AULA ORGANIZAÇÃO E CONTROLE DE DOCUMENTOS

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PROFISSÃO DE ASSISTENTE 
ADMINISTRATIVO
Prof. Esp: Evandro Filho
Andragogia
Teoria da Aprendizagem de Adultos
 Porque você está aprendendo?
 Vamos nos autodirecionar?
 Vamos contribuir com nossas experiências?
 Vamos desenvolver outras competências e habilidades? Que tal as
sócio emocionais?
O Assistente Administrativo tem a função de atuar
nas atividades administrativas de uma organização
empresarial. O profissional desta área também
recebe o nome de Auxiliar de Escritório, Supervisor
Administrativo, Escriturário, Agente Administrativo.
Quais suas Tarefas e Responsabilidades?
Digitar cartas, relatórios, memorandos, atas de
reunião e outros documentos;
Preparar apresentações e planilhas;
Organizar reuniões, apresentações, jantares e
outros eventos;
Manter organizado os arquivos da empresa ou
setor;
Solicitar móveis, papéis, formulários e outros
materiais usados no escritório;
Elaborar orçamentos e relação de estoque;
Pagar contas, faturas bancárias e fazer
faturamento;
Manter organizado o escritório e com bom layout;
Treinar novos assistentes administrativos;
Conscientizar os funcionários para os
procedimentos de segurança;
Ajudar na recepção se necessário;
Sugerir e implementar novos métodos de
trabalho;
Quais são os requisitos para ser um Assistente 
Administrativo?
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Boa habilidade de comunicação escrita e oral;
Boa habilidade em usar computadores,
processadores de textos e planilhas eletrônicas;
Boa habilidade em resolução de problemas,
planejamento e organização;
Firme em cálculos;
Saber trabalhar sob pressão, priorizar tarefas e
honrar compromissos de datas e término de
serviços;
Saber manter informações confidenciais;
Conhecer métodos, sistemas, procedimentos,
equipamentos de trabalho em um escritório;
Deve saber o que cada pessoa da empresa faz;
Deve saber manter registros e controles;
Boa memória;
Bom humor e paciência;
Confiabilidade e responsabilidade;
Pró-atividade;
CHAVE
Conhecimento
Habilidade
Atitude
Valores
Etica
Qual a formação necessária para ser um 
Assistente Administrativo?
Por ser uma profissão de apoio e assistência, não há uma
formação necessária, porém, a maioria das empresas exige
que o profissional tenha, no mínimo, ensino médio
completo. Também para um estudante de administração, é
muito interessante atuar como auxiliar administrativo, pois
ele aprende na prática conceitos teóricos passados na
faculdade, além de estar sendo supervisionado por um
profissional da área que pode ajudar e tirar dúvidas
conceituais sempre que necessário.
É exigido, geralmente, que o profissional tenha boa
comunicação, conhecimentos do idioma inglês e de
informática, além da constante atualização por meio de
cursos e palestras da área.
Mercado de Trabalho
O mercado de trabalho nessa área é amplo, visto
que muitas novas empresas abrem todos os anos,
além de que a maioria das empresas deve ter um
setor que cuida do financeiro e administrativo. Para
se destacar no mercado de trabalho, a pró-
atividade é um ponto muito importante, além da
vontade de se desenvolver e se atualizar.
Agenda
Introdução;
Documentos:
Natureza dos Documentos;
Tipos de Documentos;
Organização de Documentos;
Conceito de Organização de Documentos:
Ambiente;
Rotinas de Documentos
Agenda
Triagem e Distribuição de Documentos;
Técnicas de Arquivamento;
Arquivos;
Classificação;
Métodos de Arquivamento;
Teoria das Três Idades;
Tabela de Temporalidade;
Agenda
Processos Administrativos;
Fluxo de Documentos;
Prazos Legais para Guarda de Documentos da
Empresa;
Relatórios de Não Conformidade;
Protocolo;
Expedição de Documentos;
Software de Controle de Documentos;
Agenda
Software de Controle de Documentos;
Workflow , racionalização do trabalho e gestão
eletrônica de documentos;
Benefícios trazidos para as empresas que adotam
sistemas de Workflow + gestão eletrônica de
documentos.
Contrato de Convivência 
Finalidade e Objetivo
Dinâmica - Quebra de Paradigmas
Dinâmica - Quebra de Paradigmas
Introdução
A Organização de Documentos e Arquivos é um serviço
que tem como finalidade principal criar instrumentos de
controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de
documentos nas empresas, por intermédio da implantação
de técnicas e metodologias de organização e
gerenciamento de arquivos.
Introdução
Vantagens e benefícios da Organização de Arquivos:
Organização física adequada;
Sistema de identificação;
Padronização dos métodos de arquivamento;
Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos;
Sigilo das informações, segurança e preservação dos
documentos;
Redução de custos com a administração e manutenção
do acervo;
Documentos
Natureza dos Documentos
Documentos
Natureza dos Documentos
Documentos
Tipos de Documentos
Documentos Empíricos (informação é obtida através de
observação);
Documentos de Registro (revistas, jornais);
Documentos Históricos (textos históricos e ensaios
pessoais);
Documentos Factuais e Verificáveis (livros didáticos,
romances);
Documentos da Internet
Documentos
Organização de Documentos
Entende-se por gestão de documentos o controle
planificado e sistemático das normas, métodos e
procedimentos que regem a criação, manutenção, utilização
e prazos de conservação dos documentos gerados pelas
atividades de um organismo público ou privado, bem como
seu encaminhamento final para conservação permanente
ou descarte.
Documentos
Ambiente
“O ambiente de trabalho está diretamente ligado aos 
resultados dos colaboradores”. 
Rotina de Documentos
Entrada
Recebimento: Esta atividade consiste em receber os
documentos, emitindo recibo, e proceder a separação dos
mesmos quanto aos seguintes aspectos: oficiais;
particulares; ostensivos e sigilosos.
Rotina de Documentos
Entrada
1. Receber a correspondência remetida; 
2. Emitir, quando for o caso, recibo do recebimento do 
documento; 
3. Separar a correspondência oficial (ostensiva e sigilosa ); 
4. Separar a correspondência particular; 
5. Encaminhar correspondência sigilosa* para registro; 
Rotina de Documentos
Entrada
6. Distribuir a correspondência particular;
7. Abrir correspondência oficial ostensiva destinada a
empresa, desde que não haja identificação específica de
destinatário e/ou identificação de conteúdo;
8. Verificar a quem o documento deve ser encaminhado
dentro do setor;
Rotina de Documentos
Entrada
9. Proceder o registro do recebimento da correspondência
no livro de protocolo;
10. Entregar os documentos aos destinatários.
Rotina de Documentos
Saída
Enviar/Encaminhar: Esta atividade consiste em classificar
os documentos em comunicação interna e externa,
proceder com a separação dos mesmos e dar a destinação
correta.
Rotina de Documentos
Saída
1. Receber a correspondência produzida;
2. Classificar quanto ao seu destino: Interno ou externo;
3. Encaminhar correspondência interna para os
setores/destinatários, colhendo assinaturas de recebimento
em livro de protocolo;
4. Encaminhar correspondência externa para os
destinatários, colhendo assinaturas de recebimento em livro
de protocolo, ou via correios com AR;
Documentos Comerciais
Ata
Atestado
Aviso
Aviso
Carta Comercial
Carta Oficial
Circular
Comunicação (comunicado)
Contrato Social
Contrato Social
Declaração
Memorando
Procuração
Protocolo
ProtocoloRecibo
Rotinas de Escritório
Laboratório de Informática –
elaboração de documentos
Triagem e Distribuição de 
Documentos
Triagem e Distribuição de 
Documentos
A triagem consiste na verificação prévia de toda
documentação que será protocolada, separada e
cadastrada.
Após verificação das informações nos envelopes, verifica-
se a possibilidade de abertura dos mesmos.
Verificar os documentos e processos que possuem prazos
e são urgentes.
Triagem e Distribuição de 
Documentos
Lembre-se que NÃO podem ser abertos: 
Correspondência particular;
Correspondência, processo ou documento confidencial;
Correspondência, processo ou documento de caráter
licitatório.
Triagem e Distribuição de 
Documentos
EXEMPLO: ROTINA DE TRIAGEM DE DOCUMENTOS
Segundo Material Didático 
Técnicas de Arquivamento
Técnicas de Arquivamento
Características:
a) Imparcialidade: está relacionada ao fato de que a
produção documental ocorre em determinado contexto e
para determinado fim. Embora sejam redigidos por meio
de uma ação humana eles são imparciais, pois são
criados para atender um objetivo específico, como por
exemplo, a compra de um material;
Técnicas de Arquivamento
Características:
b) Autenticidade: os documentos de arquivo são criados,
mantidos e custodiados de acordo com procedimentos que
podem ser comprovados.
c) Naturalidade: os documentos são acumulados de
acordo com as atividades da instituição, ou seja, sua
acumulação ocorre dentro das transações por ela
executadas.
Técnicas de Arquivamento
Características:
d) Inter-relacionamento: os documentos estabelecem
relação entre si e com as atividades que o geraram. O
documento de arquivo deve ser entendido como peça de
todo orgânico e não como elemento isolado de um contexto.
Técnicas de Arquivamento
Características:
e) Unicidade: cada documento de arquivo tem lugar único
na estrutura documental a qual pertence. Este aspecto não
está diretamente relacionado ao número de cópias
produzidas, mas sim à função “única” que os documentos
executam dentro do contexto organizacional.
Técnicas de Arquivamento
Finalidades:
(1) servir à administração da entidade que o produziu:
Fornecem informações e documentos necessários ao
desenvolvimento das atividades, facilitam o acesso aos
documentos, preservam a documentação da empresa,
possibilitam o controle da produção de documentos e
colocam à disposição dos usuários documentos que
fornecem informações de caráter probatório ou
simplesmente informativo.
Técnicas de Arquivamento
Finalidades:
(2) servir de base para o conhecimento da história desta
entidade: Fornecem informações e/ou documentos para
reconstituir ou escrever a história política, social ou
econômica de uma nação. Também servem de memória de
uma empresa e constituem uma importante fonte de
pesquisa.
Técnicas de Arquivamento
Funções:
Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na
empresa;
 Avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista sua
preservação ou eliminação;
 Garantir o fluxo dos pedidos de documentos provenientes
dos diversos órgãos da empresa;
Técnicas de Arquivamento
Funções:
Arquivar os documentos, visando a recuperação da
informação;
Conservar e assegurar a integridade dos documentos,
evitando danos que possam ocasionar a sua perda;
Executar as funções específicas conforme a organização
e administração da instituição.
Técnicas de Arquivamento
Classificação (Natureza dos Documentos):
Arquivo Especial;
Arquivo Especializado;
Classificação (Extensão):
Setorial;
Central;
Técnicas de Arquivamento
Classificação (Estágios de Evolução):
Arquivos Correntes;
Arquivos Intermediários;
Arquivos Permanentes.
Classificação (Entidades Mantenedoras):
Arquivos Públicos;
Arquivos Privados;
Técnicas de Arquivamento
Métodos de Arquivamento:
1. Método Alfabético;
2. Método Numérico;
3. Método Cronológico;
4. Método Geográfico;
5. Método Ideográfico;
6. Método Alfanumérico;
7. Método Horizontal;
8. Método Vertical.
Técnicas de Arquivamento
Teoria das Três Idades:
Técnicas de Arquivamento
Tabela de Temporalidade:
Processos Administrativos
Processos Administrativos
Fluxo de Documentos:
É a trajetória de um documento, segundo sua fonte de
origem, funcionamento, distribuição e destino final.
Possibilitando a visualização do percurso de um papel
dentro da instituição, O fluxo evidencia possíveis problemas
existentes as quais deverão sofrer correções necessárias.
Esse processo contribui significativamente para a
padronização e racionalização do trabalho.
Processos Administrativos
Fluxo de Documentos:
Processos Administrativos
Relatórios de Não Conformidade:
Protocolo
Protocolo
É a fase em que os documentos são criados.
O Protocolo realiza as seguintes atividades/operações: 
Recebimento;
Registro;
Autuação;
Classificação;
Expedição / Distribuição;
Controle da Movimentação / Tramitação.
Expedição de Documentos
Rotinas de expedição via mensageria interna:
1. Recolhe a documentação interna nos escaninhos destinados à
distribuição.
2. Verifica o destinatário e a Papeleta de encaminhamento no caso de
tratar-se de documento.
3. Agrupa os documentos, processos e correspondências por unidade
setor de destino.
4. Entrega o documento, processo ou correspondência.
5. Solicita o recebimento em meio manual, protocolo de recebimento,
ou, por meio eletrônico ao recebedor e informa que deve ser feito em
até 72 horas.
Expedição de Documentos
Rotinas de expedição via mensageria externa:
1. Recolhe a documentação nos escaninhos destinados à distribuição
externa.
2. Verifica o destinatário e o recibo.
3. Agrupa as correspondências, os documentos e processos por
unidade/órgão de destino.
4. Lista o roteiro de entrega (locais a serem visitados).
5. Entrega as correspondências, os documentos e processo ou
correspondência.
6. Recolhe assinatura e identificação do recebedor no recibo que
acompanha o documento, processo ou correspondência.
Expedição de Documentos
Rotinas de expedição via mensageria externa:
7. Se houver documento ou processo do órgão externo, o
mensageiro deve recebê-lo, assinando o recibo a ele
apresentado com letra legível.
8. Entrega no Protocolo os documentos e processos
recebidos.
9. Separa os recibos assinados por data.
10. Arquiva os recibos.
Expedição de Documentos
Malote:
A Guia de Remessa de Malote deve listar: 
1. Espécie e número dos documentos; 
2. Assunto dos documentos; 
3. Remetente e destinatário de cada documento; 
4. Número do lacre; 
5. Número do malote. 
Expedição de Documentos
Malote:
Rotina de expedição via malote:
1. Recolhe a documentação interna destinadas ao malote.
2. Verifica os destinatários.
3. Agrupa as correspondências, os documentos e processos
correspondências por unidade de destino.
4. Separa lacre numerado.
Expedição de Documentos
Malote:
Rotina de expedição via malote:
5. Preenche a Guia de Remessa de Malote, informando os
documentos e processos encaminhados, o número do lacre,
o número do malote, imprimindo três vias.
6. Guarda uma das vias para si e coloca duas vias dentro
do malote, juntamente com a documentação a ser
expedida.
Expedição de Documentos
Malote:
Rotina de expedição via malote:
7. Inverte o cartão de destinatário, existente na parte 
externa do malote, para a correta identificação do 
destinatário. 
8. Fecha o malote e lacra. 
9. Agrupa os malotes. 
10. Lista os malotes a serem enviados. 
11. Entrega os malotes aos Correios. 
Software e Controle de Documentos
Software e Controle de Documentos
Uma ferramenta de fluxo de documentos ou "workflow" é a
de maior complexidade quanto à interface com o usuário.
Ela possui funções de implementação de tomada de
decisão, de desvio de processo, de atividades correlatas.
Workflow, racionalização do Trabalho 
e Gestão Eletrônica de Documentos
Workflow ou Fluxo de Trabalho é o processo onde as
empresasestabelecem meios de automatizar e racionalizar
os seus processos de negócio, estabelecendo melhores
maneiras para realizar o trabalho dentro de uma
organização.
Workflow, racionalização do Trabalho 
e Gestão Eletrônica de Documentos
Benefícios Trazidos para as
Empresas que adotam Sistemas de
Workflow + Gestão Eletrônica de
Documentos
Integração de documentos, processos, personagens,
sistemas de informação e conhecimentos gerais dentro da
empresa em uma única esfera;
Melhor controle do acervo documental ( digitalizado e
físico );
Direcionamento do conhecimento da empresa do nível de
pessoa para o nível de empresa;
Mapeamento e controle do fluxo das informações;
Eliminação ou redução da necessidade de mecanismos
manuais de controle tais como cadernetas ou fichários;
Digitalização de documentos;
Melhor controle dos prazos e detalhes relativos ao
organograma dos projetos;
Registros unificados do histórico dos projetos bem como
quais informações foram utilizadas nos mesmos.
Rotinas de Escritório
Desafio de Aprendizagem
Obrigado pela atenção!