito empresarial:
Gerenciamento de Informações e Arquivos 107Unidade 3 | Documento: Matéria-prima do Arquivo
ideias, projetos etc. Conhecido por sua agilidade, evita o acúmulo de documentos comunica-
tivos nas repartições públicas ou privadas, uma vez que os despachos3 são dados no próprio 
memorando. 
Atestado – Instrumento escrito e assinado confirmando a veracidade de um fato ou estado 
que alguém, em razão de seu cargo ou função, fornece a quem interessado seja para servir-lhe 
como documento. Ex.: A secretária de uma empresa adoece e por isso não consegue compa-
recer ao trabalho. Então ela vai ao médico e solicita-lhe um atestado médico informando que 
esteve sob consulta naquele dia e hora.
Aviso – Instrumento de correspondência emitido por superiores aos seus funcionários con-
tendo requisições, comunicações, interpretações de normas e regulamentos ou dá providên-
cias necessárias ao bom funcionamento do serviço público ou privado.
Edital – Instrumento de convocação de funcionários à repartição a que são subordinados. Por 
meio do edital pode-se divulgar qualquer ato deliberativo, ou seja, decisório não sigiloso. Ex.: 
divulgação de licitações, convites etc.
Requerimento – Instrumento específico de petição que segue as formalidades legais.
3 Despachos:Resolução de autoridade pública lançada em memorando, petição ou requerimento.
108 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 3 | Documento: Matéria-prima do Arquivo
Portaria – Ato administrativo de qualquer autoridade pública, contendo instruções sobre a 
aplicação de leis ou regulamentos, recomendações de caráter geral, normas de execução de 
serviço, nomeações, demissões, punições, exonerações ou qualquer outra determinação da 
sua competência.
Parecer – Opinião fundamentada acerca de determinada situação. Exige conhecimento técni-
co. Ex.: parecer médico, jurídico etc.
Relatório – Documento destinado às autoridades superiores em que consta a apresentação 
detalhada das descrições do desenvolvimento de trabalhos realizados por um funcionário 
num determinado período de tempo.
Ordem de serviço – Documento que autoriza o funcionário a executar algum tipo de serviço.
Correio eletrônico (e-mail) – Instrumento de correspondência que utiliza os recursos da 
internet para possibilitar o envio e o recebimento de mensagens. O requisito básico para uti-
lização desse correio é possuir um endereço de e-mail. Ex.: seunome@nomedoseuprovedor.
com.br. As mensagens recebidas ficam armazenadas em sua caixa de entrada, podendo ser 
lidas e posteriormente apagadas.
A classificação dos arquivos será o próximo assunto. Siga em frente que novas descobertas 
estão por vir. 
É muito importante identificar as fa-
ses pelas quais os documentos pas-
sam, principalmente a correspon-
dência, compreendendo desde sua 
classificação até seu destino final.
Gerenciamento de Informações e Arquivos 109Unidade 3 | Documento: Matéria-prima do Arquivo
Aula 5: 
CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
 
Os arquivos podem ser classifica-
dos de seis maneiras diferentes. 
Algumas delas você já estudou 
mais detalhadamente como, por 
exemplo, a Teoria das 3 Idades.
Figura 7 : Classificação dos arquivos.110 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 3 | Documento: Matéria-prima do Arquivo
Confira cada uma dessas maneiras
1. Quanto à abrangência
 ● Setoriais (núcleo de arquivo) – Arquivos cujos documentos são produzidos por uma 
unidade administrativa (seção, setor, gerência).
 ● Gerais (central) – Arquivos compostos por documentos vindos dos arquivos setoriais.
2. Quanto à frequência de uso ou evolução
 ● Correntes (1ª fase) – Arquivos formados por documentos utilizados com frequência. 
Ex: circulares, bilhetes informativos.
 ● Intermediários (2ª fase) – Arquivos formados por documentos de pouca utilização. 
Ex: regulamentos.
 ● Permanentes (3ª fase) – Arquivos formados de documentos que já não têm valor ad-
ministrativo. Ex: plantas, maquetes.
3. Quanto à agência criadora
 ● Públicos – Os arquivos públicos são todos os documentos gerados ou recebidos por 
órgãos governamentais, na esfera federal, estadual ou municipal, de acordo com suas 
atividades administrativas, jurídicas ou legislativas. Ex: sociedades de economia mista, 
empresas públicas, OSCIPS.
 ● Privados – Arquivos privados são todos os documentos gerados ou recebidos por or-
ganizações não públicas, ou por pessoas físicas, por causa de suas atividades específicas. 
Ex: instituições comerciais: Acervo da Rede Globo; familiares: Arquivo da Família Real 
Portuguesa; pessoais: Arquivo JK.
4. Quanto ao acesso
 ● Franqueados – Arquivos onde os documentos estão disponíveis para o público. Ex: 
Arquivo Nacional.
 ● Restritos – Arquivos onde os documentos são de acesso restrito aos militares que pre-
servam a segurança nacional. Ex: Arquivo Histórico do Exército Brasileiro.
 ● Confidenciais – Arquivos que possuem documentos de posse do Ministério das Rela-
ções Exteriores e que podem ser utilizados ou consultados apenas por pessoas credencia-
das. Ex: Arquivo do Ministério das Relações Exteriores.
Gerenciamento de Informações e Arquivos 111Unidade 3 | Documento: Matéria-prima do Arquivo
5. Quanto à natureza
 ● Especiais – Arquivos compostos por documentos fabricados com material especial. Ex: 
fitas magnéticas, CDs, microfilmes etc.
 ● Especializados – Arquivos compostos por documentos que trazem assuntos específi-
cos, sem levar em conta o material utilizado em sua produção. Ex: arquivos de engenha-
ria, médicos etc. (Arquivo Brasileiro de Ortopedia).
6. Quanto à finalidade 
 ● Funcionais – São arquivos compostos por documentos que servem à Administração 
(1ª fase).
 ● Culturais – São arquivos compostos por documentos que servem à Cultura e História (2ª 
e 3ª fases).
Veja que o arquivo de uma empresa ou organização representa a atividade que desenvolve 
seu porte e os objetivos que deseja alcançar. Documentos diversos em sua natureza, junta-
mente com outros objetivos, não devem ser misturados com o arquivo principal, uma vez que 
o tratamento que devemos dar a cada um é diferente.
Exemplificando:
Em uma loja de carros de porte médio, certamente haverá um arquivo composto de docu-
mentos inerentes à atividade desenvolvida por ela. Haverá contratos de consignação de veícu-
los, de venda, compra, troca, anúncios em jornais, sites, notas fiscais e vários outros docu-
mentos relacionados ao setor. Uma lista com o nome de todos os alunos de uma escola, por 
exemplo, não está relacionada ao objetivo da loja de carros e, consequentemente, não fará 
parte do arquivo principal da loja.
112 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 3 | Documento: Matéria-prima do Arquivo
Referindo-se a uma instituição de ensino, a intervenção seria diferente, ou seja, a lista con-
tendo o nome de todos os alunos de uma escola é de fundamental importância para sua so-
brevivência, enquanto contratos de compra, venda, locação etc., inerentes a ramo de veículos, 
seriam mantidos fora do arquivo principal. 
 
O objetivo aqui é que você saiba reconhecer to-
dos os tipos de classificação que compõem um 
arquivo e que, a partir desse reconhecimento, 
consiga trazer para seu ambiente de trabalho os 
benefícios da correta utilização dos recursos apre-
endidos.
Gerenciamento de Informações e Arquivos 113Unidade 3 | Documento: Matéria-prima do Arquivo
 SAIBA MAIS
Acesse o endereço indicado a seguir e conheça mais sobre a Tabela de Temporalidade:
 ● <www.conarq.arquivonacional.gov.br/media/publicacoes/cdigo_de_classificacao.
pdf>.
COLOCANDO EM PRÁTICA 
Chegou o momento de colocar em prática os co-
nhecimentos apreendidos. Vamos acessar o Am-
biente Virtual de Aprendizagem (AVA) e realizar 
as atividades? Será um belo momento de constru-
ção significativa do aprendizado.
 Para ampliar seus conhecimentos sobre 
os assuntos estudados neste módulo, con-
fira as sugestões a seguir. Lembre-se de 
que fontes complementares de pesquisa 
são importantes para o seu aprendizado!
114 Gerenciamento de Informações e Arquivos
RELEMBRANDO
Neste módulo você conheceu inicialmente o prazo de guarda dos documentos e, para isso, 
compreendeu o conceito da Tabela de Temporalidade, visando a auxiliá-lo na correta utiliza-
ção dos mesmos. Também foi explorado o descarte dos documentos que já perderam seu va-
lor para a organização, bem como apresentamos a você o conceito de valoração documental.
Em seguida, sobre a classificação de arquivos, em que concluiu o estudo do módulo acerca 
dos documentos empresariais. No módulo seguinte, você é convidado a estudar a organização 
do arquivo como um todo. Será um tema muito interessante, por isso reúna dinamismo para 
percorrer essa nova etapa cheia de novidades conceituais para ajudar você a melhorar sua 
prática profissional. 
ORGANIZAÇÃO 
DO ARQUIVO 4
Nome da Unidade Unidade X
117
Nome da Unidade Unidade X
118
Gerenciamento de Informações e Arquivos
Unidade 4 | Organização do Arquivo
Gerenciamento de Informações e Arquivos
119Unidade 4 | Organização do Arquivo
OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM 
Ao final deste módulo, você terá subsídios para:
 ● conhecer os recursos materiais utilizados para o arquivamento;
 ● utilizar corretamente os materiais usados para o arquivamento dos documentos;
 ● conhecer a estrutura organizacional de um arquivo eficaz;
 ● despertar o senso de organização e postura ética com relação ao arquivo;
 ● conhecer a rotina do arquivo;
 ● desenvolver o senso de organização aplicando as metodologias apresentadas;
 ● compreender os conceitos de preservação e restauração de documentos;
 ● agir com responsabilidade diante da massa documental, visando a sua preservação;
 ● lidar com o processo de restauração dos documentos caso haja necessidade de fazê-lo;
 ● conhecer o conceito de arquivo de segurança;
 ● identificar as vantagens de sistematizar um arquivo.
Aulas
Acompanhe neste módulo o estudo das seguintes aulas:
Aula 1 – Material usado para o arquivamento dos documentos
Aula 2 – Organização geral do arquivo
120 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 4 | Organização do Arquivo
PARA INÍCIO DE CONVERSA
Seja muito bem-vindo ao quarto módulo de estudo, que abordará a organização do arquivo. 
Você verá que nossas aulas serão muito interessantes e fará com que você se torne um pro-
fissional mais seguro e consciente sobre seu modo de agir diante da massa documental da 
organização para a qual trabalha. 
Irá conhecer os materiais utilizados no arquivamento dos documentos, em seguida discor-
rer sobre a organização geral do arquivo, quando então você aprenderá como proceder no 
momento da criação de um arquivo. Também serão tema de estudo a rotina dos arquivos, a 
preservação e restauração dos documentos e arquivos de segurança. Sua participação e entu-
siasmo em aprender certamente contribuirão para a construção de novos saberes. 
Bons estudos!
Aula 3 – Rotina do arquivo
Aula 4 – Preservação, conservação e restauração de documentos
Aula 5 – Arquivos de segurança
Aula 4 – Sistema de arquivos
Aula 5 – Natureza dos documentos
Gerenciamento de Informações e Arquivos 121Unidade 4 | Organização do Arquivo
AULA 1 
MATERIAL USADO PARA OARQUIVAMENTO DOS DO-
CUMENTOS
A padronização do material e do mobiliário arquivístico é muito importante para a empresa, 
uma vez que permite o bom aproveitamento do espaço físico, facilita a identificação e a con-
sulta da massa documental a ser consultada. 
 
Trabalhar em um ambiente 
harmonioso esteticamente 
é muito mais prazeroso.
Imagine-se entrando em um escritório onde os móveis não possuam harmonia ou não este-
jam em bom estado de conservação.
 É ruim, não 
é mesmo? 
Conheça agora os materiais e mobiliário utilizados no arquivamento dos do-
cumentos de uma empresa. Temos os materiais permanentes e os materiais de 
consumo. São eles: 
122 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 4 | Organização do Arquivo
MATERIAIS DE CONSUMO
Pasta suspensa – Feita de papelão resistente ou de cartolina, serve para guardar e proteger 
os documentos. Pode ser suspensa, lisa ou ter projeção.
Pasta fichário – Arquivo próprio para documentos que geralmente obedecem a uma sequ-
ência, são perfurados e colocados na pasta. Ex.: processos.
Gerenciamento de Informações e Arquivos 123Unidade 4 | Organização do Arquivo
Caixa de transferência – Pode ser de papelão, aço ou polietileno (plástico), usada nos 
arquivos permanentes (3ª idade).
Materiais permanentes
Estante – Feita de aço ou madeira, usada para a guarda de processos, pasta A-Z, sanfona, 
caixas de transferência.
124 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 4 | Organização do Arquivo
Armário de madeira – Móvel de dimensões variadas, que geralmente possui cinco gave-
tas que acomodam as pastas suspensas.
Armário de aço – Também de dimensões variadas, com repartições internas que podem 
acomodar grande massa documental.
Gerenciamento de Informações e Arquivos 125Unidade 4 | Organização do Arquivo
Mapoteca – Arquivo dotado de grandes gavetas que acondicionam mapas, projetos arquite-
tônicos, desenhos etc.
Arquivo rotativo – Nesse tipo de arquivo os documentos ou pastas giram em torno de um 
eixo vertical ou horizontal. Sua estrutura possibilita agilidade na busca dos documentos.
126 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 4 | Organização do Arquivo
Arquivo deslizante – Compõe-se de módulos que deslizam sobre trilhos instalados direta-
mente no piso ou em uma plataforma de madeira. O deslocamento do módulo permite uma 
abertura que forma um corredor entre os mesmos, no local exato da consulta. A utilização 
desse tipo de arquivo permite uma economia de espaço e garante melhor organização dos 
materiais arquivados.
 
Viu quantos materiais e mobiliários 
temos disponíveis para organizar 
arquivos? 
Gerenciamento de Informações e Arquivos 127Unidade 4 | Organização do Arquivo
É muito importante para o profissional responsá-
vel pelo arquivo saber utilizar os recursos mate-
riais que contribuirão para o bom funcionamento 
da massa documental.
Na próxima aula você verá a organização geral do arquivo. Prepare-se, pois é muito interes-
sante conhecer mais sobre esse tema! 
AULA 2
ORGANIZAÇÃO GERAL DO ARQUIVO
 
Você sabe como proceder 
para criar um arquivo efi-
ciente e dinâmico?
Tudo o que fazemos em nossa vida começa de uma base, ou seja, uma estrutura. Ao cons-
truir uma casa, iniciamos da base de concreto, não é mesmo? Então, o primeiro passo para a 
organização de um arquivo é montar uma estrutura básica que conta com alguns elementos 
primordiais. São eles:
128 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 4 | Organização do Arquivo
Quando falamos em recursos humanos, falamos em pessoas aptas a desem-
penhar determinada função. No caso do arquivo, o profissional responsável 
deverá ser extremamente confiável e responsável, uma vez que em alguns casos 
as informações contidas no documento podem comprometer a instituição caso 
sejam compartilhadas.
 
Entre as operações rea-
lizadas pelo profissional 
de arquivo estão: 
Gerenciamento de Informações e Arquivos 129Unidade 4 | Organização do Arquivo
1. selecionar os documentos;
2. registrar os documentos;
3. determinar o melhor método de classificação; 
4. codificar os documentos;
5. arquivar os documentos conforme o método escolhido;
6. cuidar da conservação dos documentos;
7. manter o arquivo atualizado e organizado;
8. ser ágil na localização dos documentos quando solicitados;
9. controlar a entrada e a saída dos documentos do arquivo;
10. cuidar da transferência e descarte dos documentos;
11. nortear e treinar os usuários do arquivo.
 
Para que as operações citadas acima sejam 
desenvolvidas com qualidade, o profissional 
responsável pelo arquivo deve atender a 
algumas condições.
Vejamos as mais relevantes:
 ● tomar conhecimento de todas as atividades que a instituição desenvolve, bem como de 
seus interesses, na sua área de atuação;
 ● dominar as regras de classificação de documentos;
 ● conhecer a terminologia arquivística;
 ● ter postura ética;
 ● ser organizado.
130 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 4 | Organização do Arquivo
 
 
Com relação às instalações 
dos arquivos, há algumas 
particularidades?
 
Sim, veja o que deve 
ser observado.
 ● Localização – Deverá localizar-se em um local acessível a todos e preferencialmente que 
tenha espaço para ampliação caso necessário.
 ● Iluminação – A luminosidade deverá ser eficiente, todavia deve ser evitada a incidência 
direta dos raios solares.
 ● Arejamento – Ventilação natural com janelas que possam ser ajustadas.
 ● Higienização – O local deverá ser limpo e dedetizado periodicamente.
 ● Disposição (layout) – O mobiliário será disposto a fim de promover boa locomoção dos 
usuários e facilitar os mecanismos de busca e conservação da massa documental.
 ● Segurança – Extintores de incêndio, sistemas antirroubo e manutenção periódica contra 
infiltrações devem ser observados constantemente etc.
Gerenciamento de Informações e Arquivos 131Unidade 4 | Organização do Arquivo
Os últimos elementos da estrutura básica para organização do arquivo são os recursos ma-
teriais. 
 
Para se manter um arquivo organizado, é de 
suma importância que seja feito o “plano de clas-
sificação”, conforme você já viu anteriormente. 
Isso possibilitará o correto armazenamento da 
massa documental.
132 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 4 | Organização do Arquivo
Você viu que a organização do arquivo está diretamente relacionada com o comportamento 
do profissional responsável por ele. Um profissional comprometido com as normas de organi-
zação certamente refletirá no perfeito funcionamento do arquivo.
Portanto, utilize esse conteúdo para fazer as modificações que achar pertinentes no seu arqui-
vo, caso seja o responsável por ele. Caso não seja você o responsável, que essas dicas sirvam 
para despertar seu bom-senso na utilização como usuário.
Na próxima aula o assunto abordado será a rotina do arquivo. Esperamos você!
AULA 3
ROTINA DO ARQUIVO
 
Como você pôde perceber, os temas 
de nossas aulas estão intencional-
mente concatenados com vistas a 
melhor auxiliá-lo na tarefa de com-
preensão da arquivologia. 
A rotina que os documentos devem seguir deve iniciar-se no momento de sua guarda. Os 
recursos materiais (pastas, caixas etc.) devem ser escolhidos conforme a necessidade de cada 
documento, bem como o mobiliário correto, como você já viu anteriormente. 
Gerenciamento de Informações e Arquivos 133Unidade 4 | Organização do Arquivo
 
Pensando na fluidez da rotina do 
arquivo, deve-se observar e obe-
decer a uma sequência de fases:
1. Inspeção – É a verificação do documento conforme seu destino, afinal ele é arquivado 
por vários motivos: somente para arquivamento; para a solicitação informacional; para a 
observação de antecedentes ou ainda em cumprimento a uma rotina.
O profissional de arquivo responsável por esta inspeção deverá certificar-se de que o docu-
mento possui autorização para ser arquivado (OK, arquive-se), bem como observar se a ação 
que ele traz foicumprida e encerrada. Nessa fase, a verificação da existência de anexos tam-
bém é feita, bem como a observação do último despacho. Os documentos que não se encon-
tram aptos a ser arquivados por contarem com alguma irregularidade deverão voltar ao setor 
onde foram originados para as devidas correções.
2. Leitura – A leitura do conteúdo do documento deve ser feita cautelosamente, visando 
saber sob qual classificação será arquivado (se ainda não houver pasta adequada, abrir 
uma nova).
134 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 4 | Organização do Arquivo
3. Seleção – Separar os documentos que serão arquivados dos que deverão ser eliminados 
sem acarretar prejuízos à instituição. Ex: bilhetes, cópias, comunicados.
4. Hora e data – A hora e a data em que o documento entrou no arquivo devem ser obser-
vadas para evitar contradições e distorções que eventualmente possam ocorrer.
5. Registro – Efetuar o registro em livro próprio, ou no sistema adotado pela instituição, 
de todos os documentos que entrarem no arquivo. Datar, anotar de onde procede, des-
crever seu conteúdo e anotar os códigos de localização. A execução desses passos facilita-
rá o acesso aos documentos no momento de sua busca.
6. Classificação – Decidir a maneira como o documento será arquivado, conforme o mé-
todo adotado pela instituição. O destino do documento deverá ser escrito a lápis no pró-
prio documento.
7. Ordenação – É o arranjo dos documentos dentro das pastas, e destas dentro do ar-
quivo. A ordenação depende da natureza de cada documento. Lembremos que existem 
vários métodos de arquivamento: alfabético, cronológico, geográfico, temático, numérico 
etc. Os documentos que apresentam a mesma função devem ser arquivados juntos, a fim 
de facilitar o entendimento do processo pelo qual passou e também sua pesquisa. 
8. Arquivamento – Os documentos devem ser guardados nas pastas e caixas existentes no 
arquivo conforme o plano de classificação. Se você tiver que abrir nova pasta, lembre-se 
de fazer as etiquetas indicativas com o código da atividade correspondente.
9. Empréstimo – Para que haja controle dos documentos que saem do arquivo, é necessá-
ria a implantação de um sistema de controle de empréstimo de documentos. 
 
Você mesmo pode criar um 
formulário com os seguintes 
dados: 
Gerenciamento de Informações e Arquivos 135Unidade 4 | Organização do Arquivo
 ● identificação do documento;
 ● classificação da pasta que contém o documento;
 ● nome do requisitante e o setor de origem;
 ● assinatura e datas de empréstimo e devolução.
Caso o empréstimo seja da pasta inteira, aconselhamos que você crie uma Guia Fora, ou seja, 
uma pasta suspensa para que fique no lugar da que foi retirada. A pasta substituta conterá a 
requisição do empréstimo e você pode diferenciar sua projeção (etiqueta) com uma cor que te 
chame atenção: o vermelho, por exemplo. 
A rotina de um arquivo deve ser planejada com o objetivo de auxiliar o profissional de arqui-
vo no que diz respeito à economia de tempo. Portanto, os passos aqui apresentados devem 
ser seguidos a fim de alcançar esse objetivo.
O profissional que se adapta às normas estabelecidas pela instituição onde trabalha está à 
frente no processo de reconhecimento por parte de seus chefes imediatos e pares. Afinal, 
todos se sentirão beneficiados com a fluidez e agilidade do arquivo.
Preservação, conservação e restauração de documentos, você verá a seguir.
Será um caminho instigante a percorrer.
136 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 4 | Organização do Arquivo
AULA 4
PRESERVAÇÃO, CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DE 
DOCUMENTOS
Você sabe que o profissional que tem acesso a informações confidenciais acerca da empresa 
denota uma maior responsabilidade de sua parte, afinal, certas informações jamais poderão 
ser repassadas ou negligenciadas. 
Portanto, o profissional de arquivo deve agir 
com honestidade e lealdade em relação às 
normas estabelecidas pela empresa onde atua, 
além de empenhar-se ao máximo em garantir a 
ordem e, consequentemente, o bom andamen-
to dos trabalhos.
A preservação dos documentos de uma empresa pública ou privada é de responsabilidade do 
profissional responsável pelas atividades do arquivo. As principais atividades desempenhadas 
pela preservação são: 
Gerenciamento de Informações e Arquivos 137Unidade 4 | Organização do Arquivo
A conservação tem como objetivo promover o aumento da vida útil do documento, tentando 
mantê-lo com suas características iniciais, ou seja, de quando foi criado. Já a restauração ob-
jetiva recuperar o documento conforme sua formação original, ou seja, torná-lo 
legível novamente.
Existem os agentes físicos, químicos e biológicos que contribuem para a danifi-
cação dos documentos. 
 
 
Conheça os 
agentes físicos:
138 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 4 | Organização do Arquivo
 ● Luminosidade – A luz é uma das fontes de maior deterioração dos documentos, uma vez 
que auxilia no clareamento ou mesmo desaparecimento da tinta, além de envelhecer o 
papel.
 ● Temperatura – A temperatura deve ser estável, sem muitas oscilações. A temperatura 
recomendada é aproximadamente 22 °C.
 ● Umidade – Tanto o excesso de umidade como sua falta prejudicam a conservação do do-
cumento porque agem diretamente na fibra do papel. Portanto, o ideal é que a umidade 
esteja na casa dos 45% a 58%. O uso de termômetros é indispensável para o responsável 
pelo acervo.
 
 
Confira agora os 
agentes químicos:
 ● Poluição atmosférica – Causada pela poeira e pela fumaça, é uma das principais causas 
de destruição de documentos.
 ● Tintas – A tinta da caneta utilizada para se escrever nos documentos é responsável pela 
sua degradação.
 ● Gordura e oleosidade – Nossas mãos contêm gordura e passam a oleosidade contida 
nelas para o documento, danificando-o. Você pode perceber essa transferência principal-
mente nas fotografias e filmes, pois são mais sensíveis que o papel. Nesse caso, recomen-
da-se o uso de luvas de algodão.
 ● Objetos metálicos – Clipes, grampos, colchetes devem ser evitados. Quando utilizamos 
esses recursos para fixar os papéis, corremos o risco de vê-los enferrujarem, danificando 
o documento. O ideal é o uso de objetos de plástico.
Gerenciamento de Informações e Arquivos 139Unidade 4 | Organização do Arquivo
 
 
Finalmente, os 
agentes biológicos:
 ● Insetos – Baratas, traças etc. podem danificar os documentos. Por isso, a dedetização do 
ambiente deve ser feita periodicamente, tomando-se os cuidados necessários.
 ● Micro-organismos – Fungos.
 ● Roedores – Ratos.
 ● Homem – É o principal agente degradador de um documento, afinal, na maioria das 
vezes, não age da maneira correta para garantir sua preservação.
 
Confira algumas dicas para evitar 
a degradação por meio de agentes 
biológicos:
1. Não comer no local onde o acervo está armazenado.
2. Evitar a instalação de cantinas ou refeitórios ao lado da sala do acervo.
3. Retirar o lixo diariamente a fim de evitar resíduos que podem atrair insetos ou roedo-
res.
140 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 4 | Organização do Arquivo
4. Caso existam vidros quebrados no local da guarda, providenciar substitui-
ção quanto antes.
5. Observar se os armários onde os documentos estão armazenados possuem 
arejamento adequado. De vez em quando, deixar as suas portas abertas.
 Algumas atitudes quanto à conservação devem 
ser tomadas. Entre elas estão a desinfestação, a 
limpeza, o alisamento e a restauração dos docu-
mentos.
Lembre-se de que a desinfestação deve ser feita regularmente. Quanto à limpeza, deve ser 
feita com pano macio, úmido, tanto na mobília como no assoalho, bem como a utilização de 
aspiradores de pó, o que evita que a poeira migre para onde não deve.
O alisamento consiste em expor os documentos à ação do ar, com elevada porcentagem de 
umidade (90% a 95%), por uma hora, em câmera de umidificação. Depois de uma hora, as 
folhas serão passadas a ferro separadamenteem máquinas elétricas.
A restauração dos documentos implica a utilização de métodos que prolonguem a resistência 
do papel ao envelhecimento natural e às intervenções dos agentes externos vistos anterior-
mente. A restauração poderá acontecer por meio de banho de gelatina ou cola; pela repara-
ção do documento com tecido fino; por meio de silking (crepeline ou musseline de seda) que 
garante grande durabilidade; de laminação, em que o documento é envolto nas duas faces por 
uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose, colocado numa prensa sob pressão 
e temperatura bem altas; de encapsulação, em que o documento é colocado entre duas lâmi-
nas de poliéster, preso por fita adesiva e, ao fim da operação, corta-se o excesso de poliéster, 
arredondando-se as extremidades.
Gerenciamento de Informações e Arquivos 141Unidade 4 | Organização do Arquivo
As dicas apresentadas são muito importantes 
para conservar e restaurar documentos danifi-
cados por agentes físicos, químicos e biológicos, 
e principalmente para impedir a degradação do 
acervo.
Quer saber sobre arquivos de segurança? Este assunto virá na próxima aula.
AULA 5 
ARQUIVOS DE SEGURANÇA
Existem vários locais onde podemos armazenar documentos importantes do 
nosso dia a dia, seja em nossa vida pessoal ou profissional. 
 
 O que é arquivo 
de segurança? 
142 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 4 | Organização do Arquivo
 
É um local extremamente seguro e próprio para 
promover a segurança de seu conteúdo: mídias 
de armazenamento e backups (disquetes, CDs, 
DVDs, fitas e cartuchos magnéticos, fitas VHS, 
fotografias etc.).
Os arquivos de segurança devem ser instalados em salas com condições essenciais à preser-
vação da vida útil dos materiais, bem como suas informações. A temperatura e a 
umidade precisam ser monitoradas com a finalidade de manter perfeitas condi-
ções de acondicionamento dos arquivos especiais. 
 
 
Confira algumas das van-
tagens de um arquivo de 
segurança:
Gerenciamento de Informações e Arquivos 143Unidade 4 | Organização do Arquivo
 ● local diferenciado de armazenamento;
 ● acesso restrito;
 ● controle de acesso às mídias totalmente informatizado;
 ● melhor conservação das mídias, minimizando o risco de se perderem informações im-
portantes;
 ● entrega planejada.
O ponto de partida para a implementação desse tipo de arquivo é manter o ambiente de tra-
balho sempre limpo e organizado, a fim de garantir o correto acondicionamento dos arquivos. 
Quando isso acontece, os objetivos do arquivo são atingidos com mais facilidade, daí a neces-
sidade de um projeto inicial.
O segundo passo a ser seguido é providenciar a elaboração de uma Tabela de Temporalidade 
documental, a separação dos documentos, a conferência, o tratamento e restauração da mas-
sa documental, a classificação, e finalmente a observação dos suportes materiais utilizados no 
armazenamento dos documentos: pastas suspensas, caixas box, estantes, mapotecas etc.
Devem ser observadas principalmente a disposição física do arquivo, bem como a capacitação 
dos usuários desse novo sistema.
O principal objetivo da informatização dos arquivos é o controle e monitoramento da guarda 
e da tramitação dos documentos na empresa.
144 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 4 | Organização do Arquivo
 
Dentre os recursos que o sistema de 
arquivamento informatizado possui, 
podemos destacar:
 ● Indexação (ordenar sob forma de índice) dos documentos por meio do uso de campos 
como: datas, nomes, números, departamento, título, o que permite a personalização do 
sistema conforme as características da empresa.
 ● Rótulos das caixas box e pastas suspensas impressos.
 ● Representação gráfica do layout da mobília que compõe o arquivo, bem como dos espa-
ços vazios.
 ● O local de arquivamento dos novos documentos será definido automaticamente via sis-
tema, de acordo com seu título.
 ● Implementação de uma central de atendimento.
 ● Melhor controle do empréstimo de documentos, afinal, os protocolos serão impressos e 
salvos na memória do computador.
 ● Acessibilidade ao histórico da tramitação do documento dentro da organização.
 ● Criação de relatórios de documentos que devem ser eliminados, através de um controle 
de temporalidade.
 ● Havendo a necessidade de consultar algum documento, o sistema de filtrar as informa-
ções em diversos níveis minimizará o tempo gasto com a busca.
 ● Possibilidade de restringir o acesso ao sistema de acordo com o perfil de cada usuário. 
Ex: o chefe do Departamento Pessoal pode não ter acesso às informações do Departa-
mento de Compras da empresa.
Gerenciamento de Informações e Arquivos 145Unidade 4 | Organização do Arquivo
 
A maioria dos sistemas de 
informatização apresen-
ta diversas vantagens aos 
seus usuários.
 
Sim, confira 
as vantagens:
 ● melhor organização física, ou seja, do material utilizado no arquivamento;
 ● melhoria na identificação visual;
 ● uniformização dos métodos de arquivamento;
 ● presteza nas consultas aos documentos;
 ● maior segurança quanto às informações: sigilo e conservação dos documentos;
 ● diminuição dos gastos com pessoal;
 ● diminuição dos gastos com a manutenção do acervo;
 ● obediência às normas ISO de armazenamento e controle das informações e dos docu-
mentos.
146 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 4 | Organização do Arquivo
 
Devemos lembrar que a pre-
venção é a melhor maneira 
de evitar possíveis perdas. 
Uma pessoa que faz backup (cópia de segurança) periodicamente corre menos riscos de per-
der suas informações do que aquele que não o faz. Portanto, esteja atento à constante atuali-
zação do seu sistema de dados e arquivos, tanto em sua vida pessoal como na profissional.
Como profissional responsável pelo arquivo da instituição em que trabalha ou mesmo como 
usuário, é importante que você utilize as informações aqui disponibilizadas! 
SAIBA MAIS
 
Para ampliar seus conhecimentos sobre os assun-
tos estudados neste módulo, confira as sugestões 
a seguir. Lembre-se de que fontes complemen-
tares de pesquisa são importantes para o seu 
aprendizado!
Gerenciamento de Informações e Arquivos 147Unidade 4 | Organização do Arquivo
 ● Para saber mais sobre a temática do módulo, conheça: Técnicas de Arquivo & Protocolo 
(SENAC), Editora SENAC Nacional, 1998.
COLOCANDO EM PRÁTICA
Chegou o momento de colocar em prática os co-
nhecimentos apreendidos. Vamos acessar o Am-
biente Virtual de Aprendizagem (AVA) e realizar 
as atividades? Será um belo momento de constru-
ção significativa do aprendizado.
RELEMBRANDO 
Você estudou assuntos importantes que fazem parte do dia a dia de uma organização, afinal, 
todas possuem um arquivo, não é mesmo? Você conheceu os recursos materiais utilizados 
para o arquivamento dos documentos e sua correta utilização. Aprendeu como estruturar um 
arquivo eficaz, procurando despertar seu senso de organização e ética profissional.
A rotina do arquivo e como proceder para conservar e restaurar a massa documental de uma 
organização foram tratados neste módulo.
Finalmente, o conceito de arquivo de segurança, tão utilizado atualmente com a finalidade de 
sistematizar um arquivo.
GERENCIANDO AS 
INFORMAÇÕES 5
Gerenciando As Informações Unidade 5
151
Gerenciando As Informações Unidade 5
152
Gerenciamento de Informações e Arquivos
Unidade 5 | Gerenciando as Informações
Gerenciamento de Informações e Arquivos
153Unidade 5 | Gerenciando as Informações
OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM 
Ao final deste módulo, você terá subsídios para:
 ● compreender o conceito de microfilmagem de documentos;
 ● identificar a importância da utilização do método de microfilmagem, com vistas às van-
tagens oferecidas por esse recurso;
 ● reconhecer a importância do gerenciamento eletrônico de documentos;
 ● identificar os benefícios da implantação do GED nas empresas;
 ● identificar a aplicação e uso eficaz do GED;
 ● conhecera Tabela de Temporalidade;
 ● reconhecer a importância da Tabela de Temporalidade (TTD);
 ● conhecer as etapas e os métodos utilizados para o desenvolvimento de uma TTD;
 ● conhecer a Lei 8.159/91, que dispõe sobre os arquivos públicos e privados;
 ● compreender a linguagem utilizada pelos profissionais de arquivologia, visando a mini-
mizar quaisquer dificuldades de entendimento.
Aulas
Acompanhe neste módulo o estudo das seguintes aulas:
Aula 1 – Microfilmagem de documentos
Aula 2 – Conceitos gerais acerca do GED – Gerenciamento Eletrônico de Informação
Aula 3 – Tabela de Temporalidade
Aula 4 – Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991
154 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 5 | Gerenciando as InformaçõesUnidade 5 | Gerenciando as Informações
PARA INÍCIO DE CONVERSA
As informações deste módulo contribuirão sobremaneira para sua qualificação profissional, 
afinal, não são todos os profissionais que conhecem um arquivo e entendem como ele funcio-
na. Percebe a importância do nosso curso? A partir do momento em que você encerrar este 
último módulo, seu currículo terá um diferencial que certamente implicará melhores oportu-
nidades profissionais. 
Você estudará sobre a microfilmagem de documentos, um recurso bastante utilizado pelas 
médias e grandes empresas, principalmente por agências bancárias. A microfilmagem visa 
gerenciar as informações e preservar os documentos por meio da obtenção de sua cópia em 
formato altamente reduzido.
Além deste assunto, também conceituar e saber como implementar o GED – Gerenciamento 
Eletrônico de Informações, bem como a Tabela de Temporalidade. Finalmente, chegará a seu 
conhecimento a Lei 8.159/91, que dispõe sobre os arquivos públicos e privados, e também 
apresentar a você o dicionário de terminologia arquivística.
Que você possa agregar conhecimento e valor à sua carreira profissional a partir dos conteú-
dos estudados.
Bons estudos!
Aula 1 
MICROFILMAGEM DE DOCUMENTOS
Desde o surgimento da globalização, os profissionais responsáveis pelo controle, seleção e ar-
quivamento da massa documental das empresas viram-se diante de um problema: o acúmulo 
de papel advindo do acesso acelerado e instantâneo às informações. 
Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 5 | Gerenciando as Informações 155Unidade 5 | Gerenciando as Informações
Os documentos recebidos e gerados pelas empresas ficaram meio sem rumo, afinal, os profis-
sionais pelo arquivo não tinham conhecimentos específicos sobre análise, armazenamento e 
descarte. 
 
Felizmente, conforme já vimos 
anteriormente, esse proble-
ma foi sanado com a criação 
de métodos de arquivamento 
eficazes.
156 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 5 | Gerenciando as InformaçõesUnidade 5 | Gerenciando as Informações
Atualmente encontram-se vários sistemas de gerenciamento de informações no 
mercado e os profissionais dessa área estão cada vez mais capacitados e aptos a 
atender a todo tipo de cliente.
 
Um recurso bastante utilizado pelas 
médias e grandes empresas, princi-
palmente por agências bancárias, é 
a microfilmagem de documentos.
 
Mas o que 
é isso?
 
Microfilmagem é um sistema de ge-
renciamento de informação e pre-
servação dos documentos feito por 
meio da obtenção de sua cópia em 
formato altamente reduzido.
Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 5 | Gerenciando as Informações 157Unidade 5 | Gerenciando as Informações
São utilizadas nesse processo as microfichas, que você conhecerá mais adiante. Esse recur-
so proporciona uma redução do espaço físico, por seu caráter racional, o que leva ao acesso 
rápido, limpo e totalmente seguro à massa documental da empresa. Além dessas vantagens, a 
economia com os custos e a preservação das informações contidas nos documentos pode ser 
facilmente notada.
A microfilmagem, no entanto, não é um recurso novo. Seu estudo teve início no ano de 1835, 
mas ganhou destaque em 1906 com a reprodução de livros e documentos em dimensões ex-
tremamente reduzidas.
No Brasil, a Lei 5.433/68 rege a microfilmagem de documentos, que estabelece que o micro-
filme reproduza os mesmos efeitos legais dos documentos originais, podendo estes ser elimi-
nados após o processo de microfilmagem. 
 
Para conhecer a lei na íntegra, 
acesse <www.planalto.gov.br/
ccivil/leis/l5433.htm>.
Atualmente encontram-se vários sistemas de gerenciamento de informações no 
mercado e os profissionais dessa área estão cada vez mais capacitados e aptos a 
atender a todo tipo de cliente.
 
 
 
158 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 5 | Gerenciando as InformaçõesUnidade 5 | Gerenciando as Informações
 
 
As etapas da microfilmagem são as se-
guintes:
 ● preparação dos documentos;
 ● microfilmagem;
 ● inspeção dos microfilmes;
 ● processamento;v
 ● duplicação e distribuição das microfichas;
 ● arquivamento e preservação das microformas.
A microfilmagem utiliza três tipos de suporte 
material: 
Filme (rolo)
É a forma de saída natural do processo de microfilmagem dos documentos. Um filme pode ar-
mazenar cerca de 2.400 documentos de formato A4. No filme esses documentos são chamados 
de fotogramas.
Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 5 | Gerenciando as Informações 159Unidade 5 | Gerenciando as Informações
Jaqueta 
A sua impressão segue os mesmos passos do filme. São gerados dois filmes: um para o arma-
zenamento no arquivo de segurança e outro para consulta. O filme utilizado para consulta 
passa por novos processos: os fotogramas são recortados e alocados em jaquetas. Utiliza-se 
esse tipo de arquivamento em documentos que formam dossiês e que são constantemente 
atualizados e consultados, onde se faz necessária a proximidade das informações. Pelo fato de 
esse processo ser mais trabalhoso, pequena parte da documentação de uma empresa encon-
tra-se nesse suporte.
Microficha 
É expedida pelo sistema comum ou através do sistema COM – Computer Output Microfilm, 
onde ocorre a saída direta do computador para a microficha, por meio da fita spool, sem 
passar pelo papel. Nesse processo os formulários contínuos são eliminados. A capacidade de 
armazenamento das microfichas é de até 420 fotogramas e elas são de fácil manuseio.
 
Puxa, a microfilmagem 
é realmente um ótimo 
recurso para organização 
de documentos.
160 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 5 | Gerenciando as InformaçõesUnidade 5 | Gerenciando as Informações
 
Este assunto é muito importante 
para que seu conteúdo profissional 
seja reconhecido pela empresa em 
que trabalha e assim você consiga 
agregar valores à sua profissão.
AULA 2 
CONCEITOS GERAIS ACERCA DO GED – GERENCIA-
MENTO ELETRÔNICO DE INFORMAÇÃO 
Saber lidar com o acúmulo de papéis, o que fazer com eles, bem como entender a rotina do 
arquivamento é sem dúvida um diferencial no momento da contratação, seja para qualquer 
área. As empresas buscam profissionais organizados e multifuncionais, ou seja, que enten-
dem um pouco de cada área de atuação. 
Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 5 | Gerenciando as Informações 161Unidade 5 | Gerenciando as Informações
 
 
Portanto, cada dia mais busque sua 
qualificação profissional e mantenha-
se inserido no mundo do trabalho, ok?
Um assunto muito importante para o responsável pelo arquivo de uma empresa ou organiza-
ção é: GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
 
 
Mas por que o GED é tão 
importante para esse 
profissional?
Mesmo com a previsão um tanto quanto otimista da chegada do escritório sem papel, a cada 
três ou quatro anos o volume de papéis duplica-se nas organizações. Por mais que o profis-
sional tente suprimir os documentos impressos, ainda serão necessários pelo menos uns dez 
anos para que se consiga um avanço real nesse sentido.
162 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 5 | Gerenciando as InformaçõesUnidade 5 | Gerenciando as Informações
Pesquisas feitas ao redor do mundo revelamque cerca de 1 bilhão de páginas de papel são 
geradas por dia. 
 
É um número 
assustador, 
não é mesmo?
Imaginem a quantidade de árvores que precisam ser cortadas para garantir a produção de 
tanta celulose (matéria-prima utilizada na fabricação do papel). 
Baseado nessa realidade, percebe-se a importância do gerenciamento eletrônico dos docu-
mentos. 
Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 5 | Gerenciando as Informações 163Unidade 5 | Gerenciando as Informações
 
Pois bem, vamos ao 
conceito de GED.
Gerenciamento Eletrônico de Documentos é um sistema que utiliza a tecnologia da infor-
mática para captar, armazenar, localizar e gerenciar versões eletrônicas dos documentos 
em papel, ou seja, tudo o que se encontra em papel é convertido em imagem eletrônica. Em 
seguida, são indexados1 e guardados em discos ópticos ou magnéticos de alta capacidade. 
Cada empresa tem sua metodologia de trabalho, sua cultura e as informações são produzidas 
de acordo com suas próprias necessidades. Todavia, por mais que as empresas apresentem 
características diferenciadas, seguem certo padrão no momento da produção de suas infor-
mações. Esse padrão recebe o nome de ciclo documental.
O ciclo documental norteia o gerenciamento eletrônico com a finalidade de atingir o máximo 
de satisfação possível por parte do seu usuário. Embora existam variações, o padrão que você 
verá a seguir é o que melhor representa o ciclo.
1 Indexar: Classificar na forma de índice.
164 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 5 | Gerenciando as InformaçõesUnidade 5 | Gerenciando as Informações
Figura 1 - Ciclo documental.
 ● Produção – A produção de documentos da empresa depende exclusivamente do traba-
lho que está sendo executado. Por isso, nessa fase o GED não apresenta relevância. 
 ● Revisão/Validação – Nessa fase, o gerenciamento eletrônico de documentos apre-
senta certa influência. Como forma de otimizar2 o trabalho de revisão, podem ser cria-
dos modelos, de acordo com as normas do GED, que padronizem os documentos, assim 
quando você precisar redigir um relatório, por exemplo, ele já vai estar pronto apenas 
para a inserção de novos dados.
2 Otimizar – Criar condições favoráveis para fornecer a algum processo, empresa, máquina etc. o ren-
dimento máximo possível.
Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 5 | Gerenciando as Informações 165Unidade 5 | Gerenciando as Informações
 ● Reprodução – A partir dessa fase, o GED assume papel fundamental no ciclo docu-
mental. A reprodução deve atender diretamente aos interesses da empresa, por isso os 
documentos devem estar digitalizados. Após a digitalização3, podem ser armazenados 
e disponibilizados em meios eletrônicos como rede interna da empresa (intranet) e a 
internet.
 ● Distribuição – Nessa fase, o GED também exerce grande influência sobre os documen-
tos. Após digitalização e transferência para as mídias eletrônicas, a distribuição dos do-
cumentos é fácil e segura. Fácil porque os dados já estarão armazenados no computador, 
e segura porque o Gerenciamento Eletrônico nos permite autorizar ou bloquear o acesso 
aos documentos que estão sob seus cuidados.
 ● Arquivamento – A digitalização dos documentos é de suma importância também nes-
sa fase do ciclo, uma vez que facilita seu arquivamento. A partir do momento em que 
transferimos a massa documental física (papéis, fotos etc.) para as mídias digitais, obte-
mos durabilidade, uma vez que quando as mídias digitais são bem cuidadas duram por 
muito tempo, e economia de espaço, tendo em vista que um grande volume de dados 
procedentes dos documentos de papel pode ser armazenado em um único banco digital.
 ● Recuperação – Quando aplicamos o gerenciamento eletrônico de documentos, é no 
momento da recuperação que percebemos seus benefícios. A recuperação compreende 
o ato da busca de um documento no arquivo eletrônico. Se esse arquivo estiver devida-
mente catalogado e digitalizado, obedecendo às normas do GED, qualquer documento é 
encontrado em questão de segundos.
3 Digitalização – Consiste em passar as informações de um suporte físico (papel) para um formato 
digital (imagem digital) permitindo um acesso mais rápido aos documentos utilizando o computador e 
também preservando o documento original.
166 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 5 | Gerenciando as InformaçõesUnidade 5 | Gerenciando as Informações
 
Pelo fato de existirem vários tipos de 
mídias eletrônicas, cada uma oferece 
vantagens e desvantagens, devemos 
nos atentar a detalhes do tipo: ca-
pacidade de armazenamento (tama-
nho), durabilidade e preço. 
 
O GED oferece inúmeros 
benefícios à organização. 
Vamos conhecer alguns 
deles?
 ● rapidez e precisão na localização de documentos;
 ● melhora na qualidade do atendimento ao cliente, uma vez que o GED oferece respostas 
rápidas e precisas; 
 ● maior agilidade nas transações entre empresas; 
 ● automatização de processos, reduzindo gastos com pessoal e aumento da produtividade; 
 ● rapidez no processo de tomada de decisões; 
 ● agilidade nas mudanças em processos. Ex: alteração dos dados cadastrais de clientes;
 ● possibilidade da inserção do trabalho virtual, refletindo na redução de despesas como 
um todo;
 ● redução dos gastos com cópias; 
 ● aumento do espaço físico; 
 ● diminuição dos riscos de desvio ou falsificação de documentos;
Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 5 | Gerenciando as Informações 167Unidade 5 | Gerenciando as Informações
 ● aproveitamento do suporte informático já existente na empresa;
 ● aumento do controle da gerência sobre os procedimentos da empresa;
 ● aumento da colaboração entre pessoas e equipes, interferindo positivamente na qualida-
de do atendimento.
Embora os avanços tecnológicos ofereçam vantagens, existem alguns inconvenientes acerca 
dessas mídias que necessitam ser observados, como por exemplo: inexistência de leis que 
assegurem a veracidade dos registros contidos em suportes eletrônicos; pouca durabilidade 
dos materiais utilizados na fabricação das mídias; a constante renovação dos equipamentos 
indispensáveis à leitura das informações armazenadas, que acontece a cada quatro ou cinco 
anos. Um exemplo disso é o disquete, que se tornou obsoleto, e a falta de um padrão no mo-
mento da fabricação de equipamentos e suportes. 
A utilização do GED é importante para a organização no que diz respeito à agilidade nos pro-
cessos administrativos, uma vez que utilizado da maneira correta, diminui sensivelmente o 
tempo gasto na busca de documentos no arquivo e possibilita uma melhora no relacionamen-
to interpessoal dos funcionários da empresa devido ao espírito de colaboração que surge com 
a implantação do gerenciamento eletrônico de documentos. 
168 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 5 | Gerenciando as InformaçõesUnidade 5 | Gerenciando as Informações
O próximo assunto muito importante da arquivologia, Tabela de Temporalidade, será seu 
foco de estudo. Podemos trilhar mais este caminho de aprendizagem? Você pode chegar ao 
ponto de se destacar profissionalmente, usufruindo de todos os benefícios que o conhecimen-
to nos proporciona. 
AULA 3 
TABELA DE TEMPORALIDADE
Como construir uma Tabela de Temporalidade é o que você verá nesta aula.
 
Mas, afinal, o que 
é uma Tabela de 
Temporalidade? 
Lembra-se que anteriormente você estudou a Teoria das 3 Idades? É a TTD que determina 
em qual das idades o documento será arquivado.
A tabela norteia o profissional quanto ao destino do documento, ou seja, para onde ele vai. 
Poderá ser arquivado no arquivo corrente, no intermediário ou no permanente (primeira, 
segunda e terceira idade, respectivamente).
Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 5 | Gerenciando as Informações 169Unidade 5 | Gerenciando as Informações
De acordo com o Conarq (Conselho Nacional de 
Arquivos), a tabela de temporalidade é um ins-
trumento arquivístico resultante de avaliação, 
que tem por objetivodefinir prazos de guarda e 
destinação de documentos, com vista a garantir o 
acesso à informação a quantos dela necessitem.
Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos 
e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases 
corrente e intermediária, a destinação final - eliminação ou guarda permanente -, além de um 
campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação.
Devemos saber que a Tabela de Temporalidade é elaborada de acordo com as normas de ar-
quivamento de cada empresa ou organização. Cada organização, seja ela pública ou privada, 
ao iniciar a construção de uma TTD, deve eleger uma comissão para avaliar os documentos 
que serão arquivados de acordo com a tabela. Os membros dessa comissão, além de avaliar, 
também acompanharão e decidirão juntamente com o profissional responsável pelo arquivo o 
destino dos documentos.
 A inexistência da Tabela de Temporalidade acar-
reta prejuízos à organização como um todo, haja 
vista a desorganização da massa documental, 
bem como a perda de tempo com a reorganização 
frequente do arquivo.
170 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 5 | Gerenciando as InformaçõesUnidade 5 | Gerenciando as Informações
Uma vez criada a tabela, os documentos seguem para seus devidos lugares, não existindo a 
necessidade de verificação de datas, ou seja, por quanto tempo cada documento deve ser 
mantido, onde deve ser mantido e quando deve ser arquivado permanentemente. Além do 
mais, não há como organizar o arquivo sem ter que passar pasta por pasta, o que demanda 
muito tempo. E como sabemos, o tempo é um bem precioso e não deve ser 
desperdiçado!
Algumas etapas devem ser observadas no mo-
mento da construção de uma Tabela de Temporali-
dade, bem como a metodologia empregada nesse 
trabalho.
Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 5 | Gerenciando as Informações 171Unidade 5 | Gerenciando as Informações
A tabela de temporalidade representa um apanhado dos diversos documentos contidos em 
cada setor da empresa ou organização e que forma um todo no fim. O responsável pela comis-
são de elaboração da TTD deve estar ciente disso.
O objetivo principal da Tabela de Temporalidade é determinar o prazo de retenção (guarda) 
dos documentos da empresa. Todavia, outros objetivos podem ser definidos:
 ● redução e racionalização do espaço físico;
 ● preservação dos antigos registros da empresa;
 ● eficácia na recuperação de informações úteis;
 ● responsabilidade com o arquivo;
 ● redução dos custos com armazenamento da massa documental.
Existem alguns cuidados que devemos ter com relação à manutenção da Tabela de Tempora-
lidade no que diz respeito à sua atualização. 
 
É de suma importância que se crie uma conscien-
tização por parte do responsável (cliente) pela 
TTD, que a partir do momento da implantação 
da tabela ocorre uma mudança de conceitos, ou 
seja, o critério anterior à criação da tabela já não 
existe, e é necessária uma adaptação à nova rea-
lidade.
172 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 5 | Gerenciando as InformaçõesUnidade 5 | Gerenciando as Informações
A construção da Tabela de Temporalidade é importante no processo de organização do ar-
quivo de uma empresa, seja ela pública ou privada. A TTD proporciona ao responsável pelo 
arquivo a economia de espaço físico. Uma vez percebida a inutilidade do documento para a 
empresa, o mesmo poderá ser descartado com segurança, bem como economia de tempo, 
pois ao buscar um documento, o responsável saberá exatamente onde encontrá-lo por meio 
de uma consulta à tabela. 
O uso da Tabela de Temporalidade deve ser adotado na sua rotina no escritório, ok? 
AULA 4
LEI 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991
Conhecer a lei que rege a política nacional de arquivos públicos e privados é fundamental 
para você, profissional que atua na área. 
Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 5 | Gerenciando as Informações 173Unidade 5 | Gerenciando as Informações
 
Vamos conhecer a Lei nº 
8.159, de 8 de janeiro 
de 1991? 
Regulamento. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras 
providências.
Decreto nº 2.942, de 18.1.99, regulamenta os arts. 7º, 11 e 16 (revogado)
Decreto nº 4.553, de 27.12.02
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono 
a seguinte lei:
CAPÍTULO I
Disposições Gerais
Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos 
de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento cien-
tífico e como elementos de prova e informação.
174 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 5 | Gerenciando as InformaçõesUnidade 5 | Gerenciando as Informações
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzi-
dos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em 
decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que 
seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
 Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técni-
cas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediá-
ria, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
 Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particu-
lar ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão presta-
das no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja impres-
cindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da 
vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Art. 5º A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma 
desta lei.
 Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da 
violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.
CAPÍTULO II
Dos Arquivos Públicos
Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no 
exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Fe-
deral e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.
§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por institui-
ções de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos 
no exercício de suas atividades.
Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 5 | Gerenciando as Informações 175Unidade 5 | Gerenciando as Informações
§ 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhi-
mento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à insti-
tuição sucessora.
Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e perma-
nentes.
§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimenta-
ção, constituam de consultas frequentes.
§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos 
órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou 
recolhimento para guarda permanente.
§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório 
e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas 
e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição 
arquivística pública, na sua específica esfera de competência.
Art. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e impres-
critíveis.
 
Puxa! Como a lei traz em 
detalhes as especificações 
de arquivos públicos!
176 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 5 | Gerenciando as InformaçõesUnidade 5 | Gerenciandoas Informações
 
Confira agora os capítulos 
3 e 4, que apresentam as 
especificidades dos arquivos 
privados.
CAPÍTULO III
Dos Arquivos Privados 
Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebi-
dos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.
Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse 
público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a 
história e desenvolvimento científico nacional.
Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser 
alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.
Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aqui-
sição.
Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse públi-
co e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.
Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 5 | Gerenciando as Informações 177Unidade 5 | Gerenciando as Informações
Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser 
depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.
Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à 
vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social.
CAPÍTULO IV
Da Organização e Administração de Instituições Arquivísticas Públicas
Art. 17. A administração da documentação pública ou de caráter público compete às institui-
ções arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.
§ 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder 
Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos 
do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e 
do Ministério da Aeronáutica.
§ 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o 
arquivo do Poder Judiciário.
§ 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Le-
gislativo e o arquivo do Poder Judiciário.
§ 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.
§ 5º Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura 
político-jurídica.
Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos 
e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos docu-
mentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.
178 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 5 | Gerenciando as InformaçõesUnidade 5 | Gerenciando as Informações
Parágrafo único. Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar 
unidades regionais.
Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos 
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas fun-
ções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos 
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas fun-
ções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar 
o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 21. Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organi-
zação e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos 
documentos, observado o disposto na Constituição Federal e nesta lei.
 
 
E no capítulo 5 da Lei n. 8.159, 
veja como se dá o acesso aos 
documentos públicos 
CAPÍTULO V
Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Públicos
Art. 22. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos.
Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públi-
cos na classificação dos documentos por eles produzidos.
Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 5 | Gerenciando as Informações 179Unidade 5 | Gerenciando as Informações
§ 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, 
bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida priva-
da, da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos
§ 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será 
restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo 
esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período.
§ 3º O acesso aos documentos sigilosos referente à honra e à imagem das pessoas será restri-
to por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produção.
Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada 
de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou 
esclarecimento de situação pessoal da parte. 
Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo 
a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.
DISPOSIÇõES FINAIS
Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação 
em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado 
como de interesse público e social.
Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo 
Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema 
Nacional de Arquivos (Sinar).
§ 1º O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional 
e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas.
§ 2º A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo serão estabelecidos em 
regulamento.
180 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 5 | Gerenciando as InformaçõesUnidade 5 | Gerenciando as Informações
Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicação.
 Art. 28. Revogam-se as disposições em contrário.
Brasília, 8 de janeiro de 1991; 170º da Independência e 103º da República.
FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho
Fonte: Brasil (1991)
 
Conhecendo bem a lei, temos 
como agir de acordo com os 
direitos e deveres em relação 
aos arquivos.
O conhecimento da legislação que rege os arqui-
vos deve fazer parte do seu currículo como profis-
sional de arquivo, uma vez que você é o respon-
sável pela implantação, organização e controle do 
mesmo. 
Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 5 | Gerenciando as Informações 181Unidade 5 | Gerenciando as Informações
Portanto, a consciência de seus direitos e obrigações quanto ao arquivo precisam estar claras 
e presentes no dia a dia do profissional.
Na próxima e última aula você estudará a terminologia arquivística, conhecendo os termos 
técnicos utilizados por quem trabalha com arquivos e certamente reconhecerá alguns deles, 
usados corriqueiramente em nosso ambiente de trabalho. Aproveite para explorar todos os 
conteúdos para que sua aprendizagem se torne significativa.
AULA 5
TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA
O estudo da terminologia arquivística, ou seja, do significado das palavras usadas no dia a dia 
do responsável pelo arquivo de uma empresa será o assunto que merece sua atenção e dedi-
cação a partir de agora.
 
A criação de um dicionário de terminologia arqui-
vística por parte do Arquivo Nacional, contendo os 
termos usados pelo profissional de arquivologia, 
além de auxiliar sobremaneira os profissionais 
dessa área, ajuda os profissionais de outras áre-
as, como, por exemplo, o(a) secretário(a), uma 
vez que o acesso ao dicionário viabiliza uma lin-
guagem comum entre eles.182 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 5 | Gerenciando as InformaçõesUnidade 5 | Gerenciando as Informações
Durante o I Congresso Brasileiro de Arquivologia em 1972, a Associação dos Arquivistas 
Brasileiros (AAB), composta por um grupo de especialistas, divulgou o primeiro estudo siste-
matizado de terminologia arquivística feito no país, o qual, anos depois, se transformou em 
norma da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT): a NBR 9578: Arquivo – Termi-
nologia.
O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística nasce com data marcada para revisão 
e nova edição, decorrente do reconhecimento prévio do dinamismo e necessidade de aperfei-
çoamento constante, características inerentes a trabalhos dessa natureza, resultantes do uso 
e da eficácia da difusão do instrumento nos serviços arquivísticos da Administração Pública, 
na rede de arquivos públicos e privados e entre os profissionais que, direta ou indiretamente, 
estejam envolvidos com as atividades, o ensino e a pesquisa na área dos arquivos no Brasil.
 
Vamos conhecer cada um 
dos termos arquivísticos?
Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 5 | Gerenciando as Informações 183Unidade 5 | Gerenciando as Informações
 ● Acervo: Conjunto de documentos de um arquivo.
 ● Acesso: Disponibilidade de consulta a documentos e/ou informações neles contidas, 
variável em função de cláusulas restritivas.
 ● Acondicionamento: Ato de embalar documentos de forma apropriada à sua preser-
vação.
 ● Acumulação: Formação progressiva, natural e orgânica do arquivo.
 ● Aquisição: Ação formal em que se funda a transmissão de propriedade de documentos 
de arquivo.
 ● Armazenamento: Guarda de documentos em mobiliário ou equipamentos próprios 
em áreas que lhes são destinados.
 ● Arquivamento: Operação que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lu-
gares, acondicionados de forma adequada e de acordo com um sistema de ordenação 
previamente estabelecido.
 ● Arquivista: Profissional de nível superior graduado em Arquivologia ou provisionado4 
pela Lei 6.546, de 04.07.1978.
 ● Arquivo: Conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por órgãos públicos, ins-
tituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de ati-
vidades específicas; e por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou 
natureza do documento; instituição, serviço e/ou setor que visa ao uso, ao tratamento e à 
preservação de documentos; móvel utilizado para a guarda de documentos.
 ● Arquivo Permanente (AP): Conjunto de documentos de valor histórico, probatório 
e/ou informativo que devem ser definitivamente preservados.
 ● Arquivos Pessoais e Familiares: Arquivos privados resultantes das atividades de 
pessoas e/ou famílias. “Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por institui-
ções não governamentais, famílias ou pessoas físicas, em decorrência de suas atividades 
específicas e que possuam uma relação orgânica perceptível através do processo de acu-
mulação.” Marilena Leite Paes – FGV (Fundação Getúlio Vargas). 
 ● Arquivo Privado: Arquivos produzidos por famílias e pessoas físicas e jurídicas de 
direito privado. 
 ● Arranjo: As operações intelectuais envolvidas na análise e ordenação do acervo arqui-
vístico.
4 Provisionado – Abastecido; Suprido.
184 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 5 | Gerenciando as InformaçõesUnidade 5 | Gerenciando as Informações
 ● Atendimento ao Público: Função arquivística que consiste em colocar os documen-
tos à disposição dos usuários que os solicitem, dentro de normas estabelecidas.
 ● Avaliação: O processo pelo qual se determina o valor arquivístico de um conjunto de 
documentos.
 ● Consulta: Ação de examinar ou conhecer um documento.
 ● Custódia: Responsabilidade jurídica, temporária ou definitiva, de guarda e proteção de 
documentos dos quais não se detém a propriedade.
 ● Dado: Representação de todo e qualquer elemento de conteúdo cognitivo5, passível de 
ser comunicada, processada e interpretada de forma manual ou automática.
 ● Data de Acumulação: O período durante o qual foram reunidos, pelo produtor, os 
documentos da unidade de descrição.
 ● Datas-Limites: Elemento de identificação cronológica de uma unidade de arquivamen-
to, em que se indicam as datas de início e término do período abrangido pela documen-
tação.
 ● Data de Produção: A data em que foram produzidos os documentos de uma unidade 
de descrição.
 ● Descrição Arquivística: A elaboração de uma representação cuidadosa de uma uni-
dade de descrição e de suas partes componentes, caso existam, por meio da extração, 
análise e organização de qualquer informação, que sirva para identificar o acervo arqui-
vístico e explicar o seu contexto, bem como o sistema de arquivo que o produziu.
 ● Direito Autoral: Direito exercido pelo autor ou por seus descendentes sobre suas 
obras, no tocante à publicação, tradução, venda e reprodução.
 ● Divulgação: Função básica das instituições arquivísticas, de tornar os documentos 
acessíveis e promover sua consulta mediante publicações, exposições, conferências, ser-
viços educativos e outras atividades.
 ● Documentos: Conjunto constituído pela informação e seu suporte, o qual pode ser uti-
lizado para consulta ou prova.
 ● Documento Audiovisual: Documento produzido e/ou acumulado por pessoa física e/
ou jurídica durante o exercício de suas atividades, em cujo suporte é registrado, simulta-
neamente, som e imagem.
 ● Documento Iconográfico: Documento de arquivo apresentado sob a forma de ima-
gem impressa, manuscrita ou fotográfica.
 ● Documento sonoro: Registro sonoro, como disco e fita audiomagnética.
5 Cognição – Ato ou efeito de conhecer; aquisição de um conhecimento.
Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 5 | Gerenciando as Informações 185Unidade 5 | Gerenciando as Informações
 ● Documento Textual: Documento com registros escritos, em suporte papel, incluindo 
os manuscritos, datilografados ou impressos.
 ● Dossiê: Unidade de arquivamento composta de documentos diversos, pertinentes a de-
terminado assunto ou pessoa.
 ● Eliminação: Destruição de documentos sem valor para guarda permanente.
 ● Fundo: Principal unidade de arranjo estrutural nos arquivos permanentes, constituída 
dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos, bem como de 
mais de uma fonte geradora de arquivos, reunida pela semelhança de suas atividades, 
respeitada a proveniência. 
 ● Guia: Instrumento de pesquisa que oferece uma visão geral do conjunto de fundos e 
coleções de um ou mais arquivos, geralmente organizados por fundos ou séries e conten-
do histórico e/ou biografia das instituições e/ou pessoas produtoras dos mesmos, datas 
limite, e a lista dos demais instrumentos de pesquisa disponíveis.
 ● História Oral: Técnica de pesquisa que reúne conjuntos de testemunhos orais, pro-
vocados ou espontâneos, registrados em discos ou fitas magnéticas e transcritos para 
pesquisa.
 ● Identificação de Documentos: Processo de conhecimento, sistematização e registro 
das informações contidas nos documentos, visando ao acesso e avaliação dos mesmos.
 ● Indexação: Processo pelo qual se relacionam de forma sistemática descritores ou pala-
vras-chave que permitem a recuperação posterior do conteúdo de documentos e infor-
mações.
 ● Informação: Todo e qualquer elemento referencial contido num documento.
 ● Instrumentos de Pesquisa: Obra de referência, publicada ou não, que identifica, lo-
caliza, resume ou transcreve, em diferentes graus e amplitudes, fundos, grupos, series e 
peças documentais existentes num arquivo permanente, com a finalidade de controle e 
acesso ao acervo. 
 ● Inventário: Instrumento de pesquisa que descreve sumária6 ou analiticamente [ Ana-
lítico – Construção gramatical que emprega mais de uma palavra para exprimir uma 
idéia.], as unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentação obe-
dece a uma ordenação lógica que poderá refletir ou não a disposição física dos documen-tos.
6 Sumário – Resumido, conciso, sintético.
186 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 5 | Gerenciando as InformaçõesUnidade 5 | Gerenciando as Informações
 ● Inventário Topográfico: Instrumento de controle que indica a localização física dos 
dossiês e outros documentos no depósito.
 ● Item Documental: A menor unidade arquivística intelectualmente indivisível, por 
exemplo, uma carta, memorando, relatório, fotografia, registro sonoro.
 ● Listagem: Enumeração de documentos com dados identificadores, para fins de controle 
ou informação.
 ● Locação: O depósito ou endereço de um proprietário onde se encontra o acervo arqui-
vístico.
 ● Maço: Conjunto de documentos amarrados ou reunidos num mesmo invólucro, for-
mando uma unidade de arquivamento.
 ● Notação: Elemento de identificação das unidades de arquivamento, constituído de nú-
meros, letras ou combinação de números e letras, que permite sua localização nos depó-
sitos de arquivos. 
 ● Ordenação: Disposição dos documentos de uma série, a partir do elemento convencio-
nado para sua recuperação.
 ● Organicidade: Qualidade segundo a qual os arquivos refletem sua estrutura, funções e 
atividades da entidade acumuladora em suas relações internas e externas.
 ● Palavra-Chave: Palavra ou grupo de palavras retiradas diretamente de um ou mais 
documentos, para indicar seu conteúdo e facilitar sua recuperação.
 ● Processo: Unidade documental em que se reúnem oficialmente documentos de nature-
za diversa, no decurso de uma ação administrativa ou judiciária, formando um conjunto 
materialmente indivisível.
 ● Proveniência: A instituição ou pessoa que produziu, acumulou e/ou manteve e utilizou 
documentos no decurso de suas atividades públicas ou privadas.
 ● Recolhimento: Operação compulsória de passagem de um conjunto de documentos do 
depósito de arquivamento intermediário, visando a sua concentração no arquivo perma-
nente, que será acompanhada de termo de recolhimento.
 ● Sala de consulta: Área do arquivo onde os usuários examinam os documentos de seu 
interesse, sob supervisão de arquivistas.
 ● Seção: Subdivisão de um fundo contendo um conjunto de documentos relacionados 
que corresponde a subdivisões administrativas da agência ou instituição produtora ou, 
quanto tal não é possível, correspondendo a uma divisão geográfica, cronológica, funcio-
nal ou agrupamentos de documentos similares. Quando o organismo produtor tem uma 
estrutura hierárquica complexa, cada seção tem tantas subdivisões subordinadas quanto 
as necessárias, de modo a refletir os níveis da estrutura hierárquica da unidade adminis-
trativa subordinada a primária.
Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 5 | Gerenciando as Informações 187Unidade 5 | Gerenciando as Informações
 ● Série: Documentos organizados de acordo com o sistema de arquivamento e mantidos 
como uma unidade, porque resultam de um mesmo processo acumulação ou arquiva-
mento, ou de uma mesma atividade, têm uma forma particular ou devido a qualquer 
outro tipo de relação derivada do processo de produção, recebimento ou uso. É também 
conhecida como uma série de documentos.
 ● Subsérie: Divisão de uma série, eventualmente utilizada em razão de variantes do tipo 
documental.
 ● Suporte: Material que serve de base às diferentes formas de registro da informação. 
Exemplos: filme, papel, fita magnética, disco etc.
 ● Tabela de Temporalidade: Instrumento de destinação aprovado pela autoridade 
competente que determina prazos de guarda dos documentos e estabelece critérios para 
microfilmagem e eliminação.
 ● Terminologia: Conjunto de termos particulares de uma ciência, de uma arte, de um 
ofício ou profissão; nomenclatura.
 ● Tipologia documental: Estudo dos tipos documentais.
 ● Unidade de Arquivamento: Recipiente, invólucro ou formato que se tomam por base 
para fins de acondicionamento e armazenamento.
 ● Usuário: Pessoa que solicita para consulta ou pesquisa, documentos de uma instituição 
arquivística.
 
 
 
São muitos os termos 
utilizados pelos profissio-
nais de arquivologia.
188 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 5 | Gerenciando as InformaçõesUnidade 5 | Gerenciando as Informações
 
 
A criação de um dicionário de terminologia ar-
quivística não só auxilia os profissionais da área, 
como também ajuda os profissionais de outras 
áreas, uma vez que o acesso ao dicionário viabili-
za uma linguagem comum entre eles.
SAIBA MAIS 
 
Para ampliar seus conhecimentos sobre os assun-
tos estudados neste módulo, confira as sugestões 
a seguir. Lembre-se de que fontes complemen-
tares de pesquisa são importantes para o seu 
aprendizado!
Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 5 | Gerenciando as Informações 189Unidade 5 | Gerenciando as Informações
 ● Para que você tenha acesso ao dicionário na íntegra, vai aqui uma dica: acesse <www.co-
narq.arquivonacional.gov.br>, em publicações digitais clique sobre a capa do Dicionário 
Brasileiro de Terminologia Arquivística e estude cada termo para fixar esse conteúdo.
 ● Acesse: <www.uff.br/ppgci/ppgci_livros.htm>. Você tem a opção de ler gratuitamente 
vários livros sobre arquivologia.
COLOCANDO EM PRÁTICA 
 
Chegou o momento de colocar em prática os co-
nhecimentos apreendidos. Vamos acessar o Am-
biente Virtual de Aprendizagem (AVA) e realizar 
as atividades? Será um belo momento de constru-
ção significativa do aprendizado.
RELEMBRANDO
Neste módulo de estudos você conheceu a microfilmagem, que é um sistema de gerenciamen-
to de informação e preservação dos documentos feito por meio da obtenção de sua cópia em 
formato altamente reduzido.
Um assunto muito importante para o responsável pelo arquivo de uma empresa ou organiza-
ção é: GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Pesquisas feitas ao redor do mundo 
revelam que cerca de 1 bilhão de páginas de papel são geradas por dia. Por isso a necessidade 
de conhecer muito bem o GED. 
190 Gerenciamento de Informações e Arquivos Unidade 5 | Gerenciando as Informações
De acordo com o CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos), a Tabela de Temporalidade é 
um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem por objetivos definir prazos de 
guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a quantos 
dela necessitem, portanto esse assunto também foi apresentado a você em detalhes para que 
sua atuação profissional possa atender à necessidade da organização.
Conhecer a lei que rege a política nacional de arquivos públicos e privados é fundamental 
para você, profissional que atua na área. 
Outro fato importante visto aqui foi sobre a criação de um dicionário de terminologia arqui-
vística por parte do Arquivo Nacional, contendo os termos usados pelo profissional de ar-
quivologia, além de auxiliar sobremaneira os profissionais dessa área, ajuda os profissionais 
de outras áreas, como por exemplo, o(a) secretário(a), uma vez que o acesso ao dicionário 
viabiliza uma linguagem comum entre eles.
191
 | Sumário | Carta ao Aluno | Apresentação | Plano de Estudos Sobre o Autor Palavras do Autor | Referências |
Gracielle Marques Rezende.
GRACIELLE MARQUES REZENDE – Graduada em Secretariado Executivo Bilíngue pela 
Universidade Católica de Goiás (2005), especialista em Docência Superior pela Universidade 
Fac Lions (2007). Atualmente é professora conteudista do Centro de Educação Profissional 
Professor Sebastião de Siqueira – CEPSS. Tem experiência na área de Educação , com ênfase 
em Ensino-Aprendizagem. 
 | Sumário | Carta ao Aluno | Apresentação | Plano de Estudos | Sobre o Autor Palavras do Autor Referências |
193
 | Sumário | Carta ao Aluno | Apresentação | Plano de Estudos | Sobre o Autor Palavras do Autor Referências |
Caro Aluno,
Este material foi elaborado com muito carinho pensando em você. Esperamos que todo o 
conteúdo tenha contribuído para você aprender muito sobre arquivo.
Conhecer as normas e o funcionamento de um arquivo é de suma importância para acarreira 
de qualquer profissional.
Sucesso na sua carreira.
Gracielle Marques Rezende.
 | Sumário | Carta ao Aluno | Apresentação | Plano de Estudos | Sobre o Autor | Palavras do Autor Referências 
195
 | Sumário | Carta ao Aluno | Apresentação | Plano de Estudos | Sobre o Autor | Palavras do Autor Referências 
ALMANAQUE Brasil. Rio de Janeiro, RJ: Terceiro Mundo, 1995. 261 p.
BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo 
do Estado, 1998. (Projeto Como Fazer, 1).
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907 p.