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ORÇAMENTO Programa de Pós-Graduação EAD UNIASSELVI-PÓS Autoria: Valdecir Knuth CENTRO UNIVERSITÁRIO LEONARDO DA VINCI Rodovia BR 470, Km 71, no 1.040, Bairro Benedito Cx. P. 191 - 89.130-000 – INDAIAL/SC Fone Fax: (47) 3281-9000/3281-9090 Reitor: Prof. Hermínio Kloch Diretor UNIASSELVI-PÓS: Prof. Carlos Fabiano Fistarol Equipe Multidisciplinar da Pós-Graduação EAD: Carlos Fabiano Fistarol Ilana Gunilda Gerber Cavichioli Cristiane Lisandra Danna Norberto Siegel Camila Roczanski Julia dos Santos Ariana Monique Dalri Bárbara Pricila Franz Marcelo Bucci Revisão de Conteúdo: Bárbara Pricila Franz Revisão Gramatical: Equipe Produção de Materiais Diagramação e Capa: Centro Universitário Leonardo da Vinci – UNIASSELVI Copyright © UNIASSELVI 2018 Ficha catalográfica elaborada na fonte pela Biblioteca Dante Alighieri UNIASSELVI – Indaial. K74o Knuth, Valdecir Orçamento. / Valdecir Knuth – Indaial: UNIASSELVI, 2018. 160 p.; il. ISBN 978-85-53158-17-1 1.Administração financeira – Brasil. II. Centro Universitário Leonardo Da Vinci. CDD 658.15 Valdecir Knuth Possui Mestrado (stricto-sensu) em Ciências Contábeis com concentração em Controladoria, Especialização (lato-sensu) em Contabilidade Gerencial e Graduação em Ciências Contábeis. Atualmente, é professor e pesquisador em cursos de Graduação (desde 1996) e Pós-Graduação (Especialização/ lato-sensu desde 2001) na área de Contabilidade com ênfase em Controladoria e Auditoria (Controles Internos/Sarbanes Oxley), Contabilidade Geral, Custos (principalmente nos seguintes temas: Gestão de Custos e de Resultados, Sistemas de Custeio, Método de Custeio e Orçamentos). É autor de materiais de estudos nas áreas de Orçamento Empresarial, Empreendedorismo, Custos Industriais, Contabilidade de Custos, Engenharia Econômica, Controladoria, Contabilidade Social e Ambiental. Atua como consultor empresarial nas áreas de custos e orçamentos. É sócio da empresa P2B Consulting Consultoria, Assessoria e Treinamento Empresarial Ltda. Contador CRC – SC-022526/0-8 Sumário APRESENTAÇÃO ..........................................................................07 CAPÍTULO 1 Conceito de Empresa ..................................................................11 CAPÍTULO 2 Tipos de Orçamentos e suas Aplicações .................................43 CAPÍTULO 3 CAPÍTULO 4 CAPÍTULO 5 Implantação do Orçamento Empresarial .................................79 Utilização do Orçamento Empresarial ..................................101 Orçamentos e Projeções .........................................................129 APRESENTAÇÃO Nas últimas décadas, as necessidades das pessoas e das empresas proporcionaram maior desenvolvimento tecnológico e também socioeconômico, ocasionando o aumento da complexidade no desenvolvimento das atividades operacionais e administrativas das empresas. Isso gerou a necessidade de as empresas aumentarem o volume de informações com qualidade, para possibilitar aos gestores o controle do processo de produção e tomar decisões estratégicas com maior assertividade, podendo prever os resultados futuros da empresa dentro de determinados parâmetros. Neste contexto, os gestores perceberam novas necessidades no sentido de planejar as ações e buscar o controle da empresa, e o processo orçamentário tornou-se cada vez mais indispensável para a administração de qualquer negócio. Para tanto, a disciplina de Orçamento irá fornecer condições para que você estude a elaboração e utilização do orçamento financeiro e da demonstração financeira. O objetivo é proporcionar a você o conhecimento e a prática na aplicação do orçamento, abrangendo diversas áreas dentro da empresa, de forma que possa contribuir com a melhoria dos resultados econômicos e financeiros. No capítulo 1 iremos estudar o conceito de empresa e como as atividades operacionais podem se constituir em um modelo de negócio, onde a empresa possa criar novos produtos e conceitos para a sua utilização. Iremos abordar sobre o sistema empresa, sua definição e importância na elaboração e consecução do orçamento, uma vez que suas técnicas e aplicações estão relacionadas com um conjunto de atividades que envolvem vários profissionais, sendo que os setores devem estar integrados. Além disso, existem fatores externos à empresa, como as mudanças constantes no campo político e econômico que exercem profundo impacto no resultado da empresa e que também influenciam direta ou indiretamente no seu funcionamento. Analisaremos as características de um sistema organizacional, onde deve ser criada e estabelecida a missão da empresa, a qual representa a filosofia da empresa. A empresa deve ser vista e percebida como um sistema aberto, pois recebe algum tipo de influência de praticamente todas as áreas externas. No capítulo 2, estudaremos os tipos de orçamentos e suas aplicações. Afinal de contas, é comum a existência de gestores que ainda se questionam da real importância de uma ferramenta orçamentária. O orçamento serve como uma bússola para a empresa seguir, este irá evidenciar se a empresa está fora do resultado planejado ou não, e assim, permitir que os gestores possam tomar medidas preventivas e evitar situações piores no futuro. Este é um dos objetivos do orçamento, pois com as análises das variações das contas de receitas e despesas (assim como custos de produção) entre determinados períodos, irão alertar situações que mereçam especial atenção. Neste caso, a empresa estará inserida no processo orçamentário que envolve Planejamento, Direção e Controle, para que o gestor possa não apenas planejar, mas também acompanhar os resultados e ter em suas mãos o controle dos resultados da empresa. Neste capítulo, você irá estudar também os tipos de orçamentos, como o Orçamento Estático, o Orçamento Flexível, o Orçamento de Tendências e o Orçamento Base-Zero. Cada tipo de orçamento tem suas características especiais e todos podem, de alguma maneira, atender da melhor ou pior maneira as necessidades do gestor. No capítulo 3, estudaremos o que é o Plano Orçamentário e como é feita a implantação do orçamento nas empresas. A implantação do orçamento está intrinsicamente relacionada com o modelo de gestão da empresa, pois de nada adianta elaborar um orçamento ousado com projeções de crescimento além do cenário do mercado atual, se o modelo de gestão desta empresa é extremamente conservador. O modelo de gestão da empresa, conservador ou arrojado, está vinculado com a cadeia de accountability, onde cada nível de gestão possui autoridade e responsabilidade para gerenciamento das atividades. Por esse motivo, há a necessidade de criar novas mentalidades na empresa. No capítulo 4 vamos estudar a importância e as vantagens do controle orçamentário. O gestor deve ter em mente que em um mercado conturbado como o brasileiro, por exemplo, é de fundamental importância acompanhar todos os resultados fielmente. Além disso, há necessidade de observar os limites na elaboração do orçamento. Todas as previsões devem estar pautadas em expectativas realistas e não se deve, em nenhum momento, estabelecer metas inalcançáveis, pois o resultado na gestão seria catastrófico. Por esse motivo é importante que o orçamento seja elaborado pelo controller ou diretor financeiro por estarem envolvidos com a realidade econômica da empresa. Esta realidade deve estar pautada de acordo com os cenários econômicos vivenciados no país onde está situada a empresa. No capítulo 5 vamos estudar o orçamento operacional e suas projeções, principalmente as relacionadas com o orçamento de vendas e seus impactos tributários, o orçamento de estocagem dos produtos, o orçamento da mão de obra direta, o orçamento de unidades físicas em estoque, o orçamento da produção e, por fim, o orçamento de compras, consumo e estoque de materiais. É importante ler cada unidadecom atenção e fazer as atividades de aprendizagem. Mas, lembre-se! O conteúdo apresentado nesta disciplina tem a finalidade de enriquecer os seus conhecimentos e aumentar a capacidade de colocá-los em prática na sua vida profissional, o que resultará na melhoria do processo orçamentário e, consequentemente a melhoria dos resultados financeiros da empresa. Porém, busque mais informações e procure estar sempre atualizado, pois as exigências do mercado nos reservam desafios constantes e a busca do conhecimento aliada à determinação e ao saber fazer é fundamental. Tenha um excelente estudo! Prof. Valdecir Knuth CAPÍTULO 1 Conceito de Empresa A partir da perspectiva do saber fazer, neste capítulo, você terá os seguintes objetivos de aprendizagem: � Compreender o conceito de sistema empresa e correlacionar com as atividades no mercado. � Entender a empresa como sistema aberto que recebe a influência de fatores externos à suas atividades. � Entender a empresa como um sistema dinâmico que inter-relaciona as atividades internas com as atividades externas como fator determinante ao seu resultado. � Analisar a influência dos fatores internos e externos que impactam no ciclo operacional da empresa e culminam com a geração do seu resultado. 12 ORÇAMENTO 13 Conceito de Empresa Capítulo 1 Contextualização O desenvolvimento do orçamento das empresas é baseado no estudo do sistema empresa, pois é assim que se observa a interação e inter-relação do ambiente de cada departamento e as suas atividades geradoras para o desenvolvimento da empresa como um todo. A harmonia e sincronismo das atividades de cada departamento da empresa, obtidos de acordo com um bom planejamento operacional, pode promover o crescimento e desenvolvimento da empresa no mercado onde atua. O estudo do sistema empresa permite identificar de que forma os ambientes interno e externo da empresa podem interagir com suas atividades operacionais e possibilitar que a empresa possa se adequar constantemente para se manter no mercado. Isso quer dizer que no ambiente interno deve existir, por exemplo, o número de funcionários contratados o suficiente para atender as demandas de trabalho da empresa. Quanto ao ambiente externo, pode-se citar como exemplo a variação da taxa de câmbio que pode influenciar no nível de vendas da empresa (se esta realiza exportações) ou no custo do produto, pois muitas empresas necessitam importar a matéria-prima da empresa. Desta maneira, para que o processo orçamentário seja elaborado de acordo com as necessidades da empresa em atendimento a realidade de mercado onde está inserida, é fundamental conhecermos a empresa como um sistema que interage internamente entre os seus departamentos ao mesmo tempo em que recebe influências do que acontece na sociedade. Conceito de Empresa Na sociedade moderna, com o desenvolvimento tecnológico, grande parte da população em idade produtiva já teve algum tipo de envolvimento com empresas, seja como funcionário, sócios, acionistas, ou inclusive como prestador de serviços. A empresa é a união de esforços financeiros, físicos e intelectuais, na aquisição de ativos que tem a finalidade de criar e transacionar produtos e serviços no mercado interno e/ou externo, que resultam na formação e circulação de capital que possa trazer benefícios econômicos atuais e futuros com utilidade social. Conforme Nascimento e Reginato (2009, p. 15), “[...] a decisão de investir ou não em novos ativos baseia-se, antes de tudo, no planejamento para, a seguir, analisarem-se os valores que serão comprometidos, o retorno esperado e o período necessário para se obtê-lo”. 14 ORÇAMENTO A empresa é uma entidade constituída juridicamente, ou não, que desenvolve atividade econômica de produção, transformação, comércio ou prestação de serviços, que podem ter fins lucrativos, filantrópicos ou sociais. Padoveze (2009, p. 13) afirma que “a empresa é um sistema em que há recursos introduzidos, que são processados, e há a saída de produtos ou serviços”. Na mesma linha de raciocínio, Figueiredo e Caggiano (2008, p. 8) mencionam que “a empresa é uma unidade produtora que visa criar riquezas, transacionando em dois mercados, um fornecedor, outro consumidor”. Sistema Empresa Para que se possa compreender o que é e como funciona um sistema organizacional de uma empresa, deve-se conhecer como os departamentos da empresa integram uma organização, como desenvolvem a suas atividades para que possam garantir a sustentabilidade e perenidade da empresa no mercado. Para isso, faz-se necessário entender o que é um sistema. Buscar-se-á em Beer (1969, p. 25) uma definição de sistema da seguinte forma: “qualquer coisa que consiste em partes unidas entre si pode ser chamada de sistema, podem ser apontadas como agregados de pedaços e peças [...]”. Para Bio (1985, p. 18), o sistema é “[...] um conjunto de elementos interdependentes, ou um todo organizado, ou partes que interagem formando um todo unitário e complexo”. Nas empresas, nas atividades cotidianas, costuma-se ouvir que as “coisas” no seu ambiente de trabalho, funcionam corretamente quando existe a harmonia das atividades desenvolvidas pelas pessoas e que estão relacionadas entre si. Para saber se é possível de se identificar, deve-se imaginar que a empresa irá desenvolver um novo tipo de produto para oferecer ao mercado. O setor de projetos irá desenvolver junto de sua equipe o desenho desse produto, as suas características, sua utilidade e funcionalidade dentre outros. O setor de Marketing verificará a aceitabilidade desse tipo de produto no mercado, com o uso de uma pesquisa de campo, objetivando identificar a viabilidade para a produção desse produto ou não. Pode ocorrer o inverso nesta fase, em que o setor de Marketing primeiro identifica as necessidades de mercado para, em seguida, projetar o produto que o mercado necessita. O setor de administração da produção necessita saber, a partir do setor de projetos, quais são os tipos de materiais que serão utilizados para a produção, assim como o cálculo do tempo estimado da produção. Nessa cadeia de atividades, o setor de compras realizará as cotações de preços e identificará os fornecedores com melhores preços, prazos e qualidade para que se possa planejar quanto poderia se gastar na aquisição de insumos e matéria-prima necessária à fabricação do produto. A área de custos apurará os 15 Conceito de Empresa Capítulo 1 valores necessários para a sua produção e identificará a margem de lucratividade ideal para manter a perenidade (a sobrevivência) da empresa no mercado. Sobre o funcionamento da interatividade dos setores (departamentos), Bertalanffy (1977, p. 53) diz que: “[...] é necessário estudar não somente as partes e processos isoladamente, mas também resolver os decisivos problemas encontrados na organização e na ordem que os unifica, resultante da interação dinâmica das partes [...]”. Isso quer dizer que a empresa é naturalmente “dividida” em partes e essas interagem entre si? Com toda a certeza SIM, pois cada departamento tem como compromisso atender o objetivo da empresa e para isso deve desenvolver e cumprir as suas atividades ou tarefas. Como consequência, a empresa incorre na interação de forma harmoniosa até chegar ao produto final. Desta forma, podemos dizer que a empresa é um sistema, ou seja, um SISTEMA EMPRESA. E em relação às informações geradas em cada departamento? A empresa, para funcionar bem, necessita de todos os departamentos em franca harmonia e funcionamento. As informações geradas no sistema de dados de um determinado departamento da empresa podem contribuir para que o gestor de outro departamento não tome decisões equivocadas. Corrobora Nascimento e Reginato (2009, p. 106): O ambiente de controle é consequência direta do modelo de gestão, ou seja, depende da intenção dos gestores, da maneira como estesquerem conduzir a sua organização e do modo como essa intenção é repassada ao restante das pessoas que compõem a organização, para que sigam as mesmas diretrizes estabelecidas pela direção. 16 ORÇAMENTO A empresa precisa ser observada como um organismo vivo? Isso quer dizer que a empresa não é um sistema fechado, a empresa é um sistema aberto que recebe a influência do resultado da interação das atividades dos departamentos da empresa, assim como de fatores externos como os econômicos, políticos e sociais. As empresas possuem as mesmas características de interatividade das suas atividades, elas não diferem de uma em relação com as outras, pois estão inseridas em um macrossistema que fornece seus serviços para um conjunto de empresas que agregam seus bens ao produto final. As empresas devem estar preparadas para se adequarem às constantes mudanças que acontecem no mercado, pois isto é fundamental para a sua manutenção e sobrevivência. Em outras palavras, ADEQUAR-SE E MELHORAR SEMPRE. Kochanski (2000, p. 54) afirma que: Quando uma organização passa a oferecer valor agregado a seus produtos e/ou serviços, o mercado reage naturalmente, exigindo que as demais organizações também passem a oferecer valor agregado a seus produtos e serviços, levando- as a se tornarem mais competitivas. 17 Conceito de Empresa Capítulo 1 Em relação aos fatores macroeconômicos, Tung (1974, p. 29) demonstra que: Nenhuma empresa pode, hoje, permitir-se o luxo de ignorar os acontecimentos do mundo exterior. A interdependência das empresas entre si e destas com o Estado em particular, é patente. A sobrevivência dos negócios depende, em grande parte, do conhecimento, dos fatos atuais e da previsão dos acontecimentos futuros, tanto no plano nacional, quanto no internacional. Quando as empresas respondem aos estímulos do mercado, estas procuram se adequar ou readequar a nova realidade econômica que é construída na sociedade em que está inserida e, nas constantes reestruturações, buscam a competitividade. Mas tudo isso é definido levando-se em consideração, conforme Cruz (1998), dois tipos de comportamentos: o operacional e o estratégico, pelos quais a empresa interage com o ambiente que a cerca e que se complementam entre si, dando um caráter holístico que toda organização deve ter. Devemos tomar cuidado e observar que, com esse mercado dinâmico, muitas empresas também poderão desaparecer. Apenas o cuidado não garante a sustentação da empresa no mercado. Tung (1974, p. 29) afirma que: “[...] em princípio é uma fase de constantes ajustes e reajustes, pois qualquer trabalho atual constitui apenas um teste para o futuro, cujo alvo é a meta do desenvolvimento global. O cenário financeiro-econômico nacional repercute sempre, direta ou indiretamente, sobre as atividades da empresa”. Para entender como uma empresa transforma recursos materiais, humanos, financeiros, tecnológicos, dentre outros, em produtos e serviços que são destinados ao mercado, observe a figura a seguir: 18 ORÇAMENTO Mercado Fornecedor Recursos materiais Compras de Recursos Serviços de apoio Finanças Estocagem de produtos Entrega dos produtosTransportes Manutenção Estocagem de materiais Produtos e serviços Compro- metimento da missão Produção Recursos humanos Recursos financeiros Recursos de informação ContinuidadeEficiência Valores econômicos Valores econômicos Eficácia Resultado econômico Recursos de tecnologia Mercado Consumidor Acionistas, concorrentes, governo, sindicatos etc. Figura 1 – Visão sistêmica da empresa Fonte: Adaptado de Catelli (1999, p. 39). Nessa figura, observa-se que, de forma bastante simplificada, a empresa é percebida como um sistema. 19 Conceito de Empresa Capítulo 1 Então quer dizer que a empresa pode ser vista de forma sistêmica? Naturalmente, diversos fatores externos à empresa, como o governo, as políticas econômicas, a relação entre fornecedores e clientes, podem frequentemente alterar a sua dinâmica. Isto significa que ao mesmo tempo em que a empresa precisa interagir no seu ambiente interno, também sofre a influência do ambiente externo, conforme se pode observar na figura a seguir: Figura 2 − A influência do ambiente interno e externo na empresa (macrossistema) Fonte: Disponível em: <http://www.ebah.com.br/content/ABAAAex3kAC/ conceito-sistema-enfoque-sistemico?part=2>. Acesso em: 5 jan. 2018. Pode-se observar na figura, que as empresas recebem do mercado fornecedor as matérias-primas e insumos que, de acordo com suas atividades operacionais e projetos dos produtos, serão processados, gerando novos produtos, que serão disponibilizados ao mercado consumidor. Os demais fatores no ambiente próximo, respondem aos seguintes estímulos em relação à empresa: 20 ORÇAMENTO • fornecedores: devem atender às necessidades da empresa com materiais de qualidade, com pontualidade nos prazos de entrega e preços que estejam de acordo com o mercado; • comunidades: necessitam que a empresa possa gerar emprego e renda para as pessoas que ali vivem e assim proporcionar satisfação e qualidade de vida onde está inserida; • governo: necessita que a empresa possa gerar informações referentes à arrecadação tributária para que este possa atender as necessidades básicas da população como o saneamento básico, segurança, educação, saúde pública, transporte público e infraestrutura que possa atender com qualidade às necessidades da população; • acionistas: estes esperam da empresa que recebam o retorno mínimo dos seus investimentos, para que estes possam continuar acreditando no potencial da empresa e assim manter os seus investimentos. A empresa deverá manter a qualidade da geração do caixa que é a formação da riqueza da empresa; • sindicatos: estes esperam que a empresa atenda a legislação trabalhista em vigor e participe na negociação dos dissídios coletivos e regularize a participação dos funcionários nos lucros da empresa; • comunicação: a empresa deverá deixar de forma transparente todas as decisões que os gestores venham a tomar para o desenvolvimento e crescimento, a fim de não gerar dúvidas em relação aos impactos que possam gerar ao meio ambiente; • clientes: estes esperam da empresa que atenda suas necessidades na oferta de produtos e serviços de forma ética sem favorecimentos a determinadas pessoas ou grupos econômicos. Em relação ao ambiente remoto, respondem aos seguintes estímulos em relação à empresa: • cultura: ao adentrar em um novo mercado, os gestores da empresa deverão respeitar as determinações culturais locais, pois isso demonstra preocupação dos gestores para com a manutenção da história cultural da sociedade ou comunidade em que a empresa está inserida; 21 Conceito de Empresa Capítulo 1 • educação: o preparo acadêmico e técnico das pessoas da comunidade poderão agregar novas propostas ao desenvolvimento das empresas. E é isso o que os gestores das empresas esperam: que as pessoas da comunidade possam melhor se preparar para o mercado de trabalho e assim contratar os melhores profissionais que se adequem à filosofia da empresa; • legislação e tributos: a empresa sempre deverá salvaguardar o seu sistema de informações gerencial para que possa cumprir todos os aspectos legais (tributários, trabalhistas, comerciais, civis, penais, criminais, ambientais); • economia: os aspectos do desenvolvimento da economia mundial, ou regional, onde a empresa está localizada também influenciam no desenvolvimento da empresa, pois se a economia vai bem, os resultados para empresa, quando bem gerenciada, também estarão de acordo com o almejado pelos acionistas ou investidores; • tecnologia: o desenvolvimento tecnológico exerce fundamental importância e influência para o desempenho das atividades da empresa, pois a inovação tecnológica pode trazer benefícios para a empresa, como aredução no tempo da produção e consequentemente redução dos custos com mão de obra; • concorrentes: para a empresa, a concorrência pode proporcionar oportunidades para a melhoria dos seus produtos e serviços, pois o mercado consumidor cada vez mais exigente pode buscar produtos na concorrência se a empresa assim não estiver adequada para atender essas necessidades; • demografia: o desenvolvimento demográfico da comunidade onde a empresa está inserida, também exerce influência sobre a mesma, pois o contingente populacional pode caracterizar necessidades de a empresa implantar seu parque fabril em outra comunidade que tenha o contingente populacional adequado para contratar os seus colaboradores; • clima: esse aspecto também exerce influência na qualidade da gestão da empresa, pois fatores climáticos como enchentes, calor, tempestades com constantes quedas de energia, pode afetar a produção e consequentemente a geração da riqueza; 22 ORÇAMENTO • recursos naturais: estes são de fundamental importância para a empresa, pois pode utilizar recursos hídricos como poços artesianos, que reduz substancialmente os gastos com água fornecida pelos órgãos competentes; • política: a conjuntura política exerce fundamental influência no desenvolvimento das empresas, pois as políticas de desenvolvimento econômico e as aberturas de frentes de trabalho com propostas de desenvolvimento em determinadas regiões do país são fundamentais para que as empresas se instalem e desenvolvam economicamente determinada região; • sociedade: as pessoas tendem a acreditar e investir na boa imagem das empresas, tanto considerando como um bom lugar para se trabalhar por parte de seus colaboradores, como o fato de a empresa agir dentro dos preceitos éticos; Todos esses fatores podem se constituir em oportunidades e ameaças à sobrevivência da empresa no mercado. Para garantir a sua continuidade é necessário que a empresa mantenha sua capacidade de mudanças e adaptações no seu ambiente interno, levando em consideração o que acontece no ambiente externo. Características do Sistema Organizacional de uma Empresa De acordo com o que estudamos na seção anterior, os departamentos que estão integrados e interagem entre si resultam em um sistema organizacional, no qual existe uma ordem hierárquica a ser respeitada em decorrência do agrupamento humano integrante da organização. Para que o sistema empresa tenha um bom funcionamento, este encontra-se dividido em vários subsistemas, que são os seguintes: • institucional: este é denominado de matriz, pois coordena os demais subsistemas, compreende a missão, assim como crenças e valores da organização; • gestão: esse subsistema é o responsável pelo processo de tomada de decisões, pois abrange as atividades de planejamento, gerenciamento e mecanismo de controle interno. Nascimento e Reginato (2009, p. 37) corroboram que “o modelo de gestão, por sua vez, origina-se das crenças 23 Conceito de Empresa Capítulo 1 e valores dos proprietários e principais executivos da empresa. Tais crenças e valores nascem e se mantém de acordo com as percepções do mundo em geral e do mercado em particular [...]”. • organização: este determina como a empresa deve estar preparada (organizada) para o desenvolvimento das atividades, assim como definir o tipo de estrutura empregada (vertical ou horizontal), o grau de autoridade e atribuição de responsabilidade. Conforme Nascimento e Reginato (2009, p. 39) “tais diretrizes funcionam como ‘molas propulsoras’ que conduzem o sistema-empresa através da sinergia entre os seus elementos na interação do próprio sistema com o ambiente [...]”. O objetivo é assegurar que todas as atividades da organização sejam desenvolvidas de forma ética, sendo influenciadas pelo subsistema institucional. • social: abrange o quadro de funcionários da empresa, incluindo-se nessa esfera a cultura e demais características inerentes ao capital intelectual da organização. Guerreiro (1996, p.171) destaca os seguintes fatores que envolvem este subsistema: “necessidades dos indivíduos, criatividade, objetivos individuais, motivação, liderança, treinamento etc.”. • informação: de acordo com as necessidades que a atual dinâmica dos mercados como um todo impõe às empresas, este subsistema deve ser avaliado com considerável importância, pois consiste no conjunto de dados necessários para uma melhor tomada de decisão dos gestores da empresa. Guerreiro (1996, p. 172) enfatiza que: [...] dentre as inúmeras atividades executadas no âmbito da empresa, existem aquelas que objetivam basicamente a manipulação de informações. Elas geram essas informações através da manipulação (processamento) de dados derivados da execução das diversas atividades necessárias ao desenvolvimento das funções empresariais básicas. Essas atividades se caracterizam por três aspectos básicos: recebimento de dados, processamento e geração de informações. As informações geradas nesta categoria devem alcançar um elevado grau de excelência na qualidade, ou seja, qualidade nas informações, eliminando a criação de atividades desnecessárias, o que resulta em um melhor procedimento de gestão. Na figura esquemática de uma empresa, a qual inclui os subsistemas, serão descritos a seguir: 24 ORÇAMENTO Figura 3 – Visão sistêmica da empresa, subsistemas e eficiência Fonte: Adaptado de Padoveze (2009). Um dos pontos fundamentais do funcionamento dos subsistemas com sinergia e eficácia é a existência de um objetivo a ser alcançado para onde convergem todas as ações. Assunto a ser visto na próxima seção. Missão da Empresa Atualmente, praticamente todas as corporações possuem na sua filosofia empresarial o conceito de missão. A missão de cada empresa está intrinsicamente vinculada ao seu motivo de existência, e está correlacionada aos produtos e serviços que ela produz e oferece ao mercado, visando à satisfação de seu público-alvo. O próprio conceito de sistema envolve a ideia [sic] de partes que interagem para alcançar um objetivo em comum. Assim, os diversos componentes do sistema empresa interagem, para que esta atinja seus objetivos. Por objetivo entende-se o alvo ou desígnio a que se quer atingir. São vários os objetivos de uma empresa, que poderiam ser classificados por hierarquia de importância e temporaneidade. O objetivo fundamental, isto é, o mais importante e permanente, é a sua missão. (MOSIMANN; ALVES; FISCH, 1993, p. 19). De acordo com Padoveze (2009), a missão constitui o propósito da empresa e do seu negócio, devendo comunicar interna e externamente esse propósito junto aos empregados e a sociedade em geral. Ela deve estar apresentada de forma 25 Conceito de Empresa Capítulo 1 clara, objetiva e breve. Deve compreender também as atividades da empresa, o mercado onde atua, os produtos e serviços que esta oferece, o seu diferencial no mercado e o seu papel em relação a seus concorrentes e às principais conquistas que deseja alcançar. Como exemplo, veja a transcrição da missão da empresa Petrobras: Atuar na indústria de petróleo e gás de forma ética, segura e rentável, com responsabilidade social e ambiental, fornecendo produtos adequados às necessidades dos clientes e contribuindo para o desenvolvimento do Brasil e dos países onde atua. (Fonte: Disponível em: <http://institutomontanari. com.br/planejamento-estrategico/missao-visao-e-valores>. Acesso em: 8 jan. 2018.) Veja também a missão da empresa de cosméticos Avon: Nossa Missão é ser: Líder global em Beleza A marca de escolha das mulheres A líder em vendas diretas O melhor lugar para se trabalhar A maior Fundação para as mulheres A empresa mais admirada (Fonte: Disponível em: <http://www.br.avon.com/PRSuite/ static/downloads/pdfs_releases/Release_VisaoMissao.pdf>. Acesso em: 8 jan. 2018.) Observa-se que a missão da empresa deve ser definida com muita clareza, pois a partir dessadefinição, convergirá o sistema organizacional da empresa por meio dos seus subsistemas. Há, ainda, muitas empresas que não têm divulgadas a sua missão, ou seja, não está explícita; mas a partir do momento em que a empresa opta por explicitá- la, deve considerá-la como diretriz permanente, direcionando as finalidades socioeconômicas como resultado das suas atividades. A missão da empresa está na “cabeça do proprietário”, e a falta de transparência pode levar a “punições injustas” de seus colaboradores; o gestor pode ser demitido por “não estar envolvido com a cultura da empresa” quando, na verdade, a missão da empresa é que não está exposta com clareza para todos. Se eventualmente houver um erro na evidenciação da missão, se não estiver clara, ou não tiver o seu foco nas atividades da empresa, esta poderá vir a se desvirtuar de seus reais propósitos, não permitindo aos gestores o conhecimento das necessidades imediatas da empresa. Como muitos gestores são contratados no mercado de trabalho, quando assumem seus cargos e funções na empresa, levam algum tempo para se adaptarem à cultura organizacional da empresa e consequentemente, absorver a ideia da missão da empresa. Uma vez conhecido o que é um sistema organizacional e compreendendo a 26 ORÇAMENTO importância de uma empresa ter a missão definida claramente, pode-se passar para o próximo assunto: os fatores que influenciam o desenvolvimento da empresa, como os financeiros, o mercado concorrente, a política econômica e social, entre outros. Isso se chama sistema aberto. A Empresa como Sistema Aberto Como visto na anterior, as empresas sofrem influências externas que podem contribuir ou comprometer o desempenho das atividades operacionais e assim leva-la ao sucesso ou ao fracasso. Conforme Coronado (2006, p. 6): O ambiente nos mostra que, para satisfazer suas necessidades, os homens se associam e criam organizações, que podem ter os mais diversos objetos de interesse, como entidades comerciais, industriais, religiosas, políticas e desportivas, dentre outras. Essas associações podem visar tanto os benefícios materiais, como bens e riqueza, como aos não-materiais, como religião, política, status, mas sempre almejando o bem-estar do próprio homem. Desta forma, entende-se que em todas as áreas das atividades empresariais (mineração, alimentício, transporte, indústria, serviços, dentre outros) as empresas apresentam as concepções de um sistema aberto. Prossegue Coronado (2006, p. 6): Administrar e organizar significa um grande desafio no melhor dos tempos. As dificuldades aumentam num ambiente de mudanças rápidas como o atual. Para ser um líder ou um profissional que ajude as empresas a se adaptarem e a promoverem mudanças, é fundamental conhecer o ‘sistema empresa’. Desta forma, para que os gestores tenham conhecimento do sistema empresa, precisam estar preparados para conhecer o mercado onde a empresa atua e também entender as influências dos fatores externos que de forma relevante podem impactar nos resultados. Seguindo este raciocínio Tung (1974, p. 27) afirma o seguinte: No regime de livre comércio, o alvo da empresa é o maior lucro possível, conciliável com o seu crescimento a longo prazo e também com o bem-estar da coletividade, mediante o atendimento das suas necessidades. Para atingir esse objetivo, a tarefa da empresa seria a de determinar quais as necessidades ou desejos desta mesma coletividade, para depois organizar-se do ponto de vista da produção e da comercialização. Essa tarefa é contínua, pois as necessidades e os desejos dos homens sofrem alterações permanentes. Para que a empresa consiga maior lucro, cada setor de atividade deverá procurar aplicar métodos eficientes, a partir de uma análise acuradamente elaborada. 27 Conceito de Empresa Capítulo 1 Então, o que acontece fora da empresa pode influenciar nas decisões tomadas pelos gestores de cada departamento dentro da empresa? Para reforçar essa concepção de que os acontecimentos externos da empresa podem refletir nas decisões dos gestores na administração da empresa, Bio (1985, p. 18) ressalta que: Uma das implicações críticas dos conceitos de sistemas na Administração é justamente a concepção da empresa como um sistema aberto, pois tal visão ressalta que o ambiente em que vive a empresa é essencialmente dinâmico, fazendo com que um sistema organizacional, para sobreviver, tenha de responder eficazmente às pressões exercidas pelas mudanças contínuas e rápidas do ambiente. No Capítulo 5, serão elaborados os orçamentos por várias áreas ou departamentos da empresa, e no modelo que será estudado você aprenderá que o orçamento da área de produção exerce influência sobre o orçamento de compras, e o orçamento da área financeira deve prever quanto será necessário para manutenção da continuidade da empresa. Veremos isso na prática. É de fundamental importância observar que a cada decisão tomada na empresa pelos seus gestores, inclusive por dirigentes políticos no âmbito empresarial, pode afetar o andamento das empresas e implicar na necessidade de novas tomadas de decisões, mudando estratégias e ações já previstas. Isso acarreta um esforço estressante e estafante, o que culmina em algo chamado “pressão psicológica”, pois dirigentes empresariais não querem manchar sua imagem e carreira por algum resultado não alcançado, uma meta não atingida, ou alguma decisão tomada de forma equivocada e ser punido com alguma demissão, o que de certa forma “mancharia o seu currículo”. 28 ORÇAMENTO Por esse motivo, é comum dizer que o gestor está à disposição da empresa 24 horas por dia, pois precisa pensar nos problemas de hoje que ficaram para trás e que precisam ser solucionados amanhã, fora os novos problemas que surgirão amanhã nas empresas. E isso se torna uma “bola de neve”, principalmente para o gestor que adora desafios e chama para si os problemas para serem solucionados. Há gestores que alinham desafios da empresa e metas pessoais com o propósito de no futuro alcançar a presidência de uma grande empresa multinacional ou trabalhar em outro país. Com certeza deverá estar bem preparado para tal função. Em outro exemplo: se determinadas empresas exportam alguns tipos de produtos, e na política econômica daquele país foi aplicada alguma lei protecionista referente a estes produtos, essas empresas deverão rever seus planos de expansão, pois assim não terão condições de buscar esses mercados. Por isso, é importante simular diversos cenários e analisar como a empresa reagiria a determinados acontecimentos no mercado. Isso pode prever diversos problemas futuros. Chiavenato (2000, p. 552) afirma que: [...] é perfeitamente aplicável à organização empresarial. A organização é um sistema criado pelo homem e mantém uma dinâmica interação com seu meio ambiente, sejam clientes, fornecedores, concorrentes, entidades sindicais, órgãos governamentais e outros agentes externos. As empresas que atuam no mercado nacional e internacional têm a necessidade de sempre estarem atualizadas e preparadas para as constantes e inevitáveis mudanças de mercado, as quais estão relacionadas aos aspectos financeiros, políticos, econômicos e fatores macroeconômicos, entre muitos outros aspectos e fatores que influenciam diretamente no seu desenvolvimento. Enfim, pode-se afirmar que são as constantes mutações internas e externas das organizações, decorrentes do ambiente em que estão inseridas, o motivo que as levam à sobrevivência no mercado competitivo. A amplitude de acontecimentos nacionais e internacionais implica diretamente na empresa, o que a leva a realizar intercâmbios com o meio, por intermédio dos quais angaria pontos importantes necessários à sua viabilidade, capacidade reprodutiva e adaptativa, resultando em sua continuidade. O mercado mundial é dinâmico e, diante disso, Kochanski (2000, p. 54), afirma categoricamente que “aquelas que aindanão se adequaram ou ainda não estão se adequando a este novo contexto mercadológico, irão sentir-se forçadas a adaptarem-se ou irão desaparecer do mercado rapidamente [...]”. 29 Conceito de Empresa Capítulo 1 Schein (1987 apud NAKAGAWA, 1993, p. 23-24) também estabelece a sua concepção de empresa a partir do sistema aberto da seguinte forma: a) a empresa deve ser concebida como um sistema aberto, o que significa que ela se encontra em constante interação com todos os seus ambientes, absorvendo matérias-primas, recursos humanos, energia e informações, transformando-se em produtos e serviços, que são exportados para esses ambientes; b) a empresa deve ser concebida como um sistema de múltiplas finalidades ou funções, que envolvem múltiplas interações entre ela e seus diversos ambientes. Muitas atividades dos subsistemas existentes na empresa não podem ser compreendidas sem que se considerem essas múltiplas interações e funções; c) a empresa é constituída de muitos subsistemas que estão em interação dinâmica uns com os outros. Em vez de se analisarem os fenômenos organizacionais em termos de comportamento individual, cada vez se torna mais importante analisar o comportamento desses subsistemas, que sejam considerados em termos de coalizões, grupos, funções ou de outros elementos conceituais; d) devido ao fato de que os subsistemas, em graus variáveis, são interdependentes, as modificações ocorridas em um sistema, provavelmente, afetam o comportamento dos outros subsistemas; e) a empresa existe dentro de um conjunto de ambientes, alguns maiores, outros menores do que ela. Os ambientes, de diversos modos, fazem exigências e oferecem restrições à empresa e a seus subsistemas. O funcionamento total da empresa não pode ser compreendido, portanto, sem explícita referência a essas exigências e restrições e a maneira como ela os enfrenta a curto, médio e longo prazos; f) as numerosas vinculações entre empresa e seus ambientes tornam difícil especificar claramente seus limites. O relacionamento entre os cenários poderá implicar na continuidade da empresa, por isso Brito (2003, p. 31) entende que “[...] o processo de montagem de cenários deve ser visto como processo evolutivo, no qual frequência e disciplina são muito importantes [...]”. No Capítulo 4 estudaremos de que forma os cenários podem influenciar e até interagir nas atividades das empresas e, por conseguinte, afetar ou não a elaboração do processo orçamentário 30 ORÇAMENTO A Empresa como Sistema Dinâmico Pode-se entender que o “movimento sistêmico” que mantém a empresa em constante formação ou transformação, é influenciado pelo sistema dinâmico. A palavra “DINÂMICA” significa que todas as coisas se transformam com a influência de outros fatores ou mecanismos existentes. Isso significa que a empresa processa, executa e operacionaliza as suas atividades a partir do momento em que os gestores utilizam a força decisória para a tomada de decisões. As coisas somente acontecem quando alguma pessoa do comando da empresa “faz acontecer”. Catelli (1999, p. 39) corrobora que “[...] a empresa encontra-se permanentemente interagindo com seu ambiente. Como um sistema dinâmico, realiza uma atividade, ou um conjunto de atividades, que a mantém em constante mutação e requer que seja constantemente orientada ou reorientada para a sua finalidade principal”. No capítulo 2 faremos o estudo do Orçamento Flexível. Você poderá estudar, analisar e entender que o orçamento deve permitir os ajustes necessários para adequar-se à realidade de mercado. O sistema externo e interno de uma empresa pode ser identificado conforme a figura a seguir: 31 Conceito de Empresa Capítulo 1 Figura 4 – Contexto das atividades no sistema empresa Fonte: O autor. Ao se observar a figura anterior, para melhor compreensão, segue o exemplo: uma empresa do ramo industrial, conforme o conceito de sistema empresa, está inserida na produção em escala. Esta empresa interage desde o recebimento dos pedidos até a entrega do produto final aos seus clientes. Ela adquire a matéria- prima que se encontra disponível no mercado e transforma essa mesma matéria- prima em outros produtos que retornarão ao mercado sob a forma de produto pronto ou acabado. Isso tem relação com a empresa como um ambiente dinâmico, pois a empresa exerce um papel fundamental no funcionamento da cadeia de relacionamentos. Como visto anteriormente, existem diversos fatores externos, como o mercado, a política econômica, o governo, a concorrência e a sazonalidade. Esses fatores influenciam tanto as corporações contratantes de produtos ou serviços como as 32 ORÇAMENTO empresas de produção em escala. A primeira poderá fornecer insumos para a segunda, que produz em escala, somente se houver harmonia com os fatores externos. Qualquer anormalidade poderá colocar em risco as suas atividades e, como resultado, poderão faltar ou sobrar produtos no mercado. Verificando-se essa dinâmica a seguir: • as grandes corporações industriais fornecem os insumos necessários para empresas de menor porte, que transformarão os insumos em produtos acabados, ou prestarão serviços às grandes corporações. Em ambos os casos estas empresas também necessitam de outros serviços, como energia elétrica, mão de obra, água, telefone, material de expediente, dentre outros, movimentando a economia; • ao encerrar a produção ou a prestação de determinado serviço, a empresa de menor porte retorna os produtos elaborados para o seu contratante de serviços (as grandes corporações) e, através da entrega, conclui-se o processo produtivo; • as grandes corporações disponibilizam seus produtos ao mercado consumidor. Por sua vez, o mercado consumidor poderá ou não consumir esses produtos, dependendo dos estímulos provocados pelos fatores externos, como mercado, política econômica, governo, concorrência, sazonalidade, tendências da moda, dentre outros. Esse processo se transforma em um ciclo, portanto, para a continuidade dos empreendimentos, faz-se necessário que todos os segmentos empresariais estejam em consonância com os estímulos externos e internos, formando uma cadeia de relacionamentos. Se há consumo, há produção. O inverso poderá paralisar a economia. Contudo, o que se observa na sociedade brasileira, é a concentração da maior renda em uma parcela menor da população, e isso se chama “acúmulo de riqueza”, o acúmulo de riqueza nem sempre se traduz em aumento de consumo, pois os extremamente ricos não necessitam gastar mais com bens de consumo uma vez que já possuem as suas necessidades atendidas; por consequência acumulam riqueza. 33 Conceito de Empresa Capítulo 1 IBGE: 10% CONCENTRAM 43,4% DE TODA A RENDA RECEBIDA NO BRASIL Em 2016, as pessoas situadas na parcela de 1% dos maiores rendimentos recebiam, em média, R$27.085, enquanto a metade de menor renda recebia R$747,00 em um país cujo rendimento médio mensal foi de R$2.149,00 Nesse mesmo ano, os 10% com maiores rendimentos concentravam 43,4% de toda a renda recebida no Brasil. Os números que mostram a desigualdade e a concentração de renda no país integram o módulo Rendimento de todas as fontes da Pesquisa Nacional por Amostra de Domicílios (Pnad) Contínua, 2016. Fonte: IBGE. Disponível em: <http://www.jb.com.br/pais/noticias/2017/11/29/ibge-10- concentram-434-de-toda-a-renda-recebida-no-brasil/>. Acesso em: 8 jan 2017. Então, pode-se afirmar que, no estudo do Sistema Empresa como um sistema dinâmico, a concentração de renda em menor parcela da população no Brasil pode influenciar nos resultados das empresas. Nos Estados Unidos da América, o efeito é inverso. 34 ORÇAMENTO POR QUE MAIS DE 400 MULTIMILIONÁRIOS NOS EUA NÃO QUEREM PAGAR MENOS IMPOSTOS [...] Pelo contrário, eles asseguram que estão dispostos a aceitar impostos mais altos se o dinheiro for investido em áreas comoeducação, fiscalização e infraestrutura, ou para garantir a continuidade de programas públicos de saúde destinados aos mais pobres. "Tenho uma renda alta. Se ela sobe, não vou investir mais. Simplesmente vou poupar mais", disse Bob Crandall, ex-diretor- executivo da companhia aérea American Airlines. "Eles (republicanos) dizem que não podemos permitir que haja aumento de gastos, mas, ao mesmo tempo, que podemos dar aos ricos uma grande redução de impostos. Isso não faz sentido. [...] Fonte: Disponível em: <http://www.bbc.com/portuguese/ internacional-41997632>. Acesso em: 8 jan 2017. Entende-se que, com a maior concentração de riqueza para os extremamente ricos, haverá maior poupança, não o maior consumo. Por conseguinte, se os governos não taxarem as altas rendas, pode ocorrer renúncia de receitas o que pode impactar nos programas sociais, dentre outros. Você percebeu como é importante entendermos o SISTEMA EMPRESA como um SISTEMA DINÂMICO? Qualquer alteração imposta pelo governo pode impactar nos resultados das empresas, pois nem sempre o vilão é a alta carga tributária no Brasil. A má distribuição de renda também não gera consumo. 35 Conceito de Empresa Capítulo 1 Para reforçar esse pensamento, também buscou-se a contribuição de Chiavenato (2000), que diz o seguinte: Como todos os sistemas sociais, as organizações são sistemas abertos, afetados por mudanças em seus ambientes, denominados variáveis externas. O ambiente não tem fronteiras e inclui variáveis desconhecidas e incontroladas. Por essa razão, as consequências dos sistemas sociais são probabilísticas e não determinísticas e o seu comportamento nunca é totalmente previsível. As organizações são complexas e respondem a muitas variáveis que não são totalmente previsíveis (CHIAVENATO, 2000, p. 553). As empresas existem de acordo com as respostas aos estímulos externos ou internos. De certa forma, pode-se afirmar que as empresas estão inseridas em sistemas abertos, que trocam produtos e serviços no ambiente em que atuam e que formam um elo entre o próprio mercado fornecedor de insumos e o mercado consumidor. Pode-se afirmar que existe uma interface neste mercado, pois o que ocorre através da inter-relação entre um sistema e o ambiente em que está estruturado é chamado de interface. Essa interface propõe respostas aos estímulos do mercado onde a empresa está inserida, reconhecendo-se essas interações entre todos esses elementos. Para muitos estudiosos da economia, a empresa responde aos estímulos do mercado exterior. Esses estímulos estão relacionados à sua produção (compra de insumos), controles internos, venda de produtos, contratação de mão de obra (aspectos sociais), dentre outras, com o objetivo da maximização dos seus resultados (em busca do lucro). Entende-se que a interação de sistemas é complexa e a busca para a harmonização dos seus elementos acontece de acordo com o estilo de administrar de cada empresa. 36 ORÇAMENTO Modelo Conceitual de Sistema Empresa Até o momento, foi visto que as empresas estão inseridas em um ambiente que se pode chamar de organismo vivo, pois todo o mercado, a produção, o consumo, as finanças, o planejamento, dentre outros fatores estão em constantes mutações. Para exemplificar o que vem a ser esse ambiente de inter-relações, apresentados na figura a seguir como sendo um modelo conceitual de sistema-empresa. Figura 5 – Visão sistêmica da empresa ENTIDADES REMOTAS FUNÇÕES: COMERCIAL OPERACIONAL FINANÇAS VARIÁVEIS AMBIENTAIS Resultado Econômico Grandes Corporações consumidores – Dinheiro – Informações – Recursos Humanos – Serviços – Clientes – Dinheiro – Informação – Recursos Humanos – Serviços – Fornecedores – Mercadorias – Transportes AMBIENTE PRÓXIMO CONCORRENTES ATIVIDADES PRINCIPAIS Estocar Vender Comprar Movimentar Transportar Fonte: Adaptado de Coronado (2001, p. 69). 37 Conceito de Empresa Capítulo 1 O Resultado Econômico – em destaque na Figura 5 – é o resultado da interação dos fatores oriundos das entidades remotas (econômica, social, política, tecnológica, dentre outras) com as variáveis ambientais (ambientes onde se desenvolvem as entidades remotas, como compras, vendas, transportes, dentre outros) que interagem com o ambiente interno da empresa, que, de acordo com as principais funções e atividades (como produzir, vender, dentre outras), geram o resultado almejado. O RESULTADO ECONÔMICO pode ser o Lucro ou o Prejuízo. A concorrência exerce um papel fundamental no sistema empresa, ela faz parte dos fatores externos da empresa que podem afetar o resultado econômico. Pode ocorrer de diversas formas. As decisões que os gestores das empresas concorrentes tomam afetam positivamente ou negativamente. Se o gestor da empresa concorrente decidir baixar o preço e, por conseguinte, diminuir a qualidade dos seus produtos, corre o risco de afetar a manutenção da perenidade dos seus negócios no mercado. Entretanto, se o gestor da empresa concorrente decidir melhorar a qualidade dos produtos sem elevar demais seus preços, isto poderá afetar a perenidade dos negócios das outras empresas do mesmo ramo de atividades. Portanto, uma empresa exerce, diretamente ou indiretamente, influência na outra. De certa maneira, o resultado econômico é alcançado com a utilização de todos esses recursos, que são transformados em produtos ou serviços oferecidos ao mercado, que remuneram as suas atividades. Por sua vez, os consumidores em geral são aqueles que se utilizam desses produtos ou serviços das empresas. Mas essa cadeia produtiva encontra-se alicerçada em uma série de decisões tomadas pelos seus gestores. Coronado (2001, p. 97) explica que: Decisões dizem respeito à identificação de eventos futuros. Eventos, por sua vez, referem-se à classe de transações, por exemplo, um conjunto homogêneo de transações de vendas forma o evento vendas. Logo, um evento econômico representa um acontecimento que modifica a estrutura patrimonial da empresa. Ressalta-se que esses resultados são reflexos das movimentações financeiras geradas pelas decisões tomadas, pois, com a escassez dos recursos financeiros no mercado, é preciso tomar decisões convenientes para não comprometer os 38 ORÇAMENTO resultados da companhia. Essas decisões podem estar relacionadas ao tipo de recurso que a empresa necessita (a forma de financiamento), as habilidades desenvolvidas pelos profissionais e aos recursos tecnológicos disponíveis. Isso impacta nos resultados da empresa, e essas decisões estão fundamentadas nas ferramentas dos orçamentos, que são suficientemente capazes de fornecer informações para gerar os melhores resultados. As ferramentas de ORÇAMENTOS são suficientemente capazes de fornecer informações para gerar os melhores resultados? Já é possível compreender que as empresas podem ser determinadas como organismos vivos que interagem no ambiente social, econômico e outros. Esse dinamismo (ambiente dinâmico) é gerado pelo esforço da tomada de decisões dos seus gestores. Essas decisões podem afetar a continuidade (perenidade) dos negócios da empresa e, portanto, podem e devem ser determinadas com base nas ferramentas de orçamentos, que são elaborados a partir dos estímulos dos gestores em resposta ao mercado no seu ambiente de atuação. Atividades de Estudos: 1) Para que o sistema empresa tenha um bom funcionamento, este é dividido em diversos outros subsistemas. Um dos aspectos que abordam esse tema está relacionado com a seguinte definição: “É o responsável pelo processo de tomada de decisões, pois abrange as atividades de planejamento, gerenciamento e mecanismo de controle interno”. Assinale a alternativa que corresponde a este subsistema: a) ( ) institucional. b) () organização. c) ( ) gestão. d) ( ) social. 39 Conceito de Empresa Capítulo 1 2) Os fatores externos da empresa, como os relacionados às decisões governamentais, podem impactar nos resultados das empresas. De que forma políticas de distribuição de riqueza podem impactar na melhoria dos resultados das empresas? ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ Algumas Considerações Neste capítulo você teve a oportunidade de conhecer a Teoria dos Sistemas e compreender que as empresas interagem como organismos vivos e sofrem a influência do ambiente interno e externo da empresa para a manutenção da sua sobrevivência. Na organização empresarial, os departamentos são dependentes entre si na busca da realização dos seus objetivos. Diversos fatores externos à empresa, como o governo, as políticas econômicas, a relação entre fornecedores e clientes podem frequentemente alterar a sua dinâmica. O sistema organizacional de uma empresa é dividido em vários subsistemas, que são: institucional, gestão, organização, social, informação e físico-operacional. Você aprendeu que a missão deve ser escrita de forma objetiva e breve, compreendendo as atividades da empresa, o mercado de atuação, os produtos e serviços oferecidos, a sua diferenciação e o seu papel em relação a seus concorrentes e às principais conquistas que se quer atingir. A empresa é uma organização compreendida como um sistema aberto, pois diversos fatores externos influenciam na tomada de decisões de seus gestores. A empresa é uma organização compreendida como um sistema dinâmico, pois realiza uma atividade, ou um conjunto de atividades, que a mantém em constante mutação e requer que seja constantemente orientada ou reorientada para a sua finalidade. 40 ORÇAMENTO Por fim, o modelo Conceitual de Sistema Empresa é importante para identificar e apurar com mais facilidade o Resultado Econômico, levando em consideração a interação de fatores oriundos dos ambientes internos e externos da empresa, assim como a distribuição de renda como fator preponderante para a melhoria dos resultados da empresa. Referências BERTALANFFY, Ludwig Von. Teoria geral dos sistemas. Petrópolis: Vozes, 1977. BEER, Stafford. Cibernética e administração industrial. Rio de Janeiro: Zahar, 1969. BIO, Sérgio Rodrigues. Sistemas de informação: um enfoque gerencial. São Paulo: Atlas, 1985. BRITO, Osias Santana de. Controladoria de risco: retorno em instituições financeiras. São Paulo: Saraiva, 2003. CATELLI, Armando (Coord.). Controladoria: uma abordagem da gestão econômica - GECON. São Paulo: Atlas, 1999. CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração. 6. ed. Rio de Janeiro: Campus, 2000. CORONADO, Osmar. Controladoria no atacado e varejo: logística integrada de gestão sob a óptica da gestão econômica logisticon. São Paulo: Atlas, 2001. ______. Contabilidade gerencial básica. São Paulo: Saraiva, 2006. CRUZ, Tadeu. Sistemas de informações gerenciais: tecnologia de informação e a empresa do século XXI. São Paulo: Atlas, 1998. FIGUEIREDO, Sandra. CAGGIANO, Paulo César. Controladoria: teoria e prática. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2008. GUERREIRO, Reinaldo. A meta da empresa: seu alcance sem mistérios. São Paulo, 1996. KOCHANSKI, Djone. Sistemas de gestão empresarial distribuídos como ferramenta competitiva. Leonardo: Órgão de Divulgação Científica e Cultural da Associação Educacional Leonardo da Vinci-ASSELVI, Indaial, v. 1, n. 1, jul./dez. 2000. p. 53-58. MOSIMANN Clara P; ALVES Osmar de C.; FISCH, Sílvio. Controladoria: seu papel na administração de empresas. Florianópolis: UFSC – ESAG, 1993. 41 Conceito de Empresa Capítulo 1 NASCIMENTO, Auster Moreira; REGINATO, Luciane (Orgs.). Controladoria: um enfoque na eficácia organizacional. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2009. PADOVEZE, Clóvis Luis. Controladoria estratégica e operacional. São Paulo: Cengage Learning, 2009. SCHEIN, Edgar H. Psicologia organizacional. In: NAKAGAWA, Masayuki. Introdução à controladoria: conceitos, sistemas, implementação. São Paulo: Atlas, 1993. TUNG, Nguyen H. Controladoria financeira das empresas: uma abordagem prática. 4. ed. São Paulo: Universidade de São Paulo, 1974. Edições Universidade Empresa. 42 ORÇAMENTO CAPÍTULO 2 Tipos de Orçamentos e suas Aplicações A partir da perspectiva do saber fazer, neste capítulo, você terá os seguintes objetivos de aprendizagem: � Compreender qual é a utilidade e aplicação do orçamento na empresa. � Conhecer quais são os tipos de orçamentos e qual é o tipo de aplicação de cada um deles. � Compreender qual é o tipo de gestão da empresa, que refletem os orçamentos. � Entender qual é o tipo de comportamento que o orçamento influência nos gestores. � Analisar os tipos de orçamentos e identificar àquele que melhor se adapta à empresa. � Analisar qual é o efeito que o orçamento exerce nos gestores quanto ao seu aspecto comportamental. 44 ORÇAMENTO 45 Tipos de Orçamentos e suas Aplicações Capítulo 2 Contextualização Neste capítulo, serão estudados os orçamentos, os seus objetivos na determinação do resultado da empresa e os tipos de orçamentos existentes, dentre eles os orçamentos: estático, flexível, tendência e base zero. O sistema de orçamentos é de fundamental importância, pois se refere à integração das informações dos diversos departamentos da empresa (importante observar que o sistema de orçamentos está em concordância com o sistema empresa). Em se tratando de resultados financeiros, deve-se ter o cuidado de observar que é assunto relacionado ao alcance das metas de trabalho dos gestores, considerando que a empresa deve atingir os resultados almejados da maneira mais eficaz possível. Assim, também será estudado o que refletem os orçamentos e os seus efeitos nas pessoas envolvidas no processo. Aspectos Conceituais É de conhecimento geral que no mundo empresarial os gestores possuem a necessidade de planejar as ações e buscar o controle da empresa, e a utilização da ferramenta orçamentária torna-se indispensável na boa gestão de qualquer negócio. Com as mudanças no comportamento das pessoas, que levaram a mudanças na necessidade de consumo, a crescente expectativa do desenvolvimento tecnológico de novos produtos e o desenvolvimento do mercado, as empresas aumentaram a sua complexidade no desenvolvimento das suas atividades e dos seus controles internos. Para as empresas, tornou-se necessário aumentar o volume de informações com qualidade, com o objetivo de proporcionar aos gestores o controle do processo de produção e tomar decisões estratégicas, podendo assim, antever o futuro no resultado das empresas com a adoção das ferramentas orçamentárias. Segundo Nascimento e Reginato (2009, p. 16-17): A dimensão de controle de dados e informações alicerça a de gestão. É nela que se mantêm os registros de todos os eventos e transações realizados na empresa. É, pois, a fonte supridora de dados e informações aos gestores e, principalmente, [...] no sentido de que esses usuários possam se munir de recursos informacionais que ofereçam o conhecimento detalhado e global da situação passada e atual da organização e possam projetar cenários que atendam às expectativas futuras da administração. 46 ORÇAMENTO Com isso, o processo orçamentário envolve a elaboração de planos detalhados das operações a serem cumpridos no âmbito produtivo com o objetivo de maximizar o lucro e otimizar o caixa. Por maximização do lucro, pode-se entender como o aumento do lucro com maior valor agregado nos preços dosprodutos e serviços. A otimização do caixa se entende por alcançar o lucro referente às vendas efetuadas no caixa da empresa de acordo com os prazos negociados junto ao cliente. De nada adianta a empresa vender, apresentar mensalmente lucro na Demonstração do Resultado da Empresa se este lucro não se concretiza no caixa da empresa. Em pouco tempo, será transformada em uma empresa insolvente. O planejamento para o resultado da empresa envolve a previsão dos custos e despesas de acordo com a estrutura das políticas existentes, além de fixar padrões para a atuação dos gestores que exercem poder de decisão na empresa. De que forma pode-se conceituar um orçamento? O orçamento pode ser conceituado como um planejamento de operações detalhado em todas as suas fases para um período futuro, buscando retratar formalmente as políticas, planos e metas estabelecidas pelos administradores, expressos em forma quantitativa. Entende-se que orçar significa processar todos os dados constantes do sistema de informação e apresentá-los em forma de relatórios gerenciais, permitindo aos gestores terem uma visão do futuro da organização (de forma quantitativa) e poderem acompanhar de forma sistemática o cumprimento, ou não, do que foi orçado como fator primordial para a sobrevivência da empresa. Coronado (2006, p. 13) salienta que: Sabe-se da dificuldade de sobrevivência vivida pelas empresas, principalmente aquelas de pequeno porte, em um ambiente turbulento, no qual as mudanças são rápidas e constantes. Para sobreviver e prosperar nesse ambiente, as empresas precisam apresentar desempenho eficiente e eficaz. O empresário, muitas vezes, tem dificuldades de entender essas variáveis e, eventualmente, até para estabelecer parâmetros a fim de avaliar o desempenho da empresa. 47 Tipos de Orçamentos e suas Aplicações Capítulo 2 Para Atkinson et al. (2000, p. 465), os orçamentos representam: Um papel semelhante no planejamento e no controle para gerentes que estão dentro de unidades empresariais e que são parte central no projeto e na operação de sistema de contabilidade gerencial. [...] Os orçamentos nas empresas refletem as condições quantitativas de como alocar recursos financeiros para cada subunidade organizacional, com base em suas atividades e nos objetivos de curto prazo. [...] Assim, um orçamento é uma expressão quantitativa das entradas de dinheiro para determinar se um plano financeiro atingirá os objetivos organizacionais. Orçamentação é o processo de preparação dos orçamentos. Portanto, o orçamento é o instrumento que descreve o plano geral das operações, orientado por objetivos e metas propostos pela alta cúpula diretiva da empresa para um determinado período. O orçamento é o método de planejamento e controle financeiro, vinculado aos planos operacionais e/ou de investimentos da empresa, com a finalidade de aperfeiçoar o rendimento de recursos físicos e monetários da empresa. Isto significa compreender de forma quantitativa o que “pode acontecer” com os recursos e resultados da empresa em períodos futuros. Conforme Nascimento e Reginato (2009, p. 158): O orçamento financeiro compreende os efeitos que o orçamento operacional e os planos de investimentos de capital provocarão sobre a estrutura financeira da empresa. Essa parte do orçamento, ao contrário do orçamento operacional, representa a posição global da empresa e não de uma unidade de negócios em particular. De certa forma, podemos tirar como conclusão que Orçamento nada mais é do que colocar à frente aquilo que está acontecendo hoje, processando todos os dados constantes do sistema de informação contábil de hoje e introduzindo os dados previstos para o próximo período, de acordo com as ferramentas para projeção que os gestores utilizam. 48 ORÇAMENTO O orçamento é a pura repetição dos relatórios gerenciais atuais, mas utiliza dados previstos. Lunkes (2003) explana sobre o orçamento, seu desenvolvimento e importância nas empresas: - Na primeira fase predominou o orçamento empresarial, que teve como ênfase a projeção dos resultados e posterior controle. É um plano projetado para atender a um nível de atividade do próximo período. - A segunda fase privilegiou o orçamento contínuo, que tem como ênfase a revisão contínua, removendo-se os dados do mês recém-concluído e acrescentando-se dados orçados para o mesmo mês do ano seguinte. A aplicação desse método está se tornando bastante frequente nas empresas. - O passo seguinte foi o surgimento do orçamento de base zero (OBZ), com a projeção dos dados como se as operações estivessem começando da estaca zero e tivessem necessidade de justificar os gastos. No orçamento de base zero os gestores estimam e justificam os valores orçados como se a empresa estivesse iniciando suas operações. - A quarta etapa apresenta o orçamento flexível em destaque com a projeção dos dados das peças orçamentárias em vários níveis de atividade. O orçamento flexível é projetado para cobrir uma gama de atividades, portanto, pode ser usado para estimar custos em qualquer nível de atividade. - Posteriormente, surgiu o orçamento por atividades como uma extensão do custeio baseado em atividades, com projeção dos recursos nas atividades e o uso de direcionadores para estimar e controlar resultados. O orçamento por atividades usa a informação sobre os direcionadores no planejamento e no processo de avaliação. - Finalmente, o orçamento perpétuo, que prevê o uso dos recursos fundamentado na relação causa-efeito. - Pode-se ainda considerar outros métodos, como o orçamento padrão, orçamento de tendência e orçamento incremental (LUNKES, 2003, p. 37). O sistema orçamentário está baseado no modo de conduzir as ideias e progredir, passo a passo, nas ações que estão sendo implementadas na empresa e que podem ser confrontados os resultados entre o realizado e o orçado e apurar potenciais discrepâncias para as correções necessárias. O sistema orçamentário da empresa precisa estar “conectado” de certa forma ao mercado, pois é de fundamental importância que as empresas planejem os seus objetivos e suas atividades sempre considerando as suas necessidades e se adaptando às novas realidades do mercado e que podem ter impacto nas empresas. 49 Tipos de Orçamentos e suas Aplicações Capítulo 2 Sabe-se da fundamental importância das ferramentas orçamentárias para as empresas. No Brasil, o orçamento passou a ser foco de estudo a partir de 1940, mas apenas a partir de 1970 as empresas o adotaram com mais frequência em suas atividades. De modo geral, o processo orçamentário foi sendo adaptado às tendências das modernas teorias de gestão e atualmente deve apresentar as seguintes características: • projeta o futuro da empresa no seu mercado de atuação; • flexibiliza sua aplicação de modo a facilitar sua operacionalização e compreensão dos resultados; • deve ter a participação direta dos responsáveis na sua elaboração, acompanhamento e análise; • precisa ter um grau de acerto aceitável dentro da realidade da empresa e do mercado; • é adaptado ao ciclo operacional, o que possibilita verificar o custo versus benefício dos investimentos; • demonstra capacidade para apresentar com rapidez possíveis problemas na relação entre gastos e retornos financeiros; • permite o seu imediato ajuste operacional com encaminhamentos corretivos. A partir da década de 80, com o acentuado processo de globalização, as distâncias globais desapareceram e as fronteiras deixaram de ser um obstáculo para o mundo dos negócios. Isso permitiu que as empresas adquirissem matérias- primas em outros países com maior qualidade e até por vezes, com preços reduzidos. Inclusive, várias empresas tiveram oportunidade de construir suas fábricas em que os custos eram menores e com a possibilidade de oferecer seus produtos e serviços em qualquer parte do mundo. Como consequência, os padrões de consumo foram massificadose o capital financeiro passou a buscar uma melhor rentabilidade global. Contudo, a competição nunca foi tão acirrada quanto na atualidade, pois o mercado recebe constantemente novos produtos importados ou de concorrentes locais com preços mais baixos, e, com isso, a necessidade de maior produtividade e redução dos custos é cada vez maior. Figueiredo e Caggiano (2008) abordam que todo este processo impacta no contexto externo das relações contratuais das empresas e também no seu ambiente interno, criando a demanda por melhores práticas de gestão. A empresa é uma instituição econômica que tem o objetivo de ofertar aos consumidores produtos e serviços necessários ou desejados pelas pessoas. Esses objetivos somente serão viabilizados se o lucro for alcançado. Assim, as atividades das empresas devem estar sincronizadas com as metas fixadas ao invés de serem realizadas de forma aleatória, isto é, necessitam ser planejadas e controladas. 50 ORÇAMENTO Objetivos dos Orçamentos O processo para a implantação das ferramentas orçamentárias nas empresas é demorado e requer muita negociação com os gestores, pois é uma mudança de filosofia, é uma mudança no pensamento do gestor da empresa e deve estar de acordo com a definição de ações globais e setoriais. Labes (2002, p. 43) afirma que as ações globais, ou seja, os planos, programas ou projetos macros da organização são precedidos pelas estratégias definidas de negócios. Nessa fase, são definidos os objetivos e as metas globais, tendo sempre em mente para quanto tempo futuro o planejamento considera. A implantação da ferramenta orçamentária envolve um árduo trabalho de negociação. O demonstrativo adicional que compara o que foi realizado na empresa com o que foi projetado tem por objetivo apresentar ao gestor as variações dos valores entre o orçado e o realizado das receitas e gastos, o que ocorreu dentro do previsto e fora do planejado para que assim se possa corrigir o que for necessário. Na análise de variações de receitas e gastos para o controle orçamentário, Crepaldi (2012, p. 414) considera as seguintes probabilidades: • relevância da variação: devemos avaliar o grau de importância da variação; • erros de informação: tanto os dados de orçamento quanto os dados reais devem ser examinados para ter-se a certeza de que não há erros de informação; • a variação deve-se a uma decisão: muitas vezes, a administração tomará decisões causadoras de variações, com o intuito de aumentar a eficiência ou atender a certas exigências. Pode-se, por exemplo, realizar um projeto publicitário especial e não planejado previamente; • variações não controláveis: muitas variações são explicáveis em termos do efeito de fatores não controláveis, por exemplo, inflação; • variações cuja causa não é conhecida: essas variações devem constituir motivo central de preocupação e devem ser cuidadosamente analisadas. Essas são as exceções que geralmente requerem a tomadas de medidas corretivas. 51 Tipos de Orçamentos e suas Aplicações Capítulo 2 Assim, entende-se que as ferramentas orçamentárias possuem objetivos direcionados para o bom funcionamento das empresas. No entanto, Welsch (1983, p. 344) alerta para determinadas cautelas: [...] o analista deve reconhecer que essas análises envolvem distinções que dificilmente podem ser expressadas de uma maneira simples e concisa: portanto, devem ser usadas com cautela. No que diz respeito à apresentação dos resultados das análises de variações, há dois enfoques. Em primeiro lugar, as análises podem ser feitas como parte de um relatório especial focalizando problemas específicos (não repetitivos) com os quais a administração está preocupada. Em segundo lugar, as análises podem ser incluídas na parte de ‘comentários’. Ao analisar as variações, Brookson (2000, p. 54) observa que: Identifique variações significativas, de modo a garantir que seu orçamento seja cumprido da melhor forma possível. Para escolher quais exigem uma análise mais detalhada, leve em conta a possibilidade de controlá-las, o custo estimado de investigá-las e as chances de que elas tornem a acontecer no futuro. As principais questões a considerar para a seleção do que deve ser examinado são: ‘Por que estudar essa variação?’ e ‘O que farei com ela depois de entendê-la?’. Se não houver utilidade prática, não perca tempo com isso. Para se entender melhor o que significam os objetivos e sua aplicabilidade, buscou-se as citações de alguns autores. O objetivo do plano orçamentário: [...] não é apenas prever o que vai acontecer e seu posterior controle. Ponto básico e, entendemos, fundamental, é o processo de estabelecer e coordenar objetivos para todas as áreas da empresa, de forma tal que todos trabalhem sinergicamente em busca dos planos de lucros. [...] No estabelecimento de objetivos haverá o envolvimento de todos, numa gestão participativa, ao mesmo tempo em que se delegará responsabilidades. Com isso, será possível a etapa final, que é o controle do orçamento e a análise do desempenho e de suas variações (PADOVEZE, 1997, p. 354). Padoveze (1997) ainda afirma que deve existir o envolvimento de todos os setores e todos os responsáveis de cada departamento, e as atividades deverão “estar alinhadas” de forma congruente. Warren, Reeve e Fees (2001, p. 179) abordam que “o orçamento envolve (1) o estabelecimento de metas específicas, (2) a execução de planos para atingir suas metas e (3) a comparação periódica dos resultados efetivos com as metas”. 52 ORÇAMENTO O orçamento é constituído por planos específicos em datas e unidades monetárias que visam atingir objetivos programados. Tais objetivos, por vezes, podem ser baseados em orçamento empresarial por sazonalidade, por exemplo, a área têxtil que deverá acompanhar o mundo da moda. É o plano financeiro para implantar a estratégia da empresa em determinado exercício e, portanto, é uma ferramenta básica de gestão que pode ser de curto prazo ou de longo prazo. O orçamento de curto prazo (geralmente um ano) é bastante detalhado e subdividido de acordo com as áreas da empresa. Sua função é quantificar os planos e estabelecer as metas operacionais que determinam o que fazer, quando fazer, como fazer e quais recursos utilizar. O orçamento de longo prazo orienta a realização dos objetivos estratégicos. Com o sistema orçamentário, é possível emitir diversos tipos de relatórios que contêm informações gerenciais importantes para a gestão de uma empresa, como os seguintes: • relatórios de análise de desempenho por áreas de responsabilidade; • relatórios de análise de resultados, como a margem de contribuição por produto, • relatórios de investimentos em imobilizado, que possibilitam a identificação do pay-back; • relatórios de performance econômica e financeira da empresa, como o Retorno Operacional sobre os Ativos Líquidos (ROAL) que é o resultado gerado em relação aos investimentos dos ativos descontando-se os impostos recuperáveis conforme sua aquisição; • demonstrações financeiras, como o balanço patrimonial, a demonstração de resultado de exercício e a demonstração do fluxo de caixa projetados. Quando se trata de metas, na verdade, está-se falando em estabelecê-las para o resultado da empresa de forma global, mas sempre buscando “conectar” as atividades de cada departamento, uma vez que cada setor da empresa também possui suas metas individuais a serem atingidas. 53 Tipos de Orçamentos e suas Aplicações Capítulo 2 Em gestão, podemos compreender o seguinte: - as metas como uma função administrativa de planejamento; - a execução dos planos e das ações, de acordo com o processo orçamentário, como uma função administrativa de direção; e - a comparação dos resultados como uma função administrativa de controle. Em outras palavras, o Orçamento envolve: PLANEJAMENTO DIREÇÃO CONTROLE. a) Planejamento É um conjunto de metas estabelecidasde acordo com as ações individuais e coletivas determinadas pelos gestores. Segundo Figueiredo e Caggiano (2008), ele é definido como o processo de reflexão precedido da ação dirigido para a tomada de decisões com vistas no futuro. Para os autores, o processo de planejamento pode ser dividido em cinco etapas: • estabelecer os objetivos da empresa; • avaliar os possíveis cenários relacionando os fatores internos e externos que poderão afetar as operações da empresa; • avaliar os recursos existentes para o uso eficiente (mão de obra, máquinas, investimentos, tecnologia, estoque, capital etc.); • definir a estratégia para alcançar os objetivos estabelecidos; • delinear um programa de ação e discriminar os recursos necessários. Em síntese, o processo de planejamento deve responder as seguintes perguntas: O que deve ser feito? Quando deve ser feito? Como deve ser feito? Quem deve fazê-lo? 54 ORÇAMENTO Para Sanvicente e Santos (1983), planejar é estabelecer com antecedência as ações a serem executadas para que sejam alcançados satisfatoriamente os objetivos por ventura fixados para uma empresa e suas diversas unidades. O processo de planejamento pode ser dividido em três atividades: • planejamento estratégico: avalia os riscos e oportunidades que o setor produtivo oferece e os pontos fortes e fracos da organização com vistas a definir as diretrizes políticas, os objetivos e os princípios da empresa; • planejamento programa: é um planejamento de longo prazo, normalmente de três a dez anos; • planejamento orçamentário: é elaborado com um nível de detalhes superior as necessidades mais imediatas. Normalmente é o primeiro ano do planejamento de longo prazo, previsto e acompanhado mensalmente. Em relação à estratégia, Porter (2002, p. 188) alerta: Existe um risco no crescimento. As empresas confundem ou distorcem a estratégia para entrar em segmentos do mercado em que não tem uma vantagem real, mas apenas em busca do crescimento. Acredito que, em primeiro lugar, é preciso saber que a verdadeira meta da empresa não é o aumento de tamanho e sim o retorno sobre o investimento. Se nos concentrarmos continuamente na meta do retorno sobre o investimento, será mais fácil evitar atuar em segmentos que distorcerão a estratégia. O orçamento é uma ferramenta que demonstra uma ampla visão financeira da empresa e o seu acompanhamento possibilita identificar possíveis resultados fora do planejado. Nesse caso, providenciam-se os acertos necessários, evitando, assim, possíveis problemas futuros. b) Direção Pode ser compreendida como o “tomar cuidado” para que as ações individuais e de grupos estejam sendo coordenadas da melhor forma possível. A direção deve ser bem orientada através das reuniões dos comitês de avaliação para evitar qualquer “surpresa futura”. c) Controle É um sistema de verificação do desempenho que a empresa atingiu com os objetivos traçados, de forma que ações corretivas possam ser implementadas em tempo hábil. Sua existência é de fundamental importância tanto para a execução do planejamento de curto prazo como o de longo prazo. Embora a maior ênfase esteja nas atividades de controle das operações de curto prazo, nas situações 55 Tipos de Orçamentos e suas Aplicações Capítulo 2 de planejamento de longo prazo, ele permite verificar os avanços realizados e a necessidade de rever suas metas. Para Welsch (1983, p. 29), “controle é exercer continuamente um controle dinâmico, agressivo e flexível das operações para assegurar conformidade realista com os planos e objetivos”. Desta forma, o controle tem a função de assegurar que as atividades sejam executadas em conformidade com os planos traçados. A figura a seguir demonstra a relação entre os elementos no processo de planejamento e, posteriormente, o controle durante a sua execução. Figura 1 – Relacionamento entre os elementos no processo de planejamento de uma empresa Fonte: Frezatti (2009, p. 15). O controle é uma fiscalização exercida sobre as atividades a fim de evitar que elas se desviem das normas e metas preestabelecidas. A medida ideal é fazer o controle na proporção em que as atividades vão se realizando, mas isso depende da implantação de um sistema de controle que envolve custos de implantação e operação. Para se ter uma ideia sobre a necessidade dos controles das operações por meio dos processos orçamentários e dos cuidados com a qualidade e o tipo de controle ideal para exercer em uma empresa, deve-se observar o que Ricardo Semler descreve a partir da sua experiência sobre a emissão de relatórios, análise e decisões tomadas com base nas informações deles extraídos. Ricardo Semler narra sua experiência como administrador da empresa que herdou da família. 56 ORÇAMENTO Em 1982 fomos visitados pelo presidente de uma poderosa empresa, uma das maiores dos EUA, que ao cabo de uma visita pela fábrica folheou nossos sistemas de relatórios mensais e orçamento. Naquela época, tínhamos os números no quinto dia útil do mês em pastinhas organizadíssimas. Se você quisesse saber quanto tinha sido o consumo de café na subseção de Usinagem Leve III, era só procurar na página 67, quadro 112.6. O homem ficou impressionadíssimo e disse que não esperava encontrar tanta eficiência numa empresa brasileira, que era muitas vezes maior que nós, que gostaria de ver este mesmo sistema instalado na empresa deles. A partir deste dia andávamos como pavões, declarando a quem quisesse ouvir que o nosso sistema de orçamento era estado-da-arte, que o presidente de um grande grupo norte americano... Vocês com certeza conseguem imaginar a cena. Com o passar dos anos fomos percebendo que esses relatórios eram tão completos e sofisticados que aconteciam dois fenômenos: um, descobrimos que nossas despesas eram altas demais e nunca abaixava porque tava lotado de neguinho na contabilidade que só fazia isto; dois, que tinha tanto número dentro da pasta que quase nenhum gerente lia – uma reunião para discutir um só departamento levava a tarde toda, e ninguém admitia que não tinha lido ou estudado os números (o que, por sinal, era humanamente impossível). Para encurtar uma longa história, o período em que menos soubemos o que realmente acontecia na empresa foi aquele. Alguns anos depois, essa poderosa empresa norte americana, sofrendo graves dificuldades financeiras, foi perdendo participação no mercado e dinheiro, e atualmente está sendo dissolvida e vendida em pedaços. Moral da história: hoje temos um sistema simples, com poucas, mas relevantes informações, e somos capazes de agir sobre elas. Cortamos de quatrocentos para cinquenta centros de custo, decapitamos centenas de classificações contábeis, dezenas de linhas de demonstrativos, e agora está finalmente dando para enxergar a empresa. Poucos e grandes números, e disposição para agir sobre eles – o resto é estética. (SEMLER, 2002, p. 73). Observa-se que, para um bom controle, é essencial a emissão de relatórios de acompanhamento orçamentário e gerencial, mas de nada adianta que os mesmos sejam enormes e complexos com muitas informações a ponto de dificultar a sua interpretação e utilização dos dados na tomada de decisões. Tipos de Orçamentos Existem diversos tipos de orçamento para serem utilizados conforme a realidade da empresa e o seu campo de atuação. Dentre eles estão: orçamento estático, orçamento flexível, orçamento de tendências e orçamento base zero. 57 Tipos de Orçamentos e suas Aplicações Capítulo 2 a) Orçamento estático É baseado a partir de um determinado volume de produção e vendas que a empresa deseja alcançar, e este tipo de orçamento não poderá ser alterado. Se ocorrerem mudanças no ambiente do sistema empresa, os orçamentos para um determinado período perdem sua validade, já que estarão “engessados” de acordo com o volume de produção e vendas que outrora foram definidos. Segundo Padoveze (1997, p. 383),“caso a empresa, durante o período, considere que tais volumes não serão atingidos, parcela significativa das peças orçamentárias tende a perder valor para o processo de acompanhamento, controle e análise das variações”. Se ocorrer qualquer incidente no mercado do mundo globalizado, como uma catástrofe natural, ou problemas na economia mundial ou em determinados países, isso poderá afetar de forma negativa os Orçamentos Estáticos, mas, se ocorrerem fatores positivos na economia global ou de determinado país, isso também poderá afetar de forma negativa os orçamentos estáticos, pois os mesmos não poderão ser alterados. O Orçamento Estático NÃO PODERÁ SER ALTERADO, a própria palavra já o define: ESTÁTICO IMÓVEL. O orçamento estático é mais apropriado para planos com metas a serem atingidas em curto prazo, como períodos bimestrais ou trimestrais, pois podem ser mais facilmente analisadas em períodos de sazonalidade ou moda. Esse tipo de orçamento torna-se inviável para períodos mais longos, como um ano ou mais, pois os ajustes tornam-se necessários e o orçamento estático não permite tal “flexibilidade” para ajustes orçamentários. b) Orçamento flexível Como o período do exercício social nas empresas é de 12 meses, muitas vezes, a empresa precisa realizar ajustes no seu plano orçamentário para equilibrar seus objetivos e metas de resultados. Por isso, o orçamento não pode estar “engessado”. Toma-se como exemplo empresas do ramo eletrodoméstico em que o governo por um decreto reduz a alíquota do IPI no mês de junho de 58 ORÇAMENTO um determinado ano. Desta forma, a redução da alíquota do IPI reduz o preço de venda do produto, o que leva ao possível aumento da procura no mercado. Desse modo, todas as previsões de vendas e de volume de produção precisam ser revistas para esse exercício social, pois será necessária maior aquisição de insumos, resultando no aumento de seus custos, além de outros custos e despesas que poderão ser necessários. O orçamento flexível pode ser ajustado de acordo com as necessidades da empresa e com as mudanças de mercado. Contribui Nascimento e Reginato (2009, p. 157): Outro aspecto favorável do orçamento flexível é a sua capacidade de facilitar os trabalhos de simulação para vários cenários alternativos, bastando para isso a inserção de novas variáveis quantitativas ou alteração daquelas já existentes. Para aquelas empresas que já possuem um bem estruturado sistema de custo-padrão, construído sob o uso do método de custeio variável, trabalhar com o orçamento flexível fica bastante facilitado. Como a empresa é dividida em departamentos, ela possui níveis de atividades executadas por seus responsáveis. De acordo com Warren, Reeve e Fees (2001, p. 184-185), “pode-se pensar num orçamento flexível como uma série de orçamentos estáticos para diferentes níveis de atividades”. Os níveis de atividades são, na verdade, níveis de processamento operacional e requerem profundo conhecimento de custos, pois se ocorrerem mudanças no mercado que possam afetar o “turn-over” (rotatividade de funcionários) da empresa, afetará todas as peças orçamentárias de custos, envolvendo: salários, matéria-prima empregada para maior ou menor consumo, impostos ou encargos sociais de acordo com o volume a ser apurado em relação à nova realidade da empresa. Conforme Padoveze (1997, p. 383), “para tanto é necessário um profundo conhecimento dos padrões de comportamento dos custos”. Por conseguinte, as mudanças afetarão tanto o planejamento do resultado da empresa como o planejamento dos seus recursos financeiros. Prossegue Garrison e Noreen (2001, p. 350, grifos dos autores): O orçamento flexível fornece estimativas sobre qual deve ser o custo de qualquer nível de atividade, dentro de uma faixa especificada. Quando se emprega o orçamento flexível na avaliação de desempenho, os custos reais são comparados com os custos que deveriam ter ocorrido no período para o nível real de atividade, e não com os custos do orçamento original. 59 Tipos de Orçamentos e suas Aplicações Capítulo 2 c) Orçamento de tendências É uma prática orçamentária que utiliza dados passados para projetar o futuro, pois situações ocorridas no passado, decorrentes da estrutura organizacional já existente, servem de base para projetar situações futuras, uma vez que corre o risco de tais situações acontecerem novamente. Nesse aspecto, é importante fazer uma média dos acontecimentos em um período de alguns exercícios sociais. Tal prática tem fornecido bons resultados em várias organizações empresariais, mas, para haver sucesso neste tipo de planejamento orçamentário, deve-se levar em consideração que a realidade é muito dinâmica e que constantemente novos elementos surgem no processo, e que também devem ser previstos. Conforme Padoveze (1997, p. 383-384): Na execução do orçamento de tendências sempre existirão eventos passados de conhecimento da empresa, que não se repetirão e que, portanto, não serão reproduzidos no orçamento. Da mesma forma, existirão eventos futuros que não terão um passado onde se possa basear novas estimativas, que deverão ser orçados de outra maneira. Muitas vezes, a empresa possui um mix padrão de produção e vendas. Por exemplo, a produção de barras de aço em determinadas bitolas torna-se um padrão e assim não há muitas mudanças no seu mix de produção. Para facilitar a elaboração do processo orçamentário, pode-se utilizar o orçamento de tendências, utilizando-se dados passados para projetar o futuro. d) Orçamento base zero (OBZ) É uma proposta conceitual que, apesar de ser muito pouco difundida entre os gestores das empresas, tem apresentado uma contribuição relevante para o processo orçamentário. A própria expressão base-zero tem relação com a ideia de reavaliação de todos os programas e despesas propostos. Esse orçamento surgiu como uma contrapartida ao orçamento de tendências, pois, enquanto este se apoia em dados passados, o orçamento base zero parte de um novo estudo da empresa no mercado. Consiste em buscar novos elementos e nunca deve partir da observação dos dados passados. Serve como instrumento de questionamento das atividades existentes e de reflexão para a criação de outras mais eficazes, por isso é considerado também como uma metodologia gerencial para o planejamento e controle orçamentário. Segundo Garrison e Noreen (2001, p. 277): O orçamento de base zero exige considerável documentação. Além de todas as planilhas do orçamento geral usual, o gerente precisa preparar uma série de ‘pacotes de decisão’ 60 ORÇAMENTO em que todas as atividades do departamento são classificadas de acordo com sua importância relativa e o custo de cada atividade é identificado. O OBZ muda a concepção de que o orçamento é igual ao já realizado com alguns acréscimos e supressões porque, para alguns estudiosos do tema, eles podem conter ineficiências que o orçamento de tendências pode perpetuar. A proposta do orçamento Base Zero está em rediscutir toda a empresa toda vez que se elabora o orçamento. Está em questionar cada gasto, buscando verificar a real necessidade. Resumindo, a questão fundamental permanente para o orçamento base zero é a seguinte: não é porque aconteceu que deverá acontecer. [...] Nesta linha de pensamento, cada atividade da empresa será rediscutida, não em função de valores maiores ou menores, mas na razão ou não de sua existência (PADOVEZE, 1997, p. 384). A partir da existência da atividade, será realizado um estudo, partindo-se do zero, de quanto deveria ser o gasto para manutenção daquela atividade. Na figura a seguir, observa-se o conjunto das principais atividades. Figura 2 – Referência conceitual utilizada para descrever a atividade de uma empresa Atividades de preparação Atividades de serviço Atividades de apoio técnico Atividades de apoio administrativo Atividades de transformações Fonte: Boisvert (1999, p.63). Todas as atividades existentes na empresa têm uma razão de existir, e somente haverá a transformação de novos produtos e serviços se ocorrerem produção e vendas, por consequência também às atividades administrativas de 61 Tipos de Orçamentos e suas Aplicações Capítulo 2 apoio e gerenciamento. Por esse motivo, o processo de acompanhamento das despesas define responsabilidades claras com base na avaliação do "Previsto x Realizado". Assim sendo, todos os desvios são tratados e analisados por meio de relatórios que visam mostrar com clareza as causas dos desvios e o desenvolvimento de um plano de ação para eliminá-los. Através desta prática, o orçamento da empresa passa a ser baseado em regras bem definidas, com intensa participação dos funcionários na redução de despesas. A desvantagem do OBZ é o seu processo trabalhoso. Exige-se um longo tempo de preparação em comparação com outros orçamentos tradicionais e pode envolver um processo burocrático bastante extenso, pois todas as atividades operacionais da empresa precisam ser repensadas e planejadas. É como se a empresa estivesse iniciando suas atividades a cada novo exercício social, o que não é viável para as empresas que possuem atividade contínua. Quase todos concordam que o orçamento base zero é uma boa ideia. O único problema é a frequência com que ele é revisto. No orçamento de base zero, a revisão é efetuada todo ano. Seus críticos dizem que o orçamento de base zero executado adequadamente consome tempo demais e é excessivamente caro para justificar uma base anual (GARRISON; NOREEN, 2001, p. 277). O orçamento base zero tem as seguintes características, conforme Lunkes (2010, p. 87): • analisar o custo-benefício de todos os projetos, processos e atividades, partindo de uma base ‘zero’; • focalizar objetivos e metas das unidades de negócio cujos recursos são consequência do caminho ou direção planejada; • assegurar a correta alocação de recursos com base no foco e nos fatores-chaves do negócio; • aprovar o nível de gastos após a elaboração com base em critérios previamente definidos; • desenvolver forma participativa, com intensa comunicação entre as áreas; e • fornecer subsídios decisórios inteligentes para a gestão. Para o seu desenvolvimento, Lunkes (2010) propõe sete etapas básicas, que são: • 1ª etapa: definição das estratégias, objetivos e metas das unidades; • 2ª etapa: identificação dos pacotes de decisão; • 3ª etapa: definição da matriz de responsabilidade; • 4ª etapa: elaboração dos PBZs (Pacotes Base Zero), NBZs (Núcleos Base Zero) e VBZs (Variáveis Base Zero); • 5ª etapa: priorização dos pacotes de decisão; • 6ª etapa: aplicação dos recursos; • 7ª etapa: acompanhamento do OBZ. Em uma análise mais específica, Coronado (2001) estabelece um modelo de identificação do Resultado Econômico (Lucro), aplicando todas as ações necessárias em um processo de planejamento orçamentário. O resultado 62 ORÇAMENTO Figura 3 – Modelo conceitual da decisão de preço e planejamento de resultado da área de vendas no setor atacadista/distribuidor T1 ______________________________________________________Tn Avaliação Estratégica das Variáveis Externas Não-Controláveis pela Empresa; Econômicas, Culturais, Educacionais, Tecnológicas, Sociais, Políticas, Caracterizar o ambiente de mercado Projetar a demanda de mercado Projetar a demanda e os preços dos demais produtos da empresa Identificar os objetivos globais e funcionais da empresa Identificar as políticas e diretrizes globais e funcionais da empresa. Identificar as estratégias globais e funcionais da empresa Projetar a estrutura de custos e despesas da empresa Apurar o capital investido no negócio Mensuração ganhos logísticos - ECRCálculo Retorno s/investimento - ROI Identificar por aplicação à empresa, ao produto, à família de produto Adequar o preço eferencial obtido pelo modelo de decisão às condições comerciais Calcular o custo de oportunidade dos investimentos Identificar os custos e despesas por natureza em relação aos produtos Estabelecer as stratégias de preços Rec. Operacional -)Custos Operac. = Margem Contr. +) Margem Financ. (+) Margem Estoc. +) Margem Imobil. -) C.Fixos comuns (-) O,Custos Fixos (-) C.Oport.Negócio. (-) C.Financ. Estoc. Result. Econômico Estabelecer as políticas e diretrizes de preços Apurar os lucros planejados Estabelecer os objetivos preços Planejamento de Resultado - Vendas Descrição Família TotalProd. Quantidades X preços = receita total Projetar a curva de demanda e a elasticidade-preço do produto Sistema de Prognósticos Integrados (preço e demanda) Avaliar concorrência remota/direta Obter os preços e as ofertas dos concorrentes. Obter o preço vigente/mercado Quantidades X preços = receita total Aplicar preço de simulação mais adequado: Preço–alvo de mercado Preço–alvo de contribuição 12 11 13 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 econômico da empresa está relacionado a todos os ambientes e atividades identificados na figura a seguir. O resultado operacional é alcançado conforme as atividades e os processos de produção em todos os ambientes onde estão relacionados às empresas, tanto industriais como comerciais e de serviços. Fonte: Coronado (2001, p. 119). 63 Tipos de Orçamentos e suas Aplicações Capítulo 2 As vantagens do Orçamento Base Zero estão relacionadas ao melhores planos e orçamentos, benefícios posteriores (obtidos durante o ano operacional) e desenvolvimento da equipe administrativa. Todavia, o OBZ não é muito comum nas empresas, pois demanda tempo de estudos e análises, e atualmente, com a escassez de recursos financeiros, torna-se dispendioso manter esse modelo orçamentário. Sistema de Orçamentos O sistema de orçamentos nada mais é que o modelo de mensuração que avalia e demonstra, adequado ao formato contábil, as projeções de desempenhos econômicos e financeiros da empresa. Sua função é compilar as informações advindas de cada setor da empresa e apresentar de forma ordenada e compreensível (nem todos os gestores possuem domínio da contabilidade) os resultados da execução dos planos de ação que foram aprovados por cada gestor. Estudou-se as relações dos fatores internos e externos no Capítulo 1 – Sistema Empresa deste livro de estudos, e será demonstrada essa relação entre os departamentos na figura a seguir. Figura 4 – Sistemas de informações gerenciais Faturamento Inventário Físico Contas a Receber Contas a Pagar Ordens de Produção Recebimentos Repetitivo Controle Fabril Consolidação Vendas/ Distribuição Contabilidade Outros Fonte: Adaptado de Oliveira (1999, p. 248). 64 ORÇAMENTO Observa-se que o sistema de orçamentos relaciona todos os dados físicos relativos ao volume total de produção e vendas com os padrões das receitas, custos e despesas de cada área de responsabilidade, cada departamento. Cada subsistema “alimenta” o sistema contábil com as informações advindas dos departamentos, em que ao final de cada período de avaliação de resultados, as informações permanecem consolidadas para a melhor compreensão sobre o que ocorreu quanto aos aspectos econômicos e financeiros na empresa. As informações econômicas e financeiras serão aprovadas pela administração da empresa, juntamente com os respectivos planos de ação, os quais serão confiados aos responsáveis para sua execução. Estes planos de ação devem estar de acordo com a missão da empresa, avaliados e comparados preferencialmente mês a mês para que não se tenham desagradáveis surpresas ao final de cada exercício social, em que alguns gestores não mais buscam averiguaras causas das distorções, mas sim, questionar “por que” determinada despesa foi registrada no seu centro de custo etc. Ainda é comum em algumas empresas, que adotam a ferramenta orçamentária, quando elaboram o plano orçamentário para o próximo exercício social (o plano geralmente é realizado no mês de setembro), os gestores solicitam uma razão contábil questionando qual é o motivo de determinada despesa ter sido registrada no seu centro de custo no mês de janeiro, por exemplo, mesmo este gestor estando ciente que recebe mensalmente o relatório do seu centro de custo. Isso significa que, em algumas empresas, falta o comprometimento de alguns gestores quanto ao aderir à filosofia orçamentária da empresa. O correto seria estes gestores questionarem ao final de cada mês, o que realmente ocorreu com o seu centro de custos em relação aos gastos registrados, e não simplesmente ignorar os relatórios mensais e simplesmente questionar a contabilidade ao final do exercício social. O Que Refletem os Orçamentos Como estudado no Capítulo 1, os responsáveis de cada departamento devem “conversar” entre si. Precisam entender que além do fluxo normal da produção e vendas, também existe o fluxo normal das informações orçamentárias compreendidas e analisadas mensalmente. Os orçamentos refletem a necessidade da empresa, isto é, dos seus administradores em comunicar aos seus gerentes ou responsáveis os planos de ação que devem ser executados de acordo com as políticas e diretrizes nele atribuídos (de acordo com a missão da empresa). 65 Tipos de Orçamentos e suas Aplicações Capítulo 2 Deverão dar origem aos resultados projetados para avaliação e análise. Portanto, o que os orçamentos refletem são as políticas, que estão presentes nas seguintes áreas: • compras: busca no mercado a melhor opção para aquisição, tempo de entrega e preço; • estoques: melhora cada vez mais a política de inventários, reduzindo- os para atender da melhor forma possível o ponto de ressuprimento, que é o estoque mínimo que a empresa deve manter sem afetar o custo financeiro da estocagem e do planejamento e controle de produção; • vendas: busca novas frentes de mercado. Uma das formas que as empresas encontraram para solucionar seus problemas de custos e despesas fixas é a diluição destes em um maior volume de produção, o que só pode ser atingido com o aumento do volume de vendas. Isso pode gerar maior nível de lucratividade ou redução de preço por produto, visto que há maior base para a diluição dos custos fixos da produção; • qualidade: produtos de qualidade possuem mercado garantido, pois qualidade é sinônimo de cliente satisfeito com sua durabilidade e garantia de conforto e bem-estar; • seleção e remuneração do pessoal: para atender à demanda de trabalho, a empresa precisa contratar os profissionais mais qualificados no mercado, e profissionais qualificados requerem uma melhor remuneração, por conseguinte, isso reflete na qualidade dos produtos; • contabilidade por área de responsabilidade: todos os resultados deverão ter sua transparência evidenciada em relatórios contábeis por áreas de responsabilidades, pois o sistema de informação gerencial facilita esse “diálogo” entre os departamentos. O orçamento irá evidenciar se o sistema de informações contábil está adequadamente estruturado e capacitado a identificar aos gerentes os desvios que estão ocorrendo em relação ao orçado, merecendo ações corretivas ou não. 66 ORÇAMENTO Por Que Prever? Até o momento, foram estudados os aspectos conceituais, os objetivos e os tipos de orçamentos, bem como a correlação entre os departamentos e como funciona um sistema orçamentário com suas premissas para elaboração. Esses são aspectos voltados à estruturação de uma boa ferramenta orçamentária, mas existem fatores que estão inseridos na cultura organizacional da empresa e envolvem os aspectos comportamentais do ser humano. Quando elaboramos um orçamento, devemos levar em consideração que o principal objetivo da empresa é a venda, mas esta será efetivada somente se estiver precedida de um conjunto completo de previsões. A previsão orçamentária deve ser uma prática constante e necessária, contudo, a verdadeira previsão deve ser bem pensada, bem planejada e apoiar-se em bases concretas, para que se possam medir todas as consequências. Até a década de 1990, tinha-se a compreensão de que a aquisição de um bem do ativo imobilizado – máquinas e equipamentos – permitia o aumento da produção com a redução de pessoal, ou seja, produzir mais com menos pessoal empregado, sem haver a preocupação se o mercado seria capaz de absorver esse aumento de produção ou não. Aqui, encontra-se um problema, que é identificar os custos do capital aplicado – a taxa de juros ou a taxa de recuperação do capital –, demais gastos de funcionamento da máquina e se os mesmos não seriam superiores à receita futura advinda dessa produção excedente. Dessa forma, era possível adquirir uma nova máquina, produzir e tentar vender os produtos. A palavra “tentar” coloca dúvida. Não é mais possível tentar algo, como no passado. Arriscar para dar certo? Na tentativa e erro? Entende-se que não, porque o custo de capital é muito elevado. 67 Tipos de Orçamentos e suas Aplicações Capítulo 2 Por que prever? A resposta está em evitar desperdícios desnecessários, pois não há mais como errar em um mundo competitivo como esse em que vivemos. Como Prever? Existe no meio gerencial uma pergunta constante: “Como prever?” Pode-se compreender com as seguintes respostas: • é salutar que um planejamento orçamentário seja decomposto em períodos curtos, preferencialmente anuais ou semestrais; • a velocidade das informações e das mudanças de mercado pode causar efeitos na elaboração das previsões orçamentárias; • as atividades da empresa – de cada departamento – deverão ser definidas, planejadas e harmonizadas. Perguntas frequentes como: • Quais são as bases da previsão? • Quais são os limites orçamentários? Perguntas sobre como prever somente têm fundamento na definição dos produtos ou serviços nos quais a empresa possa garantir suas vendas. Garantia de Vendas CARRO-CHEFE O orçamento necessita de dados numéricos que reflitam a situação do mercado atual e permitam planejar o crescimento que a empresa pretende para o ano seguinte. No orçamento de vendas, por exemplo, a empresa faz as previsões de acordo com o mercado de atuação e com isto saberá sobre os recursos necessários para atender a demanda da produção. Tung (1975, p. 88) afirma que no planejamento de vendas, “a empresa procura inteirar-se das suas próprias experiências, que poderão servir de indicação para maiores análises e investigações”. Para Sanvicente e Santos (1983, p. 53), “os critérios de detalhamento do orçamento de vendas são três: tempo, área geográfica e produto”. 68 ORÇAMENTO Em seguida, é importante que se faça uma previsão por produto e por período, levando em consideração o que o mercado pode absorver. Esta previsão comercial é fundamental para o sucesso do empreendimento e sua elaboração resulta da síntese de um conjunto de informações que são extraídas das seguintes áreas: • contabilidade: análise dos relatórios financeiros e de vendas (por períodos anteriores); • estatísticas do departamento de vendas: principalmente da análise dos relatórios das vendas individuais ou em grupos de clientes, por períodos de entrega dos produtos; • estudo dos mercados: uma expectativa realística só pode ser determinada se o mercado responder através da sua capacidade em absorver seus produtos. Os Efeitos do Orçamento nas Pessoas Quando se trata de aplicar os orçamentos para a sua execução, muitas vezes, depara-se com situações que necessitam avaliações sob a ótica comportamental. Podem surgir erros no processo de elaboração e implantação dos orçamentos em níveis de supervisão, e suas consequências, paraesta análise, busca-se a contribuição de Figueiredo e Caggiano (1997), que abordam vários aspectos comportamentais que podem influenciar no processo decisório da gestão das empresas, os quais são os seguintes: a) Reação às pressões Geralmente, os gestores buscam acompanhar e cumprir as propostas orçamentárias. Isso evita situações de manipulação ou escapes de resultados se estes não estão de acordo com os esperados no orçamento. Se as pressões orçamentárias forem excessivas por busca de resultados que não estão conseguindo cumprir, pode ocorrer desconfiança, hostilidade e, eventualmente, baixa no nível de desempenho como reação aos controles orçamentários. Tipicamente, pode-se dizer que os gestores podem, por consequência, “perder o foco do negócio”. Um dos problemas que podem gerar hostilidade é o controle dos custos, é uma causa comum de tensão entre os gestores, geralmente oriunda da pressão de “cortar custos”. Há uma incessante necessidade de cortar custos e, algumas 69 Tipos de Orçamentos e suas Aplicações Capítulo 2 vezes, falta analisar o que gerou a necessidade da empresa em arcar com tais custos para a manutenção das atividades operacionais da empresa. O que se deve introduzir na empresa é a mentalidade da gestão de custos. b) Grande ênfase no curto prazo Muitas vezes, pode-se deparar com a frase: “iniciarei um empreendimento hoje, para ganhar dinheiro amanhã”. Trata-se de um grande engano. Um dos perigos que se depara na organização quando se avalia a efetividade dos gestores na busca dos melhores resultados é a ênfase na lucratividade de curto prazo. As medidas tomadas para melhorar a lucratividade de curto prazo podem prejudicar as expectativas de longo prazo da organização, porque existe a preocupação e a frustração do que vai acontecer em longo prazo se a empresa não atingir de imediato – curto prazo – os melhores resultados. O que pode ocorrer é a busca para o aumento no lucro de curto prazo, utilizando medidas para diminuir os gastos, como a redução das despesas com pesquisa e desenvolvimento, ou não cumprir a previsão de gastos com os padrões adequados para a manutenção preventiva das máquinas e equipamentos, que poderão ser prejudiciais à empresa em longo prazo. Pode- se assim chamar de “economia insensata”. Não se devem cortar recursos para pesquisas e desenvolvimento, colocando-se em risco a oferta de novidades da empresa no mercado, assim como também não se deve reduzir os recursos para a manutenção preventiva das máquinas e equipamentos da empresa. c) Má qualidade das decisões do executivo principal Se o executivo da empresa possuir excessiva confiabilidade no desempenho da empresa – em lucratividade – apenas por confiar nos relatórios orçamentários, pode também afetar a qualidade das decisões realizadas. Desta forma, os administradores esquecem que a empresa está inserida no sistema empresa. Se a competência gerencial dos gestores se baseia somente na lucratividade de sua respectiva empresa, pode surgir daí, erros sérios de julgamento. O gestor precisa conhecer o mercado. d) Má qualidade da comunicação Quando se adota o estilo de gestão autoritária de liderança, podem surgir atitudes negativas contra os objetivos da organização, levando à falsificação dos resultados orçamentários e à falta de boa vontade para transmitir informações para gestão. 70 ORÇAMENTO A pressão psicológica e o estilo autoritário podem levar à elaboração de um orçamento de receitas de vendas com valores inferiores e ao aumento da previsão dos gastos. Se em ambos os casos ocorrer o inverso na sua realização (ou seja, maiores receitas de vendas e menores gastos), poderão ocorrer premiações indevidas, pondo em risco a própria sobrevivência dos gestores. Quando um comportamento negativo prevalece numa organização que pratica o modelo de administração autoritária, pode acontecer que informações necessárias para a tomada de decisão não sejam transmitidas adequadamente aos gestores, ou que nem sejam transmitidas. A reação imediata dos superiores de primeira linha ou escalão pode ser a imposição de controles mais rígidos, o que apenas reforça as atitudes negativas por parte dos subordinados, levando-os a transmitir informações menos reais e úteis. É o popular “salve-se quem puder” ou “vou cuidar do meu emprego”. O progressivo endurecimento dos padrões administrativos pode resultar numa crescente deterioração do fluxo de informações, invalidando as informações e tornando-as inúteis para a tomada de decisões. Qualquer relutância por parte dos gestores em comunicar informações é um sério impedimento à eficiência com a qual as decisões de planejamento e controle precisam ser tomadas. e) Departamentos excessivamente centrados em si mesmos Quando se elabora um orçamento por áreas de responsabilidades – os chamados centros de custos – pode ocorrer que a mensuração e a comparação do desempenho estejam concentradas totalmente no gestor, em seu próprio departamento. Esse tipo de tendência de centralização egoística obscurece a importância do relacionamento entre todos os departamentos, sendo que muitas vezes o gestor esquece que o resultado global da empresa é o resultado total de cada departamento individual. As questões interdepartamentais são, muitas vezes, ignoradas ou vistas de maneira rápida, com a finalidade de otimizar o resultado departamental. Em outras palavras, desta área cuido eu, você cuida da sua área e “ponto final”. O resultado pode ser catastrófico. 71 Tipos de Orçamentos e suas Aplicações Capítulo 2 f) Limitação à iniciativa Existem aspectos do planejamento e do controle orçamentário que, quando implementados na organização, podem, muitas vezes, resultar na total supressão das oportunidades do exercício da iniciativa pessoal. O gestor acaba perdendo com isso a iniciativa de tomar atitudes, criar, liderar e ter motivação. Os orçamentos, muitas vezes, são entraves que desencorajam os gestores de se desviarem das previsões orçamentárias, mesmo quando fatores internos ou externos da empresa podem indicar que ações individuais podem e devem ser desenvolvidas, para melhorar os resultados da empresa. g) Desvios no orçamento O processo de se estabelecer metas orçamentárias pode ser chamado de processo de fazer julgamentos subjetivos (pessoais ou particulares) e, como resultado, as tendências ao surgimento de desvios são inevitáveis, de uma forma consciente ou inconsciente. Os gestores podem aumentar as expectativas das receitas e reduzir custos, quando estabelecem as metas orçamentárias, e assegurar que sejam mais facilmente atingidas. Desta forma, a introdução dos chamados “desvios conscientes” é uma tentativa deliberada de assegurar que seu desempenho como gestor será mais bem avaliado. A utilização dos chamados “desvios” dentro das estimativas dos padrões orçamentários é um exemplo típico de resposta individual às pressões da organização. Exemplificando: se um vendedor estiver se sentindo ameaçado com a possibilidade de sofrer algum tipo de punição – por falta de promoção em cargos e salários ou redução das bonificações de vendas – como resultado de previsões exageradas de vendas, ele pode julgar necessário que é melhor não fazer previsões otimistas das expectativas de vendas em sua área. Se o seu desempenho for avaliado em termos do “quanto ele consegue melhorar as metas orçamentárias”, a tendência será de fazer previsões pessimistas das vendas, para que melhores resultados sejam alcançados em relação ao previsto. 72 ORÇAMENTO Vantagens e Limitações do Orçamento O orçamento auxilia na coordenação e sintonia das ações pertinentes as diferentes áreas de acordo com os objetivos da empresa. Neste sentido, as principais vantagens do sistema orçamentário, segundo Sanvicente e Santos (1983, p. 23-24), são as seguintes: a) A existência e a utilização do sistema exigem que sejam concretamente fixados objetivose políticas para a empresa e suas unidades. Através da sistematização do processo de planejamento e controle, graças ao uso de orçamentos, isto introduz o hábito do exame prévio e cuidadoso de ‘todos’ os fatores antes da tomada de decisões importantes, além de obrigar a administração da empresa a dedicar atenção adequada e oportuna aos efeitos eventualmente causados pelo surgimento de novas condições externas. b) Por meio de uma integração de diversos orçamentos parciais num orçamento global (ou seja, para as operações de toda a empresa em dado período), este sistema de planejamento força todos os membros da administração a fazerem planos de acordo com os planos de outras unidades da empresa, aumentando o seu grau de participação na fixação de objetivos, mesmo que não sejam os mais altos objetivos da empresa, mas sim na medida do alcance de sua autoridade. c) Obriga os administradores a quantificarem e datarem as atividades pelas quais serão responsáveis, em lugar de se limitarem a compromissos com metas ou alvos vagos e imprecisos. d) Reduz o envolvimento dos altos administradores com as operações diárias, através da delegação de poderes e de autoridade que se refletem nos orçamentos das diferentes unidades operacionais. e) Identifica os pontos de eficiência ou ineficiência no desempenho das unidades da empresa e permite acompanhar em que termos está havendo progresso no sentido da consecução dos objetivos gerais e parciais da empresa. f) Finalmente, a preparação de um orçamento para toda a empresa tende a melhorar a utilização dos recursos a ela disponíveis, bem como ajustá-los às atividades consideradas prioritárias, para que sejam alcançados os seus objetivos. Todos os setores da empresa devem estar envolvidos na elaboração do orçamento, cabendo ao setor de orçamento orientar, fornecer e consolidar as informações fornecidas pelos outros departamentos, como demonstra a figura a seguir. 73 Tipos de Orçamentos e suas Aplicações Capítulo 2 Figura 5 – Fluxo do orçamento global Fonte: Adaptado Nascimento e Reginato (2009, p. 158). Pode-se observar a sistemática de um modelo de orçamento que pode ser adaptado a qualquer unidade de negócio, ressalvando-se o orçamento de fabricação que não se aplica às empresas do ramo comercial e nem de prestação de serviços. O orçamento inicia-se com a previsão de vendas que está vinculada ao orçamento do estoque final, orçamento de fabricação e orçamento das despesas. Por sua vez, o orçamento de fabricação tem relação com o orçamento dos custos de materiais diretos e, por conseguinte, tem o seu reflexo no orçamento do custo dos produtos vendidos. Tudo isso está relacionado com o orçamento operacional da empresa, pois se deve prever a partir das receitas de vendas todos os gastos operacionais que a empresa possa ter de acordo com a demanda do mercado. Por fim, existe o orçamento financeiro que vai apresentar todo o resultado da movimentação descrita e as informações são extraídas com o uso da demonstração de resultado orçada, do orçamento de capital, do balanço patrimonial orçado e do orçamento de caixa. Isto comprova a facilidade e sistematização das informações do orçamento. 74 ORÇAMENTO Todavia, Sanvicente e Santos (1983, p. 24-25) também explicitam algumas limitações do processo orçamentário que precisam ser superadas, tais como: a) Os dados contidos no orçamento não passam de estimativas, estando assim sujeitos a erros maiores ou menores, segundo a sofisticação do processo de estimação e a própria incerteza inerente ao ramo de operações da empresa. Entretanto se a finalidade é planejar, nada pode ser feito para eliminar inteiramente qualquer margem de erro. Afinal de contas é melhor planejar com consciência do erro que possa estar sendo cometido do que simplesmente admitir o futuro como incerto e não fazer preparativos para enfrentá-lo. b) O custo do sistema. É claro que esta técnica não pode ser usada com a mesma intensidade e complexidade por empresas de todos os tamanhos, ou seja, nem todas as empresas contam com os recursos necessários para contratar pessoal especializado em supervisão de orçamentos e desviar tempo do pessoal de linha para planejar e elaborar orçamentos. [...] c) O uso de um sistema desta natureza ajusta-se melhor a uma dada filosofia e a um certo estilo de administração (com participação) que talvez não sejam aceitáveis em algumas empresas. Na empresa com administração de caráter excessivamente autoritário, não recomendamos o emprego desta técnica em suas ramificações de controle e responsabilidade. Planejar e controlar é sempre bom, em nossa opinião, mas, sem a correspondente delegação de autoridade e responsabilidade, o uso desta técnica acabará por transformar-se mais em um exercício dispendioso do que em uma forma de administrar mais racionalmente os recursos da empresa. Atividades de Estudos: 1) Para a elaboração do orçamento, como o processo de PLANEJAMENTO pode ser dividido? ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ 75 Tipos de Orçamentos e suas Aplicações Capítulo 2 2) Em relação à elaboração do orçamento, o que se propõe em relação ao Orçamento de Tendências? ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ Algumas Considerações Neste capítulo você teve a oportunidade de conhecer os conceitos de orçamentos e do tipo de informação que pode gerar. O Orçamento Estático é elaborado a partir da determinação de um volume de produção e vendas a ser cumprido e não permite qualquer tipo de ajuste. Por sua vez, o Orçamento Flexível permite ajustes que se façam necessários para acompanhar o desempenho e desenvolvimento da economia e do mercado. O Orçamento de Tendências baseia- se em informações e dados do passado para prever o futuro. E o Orçamento Base Zero propõe romper com o passado e elaborar todo o processo orçamentário a partir de novos estudos da empresa. O que conseguimos observar também é que o Sistema de Orçamento evidencia a interação entre os departamentos, sendo que esta interação é que propiciará o conjunto de dados para o sistema de informações que gerará as peças orçamentárias. Você teve oportunidade de estudar ou perceber que existem alguns questionamentos que costumeiramente são feitos em relação à implantação de uma ferramenta orçamentária em empresas, tais como: a) Por que prever? É uma maneira de compreender que o orçamento serve para identificar se a aplicação realizada em determinado tipo de investimento é realmente viável; b) Como prever? É uma forma de melhor elaborar um orçamento, ou seja, identificando os produtos com os quais a empresa poderá alcançar o melhor resultado, utilizando- se do “carro-chefe” das vendas. 76 ORÇAMENTO O alto nível de pressão psicológica que os gestores costumam enfrentar nas empresas para atingir metas também exerce o chamado efeito do orçamento nas pessoas, que permite identificar comportamentos que podem influenciar os gerentes ou gestores direcionando a empresa ao sucesso ou ao fracasso, dependendo do nível do efeito que o orçamento possa exercer. Por isso, tem- se que ter cuidado com situações, como grande ênfase no curto prazo, má qualidadedas decisões do executivo principal, má qualidade da comunicação, departamentos excessivamente centrados em si mesmos, limitação à iniciativa e desvios no orçamento. 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São Paulo: Atlas,1983. 78 ORÇAMENTO CAPÍTULO 3 Implantação do Orçamento Empresarial A partir da perspectiva do saber fazer, neste capítulo você terá os seguintes objetivos de aprendizagem: � Entender o que é e como deve ser elaborado um plano orçamentário com o objetivo de projetar o resultado da empresa. � Compreender de que forma é possível mudar a mentalidade dos gestores da empresa com a utilização de um orçamento empresarial. � Elaborar um orçamento empresarial de acordo com a estrutura organizacional da empresa. � Identificar de que forma a mentalidade dos gestores pode influenciar na elaboração do orçamento empresarial. 80 ORÇAMENTO 81 Implantação do Orçamento Empresarial Capítulo 3 Contextualização Nos capítulos 1 e 2, estudamos o funcionamento de um sistema empresa, a interação dos ambientes interno e externo e o impacto deste sistema e de sua interação de acordo com os ambientes no processo de gestão e, consequentemente, nos resultados das empresas. Também vimos os principais tipos de orçamentos existentes no mercado e os principais aspectos que envolvem a elaboração de ferramentas orçamentárias e suas aplicações em um processo orçamentário. É importante salientar que o Orçamento Empresarial requer o conhecimento de todas as áreas da empresa e do mercado, assim como a metodologia para a sua elaboração. No Orçamento Empresarial, não se imagina simplesmente que a empresa irá faturar “R$ X,XX” e deverá gastar “R$ Y,YY”. O processo de elaboração do orçamento implica em verificar a quantidade de funcionários que a empresa possui, o custo da produção, o mercado que se deseja atingir, taxas de juros de mercado em caso de necessidade de captação de recursos financeiros de terceiros, dentre outros. Portanto, é um processo meticuloso que exige do gestor bastante conhecimento, envolvimento com as atividades operacionais da empresa e muito contato com os demais gestores para evitar que qualquer detalhe se perca. Neste Capítulo 3 vamos estudar os procedimentos para a elaboração e implantação de um plano orçamentário na empresa; e para isso é preciso que a gestão envolva planejamento, execução e controle, avaliação das áreas de suas responsabilidades e o envolvimento dos gestores com motivação e empreendedorismo. Plano Orçamentário O processo de gestão é fundamental para o planejamento e direcionamento das atividades em uma empresa, considerando que ele é o delimitador do plano orçamentário. Delimitador porque no plano orçamentário deve-se apresentar em detalhes o volume das vendas e produção necessárias de acordo com a estrutura existente na empresa, sendo que a gestão deve ter todas as informações necessárias com confiabilidade. Em outras palavras, planejar com aquilo que se tem e evitar excessos de otimismo ou pessimismo em conquistar algo inalcançável ou abaixo do que se poderia alcançar, respectivamente. 82 ORÇAMENTO Embora a cautela e a prudência sejam importantes em um processo de gestão, deve-se criar novas mentalidades na empresa, principalmente que os gestores tenham pensamento, atitudes e comportamento de empreendedores. Assim, com o conhecimento interno da empresa e do mercado e espírito empreendedor, se propicia aos gestores a criação de cenários próprios e realistas para a empresa e, por conseguinte, a elaboração de um plano orçamentário capaz de ser cumprido sem que se criem falsas expectativas positivas ou negativas de resultados, o que coloca em constante estresse os gestores e demais envolvidos no processo. a) Orçamento e processo de gestão No processo de gestão da empresa, é de fundamental importância que se defina o Sistema Empresa com indicadores a serem analisados e demais metas que devem ser observadas para evitar possíveis variações de resultados negativos, e em caso de não haver a possibilidade de evitar as variações negativas, que se tenha oportunidades em adequar o plano orçamentário para a realidade da empresa. Desta forma, qualquer iniciativa empresarial deve orientar- se pela compreensão dos ambientes, dos sistemas e dos subsistemas que compõem o modelo, no ramo de atividade escolhido, para uma correta concepção da atividade, estruturação e a possibilidade de um desempenho ótimo, numa abordagem sistêmica, o que também envolve muita sensibilidade, criatividade e disposição para mudar paradigmas tradicionais (BERNARDI, 2006, p. 26). Em gestão empresarial, é de conhecimento que quanto menor for o porte da empresa, melhor e mais fácil será o acesso às informações pelo administrador do negócio. E o profissional responsável pela elaboração do orçamento também conseguirá elaborar o plano orçamentário de maneira eficaz, pois a troca de informações praticamente acontece de forma instantânea. Contudo, isso somente é possível se a empresa estiver com um bom sistema de controle interno, com registros fidedignos e com o cumprimento de todas as obrigações trabalhistas, tributárias, dentre outros. Quando se fala em processo de gestão, a avaliação das áreas de responsabilidades deve ser realizada em concordância com os objetivos da empresa, os quais devem atender às premissas do mercado. Por exemplo, se a empresa atua no ramo têxtil, o objetivo desta empresa é o atendimento do mercado neste segmento, portanto, o gestor deve perceber“o quanto a sua empresa possui um produto confiável para manter o encantamento dos clientes”. 83 Implantação do Orçamento Empresarial Capítulo 3 Nesse sentido, Padoveze (2005, p. 22) afirma que “o processo de gestão tem por finalidade permitir à empresa alcançar resultados dentro de um conjunto coordenado de diretrizes, para atingir as metas e os objetivos explicitados na declaração da visão empresarial”. Finalizada a avaliação em cada área de responsabilidade, a próxima etapa é identificar a participação de cada uma delas e avaliar os resultados alcançados de cada área conforme as suas funções estabelecidas. Segue o exemplo: • Para o departamento financeiro, é imprescindível avaliar se houve sobra ou falta de caixa, de acordo com as informações que foram geradas da movimentação do setor de contas a receber e a pagar da empresa. • O setor de contas a receber deve ser avaliado quanto à sua capacidade em reduzir os impactos dos clientes inadimplentes e acompanhar se as cobranças previstas ocorreram em conformidade com o planejamento e evitar a necessidade de suprir o caixa da empresa para o pagamento das atividades operacionais. • O setor de contas a pagar deverá verificar se as previsões das contas a pagar estão de acordo com o caixa gerado pela empresa, pois poderá ser necessário alongar o prazo de pagamento e assim evitar eventuais distorções que possam prejudicar o andamento das atividades do setor financeiro, bem como verificar se todas as previsões foram registradas para analisar se eventuais contas a pagar que não estão previstas possam gerar falta de recursos no caixa e, possivelmente, atrasos na sua liquidação. • O departamento de vendas deve ser avaliado de acordo com os resultados apurados entre o Orçado x Realizado, pois, mesmo que o mercado estiver aquecido para absorver as vendas da empresa, qualquer previsão errônea ou distorcida pode colocar em risco as previsões das premiações dos bônus de vendas. Observa-se que neste item as metas de vendas superadas nem sempre significam algo bom, pois o gestor de vendas pode ter feito uma baixa previsão de vendas com o objetivo de receber maior premiação pela superação da meta. E isso significa “roubar indiretamente da empresa”. Este desembolso maior pode igualar o caixa gerado pela empresa mesmo se a meta não tiver sido alcançada. Além de impactar negativamente em outras previsões como custos, pois havia uma previsão de custos para um volume X de vendas, e se as vendas superarem muito além da previsão, os custos também ficarão muito acima do previsto. Neste caso, todo o processo orçamentário estaria gravemente comprometido, considerando ainda que os demais gestores poderiam não mais se sentir seguros sobre a riqueza e credibilidade das informações geradas pelas peças orçamentárias. 84 ORÇAMENTO Colocando-se no lugar do gestor da empresa, prevendo-se determinados valores como receita de recursos financeiros para a conta corrente pessoal. Certamente, haverá um planejamento de onde investir esse dinheiro. Caso isso não ocorra, ocorrerá frustração, já que havia uma expectativa de obter um determinado resultado. Em se tratando de uma empresa, a frustração pode colocar em risco a credibilidade da empresa perante os funcionários, pois caracteriza que as peças orçamentárias não estão de acordo com a Visão e Missão da empresa, pois não há “foco direcionado”, e a imagem que se transmite é que a empresa não possui planejamento e controles. Uma expectativa frustrada levará o gestor a não acreditar com tanta facilidade nos resultados previstos de um próximo processo orçamentário, além de colocar em risco a credibilidade do trabalho do responsável na elaboração do orçamento ou do seu próprio emprego. Para evitar esse tipo de expectativa frustrada, existe uma maneira de contornar essa situação, chamada “processo decisório”, que é a oportunidade de utilizar um modelo de gestão centralizado ou descentralizado. O processo decisório centralizado determina que somente uma pessoa decida e desenvolva todas as atividades inerentes à elaboração do orçamento, mas, ao centralizar esta competência para apenas uma pessoa, poderão existir situações entre os demais profissionais da empresa ou até mesmo de setores, dificultando a obtenção de informações necessárias à elaboração do orçamento, uma vez que não terá o envolvimento de todas as “pessoas-chave” no processo da elaboração do orçamento. Por sua vez, em um processo decisório descentralizado acontece a delegação de responsabilidade e autoridade, que pode se caracterizar como “administração participativa”. Isso se chama accountability, amplamente estudado em Controladoria, que consiste na obrigação que têm as pessoas envolvidas no processo decisório e operacional de prestar contas dos resultados obtidos, em função das suas responsabilidades vinculadas às suas funções que decorrem da delegação de poder. Neste sentido, Nakagawa afirma que: [...] sempre que alguém (principal) delega parte de seu poder ou direitos a outrem (agente), este assume a responsabilidade de, em nome daquele, agir de maneira coerente com relação ao objeto da delegação e, periodicamente, até o final do mandato, prestar contas de seus desempenhos e resultados. A esta dupla responsabilidade, ou seja, agir de maneira coerente e prestar contas de desempenhos e resultados dá-se o nome de accountability (NAKAGAWA, 1994, p. 19). 85 Implantação do Orçamento Empresarial Capítulo 3 As responsabilidades de cada funcionário da empresa são determinadas em diversos níveis da organização, desde o operacional até o estratégico, ao mesmo tempo em que são delegados poderes específicos para cada tipo de função e fornecidos os recursos necessários para o cumprimento das suas atribuições. Dentro dessa cadeia de accountability, cria-se a expectativa de sempre ser possível atingir a gestão eficiente e eficaz dos negócios da empresa. Todos os envolvidos estarão engajados na execução dos objetivos e nas metas estabelecidas dentro de seu âmbito de autoridade e responsabilidade. Para os níveis de chefia da empresa, as responsabilidades de cada cargo estão normalmente explicitadas em descrições das atribuições do cargo que delimitam claramente os níveis e limites de autoridade, com detalhamento dos resultados que a empresa espera obter. A prestação de contas dos resultados alcançados corresponde à obrigação derivada dessa delegação de autoridade, ou seja, cada parte envolvida no processo tem uma meta para atingir. A expectativa, neste nível de delegação de poder (autoridade), é que os gestores contratados sempre procurarão otimizar os interesses dos acionistas e investidores da empresa, além de buscar a sua satisfação pessoal e profissional. A responsabilidade (accountability), como se pode perceber, corresponde sempre à obrigação de executar algo e apresentar resultados que decorrem da autoridade delegada e somente são quitadas com a prestação de contas dos mesmos. A autoridade é a base fundamental da delegação de poder e a responsabilidade corresponde ao compromisso e obrigação que a pessoa envolvida deve ter com um desempenho eficiente e eficaz. Portanto, responsabilidade é a obrigação que o executor tem de realizar as atividades e prestar conta dos resultados obtidos com sua chefia imediata, até chegar à presidência da empresa. A autoridade pode ser delegada, mas a responsabilidade não, porque a responsabilidade dos resultados obtidos é, única e exclusivamente, atribuição das pessoas envolvidas na delegação de autoridade. Nesse sentido, é necessário que sejam atribuídas responsabilidade e delegação de autoridade para pessoas capazes de assumirem cargos que envolvam estresse e pressão por resultados. Conforme Perez Júnior, Pestana e Franco (1995, p. 33-34), “o conceito de autoridade e responsabilidade na gestão de negócios das empresas pode ser esclarecido utilizando uma cadeia de accountability”,conforme exposto na figura a seguir: 86 ORÇAMENTO Quadro 1 – Cadeia de accountability Agente Assume a Responsabilidade de Delega a Autoridade Acionista majoritário Eleger o Conselho de Administração da entidade. Ao Conselho de Administração, para administrar o negócio e nomear a diretoria da entidade. Conselho de Administração Gerir o negócio e nomear a diretoria da entidade. À diretoria da entidade, para dirigir as atividades do negócio e contratar a gerência. Diretoria Dirigir o negócio e contratar a gerência. À gerência, para gerenciar o negócio e contratar supervisores e assistentes. Gerência Gerenciar as atividades do negócio e contratar supervisores e assistentes. Aos supervisores e assistentes, para executar as operações do negócio. 1 Responsabilidade e Autoridade 2 Prestação de Contas Agente Executa Reporta Supervisores e assistentes As atividades operacionais do negócio. À gerência, o resultado de suas atividades através de documentos e relatórios. Gerência O gerenciamento do negócio. À diretoria, o resultado de suas atividades através de relatórios gerenciais. Diretoria A direção do negócio. Ao Conselho de Administração, o resultado de suas atividades através das demonstrações contábeis e dos relatórios gerenciais. Conselho de Administração A administração do negócio. Aos acionistas majoritários e minoritários, o resultado de suas atividades através das demonstrações contábeis e do relatório da administração. Fonte: Perez Junior, Pestana e Franco (1995 p. 33-34). O Quadro 1 – Cadeia de accountability – apresenta uma noção da delegação de autoridade e cobranças de responsabilidade de cada pessoa envolvida no processo decisório na empresa, isto é, o que se espera, o que o gestor deverá demonstrar com sua competência e autoridade. Crozatti (1998 apud PADOVEZE, 2005, p. 21) estabelece que: O modelo de gestão ideal deve ser estruturado considerando- se os seguintes aspectos: o processo de gestão do sistema empresa (planejamento, execução, controle); a avaliação das áreas de suas responsabilidades; o processo decisório (centralização ou descentralização); o comportamento dos gestores (motivação, empreendedores). 87 Implantação do Orçamento Empresarial Capítulo 3 O autor aborda sobre a importância do comportamento dos gestores e afirma que existem dois fatores importantes, que são a motivação e o empreendedorismo. A motivação tem relação com a satisfação pessoal e envolve diversos fatores, inclusive pessoais e familiares, durante a sua vida cotidiana. A MOTIVAÇÃO deve estar sempre presente. O gestor deve estar motivado e não pode ser desmotivado por causa das pressões exercidas de seus superiores em busca de resultados. Ser um gestor EMPREENDEDOR é administrar a empresa como se fosse sua. Inovação é a constante busca de novos valores profissionais e de resultados e está vinculada com o perfil empreendedor. No processo de gestão, tem-se a necessidade de estar sempre inovando e aprimorando ideias, processos e atividades. Motivação e ser empreendedor são qualidades para o gestor que pretende alcançar o sucesso empresarial e assim satisfazer suas necessidades de progresso profissional. Em um processo de gestão, os profissionais envolvidos deverão estar motivados e ter o espírito empreendedor, para que a empresa alcance os resultados almejados. Essa é a cobrança que se faz nas empresas, ser merecedor do salário, ser merecedor de fazer parte da equipe de trabalho na empresa. Dando continuidade, Padoveze (2005, p. 22) evidencia que o “modelo de gestão é produto do subsistema institucional e pode ser definido como o conjunto de normas e princípios que devem orientar os gestores na escolha das melhores alternativas para levar a empresa a cumprir sua missão com eficácia”. Posto isto, deve-se estar atento para não se deixar levar por autoritarismos e por excessos de burocracia que não contribuem com a quantidade adequada e qualidade das informações necessárias para tomadas de decisões dos gestores que resultem 88 ORÇAMENTO em resultados de acordo com o almejado. Sobre isso, Bernardi (2006, p. 33) avalia que “o poder, a autoridade, a burocracia e a forte normatização eram os requisitos essenciais de ligação entre os objetivos da ‘máquina de produzir’ e os elementos que a compunham”. O modelo de gestão se constitui em um conjunto de normas bem definidas, transparentes e de fácil entendimento para que todos possam cumprir dentro do processo de gestão da empresa. Entende-se que o processo de gestão tem relação com PLANEJAMENTO EXECUÇÃO CONTROLE. Assim, Padoveze determina que: O processo de gestão não se limita ao planejamento; inicia- se a partir deste e incorpora todas as etapas da execução das atividades, bem como do controle da execução destas. O controle, por sua vez, não se limita a eventos passados, mas deve permitir controles antecedentes e posteriores aos eventos realizados (PADOVEZE, 2005, p. 22). É possível perceber que PLANEJAMENTO EXECUÇÃO CONTROLE tem relação com accountability. A delegação da autoridade e a responsabilidade de apresentar os melhores resultados contribuem na elaboração do Modelo de Gestão e na elaboração e implantação do Orçamento Empresarial. Atualmente, os resultados que a empresa obtém, interna ou externamente, estão relacionados com os estímulos provocados pelas constantes mudanças de mercado. b) Princípios fundamentais do sistema de orçamentos A equipe envolvida com o desenvolvimento das ferramentas do Orçamento Empresarial deverá compreender e aplicar os princípios fundamentais do sistema de orçamentos. Como o processo orçamentário é formado por pessoas, cada membro envolvido responde por diversos estímulos e necessidades que o próprio mercado estabelece e a empresa (sistema empresa) deve se adequar. 89 Implantação do Orçamento Empresarial Capítulo 3 Os princípios fundamentais que refletem os orçamentos podem ser definidos da seguinte forma, conforme contribuição de Nakagawa (1994): • envolvimento dos gerentes: partindo da ideia de que os gerentes passem a aderir à filosofia, às crenças e aos valores da empresa, estes deverão participar ativamente do processo de planejamento e controle. O gestor deverá possuir espírito motivacional e perfil de empreendedor. • adaptação organizacional: a empresa deverá manter uma estrutura organizacional de forma a garantir fluidez de todas as atividades operacionais, sem entraves e sem gargalos, para que o gestor possa garantir que as suas decisões possam ser cumpridas em todas as áreas de modo que não impacte de forma negativa em nenhuma etapa do processo. • contabilidade por áreas de responsabilidades: com os modernos sistemas de informações gerenciais, é possível adequar os relatórios do orçado e realizado por áreas de responsabilidade, dessa forma, cada departamento responde por suas ações de modo a garantir a geração do resultado global da empresa. • orientação para objetivos: o sistema orçamentário deve ser compreensível, objetivo e permitir que seus usuários consigam atingir os resultados de forma satisfatória com o cumprimento dos planos de ação e das políticas e diretrizes da empresa. • comunicação integral: o sistema de orçamentos deve ser acessível para todos. A linguagem deve ser de fácil compreensão. A comunicação das políticas e diretrizes, dos planos e objetivos da empresa deve estar compartilhada em todos os níveis de gerência, compatibilizando o sistema de informações, o processo de tomada de decisões e a estrutura organizacional. Isto facilitará o atendimento das premissas do accountability. • expectativas realísticas: as pessoas estão em constante busca de desafios para o seu fortalecimento e engrandecimento. Para que os objetivos do sistema de orçamentos sejam motivadores, precisam ser desafiadores. Os padrões de produtividade, eficiência (fazer algo ou alguma coisa)e eficácia (fazer essa coisa com bons resultados) devem ser elevados, mas não impossíveis de serem alcançados. Devem ser estabelecidos com base em valores compatíveis com a realidade da empresa e de seu ambiente, de acordo com a capacidade do seu pessoal envolvido. E permitir também que as pessoas envolvidas possam se sentir úteis de modo que possam contribuir com novas ideias e perspectivas e não trabalhar de forma inflexível. 90 ORÇAMENTO • oportunidade: cada etapa do sistema de orçamentos deve possuir um tempo de início e fim de atividades. Nada é mais desastroso para a confiabilidade e a eficácia do sistema orçamentário se os planos de ação ou relatórios de avaliação de desempenhos chegarem às mãos dos gestores somente após o início das atividades, ou muito tempo após seu término. É interessante para o gestor de negócios que ele tenha as informações para o processo de decisão no menor tempo possível. Com as constantes mudanças nos cenários de mercado, torna-se necessária uma maior agilidade na tomada de decisões. Assim, quanto mais rápido as informações forem geradas, melhor. • aplicação flexível: o sistema de orçamentos é um guia para ações de forma racional e sistematizada, mas não pode ser instrumento de dominação. O sistema deve permitir correções, ajustes, revisões de orçamentos, revisões de planos e de ações, enfim, ser flexível. Um orçamento que não permite flexibilização poderá inviabilizar o processo decisório. • reconhecimento dos esforços individuais e de grupos: os gerentes são contratados com a expectativa de serem empreendedores, tomadores de decisões, e para mantê-los sempre motivados é preciso reconhecer seus esforços individuais ou em grupos. Para isto, é necessário que a empresa possua políticas e planos de incentivos adequados e claramente definidos, podendo ser por reconhecimento remuneratório ou por promoções. Para um profissional estar sempre motivado é importante o reconhecimento dos seus esforços, sendo que muitas vezes este reconhecimento está pautado em bônus ou incentivos financeiros. • acompanhamento: este princípio reforça o desenvolvimento dos gerentes, uma vez que as atividades em execução precisam ser mensuradas, avaliadas e controladas com vistas a três objetivos: (1) no caso de desempenho inferior, dar início a ações corretivas e de ajustes necessários, incluindo-se também o preparo e treinamento de pessoal; (2) no caso de desempenho favorável, reconhecê-lo e permitir a transferência do conhecimento aos gerentes de outras áreas, inclusive com promoção de políticas de premiação e vantagens com foco no negócio do empreendimento; e (3) aperfeiçoar o próprio processo de tomada de decisões, pois melhorias sempre serão possíveis se todos estiverem engajados e direcionados para o objetivo principal da empresa, com utilização das ferramentas orçamentárias. No acompanhamento de resultados, deve-se estar atento para que os mesmos sejam assimilados pelos gestores de forma a promover as melhorias necessárias. 91 Implantação do Orçamento Empresarial Capítulo 3 c) Criação de novas mentalidades Quando se fala em novas mentalidades, deve-se focar na melhoria contínua dos processos, estando em consonância com a elaboração dos orçamentos. Ao se implantar um projeto desse nível, os gestores devem estar aptos a aceitar e por em prática as novas filosofias, novas mentalidades. Geralmente, nas empresas as atividades funcionam ao estilo top-down. Se as mudanças partem de cima, do topo da administração, os demais funcionários assimilam e acatam, mas não incorporam uma nova mentalidade. Nesse sentido, é de fundamental importância deixar bem definida a estrutura organizacional da empresa, pois conforme Biagio e Batocchio (2005, p. 168): A apresentação da estrutura funcional da empresa diz respeito à alocação das pessoas nas atividades da empresa, à extensão da responsabilidade do cargo de cada uma delas e ao nível de autoridade de cada cargo, além da definição das relações hierárquicas da empresa. É fundamental ressaltar que não serão bem-sucedidas as mudanças propostas com as filosofias orçamentárias se não ocorrer a incorporação de uma nova cultura orçamentária. Desta forma, evidencia-se “[...] a exigência de um processo simultâneo de educação orçamentária, ou de criação, dentro da empresa, de uma atitude apropriada ao aproveitamento das vantagens do sistema” (SANVICENTE; SANTOS, 1983, p. 28). Sanvicente e Santos (1983, p. 28) definem Educação Orçamentária da seguinte forma: Entendemos por educação orçamentária um programa de comunicação aos administradores já envolvidos ou que virão a se envolver com o uso do sistema orçamentário, de seus benefícios, tanto para a empresa quanto para o melhor desempenho de suas tarefas específicas na organização. A educação orçamentária está voltada para atender a necessidade de conscientização, principalmente dos gestores, na mesma linha de comando, ou seja, conscientizar primeiramente a Diretoria, ou no caso, a Gerência. É importante que isto aconteça, porque é a gerência que dá credibilidade à atuação dos demais gestores. De nada adiantaria implantar um orçamento que a diretoria não utiliza, nem o valida. 92 ORÇAMENTO É importante que a conscientização aconteça no nível dos gestores de escalões mais altos da empresa, como diretores ou gerentes, para depois envolver os demais cargos subordinados. Isso está em concordância com accountability, que estudamos no item 2.1 deste capítulo. Outro ponto importante a ser tratado nesta seção trata-se da busca de apoio dos entusiastas, porque esse grupo de profissionais está voltado para mentalidade mais aberta em assimilar e divulgar mudanças. E mesmo porque, quando os resultados são satisfatórios, há maior facilidade em divulgar e convencer os demais grupos de gestores que permanecem de forma cética à mudança cultural. [...] dois pontos táticos talvez sejam importantes para melhorar a disposição apresentada pelos administradores para usar o sistema orçamentário: (1) na sua implantação é aconselhável iniciar pelas áreas em que estejam concentrados os ‘entusiastas’, para que os resultados satisfatórios facilitem a aceitação pelas demais; (2) é interessante programar contatos diretos entre os administradores de linha e o gerente de orçamentos, para que este compreenda melhor as realidades operacionais da empresa e não acabe projetando um sistema orçamentário que não condiga com a situação em que a empresa atua, além de poder cercear a liberdade de ação dos administradores; ou seja, a empresa acabará sendo ‘tão bem controlada’ que ficará afogada em relatórios, podendo até mesmo vir a perder oportunidades legítimas de lucro (SANVICENTE; SANTOS, 1983, p. 28). Ainda de acordo com os autores, para melhorar o nível de comunicação interna na empresa, é importante estabelecer formas de contato entre o responsável pela elaboração dos orçamentos e as diversas áreas da empresa. Isso facilita o desenvolvimento das atividades e minimiza os impactos negativos gerados por qualquer falta de acesso do gestor orçamentário às situações que tenham certa influência no processo das atividades. O processo das atividades na empresa passa pela elaboração dos cenários que preconizam a previsão dos resultados futuros da empresa. Em relação ao planejamento de cenários, buscou-se em Júlio e Neto (2002, p. 117-118): A concepção de cenários é uma ferramenta para expansão do processo pelo qual as grandes organizações renovam sua visão, afiam sua competitividade e adaptam-se a ambientes que raramente recompensam a complacência. O mercado atual é volátil demais para que qualquer empresa aposte a longo prazo em um único cenário futuro. 93 Implantação do Orçamento Empresarial Capítulo 3 É fundamental que o responsável pelo processo de elaboração dos orçamentos tenha acesso a todas as áreas da empresa e que conheça a realidade demercado, pois isso pode afetar os resultados propostos no processo orçamentário. Estudamos esses fatores internos e externos que podem afetar os resultados da empresa no tema SISTEMA EMPRESA. O estudo do organograma é tema da área de Controladoria. d) Adequação do sistema de orçamentos à estrutura organizacional Para o sistema de orçamentos alcançar o sucesso na empresa e ser reconhecido como uma ferramenta útil à gestão de negócios é importante que a empresa adote uma estrutura organizacional que seja de fácil visualização em um organograma. O organograma apresenta a estrutura das funções da empresa e possibilita identificar todos os envolvidos neste processo. É pertinente abordar que nas palavras de Sanvicente e Santos (1983, p. 28): Planejamento e controle, as atividades administrativas particularmente favorecidas pelo uso de um sistema orçamentário, pressupõem também a designação de níveis de autoridade, e de responsabilidade pelas decisões, além de medidas necessárias para que sejam alcançados os objetivos da empresa. Estes níveis de autoridade e responsabilidade devem apresentar-se na estrutura organizacional de forma simples, objetiva e permitir a identificação de quais são as pessoas responsáveis em cada setor da empresa. Desta forma, torna- se mais acessível o contato com os profissionais, além de facilitar a comunicação interna. Conforme Sanvicente e Santos (1983, p. 29), “essa designação de autoridade e responsabilidade, qualquer que seja o critério adotado (produto, função ou região), é o que chamamos de estrutura organizacional da empresa”. 94 ORÇAMENTO Outro fator muito importante, para que se implante um bom sistema de orçamento empresarial, em que todas as atividades e informações possam fluir de maneira harmoniosa sem afetar nenhum tipo de resultado de forma negativa, está em compreender e implantar na empresa uma excelente “rede de relacionamentos” ou “rede de contatos”. Nas redes de relacionamento, quaisquer que sejam as formas, os papéis e os portes, observam-se valores compartilhados, complementações e sinergias, e certo alinhamento de culturas, filosofias e estratégias; portanto, elementos comuns de trabalho em conjunto. Por outro lado, cooperação e competição, egocentrismo e alocentrismo, crença, confiança e respeito mútuos solidificam as alianças e são elementos fundamentais, até mais do que competências técnicas e recursos (BERNARDI, 2006, p. 93). Não importa qual o nível de implantação do sistema de orçamento, se está sendo implantado por tipos de produtos ou por nível de mercados regionais, dentre outros, o importante é poder identificar os responsáveis por cada segmento. Tais orçamentos devem indicar [...] o que deve ser feito, como e quando, para que sejam devidamente alcançados os objetivos de desempenho da empresa; também devem identificar indivíduos específicos que possam ser posteriormente responsabilizados ou que prestem contas de desempenhos efetivos considerados satisfatórios ou não (SANVICENTE; SANTOS, 1983, p. 29). Esta é uma premissa importante no processo orçamentário: identificar o responsável de cada setor ou área envolvida, acompanhar o seu desempenho e, por conseguinte, reconhecer esses responsáveis pelo bom desempenho ou cobrar melhorias nos resultados em momentos oportunos. Porém, na visão de Labes (2002, p. 19), o sucesso que a empresa alcança, tanto no mérito do crescimento do mercado como na excelência da administração participativa com competência em gestão de RH ou gestão das pessoas, apenas será possível se a empresa evitar os dez “pecados” dos executivos, a seguir: 1. ser prepotente e intransigente; 2. ultrapassar os seus limites de poder e responsabilidades; 3. subestimar a capacidade das pessoas; 4. não ouvir as pessoas; 5. cobrar dos outros e não cumprir para si; 6. tirar proveitos do seu poder; 7. desconsiderar a sua necessidade de aprendizagem; 8. faltar com a ética profissional; 9. desrespeitar a individualidade das pessoas, e 10. não ensinar. 95 Implantação do Orçamento Empresarial Capítulo 3 Não se pode esquecer que toda a elaboração das peças orçamentárias tem por base a contabilidade como fonte dos dados, assim afirmada por Sanvicente e Santos (1983, p. 29): “a fonte de dados para o controle é a contabilidade [...]”. Esta afirmação é complementada por Carmona (2009, p. 25) da seguinte forma: As demonstrações financeiras são relatórios financeiros elaborados a partir dos registros realizados pela contabilidade. Essas demonstrações são instrumentos financeiros imprescindíveis para proporcionar uma visão ampla sobre a situação econômica e financeira de uma organização em determinado período. [...] As empresas de capital aberto (que possuem ações negociadas e cotadas em bolsa de valores), bem como as instituições financeiras, consolidam e publicam semestralmente (ou até mesmo trimestralmente) suas demonstrações financeiras. Essas variações de frequência decorrem das demandas e expectativas do mercado financeiro por informações atualizadas sobre a situação financeira das empresas de capital aberto, bem como evitam eventuais especulações indesejadas que possam vir a influenciar negativamente o valor de suas ações. Contudo, existem diferenças entre relatórios contábeis obrigatórios e não obrigatórios, de acordo com a Lei n. 11.638/07 (BRASIL, 2007). Marion (2012, p. 44) expõe os diversos tipos de relatórios, separando-os em grupos para uma melhor visualização na figura a seguir: Figura 1 – Relatórios contábeis em grupos Fonte: Marion (2012, p. 44). 96 ORÇAMENTO É importante que se tenha clareza da importância e utilidade das informações contábeis. Sobre isso, Ching (2003, p. 4) discorre: Toda organização usa contabilidade, independentemente de seu tamanho, finalidade ou constituição jurídica. Mas, afinal, por que a contabilidade é tão importante? Além de ajudar os gerentes a entender mais sobre a empresa, ela procura responder a três perguntas críticas de qualquer grupo de pessoas: - Qual o desempenho da empresa em um dado período? - Qual é a posição da empresa neste momento? - Onde estão aplicados seus recursos e como foram obtidos? Avaliando-se o que é importante nesta abordagem, uma das maneiras de responder as três indagações de Ching se dá com o uso de uma ferramenta chamada análise de balanços. Esta é uma das formas de avaliação da situação econômica e financeira da empresa realizada pelo gestor. Com a análise, os dados são transformados em informações que servirão como base para direcionar as decisões a serem tomadas, propiciando a redução do grau de incerteza nas decisões e a garantia de uma gestão transparente. Desta forma, a análise de balanços se constitui num instrumento fundamental para auxiliar a administração. Para que isso seja possível, os serviços contábeis compõem as funções de registrar, controlar, identificar, mensurar e avaliar os atos e fatos administrativos ocorridos na empresa, o que proporciona um acompanhamento sistemático de seu patrimônio. Por isso, a importância de os responsáveis pelas decisões dentro da empresa conhecerem a estrutura e a metodologia de análise dos demonstrativos oriundos da Contabilidade. A ferramenta da análise de balanços pode muito bem ser utilizada como complemento ao plano orçamentário da empresa, com o objetivo de buscar indicadores econômicos e financeiros que mostrem como se comportará a empresa no futuro. Com esses indicadores em mãos, ao perceber se a empresa irá apresentar resultados que não sejam interessantes para os gestores e investidores, é possível rever o plano orçamentário em tempo hábil. Isso corrobora com o orçamento flexível deste material de estudos, que deverá refletir os resultados definidos das atividades operacionais da empresa, conforme apresentados nos seus demonstrativos contábeis. Na figura a seguir, a relação entre as atividades das empresas, o balanço patrimonial e a demonstraçãodo resultado. 97 Implantação do Orçamento Empresarial Capítulo 3 Figura 2 – Relação entre as atividades das empresas, o balanço patrimonial e a demonstração do resultado Fonte: Stickney e Weil (2001, p. 29). Pode-se observar que todos os objetivos e estratégias da empresa estão pautados nos investimentos que a empresa realiza de acordo com os financiamentos que ela busca para fomentar as suas operações (que têm como resultado o lucro líquido, que é um dos objetivos da empresa). Estes financiamentos, investimentos e operações são controlados no balanço patrimonial da empresa em contas de ativos e passivos. É a Contabilidade que fornece os dados para a elaboração das fontes de informações no sistema orçamentário. É na estrutura organizacional (no organograma) que se identificam quem são os responsáveis por cada área/setor, para facilmente premiar ou cobrar melhores resultados. 98 ORÇAMENTO Atividades de Estudos: 1) Em gestão de empresas, é de fundamental importância estudar os conceitos de Administração de Empresas, Gestão Financeira e principalmente Orçamento Empresarial. Entende-se com isso que o sucesso da empresa deverá estar de acordo com o processo de gestão dos profissionais envolvidos na empresa. De acordo com essas premissas, por que estar MOTIVADO e ser EMPREENDEDOR são fatores importantes para o bom planejamento do Orçamento Empresarial? ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ 2) Quando se trata de implantar novas mentalidades na empresa com o objetivo de melhorar a capacidade de decisão dos gestores, significa que esses gestores não devem pensar da mesma maneira como sempre o fizeram. De nada adianta emitir os mesmos relatórios, os mesmos padrões, os mesmos tipos de números e formulários. Como a empresa está em constante evolução, de acordo com as mudanças do mercado (reflexos do Sistema Empresa), os gestores também precisam estar abertos para NOVAS MENTALIDADES. De que forma a EDUCAÇÃO ORÇAMENTÁRIA pode contribuir para a geração de novas mentalidades na empresa? ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ 99 Implantação do Orçamento Empresarial Capítulo 3 Algumas Considerações Com isso, finalizamos o Capítulo 3. Neste capítulo foi possível aprender que os objetivos da empresa devem estar voltados a atender às premissas do mercado, e que expectativas frustradas de resultados econômicos e financeiros podem colocar em risco toda a credibilidade de uma empresa perante os subalternos e a sociedade. Para que isso seja evitado existe a ferramenta de processo decisório. Em um processo decisório centralizado, tem-se como característica determinar que uma pessoa decida e encaminhe todas as atividades inerentes à elaboração do orçamento. Por outro lado, em um processo decisório descentralizado existe a delegação de responsabilidade e autoridade. A delegação de autoridade e responsabilidade é um importante tema estudado em accountability, que apresenta a obrigação que as pessoas envolvidas no processo decisório e operacional têm de prestar contas dos resultados obtidos, em função das suas responsabilidades vinculadas às suas funções e que decorrem da delegação de poder. Outro aspecto importante estudado neste capítulo relaciona-se com a motivação dos gestores como um fator importante para o sucesso do plano orçamentário, bem como o estudo do processo de gestão, que tem relação com o planejamento, a execução e o controle. Os princípios fundamentais que refletem os orçamentos são: envolvimento dos gerentes, adaptação organizacional, contabilidade por áreas de responsabilidades, orientação para objetivos, comunicação integral, expectativas realísticas, oportunidade, aplicação flexível, reconhecimento dos esforços individuais e de grupos e acompanhamento. A educação orçamentária está voltada para atender à necessidade de conscientizar os gestores na mesma linha de comando, principalmente a diretoria ou gerência. É fundamental que o responsável pelo processo de elaboração do orçamento tenha acesso a todas as atividades, assim como conhecer o mercado em que a empresa atua. Contudo, a estrutura organizacional deve apresentar-se de forma clara e objetiva, facilitando a identificação das pessoas responsáveis por cada área da empresa. 100 ORÇAMENTO Referências BERNARDI, Luiz Antonio. Manual de plano de negócios: fundamentos, processos e estruturação. São Paulo: Atlas, 2006. BIAGIO, Luiz Arnaldo; BATOCCHIO, Antonio. Plano de negócios: estratégia para micro e pequenas empresas. Barueri: Manole, 2005. BRASIL. Lei n. 11.638, de 28 de dezembro de 2007. Altera e revoga dispositivos da Lei n. 6.404, de 15 de dezembro de 1976, e da Lei n. 6.385, de 7 de dezembro de 1976, e estende às sociedades de grande porte disposições relativas à elaboração e divulgação de demonstrações financeiras. Disponível em: <http://www.planalto. gov.br/ccivil_03/_ato2007-2010/2007/lei/l11638.htm>. Acesso em: 29 jan. 2018. CARMONA, Charles Ulises de Montreuil. Finanças corporativas e de mercados. São Paulo: Atlas, 2009. CHING, Hong Yuh. Contabilidade e finanças para não especialistas. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2003. CROZATTI, Jaime. Modelo de gestão e cultura organizacional: conceitos e interações. In: PADOVEZE, Clóvis Luis. Controladoria avançada. São Paulo: Thomson, 2005. JULIO, Carlos Alberto; NETO, José Salibi. Estratégia e planejamento: autores e conceitos imprescindíveis. São Paulo: Publifolha, 2002. (Coletânea HSM Management). LABES, Emerson Moisés. Estratégia e organização de negócios. Chapecó: FIE, 2002. MARION, José Carlos. Contabilidade empresarial. 16. ed. São Paulo, Atlas, 2012. NAKAGAWA, Masayuki. ABC - Custeio baseado em atividades. São Paulo: Atlas, 1994. PADOVEZE, Clóvis Luis. Controladoria avançada. São Paulo: Thomson, 2005. PEREZ Jr., José Hernandez; PESTANA, Armando Oliveira; FRANCO, Sérgio Paulo Cintra. Controladoria de gestão: teoria e prática. São Paulo: Atlas, 1995. SANVICENTE, Antônio Zoratto; SANTOS, Celso da Costa. Orçamento na administração de empresas: planejamento e controle. 2. ed. São Paulo: Atlas, 1983. STICKNEY, Clyde P.; WEIL, Roman L. Contabilidade financeira: uma introdução aos conceitos, métodos e usos. São Paulo: Atlas, 2001. CAPÍTULO 4 Utilização do Orçamento Empresarial A partir da perspectiva do saber fazer, neste capítulo você terá os seguintes objetivos de aprendizagem: � Identificar quais são as vantagens do orçamento na empresa. � Identificar quais são os tipos de limites que o gestor deve atingir na elaboração do orçamento empresarial. � Compreender que a comunicação na empresa é fator importante para gerar sinergia entre os gestores na aceitação da ideia da implantação do orçamento empresarial. � Identificar todos os possíveis cenários para a elaboração de um plano orçamentário na empresa, de acordo com a qualidade da comunicação entre os gestores. 102 ORÇAMENTO 103 Utilização do Orçamento Empresarial Capítulo 4 Contextualização Nos capítulos anteriores, vimos que o sistema empresa, os tipos de orçamentos e o processo de elaboração do orçamento empresarial são fundamentais para a implantação de um bom plano orçamentário na empresa. Dando continuidade ao nosso estudo, veremos neste capítuloos elementos que envolvem a utilização do orçamento, como o controle orçamentário – sua importância e seus limites –, a comunicação, a criação de cenários e o perfil do profissional designado pela empresa para fazer o orçamento. Importância e Vantagens do Controle Orçamentário Pode-se indagar sobre qual seja a verdadeira aplicabilidade e utilidade do orçamento. Nesse sentido, algumas perguntas são frequentes entre os executivos da empresa, tais como: a) É viável implantar um sistema orçamentário? Muitos executivos têm essa dúvida, pois alguns entendem que implantar um plano orçamentário na empresa gera trabalhos em duplicidade e, se o sistema de informações contábeis não estiver bem parametrizado, pode originar dúvidas sobre a geração das informações. Esta situação pode ser resolvida se o alto comando da empresa perceber a necessidade e importância de manter um sistema de informações contábeis seguro e que possa atender às necessidades fiscais e as gerenciais. b) Qual é o grau do retorno de informações que o sistema orçamentário pode fornecer para o gestor? Os gestores podem fazer esse questionamento quando não estão devidamente convencidos sobre a riqueza das informações com que um bom plano orçamentário pode contribuir para o planejamento estratégico da empresa. Conforme Versolato Júnior (2013, n.p.), “o planejamento estratégico e o orçamento empresarial são ferramentas importantes para a gestão eficiente de qualquer empresa. Até na vida pessoal sempre fazemos planejamento e orçamento, mesmo que intuitivamente”. 104 ORÇAMENTO c) Qual é o custo financeiro e de treinamento de pessoal qualificado para a sua implantação? Este tipo de questionamento tem relação com as dúvidas que geralmente ocorrem sobre o custo x benefício de uma informação. Inclusive, o custo do treinamento do pessoal que irá implantar e acompanhar o orçamento empresarial irá impactar no “valor da informação”. A informação não deve custar mais cara que seu retorno econômico e financeiro proporcionado para os gestores. De modo geral, o controle orçamentário parece ser complexo, mas pode não ser se a equipe selecionada para a sua implantação corresponder à estrutura organizacional da empresa. A importância do sistema de Controle Orçamentário para a administração moderna comprova-se, facilmente, através da notável aceitação que o uso de orçamentos vem alcançando nas últimas décadas, apesar de sua complexidade. [...] a técnica orçamentária, apesar de simples em teoria, é de aplicação complexa, exige trabalhos de implantação relativamente dispendiosos e não costuma dar resultados plenamente satisfatórios antes de decorridos dois ou três anos de prática constante e de contínuos aperfeiçoamentos (PASSARELLI; BOMFIM, 2004, p. 17-18). O sistema de controle orçamentário precisa ser claro, objetivo e corresponder às necessidades da organização, mas, para apresentar um perfeito nível de adequação e corresponder às necessidades dos gestores, deve passar por um processo de “moldagem” com o propósito de melhor se adequar à estrutura organizacional da empresa. A sua utilização é de grande relevância, pois empresas que o adotam podem ser consideradas bem administradas. Conforme Passarelli e Bomfim (2004, p. 18), “[...] pesquisas recentes conduzidas nos Estados Unidos indicam que 95% das empresas consideradas bem administradas adotam uma ou outra forma de controle orçamentário”. Um dos problemas enfrentados para um bom controle orçamentário é a falta de profissionais qualificados. Sobre isso, Passarelli e Bomfim (2004, p. 18) abordam que: No Brasil, assim como em outros países de igual nível de desenvolvimento, a restrita difusão do método prende-se mais à insuficiência de pessoal técnico realmente habilitado do que à falta de interesse ou a dúvidas quanto à eficiência do método por parte das empresas. [...] a larga utilização do Controle Orçamentário explica-se, fundamentalmente, em razão da constatação de que objetivos e planos bem definidos constituem condição indispensável de sucesso empresarial. [...] ao barco que não definiu o seu porto de destino (não fixou objetivos e nem delineou rotas), nenhum vento será propício. 105 Utilização do Orçamento Empresarial Capítulo 4 Toda empresa deve possuir metas e objetivos, caso contrário, ficará difícil alcançar o sucesso no mercado. O sistema orçamentário contribui para a fixação destas metas e objetivos, e a integração de cada subsistema orçamentário auxilia a gestão de cada unidade de negócio (centros de responsabilidades), além de possibilitar uma efetiva delegação de poderes, pois o alto executivo não interfere nas atividades operacionais (delegação de autoridade e cobranças de responsabilidades). Com o objetivo de reforçar as vantagens na implantação de controles na empresa como forma de fortalecer as atividades operacionais, Groppelli e Nikbakht (1999, p. 408) evidenciam que “a administração responsável por uma empresa exige constante monitoramento das operações”. Realizar um plano orçamentário é fundamental para auxiliar o gestor na decisão dos rumos de negócios da empresa, lembrando que o gestor deve estar sempre atento às mudanças de mercado, pois qualquer oscilação refletirá no orçamento da organização. Os Limites para a Elaboração dos Orçamentos É importante observar que não existem apenas vantagens. Deve-se tomar cuidado com o plano orçamentário, ele não deve, em hipótese alguma, ser superestimado. Os orçamentos são baseados em estimações. Por mais científicas que sejam as análises, sabemos que os dados orçamentários serão sempre estimações; nesse caso, os orçamentos não devem ser seguidos rigidamente. Se alguma condição básica de influência direta nas informações orçadas sofrer alteração, a administração deve levar em consideração esse fator e tomar as medidas exigidas para correção ou, mesmo, agir conscientemente fora dos limites orçamentários (LEONE, 2000, p. 277). Uma empresa que não implanta tipo algum de ferramenta orçamentária também permanecerá no mercado, talvez não tão bem quanto outra que possui o plano orçamentário implantado, mas prossegue com suas atividades. Engana-se quem imagina que um plano orçamentário por si só determina se haverá redução de pessoal ou não e, muito menos, substitui o papel do administrador. Somente quem decide são as pessoas, se não houver pessoas para a tomada de decisões, de nada adianta elaborar um excelente plano orçamentário. Portanto, a empresa precisa de pessoas, sem pessoas não será possível administrar o empreendimento. 106 ORÇAMENTO De acordo com Passarelli (2004, p. 22): Não se deve esquecer que o orçamento é um inestimável instrumento de administração, mas não deve, NUNCA, ser considerado como um substituto do administrador. Em outras palavras: não pense que você vai reduzir drasticamente o quadro de colaboradores pelo simples fato de passar a adotar o sistema orçamentário em sua empresa. [...] O orçamento, por si só, não administra coisa alguma, sendo extremamente dependente de decisões administrativas corretas para o seu efetivo funcionamento. Outro ponto limitante para a elaboração dos orçamentos é o risco de projetar algo fora do comum, criando situações desconfortáveis perante os demais gestores de cada área ou dos subordinados. O orçamento deve ser elaborado com estimativas realistas. Conforme Passarelli (2004, p. 22): Fundamentalmente baseado em previsões, o Controle Orçamentário só pode ser eficiente na medida em que essas estimativas forem criteriosamente desenvolvidas. Portanto, um constante trabalho de formação e atualização de profissionais aptos a formularem previsões razoavelmente corretas deve ser uma preocupação permanente na empresa. Pode-se, com facilidade, imaginar o que isso custa em termos de cursos, palestras, aquisição de publicações periódicas de atualização, remuneração condigna dos profissionais comprovadamente mais eficientesetc. A constante mudança de mercado também pode ocasionar impactos negativos ou positivos no plano orçamentário. Dependendo das tendências ou de acontecimentos repentinos não previstos, algumas distorções podem acontecer, por isso é importante realizar constantemente revisões e adaptações. O orçamento deve ser elaborado e implantado de forma a receber todas e quaisquer adaptações e ajustes necessários durante o exercício social, ou seja, durante o ano. Lembre-se! ORÇAMENTO FLEXÍVEL significa a facilidade de adequação à realidade do mercado. 107 Utilização do Orçamento Empresarial Capítulo 4 Os números apresentados no plano orçamentário nunca são exatos, o próprio nome orçamento deriva de orçar prever. A previsão é apenas uma estimativa, é algo que se deseja atingir, e podem acontecer algumas frustrações de metas não alcançadas, bem como cobranças para que os resultados sejam atingidos. Na figura a seguir, pode-se observar que todas as informações disponíveis, envolvendo o processo de previsão na área de vendas, deverão ser discutidas em uma “reunião de previsão”. Figura 1 – Processo de previsão Fonte: Adaptado de Corrêa e Caon (2002). 108 ORÇAMENTO Observando a figura anterior, pode-se verificar que o processo inicial do orçamento se baseia nas seguintes informações: • dados variáveis que expliquem as vendas: referem-se às condições de mercado, novos produtos, mercado concorrente, políticas de incentivo do governo, dentre outros; • dados históricos de vendas: permitem visualizar os cenários passados com o intuito de planejar o cenário futuro, pois as tendências, falhas ou sucessos ocorridos podem ser aproveitados para planejar o processo orçamentário do próximo período; • informações que expliquem comportamento atípico: esse “comportamento” pode ser caracterizado por meio de tendências de moda surgidas por uma “onda” de sucesso de algum artista, ou outro acontecimento que a mídia divulga, por exemplo. São situações de mercado que podem ser aproveitadas ou não, dependendo da avaliação e decisão dos administradores da empresa. Os dados dos itens anteriores são processados e analisados estatisticamente juntamente com outras informações, tais como público consumidor, concorrência, cenário de mercado, dentre outras. Em seguida, é realizada uma reunião de vendas com o propósito de estabelecer as metas de desempenho para o próximo exercício social. E as metas de desempenho são definidas como previsão de vendas. Em relação à previsão de vendas, os gestores da empresa deverão ter clareza quanto à área do marketing e vendas, se a empresa buscar focar os 4 Ps (posicionamento do produto/serviço, preço, praça e promoção) para desenvolver a estratégia de vendas. Dornelas (2011, p. 63) esclarece os 4 Ps da seguinte forma: A. Posicionamento (produto/serviço): Como você quer que seus produtos/serviços sejam vistos e percebidos pelos clientes? Como você vai se diferenciar da concorrência? • Promover mudanças na combinação/portfólio de produtos. • Retirar, adicionar ou modificar o(s) produto(s). • Mudar design, embalagem, qualidade, desempenho, características técnicas, tamanho, estilo, opcionais. • Consolidar, padronizar ou diversificar os modelos. B. Preço. Qual a política de preços que sua empresa pratica? • Definir preços, prazos e formas de pagamentos para produtos ou grupos de produtos específicos, para determinados segmentos de mercado. • Definir políticas de atuação em mercados seletivos. • Definir políticas de penetração em determinado mercado. • Definir políticas de descontos especiais. 109 Utilização do Orçamento Empresarial Capítulo 4 C. Praça (canais de distribuição): Como seus produtos/ serviços chegarão até os clientes? • Usar canais alternativos. • Melhorar prazo de entrega. • Otimizar logística de distribuição. D. Propaganda/comunicação: Como seus clientes ficarão sabendo dos seus produtos/serviços? • Definir novas formas de vendas; mudar equipe e canais de vendas. • Mudar política de relações públicas. • Mudar agência de publicidade e definir novas mídias prioritárias. • Definir feiras/exposições que serão priorizadas. Outro aspecto importante, que deve ser observado ao realizar o orçamento das vendas da empresa, é a sua demanda de mercado. De nada adianta projetar determinado volume de vendas se a empresa não possui informações suficientes sobre a sua demanda de mercado. Para Bernardi (2006, p. 143), é necessário fazer um estudo cuidadoso e profundo da demanda de mercado: Análise de demanda é um assunto que exige pesquisa e análises profundas do mercado, das regiões, de segmentos específicos, do ramo de atividades, bem como de seu potencial. Há várias formas de projetar a demanda, inclusive meios estatísticos. Há produtos que têm forte correlação com determinados fatores; por exemplo, fraldas, roupas e artigos infantis têm forte correlação com crescimento populacional; determinados produtos têm correlação com a distribuição etária da população, com os hábitos específicos de determinadas faixas etárias, classes sociais, e assim por diante. A análise de mercado deve anteceder a previsão de vendas, ressaltam Biagio e Batocchio (2005, p. 151): A previsão de vendas deve ser iniciada pela determinação do tamanho do mercado, ou seja, a partir do público-alvo definido na análise de mercado, pode-se determinar quantos consumidores potenciais existem em uma certa área geográfica que se pretende atender. É importante também verificar o índice de cobertura do mercado – quanto desse mercado potencial identificado está sendo atendido pelos concorrentes – e determinar qual a participação de mercado que a empresa está disposta a assumir. 110 ORÇAMENTO Lembre-se! O resultado alcançado é uma aproximação do que foi previsto. As variações ocorridas entre o ORÇADO e o REALIZADO devem ser analisadas e avaliadas em reuniões departamentais. É sabido que as organizações (as empresas) são formadas por pessoas que têm expectativas, frustrações e realizações. Em relação ao orçamento não é diferente. O sucesso na execução do sistema orçamentário depende de que todas as pessoas envolvidas, não importando o nível hierárquico, se comprometam com a sua elaboração e acompanhamento. O orçamento deve ser aceito pelos gestores ou responsáveis de cada área para que seja implantado e executado com sucesso. É fundamental que a alta administração, ou seja, a direção superior, acredite, patrocine e colabore com o processo. Se assim não ocorrer, o mesmo se transformará em um amontoado de papéis e relatórios sem qualquer tipo de utilidade. Quem faz os Orçamentos No mundo empresarial existe a necessidade do envolvimento de todas as áreas da empresa. Já estudamos na Seção Sistema Empresa do Capítulo 1 que todas as áreas possuem conexão entre si, e que o resultado final do empreendimento será o resultado do somatório de todos os departamentos. Passarelli e Bomfim (2004, p. 27) abordam: [...] parece-nos evidente que o Controle Orçamentário envolve a empresa como um todo, exigindo a participação integral de todos os seus funcionários, sem distinção de nível ou de área de operação. Entretanto, como toda atividade complexa, abrangendo operações diversificadas, o Controle Orçamentário não pode prescindir de direção e coordenação. Conforme se pode perceber, devido à complexidade das informações envolvidas, mesmo com a interação de todas as atividades, sempre há a necessidade de um profissional para a sua direção e coordenação. E este deve ser alguém que tenha conhecimento das atividades da empresa e do mercado. Passarelli (2004, p. 27) cita algumas opções de cargos indicadas para coordenar o processo orçamentário nas empresas: 111 Utilização do Orçamento Empresarial Capítulo 4 Geralmente, a Coordenação do Processo Orçamentário fica ao encargo de um dos executivos de primeira linha da área de finanças:o tesoureiro ou o controller. Em alguns casos cria-se a função específica de coordenador de orçamentos, ou o diretor/gerente é quem assume. Existem empresas que constituem a Comissão de Orçamentos (Budget Committee), que, normalmente, é composta por um coordenador de orçamentos, o presidente da empresa e mais alguns poucos executivos de primeiro escalão administrativo. Muitas empresas (cerca de 55%, segundo pesquisadores norte-americanos) confiam a tarefa de coordenar e dirigir o processo orçamentário diretamente a um dos executivos de primeira linha da área de finanças: geralmente, o tesoureiro ou o ‘controller’. Outras empresas preferem designar alguém para a função específica de diretor, gerente, ou coordenador de orçamentos. Outros, ainda, entendem proveitosa a constituição de uma Comissão de Orçamentos (Budget Committee), geralmente composta de um coordenador de orçamentos, o presidente da empresa e mais alguns poucos executivos de primeiro escalão administrativo. No Brasil, existem muitas empresas multinacionais que adotam as filosofias empresariais da sua empresa-sede. Por consequência, muitas dessas filosofias acabam sendo divulgadas e implantadas nas empresas brasileiras. Não basta apenas nomear alguém para a função de Controle Orçamentário se esse profissional não estiver com uma posição de status, porque o insucesso é bastante provável. Um ponto relevante a ser agora considerado reside no fato de que esse alguém – seja ele quem for – responsabilizado pelo bom andamento da complexa constelação de funções de Controle Orçamentário deverá ter uma posição bem planejada dentro do organograma. É ponto pacífico que o bom exercício dessa função exige um ‘status’ elevado na estrutura funcional da empresa (PASSARELLI, 2004, p. 27). É necessária uma pessoa com status elevado na estrutura da empresa para coordenar o orçamento, pois Passarelli (2004, p. 28) explica esse assunto com bastante propriedade: 112 ORÇAMENTO O meticuloso controle inerente ao sistema gera ações muitas vezes interpretadas como indevidas ingerências em ‘negócios alheios’, invasões de áreas anteriormente consideradas privativas de certos executivos, o que costuma gerar ciúmes, ressentimentos e outras reações bastante negativas em pessoas particularmente sensíveis a esse tipo de situação. Em certos casos, alguns gestores não compartilham informações importantes com o coordenador do plano orçamentário e agem como se fossem proprietários da informação, mas na verdade não são; as informações são da empresa. Tais pessoas não compreendem que compartilhar informações é importante para o desenvolvimento da empresa. Por esse motivo, é importante identificar os talentos da equipe, em que, segundo Labes (2002, p. 113): Embora todos os membros da equipe devam estar nivelados, é inconcebível pensarmos que as capacidades e potencialidades das pessoas sejam iguais. Em um grupo alguém sempre se destaca ou possui um potencial maior que os demais, o qual poderá caracterizar um certo “talento” pessoal. Quando o potencial de um ou mais elementos da equipe se sobressai, a própria equipe deve trabalhar essa diferença, especialmente identificando a principal habilidade e usar ela como elemento de aprendizagem para a equipe. As habilidades dos talentos devem ser apropriadas à equipe. A contribuição desses talentos deve ser apropriada à equipe como forma do resultado da participação de todos, pois devemos entender que um talento sozinho não consegue alcançar de forma eficiente bons resultados. O talento identificado nos integrantes da equipe deve ser imediatamente colocado junto ao acompanhamento dos gestores, como forma de motivação, reconhecimento e oportunidade para o desenvolvimento profissional desse colaborador, pois o mais frustrante está em não ser reconhecido e destacado na equipe. Entende-se que há gestores de empresas que possuem um certo “medo” ou receio em destacar alguém da equipe para que o possa auxiliar nas atividades de gestão no departamento ou na empresa em geral, pois se este subordinado apresentar melhores resultados que seu gestor, este poderá se sentir ameaçado, gerando um determinado conflito interno. Para evitar esse tipo de problema, é necessário que a empresa conceda autonomia aos seus funcionários, pois em uma empresa com administração participativa se poderá melhor gerenciar esta situação. Labes (2002, p. 111) diz que “ter autonomia significa ser livre e capaz para tomar iniciativas e solucionar os problemas sem a supervisão da gerência”. 113 Utilização do Orçamento Empresarial Capítulo 4 Isso significa que ao conceder autonomia ao líder da equipe, ele irá trabalhar em prol do desenvolvimento dos demais integrantes da equipe e da empresa, e o seu gestor terá maior confiança nos resultados apresentados do que simplesmente gerar disputas internas. Comunicação para a Elaboração dos Orçamentos A comunicação tem grande importância. O profissional envolvido no processo orçamentário deve ser uma pessoa preparada para comunicar todas as informações aos demais gestores. A facilidade da comunicação e habilidade de convencimento são fatores importantes para o seu sucesso. Conforme Frezatti (2000, p. 66): A confiabilidade das informações geradas pelos relatórios gerenciais é de grande importância e existem evidências empíricas de que, quanto mais proliferadas as informações gerenciais, maior a chance de questionamento e de diminuição de erros por classificação e alocação contábil, por exemplo. É necessário ter agilidade na geração das informações e comunicação aos envolvidos no processo, pois de nada adianta fornecer informações 100% corretas, mas com demasiado atraso. Isto poderá provocar frustrações e queixas constantes e prejudicar o andamento das atividades. A divulgação das informações, mesmo que de forma parcial, pode contribuir para colocar os gestores a par da situação econômica e financeira da empresa. A isso se caracteriza o custo x benefício da informação. Sobre isso, Biagio e Batocchio (2005, p. 161-162) comentam: Há um grande número de ações de comunicação que podem ser colocadas em prática por uma empresa. É importante que cada uma delas seja analisada em detalhes, principalmente com relação ao custo/benefício que cada uma propicia, optando-se pela ação, ou conjunto de ações, mais adequada para a empresa. Outro fator importante diz respeito aos questionamentos que podem colocar em dúvida a segurança e a confiabilidade das informações. Geralmente, determinados questionamentos são elaborados para pessoas erradas, e muitas vezes as respostas obtidas não condizem com a necessidade de informação. Segundo Frezatti (2000, p. 66), “em alguns casos, observa-se que as áreas de linha buscam permanentemente a área financeira com a seguinte pergunta: se eu aumentar a venda de tal produto, o resultado final melhora ou piora?”. Acredita-se que não seria esse o tipo de pergunta necessário a ser feito. Se 114 ORÇAMENTO existe um plano orçamentário com objetivos e metas claramente definidos, não há necessidade de abrir margem a esses tipos de questionamentos, pois um orçamento bem elaborado poderá responder a todas as questões necessárias para o esclarecimento de dúvidas. No entendimento de Welsch (1996 p. 309), “a comunicação implica o entendimento da natureza e da importância das informações por parte da pessoa que recebe o relatório”. Compreende-se desta forma que não basta apenas que o executivo tenha as informações. Para que sejam realmente úteis, necessitam ser eficazes e que representem a realidade da empresa, para que o gestor não incorra no risco de tomar decisões com informações sem base legal. Existem alguns elementos importantes na comunicação, que são os seguintes: a) Clara definição do que comunicar: ‘O que comunicar é fundamental em termos de definição. Um mínimo de reflexão é requerido e uma das regras mais importantes e simplesconsiste em [...] ouvir as pessoas em termos de necessidade e utilidade das informações’. b) Previsibilidade de disponibilidade de relatórios: a consistência na disponibilidade das informações é vital para a credibilidade dos instrumentos gerenciais. Significa que os relatórios gerenciais estarão disponibilizados mensalmente, no 5º dia útil, por exemplo. A partir daí, o processo decisório acomoda-se às informações e permite às pessoas planejar e trabalhar, esperando o feedback no momento adequado. A não consistência provoca distorções, insegurança em termos de dispor de suporte, falta de confiança e mesmo animosidades. [...] Certas informações só serão úteis quando disponíveis em dado momento. [...] Uma das formas de atender tal necessidade é disponibilizar informações numéricas o mais rápido possível e, posteriormente, disponibilizar comentários e informações adicionais. c) Quem recebe o quê: [...] a definição de quem recebe o quê na empresa corresponde a algo importante para o próprio autogerenciamento das operações (FREZATTI, 2000, p. 66). A divulgação das informações, mesmo que de forma parcial, pode contribuir para colocar os gestores a par da situação econômica e financeira da empresa. A demora na divulgação de informações é uma queixa entre muitos gestores. 115 Utilização do Orçamento Empresarial Capítulo 4 Tente imaginar a sua empresa considerando todas as perspectivas otimistas do governo atual (2018) no Brasil. Criação de Cenários A criação de cenários faz parte de um bom processo orçamentário. Para entender a finalidade da criação de cenários, é importante que, ao implantar o plano orçamentário, a direção da empresa e os demais envolvidos tenham ciência de que o plano é pautado em situações imagináveis ou previsíveis. Uma situação imaginável em um processo orçamentário significa criar cenários que podem ocorrer. Para criar os cenários, primeiramente deve-se efetuar uma “leitura” de como está o ambiente do mercado. “A construção de cenários é uma etapa posterior à leitura do ambiente. [...] o objetivo da construção de cenários é fundamentar as premissas orçamentárias” (PADOVEZE, 2005, p. 54). Ao observar o mercado, é necessário ter cuidado com o cenário macroeconômico. Lembrando-se de que na seção Sistema Empresa do Capítulo 1 foram estudadas todas as relações externas e internas que têm reflexo nos resultados da empresa. 116 ORÇAMENTO 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 1° Trim 2° Trim 3° Trim 4° Trim Leste Oeste Norte Fonte: Disponível em: <http://www2.planalto.gov.br/acompanhe-planalto/noticias/2018/01/ brasil-chega-a-davos-2018-com-cenario-economico-promissor>. Acesso em: 1 fev. 2018. A inflação em janeiro de 2018 encontra-se sob controle, a taxa Selic está reduzida, a nova Lei Trabalhista visa incrementar o mercado da mão de obra. Estas medidas trazem mais segurança ao empresário, que precisa estar ciente de que, com o governo tendo estes mecanismos de controle para equilibrar o cenário econômico, este cenário trará reflexos no seu planejamento orçamentário. Há também a reforma da Previdência, que é um importante marco para o desenvolvimento e crescimento do país. CONFIRA 10 PONTOS QUE MOSTRAM A IMPORTÂNCIA DA REFORMA DA PREVIDÊNCIA 1. Gastos com Previdência e BPC podem chegar a 64% dos gastos do governo Atualmente, os gastos com Previdência e com os Benefícios de Prestação Continuada (BPC) representam 52% de tudo que o governo federal gasta, exceto com juros. Sem a reforma, em 10 anos, apenas essas duas despesas atingirão 64%, o que vai diminuir recursos que deveriam ser destinados à saúde, educação, segurança e outras necessidades do país. 117 Utilização do Orçamento Empresarial Capítulo 4 2. Sem reforma, carga tributária teria de subir R$ 630 bilhões até 2060 Sem a reforma da Previdência, o país precisará pagar mais impostos para garantir o funcionamento das outras áreas do setor público. Manter o Estado em operação exigiria aumentar a carga tributária em R$ 630 bilhões até 2060, o equivalente a 10 pontos percentuais do Produto Interno Bruto (PIB). Todos esses impostos a mais se transformariam em um grande peso para empresas e famílias, além de travar o crescimento econômico e a criação de empregos. 3. Brasil tem despesa com Previdência igual à de países considerados velhos O Brasil gasta com Previdência o mesmo percentual do PIB que o Japão, país em que a população em idade de se aposentar é quase do mesmo tamanho que o grupo de pessoas que está em idade ativa. Proporcionalmente, o número de idosos no Japão é quatro vezes maior que o brasileiro. As despesas de Previdência do Brasil também são maiores que as da Alemanha, Bélgica e Noruega. 4. Regras atuais podem levar Brasil a posto de maior gasto com Previdência do mundo Mantidas as regras atuais, as despesas com Previdência, como proporção do Produto Interno Bruto (PIB), podem alcançar 23% até 2060. Caso isso se confirme, o Brasil será o primeiro e único país a ter uma despesa desse tamanho. 5. As regras atuais da Previdência Social concentram renda e aumentam a desigualdade social A reforma da Previdência ataca os principais fatores que, atualmente, geram concentração de renda no gasto previdenciário. Na prática, ela transforma o sistema em algo mais justo com os pobres e mais rígido com os ricos. 118 ORÇAMENTO A reforma mudará as regras que permitem aposentadorias e pensões para servidores públicos em valor superior ao teto das aposentadorias do setor privado; o reajuste das aposentadorias e pensões dos servidores públicos por índices superiores aos da inflação; e a aposentadoria em idade jovem, por tempo de contribuição, que se concentra nos servidores públicos e nos trabalhadores de maior renda. 6. Reforma da Previdência gera mais igualdade entre os trabalhadores A maioria dos servidores públicos federais está no 1% mais rico da população brasileira, e raramente algum deles fica aquém dos 5% mais ricos. A reforma faz a aposentadoria dos servidores públicos federais convergir para as regras do setor privado. A integralidade dos benefícios previdenciários acaba para servidores homens com menos de 50 anos de idade e servidoras com menos de 45 anos. Também acaba a regra de paridade. 7. Políticos e servidores públicos estão na reforma da Previdência Privilégios que permitem a esses dois grupos se aposentarem precocemente serão gradativamente extintos pela reforma, respeitando direitos adquiridos, com todos os servidores e políticos na esfera federal convergindo para a regra do setor privado. 8. Idade mínima de 65 anos reduz a desigualdade entre trabalhadores A maioria dos pobres já se aposenta por idade, recebendo valores próximos ao do salário mínimo. Um trabalhador de baixa renda do setor urbano, em geral, não consegue contribuir por 35 anos. Mais da metade das concessões de novas aposentadorias já é por idade. A regra atual, inclusive, já determina a idade mínima de 65 anos para homens e 60 anos para mulheres. Dados da Previdência mostram que quem se aposenta cedo são trabalhadores do setor público e os de maior renda do setor privado. 119 Utilização do Orçamento Empresarial Capítulo 4 9. Menos distorções também contribuirão para reduzir a desigualdade No Brasil, as pensões por morte consomem 3% do PIB. O padrão mundial, no entanto, é bem mais baixo, de 1%. As regras atuais ainda permitem o acúmulo de benefícios. Com isso, 32% das pensões por morte são recebidas por pessoas que também recebem aposentadorias – a maioria desses benefícios acumulados está nos domicílios de maior renda per capita do país. 10. O Benefício de Prestação Continuada (BPC) perdeu eficiência Dados do Banco Mundial mostram que o BPC deixou de ser um instrumento eficiente de redistribuição de renda. No Brasil, apenas 12% do que se gasta com o programa vai para os 20% mais pobres da população. O que se gasta comBPC pago a uma única pessoa poderia custear mais de dez benefícios básicos do Bolsa Família. Com a reforma, os critérios de elegibilidade serão regulamentados em lei para evitar a judicialização baseada em brechas da lei. Isso permitirá direcionar o pagamento aos mais pobres. Fonte: Disponível em: <http://www.brasil.gov.br/governo/2017/04/entenda-os- 10-principais-pontos-da-reforma-da-previdencia>. Acesso em: 2 fev. 2018. A reforma da Previdência tem relação com a criação de cenários. Como explicado nos parágrafos anteriores, para elaborar um plano orçamentário o gestor deve observar o ambiente macroeconômico, pois é importante saber como o mercado está se comportando. E uma das formas de obter os dados para a criação dos cenários é a observação das informações que são divulgadas na mídia, como revistas, jornais, internet, televisão, rádios e outros meios. Os dados para a construção de cenários são os existentes na mídia, nas publicações especializadas das associações de classe e entidades governamentais, etc., devendo ser analisados e transformados em informações que permitam indicar os caminhos mais prováveis a se seguir (PADOVEZE, 2005, p. 55). 120 ORÇAMENTO Deve-se levar em conta também os períodos e projeções na construção de cenários, uma vez que é possível “ter uma ideia” do comportamento do resultado da empresa a longo prazo (período superior a um ano). Com base no Sistema Empresa e no orçamento flexível, há uma grande possibilidade de buscar possíveis soluções para uma projeção negativa. Conforme Bernardi (2006), em economias desenvolvidas, com juros baixos e remuneração de capital em acordo com o contexto ambiental e de risco do país, bem como do risco empresarial: Em economias em desenvolvimento, mais voláteis e sujeitas a oscilações e maiores riscos, tanto do país como do ambiente empresarial, uma projeção entre três a cinco anos é praticável. Supondo uma taxa aceitável de atratividade de investimentos na faixa de 25% ao ano e trazidos os resultados a valor presente, os valores além do quinto ano pouco influiriam no contexto geral da análise (BERNARDI, 2006, p. 140-141). Nem sempre a projeção negativa está relacionada com a redução das vendas ou aumento dos custos, mas um ajuste tributário promovido pelo governo (ambiente externo do Sistema Empresa), com a simples retirada de um incentivo tributário, pode impactar no aumento dos preços de vendas e assim prejudicar as receitas de vendas de mercadorias. O inverso é verdadeiro, como o que ocorreu entre 2007 e 2011 com o faturamento e participação no Produto Interno Bruto Industrial de veículos automotores, conforme a tabela a seguir: Tabela 1 – Faturamento e participação no produto interno bruto industrial – 2007 – 2011 (em milhões de us$) 1- Faturamento sem impostos e preços reais de 2011 (IGP-DI média) convertidos em dólar pela taxa média de 2011 (Bacen). Fonte: Anfavea. Elaborado por Spizzca e Costa (2013, p. 10). 121 Utilização do Orçamento Empresarial Capítulo 4 Observa-se, de acordo com a tabela anterior, que nos anos de 2007, 2008, 2010 e 2011 houve um significativo aumento no faturamento líquido (descontados os impostos das vendas e Imposto sobre Produtos Industrializados - IPI), com reflexo no aumento da participação do PIB industrial. Isso significa que com a redução da alíquota do IPI nos veículos automotores, houve aumento nas vendas dos veículos, o que demonstra que decisões do governo (ambiente externo) influenciam nos resultados da empresa. O gestor precisa estar atento ao que ocorre no mercado, no governo, na economia nacional, dentre outros possíveis acontecimentos que impactam nos resultados econômicos e financeiros da empresa, para poder projetar as informações no seu plano orçamentário. Assim, um fator fundamental para o sucesso ou não das empresas é a capacidade que o executivo ou gestor da empresa tem de “olhar” para o futuro e “perceber” as mudanças no ambiente interno e externo e os impactos que estes acontecimentos podem provocar na empresa. A visão e a ação em relação à criação dos cenários são mencionadas por Julio e Salibi Neto (2002, p. 122): Depois de elaborados, os cenários atuam como parte vital do processo de criação, em que os executivos se imaginam em vários futuros bem-sucedidos e voltam ao presente para descobrir como chegaram lá. Esse processo pode ajudar executivos a parar de brincar com o desempenho de curto prazo e se engajar no planejamento real. A visão de cada companhia é singular, como o são sua cultura e herança. Como exemplo, a seguinte visão genérica pode refletir alguns aspectos da visão específica das empresas: ‘Vamos ser líderes em criação, venda e suporte de produtos extraordinários que recriem os mercados. Nossa empresa se concentrará em proporcionar cada vez mais valor para todas as partes interessadas’. De acordo com estes autores, quando a empresa adota a filosofia da missão, visão e valores, mais especificamente na área da visão, observa-se no exemplo que a empresa irá “recriar” mercados. Isso significa que o executivo ou o gestor deverá estar preocupado na atualidade com a existência dos mesmos produtos no mercado daqui a 10 anos ou mais, pois muitos (ou quase todos) irão desaparecer até lá. Tem-se os seguintes exemplos de produtos que sumiram do mercado ou foram aprimorados: carburador de automóvel, máquina de escrever, aparelhos de telefone celular com diversos recursos tecnológicos, máquina fotográfica com rolo de filme, dentre outros. 122 ORÇAMENTO Premissas para a Elaboração de Orçamentos Estudados os cenários, pode-se verificar os pontos necessários para a elaboração do plano orçamentário. As premissas são todas as coisas que antecedem a elaboração do orçamento e acontecem de acordo com o cenário escolhido. Conforme Leone (2000), os aspectos inerentes às premissas para a elaboração do plano orçamentário são os seguintes: a) Criação de um setor que se encarregará de implantar o sistema orçamentário. b) Este setor deverá preparar todos os passos necessários para a instalação do processo. c) Reuniões com os membros da diretoria para a definição das metas básicas sobre as quais o orçamento será estabelecido. As metas poderão ser traduzidas resumidamente pelos seguintes pontos: • participação no mercado; • lucro líquido sobre vendas; • retribuição do investimento; • assistência aos empregados; • ampliação das instalações; • novos produtos e retirada de outros. d) Levantamento de dados gerais, tais como indicadores econômicos e sociais, tendências da indústria na qual a empresa opera e políticas de governo. e) Preparação de manuais de orçamento em que deverão constar os objetivos do orçamento, os diversos passos e as técnicas de preparação das estimações. f) Estimativa das vendas em termos quantitativos. As quantidades de cada produto a serem vendidas deverão ser analisadas mensalmente por territórios de vendas. g) Estimativas para a contratação de mão de obra da fábrica e demais departamentos da empresa. Quanto à mão de obra direta da fábrica, o 123 Utilização do Orçamento Empresarial Capítulo 4 orçamento da produção identifica o ponto de partida para a preparação do orçamento de MOD. As necessidades para a contratação de MOD devem ser coordenadas entre os departamentos de produção e de pessoal. Desta forma, serão evitados eventuais gastos com MOD que não foram planejados no orçamento. h) Estimativas das vendas em termos monetários. Os preços de venda deverão ser determinados levando-se em conta o mercado. As estimações poderão ser corrigidas no próprio trabalho de preparação do orçamento, depois que todos os custos tenham sido previstos. i) O planejamento das vendas de uma empresa representa o arcabouço de todo orçamento. Esta etapa é constituída pelas receitas e despesas das vendas em que os principais mercados da empresa atuam, e são os seguintes: • previsão de vendas(planos de quantidade de vendas); • preço de venda dos produtos; • impostos sobre vendas (%) – estrutura e planejamento dos impostos; • adições e abatimentos sobre vendas. j) Estimativas das despesas de propaganda e das despesas relacionadas à atividade comercial. k) Estimativas dos estoques da produção em termos quantitativos, bem como as estimativas dos materiais a consumir, das compras, da mão de obra necessária e dos custos indiretos. l) Como exemplo, podemos determinar para o plano de produção: • identificação das necessidades totais de produção; • determinação das políticas de estoque em relação a produtos acabados e produção em andamento; • determinação de políticas de capacidade de produção; • determinação da disponibilidade de matérias-primas, de componentes e de mão de obra; • determinação do efeito do prazo de duração das atividades de processamento; • apuração dos lotes econômicos de fabricação; • apuração do plano da produção durante o período. 124 ORÇAMENTO m) Estimativas das despesas administrativas. n) Estimativas dos gastos de capital: aquisição e alienação de ativos permanentes, recuperações e manutenção. o) Estimativas das cobranças. p) Estimativas dos pagamentos a fazer, com as datas em que deverão ser efetivados. q) Estimativas do fluxo de caixa. r) Preparação da demonstração de resultados por período. s) Levantamento dos balanços mensais para conhecimento da situação financeira e patrimonial geral após o decurso de cada período. Atividades de Estudos: 1) Como se comprova a importância do sistema de controle orçamentário na administração moderna? ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ 2) Quem coordena ou dirige o processo orçamentário? ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ 125 Utilização do Orçamento Empresarial Capítulo 4 3) Explique o que é uma situação imaginável. ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ 4) De que forma se pode obter os dados para a construção dos cenários? ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ 5) O que são as premissas para a elaboração dos orçamentos? _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________ 126 ORÇAMENTO Algumas Considerações Com isso, finalizamos o Capítulo 4. Neste capítulo, vimos que objetivos e planos bem definidos constituem condição indispensável de sucesso empresarial. Para tanto, o uso do sistema de controle orçamentário aumentou nas últimas décadas, comprovando sua eficácia nas empresas, apesar de sua complexidade. Contudo, o plano orçamentário não deve, em hipótese alguma, ser superestimado. É preciso ter clareza de que o orçamento, por si só, não administra coisa alguma, sendo extremamente dependente de decisões administrativas corretas para o seu efetivo funcionamento. O controle orçamentário envolve a empresa como um todo, exigindo a participação integral de todos os envolvidos, sem distinção de nível ou de área de operação. No entanto, a tarefa de coordenar e dirigir o processo orçamentário pode estar relacionada a um dos executivos de primeira linha da área de finanças: geralmente o tesoureiro ou o controller, a função específica de diretor, o gerente ou coordenador de orçamentos. Algumas empresas constituem uma comissão de orçamento (Budget Committee), geralmente composta de um coordenador de orçamento, o presidente da empresa e mais alguns poucos executivos de primeiro escalão administrativo. Tivemos a oportunidade de compreender que a rapidez na geração das informações é de grande importância para o processo de divulgação dos resultados para os gestores. Do mesmo modo, a divulgação das informações, mesmo que de forma parcial, pode contribuir para deixar os gestores a par da situação econômica e financeira da empresa. É importante que, ao implantar o plano orçamentário, a direção da empresa e os demais envolvidos tenham ciência de que o plano é pautado em situações imagináveis ou previsíveis. Para criar os cenários, deve-se efetuar uma “leitura” sobre o comportamento do mercado. Referências BERNARDI, Luiz Antonio. Manual de plano de negócios: fundamentos, processos e estruturação. São Paulo: Atlas, 2006. BIAGIO, Luiz Arnaldo; BATOCCHIO, Antonio. Plano de negócios: estratégia para micro e pequenas empresas. Barueri: Manole, 2005. 127 Utilização do Orçamento Empresarial Capítulo 4 CORRÊA, Henrique L.; CAON, Mauro. Gestão de serviços: lucratividade por meio de operações e de satisfação dos clientes. São Paulo: Atlas, 2002. DORNELAS, José Carlos Assis. Plano de negócios: seu guia definitivo. Rio de Janeiro: Elsevier, 2011. FREZATTI, Fábio. Orçamento empresarial: planejamento e controle gerencial. 2. ed. São Paulo: Ed. Atlas, 2000. GROPPELLI, A. A.; NIKBAKHT, Ehsan. Administração financeira. 3. ed. São Paulo: Saraiva, 1999. JULIO, Carlos Alberto; SALIBI NETO, José. Estratégia e planejamento: autores e conceitos imprescindíveis. São Paulo: Publifolha, 2002. (Coletânea HSM Management). LABES, Emerson Moisés. Estratégia e organização de negócios. Chapecó: FIE, 2002. LEONE, George Sebastião Guerra. Custos: um enfoque administrativo. Rio de Janeiro: FGV, 2000. PADOVEZE, Clóvis Luís. Planejamento orçamentário: texto e exercícios. São Paulo: Thomson Learning, 2005. PASSARELLI, João; BOMFIM, Eunir de Amorim. Orçamento empresarial: como elaborar e analisar. São Paulo: Thomson, 2004. SPIZZCA, Fernando Henrique; COSTA, Jaqueline Severino da. Os efeitos da redução de IPI para o setor automotivo entre 2008 – 2011. Artigo do Trabalho de Conclusão de Curso. 15p. 2013. Disponível em: <http://periodicos.uniso.br/ojs/index.php/ecos/article/download/2179/1909/>. Acesso em: 2 fev. 2018. VERSOLATO JÚNIOR, Theodoro. Entrevista com especialista. Entrevista concedida a Ronnie de Sousa. Site Essência sobre a forma: o mundo contábil a um click. 08/02/2013. Disponível em: <http://www.essenciasobreaforma.com.br/ especialista_anteriores.php?id=14>. Acesso em: 1 fev. 2018. WELSCH, C. A. Orçamento empresarial: planejamento e controle do lucro. Trad. De Antonio Zoratto Sanvicente, São Paulo: Atlas, USP, 1996. p. 101-297. http://www.editoraatlas.com.br/Atlas/portal/showAuthor.ctrl.aspx?aur_cod_id=21456 128 ORÇAMENTO CAPÍTULO 5 Orçamentos e Projeções A partir da perspectiva do saber fazer, neste capítulo, você terá os seguintes objetivos de aprendizagem: � Identificar quais são os principais tipos de orçamentos na empresa. � Elaborar modelos de orçamento voltados para atender as atividades operacionais da empresa. � Elaborar de forma prática, modelos conceituais de orçamentos. � Elaborar o orçamento operacional para identificar o volume necessário para a produção da empresa. � Identificar as necessidades de compras de insumos e contratação de mão de obra para atender a necessidade da produção e vendas projetadas da empresa. 130 ORÇAMENTO 131 Orçamentos e Projeções Capítulo 5 Contextualização Bem-vindo ao Capítulo 5 deste livro de estudos. Neste capítulo, vamos estudar as etapas que envolvem o processo de elaboração do orçamento para empresas. Aqui, iremos apresentar modelos conceituais que são meramente propostas a serem implantadas, como orçamentos de produção, de vendas, de custos dos insumos consumidos, de compras necessárias e de estoque final. Desenvolveremos ferramentas como o orçamento operacional, orçamento de vendas, orçamento de compras e de consumo de materiais para a produção. Veremos como identificar os períodos para a estocagem dos produtos e a necessidade do volume físico e monetário para a produção da empresa. Analisaremos, também, qual é a necessidade de mão de obra direta, do orçamento de compras, do consumo dos materiais necessários e dos estoques. Orçamento Operacional Quando nos referimos ao orçamento operacional, de modo geral, estamos lidando com todas as ferramentas orçamentárias, pois nesse processo praticamente estão envolvidas todas as etapas específicas da empresa, abrangendo os orçamentos da estrutura administrativa, da estrutura de produção e da estrutura de vendas da empresa. Todo o processo orçamentário inicia com o planejamento das vendas dos produtos e serviços da empresa. As previsões de vendas podem ser realizadas de várias formas: por produto, por território, por canal de distribuição, dentre outras. Outro aspecto importante a ser considerado são os períodos de maior ou menor volume de vendas da empresa, pois é o que determina a sazonalidade. Concluído o orçamento de vendas, o responsável por esta ferramenta deverá partir para a análise do orçamento de fabricação. Este orçamento deverá ser elaborado com base na demanda de vendas. No orçamento de fabricação deve-se observar as estimativas da disponibilidade e consumo dos materiais para atender à quantidade de produção desejada. Em seguida, são apurados os custos da matéria-prima adquirida, mão de obra direta e os custos indiretos de fabricação. No orçamento específico de mão de obra direta há a indicação do número de horas necessárias para produzir cada produto (podem ser identificadas as taxas médias de remuneração 132 ORÇAMENTO por departamento, por centro de custos ou por operação) e é determinada a necessidade de pessoal contratado. Em relação ao orçamento específico de despesas operacionais, que envolve os departamentos administrativo, de vendas e financeiro, cada gestor responsável pelo seu departamento é que o elabora. O gerente de vendas é responsável pelo orçamento das despesas com vendas; o gerente de administração, pelo orçamento de administração, e assim sucessivamente. Após o preparo de todos os orçamentos específicos, unem-se os dados (receitas, custos e despesas) para elaborar o orçamento operacional que apontará qual será o lucro do período desejado. Orçamento de Vendas Todas as peças orçamentárias deverão partir dos dados das vendas da empresa. Uma opinião lógica para essa afirmação é a de que para uma empresa executar operações e gerar resultados, depende justamente das vendas. Sobre esse assunto, Padoveze (2005, p. 67) corrobora que “[...] para a maioria das empresas, todo o processo de planejamento operacional decorre da percepção da demanda de seus produtos para o período a ser orçado. Com isso, o volume de venda torna-se o fator limitante para todo o processo orçamentário”. Assim sendo, os gestores da empresa devem elaborar os orçamentos de cada departamento a partir da demanda identificada no mercado. Por esse motivo, quando o gestor projeta os gastos da empresa, deve-se acompanhar proporcionalmente o crescimento da empresa no mercado. Um ponto importante a ser avaliado é que algumas empresas podem ter diversos contratos de financiamentos junto às instituições financeiras. Por sua vez, esses contratos sofrem atualizações monetárias (juros) que serão reconhecidas como despesa financeira do período contratado. É necessário observar com cautela quando a empresa tem seu lucro líquido comprometido com a alta carga de despesa financeira de juros e, em contrapartida, apresenta um claro 133 Orçamentos e Projeções Capítulo 5 crescimento de participação no mercado. A empresa apresenta lucro operacional, mas esse lucro é comprometido na totalidade com juros de empréstimos financeiros (despesas financeiras), ou seja, operacionalmente a empresa está bem, mas financeiramente está péssima. O gestor da empresa possui a projeção do aumento das receitas de vendas, mas para os gastos adotam a postura de “corte de gastos” operacionais para “compensar” o aumento na demanda dos encargos financeiros. Não existe nenhuma lógica em decisões como essa, tomada por determinados gestores. Isso poderá aumentar a desconfiança nos demais envolvidos nas atividades operacionais em relação à capacidade e competência do profissional gestor. E alguns colaboradores irão trabalhar sob pressão, com receio de serem demitidos em função da incompetência do gestor. O gestor deverá propor soluções em relação às atividades operacionais e não desmantelar uma equipe de profissionais. Essa desconfiança pode gerar insegurança e uma possível evasão de profissionais em busca de novas oportunidades de trabalho. Já havíamos observado que o orçamento da empresa parte das vendas, mas pode ocorrer o contrário. As vendas somente podem ser previstas conforme a capacidade da produção da empresa. Sobre este assunto, Padoveze (2005, p. 67) diz que: Convém relembrar que, em alguns casos, o orçamento de vendas é decorrente do orçamento de produção. Ou seja, o fator limitante da empresa não é a demanda, pois o mercado estaria disposto a comprar todo o volume que a empresa produzisse de seus produtos. Nessa hipótese, o orçamento limitante seria o de produção. Exemplos desse tipo de empreendimento são alguns produtos naturais, como minérios, alimentos in natura etc. São alguns casos específicos e podem muito bem ser administrados e demonstram de forma clara a importância de adequar cada ferramenta orçamentária aos diversos tipos de empreendimentos. Padoveze (2005) ainda defende que empresas como de extração de produtos naturais devem atender ao mercado de acordo com a demanda proposta. Para o orçamento de vendas, vamos identificar alguns impostos incidentes. Podemos observar, na tabela a seguir, os percentuais utilizados em alguns impostos e seus efeitos sobre as vendas. 134 ORÇAMENTO Tabela 1 – Efeitos dos impostos sobre as vendas % Impostos e Contribuições PIS 1,65% 1,6500% Cofins 7,60 % 7,6000% ICMS 17% 17,0000% Impostos sobre Vendas26,2500% Mark-up divisor para formação do preço de venda 0,7375 Impostos sobre Vendas Fonte: O autor. Desta forma, teremos: PIS 1,65% COFINS 7,60% ICMS 17,0000% Total dos impostos sobre vendas 26,25%. Aqui, teremos o % de impostos e contribuições sobre as receitas de vendas na ordem de 26,25%, o que permite apurar o valor do preço de venda sugerido com o mark-up em 0,7375. Por exemplo: se o valor do custo de uma mercadoria (incluindo os custos diretos e indiretos) é de R$ 1.000,00 com o mark-up aplicado de 0,7375, o seu preço sugerido de vendas é de R$ 1.355,93, pois R$ 1.000,00 / 0,7375 = R$ 1.355,93. Ao aplicarmos o valor da receita bruta de vendas e descontarmos os impostos e contribuições incidentes sobre as vendas, teremos: Receita Bruta de Vendas: R$ 1.355,93 (-) Impostos sobre Vendas (26,25%): R$ 355,93 = Valor da Receita Líquida de Vendas: R$ 1.000,00 Valor líquido para a empresa: R$ 1.000,00 por unidade. Desta forma, o percentual dos impostos e contribuições sobre as vendas previstas para a elaboração desse orçamento está correto. Como neste livro de estudos abordamos o conceito do orçamento flexível, iremos aplicá-lo de forma a estabelecer períodos orçamentários no ano: dois semestres, ou seja, dois períodos de seis meses. No modelo conceitual do orçamento de vendas será utilizada apenas a projeção das vendas para o mercado interno. 135 Orçamentos e Projeções Capítulo 5 Tabela 2 – Previsão de vendas com impostos – 1º semestre Quantidade Preço Unitário Total Produto A 18.150 R$ 1.420,00 R$ 25.773.000,00 Produto B 22.120 R$ 1.650,00 R$ 36.498.000,00 Produto C 19.850 R$ 1.845,00 R$ 36.623.250,00 Total Vendas Líquidas R$ 98.894.250,00 Impostos Vendas 26,25000% R$ 35.199.648,31 Total Vendas Brutas R$ 134.093.898,31 EM MOEDA NACIONAL Período 1 Mercado Interno Fonte: O autor. De acordo com a tabela acima, o produto A tem uma quantidade prevista de vendas em 18.150 unidades ao valor sugerido de vendas sem os impostos na ordem de R$ 1.420,00, totalizando R$ 25.773.000,00. Ocorre a mesma sistemática para a previsão das vendas do produto 2 em 22.120 unidades (preço sem impostos R$ 1.650,00) e o produto 3 (preço sem impostos R$ 1.845,00) em 19.850 unidades. O valor total das vendas brutas é de R$ 134.093.898,31 no primeiro período de seis meses. Para apurar este resultado é necessário aplicar o mark-up de 0,7375 nas vendas sem impostos, de acordo com o seguinte cálculo: R$ 98.894.250,00 / 0,7375 = R$ 134.093.898,31. Nesse caso, os impostos e contribuições incidentes estão na ordem de R$ 35.199.648,31. Para isso: R$ 134.093.898,31 ( - ) R$ 98.894.250,00 = R$ 35.199.648,31. Para efeitos de previsão orçamentária, é importante estabelecer uma taxa de inflação para o período de seis meses, dado que eventuais perdas monetárias se dão por esse aspecto. Utilizaremos uma taxa hipotética de 2,50% para um período semestral. Obviamente este é um exemplo utilizado apenas para a elaboração deste livro de estudos. Na prática, é necessário que se aplique a taxa oficial divulgada pelo Banco Central do Brasil. Projetaremos as vendas para o segundo semestre com uma inflação de 2,50% ao semestre. A tabela a seguir terá os mesmos dados da tabela anterior, porém, devemos ter o cuidado de avaliar a possível demanda das vendas para o segundo período. 136 ORÇAMENTO Tabela 3 – Previsão de vendas com impostos – 2º semestre Quantidade Preço Unitário Total Produto A 23.160 R$ 1.455,50 R$ 33.709.380,00 Produto B 24.150 R$ 1.691,25 R$ 40.843.687,50 Produto C 23.485 R$ 1.891,13 R$ 44.413.070,63 Total Vendas Líquidas R$ 118.966.138,13 Impostos Vendas 26,25000% R$ 42.343.879,67 Total Vendas Brutas R$ 161.310.017,80 EM MOEDA NACIONAL Período 2 Mercado Interno Fonte: O autor. De acordo com a tabela acima, o produto A tem uma quantidade prevista de vendas em 23.160 unidades ao valor sugerido de vendas sem os impostos na ordem de R$ 1.455,50 (com a taxa de inflação prevista de 2,50%), totalizando R$ 33.709.380,00. Já o produto B está em 24.150 unidades (preço sem impostos R$ 1.691,25 com a incidência de 2,50% de inflação) e o produto C (preço sem impostos R$ 1.891,13 com incidência de 2,50% de inflação) em 23.485 unidades. O valor total das vendas brutas é de R$ 161.310.017,80 no segundo período de seis meses. Para apurar este resultado é necessário aplicar o mark-up de 0,7375 nas vendas sem impostos, de acordo com o seguinte cálculo: R$ 118.966.138,13 / 0,7375 = R$ 161.310.017,80. Neste caso, os impostos e contribuições incidentes estão na ordem de R$ 42.343.879,67. Para isso: R$ 161.310.017,80 (-) R$ 42.454.879,67 de impostos e contribuições = R$ 118.966.138,13 de valor líquido para a empresa. Orçamento de Investimentos As empresas que querem permanecer ativas no mercado e que não querem sucumbir às constantes inovações tecnológicas deverão, constantemente, investir em novos projetos. Desta forma, tanto para a expansão física da planta industrial como para a própria inovação tecnológica, é necessário preparar um relatório em que o gestor definirá qual é o valor que será desembolsado para projetos de novos investimentos. Conforme Carmona (2009, p. 48-49): Durante todo o processo de Orçamento de Capital, busca-se identificar quais os motivos que levam uma empresa a investir. Os motivos podem ser tanto de ordem econômica quanto de ordem estratégica. De forma mais detalhada, os motivos fundamentais são os seguintes: 137 Orçamentos e Projeções Capítulo 5 • Expansão: quando uma empresa busca novas oportunidades ou é levada a aumentar sua capacidade por contingências de mercados (concorrência, redução de custos, oportunidades de fundos disponíveis etc.). • Substituição: quando os equipamentos atuais já não suportam uma produção competitiva ou quando os custos para produzir com aqueles equipamentos não são mais suportáveis e, também, quando estes mesmos equipamentos geram um nível elevado de manutenção corretiva. • Modernização: necessidade de usar novos equipamentos que proporcionem custos mais competitivos e qualidade final do produto melhor. A questão principal é a atualização tecnológica. • Outros motivos estratégicos e/ou intangíveis (conforme o nível de concorrência). A excelência na gestão dos investimentos é de fundamental importância para atingir as metas orçamentárias. O orçamento de investimento deve ser elaborado com muito critério e zelo. As decisões dos gestores assim que estiverem definitivamente implantadas são geralmente irreversíveis, requerem o comprometimento de consideráveis recursos financeiros e condicionam o desempenho da empresa durante longo tempo. De nada vale investir um valor considerável se mais adiante as propostas orçamentárias não condizem com a demanda do mercado. É o tradicional “dinheiro jogado no lixo”. Brigham e Ehrhardt (2010, p. 500) dizem que: Por exemplo, a compra de um ativo com vida econômica de 10 anos “compromete” a empresa por um período de 10 anos. Além disso, pelo fato de a expansão de ativos se basear nas vendas futuras esperadas, a decisão de comprar um ativo que se espera que dure 10 anos requer uma previsão de vendas de 10 anos. Os investimentos devem reduzir custos e melhorar a eficiência operacional e administrativa em seu conjunto. Períodos de Estocagem de Produtos Nesta etapa dos estudos, elaboraremos o orçamento dos produtos que estão em processo de fabricação e produtos acabados, mas, qual é a sua utilidade? Serve principalmente para identificar e prever a quantidade de matéria-prima e insumos, bem como os recursos financeiros necessários para a sua aquisição. Pode ser traduzido como o orçamento de estoques que terá reflexo no fluxo de caixa da empresa para a devida aquisição de insumos para a produção (indústria) ou vendas (comércio). 138 ORÇAMENTO Devemos, primeiramente,identificar os aspectos operacionais da empresa referente ao prazo médio em dias de estocagem ou processo fabril. Os dados para a política de estocagem, incorporados ao orçamento de produtos acabados, podem ser obtidos por intermédio de técnicas para análises do prazo médio de estocagem ou rotação de estoques. Vamos utilizar a base de análise dos dias de estocagem para os três produtos que estamos orçando no nosso livro de estudos. Veja a tabela a seguir. Tabela 4 – Dias de estocagem estimados para produtos em processo e acabados Cálculo do Giro dos Estoques para o 1º Período do Ano - Fator crítico: Sazonalidade. Dias de Estocagem Estimados Produto A - em dias 13 24 Produto B - em dias 23 27 Produto C - em dias 18 28 Produção em Processo Produtos Acabados Fonte: O autor. A tabela acima apresenta uma estimativa de prazos de estocagem em produtos acabados e produtos em processo. Após a identificação das unidades que serão produzidas é possível planejar o volume das matérias-primas necessário para o processo produtivo. O orçamento das matérias-primas requer alguns cuidados básicos, como os seguintes: • As quantidades devem obedecer às fichas técnicas de produção de cada produto. • As quantidades de materiais estocados devem considerar o mínimo de segurança quanto à necessidade da produção para se ter o mínimo de estoques possíveis para continuidade do negócio. • Os materiais utilizados no processo produtivo para atendimento do plano de produção devem ser planejados previamente. • Os custos estimados das matérias-primas necessárias à produção devem ser definidos. A coordenação das necessidades de matérias-primas pode exercer influência sobre os lucros, a posição do caixa, o orçamento de compras e o orçamento de produção. Segundo Tung (1975, p. 162), “o custo dos materiais sofre o impacto das variações do preço e da quantidade”. 139 Orçamentos e Projeções Capítulo 5 Orçamento de mão de Obra Direta O gestor é o responsável pelo processo orçamentário na empresa e deve ter um cuidado especial no que tange à elaboração do orçamento da mão de obra direta ou indireta. Possui um papel muito importante na formação do custo total do produto e é fator determinante para a contratação ou demissão dos funcionários da empresa. Isto é definitivamente relevante para o treinamento dos funcionários na empresa. Gastos da empresa com treinamento e desenvolvimento de habilidades e capacitação dos empregados para que a empresa adquira conhecimentos e possa atender às exigências do mercado, tanto nos requisitos de desempenho e qualidade dos produtos existentes, quanto no lançamento de novos produtos (BIAGIO; BATOCCHIO, 2005, p. 223). As informações necessárias para se obter o custo da mão de obra poderão ser obtidas pelos relatórios das folhas de pagamento, horas de produção e quantidade de produtos a serem produzidos. Segundo Sanvicente e Santos (1983, p. 87), o orçamento da mão de obra direta significa: a) estimar a quantidade de mão de obra direta que será necessária para cumprir o programa de produção; b) projetar a taxa horária que será utilizada; c) calcular o custo total da mão de obra. Para um orçamento detalhado, Zdanowicz (1989, p. 83) estabelece o seguinte: a) mensurar a quantidade necessária de mão de obra direta, em termos de horas de trabalho; e a partir da quantidade de funcionários necessários para atingir a produção planejada; b) estimar o custo da mão de obra direta da produção para que os custos dos produtos possam ser calculados; c) apresentar subsídios ao departamento de pessoal para que este possa planejar as atividades de recrutamento, seleção, treinamento etc.; d) propiciar ao orçamento de caixa informações a respeito do desembolso necessário para o pagamento de mão de obra direta; e) fornecer ao controle administrativo dados por centro de custos e o custo padrão da mão de obra direta. Mesmo que a primeira versão do orçamento tenha ficado satisfatória, é altamente recomendado que a empresa crie algumas variações e faça simulações de diferentes cenários, prevendo situações possíveis e prováveis, como a abertura ou fechamento de canais de vendas, contratação ou demissão de pessoal adicional, realização de investimentos de expansão etc. 140 ORÇAMENTO O mais comum é que as empresas elaborem no mínimo três cenários: um cenário realista, um cenário pessimista e um cenário otimista. Desta forma, a empresa se antecipa às situações que poderiam causar prejuízos, preparando- se para minimizar os riscos e também para aproveitar oportunidades que se apresentam nas projeções de cenários. Orçamento de Unidades Físicas de EstoQue Com a estimativa das vendas em um período de seis meses (um semestre) e a estimativa de estocagem dos produtos acabados e em processo determinada em quantidades de dias podemos transformar todas as informações em uma mesma base de cálculo, identificando a necessidade de consumo dos insumos (matéria-prima e materiais auxiliares) no processo produtivo para um período de 180 dias. Vejamos a tabela a seguir: Tabela 5 – Estimativa de orçamentos para produtos em processo e produtos acabados – 1º semestre Produto A Vendas - Período 1 18.150 Unidades Dias no Ano 180 Produtos em Processo 1.311 Unidades Produtos Acabados 2.420 Unidades Produto B Vendas - Período 1 22.120 Unidades Dias no Ano 180 Produtos em Processo 2.826 Unidades Produtos Acabados 3.318 Unidades Produto C Vendas - Período 1 19.850 Unidades Dias no Ano 180 Produtos em Processo 1.985 Unidades Produtos Acabados 3.088 Unidades ORÇAMENTO DE ESTOQUES - Período 1 Fonte: O autor. 141 Orçamentos e Projeções Capítulo 5 A tabela anterior nos apresenta a estimativa de produtos em processo e produtos acabados para o primeiro semestre de um determinado exercício social. Teríamos para o produto A a seguinte situação: Vendas previstas no 1º período em 18.150 unidades / por 180, que é o prazo de seis meses. O resultado será de 100,8333 peças vendidas por dia, em média. Esse resultado de 100,8333 peças multiplica-se pelo prazo médio de produtos em processo de 13 dias (conforme Seção 5 deste Capítulo), o que resulta na manutenção de produtos em processo ao final dos 180 dias em 1.311 unidades. Por sua vez, o resultado de 100,8333 peças vendidas ao dia, em média, multiplicado ao prazo médio de produtos acabados em 24 dias, resultará em 2.420 unidades. O mesmo processo deverá ser feito para os produtos B e C, assim como a revisão desses cálculos para o período 2, que é o segundo semestre a ser avaliado. Não desenvolveremos todos esses cálculos aqui neste livro de estudos, porém, você poderá avaliá-los na planilha disponibilizada em sua trilha de aprendizagem. Os cálculos do volume de produtos em processo e produtos acabados são importantes para o planejamento do orçamento da produção, aquisição de mercadorias e fluxo de caixa. Orçamento de Produção O orçamento de produção ou orçamento do programa de produção é proveniente dos volumes de produtos a serem produzidos e dos produtos acabados. Baseando-se nos estoques iniciais e finais de produtos acabados e em processo de posse das estimativas de vendas é possível mensurar o volume de produção para o próximo exercício social, que fundamentará o orçamento de produção. O orçamento de produção é o instrumento para, com base no orçamento de vendas, determinar os recursos a serem adquiridos para atingir os objetivos de vendas já estabelecidos. Segundo Zdanowicz (1989, p. 69), os objetivos do orçamento de produção são os seguintes: a) estabelecer políticas aos níveis desejados de estoques de matérias-primas, produtos prontos e produtos em processo; b)planejar a quantidade de cada produto fabricado para cumprir as exigências de vendas e estar de acordo com 142 ORÇAMENTO as políticas de estoques fixadas pela empresa; c) programar ou escalonar a produção para períodos intermediários de tempo. A elaboração do orçamento de produção está relacionada ao orçamento de investimentos, dependendo das metas traçadas, como: • compra de máquinas ou reformas; • aumento do espaço físico da empresa; • melhorias no rendimento operacional; • normatização dos procedimentos operacionais. A seguir, apresentamos a estimativa da produção da seguinte maneira: (+) unidades de vendas do período, ou seja, a meta; (+) estoques de produtos finais; (-) estoques iniciais de produtos prontos; (=) TOTAL DE PRODUTO A SER PRODUZIDO. Vamos para o Orçamento de Produção do primeiro semestre. Tabela 6 – Orçamento de produção – 1º semestre Período 1 a) Estoque Inicial Produto A Produto B Produto C Em Processo 1.890 1.900 1.650 Acabados 4.570 4.120 4.260 Soma 6.460 6.020 5.910 b) Vendas Estimadas Produto A Produto B Produto C Mercado Interno 18.150 22.120 19.850 Soma 18.150 22.120 19.850 c) Estoque Final Previsto Produto A Produto B Produto C Em Processo 1.311 2.826 1.985 Acabados 2.420 3.318 3.088 Soma 3.731 6.144 5.073 d) Programa de Produção ( b + c - a ) 15.421 22.244 19.013 Fonte: O autor. 143 Orçamentos e Projeções Capítulo 5 Conforme a tabela acima, o orçamento de produção para o primeiro semestre iniciou com o estoque (registros históricos) dos seguintes produtos em processo: Produto A = 1.890 unidades. Produto B = 1.900 unidades. Produto C = 1.650 unidades. Para o estoque inicial dos produtos acabados, os registros históricos foram assim apresentados: Produto A = 4.570 unidades. Produto B = 4.120 unidades. Produto C = 4.260 unidades. As vendas estimadas foram assim apresentadas: Produto A = 18.150 unidades. Produto B = 22.120 unidades. Produto C = 19.850 unidades. O estoque final previsto encontrou-se da seguinte forma: Produtos em processo: Produto A = 1.311 unidades. Produto B = 2.826 unidades. Produto C = 1.985 unidades. Produtos acabados: Produto A = 2.420 unidades. Produto B = 3.318 unidades. Produto C = 3.088 unidades. Portanto, com essas informações, a programação da produção para os produtos A, B e C foi estimada de acordo com a seguinte fórmula: Programação de Produção = Vendas Estimadas + Estoque Final Previsto – Estoque Inicial Para cada produto em questão, o resultado alcançado na tabela anterior foi o seguinte: 144 ORÇAMENTO Produto A = 18.150 + 1.311 – 1.890 = 15.421 unidades. Os produtos B e C seguem a mesma sistemática. Agora, utilizaremos a mesma sistemática de cálculo para o segundo semestre. Observe a tabela a seguir. Tabela 7 – Orçamento de produção – 2º semestre Período 2 e) Vendas Estimadas Produto A Produto B Produto C Mercado Interno 23.160 24.150 23.485 Soma 23.160 24.150 23.485 f) Estoque Final Previsto Produto A Produto B Produto C Em processo 1.673 3.086 2.349 Acabados 3.088 3.623 3.653 Soma 4.761 6.708 6.002 g) Programa de Produção ( e + f - c ) 24.190 24.714 24.414 Fonte: O autor. O procedimento do cálculo para a apuração do programa de produção para o período 2 segue a mesma sistemática do período 1, porém, o saldo inicial dos estoques do período 2 refere-se aos estoques finais previstos no período 1, apurado anteriormente. Com essas informações, podemos partir para a próxima etapa, que é o orçamento de compras, consumo e estoque de materiais. Orçamento de Compras, Consumo e EstoQue de Materiais Nesta seção, apuraremos o orçamento de compras, consumo e estoque de materiais com o propósito de produzir os produtos A, B e C. Para a efetiva elaboração do processo orçamentário em relação aos materiais em estoques, devemos identificar as quantidades de dias em estocagem que as matérias-primas para a fabricação de cada produto necessitarão até serem 145 Orçamentos e Projeções Capítulo 5 utilizadas na produção (dias de estocagem estimados para produtos em processo e acabados). No nosso exemplo, a política de estocagem de matéria-prima e insumo da empresa se dão da seguinte forma: • Material A = 13 dias de estocagem. • Material B componente = 23 dias de estocagem. • Material C componente = 18 dias de estocagem. Para o consumo das matérias-primas temos a seguinte informação: • Produto A utiliza 2,30 unidades do material (matéria-prima ou componente em peças, quilos ou metros) A. • Produto B utiliza 2,90 unidades do material (matéria-prima ou componente em peças, quilos ou metros) B. • Produto C utiliza 3,10 unidades do material (matéria-prima ou componente em peças, quilos ou metros) C. No período 1, o custo unitário das matérias-primas A, B e C representam 20% do valor do preço de venda dos respectivos produtos produzidos e comercializados A, B e C. No caso, o preço de venda do produto A é de R$ 1.420,00 no período 1, então, 20% representa o valor de R$ 284,00 para seu custo de estoque na compra. Para o período 2, esse mesmo produto A sofreu a reposição inflacionária prevista em 2,5%, o que representa o preço de venda em R$ 1.455,50. Por sua vez, 20% desse valor considerado como custo de compra irá representar o valor unitário de R$ 291,10. Finalizando, quando se trata do novo custo médio estoque, significa que no período 2, no produto A, devemos realizar a seguinte operação: Saldo inicial de 2.561,5718 unidades ao valor unitário de R$ 284,00 R$ 727.486,38 + as compras de 57.093,2450 unidades ao novo custo unitário de R$ 291,10 16.619.843,62 = 59.654,8168 unidades ao valor total de R$ 17.347.330,00. 146 ORÇAMENTO O valor médio unitário do estoque se apura utilizando: R$ 17.347.330,00 valor total / 59.654,8168 unidades = R$ 290,7951 de custo médio por unidade em estoque no 2º período do produto A. Para os produtos B e C a sistemática para a apuração dos valores é a mesma. a) Orçamento de consumo, compras e estoque final do Produto A A partir de agora, vamos apurar o consumo de materiais e a necessidade de compra para a fabricação do Produto A durante o Período 1. Tabela 8 – Consumo de materiais A − 1º semestre PRODUTO A - PERÍODO 1 Consumo de materiais 2,3000 unidades do material A (Peças/Kilos ou Metros) X 15.421 Programa de Produção ( b + c - a ). Peças a serem produzidas. 35.467,9167 unidades do material A (Peças/Kilos ou Metros) para aquisição. Estoque Final do Material A 35.467,9167 Unid. / 180 X 13 Dias de Estocagem 2.561,5718 unidades do material A (Peças/Kilos ou Metros) Estoque Inicial 500,0000 unidades do material A (Peças/Kilos ou Metros) Compras necessárias p/ período 1 37.529,4884 unidades do material A (Peças/Kilos ou Metros) Valoração das quantidades orçadas para estoques, consumo e compras de materiais: Material A - Período 1 Quantidade Preço Unitário Total Saldo Inicial 500,0000 284,0000 142.000,00R$ Compras 37.529,4884 284,0000 10.658.374,71R$ Novo custo médio estoque 38.029,4884 284,0000 10.800.374,71R$ Consumo de materiais 35.467,9167 284,0000 10.072.888,33R$ Estoque Final 2.561,5718 284,0000 727.486,38R$ Fonte: O autor. É possível observar na tabela acima o seguinte: • Produto A: foram utilizadas 2,30 unidades de material A (peças, quilos ou metros) que, multiplicadas ao volume de 15.421 unidades (conforme letra “d” da Programação de produção constante na Tabela 6: Orçamento de produção – 1º semestre), resultarão no montante de 35.467,9167unidades de material A (peças, quilos ou metros) a ser utilizado no produto A. 147 Orçamentos e Projeções Capítulo 5 • As 35.467,9167 unidades de material A (peças, quilos ou metros) a serem utilizadas no produto A, divididas pelo período de 180 dias ou um semestre, resultarão em um coeficiente diário que, multiplicado ao prazo de estocagem de 13 dias da matéria-prima, totalizarão 2.561,5718 unidades de material A (peças, quilos ou metros) a serem utilizadas no produto A em estoque final. • Como o estoque inicial desse componente de matéria-prima está em 500,00 unidades de material A (peças, quilos ou metros) a serem utilizadas no produto A, as compras necessárias para o período 1 serão de 37.529,4884 unidades de material A (peças, quilos ou metros) a serem utilizadas no produto A. Compras necessárias: 35.467,9167 unidades de material A (peças, quilos ou metros) de consumo de materiais + 2.561,5718 unidades de material A (peças, quilos ou metros) de estoque final (–) 500,00 unidades de material A (peças, quilos ou metros) de estoque inicial resultarão em 37.529,4884 unidades de material A (peças, quilos ou metros) necessárias em compras. De acordo com a tabela anterior, podemos apurar os seguintes valores orçamentários para a compra da matéria-prima A: • Compras necessárias: 37.529,4884 unidades de material A (peças, quilos ou metros) por um preço médio de mercado de R$ 284,00 por unidades de material A (peças, quilos ou metros) totalizarão um valor de R$ 10.658.374,71 (este valor terá reflexo no Fluxo de Caixa). • Consumo de materiais: 35.467,9167 unidades de material A (peças, quilos ou metros) por um preço médio de mercado de R$ 284,00 por unidades de material A (peças, quilos ou metros) resultarão no montante de R$ 10.072.888,33 (este valor terá reflexo na Demonstração do resultado do exercício – DRE, na conta de Custo de mercadorias vendidas – CMV). Vamos apurar o consumo de materiais e a necessidade de compra para a fabricação do Produto A durante o Período 2. 148 ORÇAMENTO Tabela 9 – Consumo de materiais A − 2º semestre PRODUTO A - PERÍODO 2 Consumo de materiais 2,3000 unidades do material A (Peças/Kilos ou Metros) X 24.190 Programa de Produção ( e + f - c ). Peças a serem produzidas. 55.636,6167 unidades do material A (Peças/Kilos ou Metros) para aquisição. Estoque Final do Material A 55.636,6167 Unid. / 180 X 13 Dias de Estocagem 4.018,2001 unidades do material A (Peças/Kilos ou Metros) Estoque Inicial 2.561,5718 unidades do material A (Peças/Kilos ou Metros) Compras necessárias p/ período 2 57.093,2450 unidades do material A (Peças/Kilos ou Metros) Valoração das quantidades orçadas para estoques, consumo e compras de materiais: Material A - Período 2 Quantidade Preço Unitário Total Saldo Inicial 2.561,5718 284,0000 727.486,38R$ Compras 57.093,2450 291,1000 16.619.843,62R$ Novo custo médio estoque 59.654,8168 290,7951 17.347.330,00R$ Consumo de materiais 55.636,6167 290,7951 16.178.856,99R$ Estoque Final 4.018,2001 290,7951 1.168.473,01R$ Fonte: O autor. Observemos na tabela acima o seguinte: • Produto A: foram utilizadas 2,30 unidades de material A (peças, quilos ou metros) que, multiplicadas ao volume de 24.190 unidades (conforme letra “g” da Programação de produção constante na Tabela 7: orçamento de produção – 2º semestre), resultarão no montante de 55.636,6167 unidades de material A (peças, quilos ou metros) a ser utilizado no produto A. • As 55.636,6167 unidades de material A (peças, quilos ou metros) a serem utilizadas no produto A, divididas pelo período de 180 dias ou um semestre, resultarão em um coeficiente diário que, multiplicado ao prazo de estocagem de 13 dias da matéria-prima, totalizarão 4.018,2001 unidades de material A (peças, quilos ou metros) a serem utilizadas no produto A em estoque final. • Como o estoque inicial desse componente de matéria-prima está em 2.561,5718 (estoque final de matéria-prima do período 1) unidades de material A (peças, quilos ou metros) a serem utilizadas no produto A, as compras necessárias para o período 2 serão de 57.093,2450 unidades de material A (peças, quilos ou metros) a serem utilizadas no produto A. 149 Orçamentos e Projeções Capítulo 5 Compras necessárias: 55.636,6167 unidades de material A (peças, quilos ou metros) de consumo de materiais + 4.018,2001 unidades de material A (peças, quilos ou metros) de estoque final (–) 2.561,5718 unidades de material A (peças, quilos ou metros) de estoque inicial resultarão em 57.093,2450 unidades de material A (peças, quilos ou metros) necessárias em compras. De acordo com a tabela anterior, podemos apurar os seguintes valores orçamentários para a compra da matéria-prima A: • Compras necessárias: 57.093,2450 unidades de material A (peças, quilos ou metros) por um preço médio de mercado de R$ 291,10 por unidades de material A (peças, quilos ou metros) totalizarão um valor de R$ 16.619.843,62 (este valor terá reflexo no fluxo de caixa). • Consumo de materiais: 55.636,6167 unidades de material A (peças, quilos ou metros) por um preço médio de mercado de R$ 290,7951 por unidades de material A (peças, quilos ou metros) resultarão no montante de R$ 16.178.856,99 (este valor terá reflexo na Demonstração do resultado do exercício – DRE, na conta de Custo de mercadorias vendidas – CMV). b) Orçamento de consumo, compras e estoque final do Produto B A partir de agora, vamos apurar o consumo de materiais e a necessidade de compra para a fabricação do Produto B durante o Período 1. 150 ORÇAMENTO Tabela 10 – Consumo de materiais B − 1º semestre PRODUTO B - PERÍODO 1 Consumo de materiais 2,9000 unidades do material A (Peças/Kilos ou Metros) X 22.244 Programa de Produção ( b + c - a ). Peças a serem produzidas. 64.508,8889 unidades do material A (Peças/Kilos ou Metros) para aquisição. Estoque Final do Material B 64.508,8889 Unid. / 180 X 23 Dias de Estocagem 8.242,8025 unidades do material A (Peças/Kilos ou Metros) Estoque Inicial 7.000,0000 unidades do material A (Peças/Kilos ou Metros) Compras necessárias p/ período 1 65.751,6914 unidades do material A (Peças/Kilos ou Metros) Valoração das quantidades orçadas para estoques, consumo e compras de materiais: Material B - Período 1 Quantidade Preço Unitário Total Saldo Inicial 7.000,0000 330,0000 2.310.000,00R$ Compras 65.751,6914 330,0000 21.698.058,15R$ Novo custo médio estoque 72.751,6914 330,0000 24.008.058,15R$ Consumo de materiais 64.508,8889 330,0000 21.287.933,33R$ Estoque Final 8.242,8025 330,0000 2.720.124,81R$ Fonte: O autor. Observemos na tabela acima o seguinte: • Produto B: foram utilizadas 2,90 unidades de material B (peças, quilos ou metros) que, multiplicadas ao volume de 22.244 unidades (conforme letra “d” da Programação de Produção constante na Tabela 6: Orçamento de produção – 1º semestre), resultarão no montante de 64.508,8889 unidades de material B (peças, quilos ou metros) a ser utilizado no produto B. • As 64.508,8889 unidades de material B (peças, quilos ou metros) a serem utilizadas no produto B, divididas pelo período de 180 dias ou um semestre, resultarão em um coeficiente diário que, multiplicado ao prazo de estocagem de 24 dias da matéria-prima, totalizarão 8.242,8025 unidades de material B (peças, quilos ou metros) a serem utilizadas no produto B em estoque final. • Como o estoque inicial desse componente de matéria-prima está em 7.000,00 unidades de material B (peças, quilos ou metros) a serem utilizadas no produto B, as compras necessárias para o período 1 serão de 65.751,6914 unidades de materialB (peças, quilos ou metros) a serem utilizadas no produto B. 151 Orçamentos e Projeções Capítulo 5 Compras necessárias: 64.508,8889 unidades de material B (peças, quilos ou metros) de consumo de materiais + 8.242,8025 unidades de material B (peças, quilos ou metros) de estoque final (–) 7.000,00 unidades de material B (peças, quilos ou metros) de estoque inicial resultarão em 65.751,6914 unidades de material B (peças, quilos ou metros) necessárias em compras. De acordo com a tabela anterior, podemos apurar os seguintes valores orçamentários para a compra da matéria-prima B: • Compras necessárias: 65.751,6914 unidades de material B (peças, quilos ou metros) por um preço médio de mercado de R$ 330,00 por unidades de material B (peças, quilos ou metros) totalizarão um valor de R$ 21.698.058,15 (este valor terá reflexo no fluxo de caixa). • Consumo de materiais: 64.508,8889 unidades de material B (peças, quilos ou metros) por um preço médio de mercado de R$ 330,00 por unidades de material B (peças, quilos ou metros) resultarão no montante de R$ 21.287.933,33 (este valor terá reflexo na Demonstração do resultado do exercício – DRE, na conta de Custo de mercadorias vendidas – CMV). Vamos apurar o consumo de materiais e a necessidade de compra para a fabricação do Produto B durante o período 2. 152 ORÇAMENTO Tabela 11 – Consumo de materiais B − 2º semestre PRODUTO B - PERÍODO 2 Consumo de materiais 2,9000 unidades do material B (Peças/Kilos ou Metros) X 24.714 Programa de Produção ( e + f - c ). Peças a serem produzidas. 71.670,2778 unidades Estoque Final do Material B 71.670,2778 Unid. / 180 X 23 Dias de Estocagem 9.157,8688 unidades Estoque Inicial 8.242,8025 unidades do material A (Peças/Kilos ou Metros) Compras necessárias p/ período 2 72.585,3441 unidades do material A (Peças/Kilos ou Metros) Valoração das quantidades orçadas para estoques, consumo e compras de materiais: Material B - Período 2 Quantidade Preço Unitário Total Saldo Inicial 8.242,8025 330,0000 2.720.124,81R$ Compras 72.585,3441 338,2500 24.551.992,65R$ Novo custo médio estoque 80.828,1466 337,4087 27.272.117,47R$ Consumo de materiais 71.670,2778 337,4087 24.182.173,13R$ Estoque Final 9.157,8688 337,4087 3.089.944,34R$ Fonte: O autor. Na tabela acima podemos observar o seguinte: • Produto B: foram utilizadas 2,90 unidades de material B (peças, quilos ou metros) que, multiplicadas ao volume de 24.714 unidades (conforme letra “g” da Programação de produção constante na Tabela 7: Orçamento de produção – 2º semestre), resultarão no montante de 71.670,2778 unidades de material B (peças, quilos ou metros) a serem utilizadas no produto B. • As 71.670,2778 unidades de material B (peças, quilos ou metros) a serem utilizadas no produto B, divididas pelo período de 180 dias ou um semestre, resultarão em um coeficiente diário que, multiplicado ao prazo de estocagem de 23 dias da matéria-prima, totalizarão 9.157,8688 unidades de material B (peças, quilos ou metros) a serem utilizadas no produto B em estoque final. • Como o estoque inicial desse componente de matéria-prima está em 8.242,8025 (estoque final de matéria-prima do período 1) unidades de material B (peças, quilos ou metros) a serem utilizadas no produto B, as compras necessárias para o período 2 serão de 72.585,3441 unidades de material B (peças, quilos ou metros) a serem utilizadas no produto B. 153 Orçamentos e Projeções Capítulo 5 Compras necessárias: 71.670,2778 unidades de material B (peças, quilos ou metros) de consumo de materiais + 9.157,8688 unidades de material B (peças, quilos ou metros) de estoque final (–) 8.242,8025 unidades de material B (peças, quilos ou metros) de estoque inicial resultarão em 72.585,3441 unidades de material B (peças, quilos ou metros) necessárias em compras. De acordo com a tabela anterior, podemos apurar os seguintes valores orçamentários para a compra da matéria-prima B: • Compras necessárias: 72.585,3441 unidades de material B (peças, quilos ou metros) por um preço médio de mercado de R$ 338,2500 por unidades de material B (peças, quilos ou metros) totalizarão um valor de R$ 24.551.992,65 (este valor terá reflexo no Fluxo de Caixa). • Consumo de materiais: 71.670,2778 unidades de material B (peças, quilos ou metros) por um preço médio de mercado de R$ 337,4087 por unidades de material B (peças, quilos ou metros) resultarão no montante de R$ 24.182.173,13 (este valor terá reflexo na Demonstração do resultado do exercício – DRE, na conta de Custo de mercadorias vendidas – CMV). c) Orçamento de consumo, compras e estoque final do Produto C A partir de agora, vamos apurar o consumo de materiais e a necessidade de compra para a fabricação do Produto C durante o Período 1. 154 ORÇAMENTO Tabela 12 – Consumo de materiais C − 1º semestre PRODUTO C - PERÍODO 1 Consumo de materiais 3,1000 unidades do material C (Peças/Kilos ou Metros) X 19.013 Programa de Produção ( b + c - a ) 58.939,6111 unidades Estoque Final do Material C 58.939,6111 Unid. / 180 X 18 Dias de Estocagem 5.893,9611 unidades Estoque Inicial 500,0000 unidades do material A (Peças/Kilos ou Metros) Compras necessárias p/ período 1 64.333,5722 unidades do material A (Peças/Kilos ou Metros) Valoração das quantidades orçadas para estoques, consumo e compras de materiais: Material C - Período 1 Quantidade Preço Unitário Total Saldo Inicial 500,0000 369,0000 184.500,00R$ Compras 64.333,5722 369,0000 23.739.088,15R$ Novo custo médio estoque 64.833,5722 369,0000 23.923.588,15R$ Consumo de materiais 58.939,6111 369,0000 21.748.716,50R$ Estoque Final 5.893,9611 369,0000 2.174.871,65R$ Fonte: O autor. Na tabela acima podemos observar o seguinte: • Produto C: foram utilizadas 3,10 unidades de material C (peças, quilos ou metros) que, multiplicadas ao volume de 19.013 unidades (conforme letra “d” da Programação de produção constante na Tabela 6: Orçamento de produção – 1º semestre), resultarão no montante de 58.939,6111 unidades de material C (peças, quilos ou metros) a serem utilizadas no produto C. • As 58.939,6111 unidades de material C (peças, quilos ou metros) a serem utilizadas no produto C, divididas pelo período de 180 dias ou um semestre, resultarão em um coeficiente diário que, multiplicado ao prazo de estocagem de 18 dias da matéria-prima, totalizarão 5.893,9611 unidades de material C (peças, quilos ou metros) a serem utilizadas no produto C em estoque final. • Como o estoque inicial desse componente de matéria-prima está em 500,00 unidades de material C (peças, quilos ou metros) a serem utilizadas no produto C, as compras necessárias para o período 1 serão de 64.333,5722 unidades de material C (peças, quilos ou metros) a serem utilizadas no produto C. 155 Orçamentos e Projeções Capítulo 5 Compras necessárias: 58.939,6111 unidades de material C (peças, quilos ou metros) de consumo de materiais + 5.893,9611 unidades de material C (peças, quilos ou metros) de estoque final (–) 500,00 unidades de material C (peças, quilos ou metros) de estoque inicial resultarão em 64.333,5722 unidades de material C (peças, quilos ou metros) necessárias em compras. De acordo com a tabela anterior, podemos apurar os seguintes valores orçamentários para a compra da matéria-prima C: • Compras necessárias: 64.333,5722 unidades de material C (peças, quilos ou metros) por um preço médio de mercado de R$ 369,00 por unidades de material C (peças, quilos ou metros) totalizarão um valor de R$ 23.739.088,15 (este valor terá reflexo no Fluxo de Caixa). •Consumo de materiais: 58.939,6111 unidades de material C (peças, quilos ou metros) por um preço médio de mercado de R$ 369,00 por unidades de material C (peças, quilos ou metros) resultarão no montante de R$ 21.748.716,50 (este valor terá reflexo na Demonstração do Resultado do Exercício – DRE, na conta de Custo de Mercadorias Vendidas – CMV). Vamos apurar o consumo de materiais e a necessidade de compra para a fabricação do Produto C durante o Período 2. Tabela 13 – Consumo de materiais C − 2º semestre PRODUTO C - PERÍODO 2 Consumo de materiais 3,1000 unidades do material B (Peças/Kilos ou Metros) X 24.414 Programa de Produção ( e + f - c ). Peças a serem produzidas. 75.683,2278 unidades Estoque Final do Material C 75.683,2278 Unid. / 180 X 18 Dias de Estocagem 7.568,3228 unidades Estoque Inicial 5.893,9611 unidades do material A (Peças/Kilos ou Metros) Compras necessárias p/ período 2 77.357,5894 unidades do material A (Peças/Kilos ou Metros) Valoração das quantidades orçadas para estoques, consumo e compras de materiais: Material C - Período 2 Quantidade Preço Unitário Total Saldo Inicial 5.893,9611 369,0000 2.174.871,65R$ Compras 77.357,5894 378,2250 29.258.574,27R$ Novo custo médio estoque 83.251,5506 377,5719 31.433.445,92R$ Consumo de materiais 75.683,2278 377,5719 28.575.859,93R$ Estoque Final 7.568,3228 377,5719 2.857.585,99R$ Fonte: O autor. 156 ORÇAMENTO Na tabela acima podemos observar o seguinte: • Produto C: foram utilizadas 3,10 unidades de material C (peças, quilos ou metros) que, multiplicadas ao volume de 24.414 unidades (conforme letra “g” da Programação de Produção constante na Tabela 7: Orçamento de produção – 2º semestre), resultarão no montante de 75.683,2278 unidades de material C (peças, quilos ou metros) a serem utilizadas no produto C. • As 75.683,2278 unidades de material C (peças, quilos ou metros) a serem utilizadas no produto C, divididas pelo período de 180 dias ou um semestre, resultarão em um coeficiente diário que, multiplicado ao prazo de estocagem de 18 dias da matéria-prima, totalizarão 7.568,3228 unidades de material C (peças, quilos ou metros) a serem utilizadas no produto C em estoque final. • Como o estoque inicial desse componente de matéria-prima está em 5.893,9611 (estoque final de matéria-prima do período 1) unidades de material C (peças, quilos ou metros) a serem utilizadas no produto C, as compras necessárias para o período 2 serão de 77.357,5894 unidades de material C (peças, quilos ou metros) a serem utilizadas no produto C. Compras necessárias: 75.683,2278 unidades de material C (peças, quilos ou metros) de consumo de materiais + 7.568.3228 unidades de material C (peças, quilos ou metros) de estoque final (–) 5.893,9611 unidades de material C (peças, quilos ou metros) de estoque inicial resultarão em 77.357,5894 unidades de material C (peças, quilos ou metros) necessárias em compras. De acordo com a tabela anterior, podemos apurar os seguintes valores orçamentários para a compra da matéria-prima C: • Compras necessárias: 77.357,5894 unidades de material C (peças, quilos ou metros) por um preço médio de mercado de R$ 378,2250 por unidades de material C (peças, quilos ou metros) totalizarão um valor de R$ 29.258.574,27 (este valor terá reflexo no Fluxo de Caixa). • Consumo de materiais: 75.683,2278 unidades de material C (peças, quilos ou metros) por um preço médio de mercado de R$ 377,5719 por unidades de material C (peças, quilos ou metros) resultarão no montante de R$ 28.575.859,93 (este valor terá reflexo na Demonstração 157 Orçamentos e Projeções Capítulo 5 do Resultado do Exercício – DRE, na conta de Custo de Mercadorias Vendidas – CMV). De acordo com os valores apurados, teremos o seguinte cenário: 1) Compras reflexo nas contas a pagar da empresa e no fluxo de caixa devido à recuperabilidade dos impostos e contribuições das compras, deduzindo- os dos impostos e das contribuições das vendas e no fluxo de caixa da empresa. Período 1 (Produtos A, B e C) • Compras de materiais descontados os impostos (ICMS, PIS e COFINS em 26,25%) = R$ 56.095.521,01. • Impostos recuperáveis das compras (ICMS, PIS e COFINS em 26,25%) = R$ 19.966.202,39. • Valor total dos fornecedores = R$ 76.061.723,40. Período 2 (Produtos A, B e C) • Compras de materiais descontados os impostos (ICMS, PIS e COFINS em 26,25%) = R$ 70.430.410,54. • Impostos recuperáveis das compras (ICMS, PIS e COFINS em 26,25%) = R$ 25.068.451,21. • Valor total dos fornecedores = R$ 95.498.861,75. 2) Consumo reflexo na conta de CMV - Custo de Mercadoria Vendida, pois, com as novas aquisições e os saldos anteriores apurou-se o valor do novo custo médio unitário dos três produtos, e, de acordo com a quantidade vendida, há o consumo previsto com base no novo custo médio. Período 1 (Produtos A, B e C) • Valor de consumo de materiais descontados os impostos (ICMS, PIS e COFINS em 26,25%) = R$ 53.109.538,17. Período 2 (Produtos A, B e C) • Valor de consumo de materiais descontados os impostos (ICMS, PIS e COFINS em 26,25%) = R$ 68.936.890,04. 158 ORÇAMENTO Atividades de Estudos: 1) Apure a programação de produção para os produtos A, B e C de acordo com os dados a seguir: Período: 1º semestre a) Estoque Inicial Produto A Produto B Produto C Em Processo 13.000 9.500 8.700 Acabados 18.000 14.850 14.980 Soma b) Vendas Estimadas Produto A Produto B Produto C Mercado Interno 150.000 120.000 90.000 Soma c) Estoque Final Previsto Em Processo 9.500 7.600 8.900 Acabados 7.600 8.700 10.800 Soma d) Programa de Produção ( b + c - a ) 2) Como deve ser elaborado o orçamento de investimentos e quais são os possíveis riscos inerentes para esse tipo de orçamento de acordo com Brigham e Ehrhardt (2010)? _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________ 159 Orçamentos e Projeções Capítulo 5 Algumas Considerações Com isso, finalizamos o Capítulo 5. Neste último capítulo, você teve a oportunidade de estudar e compreender que o orçamento operacional é a parte que geralmente contém a maioria das peças orçamentárias, praticamente envolve todos os orçamentos específicos, englobando os orçamentos da estrutura administrativa, da estrutura de produção e da estrutura de vendas da empresa. O orçamento operacional tem como consequência a demonstração de resultados, manifestando os reflexos nas áreas de vendas, de custos e de despesas. Quando falamos de vendas líquidas, podemos observar que se tratam da “sobra” para a empresa. Ao gerar as receitas de vendas, o valor correspondente aos impostos sobre produtos e serviços não pertence à empresa, pertence ao governo. É importante estabelecer a previsão orçamentária em períodos semestrais, prevendo a demanda de produtos para o segundo período anual da empresa, considerando a influência de alguns aspectos como a inflação do período que incide sobre os preços de vendas e a sazonalidade ou identificação da demanda de acordo com a época do ano em que a empresa melhor atua. O item que aborda o orçamento de produtos em processo e orçamento de produtos acabados serve para identificar e prever a quantidade de matéria-prima e insumos, bem como os recursos financeiros necessários para a sua aquisição. Em outras palavras, é o orçamento de estoques. O orçamento de produção ou orçamento do programa de produção é decorrente dos orçamentosanteriores. Baseado nos estoques iniciais e finais de produtos acabados e em processo, e de posse das estimativas de vendas, é possível mensurar o volume de produção para o próximo exercício social que fundamentará o orçamento de produção. 160 ORÇAMENTO Referências BIAGIO, Luiz Arnaldo; BATOCCHIO, Antonio. Plano de negócios: estratégia para micro e pequenas empresas. Barueri: Manole, 2005. BRIGHAM, Eugene F.; EHRHARDT, Michael C. Administração financeira: teoria e prática. Trad. José Nicolás Albuja Salazar e Suely Sonoe Murai Cucci. São Paulo: Cengage Learning, 2010. CARMONA, Charles Ulises De Montreuil. Finanças corporativas e de mercados. São Paulo: Atlas, 2009. PADOVEZE, Clóvis Luís. Planejamento orçamentário: texto e exercícios. São Paulo: Thomson Learning, 2005. SANVICENTE, Antônio Zoratto; SANTOS, Celso da Costa. Orçamento na administração de empresas: planejamento e controle. 2. ed. São Paulo: Atlas, 1983. TUNG, Nguyen H. Orçamento empresarial no Brasil: para empresas industriais e comerciais. 2. ed. São Paulo: Edições Universidade Empresa, 1975. ZDANOWICZ, José Eduardo. Orçamento operacional: uma abordagem prática. 3. ed. Porto Alegre: Sagra, 1989.