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A maioria dos profissionais diz que participa de mais reuniões agora 
do que há 10 anos, e mais da metade dessas reuniões (56%) agora 
são virtuais ou uma combinação de virtual e presencial. Entretanto, as 
reuniões estão ficando melhores? Entrevistamos mais de 3.000 pessoas de 
todas as regiões geográficas e gerações para entender melhor os maiores 
problemas com as reuniões de rotina e como eles podem ser resolvidos. 
Veja a seguir 10 dicas para tornar suas reuniões mais produtivas e 
colaborativas, esteja você conduzindo ou apenas participando delas. 
Um curso intensivo 
sobre como fazer 
reuniões produtivas
Um guia para antes, durante e depois das reuniões
Antes
Um curso intensivo sobre como fazer reuniões produtivas
Um curso intensivo sobre como fazer reuniões produtivas
Prepare suas perguntas 
e compartilhe uma agenda 
O primeiro passo para uma reunião bem-sucedida é colocar todos na 
mesma página, estejam os participantes localizados do outro lado do 
edifício ou em vários lugares do mundo. Preparar uma agenda e uma 
lista de perguntas com antecedência pode ajudar você a se envolver 
mais na discussão.
Inclua a agenda em um e-mail e/ou no corpo do convite do calendário, 
preferencialmente de 24 a 48 horas antes do horário designado. 
Se você é o destinatário de uma agenda de reuniões, leia-a! 
DICA 1
Durante DepoisAntes
Teste sua tecnologia 
Não há nada pior do que atrapalhar-se com o equipamento da sala de 
conferências e começar a reunião com atraso. O Skype Room Systems 
é um controle central que traz a experiência do Skype for Business 
e do Teams para a sala de reuniões. Acrescente vídeo HD e áudio 
avançado, compartilhamento de conteúdo e recursos de chamada 
para transformar qualquer espaço em uma sala de reuniões do Teams. 
Com o Skype Room Systems, você pode até mesmo usar 
um cabo HDMI para compartilhamento na sala, pois 
ele faz o compartilhamento automaticamente com os 
participantes remotos, sem necessidade de botões extras.
DICA 2
Transforme qualquer ambiente em uma sala de reuniões do Teams. 
Compre o Skype Room Systems agora mesmo.Antes Durante Depois
Um curso intensivo sobre como fazer reuniões produtivas
Envie convites que 
não necessitam de 
um cliente ou plug-in
Ter que instalar um cliente ou plug-in especial pode ser frustrante quando 
você está tentando entrar em uma reunião. Com o Ingresso anônimo no 
Microsoft Teams, você pode agendar uma reunião e enviar convites para 
qualquer endereço de email válido, do Teams ou do Outlook. 
O destinatário só precisa clicar no link do convite por email, digitar o nome 
e entrar na reunião. Se alguém quiser compartilhar a tela, pode instalar 
o cliente de área de trabalho e ingressar como anônimo.
DICA 3
Antes Durante Depois
Use o lobby, especialmente 
para participantes externos
Comece a reunião no horário marcado, mas não antes de estar 
pronto. Com o Microsoft Teams, os participantes de fora da sua 
organização são recebidos em um lobby virtual por padrão. 
Assim, você pode controlar quando eles ingressam. 
Isso aumenta a privacidade, mas também permite que você 
se prepare para começar. Você também pode atualizar as 
configurações no Teams para permitir que usuários anônimos 
entrem diretamente sem precisar passar pelo lobby.
DICA 4
Antes Durante Depois
Durante
Um curso intensivo sobre como fazer reuniões produtivas
Um curso intensivo sobre como fazer reuniões produtivas
Antes Durante Depois
Pratique boas 
maneiras para reuniões
Algumas regras simples de etiqueta podem fazer qualquer reunião 
transcorrer sem problemas. Se você estiver apresentando, desative 
as notificações para evitar o compartilhamento excessivo (ou use 
o compartilhamento de aplicativos para compartilhar uma janela 
específica, e não sua tela inteira) e permita que outras pessoas 
assumam o compartilhamento de tela se elas tiverem algo para mostrar. 
Em grandes reuniões, peça aos participantes online que silenciem seus 
microfones. No Microsoft Teams, os participantes que ingressam em 
uma grande reunião com atraso começam automaticamente silenciados. 
Por fim, indique um cronometrista para gerenciar a agenda, se você estiver 
realizando uma reunião com vários apresentadores.
DICA 5
Grave sua reunião
A gravação permite fazer um registro da reunião. Além 
disso, pessoas que não puderam participar poderão 
acompanhá-la posteriormente. Ela também pode ajudar 
a resolver conflitos sobre resultados ou itens de ação. 
DICA 6
Antes Durante Depois
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Seja uma pessoa 
real em reuniões virtuais
Com as reuniões online, os participantes não têm tantas indicações 
não-verbais para ajudá-los a permanecer interessados. Mantenha 
o entusiasmo para que o público continue atento. Ligue seu vídeo 
também para que as pessoas possam vê-lo quando você estiver 
falando e saibam que você está participando ativamente. 
Além disso, não tenha medo de inserir algo divertido, por exemplo, 
com GIFs animados (integrados ao Microsoft Teams), especialmente 
no início das reuniões.
DICA 7
Antes Durante Depois
Use audioconferências 
integradas para participantes 
que estão sem Internet 
Nem todos têm acesso fácil à Internet, especialmente os participantes 
que estão na estrada. Ligar para um telefone é uma opção, mas você 
teria outro dispositivo para acompanhar. O Microsoft Teams permite 
que os participantes liguem diretamente. 
A audioconferência nas reuniões do Teams oferece suporte a números de 
discagem em mais de 90 países e mais de 400 cidades. Você também pode 
discar para adicionar participantes por meio do número de telefone deles.
DICA 8
Antes Durante Depois
Depois
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Compartilhe uma recapitulação
As recapitulações de reuniões podem ser uma forma valiosa de interagir 
novamente com os participantes. Faça o acompanhamento com um 
breve resumo no canal do projeto do Microsoft Teams ou por email. 
Lembre os participantes sobre as próximas etapas e exponha as principais 
conclusões ou decisões. Você também pode usar a recapitulação para 
pedir mais colaboração e contribuição.
DICA 9
Antes Durante Depois
Solucione problemas 
técnicos para a próxima vez
Se ocorreram problemas técnicos, veja se você poderá evitá-los 
nas próximas reuniões. 
O Microsoft Teams oferece a Análise de Chamada para ajudar 
você e os profissionais da assistência técnica com a solução de 
problemas. As métricas detalhadas podem ajudar a identificar 
problemas de qualidade do áudio, e você pode pesquisar por 
chamadas e reuniões específicas. O Teams possui até mesmo 
a solução de problemas interativa para detectar problemas 
comuns em reuniões, como um participante que tenta falar 
enquanto está silenciado. 
DICA 10
Antes Durante Depois
Veja como o Microsoft Teams no Office 365 oferece 
uma solução completa para reuniões online.
Assista a um webcast e uma demonstração
Os dispositivos certos podem transformar reuniões 
boas em excelentes. 
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