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AULA 6 NEUROCIÊNCIA APLICADA A GESTÃO DE CONFLITOS, NEGOCIAÇÃO E MUDANÇA Prof. Julio Cesar Luchmann 2 INTRODUÇÃO Técnicas de tomada de decisão Todos os dias tomamos inúmeras decisões sem perceber. O tempo todo somos estimulados a decidir e a fazer escolhas que podem não ter nenhum impacto, e outras que podem mudar uma vida para sempre. Melhorar nossa capacidade de compreender os problemas que nos circundam e atuar sobre eles, gerando tomadas de decisão mais eficientes e eficazes, não apenas gera melhores decisões, mas diminui riscos e otimiza nosso tempo de maneira significativa. Nesta aula você será apresentado a algumas das técnicas mais usadas no mundo em termos de tomada de decisão, e será capaz de identificar e avaliar problemas, aplicando sobre eles técnicas como análise de cenários, diagrama de Ishikawa, análise de Pareto e as neurotáticas. Tenha um ótimo curso! TEMA 1 – TOMADA DE DECISÃO O processo de tomada de decisão é muito antigo na humanidade, e é possivelmente um dos elementos que nos permitiram evoluir como seres, pois a decisão é a base da mudança, e a mudança é o estímulo que tornou o cérebro tão adaptável às diversas situações decorrentes. Como objeto de estudo, a decisão também encontra raízes antigas, desde a civilização egípcia, grega e depois romana, principalmente entre os filósofos. Seu estudo como ciência, no entanto, é bem recente, datando do século XX (Chiavenato, 2015), e compõe o campo do planejamento dentro da administração. Por definição, “decisões são escolhas baseadas em propósitos, que podem envolver ações orientadas a objetivos” (Corrêa, 2011, p. 3), o que requer do cérebro a capacidade de coordenar estímulos e informações variadas, a fim de escolher a opção que traz mais ganhos, além de evitar as que oferecem riscos ou prejuízos. Apesar de as pessoas acharem que o componente racional/consciente seja essencial para a tomada de decisão, toda decisão contém em si a participação de mecanismos inconscientes e automáticos, como ansiedade, medo, memória e fcastro Realce fcastro Realce fcastro Realce 3 atenção. É exatamente por isso que a tomada de decisão precisa ser vista e entendida para muito além da lógica e da razão. Assim, é comum entre os autores da área a ideia de que o tomador de decisão deva lidar tanto com os critérios lógico-racionais quanto valores subjetivos coordenados pelo inconsciente. Assim, a tomada de decisão não pode ser convertida em critérios universais, pois depende não apenas da racionalidade, mas de elementos muito pessoais (Lehnhart, 2016). Outro fator preponderante é que vivemos na Quarta Revolução Industrial, também chamada de Sociedade 4.0, na qual não apenas a globalização de produtos está presente, mas a informação está muito facilitada, o que de um lado agiliza a vida do tomador de decisões, mas por outro a torna muito mais complexa, já que terá muito mais informações para filtrar (Préve; Moritz; Pereira, 2010). Essas condições prévias de entendimento sobre a tomada de decisão, por si sós, indicam que essas técnicas são essenciais, tanto para definir critérios como organizar todo o processo. Entendamos quais elementos são necessários para uma boa tomada de decisão. Para que ela seja possível, é necessário definir o problema. Sem o problema, a decisão corre o risco de ser imprecisa, e até sem sentido. Por isso, antes mesmo de falar das técnicas propriamente ditas, é preciso conhecer bem o problema (Lehnhart, 2016), o qual deve seguir sempre a regra básica de ser formulado como pergunta, algo como: “Que prejuízos teremos se não comprarmos agora essa empresa?”, “Compramos os insumos agora ou esperamos mais algum tempo?” Outra regra básica na formulação do problema é a possibilidade de que se tenha uma solução. Então, se perguntamos algo como “Deus realmente existe?”, Corremos o risco de não encontrar a solução. Problemas como “Qual a opção mais vantajosa numa negociação?” ou “Quais as consequências de não tomarmos uma decisão agora?” são muito mais plausíveis e verificáveis. Delimitar o problema é outra condição preponderante a ser pensada pelo tomador de decisão. Seguindo a premissa de Descartes, deve-se reduzir um problema a tantas partes quantas forem possíveis, para serem examinadas uma a uma e, com elas, deduzir a hipótese maior. Identifique todos os envolvidos no problema e os descreva por ordem de importância, não apenas para saber quais são, mas para entender quem faz o que fcastro Realce fcastro Realce fcastro Realce fcastro Realce 4 e para que seja possível, à medida que se analisa o problema, delegar partes da solução. Por último, crie um espaço para elencar todas as informações adicionais que julgar importante e que forem surgindo ao longo do processo. A qualidade da informação, sua fonte e quem a gerou devem ser registradas também. Quadro 1 – Definição do problema Problema em forma de pergunta Delimitação em partes Descrição dos envolvidos Possíveis soluções Informações importantes Ex. É possível comprar o concorrente? Ex. Qual o custo? Que impacto terá para a empresa? Quais os riscos? Temos recursos suficientes? Gestores, analistas, advogados, contador. Comprar com recursos próprios, usar fundo de investimento, financiar, não comprar. Dólar em baixa, empresa concorrente passando por dificuldades, possibilidade de dominar o mercado. Perceba que, se tivermos cada uma dessas perguntas respondidas, fica muito mais fácil compreender o cenário para uma tomada de decisão muito mais precisa e consistente. Com esses elementos básicos, já temos condições de passar ao próximo passo, que é a análise de cenários. TEMA 2 – ANÁLISE DE CENÁRIOS Tomadas de decisão exigem que nosso sistema nervoso seja capaz não apenas de captar, mas também de analisar as variáveis envolvidas numa situação-problema, a fim de maximizar os ganhos e minimizar as perdas. Tomar decisões é um mecanismo adaptativo que nos permitiu superar as adversidades e sobreviver mas, na condição de mecanismo adaptativo, não é exclusivo do ser humano, pois os animais também são capazes disso (Corrêa, 2011). Esse mecanismo adaptativo se baseia na regularidade com que um estímulo ambiental nos aparece, de tal forma que os organismos desenvolvem fcastro Realce fcastro Realce fcastro Realce fcastro Realce fcastro Realce fcastro Realce fcastro Realce 5 processos comportamentais antecipatórios, que dão a esses organismos uma melhor chance de sobrevivência. Incrivelmente, com os seres humanos acontece algo a mais: além de sermos providos desses mecanismos naturais, temos também uma capacidade inata de flexibilizar e nos adaptar a uma gama muito grande de situações não conhecidas. Isso possivelmente nos possibilitou povoar todos os cantos da Terra. Para facilitar a tomada de decisão, veremos agora uma técnica de análise de cenários que irá recrutar em nosso cérebro a capacidade de previsão e preparo – recursos naturais – mais a capacidade de análise, que requer o uso das estruturas mais recentes e flexíveis do cérebro (Préve; Moritz; Pereira, 2010). Depois de termos o problema descrito e analisado em suas dimensões básicas, é hora de projetar os cenários possíveis de solução. O conhecido autor Michel Porter (1996) descreve cinco forças que devem ser consideradas na análise de cenários: rivalidade entre competidores; ameaça de novos competidores; poder de negociação de compradores; poder de barganha dos fornecedores; e ameaça de novos produtos. Figura 1 – Cinco forças na análise de cenários Ameaça de novos competidores Poder de barganha dos fornecedores Rivalidade entre competidores Poder de negociação dos compradores Ameaça de novos produtos A construção de cenários para a tomada de decisão, segundo Porter, temalguns passos críticos a serem observados, sendo o primeiro deles a identificação de incertezas, que geralmente segue a regra de “incertos”, “improváveis” e “previsíveis”, de tal forma que esse critério serve de base para avaliar cada uma das cinco forças (Porter, 1999). O segundo passo crítico é a determinação de fatores causais, ou seja, se determinamos que uma coisa é previsível ou imprevisível, precisamos saber quais são as causas que levam a essa conclusão, pois do contrário essas informações estariam comprometidas e poderiam levar a falsas conclusões. fcastro Realce fcastro Realce fcastro Realce fcastro Realce fcastro Realce fcastro Realce fcastro Realce fcastro Realce fcastro Realce fcastro Realce 6 O terceiro passo crítico é a escolha das variáveis de cenário, em que se ordenam as variáveis de maior risco para a tomada de decisão, a fim de facilitar a compreensão das que teriam maior impacto. Com base na relevância das variáveis, é possível construir e avaliar cenários consistentes, ou seja, será possível combinar uma série de variáveis para entender melhor o comportamento de cada uma delas e saber quais decisões seriam mais ou menos viáveis (Porter, 1999). Para facilitar a criação, o ideal é usar um espaço amplo, como um quadro, para compor os cenários. Normalmente essa montagem é feita de maneira não definitiva, ou seja, usamos post-its ou escrevemos com uma caneta de quadro- branco, para que possamos apagar depois. O intuito maior de usar essas ferramentas é poder alterar cenários conforme necessário. TEMA 3 – DIAGRAMA DE ISHIKAWA Informações, sejam quais forem, devem ser traduzidas em impulsos elétricos para serem processadas pelo cérebro, e somente assim serão reconhecidas. Essa conversão é conhecida pela neurociência como transdução, e deve acontecer com a menor interferência possível para auxiliar numa precisa tomada de decisão (Corrêa, 2011). Esses processos biofiológicos são tão importantes quanto a própria informação em si, pois sem elas não haveria transdução (ou ela seria prejudicada), impedindo uma tomada de decisão consistente. Assim, tão importante quanto cuidar bem do estímulo que leva à informação é cuidar de dimensões como a biológica, a psicológica e a social (Krebs; Weinberg; Akesson, 2013). Todas as vezes em que acontece a transdução, o potencial de ação gerado será capaz de afetar nossos registros de memória, estados motivacionais e também emocionais. Por isso o tomador de decisões deve cuidar sempre do todo e não apenas da parte, ou seja, deve cuidar de todos os fatores que interferem na tomada de decisão. Decisões difíceis acabam afetando algumas funções cognitivas, como atenção, emoção, controle, foco, entre outras. Se essa situação se mantiver por muito tempo, começa a afetar sistemas como o imunológico, hormonal e de controle homeostático (Krebs; Weinberg; Akesson, 2013). Dessa forma, técnicas que auxiliam a compreender melhor o problema a ser resolvido permitem uma abordagem mais tranquila e menos danosa ao corpo. fcastro Realce fcastro Realce fcastro Realce fcastro Realce fcastro Realce fcastro Realce fcastro Realce 7 Uma técnica de tomada de decisão que nos ajuda a buscar as raízes de um problema foi criada por Kaoru Ishikawa, ficando conhecida como diagrama de Ishikawa, ou simplesmente diagrama de causa e efeito. Com ele é possível compreender como os problemas são criados, identificar suas causas, definir os níveis de importância de cada uma, melhorar os processos e, é claro, tomar decisões mais eficientes e eficazes (Seleme; Stadler, 2010). Inicialmente, definimos o problema; depois o subdividimos em frações menores e analisamos cada uma delas. Vejamos o exemplo a seguir: Quadro 2 – Exemplo de diagrama de Ishikawa Sem Fora de prazo Falta de opções Reincidência Errado Produto errado Assistência Quebrado Falta de produto Pós-venda Processo de entrega Processo de compra Reclamação do cliente Atendimento Demora Produto caro Troca Atendimento Produto estragado Substituição Assistência Produto feio Veja que o problema que se quer resolver é o excesso de reclamações dos clientes, por isso o problema vai à frente no diagrama, seguido das possíveis causas, cada uma delas com subcausas ao lado. O preenchimento das partes menores do problema e das causas nem sempre é lógico e objetivo. Não raro surgem de um brainstorming (tempestade de ideias) ou de uma reunião feita com várias pessoas, inclusive de setores bem diferentes. Por isso o diagrama de Ishikawa é um modelo inicialmente móvel e flexível mas, a partir do momento que se tem um número suficiente de informações, é necessário um trabalho mais organizado para definir as prioridades (Seleme; Stadler, 2010). Definidas as prioridades por critérios de importância, teremos um modelo visualmente compreensível e consistente para fundamentar uma tomada de decisão de forma muito mais precisa e consistente. fcastro Realce fcastro Realce fcastro Realce fcastro Realce fcastro Realce 8 TEMA 4 – ANÁLISE DE PARETO Alguns autores afirmam que é impossível chegar a uma decisão perfeita, porque é impossível avaliar todas as alternativas. Algumas delas podem nem ser percebidas, e alguns elementos podem não ser totalmente previstos ou controlados (Lehnhart, 2016). Herbert Simon, Nobel de economia, propõe que as tomadas de decisão não sejam baseadas puramente em processos racionais lógicos e matemáticos, nem mesmo na pura intuição emocional, mas que seja o que ele chama de racionalidade limitada, uma espécie de meio-termo entre a razão e a emoção (Lehnhart, 2016). O modelo de tomada de decisão proposto por Simon é geralmente dividido em três partes: inteligência, projeto e escolha. Na fase de inteligência, faz-se um trabalho intenso de coleta de dados, definição do problema, classificação do problema em sua gravidade, para que alguns sejam resolvidos antes que outros, e por último é feita a declaração do problema, para que todos os envolvidos estejam cientes dele (Lehnhart, 2016). Num segundo momento, é feito um projeto para planejar e enfrentar o problema. Nessa fase está presente a formulação de modelos práticos, com seus possíveis desdobramentos, escolhendo-se os critérios de escolha e de aceitação das alternativas. Na última fase, encontramos a escolha propriamente dita, ou seja, a tomada de decisão. Aqui é feita a análise de todas as alternativas, a fim de escolher a que mais se adapta à situação. Na fase de escolha, são desenvolvidos também os mecanismos de implementação e controle (Lehnhart, 2016). Para Simon, essas etapas devem ser sempre alimentadas por um feedback, para que não apenas sejam levantadas novas informações que se tornam relevantes, mas para que se possa confirmar (ou não) as que já se tem (Lehnhart, 2016). Mas como saber qual é o problema mais importante a ser resolvido? Vilfredo Pareto, um importante pensador da administração, desenvolveu uma teoria que ficou conhecida como princípio de Pareto, ou princípio 80/20, e mais tarde, por mão de outros autores, constitui a famosa análise de Pareto (Seleme; Stadler, 2010). fcastro Realce fcastro Realce fcastro Realce 9 Pareto explica que nem todo problema, por mais urgente que seja, de fato merece nossa atenção. Segundo ele, 20% dos problemas geram 80% das consequências mais graves, e geralmente 20% dos produtos ou clientes geram 80% do lucro. Esse modelo não é exato, mas traz uma verdade importante: é preciso focar mais alguns problemas do que outros. Para auxiliar na composição da análise de Pareto, primeiro identifique todas a situações-problema que requerem uma tomada de decisão e as elenque numa lista decrescente, colocando ao lado o número de ocorrências num determinado tempo. Veja a Tabela 1. Tabela 1 – Exemplo do princípio de Pareto ProblemasRecorrência 1 X 25 2 Y 20 3 Z 10 A seguir, acrescentamos o índice que cada ocorrência representa no todo e também o percentual acumulado de um para outro, para encontrarmos o 80% do princípio de Pareto: Tabela 2 – Encontrando 80% do princípio de Pareto Problema Recorrência Percentual Acumulado 1 Defeito no produto 30 48,3% 48,3% 2 Demora na entrega 21 33,8% 82,1% 3 Atendimento ruim 8 12,9% 95,2% 4 Preço 3 4,8% 100% Assim fica bem fácil perceber quais são os problemas a serem resolvidos primeiro – os defeitos no produto, e depois a demora na entrega. Aplicando sobre esses problemas o diagrama de Ishikawa, será possível chegar à causa-raiz de cada problema e, assim, tomar decisões que levem a um desfecho positivo para todos. fcastro Realce fcastro Realce fcastro Realce fcastro Realce fcastro Realce fcastro Realce 10 TEMA 5 – NEUROTÁTICAS Em 2017, o pesquisador Newton Rodrigues Lima escreveu um livro chamado Negociações de alto impacto com técnicas de neuromarketing, no qual descreve algumas técnicas de tomada de decisão a que atribui o nome de neurotáticas – técnicas que auxiliam o tomador de decisão a ter uma visão mais ampla do processo, assim como um domínio maior sobre os elementos envolvidos. De forma bem simples, poderíamos dizer que as neurotáticas são cuidados que o tomador de decisão deve sempre ter em mente para não cometer erros, ou no mínimo diminuir a chance de eles acontecerem. A seguir, veremos as cinco neurotáticas elencadas pelo autor. 5.1 Neurotática 1 Sempre relativize suas decisões: sob pressão o cérebro humano sempre vai buscar soluções com o intuito de diminuir a dor e aumentar o prazer (Krebs; Weinberg; Akesson, 2013). Quando isso acontece, nos apegamos de tal forma a soluções que parecem plausíveis que nosso centro operacional recebe uma descarga de dopamina que causa prazer e alívio, mas ao mesmo tempo podemos deixar passar elementos importantes. Assim, sempre relativize suas escolhas, comparando-as com outras ou mudando o contexto, para que não corra o risco de deixar passar elementos importantes. 5.2 Neurotática 2 Lei do décimo homem: princípio que nasceu no meio militar mas acabou ganhando o mundo empresarial. Esse princípio postula que, se 10 pessoas estiverem reunidas para tomar uma decisão e 9 delas concordarem, é obrigação do décimo discordar e encontrar razões que o sustentem. Como na neutotática 1, o cérebro começa a reconhecer um padrão na concordância das pessoas e, por conta disso, é fácil perder a capacidade de olhar o todo. Então, para evitar erros, é importante que alguém contrarie o que parece ser o melhor caminho. 5.3 Neurotática 3 Imagens são muito poderosas. Sabemos hoje que o processamento visual ocupa cerca de 33% de toda a energia produzida no cérebro (Lima, 2017), o que fcastro Realce fcastro Realce fcastro Realce fcastro Realce fcastro Realce fcastro Realce fcastro Realce fcastro Realce fcastro Realce fcastro Realce fcastro Realce 11 torna esse processamento muito significativo. Antes de tomar uma decisão, procure ter à sua frente uma quantidade significativa de imagens sobre o problema a ser resolvido – gráficos, vídeos, esquemas, representações visuais das alternativas, imagens de pessoas envolvidas etc. Esse efeito visual o ajudará a despertar muitas áreas do cérebro e promoverá também a ação de centros importantes à tomada de decisão. Um cuidado que se deve ter em relação a esse procedimento é ter as coisas organizadas, que não estejam em números muito excessivos a ponto de causar confusão ou fazer perder o foco do que se quer – tomar uma decisão aceitável (Kahnelman, 2012). 5.4 Neurotática 4 O simples é mais eficiente: ainda que nosso cérebro represente um percentual de apenas 2% do peso corporal, ele é responsável pelo consumo de cerca de 20% de todos os recursos gerados pelo corpo, sendo proporcionalmente o órgão que mais consome energia (Krebs; Weinberg; Akesson, 2013). Quando pensamos, criamos ou produzimos coisas complexas, estamos também em estado de consumo máximo de energia, o que não se sustenta por muito tempo, pois nosso cérebro tenderá a passar a um estado de economia de energia, fazendo-nos sentir cansaço e nos afastar do que o gerou. Quanto mais simples a tomada de decisão, menos energia o cérebro gasta, e mais tempo poderemos dedicar a outras decisões (Lima, 2017). 5.5 Neurotática 5 Apresente sempre uma razão para o que está fazendo: alguns estudos demonstram que, quando precisamos tomar uma decisão, e para isso são requeridas razões, cerca de 60% das pessoas desistem de tomá-la. Contudo, se oferecermos uma razão para que a pessoa decida, então o índice se inverte substancialmente: cerca de 90% das pessoas aceitam. Pense num exemplo simples: você está numa fila enorme e precisa entrar na frente de alguém. Se não apresentar razões para tal, quase todas as pessoas ficarão indignadas e reagirão contra você, mas, se apresentar uma razão para tal, e essa razão for razoável, geralmente as pessoas não se negarão a decidir pela sua entrada na fila (Lima, 2017). fcastro Realce fcastro Realce fcastro Realce fcastro Realce 12 FINALIZANDO Decisões são como portais que nos conectam a outras dimensões: se usarmos técnicas consistentes, abriremos essa dimensão para o sucesso, para a lucratividade e para os resultados positivos, seja nas empresas, seja na vida. Decidir não é apenas apertar um botão. É necessário saber qual botão apertar e quando isso deve ser feito. Por isso, a tomada de decisão é uma competência humana que precisa ser desenvolvida e aprimorada tanto quanto possível. 13 REFERÊNCIAS CHIAVENATO, I. Administração nos novos tempos: os novos horizontes em administração. 3. ed. São Paulo: Manole, 2015. CORRÊA, C. M. C. Fatores que participam da tomada de decisão em humanos. 63 p. 2011. Dissertação (Mestrado em Neurociência e Comportamento) – Universidade de São Paulo, São Paulo, 2011. KREBS, C.; WEINBERG, J.; AKESSON, E. J. Neurociências: ilustrada. Porto Alegre: Artmed, 2013. LEHNHART, E. R. Tomada de decisão em contextos específicos: uma análise das relações entre os métodos multicritérios de apoio à decisão e as estratégias de decisão humana. 267 p. 2016. Tese (Doutorado em Administração) – Universidade Federal de Santa Maria, Santa Maria, 2016. LIMA, N. R. Negociações de alto impacto com técnicas de neuromarketing. São Paulo: Brasport, 2017. PRÉVE, A. D.; MORITZ, G. O.; PEREIRA, M. F. Organização, processos e tomada de decisão. Brasília, DF: MEC, 2010. PORTER, M. E. Vantagem competitive: criando e sustentando um desempenho superior. 8. reimpr. São Paulo: Atlas, 1996. _____. Competição: estratégias competitivas essenciais. 7. ed. Rio de Janeiro: Campus, 1999. SELEME, R.; STADLER, H. Controle da qualidade: as ferramentas essenciais. Curitiba: Ibepex, 2010.