Auditoria de Gestão Documental prepare-se para ser auditado

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Auditoria de Gestão Documental: 
prepare-se para ser auditado 
Exercício avaliativo - Módulo 1 
Questão 1 
Correto 
Atingiu 1,00 de 1,00 
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Texto da questão 
Em um sentido geral, o termo “auditoria” significa: examinar, investigar, periciar, 
comparecer como ouvinte, dar suporte em casos judiciais, ajustar ou balancear 
contas, apontar discrepâncias entre ativos e passivos ou apresentar balanços. As 
auditorias sobre gestão documental e de arquivos são do tipo: 
Marque a alternativa correta: 
Escolha uma opção: 
a. Financeira. 
b. Ambiental. 
c. De conformidade. 
d. Integrada. 
e. Operacional. 
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Sua resposta está correta. 
A resposta correta é “E”. As auditorias operacionais possuem características 
próprias que as diferenciam dos outros tipos de auditoria. Enquanto as auditorias 
financeiras ou de conformidade utilizam padrões preestabelecidos, as auditorias 
operacionais possuem maior flexibilidade na escolha de temas, objetos de 
auditoria, métodos de trabalho e formas de comunicação dos resultados da 
auditoria. As auditorias de gestão documental e de arquivos são tipificadas como 
operacionais. 
A resposta correta é: Operacional. 
Questão 2 
Parcialmente correto 
Atingiu 0,33 de 1,00 
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Texto da questão 
Você conheceu as etapas da auditoria: planejamento, execução e finalização. 
Sabendo disso, relacione o conteúdo de acordo com cada etapa: 
a. Etapa que acontece após a conclusão da 
execução, momento em que a equipe de 
auditores se reúne para debater as áreas 
problemáticas e determinar as 
recomendações para corrigir problemas de 
qualidade. Essas informações vão compor o 
relatório de resultados de auditoria. 
Resposta 1
Relatório
 
b. A etapa em que se estabelece a estratégia 
geral dos trabalhos de auditoria. Assim, se 
define o escopo da auditoria, apontando 
objetivos, justificativa e resultados 
pretendidos. 
Resposta 2
Execução
 
c. Consiste na coleta de informações e pode 
ser feita por acesso a documentos, 
questionários e entrevistas para a coleta de 
respostas às questões de auditoria. Também 
ocorrem reuniões com os auditados, além de 
visitas técnicas. 
 
A  relatório ; b  planejamento C  execução 
 
Exercício avaliativo - Módulo 2 
Questão 1 
Correto 
Atingiu 1,00 de 1,00 
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Texto da questão 
O ciclo vital dos documentos consiste em sucessivas fases pelas quais passam os 
documentos de um arquivo, da sua produção à guarda permanente e eliminação. 
O serviço de protocolo encontra-se em que fase do ciclo vital dos documentos? 
Assinale a opção correta: 
Escolha uma opção: 
a. Fase permanente, ou terceira idade. 
b. Fase intermediária, ou segunda idade. 
c. Fase corrente, ou primeira idade. 
d. Em todas as fases do ciclo vital dos documentos. 
e. Na primeira e na segunda idade do ciclo vital. 
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Sua resposta está correta. 
A resposta correta é “C”. O serviço de protocolo é fundamentalmente da primeira 
idade do ciclo vital, pois cuida do recebimento, registro, atribuição da classificação, 
indexação e distribuição de documentos. 
A resposta correta é: Fase corrente, ou primeira idade. 
Questão 2 
Correto 
Atingiu 1,00 de 1,00 
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Texto da questão 
Espécie documental é um modelo redacional próprio e adequado para cada 
situação. São exemplos de espécies documentais: 
Assinale a opção correta. 
 
 
Escolha uma opção: 
a. Relatório, parecer, recibo e ofício. 
b. Fotografia, papel, cópia e notícia. 
c. Caixa-arquivo, processo, informação e despacho. 
d. Termo, lista de transferência, certidão de nascimento e carteira de motorista. 
e. Edital de ciência, parecer técnico, relatório de viagem, pasta A-Z. 
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Sua resposta está correta. 
A resposta correta é “A”. São espécies documentais os documentos que possuem 
as mesmas características de redação e elementos constitutivos próprios que 
sempre são repetidos de forma a tornar credível seu conteúdo. Exemplos: certidão, 
parecer, carta, aviso, edital etc. 
A resposta correta é: Relatório, parecer, recibo e ofício. 
 
Exercício avaliativo - Módulo 3 
Questão 1 
Correto 
Atingiu 1,00 de 1,00 
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Texto da questão 
A preparação para a auditoria de Gestão de Documentos requer planejamento. 
Antes da apresentação de um plano de ação para a Gestão de Documentos, deve-
se elaborar um instrumento denominado: 
Assinale a alternativa correta. 
Escolha uma opção: 
a. Plano de classificação de documentos. 
b. Tabela de temporalidade de documentos. 
c. Lista de eliminação de documentos. 
d. Diagnóstico. 
e. Tabela de equivalência. 
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Sua resposta está correta. 
A resposta correta é “D”. O diagnóstico deve anteceder as atividades de 
planejamento e execução de ações, pois somente a partir da análise da situação 
atual é que se poderá tomar as decisões. 
A resposta correta é: Diagnóstico. 
Questão 2 
Incorreto 
Atingiu 0,00 de 1,00 
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Texto da questão 
A partir da compreensão das informações levantadas pelo diagnóstico deve-se 
propor um plano de ação, o qual deverá conter: 
Assinale a alternativa correta. 
Escolha uma opção: 
a. Execução da avaliação e análise do cumprimento da legislação. 
b. Determinação dos objetivos e definição de prazos em um cronograma. 
c. Orçamento e elaboração de diagnóstico. 
d. Cronograma e análise dos aspectos normativos. 
e. Elaboração de recomendações e criação de questionários. 
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Sua resposta está incorreta. 
A resposta correta é “B”. Um plano de ação deverá conter: determinação dos 
objetivos; estabelecimento de metas que podem ser alcançadas; criação de check 
list; definição de prazos em um cronograma; e orçamento e recursos necessários. 
A resposta correta é: Determinação dos objetivos e definição de prazos em um 
cronograma. 
 
Exercício avaliativo - Módulo 4 
Questão 1 
Correto 
Atingiu 1,00 de 1,00 
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Texto da questão 
No Guía do Archivo General de La Nación, a auditoria está proposta em três níveis 
da gestão documental, a saber: 
Marque a opção correta. 
Escolha uma opção: 
a. O primeiro nível é documental: verifica a elaboração e atualização dos 
instrumentos de controle e de consulta arquivística. 
b. O terceiro nível é documental: verifica a elaboração e atualização dos 
instrumentos de controle e de consulta arquivística. 
c. O primeiro nível é normativo: verifica o cumprimento das normas legais sobre 
produção, uso e controle da documentação. 
d. O segundo nível é o estrutural: verifica o estabelecimento de um sistema 
institucional de arquivos, e se existem recursos humanos, financeiros e materiais 
para o correto funcionamento. 
e. O primeiro nível é o estrutural: verifica o estabelecimento de um sistema 
institucional de arquivos, e se existem recursos humanos, financeiros e materiais 
para o correto funcionamento. 
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Sua resposta está correta. 
A resposta correta é “E”. 
A resposta correta é: O primeiro nível é o estrutural: verifica o estabelecimento de 
um sistema institucional de arquivos, e se existem recursos humanos, financeiros e 
materiais para o correto funcionamento. 
Questão 2 
Correto 
Atingiu 1,00 de 1,00 
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Texto da questão 
A auditoria em gestão documental coordenada pelo Conselho Nacional de Justiça, 
no ano de 2019, verificou a situação dos serviços de arquivo nos tribunais 
brasileiros. Nessa auditoria coordenada pelo CNJ: 
Marque a opção correta: 
Escolha uma opção: 
a. Foi verificado o nível de atendimento da instituição às normas e legislação de 
gestão documental. 
b. Os processos eletrônicos não recebem a aplicação da metodologia do Ciclo vital 
dos documentos. 
c. No sistema de processo eletrônico não é preciso aplicar um plano de 
classificação. 
d. No sistema de processo eletrônico não é preciso aplicar uma tabela de 
temporalidade. 
e. Os sistemas de processo eletrônico suplantaram todos os documentos físicos, 
que podem ser digitalizados e eliminados. 
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Sua resposta estácorreta. 
A resposta correta é "A". 
A resposta correta é: Foi verificado o nível de atendimento da instituição às normas 
e legislação de gestão documental.