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GESTÃO EMPRESARIAL OrganizaçãO, SiStemaS e métOdOS Metodologia 5s OrganizaçãO, SiStemaS e métOdOS Metodologia 5s ObjetivOs da Unidade de aprendizagem Ao final da UA o aluno deverá ser capaz de compreender o conceito da metodologia 5s como uma ferramenta de melhoria contínua em uma organização. COmpetênCias Planejar e implantar a Metodologia 5s como elemento de um sistema de melhoria contínua em uma organização. Habilidades Tomar ações de melhoria m os subsídios fornecidos pela metodologia (feedback). 16 ApresentAção A metodologia 5s nasceu nos anos 1960 pela necessi- dade de uma maior competitividade das organizações. Costuma-se afirmar que a metodologia 5s é o jardim de infância da implantação da norma de qualidade ISO- 9000, pois pavimenta e facilita o caminho para o padrão de qualidade superior preconizado pela norma. Uma das razões para o desenvolvimento da metodo- logia 5s no Japão foi devido a necessidade de um melhor aproveitamento de espaço físico, tão restrito naquele país. Com uma área 50% maior que o estado de São Paulo, o Ja- pão tem uma densidade demográfica de 335 pessoas/km², comparado com 141,81 pessoas/km² do nosso estado. Aliada a necessidade básica de utilizar bem os espa- ços, a cultura japonesa do kaizen (melhoria contínua) contribuiu bastante na disseminação desta filosofia para obter melhorias de produtividade nas organizações. A metodologia 5s proporciona um ambiente em que os desperdícios podem ser mais facilmente identificados e reduzidos, se não eliminados. pArA ComeçAr Caro aluno, Na UA anterior pudemos compreender o papel da aplicação do benchmarking como metodologia que pode contribuir para o aumento de eficiência e eficácia de uma empresa. Nesta UA iremos abordar o conceito da metodologia 5s e a sua aplicação em um sistema organizacional. Segundo Paladini (1999) “a simplicidade do programa 5s e a facilidade de obtenção de resultados práticos, visí- veis e valiosos tornam-se uma importante estratégia da Gestão da Qualidade”. Fleury e Fleury (1997) afirmam que Taichi Ohno da empresa Toyota no Japão, criador do Sistema Toyota de Produção (TPS), entre outras práticas, atribuiu aos Organização, Sistemas e Métodos / UA 16 Metodologia 5s 4 trabalhadores tarefas de housekeeping que posteriormente originou o Programa 5s. Ohno afirmava que os desperdícios devem ser combatidos e mitigados sistematicamente, pois são sinônimos de falta de qualidade e de produtividade. A interpretação do que é desperdício é caracterizada por sete abordagens distintas: 1. Produzir além do necessário; 2. Bens/serviços em fila em espera; 3. Transporte demasiado; 4. Movimentos além do necessário; 5. Problemas e definição dos bens ou serviços; 6. Produção com defeitos; 7. Estoques além do necessário. Tomando como exemplos extraídos de organizações brasileiras, temos: → A Companhia Vale do Rio Doce criou um programa 5s voltado para o combate de desperdício. A empresa conseguiu identificar cerca de 8 milhões de dólares em bens patrimoniais e pequenos itens de con- sumo, almoxarifados e instalações industriais; → Na Albrás, destaca um número significativo no combate a acidentes de trabalho: o número de acidentes no período de um ano, num certo setor, caiu de 147 para zero (SILVA, 1997). FundAmentos implantaçãO sistemátiCa da metOdOlOgia 5s Paladini (1999) afirma que as menores células em uma organização são as pessoas, e que elas oferecem contribuições fundamentais à mesma, organizando as suas atividades e seus locais de trabalho. Por se tratar de uma ferramenta que envolve a participação efetiva de todo o contingente da organização é importante que o mesmo seja iniciado pela alta administração. O referido autor sugere aplicá-la no início de um programa de grande porte para a produção da qualidade nas organizações. O programa começa com o treinamento e a conscientização das pes- soas sobre a sua importância e somente então incentiva a motivação e o comprometimento na adoção da metodologia. Estabelece-se um dia no calendário da empresa para a realização do evento comumente chamado de Dia D, Dia da Grande Faxina, Dia do Mu- tirão, Dia do Sol etc. e todos são convocados a participar do evento. Organização, Sistemas e Métodos / UA 16 Metodologia 5s 5 A definição de cada um dos passos dos 5s será apresentada como um sistema, caracterizando os dados de entrada (inputs), os dados de saída (outputs), a função, e a retroalimentação (feedbacks). A implantação da metodologia é feita em caráter sequencial, ou seja, somente com a realização do primeiro passo é que o segundo passo será dado e assim sucessivamente. Lembre-se O programa começa com o treinamento e a conscientização das pessoas sobre a sua importância e daí incentiva a moti- vação e o comprometimento. (PALADINI, 1999) São cinco os passos que caracterizam a metodologia 5s conforme Taichi Ohno, já citado: → 1°s – Seiri: Senso de Utilização; → 2°s – Seiton: Senso de Ordenação; → 3°s – Seiso: Senso de Limpeza; → 4°s – Seiketsu: Senso de Padronização; → 5°s – Shitsuke: Senso de Disciplina. 1. sensO de UtilizaçãO (1°s – seiri) A função deste passo é estimular a organização para que os setores ou áreas armazenem somente aquilo que é necessário no desempenho de suas funções. Todo o material considerado desnecessário (descartado) será disponi- bilizado conforme a Tabela 1. Um material descartado não é necessaria- mente considerado lixo, ele pode ser talvez considerado necessário por outro setor/área da organização. Material desnecessário o que fazer? Material útil para outra área. Transferir para a área interessada. Material de interesse dos empregados. Venda ou leilão, conforme a política da empresa. Material inútil para a empresa ou para os funcionários. Refugar o material. Por se tratar do ativo da empresa, é importante o controle efetivo dos itens sendo descartados para evitar desvios equivocados, ou por improbidade Tabela 1. Destinação de material desnecessário para a organização. Fonte: Prado, 2000. Organização, Sistemas e Métodos / UA 16 Metodologia 5s 6 administrativa. Todos os itens são etiquetados com a aprovação dos res- ponsáveis pela área e uma segunda via anexada à planilha de controle de itens descartados. A Tabela 2 abaixo, mostra um exemplo típico de uma etiqueta de descarte. Descrição do item sendo descartado: Data do descarte: Nome do responsável pelo descarte: Setor que está descartando: Visto de responsável pelo setor: Atenção Senso de Utilização: Separar o que é útil daquilo que não é mais utilizavél (que deverá ser reaproveitado em outro local, reciclado ou doado). A Figura 1 representa um output típico do processo de utilização, em que uma quantidade de material inservível foi disponibilizada pelas áreas: Este processo tem como feedback a pesagem de todos os itens conside- rados descartados pelas áreas, para que os colaboradores tenham uma ideia da quantidade de material inútil sendo descartada dos setores da organização. Esta informação contribui para a motivação dos colaborado- res na repetição futura do mesmo evento. Todo o material inservível será descartado da forma mais apropriada pela empresa, conforme associado pela Figura 2: Tabela 2. Modelo de etiqueta de descarte (duas vias). Fonte: Prado, 2000. Figura 1. Parte do resultado do descarte do processo de utilização do 5s. Organização, Sistemas e Métodos / UA 16 Metodologia 5s 7 sucata de ferromaterial reciclável lixo O processo de Senso de Utilização gera, como dados de saída (outputs), os seguintes resultados: → Aumento dos espaços pela retirada de itens desnecessários dos setores; → Redução de acidentes pela liberação dos espaços (corredores, empi- lhamentos mais seguros); → Redução da contaminação pela eliminação de focos de insetos, roe- dores, pragas etc.; → Melhora a qualidade de vida, pela melhoria da higiene do local. A representação sistemática conforme a Figura 3 caracteriza os elementos do processode Utilização (seiri). • Aumento dos espaços pela retirada dos itens desnecessários dos setores. • Redução de acidentes pela liberação dos espaços (corredores, empilhamentos mais seguros). • Redução da contaminação pela eliminação de focos de insetos, roedores e pragas. • Melhora da qualidade de vida pela melhoria da higiene do local. • Informação do que é necessário e o que não é necessário para o setor/área. • Treinamento e conscientização. peso total descartado em kg área total liberada em m2 retroalimentação (feedback) 1o s – seiri senso de utilização função: Estimular a organização para que os setores ou áreas armazenem somente aquilo que é necessário no desempenho de suas funções 2. sensO de OrdenaçãO (2°s - seitOn) Este processo tem como função identificar todos os itens de um setor e definir um endereço para cada um destes itens. Figura 2. Material inservível pela empresa descartado por diversas formas. Figura 3. Representação sistemática do 1°s – Seiri: Senso de Utilização. Fonte: Adaptado pelos autores de PRADO, 2000. Organização, Sistemas e Métodos / UA 16 Metodologia 5s 8 Após a identificação de todos os itens procura-se alocá-los em seu en- dereço, conforme a Tabela 3. itens endereço Material utilizado frequentemente Mantê-los próximo ao posto de trabalho. Material utilizado com certa frequência Mantê-los próximos, mas não necessariamente no posto de trabalho. Material raramente utilizado Podem se localizar mais distantes, em local apropriado. O processo de ordenação se vale de elementos visuais como: → Identificação de departamentos; → Identificação de areas; → Identificação de equipamentos e máquinas; → Identificação de materiais; → Delimitação de pisos. A Figura 4 representa um dos resultados do trabalho de 5s no que se re- fere ao senso de ordenação: A Figura 5 representa simbolicamente alguns aspectos observados pelo senso de ordenação: sinalização de áreas sinalização de segurança identificação de materiais Os dados de saída (outputs) deste processo são representados por: → Redução do tempo na busca dos itens; Tabela 3. Localização de itens considerados necessários ao setor. Figura 4. Ordenação de ferramentas em uma área de trabalho. Figura 5. Ordenação do local de trabalho de diferentes formas. Organização, Sistemas e Métodos / UA 16 Metodologia 5s 9 → Redução de acidentes pela identificação das áreas de risco; → Delimitação das áreas de circulação de máquinas e pessoas é clara- mente definida; → Redução de estoques; → Aumento do valor agregado nas atividades. Atenção Neste processo o lema é um lugar para cada coisa, cada coisa em seu lugar. Os elementos do processo de ordenação (seiton) são caracterizados pela Figura 6: • Redução do tempo na busca dos itens; • Redução de acidentes pela identificação das áreas de risco; • Delimitação das áreas de circulação de máquinas e pessoas são claramente definidas; • Redução de estoques • Aumento do valor agregado nas atividades. • Identificação de departamentos; • Identificação de áreas; • Identificação de equipamentos e máquinas; • Identificação de materiais; • Delimitação de pisos. solicitações de identificação de itens solicitação de endereçamento de itens retroalimentação (feedback) função: Identificar todos os itens de um setor e definir um endereço para cada um destes itens. 2o s – seiton senso de ordenação 3. sensO de limpeza (3°s – seisO) A função deste processo é mais do que a tarefa de limpar os setores, é criar mecanismos para eliminar as fontes de sujeira. Em algumas empresas o uso de luvas brancas tem o objetivo de con- trolar ou evidenciar o controle de contaminação. Para tanto se utiliza de ferramentas como o ciclo de melhoria contínua, PDCA, para reduzir siste- maticamente as fontes de contaminação. Kaoru Ishikawa, um dos gurus da qualidade, quando perguntado como se inicia o programa de Qualidade Total numa empresa respondeu: Pode- -se iniciar varrendo... Figura 6. Representação sistemática do 2°S – Seiton: Senso de Ordenação. Fonte: Adaptado pelos autores de PRADO, 2000; SILVA,1997. Organização, Sistemas e Métodos / UA 16 Metodologia 5s 10 A Figura 7 representa alguns aspectos abordados na aplicação do sen- so de limpeza: manter tudo sempre limpo usar luvas brancas eliminar vazamentos Atenção Senso de Limpeza: Limpar e manter limpos os ambientes em que vivemos: casa, escola, trabalho e áreas públicas. Este processo apresenta como dados de saída (outputs) os seguintes resultados: → Ambiente mais sadio; → Eliminação de condições inseguras causadas por contaminação (pi- sos, máquinas e equipamentos oleosos); → Redução de desperdícios com água e lubrificantes. A Figura 8 caracteriza os elementos do processo de limpeza (SEISO). Figura 7. O senso de limpeza caracterizado por algumas ações de controle. Figura 8. Representação sistemática do 3°S – Seiso: Senso de Limpeza. Fonte: Adaptado pelos autores de PRADO, 2000; SILVA,1997. função: A função deste processo é mais do que a tarefa de limpar os setores, é criar mecanismos para eliminar as fontes de sujeira. indicadores de qualidade de vida indicadores de economia gerada retroalimentação (feedback) • Ambiente mais sadio. • Eliminação de condições inseguras causadas por contaminação – pisos, máquinas e equipamentos oleosos. • Redução de desperdícios com água e lubrificantes. • Treinamento e conscientização. • Informação do que é necessário e o que não é necessário para o setor/área. 3o s – seiso senso de limpeza Organização, Sistemas e Métodos / UA 16 Metodologia 5s 11 4. sensO de padrOnizaçãO (4°s – seiKtsU) A função do processo de padronização é perpetuar todas as ações definidas nos processos anteriores garantindo o desenvolvimento da metodologia. Segundo Deming “não existe controle sem padronização”. O processo de padronização é caracterizado pelo largo uso de controles visuais, re- presentados pela Figura 10, como: → Através de código de cores para identificar quantidades disponíveis de peças (Kanban) em armários, pallets, prateleiras etc.; → Em faixas de trabalho em equipamentos como a cor verde para faixa aceitável, a amarela para atenção e a vermelha para faixa perigosa de trabalho; → Controle de abertura de válvulas e registros; → Janelas de inspeção para facilitar a inspeção de pontos de difícil aces- so visual para controle. São aplicados em partes móveis, como cor- reias, engrenagens polias etc. Para os planos de limpeza são definidas folhas de verificação (check lists) preparadas pelos próprios colaboradores. janelas de inspeção folhas de verificação delimitação de áreas faixas de trabalho Atenção Padronizar para otimizar os processos. Este processo tem como dados de saída (outputs) os seguintes resultados: → Os colaboradores desenvolvem o sentimento de zelo pelos equipa- mentos sob sua responsabilidade; → Desperta o contínuo melhoramento dos padrões de identificação, de segurança e de asseio, através da criatividade das pessoas; → Menor índice de quebra dos equipamentos; Figura 9. Instrumentos de padronização da metodologia 5s. Organização, Sistemas e Métodos / UA 16 Metodologia 5s 12 → Máquinas e equipamentos são mais facilmente monitorados pela apresentação visual mais amigável para inspeção. A Figura 10 caracteriza os elementos do processo de padronização (seiketsu). • Os colaboradores desenvolvem o sentimento de zelo pelos equipamentos sob sua responsabilidade; • Desperta o contínuo melhoramento dos padrões de identificação, de segurança e de asseio, através da criatividade das pessoas; • Menor índice de quebra dos equipamentos; • Máquinas e equipamentos são mais facilmente monitorados pela apresentação visual mais amigável para inspeção. • Código de cores para identificação de equipamentos; • Faixas de trabalho em equipamentos; • Controle de abertura de válvulas eregistros; • Janelas para facilitar a inspeção de pontos de difícil acesso visual para controle. • Checklists. solicitações de padronização retroalimentação (feedback) função: A função do processo de padronização é perpetuar todas as ações definidas nos processos anteriores garantindo o desenvolvimento da metodologia. 4o s – seiketsu senso de padronização 5. sensO da aUtOdisCiplina (5°s – sHitsUKe) A função deste processo é a conscientização por parte dos colaboradores de fazer a aplicar sistematicamente a metodologia para a melhoria do setor, do ambiente e das condições de trabalho. Procura-se tirar fotografias antes e depois do evento de todos os se- tores mostrando aos colaboradores as evidencias visíveis obtidas pela aplicação da metodologia. A Figura 12 mostra como referência o arranjo antes e depois da aplicação da metodologia 5s em uma empresa Figura 10. Representação sistemática do 4°S – Seiketsu: Senso de Padronização. Fonte: Adaptado pelos autores de PRADO, 2000; SILVA,1997. Organização, Sistemas e Métodos / UA 16 Metodologia 5s 13 Também é interessante monitorar a continuidade da aplicação da meto- dologia fazendo-se auditorias frequentes em cada área para observar a motivação e comprometimento com o programa. A Figura 12 representa uma das formas de se avaliar a autodisciplina ao longo do tempo. kanban dos 5s setor de armazenamento conceito como está nossa área segunda terça quarta quinta sexta sábado utilização bom ruim regular regular organização regular bom bom ruim limpeza bom ruim asseio bom regular disciplina ruim bom Atenção No processo de autodisciplina o lema é promover a auto- disciplina e o contínuo melhoramento pela sistematização da metodologia. Figura 12. Mural de avaliação do programa 5s por setor. Figura 11. Representação típica do resultado da aplicação da metodologia 5s. Organização, Sistemas e Métodos / UA 16 Metodologia 5s 14 A Figura 13 representa o processo de autodisciplina da metodologia 5s, que leva em conta a importância da continuidade do programa ao longo do tempo, e não somente durante a implantação, que normalmente apre- senta grande interesse e visibilidade. • Motivação em melhorar o seu setor/área; • Comprometimento com os resultados; • Reconhecimento por parte da organização. • Treinamento e conscientização; • Informação do que é necessário e o que não é necessário para o setor/área. divulgação dos resultados de melhoria (produtividade, qualidade, satisfação) retroalimentação (feedback) função: Conscientização por parte dos colaboradores de fazer a aplicar sistematicamente a metodologia para a melhoria do setor, do ambiente e das condições de trabalho. 5o s – shitsuke senso de autodisciplina Figura 13. Representação sistemática do 5°S – Shitsuke: Senso de Autodisciplina. Fonte: Adaptado pelos autores de PRADO, 2000; SILVA,1997. antena pArAbóliCA Leia o texto1 com uma abordagem interessante sobre a apli- cação da metodologia 5s na vida pessoal: Quem teve a ideia de cortar o tempo em fatias, a que se deu o nome de ano, foi um indivíduo genial. Industrializou a esperança, fazendo-a funcionar no limite da exaustão. Doze meses dão para qualquer ser humano se cansar e entregar os pontos. Aí entra o milagre da renova- ção e tudo começa outra vez, com outro número e outra vontade de acreditar, que daqui para diante vai ser diferente. (Carlos Drummond de Andrade). Agora que você já fez a famosa contagem regressiva, bebeu champanhe, cumprimentou amigos e familiares, fez ótimas refeições e dormiu bastante, bem-vindo de volta ao cotidia- no. Para algumas pessoas, não passou de um dia como outro qualquer, uma passeadinha a mais do ponteiro nos relógios, exceção feita a uma mesa mais farta e ao final de semana pro- longado. Todavia, prefiro seguir Drummond, aproveitando a magia do momento para refletir sobre os últimos doze meses, repensar sobre os objetivos e metas traçadas, e recomeçar a luta e a caminhada. Em Administração, utilizamos um expediente importado lá do Oriente, mais precisamente do Japão pós-guerra, chama- do de “5s”. Este nome provém de cinco palavras japonesas iniciadas pela letra “s”: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke. Os cinco sensos constituem um sistema fundamental para harmonizar os subsistemas produtivo-pessoal-comportamen- tal, constituindo-se na base para uma rotina diária eficiente. Praticar os 5s significa: → Seiri (senso de utilização): separar as coisas necessá- rias das desnecessárias; → Seiton (senso de organização): ordenar e identificar as coisas, facilitando encontrá-las quando desejado; → Seiso (senso de zelo): criar e manter um ambiente fí- sico agradável; → Seiketsu (senso de higiene): cuidar da saúde física, mental e emocional de forma preventiva; 1. Revista Jus Vigilantibus, Sexta- feira, 15 de janeiro de 2010. Disponível em: <http://jusvi. com/artigos/43277>. → Shitsuke (senso de disciplina): manter os resultados obtidos através da repetição e da prática. A aplicação dos 5s numa empresa deve ser efetuada com critérios, inclusive com supervisão técnica dependendo do porte da companhia. Mas meu convite, neste instante, é para você praticar os 5s em sua vida pessoal. Assim, que tal aproveitar estes primeiros dias do ano para fazer uma pequena revolução pessoal? Aplique Seiri em sua casa e em escritório. Nos armários, nas gavetas, nas escrivaninhas. Tenha o senso de utilização presente em sua mente. Se lhe ocorrer a frase: “Acho que um dia vou precisar disto...”, descarte o objeto em questão, pois você não o utilizará. Pode ser uma roupa que você ganhou de presente ou comprou por impulso e nunca a vestiu, por não lhe agradar o suficiente, mas que acalentará o frio de uma pessoa carente. Podem ser livros antigos, hoje hospedeiros do pó, que contribuirão com a educação de uma criança ou um jovem universitário. Seja seletivo. Elimine papéis que apenas ocupam espaço em seus arquivos, incluindo revistas e jornais que você acre- dita estar colecionando. Organize sua geladeira e sua des- pensa – você ficará impressionado com o número de itens com prazo de validade expirado. Na próxima fase, passe a Seiton. Separe itens por cate- gorias, enumerando-os e etiquetando-os se adequado for. Agrupe suas roupas obedecendo a um critério pertinente a você, como por exemplo, dividir vestimentas para uso no lar, daquelas destinadas para trabalhar, de outras utilizadas para sair a lazer. Organize seus livros por gênero (romance, ficção, técnico etc.) e em ordem de relevância e interesse na leitura. Separe seus documentos pessoais e profissionais em pastas suspensas, uma para cada assunto (água, luz, telefone...). Es- tes procedimentos lhe revelarão o que você tem e atuarão como “economizadores de tempo” quando da busca por um objeto ou informação. Com o Seiso, você estará promovendo a harmonia em seu ambiente. Mais do que a limpeza, talvez seja o momen- to para efetuar pequenas mudanças de layout: alterar a po- sição de alguns móveis, colocar um xaxim na parede, me- lhorar a iluminação. Agora, basta aplicar os últimos dois sensos já mencio- nados, o Seiketsu, que corresponde aos cuidados com seu corpo (sono reparador, alimentação balanceada e exercícios físicos), sua mente (equilíbrio entre trabalho, família e lazer) e seu espírito (cultive a fé) e o Shitsuke., tão simples quanto fundamental, e que significa controlar e manter as conquis- tas realizadas. Faça isso e eu desafio você a ter pela frente doze longos e prósperos meses! e AgorA, José? A metodologia 5s é uma das ferramentas importantes na implantação de Gestão da Qualidade em uma organização e promove mudanças importantes nos indicadores de de- sempenho das diversas áreas. Ela é de fácil implementação e demanda como pré-requisito somente o conhecimento da técnica e a motivação. Procure associar essa ferramenta com as outras que fo- ram, ou serão apresentadas adiante,no objetivo em comum de melhoria contínua da qualidade. Esperamos que você te- nha assimilado o conceito desta metodologia e principalmen- te que possa aplicá-lo ao longo da sua carreira profissional. Até logo! Organização, Sistemas e Métodos / UA 16 Metodologia 5s 18 glossário Housekeeping: significa literalmente “fazer a faxina da casa, manter a casa limpa”. 5s: define as cinco etapas na implementação da metodologia 5s com as letras S das palavras em japonês (Seiri; Seiton; Seiso; Seiket- su; Shitsuke). ISO-9000: norma de gerenciamento da quali- dade. Inputs: dados de entrada em um sistema. Outputs: dados de saída de um sistema. Feedback: retroalimentação de um sistema. Kanban: Sistema de controle de estoque con- forme a demanda de mercado (método de “puxar” a produção). reFerênCiAs DemINg, W. e. ( cItAçãO DIRetA NA P. 13 cOm AuSêNcIA DA P.) FLeuRY, A.; FLeuRY, m. t. L. � Aprendizagem e Inovação Organizacional. São Paulo: Atlas,199. OLIVeIRA, D. P. R.� Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2006. PALADINI, e. P.� Gestão da qualidade. São Pau- lo: Atlas,1999. PRADO, R. g. �5s inteligente - A Revolução dos 100 dias. São Paulo; Virgo, 2000. SILVA, J.� 5s: o ambiente da qualidade. Belo Horizonte: Fundação Ottoni, 1997.
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