Tema 8 - Arquivo - Guarda e Conservação de Documentos, Prescrição e Organização

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ARQUIVO – Guarda e Conservação de Documentos, Prescrição e Organização
Tema 8 – ARQUIVO – Guarda e Conservação de Documentos, Prescrição e Organização
Compreender a impoprtância da Guarda dos Documentos referente aos Colaboradores e Empregadores.
ARQUIVO
Guarda de documentos, conceito e importância
Guarda de documentos é a denominação do processo de manutenção e armazenagem dos documentos originais da empresa.
Podem ser tanto documentos da área contábil, quanto da área trabalhista, como por exemplo: notas fiscais, comprovantes de pagamento e documentos originais.
A importância de tal processo se dá a medida que ele oferece segurança jurídica, fiscal e trabalhista para a empresa.
Isto por que em caso de alguma auditoria por parte de órgãos públicos, tais documentos podem ser solicitados.
Caso seja solicitado e o documento em questão não estiver armazenado, isto pode acarretar em multas e penalidades para a empresa.
Por exemplo, no caso de algum processo trabalhista e a empresa não conter algum documento do registro de trabalhador.
Isto pode ser contado como não registro do trabalhador e culminar em multas a serem pagas para o colaborador.
Contudo, os documentos de ordem trabalhistas têm prazos distintos de acordo com a sua importância:
O que são regras de prescrição e decadência?
Antes de conhecer o prazo de guarda para documentos trabalhistas, é preciso entender a diferença entre as regras de prescrição e de decadência. Ambas estão relacionadas ao tempo pelo qual os arquivos devem ser armazenados pela empresa. Quando o indivíduo tem uma garantia assegurada por lei, precisa exercer esse direito até determinado prazo. 
Caso esse período seja ultrapassado, podem acontecer a prescrição ou a decadência.
Prescrição
Está relacionada ao direito subjetivo, quando uma das partes é obrigada a um dever. Caso a outra parte não cumpra o compromisso, aquele que se sente prejudicado tem um prazo para ajuizar uma ação. Caso esse período seja ultrapassado, a prescrição ocorre.
Decadência
Está relacionada ao direito potestativo, quando uma parte tem um poder assegurado, mas o outro lado não é obrigado a fazer nenhuma prestação a favor da parte contrária. Caso o possível reclamante não exerça o direito no prazo estipulado pela lei, acontece a decadência.