gestão Documental módulo 5

Prévia do material em texto

G
ES
TÃ
O
 D
O
CU
M
EN
TA
L
46
MÓDULO 05
LOGÍSTICA E SISTEMAS DE IN-
FORMAÇÕES DE DOCUMENTOS
Objetivos Específicos:
• Compreender o surgimento e a história da logística;
• Compreender a logística em serviços;
• Identificar como os processos logísticos influenciam na gestão de documentos.
Olá, cursista!
Por meio deste módulo, iremos compreender a influência da logística dentro 
das organizações. Nosso foco será exclusivamente a aplicação da logística na gestão 
de documentos. Iremos abordar seus conceitos, objetivos e resultados esperados a 
partir de sua aplicação.
Com o mercado cada vez mais competitivo devido ao aperfeiçoamento das 
organizações, a logística passou a ser aplicada, tendo como objetivo a economia de 
recursos. Esse objetivo é cada vez mais fundamental para a sobrevivência das orga-
nizações. Com isso, desenvolver a gestão que forma o ciclo logístico é essencial para 
suprir, fabricar e distribuir no menor tempo, quando e onde o consumidor desejar.
5.1 Mas, afinal, o que é logística? 
A logística pode ser compreendida como o processo de planejamento, execu-
ção e controle de modo eficaz, relacionado ao transporte, à transferência e ao arma-
zenamento de informações ou produtos dentro e fora das organizações. Ela garante 
que o ciclo ocorra de maneira íntegra e os prazos de entrega sejam cumpridos. 
De acordo com o Concil of Logistics Management (Conselho de Gestão de 
Logística) (1996), a logística pode ser compreendida como o processo de planejar, 
implementar, controlar, armazenar e gerenciar estoques a partir de produtos ou infor-
mações acabadas.
Acesse o link https://www.youtube.com/watch?v=OdGxTs6vgUQ e conheça mais sobre a logística.
SAIBA MAIS
G
ES
TÃ
O
 D
O
CU
M
EN
TA
L
47
5.2 Como ocorreu o surgimento da logística?
Até os dias atuais, a logística não dispõe de uma data fixa relacionada a sua 
origem, mas, desde os tempos bíblicos, os generais utilizavam-na como meio de pla-
nejamento para guerras, em razão do longo período de batalha. Com isso, mapeavam 
inúmeras táticas para que suas tropas pudessem ser abastecidas com militares, blin-
dados, armas, munições e alimentos, tendo como principal objetivo, interceptar o alvo 
de forma eficiente. As figuras a seguir demonstram como a logística era aplicada nesse 
período. 
Figura 34 – Planejamento de guerra entre generais.
Fonte: https://blog.hellostepchange.com/blog/business-strategy-and-value-proposition-
intensives.
Figura 35 – Desembarque de militares em navios transportando insumos,
tropas, munições e blindados.
Fonte: https://www.cursosapientia.com.br/conteudo/noticias/75-anos-do-dia-d-os-
desembarques-da-normandia. 
G
ES
TÃ
O
 D
O
CU
M
EN
TA
L
48
Nos anais industriais, a logística sempre existiu e obteve inúmeras nomeações 
ao longo do tempo, conforme evidenciado por Lambert et al. (1998): logística de dis-
tribuição, empresarial, marketing, industrial, engenharia de distribuição, administração 
de materiais. Mas, embora as nomeações fossem diferentes, sempre se referiam à 
gestão do fluxo de bens de um ponto de origem a um ponto de consumo. Somente 
após a Segunda Guerra Mundial a logística passou a ter um avanço significativo.
Segundo Ballou (1993), após esse evento, o desenvolvimento logístico foi re-
levante devido à necessidade de transportar pessoas e suprimentos de um local a 
outro. Nas indústrias, o crescimento das demandas referente às variedades de produ-
tos começa a surgir e grandes seleções começam a acontecer, a logística passou por 
inúmeros desenvolvimentos, surgindo, assim, a logística empresarial nas organizações 
devido ao crescimento destas. A partir da década de 1980, a logística empresarial 
afirmou-se como uma área ampla, com foco não somente na distribuição física como 
também no gerenciamento de materiais e informações.
A logística empresarial está relacionada ao conhecimento e à gestão de fluxos 
de bens, serviços ou das informações que o coloca em movimentação. A finalidade é 
superar o tempo e a distância na movimentação de bens ou na entrega de serviços de 
forma eficaz, eficiente e efetiva (BALLOU, 1993).
5.2.1 Logística nos serviços públicos
Deve-se considerar que há diferença entre os processos de gestão de logística 
de uma empresa privada e de uma organização pública. Contudo, se faz necessário 
relembrar que a logística é parte fundamental para a gestão de políticas públicas, visto 
que grande parte destas depende da movimentação de material, informação, docu-
mentos ou pessoas.
Apesar das análises que evidenciam a logística como componente fundamen-
tal para as políticas públicas e que o estudo sobre gestão empresarial tem potencial 
para servir de parâmetro, existe uma série de elementos específicos no que se refere 
aos estudos da logística nas organizações públicas. Essas especificidades se norteiam 
a partir de uma perspectiva diferenciada, tendo em consideração que, nas organiza-
ções privadas, a discussão sobre logística mostra-se como uma nova metodologia de 
diminuir os custos e aumentar os lucros. Já para as organizações públicas, o foco não 
está somente ligado à diminuição dos custos, como também à promoção do acesso 
da população e garantia dos direitos e da legalidade nos procedimentos que regem a 
gestão pública (COSTA, 2000; STARKS, 2006).
SAIBA MAIS
Conheça sobre a evolução da logística. Acesse o link https://www.youtube.com/watch?v=qPnDf-
VTVm64. 
https://www.youtube.com/watch?v=qPnDfVTVm64
https://www.youtube.com/watch?v=qPnDfVTVm64
G
ES
TÃ
O
 D
O
CU
M
EN
TA
L
49
5.2.2 Como os processos logísticos influenciam na gestão de docu-
mentos?
A fim de analisar os impactos da logística e suas especificidades para a gestão 
de documentos, utilizamos uma caracterização dos principais tipos de decisões logís-
ticas, como: planejamento, implementação, controle, armazenamento, leiaute, endere-
çamento logístico e sistemas de informações documentais. A figura a seguir demons-
tra os pilares dos processos logísticos aplicados na gestão de documentos.
Figura 36 – Pilares do processo logístico.
Fonte: autoria própria.
O planejamento é essencial para determinar a localização do arquivo. Ele é 
um dos fatores essenciais que influenciam as características estratégicas e construti-
vas, sendo um fator decisório para sucesso ou fracasso do arquivo. Deve ser levado 
em consideração o volume documental, quais tipos de documentos serão arquivados, 
além disso, as demandas levando em consideração os aspectos de localização do so-
licitante e os custos com terreno, edificação, equipamentos e mão de obra. 
Segundo Maximiano (2000), o processo de planejamento pode ser definido 
como o objetivo a ser alcançado, quais os meios para se alcançar tais objetivos e os 
resultados esperados. Ainda passar de uma situação conhecida para uma situação 
desejada num determinado espaço de tempo, tomar decisões no presente que vão 
afetar no futuro, para, assim, reduzir o nível de incerteza.
Nessa mesma linha, Moura (2010) explica que a armazenagem inclui todas 
as atividades destinadas à guarda e à distribuição de materiais ou informações, en-
volvendo depósitos, almoxarifado, centros de distribuição, arquivos, entre outros. A 
armazenagem é a administração do espaço necessário para manter estoques. Envolve 
localização, dimensionamento da área, arranjo físico, recuperação de estoque de do-
cas ou baias de atração e configuração do armazém (BALLOU, 2015).
Por sua vez, Fuster Ruiz (1999) explica que a palavra arquivo, geralmente, 
possui três concepções: “como conteúdo documental” (um conjunto de documentos), 
“como instituição” (uma instituição onde se reúne, organiza, guarda e difunde os do-
cumentos) e “como continente ou lugar de conservação” (um local ou depósito onde 
G
ES
TÃ
O
 D
O
CU
M
EN
TA
L
50
se conserva e se consulta os documentos arquivísticos). A função de um arquivo é 
guardar a documentação e principalmente fornecer aos interessados as informações 
contidas em seu acervo de maneira rápida e segura (RONCAGLIO;ROBERTO; BOJA-
NOSKI, 2004).
Após a escolha da localização do arquivo, será necessário realizar o plane-
jamento do leiaute deste arquivo. Deve-se considerar as particularidades de movi-
mentação dos documentos arquivados, levando em consideração quatro fatores: a 
quantidade de andares na instalação, um plano de utilização de espaço, o fluxo de 
documentos e a largura dos corredores que deve ser projetada de acordo com as di-
mensões dos equipamentos de manuseio.
O projeto do leiaute do arquivo deve considerar as particularidades de mo-
vimentação dos documentos arquivados pela organização. Investir no mapeamento 
físico é o menor gasto relacionado ao arquivo que ajudará a aumentar sua eficiência 
para a organização (BOWERSOX et al., 2014).
A falta de planejamento no leiaute pode gerar inúmeros problemas para a or-
ganização. Desde o prejuízo, gerado pelo aproveitamento incorreto do espaço amostral 
interno, gerando uma baixa capacidade de armazenamento, até condições inapropria-
das que não favoreçam a realização de um endereçamento logístico dos documentos 
(MARTINS, 2001; BALLOU, 2004).
O endereçamento logístico tem como objetivo identificar a localização exata 
de um conjunto de documentos arquivados. Segundo Martins (2002), o endereça-
mento é uma das técnicas para facilitar a localização de itens. Um bom endereçamen-
to logístico corrobora: máximo aproveitamento do espaço; Utilização efetiva de mão 
de obra e equipamento; Acesso fácil a todos os itens; Movimentação eficiente; Máxima 
proteção dos itens; Boa qualidade de armazenagem.
Existem vários métodos de endereçamento usados em armazéns, mas geral-
mente busca-se uma forma simples de endereçar as mercadorias, de fácil entendi-
mento tanto pelos funcionários efetivos quanto dos temporários. É necessária uma 
forma de orientação simplificada e de farta sinalização de modo a minimizar a dificul-
dade de encontrar os produtos dentro do depósito (ALVES NETO, 2013).
O processo de implementar e colocar em execução o que foi planejado leva 
em consideração os meios que os volumes documentais serão arquivados. Pode ser 
de acordo com sua classificação ou por assunto. Para este processo, recomenda-se a 
utilização de planos de ação. Esta é uma ferramenta muito útil para traçar um objetivo 
dentro do planejamento, capaz de orientar as diversas ações que deverão ser imple-
mentadas e estruturadas, permitindo assim, o desenvolvimento do planejamento.
Segundo Hanna (1987), para o compromisso e o sucesso da implementação 
do planejamento não basta que os planos e estratégias sejam plena e racionalmente 
articulados. É preciso que este seja uma responsabilidade básica da administração e 
que seja difundido por toda a organização. A figura a seguir demonstra o processo de 
planejamento, padronização do leiaute e endereçamento do arquivo da Universidade 
Estadual do Maranhão (UEMA).
G
ES
TÃ
O
 D
O
CU
M
EN
TA
L
51
Figura 37 – Processo de planejamento, padronização e endereçamento do arquivo da UEMA.
SSS
Fonte: elaborado pelos autores.
O controle do acervo documental é um conjunto de processos, como: arma-
zenamento, gestão e tratamento do volume documental. Ele acontece a partir de 
dados e informações reais, essenciais para as rotinas organizacionais. Conforme Ching 
(2001), o controle de documentos consiste no registro dos dados reais, corresponden-
tes aos planos mencionados.
O processo de gerenciamento dos arquivos consiste no controle total da mas-
sa documental arquivada. Ele leva em consideração o plano de classificação, tabela 
de temporalidade, quantidade de documentos, acondicionamento, endereçamento e 
sistemas de informações que visam à consulta e localização de um determinado do-
cumento arquivado. 
MAPA DE RISCO
GRUPO 1 VERDE GRUPO 2 VERMELHO GRUPO 3 MARRON GRUPO 4 AMARELO GRUPO 5 AZUL
RISCOS FÍSICOS RISCOS QUÍMICOS RISCOS BIOLÓGICOS RISCOS ERGOMÔMICOS RISCOS DE ACIDENTES
TEMPERATURAS EXTREMAS POEIRAS VÍRUS
LEVANTAMENTO E TRANSPORTE MANUAL 
DE PESO
ILUMINAÇÃO INADEQUADA
CALOR BACTÉRIAS POSTURA INADEQUADA ELETRICIDADE
PROTOZOÁRIOS CONTROLE RÍGICO DE PRODUTIVIDADE ARMAZENAMENTO INADEQUADO
FUNGOS IMPOSIÇÃO DE RITMOS EXCESSIVOS ANIMAIS PEÇONHENTOS (ARANHA, BARBEIRO, ETC)
PARASITAS MONOTOMIA E REPETITIVIDADE
OUTRAS SITUAÇÕES DE RISCO QUE PODERÃO 
CONTRIBUIR PARA A OCORRÊNCIA DE ACIDENTES
BASILOS
Lado B Estante 01
Lado A 5 Andares
Lado B Estante 02
Lado A 5 Andares
Lado B Estante 03
Lado A 5 Andares
Lado B Estante 04
Lado A 5 Andares
Lado B Estante 05 Lado A Lado B
Lado A 5 Andares Estante 06
5 Andares
Lado B Estante 08
Lado A 5 Andares
Lado A Lado B
Estante 07
5 Andares
ENTRADA PRINCIPAL
Mesa
Mesa
A
rm
ár
io
 
0
4 
/ 
0
4
 
G
av
et
a
A
rm
ár
io
 
03
 /
 0
4
 
G
av
et
a
A
rm
ár
io
03
 /
 0
4
 
G
av
et
a
A
rm
ár
io
 
07Armário 
01
Armário 
06 / 04
Gaveta
Armário 
05 / 04
Gaveta
G
ES
TÃ
O
 D
O
CU
M
EN
TA
L
52
Os sistemas de informações documentais atuam como conexões entre todos 
os processos logísticos documentais em um processo integrado, a partir da utilização 
de hardware e software para medir, controlar e gerenciar todo volume documental. 
Para Pereira e Fonseca (1997), os sistemas de informação são mecanismos de 
apoio à gestão, desenvolvidos com base na tecnologia de informação e com suporte 
da informática para atuar como condutores das informações que visam facilitar, agi-
lizar e otimizar o processo decisório nas organizações. A figura a seguir representa as 
dimensões de um sistema de informação.
Figura 38 – As dimensões do sistema de informação.
Fonte: Laudon e Laudon (2010).
Para Laudon e Laudon (2010), os sistemas de informação são formados pelas 
dimensões humana, organizacional e tecnológica.
Dimensão Pessoas: é a dimensão responsável pelo abastecimento e uso dos 
sistemas de informação.
Dimensão de Organização: esta dimensão reflete todas as práticas de admi-
nistração e gerência das empresas.
Dimensão Tecnologia: inclui toda a parte de tecnologia que compõe uma 
empresa. São elas: hardwares, softwares e o banco de dados que são os recursos res-
ponsáveis pela gerência da informação.
VALE LEMBRAR:
O software Excel é uma poderosa ferramenta. Ele tem como um de seus obje-
tivos, realizar o gerenciamento de documentos, desde que o mesmo esteja padroniza-
do a partir de informações importantes que levam a localização de um determinado 
documento. 
A tabela a seguir representa um sistema de informação documental contendo 
informações importantes, como: a localização física da caixa, número da caixa, favore-
cido, descrição do processo, classificação de acordo com a Tabela de Temporalidade, 
data e número do processo. 
O
RG
AN
IZA
ÇÕE
S
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
TECNOLO
G
IA
PESSOAS
SISTEMA DE 
INFORMAÇÃO
G
ES
TÃ
O
 D
O
CU
M
EN
TA
L
53
Tabela 2 – Sistema de informação documental.
SISTEMA DE INFORMAÇÃO DOCUMENTAL
Localização 
Física Ano
N° da 
caixa
Descrição 
da caixa Favorecido
Descrição 
do 
processo
Classificação Data N° do processo
Fonte: elaborado pelos autores.
Levando para o âmbito empresarial, Silva (2007) ressalta que os gestores pos-
suem grande dependência do recurso informação, que é a matéria-prima na tomada 
de decisão. A informação necessita ter um sentido lógico para quem a está utilizando. 
Além disso, os sistemas de informações documentais devem ser configurados de for-
ma a atender eficientemente às necessidades de seus usuários, bem como incorporar 
conceitos, políticas e procedimentos que estimulem o gestor a tomar as melhores 
decisões no processo de gestão. A figura a seguir demonstra o processo logístico apli-
cado na gestão de documentos.
Figura 39 – Processo logístico na gestão de documentos.
Fonte: elaborado pelos autores com adaptação de Novaes (2001).
RESUMO 
Neste módulo, conhecemos os constructos teóricos relacionados ao surgimen-
to, história e evolução da logística. Identificamos como a logística influencia em servi-
ços e seus impactos e benefícios para a gestão dedocumentos, visto que a logística 
contribui para que ocorra a padronização, controle, redução dos custos e cumprimen-
tos dos prazos, disponibilizando os documentos quando e onde o solicitante desejar. 
Armazenamento -
ARQUIVOS:
 Corrente
 Intermediário
 Permanente
Processo de planejar , operar e con-
trolar os volumes documentais
De modo optimizado, econô-
mico, eficaz e efetivo
Do ponto de origem: 
Conjunto de documen-
tos acondicionados
Ao ponto de consumo: 
Consulta de documen-
tos para fins adminis-
trativos ou processuais
Satisfazendo as necessidades 
e preferências do solicitante
G
ES
TÃ
O
 D
O
CU
M
EN
TA
L
54
REFERÊNCIAS 
ALVES NETO, J. Como endereçar seu armazém. Tecnologística. Set. 2013. Disponível em: < https://www.
tecnologistica.com.br/portal/artigos/64016/como-enderecar-seu-armazem>. Acesso em: 29 nov. 2021.
BALLOU, R. H. Logística Empresarial. São Paulo, Atlas, (1993).
BALLOU, Ronald H. Logística empresarial: transporte, administração de materiais e distribuição física. 
5ª ed. Porto Alegre: Bookman. 2006.
BALLOU, Ronald H. Gerenciamento da cadeia de suprimentos: planejamento, organização e logística 
empresarial. 4ª ed. Porto Alegre: Bookmann, 2001.
BOWERSOX, D. J.; CLOSS, D. J.; COOPER. Gestão Logística da Cadeia de Suprimentos. 1., ed. Porto Ale-
gre: Bookma, 2006.
COSTA, A.L. Sistema de compras públicas e privadas no Brasil. Revista de Administração, São Paulo, v. 
35, n. 4, out./dez. 2000.
COUNCIL OF LOGISTICS MANAGEMENT: Supply Chain Management/Logistics Management Definitions. 
Disponível em: http://www.clm1.org/. Acesso em: 22 nov. 2021.
CHING, H. Y. Gestão de estoques na cadeia de logística integrada. 2 ed. São Paulo: Atlas, 2001.
FUSTER RUIZ, Francisco. Archivística, archivo, documento de archivo... Necesidad de clarificar los con-
ceptos. Anales de Documentación, [s. l.], n. 2, p. 103-120, 1999. Disponível em: <https://revistas.um.es/
analesdoc/article/view/2631/2611>. Acesso em: 29 nov. 2021.
HANNA, Nagy. Planejamento estratégico e administração da mudança. Finanças & Desenvolvimento, 
v. 7, n. 1, p. 30-33, março 1987.
LAUDON, K.C,; LAUNDON, J.P. Sistemas de informação gerencial. 7.ed.São Paulo: Pearson Prentice Hall, 
2007.
MARTINS, Petrônio G.; ALT, Paulo R. C. Administração de Materiais e Recursos Patrimoniais. São Paulo: 
Saraiva, 2001.
MAXIMIANO, A. C. Amaru. Introdução à Administração. 6. ed. São Paulo: Atlas, 2006.
G
ES
TÃ
O
 D
O
CU
M
EN
TA
L
55
MOURA, Reinaldo A. Armazenagem: Do Recebimento à Expedição em Almoxarifados ou Centros de 
Distribuição. São Paulo: IMAN, 2008.
NOVAES, Antônio Galvão. Logística e gerenciamento da cadeia de suprimentos: estratégia, operação e 
avaliação. 2. ed. Rio de Janeiro: Campus, 2001.
PEREIRA, Maria; FONSECA, João. Faces da decisão: as mudanças de paradigmas e o poder da decisão. 
São Paulo: Makron Books, 1997.
RONCAGLIO, Cynthia; SZVARÇA, Décio Roberto; BOJANOSKI, Silvana de Fátima. Arquivos, Gestão de 
Documentos e Informação. Enc. BIBLI: R. Eletr. Bibl. Ci. Inf., Florianópolis, n. esp., 2º sem. 2004.
SILVA, Heber Ridão. et. al. A importância da controladoria no processo de gestão. Revista Eletrônica de 
Ciências Empresarias. Ano I, No. 01, jul. / dez. 2007.
STARKS, G. The evolution and adoption of a supply chain focus in public organizations. Contract Ma-
nagement, May 2006.
G
ES
TÃ
O
 D
O
CU
M
EN
TA
L
56
Av. Oeste Externa, 2220 - São Cristóvão, São Luís - MA
www.uemanet.uema.br