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UNIVERSIDADE PAULISTA – UNIP EaD Projeto Integrado Multidisciplinar Curso Superior de Tecnologia em Redes de Computadores PROJETO DE UMA EMPRESA DE ESPAÇO DE TRABALHO COMPARTILHADO (COWORKING) Piraí Do Sul – PR 2022 UNIVERSIDADE PAULISTA – UNIP EaD Projeto Integrado Multidisciplinar Curso Superior de Tecnologia em Redes de Computadores PROJETO DE UMA EMPRESA DE ESPAÇO DE TRABALHO COMPARTILHADO (COWORKING) Nome do aluno, RA e Polo UNIP: Mauricio De Jesus Ribeiro Dos Santos, RA 0577760, Piraí Do Sul – Pr Curso: Superior Tecnológico em Redes de Computadores Semestre: 4º Orientador: Antônio Palmeira Piraí Do Sul – PR 2022 RESUMO O presente trabalho tem por finalidade apresentar um projeto de uma empresa de espaço de trabalho compartilhado, conhecido como Coworking. Sendo assim, serão abordados os recursos computacionais que serão utilizados nos espaços da empresa, o sistema (aplicação) que será implantado para gerenciar os espaços, bem como as estratégias de comunicação definidas pela empresa a fim de alcançar seu público-alvo para elaborar tal projeto, foram utilizados os conhecimentos obtidos nas disciplinas de Organização de computadores, Princípios de Sistema de Informação e Comunicação Aplicada. Palavras-chave: Coworking, Organização de Computadores, Princípios de Sistema de Informação, Comunicação Aplicada. ABSTRACT The present work has to present a project of a shared workspace company, known as Coworking. Thus, the computational resources that will be used in the company's spaces, the system (application) that will be deployed to manage the spaces, as well as the communication settings defined by the company in order to reach its target audience, will be included. To elaborate such a project, knowledge acquired in the subjects of Computer Organization, Information System Principles and Applied Communication were used. Keywords: Coworking, Computer Organization, Information System Principles, Applied Communication. Sumário 1. INTRODUÇÃO ...................................................................................................................................... 1 2. OBJETIVO E ORGANIZAÇÃO DO PROJETO ........................................................................................... 2 3. RECURSOS COMPUTACIONAIS DA EMPRESA ...................................................................................... 2 3.1 Computadores e especificações ................................................................................................... 2 4. GERENCIAMENTO DOS ESPAÇOS DO COWORKING ............................................................................ 5 4.2 CRM Hubspot ................................................................................................................................ 6 5 ESTRATÉGIAS DE COMUNICAÇÃO DO COWORKING ............................................................................ 6 5.1 Objetivo da Comunicação ............................................................................................................. 7 5.2 Público-alvo ................................................................................................................................... 8 5.3 Canais de atendimento ................................................................................................................. 9 5.4 Canais de divulgação ................................................................................................................... 11 5.5 Canais de reclamação ................................................................................................................. 12 5.6 Press-release ............................................................................................................................... 12 6. CONCLUSÃO ...................................................................................................................................... 14 REFERÊNCIAS ......................................................................................................................................... 15 1 1. INTRODUÇÃO Segundo o site coworkingbrasil.org. que lidera iniciativas de coworking no Brasil. uma revolução está alterando para sempre a forma como pequenas empresas, profissionais freelancers e autônomos se relacionam entre si, com seus fornecedores e clientes. A ideia do coworking é o fornecimento de um espaço onde empresas e profissionais podem compartilhar o mesmo ambiente de trabalho e ideias, dividindo entre si as despesas gerais e os locais de área comum. Neste espaço. trocam-se experiências e cria-se uma rede de networking. além de proporcionar aos profissionais um espaço para fazer reuniões, eventos. contando com toda a infraestrutura de TI necessária. O coworking tem pouco mais que 20 anos e logo alcançou grande aceitação em diversos países do mundo, inclusive no Brasil. Estima-se que antes da pandemia de 2020. existiam pelo menos 1400 espaços destes espalhados pelo país. Sendo mais de 300 só em São Paulo. Diante desse contexto. será apresentado neste trabalho um projeto de uma empresa de coworking. O foco do projeto será voltado aos seguintes aspectos: Recursos computacionais utilizados pela empresa; O sistema informatizado responsável pela gestão dos espaços; as estratégias de comunicação definidas pela empresa a fim de alcançar seu público-alvo. Sendo assim, ao final deste projeto, espera-se que o leitor tenha uma noção genérica de como uma empresa de Coworking funciona e qual a infraestrutura necessária para que ela opere de forma adequada. Para desenvolver este trabalho. foram utilizados os conhecimentos adquiridos nas disciplinas de Organização de Computadores. Princípios de Sistema de Informação e Comunicação Aplicada. 2 2. OBJETIVO E ORGANIZAÇÃO DO PROJETO O objetivo central deste trabalho é apresentar um projeto de uma empresa que disponibiliza espaços compartilhados de trabalho. conhecido também como Coworking. Neste sentido, a fim de organizar o desenvolvimento do presente projeto, serão abordados os seguintes temas conforme os tópicos abaixo: • Recursos computacionais que serão utilizados pela empresa: • O sistema informatizado responsável pela gestão dos espaços; • As estratégias de comunicação definidas pela empresa a fim de alcançar seu público-alvo. 3. RECURSOS COMPUTACIONAIS DA EMPRESA Entender que é grande a importância da informática nas empresas nos tempos de hoje é de extrema necessidade. Isto por que, nos dias de hoje. a vida das empresas depende e muito da eficiência da informatização nos processos. E cada vez mais vêm surgindo novidades e inovações para facilitar e auxiliar O dia a dia dos negócios. A informática e suas ferramentas foram desenvolvidas ao longo do século XX e hoje se encontra no auge. Por esse motivo nossa civilização vive atualmente a chamada Era da Informação. A cada dia são inúmeras as novidades no campo da tecnologia da informação, principalmente para a administração dos negócios. Diante disso, para que a empresa de coworking consiga operar de forma satisfatória, é necessário que ela invista em boas máquinas para as estações de trabalho e demais espaços da empresa, de modo que as atividades desenvolvidas pelos usuários sejam realizadas sem perda de qualidade e de forma rápida. 3.1 Computadores e especificações Considerando o nível de processamento exigido para executar as operações do coworking. definiu-se que o modelo OptiPlex Micro 3080 da DELL seria a máquina ideal para utilizar como estações de trabalho, 3 bem como nos demais espaços da organização. Seguem abaixoas configurações do modelo: 4 As especificações de portas e slots dos computadores da marca DELL são as que seguem, conforme imagem abaixo: 1. Botão liga/desliga | 2. Entrada de áudio universal | 3. Saída de linha | 4. Porta USB 3.2 Type-A de 1ª geração | 5. Porta USB 3.2 Type- A de 1ª geração | 6. Slots knock-out para antena sem fio | 7. Porta de vídeo opcional: serial/DP 1.4/HDMI 2.0b/VGA) | 8. 2 portas USB 2.0 (1 com Smart Power On) | 9. 2 portas USB 3.2 Type-A de 1ª geração (parte traseira) | 10. Parafuso borboleta | 11. Porta RJ-45 de 10/100/1.000 Mbit's | 12. Slot de segurança Kensington | 13. DisplayPort | 14. Porta HDMI | 15. Conexão de energia. 5 4. GERENCIAMENTO DOS ESPAÇOS DO COWORKING Os softwares empresariais oferecem ferramentas importantes para qualquer negócio, permitindo maior agilidade e precisão em tarefas fundamentais. O uso de softwares empresariais. para as mais diversas finalidades do negócio. Podem beneficiar consideravelmente a empresa. Uma gestão informatizada está menos vulnerável a erros em suas ações, assim como conta com maior agilidade nos processos automatizados. Além disso, os softwares empresariais contribuem para a visualização de ados de uma maneira integral, favorecendo ações de análise e tomadas de decisão. Tais facilidades. permitem que o capital humano se concentre mais em atividades criativas, estratégicas e analíticas, favorecendo também a produtividade como um todo e os resultados. Contudo, esses mesmos recursos tecnológicos exigem um investimento que nem sempre está ao alcance dos empreendedores. Particularmente em pequenas e médias empresas. o orçamento e as dificuldades financeiras podem impossibilitar a adoção a softwares empresariais. ainda que se entenda o custo-benefício que eles oferecem. Diante desse contexto. é extremamente necessário a implantação de um software para gerenciamento dos espaços do Coworking. bem como para gerir as demais operações da empresa. Neste caso. há opções gratuitas de sistemas ERP disponíveis no mercado, conforme tópico a seguir 4.1 Aplicações gratuitas para gerenciamento de Coworking Segue abaixo uma lista de softwares gratuitos disponíveis no mercado atual que podem ser utilizados para gerenciar o Coworking: • QuickBooks ZeroPaper • ERP Lite Free • OpenOffice 6 • CRM Hubspot • Survey Monkey 4.2 CRM Hubspot Neste caso, a aplicação escolhida para gerenciar o Coworking foi o CRM Hubspot. Com o CRM da Hubspot, é possível gerenciar e organizar os clientes, criar modelos, medir o desempenho de e-mails, fazer chamadas, agendar reuniões, dentre outras funcionalidades. Tudo isso a partir de uma ferramenta completamente gratuita e confiável. A marca ainda oferece cursos, capacitações e certificados, para as mais diversas áreas de gestão empresarial e marketing. 5 ESTRATÉGIAS DE COMUNICAÇÃO DO COWORKING Estratégia de comunicação é o plano pelo qual uma empresa, seus produtos ou serviços são divulgados para o público externo (clientes) ou interno (funcionários). Em outras palavras, é toda e 7 qualquer comunicação produzida pela própria empresa e de acordo com seu planejamento estratégico empresarial. Propor uma estratégia, portanto, significa seguir um método para realizar a comunicação empresarial e divulgá-la para o público de interesse, seja ele formado pelos próprios colaboradores ou por clientes e outros stakeholders (todas as partes direta ou indiretamente interessadas no negócio). 5.1 Objetivo da Comunicação Em geral, uma estratégia de comunicação pode ter duas finalidades distintas: reforçar uma mensagem institucional ou promover um lançamento, produto ou serviço. Para facilitar essa definição, uma boa dica é problematizar o objetivo atual. Ou seja, pensar sobre como o público vê a empresa e como gostaria que visse ou O que quer melhorar. Diante disso, os objetivos de comunicação empresarial para os clientes do coworking devem atender aos seguintes aspectos: • Entender a melhor forma de se comunicar com os clientes: saber onde estão, como é seu comportamento e o que esperam receber. • Oferecer canais de comunicação abertos e unificados: o cliente precisa saber que se precisar, poderá entrar em contato com a empresa por diferentes formas. Melhor ainda, ele conseguirá ser atendido e a informação dada em um canal, como o Facebook, estará integrada caso ele resolva utilizar um chat para tirar dúvidas, fazer sugestões ou dar andamento em uma questão. • Bom atendimento em todos os canais: o consumidor ou parceiro jamais deve ter receio de ligar para a empresa e não conseguir resolver alguma questão. O bom atendimento deve ser uma regra em todas as interações. É um dos objetivos da comunicação empresarial mais relevantes para obter resultados positivos e estreitar relacionamentos comerciais. • Atendimento ágil: numa era em que os consumidores estão cada vez mais impacientes e querem receber informações rapidamente, 8 a agilidade tornou-se palavra-chave num atendimento externo. Por esse motivo, a empresa deve estar disponível, evitar burocracias e ser o mais ágil desde o começo até o momento da entrega do que o cliente procura. • Esclarecer estratégia e missão: nem sempre o cliente sabe qual o propósito da empresa e, nos tempos atuais, perde a conexão com valores que poderia ter em comum. Para ficar mais fácil de visualizar, é possível dizer que a Disney não quer apenas trazer milhares de pessoas para os seus parques, mas que pretende criar felicidade e, principalmente, dar um dia mágico para seus visitantes. • Evidenciar os produtos: algumas vezes, por falta de comunicação, o cliente não sabe que a empresa do qual já adquiriu um equipamento também possui mais opções. Por conta disso, ao invés de fazer uma compra numa marca que conhece e faz uso, acaba adquirindo de um concorrente. Evidenciar os produtos da empresa é uma excelente estratégia para cross- selling ou, até mesmo, up-selling. 5.2 Público-alvo À melhor dica para tornar a estratégia de comunicação nas empresas mais assertiva é saber ao certo para quem você está falando. No marketing digital, chegamos a essa definição com a elaboração da persona de cada negócio. Isto é, a representação fictícia do cliente ideal que ela viria a ter. A partir do momento em que se descobre quem é a pessoa que faz parte do seu público-alvo, onde mora, qual sua idade, entre outras características e preferências, fica muito mais fácil desenvolver uma estratégia de comunicação relevante para ela. Ao conhecer melhor a persona, é possível falar a linguagem dela e adaptar totalmente a sua mensagem. De modo geral, praticamente todas as empresas/profissionais que necessitam realizar atividades administrativas ou similares são potenciais clientes para o coworking. Sendo assim, segue uma lista exemplificativa do público-alvo do coworking: 9 • Contadores; • Arquitetos; • Engenheiros; • Corretores de imóveis; • Publicitários etc. 5.3 Canais de atendimento Canais de comunicação são meios utilizados pelas empresas para contatar e construir um relacionamento com seus clientes. Com os canais de comunicação, empresas e consumidores podem se comunicar por telefone, internet ou mídia física, seja para fins de atendimento, prospecção, divulgação, negociação ou suporte. Os canais de comunicação servem para dialogar com clientes e aproximar a empresa de seu público, aprimorando a experiência do consumidor. Por meio desses canais, é possível: • Atender solicitações, tirar dúvidas e transmitir informações importantes para os clientes; • Oferecer suporte e apoio para o uso de produtos e serviços no pós-venda; • Solicitar feedback e sugestões de seus clientes sobre o atendimento e soluções da empresa; • Abrir espaço para reclamaçõese resolver cada caso com a devida atenção; • Compartilhar conteúdos e materiais que agregam valor e ajudam a fidelizar clientes; • Promover ofertas, promoções, descontos e vantagens especiais para seus clientes; 10 • Promover ofertas, promoções, descontos e vantagens especiais para seus clientes; • Informar sobre as novidades da empresa e tendências do mercado; • Convidar leads e clientes para eventos, webinars e demonstrações; • Apresentar novos produtos e serviços em primeira mão; • Realizar pesquisas e enquetes para conhecer melhor seu público; • Conduzir o follow-up durante o processo de vendas; • Prospectar potenciais clientes e iniciar negociações; • Agendar visitas, reuniões e apresentações; De acordo com a pesquisa 2018 State of Global Customer Service, realizada pela Microsoft, estes são os canais preferidos dos clientes brasileiros para buscar atendimento: • Telefone e outros canais por voz (33%); • Live Chat (21%); • E-mail (18%); • Autoatendimento online (15%); • Mídias sociais (10%); • SMS/Mensagem de texto (2%). No que diz respeito às divulgações e promoções da empresa, um estudo da DMA Insight, realizado em 2019, revela quais são os canais de comunicação favoritos em cada estágio da jornada do cliente: 11 • Pré-venda: 57% preferem e-mail, 15% gostam de anúncios online e 14% querem receber publicações de blogs e mídias sociais. • Pós-venda: 57% preferem receber e-mails, 27% escolhem as mensagens de texto e 9% querem contato face a face. • Atendimento ao cliente: 48% gostam de ser atendidos por e- mail, 25% por mensagens de texto e 20% pelo telefone. Diante desse contexto, optou-se para o coworking, considerando o panorama estudado, pela utilização de múltiplas plataformas de comunicação, conforme lista abaixo: • Telefone; • Redes Sociais; • Chat Online; • E-mail. 5.4 Canais de divulgação Os canais de divulgação são utilizados para oferecer produtos e serviços, informar sobre promoções e estreitar o relacionamento com os clientes. Por meio deles, é possível promover a marca da organização, alavancar as vendas e fidelizar os clientes, além de compartilhar conteúdos relevantes e novidades da empresa. Neste caso, os canais de divulgação dos produtos e serviços a serem utilizados pelo coworking são os seguintes: • Sites e blogs; • Redes Sociais; • Webinars; • E-mail marketing; 12 • Rádio e TV. 5.5 Canais de reclamação Os consumidores estão cada vez mais exigentes, e é comum receber reclamações de clientes insatisfeitos com os produtos e serviços da empresa. Por isso, é preciso investir em canais de reclamação eficientes para solucionar os problemas dos clientes o mais rápido possível. Diante disso, seguem os canais de reclamação a serem disponibilizados pelo coworking: • Sites externos de reclamação (Ex: Reclame aqui( • Página de dúvidas frequentes (FAQ) • Ouvidoria 5.6 Press-release O press-release, também conhecido como comunicado de imprensa ou boletim de imprensa, é uma matéria de formato jornalístico que trata sobre uma novidade ou um assunto de interesse do público. O temo desse comunicado pode ser: • Um evento; • Um lançamento de blog ou portal de conteúdo; • Uma promoção; • Um prêmio; • Uma notícia sobre um produto ou um serviço; • Uma parceria etc. Normalmente, o press-release é escrito por um profissional de relações públicas. No entanto, isso não é uma regra engessada. Um 13 dos pontos importantes é que essa matéria seja enviada a membros direcionados da mídia, e não divulgada diretamente para o público final. Assim, o jornalista pode publicar em seu veículo de imprensa, seja ele um jornal, um site, um blog, uma estação de rádio, canal de televisão ou redes sociais. Sendo assim, com o auxílio da equipe de assessoria, foi elaborado um press- release, apresentando o lançamento do Coworking, para ser utilizado oportunamente em uma publicação de imprensa futura. Segue o documento na integra abaixo: 14 6. CONCLUSÃO A ideal principal desse trabalho foi apresentar um projeto de uma empresa de espaço de trabalho compartilhado, ou comumente conhecido como Coworking. Colocar em prática um negócio desse tipo não é nada fácil e requer muito investimento, como planejamento. habilidades específicas. tempo. dinheiro, parcerias entre outros. Desde o planejamento. até o funcionamento da empresa, muitos detalhes foram pensados. Primeiramente, viu-se que o negócio de coworking necessita de um alto investimento tecnológico. especificamente em relação aos computadores das estações de trabalho e demais áreas. O planejamento é essencial para que não se façam investimentos caros sem previsão de retomo financeiro compatível. Outro ponto importante a ser destacado trata-se do sistema de gerenciamento do coworking. Sem um bom sistema, a gestão dos espaços pode ficar prejudicada, e isso pode trazer reclamações por parte dos clientes. bem como sérios prejuízos financeiros à organização. Além disso, a comunicação dentro de uma empresa é um dos pontos-chave que não deve ser negligenciado pela empresa, uma vez que ela é o segredo para captação e manutenção de clientes. Sendo assim, por mais que parece ser um grande desafio. uma empresa de é como qualquer outra organização e, neste caso, devem ser levados à risca todos as ações de planejamento. organização, direção e controle. de modo a garantir que empresa não apenas inicie suas operações, mas que ela cresça em todos os aspectos e gere os dividendos almejados. 15 REFERÊNCIAS UNIP. Manual do PIM Il - Curso Superior Tecnológico de Redes de Computadores. 2022. Desk Coworking. O panorama do coworking no Brasil. Disponível em: <https://www.deskcoworking.com.br/o-panorama-do- coworking-no-brasil/> Acesso em 06 de junho de 2022. Blog da Soften . Saiba a importância da informática nas empresas. Disponível em: <https://blog softensistemas.com br/importancia-da-informatica-nas-empresas/> Acesso em 06 de junho de 2022. DELL. Novo OptiPlex Micro 3080. Disponível em: <https://www.dell.com/pt-br/shop/desktop-e-all-in-one/novo-optiplex- micro-3080/spd/optiplex-3080- micro/cto02o3080mffbcc_p1?configurationid=b4edff1e-cdbc-4873- bdec-d9c7fae5415a#features_section> Acesso em 06 de junho de 2022. Hábil Coworking. 6 Softwares Empresariais Gratuitos e Úteis para o negócio. Disponível em: <https://habilcoworking.com.br/6- softwares-empresariais-gratuitos-e-uteis-para-o-negocio/> Acesso em 6 de junho de 2022. NEILPATEL. Estratégia de Comunicação: O Que é e Como Fazer a Da Sua Empresa. Disponível em: <https://neilpatel com/br/blog/estrategia-de-comunicacao/> Acesso em 06 de junho de 2022. Digitro. Quais os objetivos da comunicação empresarial que sua empresa deve buscar? Disponível em: <https:/Amww digitro.com/blog/comunicacao/objetivos-da- comunicacao- empresarial/> Acesso em 06 de junho de 2022. CWK Coworking. Qual o publico alvo do seu Coworking? Disponível em: <https://cwk.com.br/qual-o-publico-alvo-do-seu- coworking/> Acesso em 06 de junho de 2022. https://www.deskcoworking.com.br/o-panorama-do-coworking-no-brasil/ https://www.deskcoworking.com.br/o-panorama-do-coworking-no-brasil/ https://www.dell.com/pt-br/shop/desktop-e-all-in-one/novo-optiplex-micro-3080/spd/optiplex-3080-micro/cto02o3080mffbcc_p1?configurationid=b4edff1e-cdbc-4873-bdec-d9c7fae5415a#features_section https://www.dell.com/pt-br/shop/desktop-e-all-in-one/novo-optiplex-micro-3080/spd/optiplex-3080-micro/cto02o3080mffbcc_p1?configurationid=b4edff1e-cdbc-4873-bdec-d9c7fae5415a#features_section https://www.dell.com/pt-br/shop/desktop-e-all-in-one/novo-optiplex-micro-3080/spd/optiplex-3080-micro/cto02o3080mffbcc_p1?configurationid=b4edff1e-cdbc-4873-bdec-d9c7fae5415a#features_sectionhttps://www.dell.com/pt-br/shop/desktop-e-all-in-one/novo-optiplex-micro-3080/spd/optiplex-3080-micro/cto02o3080mffbcc_p1?configurationid=b4edff1e-cdbc-4873-bdec-d9c7fae5415a#features_section https://habilcoworking.com.br/6-softwares-empresariais-gratuitos-e-uteis-para-o-negocio/ https://habilcoworking.com.br/6-softwares-empresariais-gratuitos-e-uteis-para-o-negocio/ https://www.digitro.com/blog/comunicacao/objetivos-da-comunicacao-empresarial/ https://www.digitro.com/blog/comunicacao/objetivos-da-comunicacao-empresarial/ https://www.digitro.com/blog/comunicacao/objetivos-da-comunicacao-empresarial/ https://cwk.com.br/qual-o-publico-alvo-do-seu-coworking/ https://cwk.com.br/qual-o-publico-alvo-do-seu-coworking/ 16 NEILPATEL. Canais de Comunicação: O Que São, Seus Tipos e Os 12 Principais. Disponível em: <https://neilpatel com/br/blog/canais-de-comunicacao/> Acesso em 06 de junho de 2022. Comunicação Integrada. QUAIS SÃO OS FLUXOS DE COMUNICAÇÃO? Disponível em: <https://www.comunicacaointegrada.com.br/quais-sao-os-fluxos-e- redes-de-comunicacao/> Acesso em 07 de junho de 2022. PressRelease. Customers Trust PressRelease.com. Disponível em: <https://www.pressrelease.com/news/hqtopia-offers-new-cowork- space-in-the-tampa-bay-area-21016627> Acesso em 07 de junho de 2022. Rockcontent Blog. Press Release: entenda o que é e como estruturar um. Disponível em: <https://rockcontent.com/br/blog/press-release/> Acesso em 07 de junho de 2022. https://www.comunicacaointegrada.com.br/quais-sao-os-fluxos-e-redes-de-comunicacao/ https://www.comunicacaointegrada.com.br/quais-sao-os-fluxos-e-redes-de-comunicacao/ https://www.pressrelease.com/news/hqtopia-offers-new-cowork-space-in-the-tampa-bay-area-21016627 https://www.pressrelease.com/news/hqtopia-offers-new-cowork-space-in-the-tampa-bay-area-21016627 https://rockcontent.com/br/blog/press-release/
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