Baixe o app para aproveitar ainda mais
Prévia do material em texto
UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO DE JANEIRO LUCIANO CUNHA DE OLIVEIRA OS RECURSOS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO: Modo de emprego e caráter estratégico em organizações brasileiras de grande porte RIO DE JANEIRO 2013 Luciano Cunha de Oliveira OS RECURSOS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO: Modo de emprego e caráter estratégico em organizações brasileiras de grande porte Dissertação de Mestrado apresentada ao Programa de Pós-Graduação em Administração, Instituto COPPEAD de Administração, Universidade Federal do Rio de Janeiro, como parte dos requisitos necessários à obtenção do titulo de Mestre em Administração Orientadora: Denise Lima Fleck, Ph.D. RIO DE JANEIRO 2013 Oliveira, Luciano Cunha de. Os recursos de tecnologia da informação: modo de emprego e caráter estratégico em organizações brasileiras de grande porte. / Luciano Cunha de Oliveira. -- Rio de Janeiro: UFRJ, 2013. 198 f.: il.; 30 cm. Orientadora: Denise Fleck. Dissertação (mestrado) – Universidade Federal do Rio de Janeiro, Instituto COPPEAD de Administração, 2013. 1.Sistemas de informação. 2. Administração – Teses. I. Fleck, Denise Lima. II. Universidade Federal do Rio de Janeiro, Instituto COPPEAD de Administração. III. Título. Luciano Cunha de Oliveira OS RECURSOS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO: Modo de emprego e caráter estratégico em organizações brasileiras de grande porte Dissertação de Mestrado apresentada ao Programa de Pós-Graduação em Administração, Instituto COPPEAD de Administração, Universidade Federal do Rio de Janeiro, como parte dos requisitos necessários à obtenção do titulo de Mestre em Administração Aprovada em ___________________________________________ - Orientadora Profª. Denise Lima Fleck, Ph.D. (COPPEAD, UFRJ) ___________________________________________ Profº. Donaldo de Souza Dias, D.Sc. (Consultor) ___________________________________________ Profª. Elaine Maria Tavares Rodrigues, D.Sc. (COPPEAD, UFRJ) AGRADECIMENTOS À minha família, especialmente ao meu pai Amauri e minha mãe Artele, por eu estar aqui. Vocês me criaram, educaram e orientaram, para eu me tornar a pessoa que eu sou hoje. Obrigado por vocês me apoiarem nos, muitos, momentos em que eu precisei. Agradeço, também, aos meus tios, Adilson e Sonia, que são meus segundos pais, por todo o carinho que tiveram comigo durante a minha vida. À minha noiva Lydiane, por ser o meu amor, a minha amiga e parceira. Obrigado pela tolerância, paciência e companheirismo nesses últimos anos, que foram cheios de desafios e conquistas. Ainda vejo nosso futuro repleto de desafios, mas, a despeito das dificuldades, tenho certeza que, juntos, teremos forças para realizar os nossos maiores sonhos. Estendo os agradecimentos aos pais da minha noiva, Célio e Edite, que considero amigos sinceros, pelo suporte ao longo da jornada que foi o mestrado no COPPEAD. À professora Denise Fleck, não só por concordar em me orientar nesta dissertação, mas, também, pela sua atenção, cuidado e zelo como minha professora e coordenadora do curso de mestrado. Professora, agradeço por você ter sido exigente nos trabalhos e, com isso, elevado o nível de aprendizagem, que eu e toda a minha turma recebemos. Aos entrevistados, que foram generosos em ceder seu tempo para participar desta pesquisa. Obrigado pela atenção e sinceridade. Suas contribuições foram valiosas para que este trabalho atingisse os objetivos propostos. Sempre serei grato a todos vocês. Aos amigos de turma do COPPEAD, Leonardo, Claudia e Paulo, que contribuíram com ideias para este trabalho durante as sessões dos seminário de pesquisa. Agradeço a paciência de você para me ouvirem e compartilharem seus insights sobre o tema deste trabalho. Torço muito para a sucesso de todos vocês. Aos professores do COPPEAD pelo excelente trabalho de ensino que é feito na instituição. Às dedicadas equipes da Secretaria e da Biblioteca e aos demais funcionários da instituição, que sempre estiveram ao nosso lado para nos ajudar a resolver os problemas do dia a dia. Finalmente, a todos os meus familiares e amigos, que me acompanharam e incentivaram durante o curso. Cada um de vocês foi importante para essa conquista. RESUMO OLIVEIRA, Luciano Cunha de. Os recursos de tecnologia da informação: modo de emprego e caráter estratégico em organizações brasileiras de grande porte. 2013. 197 f. Dissertação (Mestrado em Administração) – Instituto COPPEAD de Administração, Universidade Federal do Rio de Janeiro, Rio de Janeiro, 2013. A dissertação inicia com uma contextualização histórica breve sobre a evolução da tecnologia da informação, a exposição da motivação, do objetivo e das questões de pesquisa. Na revisão de bibliográfica, são apresentas as definições dos recursos de TI, que são compostos de ativos de TI, rotinas de TI e competências de TI, e dos modos de emprego da tecnologia da informação, Suporte, Fábrica, Turnaround e Estratégico. Adicionalmente, cada um dos modos de emprego da TI são associados aos caráteres estratégicos: não estratégico, exploitation, exploration e ambidestro. Após as definições, a revisão bibliográfica apresenta as características dos recursos de TI de cada modo de emprego da TI, dando origem ao modelo teórico empregado na análise. Uma vez definidas as características dos recursos de TI para modo de emprego da TI, foi conduzida uma investigação exploratória para validar a definição, delinear o modo que estão sendo utilizados os recursos de TI por organizações brasileiras de grande porte e entender o caráter estratégico de tal uso. Durante essa investigação foram entrevistados executivos da área de TI de empresas de diversas indústrias. Ao final desta investigação exploratória foi possível encontrar evidências que suportassem a definição dos recursos de TI de acordo com seu caráter estratégico, vislumbrar a utilização e o caráter estratégico dados aos recursos de TI nas empresas pesquisadas. Palavras-chave: Explotation. Exploration. Gestão de tecnologia da informação. Recursos de tecnologia da informação. Estratégia de tecnologia da informação. ABSTRACT OLIVEIRA, Luciano Cunha de. Os recursos de tecnologia da informação: modo de emprego e caráter estratégico em organizações brasileiras de grande porte. 2013. 197 f. Dissertação (Mestrado em Administração) – Instituto COPPEAD de Administração, Universidade Federal do Rio de Janeiro, Rio de Janeiro, 2013. This dissertation starts with a brief historical review on IT evolution, and the motivation, objective and questions exposure. In the bibliographic review, IT resources, composed of IT assets, IT routines, and IT competences, and IT usage modes, Support, Factory, Turnaround, and Strategic, were presented. Additionally, each of the IT usage modes are associated to strategic characters: non strategic, exploitation, exploration, and ambidextrous. After the definitions, the bibliographic review presents the IT resources characteristics for each IT usage mode, creating the theoretical framework used during the analyses. Once defined the IT resources characteristics for each IT usage mode, an exploratory investigation took place to validate the definition, outline how IT resources are being used by majors Brazilian organizations and understand the strategic character of this use. During this exploratory investigation, IT executives from many industries were interviewed. At the end of this exploratory investigation, it was possible to find evidences that support IT resources definition according to its strategic character, catch a glimpse of IT resource useand strategic character at the researched companies. Keywords: Exploration. Exploitation. Information technology management. Information technology resources. Information technology strategy. LISTA DE FIGURAS Figura 1-1: Principais Eras da TI. .............................................................................. 23 Figura 2-1: Modelo teórico dos Recursos de TI. ........................................................ 28 Figura 2-2: O círculo virtuoso da geração de valor a partir de TI .............................. 32 Figura 2-3: Grade de Impacto Estratégico de TI. ...................................................... 39 Figura 3-1: Os blocos de um estudo científico empírico. ........................................... 66 Figura 3-2: Roteiro resumido das entrevistas sobre gestão da TI. ............................ 73 Figura 4-1: Impactos da tecnologia da informação no modo Fábrica. ..................... 107 Figura 4-2: Impactos da tecnologia da informação no modo Turnaround. .............. 118 Figura 4-3: Impactos da tecnologia da informação no modo Estratégico. ............... 130 Figure 0-1: Transições entre os modo de emprego da TI. ...................................... 161 LISTA DE TABELAS Tabela 2-1: Ativos e os benefícios de performance esperados. ................................ 29 Tabela 2-2: As atividades primárias dos três tradicionais papeis dos gestores de TI 36 Tabela 2-3: Relação entre os Modo de emprego de TI e as Orientações Estratégicas. .................................................................................................................................. 64 Tabela 2-4: Importância dos Recursos de TI em cada modo de emprego da área de TI. .............................................................................................................................. 65 Tabela 3-1: Indústrias em que atuam as empresas que serviram de locais de pesquisa. ................................................................................................................... 69 Tabela 3-2: Tipo de fontes de dados utilizados no estudo de caso. .......................... 71 Table 3-3: Cargos dos entrevistados em cada empresa. .......................................... 72 Tabela 3-4: Exemplo da tabela base para a classificação das empresas nos modos de emprego de TI. ..................................................................................................... 75 Tabela 3-5: Componentes dos recursos de TI .......................................................... 75 Tabela 3-6: Exemplo da tabela de dados para a análise dos recursos de TI. ........... 77 Tabela 3-7: Características das Rotinas de TI por modo de emprego da TI. ............ 80 Tabela 4-1: Classificação das áreas de TI segundo os impactos de TI do modo Fábrica. ................................................................................................................... 103 Tabela 4-2: Classificação das áreas de TI segundo os impactos de TI do modo Turnaround. ............................................................................................................. 104 Tabela 4-3: Classificação das áreas de TI segundo os impactos de TI do modo Estratégico. ............................................................................................................. 105 Tabela 4-4: Classificação do modo de emprego da TI das empresas entrevistadas. ................................................................................................................................ 106 Tabela 4-5: Síntese da análise das Rotinas de TI no modo Fábrica. ...................... 117 Tabela 4-6: Síntese da análise das Rotinas de TI no modo Turnaround. ............... 128 Tabela 4-7: Síntese da análise das Rotinas de TI no modo Estratégico. ................ 141 Tabela 0-1: Lista de entrevistas sobre história da gestão de TI. ............................. 175 Tabela 0-2: Exemplo da tabela de dados e fatos. ................................................... 177 LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS CIO Chief information Officer CISR Center for Information System Research CPD Centro de Processamento de Dados CRM Customer Relationship Management CSC Centro de Serviço Compartilhado DEC Digital Equipment Company ENIAC Electronic Numerical Integrator and Computer EMCC Eckert-Mauchly Computer Company ERP Enteprise Resource Planning ITIL Information Technology Infrastructure Library MIT Massachusetts Institute of Technology PC Personal Computer PO Purchase Order SABRE Semi-automated Business Research Environment SAS Software as Services SCM Supply Chain Management SLA Service Level Agreement TI Tecnologia da Informação UNIVAC Universal Automatic Computer SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO .................................................................................................... 22 1.1 A MOTIVAÇÃO, O OBJETIVO E A QUESTÃO DO ESTUDO .................... 25 1.2 ORGANIZAÇÃO DO ESTUDO ................................................................... 26 2 REVISÃO BIBLIOGRÁFICA ............................. .................................................. 27 2.1 OS RECURSOS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO .................................... 27 2.1.1 Os ativos de tecnologia da informação ............. ........................................ 28 2.1.2 Capacitação em Tecnologia da Informação ........... ................................... 30 2.1.2.1 As Rotinas de TI ........................................................................................... 31 2.1.2.2 As Competências para gestão da TI............................................................. 34 2.2 OS MODOS DE EMPREGO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO .......... 39 2.2.1 Modo Suporte – “Não desperdice dinheiro.” ......... ................................... 41 2.2.2 Modo Fábrica – “Não pegue atalhos.” ............... ........................................ 42 2.2.3 Modo Turnaround – “Não estrague tudo.” ............ .................................... 44 2.2.4 Modo Estratégico – “Gaste o que precisar e monitore os resultados como um louco.” ................................... .................................................................. 47 2.3 OS RECURSOS DE TI E OS MODOS DE EMPREGO DA TECNOLOGIA NAS EMPRESAS ...................................................................................................... 50 2.3.1 Os Ativos de TI nos Modos de Emprego da Tecnologia da Informação . 51 2.3.2 As Rotinas de TI nos Modos de Emprego da Tecnologia da Informação 52 2.3.2.1 Identificação de Necessidades ..................................................................... 52 2.3.2.2 Desenvolvimento de Sistemas ..................................................................... 54 2.3.2.3 Gerenciamento de Mudanças e Redesenho de Processos .......................... 55 2.3.2.4 Supervisão de TI........................................................................................... 56 2.3.3 As Competências de TI nos Modos de Emprego da Tecno logia da Informação ........................................ ....................................................................... 58 2.3.3.1 As Competências de TI no modo Suporte .................................................... 58 2.3.3.2 As Competências de TI no modo Fábrica ..................................................... 58 2.3.3.3 As Competências de TI no modo Turnaround .............................................. 59 2.3.3.4 As Competências de TI no modo Estratégico ............................................... 60 3 MÉTODO DE PESQUISA .................................................................................... 66 3.1 BLOCO QUESTÃO ..................................................................................... 67 3.2 BLOCOMODELO TEÓRICO ...................................................................... 67 3.3 BLOCO LOCAL DE PESQUISA.................................................................. 67 3.4 BLOCO MÉTODO ....................................................................................... 69 3.4.1 A coleta de dados ................................. ....................................................... 70 3.4.2 A preparação dos dados ............................ ................................................. 73 3.4.3 A análise dos dados ............................... ..................................................... 78 3.4.3.1 A avaliação das tabelas de dados e fatos .................................................... 78 3.4.3.2 Classificação das empresas nos modos de emprego de TI ......................... 79 3.4.3.3 A operacionalização da busca por evidências do uso estratégico da TI....... 79 3.5 LIMITAÇÕES DO ESTUDO ........................................................................ 81 4 ANÁLISE ........................................... .................................................................. 83 4.1 APRESENTAÇÃO DAS EMPRESAS ......................................................... 83 4.1.1 Empresa #4 - Incorporação e Administração de shoppi ng ...................... 83 4.1.2 Empresa #5 - Bebidas .............................. .................................................... 85 4.1.3 Empresa #6 - Financeira ........................... ................................................... 86 4.1.4 Empresa #7 - Seguradora ........................... ................................................. 88 4.1.5 Empresa #8 - Varejo ............................... ...................................................... 89 4.1.6 Empresa #9 - Bebidas .............................. .................................................... 90 4.1.7 Empresa #10 - Holding ............................. ................................................... 90 4.1.8 Empresa #11 - Internet ............................ .................................................... 91 4.1.9 Empresa #12 - Construção Civil .................... ............................................. 92 4.1.10 Empresa #13 - Automobilística ..................... ............................................ 93 4.1.11 Empresa #14 - Automobilística ..................... ............................................ 94 4.1.12 Empresa #15 - Construção Civil .................... ........................................... 95 4.1.13 Empresa #17 - Energia ............................. ................................................. 96 4.1.14 Empresa #18 - Petróleo ............................ ................................................. 97 4.1.15 Empresa #19 - Fumo ................................ .................................................. 98 4.1.16 Empresa #20 - Mineração ........................... ............................................... 99 4.1.17 Empresa #21 - Gases Industriais ................... ......................................... 101 4.2 CLASSIFICAÇÃO DAS EMPRESAS ........................................................ 102 4.3 O EMPREGO DOS RECURSOS DE TI NO MODO FÁBRICA ................. 106 4.3.1 As Rotinas de TI nas empresas do modo Fábrica ..... ............................. 108 4.3.1.1 Identificação das necessidades .................................................................. 108 4.3.1.2 Desenvolver de aplicações ......................................................................... 109 4.3.1.3 Gerenciar a mudança e redesenhar os processos ..................................... 112 4.3.1.4 Transparência nos investimentos ............................................................... 113 4.3.1.5 Medição dos resultados .............................................................................. 115 4.3.2 Síntese da análise das Rotinas de TI no modo Fábric a ......................... 116 4.4 O EMPREGO DOS RECURSOS DE TI NO MODO TURNAROUND ....... 118 4.4.1 As Rotinas de TI nas empresas do modo Turnaround .. ......................... 119 4.4.1.1 Identificação das necessidade .................................................................... 119 4.4.1.2 Desenvolver de aplicações ......................................................................... 120 4.4.1.3 Gerenciar a mudança e redesenhar os processos ..................................... 123 4.4.1.4 Transparência nos investimentos ............................................................... 124 4.4.1.5 Medição dos resultados .............................................................................. 126 4.4.2 Síntese da análise das Rotinas de TI no modo Turnar ound .................. 127 4.5 O EMPREGO DOS RECURSOS DE TI NO MODO ESTRATÉGICO ....... 129 4.5.1 As Rotinas de TI nas empresas do modo Estratégico . .......................... 131 4.5.1.1 Identificação das necessidades .................................................................. 131 4.5.1.2 Desenvolver de aplicações ......................................................................... 133 4.5.1.3 Gerenciar a mudança e redesenhar os processos ..................................... 136 4.5.1.4 Transparência nos investimentos ............................................................... 137 4.5.1.5 Medição dos resultados .............................................................................. 139 4.5.2 Síntese da análise das Rotinas de TI no modo Estrat égico ................... 140 5 CONCLUSÃO ......................................... ........................................................... 144 5.1 A UTILIZAÇÃO E O CARÁTER ESTRATÉGICO DOS RECURSOS DE TI NO MODO FÁBRICA .............................................................................................. 145 5.2 A UTILIZAÇÃO E O CARÁTER ESTRATÉGICO DOS RECURSOS DE TI NO MODO TURNAROUND .................................................................................... 146 5.3 A UTILIZAÇÃO E O CARÁTER ESTRATÉGICO DOS RECURSOS DE TI NO MODO ESTRATÉGICO .................................................................................... 148 5.4 SUGESTÕES PARA PESQUISAS FUTURAS.......................................... 149 REFERÊNCIAS ....................................................................................................... 151 APÊNDICES ........................................................................................................... 161 APÊNDICE A – A PERSPECTIVA DINÂMICA DOS MODOS DE ATAÇÃO E DOS RECURSOS DE TI .................................................................................................. 161 APÊNDICE B – HISTÓRICO DA EVOLUÇÃO DOS RECURSOS DE TI ................ 175 22 1 INTRODUÇÃO Os sistemas de informação digitais começaram a ser desenvolvidos durante a Segunda Guerra Mundial (1939-1945). Chegaram às empresas na década de 1950 por meio da recém nascida indústria da tecnologia da informação (TI), quando os equipamentos eletromecânicos começaram a ser substituídos pelos primeiros computadores a válvula. Na corrente década de 2010, a Internet e a mobilidade estão presentes no dia a dia das empresas, mudando a maneira de interagir com os clientes, fornecedores e funcionários. Ao longo dessas seis décadas de evolução, as empresas foram bombardeadas por novos avanços tecnológicos e metodologias, que não raro eram apresentados pelos fornecedores como a solução para os problemas de inovação, controle e eficiência. Esses avanços tecnológicos e metodologias foram usados com sucesso em algumas empresas, mas, em muitos casos, as iniciativas de TI não atingiram as expectativas dos gestores. Até hoje, a grande variação nos resultados obtidos pelas empresas com a utilização dos recursos de TI polariza seus gestores entre os que desejam utilizar a tecnologiada informação como uma ferramenta na competição e os que consideram TI um peso que a empresa tem de carregar para se manter no negócio. Organizações que veem a tecnologia da informação como uma arma competitiva estariam em busca de novas oportunidades de uso da TI, para inovar e melhorar o desempenho da empresa, adotando uma postura de exploration (MARCH, 1991) dos recursos de TI. Por outro lado, organizações que consideram a tecnologia da informação como um mal necessário para a empresa, estariam inclinadas a estruturar os recursos de TI para garantir o funcionamento do negócio de maneira eficiente e estável, buscando o direcionamento de exploitation (MARCH, 1991) dos recursos de TI. O avanço da tecnologia da informação, a adoção de novos modelos de gestão de TI e a ascensão de novos fornecedores têm mudado a forma de desenvolver e utilizar os recursos de TI. Sendo assim, a evolução dos recursos de tecnologia da informação pode ser dividida em três eras: Era do 23 Mainframe; Era dos Sistemas Distribuídos; e a Era Web1, conforme ilustra a Figura 1-1. 1960 1970 1980 1990 2000 2010 Exploração de TI pelo negócio Era do Mainframe Era dos Sistemas Distribuídos Era Web Figura 1-1: Principais Eras da TI. Fonte: Ross & Feeny,1999 A Era do Mainframe começou na década de 1950 com a introdução dos primeiros computadores digitais nas empresas. Durante essa Era, a exploration dos recursos de TI tirou o computador das atividades repetitivas levando-o para todas as áreas de negócio, integrando a operação e auxiliando no processo de decisão. Após investir em recursos de TI para implementar sistemas estratégicos, algumas empresas desfrutaram de períodos de vantagens competitivas sobre os seus concorrentes, como ocorreu com a American Airlines após implementar o sistema SABRE (Semi-automated Business Research Environment), para a reserva de passagens. Apesar do sucesso de algumas iniciativas de TI, muitos projetos não alcançaram os resultados esperados pelos gestores do negócio. Além disso, a organização dos recursos de TI nos centros de processamento de dados (CPD) se mostrou lenta para atender às necessidades das empresas. A Era dos Sistemas Distribuídos começou na década de 1970 com a 1 Uma contextualização histórica mais ampla está disponível no Apêndice B, onde são apresentados os fornecedores, as aplicações, a atitude dos executivos e a situação no Brasil em cada uma das Eras. 24 introdução dos minicomputadores, as redes de dados e, posteriormente, os computadores pessoais, também conhecidos como personal computers (PCs). Essa Era foi marcada pela redução dos custos dos equipamentos e o aumento da disponibilidade de mão de obra. A insatisfação dos gestores do negócio com os serviços dos CPDs, levou as áreas de negócio a adquirir equipamentos de processamento de dados e partir para a exploration de novas oportunidades de uso da TI. Isso trouxe benefícios locais, como o acesso às informações e a confecção de relatórios mais rápidos através da utilização de planilhas eletrônicas e bancos de dados controlados pela área de negócio. Apesar do aumento da velocidade de resposta da TI às necessidades das áreas de negócio, o desenvolvimento de recursos de TI locais aumentou a complexidade do ambiente de TI, causou inconsistências nas informações e elevou os custos das empresas com a tecnologia da informação. Na tentativa de controlar os gastos com a TI, ganharam força a terceirização, o redesenho de processos e os sistemas integrados, como os sistemas Enterprise Resource Planning (ERP), que mudaram a dinâmica do uso da TI para um cenário de centralização dos recursos de TI, como nos antigos CPD’s. A exploration de novas maneiras de organizar os recursos de TI, utilizando a terceirização, o redesenho de processos e os sistemas integrados, também foram capazes de trazer vantagens competitivas temporárias para algumas empresas, até que seus concorrentes obtivessem sucesso em replicar seus projetos. Finalmente, a Era Web começa na década de 1990, quanto a Internet passa a estar disponível para as empresas. Esse salto na tecnologia da informação ainda tem implicações estratégicas até hoje, porque deu às empresas acesso instantâneo a fornecedores e clientes em todo o mundo, criando novas oportunidades para serem exploradas. As novas oportunidades criaram pressões sobre os gestores do negócio para buscar conectar os negócios das suas empresas à Internet antes dos concorrentes. Isso fez com que fossem feitos investimentos em recursos de TI visando a exploration das oportunidades na Internet. Ao longo últimas décadas, foram desenvolvidos recursos de TI que 25 deram origem a novos modelos de negócio, como e-commerce, para interagir com os clientes, e marketplace, para gerenciar cotações e pedidos junto aos fornecedores. Além dos novos modelos de negócio, a Internet deu origem a diversas ferramentas colaborativas para criação de conhecimento, como as redes sociais, wikis e blogs, que vêm sendo progressivamente implementadas nas empresas. Em suma, ao longo dos anos, a evolução acelerada da tecnologia da informação transformou todos os aspectos dos recursos de TI utilizados pelas empresas. Por sua vez, o uso dos recursos de TI pode ter caráter estratégico em diferentes matizes: (i) propiciando a eficiente réplica de operações e procedimentos – modo exploit (MARCH, 1991); (ii) contribuindo para a eficaz inovação em aspectos variados do negócio – modo explore (MARCH, 1991); e (iii) sustentando uma abordagem ambidestra que contempla tanto a eficiente réplica como a eficaz inovação – modos exploit e explore (MARCH, 1991) simultaneamente. De maneira geral, o modo exploit apoia as operações no curto prazo e o modo explore abre novos caminhos para o negócio no futuro. Já o modo ambidestro ocupa lugar de destaque no sucesso de longo prazo das organizações por contemplar tanto o presente como o futuro (MARCH, 1991). 1.1 A MOTIVAÇÃO, O OBJETIVO E A QUESTÃO DO ESTUDO A gestão da informação é um segmento que vem se transformando ao longo dos anos, em consequência dos avanços tecnológicos, sendo reconhecida por diversos autores como estratégica para o sucesso das empresas. Face a importância da tecnologia da informação para as empresas, a motivação deste estudo é contribuir para a discussão sobre o uso estratégico dos recursos de TI nas empresas brasileiras. O objetivo deste trabalho é investigar em caráter exploratório o uso estratégico da tecnologia da informação em empresas brasileiras de grande porte, delineando as características dos recursos de TI e buscando identificar os diferentes matizes do caráter estratégico das áreas de TI dessas organizações. Duas questões norteiam o presente estudo. A primeira busca descrever, 26 na visão de gestores associados à área de TI, o uso dos recursos de TI pelas organizações investigadas, enquanto a segunda examina implicações estratégicas de tal uso: 1. De que modo estão sendo utilizados os recursos de TI por organizações brasileiras de grande porte? 2. Qual é o caráter estratégico de tal uso? 1.2 ORGANIZAÇÃO DO ESTUDO O presente trabalho está organizado em cinco capítulos. Após esta introdução, o Capítulo 2 apresenta a revisão bibliográfica, que é dividida em três seções. Na primeira, é desenvolvida uma definição para os recursos em tecnologia da informação, detalhando todos os componentes desse tipo de recurso. Na segunda, são definidos e associados os modo de emprego das áreas de TI e as orientações estratégicas de exploitation, exploration e balanceamento no uso dos recursos. Finalmente, a terceira seção sintetiza a ligação entre os modos de emprego e os recursos de TI, enfatizando as diferenças nos recursos de TI utilizados em cadamodo. O Capítulo 3 expõe o método utilizado para executar a pesquisa. São discutidos o critério de seleção dos locais de pesquisa e a descrição do método de coleta, preparação e análise dos dados, incluindo as fontes dos dados e os procedimentos de classificação e análise dos dados sobre as áreas de TI das empresas pesquisadas. O Capítulo 4 apresenta a análise dos dados coletados ao longo da preparação da dissertação. São apresentadas as empresas e suas características, bem como são comparadas as Rotinas de TI descritas no modelo teórico com as observações obtidas nos locais pesquisados, para tentar descrever as práticas utilizadas na gestão da TI. Finalmente, no Capítulo 5, são expostas as conclusões do trabalho em resposta à pergunta da pesquisa e as sugestões para novas pesquisas no tema. Em seguida, são apresentadas as referências utilizadas em todo o trabalho e os apêndices. 27 2 REVISÃO BIBLIOGRÁFICA A revisão bibliográfica traz o arcabouço teórico que será utilizado em toda esta dissertação. O capítulo é dividido em três partes. A primeira parte contém a definição dos recursos em tecnologia da informação, detalhando os componentes desse tipo de recurso. Na segunda, são definidos e associados as orientações estratégicas de exploitation e exploration e os modo de emprego da tecnologia da informação nas empresas. Finalmente, na terceira seção, é feita uma síntese das duas primeiras partes, ligando os componentes dos recursos TI aos modo de emprego das áreas de tecnologia da informação nas empresas. 2.1 OS RECURSOS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Aral & Weill (2007) definem os recursos de tecnologia da informação como a combinação de ativos de tecnologia da informação e capacitações em tecnologia da informação, conforme exposto na Figura 2-1. Segundo os autores, esses recursos são os resultados das alocações de investimentos realizados pelas empresas, para atingir seus objetivos estratégicos. Além disso, Aral & Weill (2007) ressaltam que recursos de tecnologia da informação fortes são escassos e difíceis de imitar, porque desenvolver uma combinação efetiva de ativos e capacitações em tecnologia da informação, com potencial para gerar vantagens competitivas, requer tempo, aprendizagem e otimização. 28 Figura 2-1: Modelo teórico dos Recursos de TI. Fonte: Aral & Weill, 2007 Adicionalmente, Porter & Millar (1985) apontam que os recursos de tecnologia da informação permitem que a empresa aproveite as oportunidades para aumentar sua eficiência e/ou diferenciar seus produtos e serviços. Essas oportunidades são geradas pela integração das suas atividades internas e pela integração com os seus fornecedores e clientes. Nas próximas seções, serão detalhados os ativos de TI e as capacitações em TI, que compõem os recursos de tecnologia da informação. 2.1.1 Os ativos de tecnologia da informação Aral & Weill (2007) consideram que as alocações dos investimentos em ativos específicos de TI refletem a estratégia e afetam as performances das empresas. Dessa forma, os autores afirmam que as empresas colhem diferentes benefícios de acordo com o volume e o tipo de investimento que realizam em ativos de TI. Aral & Weill (2007) utilizaram a classificação de ativos desenvolvida por Weill (1992) e ampliada por Weill & Broadbent (1998), com o objetivo de desagregar os investimentos em ativos de tecnologia da informação. Nessa classificação, Weill & Broadbent (1998) dividem os ativos de TI em quatro classes, de acordo com os propósitos dos ativos: infraestrutura, transacional, informacional e estratégico. Aral & Weill (2007) afirmam que investimentos em diferentes portfólios desses tipos de ativos trazem resultados em 29 inovação (novos produtos e serviços), relacionamento interno (controles e processos), relacionamento externo (satisfação de clientes e gestão da cadeia de suprimentos), entre outros. A Tabela 2-1, abaixo, organiza a classificação dos ativos de TI, seus propósitos estratégicos e os benefícios de performance esperados, conforme foi proposto por Aral & Weill (2007). Em seguida, cada um dos tipos de ativos de TI é detalhado. Tipo de Ativos de TI Propósito estratégico Benefícios de performance esperados Infraestrutura Fundação para os serviços compartilhados de TI. Provê uma base flexível para as iniciativas de negócios futuras. - Curto Prazo: Maior custo e menor rentabilidade; - Maior valor de mercado; e - Longo Prazo: Maior lucro e menores custos. Transacional Automatiza os processos, corta custos e aumenta o volume de negócios por unidade de custo. - Menores custos. Informacional Provê informação para a gestão, contabilidade, relatórios, suporte de decisões, controle de planejamento, análises e data mining. - Menores custos; e - Maior rentabilidade. Estratégico Apoia a entrada em um novo mercado, provê um novo serviço ou viabiliza um novo produto. - Mais inovação de produto. Tabela 2-1: Ativos e os benefícios de performance e sperados. Fonte: Aral & Weill, 2007 - Infraestrutura: Investimentos em infraestrutura são feitos para fornecer uma base flexível para as iniciativas do negócio e constroem as fundações para os serviços compartilhados de TI, estabelecendo a estrutura, que é utilizada por múltiplas aplicações. Esses investimentos têm um alto custo de implantação no curto prazo, mas trazem benefícios por um longo horizonte de tempo, melhorando a performance da empresa no longo prazo (ARAL & WEILL,2007). 30 - Transacional: Esse tipo de investimento é feito para automatizar processos, cortar custos ou aumentar o volume de negócios da empresa. Investimentos em ativos transacionais focam em racionalizar os recursos gastos em operações repetitivas. Por isso, tendem a causar uma redução imediata do custo (ARAL & WEILL,2007). - Informacional: Investimentos desse tipo fornecem informações para as diversas áreas da empresa e permitem a troca de informações entre a empresa e seus clientes e fornecedores. Investimentos em ativos informacionais suportam a coleta e análise de dados, os controles, a confiabilidade, a velocidade de resposta e adaptabilidade das empresas, permitindo uma maior efetividade no processo decisório. Sendo assim, os ativos informacionais são associados à redução de custos e, também, à identificação de novas oportunidades de aumento de receitas e rentabilidade (ARAL & WEILL,2007). - Estratégico: Os investimentos estratégicos reposicionam a empresa no ambiente competitivo, dando suporte à entrada em um novo mercado ou à criação de um novo produto, serviço ou processo de negócio. Os investimentos em ativos estratégicos de TI, tipicamente, mudam a natureza da entrega de um serviço ou um processo organizacional na indústria. Entretanto, esses investimentos deixam de ser estratégicos e passam a ser transacionais, quando se tornam o padrão da indústria. Investimentos bem sucedidos em ativos estratégicos de TI contribuem com a capacidade de inovação da empresa (ARAL & WEILL,2007). 2.1.2 Capacitação em Tecnologia da Informação Cohen & Levinthal (1990) afirmam que para desenvolver uma capacitação, seja para absorver conhecimento ou resolver problemas, é insuficiente apenas expor o indivíduo brevemente ao conhecimento. Sendo assim, segundo os autores, para integrar, com sucesso, certas classes de conhecimentos tecnológicos sofisticados e complexos dentro das atividades das empresas, é preciso uma equipe interna competente em seu campo de atuação e familiarizada com as necessidades da empresa, os procedimentos organizacionais, as rotinas e as competências complementares. 31 A partir da afirmação de Cohen & Levinthal (1990), Aral & Weill (2007) definem capacitação em tecnologia da informação como a interligação entre as rotinas empregadas pela empresa e as competências da equipe de tecnologiada informação, que se complementam e formam um sistema que permite gerar mais valor para o negócio. As rotinas, segundo Aral & Weill (2007), se referem ao conjunto de atividades, que servem como meio para completar uma tarefa e ao mecanismo para documentar e acessar o conhecimento sobre a forma mais eficiente de executar a tarefa. Aral & Weill (2007) recorrem a Prahalad & Hamel (1990), para descrever as competências como o conhecimento coletivo da empresa, em especial o conhecimento para coordenar as diversas habilidades de produção e integrar as múltiplas tecnologias. Aral & Weill (2007) complementam a descrição, indicando que as competências de TI são habilidades incorporadas em indivíduos ou grupos, que gerenciam ou executam as tarefas da empresa e, conforme esses indivíduos ou grupos interagem com a tecnologia da informação, eles aprendem e constroem novas habilidades, para fazer um uso mais efetivo dessa tecnologia. 2.1.2.1 As Rotinas de TI Westerman & Weill (2006) afirmam que as empresas, que obtêm mais valor da TI, são as que executam melhor um conjunto de quatro rotinas: identificar as necessidades; desenvolver as aplicações; gerenciar a mudança organizacional e redesenhar os processos de negócio; e supervisionar a TI. A Figura 2-2 mostra o modelo de criação de valor através da tecnologia da informação de Westerman & Weill (2006). Na sequência, cada Rotina de TI é descrita em detalhe. 32 Figura 2-2: O círculo virtuoso da geração de valor a partir de TI Fonte: Westerman & Weill, 2006 - Identificar as necessidades: McAfee (2006) afirma que alinhar a tecnologia da informação à estratégia de negócio é um desafio. Olhando a questão do ponto de vista dos executivos do negócio, o autor ressalta a dificuldade que os gestores das empresas têm para lidar com a abundância de tecnologias disponíveis no mercado e decidir qual desses produtos deve ser adquirido para atender às necessidades da empresa. O processo de identificação das necessidades, segundo Westerman & Weill (2006), serviria para auxiliar os executivos do negócio a definir seus problemas e as ferramentas de tecnologias, para resolvê-los, e para colher sugestões sobre novas formas de como a área de TI pode melhorar a performance de negócio. Os autores afirmam que esse processo depende de conversas contínuas entre o líder da área de TI e os gestores do negócio, que poderiam ser informais ou ocorrer em estruturas da organização, como comitês. - Desenvolver as aplicações: Segundo Westerman & Weill (2006), o desenvolvimento das aplicações é o primeiro passo para atender às necessidades do negócio e, para executar esses desenvolvimentos, são 33 necessárias duas condições. A primeira condição é que os projetos sejam lançados de forma efetiva e tenham um processo de revisão, para que os executivos do negócio possam ser instruídos e fazer perguntas sobre o projeto, de modo que estejam aptos a tomar as decisões apropriadas de escopo, prazo e recursos. Finalmente, a segunda condição é que os projetos sejam gerenciados de forma efetiva, ou seja, os projetos devem usar o método correto, ter o pessoal adequado, envolver as áreas de negócio e entregar os resultados esperados. Alinhado com a posição de Westerman & Weill (2006) sobre a necessidade de envolver os gestores do negócio nos projetos, McAfee (2006) afirma que os projetos de tecnologia da informação estão progressivamente deixando de ser um desafio técnico, para se tornarem um desafio de gestão. O autor afirma que o sucesso das iniciativas de tecnologia da informação depende, em grande parte, do comprometimento dos gestores do negócio, mas eles, muitas vezes, não têm clareza de onde, quando e como devem se envolver. - Gerenciar a mudança e redesenhar os processos de negócio: Westerman & Weill (2006) afirmam que, mesmo sem que haja responsabilidade formal, o gestor da área de TI e a sua equipe podem fomentar e gerenciar as mudanças técnicas e de processos de negócio. Contudo, os autores salientam que, da mesma forma que no processo de desenvolvimento de sistemas, o gerenciamento da mudança e o redesenho de processos precisam utilizar métodos adequados, pessoal qualificado e assegurar, com o apoio dos executivos do negócio, que todos os sistemas e processos estejam alinhados com os objetivos da empresa. Adicionalmente, Liang et al. (2007) afirmam que, uma vez decidida a implantação de um projeto, a participação dos altos gestores auxilia a adoção das mudanças inseridas pela tecnologia da informação. - Supervisionar a TI : Westerman & Weill (2006) apontam que, para a criação de um círculo virtuoso, com a identificação das necessidades, redesenho de processos e gerenciamento da mudança, é preciso que haja supervisão sobre a área de TI. Segundo os autores, no processo de 34 supervisão de TI, duas rotinas chaves deve estar presentes: a transparência nos investimentos e a medição dos resultados. Westerman & Weill (2006) afirmam que a transparência nos investimentos é necessária, para que os recursos sejam direcionados aos projetos com potencial de retorno e alinhados à estratégia da empresa, através de um processo claro e coerente. A medição dos resultados, segundo os autores, rastreia os resultados obtidos pela aplicação da tecnologia da informação, para isso podem ser usadas medidas quantitativas, como os Service Level Agreements (SLA) e a evolução dos custos com TI, e medidas qualitativas, como a satisfação dos usuários, clientes e fornecedores. Contudo, os autores ressaltam que a medição dos resultados dos projetos de desenvolvimento das aplicações e revisão dos processos de negócio é mais difícil que a medição da performance da infraestrutura de tecnologia. 2.1.2.2 As Competências para gestão da TI As competências para gestão da TI fecham a descrição dos elementos que formam a Capacitação em tecnologia da informação e, com isso, completam a definição de recursos de tecnologia da informação, de acordo com Aral & Weil (2007). Os principais atores, responsáveis por introduzir e gerir a tecnologia da informação nas organizações são o Chief Information Officer (CIO), que é o executivo responsável pelas funções da área de TI, e os analistas da tecnologia da informação, que são os técnicos responsáveis pelo atendimento aos usuários e pelo desenvolvimento e manutenção da infraestrutura e dos sistemas de informação. Cada um desses atores executa um papel importante para que a tecnologia da informação atinja seu potencial pleno nas empresas. As competências do CIO Carter et al. (2011) afirmam que, tradicionalmente, a função do Chief Information Officer é gerenciar a operação dos sistemas de informação, para que eles estejam alinhados com o negócio, e facilitar a mudança de processos. Mata et al. (1995) acrescentam que, a habilidade de gerenciar a 35 tecnologia da informação pode ser uma fonte de vantagem competitiva sustentável, uma vez que essa habilidade é valiosa, rara, imperfeitamente imitável e não substituível. Segundo os autores, essa habilidade, que é capaz de gerar ganhos para a organização, geralmente, é desenvolvida através da acumulação de experiência prática após longos períodos de trabalho na empresa. Carter et al. (2011) apontam que o poder formal e a credibilidade técnica estão associados com a habilidade do CIO em desempenhar seu papel na organização. Além disso, os autores ressaltam que a importância da função do CIO é determinada pela extensão com que a tecnologia da informação é usada na empresa. Sendo assim, segundo Carter et al. (2011), em empresas que necessitam de grandes quantidades de informação para produzir e entregar suas mercadorias e serviços, um CIO com poder formal e credibilidade técnica tem mais chances de desempenhar um papel relevante para o sucesso da organização. Carter etal. (2011) utilizaram a classificação criada por Grover et al. (1993), para dividir a competência do CIO em três papéis, o papel Informacional, o papel de Decisor e o papel Interpessoal. A Tabela 2-2 sintetiza os papéis dos gestores da tecnologia da informação e descreve, brevemente, suas características. Na sequência, cada papel do CIO é detalhado. 36 Papel Descrição da Atividade Representante Envolve a comunicação de informações ou ideias às pessoas fora da função de TI. Monitor Busca e recebe informações em um esforço para entender a organização e seu ambiente. Escaneia o ambiente por mudanças na tecnologia e na competição. Empreendedor Identifica as necessidades do negócio e desenvolve soluções que mudam a situação da empresa. Age como iniciante e designer de grande parte das mudanças controladas, que acontecem na organização. Alocador de Recursos Responsável pela alocação do recursos humanos, financeiros, materiais e informacionais da empresa. Líder Responsável por contratar, treinar, motivar e monitorar os subordinados. Intermediário Estabelece uma rede pessoal de relacionamentos externos. Papel Interpessoal Papel de Decisor Papel Informacional Tabela 2-2: As atividades primárias dos três tradic ionais papeis dos gestores de TI Fonte: Carter et al., 2011 - Papel Informacional: Carter et al. (2011) afirmam que a comunicação entre a área de TI e as áreas de negócio é fundamental para o alinhamento da TI com os objetivos da empresa. Nesse sentido, o papel Informacional do CIO consiste, segundo os autores, na habilidade de falar a linguagem do negócio, entender seus problemas e buscar soluções. Para isso, os autores afirmam que o CIO deve executar as funções de Representante e Monitor. A função de Representante aplicada aos gestores de TI foi descrita por Grover et al. (1993) como uma atividade que requer que o CIO amplie seus contatos nas outras áreas da empresa. Os autores sustentam que, frequentemente, o CIO deve ultrapassar as fronteiras departamentais tradicionais e se envolver em assuntos de produção, distribuição, marketing e finanças. Sendo assim, Grover et al. (1993), ressaltam que estar em contato com os altos executivos e com os usuários chaves dos sistemas de informação é crítico na função de Representante, para que o gestor da TI aja como um disseminador da informação e político. Na função de Monitor, Grover et al. (1993) afirmam que o CIO observa o ambiente externo para se manter a par da competição e das mudanças 37 técnicas. Os autores ressaltam que, para agir como o inovador técnico da empresa, o CIO deve identificar novas ideias em fontes fora da empresa, como fornecedores, contatos profissionais e sua rede de contatos pessoais, e deve ser visto como alguém que conhece as oportunidades de uso da tecnologia da informação dentro da sua indústria de atuação. - Papel de Decisor: Carter et al. (2011) afirmam que o CIO deve fazer uma alocação adequada dos recursos destinados à área de TI para que a empresa execute bem as iniciativas estratégicas do negócio. No papel de Decisor, de acordo com os autores, o CIO planeja e inicia as mudanças e aloca os recursos humanos, informacionais e financeiros. Sendo assim, Carter et al. (2011) dividem o papel de Decisor nas funções de Empreendedor e de Alocador de Recursos. A função de Empreendedor do CIO, segundo Grover et al. (1993), consiste em identificar as necessidades do negócio e desenvolver soluções que mudam a situação da empresa. A principal responsabilidade do gestor da TI, de acordo com os autores, é assegurar que as oportunidades técnicas sejam rapidamente entendidas, planejadas, implementadas e estrategicamente exploradas pela empresa. Grover et al. (1993) acrescentam que o CIO, não apenas, planeja os objetivos da área de TI consistentes com os objetivos da organização, mas também, é capaz de influenciar as decisões estratégicas da empresa. Grover et al. (1993) afirmam que, na função de Alocador de Recursos, o CIO precisa decidir como alocar os recursos humanos, informacionais e financeiros. Os autores ressaltam a importância da justiça e da manutenção dos compromissos assumidos em discussões anteriores durante a execução da função de Alocador de Recursos. Adicionalmente, Grover et al. (1993) ressaltam que, à medida que a geração e captura de informações são distribuídas por toda a empresa, as decisões sobre os recursos informacionais e as metodologias de gestão das informações, dos padrões e dos controles ganham mais importância. - Papel Interpessoal: Carter et al. (2011) afirmam que o papel Interpessoal consiste na habilidade do CIO de liderar a área de TI e formar 38 relacionamentos fora da empresa. Desse modo, Carter et al. (2011) dividem o papel Interpessoal nas funções de Líder e Intermediário. Segundo os autores, apesar da natureza das funções do papel Interpessoal não envolverem diretamente o alinhamento da área de TI com os objetivos do negócio, essas funções reforçam os papéis Informacional e de Decisor. Grover et al. (1993) enfatizam a importância da função de Líder, para o bom desempenho do pessoal da área de TI, pois, nessa função o CIO é responsável por contratar, treinar, supervisionar, avaliar, resolver conflitos e motivar a equipe da área de TI. Os autores atribuem à função de Líder a responsabilidade por manter a produtividade da área de TI e a qualidade dos serviços prestados à empresa. A função de Intermediário é descrita por Grover et al. (1993) como a habilidade do CIO de se comunicar com o ambiente externo, incluindo a troca de informações com os fornecedores dos sistemas de informação, clientes, analistas de mercado e mídia. O CIO, segundo os autores, deve ser capaz de se comunicar com sua contraparte em outras empresas e comunicar as capacidades da sua área de TI, para manter a compatibilidade entre os sistemas interempresariais e formar equipes com seu pessoal e o pessoal das empresas fornecedoras e/ou clientes. As competências dos Analistas de Tecnologia da Info rmação Mata et al. (1995) descrevem os analistas de tecnologia da informação como as pessoas com o conhecimento necessário para construir e operar aplicações de tecnologia da informação para fazer produtos ou prestar serviços. Pessoas com esse conhecimento permitem que a firma gerencie o risco técnico de investir em tecnologia da informação. A análise de Mata et al. (1995) consideram que o conhecimento técnico de TI não pode ser uma fonte de vantagem competitiva, porque, apesar de ser valioso, ele não é heterogeneamente distribuído entre as firmas. Os autores afirmam que esse tipo de recurso é altamente móvel e, por isso, firmas que não possuem analistas, designers e programadores e desejam fazer investimentos em TI poderiam contratar esses recursos. Além disso, Mata et al. (1995) acreditam que os conhecimentos técnicos de TI são explícitos, ou seja, podem ser codificados em termos de equações, 39 procedimentos e especificações. Sendo assim, podem ser facilmente transmitidos e recebidos. 2.2 OS MODOS DE EMPREGO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Nolan & McFarlan (2005) desenvolveram a Grade de Impacto Estratégico de TI, exibida na Figura 2-3, com o objetivo de auxiliar na identificação do modo de emprego da TI nas empresas. Esse modelo ajuda a definir o modo como a empresa utiliza a tecnologia da informação, com base em duas questões sobre a dependência do negócio em relação à TI. TI OFENSIVA TI DEFENSIVA Modo Fábrica - Se o sistema falha, há uma perda imediata de negócios; - Queda do tempo de resposta tem consequências sérias para os usuários internos e externos; - A maior parte das a vidades de negócio é on-line; - Os sistemas trabalham, em grande parte, para manutenção das a vidades; e - O trabalho dos sistemas resulta em pouca diferenciação estratégica ou dramá ca reduçãode custos. Modo Estratégico - Se o sistema falha, há uma perda imediata de negócios; - Queda do tempo de resposta tem consequências sérias para os usuários internos e externos; - Novos sistemas prometem transformações de processos e serviços; - Novos sistemas prometem reduções de custo; e - Novos sistemas reduzem as diferenças de performance de custo, serviço ou processo em relação aos compe dores. Modo Suporte - Mesmo com repe das interrupções nos serviços de TI, não há consequências sérias para a performance da empresa; - Tempo de resposta altos são aceitos sem consequências sérias para a performance da empresa; - A empresa pode reverter grande parte das suas a vidades para procedimentos manuais; e - Os sistemas trabalham, em grande parte, para manutenção das a vidades. Modo Turnaround - Novos sistemas prometem transformações de processos e serviços; - Novos sistemas prometem reduções de custo; - Novos sistemas reduzem as diferenças de performance de custo, serviço ou processo em relação aos compe dores; - Inves mentos em TI consomem grande parte do capital disponível; e - Despesas com TI representam mais que 15% das despesas corpora vas. NECESSIDADE DE NOVA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO N EC ES SI D A D E D E TE C N O LO G IA D A IN FO R M A Ç Ã O C O N FI Á V EL BAIXA ALTA ALTA Figura 2-3: Grade de Impacto Estratégico de TI. Fonte: Nolan & McFarlan, 2005 A primeira questão proposta por Nolan & McFarlan (2005) é “O quanto a empresa depende de sistemas de informação que sejam seguros, estáveis, ininterruptos e efetivos em relação ao custo?”. Essa questão está relacionada ao que os autores chamam de TI defensiva, ou seja, a TI focada em prover confiabilidade operacional. Nolan & McFarlan (2005) sugerem que as empresas que dão grande 40 ênfase à TI defensiva consideram que manter seus sistemas em funcionamento é mais importante que enfrentar a competição usando novas tecnologias. Essa dimensão do modelo de Nolan & McFarlan (2005) se aproxima do conceito de exploitation descrito por March (1991) à medida que mede a tendência das empresas de usarem antigas certezas. A segunda questão, levantada por Nolan & McFarlan (2005), é “O quanto a empresa depende, para seu sucesso competitivo, de sistemas de informação que entreguem serviços e produtos com valores adicionais novos e que tenham grande capacidade de resposta às demandas dos clientes?”. Essa questão está associada ao que os autores chamam de TI ofensiva. Os Nolan & McFarlan (2005) afirmam que as empresas com TI ofensiva posicionam as questões estratégicas da tecnologia da informação associadas à competição no mesmo nível ou acima da confiabilidade dos seus sistemas. Desse modo, essa dimensão se aproxima do conceito de exploration de March (1991) uma vez que mede a disposição das empresas a experimentar e inovar. Projetos de TI ofensiva, de acordo com Nolan & McFarlan (2005), são mais ambiciosos e arriscados, porque eles envolvem mudanças organizacionais substanciais, e são implementados quando a empresa precisa mudar a sua estratégia de tecnologia para competir de forma mais efetiva ou elevar-se a uma posição de liderança em sua indústria. Nolan & McFarlan (2005) sugerem que, dependendo do quão intensa é a dependência da empresa, em cada uma das perguntas, sua área de TI seja posicionada em um dos 4 modo de emprego da TI, modo Suporte, modo Fábrica, modo Turnaround e modo Estratégico. Nolan & McFarlan (2005) afirmam que o modo Suporte é caracterizado pela baixa necessidade de confiabilidade e inovação. Sendo assim, esse modo de emprego é marcado pela falta de uma orientação estratégica para TI, ou seja não há um padrão de comportamento que busque a exploration, exploitation ou equilíbrio na utilização dos recursos de TI. O modo Fábrica, segundo Nolan & McFarlan (2005), é marcado pela alta necessidade de confiabilidade e baixa necessidade de inovação. Então, esse modo de emprego é caracterizado por uma orientação estratégica de exploitation dos recursos de TI em sua busca por estabilidade e eficiência. 41 O modo Turnaround é associado à alta necessidade de inovação e baixa necessidade de confiabilidade. Sendo assim, esse modo de emprego utiliza uma orientação estratégica de exploration dos recursos de TI, experimentando novas tecnologias e processos com objetivo de reposicionar a empresa. Finalmente, Nolan & McFarlan (2005) afirmam que o Modo Estratégico tem alta necessidade de confiabilidade e inovação. Dessa forma, o modo Estratégico busca a ambidestria, o equilíbrio entre a exploitation e exploration dos recursos de TI. 2.2.1 Modo Suporte – “Não desperdice dinheiro.” Empresas, que utilizam a tecnologia da informação no modo Suporte, segundo Nolan & McFarlan (2005), têm pouca necessidade de confiabilidade e de utilizar a TI estrategicamente. Nessas empresas, a tecnologia da informação existe apenas para dar suporte às atividades dos funcionários. Nolan & McFarlan (2005) afirmam que, os sistemas de informação que operacionalizam o core business das empresas, em que a área de TI trabalha no modo Suporte, geralmente, processam as informações em batches, clientes e fornecedores não têm acesso aos sistemas internos e a maior parte das correções dos erros e trabalho de backup são feitos manualmente. Por isso, segundo os autores, a empresa, que opera nesse modo, pode suportar repetidas interrupções nos serviços de tecnologia da informação sem sérias consequências para o seu resultado. A ausência de uma orientação estratégica para a área de TI, que atua no modo Suporte, impede que esse modo de emprego seja associado às ideias de March (1991) de exploration ou exploitation. Um exemplo do uso da tecnologia da informação no Modo Suporte seriam instituições de ensino tradicionais, com aulas estritamente presenciais, que mantêm profissionais de TI com conhecimentos básicos para realizar serviços de manutenção em computadores, projetores e rede de dados. Nessas instituições, os sistemas de informação são contratados de fornecedores no modelo de prestação de serviços (Software as Services – 42 SAS) e a administração dos contratos é deixada a cargo da área usuária. 2.2.2 Modo Fábrica – “Não pegue atalhos.” Empresas em que a área de TI trabalha no modo Fábrica, de acordo com Nolan & McFarlan (2005), dependem de sistemas altamente confiáveis e de uma operação estável da TI, porque a maior parte de seus sistemas de informação e automação são on-line e, em caso de falha, a reversão para procedimentos manuais é difícil ou impossível. Além disso, essas empresas sofrem perdas de negócios imediatas, quando seus sistemas ficam indisponíveis. A necessidade de confiabilidade dos sistemas de informação orienta esse modo de emprego a buscar a exploitation a tecnologia da informação, ou seja, a buscar refinamento, produção e eficiência, conforme definido por March (1991). Embora as empresas cuja área de TI opera no modo Fábrica necessitem de sistemas confiáveis, Butler & Gray (2006) ressaltam que desenvolver e manter sistemas de informação confiáveis em um ambiente dinâmico é um desafio, pois a tecnologia da informação é imperfeita, frágil e complexa. Por isso, Nolan & McFarlan (2005) afirmam que no modo Fábrica as áreas de TI preferem utilizar tecnologias já provadas e estáveis a utilizar tecnologias novas e mais avançadas, para mitigar o risco associado à tecnologia da informação. Entretanto, Nolan & McFarlan (2005) ressaltam que, apesar de não utilizarem a tecnologia mais avançada, os gestores de TI dessas empresas precisam monitorar o ambiente, para identificar mudanças que requeiram um uso mais agressivo da tecnologia da informação. Além do risco intrínseco no uso da TI, Butler & Gray (2006) apontam outros dois fatores, que podem reduzir a confiabilidade datecnologia da informação. O primeiro é a adaptação ou abandono de processos estruturados de design e desenvolvimento dos sistemas de informação para atender as necessidades do ambiente dinâmico em que a empresa opera. O segundo fator é a falta de alinhamento entre as medidas de performance exigidas dos analistas de TI e a necessidade de sistemas de informação confiáveis da empresa. 43 Em relação ao primeiro fator, Butler & Gray (2006) afirmam que processos estruturados de design e desenvolvimento dos sistemas de informação aumentam significativamente a confiabilidade desses sistemas, em especial quando o ambiente e a tecnologia são estáveis. Por outro lado, a adaptação ou abandono desses processos, para atender as necessidades do ambiente dinâmico, segundo os autores, faz com que os efeitos positivos dos processos estruturados, na confiabilidade da tecnologia da informação, sejam reduzidos ou eliminados. Butler & Gray (2006) apontam que métodos de desenvolvimento que diminuam os custos e o tempo dos projetos dos sistemas podem reduzir a pressão pelo relaxamento dos controles e dos processos estruturados de design e desenvolvimento. Entretanto, os autores enfatizam que essas abordagens de redução de custo e tempo não são triviais, porque dependem das habilidades de detectar os problemas e de ajustar o curso dos projetos, para evitar falhas e melhorar o alinhamento entre a tecnologia da informação e os objetivos da empresa. Em relação ao segundo fator, Butler & Gray (2006) apontam que parte dos erros de software, problemas de qualidade dos dados e falhas nos sistemas acontecem porque os analistas de TI focam em outros objetivos que não são a confiabilidade dos sistemas. A partir dessa perspectiva, os autores sugerem que a solução seria realinhar a estrutura de incentivos para encorajar os indivíduos a focar na criação de sistemas confiáveis. Analisando projetos de TI em geral, Abdel-Hamid et al. (1999) apontam que, dado o objetivo de um projeto de sistema de informação, os gerentes fazem o planejamento e a alocação de recursos para atender esses objetivos. Então, os autores afirmam que projetos com objetivos ligados ao custo e cronograma levam a custos menores, enquanto projetos com objetivos associados à qualidade e cronograma levam para sistemas de melhor qualidade. Nolan & McFarlan (2005) afirmam que os projetos de TI, nas empresas em que a área de TI atua no modo Fábrica, devem ter como objetivo gerar sistemas confiáveis. Segundo Abdel-Hamid et al. (1999) os gestores de projetos de TI com objetivo de gerar um produto de qualidade são mais flexíveis em relação às estimativas de custo originais e ao cronograma do 44 projeto. Desse modo, os autores afirmam que projetos com foco na qualidade do sistema tendem a ter uma equipe maior que as equipes de projetos focados em custo, e fazer contratações de pessoal até fases adiantadas do projeto. Adicionalmente, Abdel-Hamid et al. (1999) ressaltam que os gestores alocam mais horas dos analistas em atividades de controle de qualidade, o que se transforma em maior detecção de erros na construção do sistema e menos problemas durante a operação. 2.2.3 Modo Turnaround – “Não estrague tudo.” Empresas, em que a TI trabalha no modo Turnaround, estão no meio de uma transformação estratégica, segundo Nolan & McFarlan (2005) e, por isso, costumam apostar em grandes projetos de TI que utilizem novas tecnologias. Durante esse período de transformação a área de TI tem uma orientação estratégica de exploration, para, conforme definido por March (1991), tomar risco, experimentar e inovar. Entretanto, a busca pela exploration das possibilidades dos sistemas e processos é mediada pelo pragmatismo da empresa, que possui recursos financeiros e humanos limitados para investir em TI. Nolan & McFarlan (2005) apontam que os novos sistemas prometem melhorias de processos e serviços, vantagens competitivas e redução de custos. Por isso, nas empresas, em que a área de TI está no modo Turnaround, os gastos com tecnologia podem atingir mais de 50% dos investimentos e mais de 15% dos custos corporativos. Nolan & McFarlan (2005) salientam que a maior parte das empresas não passa um longo período com a área de TI atuando no modo Turnaround, pois, assim que a mudança é concluída, elas se movem para o modo Fábrica ou modo Estratégico. Segundo os autores, durante o período em que a área de TI permanece nesse modo, as empresas têm baixa necessidade de confiabilidade, porque estão passando por um grande projeto de TI, que requer reengenharia de processos de negócio e a construção de novos sistemas de informação. Além de manter os sistemas responsáveis pelas atividades do dia a dia das empresas, as áreas de TI atuando no modo Turnaround enfrentam 45 desafios significativos para implementar os grandes projetos de TI que mudam os processos de negócio e os sistemas das empresas. Nelson (2007) sugere que os desafios para execução dos projetos de tecnologia da informação podem ser agrupados em quatro categorias: pessoas, processos, produto do projeto e tecnologia. Segundo o autor, abordagens incorretas e definições falhas nessas áreas são a causa do fracasso em grande parte dos projetos de TI. Em relação às pessoas que atuam nos projetos, Nelson (2007) aponta que a falta de motivação, os relacionamentos conflituosos de trabalho e a alocação de pessoas sem a capacidade técnica adequada são as maiores causas da baixa produtividade nos projetos de tecnologia da informação. Adicionalmente, Nelson (2007) ressalta que esses problemas com as pessoas alocadas no projeto podem ser potencializados pela utilização de equipes interempresariais e multinacionais, pois há redução das reuniões presenciais e a inclusão de barreiras culturais e de fuso horário. Segundo Nelson (2007), os problemas com os membros da equipe causam atrasos no cronograma do projeto e retrabalho devido à baixa produtividade e qualidade do trabalho. Por isso, o autor reforça que os gestores dos projetos deveriam buscar as pessoas certas desde o início dos trabalhos e substituir imediatamente os membros da equipe que não tenham comportamento ou conhecimentos adequados para o projeto. Em relação aos processos utilizados nos projetos de TI, sejam eles processos de gestão ou metodologias técnicas, Nelson (2007) ressalta que o principal desafio é o planejamento falho devido à tendência a subestimar o esforço necessário para realizar o projeto, gerando cronogramas otimistas e escopos pouco claros. Nelson (2007) também aponta que o processo de gerenciamento dos riscos é um desafio significativo, pois requer que os gestores busquem e controlem, de forma proativa, os fatores que possam interferir no projeto. Nolan & McFarlan (2005) afirmam que o projeto de tecnologia da informação, geralmente, é acompanhado do outsourcing de uma parte substancial dos recursos do projeto e, posteriormente, da operação de TI. Sendo assim, Nelson (2007) ressalta que a utilização de empresas contratadas introduz no projeto o risco de fracasso dessa empresa. Esse 46 risco, de acordo com o autor, aumenta, quando os requisitos do trabalho solicitado à contratada não estão bem definidos e não têm escopo e cronograma adequados. Entre os desafios relacionados aos produtos dos projetos de TI, Nelson (2007) destaca a necessidade de fazer escolhas para evitar a definição de produtos com características desnecessárias que contribuem para o aumento do prazo de entrega, dos custos e da complexidade do projeto. Adicionalmente, o autor aponta que os projetos ainda sofrem, em média, mudanças em 25% do escopo, mesmo quando as características do produto são definidas dentro de parâmetros acordados com os interessados. Finalmente, Nelson (2007) afirma que utilizar a tecnologia da informação, que está em constante evolução,é um desafio, pois, segundo o autor, há uma tendência a se superestimar a eficácia, principalmente, das novas tecnologias da informação, ferramentas e metodologias de desenvolvimento. Isso, de acordo com Nelson (2007), pode levar os gestores a fazer mudanças nos projetos em favor dessas novas tecnologias e ocasionar atrasos e retrabalho, que superam os benefícios da mudança. Nolan & McFarlan (2005) salientam que a supervisão dos gestores do negócio sobre a área de TI, enquanto ela está no modo Turnaround, é crítica para que os planos estratégicos de TI sigam no cronograma e no custo. Entretanto, Abdel-Hamid et al. (1999) ressaltam os efeitos da supervisão orientada para o cronograma e o custo, apontando que gestores de projetos, cujo objetivo é não exceder o orçamento original, tendem a mostrar um grande compromisso com as estimativas de custo originais em detrimento das outras dimensões do projeto. Abdel-Hamid et al. (1999) apontam que, para reduzir os desvios dos custos em relação ao orçamento original, os gestores de projeto demonstram predisposição para estender o cronograma do projeto, manter uma equipe de projeto estável durante todo o projeto e alocar menos horas dos analistas em atividades de controle de qualidade. Esse comportamento dos gestores, segundo Abdel-Hamid et al. (1999), realmente reduz os desvios dos custos em relação ao orçamento original. Contudo, os autores ressaltam que um maior número de defeitos na construção do sistema escapam da detecção e se multiplicam na forma de erros percebidos pelos usuários, quando o 47 sistema entra em operação. 2.2.4 Modo Estratégico – “Gaste o que precisar e mo nitore os resultados como um louco.” Nolan & McFarlan (2005) afirmam que as empresas, que utilizam a tecnologia da informação no modo Estratégico, necessitam de sistemas de informação confiáveis, como é exigido no modo Fábrica, mas, também, têm que perseguir agressivamente novas oportunidades para obter vantagem competitiva, como é exigido no modo Turnaround. A necessidade simultânea de confiabilidade e inovação conduzem a utilização da tecnologia da informação para uma ambidestria, com o balanço da exploration e exploitation, que é defendido por March (1991) como uma condição importante para a sobrevivência e prosperidade. Nolan & McFarlan (2005) afirmam que não são todas as empresas que precisam ou querem ter uma área de TI atuando neste modo, mas algumas são forçadas pela competição e, com isso, inovar passa a ser requisito para sobrevivência. Nessas empresas, segundo os autores, empregar novas tecnologias passa a ser o caminho para abordar o mercado e, também, a forma de executar as operações diárias. Segundo Nolan & McFarlan (2005), nessa busca por novas oportunidades, a participação e supervisão dos gestores do negócio é fundamental para o sucesso das iniciativas de tecnologia da informação. Rackoff et al. (1985) ressaltam que, com o aumento da competição, na década de 1980, o uso dos sistemas de informação como armas competitivas acelerou. Então, para lidar com a competição baseada no uso de sistemas de informação, Rackoff et al. (1985) sugerem que as empresas desenvolvam novos processos de coleta e avaliação de ideias, visando identificar e avaliar oportunidades ininterruptamente. Nault & Dexter (1995) reforçam a necessidade de se criar um fluxo de ideias para viabilizar a utilização da TI de forma estratégica. Segundo eles, a vantagem competitiva obtida pela implementação de um projeto de tecnologia da informação, que melhore os produtos e/ou serviços oferecidos, não é sustentável, pois só se mantém enquanto as empresas concorrentes não fazem investimentos e adquirem o expertise e a coordenação para executar 48 um projeto similar. Na visão convencional de utilização da TI, segundo Rackoff et al. (1985), os alvos dos sistemas de informação são os processos de planejamento e controle da empresa, como os processos de planejamento estratégico, controles gerenciais e controles operacionais. Os autores apontam que, embora essa perspectiva sirva para identificar oportunidades de melhoria nas funções internas do negócio, ela não leva à descoberta de usos competitivos da tecnologia da informação. Rackoff et al. (1985) apontam que, para identificar oportunidades de uso estratégico da tecnologia da informação é necessária uma nova forma de pensar os sistemas de informação, baseada na estratégia competitiva. As ideias, vindas dessa nova forma de pensar, segundo os autores, não precisariam ser limitadas à empresa e, dessa forma, poderiam envolver fornecedores, clientes e competidores em iniciativas estratégicas para alcançar diferenciação, redução de custos, inovação, crescimento e alianças. Rackoff et al. (1985) ressaltam que a criação de um fluxo de ideias, possivelmente, gera oportunidades de negócios. Então, uma vez definidas as oportunidades que serão perseguidas, os sistemas de informação são implementados para modelar e dar apoio aos processos da empresa. As implementações das iniciativas estratégicas podem, segundo Rackoff et al. (1985), necessitar de investimentos em novos recursos de tecnologia da informação ou intensificar o uso dos recursos de tecnologia da informação instalados na empresa. Butler & Gray (2006) apontam que a tecnologia da informação é imperfeita, frágil e complexa e Nolan & McFarlan (2005) acrescentam que a utilização de tecnologias estáveis aumenta a confiabilidade dos sistemas de informação. Mesmo assim, Nolan & McFarlan (2005) apontam que as empresas, em que a área de TI atua no modo Estratégico, experimentam tecnologias de ponta, para obter benefícios a que as demais empresas não têm acesso. O conflito entre as necessidades de confiabilidade e inovação, apontados por Nolan & McFarlan (2005) como requisitos para os recursos de tecnologia da informação nas áreas de TI no modo Estratégico, também aparece no momento de definir as medidas de performance exigidas dos 49 analistas de TI e os processos estruturados de design e desenvolvimento dos sistemas, que são apontados por Butler & Gray (2006) como dois fatores, que podem reduzir a confiabilidade da tecnologia da informação ou dar mais liberdade para a equipe de TI inovar. Butler & Gray (2006) afirmam que os métodos de desenvolvimento ágeis, que reduzam os custos e os cronogramas dos projetos dos sistemas, amenizam o conflito entre os objetivos de confiabilidade e inovação e a pressão para entregar resultados, neste modo de emprego. Contudo, os autores ressaltam que métodos ágeis de desenvolvimento dependem das habilidades de identificar os problemas e corrigir o direcionamento dos projetos. Os projetos para implementar os sistemas de tecnologia da informação, que apoiam as iniciativas estratégicas das empresas, em que a TI trabalha no modo Estratégico, apresentam os mesmos desafios apontados por Nelson (2007), para os projetos executados pelas empresas no modo Turnaround. Segundo o autor, esses desafios são relacionados às pessoas, processos, produto do projeto e tecnologia. Nelson (2007) afirma, em relação aos desafios com as pessoas, que a falta de motivação, os relacionamentos conflituosos de trabalho e a alocação de pessoas sem a capacidade técnica adequada estão entre as causas dos atrasos no cronograma e desvios do orçamento devido à baixa produtividade e ao retrabalho causado pela baixa qualidade do trabalho executado. Por isso, o autor reforça que os gerentes dos projetos de TI devem alocar as pessoas certas desde o início dos trabalhos e substituir imediatamente os membros da equipe, que não têm o comportamento e/ou conhecimento técnico adequado. Nelson (2007) afirma que o principal desafio relacionado aos processos dos projetos de TI é o planejamento, porque há a tendência de subestimar o esforço necessário para realizar o projeto, o que gera
Compartilhar