Gestão do tempo eficácia e produtividade

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Objetivos
Módulo 1
Análise da e�cácia na
gestão do tempo
Identificar as técnicas de gestão
eficaz do tempo.
Acessar módulo
Módulo 2
Análise da e�ciência na
gestão do tempo
Identificar as técnicas de gestão
da produtividade pessoal.
Acessar módulo
Módulo 3
Foco e atenção como
fatores fundamentais
Identificar a importância do
foco e da atenção para o
combate à procrastinação, à
preguiça e ao estresse.
Acessar módulo
Gestão do tempo:
e�cácia e
produtividade
Prof. Ettore Oriol
Descrição Nesta versão, você encontrará uma experiência de estudo com foco em
textos mais extensos, alguns vídeos e conteúdo interativo. Vamos lá?
Propósito A organização pessoal é cada vez mais essencial para manter o foco e a
atenção no que realmente foi considerado importante, a fim de evitar
distrações e procrastinações e para aumentar a produtividade nos estudos e
no trabalho.
O Brasil é considerado o país onde se faz mais horas extras. O trabalho após o
expediente é uma das atividades mais relatadas entre a força de trabalho ativa em
nosso país. Trabalhar muito não significa trabalhar bem, assim como estudar
várias horas seguidas pode não significar aproveitar bem o tempo dispendido em
aprender. Elaborar boas metas e alcançá-las é mais importante do que estar
ocupado ou ter alto número de horas gastas em um trabalho ou estudo. O tempo é
Introdução
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1
Análise da e�cácia na gestão do tempo
Ao final deste módulo, você identificará as técnicas de gestão eficaz do tempo.
ocupado ou ter alto número de horas gastas em um trabalho ou estudo. O tempo é
seu recurso mais precioso, ele é o único recurso distribuído de forma igualitária a
todas as pessoas, ou seja, 24 horas ou 1.440 minutos para cada pessoa a cada
dia. Esse é um recurso muito importante e deve ser utilizado de forma inteligente.
Quando pensamos em trabalho ou estudo, existem algumas perguntas que devem
ser realizadas na busca por identificar como você está empregando seu tempo.
Estas são algumas delas:
Quando você termina alguma tarefa tem a sensação de que ficou faltando algo?
Quando termina seu dia, parece que faltam horas para cumprir todas as tarefas
programadas? Ao listar suas tarefas de um dia, precisaria de mais de 24 horas para
cumpri-las? O cansaço ao final do dia é desproporcional às tarefas realizadas?
Cada uma dessas perguntas pode ser aplicada ao estudo também, e dizem
respeito diretamente ao seu comportamento diário em relação ao tempo. Para
resolver as questões que nos afligem diariamente e que nos deixam confusos em
relação à organização do nosso tempo com foco em melhorarmos, discutiremos
estudos e técnicas sobre eficácia (fazer a coisa certa, atingir o alvo, trabalhar no
que é importante, elaborar e bater metas) e sobre produtividade (usar melhor os
recursos como o tempo, desperdiçar menos) que podem agregar muito valor para
quem trabalha e estuda. Identificaremos a importância de nos mantermos
concentrados, focados, o que é uma habilidade cada vez mais importante nesse
mundo de crescente distração digital. Serão discutidos também temas relevantes
como procrastinação (hábito de adiar), preguiça e suas máscaras — indisciplina e
resiliência. Por fim, várias dicas e técnicas de autogestão serão apresentadas para
que você trabalhe e estude melhor.
Antes de iniciarmos nosso estudo sobre o uso do tempo de forma eficaz, eu gostaria
de colocar duas frases do escritor Oliver Burkeman, autor de O antídoto: felicidade para
pessoas que não suportam o pensamento positivo, livro no qual ele discute as
questões da organização do tempo e da relação do ser humano com o trabalho e com
a eficiência em executar tarefas, perseguindo metas e objetivos, sem se questionar
sobre a importância da vida e do trabalho.
Segundo Burkeman (2013), hoje as pessoas vivem em média 4 mil semanas.
A sociedade diz que você deve aproveitar
ao máximo esse tempo: crie uma lista de
tarefas e comece a marcar coisas,
trabalhe com eficiência e mantenha sua
caixa de entrada vazia. Acontece que a
“produtividade pessoal” pode ser fútil,
pois as tarefas ilimitadas se acumulam e
as estratégias de gerenciamento de
tempo se tornam táticas de
procrastinação.
As campanhas Take Back Your Time fazem com que as pessoas parem de trabalhar
demais e parem de ficar obcecadas com a produtividade pessoal. Essas campanhas
suportam:

Semanas de trabalho
de quatro dias

Políticas
aprimoradas de
férias, licença-
maternidade e horas
extras

O término do horário
de verão
Os seres humanos devem aprender a relaxar com as tarefas não realizadas. Como o
ambientalista Edward Abbey disse uma vez:
“O crescimento pelo crescimento é a ideologia da célula cancerosa.”
Observe que o autor fala de descanso e de não se cobrar pelo trabalho não realizado,
pela meta não alcançada. No entanto, isso também não pode ser uma desculpa para
estar sempre com baixa performance, baixo desempenho. No Brasil, habitualmente
temos baixo desempenho, seja no trabalho, no estudo ou na vida. O alto desempenho
só acontece em alguns raros momentos, talvez por pressão, ou por um deadline.
Mas o melhor seria que tivéssemos alto desempenho na maior parte do nosso tempo
e baixo desempenho apenas em alguns momentos. Dessa forma, aproveitaríamos
melhor o nosso tempo e ganharíamos em descanso, e ócio, principalmente o criativo.
É importante entender que não existem fórmulas mágicas que resolvem todos os seus
problemas de tempo. É necessária a mudança gradual e constante, melhorar 1% a
cada dia e, ao final, estar totalmente diferente. Não estamos tentando lhe transformar
em um workaholic, no entanto, devemos pensar que:
Em curtos espaços de tempo, tudo permanece igual, mas no longo
prazo tudo muda.
Essa é uma frase muito falada, e que guarda uma verdade importante: se tudo muda
com o passar do tempo, o que você está fazendo para que essa mudança seja
positiva e lhe traga bons frutos?
O que signi�ca e�cácia pessoal?
Peter Drucker disse certa vez:
Peter Drucker disse certa vez:
Não há nada tão inútil quanto fazer de forma
e�ciente o que não deve ser feito.
(DRUCKER, s.d., n.p.)
Pensando especificamente em eficácia, podemos defini-la como:
A autoeficácia é um conceito muito estudado na academia e diz respeito à confiança
nas habilidades e competências concretas utilizadas para a solução de problemas ou
no atingimento de metas e objetivos. Essas soluções são específicas e
contextualizadas, servindo apenas para aquele ambiente, como, por exemplo, nem
sempre uma pessoa autoeficaz no trabalho é autoeficaz em sua vida pessoal.
A eficácia está baseada em organização e persistência, buscando as metas e
objetivos previamente traçados sem se desviar deles ou atingir objetivos e metas
diferentes. A eficácia está em se atingir o que foi planejado. Os meios utilizados para
atingir esses objetivos são importantes nessa análise e serão o foco da eficiência. Na
eficácia, mede-se o resultado, que consiste no foco e no quanto da meta/objetivo foi
atingido, resolvido.
Erramos sempre que confundimos trabalho pesado, concentrado e
árduo, com trabalho e�caz.
Ocupação não significa bater metas, agregar valor ou gerar resultado. Fazer o certo/
correto é importante em vários aspectos da vida. Ok, “certo” é algo que pode ter vários
significados em diferentes contextos, mas nesta discussão fazer o certo, bater as
metas e atingir o alvo significa ser eficaz.
Chegar no local e no horário combinados
Definição 1 
Definição 2 
Chegar no local e no horário combinados
pode ser considerado como algo correto,
e quem fez isso é considerado eficaz,
pois atingiu o objetivo esperado. Se para
isso um indivíduo pegou um caminho
diferente e maior, se gastou mais
gasolina, se gastou mais tempo, mas
atingiu o objetivo de chegarno local e no
horário combinados, ele foi eficaz.
Entretanto, não foi eficiente, pois gastou mais recursos do que se tivesse escolhido
outro caminho ou meio. Filipe Sobral e Alketa Peci elaboraram uma ilustração que
diferencia bem a eficácia da eficiência:
Principais diferenças entre os conceitos de eficiência e eficácia.
Técnicas para uma gestão e�caz
Matriz de Eisenhower
A matriz de Eisenhower é uma matriz que cruza:
A importância da tarefa
Em um dos eixos.
A sua urgência
No outro eixo.
Dessa matriz surgem quatro tipos específicos em que todas as tarefas podem ser
classificadas. Assim, procure listar o que é urgente e o que não é, e coloque em
perspectiva, cruzando com o que é ou não importante.
Veja a seguir a imagem que mostra como fica organizada a matriz e entenda o que
colocar em cada quadrante:

Primeiro quadrante
Coloque no primeiro
quadrante o que for
urgente e importante.
Nesse quadrante, tem-se a
impressão de que você
está sendo muito eficaz,
mas só ficar nesse
quadrante pode lhe
esgotar, pois tudo parece
urgente e importante o
tempo todo.
 1 de 4 
Organize-se para colocar sua vida em ordem e se tornar mais produtivo. Defina e
priorize seus objetivos. Concentre-se em suas principais prioridades e gaste um
tempo mínimo em trabalhos secundários.
Na matriz de Eisenhower, todas as etapas são importantes, mas a que mais traz
resultados é a que elimina as atividades não importantes e não urgentes. Esse é o
ponto em que você pode ter maiores ganhos ao aplicar essa técnica, pois, muitas
vezes, são essas as tarefas que mais tomam tempo e impedem que você seja eficaz
em seus objetivos e metas.
Quanto menos tarefas você realizar para alcançar seus objetivos, mais
e�caz pode ser seu trabalho.
Não que ser eficaz esteja diretamente ligado à quantidade de tarefas executadas.
Duas pessoas podem ser eficazes mesmo fazendo tarefas bem diferentes e com uma
quantidade de trabalho dispendido muito diferente.
Imagine que duas pessoas estejam em Brasília e tenham uma reunião muito
importante amanhã à tarde no Rio de Janeiro.
 
Luiza
Pega um voo de Brasília ao
Rio de Janeiro e chega na
reunião no horário marcado.
Carlos
Pega um voo para Fortaleza,
depois outro para São Paulo
e, por fim, um para o Rio de
Janeiro, chegando na
reunião no horário marcado.
Ambas as pessoas foram eficazes, pois chegaram à reunião no horário marcado, mas
uma gastou muito mais tempo e recursos do que a outra, ou seja, não foi eficiente. A
regra é:
Concentre-se nas tarefas que são importantes para você e
abandone as que não são. E descanse, mesmo tendo tarefas não
iniciadas ou não acabadas.
A matriz de Eisenhower pode ser utilizada para identificar prioridade e metas de longo
prazo, eliminando as que não são importantes e nem urgentes, e melhorando o
desempenho de longo prazo.
Veja a seguir um quadro que mostra a matriz do uso do tempo por Merryl Douglas:
URGENTE MENOS URGENTE
Importante
• Crises
• Projetos com prazo
determinado
• Atividades sob pressão
extrema
• Conflito com clientes
significativos
• Situações de conflito
com familiares ou
amigos
• Cobrança de
resultados decisivos
• Planejamento de
problemas, pró-ação
• Planejamento
• Prospecção de
oportunidades
• Fortalecimento de
relacionamento e
amizades
• Criatividade na busca
de novas formas de
atuação
• Reflexão e avaliação
da forma de proceder
• Interrupção do trabalho
Apenas manter-se
Menos Importante
com frequência para
atender aos outros
• Atividades de efeito
em curto prazo
• Trabalho levado para
casa que poderia ser
feito no dia seguinte
• Resposta imediata a
todas as solicitações
vindas de terceiros
• Apenas manter-se
ativo para demonstrar
trabalho árduo
• Reuniões e
discussões infindáveis
e sem motivo
• Hiperatividade social
no trabalho
• Arquivo morto
• Fofocas
Quadro: Matriz do Uso do Tempo por Merryl Douglas.
Elaborado por Ettore de Carvalho Oriol.
Objetivos e resultados-chave (OKR)
Seguindo a ideia trazida pela matriz de Eisenhower sobre a organização de metas e de
tarefas, a ferramenta OKR, Objetives and Key Results (objetivos e resultados-chave)
procura utilizar métodos para a escolha dos objetivos e metas a serem utilizados.
Nesse momento, é sempre bom ressaltar que qualquer meta ou objetivo que se deseja
colocar deve seguir o acrônimo SMART:
Para realmente ser SMART, um objetivo precisa ter todas essas qualidades ou
características. Assim, uma meta ou objetivo construído a partir dessas premissas
será mais eficaz do que outros tipos de objetivos.
Representação ilustrativa dos cinco componentes do acrônimo SMART.
Speci�c
Específico
Measurable
Mensurável
Attainable
Atingível
Os objetivos devem ser construídos para períodos curtos e não para períodos como
um ano. No OKS, o tempo sugerido é no máximo trimestral, mas indicamos que seja
feito bimestralmente, oito semanas, assim é possível controlar melhor o atingimento
das metas. O objetivo de um ano deve ser desmembrado em objetivos intermediários
que devem ser alcançados em espaços de tempo menores.
Essa técnica é muito importante para garantir que as atividades
serão realizadas ao longo do tempo e não apenas próximo ao fim
do prazo. Essa técnica de dividir as metas ajuda no
monitoramento e no acompanhamento do desempenho, pois
indica se uma meta será ou não alcançada no prazo estabelecido.
O monitoramento das metas é um ponto muito importante, que deve acontecer
constantemente e também ao final de cada período de planejamento, no caso o
trimestre ou o bimestre, pois, só assim, será possível corrigir as coisas de forma
satisfatória e a tempo de atingir a meta estabelecida.
Os OKRs não desaparecem assim que o trimestre/bimestre termina, ficando seu
legado ou gaps para serem incorporados aos próximos períodos de objetivos. É
importante reservar um tempo para refletir sobre seu progresso no fim de cada ciclo.
Tanto nas reuniões de 1:1 quanto nas reuniões de equipe, esses resumos devem
consistir em:

Pontuação objetiva

Avaliação subjetiva

Re�exão
É fundamental sistematizar metas e demais projetos, construindo um controle físico
ou eletrônico que deve servir como memória para posterior consulta. Nesse tipo de
recurso, como acontece no sistema Kanbam dentro do sistema Kaisen de melhoria
Dica
Recomenda-se começar com metas menores, pois será mais fácil de atingi-las e
o treinará para desafios cada vez maiores. Quanto mais treinados ficamos, mais
eficazes se tornam nossas metas.

contínua, os cartões funcionam como uma forma de controlar as tarefas e segui-las
ao longo do tempo e do atingimento dos objetivos intermediários até o alcance do
objetivo final.
Classificar OKRs, em sua forma mais simples, é como marcamos o que alcançamos.
Porém, a classificação é mais do que apenas um cartão de pontuação. Quando
revisadas objetivamente e sem julgamento, as lições aprendidas podem (e devem)
servir como um guia para fazer as coisas de maneira diferente na próxima vez. A
classificação pode ser tão simples quanto:
Vermelho -> Amarelo -> Verde
A abordagem do Google pontua cada resultado-chave em uma escala na qual "0"
equivale a falha e "1,0" significa que o objetivo foi totalmente alcançado. Dentro
dessas métricas, classificamos cada resultado principal e, em seguida, calculamos
sua média para pontuar o objetivo, como mostra o quadro abaixo:
Verde 0,7 a 1,0 Entregamos
Amarelo 0,4 a 0,6
Fizemos progresso, mas
ficamos aquém da
conclusão
Vermelho 0,0 a 0,3
Falhamos em fazer um
progresso real
Pontuações mais baixas devem levar a uma reflexão:
• Que fatores levaram à pontuação baixa?
• Ainda vale a pena perseguir o objetivo no próximo semestre?
• Em caso afirmativo, o que você pode mudar para alcançá-lo?
Um objetivo inacabado pode ser transferido para o próximo período com um novo
conjunto de resultados-chave — ou talvez seu momento tenha passado. Nesse caso,
esqueça-o.
Regra 80 – 20 e Regra 40 – 70
Sistema de semáforo Abordagemde “sim” ou “não”
Regra 80 – 20 e Regra 40 – 70
A regra conhecida como 80 – 20 foi desenvolvida por Vilfredo Pareto ainda no século
XIX. Ao estudar a distribuição da riqueza na sociedade italiana ele identificou que:
80% da riqueza �cava com 20% da população e que 20% da riqueza
�cava com 80% da população.
Partindo dessa descoberta, diversos estudos foram desenvolvidos identificando que
essa distribuição acontecia em outras áreas.
Na gestão do tempo, foi identificado que 20% das tarefas eram responsáveis por 80%
dos resultados esperados. Assim, podemos dizer que:
80% dos resultados que alcançamos foram alcançados com apenas
20% de nosso esforço e que os outros 20% consumiram 80% do
nosso esforço.
Quando priorizamos as principais tarefas, como demonstrado na matriz de
Eisenhower, podemos focar esses 20% de atividades e ainda obter 80% dos resultados
que desejamos.
Também é necessário julgar se as atividades que compõem uma meta agregam valor
a essa meta.
Isso é o que chamamos de cadeia de valor, ou seja, é preciso
julgar se cada atividade acrescenta/agrega valor à meta e aos
objetivos propostos.
Se uma atividade não agrega valor ao objetivo ou à atividade, ela deve ser eliminada
da cadeia de atividades/valor de nossa meta/objetivo. Dessa forma, tarefas inúteis
serão eliminadas e o foco será apenas nos 20% que produzem os 80% de resultado.
Outra regra muito importante é a 40 – 70, colocada em prática por Colin Powell,
general de quatro estrelas do exército norte-americano que foi ministro de Estado no
governo de Barack Obama e de outros governantes. Essa regra propõe que:
Devemos tomar decisões com certeza de acerto menor que 100%,
nesse caso entre 40 e 70% de certeza de acerto.
Isso acontece porque nunca teremos 100% das informações para a tomada de
decisão, ou porque, para termos um nível acima de 90% de acerto, demoraremos
muito tempo, o que pode ser crucial em alguns casos. Assim, devemos julgar qual o
percentual de certeza das informações que temos e tomar as decisões se esse
percentual estiver entre 40% e 70%.
Cada vez que tomamos uma decisão e
acertamos, estamos treinando nosso
cérebro a entender melhor aquele
assunto, assim, precisaremos de cada
vez menos informações para tomarmos
decisões acertadas.
Em contrapartida, se tomamos uma decisão com certo nível de informações e
erramos, precisamos acrescentar maior nível de informações para tomarmos decisões
semelhantes sobre tal assunto. Com essa forma de julgar a tomada de decisão,
podemos calibrar nossa necessidade de informações para a tomada de decisões e
melhorar o aproveitamento do tempo, ajudando a economizar tempo na busca de
mais informações; como dizem: “Tempo é dinheiro.”
Orientações complementares
Vimos o que é eficácia e conhecemos algumas técnicas para gerir o tempo de forma
eficaz. Além das técnicas apresentadas, existem elementos fundamentais na
administração do tempo para a execução de tarefas, visando a eficácia. São eles:
economia na atuação e definição de propósitos.
Economia na atuação
Parcimônia ao lidar com as tarefas e com o tempo é algo muito importante. Sempre
tendo em mente que menos é mais, podemos realizar planejamentos mais eficazes.
Para cada planejamento que realizamos, devemos ter sempre em
mente que a quantidade de metas precisa ser a menor possível
para atingir o objetivo proposto.
Com essa mentalidade, conseguiremos construir planos com menos atividades,
apenas as essenciais, e, assim, desenvolver uma cadeia de valor mais eficiente e com
maiores chances de ser eficaz no atingimento dos resultados.
Em 2011, o professor de negócios
Morten T. Hansen estudou os hábitos de
trabalho de 5 mil gerentes e funcionários
para determinar como e por que algumas
pessoas se destacam. Sua equipe
descobriu que os de melhor desempenho
geralmente não trabalham mais horas.
Ser ótimo no trabalho, segundo Hansen, significa ter um bom desempenho, infundir
nele paixão e um forte senso de propósito e viver bem. Os melhores desempenhos,
Hansen aprendeu, estão comprometidos com uma gama menor de prioridades e se
concentram em fazer tudo certo, o que significa fazer menos e se concentrar mais.
Estabelecimento de propósitos
Em um trecho do filme Alice no país das maravilhas, a personagem encontra-se
perdida e, ao pedir a ajuda do gato, informando que não sabe para onde ir, ele lhe
responde:
Para quem não sabe aonde vai,
qualquer caminho serve.
Uma das premissas para uma boa gestão do tempo é ter os objetivos bem
delineados. Isso faz com que se saiba o caminho a percorrer e as atividades
importantes para alcançar tais objetivos.
A e�cácia na gestão do tempo – dicas e
ferramentas
Neste vídeo, serão apresentadas dicas práticas com assuntos e técnicas ligadas à
eficácia na gestão do tempo, ou seja, na busca por resultados.

Vem que eu te explico!
Os vídeos a seguir abordam os assuntos mais relevantes do conteúdo que você
acabou de estudar.
Módulo 1 - Vem que eu te explico!
Matriz de Eisenhower
Módulo 1 - Vem que eu te explico!
Regra 80 – 20 e Regra 40 – 70

Questão 1
O sistema OKR — Objetives and Key Results (objetivos e resultados-chave) — é um
sistema de estabelecimento de objetivos e metas que procura envolver os
colaboradores na sua construção. Para determinar esses objetivos é utilizada uma
técnica bem específica. Qual é essa técnica?

Vamos praticar alguns
conceitos?
Falta pouco para
atingir seus
objetivos.
A SMORT
B SWOT
C SBART
D SMART
Questão 2
Diversas regras de produtividade foram desenvolvidas com o passar do tempo.
Uma dessas regras procura determinar quanto esforço é necessário para alcançar
uma meta. Essa regra foi utilizada em diversas áreas do conhecimento e da prática,
trazendo um ganho de produtividade extraordinário. O nome dessa regra é:
2
Análise da e�ciência na gestão do tempo
Ao final deste módulo, você identificará as técnicas de gestão da produtividade pessoal.
E SMATS
Responder
A Regra 40-70
B Regra Pomodoro
C Regra 80-20
D Regra OKR
E Regra GTD
Responder
O que signi�ca e�ciência ou produtividade
pessoal?
O tempo é o recurso mais escasso e, a menos que
seja gerenciado, nada mais pode ser gerenciado.
(DRUCKER, 2006, p. 51)
Quando pensamos em gestão do tempo, olhar apenas para a eficácia, ou seja, os
resultados, não é a única questão importante. A forma como fazemos as atividades
para alcançar os objetivos e metas é muito importante. Assim, a eficiência entra como
outro ponto crucial para a gestão do tempo. Ser eficiente é realizar as atividades
necessárias com o menor gasto de recursos possível. É nesse ponto que a gestão do
tempo entra para que as atividades sejam eficientes.
Para se alcançar a eficácia não é preciso ser eficiente, mas, para
que a gestão do tempo seja eficaz, é necessário que a eficiência
também seja levada em conta.
Quando pensamos em gestão do tempo, olhar apenas para a eficácia, ou seja, os
resultados, não é a única questão importante. A forma como fazemos as atividades
para alcançar os objetivos e metas é muito importante. Assim, a eficiência entra como
outro ponto crucial para a gestão do tempo. Ser eficiente é realizar as atividades
necessárias com o menor gasto de recursos possível. É nesse ponto que a gestão do
tempo entra para que as atividades sejam eficientes.
Frederick Taylor.
Então, ser eficiente na gestão do tempo é
fazer as atividades corretas no menor
tempo possível.
A indústria entendeu isso há muito
tempo, desde Taylor, teórico da
administração do início do século XX que
estudou os tempos de produção e criou o
método científico de organizar a
produção.
Então, já está estabelecido que é
necessário fazer as atividades com o
menor tempo possível para que sejamos
eficientes em nossa produção.
Esse princípio vale para qualquer atividade em nossa vida. Se estamos estudando,
devemos procurar meios e organização para que possamos aprender o máximo, no
mínimo de tempo. Com isso, um ambiente agradável e silencio, assim comomaterial
de qualidade, são questões importantes para garantir a eficiência do aprendizado.
Como no nosso minicaso, a eficiência não se incomoda se o resultado alcançado é
eficaz, ou seja, atingirá o objetivo proposto.
A e�ciência se preocupa com o processo, se esse é o mais econômico
e rápido possível.
A eficiência está muito ligada à produção, ao processo. Assim, uma das maneiras
mais eficazes de melhorar sua produtividade é reconhecer e corrigir erros de
gerenciamento de tempo. Quando você dedica um tempo para superar esses erros,
isso faz uma enorme diferença na sua produtividade — e você também será mais feliz
e terá menos estresse!
Mas o que é gerenciamento de tempo?
Outro ponto importante a ser abordado é o perfeccionismo nas atividades do dia a dia.
“Não deixe o perfeito ser inimigo do bom e�ciente.”
Conheço pessoas que acabam desistindo de tudo que pegam para fazer pois não
aguentam levar as atividades no longo prazo, simplesmente por serem
perfeccionistas. O perfeccionismo nos trava e faz com que toda e qualquer atividade
seja um peso, levando ao cansaço e ao estresse em pouco tempo. Ser eficiente é
produzir o melhor com o menor tempo possível, isso implica aceitar algum grau de
erro para sermos eficientes.
Essa é a ideia dessas metodologias ágeis, em que os produtos são prototipados e já
entram em testes para identificação de problemas. Não se espera que todos os
problemas estejam resolvidos para colocar em teste.
Assim, deve-se entender que a eficiência deve ser um propósito e
a qualidade da entrega deve ser calibrada em função da eficácia
que se deseja e do tempo disponível para a realização da tarefa.
Resposta 
que se deseja e do tempo disponível para a realização da tarefa.
Preste atenção na preparação e no planejamento das atividades. Essa é uma fase
muito importante para a gestão do tempo. Existe uma citação famosa atribuída a
Abraham Lincoln:
Dê-me seis horas para cortar uma
árvore e vou passar as quatro
primeiras a�ando o machado.
Não há certeza se foi Lincoln que disse essa frase, mas a moral é que sem preparo
tudo fica muito mais difícil. Planejar seu tempo, distribuindo as atividades em função
da necessidade e da urgência, como vimos na matriz de Eisenhower, é muito
importante para ganhar em:

Agilidade

E�ciência

E�cácia
Outro ponto importante está na relação entre as horas dispendidas no trabalho e a
produtividade.
Para Robert Pozen, de Harvard, “os
funcionários administrativos estão
trabalhando mais do que nunca. Muitos
chegam cedo ao escritório, saem tarde,
trabalham durante o almoço e ficam em
suas mesas nos finais de semana e
feriados. No entanto, esses
trabalhadores costumam ser
minimamente produtivos”.
Essa é uma questão muito importante a ser abordada. Muitas horas de trabalho não
quer dizer que você está sendo produtivo. Se você não estiver utilizando seu tempo de
maneira organizada, com eficiência, e se você não estiver sendo eficaz em seus
resultados, esse tempo gasto será mal aproveitado e os resultados serão inúteis.
Técnicas de produtividade
Lei de Parkinson
A lei de Parkinson declara:
“O trabalho se expande para preencher o tempo disponível para sua
conclusão.”
Portanto, mais eficiência muitas vezes significa simplesmente mais trabalho. A Lei
refere-se à ideia de que “quanto mais tempo você destinar para terminar um trabalho,
mais tempo você perderá”. Essa lei garante que o tempo dispendido para a realização
de uma tarefa está diretamente ligado ao deadline, ao tempo disponível para a sua
realização. Se você tiver 5 minutos, 10 minutos ou 15 minutos para realizar a mesma
tarefa, você gastará o tempo total.
Ilustração dos princípios da lei de Parkinson.
Assim, a dica é:
Dica
Limite o tempo definido para cada tarefa. Com menos tempo disponível, você se
concentrará mais intensamente e realizará a tarefa em menor tempo.

A questão do perfeito e do bom com eficiência também entra nesse ponto, pois,
quanto maior o tempo disponível para a realização de uma tarefa, mais você cobrará
em qualidade e perfeccionismo. Se o tempo é curto, fazemos o que é possível dentro
do tempo disponível, se o tempo é maior, em vez de entregarmos a tarefa, ficamos
enfeitando e procurando aperfeiçoar o trabalho. Isso acaba deixando o nosso tempo
todo preenchido, mas não estamos sendo nem eficientes, nem eficazes com a gestão
do nosso tempo.
Outro ponto importante que acontece muito quando temos mais tempo que o
necessário para a entrega de uma tarefa é ficarmos enrolando.
Deixamos de fazer a tarefa e vamos ao
banheiro, falar com os colegas, entre
outras atividades não ligadas à tarefa.
Não é que não devamos ir ao banheiro,
ou conversar com os colegas, mas,
quando isso é feito apenas para matar o
tempo de uma atividade, estamos
deixando de ser eficientes com o nosso
tempo.
O pior é que depois vamos reclamar que não temos tempo para realizar todas as
nossas atividades.
Técnica Pomodoro
A técnica Pomodoro recebeu esse nome, pois seu idealizador utilizou um timer de
cozinha no formato de um tomate para organizar seu tempo.
O método parte da ideia de que o principal desafio na execução de uma atividade é
O método parte da ideia de que o principal desafio na execução de uma atividade é
seu começo, pois o cérebro tende a impor dificuldades nessa etapa inicial.
Nesse sentido, a técnica propõe dividir o trabalho a ser realizado em partes que
exigem maior concentração, visando a melhorar o foco.
Ao melhorar o foco e organizar o tempo de execução das atividades,
supera-se a inércia e a procrastinação.
Por exemplo, para escrever um artigo acadêmico, o pesquisador fará:
Cada etapa com foco em um período de 25 minutos, com pequenas pausas entre
elas.
 Primeiro
Pesquisa sobre o tema e as referências.
 Segundo
Definição dos objetivos.
 Terceiro
Definição da metodologia.
 Quarto
Análise dos resultados.
 Quinto
Conclusão.
Fazendo as coisas acontecerem — GTD — David Allen
Essa técnica desenvolvida por David Allen é bem simples de entender. Muitas das
questões abordadas por ela já são utilizadas pelas pessoas em sua organização de
atividades. No entanto, ela como uma técnica só funciona se for aplicada de forma
integral, seguindo todos os passos prescritos.
Isso acontece, pois, fazendo apenas uma das etapas, estaremos ganhando tempo
com essa etapa, mas perdendo esse tempo em outras questões que poderiam nos
render mais economia de tempo.
A técnica de David Allen se divide em três etapas:

Coletar

Processar

Rever
Veja a seguir a explicação de cada uma delas:
Coletar
A primeira etapa é a coleta dos dados. Nela, todas as atividades que chegam até nós
devem ser colocadas em um grupo específico, que ele chama de “balde”. Cada balde
tem suas características e pode ser:
É preciso ter a menor quantidade de baldes possível, centralizando a entrada de
atividades e facilitando o controle dessas atividades.
As atividades que entram pelos baldes devem ser tratadas inicialmente se são:
Itens acionáveis Itens não acionáveis
Uma caixa de e-mail Uma agenda Um livro no qual você anota suas
ideias
Itens acionáveis
Que dependem de alguma
ação.
Itens não acionáveis
Que não dependem de
nenhuma ação.
Os itens não acionáveis devem ser descartados de imediato ou simplesmente
colocados em um arquivo, quando for o caso. Já os itens acionáveis devem ser
divididos em dois grupos, primeiro os que podem ser resolvidos em até dois minutos,
e os demais.
O primeiro grupo deve ser resolvido na hora, pois deixá-los para depois implica em
gastar mais tempo do que resolvê-los nesse momento. Busca-se resolver os itens de
até dois minutos tão logo surgirem. Um exemplo é:
As atividades rápidas são o grande volume das demandas.
Processar
A segunda etapa da técnica de David Allen consiste em colocar as atividades que
demandam mais de dois minutos em processamento.
Essa técnica implica em julgar
incialmente se a atividade pode ser
delegada, se sim, então delegue-a e elajá
estará fora da agenda também. Aplicar
essa etapa no início de seu planejamento
de atividades evita gastar tempo com
uma atividade que outra pessoa poderia
executar.
Quanto mais você delegar, mais tempo lhe sobrará para se concentrar
no que realmente importa.

Exemplo
Durante leitura dos e-mails diários, buscar solucionar os assuntos que demandam
até dois minutos. Um e-mail de resposta curto, uma reposta de uma reunião, uma
informação rápida solicitada, tudo isso pode ser resolvido rapidamente, deixando
de ser uma pendência.

no que realmente importa.
Todas as outras atividades que sobraram são de responsabilidade exclusiva sua. Por
isso, elas devem ser programadas em agenda, observando-se suas características
bem como seus prazos de execução e entrega.
Essa etapa exige que associemos uma técnica de organização de tarefas para a
construção de nossa agenda de tarefas e nos garanta o máximo aproveitamento de
nosso tempo disponível. Procure organizar as tarefas em sequência.
Rever
A terceira etapa que David Allen prescreve em sua técnica é a revisão. Nela, David
coloca o tratamento de questões que fogem ao controle e que necessitam de uma
abordagem diferenciada para serem resolvidas. A solução do descontrole deve vir da
aplicação de cinco passos, sendo eles:
Atenção!
Não existem pessoas multitarefas, o que acontece é que você não irá se
concentrar em nenhuma das tarefas, fazendo-as de forma incorreta ou perdendo
muito mais tempo do que se tivesse se concentrado e mantido o foco em cada
uma das tarefas de forma individual.

 Capturar e reconhecer.
 Tomar decisões.
 Organizar os resultados.
 Revisar e refletir sobre o significado de tudo, enxergando o todo.
Lista de tarefas, calendário e caderno de distração
A criação de listas de tarefas é outra ação importante para a gestão do tempo.
Quando colocamos nossas tarefas dividas por categorias no papel ou em um software
(como Todoist), podemos descansar nossa memória. Cada "coisa" no seu lugar! No
momento que você está recebendo uma demanda, coloque o máximo de detalhes
desses requisitos nessa tarefa. No Todoist você pode anexar imagens, sons, datas
etc.
Todos nós já tivemos o sentimento de estar esquecendo alguma tarefa importante, ou
aquele prazo importante de entrega de algo.
Quando colocamos todas as nossas atividades em listas,
conseguimos melhorar essa sensação e nosso cérebro pode
relaxar.
Além de colocar todas as tarefas em
listas, é muito importante organizar sua
execução no tempo, assim, a construção
de uma agenda de atividades é essencial.
Cada passo deve ser planejado e
realizado de forma organizada, e a
melhor forma de fazer isso é utilizar uma
agenda.
Hoje em dia temos agendas eletrônicas que nos alertam de prazos de forma
automatizada, gerando um controle mais efetivo de nossas atividades.
Todas as atividades devem ser agendadas e colocadas em seus respectivos lugares,
gerando uma organização de longo prazo. Como na técnica GTD, cada balde deve
receber as atividades e essas devem ser organizadas em uma agenda conforme sua
prioridade e urgência de execução.
As atividades que delegamos devem ser controladas em lista separada, para que
sejam cobradas e monitoradas em seu devido tempo, e atividades que por alguma
razão não podem ser concluídas na data agendada devem ir para uma lista a parte
para um controle mais fino e ser reencaixadas na agenda em data posterior. Veja a
seguir o que deve constar em cada lista citada:
 Iniciar a ação de correção.
Tarefas que foram delegadas 
Evite guardar informações desnecessárias em sua memória, pois isso sobrecarregará
sua mente e você poderá ficar estafado com seu cérebro em alerta, relembrando da
lista de atividades pendentes. Google Keep, Evernote e Microsoft One são aplicativos
interessantes para registrar novas ideias ou compromissos por áudio, texto ou
imagens.
Para organizar a agenda, deve-se aplicar as técnicas anteriormente vistas. É possível
que isso provoque desconforto, na medida em que se dedicar ao planejamento parece
ocupar o tempo destinado às tarefas, mas, com prática, observam-se resultados
positivos dessa dedicação ao planejamento.
Quanto mais organizada estiver uma agenda, mais fácil será
programar períodos de folga, períodos com a família e demais
atividades além do trabalho ou estudo.
Outro ponto importante diz respeito ao reconhecimento da impossibilidade de se
resolver tudo, sendo necessário recusar algumas atividades menos importantes que
não agregam valor ao objetivo de longo prazo.
Horário de pico
O horário de pico é o momento do dia em que mais se produz. Para muitas pessoas
esse horário é na parte da manhã, já para outras pessoas é de noite. Há pessoas, por
exemplo, para as quais o horário de pico é após as 17 horas, pois é quando
conseguem produzir melhor. Cada pessoa tem o seu horário de pico.
Esse horário deve ser aproveitado para as atividades mais importantes, pois garante
maior produtividade.
É importante identi�car o próprio horário de pico e utilizá-lo a seu
favor, fator que alavanca a produtividade.
Esse horário deve, portanto, ser aproveitado para trabalhar questões mais complexas,
de maior valor agregado para o alcance dos objetivos e não para tarefas mais
mecanizadas. Veja a seguir um gráfico que mostra a relação entre o nível de energia
empregado para realização das tarefas e as “horas do dia”:
Tarefas que foram delegadas 
Tarefas que foram interrompidas 
Gráfico: Exemplo de um gráfico de energia levando em conta o nível de energia e o horário do dia.
Além disso, recomenda-se observar o melhor dia da semana também. Isso é
importante, pois é comum que as pessoas sejam menos produtivas na sexta-feira e na
segunda-feira devido ao final de semana. Observe bem como é a sua produtividade
durante seu dia, mas também durante sua semana.
A e�ciência na gestão do tempo – dicas e
ferramentas
Neste vídeo, serão apresentadas dicas práticas com assuntos e técnicas ligadas a
eficiência na gestão do tempo, ou seja, na busca por meios mais adequados para
realizar as tarefas.

Vem que eu te explico!
Os vídeos a seguir abordam os assuntos mais relevantes do conteúdo que você
acabou de estudar.
Módulo 2 - Vem que eu te explico!
Fazendo as coisas acontecerem
Módulo 2 - Vem que eu te explico!
Horário de pico


Questão 1
A eficiência e a eficácia são dois conceitos bastante utilizados em diversas áreas.
Na gestão do tempo, eles assumem papel central no planejamento e na execução
das tarefas que levam a um objetivo. Partindo apenas da ideia de eficiência,
podemos defini-la como:
Questão 2
Diversas técnicas existentes procuram ajudar na organização de tarefas e na
iniciação de atividades com foco na gestão eficiente do tempo. Indique a técnica
segundo a qual quanto mais tempo se destina para terminar um trabalho, mais
tempo se perde, ou seja, o trabalho se expande para preencher o tempo disponível
para sua conclusão:
Vamos praticar alguns
conceitos?
Falta pouco para
atingir seus
objetivos.
A Atingir os objetivos propostos de forma perfeita.
B
Atingir o menor custo em uma atividade independentemente do
tempo gasto.
C Procurar atingir os objetivos com precisão.
D Planejar os objetivos e garantir que sejam atingidos.
E
Realizar as atividades necessárias com o menor gasto de recursos
possível.
Responder
A OKR — objetivos e resultados-chave
3
Foco e atenção como fatores fundamentais
Ao final deste módulo, você identificará a importância do foco e da atenção para o combate à procrastinação, à preguiça e ao estresse.
B Lei de Parkinson
C Pomodoro
D GTD — fazendo as coisas acontecerem
E SMART
Responder
Foco e atenção
O foco é uma das questões mais essenciais na gestão de nosso tempo. Uma atividade
realizada com foco terá grandes resultados com o consumo mínimo de tempo.
Focando suas atividades você terá tempo para descansar e para outras atividades
mais prazerosas.
Diversos autores indicam que você deve
focar primeiroas atividades mais
desagradáveis e depois as mais
agradáveis. Assim você resolverá aquilo
que lhe aflige primeiro e, depois, poderá
curtir atividades mais dinâmicas e
criativas.
O foco pode ser aplicado em diversos níveis, desde o
planejamento até a execução e o monitoramento das atividades.
O foco no planejamento está em escolher os objetivos principais de uma vida e aos
poucos ir abrindo-os em objetivos intermediários e depois em tarefas a realizar para
alcançá-los. Quando fazemos esse tipo de programação, podemos encaixar as
atividades e priorizar as que agregam valor ao nosso objetivo, gerando maior
racionalidade em nossas escolhas de curto, médio e longo prazos. Essa forma de
organizar nossas atividades nos garante:
 
Realizar o que é importante
primeiro
Não perder o foco dos
objetivos
Um bom planejamento com foco considerará apenas questões que estejam
relacionadas com os objetivos e descartará como secundárias as que não estão
ligadas, melhorando a nossa chance de alcançar nossos objetivos mais amplos e de
longo alcance. Se não planejarmos com foco, podemos nos perder nas atividades do
dia a dia e nunca alcançar nossos objetivos de longo prazo, ficando estagnado em
nossa areia movediça das atividades diárias.
Produtividade é sobre energia e foco, não
tempo
O trabalho por grandes quantidades de horas não garante que atingiremos nossos
objetivos, se nosso foco não estiver alinhado com esses objetivos. Vamos nos perder
pelo caminho, então ter foco é realizar as atividades com energia e concentração. Se
nosso planejamento estiver focado, cada atividade que realizamos será importante
para o alcance de nosso objetivo final, e isso garantirá uma alocação do tempo de
forma eficiente e eficaz.
A junção de ffooccoo, ee��cciiêênncciiaa e ee��ccáácciiaa é a ferramenta mais poderosas
para o sucesso.
Quando uma pessoa conseguir reunir essas três qualidades em seu planejamento e
execução, ela alcançará qualquer objetivo que desejar. No entanto, permanecer
sempre focado, eficiente e eficaz não é fácil. Precisamos estar o tempo todo nos
controlando e nos policiando, pois a nossa tendência é relaxar, é ir para os roubadores
de tempo, para aquilo que não exige nada de nós.
É por isso que estamos na era dos
podcasts e vídeos tutoriais; não é que
eles não sejam boas ferramentas, mas
eles tendem a fornecer todo o conteúdo
de forma mastigada, com pouca
necessidade de raciocínio ou
questionamentos. Tudo é dado já
resolvido, sem a necessidade de esforço
ou de qualquer gasto de energia para a
sua aquisição.
Apesar da facilidade, trata-se de uma ideia equivocada sobre ensinar, pois a exposição
de algo pronto, predefinido, limita e até veta caminhos de interpretação e de
aprendizado, reforçando de forma unívoca a perspectiva do enunciador.
Um ponto importante no aprendizado, no planejamento e na execução de qualquer
atividade é a capacidade de julgamento que o ser humano tem e que nenhuma
máquina tem até hoje. Isso é o que nos diferencia e essas ferramentas modernas de
distribuição de informações estão roubando essa característica dos seres humanos.
Quando:
Estamos abrindo mão da característica que nos torna diferentes das máquinas e que
garante nossa empregabilidade. Essa forma de agir acaba nos colocando em um
estado de letargia intelectual que atrapalha nosso julgamento, nosso bom
planejamento e nossa execução de tarefas com foco e energia.
Trabalho focado, deep work
O trabalho focado pode ser considerado um trabalho profundo. Seu reverso é o
trabalho superficial. Veja a seguir a explicação de cada um deles:
O trabalho superficial é realizado de forma mais descontraída e pode ser utilizado como uma
distração, se for um trabalho que exige grande concentração, mas pode ser também um bom
momento de relaxar o cérebro. Trabalhos como responder pequenos e-mails, arquivar algo, dar
uma resposta rápida, podem ser realizados com menor engajamento. Esses trabalhos podem
ser encaixados entre outras tarefas que requerem grande concentração, melhorando seu
desempenho e garantindo maior agilidade, pois eles acabam funcionando como uma forma de
descanso para o cérebro.
Para Cal Newport, o princípio da produtividade está na relação intensidade x tempo.
Ele indica quatro pontos que devemos observar para que o trabalho profundo
aconteça. São eles:
Compramos uma ideia sem
questionar.
Preferimos a explicação
simplista de um youtuber para
um problema muito mais
complexo.
Delegamos a nossa capacidade
de julgar a outra pessoa que nos
dá as informações já digeridas.
Trabalho superficial Trabalho profundo
aconteça. São eles:
Dizer não ou servir aos outros?
Dizer não a uma pessoa ou recusar alguma coisa de que gostamos é muito difícil.
Quando temos de dizer não a alguém que gostamos temos um sentimento de perda,
de estar deixando de ajudar alguém. No trabalho, podemos ter o mesmo tipo de
sentimento. Dizer não a um colega que nos pede para fazer algo, ou solicita uma
ajuda, é muito difícil também. Dizer não a um chefe é ainda mais difícil devido ao
poder hierárquico existente na relação.
Mas muitas vezes deixar de dizer não pode tornar nosso serviço
 Tenha um espaço de trabalho dedicado à tarefa a ser realizada.
 Tenha uma hora para terminar seu trabalho.
 Tenha uma sequência de atividades iniciais que lhe garanta rápida concentração.
 Prepare todos os aspectos para que seu ritual garanta ao seu cérebro o recebimento do
suporte que precisa para continuar operando em um alto nível de concentração.
Mas muitas vezes deixar de dizer não pode tornar nosso serviço
ineficiente e nos prejudicar mais com entregas atrasadas ou de
baixa qualidade.
Nesse sentido, o controle da quantidade de tarefas que temos de realizar é muito
importante para termos tempo de qualidade para fazer as tarefas de forma
concentrada e organizada. Crie o hábito de ter suas tarefas organizadas para poder ter
uma boa noção de quando você pode assumir novas tarefas e quando precisa dizer
não.
Todas as ferramentas que apresentamos até aqui podem lhe ajudar a gerar essa
organização e lhe garantir as razões corretas para dizer não a uma tarefa específica.
Tome boas decisões
Tomar uma decisão pode ser algo muito difícil. Assim como dizer não, muitas vezes,
ficamos adiando a tomada de uma decisão que implique alguma contrariedade a
alguém. Temos também dificuldade de tomar decisões que impliquem escolhas com
riscos, ou que sabemos que podem não ser as mais assertivas, pelo menos naquele
momento.
Anteriormente, estudamos a regra 40-70 utilizada por Colin Powell, quando estudamos
a eficácia, mas aqui queremos focar outro aspecto da decisão. Segundo Daniel
Kahneman (2012), ganhador do prêmio Nobel, nós temos dois tipos de tomada de
decisão:
Decisão rápida e intuitiva
Baseado em sentimento.
Decisão lenta
Baseado no raciocínio e na
análise de opções.
Baseado no raciocínio e na análise de opções. Cada um desses sistemas tem sua
finalidade e eles devem ser conscientemente utilizados para aproveitar o melhor de
cada um.
O primeiro, mais visceral e baseado em sentimentos, é mais intuitivo e se presta a
decisões que precisam ser tomadas de forma rápida, sem muita reflexão. Esse tipo de
decisão é menos embasado em informações e mais em sensações, devendo ser
treinado constantemente para que possa se desenvolver e ser aproveitado com maior
frequência.


Isso lhe ajudará a destravar várias tarefas que necessitavam de pequenas decisões,
levando a uma economia de tempo enorme.
O segundo sistema, baseado no raciocínio, tenta se apresentar como o rei das
decisões corretas, mas, se mal aplicado, pode ser na realidade um grande empecilho
ao crescimento e à realização das tarefas, se transformando em um motivo de
paralisia na vida e nas tarefas das pessoas. Pessoas que necessitam de grande
quantidade de tempo para a tomada de qualquer decisão podem na realidade estar
apenas adiando decisões com o argumento de que precisam pensar mais.
Demorar longosperíodos para tomar decisões simples pode travar
a produtividade e levar o indivíduo a perder tempo ou a aproveitá-
lo de forma mais eficiente.
Isso não quer dizer que não precisamos
refletir sobre algumas decisões, e que o
sistema racional é ruim. Na realidade ele
é excelente, mas deve ser utilizado para
as questões corretas e não para qualquer
questão.
Para a utilização da decisão racional de forma correta, precisamos planejar bem
nossas atividades e desenvolver uma boa percepção de quando um assunto pode ser
resolvido rapidamente e quando esse assunto precisa de tempo e raciocínio para ser
resolvido. Procure desenvolver essas habilidades em seu dia a dia e ganhará grande
quantidade de tempo em suas tarefas.
Distração digital
As redes sociais podem se tornar um vício, uma grande distração e perda de foco.
Quando uma pessoa se acostuma com elas e perde o controle sobre o momento em
que pode ou não ficar conectada, tende a se perder e se escravizar nessa rotina.
Esse tipo de dependência, de
comportamento, é estudado e indica uma
possível doença. Mas, para além da
Dica
Procure começar treinando em pequenas decisões de seu dia a dia, e vá
crescendo o seu uso conforme vai ganhando confiança.
doença, temos que todos nós estamos
um pouco escravos das distrações
digitais.
A fim de desenvolvermos serviços intelectuais precisamos nos concentrar e ter foco
para que o serviço ocorra de forma satisfatória e com velocidade. Os recursos digitais
das redes sociais podem ser uma distração que nos impede de ter foco e de conseguir
executar serviços de forma profunda. Essas distrações impedem que tenhamos um
engajamento pleno com a atividade, parando a todo momento para olhar uma
mensagem, uma foto ou um comentário.
Cada uma dessas interrupções tira nosso foco e não nos deixa aprofundar nossa
concentração, ficando sempre superficial e com baixo rendimento.
Com essa atitude, você evitará ficar se desconcentrando com questões secundárias e
renderá muito mais, fazendo sua tarefa rapidamente e depois tendo muito mais tempo
para todas as distrações.
Então, a frase de ordem é:
“Livre-se das distrações digitais.”
Dica
Um conselho dado por grandes CEOs é ter um ambiente em que você se
desconecta totalmente das redes, não recebendo nem notificações, para se
dedicar exclusivamente à tarefa que demanda concentração e foco.

Teoria do Fluxo
O objetivo é uma concentração tão intensa que não
sobra atenção para pensar em algo irrelevante.
(CSIKSZENTMIHALYI, Mihaly)
A teoria do fluxo consiste em se concentrar de uma forma tão profunda que as
distrações deixam de ter impacto em sua atenção. Quando conseguimos entrar nesse
estado, podemos produzir em alta velocidade e com muita qualidade. Isso acontece
pois as distrações ficam em segundo plano e nosso cérebro desliga as percepções
periféricas concentrando toda a energia na atividade que estamos realizando.
Para conseguir esse benefício é necessário um preparo prévio. Principalmente no
início, você deve evitar que as distrações fiquem por perto. Conexões de internet no
computador, celulares ligados e perto de você, notificadores de chamada como relógio
de pulso, entre outros artigos que lhe causam distração devem ser desligados ou
retirados da sala em que estamos trabalhando.
Com tempo e treinamento ficamos cada vez mais eficientes e eficazes nessa
concentração, o que nos ajuda cada vez mais a produzir com velocidade e qualidade.
Tudo está baseado no treino.
Reuniões (aulas, palestras) focadas e
produtivas
Reuniões são uma das atividades onde mais se perde tempo. Algumas empresas
estão retirando as cadeiras das salas de reunião para evitar que seus colaboradores
transformem a reunião em um encontro social e somente isso. Uma reunião produtiva
é curta e com um foco muito bem definido.
Reuniões que passam de 60 minutos com muitas pessoas geralmente
não são muito produtivas e podem estar gastando tempo
desnecessário.
Para se ter uma boa reunião é preciso preparação e evitar que se torne uma palestra.
A pauta deve ser enviada previamente e o foco deve ser nas discussões sobre o
assunto e na chegada a um consenso. Deve-se evitar um excesso de questões a
serem discutidas para que a reunião seja produtiva, nós não conseguimos dar atenção
a vários assuntos ao mesmo tempo.
Veja a seguir o quadro que compara uma boa reunião e uma má reunião:
Má reunião Boa reunião
Material muito grande
Assumir que todos já leram o material,
evitando ler
Domínio da chefia (liderança da
reunião)
Hipóteses refutáveis
Mais de 90 minutos De 30 a 60 minutos
Abusar do PowerPoint Vigoroso debate
Procrastinação e precrastinação
Para evitar a procrastinação, é necessário evitar se concentrar no produto. Em vez
disso, a atenção deve estar na construção de processos — hábitos — que
coincidentemente permitem realizar as tarefas desagradáveis que precisam ser feitas.
Você sabe o que é procrastinar?
Essa é uma prática muito comum, principalmente quando a questão a ser tratada não
nos agrada. Temos sempre a tendência de beneficiarmos as tarefas que nos agradam,
mesmo que elas não sejam as mais urgentes ou as mais importantes. Quando agimos
assim, escolhendo apenas as tarefas que nos agradam, em muitos casos estamos:
Precrastinando as tarefas
Pois a estamos fazendo antes
do momento que deveria
acontecer.
Procrastinando as tarefas
Pois deveriam ser realizadas
naquele momento.
Quando planejamos o uso do nosso tempo, devemos utilizar as técnicas
demonstradas até agora e evitar cair na procrastinação das atividades desagradáveis.
Mesmo no planejamento, essa procrastinação pode acontecer, pois a pessoa tende a
dar mais importância relativa às tarefas que lhe agradam.
Procure sempre entender quais tarefas realmente são importantes
e quais são urgentes para o alcance de seus objetivos.
Pois você pode estar procrastinando tarefas importantes por não serem agradáveis e
realizando as que mais lhe agradam, mas que não são importantes para os objetivos.
O foco devem ser as tarefas que melhor contribuem para a realização do objetivo.
Preguiça
A preguiça pode ser um grande problema. Pessoas que se entregam à preguiça não
conseguem prosperar. Todas as atividades e tarefas são difíceis e elas estão sempre
cansadas. Esse tipo de pessoa está sempre pensando em descanso e nunca se
concentra em suas atividades. Sua única vontade está direcionada para distrações e
atividades que não demandem esforço.
Resposta 

Para evitar esse tipo de comportamento, nós devemos estar sempre alertas com a
nossa postura. Estar engajado em nossas atividades é o mínimo que podemos fazer,
evitando que nosso trabalho se torne um peso para a nossa existência. Evitar
comportamentos de preguiça e tornar a falta de motivação uma constante pode
influenciar diretamente na sua gestão do tempo, tornando todas as tarefas mais
lentas e menos eficientes.
O foco e a atenção na realização das tarefas
– dicas e ferramentas
Neste vídeo, serão apresentadas dicas práticas com assuntos e técnicas ligadas a
manter o foco e a concentração na realização das tarefas e solução de problemas.
Vem que eu te explico!


Os vídeos a seguir abordam os assuntos mais relevantes do conteúdo que você
acabou de estudar.
Módulo 3 - Vem que eu te explico!
Trabalho focado, deep work
Módulo 3 - Vem que eu te explico!
Distração digital
Módulo 3 - Vem que eu te explico!
Trabalho focado, deep work

Falta pouco para
atingir seus
Questão 1
Nos últimos tempos, temos percebido que a tecnologia e o desenvolvimento de
novas formas de nos relacionarmos têm tomado conta do nosso dia a dia. Essas
questões podem atrapalhar muito a nossa concentração, piorando bastante nosso
aproveitamento. O que é necessário para que possamos nos abster dessas
distrações, principalmente as digitais, como as redes sociais. Escolha a alternativa
que melhor garante que possamos nos livrar dessas distrações:
Questão 2
A procrastinação é um termo muito utilizado para indicar umapessoa que deixa
suas tarefas de hoje para amanhã. Existe uma outra forma de procrastinar que dá
uma impressão de que estamos super atarefados, essa forma é:
Vamos praticar alguns
conceitos?
atingir seus
objetivos.
A
Manter o foco nas tarefas produzindo um trabalho profundo e
reduzindo, se preciso, o tempo gasto com as redes sociais.
B
Manter o foco nas redes sociais a fim de obter motivação para
realizar um bom trabalho fora das redes.
C
Evitar integralmente o acesso às tecnologias digitais, à internet e aos
dispositivos móveis para manter o foco.
D
Priorizar o uso das tecnologias digitais, recorrendo a vídeos tutoriais e
a podcasts para manter a atenção nas tarefas existentes.
E
Privar-se de usar as redes sociais bem como a internet de forma
permanente a fim de se dedicar somente às tarefas existentes.
Responder
A
Fazer apenas as tarefas mais importantes, delegando as tarefas
urgentes e menos importantes.
Considerações �nais
Durante nosso estudo pudemos entender um pouco sobre a gestão do tempo. Esse é
um tema muito amplo e que merece mais aprofundamento. O tempo gasto estudando
a gestão do tempo pode lhe render muitas horas economizadas e a possibilidade de
não se escravizar em seu trabalho. Aqui, procuramos abordar alguma das mais
conhecidas técnicas aplicadas à gestão do tempo. Cada hora de estudo desse tema
pode lhe trazer grandes avanços. Mas um ponto importante é que não basta estudar, é
preciso colocar em prática.
A prática do aprendizado é o que lhe trará benefícios. Quando colocamos um
conhecimento em prática, estamos sendo sábios. A sabedoria está exatamente em
utilizar as ferramentas que temos a nosso favor. Colocar todo esse conhecimento
adquirido em prática é o que lhe trará bons resultados. Por isso, continue a estudar
sobre o assunto, porém, mais do que isso, coloque ele em prática em sua vida e veja o
ganho que você poderá usufruir desse conhecimento.
Podcast
Neste podcast, o especialista irá se aprofundar em questões relacionadas a
gestão do tempo em uma aplicação mais prática.
B
Fazer apenas as tarefas que lhe agradam, deixando as desagradáveis
sempre para depois.
C
Fazer apenas as tarefas programadas para o dia, deixando as tarefas
do dia seguinte para seu próprio dia.
D
Fazer as tarefas do dia e adiantar as tarefas do dia seguinte, sempre
procurando estar cheio de afazeres.
E
Fazer apenas as tarefas que lhe mandam, evitando deixar coisas para
depois, onerando o dia seguinte.
Responder

00:00 13:26
1x
Explore +
Assista ao filme O preço do amanhã, no qual uma sociedade distópica é regida pela
compra e venda do tempo como uma mercadoria ou moeda.
Pesquise o vídeo ou o livro Superocupado de Kevin DeYoung, bem como o livro Faça
Mais e Melhor e veja as diversas questões ligadas à gestão do tempo. Outro livro de
abordagem semelhante é Redeeming Your Time do bem avaliado autor Jordan
Raynor.
Referências
COVEY, S., MERRIL, R. MERRIL, R. Primeiro o mais importante – First Thing First. Rio
de Janeiro: Sextante, 2017.
Burkeman, O. Four thousand weeks: time management for mortals. New York: Farrar,
Strause and Giroux, 2013.
DRUCKER, P. Prefácio. In: HESSELBEIN, F.; GOLDSMITH, M.; BECKHARD, R. O líder do
futuro. Prefácio Peter Drucker Fundation. São Paulo: Futura, 2006.
KAHNEMAN, Daniel. Rápido e devagar: duas formas de pensar. Rio de Janeiro:
Objetiva, 2012.
SOBRAL, F. PECI, A. Administração: teoria e prática no contexto brasileiro. 2. ed. São
Paulo: Pearson, 2013.
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