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Copyright © 1986, ABNT–Associação Brasileira de Normas Técnicas Printed in Brazil/ Impresso no Brasil Todos os direitos reservados Sede: Rio de Janeiro Av. Treze de Maio, 13 - 28º andar CEP 20003-900 - Caixa Postal 1680 Rio de Janeiro - RJ Tel.: PABX (021) 210 -3122 Telex: (021) 34333 ABNT - BR Endereço Telegráfico: NORMATÉCNICA ABNT-Associação Brasileira de Normas Técnicas Palavra-chave: Arquivos 4 páginas Arquivos NBR 9578SET 1986 Origem: ABNT - 14:004.01-001/1983 CB-14 - Comitê Brasileiro de Finanças, Bancos, Seguros, Comércio, Administração e Documentação CE-14:004.01 - Comissão de Estudo de Teminologia Arquivística NBR 9578 - Documentation - File - Terminology Descriptor: File Terminologia 1 Objetivo Esta Norma define os termos empregados nos arquivos em geral. 2 Definições Para os efeitos desta Norma são adotados as definições de 2.1 a 2.65. 2.1 Acervo Conjunto dos documentos de um arquivo. 2.2 Acesso Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as quais poderão variar em função de cláusulas restri- tivas. 2.3 Administração de arquivos Direção, supervisão e coordenação das atividades admi- nistrativas e técnicas de uma instituição ou órgão arqui- vístico. 2.4 Administração de documentos Metodologia de programas para controlar a criação, o uso, a normalização, a manutenção, a guarda, a proteção, e a destinação de documentos. 2.5 Arquivamento Operação que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares, em equipamentos que lhes forem próprios e de acordo com um sistema de ordenação pre- viamente estabelecido. 2.6 Arquivista Profissional de arquivo, de nível superior. 2.7 Arquivística Princípios e técnicas a serem observados na constituição, organização, desenvolvimento e utilização dos arquivos. 2.8 Arquivo 2.8.1 Designação genérica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, caracterizado pela natureza orgânica de sua acumulação e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informação. De acordo com a natureza do suporte, o arquivo terá a qualificação respectiva, como, por exemplo: arquivo audio- visual, fotográfico, iconográfico, de microformas, informá- tico. 2.8.2 O prédio ou uma de suas partes, onde são guardados os conjuntos arquivísticos. 2.8.3 Unidade administrativa cuja função é a de reunir, or- denar, guardar e dispor para o uso conjuntos de docu- mentos, segundo os príncípios e técnicas arquivísticas. E xe m pl ar a ut or iz ad o pa ra u so e xc lu si vo - P E T R O LE O B R A S IL E IR O - 3 3. 00 0. 16 7/ 00 36 -3 1 Impresso por: PETROBRAS 2 NBR 9578/1986 2.8.4 Móvel destinado à guarda de documentos. 2.9 Arquivologia Estudo, ciência e arte dos arquivos. 2.10 Arquivos correntes Conjuntos de documentos em curso ou de uso freqüente. Também denominados arquivos de movimento. 2.11 Arquivos em depósito Conjuntos de documentos colocados sob a guarda de um arquivo permanente, embora não pertençam ao seu acervo. 2.12 Arquivos intermediários Conjuntos de documentos procedentes de arquivos correntes e que aguardam sua destinação final. 2.13 Arquivos permanentes Conjuntos de documentos que são preservados, respei- tada a destinação estabelecida, em decorrência de seu valor probatório e informativo. 2.14 Arquivos privados Conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por instituições não-governamentais, famílias ou pessoas fí- sicas, em decorrência de suas atividades específicas, e que possuam uma relação orgânica perceptível através do processo de acumulação. 2.15 Arquivos públicos 2.15.1 Conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por instituições governamentais de âmbito federal, esta- dual ou municipal, em decorrência de suas funções es- pecíficas administrativas, judiciárias ou legislativas. 2.15.2 Instituições arquivísticas franqueadas ao público. 2.16 Arranjo 2.16.1 Processo que, na organização de arquivos perma- nentes, consiste na ordenação (estrutural ou funcional) dos documentos em fundos, na ordenação das séries dentro dos fundos e, se necessário, dos itens documentais dentro das séries. 2.16.2 Processo que, na organização de arquivos cor- rentes, consiste em colocar ou distribuir os documentos em uma seqüência alfabética, numérica ou alfanumérica, de acordo com o método de arquivamento previamente adotado. Também denominado classificação. 2.17 Autógrafo 2.17.1 Assinatura ou rubrica. 2.17.2 Designação de documento manuscrito, do próprio punho do autor, esteja assinado ou não. 2.18 Avaliação Processo de análise da documentação de arquivos, vi- sando estabelecer a sua destinação, de acordo com seus valores probatórios e informativos. 2.19 Catálogo Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico, incluin- do todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma sumária ou pormenorizada. 2.20 Classificação Ver 2.16.2. 2.21 Coleção Conjunto de documentos, sem relação orgânica, aleato- riamente acumulados. 2.22 Cópia 2.22.1 Reprodução de um documento, obtida simulta- neamente à execução do original. 2.22.2 Reprodução de um documento, obtida a partir do original. 2.23 Copiador 2.23.1 Livro contendo páginas em papel liso ou pautado, nas quais eram transcritas, em ordem cronológica, pelos próprios autores ou por copistas, cartas, ofícios e outros tipos de correspondência expedida. 2.23.2 Livro contendo folhas em “papel de trapos”, nas quais se fazia a cópia de documentos expedidos, usando- se processo de transferência direta da tinta do original, mediante umidade e pressão(1). 2.24 Correspondência Comunicação escrita, recebida (passiva) ou expedida (ati- va), apresentada sob várias formas (cartas, cartões pos- tais, ofícios, memorandos, bilhetes, telegramas), podendo ser interna ou externa, oficial ou particular, ostensiva ou sigilosa. 2.25 Datas limites Elemento de identificação cronológica de uma unidade de arquivamento em que são indicadas as datas de início e término do período abrangido. 2.26 Depósito Ato pelo qual arquivos ou coleções são colocados, fisi- camente, sob custódia de terceiros, sem que haja trans- ferência da posse ou propriedade. (1) Esse processo foi muito usado no século XIX e começos de XX. E xe m pl ar a ut or iz ad o pa ra u so e xc lu si vo - P E T R O LE O B R A S IL E IR O - 3 3. 00 0. 16 7/ 00 36 -3 1 Impresso por: PETROBRAS NBR 9578/1986 3 2.27 Descarte Ver 2.38. 2.28 Desclassificação Ato pelo qual a autoridade competente libera à consulta documentos anteriormente caracterizados como sigilosos. 2.29 Descrição Processo intelectual de sintetizar elementos formais e conteúdo textual de unidades de arquivamento, ade- quando-os ao instrumento de pesquisa que se tem em vista produzir (inventário sumário ou analítico, guia, etc.). 2.30 Destinação Conjunto de operações que se seguem à fase de avalia- ção de documentos, destinadas a determinar a sua guar- da temporária ou permanente, a sua eliminação ou a sua microfilmagem. 2.31 Doação Ato pelo qual uma pessoa física ou jurídica transfere a terceiros, de livre vontade, com caráter irrevogável, sem retribuição pecuniária, através de instrumento jurídico adequado no qual devem constar as condições da ces- são, a documentação que lhe pertence. 2.32 Documento Registro de uma informação independentemente da natu- reza do suporte que a contém. 2.33 Documento de arquivo Aquele que, produzido ou recebido por uma instituição pública ou privada, no exercício de suas atividades, cons- titua elemento de prova ou de informação. 2.34 Documento oficial Aquele que, possuindo ou não valor legal, produz efeitos de ordem jurídica na comprovação de um fato. 2.35 Documento público Aquele produzido e recebido pelos órgãos do poder pú- blico, no desempenho de suas atividades. 2.36 Documento sigiloso Aquele que, pela natureza de seu conteúdo informativo, determina medidas especiais de proteçãoquanto à sua guarda e acesso ao público. 2.37 Dossiê Unidade de arquivamento formada por documentos diversos, pertinentes a um determinado assunto ou pes- soa. 2.38 Eliminação Destruição de documentos julgados destituídos de valor para guarda permanente. 2.39 Espécie de documentos Designação dos diversos tipos de documentos segundo seu aspecto formal: ata, carta, certidão, decreto, despacho, edital, ofício, relatório, requerimento, etc. 2.40 Fundo 2.40.1 A principal unidade de arranjo estrutural nos arqui- vos permanentes, constituída pelos documentos proveni- entes de uma mesma fonte geradora de arquivos. 2.40.2 A principal unidade de arranjo funcional nos arqui- vos permanentes, constituída pelos documentos prove- nientes de mais de uma fonte geradora de arquivo, reu- nidas pela semelhança de suas atividades, mantido o princípio da proveniência. 2.41 Gênero de documentos Designação dos tipos de documentos segundo o aspecto de sua representação nos diferentes suportes: textuais, audiovisuais, iconográficos e cartográficos. 2.42 Guia Instrumento de pesquisa destinado à orientação dos usuá- rios no conhecimento e utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivo permanente. 2.43 Índice Lista sistemática e pormenorizada dos elementos do con- teúdo de um documento ou grupo de documentos, dis- posta em determinada ordem para indicar e facilitar sua localização do texto. 2.44 Instrumento de pesquisa Meio de disseminação e recuperação da informação utilizado pelos arquivos. São instrumentos de pesquisa, entre outros, catálogos, guias, índices, inventários, reper- tórios e tabelas de equivalência. 2.45 Inventário analítico Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arqui- vamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e pormenorizadamente descritas. 2.46 Inventário sumário Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arqui- vamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e brevemente descritas. 2.47 Item documental A menor unidade arquivística materialmente indivisível. 2.48 Legado Doação feita por declaração de última vontade. 2.49 Lista de eliminação Relação de documentos específicos a serem eliminados, devidamente aprovada pela autoridade competente. E xe m pl ar a ut or iz ad o pa ra u so e xc lu si vo - P E T R O LE O B R A S IL E IR O - 3 3. 00 0. 16 7/ 00 36 -3 1 Impresso por: PETROBRAS 4 NBR 9578/1986 2.50 Natação Elemento de identificação das unidades de arquivamento, constituído por números, letras ou combinação de núme- ros e letras, que permite sua localização. 2.51 Processo Termo geralmente usado na administração pública para designar o conjunto de documentos reunidos em capa especial e que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária. O número de protocolo que registra o primeiro documento com o qual o processo é aberto, repetido externamente na capa, é o elemento de controle e arquivamento do processo. 2.52 Protocolo 2.52.1 Denominação geralmente atribuída a setores en- carregados do recebimento, registro, distribuição e movi- mentação de documentos em curso. 2.52.2 Denominação atribuída ao próprio número de re- gistro dado ao documento. 2.52.3 Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. 2.53 Proveniência Princípio segundo o qual devem ser mantidos reunidos, em um mesmo fundo, todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo. Corresponde à expressão francesa respect des fonds e à inglesa provenance. 2.54 Recolhimento Transferência de documentos dos arquivos intermediá- rios para os permanentes. 2.55 Repertório Instrumento de pesquisa no qual são descritos, porme- norizadamente, documentos previamente selecionados e pertencentes a um ou mais fundos, podendo ser elabo- rado segundo um critério temático, cronológico, onomás- tico ou geográfico. 2.56 Respect des fonds d’archives Ver 2.53. 2.57 Seleção Ver 2.18. 2.58 Série Designação dada às subdivisões de um fundo que refle- tem a natureza de sua composição, seja ela estrutural, funcional ou por espécie documental. As séries podem ser subdivididas em subséries. 2.59 Símbolo Ver 2.50. 2.60 Tabela de equivalência Instrumento de pesquisa auxiliar que dá a equivalência de antigas notações para as novas que tenham sido ado- tadas, em decorrência de alterações no sistema de arranjo de um arquivo. 2.61 Tabela de temporabilidade Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos em que os docu- mentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e in- termediários ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para microfilmagem e eliminação. 2.62 Técnico de arquivo Profissional de arquivo de nível médio. 2.63 Transferência Passagem dos documentos dos arquivos correntes para os intermediários. 2.64 Triagem Ver 2.18. 2.65 Unidade de arquivamento O menor conjunto de documentos, reunido de acordo com um critério de arranjo preestabelecido. Estes conjun- tos, em geral, são denominados pastas, maços ou paco- tilhas. E xe m pl ar a ut or iz ad o pa ra u so e xc lu si vo - P E T R O LE O B R A S IL E IR O - 3 3. 00 0. 16 7/ 00 36 -3 1 Impresso por: PETROBRAS
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