Estrutura do DP - UC 4 - TRH - Senac

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Recursos Humanos
Estrutura do departamento pessoal
O departamento pessoal, também conhecido pelas iniciais DP,
faz parte da composição das áreas que fornecem suporte para a
empresa. Ou seja, suas atividades são específicas e tem por
finalidade cuidar das pessoas que nela trabalham, desde a sua
contratação até seu desligamento.
O DP é responsável por toda a parte legal da relação entre
empregado e empregador. É neste departamento que são executadas
as tarefas que envolvem as rotinas trabalhistas.
Vejamos a seguir as principais responsabilidades deste
departamento:
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Quando o assunto é DP, precisamos levar em consideração o
porte da empresa, visto que a composição desta área depende,
consideravelmente, deste fator.
Isso significa que, se formos considerar uma empresa de
pequeno porte, por exemplo, provavelmente teremos a contratação de
outra empresa (terceira) para cuidar destas questões. Agora, se a
empresa for de médio porte comporta ter, em seu organograma, esta
estrutura.
Mesmo assim, algumas empresas optam por contratar empresas
especializadas no assunto e manter seu foco na sua atividade fim.
Empresas de grande porte, normalmente, possuem uma área bem
estruturada de recursos humanos. Esta área é responsável pelo
departamento de pessoal.
Abaixo temos um exemplo de modelo de estrutura de DP para
uma melhor compreensão:
Clique ou toque para visualizar o conteúdo.
Imagem de um organograma com a representação de um modelo
de estrutura do departamento pessoal. Nele temos a descrição das
principais atividades de cada integrante deste departamento, conforme
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o cargo.
No topo, encontra-se a estrutura do departamento de pessoal
com a descrição das responsabilidades de todos. Logo abaixo, temos
a função do coordenador deste departamento, com a descrição de
suas responsabilidades. Na base da imagem, estão destacadas as
funções de analista de departamento pessoal um, dois e três com as
respectivas descrições de cada uma das funções desempenhadas por
eles.
É importante você saber que, além dos conhecimentos técnicos
indispensáveis, existem três atributos fundamentais para o profissional
que atua no DP. São eles:
Confidencialidade: você terá acesso aos dados de todos
os colaboradores.
Responsabilidade: todo pagamento ou recolhimento fora
do prazo gera problemas e custos para a empresa.
Respeito e cordialidade: várias vezes você terá que
sanar as dúvidas ou responder aos questionamentos dos
demais empregados, referentes aos seus contracheques
ou benefícios.
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Procedimentos e documentação
referente às admissões/contrato de
trabalho
Vamos iniciar refletindo sobre a responsabilidade do profissional
que trabalha neste departamento. Você imagina como isso acontece
na prática?
Vamos conhecer qual a resposta para este questionamento, nas
linhas a seguir.
Imagine que você é esse profissional, e informaram a você que a
candidata Marta foi selecionada para a vaga de vendedor interno.
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Conforme a situação, você poderá fazer uma comunicação por
telefone e depois registrá-la por e-mail. Assim, você garante que o
candidato entenda as suas informações e compareça na empresa no
dia e na hora agendados.
De posse destes documentos, serão confeccionados os
formulários e o contrato de trabalho, todos para serem assinados pelo
novo empregado. Será feita a entrega de crachá, EPIs, se for o caso,
e demais materiais pertinentes ao desempenho da função, permitindo
assim o ingresso na empresa, de acordo com as exigências legais.
Quanto ao contrato de trabalho, normalmente, é utilizado um
modelo por prazo determinado, podendo ser prorrogado uma única
vez, desde que a soma das duas datas não ultrapasse 90 dias.
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Passando este período, caso nenhuma das partes queira rescindir, ele
passa a vigorar por prazo indeterminado (estas informações estão
descritas no contrato).
Antes de finalizarmos o assunto sobre contratação, você precisa
estar ciente de duas obrigações legais referentes a este processo:
1º
A Lei n.º 8.213/1991 dispõe sobre planos de benefícios da
previdência e trata, entre outros temas, da contratação de pessoas
com deficiência (PCD) ou pessoa com necessidades especiais (PNE)
nas empresas. O artigo 93 desta lei determina a contratação de
PCDs/PNEs para qualquer empresa com 100 ou mais empregados, na
seguinte proporção:
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2º
A modalidade de contrato de aprendiz tem por finalidade
proporcionar a inclusão, no mercado de trabalho, do jovem aprendiz,
possibilitando, assim, sua primeira experiência laboral. As empresas
têm por obrigação contratar uma cota mínima de 5% do total de
empregados, independentemente de seu porte. O contrato do aprendiz
é diferenciado, mas com direitos trabalhistas e previdenciários
garantidos, sendo que o percentual de recolhimento para o FGTS é de
2% (Artigos 471 a 476).
Ainda neste material, temos um item específico que trata dos
contratos de trabalho.
Benefícios
Como profissional do DP, você poderá ter a responsabilidade
pela administração e/ou controle dos benefícios oferecidos pela
empresa em que você trabalha. Por esta razão, é importante entender
as tendências que estão envolvidas neste assunto.
Denomina-se benefício o conjunto de programas ou planos
oferecidos pela organização/empresa como complemento ao salário.
Dentre os benefícios oferecidos pelas empresas, de forma
espontânea, podemos citar: vale-refeição, vale-alimentação,
assistência médica, assistência odontológica, auxílio educação,
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seguro de vida, cesta básica, auxílio moradia, previdência privada,
participação nos lucros e resultados (PLR), entre outros. Porém, em
muitos acordos coletivos de trabalho, já está incluído, em suas
cláusulas, alguns destes benefícios.
Temos hoje duas modalidades de Benefícios:
Benefícios tradicionais
Benefícios flexíveis
O que diferencia uma modalidade da outra, não são os
benefícios em si, mas a maneira como são oferecidos aos seus
empregados. Isso significa dizer que, na modalidade tradicional, o
empregado não tem opção de escolher os benefícios, por exemplo: a
empresa oferece assistência médica e auxílio educação, então, você
pode optar em ter um ou os dois benefícios. Na modalidade flexível, a
empresa poderá apresentar vários benefícios e pontuar cada um,
conforme seu custo e relevância, o empregado pode optar por aqueles
benefícios que desejar.
Mas, como isso funciona na prática?
Vamos supor que a empresa tenha em seu pacote de benefícios
as seguintes possibilidades:
Assistência médica - 6 pontos
Assistência odontológica - 3 pontos
Auxílio educação - 4 pontos
Vale academia - 3 pontos
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A regra, neste caso, é que o empregado pode optar por, no
máximo, 10 pontos e então compor o pacote de benefícios que
considerar mais conveniente.
Vamos analisar dois exemplos práticos
João tem 55 anos, para ele é importante ter assistência médica e
praticar exercícios (academia), logo, sua escolha não ultrapassa os 10
pontos e está dentro de suas necessidades.
Para Carla, que tem 20 anos e é aluna do curso técnico em
recursos humanos, é mais interessante ter como benefício o auxílio
educação e o vale academia. Neste caso, a Carla poderia optar,
também, pela assistência odontológica, pois a soma dos três atinge 10
pontos, porém ela não acha necessário ter esta despesa com este
benefíciono momento.
Resultado: ambos estão escolhendo os benefícios que
consideram mais adequados para o momento de vida atual.
A necessidade de aumentar a percepção sobre o pacote de
benefícios, como fator de retenção e atração de talentos, fez com que
algumas empresas de grande porte começassem a investir na
modalidade de benefícios flexíveis.
Os benefícios flexíveis permitem maximizar o valor percebido
pelo funcionário e/ou facilitar o controle dos custos por parte da
empresa. Dessa forma, estão se tornando a grande solução para
obter, ao mesmo tempo, funcionários mais satisfeitos, eficiência de
custos e melhores resultados de negócios.
Baseando-se nestas premissas, as empresas buscam flexibilizar
os benefícios para:
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Diferenciar-se da concorrência
Atrair talentos
Reter talentos
Controlar custos
Mudar o comportamento do colaborador em relação ao
uso dos benefícios
Demonstrar ao colaborador o valor dos benefícios
Satisfazer as necessidades dos colaboradores nas
diferentes etapas da sua vida
Controle do ponto (eletrônico,
mecânico ou manual), faltas, atrasos,
afastamentos legais e banco de horas
Marcação do ponto
A marcação do ponto tem a finalidade de comprovar tanto o
horário, como a carga horária em que o empregado esteve à
disposição do seu empregador, porém, em muitas empresas, esta
marcação não é exigida para cargos de gestão.
As marcações do ponto são importadas para um ambiente que
irá gerar o cálculo da folha de pagamento, garantindo assim o correto
pagamento para os empregados.
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Ponto eletrônico, ponto mecânico e ponto
manual
Atualmente, no Brasil, temos três opções para registro dos
horários de entrada, saída e intervalos do trabalhador. São eles:
marcação eletrônica, marcação mecânica ou marcação manual.
Por uma questão de agilidade e segurança, a maioria das
empresas utiliza o ponto eletrônico. Porém, a utilização deste, está
diretamente ligada com a correta observância das disposições
contidas na portaria 1.510 do Ministério do Trabalho e Emprego-MTE.
O Ministério do Trabalho e Emprego, criado em 1930 por Getúlio
Vargas, foi extinto em 2019 com o objetivo de uma maior articulação
com as outras áreas do governo. O nome do antigo ministério foi
modificado para Secretaria Especial de Previdência e Trabalho, do
Ministério da Economia.
O principal resultado dessa integração foi a carteira de trabalho
digital, que substituiu o documento físico a partir de setembro de 2019.
Segundo o governo, tal ação ocorreu por meio de uma parceria com a
Secretaria de Desburocratização, Gestão e Governo Digital, a qual
também faz parte do Ministério da Economia.
Em julho de 2021, o então ministério foi recriado, passando a ser
chamado de Ministério do Trabalho e Previdência Social.
Faltas, atrasos e afastamentos legais
Outro assunto que precisa ser considerado, para que não
ocorram problemas nos cálculos, tanto da folha de pagamento como
nos demais, é o correto registro das faltas, atrasos e afastamentos
considerados legais. Isto significa dizer que existem algumas
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situações, segundo o artigo 473 da CLT (Consolidação das Leis do
Trabalho), em que o trabalhador poderá faltar ao trabalho sem prejuízo
do seu salário. Lembrando que o empregado precisa apresentar a
comprovação para cada uma das ocorrências.
Vamos listar aqui algumas destas situações, para melhor
entendimento:
Algumas faltas justificadas
Até 2 (dois) dias consecutivos, em caso de falecimento do
cônjuge, ascendente, descendente, irmão ou pessoa que,
declarada em sua CTPS, viva sob sua dependência
econômica
Até 2 (dois) dias consecutivos ou não, para o fim de se
alistar eleitor, nos termos da lei respectiva
Por 1 (um) dia, em cada 12 (doze) meses de trabalho, em
caso de doação voluntária de sangue, devidamente
comprovada
Até 3 (três) dias consecutivos, em virtude de casamento
Nos dias em que estiver comprovadamente realizando
provas de exame vestibular para ingresso em
estabelecimento de ensino superior
Para os pais, por 5 (cinco) dias, em caso de nascimento
de filho, no decorrer da primeira semana
Alguns afastamentos legais
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Pelo período de 120 (cento e vinte) dias de licença-
maternidade
Por 2 (duas) semanas em caso de aborto não criminoso
Pelo período de 15 (quinze) dias no caso de afastamento
por motivo de doença ou acidente de trabalho, mediante
atestado médico e observada a legislação previdenciária
Fique atento
Em alguns acordos coletivos de trabalho estes prazos são
maiores. Lembre-se de sempre verificar as definições da empresa em
que você trabalha ou vai trabalhar.
Para complementar o seu estudo sobre os motivos em que o
trabalhador poderá faltar ao trabalho, sem prejuízo do seu salário, faça
uma pesquisa na internet e procure o texto Consolidação das Leis
do Trabalho (CLT) - planalto.
Banco de horas
A relação entre capital e trabalho vem sendo alterada,
consideravelmente, nos últimos anos. Isto vem acontecendo em
função da rapidez com que as mudanças estão ocorrendo.
O banco de horas veio para permitir certo equilíbrio nesta
relação, suprindo um pouco os problemas entre a sazonalidade das
operações nas empresas. Logo, se ocorre um grande volume de
trabalho em determinadas épocas do ano e em outras ocorre uma
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calmaria, nada mais lógico que tentar equacionar este problema,
permitindo que empregador e empregado mantenham suas finanças e
operações/trabalho sem gerar demissões e, logo em seguida, novas
admissões.
No início da criação do banco de horas, ele servia somente para
que as horas excedentes de trabalho fossem compensadas com
folgas em dias subsequentes, se previsto em acordo ou convenção
coletiva de trabalho. Porém, a Lei n.º 9.601/1998 ampliou o prazo de
compensação. Anteriormente, pela CLT, era semanal, passando para
120 dias com essa mudança, porém mantendo a necessidade de
previsão em acordo ou convenção coletiva.
Como essa modificação ainda não havia garantia e eficácia para
enfrentar a sazonalidade ou os períodos de crise, surgiu,
posteriormente, uma nova medida provisória, a Medida Provisória nº
2.164-41/2001, ampliando esse prazo para um ano mas ainda
mantendo a previsão em acordo ou convenção coletiva de trabalho.
Contudo, diante do cenário econômico e da necessidade de
modernizar as relações trabalhistas, em 2017 o governo trouxe, dentro
da reforma trabalhista, a possibilidade de acordar o banco de horas de
forma individual, por escrito, com duração máxima de seis meses,
podendo tal acordo ser renovado ao fim desse período, desde que o
saldo do período anterior seja zerado por compensação ou pelo
pagamento do saldo de horas com o devido adicional.
É importante saber que, mesmo com a nova lei, para que as
empresas possam utilizar esta alternativa, será necessário:
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Garantir o limite máximo diário de 10 horas. Caso
ultrapasse este limite, estas horas excedentes deverão
ser pagas como horas extras
Divulgar, obrigatoriamente, aos trabalhadores o saldo do
banco de horas, podendo até mesmo ser inserido em um
campo do contracheque.
No caso de rescisão de contrato, se o empregado tiver um
banco de horas com crédito, essas horas deverão ser
pagas com os acréscimos legais.
Legislação trabalhista e previdenciária
– mudanças e atualizações
Você, como profissional deste departamento, torna-se também
um orientador no cumprimento das obrigações trabalhistas, ajudando,
por exemplo, a evitar problemas, como processos trabalhistas.
Estamos passando por um momento em que estão sendo feitas
várias alterações, no que se refere à CLT. Com isso, foram geradas
algumas incertezas sobre a relação entre empresa e empregado.
Portanto, procure sempre por atualizações.
Acordocoletivo de trabalho
Outro ponto importante para um profissional de DP é ter pleno
conhecimento das cláusulas que integram o acordo coletivo da
categoria em que a empresa está vinculada.
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O que isso quer dizer?
Além das disposições que estão na nossa Constituição e na CLT,
temos também os acordos coletivos. Neles estão envolvidos a
empresa e os trabalhadores, por meio de seus respectivos sindicatos,
assim denominados: sindicato patronal e sindicato dos trabalhadores.
Lembre-se de que estes acordos acontecem uma vez por ano, mas nem sempre
funcionam como deseja um dos dois lados. Quando não há acordo entre as
partes, acontece o dissídio.
Para entender melhor estes acordos, vamos verificar algumas
definições referentes ao acordo coletivo de trabalho (ACT), à
convenção coletiva de trabalho (CCT) e ao dissídio coletivo de
trabalho. Confira, a seguir, a descrição de cada um deles:
Acordo coletivo de trabalho (ACT)
É um acordo firmado entre a entidade sindical dos trabalhadores
e uma determinada empresa.
Convenção coletiva de trabalho (CCT)
É um acordo celebrado entre dois sindicatos, ou seja, é um
acordo feito entre o sindicato dos trabalhadores e o sindicato patronal.
Dissídio coletivo de trabalho
São ações propostas à Justiça do Trabalho por pessoas jurídicas
(sindicatos, federações ou confederações de trabalhadores ou de
empregadores) para solucionar questões que não puderam ser
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solucionadas na negociação direta entre trabalhadores e
empregadores.
Remuneração
A responsabilidade do profissional de DP, que trabalha
diretamente com a folha de pagamento, é garantir a não ocorrência de
falhas como: pagamentos não efetuados ou pagamentos indevidos
(para menos ou para mais); descontos indevidos ou esquecimento de
algum desconto, gerando retrabalhado, e descontentamento quando
os empregados recebem o contracheque.
Algumas pessoas pensam que remuneração e salário têm o
mesmo significado, mas são conceitos diferentes. Então, vamos
conhecer o significado de cada um.
O salário é a contraprestação que o trabalhador recebe
no final do mês pelo seu trabalho prestado ao
empregador. É o valor registrado no contrato de trabalho e
na carteira de trabalho e previdência social (CTPS).
Segundo a CLT, o salário não pode ser diminuído
A remuneração é tudo aquilo que o trabalhador recebe
no final do mês, ou seja, o salário já mencionado,
acrescido dos valores recebidos a outros títulos, como:
horas extras, gorjetas, comissões, premiações, bônus,
participação nos lucros, triênio, quinquênio, entre outros.
Outros conceitos relevantes neste contexto são: piso salarial,
salário mínimo nacional e salário mínimo regional. Vejamos cada um
deles:
Piso salarial
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O piso salarial é o menor salário que determinada categoria
profissional pode receber pela sua jornada de trabalho (em geral, 44
horas semanais, mas essa jornada possa ser menor). Como ele é um
benefício, o piso salarial sempre será superior ao salário mínimo
nacional.
Salário mínimo nacional
O salário mínimo nacional é o valor mínimo, garantido por lei,
para recebimento como salário. Foi instituído por lei federal e tem o
seu valor corrigido mediante decretos.
Salário mínimo regional
O salário mínimo regional veio para corrigir diferenças
regionais, por atividades exercidas, em função do custo de vida de
cada região.
É importante compreender a diferença entre remuneração fixa e
remuneração variável.
A remuneração fixa pressupõe os valores recebidos todo mês
sem variação. Logo, engloba: salário, insalubridade, periculosidade,
quinquênio etc.
Também integram a remuneração fixa, quando pagas
mensalmente, ajudas de custo como: auxílio educação, vale-refeição,
vale-alimentação, auxílio moradia/salário utilidade etc. Este último,
também chamado de in natura ou em espécie.
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A remuneração variável engloba todos os valores não fixos
recebidos no mês, tais com: horas extras, adicional noturno,
comissões, insalubridade e periculosidade sobre horas extras,
prêmios, comissões, participação nos lucros etc.
Reajustes
Cabe, também, ao profissional de DP fazer os cálculos dos
reajustes salariais, tanto individuais quanto coletivos.
Vamos imaginar que você, um excelente profissional de DP, está
sendo observado pelo seu gestor, e ele está muito satisfeito com seu
desempenho e engajamento. Por este motivo, resolveu conversar com
o diretor da empresa para disponibilizar a você um aumento de 15%
sobre seu salário. Esta prática é nomeada de aumento espontâneo.
Passados quatro meses, ocorreu o acordo coletivo de trabalho da
empresa. Ficou acordado o reajuste salarial da categoria em 8%. Este
reajuste é aplicado a todos os empregados.
Como fica o seu reajuste? Este percentual deverá ser aplicado
sobre seu novo salário.
Vamos colocar estas informações em valor simbólico:
Clique ou toque para ampliar a imagem.
Clique para ampliar a imagem (objetos/contas.png)
https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-9100118-dt-content-rid-266410836_1/institution/Senac%20RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC04/conteudos/3_estrutura/objetos/contas.png
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Salário contratado = R$ 2.000,00
Modalidades de cálculos
A seguir encontramos a relação dos cálculos que normalmente
são gerados dentro dos processos de pagamento aos empregados:
Folha de pagamento mensal
Adiantamento quinzenal
Adiantamento de 13º salário
Folha de 13º salário
Pagamento participação nos lucros e resultados
Cálculo de férias individuais ou coletivas
Cálculo de rescisões
Na Unidade Curricular Auxiliar na elaboração de folha de
pagamento, você terá o material específico sobre o cálculo da folha
de pagamento.
Aumento espontâneo = 15%
Reajuste da categoria = 8%
Salário corrigido = (2.000,00 x 1,15) = R$ 2.300,00
Salário corrigido = (2.300,00 x 1,08) = R$ 2.484,00
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Dicas sobre férias
As férias são um direito do trabalhador, após o período de, no
mínimo, um ano de trabalho. Este período chama-se período
aquisitivo.
Após fechado o período aquisitivo, o empregado tem os 12
meses consecutivos para poder gozar estas férias. Este é chamado de
período de gozo.
Importante lembrar que, o último dia de gozo de férias, precisa
estar dentro destes 12 meses consecutivos. Por exemplo: você fechou
seu período aquisitivo em 15 de junho de 2017, mas as suas férias só
serão gozadas em maio de 2018. O primeiro dia de férias acrescido
dos 29 dias, não poderá ultrapassar o dia 15 de junho de 2018.
Caso as férias sejam concedidas após o período mencionado
acima, a empresa terá que pagar estas férias em dobro.
Algumas empresas costumam conceder férias coletivas, ou seja,
férias para todos os seus empregados ou para determinados setores.
Elas podem ser concedidas em dois períodos, mas nenhum
deles poderá ser inferior a 10 dias. Para saber mais detalhes sobre
essa opção, leia o artigo 139 da CLT.
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Dicas sobre rescisões de contrato
Você já pensou em como seria seu comportamento no momento
em que você precisasse conversar com um colega de empresa sobre
a demissão dele, sendo de sua responsabilidade pedir para ele
assinar o aviso prévio?
Este não é um bom momento para quem está sendo demitido.
Cabe a você ter empatia e não fazer deste momento algo ainda pior.
Assista ao filme Amor Sem Escalas (Up in the Air), lançado em
2009. O filme é dirigido por Jason Reitman e foi produzido nos EUA.
Este filme retrata a história
de um homem, especialista em
demissões coorporativas,
contratado para desligamento de
pessoal e também para mostrar
para eles, como uma forma de
consolo, que o mundo não
acabou e existem grandes
opções para melhorar o futuro.
Figura1 – Amor sem escalas
Fonte:
<http://www.cinecafedel.com.br/fichatec.php?codigo=400>
Existe uma prática, utilizada por algumas empresas, para realizar
o desligamento dos empregados, de forma a minimizar os efeitos
negativos que esta situação gera. No mercado de trabalho esta prática
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é conhecida como outplacement.
As empresas contratam o trabalho de consultorias que oferecem
este serviço para orientar o empregado demitido a se recolocar no
mercado de trabalho e/ou para a transição para novos cargos/carreira.
Entre os serviços incluídos, estão: conselhos práticos, treinamentos,
workshops e montagem do currículo. Normalmente, é utilizada para
cargos de média e alta liderança dentro da organização.
Geração de relatórios/arquivos
Assim como para todos os demais departamentos de uma
empresa, cabe aos profissionais que trabalham no DP, gerar relatórios
diversos. Entre eles podemos citar:
Geração de líquidos, para serem enviados ao banco, para
pagamento dos salários, férias e rescisões
Relatório para conferência de informações, como:
pagamentos de comissões, prêmios, desconto de vale-
transporte, vale-refeição, entre outros, gerados na folha
de pagamento
Relatórios para conferência dos valores a serem
recolhidos, referentes aos encargos sociais, imposto de
renda e fornecedores
Relatórios para montagem dos indicadores do
departamento
Geração de arquivo para o departamento contábil
Reclamatórias trabalhistas
Primeiramente, vamos entender o que significa o termo
reclamatória trabalhista:
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Trata-se de uma ação judicial movida pelo empregado contra a
empresa ou a ela equiparada, aqui incluímos também o empregador
doméstico, ao qual tenha prestado serviço e que visa resgatar direitos
decorrentes da relação de emprego, expressamente celebrado ou não
entre empregado e empregador. A reclamatória se inicia com a
formalização do processo na Justiça do Trabalho, por meio da petição
inicial promovida pelo procurador (advogado) do empregado.
A empresa, nestas situações, precisa de um preposto para
representá-la, junto ao seu advogado, nas audiências decorrentes
destas reclamatórias.
O preposto não precisa conhecer o reclamante e tampouco ter
trabalhado com ele, basta que tenha conhecimento dos fatos, dos
procedimentos da empresa, dos pedidos feitos na petição inicial, para
que, caso seja solicitado sua oitiva em audiência, possa prestar os
esclarecimentos, de acordo com a defesa do empregador, sempre
com respostas firmes e convincentes.
Você já deve saber que um dos assuntos de relevância na
geração de custos, referente ao relacionamento entre empregado e
empregador, é o grande número de reclamatórias trabalhistas que são
movidas dentro do Brasil. É assustador o volume de entrada de ações,
na justiça do trabalho, de empregados contra seus empregadores.
Evidente que algumas situações realmente exigem esta atitude por
parte do empregado. Porém, existe um grande número de situações
que poderiam ser evitadas ou resolvidas antes desse extremo.
Esse fato comprova a importância do correto cumprimento das
leis que regem a relação de emprego, e o quanto é importante que o
profissional, responsável por este departamento, tenha pleno
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conhecimento deste tema, para poder orientar na correta aplicação
das determinações legais e com isso diminuir a incidência de ações
trabalhistas.
Com as mudanças na nova lei trabalhista, as reclamatórias do
trabalhador contra o empregador tiveram uma queda considerável.
Uma das mudanças refere-se às custas do processo em caso de
ausência nas audiências. Por exemplo, se o trabalhador não
comparecer à primeira audiência, ele terá de pagar as custas
processuais, o que representa 2% do valor da ação, observando o
valor mínimo e o máximo, podendo chegar a quatro vezes o valor do
teto máximo da Previdência Social. O valor será cobrado mesmo que
o trabalhador seja beneficiário da Justiça gratuita.
A única forma de o trabalhador deixar de pagar o valor devido é
se, em um prazo de 15 dias, ele comprovar que a ausência ocorreu
por motivo legalmente justificado. Ainda assim, ele somente poderá
ingressar com uma nova ação se comprovar que pagou os valores
(custas) do processo anterior. Para saber mais detalhes, leia os artigos
763 a 855 da CLT.
Dissídio individual é o nome dado a uma reclamatória trabalhista
movida pelo funcionário contra seu empregador para obtenção de
direitos ou reparação de danos causados durante a relação de
trabalho.
Encargos sociais/eSocial
Outra importante atividade, de responsabilidade do profissional
do DP, é o correto recolhimento dos encargos sociais e dos tributos,
bem como a prestação de informações aos órgãos federais.
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(objetos/infog3.png)
Vamos voltar um pouco no tempo. Há muitos anos, foi
desenvolvido, pela Caixa Econômica Federal, um aplicativo chamado
de sistema empresa de recolhimento do FGTS e informações à
previdência social (SEFIP). Este recurso permitiu unir as informações
das empresas, quanto aos seus dados financeiros e cadastrais, assim
como de seus empregados. Estas informações são repassadas ao
FGTS e à Previdência Social.
Estamos passando por uma nova mudança, não só a SEFIP está
sendo substituída, mas todas as demais obrigações. O que antes era
entregue mensalmente ou anualmente pelas empresas, por exemplo:
https://senac.blackboard.com/bbcswebdav/pid-9100118-dt-content-rid-266410836_1/institution/Senac%20RS/_cursos_tecnicos/TRH/UC04/conteudos/3_estrutura/objetos/infog3.png
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CAGED, RAIS e DIRF, agora, deixa de ser feito e entregue
separadamente, passando a estar reunido em um só aplicativo,
chamado eSocial.
Você já ouviu falar do eSocial?
O eSocial é um projeto do governo federal que tem por finalidade
unificar o envio das informações da empresa/empregador em relação
aos seus empregados. O lançamento desta ferramenta aconteceu em
dezembro de 2014, com a existência de um calendário de
obrigatoriedade, dividido em grupos, começando pelas empresas que
tiveram um faturamento anual acima de R$ 78 milhões, seguindo com
aquelas com um faturamento de até R$ 78 milhões (não optantes pelo
Simples Nacional) e assim por diante.
Esse calendário foi modificado algumas vezes, trazendo novas
datas de obrigatoriedade para as empresas. Em outras palavras, o
eSocial é um sistema de registro, um instrumento de unificação de
prestação das informações referentes à escrituração das obrigações
fiscais, previdenciárias e trabalhistas, que tem por finalidade
padronizar a transmissão, a validação, o armazenamento e a
distribuição de tais dados, constituindo um ambiente nacional.
O objetivo do eSocial é atender as necessidades de informações
e de cruzamentos de dados, por meio de uma ação conjunta dos
seguintes órgãos e entidades do governo federal:
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O eSocial tem como princípios:
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Viabilizar a garantia de direitos previdenciários e
trabalhistas
Racionalizar e simplificar o cumprimento de obrigações
Eliminar a redundância das informações prestadas pelas
pessoas físicas e jurídicas
Aprimorar a qualidade de informações das relações de
trabalho, previdenciárias e tributárias
Conferir tratamento diferenciado às microempresas e
empresas de pequeno porte
Resumindo, no eSocial estarão disponíveis todas as
informações, para todos os contribuintes: pessoas físicas e jurídicas;
desde o empregador doméstico até as grandes empresas.
Algumas obrigações relacionadas ao DP que serão geradas por
meio do eSocial:
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RAIS - Relação anual de informações sociais
GFIP - Guia de recolhimento do FGTS e de informaçõesà
previdência social
PPP - Perfil profissiográfico previdenciário
GPS - Guia da previdência social
DIRF - Declaração do imposto de renda retido na fonte
Formulário de seguro – Seguro desemprego
CAGED - Cadastro geral de empregados e
desempregados
CAT - Comunicação de acidente do trabalho
Livro de registro empregado – Ficha registro
Arquivos eletrônicos – Manual normativo de arquivos
digitais (MANAD)
Folha de pagamento – Geração das informações sobre os
pagamentos, descontos e valores a recolher, referentes a
encargos ou tributos
A seguir temos o fluxo das informações, para melhor
entendimento deste processo.
Clique ou toque para ampliar a imagem.
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(objetos/fluxo.png)
Vamos analisar um exemplo. Observe:
Quando alguém for admitido na empresa em que você trabalha,
será preciso incluir esta admissão no sistema (software) que a
empresa possui e enviar para o eSocial ou, caso seja uma empresa
muito pequena e não tenha esta ferramenta, as informações
referentes ao cadastro do admitido deverão ser incluídas no próprio
link do eSocial. Logo, estas informações já estarão disponíveis para
todos os órgãos que fazem parte deste consórcio. Da mesma forma,
para rescisões de contrato ou afastamentos.
Para acessar informações e estar sempre atualizado sobre este
assunto, consulte o portal do eSocial.
Importante
Lembre-se de manter a guarda, devidamente organizada e segura, de
todos os documentos legais exigidos por lei. Eles poderão ser
solicitados em fiscalizações e/ou auditorias internas e externas, caso a
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empresa seja certificada ou busque a certificação da ISO (organização
internacional para padronização).
A ISO é uma entidade de padronização e normatização, e foi criada
em Genebra, na Suíça, em 1947. A ISO tem como objetivo principal
aprovar normas internacionais em todos os campos técnicos, como
normas técnicas, classificações de países, normas de procedimentos
e processos etc. No Brasil, a ISO é representada pela ABNT
(Associação Brasileira de Normas Técnicas).
Softwares para o departamento pessoal
Para finalizarmos a introdução ao DP, é necessário destacar a
importância dos softwares para o bom andamento dos processos
desta área.
Há muito tempo existem softwares para automatizar os
processos do departamento pessoal. Os cálculos e relatórios para
controle e conferência das informações são gerados automaticamente,
por exemplo. Porém, estes dados não conversam diretamente com
outras áreas da empresa. No máximo geram arquivos que precisam
ser trabalhados para serem exportados para outros sistemas; por
exemplo, para integrar os dados da folha de pagamento com a
contabilidade.
Com o passar do tempo surgiram novas tecnologias. Temos,
hoje, conforme a disponibilidade de recursos e porte das empresas,
softwares que interligam todos os subsistemas de RH.
Isso significa que, no momento em que você cadastrar um novo
empregado, estas informações já estarão disponíveis para os demais
subsistemas de RH. Por exemplo: o profissional que trabalha na
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estruturação do plano de desenvolvimento individual (PDI), junto ao
gestor do novo empregado, terá os dados que ele precisa para
começar a montagem.
Empresas de grande porte - e muitas de médio porte - optam por
adquirir um software integrado. Assim, todas as informações, não só
de seus empregados, mas de toda a empresa (financeiro, crédito e
cobrança, contabilidade, RH, comercial, estoque, entre outros), ficam
armazenadas em um mesmo banco de dados.
Estas informações podem ser compartilhadas ou utilizadas, de
acordo com as necessidades. A privacidade de acesso é mantida
conforme usuário/senha, entre todas as áreas da empresa. Os
processos e a geração de relatórios gerencias se tornam mais ágeis.
O nome utilizado para este software é ERP (sigla em Inglês para
Enterprise Resource Planning). Em português, traduzido para
planejamento dos recursos da empresa. Assim, fica mais rápido e
seguro o controle das informações.
Observe o exemplo a seguir:
Após o fechamento da folha de pagamento, momento em que já
foram feitas as conferências e já foi gerado, para o banco, o arquivo
com o líquido a ser depositado, referentes à folha do mês e às demais
obrigações, é preciso fazer a integração destas informações com a
contabilidade e, para isso, basta executar um programa para que
estas informações sejam contabilizadas automaticamente.
Esperamos que este conteúdo tenha ajudado na construção do
seu conhecimento sobre DP. Lembre-se de que, mesmo atuando por
um longo período nesta área, é importante manter-se atualizado, pois
sempre surgem novos desafios, novos problemas a serem superados
e, é claro, novas tecnologias da informação que agilizam e garantem
melhoria nos processos.
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Assim, fique sempre de olho nas mudanças que ocorrem na
legislação trabalhista e previdenciária, mediante leis, decretos,
portarias, NRs (Normas Regulamentadoras) ou medidas provisórias.
Mantenha-se atualizado sobre a legislação do Imposto de Renda.