O Novo Perfil do Secretariado Executivo

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Revista PIBIC, v. 1, n. 1, p. 155-168, 2004
Secretariado Executivo
O Novo Perfil da Secretária Executiva
Manuela Aparecida Nalio Ramos
Pesquisadora
Profª. Drª Dulce Maria Tourinho Baptista
Orientadora
Resumo
A pesquisa “Novo Perfil da Secretária Executiva” busca elucidar quais são as transformações que a profissão
tem sofrido no mundo atual. O objetivo geral proposto está em mostrar o que é exigido da secretária no
mercado de trabalho competitivo e agressivo, relacionando as transformações que vêm acontecendo no
mundo globalizado e capitalista com a prática profissional da secretária. Mais detalhadamente, a pesquisa tem
como objetivos específicos: demonstrar o grau de importância que a secretária tem para o executivo; elucidar
a importância da secretária em uma empresa; constatar o que as organizações empresariais investem nesta
profissão; registrar o que a própria secretária investe na sua formação; evidenciar o diferencial de empregabilidade
que a secretária precisa ter, além das competências habituais da profissão. A pergunta que norteia a pesquisa
é responder: qual é o seu novo perfil diante das novas exigências do mercado de trabalho e como ela vem
enfrentando esses novos desafios? Desse modo, a delimitação do objeto de estudo está no levantamento de
dados que mostrem o papel profissional da secretária na atualidade, evidenciando o seu verdadeiro e novo
papel nas organizações. O método desenvolvido constou de aproximações sucessivas ao objeto de estudo
tendo como fonte de dados o levantamento bibliográfico, pesquisa de campo através de questionários aplicados
junto às secretárias e junto aos profissionais e/ou executivos diretamente ligados às secretárias, com questões
pertinentes à pesquisa. De posse dos dados levantados e analisados, e subsidiada na vasta bibliografia
examinada, teve-se os instrumentos necessários para tecer considerações relevantes para elucidação do
tema. Pode-se perceber que as mudanças no contexto sócio-econômico vêm acarretando o aumento das
atribuições profissionais da secretária, sendo necessário um repensar sobre os novos pré-requisitos exigidos
na sua empregabilidade, já que os executivos e organizações, também inseridos nesse contexto, são cobrados
e têm novas expectativas da profissão.
Palavras-Chave: Novas exigências. Pré-requisitos. Qualificações. Importância da secretária. Investimento na
profissão.
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Manuela Aparecida Nalio Ramos
Abstract
This research aims to clarify what are the changes that the profession has been through nowadays. The
general purpose of it is to show what are the main duties of the secretary on the present aggressive and
competitive work market relating the transformations that the globalized and capitalist market has experienced
to the secretary’s professional practice. In a more detailed way, this work has as specific purposes: to
demonstrate the degree of importance of a secretary to her executive; to clarify how important a secretary is
for the company; to verify to what extent business organizations invest in the profession; to register to what
extent the secretary herself invest in her own career; to show the new different skills a secretary needs to
have, besides the usual ones. The questions that guide this research are: what is her new profile in face of the
work market new demands? And how is she dealing with these new challenges? Therefore, the limitation of
the matter under consideration is the raising of data, which show the secretary’s professional position in the
present, stating her new role in the organizations. The method developed was based on successive investigation
of the object that is being studied and it used as source of data the raising of the literature concerning the
subject; fieldwork through questionnaires answered by secretaries and executives closely related to them.
The raised and analyzed data added to the massive literature gave us the necessary subsidies to raise important
considerations in order to clarify the subject. We were able to conclude that the changes in the social and
economic scenario have led to the raising of the secretary’s duties. It is necessary a new evaluation of the
required skills when hiring a secretary, once the executives and their organizations face new tasks and also
have new expectations for the profession.
Key words: New demands. Required skills. Importance of a secretary. Investment in the profession.
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O Novo Perfil da Secretária Executiva
Introdução
A pesquisa sobre “O Novo Perfil da Secretária
Executiva” busca elucidar quais são as transfor-
mações que essa profissão tem sofrido no mundo
atual. O problema de pesquisa surgiu de inquietações
decorrentes da análise do conteúdo das disciplinas
ministradas na educação superior, e a sua importância
na formação da profissão, já que as organizações
exigem que seus empregados possuam formação
acadêmica compatível com sua área de atuação.
Entretanto, constata-se que só a Universidade não é
o bastante. É necessário um maior investimento,
financeiro e de tempo, de todas as partes envolvidas
no cotidiano do exercício profissional, para atingir
desempenho qualificado na profissão.
A palavra mágica parece ser a busca da emprega-
bilidade, que é a condição de ser empregável. Os
profissionais hoje cuidam de suas carreiras, utilizando-
se da educação e do treinamento, em sintonia com
as novas necessidades do mercado de trabalho
(MINARELLI, 1995).
Procura-se, neste estudo, demonstrar o que é
exigido da secretária no mercado de trabalho
competitivo e agressivo, relacionando as trans-
formações que vêm acontecendo no mundo
globalizado e capitalista com a prática profissional
da secretária. Busca-se também demonstrar não só
o grau de importância que a secretária tem para o
executivo como também: elucidar a importância da
secretária nas organizações; constatar o que as
organizações empresariais investem nesta profissão;
registrar o que a própria secretária investe na sua
formação; evidenciar o diferencial de empregabilidade
que a secretária precisa ter, além das competências
habituais da profissão. O estudo está contido de
levantamento de dados evidenciando o verdadeiro e
novo papel da profissional secretária na atualidade
nas organizações. Essas questões são de suma
importância para a profissão e poderão a vir subsidiar
os profissionais da área, pois existem poucos estudos
e pesquisas que abordam esse tema. Assim sendo,
o problema da pesquisa é responder: qual é o seu
novo perfil diante das novas exigências do mercado
de trabalho e como ela vem enfrentando esses novos
desafios?
A metodologia científica aplicada na pesquisa
constou de aproximações sucessivas ao objeto de
estudo através de levantamento bibliográfico,
pesquisa de campo, levantando os dados primários
com aplicação de questionários junto às secretárias
e junto aos profissionais e/ou executivos diretamente
ligados às secretárias, abordando questões que
viessem a clarificar o objeto de estudo. Foram
aplicados os questionários com as secretárias, e com
os executivos – sujeitos da pesquisa. De posse desses
dados levantados e analisados, subsidiada na vasta
bibliografia analisada, teve-se os instrumentos
necessários para tecer considerações relevantes para
elucidação do tema.
Como algumas considerações acerca do estudo,
pode-se perceber que as mudanças no contexto
sócio-econômico vêm acarretando o aumento das
atribuições profissionais da secretária, sendo
necessário um repensar sobre os novos pré-requisitos
exigidos na sua empregabilidade. Nesse aspecto o
estudo mensura, através do levantamento de campo,
como a secretáriavem buscando o seu aperfei-
çoamento profissional e até que ponto ela recebe o
apoio da empresa nessa reciclagem.
A pesquisa está estruturada nos seguintes eixos:
o contexto social, político, econômico atual, situando
o novo desafio que é ser secretária nesse mundo em
transformação; as especificidades da profissão secre-
tária que é exercida quase que na totalidade por
mulheres, abordando a história, a evolução da carrei-
ra, e como a secretária vem reconstruindo a sua pro-
fissão através de novas atitudes; as exigências do
novo mercado de trabalho para a profissão, alguns
pré-requisitos e algumas qualificações que são exigi-
das, e o que conta no momento da contratação; e fi-
nalmente quais são as perspectivas decorrentes do
novo contexto, qual o grau de importância da profis-
sional para o seu executivo e para as organizações e
o que eles esperam e investem na profissão
1 Mudanças Advindas com a
Globalização
Todas as modificações administrativas, decorrentes
da globalização, fizeram com que o papel da secretária
fosse repensado. Hoje, a secretária – assistente
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executiva – tem como papel principal na organização
como um todo assessorar diretamente a um ou mais
executivos; isso numa empresa pública e/ou privada,
devendo planejar, organizar e dirigir os serviços
atribuídos que envolvem várias funções, como: redigir
e interpretar textos profissionais (inclusive em outros
idiomas); registrar e distribuir expediente; avaliar a
correspondência e despachá-la; planejar, organizar e
participar de visitas, reuniões e eventos; recepcionar
visitantes; realizar contatos externos; facilitar a
formação de equipes; manter equipes motivadas e
facilitar o relacionamento das chefias com os
subordinados; intermediar relacionamentos entre
empresas, clientes externos e internos; coordenar
informações.
A flexibilidade, a competência e o conhecimento
são três qualidades indispensáveis aos recursos
humanos de qualquer organização, em um mundo
de rápida troca de informações. Os indivíduos que
possuem essas qualidades estão preparados para
novo jogo, enfrentam desafios. São capazes de
resolver sozinhos seus problemas. Os valores em
vigência são: tolerância, competência, flexibilidade,
espontaneidade, criatividade, escolhas, liberdade,
iniciativa, autoconfiança. Os profissionais devem ser
práticos, imaginativos, sabendo romper barreiras. No
trabalho a tarefa é encarada como parte de um todo,
devendo ser executada com equilíbrio, funcio-
nalidade, com técnicas inovadoras, agilidade organi-
zacional, comunicação rápida e clara, acesso livre
aos recursos que necessitar, liberdade de criação e
de tentativas.
2 Desenvolvimento da Inteligência
Emocional
Um outro aspecto significativo ao exercício da
profissão de secretária, como em qualquer outra
profissão da atualidade, é o desenvolvimento da
inteligência emocional, procurando dar destaque às
aptidões emocionais como: autoconsciência, controle
das emoções, automotivação, empatia e capacidade
para lidar com a emoção do outro. Esses domínios
são interdependentes e derivam da capacidade
intrapessoal e interpessoal, que por sua vez são
essenciais na comunicação humana. Através do
entendimento destes conceitos, há a compreensão
da dinâmica da inteligência emocional e um melhor
uso dessa.
É muito importante o entendimento do processo
da comunicação; de um lado estão nossos conteúdos
internos (intrapessoais); do outro lado esta o mundo
externo e nossa percepção desse meio ambiente
(interpessoal); a somatória disso dirige nossas ações.
Saber dosar as aptidões emocionais e a racio-
nalização é um dos desafios para gerenciar pessoas
e processos na atualidade, bem como as transições
e mudanças de paradigmas. Tomar consciência,
avaliar, controlar e monitorar as emoções em
benefício da vida afetiva, familiar, social e comu-
nitária, torna as pessoas mais inteiras e equilibradas,
rumo à “qualidade total de vida”.
A empatia, no relacionamento interpessoal, tem
seu significado pertinente ao relacionamento humano.
É considerada como elemento essencial de todas as
relações interpessoais sadias. É uma aptidão emo-
cional indispensável para manter elevada a qualidade
de nossos relacionamentos pessoais ou profissionais.
As relações entre as partes envolvidas não se desen-
volverão se não estiverem calcados na “empatia”.
Tendo desenvolvido autoconsciência, controle emo-
cional, automotivação e empatia, os indivíduos estão
aptos para conhecer e impulsionar os sentimentos
de outra pessoa, e ter sucesso nos relacionamentos
(WEISS, 1996).
As relações interpessoais são mais destacadas na
profissão, do que as habilidades técnicas. Portanto
a secretária deverá perceber o seu ambiente, adaptar-
se à filosofia e cultura da empresa agindo e compor-
tando-se de acordo com a situação e o contexto. As
etapas para o alcance do respeito profissional no
trabalho, consistem em conhecer as principais
emoções que envolvem a consciência do profissional,
que passa a reconhecer e dar a devida importância
àquilo que vê, ouve e sente em relação a si próprio e
aos outros.Quanto mais clara e direta a relação,
melhor será o desempenho. A postura transparente
é fundamental para quem deseja trabalhar com
pessoas que encaram a profissão com seriedade,
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pensando também em auxiliar outras pessoas a
crescer profissionalmente. A satisfação pessoal de
tentar fazer alguém feliz, realizando um trabalho de
qualidade, é gratificante.
3 História, Carreira , Evolução, Poder
e a Secretária na Sociedade Atual
As secretárias surgem das mais variadas profissões
e mesmo sem formação específica, tornam-se secre-
tárias, tendo em vista a enorme capacidade de flexi-
bilidade das mulheres.
Cada profissional dessa área vai formulando seu
conceito de acordo com a própria experiência pessoal,
não havendo um padrão exato para conceituar a
profissão, mas destacam-se como requisitos: o saber
o momento certo de apresentar os problemas ao
executivo, sem deixá-lo irritado; estar sempre pronta
para enfrentar novo desafio, ultrapassando barreiras
e evitando conflitos no ambiente de trabalho; ter
visual agradável, pois beleza e inteligência são
consideradas como características importantes;
suportar hierarquia; possuir o equilíbrio entre as
qualidades pessoais e as técnicas adquiridas, para
delinear um perfil ideal.
Consideradas “mulheres”, através da teoria de gê-
neros, as secretárias não se encontram mais
discriminadas nem isoladas enquanto indivíduo-
mulher, mas sim fazem parte de uma categoria mais
ampla de indivíduos que se encontra historicamente
regulamentada, normatizada, enquadrada, sendo
detentora de direitos sociais.
A aparente submissão da secretária, considerada
anteriormente como uma intrusa no mundo dos
negócios, antes ocupado somente por homens, hoje
segue as conquistas da sociedade ocidental, perpe-
tuada pelas práticas sociais emancipatórias em
relação ao trabalho da mulher, o que faz desta, uma
classe em ascensão, numericamente expressiva e
de características muito peculiares.
A profissão secretária teve início com o escriba
egípcio, treinado para escrever ou gravar hieróglifos
e servia de intermediário entre o poder público e o
povo. Desfrutavam do conhecimento da escrita,
circulavam livremente entre a classe dominante. A
arte de secretariar já existia na antiguidade da
civilização egípcia. Com a Revolução Industrial (por
volta de 1760) às mulheres ainda eram reservadas
funções mais desqualificadas.Durante as grandes
Guerras Mundiais, devido à falta de força de trabalho
masculino, empresas começaram absorver o trabalho
feminino e era fundamental saber datilografar para
registrar e anotar importantes decisões empresariais
que estavam sendo tomadas. Em 1935 oficializou-
se o termo secretária, pois já não era só datilografar
a sua tarefa, acumulava tarefas de: arquivar, anotar
recados, receber e efetuar ligações telefônicas, entre
outras. E com o passar do tempo os chefes passaram
a delegar às secretárias as tarefas de responder cartas
comerciais; começou-se a exigir dela maiores conheci-
mentos técnicos. Ela passou a administrar a agenda,
a receber e encaminhar visitantes e até a “dar
palpites” em decisões gerenciais. A partir de então
se tornou atividade quase exclusivamente feminina,
com exceção da área pública, ocupada por homens.
É uma das profissões mais efetivas e atraentes na
área econômica; há espaço para o enriquecimento
do trabalho sem vínculo com nenhum ramo de
atividade específico; ela poderá secretariar qualquer
departamento em organizações dos mais variados
ramos de atividades. Entretanto, a profissão secre-
tária tem uma contradição interna: é exigido muito
trabalho e o salário é pequeno.
A secretária também tem o desafio de aceitar e
aprender a dinâmica da mudança, desenvolvendo
novas formas de pensar e agir, traçando novos obje-
tivos e estratégias, sendo alvo do processo de mudan-
ça no novo ambiente empresarial. A burocracia deve
deixar de ser um entrave, as decisões precisam ser
mais rápidas e as hierarquias diminuídas.
A secretária vem se tornando assistente qualificada
de alto nível, quando possui as qualificações chaves:
organização das técnicas de trabalho; pensamento
empresarial; técnicas de gerenciamento; comunica-
ção; trabalho em equipe; psicologia; criatividade;
know-how intercultural; conhecimentos técnicos
avançados com novas tecnologias, (programas de
computador), ter consciência e envolvimento com o
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trabalho, ter objetivos explícitos, otimizar o tempo
para um melhor rendimento, ser receptiva oferecendo
e buscando orientação quando necessário, superar
e fazer sempre melhor suas atividades, ser pró-ativa,
criativa, estabelecer metas e desafios, separar vida
pessoal da profissional, combinar razão e emoção,
lidar bem com os próprios sentimentos e emoções,
conhecer o seu ambiente para entender tudo o que
acontece à sua volta, aprender e desenvolver suas
habilidades. Por fim, deve procurar na educação, no
estudo e na prática a melhor forma de continuar
desenvolvendo-se pessoal e profissionalmente.
As fusões e incorporações das empresas levam
seus colaboradores a conviver com culturas
diferenciadas, modificando as crenças, os valores
individuais, e, conseqüentemente, suas atuações
enquanto profissionais. Sendo assim, uma gestão
secretarial eficaz torna-se cada vez mais necessária.
A valorização do trabalho da secretária depende
de sua própria postura adotada. A forma como a sua
presença e atuação são desempenhadas ao lado do
executivo são fundamentais; nesse sentido, ela terá
oportunidade de enquadrar sua personalidade ao
ritmo de trabalho desenvolvido por ele, bem como
dividir algumas responsabilidades, aliviando-o, assim,
das sobrecargas de serviço.
A relação entre executivo e secretária envolve o
exercício do poder. A secretária é um importante
centro de comunicação e informação, ponto de
passagem de muitas pessoas, clientes internos ou
externos. Detém consigo poder significativo, em
virtude da enorme gama de informações que passam
por ela, dando-lhe um saber diferenciado, e que se
ela não souber utilizá-lo, poderá ser até antiética.
Nessa função exercerá o papel de relações públicas
utilizando-se das regras de etiqueta, levando em conta
sua aparência, sua expressão oral, sua forma de se
relacionar com os outros, sua maneira de conduzir o
trabalho secretarial, representando os relaciona-
mentos internos e externos de seu executivo e de
sua empresa (MAERKER, 1998).
4 Identidade da Secretária: É uma
Profissão Intelectual? Qual o seu
Papel Profissional?
Entende-se por intelectual, todas as atividades
ligadas a tudo que tratar da percepção, reflexão,
compreensão, aprendizado, inteligência e que se
opõem às atividades físicas e manuais. Pode-se então
afirmar que a profissão de secretária é intelectual.
Todas as tarefas por ela desenvolvidas estão ligadas
ao raciocínio, à inteligência, à percepção, para tomada
de atitudes e decisões, para um desenvolvimento de
trabalho eficaz, com responsabilidade, qualidade, no
trato com pessoas de todos os níveis sociais e hierár-
quicos. Desse modo, é necessária a intelectualidade
no seu desempenho profissional.
A intelectualidade é desenvolvida através dos
conhecimentos adquiridos em leituras, nos estudos,
e também através da experiência ao longo da vida.
A secretária que está permanentemente ligada na
atualidade, que busca através da educação, do
conhecimento, de cursos, de palestras aprimorar-se
aperfeiçoando o seu desenvolvimento, obterá
sucesso na profissão, e seus propósitos profissionais
serão alcançados com maior eficácia.
Seu propósito profissional está ligado ao seu desen-
volvimento pessoal. Solidificar-se-á de acordo com
a postura por ela adotada, como também a forma
como investe na carreira. Seu objetivo é realizar um
trabalho com qualidade que satisfaça à sua persona-
lidade, seus objetivos e seus anseios. Ele assim será
recompensado pelo reconhecimento das pessoas para
quem o realiza, como também através de bons
salários, garantindo-lhe a segurança e recursos
suficientes para o seu contínuo aperfeiçoamento.
5 Como a Secretária Vem
Reconstruindo a Sua Profissão
Percebe-se que está havendo uma mudança de
identidade, um maior comprometimento, posiciona-
mento, postura, abandono da submissão no exercício
da profissão.
É cada vez mais importante cuidar da carreira com
atenção, planejamento e carinho, como se fosse um
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“negócio” próprio. É imprescindível aprender que o
mundo atual convida a todos a serem empregáveis,
e isso nada mais é que reunir permanentemente as
competências necessárias para atender as contínuas
exigências do mercado de trabalho.
O novo profissional deve ser uma pessoa respon-
sável pelo próprio desenvolvimento. Ser extrema-
mente ativo, questionador, não aceitar passivamente
nenhuma atitude imposta, expressando suas opiniões
de forma clara. O mercado de trabalho procura por
profissionais que aceitam desafios, o empreendedor
que não tenha medo de propor inovações na hora de
resolver problemas da empresa. Sua real participação
nos negócios e a interação, é que geram o prazer de
trabalhar. O novo profissional é aquele que se preo-
cupa em acompanhar o mercado de trabalho, planeja
sua carreira passo a passo, atualizando-se sempre e
buscando qualidade de vida. Deve ter vida saudável,
com relativo espaço para o lazer e a cultura geral,
além do equilíbrio entre mente e corpo (MAERKER,
1998).
Em época de globalização, não se pode dizer que
um profissional deva ser tão somente especialista
ou mais generalista. Ele deve possuir características
positivas de ambas as posições. Todo profissional
deve conhecer sua área em detalhes, ser especialista,
mas deverá entender as conexões entre todas as
áreas, ser um generalista para decidir com eficiência
entre soluções de problemas que envolvem mais de
uma área. Ele deve ser flexível, ter poder de abstra-
ção, entender os problemas na sua totalidade,e saber
que os problemas interagem entre si; é parte de um
todo, “um processo”.
A criatividade é um fator diversificador que possi-
bilita expor sua individualidade, ou seja, aquilo que a
torna diferente dos outros; às vezes uma idéia simples
pode ajudar a resolver um grande problema.
Assim sendo, a secretária tem o desafio de ser
multifuncional assumindo novos papéis gerenciais.
As tendências mundiais em relação à carreira de
secretária estão atreladas ao seu “marketing” de
relacionamento, quando sabe lidar com o inatingível,
tomando decisões, sabendo julgar, sendo respon-
sável, leal, sincera, cooperadora, estável, persuasiva,
confiável, amistosa, adaptável, flexível, paciente,
com a mente aberta, capacidade de comunicação,
inteligência social, capacidade e organização,
sensibilidade para lidar com grupos de pessoas, e
entusiasmo pelo trabalho.
As habilidades gerenciais da secretária estão se
concretizando em alguns casos, em virtude da
versatilidade que ela possuí em assumir novos
desafios. A vontade de aprender, adquirir novos
conhecimentos e aprimorar as suas ferramentas
profissionais, demonstram o comprometimento com
a profissão.
A secretária atual vem procurando estabelecer o
fortalecimento dos elos do trabalho de equipe.
Compromete-se na veracidade e exatidão das infor-
mações que ela busca e fornece, como também com
a qualidade no atendimento ao seu público interno e
externo. Seu trabalho é desenvolvido através do
estabelecimento de metas para que sejam alcançado
os objetivos propostos por sua organização. E está
sempre preparada para internalizar mudanças repen-
tinas e inovações tecnológicas em grande escala
(MAERKER, 1998).
A secretária é colaboradora ativa, conhece de perto
os diversos setores da empresa, detectando e
corrigindo distorções, implementando soluções. É
multifuncional no dia-a-dia, ampliando seu poder de
ação e de compreensão do que realmente agrega
valor. Consegue ser capaz de determinar, quais são
as metas diárias e o que está sendo buscado, tanto
para seu executivo, em particular, como para sua
organização.
6 A Questão da Comunicação
De todas as qualificações exigidas para a profis-
sional neste século, a boa comunicação parece
ganhar destaque especial, pois nela estão centradas
as atividades fundamentais da secretária. Apesar
dessa qualificação não ter sido citada expressamente
pelos executivos entrevistados, está na base das
outras qualificações que a secretária precisa possuir.
A comunicação é um campo vasto para ser abor-
dado. Começando por ter a capacidade para ser
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ouvida e ouvir, questionando, esclarecendo e respon-
dendo dúvidas, independente dos níveis hierárquicos,
produzindo com qualidade apresentações por escrito,
verbais, etc. O profissionalismo, no que ele tem de
mais universal, diz respeito ao saber pensar, através
do entendimento do que se leu e escreveu, se comu-
nicando e interpretando a regra, sabendo conviver
com a exceção.
A comunicação é uma das ferramentas mais
importantes de produtividade; estrategicamente é
uma das peças fundamentais para ser competente.
A secretária mantém um elo de comunicação entre
seu executivo e sua equipe. Atualmente, a secretária
precisa saber se comunicar também em outros
idiomas, para manter conectividades com outros
mercados globais. A forma como a secretária se
comunica determinará a qualidade de sua vida
profissional, pessoal e emocional. Todos esses fatores
reunidos, juntamente com o seu equilíbrio, proporcio-
narão à profissional secretária maior credibilidade.
A comunicação é fator fundamental na atualidade,
porque nenhuma empresa sobrevive sem ela e toda
a informação deve fluir facilmente dentro da empresa
para possibilitar uma aprendizagem contínua e de
alto nível. Fluir rapidamente para agilizar processos,
melhorar a qualidade e aprimorar as negociações. O
novo mercado de trabalho, definido pela comunicação
instantânea, necessita de profissionais altamente
capacitados para dar assistência e assegurar o fluxo
de informações de maneira eficiente (KITAHARA,
2001).
As empresas dependerão da capacidade e habili-
dade técnicas e interpessoal da secretária, com
funções de assistente executiva e assistente admi-
nistrativa; esse profissional irá coordenar e facilitar a
comunicação entre os membros de grupos cada vez
mais móveis, flexíveis e dinâmicos.
Dentre os vários tipos de comunicação, a inter-
pessoal, é hoje a que mais agrega valor nas corpo-
rações. Tem ação direta entre dois ou mais indivíduos,
por várias maneiras; frente a frente, por corres-
pondência, por equipamentos de telecomunicações,
pela Internet. Como resultado de todas as mudan-
ças globais, quem não souber se comunicar , como
também interagir em equipe, não chegará a nenhum
lugar.
A comunicação engloba o falar bem e redigir
corretamente. Essas são exigências fundamentais
para exercer a função e ser uma boa secretária, como
também dominar outros idiomas. Assim sendo, como
a secretária é o elo de ligação entre o seu executivo
e os demais, esta deverá dominar a arte de comunicar-
se corretamente, para receber e transmitir as infor-
mações, ordens e mensagens.
Outro aspecto diretamente ligado à comunicação
é o saber ouvir, habilidade que exige concentração e
esforço, com atitude interativa, mostrando interesse
pelo assunto que o interlocutor estiver desen-
volvendo, prestando atenção e envolvendo-se por
inteiro na conversa. Escutar é o mais importante papel
das habilidades de comunicação no cargo de secre-
tária; entretanto, para que haja a comunicação é
necessário que alguém fale e outro escute. A
secretária deverá procurar o significado verbal e não
verbal de tudo o que ocorrer à sua volta. Deixar que
a outra pessoa fale sem interrupções, repressões,
defesas, avaliações ou análises do que está sendo
dito. Através da concentração haverá a absorção da
mensagem.
A fala é a habilidade mais evidente que a comu-
nicação engloba. A fala é o domínio da língua, da
gramática, do vocabulário, da voz correta, da organi-
zação das idéias, do livre pensamento, do conteúdo,
da forma e do foco em quem está ouvindo. A arte de
falar abrange também outros elementos: o que você
não diz; a expressão corporal e facial transmitem
sem palavras; a forma como as idéias são organizadas
e apresentadas, as palavras utilizadas, o domínio da
gramática básica. Enfim, é a maneira como é dirigida
uma mensagem ao interlocutor. Falar compreende
dimensões físicas e biológicas (LINKEMER, 1999).
Dentro dos aspectos físicos do falar, incluem a
voz, o ritmo e o volume no qual se fala, sua ênfase,
seu tom e expressão, a pronúncia, os padrões do
discurso, e as idiossincrasias verbais que nunca se
ouve, mas podem causar espanto aos ouvintes.
Hoje as secretárias devem ser capazes de construir
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O Novo Perfil da Secretária Executiva
um texto baseado em instruções superficiais, não
necessariamente palavra por palavra, por estarem
conectadas com tudo o que ocorre em seu ambiente
de trabalho, o que permitirá desenvolver a abordagem
correta sobre o assunto que deverá ser tratado.
Dentro dos aspectos psicológicos, incluem escolha
das palavras e modo como estas são usadas; as fra-
ses vagas, adjetivos dramáticos demais, afirmações
autodepreciativas e afirmações que terminam com
interrogação ou inflexões crescentes de forma,
parecem mais perguntas do que afirmações.
A comunicação não-verbal acontece através de um
olhar, um gesto, uma postura, do modo de lidar com
o tempo e com o espaço; envolvealgo chamado
imagem, a linguagem do corpo, assim como a
linguagem corporal, a expressão facial, o contato
com os olhos, características da voz, jeito de se vestir
e distância no espaço, fazem parte do universo de
atuação da secretária, pois os “atos valem mais que
palavras”.
Envolve o compreender, ser compreendido – é
impossível compreender sem dominar a arte de ouvir;
é difícil dominar qualquer arte sem desenvolver as
habilidades indispensáveis para tal. Praticar a auto-
avaliação, desenvolvendo uma atitude de escuta,
aprendendo a fazer perguntas inteligentes, descobrin-
do o objetivo de interlocutor e captando mensagens
não verbais, sendo ouvinte eficiente, são desafios
da secretária atual.
7 As Atuais Exigências do Mercado
de Trabalho
As secretárias são recrutadas, conforme a menta-
lidade do executivo que vai atender; não há critérios
muito específicos. Aparentemente, transmite a falsa
impressão de ser profissão fácil de ser exercida e as
empresas exigem requisitos técnicos importantes
para recrutá-las, ou seja, habilidades profissionais
como: anotar e preparar atas de reunião; arquivar,
localizar documentação com rapidez; zelar pela
manutenção das pastas do arquivo; transferir
documentos para o arquivo morto; assessorar no
planejamento das atividades da área; atender a
pedidos de familiares do executivo. Estão também
dentre as funções: atender a visitantes, cobrar
providências em nome da gerência ou diretoria, colher
assinaturas urgentes pessoalmente, conferir docu-
mentos diversos antes da aprovação da chefia,
controlar e coordenar agenda de compromissos,
controlar estoque de material de escritório, coordenar
o trabalho de auxiliares, cuidar da correspondência
desde sua separação, distribuição, redação, digitação,
despacho, efetuar pagamento das contas particulares
do executivo, elaborar listas de controles diversos,
telefones: fazer e filtrar ligações telefônicas em nome
do executivo, anotar recados corretamente, localizar
o executivo que saiu sem avisar, operar fax, organizar
arquivo, organizar e atualizar fichário ou agenda da
lista de endereços e telefones, organizar compro-
missos do executivo, organizar e convocar reuniões,
preencher formulários, preparar relatórios, cartas, etc,
procurar documentos para o executivo que não os
encontra, recepcionar pessoas que se dirigem ao
setor, redigir cartas, memorandos, etc, registrar e
controlar empréstimo de documentos, reservar hotéis
e passagens, secretariar reuniões, selecionar corres-
pondência, tirar xerox, organizar eventos, etc.
Devido à grande variedade de tarefas, alto grau de
conhecimento técnico em sua área de atuação, a
secretária deve possuir valores pessoais vitais, como:
boas maneiras, capacidade de se relacionar, respon-
sabilidade, discrição, franqueza, sinceridade, hones-
tidade, amabilidade, confiabilidade, lealdade, espon-
taneidade, ser uma grandiosa mulher, não por sua
aparência e sim por sua essência. A pesquisa apurou
alguns resultados pertinentes às exigências atuais
do mercado de trabalho para a função secretarial,
sob a ótica de algumas secretárias, conforme segue:
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Manuela Aparecida Nalio Ramos
Exigências atuais do mercado trabalho para função secretarial
cultura,idiomas,relacionamento interpessoal, postura, atualizações 11 47,83
idiomas, polivalência, ética, dedicação, boa aparência, informática 2 8,70
experiência, habilidade, trabalho em equipe, flexível a mudanças 2 8,70
inglês,informática,curso superior, experíencia 3 anos, idade 23-35 2 8,70
Trabalho em equipe, bom atendimento interno e externo 2 8,70
dedicação total 1 4,35
não responderam 3 13,04
TOTAL 23 100,00
Exigências atuais do mercado trabalho para a função secretarial
FONTE: Pesquisa realizada no 2º semestre 2002.
cultura,idiomas,relacionamento
interpessoal, postura, atualizações
idiomas, polivalência, ética, dedicação,
boa aparência, informática
experiência, habilidade, trabalho em
equipe, flexível a mudanças
inglês,informática,curso superior,
experíencia 3 anos, idade 23-35
trabalho em equipe, bom atendimento
interno e externo
dedicação total
não responderam
50,00
40,00
30,00
20,00
10,00
–
Na opinião de cerca de 47,83% das secretárias,
funções como: cultura, idiomas, relacionamento inter-
pessoal, postura, e estar atualizada são as exigências
para o atual mercado de trabalho. Cerca de 8,7% de
secretárias consideram idiomas, polivalência, ética,
dedicação, boa aparência e informática como exigên-
cias para o novo mercado. São seguidas de aproxima-
damente 8,7% das demais que consideraram a
experiência, habilidade, trabalho em equipe, ser flexí-
vel a mudanças também exigências para atuar no
mercado como funções importantes. Os demais da-
dos apresentados poderão ser examinados e interpre-
tados conforme demonstra a tabela.
Hoje, para exercer a função são exigidos: curso
superior, inglês fluente, conhecimento e desembaraço
em informática, postura profissional, experiência nas
técnicas operacionais aliada à maturidade ideal reque-
rida para o cargo, boa aparência, etc. Compara-
tivamente a outras profissões, os salários não con-
dizem com os requisitos exigidos. Dela é exigido
muito e oferecidos baixos salários, fator que persiste
desde os tempos remotos, quando a mulher era mão-
de-obra muito mais barata que o homem.
Intelectualmente são exigidos: iniciativa, maturi-
dade, bom senso e análise crítica, habilidade inter-
pessoal elevada, facilidade de relacionamento inter-
pessoal. Nesta profissão é necessário o envolvimento
psicológico, para que não haja interferências e/ou
limitação com os resultados do trabalho. A secretária
deve estar antenada com tudo o que acontece à sua
165
Revista PIBIC, v. 1, n. 1, p. 155-168, 2004
O Novo Perfil da Secretária Executiva
volta, como questões relacionadas à empresa com
notícias lidas em jornais, revistas, etc, para munir
seus executivos dessas informações. Muitas secre-
tárias afirmam que é preciso um talento vocacional
e dedicação do seu tempo livre para fazer cursos de
reciclagem.
A empatia – identificar-se com outra pessoa e assu-
mir seu “modo de ser e de agir”, é o complemento
necessário à secretária. A experiência também é um
requisito muito solicitado, aliado à maturidade ideal
requeridos para o cargo.
Na atualidade, coloca-se um novo significado para
o que seja “competência”; é um novo conceito, muito
mais amplo, que valoriza cada pessoa de acordo com
suas qualidades mais profundas, representada pelo
conjunto de características do indivíduo, não facil-
mente percebidas, que precisam ser buscadas em
uma análise profunda de cada um e que distinguem
um profissional de outro. Aquele que não conhece
suas próprias competências terá inúmeras difi-
culdades de colocar-se em um mercado de trabalho
cada vez mais exigente.
Para que a competência da secretária se torne
realidade é necessário um redirecionamento geral,
dando prioridade ao auto-conhecimento, o grande
laboratório para repensar e redescobrir a si mesmo.
É muito importante entender o novo significado da
palavra competência, já que ela permite compreender
os novos requisitos que tornam um profissional
perfeitamente integrado às atuais exigências da nova
era. O mercado de trabalho busca com enorme
interesse profissionais que já despertaram para esse
novo contexto e que por isso se destacam dos
demais.
Os novos requisitos estão interligados e não per-
tencem exclusivamente a uma área do saber. É
importante destacar que essas características tam-
bém estão em sintonia entre si e formam um todo
harmonioso, portanto, um profissionalcompleto. São
elas: domínio de idiomas – área intelectual; aptidão
para o trabalho em equipe, ser afetivo, te vida familiar
estruturada – área social e psicológica; saber formular
questões – área intelectual e psicológica; atividades
paralelas como arte, ginástica, religião – área social,
corporal e espiritual; senso de humor – área psicoló-
gica e corporal; abertura ao aprendizado constante,
o equilíbrio do quociente técnico/emocional e ser
responsável pelo seu desenvolvimento – todas as
áreas. São esses atributos, os desafios da profissão,
o projeto dos que buscam corresponder às exigências
do mundo atual.
A secretária bem preparada deverá ter algumas
habilidades essenciais administrativas, de plane-
jamento, de organização profissional e pessoal, além
das habilidades de liderança. O desenvolvimento e
progresso profissional estão alinhados à tecnologia,
com conhecimentos gerais abrangentes e domínio
de outros idiomas. No mercado de trabalho hoje, a
profissão apresenta pontos fortes tais como: expan-
são de limites com aumento de responsabilidades; a
mais nova e mais abrangente terminologia de Secre-
tária é Assistente Executiva, Assistente Adminis-
trativa; cargo considerado de alta confiança, com
relativa estabilidade, e bom salário, considerando-se
o padrão brasileiro.
A profissional secretária participante do processo
de globalização desenvolve e aprimora diariamente
suas habilidades de comunicação. Ela é a navegadora
de informações, freqüentemente interpretada e tradu-
zindo a multidiversidade de culturas e linguagem,
sendo o elo entre a tecnologia e a realidade, e poderá
desenvolver tudo isto, através da educação contínua,
percebendo cada desafio como uma oportunidade
para demonstrar suas habilidades em face de uma
economia global. Independente de fusões, aquisições,
reengenharias, ele continua a ampliar seu conheci-
mento do mercado de trabalho em nível global,
continua a contribuir para a realização dos objetivos
e sua empresa, produzindo mais, com menor custo
e rapidamente.
8 As Secretárias Investem na
Profissão?
Segundo dados da pesquisa realizada, a secretária
procura investir na sua profissão conforme o
levantado na tabela que se segue:
166
Revista PIBIC, v. 1, n. 1, p. 155-168, 2004
Manuela Aparecida Nalio Ramos
realidade numa sociedade capitalista em acelerada
transição. As ciências sociais, com o seu arcabouço
reflexivo, proporcionarão à secretária um senso crítico
mais adequado ao papel que representa e desenvolve
no mundo corporativo. Suas atitudes dependerão de
como ela vê e entende o mundo que a cerca. O ser
humano é dotado de inteligência e sensibilidade, mas
precisa aprender, através da educação, através do
conhecimento a lidar com a realidade, com as próprias
emoções e a dos outros. Precisa estar inserida num
contexto global, e não pode conhecer só aquele
espaço delimitado dentro do escritório; precisa ter
visão global e opinião formada a respeito de tudo o
que se passa no mundo, desde o assunto mais
simples ao mais complexo. Para completar o seu
trabalho de assessoria ao executivo que atende, a
secretária precisa aperfeiçoar-se desempenhando um
papel mais intelectualizado.
A secretária investe na profissão realizando
Leitura, cursos na área 8 34,78
Cursos português e inglês 4 17,39
Curso superior e curso na área 7 30,43
Curso superior e inglês 4 17,39
TOTAL 23 100,00
FONTE: Pesquisa realizada no 2º semestre
A pesquisa obteve as seguintes respostas: 34,78%
das secretárias entrevistadas investem na profissão
através de leitura e cursos na área, cerca de 30,43%
cursam o ensino superior e realizam cursos na área
secretarial, seguidas de 17,39% que cursam o ensino
superior e inglês, e os 17,39% restantes realizam
cursos de português e inglês. Percebe-se que de
maneira geral, todas procuram alguma forma de
atualizarem-se, ou serem empregáveis.
O mundo desenvolveu-se tecnologicamente com
muita rapidez, todos precisaram se desenvolver,
principalmente a secretária, porque precisou aprender
a manusear os equipamentos que a automação de
escritórios vem lhe apresentando.
Percebe-se que a secretária relegou ao segundo
plano a qualidade em termos da educação sócio-
instrucional e atualização da realidade moderna. Ela
precisa entender e aprender a conviver com a nova
leitura, cursos na área
cursos português e inglês
curso superior e curso na área
curso superior e inglês
35,00
30,00
25,00
20,00
15,00
10,00
5,00
–
167
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O Novo Perfil da Secretária Executiva
Todos os cidadãos, inclusive as secretárias devem
aceitar e aprender a dinâmica da mudança, desenvol-
vendo novas formas de pensar e agir, buscando no-
vos objetivos e estratégias. A secretária é parte do
processo de mudança no novo ambiente empresarial,
e precisa estar consciente disso.
Conclusão
Com os dados levantados e analisados na presente
pesquisa, pode-se dizer que a construção do perfil
ideal de secretária é possível de se efetivar, desde
que haja muita dedicação por parte das profissionais
que pretendem seguir essa trajetória.
O mundo globalizado, capitalista, tecnológico e
competitivo, exige hoje muito mais competência e
habilidade de qualquer profissional. Como em qual-
quer profissão, é preciso dedicar tempo e dinheiro
para uma formação profissional condizente com o
que o mercado está exigindo.
No decorrer da pesquisa, foi possível observar que
a secretária deve acompanhar toda a mudança em
conjunto com as demais profissões burocráticas,
acrescida de especificidades relacionadas ao papel
da secretária, no que se refere a aspectos pessoais
no âmbito do crescimento pessoal, emocional,
psicológico. O diferencial que a secretária precisa
ter está atrelado à maturidade, ao tempo que ela
exerce a profissão no mercado de trabalho, ao seu
desenvolvimento como ser humano, à sua história
de vida, aos seus projetos vinculados com aquilo
que sempre buscou, com as qualidades que possuí
em querer ajudar as pessoas em resolver seus
problemas de maneira objetiva e organizada.
Assim sendo, a secretária precisa saber lidar com
as dificuldades de relacionamento entre as pessoas
nos mais diferentes níveis hierárquicos ou sócio-
econômicos, com as exigências dos executivos e
demais colegas, pois esses fatores vão repercutir
em um trabalho de equipe com desempenho favorável
que atenda aos interesses do executivo e da empresa
para os quais ela atende e trabalha.
Acredita-se que a secretária poderá adquirir um
perfil condizente com as exigências, se possuir habi-
lidades e valores adquiridos na educação de ensino
superior, que ministrem disciplinas que valorizem o
relacionamento humano e o entendimento da socie-
dade como um todo a partir do cidadão, tanto quanto
as habilidades técnicas que poderão ser adquiridas
em cursos específicos (informática, idiomas, técnicas,
documentação, etc).
Percebe-se que a secretária possui a consciência
da necessidade de investir no seu novo papel, em
função do novo perfil ora exigido no mercado de
trabalho, mas que também há uma dificuldade em
termos financeiros para investir na profissão.
Existe uma dificuldade no delineamento de um perfil
ideal, haja vista as mais variadas atividades que as
empresas desenvolvem; mas, de uma maneira geral,
a secretária precisa possuir grau de cultura elevado
para acompanhar os novos diálogos, e entender as
mudanças pelas quais o mundo vem passando. Perce-
be-se que existe a necessidade para aceitar e ser
flexível às mudanças e ser também capaz de mudar
ou interferir em tais mudanças.
O mercado de trabalho espera uma profissionalcom competências administrativas em grau elevado,
capaz de gerenciar, tomar decisões, comandar
equipes, representar seu executivo, falar outros
idiomas com fluência, dominar a comunicação de
uma maneira geral, sabendo entender todo tipo de
linguagem desenvolvida, escrita, oral, gestual, etc.,
que conheça e compreenda o seu ambiente.
As secretárias que se submeteram ao questionário
da pesquisa enumeraram algumas exigências em
relação às transformações do mundo interferindo na
prática secretarial e 30,43% delas responderam que
o aperfeiçoamento, a atualização, a polivalência e
diversificação são exigências do atual mercado,
seguidas de outras respostas que incluem um melhor
desempenho global, autonomia, tomada de decisões,
responsabilidades gerenciais, versatilidade, flexi-
bilidade, ampliação de conhecimentos, agilidade.
Observa-se que a secretária necessita ter uma forma-
ção completa, ela precisa ser uma super-mulher e
super-profissional. Deve ser generalista, mas também
ser detalhista, saber observar o que dela está sendo
exigido numa determinada situação ou determinado
168
Revista PIBIC, v. 1, n. 1, p. 155-168, 2004
Manuela Aparecida Nalio Ramos
Acredita-se que algumas profissionais sentem
alguma dificuldade em estruturar sua identidade
profissional face às exigências das novas relações
dominantes. É exigência da profissão estar
acompanhando essas transformações e estar a
serviço desta relação dominante. Entretanto, essas
dificuldades poderão desaparecer com o passar do
tempo, o que poderá possibilitar o estreitamento do
relacionamento, permitindo a confiança, a maturi-
dade, a compreensão, a reflexão, e a consciência
em traçar objetivos e seguir uma trajetória de carreira.
A secretária precisa manter sua auto-estima em
grau adequado, para motivar-se em construir um perfil
ideal. O perfil adequado à sua personalidade que vá
ao encontro do perfil exigido para desempenhar a
função que lhe é atribuída atualmente. O perfil ideal
é aquele que engloba todas as habilidades eviden-
ciadas na decorrente pesquisa, mas esse precisa
possuir a marca pessoal de cada profissional, a sua
identidade construída com uma certa dose de busca,
paixão pelo que faz, dedicação e amor ao trabalho.
contexto, correspondendo em tempo, com presteza,
eficiência e eficácia.
Fazendo uma comparação e retrospectiva da evo-
lução da profissão, veremos que aquela profissional
do passado que se limitava a datilografar, atender
telefonemas, e ser submissa aos seus superiores,
está somente na memória de alguns. A profissão
caminhou e acompanhou a trajetória e a evolução
da mulher como um todo. Aos poucos foi con-
quistando o seu merecido lugar de mulher: dinâmica,
culta, evoluída, com capacidade, habilidades e fibra
de mulher pronta para enfrentar os desafios do novo
mundo, dentro da família, nas organizações e no
mundo como um todo.
A evolução da profissão acompanhou a perfor-
mance da mulher na sociedade, apesar de haver ainda
uma discreta submissão perante aos executivos, que
vai se dissipando, diante da necessidade de se viver
e trabalhar em equipe no mundo globalizado.
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