3 Exercício avaliativo Noções Básicas de Gerenciamento em Serviços Arquivísticos

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Questão 1
Correto
Atingiu 10,00 de 10,00
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Texto da questão
Na gestão de documentos, assim como em qualquer contexto, só é possível gerenciar aquilo que se mede; só é possível medir aquilo que se define e só é possível definir aquilo que se compreende. Indicadores são grandes aliados dos gestores, pois medem a diferença entre a situação desejada (objetivo) e a situação atual (resultado). Em relação à definição de indicadores, marque, dentre as afirmativas a seguir, aquela que é incorreta:
Escolha uma opção:
a. Indicadores são referenciais que fornecem uma base objetiva para identificar problemas, definir prioridades e verificar como andam os esforços para a melhoria da gestão. 
b. Um indicador é uma medida de ordem estritamente quantitativa, dotada de significado particular e utilizada para organizar e captar as informações relevantes dos elementos que compõem o objeto da observação.
c. Um indicador é um recurso metodológico que informa empiricamente sobre a evolução de um aspecto observado.
d. Um indicador traduz, de forma mensurável, um aspecto da realidade dada (situação social) ou construída (ação), de maneira a tornar operacional a sua observação e avaliação.
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Sua resposta está correta.
A resposta correta é: Um indicador é uma medida de ordem estritamente quantitativa, dotada de significado particular e utilizada para organizar e captar as informações relevantes dos elementos que compõem o objeto da observação.
Questão 2
Correto
Atingiu 15,00 de 15,00
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Texto da questão
Considerando as abordagens de autores como Rua (2004), Jannuzzi (2005) e Ferreira, Cassiolato e Gonzalez (2009), podem-se separar as propriedades dos indicadores em dois grupos: propriedades essenciais (aquelas que qualquer indicador deve apresentar e sempre devem ser consideradas como critérios de escolha) e propriedades complementares. Relacione as definições à esquerda com as propriedades essenciais e complementares à direita:
	Deve suportar decisões, sejam no nível operacional, sejam no tático ou estratégico. Os indicadores devem, portanto, basear-se nas necessidades dos tomadores de decisão.
	Resposta 1 
	Capacidade de representar, com a maior proximidade possível, a realidade que se deseja medir e modificar. Um indicador deve ser significante ao que está sendo medido e manter essa significância ao longo do tempo.
	Resposta 2 
	Indicadores devem ter origem em fontes confiáveis, que utilizem metodologias reconhecidas e transparentes de coleta, processamento e divulgação.
	Resposta 3 
	Os dados básicos para seu cômputo devem ser de fácil obtenção.
	Resposta 4 
	Indicadores devem ser de fácil obtenção, construção, manutenção, comunicação e entendimento pelo público em geral, interno ou externo.
	Resposta 5 
	Geralmente um indicador é definido como uma divisão entre duas variáveis básicas; é formado, portanto, por um numerador e um denominador, ambos compostos por dados de fácil obtenção. Eventualmente, porém, ele pode ser complexo na sua fórmula, envolvendo muitas variáveis. Em todo caso, porém, é imprescindível que seja claro, atenda à necessidade do tomador de decisão e que esteja adequadamente documentado.
	Resposta 6 
	Capacidade que um indicador possui de refletir tempestivamente as mudanças decorrentes das intervenções realizadas.
	Resposta 7 
	Capacidade de representação regionalizada de grupos sociodemográficos, considerando que a dimensão territorial se apresenta como um componente essencial na implementação de políticas públicas.
	Resposta 8 
	Capacidade de o indicador ser obtido a custos módicos; a relação entre os custos de obtenção e os benefícios advindos deve ser favorável.
	Resposta 9 
	Capacidade de estabelecimento de séries históricas estáveis que permitam monitoramentos e comparações das variáveis de interesse, com mínima interferência causada por outras variáveis.
	Resposta 10 
	Capacidade de alcance e mensuração quando necessário, na sua versão mais atual, com maior precisão possível e sem ambiguidade.
	Resposta 11 
	Qualquer pessoa deve sentir-se apta a verificar a boa aplicação das regras de uso dos indicadores (obtenção, tratamento, formatação, difusão, interpretação).
	Resposta 12 
	Os indicadores devem ser públicos, isto é, conhecidos e acessíveis a todos os níveis da instituição, bem como à sociedade e aos demais entes da Administração Pública.
	Resposta 13 
	A identificação dos indicadores de desempenho deve considerar algumas questões temporais: em primeiro lugar o momento em que deve começar a medição; em segundo, a disponibilidade de obtenção quando os diferentes resultados começarem a acontecer; e, por fim, a possibilidade de que, por meio dessas medidas, seja possível realizar um acompanhamento periódico do desempenho do programa.
	Resposta 14 
	Os dados necessários para as medições se constituem em informações que fazem parte dos processos de gestão da instituição e, portanto, obtidas através de instrumentos de coleta, seja por amostra ou censo, seja por estatísticas, aplicação de questionários, observação etc., dependendo do aspecto a ser medido. Uma proposta de elaboração de indicadores deverá permitir dispor de indicadores de medição factível, em momentos adequados e com uma periodicidade que equilibre as necessidades de informação com os recursos técnicos e financeiros.
	Resposta 15 
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Sua resposta está correta.
A resposta correta é: Deve suportar decisões, sejam no nível operacional, sejam no tático ou estratégico. Os indicadores devem, portanto, basear-se nas necessidades dos tomadores de decisão. → Utilidade, Capacidade de representar, com a maior proximidade possível, a realidade que se deseja medir e modificar. Um indicador deve ser significante ao que está sendo medido e manter essa significância ao longo do tempo. → Validade, Indicadores devem ter origem em fontes confiáveis, que utilizem metodologias reconhecidas e transparentes de coleta, processamento e divulgação. → Confiabilidade, Os dados básicos para seu cômputo devem ser de fácil obtenção. → Disponibilidade, Indicadores devem ser de fácil obtenção, construção, manutenção, comunicação e entendimento pelo público em geral, interno ou externo. → Simplicidade, Geralmente um indicador é definido como uma divisão entre duas variáveis básicas; é formado, portanto, por um numerador e um denominador, ambos compostos por dados de fácil obtenção. Eventualmente, porém, ele pode ser complexo na sua fórmula, envolvendo muitas variáveis. Em todo caso, porém, é imprescindível que seja claro, atenda à necessidade do tomador de decisão e que esteja adequadamente documentado. → Clareza, Capacidade que um indicador possui de refletir tempestivamente as mudanças decorrentes das intervenções realizadas. → Sensibilidade, Capacidade de representação regionalizada de grupos sociodemográficos, considerando que a dimensão territorial se apresenta como um componente essencial na implementação de políticas públicas. → Desagregabilidade, Capacidade de o indicador ser obtido a custos módicos; a relação entre os custos de obtenção e os benefícios advindos deve ser favorável. → Economicidade, Capacidade de estabelecimento de séries históricas estáveis que permitam monitoramentos e comparações das variáveis de interesse, com mínima interferência causada por outras variáveis. → Estabilidade, Capacidade de alcance e mensuração quando necessário, na sua versão mais atual, com maior precisão possível e sem ambiguidade. → Mensurabilidade, Qualquer pessoa deve sentir-se apta a verificar a boa aplicação das regras de uso dos indicadores (obtenção, tratamento, formatação, difusão, interpretação). → Rastreabilidade, Os indicadores devem ser públicos, isto é, conhecidos e acessíveis a todos os níveis da instituição, bem como à sociedade e aos demais entes da Administração Pública. → Publicidade, A identificação dos indicadores de desempenho deve considerar algumas questões temporais: em primeiro lugar o momento em que deve começar a medição; em segundo, a disponibilidade de obtenção quando os diferentes resultadoscomeçarem a acontecer; e, por fim, a possibilidade de que, por meio dessas medidas, seja possível realizar um acompanhamento periódico do desempenho do programa. → Temporalidade, Os dados necessários para as medições se constituem em informações que fazem parte dos processos de gestão da instituição e, portanto, obtidas através de instrumentos de coleta, seja por amostra ou censo, seja por estatísticas, aplicação de questionários, observação etc., dependendo do aspecto a ser medido. Uma proposta de elaboração de indicadores deverá permitir dispor de indicadores de medição factível, em momentos adequados e com uma periodicidade que equilibre as necessidades de informação com os recursos técnicos e financeiros. → Factibilidade.
Questão 3
Correto
Atingiu 7,00 de 7,00
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Texto da questão
A finalidade do indicador é medir e acompanhar a evolução ou o grau de eficiência e conformidade das atividades de um órgão ou entidade, ou seja, monitorar, visando à melhoria dos processos de tomada de decisão. O resultado desse monitoramento poderá orientar o gestor no direcionamento adequado dos recursos disponíveis para as áreas mais deficientes, no que tange aos arquivos e à gestão documental, além de permitir a avaliação e a solução de problemas que surgem ao longo da execução de políticas, programas e projetos.
Complete o texto a seguir sobre elaboração de indicadores de gestão de documentos com os termos corretos:
Para criar indicadores coerentes e eficientes, devem-se considerar os objetivos que queremos alcançar. No âmbito do processo de gestão de documentos, temos 4 objetivos fundamentais: acesso, preservação, racionalização e conformidade.  Objetivos institucionais relacionados  ao acesso têm a ver com a eficiência da recuperação, ou seja, respostas rápidas e precisas.  Objetivos referentes  à preservação e  à racionalização  estão relacionados com a etapa da avaliação, em que os documentos são destinados à eliminação ou à guarda permanente. Aspectos como volume documental produzido e classificado, volume e frequência de eliminações e volume e frequência de recolhimentos são considerados.
Por se tratar de processo que possui etapas normatizadas no âmbito da Administração Pública Federal, outro aspecto importante a se considerar quando se pensa indicadores para a gestão documentos é  a conformidade. Aspectos como quantidade de normas gerais e leis arquivísticas internalizadas na forma de normas e instruções internas são levados em conta. 
Na perspectiva  do acesso os objetivos a serem medidos estão relacionados à disponibilidade dos documentos, aproximando o arquivo e o usuário da informação, seja interno, seja externo.
Na perspectiva  da preservação, os objetivos a serem medidos se concentram no resultado da avaliação, ou seja, na destinação (eliminação ou preservação permanente) da documentação arquivística.
Com relação  à conformidade
, os objetivos a serem medidos dizem respeito à quantidade de processos (relativos à gestão de documentos) normatizados e padronizados internamente; ao grau de aderência das áreas às normas de gestão documental internas; e ao grau de aderência das normas internas à legislação arquivística vigente.
      
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Sua resposta está correta.
A resposta correta é:
A finalidade do indicador é medir e acompanhar a evolução ou o grau de eficiência e conformidade das atividades de um órgão ou entidade, ou seja, monitorar, visando à melhoria dos processos de tomada de decisão. O resultado desse monitoramento poderá orientar o gestor no direcionamento adequado dos recursos disponíveis para as áreas mais deficientes, no que tange aos arquivos e à gestão documental, além de permitir a avaliação e a solução de problemas que surgem ao longo da execução de políticas, programas e projetos.
Complete o texto a seguir sobre elaboração de indicadores de gestão de documentos com os termos corretos:
Para criar indicadores coerentes e eficientes, devem-se considerar os objetivos que queremos alcançar. No âmbito do processo de gestão de documentos, temos 4 objetivos fundamentais: acesso, preservação, racionalização e conformidade.  Objetivos institucionais relacionados [ao acesso] têm a ver com a eficiência da recuperação, ou seja, respostas rápidas e precisas.  Objetivos referentes [à preservação] e [à racionalização] estão relacionados com a etapa da avaliação, em que os documentos são destinados à eliminação ou à guarda permanente. Aspectos como volume documental produzido e classificado, volume e frequência de eliminações e volume e frequência de recolhimentos são considerados.
Por se tratar de processo que possui etapas normatizadas no âmbito da Administração Pública Federal, outro aspecto importante a se considerar quando se pensa indicadores para a gestão documentos é [a conformidade]. Aspectos como quantidade de normas gerais e leis arquivísticas internalizadas na forma de normas e instruções internas são levados em conta. 
Na perspectiva [do acesso] os objetivos a serem medidos estão relacionados à disponibilidade dos documentos, aproximando o arquivo e o usuário da informação, seja interno, seja externo.
Na perspectiva [da preservação], os objetivos a serem medidos se concentram no resultado da avaliação, ou seja, na destinação (eliminação ou preservação permanente) da documentação arquivística.
Com relação [à conformidade], os objetivos a serem medidos dizem respeito à quantidade de processos (relativos à gestão de documentos) normatizados e padronizados internamente; ao grau de aderência das áreas às normas de gestão documental internas; e ao grau de aderência das normas internas à legislação arquivística vigente.
Questão 4
correto
Atingiu 3,00 de 3,00
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Texto da questão
No que se refere à elaboração de indicadores de gestão de documentos, relacione os objetivos à direita aos indicadores à esquerda que medem o alcance do objetivo.
	Objetivo: melhorar a satisfação do público-alvo em relação aos serviços de atendimento (solicitações de consulta/ empréstimo interno, SIC, demandas judiciais).
	Resposta 1 
	Objetivo: aumentar a eficiência na aplicação dos instrumentos de gestão para a destinação dos documentos das unidades administrativas do órgão
	Resposta 2 
	Objetivo: aumentar a quantidade de processos relativos à gestão de documentos padronizados e normatizados em consonância com a legislação arquivística
	Resposta 3 
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Sua resposta está correta.
A resposta correta é: Objetivo: melhorar a satisfação do público-alvo em relação aos serviços de atendimento (solicitações de consulta/ empréstimo interno, SIC, demandas judiciais). → Percentual de reclamações recebidas em relação às demandas de atendimento recebidas, Objetivo: aumentar a eficiência na aplicação dos instrumentos de gestão para a destinação dos documentos das unidades administrativas do órgão → Taxa de eliminação mensal/anual por unidade administrativa, Objetivo: aumentar a quantidade de processos relativos à gestão de documentos padronizados e normatizados em consonância com a legislação arquivística → Quantidade de processos relativos à gestão de documentos normalizados (formalizados e padronizados).
Parte inferior do formulário
Utilidade
Validade
Confiabilidade
Disponibilidade
Simplicidade
Clareza
Sensibilidade
Desagregabilidade
Economicidade
Estabilidade
Mensurabilidade
Rastreabilidade
Publicidade
Temporalidade
Factibilidade
Percentual de reclamações recebidas em relação às demandas de atendimento recebidas
Taxa de eliminação mensal/anual por unidade administrativa
Quantidade de processos relativos à gestão de documentos normalizados (formalizados e padronizados)