Gestão do tempo - Descomplica

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GESTÃO DO TEMPO
Vivemos numa sociedade cada vez mais imediatista, na
qual estresse e ansiedade tornaram-se comuns a todos.
O sistema capitalista cobra resultados cada vez maiores e
nem sempre as organizações investem no bem-estar de
seu colaborador. Em casa nossos filhos são mais
questionadores e cobram nossa atenção de forma muitas
vezes mais cruel que nossos “chefes”. 
Diante desse cenário, ter uma boa Gestão do Tempo
torna-se uma obrigação.
Esse treinamento foi desenvolvido com o objetivo de
tornar mais eficaz a sua relação com tarefas,
compromissos, anotações e contatos. 
Você gostaria de ter mais tempo em sua vida? Para quê?
Algumas reflexões sobre Gestão do Tempo...
“Tempo é dinheiro.”
Existem ditados que considero bastante infelizes,
principalmente se não soubermos interpretá-los. O que
mais me incomoda na frase acima é o quanto ela nos
passa uma ideia de trabalho constante. Se o dia tivesse 6
horas a mais, trabalharia todas elas para gerar mais
dinheiro. Em outro cenário, se conseguir reduzir a
realização de minhas tarefas em 2 horas, terei novamente
mais tempo para gerar mais dinheiro. Discordo disso. Boa
parte do tempo que podemos gerar através de
produtividade deve ser destinado a geração de equilíbrio
trabalho-lazer, não de dinheiro.
“Isso é coisa para quem é organizado demais.”
Não há dúvidas que quanto mais habilidade de
organização você tiver mais fácil será gerenciar seu
tempo. Pessoas com alto nível de racionalidade terão uma
maior aptidão a absorver os conceitos apresentados aqui.
Porém, definir-se como incapaz de desenvolver técnicas
que melhorem sua relação com o tempo já é demais. Não
se vitimize, nem caia no erro do “eu sou assim e pronto”. 
“Torna a minha vida muito programada.”
Outro erro comum de quem olha de fora um processo de
organização do tempo é acreditar que o mesmo torna a
sua agenda muito engessada. A questão é simples: se
fosse capaz de fazer sobrar 1 hora no seu dia, teria mais
liberdade ou se sentiria mais preso? Se vivesse menos em
regime de urgência, qual domínio teria sobre suas ações?
Acredite! Quanto melhor for o planejamento de seus
compromissos e tarefas mais liberdade de ação você terá
no seu dia-a-dia.
“Minha vida pessoal e profissional são muito bem
separadas.”
Você é único. Não existe o lado profissional separado do
pessoal. De fato é muito comum pessoas terem
comportamentos distintos no trabalho e em casa. Em
geral, o ambiente corporativo demanda um nível de
organização maior e o risco de uma demissão torna as
pessoas mais receptivas a métodos e padronizações. 
Agora reflita sobre quantas vezes você levou trabalho
para casa e prejudicou o convívio com a sua família. Ou
ainda quantas vezes um problema pessoal atrapalhou seu
desempenho no trabalho. Um sistema de gerenciamento
de tempo deve levar em conta todos os papéis do
indivíduo, sem separação.
Proatividade
O conceito de proatividade é lugar comum no universo
corporativo. A todo momento somos cobrados a tomar
iniciativa e assumir a responsabilidade por nossas ações. 
Proatividade vai muito além de iniciativa. É assumir a
responsabilidade pelas suas escolhas, independente de
ter ou não culpa nos resultados. 
O meio externo influencia? Sim. É o responsável pelas
suas escolhas? Não. Ter uma postura positiva em suas
ações e perder tempo apenas com o aquilo que você é
capaz de influenciar, compõe o comportamento proativo.
 
1. O que você faria com o seu tempo extra se o dia
tivesse 30 horas?
2. O que mais te irrita na vida pessoal ou profissional?
3. Qual a melhor e mais eficaz forma de responder?
4. Quais as consequências positivas em responder assim?
5. Qual seu grau de comprometimento em responder
dessa forma numa próxima oportunidade?
EXERCÍCIOS – FUNDAMENTOS
O que você faria com o seu tempo extra se o 
dia tivesse 30 horas?
O que mais te irrita na vida pessoal ou 
profissional?
Qual a melhor e mais eficaz forma de 
responder?
Quais as consequências positivas em responder
assim?
Qual seu grau de comprometimento em 
responder dessa forma numa próxima 
oportunidade?
MATRIZ DO TEMPO
Metas
É impossível gerenciar seu tempo sem saber onde
pretende chegar. A definição de metas de curto, médio e
longo prazos é fundamental para um correto
planejamento semanal, afinal suas ações precisam estar
alinhadas aos seus objetivos.
“Deixo a vida me levar, vida leva eu...” é bem popular e
positivo na canção do Zeca Pagodinho. Mas será que essa
é a melhor atitude a tomar em sua vida? E se a vida lhe
levar para onde não quer? Uma vida sem definição de
metas é uma vida sem norte.
Urgência x Importância
A grande mudança de paradigma na Gestão do Tempo é
separar suas atividades recorrentes e imprevistas em
Urgência e Importância. Tudo que é urgente é
necessariamente importante? A Importância está
diretamente relacionada às suas metas. E urgência está
intimamente ligada ao tempo que você dispõe para
realizar a atividade sugerida. 
Várias atividades podem ser urgentes e importantes. Uma
crise com um cliente, um familiar doente precisando de
apoio. Porém, muitas atividades são meramente
urgentes, mas não estão alinhadas às suas metas e, por
várias vezes, apenas desperdiçam seu tempo.
Todas as atividades (compromissos ou tarefas) que
vivemos diariamente podem ser divididas em quadrantes.
A formação desse modelo mental é baseada em dois
conceitos fundamentais: importância e urgência. 
Importante: atividades que estão alinhadas com seus
interesses, valores e prioridades.
Urgente: atividades que possuem um prazo imediato. 
Dessa forma divide-se o tempo em quatro quadrantes:
 
 
 
 
Como está dividido o seu tempo nos quadrantes
acima?
 
 
Exercícios discursivos 
 
1. Realize a atividade abaixo para definição de
objetivos de custo, médio e longo prazos:
2.
a) Escreva um objetivo pessoal ou profissional que voce
tenha.
b) O que será necessário para atingir esse objetivo?
(Escreva ações a serem tomadas e o que você terá que
investir ou abrir mão para chegar lá)
c) Quando pretende começar a agir?
d) Que pessoa você escolheria para compartilhar esse
objetivo no intuito de apoiá-lo e incentivá-lo?
 
2. Quais são as principais atividades da sua semana nos
quadrantes?
3. Liste abaixo tres soluções que você fará
consistentemente de agora em diante para evitar
interrupções desnecessárias no seu dia a dia.
EXERCICIOS
Realize a atividade abaixo para definição de objetivos de custo, 
médio e longo prazos.
a) Escreva um objetivo pessoal ou profissional que você tenha.
b) O que será necessário para atingir esse objetivo? (Escreva 
ações a serem tomadas e o que você
terá que investir ou abrir mão para chegar lá)
c) Quando pretende começar a agir?
d) Que pessoa você escolheria para compartilhar esse objetivo no 
intuito de apoiá-lo e incentivá-lo?
Quais são as principais atividades da sua semana nos quadrantes?
Liste abaixo três resoluções que você fará 
consistentemente de agora em diante para 
evitar interrupções desnecessárias no seu dia a 
dia.
O PLANEJAMENTO SEMANAL
- É o planejamento de rotina.
- Foco na execução.
- Melhor unidade de tempo para planejamento.
- Deve ser feito entre sexta a tarde (ideal) e segunda de
manhã (menos indicado).
- Duração de 20 a 30 min.
PASSO A PASSO DO PLANEJAMENTO SEMANAL
1. Reveja o planejamento da semana anterior.
- Registrando novas tarefas que ainda não foram
anotadas;
- Eliminando as tarefas executadas;
- Fazendo o acompanhamento de tarefas delegadas;
- Criando novos prazos para as tarefas não cumpridas;
- Reagendando compromissos não realizados.
2. Analise os Compromissos da semana
- Dimensione encontros e reuniões com as tarefas
propostas para a semana;
- Reagende o que for necessário;
- Fique atento às demandas de cada compromisso
(análise de dados,envio de relatórios);
- Confirme os compromissos.
3. Defina as Tarefas da semana
- Dimensione a quantidade de tarefas com o tempo
disponível;
- Adie para a próxima semana o que for necessário;
- Não planeje 100% de seu tempo (ou conviva
tranquilamente com adiamentos);
- Estabeleça quais tarefas são prioritárias;
- Distribua as tarefas nos dias da semana.
Verificações diárias:
- O que não foi feito de dias anteriores?
- O que deve ser feito hoje?
- O que será realmente adiado (tarefas e compromissos)?
EXERCICIO
Utilizando as suas ferramentas definidas para gestão de 
TAREFAS e COMPROMISSOS e os três passos
do PLANEJAMENTO SEMANAL, faça o planejamento de sua 
próxima semana.
QUADRANTES
Uma vez compreendida a distribuição de seu tempo nos 4
quadrantes da Matriz do Tempo, faz-se necessário realizar
um trabalho de redução nos quadrantes IV, III e I. O
objetivo é ter cada vez mais tempo para dedicar ao
quadrante II.
Como ELIMINAR o quadrante IV?
- Reflexão constante;
- Cuidado com os ladrões do tempo: televisão e internet;
- Gestão do estresse;
- Propósito familiar / pessoal;
Como EVITAR o quadrante III?
- Alinhamento (profissional);
- Discutir a relação (pessoal);
- Esclarecer expectativas;
- Aprender a dizer não e a negociar novos prazos;
- Delegando poder (aumentando o nível de autonomia);
- Desde que seja possível, não atenda todas as suas
ligações. Faça um filtro na origem das ligações e no
momento em atendê-las. Interromper uma atividade
importante pode levar à perda de foco;
Aprendendo a dizer não
Está aí uma tarefa bem complicada. Dizer não torna-se
especialmente difícil quando, por mais que a atividade
proposta seja de nenhuma importância em sua vida, a
pessoa que está pedindo é. Leia abaixo os problemas
relacionados e algumas dicas que vão facilitar o seu
próximo NÃO.
Problemas: 
- É algo contrário à nossa cultura;
- Muitas vezes passa antipatia, grosseria ou falta de
atenção;
- Dicotomia entre a não importância da tarefa e a
importância da pessoa;
Dicas: 
- Tenha um planejamento semanal como escudo;
- Pense na tarefa você não realizará para atender o
pedido;
- Faça perguntas: isso é necessário agora? Precisa
realmente de mim? Precisa realmente ser feito?
- Não use o TALVEZ;
- Ao superior: transfira a ele a decisão sobre as suas
prioridades;
- Fuja à popularidade e tenha coragem!
Como REDUZIR o quadrante I?
- Realizando um Planejamento semanal;
- Cuidando dos relacionamentos;
- Delegando;
- Meta: 25% em urgências.
EXERCICIOS
Divida o total de seu tempo nos quatro 
quadrantes. Qual percentual de seu tempo é 
gasto nos
quadrantes III, IV e I? E no quadrante II?
Quais são as principais atividades na sua semana nos 
seguintes quadrantes?
QI:
Profissional:
Pessoal:
QII:
Profissional:
Pessoal:
QIII:
Profissional:
Pessoal:
QIV:
Profissional:
Pessoal:
O que você fará para ELIMINAR o QIV?
O que você fará para REDUZIR o QI?
PREPARANDO A CASA
Todo sistema de Gestão de Tempo deve ter como base os
seguintes pontos: contatos, compromissos, anotações e
tarefas. O primeiro passo na organização desses pontos é
a escolha da ferramenta que irá auxiliar o processo. 
FERRAMENTAS
CONTATOS: celular, provedores de e-mail, computador,
agenda etc.
COMPROMISSOS: ferramentas de calendário, google
agenda, agenda tradicional etc.
ANOTAÇÕES: aplicativos de celular, outlook, bloco de
notas, folha de anotações etc.
TAREFAS: aplicativos de celular, google tarefas, outlook,
bloco de notas etc.
DEFINA SEU ESTILO
A escolha das ferramentas define o seu estilo de gestão. 
TOTALMENTE ONLINE: smartphone, laptop e ferramentas
online.
TOTALMENTE OFFLINE: agenda tradicional, papéis para
anotações.
MISTO: um pouco de cada.
Em qual estilo você se enquadra?
O PLANEJAMENTO
TIPOS DE PLANEJAMENTO
Longo Prazo: mais de um ano para realizar.
Ex.: filhos, casamento, compra de apartamento, carro,
etc.
Médio Prazo: menos de um ano para realizar.
Ex.: eventos, viagens, cursos, treinamentos etc.
Curto Prazo: uma semana.
Ex.: tarefas e compromissos.
Curtíssimo Prazo: follow up diário.
Ex.: verificação das atividades adiadas, do dia e que
podem ser antecipadas.
OS PILARES DA GESTÃO DO TEMPO
CONTATOS
- Registro de telefone, email, empresa, cargo etc no seu
telefone e provedor de email.
- Estabeleça o maior network possível.
- Cultive o vínculo fraco.
- Crie grupos no provedor de email.
- Seja criterioso com os contatos do Facebook e use o
Linkedin.
COMPROMISSOS
- Anote todos em uma plataforma com lembretes.
- Compartilhe com as pessoas envolvidas.
- Anote as informações fundamentais do compromisso
(pauta, local, horário, convidados).
- Use a ferramenta “Repetir” para eventos recorrentes
(aniversários).
- Use os lembretes de forma criteriosa.
- Não registre uma Tarefa como Compromisso.
ANOTAÇÕES
- Fundamental na organização do conhecimento.
- Use para projetos futuros, pautas, dados etc.
- Mantenha uma Tarefa associada a Anotação quando
necessário (evite que caia no esquecimento).
- Crie pastas em seu computador para organizar artigos,
apresentações etc.
TAREFAS
- Registre todas as suas tarefas importantes.
- Use a ferramenta “Repetir” para eventos recorrentes.
- Defina SEMPRE um prazo, mesmo que tenha que adiar
constantemente.
- Transforme emails em tarefas (copiando os dados
relevantes).
- Seja criterioso no uso de lembretes.
EXERCICIOS
Defina quais ferramentas você irá utilizar (ou continuará 
utilizando) para a gestão de seus 4 pilares: contatos, 
compromissos, anotações e tarefas.
Uma vez definidas, cadastre os pilares nas 
ferramentas.
PLANEJAMENTO SEMANAL
O PLANEJAMENTO SEMANAL
- É o planejamento de rotina.
- Foco na execução.
- Melhor unidade de tempo para planejamento.
- Deve ser feito entre sexta a tarde (ideal) e segunda de
manhã (menos indicado).
- Duração de 20 a 30 min.
PASSO A PASSO DO PLANEJAMENTO SEMANAL
1. Reveja o planejamento da semana anterior.
- Registrando novas tarefas que ainda não foram
anotadas;
- Eliminando as tarefas executadas;
- Fazendo o acompanhamento de tarefas delegadas;
- Criando novos prazos para as tarefas não cumpridas;
- Reagendando compromissos não realizados.
2. Analise os Compromissos da semana
- Dimensione encontros e reuniões com as tarefas
propostas para a semana;
- Reagende o que for necessário;
- Fique atento às demandas de cada compromisso
(análise de dados, envio de relatórios);
- Confirme os compromissos.
3. Defina as Tarefas da semana
- Dimensione a quantidade de tarefas com o tempo
disponível;
- Adie para a próxima semana o que for necessário;
- Não planeje 100% de seu tempo (ou conviva
tranquilamente com adiamentos);
- Estabeleça quais tarefas são prioritárias;
- Distribua as tarefas nos dias da semana.
Verificações diárias:
- O que não foi feito de dias anteriores?
- O que deve ser feito hoje?
- O que será realmente adiado (tarefas e compromissos)?
EXERCICIO
Utilizando as suas ferramentas definidas para gestão de 
TAREFAS e COMPROMISSOS e os três passos
do PLANEJAMENTO SEMANAL, faça o planejamento de sua 
próxima semana.
DICAS IMPORTANTES
GESTÃO DE E-MAILS:
Algumas dicas valiosas para aumentar a sua
produtividade:
- Caixa de entrada é de ENTRADA! 
Não deixe as mensagens na caixa de entrada
eternamente. Uma vez resolvido o assunto encaminhe o
e-mail para outra pasta.
- Gerencie SPAMs. 
Utilize um e-mail auxiliar para cadastros e fichas. Marque
os indesejados como SPAM e cancele o cadastro nos
mailings indesejados.
- Reduza as respostas desnecessárias (ok, ciente etc).
Faça a sua parte e cobre das pessoas que façam a delas.
Reduzir em 20% o número de e-mails abertos por dia
tomando essa medida.
- Só copie quem for necessário.
- Use cópia oculta.
- Não apague e-mails.
- Crie apenas pastas necessárias.
- Crie umapasta padrão para e-mails resolvidos.
- Crie grupos de destinatários.
- Defina horários para “zerar” a caixa de entrada.
- Não ligue nenhum notificador de e-mails.
- Não verifique a caixa o tempo todo!
ESCREVENDO EMAILS
- O assunto deve ser totalmente compreensível;
- Não escreva textos longos (3 ou 4 parágrafos no
máximo);
- Dê espaço entre parágrafos;
- Use tópicos numerados e marcadores;
- Leia o texto antes de enviá-lo;
- Evite “broncas” por e-mail.
GESTÃO DE REUNIÕES
Algumas dicas para tornar suas reuniões mais objetivas e
produtivas.
- Defina Pauta;
- Selecione os presentes;
- Defina horário de início e principalmente de término;
- Envie os arquivos necessários previamente;
- Comece SEMPRE no horário;
- Eleja um mediador;
- Seja o mais sinérgico possível.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
SINTA O RESULTADO
O início é árduo e precisa de grande dedicação. É um
processo de mudança de hábito. Assuma o compromisso
de fazer por 4 semanas seguidas. Ao final de cada uma
delas, veja o quanto você progrediu!
ESTUDE
Nunca foi tão fácil ter acesso ao conhecimento. Pratique
sistematicamente atividades de estudo como leituras,
treinamentos, cursos formais e outros.
REVEJA CONSTANTEMENTE O MÉTODO
O melhor método de Gestão do seu tempo é o que você
desenvolverá. Utilize as dicas discutidas nesse curso para
criar seu próprio modelo. Algo que sugeri não surtiu
efeito? Ignore! Você pensou em adaptar alguma dica para
outro formato? Faça! 
ENSINE
A melhor forma de fixar um método é compartilhá-lo com
outras pessoas. Comece dividindo o modelo com alguém
próximo e depois expanda seus horizontes.
EXERCICIOS
Organize sua caixa de e-mails de acordo com as
dicas apresentadas nessa aula. Conte como fez
Organize sua próxima reunião de trabalho 
utilizando as ferramentas proposta nessa aula. 
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