Técnicas para confecção de formulários e impressos

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Planejamento e organização de rotinas administrativas
Técnicas para confecção de formulários e impressos
A importância dos formulários no ambiente empresarial
Dentre as ferramentas que dão apoio ao processo de melhoria e eficiência das
empresas, destacam-se os organogramas, os formulários e os fluxogramas. Aqui
daremos ênfase aos formulários, que são documentos pré-estruturados, que possuem
campos para o preenchimento de dados e informações, dispostos e organizados para um
determinado fim. São facilitadores do processo de comunicação, registro e controle das
atividades de uma empresa.
Assim, existem os seguintes tipos de formulários:
● Planos → são formulários impressos em papel, com campos, espaços, linhas e
outros recursos destinados a serem preenchidos manualmente.
● Contínuos → são formulários destinados ao preenchimento por impressoras e em
grande escala.
● Eletrônicos → são formulários preenchidos digitalmente, ou seja, em aplicativos
específicos.
Logo, para a elaboração de um formulário algumas etapas devem ser seguidas,
são elas:
● Levantamento das necessidades → etapa da coleta de dados e informações.
● Crítica do levantamento → etapa da descrição do passo-a-passo do formulário.
● Planejamento da solução → etapa da elaboração do formulário ou da
racionalização de um pré-existente, atendendo às necessidades da empresa.
● Crítica do planejamento → etapa da crítica do analista a solução proposta, uma vez
que a aceitação do usuário é fundamental para a implantação do formulário.
● Implantação e controle dos resultados → etapa da aprovação do formulário e do
início da sua utilização, porém passível de correções posteriores e/ou atualizações.
Não obstante, faz-se necessário o controle dos formulários, pois os obstáculos, que
dificultam a sua execução, devem ser ultrapassados, considerando os processos de
controle, seus principais objetivos e seus elementos característicos, tais como
características físicas do papel (formato, gramatura, cor e tipo), texto e disposição gráfica.
Conclui-se, assim, que a utilização dos formulários é de suma importância para o
desempenho, a eficiência e a sobrevivência de uma empresa, pois além do aspecto de
transmissão de informações no ambiente empresarial, também propiciam a padronização
interna, auxiliando no controle de processos e tarefas dentro dos fluxogramas
empresariais.
Fonte de pesquisa:
__Unidade 4: Formulários. EduCAPES. Disponível em educapes.capes.gov.br. Acesso
em 22/10/2022.
Ana Clara Gayoso ETEC Paulino Botelho 27/10/2022