Produtividade e alta performance_ como gerir melhor o tempo

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Produtividade e alta performance: como gerir melhor o tempo
Prof. Ettore Oriol
Descrição
Nesta versão, você encontrará uma experiência de estudo com foco em
textos mais extensos, alguns vídeos e conteúdo interativo. Vamos lá?
Propósito
A organização pessoal é cada vez mais essencial para manter o foco e a
atenção no que realmente foi considerado importante, a fim de evitar
distrações e procrastinações e para aumentar a produtividade nos
estudos e no trabalho.
Objetivos
Módulo 1
Análise da e�cácia na gestão do tempo
Identificar as técnicas de gestão eficaz do tempo.
Módulo 2
Análise da e�ciência na gestão do tempo
Identificar as técnicas de gestão da produtividade pessoal.
Módulo 3
Foco e atenção como fatores fundamentais
Identificar a importância do foco e da atenção para o combate à
procrastinação, à preguiça e ao estresse.
O Brasil é considerado o país onde se faz mais horas extras. O
trabalho após o expediente é uma das atividades mais relatadas
entre a força de trabalho ativa em nosso país. Trabalhar muito não
significa trabalhar bem, assim como estudar várias horas seguidas
pode não significar aproveitar bem o tempo dispendido em
aprender. Elaborar boas metas e alcançá-las é mais importante do
que estar ocupado ou ter alto número de horas gastas em um
trabalho ou estudo. O tempo é seu recurso mais precioso, ele é o
único recurso distribuído de forma igualitária a todas as pessoas,
ou seja, 24 horas ou 1.440 minutos para cada pessoa a cada dia.
Esse é um recurso muito importante e deve ser utilizado de forma
inteligente.
Quando pensamos em trabalho ou estudo, existem algumas
perguntas que devem ser realizadas na busca por identificar como
você está empregando seu tempo. Estas são algumas delas:
Quando você termina alguma tarefa tem a sensação de que ficou
faltando algo? Quando termina seu dia, parece que faltam horas
para cumprir todas as tarefas programadas? Ao listar suas tarefas
de um dia, precisaria de mais de 24 horas para cumpri-las? O
cansaço ao final do dia é desproporcional às tarefas realizadas?
Cada uma dessas perguntas pode ser aplicada ao estudo também,
e dizem respeito diretamente ao seu comportamento diário em
relação ao tempo. Para resolver as questões que nos afligem
diariamente e que nos deixam confusos em relação à organização
do nosso tempo com foco em melhorarmos, discutiremos estudos
e técnicas sobre eficácia (fazer a coisa certa, atingir o alvo,
trabalhar no que é importante, elaborar e bater metas) e sobre
produtividade (usar melhor os recursos como o tempo, desperdiçar
menos) que podem agregar muito valor para quem trabalha e
estuda. Identificaremos a importância de nos mantermos
concentrados, focados, o que é uma habilidade cada vez mais
importante nesse mundo de crescente distração digital. Serão
discutidos também temas relevantes como procrastinação (hábito
de adiar), preguiça e suas máscaras — indisciplina e resiliência. Por
fim, várias dicas e técnicas de autogestão serão apresentadas para
que você trabalhe e estude melhor.
Introdução
1 - Análise da e�cácia na gestão do tempo
Ao �nal deste módulo, você identi�cará as técnicas de gestão e�caz do tempo.
Antes de iniciarmos nosso estudo sobre o uso do tempo de forma
eficaz, eu gostaria de colocar duas frases do escritor Oliver Burkeman,
autor de O antídoto: felicidade para pessoas que não suportam o
pensamento positivo, livro no qual ele discute as questões da
organização do tempo e da relação do ser humano com o trabalho e
com a eficiência em executar tarefas, perseguindo metas e objetivos,
sem se questionar sobre a importância da vida e do trabalho.
Segundo Burkeman (2013), hoje as pessoas vivem em média 4 mil
semanas.
A sociedade diz que você deve aproveitar ao máximo esse tempo: crie
uma lista de tarefas e comece a marcar coisas, trabalhe com eficiência
e mantenha sua caixa de entrada vazia. Acontece que a “produtividade
pessoal” pode ser fútil, pois as tarefas ilimitadas se acumulam e as
estratégias de gerenciamento de tempo se tornam táticas de
procrastinação.
As campanhas Take Back Your Time fazem com que as pessoas parem
de trabalhar demais e parem de ficar obcecadas com a produtividade
pessoal. Essas campanhas suportam:

Semanas de trabalho de quatro dias

Políticas aprimoradas de férias, licença-
maternidade e horas extras

O término do horário de verão
Os seres humanos devem aprender a relaxar com as tarefas não
realizadas. Como o ambientalista Edward Abbey disse uma vez:
“O crescimento pelo crescimento é a ideologia da célula
cancerosa.”
Observe que o autor fala de descanso e de não se cobrar pelo trabalho
não realizado, pela meta não alcançada. No entanto, isso também não
pode ser uma desculpa para estar sempre com baixa performance,
baixo desempenho. No Brasil, habitualmente temos baixo desempenho,
seja no trabalho, no estudo ou na vida. O alto desempenho só acontece
em alguns raros momentos, talvez por pressão, ou por um deadline.
Mas o melhor seria que tivéssemos alto desempenho na maior parte do
nosso tempo e baixo desempenho apenas em alguns momentos. Dessa
forma, aproveitaríamos melhor o nosso tempo e ganharíamos em
descanso, e ócio, principalmente o criativo.
É importante entender que não existem fórmulas mágicas que resolvem
todos os seus problemas de tempo. É necessária a mudança gradual e
constante, melhorar 1% a cada dia e, ao final, estar totalmente diferente.
Não estamos tentando lhe transformar em um workaholic, no entanto,
devemos pensar que:
Workaholic
Pessoa que vive exclusivamente para o trabalho. Gasta todas as
suas horas disponíveis trabalhando e, quando está fora do trabalho,
só pensa e fala sobre isso.
Em curtos espaços de tempo, tudo permanece igual, mas
no longo prazo tudo muda.
Essa é uma frase muito falada, e que guarda uma verdade importante:
se tudo muda com o passar do tempo, o que você está fazendo para
que essa mudança seja positiva e lhe traga bons frutos?
O que signi�ca e�cácia pessoal?
Peter Drucker disse certa vez:
Não há nada tão inútil quanto fazer de forma e�ciente
o que não deve ser feito.
(DRUCKER, s.d., n.p.)
Pensando especificamente em eficácia, podemos defini-la como:
A qualidade da ação que alcança os resultados planejados,
metas, objetivos.
A característica do que produz os efeitos esperados ou a
capacidade de desenvolver tarefas e objetivos de modo
competente, com produtividade (Dicio — Dicionário Online de
Português).
A autoeficácia é um conceito muito estudado na academia e diz
respeito à confiança nas habilidades e competências concretas
utilizadas para a solução de problemas ou no atingimento de metas e
objetivos. Essas soluções são específicas e contextualizadas, servindo
apenas para aquele ambiente, como, por exemplo, nem sempre uma
pessoa autoeficaz no trabalho é autoeficaz em sua vida pessoal.
A eficácia está baseada em organização e persistência, buscando as
metas e objetivos previamente traçados sem se desviar deles ou atingir
objetivos e metas diferentes. A eficácia está em se atingir o que foi
planejado. Os meios utilizados para atingir esses objetivos são
importantes nessa análise e serão o foco da eficiência. Na eficácia,
mede-se o resultado, que consiste no foco e no quanto da meta/objetivo
foi atingido, resolvido.
Erramos sempre que confundimos trabalho pesado,
concentrado e árduo, com trabalho e�caz.
Ocupação não significa bater metas, agregar valor ou gerar resultado.
Fazer o certo/correto é importante em vários aspectos da vida. Ok,
“certo” é algo que pode ter vários significados em diferentes contextos,
mas nesta discussão fazer o certo, bater as metas e atingir o alvo
significa ser eficaz.
Chegar no local e no horário combinados pode ser considerado como
algo correto, e quem fez isso é considerado eficaz, pois atingiu o
objetivo esperado. Se para isso um indivíduo pegou um caminho
diferente e maior, se gastou mais gasolina, se gastou mais tempo, mas
atingiu o objetivo de chegar no locale no horário combinados, ele foi
eficaz.
Definição 1 
Definição 2 
Entretanto, não foi eficiente, pois gastou mais recursos do que se
tivesse escolhido outro caminho ou meio. Filipe Sobral e Alketa Peci
elaboraram uma ilustração que diferencia bem a eficácia da eficiência:
Filipe Sobral e Alketa Peci
Felipe Sobral é um dos mais eficazes e eficientes pesquisadores do
tema liderança, e Alketa é presidente da ANPAD — Associação
Nacional de Pós-Graduação e Pesquisa em Administração.
Principais diferenças entre os conceitos de eficiência e eficácia.
Técnicas para uma gestão e�caz
Matriz de Eisenhower
A matriz de Eisenhower é uma matriz que cruza:
A importância da tarefa
Em um dos eixos.
A sua urgência
No outro eixo.
Dessa matriz surgem quatro tipos específicos em que todas as tarefas
podem ser classificadas. Assim, procure listar o que é urgente e o que
não é, e coloque em perspectiva, cruzando com o que é ou não
importante.
Veja a seguir a imagem que mostra como fica organizada a matriz e
entenda o que colocar em cada quadrante:
Primeiro quadrante

Coloque no primeiro quadrante o que for urgente e importante.
Nesse quadrante, tem-se a impressão de que você está sendo
muito eficaz, mas só ficar nesse quadrante pode lhe esgotar,
pois tudo parece urgente e importante o tempo todo.
Segundo quadrante
No segundo quadrante, teremos o que é importante e não
urgente; nesse caso, planeje a faça em tempo oportuno, mas
não espere a tarefa se tornar urgente, pois aí você só viverá
apagando incêndio.
Esse é o quadrante da produtividade extraordinária, porque é
aqui que assumimos o controle de nossa vida e realizamos as
coisas que fazem uma diferença concreta em termos de
realização e resultados.
Terceiro quadrante
No terceiro, coloque o que é urgente, mas não é importante,
procurando delegar essa tarefa a pessoas que possam fazê-la
com menor custo, pois essas tarefas serão apenas distração
do que é realmente importante para você.
Quarto quadrante
No quarto quadrante são colocadas as tarefas que não são
urgentes e nem importantes. Nesse caso, elimine-as de seus
planos.
Organize-se para colocar sua vida em ordem e se tornar mais produtivo.
Defina e priorize seus objetivos. Concentre-se em suas principais
prioridades e gaste um tempo mínimo em trabalhos secundários.
Na matriz de Eisenhower, todas as etapas são importantes, mas a que
mais traz resultados é a que elimina as atividades não importantes e
não urgentes. Esse é o ponto em que você pode ter maiores ganhos ao
aplicar essa técnica, pois, muitas vezes, são essas as tarefas que mais
tomam tempo e impedem que você seja eficaz em seus objetivos e
metas.
Quanto menos tarefas você realizar para alcançar seus
objetivos, mais e�caz pode ser seu trabalho.
Não que ser eficaz esteja diretamente ligado à quantidade de tarefas
executadas. Duas pessoas podem ser eficazes mesmo fazendo tarefas
bem diferentes e com uma quantidade de trabalho dispendido muito
diferente.
Imagine que duas pessoas estejam em Brasília e tenham uma reunião
muito importante amanhã à tarde no Rio de Janeiro.
Luiza
Pega um voo de Brasília ao Rio de Janeiro e chega na reunião no
horário marcado.
Carlos
Pega um voo para Fortaleza, depois outro para São Paulo e, por
fim, um para o Rio de Janeiro, chegando na reunião no horário
marcado.
Ambas as pessoas foram eficazes, pois chegaram à reunião no horário
marcado, mas uma gastou muito mais tempo e recursos do que a outra,
ou seja, não foi eficiente. A regra é:
Concentre-se nas tarefas que são importantes para
você e abandone as que não são. E descanse, mesmo
tendo tarefas não iniciadas ou não acabadas.
A matriz de Eisenhower pode ser utilizada para identificar prioridade e
metas de longo prazo, eliminando as que não são importantes e nem
urgentes, e melhorando o desempenho de longo prazo.
Veja a seguir um quadro que mostra a matriz do uso do tempo por
Merryl Douglas:
URGENTE MENOS URGENT
Importante
Crises
Projetos com
prazo determinado
Atividades sob
pressão extrema
Conflito com
clientes
significativos
Situações de
conflito com
familiares ou
amigos
Cobrança de
resultados
decisivos
Planejamento
de problemas, p
ação
Planejamento
Prospecção d
oportunidades
Fortalecimen
de relacionamen
e amizades
Criatividade n
busca de novas
formas de atuaç
Reflexão e
avaliação da for
de proceder
Menos Importante
Interrupção do
trabalho com
frequência para
atender aos outros
Atividades de
efeito em curto
prazo
Trabalho levado
para casa que
poderia ser feito no
dia seguinte
Resposta
imediata a todas as
solicitações vindas
de terceiros
Apenas mant
se ativo para
demonstrar
trabalho árduo
Reuniões e
discussões
infindáveis e sem
motivo
Hiperatividad
social no trabalh
Arquivo mort
Fofocas
Quadro: Matriz do Uso do Tempo por Merryl Douglas.
Elaborado por Ettore de Carvalho Oriol.
Objetivos e resultados-chave (OKR)
Seguindo a ideia trazida pela matriz de Eisenhower sobre a organização
de metas e de tarefas, a ferramenta OKR, Objetives and Key Results
(objetivos e resultados-chave) procura utilizar métodos para a escolha
dos objetivos e metas a serem utilizados. Nesse momento, é sempre
bom ressaltar que qualquer meta ou objetivo que se deseja colocar deve
seguir o acrônimo SMART:
Speci�c
Específico
Measurable
Mensurável
Para realmente ser SMART, um objetivo precisa ter todas essas
qualidades ou características. Assim, uma meta ou objetivo construído a
partir dessas premissas será mais eficaz do que outros tipos de
objetivos.
Representação ilustrativa dos cinco componentes do acrônimo SMART.
Os objetivos devem ser construídos para períodos curtos e não para
períodos como um ano. No OKS, o tempo sugerido é no máximo
trimestral, mas indicamos que seja feito bimestralmente, oito semanas,
assim é possível controlar melhor o atingimento das metas. O objetivo
de um ano deve ser desmembrado em objetivos intermediários que
devem ser alcançados em espaços de tempo menores.
Essa técnica é muito importante para garantir que as
atividades serão realizadas ao longo do tempo e não
apenas próximo ao fim do prazo. Essa técnica de
dividir as metas ajuda no monitoramento e no
acompanhamento do desempenho, pois indica se uma
meta será ou não alcançada no prazo estabelecido.
O monitoramento das metas é um ponto muito importante, que deve
acontecer constantemente e também ao final de cada período de
planejamento, no caso o trimestre ou o bimestre, pois, só assim, será
possível corrigir as coisas de forma satisfatória e a tempo de atingir a
meta estabelecida.
Dica
Recomenda-se começar com metas menores, pois será mais fácil de
atingi-las e o treinará para desafios cada vez maiores. Quanto mais
treinados ficamos, mais eficazes se tornam nossas metas.
Os OKRs não desaparecem assim que o trimestre/bimestre termina,
ficando seu legado ou gaps para serem incorporados aos próximos
períodos de objetivos. É importante reservar um tempo para refletir
sobre seu progresso no fim de cada ciclo. Tanto nas reuniões de 1:1
quanto nas reuniões de equipe, esses resumos devem consistir em:

Pontuação objetiva

Avaliação subjetiva

Re�exão
É fundamental sistematizar metas e demais projetos, construindo um
controle físico ou eletrônico que deve servir como memória para
posterior consulta. Nesse tipo de recurso, como acontece no sistema
Kanbam dentro do sistema Kaisen de melhoria contínua, os cartões
funcionam como uma forma de controlar as tarefas e segui-las ao longo
do tempo e do atingimento dos objetivos intermediários até o alcance
do objetivo final.
Classificar OKRs, em sua forma mais simples, é como marcamos o que
alcançamos. Porém, a classificação é mais do que apenas um cartão de
pontuação. Quando revisadas objetivamente e sem julgamento, as
lições aprendidas podem (e devem) servir como um guia para fazer as
coisas de maneira diferente na próxima vez. A classificação pode ser
tão simples quanto:
Kanbam
Kanbané um termo japonês que significa “cartão”. O sistema
recebeu esse nome pela própria empresa que o desenvolveu, a
Toyota.
Kaisen
Prática japonesa de dar pequenos passos para melhorar
continuamente um processo ou produto. “As tentativas de alcançar
objetivos por meios radicais ou revolucionários muitas vezes falham
porque aumentam o medo. Mas os pequenos passos do kaizen
desarmam a resposta do cérebro ao medo, estimulando o
pensamento racional e o jogo criativo." — Robert Maurer Ph.D.
Sistema de semáforo
Vermelho -> Amarelo -> Verde
Abordagem de “sim” ou “não”
A meta foi alcançada:
Sim ou não?
Se sim, ótimo. Se não, por que não?
A abordagem do Google pontua cada resultado-chave em uma escala na
qual "0" equivale a falha e "1,0" significa que o objetivo foi totalmente
alcançado. Dentro dessas métricas, classificamos cada resultado
principal e, em seguida, calculamos sua média para pontuar o objetivo,
como mostra o quadro abaixo:
Verde 0,7 a 1,0 Entregamos
Amarelo 0,4 a 0,6
Fizemos progres
mas ficamos
aquém da
conclusão
Vermelho 0,0 a 0,3 Falhamos em fa
um progresso re
Pontuações mais baixas devem levar a uma reflexão:
Que fatores levaram à pontuação baixa?
Ainda vale a pena perseguir o objetivo no próximo semestre?
Em caso afirmativo, o que você pode mudar para alcançá-lo?
Um objetivo inacabado pode ser transferido para o próximo período com
um novo conjunto de resultados-chave — ou talvez seu momento tenha
passado. Nesse caso, esqueça-o.
Regra 80 – 20 e Regra 40 – 70
A regra conhecida como 80 – 20 foi desenvolvida por Vilfredo Pareto
ainda no século XIX. Ao estudar a distribuição da riqueza na sociedade
italiana ele identificou que:
80% da riqueza �cava com 20% da população e que 20%
da riqueza �cava com 80% da população.
Partindo dessa descoberta, diversos estudos foram desenvolvidos
identificando que essa distribuição acontecia em outras áreas.
Na gestão do tempo, foi identificado que 20% das tarefas eram
responsáveis por 80% dos resultados esperados. Assim, podemos dizer
que:
80% dos resultados que alcançamos foram alcançados
com apenas 20% de nosso esforço e que os outros 20%
consumiram 80% do nosso esforço.
Quando priorizamos as principais tarefas, como demonstrado na matriz
de Eisenhower, podemos focar esses 20% de atividades e ainda obter
80% dos resultados que desejamos.
Também é necessário julgar se as atividades que compõem uma meta
agregam valor a essa meta.
Isso é o que chamamos de cadeia de valor, ou seja, é
preciso julgar se cada atividade acrescenta/agrega
valor à meta e aos objetivos propostos.
Se uma atividade não agrega valor ao objetivo ou à atividade, ela deve
ser eliminada da cadeia de atividades/valor de nossa meta/objetivo.
Dessa forma, tarefas inúteis serão eliminadas e o foco será apenas nos
20% que produzem os 80% de resultado.
Outra regra muito importante é a 40 – 70, colocada em prática por Colin
Powell, general de quatro estrelas do exército norte-americano que foi
ministro de Estado no governo de Barack Obama e de outros
governantes. Essa regra propõe que:
Devemos tomar decisões com certeza de acerto menor que
100%, nesse caso entre 40 e 70% de certeza de acerto.
Isso acontece porque nunca teremos 100% das informações para a
tomada de decisão, ou porque, para termos um nível acima de 90% de
acerto, demoraremos muito tempo, o que pode ser crucial em alguns
casos. Assim, devemos julgar qual o percentual de certeza das
informações que temos e tomar as decisões se esse percentual estiver
entre 40% e 70%.
Cada vez que tomamos uma decisão e acertamos, estamos treinando
nosso cérebro a entender melhor aquele assunto, assim, precisaremos
de cada vez menos informações para tomarmos decisões acertadas.
Em contrapartida, se tomamos uma decisão com certo nível de
informações e erramos, precisamos acrescentar maior nível de
informações para tomarmos decisões semelhantes sobre tal assunto.
Com essa forma de julgar a tomada de decisão, podemos calibrar nossa
necessidade de informações para a tomada de decisões e melhorar o
aproveitamento do tempo, ajudando a economizar tempo na busca de
mais informações; como dizem: “Tempo é dinheiro.”
Orientações complementares
Vimos o que é eficácia e conhecemos algumas técnicas para gerir o
tempo de forma eficaz. Além das técnicas apresentadas, existem
elementos fundamentais na administração do tempo para a execução
de tarefas, visando a eficácia. São eles: economia na atuação e
definição de propósitos.
Economia na atuação
Parcimônia ao lidar com as tarefas e com o tempo é algo muito
importante. Sempre tendo em mente que menos é mais, podemos
realizar planejamentos mais eficazes.
Para cada planejamento que realizamos, devemos ter
sempre em mente que a quantidade de metas precisa
ser a menor possível para atingir o objetivo proposto.
Com essa mentalidade, conseguiremos construir planos com menos
atividades, apenas as essenciais, e, assim, desenvolver uma cadeia de
valor mais eficiente e com maiores chances de ser eficaz no
atingimento dos resultados.
Em 2011, o professor de negócios Morten T. Hansen estudou os hábitos
de trabalho de 5 mil gerentes e funcionários para determinar como e por
que algumas pessoas se destacam. Sua equipe descobriu que os de
melhor desempenho geralmente não trabalham mais horas.
Morten T. Hansen
PhD, é professor de administração na University of California,
Berkeley, e faz parte do corpo docente da Apple University. Ele
também escreveu Collaboration e foi coautor do best-seller do New
York Times Great by Choice com Jim Collins.
Morten T. Hansen lançou um enorme projeto de pesquisa sobre o
que realmente significa "trabalhar de maneira mais inteligente". Ele
acompanhou as práticas e o desempenho de 5 mil gerentes e
funcionários e destilou os dados em 7 princípios de desempenho
superior. Os princípios são simples — por exemplo, peneire suas
tarefas para algumas, poucas, importantes e concentre-se nelas
intensamente.
Ser ótimo no trabalho, segundo Hansen, significa ter um bom
desempenho, infundir nele paixão e um forte senso de propósito e viver
bem. Os melhores desempenhos, Hansen aprendeu, estão
comprometidos com uma gama menor de prioridades e se concentram
em fazer tudo certo, o que significa fazer menos e se concentrar mais.
Estabelecimento de propósitos
Em um trecho do filme Alice no país das maravilhas, a personagem
encontra-se perdida e, ao pedir a ajuda do gato, informando que não
sabe para onde ir, ele lhe responde:
Para quem não sabe aonde vai, qualquer caminho
serve.
Uma das premissas para uma boa gestão do tempo é ter os objetivos
bem delineados. Isso faz com que se saiba o caminho a percorrer e as
atividades importantes para alcançar tais objetivos.
A e�cácia na gestão do tempo – dicas
e ferramentas
Neste vídeo, serão apresentadas dicas práticas com assuntos e
técnicas ligadas à eficácia na gestão do tempo, ou seja, na busca por
resultados.

Falta pouco para atingir seus objetivos.
Vamos praticar alguns conceitos?
Questão 1
O sistema OKR — Objetives and Key Results (objetivos e resultados-
chave) — é um sistema de estabelecimento de objetivos e metas
que procura envolver os colaboradores na sua construção. Para
determinar esses objetivos é utilizada uma técnica bem específica.
Qual é essa técnica?
Parabéns! A alternativa D está correta.
A SMART é uma técnica específica para mensurar se as metas e
objetivos propostos estão de acordo. SMART quer dizer Specific,
Measurable, Attainable, Realistic e Time-bound (específico,
mensurável, atingível, realista e com limite de tempo). Cada uma
dessas premissas deve ser considerada no momento do
estabelecimento das metas dentro do OKR, assim, quando aplicada
a técnica SMART, o OKR se torna muito mais efetivo. As demais
alternativas são acrônimos inexistentes, exceto a letra “b” que trata
da matriz SWOT. A matriz SWOT relaciona as forças e fraquezas
tanto internas como externas de uma pessoa, atividade ou
empresa.
Questão2
Diversas regras de produtividade foram desenvolvidas com o
passar do tempo. Uma dessas regras procura determinar quanto
esforço é necessário para alcançar uma meta. Essa regra foi
utilizada em diversas áreas do conhecimento e da prática, trazendo
um ganho de produtividade extraordinário. O nome dessa regra é:
A SMORT
B SWOT
C SBART
D SMART
E SMATS
A Regra 40-70
Parabéns! A alternativa C está correta.
A regra 80-20, identificada por Vilfredo Pareto ao estudar a
distribuição da riqueza na sociedade, foi largamente aplicada em
diversas áreas do conhecimento. Uma dessas áreas foi a gestão de
estoque com a curva ABC. Na gestão do tempo, a regra 80-20 indica
que gastamos 20% do nosso tempo para alcançarmos 80% dos
nossos objetivos. Assim, ao identificarmos esses objetivos e qual
parte do tempo foi gasto para atingi-los, podemos eliminar grande
quantidade de atividades inúteis para o alcance desse resultado. A
alternativa “a” trata da regra 40-70 que se refere à tomada de
decisão. Pomodoro, OKR e GTD não são regras, mas técnicas
específicas para a gestão do tempo e de atividades.
2 - Análise da e�ciência na gestão do tempo
Ao �nal deste módulo, você identi�cará as técnicas de gestão da produtividade pessoal.
O que signi�ca e�ciência ou
produtividade pessoal?
B Regra Pomodoro
C Regra 80-20
D Regra OKR
E Regra GTD
O tempo é o recurso mais escasso e, a menos que seja
gerenciado, nada mais pode ser gerenciado.
(DRUCKER, 2006, p. 51)
Quando pensamos em gestão do tempo, olhar apenas para a eficácia,
ou seja, os resultados, não é a única questão importante. A forma como
fazemos as atividades para alcançar os objetivos e metas é muito
importante. Assim, a eficiência entra como outro ponto crucial para a
gestão do tempo. Ser eficiente é realizar as atividades necessárias com
o menor gasto de recursos possível. É nesse ponto que a gestão do
tempo entra para que as atividades sejam eficientes.
Para se alcançar a eficácia não é preciso ser eficiente,
mas, para que a gestão do tempo seja eficaz, é
necessário que a eficiência também seja levada em
conta.
Quando pensamos em gestão do tempo, olhar apenas para a eficácia,
ou seja, os resultados, não é a única questão importante. A forma como
fazemos as atividades para alcançar os objetivos e metas é muito
importante. Assim, a eficiência entra como outro ponto crucial para a
gestão do tempo. Ser eficiente é realizar as atividades necessárias com
o menor gasto de recursos possível. É nesse ponto que a gestão do
tempo entra para que as atividades sejam eficientes.
Frederick Taylor.
Então, ser eficiente na gestão do tempo é fazer as atividades corretas no
menor tempo possível.
A indústria entendeu isso há muito tempo, desde Taylor, teórico da
administração do início do século XX que estudou os tempos de
produção e criou o método científico de organizar a produção.
Então, já está estabelecido que é necessário fazer as atividades com o
menor tempo possível para que sejamos eficientes em nossa produção.
Esse princípio vale para qualquer atividade em nossa vida. Se estamos
estudando, devemos procurar meios e organização para que possamos
aprender o máximo, no mínimo de tempo. Com isso, um ambiente
agradável e silencio, assim como material de qualidade, são questões
importantes para garantir a eficiência do aprendizado. Como no nosso
minicaso, a eficiência não se incomoda se o resultado alcançado é
eficaz, ou seja, atingirá o objetivo proposto.
A e�ciência se preocupa com o processo, se esse é o mais
econômico e rápido possível.
A eficiência está muito ligada à produção, ao processo. Assim, uma das
maneiras mais eficazes de melhorar sua produtividade é reconhecer e
corrigir erros de gerenciamento de tempo. Quando você dedica um
tempo para superar esses erros, isso faz uma enorme diferença na sua
produtividade — e você também será mais feliz e terá menos estresse!
Mas o que é gerenciamento de tempo?
“A definição de gestão do tempo (gerenciamento de tempo) é o
processo de organização e planejamento de como dividir seu
tempo entre atividades específicas. O bom gerenciamento do
tempo permite que você trabalhe de maneira mais inteligente —
não mais difícil — para que faça mais em menos tempo, mesmo
quando o tempo é apertado e as pressões são altas. Deixar de
administrar seu tempo prejudica sua eficiência e causa estresse.
Parece que nunca há tempo suficiente durante o dia.”
Outro ponto importante a ser abordado é o perfeccionismo nas
atividades do dia a dia.
“Não deixe o perfeito ser inimigo do bom e�ciente.”
Conheço pessoas que acabam desistindo de tudo que pegam para fazer
pois não aguentam levar as atividades no longo prazo, simplesmente
por serem perfeccionistas. O perfeccionismo nos trava e faz com que
toda e qualquer atividade seja um peso, levando ao cansaço e ao
estresse em pouco tempo. Ser eficiente é produzir o melhor com o
menor tempo possível, isso implica aceitar algum grau de erro para
sermos eficientes.
Essa é a ideia dessas metodologias ágeis, em que os produtos são
prototipados e já entram em testes para identificação de problemas.
Não se espera que todos os problemas estejam resolvidos para colocar
em teste.
Assim, deve-se entender que a eficiência deve ser um
propósito e a qualidade da entrega deve ser calibrada
em função da eficácia que se deseja e do tempo
disponível para a realização da tarefa.
Preste atenção na preparação e no planejamento das atividades. Essa é
uma fase muito importante para a gestão do tempo. Existe uma citação
famosa atribuída a Abraham Lincoln:
Resposta 
Dê-me seis horas para cortar uma árvore e vou passar
as quatro primeiras a�ando o machado.
Não há certeza se foi Lincoln que disse essa frase, mas a moral é que
sem preparo tudo fica muito mais difícil. Planejar seu tempo,
distribuindo as atividades em função da necessidade e da urgência,
como vimos na matriz de Eisenhower, é muito importante para ganhar
em:

Agilidade

E�ciência

E�cácia
Outro ponto importante está na relação entre as horas dispendidas no
trabalho e a produtividade.
Para Robert Pozen, de Harvard, “os funcionários administrativos estão
trabalhando mais do que nunca. Muitos chegam cedo ao escritório,
saem tarde, trabalham durante o almoço e ficam em suas mesas nos
finais de semana e feriados. No entanto, esses trabalhadores costumam
ser minimamente produtivos”.
Essa é uma questão muito importante a ser abordada. Muitas horas de
trabalho não quer dizer que você está sendo produtivo. Se você não
estiver utilizando seu tempo de maneira organizada, com eficiência, e se
você não estiver sendo eficaz em seus resultados, esse tempo gasto
será mal aproveitado e os resultados serão inúteis.
Técnicas de produtividade
Lei de Parkinson
A lei de Parkinson declara:
“O trabalho se expande para preencher o tempo disponível
para sua conclusão.”
Portanto, mais eficiência muitas vezes significa simplesmente mais
trabalho. A Lei refere-se à ideia de que “quanto mais tempo você
destinar para terminar um trabalho, mais tempo você perderá”. Essa lei
garante que o tempo dispendido para a realização de uma tarefa está
diretamente ligado ao deadline, ao tempo disponível para a sua
realização. Se você tiver 5 minutos, 10 minutos ou 15 minutos para
realizar a mesma tarefa, você gastará o tempo total.
Ilustração dos princípios da lei de Parkinson.
Assim, a dica é:
Dica
Limite o tempo definido para cada tarefa. Com menos tempo disponível,
você se concentrará mais intensamente e realizará a tarefa em menor
tempo.
A questão do perfeito e do bom com eficiência também entra nesse
ponto, pois, quanto maior o tempo disponível para a realização de uma
tarefa, mais você cobrará em qualidade e perfeccionismo. Se o tempo é
curto, fazemos o que é possível dentro do tempo disponível, se o tempo
é maior, em vez de entregarmos a tarefa, ficamos enfeitando e
procurando aperfeiçoar o trabalho. Isso acaba deixando o nosso tempo
todo preenchido, mas não estamos sendonem eficientes, nem eficazes
com a gestão do nosso tempo.
Outro ponto importante que acontece muito quando temos mais tempo
que o necessário para a entrega de uma tarefa é ficarmos enrolando.
Deixamos de fazer a tarefa e vamos ao banheiro, falar com os colegas,
entre outras atividades não ligadas à tarefa. Não é que não devamos ir
ao banheiro, ou conversar com os colegas, mas, quando isso é feito
apenas para matar o tempo de uma atividade, estamos deixando de ser
eficientes com o nosso tempo.
O pior é que depois vamos reclamar que não temos tempo para realizar
todas as nossas atividades.
Técnica Pomodoro
A técnica Pomodoro recebeu esse nome, pois seu idealizador utilizou
um timer de cozinha no formato de um tomate para organizar seu
tempo.
O método parte da ideia de que o principal desafio na execução de uma
atividade é seu começo, pois o cérebro tende a impor dificuldades nessa
etapa inicial.
Nesse sentido, a técnica propõe dividir o trabalho a ser realizado em
partes que exigem maior concentração, visando a melhorar o foco.
Ao melhorar o foco e organizar o tempo de execução das
atividades, supera-se a inércia e a procrastinação.
Por exemplo, para escrever um artigo acadêmico, o pesquisador fará:
Primeiro
Pesquisa sobre o tema e as referências.
Segundo
Definição dos objetivos.
Terceiro
Definição da metodologia.
Quarto
Análise dos resultados.
Cada etapa com foco em um período de 25 minutos, com pequenas
pausas entre elas.
Fazendo as coisas acontecerem — GTD — David
Allen
Essa técnica desenvolvida por David Allen é bem simples de entender.
Muitas das questões abordadas por ela já são utilizadas pelas pessoas
em sua organização de atividades. No entanto, ela como uma técnica só
funciona se for aplicada de forma integral, seguindo todos os passos
prescritos.
Isso acontece, pois, fazendo apenas uma das etapas, estaremos
ganhando tempo com essa etapa, mas perdendo esse tempo em outras
questões que poderiam nos render mais economia de tempo.
A técnica de David Allen se divide em três etapas:

Coletar

Processar

Rever
Veja a seguir a explicação de cada uma delas:
Coletar
A primeira etapa é a coleta dos dados. Nela, todas as atividades que
chegam até nós devem ser colocadas em um grupo específico, que ele
chama de “balde”. Cada balde tem suas características e pode ser:
Quinto
Conclusão.
É preciso ter a menor quantidade de baldes possível, centralizando a
entrada de atividades e facilitando o controle dessas atividades.
As atividades que entram pelos baldes devem ser tratadas inicialmente
se são:
Itens acionáveis
Que dependem de alguma ação.
Itens não acionáveis
Que não dependem de nenhuma ação.
Os itens não acionáveis devem ser descartados de imediato ou
simplesmente colocados em um arquivo, quando for o caso. Já os itens
acionáveis devem ser divididos em dois grupos, primeiro os que podem
ser resolvidos em até dois minutos, e os demais.
O primeiro grupo deve ser resolvido na hora, pois deixá-los para depois
implica em gastar mais tempo do que resolvê-los nesse momento.
Busca-se resolver os itens de até dois minutos tão logo surgirem. Um
exemplo é:
Exemplo
Durante leitura dos e-mails diários, buscar solucionar os assuntos que
demandam até dois minutos. Um e-mail de resposta curto, uma reposta
de uma reunião, uma informação rápida solicitada, tudo isso pode ser
resolvido rapidamente, deixando de ser uma pendência.
As atividades rápidas são o grande volume das demandas.
Processar
A segunda etapa da técnica de David Allen consiste em colocar as
atividades que demandam mais de dois minutos em processamento.
Uma caixa de e-mail Uma agenda

Essa técnica implica em julgar incialmente se a atividade pode ser
delegada, se sim, então delegue-a e ela já estará fora da agenda
também. Aplicar essa etapa no início de seu planejamento de atividades
evita gastar tempo com uma atividade que outra pessoa poderia
executar.
Quanto mais você delegar, mais tempo lhe sobrará para se
concentrar no que realmente importa.
Todas as outras atividades que sobraram são de responsabilidade
exclusiva sua. Por isso, elas devem ser programadas em agenda,
observando-se suas características bem como seus prazos de execução
e entrega.
Essa etapa exige que associemos uma técnica de organização de
tarefas para a construção de nossa agenda de tarefas e nos garanta o
máximo aproveitamento de nosso tempo disponível. Procure organizar
as tarefas em sequência.
Atenção!
Não existem pessoas multitarefas, o que acontece é que você não irá se
concentrar em nenhuma das tarefas, fazendo-as de forma incorreta ou
perdendo muito mais tempo do que se tivesse se concentrado e
mantido o foco em cada uma das tarefas de forma individual.
Rever
A terceira etapa que David Allen prescreve em sua técnica é a revisão.
Nela, David coloca o tratamento de questões que fogem ao controle e
que necessitam de uma abordagem diferenciada para serem resolvidas.
A solução do descontrole deve vir da aplicação de cinco passos, sendo
eles:
Capturar e reconhecer.
Tomar decisões.
Organizar os resultados.
Lista de tarefas, calendário e caderno de
distração
A criação de listas de tarefas é outra ação importante para a gestão do
tempo. Quando colocamos nossas tarefas dividas por categorias no
papel ou em um software (como Todoist), podemos descansar nossa
memória. Cada "coisa" no seu lugar! No momento que você está
recebendo uma demanda, coloque o máximo de detalhes desses
requisitos nessa tarefa. No Todoist você pode anexar imagens, sons,
datas etc.
Todos nós já tivemos o sentimento de estar esquecendo alguma tarefa
importante, ou aquele prazo importante de entrega de algo.
Quando colocamos todas as nossas atividades em
listas, conseguimos melhorar essa sensação e nosso
cérebro pode relaxar.
Além de colocar todas as tarefas em listas, é muito importante
organizar sua execução no tempo, assim, a construção de uma agenda
de atividades é essencial. Cada passo deve ser planejado e realizado de
forma organizada, e a melhor forma de fazer isso é utilizar uma agenda.
Hoje em dia temos agendas eletrônicas que nos alertam de prazos de
forma automatizada, gerando um controle mais efetivo de nossas
atividades.
Todas as atividades devem ser agendadas e colocadas em seus
respectivos lugares, gerando uma organização de longo prazo. Como na
técnica GTD, cada balde deve receber as atividades e essas devem ser
organizadas em uma agenda conforme sua prioridade e urgência de
execução.
As atividades que delegamos devem ser controladas em lista separada,
para que sejam cobradas e monitoradas em seu devido tempo, e
atividades que por alguma razão não podem ser concluídas na data
agendada devem ir para uma lista a parte para um controle mais fino e
ser reencaixadas na agenda em data posterior. Veja a seguir o que deve
constar em cada lista citada:
Revisar e refletir sobre o significado de tudo, enxergando o
todo.
Iniciar a ação de correção.
Procure controlar todos os aspectos relacionados, como data da
delegação, prazo de entrega da delegação, prazo de entrega das
atividades, inputs necessários para a realização da tarefa e quem
ficou responsável por ela, para que você possa cobrar dessa
pessoa.
Procure colocar a razão da interrupção, os inputs que faltam para
a concussão da tarefa, data que esses inputs estarão
disponíveis, dentre outras informações relevantes.
Evite guardar informações desnecessárias em sua memória, pois isso
sobrecarregará sua mente e você poderá ficar estafado com seu cérebro
em alerta, relembrando da lista de atividades pendentes. Google Keep,
Evernote e Microsoft One são aplicativos interessantes para registrar
novas ideias ou compromissos por áudio, texto ou imagens.
Para organizar a agenda, deve-se aplicar as técnicas anteriormente
vistas. É possível que isso provoque desconforto, na medida em que se
dedicar ao planejamento parece ocupar o tempo destinado às tarefas,
mas, com prática, observam-se resultados positivosdessa dedicação ao
planejamento.
Quanto mais organizada estiver uma agenda, mais fácil
será programar períodos de folga, períodos com a
família e demais atividades além do trabalho ou
estudo.
Outro ponto importante diz respeito ao reconhecimento da
impossibilidade de se resolver tudo, sendo necessário recusar algumas
atividades menos importantes que não agregam valor ao objetivo de
longo prazo.
Horário de pico
O horário de pico é o momento do dia em que mais se produz. Para
muitas pessoas esse horário é na parte da manhã, já para outras
pessoas é de noite. Há pessoas, por exemplo, para as quais o horário de
pico é após as 17 horas, pois é quando conseguem produzir melhor.
Cada pessoa tem o seu horário de pico.
Esse horário deve ser aproveitado para as atividades mais importantes,
pois garante maior produtividade.
É importante identi�car o próprio horário de pico e utilizá-
lo a seu favor, fator que alavanca a produtividade.
Tarefas que foram delegadas 
Tarefas que foram interrompidas 
Esse horário deve, portanto, ser aproveitado para trabalhar questões
mais complexas, de maior valor agregado para o alcance dos objetivos e
não para tarefas mais mecanizadas. Veja a seguir um gráfico que
mostra a relação entre o nível de energia empregado para realização das
tarefas e as “horas do dia”:
Gráfico: Exemplo de um gráfico de energia levando em conta o nível de energia e o horário do dia.
Além disso, recomenda-se observar o melhor dia da semana também.
Isso é importante, pois é comum que as pessoas sejam menos
produtivas na sexta-feira e na segunda-feira devido ao final de semana.
Observe bem como é a sua produtividade durante seu dia, mas também
durante sua semana.
A e�ciência na gestão do tempo –
dicas e ferramentas
Neste vídeo, serão apresentadas dicas práticas com assuntos e
técnicas ligadas a eficiência na gestão do tempo, ou seja, na busca por
meios mais adequados para realizar as tarefas.

Falta pouco para atingir seus objetivos.
Vamos praticar alguns conceitos?
Questão 1
A eficiência e a eficácia são dois conceitos bastante utilizados em
diversas áreas. Na gestão do tempo, eles assumem papel central
no planejamento e na execução das tarefas que levam a um
objetivo. Partindo apenas da ideia de eficiência, podemos defini-la
como:
Parabéns! A alternativa E está correta.
A definição de eficiência está na relação entre custo e benefício.
Assim a definição está na alternativa “e”: realizar as atividades
necessárias com o menor gasto de recursos possível. As
A Atingir os objetivos propostos de forma perfeita.
B
Atingir o menor custo em uma atividade
independentemente do tempo gasto.
C Procurar atingir os objetivos com precisão.
D Planejar os objetivos e garantir que sejam atingidos.
E
Realizar as atividades necessárias com o menor
gasto de recursos possível.
alternativas “a”, “c” e “d” referem-se à eficácia e a alternativa “b” à
economicidade.
Questão 2
Diversas técnicas existentes procuram ajudar na organização de
tarefas e na iniciação de atividades com foco na gestão eficiente do
tempo. Indique a técnica segundo a qual quanto mais tempo se
destina para terminar um trabalho, mais tempo se perde, ou seja, o
trabalho se expande para preencher o tempo disponível para sua
conclusão:
Parabéns! A alternativa B está correta.
A lei de Parkinson diz que você utilizará todo o prazo que tiver para
executar uma atividade. Isso quer dizer que, se temos 5, 10 ou 15
minutos para realizar uma tarefa simples, gastaremos todo esse
tempo. A alternativa “a” trata da elaboração de objetivos e metas
com o envolvimento de todos e a letra “e” trata de uma técnica
utilizada para aferir objetivos e metas com maior eficiência. A letra
“c” trata da técnica indicada para diminuir a resistência psicológica
a iniciar tarefas difíceis e desagradáveis. A letra “d” trata da técnica
desenvolvida por David Allen.
A OKR — objetivos e resultados-chave
B Lei de Parkinson
C Pomodoro
D GTD — fazendo as coisas acontecerem
E SMART
3 - Foco e atenção como fatores fundamentais
Ao �nal deste módulo, você identi�cará a importância do foco e da atenção para o combate à
procrastinação, à preguiça e ao estresse.
Foco e atenção
O foco é uma das questões mais essenciais na gestão de nosso tempo.
Uma atividade realizada com foco terá grandes resultados com o
consumo mínimo de tempo. Focando suas atividades você terá tempo
para descansar e para outras atividades mais prazerosas.
Diversos autores indicam que você deve focar primeiro as atividades
mais desagradáveis e depois as mais agradáveis. Assim você resolverá
aquilo que lhe aflige primeiro e, depois, poderá curtir atividades mais
dinâmicas e criativas.
O foco pode ser aplicado em diversos níveis, desde o
planejamento até a execução e o monitoramento das
atividades.
O foco no planejamento está em escolher os objetivos principais de uma
vida e aos poucos ir abrindo-os em objetivos intermediários e depois em
tarefas a realizar para alcançá-los. Quando fazemos esse tipo de
programação, podemos encaixar as atividades e priorizar as que
agregam valor ao nosso objetivo, gerando maior racionalidade em
nossas escolhas de curto, médio e longo prazos. Essa forma de
organizar nossas atividades nos garante:

Realizar o que é importante primeiro

Não perder o foco dos objetivos
Um bom planejamento com foco considerará apenas questões que
estejam relacionadas com os objetivos e descartará como secundárias
as que não estão ligadas, melhorando a nossa chance de alcançar
nossos objetivos mais amplos e de longo alcance. Se não planejarmos
com foco, podemos nos perder nas atividades do dia a dia e nunca
alcançar nossos objetivos de longo prazo, ficando estagnado em nossa
areia movediça das atividades diárias.
Produtividade é sobre energia e foco,
não tempo
O trabalho por grandes quantidades de horas não garante que
atingiremos nossos objetivos, se nosso foco não estiver alinhado com
esses objetivos. Vamos nos perder pelo caminho, então ter foco é
realizar as atividades com energia e concentração. Se nosso
planejamento estiver focado, cada atividade que realizamos será
importante para o alcance de nosso objetivo final, e isso garantirá uma
alocação do tempo de forma eficiente e eficaz.
A junção de foco, e�ciência e e�cácia é a ferramenta mais
poderosas para o sucesso.
Quando uma pessoa conseguir reunir essas três qualidades em seu
planejamento e execução, ela alcançará qualquer objetivo que desejar.
No entanto, permanecer sempre focado, eficiente e eficaz não é fácil.
Precisamos estar o tempo todo nos controlando e nos policiando, pois a
nossa tendência é relaxar, é ir para os roubadores de tempo, para aquilo
que não exige nada de nós.
É por isso que estamos na era dos podcasts e vídeos tutoriais; não é
que eles não sejam boas ferramentas, mas eles tendem a fornecer todo
o conteúdo de forma mastigada, com pouca necessidade de raciocínio
ou questionamentos. Tudo é dado já resolvido, sem a necessidade de
esforço ou de qualquer gasto de energia para a sua aquisição.
Apesar da facilidade, trata-se de uma ideia equivocada sobre ensinar,
pois a exposição de algo pronto, predefinido, limita e até veta caminhos
de interpretação e de aprendizado, reforçando de forma unívoca a
perspectiva do enunciador.
Um ponto importante no aprendizado, no planejamento e na execução
de qualquer atividade é a capacidade de julgamento que o ser humano
tem e que nenhuma máquina tem até hoje. Isso é o que nos diferencia e
essas ferramentas modernas de distribuição de informações estão
roubando essa característica dos seres humanos.
Quando:
Estamos abrindo mão da característica que nos torna diferentes das
máquinas e que garante nossa empregabilidade. Essa forma de agir
acaba nos colocando em um estado de letargia intelectual que
Compramos uma ideia sem
questionar.
Preferimos a explicação
simplista de um youtuber para
um problema muito mais
complexo.
atrapalha nosso julgamento, nosso bom planejamentoe nossa
execução de tarefas com foco e energia.
Trabalho focado, deep work
O trabalho focado pode ser considerado um trabalho profundo. Seu
reverso é o trabalho superficial. Veja a seguir a explicação de cada um
deles:
Trabalho super�cial
O trabalho superficial é realizado de forma mais descontraída e
pode ser utilizado como uma distração, se for um trabalho que
exige grande concentração, mas pode ser também um bom
momento de relaxar o cérebro. Trabalhos como responder
pequenos e-mails, arquivar algo, dar uma resposta rápida, podem
ser realizados com menor engajamento. Esses trabalhos podem
ser encaixados entre outras tarefas que requerem grande
concentração, melhorando seu desempenho e garantindo maior
agilidade, pois eles acabam funcionando como uma forma de
descanso para o cérebro.
Trabalho profundo
Já para os trabalhos que demandam maior concentração, é
interessante que, ao iniciarmos, nos concentremos de forma
absoluta, focando apenas a tarefa que estamos realizando. Esse
foco deve ser total, pois, como já explanado, quando tentamos
fazer várias tarefas ao mesmo tempo, acabamos não
aproveitando bem o tempo e não nos concentramos, perdendo
grande parte da nossa energia aplicada. Para que um trabalho
profundo aconteça é necessário foco e concentração total.
Para Cal Newport, o princípio da produtividade está na relação
intensidade x tempo. Ele indica quatro pontos que devemos observar
para que o trabalho profundo aconteça. São eles:
Tenha um espaço de trabalho dedicado à tarefa a ser
realizada.
Tenha uma hora para terminar seu trabalho.
Tenha uma sequência de atividades iniciais que lhe garanta
rápida concentração.
Dizer não ou servir aos outros?
Dizer não a uma pessoa ou recusar alguma coisa de que gostamos é
muito difícil. Quando temos de dizer não a alguém que gostamos temos
um sentimento de perda, de estar deixando de ajudar alguém. No
trabalho, podemos ter o mesmo tipo de sentimento. Dizer não a um
colega que nos pede para fazer algo, ou solicita uma ajuda, é muito
difícil também. Dizer não a um chefe é ainda mais difícil devido ao poder
hierárquico existente na relação.
Mas muitas vezes deixar de dizer não pode tornar
nosso serviço ineficiente e nos prejudicar mais com
entregas atrasadas ou de baixa qualidade.
Nesse sentido, o controle da quantidade de tarefas que temos de
realizar é muito importante para termos tempo de qualidade para fazer
as tarefas de forma concentrada e organizada. Crie o hábito de ter suas
tarefas organizadas para poder ter uma boa noção de quando você pode
assumir novas tarefas e quando precisa dizer não.
Todas as ferramentas que apresentamos até aqui podem lhe ajudar a
gerar essa organização e lhe garantir as razões corretas para dizer não a
uma tarefa específica.
Tome boas decisões
Tomar uma decisão pode ser algo muito difícil. Assim como dizer não,
muitas vezes, ficamos adiando a tomada de uma decisão que implique
alguma contrariedade a alguém. Temos também dificuldade de tomar
decisões que impliquem escolhas com riscos, ou que sabemos que
podem não ser as mais assertivas, pelo menos naquele momento.
Anteriormente, estudamos a regra 40-70 utilizada por Colin Powell,
quando estudamos a eficácia, mas aqui queremos focar outro aspecto
da decisão. Segundo Daniel Kahneman (2012), ganhador do prêmio
Nobel, nós temos dois tipos de tomada de decisão:
Prepare todos os aspectos para que seu ritual garanta ao
seu cérebro o recebimento do suporte que precisa para
continuar operando em um alto nível de concentração.
Decisão rápida e intuitiva
Baseado em sentimento.
Decisão lenta
Baseado no raciocínio e na análise de opções.
Baseado no raciocínio e na análise de opções. Cada um desses
sistemas tem sua finalidade e eles devem ser conscientemente
utilizados para aproveitar o melhor de cada um.
O primeiro, mais visceral e baseado em sentimentos, é mais intuitivo e
se presta a decisões que precisam ser tomadas de forma rápida, sem
muita reflexão. Esse tipo de decisão é menos embasado em
informações e mais em sensações, devendo ser treinado
constantemente para que possa se desenvolver e ser aproveitado com
maior frequência.
Dica
Procure começar treinando em pequenas decisões de seu dia a dia, e vá
crescendo o seu uso conforme vai ganhando confiança.
Isso lhe ajudará a destravar várias tarefas que necessitavam de
pequenas decisões, levando a uma economia de tempo enorme.
O segundo sistema, baseado no raciocínio, tenta se apresentar como o
rei das decisões corretas, mas, se mal aplicado, pode ser na realidade
um grande empecilho ao crescimento e à realização das tarefas, se
transformando em um motivo de paralisia na vida e nas tarefas das
pessoas. Pessoas que necessitam de grande quantidade de tempo para
a tomada de qualquer decisão podem na realidade estar apenas
adiando decisões com o argumento de que precisam pensar mais.
Demorar longos períodos para tomar decisões simples
pode travar a produtividade e levar o indivíduo a perder
tempo ou a aproveitá-lo de forma mais eficiente.
Isso não quer dizer que não precisamos refletir sobre algumas decisões,
e que o sistema racional é ruim. Na realidade ele é excelente, mas deve
ser utilizado para as questões corretas e não para qualquer questão.
Para a utilização da decisão racional de forma correta, precisamos
planejar bem nossas atividades e desenvolver uma boa percepção de
quando um assunto pode ser resolvido rapidamente e quando esse
assunto precisa de tempo e raciocínio para ser resolvido. Procure

desenvolver essas habilidades em seu dia a dia e ganhará grande
quantidade de tempo em suas tarefas.
Distração digital
As redes sociais podem se tornar um vício, uma grande distração e
perda de foco. Quando uma pessoa se acostuma com elas e perde o
controle sobre o momento em que pode ou não ficar conectada, tende a
se perder e se escravizar nessa rotina.
Esse tipo de dependência, de comportamento, é estudado e indica uma
possível doença. Mas, para além da doença, temos que todos nós
estamos um pouco escravos das distrações digitais.
A fim de desenvolvermos serviços intelectuais precisamos nos
concentrar e ter foco para que o serviço ocorra de forma satisfatória e
com velocidade. Os recursos digitais das redes sociais podem ser uma
distração que nos impede de ter foco e de conseguir executar serviços
de forma profunda. Essas distrações impedem que tenhamos um
engajamento pleno com a atividade, parando a todo momento para olhar
uma mensagem, uma foto ou um comentário.
Cada uma dessas interrupções tira nosso foco e não nos deixa
aprofundar nossa concentração, ficando sempre superficial e com baixo
rendimento.
Dica
Um conselho dado por grandes CEOs é ter um ambiente em que você se
desconecta totalmente das redes, não recebendo nem notificações, para
se dedicar exclusivamente à tarefa que demanda concentração e foco.
Com essa atitude, você evitará ficar se desconcentrando com questões
secundárias e renderá muito mais, fazendo sua tarefa rapidamente e
depois tendo muito mais tempo para todas as distrações.
Então, a frase de ordem é:
“Livre-se das distrações digitais.”
Teoria do Fluxo
O objetivo é uma concentração tão intensa que não
sobra atenção para pensar em algo irrelevante.
(CSIKSZENTMIHALYI, Mihaly)
A teoria do fluxo consiste em se concentrar de uma forma tão profunda
que as distrações deixam de ter impacto em sua atenção. Quando
conseguimos entrar nesse estado, podemos produzir em alta velocidade
e com muita qualidade. Isso acontece pois as distrações ficam em
segundo plano e nosso cérebro desliga as percepções periféricas
concentrando toda a energia na atividade que estamos realizando.
Para conseguir esse benefício é necessário um preparo prévio.
Principalmente no início, você deve evitar que as distrações fiquem por
perto. Conexões de internet no computador, celulares ligados e perto de
você, notificadores de chamada como relógio de pulso, entre outros
artigos que lhe causam distração devemser desligados ou retirados da
sala em que estamos trabalhando.
Com tempo e treinamento ficamos cada vez mais eficientes e eficazes
nessa concentração, o que nos ajuda cada vez mais a produzir com
velocidade e qualidade. Tudo está baseado no treino.
Reuniões (aulas, palestras) focadas e
produtivas
Reuniões são uma das atividades onde mais se perde tempo. Algumas
empresas estão retirando as cadeiras das salas de reunião para evitar
que seus colaboradores transformem a reunião em um encontro social e
somente isso. Uma reunião produtiva é curta e com um foco muito bem
definido.
Reuniões que passam de 60 minutos com muitas pessoas
geralmente não são muito produtivas e podem estar
gastando tempo desnecessário.
Para se ter uma boa reunião é preciso preparação e evitar que se torne
uma palestra. A pauta deve ser enviada previamente e o foco deve ser
nas discussões sobre o assunto e na chegada a um consenso. Deve-se
evitar um excesso de questões a serem discutidas para que a reunião
seja produtiva, nós não conseguimos dar atenção a vários assuntos ao
mesmo tempo.
Veja a seguir o quadro que compara uma boa reunião e uma má reunião:
Má reunião Boa reunião
Material muito grande
Assumir que todos já leram o
material, evitando ler
Domínio da chefia
(liderança da reunião)
Hipóteses refutáveis
Mais de 90 minutos De 30 a 60 minutos
Abusar do PowerPoint Vigoroso debate
Procrastinação e precrastinação
Para evitar a procrastinação, é necessário evitar se concentrar no
produto. Em vez disso, a atenção deve estar na construção de
processos — hábitos — que coincidentemente permitem realizar as
tarefas desagradáveis que precisam ser feitas.
Você sabe o que é procrastinar?
Procrastinar é deixar uma atividade ou tarefa que deveria ser
realizada neste momento para amanhã e, quando chega amanhã,
deixar para depois de amanhã.
Essa é uma prática muito comum, principalmente quando a questão a
ser tratada não nos agrada. Temos sempre a tendência de
beneficiarmos as tarefas que nos agradam, mesmo que elas não sejam
as mais urgentes ou as mais importantes. Quando agimos assim,
escolhendo apenas as tarefas que nos agradam, em muitos casos
estamos:
Precrastinando as tarefas
Pois a estamos fazendo antes do momento que deveria acontecer.
Procrastinando as tarefas
Pois deveriam ser realizadas naquele momento.
Resposta 

Quando planejamos o uso do nosso tempo, devemos utilizar as técnicas
demonstradas até agora e evitar cair na procrastinação das atividades
desagradáveis. Mesmo no planejamento, essa procrastinação pode
acontecer, pois a pessoa tende a dar mais importância relativa às
tarefas que lhe agradam.
Procure sempre entender quais tarefas realmente são
importantes e quais são urgentes para o alcance de
seus objetivos.
Pois você pode estar procrastinando tarefas importantes por não serem
agradáveis e realizando as que mais lhe agradam, mas que não são
importantes para os objetivos. O foco devem ser as tarefas que melhor
contribuem para a realização do objetivo.
Preguiça
A preguiça pode ser um grande problema. Pessoas que se entregam à
preguiça não conseguem prosperar. Todas as atividades e tarefas são
difíceis e elas estão sempre cansadas. Esse tipo de pessoa está sempre
pensando em descanso e nunca se concentra em suas atividades. Sua
única vontade está direcionada para distrações e atividades que não
demandem esforço.
Para evitar esse tipo de comportamento, nós devemos estar sempre
alertas com a nossa postura. Estar engajado em nossas atividades é o
mínimo que podemos fazer, evitando que nosso trabalho se torne um
peso para a nossa existência. Evitar comportamentos de preguiça e
tornar a falta de motivação uma constante pode influenciar diretamente
na sua gestão do tempo, tornando todas as tarefas mais lentas e menos
eficientes.
O foco e a atenção na realização das
tarefas – dicas e ferramentas
Neste vídeo, serão apresentadas dicas práticas com assuntos e
técnicas ligadas a manter o foco e a concentração na realização das
tarefas e solução de problemas.

Falta pouco para atingir seus objetivos.
Vamos praticar alguns conceitos?
Questão 1
Nos últimos tempos, temos percebido que a tecnologia e o
desenvolvimento de novas formas de nos relacionarmos têm
tomado conta do nosso dia a dia. Essas questões podem atrapalhar
muito a nossa concentração, piorando bastante nosso
aproveitamento. O que é necessário para que possamos nos abster
dessas distrações, principalmente as digitais, como as redes
sociais. Escolha a alternativa que melhor garante que possamos
nos livrar dessas distrações:
Parabéns! A alternativa A está correta.
A tecnologia e as redes sociais foram um grande avanço em nossas
vidas. No entanto, elas podem ser uma grande fonte de distração e
de procrastinação nas atividades importantes que realizamos. Para
evitar esse problema, precisamos ter foco e procurar produzir
sempre com concentração e esforço. Na letra “b” temos que o
trabalho superficial, nesse caso o foco, é menos importante para a
sua realização. As demais alternativas são contrárias a aplicação
de foco para a realização das tarefas, o que não nos livra das
distrações, mas são o objeto que realiza as distrações.
Questão 2
A procrastinação é um termo muito utilizado para indicar uma
pessoa que deixa suas tarefas de hoje para amanhã. Existe uma
outra forma de procrastinar que dá uma impressão de que estamos
super atarefados, essa forma é:
A
Manter o foco nas tarefas produzindo um trabalho
profundo e reduzindo, se preciso, o tempo gasto
com as redes sociais.
B
Manter o foco nas redes sociais a fim de obter
motivação para realizar um bom trabalho fora das
redes.
C
Evitar integralmente o acesso às tecnologias
digitais, à internet e aos dispositivos móveis para
manter o foco.
D
Priorizar o uso das tecnologias digitais, recorrendo a
vídeos tutoriais e a podcasts para manter a atenção
nas tarefas existentes.
E
Privar-se de usar as redes sociais bem como a
internet de forma permanente a fim de se dedicar
somente às tarefas existentes.
A
Fazer apenas as tarefas mais importantes,
delegando as tarefas urgentes e menos
importantes.
B
Fazer apenas as tarefas que lhe agradam, deixando
as desagradáveis sempre para depois.
Parabéns! A alternativa B está correta.
A procrastinação é um problema recorrente em nossas vidas.
Sempre que encontramos tarefas difíceis ou desagradáveis temos
vontade de procrastinar. Essa atitude está para nós como uma
forma de defesa, em que buscamos realizar apenas aquilo que nos
agrada. Muitas pessoas se sobrecarregam de atividades
exatamente para procrastinar a realização daquelas que realmente
deveriam fazer, parecem estar sempre ocupadas para não realizar
aquela tarefa desagradável. As respostas das demais alternativas
tratam de precrastinação ou de realizar as tarefas no momento
correto.
Considerações �nais
Durante nosso estudo pudemos entender um pouco sobre a gestão do
tempo. Esse é um tema muito amplo e que merece mais
aprofundamento. O tempo gasto estudando a gestão do tempo pode lhe
render muitas horas economizadas e a possibilidade de não se
escravizar em seu trabalho. Aqui, procuramos abordar alguma das mais
conhecidas técnicas aplicadas à gestão do tempo. Cada hora de estudo
desse tema pode lhe trazer grandes avanços. Mas um ponto importante
é que não basta estudar, é preciso colocar em prática.
A prática do aprendizado é o que lhe trará benefícios. Quando
colocamos um conhecimento em prática, estamos sendo sábios. A
sabedoria está exatamente em utilizar as ferramentas que temos a
nosso favor. Colocar todo esse conhecimento adquirido em prática é o
que lhe trará bons resultados. Por isso, continue a estudar sobre o
assunto, porém, mais do que isso, coloque ele em prática em sua vida e
veja o ganho que você poderá usufruir desse conhecimento.
Podcast
C
Fazer apenas as tarefas programadas para o dia,
deixando as tarefas do dia seguinte para seu próprio
dia.
D
Fazer as tarefasdo dia e adiantar as tarefas do dia
seguinte, sempre procurando estar cheio de
afazeres.
E
Fazer apenas as tarefas que lhe mandam, evitando
deixar coisas para depois, onerando o dia seguinte.

Neste podcast, o especialista irá se aprofundar em questões
relacionadas a gestão do tempo em uma aplicação mais prática.
Referências
COVEY, S., MERRIL, R. MERRIL, R. Primeiro o mais importante – First
Thing First. Rio de Janeiro: Sextante, 2017.
Burkeman, O. Four thousand weeks: time management for mortals. New
York: Farrar, Strause and Giroux, 2013.
DRUCKER, P. Prefácio. In: HESSELBEIN, F.; GOLDSMITH, M.; BECKHARD,
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KAHNEMAN, Daniel. Rápido e devagar: duas formas de pensar. Rio de
Janeiro: Objetiva, 2012.
SOBRAL, F. PECI, A. Administração: teoria e prática no contexto
brasileiro. 2. ed. São Paulo: Pearson, 2013.
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Assista ao filme O preço do amanhã, no qual uma sociedade distópica é
regida pela compra e venda do tempo como uma mercadoria ou moeda.
Pesquise o vídeo ou o livro Superocupado de Kevin DeYoung, bem como
o livro Faça Mais e Melhor e veja as diversas questões ligadas à gestão
do tempo. Outro livro de abordagem semelhante é Redeeming Your
Time do bem avaliado autor Jordan Raynor.