Reuniões Produtivas - Acessível

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Reuniões Produtivas – Versão Acessível 
Sumário 
Apresentação ................................................................................................................................ 1 
Princípios Gerais ............................................................................................................................ 2 
Como as tecnologias podem substituir as reuniões? ................................................................ 2 
Tipos de reunião ........................................................................................................................ 2 
Conceitos Básicos .......................................................................................................................... 4 
Após o planejamento dos objetivos e participantes, é necessário decidir o local e a data da 
reunião ...................................................................................................................................... 5 
Findo o planejamento, a próxima etapa é a boa condução da reunião em si .......................... 5 
As decisões podem ser autocráticas, por consenso ou por voto .............................................. 5 
Uma reunião é um evento pontual, mas com consequências duradouras. Dela resultam 
ações, projetos e ideias a serem implementadas ..................................................................... 6 
Correções de Ideias Errôneas ........................................................................................................ 7 
“A reunião é sempre a melhor maneira de resolver um assunto” ........................................... 7 
“Deixe a reunião correr solta”................................................................................................... 7 
“O organizador da reunião faz todo o trabalho” ...................................................................... 7 
Atividade ....................................................................................................................................... 8 
Modelos de exemplo ................................................................................................................. 8 
Pauta ..................................................................................................................................... 8 
Ata ......................................................................................................................................... 9 
Encerramento .............................................................................................................................. 10 
Créditos ....................................................................................................................................... 11 
 
 
 
 
 
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Apresentação 
O Centro de Formação, Treinamento e Aperfeiçoamento da Câmara dos Deputados – 
Cefor – promove iniciativas de educação e desenvolvimento para o público interno e para a 
comunidade em geral por meio de sua Coordenação de Educação a Distância (COEAD). 
Por meio desse curso autoinstrucional, o CEFOR colabora com o planejamento e a 
execução de reuniões produtivas e eficazes nos mais diversos ambientes, tanto na Câmara dos 
Deputados como nas organizações em geral. 
São apresentados conceitos, procedimentos e ferramentas possíveis de serem 
aplicados imediatamente pela aluna e pelo aluno que podem, ainda, buscar aprofundamento 
nas fontes citadas. 
Excelente curso e ótimas reuniões! 
 
 
 
 
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Princípios Gerais 
O dia a dia de toda organização é marcado por reuniões que contribuem com o senso 
de equipe, o compartilhamento de informações e a tomada de decisões. 
Uma boa reunião pode ser sucinta, criativa e enriquecedora. Mas isso não acontece 
por acaso, e sim como resultado de um bom planejamento, de uma preparação cuidadosa, de 
uma execução habilidosa e do acompanhamento posterior. Pode-se dizer que uma reunião 
produtiva é aquela que atinge seus objetivos dentro do tempo necessário. 
No entanto, com as novas possibilidades trazidas pela tecnologia, muitas vezes é 
possível atingir os objetivos sem necessariamente marcar uma reunião. Um simples 
telefonema ou um grupo de discussão por e-mail podem ser suficientes. 
Como as tecnologias podem substituir as reuniões? 
Nunca foi tão fácil utilizar a tecnologia para adiantar assuntos de uma reunião ou até 
substituí-la totalmente. 
Com um grupo de discussão por e-mail, várias opiniões e ideias podem ser levantadas, 
economizando o tempo de discussão numa reunião presencial. 
Outros instrumentos podem ser utilizados, como fóruns na internet, chats, blogs, 
webinars. 
Documentos podem ser editados por várias pessoas em locais e horários diferentes, 
por meio de softwares colaborativos (alguns disponíveis de graça na internet). 
Com essas alternativas, é importante questionar se marcar uma reunião é realmente 
imprescindível. Tempo é um recurso cada vez mais escasso para ser gasto 
desnecessariamente. 
Tipos de reunião 
Dentre os diversos tipos de reunião, podemos destacar: 
 Informativa: Muitas reuniões visam apenas informar procedimentos a serem adotados 
pelos membros do grupo, verificar o andamento dos trabalhos ou apresentar 
resultados, relatórios etc. É um tipo de reunião não-participativa: usualmente, poucas 
pessoas falam e as outras apenas escutam e fazem suas anotações. Tratando-se de 
uma informação importante, pode ser conveniente planejar um tempo adicional para 
que os participantes expressem a sua compreensão sobre o que foi informado. 
 De resolução de problemas: Podemos também nos reunir para discutir e levantar 
possibilidades de resolução de problemas. É uma reunião participativa. Por isso, é 
necessário planejar um tempo para a expressão dos membros do grupo, que terá uma 
postura mais ativa. Não é necessário tomar decisões, apenas levantar possibilidades. 
 Para tomada de decisões: É uma reunião que envolve uma proposta visando a uma 
decisão coletiva. A melhor alternativa é construir um consenso entre os participantes, 
levando em conta todas as dúvidas e colocações. Com isso, todos são responsáveis 
pelas decisões. Quando isso não for possível, pode-se recorrer ao voto. 
 De avaliação: Ao contrário de uma reunião informativa, em que poucos falam e muitos 
escutam, uma reunião de avaliação envolve um planejamento que permita que 
 
 
 
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muitos, ou todos, expressem suas opiniões. Esse tipo de reunião exige uma postura de 
respeito e aceitação de opiniões de outras pessoas, sem que isso indique a 
necessidade de posturas defensivas ou o uso de momentos intermináveis de 
justificativas para procedimentos sob avaliação. 
 
 
 
 
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Conceitos Básicos 
 O planejamento é a primeira etapa de uma reunião e ele começa com a definição dos 
objetivos. Um objetivo é a meta que se pretende alcançar; é sinônimo de alvo, de fim a atingir. 
 Em uma reunião, é importante determinar objetivos e também resultados que possam 
ser alcançados e aferidos. Assim, por exemplo, o objetivo “criar novos projetos para o segundo 
semestre” poderá ter como resultados “chegar a um acordo sobre três novos projetos, com 
cronogramas e responsáveis”. 
 Uma vez definido o objetivo, torna-se necessário planejar quem serão os participantes, 
qual será o tipo de reunião, como as decisões serão tomadas, data, duração e local. Os 
assuntos a serem discutidos devem ser definidos, com hora de início e término de cada tópico 
ou atividade. 
 Essas informações deverão constar numa pauta, documento que irá guiar a reunião. 
Ela servirá, em primeiro lugar, para ser divulgada previamente aos participantes, para que eles 
possam se preparar para o encontro. Durante a reunião, ela deverá ser seguida a fim de que a 
reunião alcance seus objetivos dentro do tempo especificado. 
 Para determinar os participantes de uma reunião, devem ser consideradas apenas 
pessoas essenciais, incluindo aquelas com contribuições importantes,influência para aquele 
assunto, ou com pontos de vista divergentes, para enriquecer a discussão. 
 As reuniões interativas, com muita colaboração dos participantes, não devem contar 
com mais de dez pessoas. Senão, é indicado dividi-las em pequenos grupos, ou fazer reuniões 
intermediárias com subgrupos. 
 Dentre os participantes, deve ser escolhido um para controlar a duração da reunião. 
Ele irá acompanhar os horários previstos na pauta, chamando a atenção do grupo quando uma 
discussão se estender demais. 
 Outro papel a ser atribuído é o de quem fará a ata da reunião, a fim de manter a 
memória do que foi discutido e divulgar as conclusões que o grupo chegou. 
 Outra função que o organizador pode delegar é o de facilitador ou moderador. Este 
pode ser alguém treinado em habilidades de manutenção de grupo (incentivar, harmonizar, 
delegar) e de tarefas (esclarecer, resumir, chegar a consenso). 
 O moderador não é um tomador de decisões – ele apenas conduz a reunião. O 
responsável pelo resultado continua sendo o organizador. 
 O facilitador pode conduzir a reunião de forma mais neutra e objetiva do que o 
organizador seria capaz. Delegando essa tarefa, esse último pode participar da reunião sem 
que sua posição ou hierarquia iniba a participação dos demais. O organizador da reunião pode, 
portanto, se beneficiar ao designar certos papéis aos participantes, não concentrando todas as 
funções em si. A distribuição de tarefas não só viabiliza uma melhor participação de todos, 
como envolve mais os participantes no alcance dos objetivos. 
 
 
 
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Após o planejamento dos objetivos e participantes, é necessário decidir o local e 
a data da reunião 
 O local escolhido deve ser adequado ao tipo de reunião e número de participantes, 
não sendo nem grande nem pequeno demais. Ele também deve conter os materiais e 
equipamentos adequados. Assim, por exemplo, uma sessão de brainstorming pode contar com 
brinquedos e uma decoração lúdica, que estimule a criatividade. 
 Em reuniões com mais de duas horas, é fundamental incluir uma pequena pausa, que 
pode inserir um breve lanche. No entanto, os horários de início e fim devem ser rigorosamente 
cumpridos, a fim de não premiar os “atrasados”. 
 Antes da reunião, não se esqueça de conferir as condições do local escolhido, os 
materiais necessários etc. Lembre-se também de enviar uma pauta para os participantes, com 
os objetivos, local e horário e outras informações importantes. 
Findo o planejamento, a próxima etapa é a boa condução da reunião em si 
Ao iniciar a reunião, é fundamental seguir o planejamento. Mas, além disso, é importante 
prestar a devida atenção aos seguintes aspectos: 
 Foco: É inevitável que as pessoas, em algum momento, desviem-se do assunto que 
estava sendo discutido e que estava previsto na pauta. Nesse momento, qualquer 
participante pode chamar a atenção. O novo assunto pode ser anotado para ser 
discutido mais tarde, mas nada deve tirar o foco do assunto principal. 
 Administração do tempo: Deve-se seguir o planejamento do tempo necessário para 
cada assunto ou ação. Daí a importância de um participante ser designado para 
administrar o tempo: ele vai chamar a atenção quando uma discussão estiver se 
estendendo além do previsto. No entanto, a pauta não deve ser um empecilho para 
uma boa reunião. Se for preciso mais tempo que o previsto para um assunto, é 
possível negociar uma prorrogação com os participantes, por tempo determinado. 
 Dinâmica: Durante a reunião, é possível perceber pela linguagem corporal que os 
participantes estão ficando dispersos. Intervalos, lanches, atividades dinâmicas, 
mudança na organização da sala podem ser recursos para dinamizar e prender a 
atenção de todos. 
 Feedback: Deve-se evitar criticar prontamente as colocações dos participantes, o que 
pode fazer com que boas ideias morram logo no início. Ao contrário, o mais indicado é 
se fazer um feedback positivo e equilibrado. Uma ideia aparentemente absurda ou 
fracassada pode se revelar uma grande inovação. 
 Comunicação e resistências: A comunicação eficaz é uma via de mão dupla: não 
adianta falar e não ser compreendido. Portanto, formular sínteses assegura a 
compreensão sobre a mensagem recebida. Deve-se utilizar, também, as habilidades 
pessoais para lidar com diferentes tipos de comportamentos dos integrantes da 
reunião, incentivando o tímido a falar mais e agindo com firmeza e determinação 
quando algum comportamento “dominador” tomar espaço em demasia. 
As decisões podem ser autocráticas, por consenso ou por voto 
No primeiro caso, os participantes da reunião contribuem apenas com pareceres a 
serem levados em conta por quem vai decidir. 
 
 
 
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Já nas decisões por consenso, todos os participantes assumem a responsabilidade pelo 
encaminhamento e sucesso da decisão tomada. O consenso deve ser construído levando em 
conta todos os argumentos e dúvidas levantados. 
Em alguns casos, decidir por meio do voto é a única alternativa, especialmente quando 
há grandes divergências entre os participantes. Embora seja uma solução mais rápida que o 
consenso, ela tem o inconveniente de criar uma divisão entre vencedores e vencidos. 
Uma reunião é um evento pontual, mas com consequências duradouras. Dela 
resultam ações, projetos e ideias a serem implementadas 
 A reunião deve ser encerrada na hora programada, ou deve-se negociar um tempo 
determinado para prorrogação. Respeitar os horários é uma forma de também respeitar cada 
participante. 
 O encerramento da reunião é o momento de atribuir responsáveis e prazos para cada 
ação que foi planejada. Certifique-se também de fazer uma ata para manter a memória do que 
ocorreu e divulgar a outros interessados. 
 
 
 
 
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Correções de Ideias Errôneas 
“A reunião é sempre a melhor maneira de resolver um assunto” 
Nem sempre. 
 Considere a dificuldade em conciliar agendas, o tempo perdido com deslocamentos 
etc. Muitas vezes, há outras soluções menos dispendiosas e que ocupam menos o tempo das 
pessoas. Considere fóruns, e-mails, grupos de discussão virtuais, softwares colaborativos, 
assim como telefonemas, memorandos... Só marque uma reunião se for absolutamente 
necessário. 
“Deixe a reunião correr solta” 
 Nada mais errado. 
 Deve-se controlar o tempo e manter o foco nos assuntos em pauta, deixando temas 
emergentes para o final ou para outra reunião. Começar e terminar uma reunião dentro da 
hora designada é uma forma de respeitar cada participante. 
“O organizador da reunião faz todo o trabalho” 
 Isso não é o mais indicado. 
 O organizador poderá participar plenamente, expondo suas opiniões sem inibir 
subordinados, se contar com um moderador para conduzir a reunião. É importante que o 
facilitador, ou moderador, tenha treinamento em técnicas de reunião, para que possa conduzir 
o encontro com o máximo de eficiência. 
 
 
 
 
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Atividade 
 A elaboração de uma pauta ajuda o organizador e os outros participantes a se 
prepararem para a reunião. Sabendo com antecedência os assuntos a serem tratados, é 
possível tirar o máximo proveito do encontro. 
 Mesmo nos ambientes de trabalho mais informais, as decisões tomadas e informações 
compartilhadas em reuniões devem ser registradas, formalizadas e divulgadas a todos os 
interessados. Por isso, a elaboração de uma ata clara e objetiva é de fundamental importância. 
 A ata deve informar: 
1. Título da Reunião 
2. Local e data 
3. Introdução: Descrição do título do evento 
4. Participantes: Nome completo/instituição 
5. Agenda/pauta da reunião: temas tratados e respectivos responsáveis 
6. Desenvolvimento: Descrição dos principais temas discutidos na reunião 
7. Conclusões: Descrição das conclusões e decisões provenientes da reunião 
8. Recomendações: Descrição das recomendações provenientes da reunião 
9. Distribuição: Pessoas a quem a ata deve ser enviada. 
Modelos de exemplo 
 A seguir, estão os modelos de pauta a ata.As partes que podem ser substituídas estão 
demarcadas com o caractere underline, enquanto que os comentários e orientações estão 
dentro de parênteses. 
Pauta 
Objetivos: _ 
Resultados esperados: _ 
Participantes: _ 
Facilitador: _ 
Secretário: _ 
Data e local: _ 
Responsável para contato: _ 
Telefone: _ 
E-mail: _ 
Material extra para leitura prévia: em anexo. 
Programação: (exemplo) 
 10:00h – 10:10h – Apresentação dos problemas 
 10:10h – 10:25h – Criação de soluções e alternativas 
 
 
 
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 10:25h – 10:40h – Discussão das propostas e escolha por consenso 
Fim da reunião 
Ata 
Às _ horas e _ minutos do dia _ do mês _ do ano de _ reuniram-se os membros da Diretoria _, 
da Empresa, (descrever o local de encontro aqui), com intuito de deliberar as seguintes 
propostas: _. 
Foi discutido que _ e _, sendo aprovadas as seguintes propostas: _ e _. Nada mais havendo a 
tratar, a reunião que foi finalizadas às _ horas e _ minutos, presidida por (nome) _, (cargo) _. 
Assinaturas (de quem redigiu, dos presentes – se possível – ou de testemunhas) 
 
 
 
 
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Encerramento 
O que você achou desse curso? 
Navegue pela página de Educação a Distância da Câmara dos Deputados e tenha 
acesso a vários outros materiais educativos, como vídeos, cursos autoinstrucional e com 
tutoria, além de recursos online. Lá você também encontrará informações sobre os programas 
de Educação para cidadania promovidos pela COEAD. 
Acesse! http://www.ead.camara.leg.br/ 
EAD: Aprender a distância é uma experiência instigante e prazerosa para todos os que 
se dispõem a romper barreiras e superar limites. 
 
http://www.ead.camara.leg.br/
 
 
 
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Créditos 
Adequação do Conteúdo 
Rafaela Luciana Sartori, Ana Carolina Alvarenga Teixeira e Lúcio Batista 
Revisão 
Márcio Susumu e Hélio Ferreira Cortes 
Ilustração e Diagramação 
Romulo Kiffer e Leonardo Conde 
Programação 
Leonardo Stevanato 
Versão Acessível 
Ênio Júnior 
Coordenação de Educação a Distância 
Direção: Márcio Martins 
Bibliografia 
HAWKINS, Charlie. Os segredos das reuniões produtivas: como acabar com a chatice, controlar 
a confusão e eliminar a perda de tempo. São Paulo: Saraiva. 2013. 
STREIBEL, Barbara J. Como planejar e conduzir reuniões produtivas. Rio de Janeiro: Sextante. 
2008.