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Gestão de Projetos Material Teórico Responsável pelo Conteúdo: Prof. Ms. Edson Nunes Revisão Textual: Profa. Ms. Natalia Conti Gestão de Projetos • O Conceito ou a Ideia do Projeto • Administração das Fases do Projeto • Gerenciamento da Integração do Projeto • Planejamento de um Projeto · Conhecer sobre planejamento e controle de processos de projetos OBJETIVO DE APRENDIZADO Gestão de Projetos Orientações de estudo Para que o conteúdo desta Disciplina seja bem aproveitado e haja uma maior aplicabilidade na sua formação acadêmica e atuação profissional, siga algumas recomendações básicas: Assim: Organize seus estudos de maneira que passem a fazer parte da sua rotina. Por exemplo, você poderá determinar um dia e horário fixos como o seu “momento do estudo”. Procure se alimentar e se hidratar quando for estudar, lembre-se de que uma alimentação saudável pode proporcionar melhor aproveitamento do estudo. No material de cada Unidade, há leituras indicadas. Entre elas: artigos científicos, livros, vídeos e sites para aprofundar os conhecimentos adquiridos ao longo da Unidade. Além disso, você também encontrará sugestões de conteúdo extra no item Material Complementar, que ampliarão sua interpretação e auxiliarão no pleno entendimento dos temas abordados. Após o contato com o conteúdo proposto, participe dos debates mediados em fóruns de discussão, pois irão auxiliar a verificar o quanto você absorveu de conhecimento, além de propiciar o contato com seus colegas e tutores, o que se apresenta como rico espaço de troca de ideias e aprendizagem. Organize seus estudos de maneira que passem a fazer parte Mantenha o foco! Evite se distrair com as redes sociais. Mantenha o foco! Evite se distrair com as redes sociais. Determine um horário fixo para estudar. Aproveite as indicações de Material Complementar. Procure se alimentar e se hidratar quando for estudar, lembre-se de que uma Não se esqueça de se alimentar e se manter hidratado. Aproveite as Conserve seu material e local de estudos sempre organizados. Procure manter contato com seus colegas e tutores para trocar ideias! Isso amplia a aprendizagem. Seja original! Nunca plagie trabalhos. UNIDADE Gestão de Projetos O Conceito ou a Ideia do Projeto Você já viu que um projeto possui 5 fases: Iniciação, planejamento, monitoramento e controle, execução e encerramento e para um desempenho satisfatório aplicar em cada fase do projeto o gerenciamento da integração, o gerenciamento do escopo, o gerenciamento do tempo, o gerenciamento dos custos, o gerenciamento da qualidade, o gerenciamento do RH, o gerenciamento das comunicações, o gerenciamento de riscos e o gerenciamento de suprimentos. Neste capítulo você verá a administração destas fases em um projeto e suas interligações. Antes da iniciação do projeto e de suas fases, obviamente há necessidade da se ter um conceito ou uma ideia para gerar o projeto. Correto? Ex pl or Segundo Slack (2002) o resultado da atividade de projeto é a obtenção de uma especificação minuciosamente detalhada do produto ou serviço. Estas especificações devem definir totalmente o produto ou serviço. Estas especificações devem conter: • O conceito global especificando a forma, a função, o objetivo global e os benefícios que o projeto trará; • Seu pacote especificando todo o conjunto de pro- dutos e serviços individuais necessários para aten- der o conceito; • O processo pelo qual o projeto irá realizar o conceito. A etapa de geração do conceito começa com uma ideia do produto ou serviço que deverão ser formalizadas e traduzidas em conceitos. Esses conceitos tem que estar de acordo com a missão e objetivos da empresa de modo a gerar um projeto preliminar que passará por avaliações e melhorias transformando-se, então, em um protótipo e projeto final que corresponde a uma especificação totalmente desenvolvida do projeto. A Figura 1 a seguir exemplifica as etapas do conceito do projeto até a sua especificação: Geração do conceito Projeto preliminar Avaliação e melhoria Prototipagem e projeto �nal Triagem Especi�cações • Conceito • Pacote • Processo Figura 1 – Etapas do conceito do projeto até sua especificação Fonte: Adaptado de Slack (2002) De posse das especificações começam as fases do projeto ou a Gestão de projetos propriamente dita, conforme exemplificação da Figura 2 a seguir: 8 9 Figura 2 – Limites do projeto Fonte: Adaptado de PMI (2013) Mesmo que a equipe de gerenciamento do projeto possa ajudar na redação do termo de abertura do projeto, este padrão pressupõe que a avaliação, aprovação e o financiamento do negócio são externos aos limites do projeto conforme Figura 1, assim como a entrega e o registro do projeto para os usuários finais. Entramos então nos processo de projeto, mais especificamente a administração das fases do projeto que veremos a seguir. Administração das Fases do Projeto Segundo Carvalho Junior (2012) o controle é parte fundamental na gestão ou administração de processos de projetos, quando são mencionadas as áreas de conhecimento do projeto e isto deve ser entendida como todas as áreas em que está fundamentado o projeto que é a integração, o escopo, o tempo, os custos, a qualidade, os recursos humanos, as comunicações, os riscos e as aquisições conforme já estudado nas unidades anteriores. Importante! As 5 fases do projeto podem ser consideradas como os processos da gestão ou administração do projeto e estão interligadas com as áreas do conhecimento do projeto assim como o gerenciamento das partes interessadas no projeto. Em Síntese 9 UNIDADE Gestão de Projetos Ta be la 1 – In te rli ga çõ es da s f as es do pr oje to co m as ár ea s d o c on he cim en to Ár ea s d o c on he cim en to Gr up os de pr oc es so s d e g es tã o o u a dm in ist ra çã o d e p ro je to s Gr up o d e p ro ce ss os de in ici aç ão Gr up o d e p ro ce ss os de pl an ej am en to Gr up o d e p ro ce ss os de ex ec uç ão Gr up o d e p ro ce ss o d e m on ito ra m en to e co nt ro le Gr up o d e p ro ce ss o de en ce rra m en to · Ge re nc iam en to da in te gr aç ão do pr oj et o · De se nv ol ve r o te rm o de ab er tu ra do pr oje to · De se nv ol ve r o pl an o d e g er en cia m en to do pr oj et o · Or ien ta r e ge re nc iar o tra ba lh o do pr oj et o · M on ito ra r e co nt ro lar o tra ba lh o d o p ro jet o · Re ali za r o co nt ro le in te gr ad o de m ud an ça s · En ce rra r o pr oj et o ou fa se · Ge re nc iam en to do es co po do pr oj et o · Pl an eja r o ge re nc iam en to do es co po · Co let ar os re qu isi to s · Cr iar a Es tru tu ra An alí tic a d o P ro jet o ( EA P) · Va lid ar o es co po · Co nt ro lar o es co po · Ge re nc iam en to do te m po do pr oj et o · Pl an eja r o ge re nc iam en to do cr on og ra m a · De fin ir as at ivi da de s · Se qu en cia r a s a tiv id ad es · Es tim ar os re cu rso s d as at ivi da de s · Es tim ar a du ra çã o d as at ivi da de s · De se nv ol ve r o cr on og ra m a · Co nt ro lar o cro no gr am a · Ge re nc iam en to do s c us to s do pr oj et o · Pl an eja r o ge re nc iam en to do s c us to s · Es tim ar os cu sto s · De te rm in ar o or ça m en to · Co nt ro lar os cu sto s · Ge re nc iam en to da qu ali da de do pr oj et o · Pl an eja r o ge re nc iam en to da qu ali da de · Re ali za r a ga ra nt ia da qu ali da de · Co nt ro lar as co m un ica çõ es · Ge re nc iam en to do s r ec ur so s hu m an os do pr oj et o · Pl an eja r o ge re nc iam en to do s r ec ur sos h um an os · M ob ili za r a eq ui pe do pr oj et o · De se nv ol ve r a eq ui pe do pr oj et o · Ge re nc iar a eq ui pe do pr oj et o · Ge re nc iam en to do s r ec ur so s d e co m un ica çã o d o p ro jet o · Pl an eja r o ge re nc iam en to da s c om un ica çõ es · Ge re nc iar as co m un ica çõ es · Co nt ro lar as co m un ica çõ es · Ge re nc iam en to do s r isc os do pr oj et o · Pl an eja r o ge re nc iam en to do s r isc os · Id en tif ica r o s r isc os · Re ali za r a ná lis e q ua lit at iva do s r isc os · Pl an eja r a s r es po sta s a os ri sc os · Co nt ro lar os ri sc os · Ge re nc iam en to da s a qu isi çõ es do pr oj et o · Id en tif ica r a s pa rte s i nt er es sa da s · Pl an eja r o ge re nc iam en to da s a qu isi çõ es · Co nd uz ir as aq ui siç õe s · Co nt ro lar as aq ui siç õe s · Ge re nc iam en to da s p ar te s in te re ss ad as no pr oj et o · Pl an eja r o ge re nc iam en to da s p ar te s i nt er es sa da s · Ge re nc iar o en ga jam en to da s p ar te s i nt er es sa da s · Co nt ro lar o en ga jam en to da s pa rte s i nt er es sa da s Fo nt e: ad ap ta do de PM I ( 20 13 ) 10 11 A Tabela 1 mencionada fornece as atividades necessárias para que haja a in- teração das fases do projeto com as áreas do conhecimento, note que o grupo correspondente ao processo de planejamento e o grupo correspondente ao mo- nitoramento e controle interagem com praticamente todas as áreas do conheci- mento. O mesmo ocorre em relação à área do conhecimento Gerenciamento da integração do projeto que também interage com todas as fases do projeto. A seguir trataremos destes assuntos com maiores detalhes. Gerenciamento da Integração do Projeto Segundo Carvalho Junior (2012) o termo integrar está associado à gestão que diz respeito à ação de administrar algo de modo a atender e consolidar um todo e não apenas produzir relações desconexas e fragmentadas às partes vinculadas ao ato de gerir ou administrar. A gestão da integração são processos que visam integrar de forma coordenada as várias partes constituintes do gerenciamento de projetos, para tanto o plano de projeto e os dados relevantes dos demais planos são incorporados de forma harmônica a fim de orientação e execução do projeto (VALERIANO, 2001). Conforme PMI (2013) e análises da Tabela 1 que fornece uma visão geral dos processos de gerenciamento da integração de projetos são descritos a seguir: • Desenvolver o termo de abertura do projeto: O desenvolvimento de um documento formal que autoriza a existência do projeto e fornece ao gerente do projeto a autoridade necessária para aplicar os recursos organizacionais às atividades do projeto; • Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto: O projeto possui um plano macro e aliado a estes planos macros existem os planos subsidiários. O processo de definição, preparação e coordenação de todos os planos subsidiários e sua integração cabe ao plano de gerenciamento de projeto, cabe ainda, a inclusão das linhas de base e os planos subsidiários integrados ao plano de gerenciamento do projeto; • Orientar e gerenciar o trabalho do projeto: O processo de liderar e executar os trabalhos descritos e definidos no plano de gerenciamento do projeto e suas respectivas implantações das eventuais mudanças aprovadas para atingir os objetivos e metas do projeto; • Monitorar e controlar o trabalho do projeto: O processo de acompanha- mento, revisão e registro do progresso do projeto para atender aos objetivos de desempenho descritos e definidos no plano de gerenciamento do projeto; • Realizar o controle integrado de mudanças: O processo de revisão de todas as solicitações de mudança, aprovação das mudanças e o gerenciamento das mudanças nas entregas, dos ativos de processos organizacionais, dos 11 UNIDADE Gestão de Projetos documentos do projeto e do plano de gerenciamento do projeto, e suas respectivas comunicações das decisões sobre os mesmos; • Encerrar o projeto ou fase: O processo de finalizar todas as atividades de todos os grupos de processos de gerenciamento do projeto a fim de encerrar formalmente o projeto ou a fase. De uma forma mais direta Valeriano (2001) diz que a gestão da integração pode ser também relacionada com os processos de Desenvolvimento do plano do projeto, Execução do plano de projeto e Controle geral de mudanças. Será que os conceitos do PMI (2013) estão relacionados com os conceitos relacionados por Valeriano (2001)? Vejamos. Ex pl or No processo de Desenvolvimento do plano do projeto o objetivo é proporcio- nar um guia para a execução, controle, revisões e medidas de progresso do projeto. O plano de projeto documenta as hipóteses, restrições e justificativas das decisões tomadas servindo como facilitador das comunicações no âmbito do projeto. A execução do plano de projeto é realizada utilizando como guia o plano do projeto e a maior parte do trabalho se dá na execução e controle simultâneo das tarefas que por sua vez alimentará o plano com as ações corretivas. O controle geral de mudanças é realizado por meio de um processamento pré-estabelecido e bem definido com atribuições claras de autoridades e responsabi- lidades pelos prazos e meios de aprovação, implementação e verificação. O controle geral de mudanças é necessário, pois eventualmente ocorrem mudanças em quais- quer dos elementos do projeto que devem ser documentadas a partir de um pedido formal para posterior processamento. Segundo Carvalho Junior (2012) não há uma fórmula exata para o gerenciamento e integração de um projeto. Existem ferramentas que podem auxiliar neste processo, porém para o sucesso do projeto há necessidade de muita criatividade e comprometimento da equipe encarregada do projeto assim como um bom relacionamento entre os diversos níveis hierárquicos uma vez que a alta administração pode exercer um papel negativo ou por não confiar no gestor ou por não respeitar suas atitudes. 12 13 Planejamento de um Projeto Segundo Lima (2010), é preciso estabelecer uma margem de tolerância na elaboração do planejamento do projeto com a utilização de técnicas que possibilitem que as informações sejam precisas e organizadas. O grupo de processos de planejamento consiste dos processos realizados para estabelecer, dentre outras coisas, os objetivos do projeto e desenvolver as ações necessárias para alcançar esses objetivos além de desenvolver o plano de gerenciamento e os documentos do projeto que serão usados para executá-lo. Se o projeto sofrer mudanças significativas ao longo de seu ciclo de vida há necessidade de revisitar um ou mais dos processos de planejamento e possivelmente alguns dos processos de iniciação. O plano de gerenciamento do projeto e seus documentos desenvolvidos como saídas do grupo de processos de planejamento farão interfaces com todos os aspectos do escopo, tempo, qualidade, comunicações, recursos humanos, riscos, aquisições e o gerenciamento das partes interessadas (PMI, 2013). Lima (2010) complementa dizendo que o plano do projeto analisa em detalhes o comportamento dos custos, cronograma e qualidade. O plano se transforma na base de avaliação do desempenho durante todas as etapas do projeto definindo comparações e a maneira de executar conforme o planejado, o plano também cita o que fazer, com quem fazer e quando fazer. Para que o projeto alcance o objetivo planejado com sucesso há necessidade do mesmo ser concluído no prazo, de acordo com os custos estipulados e com a qualidade requerida. Todos os projetos terão estas três restrições: prazo, custo e qualidade, e o não cumprimento de um destes 3 componentes interferirá no desempenho dos outros (LIMA, 2010). A Tabela 3 a seguir mostra a interação do planejamento com as áreas doconhecimento: PLANEJAMENTO INTEGRAÇÃO ESCOPO TEMPO CUSTOS QUALIDADE · Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto · Planejar o gerenciamento do escopo · Coletar os requisitos · Criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) · Planejar o gerenciamento do cronograma · Definir as atividades · Sequenciar as atividades · Estimar os recursos das atividades · Estimar a duração das atividades · Desenvolver o cronograma · Planejar o gerenciamento dos custos · Estimar os custos · Determinar o orçamento · Planejar o gerenciamento da qualidade 13 UNIDADE Gestão de Projetos Para Slack (2002) o gerenciamento do projeto é composto por 5 estágios sendo os estágios 1, 2, 3 e 5 de grande importância para o planejamento e controle do projeto como segue: Estágio 1: compreensão do ambiente do projeto; tanto os fatores internos quanto os fatores externos podem influenciar no projeto; Estágio 2: definição do projeto; neste estágio é estabelecido os objetivos do projeto, o escopo e a estratégia para o projeto; Estágio 3: planejamento do projeto; que é a decisão de como o projeto será executado; Estágio 4: execução técnica; desempenho dos aspectos técnicos do projeto, este estágio é determinado pelas especificidades de cada projeto; Estágio 5: controle do projeto; garantia que o projeto está sendo realizado de acordo com o planejado. A Figura 43mostra os 5 estágios do gerenciamento do projeto: O AMBIENTE DO PROJETO • Compreensão do ambiente do projeto • De�nição do projeto • Planejamento do projeto • Execução técnica • Controle do projeto Ações Corretivas Mudanças Estágio 1 Estágio 2 Estágio 3 Estágio 4 Estágio 5 Figura 3 Fonte: Adaptado de Slack (2002) Você verá a seguir com maiores detalhes os estágios de compreensão do ambiente do projeto, definição do projeto, planejamento do projeto e controle do projeto. Compreensão do ambiente do projeto que compreende todos os fatores que podem afetar o projeto durante seu ciclo de vida e é determinado pelas circunstâncias e cenários nas quais o projeto é executado. São exemplos de fatores ambientais a geografia onde o projeta está inserido, os fatores financeiros, políticos, legislativos, a cultura da empresa, etc. Existem ferramentas que auxiliam nesta análise que serão estudadas posteriormente. A Figura 4 a seguir exemplifica o ambiente em que o projeto está inserido: 14 15 Projeto Geografia Governo Cultura Nacional Consumidores Concorrentes Economia Recursos Usuários Outros projetos Subcontratados Estratégia da empresa Fornecedores Figura 5 – Ambiente do projeto Fonte: Adaptado de Slack (2002) A definição do projeto deve ser o mais claro possível e três elementos são necessários para definir um projeto: • Seus objetivos: item já estudado em profundidade nas unidades anteriores e tem que estar em sintonia e alinhados com a missão do projeto; • Seu escopo: item também já estudado em profundidade nas unidades anteriores que é um documento formal que define o que será realizado e o objetivo final a ser alcançado de acordo com os desejos, ansiedades e expectativas dos atores do projeto; • Sua estratégia: indica como o gerenciamento do projeto vai atingir seus objetivos e níveis de desempenho desejados nas fases do projeto e nos marcos importantes do projeto. • No planejamento do projeto entraremos no objetivo principal de estudo deste capítulo. Segundo Slack (2002) o planejamento do projeto visa 4 propósitos distintos: • Determinar o custo e a duração do projeto: possibilita a tomada de decisões maiores como, por exemplo, a decisão de seguir ou não com o projeto já no início; • Determinar o nível de recursos que serão necessários • Auxiliar na alocação do trabalho e no monitoramento do projeto: neste propósito deve-se também incluir quem é o responsável por o quê; • Auxiliar na avaliação dos impactos de quaisquer mudanças no projeto. 15 UNIDADE Gestão de Projetos O planejamento não é um processo único e conforme mudam as circunstâncias do projeto seu planejamento pode ser repetido várias vezes durante o ciclo de vida do projeto em questão. O replanejamento não pode ser considerado como falha no projeto, pois o projeto por ser único, tem como característica a incerteza que pode ser considerada uma situação normal e à medida que as informações ficam disponíveis as incertezas do projeto tendem a diminuir. Os 5 passos do planejamento de projeto segundo Slack (2002) são identificar as atividades, estimar tempos e recursos, identificar relações e dependências, identificar limitações de programação e corrigir a programação. A Figura 5 exemplifica os 5 passos do planejamento de projeto: Identi�car atividades O tim iz ar Estimar tempos e recursos Identi�car relações e dependências Identi�car limitações de programação Corrigir a programação Figura 5 – Processo de planejamento do projeto Fonte: Adaptado de Slack (2002) Como seria o processo de planejamento na prática? Ex pl or Vamos pegar como exemplo preparar um churrasco para 50 pessoas a fim de comemoração de seu aniversário. A definição do projeto é: Propósito: preparar um churrasco para 50 pessoas; Resultado final: churrasco com carne, frango, linguiça, maionese, arroz, salada e bebidas; Critério de sucesso: o plano usa o mínimo de pessoal, tempo e recursos com o máximo de satisfação dos convidados; Escopo: o projeto começa na ampla varanda de sua casa às 9 horas (preparativos para o churrasco) e termina às 18 horas do próximo domingo após seu aniversário; será contratada uma empresa que fornecerá os espetos, as bebidas e a estrutura de mesas e talheres; 1 operador para os preparativos da salada, maionese e arroz. 16 17 Em relação aos 5 passos do planejamento de projetos descritos na Figura 5 temos: Identificar as atividades – a estrutura desmembrada ou Estrutura Analítica do Projeto (EAP): para que o projeto possa ser administrável ele deve ser desmembrado em partes gerenciáveis este objetivo é atingido quando se faz a Estrutura Analítica do Projeto (EAP), ou seja, pega o projeto global e o desmembra em atividades menores de modo a facilitar o planejamento global. O EAP é uma ferramenta que auxilia no não esquecimento de alguma atividade e deve ser apresentada de modo hierárquico, organizado de modo a também ser um instrumento de comunicação de todos os envolvidos. A Figura 6 a seguir exemplifica como seria uma estrutura analítica para o projeto de preparar um churrasco comemorativo de seu aniversário: Churrasco para 50 pessoas Cotações empresa churrasco Contratação empresa Convidar amigos Preparar salada, maionese e arroz Obter salada Obter maionese Obter arroz 1 2 3 Nível Figura 6 – Estrutura analítica das atividades de preparar um churrasco Estimar tempo e recursos o estágio seguinte é identificar os requisitos de tempo e recursos dos pacotes de trabalho. Retomando o exemplo do churrasco de seu aniversário temos a Tabela 2: 17 UNIDADE Gestão de Projetos Tabela 2 – Estimativa de Recursos e tempo para o projeto Churrasco de seu aniversário Atividade Discriminação Valor unitário Total Início Tempo atividade (horas) · Convidar amigos · Fazer grupo no celular e enviar mensagem · Receber confirmações ------ ------ · 7 dias de antecedência · 2 horas · Escolher empresa · Cotação de 3 empresas ------ ------ · 11 dias de antecedência · 1 dia · Contratar empresa · Assinar contrato · 7 dias de antecedência · 1 dia · Efetuar pagamento · 10 kg de espeto carne · 8 kg de espeto frango · 10 kg de espeto linguiça · 1 operador · 12 mesas e 60 cadeiras (aluguel) · Bebidas (Refrigerantes e Máquina de Shopp) · $ 350,00 · $ 160,00 · $250,00 · $100,00 · $500,00 · $300,00 · $1660 · 5 dias de antecedência · 1 dia · Preparar salada, maionese e arroz · 2kg de tomate e 1 kg de pepino · 1 kg batata, 1 kg de cenoura e 10 ovos · 5 kg de arroz · $20,00 · $30,00 · $20,00 · $70,00 ·3 horas de antecedência · 3 horas (8h as 11h) · Preparar casa · Instalações das mesas, cadeiras e churrasqueira ----- ----- · 3 horas de antecedência · 3 horas (8h as 11h) · Recepcionar convidados · Recepção convidados ----- ----- · A partir das 11 horas · 5 horas (11h às 18h) · Festa Churrasco ----- ----- · 4 horas · 12h as 18h · Pagamento 50% restantes · Pagamento empresa contratada · (830,00) · 30 dias após término · Churrasco · 1 dia Importante! Você já presenciou algum churrasco em que o dono da festa teve que comprar alguma coisa de última hora ou por falta ou por esquecimento de algum item importante? A tabela 1 se trata de uma estimativa, se por algum motivo a empresa contratada tiver um tempo maior que 7 dias para a entrega do serviço ou chegar muito atrasada pode forçar você a ter gastos muito superiores ao estimado, a qualidade também pode ficar prejudicada se, por exemplo, as bebidas não estiverem geladas. Trocando ideias... Com a estimativa de um custo total de $1730,00 ($1660,00 da empresa contratada + $70,00 salada, maionese e arroz) você deve verificar se tem capital suficiente para o churrasco, se negativo uma alternativa seria você mesmo fazer todos os preparativos a fim de diminuir os custos. Se, por outro lado, você dispõe de mais recursos pode contratar um serviço de Buffet, em ambos os casos haverá necessidade de alteração no escopo do projeto e o fator tempo estará contra você trazendo um risco enorme de seu churrasco não ser realizado a contento. 18 19 Como você pode perceber o fator tempo tem que ser bem administrado e impacto de incertezas sobre tempos estimados leva a alguns gerentes de projeto a se utilizarem de uma curva de probabilidade para descrever estimativas. Quanto maior o risco maior a faixa de distribuição. A Figura 7 exemplifica os tempos estimados de seu churrasco a partir da escolha da empresa (não foi computado o prazo de 30 dias para pagamento dos 50% restantes): Tempo otimista Pr ob ab ili da de 3 5 6 13 Tempo mais provável Tempo esperado Tempo pessimista Duração da atividade Figura 7 – Distribuição dos tempos estimados Fonte: Adaptado de Slack (2002) A tendência de algumas pessoas é produzir estimativas otimistas, porém a probabilidade de ocorrência é relativamente baixa, porque ela representa o tempo que seria despendido se tudo corresse bem. As estimativas mais prováveis têm uma maior probabilidade de comprovar-se e as estimativas pessimistas pressupõem o que pode dar errado, dará errado. Devido à natureza inclinada da distribuição, o tempo esperado para a atividade não será o tempo mais provável. Identificar relacionamentos e dependências significa que todas as atividades de um projeto terão algum relacionamento com as demais e vão depender da lógica do projeto. Algumas atividades vão, por necessidade, precisar ser executadas em uma ordem particular. Por exemplo, na preparação do churrasco exemplificado nesta unidade, a sua casa precisa estar preparada antes dos convidados chegarem, que por sua vez, precisam ter ido embora (ao menos a grande maioria) para iniciar a limpeza da casa. Essas atividades têm um relacionamento dependente ou em série. Outras atividades não têm esse tipo de dependência das demais, por exemplo, o pagamento dos 50% restantes, poderia ser antecipado independentemente do churrasco em si, portanto essas duas atividades têm um relacionamento independente ou paralelo. Na Tabela 2 são apresentadas as atividades para a realização do churrasco comemorativo de seu aniversário. 19 UNIDADE Gestão de Projetos Os relacionamentos e as dependências de cada atividade é apresentada na Figura 8: Figura 9: Relacionamento e dependência das a vidades Convidar amigos Escolher empresa Contratar empresa Recepcionar amigos Preparar churrasco Salada, maionese e arroz Comprar salada, maionese e arroz Preparar salada, maionese e arroz CHURRASCO 7 dias 3 horas 3 horas 1 hora 4 horas Figura 8 – Relacionamento e dependência das atividades Identificar as limitações de programação uma vez que foram realizadas as estimativas de tempo e de esforços envolvidos em cada atividade e suas relações de dependências é possível comparar os requisitos do projeto com os recursos disponíveis. As limitações de programação podem ser as limitações por recursos e as limitações por tempo: • Limitações por recursos: uma vez estabelecido os níveis de recursos os mesmos nunca poderão ser excedidos e devido a estas limitações (recursos) o tempo do projeto poderá ser prejudicado. No nosso exemplo em específico, podemos considerar o valor de $1730,00 como uma limitação de recurso considerando este valor como o máximo a ser gasto com o churrasco; • Limitações por tempo: a prioridade dominante é a finalização do projeto dentro do prazo estipulado uma vez que os recursos disponíveis estão programados. Retomando nosso exemplo todos os recursos tem que estar disponíveis, no máximo, 1 hora antes do início do churrasco. Importante! O ideal seria que os responsáveis pelo planejamento pudessem examinar tanto as limitações por recursos como as limitações pelo tempo, porém em projetos muito grandes ou muito incertos talvez isto não seja possível ou, se for possível, sua computação poderia ter um custo de tempo e recursos muito elevados. Trocando ideias... 20 21 O Controle do projeto ocorre durante a execução do projeto, é o responsável por controlar o projeto, sendo esta atividade considerada de suma importância na interface planejamento x execução. O controle de projeto envolve três conjuntos de decisões o monitoramento, a avaliação e a intervenção: • Monitoramento: é utilizado para verificar o progresso do projeto. O gerente de projetos deve primeiramente decidir o que está procurando à medida que o projeto evolui, retomando novamente nosso exemplo o fator tempo tem que ser monitorado, porém o fator custo também pode ser monitorado, por exem- plo, você pode negociar com a empresa contratada o parcelamento do valor a fim de melhoria de seu fluxo de caixa. Outro item que pode ser monitorado é a qualidade do projeto como, por exemplo, se as bebidas estão geladas e os espetos estão com a qualidade adequada, se a qualidade não estiver conforme pode haver implicações no tempo e nos custos do churrasco, portanto proble- mas de qualidade implicam em impactos no tempo e nos recursos. • Avaliação: é realizada por meio de comparações do que foi planejado com o que está sendo executado. É importante que a avaliação possa ser realizada a qualquer momento para a verificação do desempenho global. No nosso exemplo do churrasco comemorativo de seu aniversário seria conveniente ligar para a empresa contratada para verificar se o cronograma está de acordo e se não haverá imprevistos tanto em relação ao tempo quanto em relação aos custos, isto está representado na Figura 9 a seguir: % d os cu st os in co rr id os TempoProjeto 0 100% Projeto Agora Figura 9 – Comparando gastos planejados com os reais Fonte: Adaptado de Slack (2002) 21 UNIDADE Gestão de Projetos • Intervenção: a intervenção no projeto consiste em fazer mudanças para trazer o projeto de volta com o que foi planejado. Se o projeto está fora de controle em relação a seus custos, tempo ou qualidade ou se os prazos de conclusão das atividades estão muito diferentes dos planejados, algum tipo de intervenção pode ser necessário. A natureza exata da intervenção vai depender das características técnicas do projeto, mas é provável que precise da participação das pessoas afetadas. Devido à natureza interconectada do projeto, em geral, uma mudança em qualquer parte do projeto vai surtir efeitos em outros lugares o que significa uma ampla consulta. Retomando nosso exemplo de seu churrasco comemorativo, um atraso muito grande da empresa responsável pelos espetos e bebidas acarretará, provavelmente, na ajuda de vários de seus amigos nointuito de não faltar os espetos e as bebidas além de acarretar perda de tempo e gastos muito superiores aos orçados. Importante! Se você aplicou as técnicas e os conhecimentos aprendidos nesta unidade provavelmente seu churrasco foi um sucesso! Lembrando que estes conceitos podem ser aplicados na grande maioria dos projetos. Trocando ideias... Importante! Encerramos aqui o importante tema Administração de processos de projetos com muita parte teórica e com exemplos práticos. Caso desejar se aprofundar neste assunto pesquise a bibliografia de seu material complementar. Até a próxima! Em Síntese 22 23 Material Complementar Indicações para saber mais sobre os assuntos abordados nesta Unidade: Livros Gestão de Projetos da Academia à Sociedade CARVALHO JUNIOR, M. R. Gestão de Projetos da academia à sociedade. Curitiba: Intersaberes, 2012. (e-book) Gestão de Projetos LIMA, R. J. B. Gestão de Projetos. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2010. (e-book) Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®) PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®). 5. Ed. Brasil: PMI, 2013 Gerenciamento Estratégico e Administração por Projetos. VALERIANO, D. Gerenciamento Estratégico e Administração por projetos. São Paulo: Makron books, 2001. (e-book) Administração da Produção SLACK, N.; CHAMBERS, S.; JOHNSTON, R. Administração da produção. 2. Ed. São Paulo: Editora Atlas, 2002. 23 UNIDADE Gestão de Projetos Referências CARVALHO JUNIOR, M. R. Gestão de Projetos da academia à sociedade. Curitiba: Intersaberes, 2012. (e-book) LIMA, R. J. B. Gestão de Projetos. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2010. (e-book) PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®). 5. Ed. Brasil: PMI, 2013 VALERIANO, D. Gerenciamento Estratégico e Administração por projetos. São Paulo: Makron books, 2001. (e-book) SLACK, N.; CHAMBERS, S.; JOHNSTON, R. Administração da produção. 2. Ed. São Paulo: Editora Atlas, 2002. CARVALHO, M. M.; RABECHINI JUNIOR, R. Fundamentos em Gestão de Projetos: Construindo Competências Para Gerenciar Projetos. 3. Ed. São Paulo: Atlas, 2011. DO VALLE, A. B. et al. Fundamentos do Gerenciamento de Projetos. 2. Ed. Rio de Janeiro: FGV, 2012. KANABAR, V.; WARBURTON, R. D. Gestão de Projetos. São Paulo: Saraiva, 2012. 24