CONTROLE DE ESTOQUE EVITA PERDAS DE INVESTIMENTOS

Prévia do material em texto

CONTROLE DE ESTOQUE EVITA PERDAS DE INVESTIMENTOS
Quando bem feita, a gestão de estoque é importante para evitar perda de investimentos, já que muitas empresas mensuram o prejuízo de seus estoques sem giro em de forma monetária a preço de custo de entrada da mercadoria. Contudo, esse prejuízo é maior, pois caso esse estoque parado fosse vendido a preço cheio ele traria lucro. Então, errar na compra acarretará um prejuízo maior do que a maioria dos gestores imagina. Na gestão de estoques existe um ciclo com três planejamentos que ao errar em um deles acaba gerando uma cadeia de erros: planejamento de estoques, planejamento de vendas ou metas e planejamento de compras.
O planejamento de vendas existe somente com o planejamento de compras efetuado e no planejamento de estoque será necessário a analise do estoque já existente na empresa mais a previsão de compras gerada pelo seu planejamento. Mas, para se fazer o planejamento de compras, será necessário estudar o estoque já existente na empresa para não ultrapassar a cobertura de estoque que é de extrema importância para a estratégia da empresa nos meses consequentes e nos outros planejamentos.
Pode-se definir o estoque de uma empresa como todo bem físico produzido ou em fase de produção e os bens necessários para a produção, direta ou indiretamente, que são armazenados por um determinado espaço de tempo. Essa conceituação abrange a matéria-prima, componentes, acessórios, peças e outros itens comprados de terceiros e de fabricação própria, os estoques de produtos acabados, os produtos em elaboração, além do armazenamento de materiais auxiliares. A importância do controle dos estoques não é importante apenas para as empresas industriais, e sim para todo e qualquer tipo de empresa. O estoque significa dinheiro parado e deve ser racionalmente dimensionado. Não deve ser muito grande e nem tampouco muito maior do que é necessário, para que a empresa não fique demasiadamente estocada, comprometendo suas necessidades de financiamento de giro. Também não pode ser muito pequeno de maneira que não supra adequadamente as necessidades de matéria-prima e material da empresa, podendo inclusive prejudicar a cadeia produtiva de determinado produto e/ou serviço.
O seu descontrole afeta as empresas, seu desempenho operacional e, conseqüentemente, o seu resultado. Geralmente observa-se a incidência deste problema de descontrole em empresas aonde pessoas independentes assumem a função de compras e não uma relação próxima com outros setores, principalmente os de produção, financeiro e de vendas.
O não controle de estoques ocasiona dentre outros problemas: reflexo na cadeia produtiva, aumento de custos, aumento de despesas financeiras, ociosidade de recursos e redução da lucratividade, Itens, peças, materiais e acessórios que possuem um giro menor representam um custo maior, diretamente proporcional pelo seu valor de aquisição e indiretamente pelo tempo em que permanecerão estocadas na empresa.
Normalmente, o descompasso ocorre quando a empresa tem picos de vendas ocasionados por demanda extraordinária do mercado, por sazonalidades inerentes a determinadas atividades e produtos e por negócios eventuais. Uma empresa excessivamente estocada compromete seus recursos de giro obrigando-a recorrer a empréstimos de terceiros (bancos, financeiras e outras fontes) para manter o nível de atividade. Por outro lado, uma empresa que não possui estoque para o seu ciclo produtivo ou atendimento da demanda compromete sua imagem, perde clientes e, conseqüentemente fatia de participação no mercado.
Em empresas departamentalizadas, sempre existe o departamento de administração de recursos materiais que administra os estoques e realiza uma série de atividades buscando garantir a existência contínua de um estoque, organizado de modo a nunca deixar faltar nenhum dos itens que o compõem, sem tornar excessivo o investimento da empresa. Dentre as várias técnicas para controle de estoque, existe a de Vilfredo Pareto, economista e sociólogo italiano nascido na França. Apesar de secular esta técnica de controle se aplica perfeitamente às empresas, nos dias de hoje. Ele concluiu que existia uma lei geral de má distribuição de renda, pois uma pequena parcela da população detinha a maior parte da renda, ficando para o maior contingente populacional a menor parcela de renda. (a situação continua a mesma até hoje). Na década de 50, alguns profissionais da área de estoques resolveram utilizar essa teoria direcionada à gerência de estoques, adequando os critérios originais às suas necessidades. Essa metodologia ficou conhecida como Curva ABC.
O método pode ser aplicado em diversas outras áreas como: compras, vendas, serviços, controle da qualidade, clientes, resolução de problemas, etc. Entretanto, se mostrou mais adequado para o controle de estoques em três grupos: Grupo A – estoques constituídos por poucos itens, mas que representam grandes valores investidos; Grupo B – estoques intermediários, constituídos por maior quantidade de itens que o primeiro grupamento (grupo “A“), representando, no entanto, menor percentual no investimento global; e Grupo C – estoques que envolvem grande quantidade de itens, entretanto, pequenos valores investidos (em torno de 10% do total dos valores investidos no estoque).
Os estoques dos itens classificados no grupo A devem ser feitos pelo menor prazo possível (mês, semana, dia, hora), uma vez que concentram grandes valores; os estoques dos itens classificados no grupo B devem ter seu prazo determinado pelo administrador da empresa, considerando os fluxos produtivos e os períodos envolvidos no processo; e o os estoques dos itens classificados no grupo C podem ter o prazo de estocagem maior, pois envolvem pequenos valores investidos.
Os materiais que envolvem um maior volume de recursos financeiros teriam um tempo de estocagem menor, para não comprometer demasiadamente o capital de giro da empresa. Já os que representam menor volume de recursos, poderiam ser estocados por um maior prazo, sem que isso venha a comprometer o capital de giro da empresa. Assim, o estoque ideal é aquele atende plenamente a cadeia produtiva da empresa com o menor custo.
Para o consultor Henrique Montserrat Fernandez (henrique@zamplex.com.br) os estoques representam capital investido, lançado no ativo da empresa e com liquidez dependente do volume produzido e vendido (ou apenas revendido, no caso do comércio). Apesar de, quanto mais se vender, teoricamente o ganho obtido ser maior, torna-se estratégico para qualquer empresa o controle adequado de seus estoques, de forma a reduzir os custos gerados pela existência deles. O ideal para as empresas seria efetuar as aquisições de estoques somente para atender aos pedidos de seus clientes e, assim, obter a redução dos custos envolvidos. “Infelizmente, a assim chamada entrega just in time (a tempo) é muito difícil de obter, pois depende quase exclusivamente do fornecedor, e haverá situações em que este não cumprirá com o prazo estabelecido, afetando qualquer planejamento prévio que tenha sido feito por sua empresa. Portanto, caso não esteja bem dimensionado seu volume de estoques, a empresa pode acabar por ficar sem produtos para atender seus processos fabris e/ou seus clientes ou mesmo, por outro lado, perder dinheiro com o encalhe desses estoques mal planejados. É um sério risco, apesar de existirem técnicas que ajudam muito num dimensionamento adequado. É famoso o caso das primeiras empresas de vendas pela internet, que subdimensionaram seus estoques de funcionamento, certas que estavam da garantia de entrega de seus fornecedores e que, após venderem grandes quantidades, não conseguiram entregar os produtos a tempo para os clientes”, explica ele.
Para Montserrat, percebe-se o dilema dessas empresas, pois como a armazenagem sempre gera custos e despesas (exemplos: aluguéis das áreas de armazenagem, impostos, depreciação do imóvel, manutenção, seguros, mão-de-obra para controle dos estoques, custo de aquisição dos materiais estocados, risco de obsolescênciae perdas), se fosse possível minimizá-las através do just in time, o lucro seria maior, através da remessa direta do fornecedor ao cliente final. Essas empresas da internet seriam apenas intermediárias no processo de venda e se esquematizariam desde o início para isso. “Entretanto, devido aos problemas de fornecimento citados, elas perderam competitividade, ao terem de reformular seu negócio com o acréscimo de estoques a fim de viabilizar sua existência como empresa. Isso fez com que muitas não agüentassem os custos adicionais. Várias fecharam”, exemplifica.
Ele cita mais um caso para se ter uma idéia como é problemática a questão do controle de estoque: o de uma empresa do ramo médico, cujos produtos têm lote e data de validade, que recebe suas importações da matriz de forma aleatória, ou seja, pode receber produtos que irão vencer antes, após o recebimento de lotes mais novos. “O controle do estoque tem de ser feito num esquema do tipo PEPS (primeiro que entra é o primeiro que sai), mas tendo como base a data de validade, ou seja, o primeiro que vence é o primeiro que deve sair. Apesar disso, são comuns as perdas por expiração da data de validade. E os produtos são caros. O valor dos estoques, entretanto, não é igualmente proporcional em todos seus itens. Essa é a base de conhecimento que permite gerar a chamada Curva ABC, que classifica os produtos em três categorias, das quais o valor de A representa a maior parte do valor dos bens estocados (80%), apesar de ser a menor parte em quantidade (15 a 20%). B por sua vez representa de 35 a 40% dos bens, porém valendo em torno de 15% do total estocado, enquanto C representa a grande maioria dos materiais (40 a 50%), porém valendo apenas de 5 a 10% do total do estoque”.
Isso significa que os esforços no controle de estoque em sua empresa devem ser centralizados nos itens que compõem a classe A, os mais valiosos, mas em menor quantidade (claro que as classes B e C não devem ser negligenciadas). O uso dos computadores e os programas de gestão auxiliam em muito o processo de controle dos estoques.
Enfim, o estoque não pode se transformar em custos, mas isso ocorre com muito mais freqüência do que se imagina. Os estoques sem giro, na indústria ou nas lojas, transformam-se em custos pesados que exigem renúncia de lucros para sua desova. O principal custo do estoque parado origina-se na venda abaixo do preço mínimo, que a empresa é obrigada a praticar para se livrar (quando consegue) da matéria prima ou do produto acabado. Não se pode deixar de mencionar os custos operacionais de estocagem e conservação de produtos sem giro, do espaço ocupado por esses produtos no estoque, sem retorno, sem encaixe de dinheiro. Estoque parado reduz o mark-up, ou lucro médio, como se fosse uma carga pesada que a empresa arqueada tem que carregar com dor e sofrimento, por ter comprado mal ou por ter feito projeções equivocadas.