Gestão do Tempo

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Fundamentos
Olá,
Vivemos numa sociedade cada vez mais imediatista, na qual estresse e ansiedade tornaram-se comuns a todos.
O sistema capitalista cobra resultados cada vez maiores e nem sempre as organizações investem no bem-estar de seu colaborador. Em casa nossos filhos são mais questionadores e cobram nossa atenção de forma muitas vezes mais cruel que nossos “chefes”. 
Diante desse cenário, ter uma boa Gestão do Tempo torna-se uma obrigação.
Esse treinamento foi desenvolvido com o objetivo de tornar mais eficaz a sua relação com tarefas, compromissos, anotações e contatos. 
Você gostaria de ter mais tempo em sua vida? Para quê?
Algumas reflexões sobre Gestão do Tempo...
“Tempo é dinheiro.”
Existem ditados que considero bastante infelizes, principalmente se não soubermos interpretá-los. O que mais me incomoda na frase acima é o quanto ela nos passa uma ideia de trabalho constante. Se o dia tivesse 6 horas a mais, trabalharia todas elas para gerar mais dinheiro. Em outro cenário, se conseguir reduzir a realização de minhas tarefas em 2 horas, terei novamente mais tempo para gerar mais dinheiro. Discordo disso. Boa parte do tempo que podemos gerar através de produtividade deve ser destinado a geração de equilíbrio trabalho-lazer, não de dinheiro.
“Isso é coisa para quem é organizado demais.”
Não há dúvidas que quanto mais habilidade de organização você tiver mais fácil será gerenciar seu tempo. Pessoas com alto nível de racionalidade terão uma maior aptidão a absorver os conceitos apresentados aqui. Porém, definir-se como incapaz de desenvolver técnicas que melhorem sua relação com o tempo já é demais. Não se vitimize, nem caia no erro do “eu sou assim e pronto”. 
“Torna a minha vida muito programada.”
Outro erro comum de quem olha de fora um processo de organização do tempo é acreditar que o mesmo torna a sua agenda muito engessada. A questão é simples: se fosse capaz de fazer sobrar 1 hora no seu dia, teria mais liberdade ou se sentiria mais preso? Se vivesse menos em regime de urgência, qual domínio teria sobre suas ações?
Acredite! Quanto melhor for o planejamento de seus compromissos e tarefas mais liberdade de ação você terá no seu dia-a-dia.
“Minha vida pessoal e profissional são muito bem separadas.”
Você é único. Não existe o lado profissional separado do pessoal. De fato é muito comum pessoas terem comportamentos distintos no trabalho e em casa. Em geral, o ambiente corporativo demanda um nível de organização maior e o risco de uma demissão torna as pessoas mais receptivas a métodos e padronizações. 
Agora reflita sobre quantas vezes você levou trabalho para casa e prejudicou o convívio com a sua família. Ou ainda quantas vezes um problema pessoal atrapalhou seu desempenho no trabalho. Um sistema de gerenciamento de tempo deve levar em conta todos os papéis do indivíduo, sem separação.
Proatividade
O conceito de proatividade é lugar comum no universo corporativo. A todo momento somos cobrados a tomar iniciativa e assumir a responsabilidade por nossas ações. 
Proatividade vai muito além de iniciativa. É assumir a responsabilidade pelas suas escolhas, independente de ter ou não culpa nos resultados. 
O meio externo influencia? Sim. É o responsável pelas suas escolhas? Não. Ter uma postura positiva em suas ações e perder tempo apenas com o aquilo que você é capaz de influenciar, compõe o comportamento proativo.
 
 
Atividade extra
Nome da atividade: Filme
Assista o filme Antes de partir, de dezembro de 2007.
Sinopse: 
O bilionário Edward Cole e o mecânico Carter Chambers são dois pacientes terminais em um mesmo quarto de hospital. Quando se conhecem, resolvem escrever uma lista das coisas que desejam fazer antes de morrer e fogem do hospital para realizá-las.
 
Referência Bibliográfica
COVEY, Stephen R., Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes. São Paulo:Editora Best Seller, 1999, 2a ed.
BARBOSA, Christian, A tríade do tempo, Rio de Janeiro: Editora Sextante, 2011.
BARBOSA, Christian, 60 estratégias práticas para ganhar mais tempo, Rio de Janeiro: Editora Sextante, 2013.
 
 
 A Matriz do Tempo
Metas
É impossível gerenciar seu tempo sem saber onde pretende chegar. A definição de metas de curto, médio e longo prazos é fundamental para um correto planejamento semanal, afinal suas ações precisam estar alinhadas aos seus objetivos.
“Deixo a vida me levar, vida leva eu...” é bem popular e positivo na canção do Zeca Pagodinho. Mas será que essa é a melhor atitude a tomar em sua vida? E se a vida lhe levar para onde não quer? Uma vida sem definição de metas é uma vida sem norte.
Urgência x Importância
A grande mudança de paradigma na Gestão do Tempo é separar suas atividades recorrentes e imprevistas em Urgência e Importância. Tudo que é urgente é necessariamente importante? A Importância está diretamente relacionada às suas metas. E urgência está intimamente ligada ao tempo que você dispõe para realizar a atividade sugerida. 
Várias atividades podem ser urgentes e importantes. Uma crise com um cliente, um familiar doente precisando de apoio. Porém, muitas atividades são meramente urgentes, mas não estão alinhadas às suas metas e, por várias vezes, apenas desperdiçam seu tempo.
Todas as atividades (compromissos ou tarefas) que vivemos diariamente podem ser divididas em quadrantes. A formação desse modelo mental é baseada em dois conceitos fundamentais: importância e urgência. 
Importante: atividades que estão alinhadas com seus interesses, valores e prioridades.
Urgente: atividades que possuem um prazo imediato. 
Dessa forma divide-se o tempo em quatro quadrantes:
 
 
 
 
Como está dividido o seu tempo nos quadrantes acima?
 
 
Atividade extra
Nome da atividade: Um exercício prático da matriz do tempo
Assista ao vídeo: PRODUTIVIDADE com a MATRIZ de EISENHOWER
Link: https://www.youtube.com/watch?v=yn14T9figS4
 
Referência Bibliográfica
COVEY, Stephen R., Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes. São Paulo:Editora Best Seller, 1999, 2a ed.
BARBOSA, Christian, A tríade do tempo, Rio de Janeiro: Editora Sextante, 2011.
 
BARBOSA, Christian, 60 estratégias práticas para ganhar mais tempo, Rio de Janeiro: Editora Sextante, 2013.
Trabalhando os quadrantes
Uma vez compreendida a distribuição de seu tempo nos 4 quadrantes da Matriz do Tempo, faz-se necessário realizar um trabalho de redução nos quadrantes IV, III e I. O objetivo é ter cada vez mais tempo para dedicar ao quadrante II.
Como ELIMINAR o quadrante IV?
- Reflexão constante;
- Cuidado com os ladrões do tempo: televisão e internet;
- Gestão do estresse;
- Propósito familiar / pessoal;
Como EVITAR o quadrante III?
- Alinhamento (profissional);
- Discutir a relação (pessoal);
- Esclarecer expectativas;
- Aprender a dizer não e a negociar novos prazos;
- Delegando poder (aumentando o nível de autonomia);
- Desde que seja possível, não atenda todas as suas ligações. Faça um filtro na origem das ligações e no momento em atendê-las. Interromper uma atividade importante pode levar à perda de foco;
Aprendendo a dizer não
Está aí uma tarefa bem complicada. Dizer não torna-se especialmente difícil quando, por mais que a atividade proposta seja de nenhuma importância em sua vida, a pessoa que está pedindo é. Leia abaixo os problemas relacionados e algumas dicas que vão facilitar o seu próximo NÃO.
Problemas: 
- É algo contrário à nossa cultura;
- Muitas vezes passa antipatia, grosseria ou falta de atenção;
- Dicotomia entre a não importância da tarefa e a importância da pessoa;
Dicas: 
- Tenha um planejamento semanal como escudo;
- Pense na tarefa você não realizará para atender o pedido;
- Faça perguntas: isso é necessário agora? Precisa realmente de mim? Precisa realmente ser feito?
- Não use o TALVEZ;
- Ao superior: transfira a ele a decisão sobre as suas prioridades;
- Fuja à popularidade e tenha coragem!
Como REDUZIR o quadrante I?
- Realizando um Planejamento semanal;
- Cuidando dos relacionamentos;
- Delegando;
- Meta: 25% em urgências.
 
 
Atividade extra
Nome da atividade: Filme
Assista o filme Click, de agosto de 2006.
Sinopse: 
Um arquiteto,casado e com filhos, está cada vez mais frustrado por passar a maior parte de seu tempo trabalhando. Um dia, ele encontra um inventor excêntrico que lhe dá um controle remoto universal, com capacidade de acelerar o tempo. No início, ele usa o aparelho para acelerar qualquer momento tedioso, mas se dá conta de que está acelerando o tempo demais, deixando de viver preciosos momentos em família. Desesperado, ele procura o inventor para ajudá-lo a reverter o que fez.
 
Referência Bibliográfica
COVEY, Stephen R., Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes. São Paulo:Editora Best Seller, 1999, 2a ed.
BARBOSA, Christian, A tríade do tempo, Rio de Janeiro: Editora Sextante, 2011.
BARBOSA, Christian, 60 estratégias práticas para ganhar mais tempo, Rio de Janeiro: Editora Sextante, 2013.
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Preparando a Casa
Todo sistema de Gestão de Tempo deve ter como base os seguintes pontos: contatos, compromissos, anotações e tarefas. O primeiro passo na organização desses pontos é a escolha da ferramenta que irá auxiliar o processo. 
FERRAMENTAS
CONTATOS: celular, provedores de e-mail, computador, agenda etc.
COMPROMISSOS: ferramentas de calendário, google agenda, agenda tradicional etc.
ANOTAÇÕES: aplicativos de celular, outlook, bloco de notas, folha de anotações etc.
TAREFAS: aplicativos de celular, google tarefas, outlook, bloco de notas etc.
DEFINA SEU ESTILO
A escolha das ferramentas define o seu estilo de gestão. 
TOTALMENTE ONLINE: smartphone, laptop e ferramentas online.
TOTALMENTE OFFLINE: agenda tradicional, papéis para anotações.
MISTO: um pouco de cada.
Em qual estilo você se enquadra?
O PLANEJAMENTO
TIPOS DE PLANEJAMENTO
Longo Prazo: mais de um ano para realizar.
Ex.: filhos, casamento, compra de apartamento, carro, etc.
Médio Prazo: menos de um ano para realizar.
Ex.: eventos, viagens, cursos, treinamentos etc.
Curto Prazo: uma semana.
Ex.: tarefas e compromissos.
Curtíssimo Prazo: follow up diário.
Ex.: verificação das atividades adiadas, do dia e que podem ser antecipadas.
OS PILARES DA GESTÃO DO TEMPO
CONTATOS
- Registro de telefone, email, empresa, cargo etc no seu telefone e provedor de email.
- Estabeleça o maior network possível.
- Cultive o vínculo fraco.
- Crie grupos no provedor de email.
- Seja criterioso com os contatos do Facebook e use o Linkedin.
COMPROMISSOS
- Anote todos em uma plataforma com lembretes.
- Compartilhe com as pessoas envolvidas.
- Anote as informações fundamentais do compromisso (pauta, local, horário, convidados).
- Use a ferramenta “Repetir” para eventos recorrentes (aniversários).
- Use os lembretes de forma criteriosa.
- Não registre uma Tarefa como Compromisso.
ANOTAÇÕES
- Fundamental na organização do conhecimento.
- Use para projetos futuros, pautas, dados etc.
- Mantenha uma Tarefa associada a Anotação quando necessário (evite que caia no esquecimento).
- Crie pastas em seu computador para organizar artigos, apresentações etc.
TAREFAS
- Registre todas as suas tarefas importantes.
- Use a ferramenta “Repetir” para eventos recorrentes.
- Defina SEMPRE um prazo, mesmo que tenha que adiar constantemente.
- Transforme emails em tarefas (copiando os dados relevantes).
- Seja criterioso no uso de lembretes.
 
 
Atividade extra
Nome da atividade: Livro
Leia o livro Primeiro o mais importante, Stephen R. Covey, Editora Sextante.
 
Referência Bibliográfica
COVEY, Stephen R., Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes. São Paulo:Editora Best Seller, 1999, 2a ed.
BARBOSA, Christian, A tríade do tempo, Rio de Janeiro: Editora Sextante, 2011.
BARBOSA, Christian, 60 estratégias práticas para ganhar mais tempo, Rio de Janeiro: Editora Sextante, 2013.
 
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Planejamento Semanal
O PLANEJAMENTO SEMANAL
- É o planejamento de rotina.
- Foco na execução.
- Melhor unidade de tempo para planejamento.
- Deve ser feito entre sexta a tarde (ideal) e segunda de manhã (menos indicado).
- Duração de 20 a 30 min.
PASSO A PASSO DO PLANEJAMENTO SEMANAL
1. Reveja o planejamento da semana anterior.
- Registrando novas tarefas que ainda não foram anotadas;
- Eliminando as tarefas executadas;
- Fazendo o acompanhamento de tarefas delegadas;
- Criando novos prazos para as tarefas não cumpridas;
- Reagendando compromissos não realizados.
2. Analise os Compromissos da semana
- Dimensione encontros e reuniões com as tarefas propostas para a semana;
- Reagende o que for necessário;
- Fique atento às demandas de cada compromisso (análise de dados, envio de relatórios);
- Confirme os compromissos.
3. Defina as Tarefas da semana
- Dimensione a quantidade de tarefas com o tempo disponível;
- Adie para a próxima semana o que for necessário;
- Não planeje 100% de seu tempo (ou conviva tranquilamente com adiamentos);
- Estabeleça quais tarefas são prioritárias;
- Distribua as tarefas nos dias da semana.
Verificações diárias:
- O que não foi feito de dias anteriores?
- O que deve ser feito hoje?
- O que será realmente adiado (tarefas e compromissos)?
 
 
Atividade extra
Nome da atividade: Leitura
Aprenda um pouco mais sobre a importância do Planejamento nesse breve post.
https://administradores.com.br/artigos/qual-a-importancia-do-planejamento-por-que-planejar
Acessado em 03/11/2022. 
Nome da atividade: Vídeo
Assista o vídeo do Chistian Barbosa, um dos maiores especialistas do Brasil em Gestão do Tempo.
Link para assistir a atividade: https://www.youtube.com/watch?v=dptw_HKrh8w
 
Referência Bibliográfica
COVEY, Stephen R., Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes. São Paulo:Editora Best Seller, 1999, 2a ed.
BARBOSA, Christian, A tríade do tempo, Rio de Janeiro: Editora Sextante, 2011.
BARBOSA, Christian, 60 estratégias práticas para ganhar mais tempo, Rio de Janeiro: Editora Sextante, 2013.
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Dicas Práticas
GESTÃO DE E-MAILS:
Algumas dicas valiosas para aumentar a sua produtividade:
- Caixa de entrada é de ENTRADA! 
Não deixe as mensagens na caixa de entrada eternamente. Uma vez resolvido o assunto encaminhe o e-mail para outra pasta.
- Gerencie SPAMs. 
Utilize um e-mail auxiliar para cadastros e fichas. Marque os indesejados como SPAM e cancele o cadastro nos mailings indesejados.
- Reduza as respostas desnecessárias (ok, ciente etc).
Faça a sua parte e cobre das pessoas que façam a delas. Reduzir em 20% o número de e-mails abertos por dia tomando essa medida.
- Só copie quem for necessário.
- Use cópia oculta.
- Não apague e-mails.
- Crie apenas pastas necessárias.
- Crie uma pasta padrão para e-mails resolvidos.
- Crie grupos de destinatários.
- Defina horários para “zerar” a caixa de entrada.
- Não ligue nenhum notificador de e-mails.
- Não verifique a caixa o tempo todo!
ESCREVENDO EMAILS
- O assunto deve ser totalmente compreensível;
- Não escreva textos longos (3 ou 4 parágrafos no máximo);
- Dê espaço entre parágrafos;
- Use tópicos numerados e marcadores;
- Leia o texto antes de enviá-lo;
- Evite “broncas” por e-mail.
GESTÃO DE REUNIÕES
Algumas dicas para tornar suas reuniões mais objetivas e produtivas.
- Defina Pauta;
- Selecione os presentes;
- Defina horário de início e principalmente de término;
- Envie os arquivos necessários previamente;
- Comece SEMPRE no horário;
- Eleja um mediador;
- Seja o mais sinérgico possível.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
SINTA O RESULTADO
O início é árduo e precisa de grande dedicação. É um processo de mudança de hábito. Assuma o compromisso de fazer por 4 semanas seguidas. Ao final de cada uma delas, veja o quanto você progrediu!
ESTUDE
Nunca foi tão fácil ter acesso ao conhecimento. Pratique sistematicamente atividades de estudo como leituras, treinamentos, cursos formais e outros.
REVEJA CONSTANTEMENTE O MÉTODO
O melhor método de Gestão do seu tempo é o que você desenvolverá. Utilize as dicas discutidas nesse curso para criar seu próprio modelo. Algo que sugeri não surtiu efeito? Ignore! Você pensou em adaptar alguma dica para outro formato? Faça! 
ENSINE
A melhor forma de fixar um método é compartilhá-lo com outras pessoas. Comece dividindo o modelo comalguém próximo e depois expanda seus horizontes.
 
 
Atividade extra
Nome da atividade: Livro
Leia o livro Estratégias práticas para ganhar mais tempo, Christian Barbosa, Editora Sextante.
 
Referência Bibliográfica
COVEY, Stephen R., Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes. São Paulo:Editora Best Seller, 1999, 2a ed.
BARBOSA, Christian, A tríade do tempo, Rio de Janeiro: Editora Sextante, 2011.
BARBOSA, Christian, 60 estratégias práticas para ganhar mais tempo, Rio de Janeiro: Editora Sextante, 2013.
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