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48 Unidade II Unidade II 3 GESTÃO ESTRATÉGICA No século IV a.C., o general e filósofo chinês Sun Tzu escreveu um tratado militar intitulado A arte da guerra, composto por 13 capítulos, cada um versando sobre manobras e táticas estratégicas para serem utilizadas durante uma guerra, com o objetivo de chegar à vitória. Esses ensinamentos tão antigos perduram até os nossos dias por englobarem, na estratégia de guerra, a importância do fator humano ao enfatizar que a principal arma para ganhar uma guerra é a postura, a inteligência e o discernimento do general que comanda os batalhões. É um livro que pode ser considerado um tratado de filosofia, cujas lições, por sua clareza e pertinência, passaram a ser utilizadas em inúmeras outras situações. Segundo Sun Tzu (apud APRENDENDO…, 2017), o bom general precisa, inicialmente, conhecer a si mesmo e ao inimigo, para poder comparar e avaliar quem é superior naquele momento e naquela situação: Por essas razões, o general sábio pondera, pesa o que há de favorável, de desfavorável, e decide o que é mais acertado. Ao levar em conta o que é favorável, torna o plano executável; ao levar em conta o que é desfavorável, soluciona as dificuldades. Assim também o gestor estratégico deve conhecer sua empresa e seus concorrentes, quais são as falhas e os acertos de ambos e adotar uma das máximas de Sun Tzu, de que o objetivo da guerra é a paz. Qual é a paz que o gestor estratégico procura? É manter a empresa no caminho traçado para alcançar os objetivos determinados, corrigir o curso quando necessário e manter a atenção sobre os concorrentes, evitando uma guerra comercial que pode levar à destruição do negócio. Como ganhar uma guerra empresarial? Ganhando as diversas batalhas que surgirão no caminho. Lima Santos, ex-integrante da Tropa de Elite do Exército Brasileiro e CEO da 5xmais Holding Business, faz a interessante analogia de uma guerra militar com a “guerra” empresarial, assinalando que o mais importante para vencer não são as armas, mas a inteligência e a estratégia (10 TÁTICAS…, [s.d.]). É necessário analisar: • a própria tropa, começando pelo comandante (sócios e CEO) e os soldados (time de colaboradores) – sem um exército forte e preparado, é impossível vencer; 49 ASSESSORIA EXECUTIVA • a estratégia de mercado e o arsenal (qual o modelo de negócios e que armas tecnológicas e estruturais dispomos para lutar); • as forças inimigas (os concorrentes) e a tática que deve ser empregada para ganhar terreno e conquistar o mercado. A partir dessas análises, é chegado o momento de utilizar as dez táticas militares para vencer a guerra empreendedora (10 TÁTICAS..., [s.d.]): • Planeje cada passo e defina a estratégia. • Procure conhecer o inimigo. • Estude o terreno, tenha um mapa e uma bússola (conheça o mercado em que irá atuar) e não entre na batalha sem saber onde está e aonde quer chegar. • Analise os riscos e as adversidades (o cenário econômico, legislação, carga tributária e outros que podem impactar negativamente). • Faça simulações antes de atacar e defina a hora certa de avançar. • Escolhas quais armas irá usar (quais tecnologias vai empregar, como direcionar os investimentos, quais diferenciais desenvolver, quais paradigmas quebrar). • Monte trincheiras para estudar a melhor estratégia, se defender e se preparar para o ataque (crie barreiras de entrada aos concorrentes). • Mantenha seus soldados (colaboradores) disciplinados, engajados e motivados. Procure dar tudo o que precisarem para garantir a sobrevivência; portanto, escute-os. • Forme continuamente a sua tropa, avalie o desempenho a cada embate e retome o treinamento sempre que necessário. • A partir dos insights da tropa, faça a análise dos cenários e seja firme na tomada de decisões para surpreender o inimigo. Um exército sem liderança está fadado ao fracasso. Saiba mais Se quiser conhecer o livro, leia: TZU, S. A arte da guerra. São Paulo: Penguin Companhia, 2019. 50 Unidade II A gestão estratégica não se confunde com o planejamento estratégico, embora ambos se complementem e devam permanecer ligados para obter os resultados almejados. O planejamento formula os objetivos considerando o tipo e tamanho da empresa, suas condições internas, ou seja, forças e fraquezas, a inserção da empresa no mercado naquele determinado país e região e analisa a situação externa, avaliando quais são as ameaças e as oportunidades. A gestão estratégica implementa os meios e traça as estratégias para chegar aonde a empresa quer. Como se vê, o planejamento e a gestão estratégica englobam os mais diversos departamentos da empresa e contam com a participação de todos para atingir suas metas. O papel do gestor é fundamental. Ele deve ser firme e objetivo nas suas ordens e orientações e a ele cabe avaliar as estratégias, reformulá-las de acordo com as mudanças ou ajustes que ocorrem nos objetivos e manter a equipe motivada e unida visando o mesmo fim. Dornelas (2008) propõe uma apresentação que facilita a visualização das forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, reunidas na sigla SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, threats) por meio da “construção de um retângulo dividido em quatro partes, em que as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças são colocadas separadamente em cada parte” (DORNELAS, 2008, p. 155). Segue o exemplo de uma empresa em São Paulo que se propõe “a distribuir, controlar e monitorar através de centrais digitais com alta segurança, o fornecimento de água, gás e energia elétrica para empreendimentos residenciais” (BONETI; VIEIRA, 2002, p. 1). Quadro 10 Análise interna Forças Fraquezas – Conhecimento do mercado – Experiência profissional de todos os sócios reconhecidos em sua área de atuação – Estrutura operacional reduzida resultando em custos menores – Domínio de tecnologia estrangeira habilitando o desenvolvimento de alternativas nacionais – Parceria já montada com fornecedores e clientes – Tecnologia utilizada já ser de domínio público – Limitação de capital de giro e financiamento dos clientes – Falta da implementação da estratégia de marketing por limitação de recursos – Evolução tecnológica dos elementos de controle final não acompanhados pela fabricação nacional – Dependência de insumos importados Análise externa Oportunidades Ameaças – Perspectiva realista da construção de 1 milhão de habitações populares – Aumento dos preços de fornecimento de água, luz e gás superior à inflação, gerando necessidade de economia e de uso racional desses insumos – Tendência da expansão da regulamentação da exigência de medições individuais de água – Proibição do uso de botijões de gás em edificações coletivas – Atuação de poucas empresas focadas neste segmento de mercado – Desvalorização cambial, além da inflação, dos custos de software e hardware – Escassez de financiamento para a construção e reforma de conjuntos habitacionais e condomínios – Resistência na adoção de novas tecnologias por parte das concessionárias de água, gás e energia elétrica Adaptado de: Boneti e Vieira (2002). 51 ASSESSORIA EXECUTIVA 3.1 Conceituando estratégia empresarial Como mencionamos rapidamente anteriormente, de acordo com Fernandes e Berton (2005, p. 11): “Estratégia empresarial é o conjunto dos grandes propósitos, dos objetivos, das metas, das políticas e dos planos para concretizar uma situação futura desejada, considerando as oportunidades oferecidas pelo ambiente e os recursos da organização”. Se nos detivermos nessa definição, veremos que a estratégia empresarial é o próprio cerne da organização, é seu modus operandi, que permeia todas as ações nos diversos departamentos. Estratégia é uma forma de pensar a empresa como um todo, partindo do conhecimento pleno sobre ela e é o que a diferencia e caracteriza como única na sua forma de agir e atuar. Podemos dizer que é o estilo de cada empresa, é como ela se coloca no mercado competitivo. Popularmente falando: é a alma do negócio. Embora a estratégiaempresarial tenha um componente subjetivo resultante da soma do clima organizacional e das diferentes posições pessoais de seus gestores, para que a estratégia se concretize, é necessário que parta de um conjunto de ideias organizadas que expressem os objetivos a serem alcançados e os caminhos e meios para chegar lá. As metas devem ser pensadas e calculadas, mas para atingi-las é necessário que alguém crie as estratégias e as conduza, como um comandante durante a guerra, para voltar à metáfora militar. Esse comandante ou executivo é necessariamente alguém que siga o plano estratégico, conheça como usar as ferramentas necessárias e saiba transformar as metas em desafios motivadores que incitem seus colaboradores a estarem interessados e empenhados em manter a empresa competitiva no mercado. Pensar nas estratégias sempre como um caminho para o sucesso é um erro que ocorre frequentemente. O bom gestor deve delinear seu plano estratégias para os momentos de crise, assim como ser capaz de mudar as metas conforme os objetivos mudarem. Essa é uma função importante da administração estratégica, fazer com que a empresa encontre a resolução dos problemas por meio de um planejamento, que seja flexível o bastante para traçar novas metas para o enfrentamento de uma crise externa ou para minimizar falhas e erros internos que coloquem a organização em situação de fragilidade. 3.2 Departamentalização e atuação estratégica das assessorias executivas O profissional de assessoria executiva atua diretamente com a alta cúpula organizacional, ou seja, o mais alto escalão da empresa, de forma que é de fundamental importância que conheça a estrutura organizacional que, de acordo com o Dicionário Financeiro, “é a forma como uma organização está dividida e hierarquizada. Ela define como é feita a gestão de suas atividades e a comunicação entre seus setores, visando atingir seus objetivos estratégicos” (O QUE É..., [s.d.]). A estrutura organizacional inclui a divisão por setores e as relações entre eles, de modo que o secretário executivo que tiver uma visão sistêmica da empresa poderá compreender o papel de cada departamento, seu lugar na hierarquia, suas atividades, obrigações e necessidades para poder assessorar ativamente os gestores, trazendo informações, conhecimento dos processos, dos limites de cada departamento e a atuação dos gerentes e diretores de cada área para auxiliar os executivos nos processos decisórios. 52 Unidade II Para que a divisão de trabalho aconteça de maneira coordenada e organizada, a departamentalização é um facilitador na organização das atividades, o que leva a uma maior produtividade de cada setor, já seus esforços serão focados em determinados aspectos da estrutura organizacional. Para Chiavenato (2010, p. 136), “departamentalizar significa agrupar órgãos ou áreas em unidades específicas que podem ser chamadas departamentos, divisões, seções etc.”. Os departamentos ocupam hierarquicamente um determinado lugar na estrutura organizacional, indicando como se dão as relações de comunicação entre eles, a abrangência de suas atividades e seu nível de autoridade. A figura seguinte mostra um organograma básico que é a representação gráfica da estrutura organizacional. Diretoria Assessoria executiva Departamento financeiro Departamento de recursos humanos Departamento de marketing Departamento de logística Figura 15 – Organograma básico Esse organograma destaca a posição da assessoria executiva pela proximidade com o cargo mais alto. Nessa posição, o assessor faz a ligação entre os departamentos e a diretoria e, se ele se dedicar a estudar o organograma, entendendo que não é um simples gráfico, identificará o nível e importância de cada departamento, as funções que desenvolvem e as relações com os outros setores. Existem vários tipos de organogramas: alguns simples, outros sofisticados e alguns complexos. O exemplo utilizado, como já foi dito, é o mais básico, porém os organogramas podem apresentar os nomes do presidente da empresa, dos diretores, o nível dentro da hierarquia e outras informações que a empresa considerar necessárias, dependendo de seu tamanho e campo de atuação. Cada departamento tem a sua função e importância dentro da empresa, tomemos, por exemplo, o organograma da figura anterior: • Departamento financeiro: responsável pelo orçamento, ou seja, locação dos recursos, caixa, contabilidade etc. • Departamento de recursos humanos (RH): capacitado para gerir pessoas, recrutar e selecionar o pessoal, treinar e desenvolver. Inclui o Departamento Pessoal, que controla o horário de entrada e saída, faz as contratações e demissões e cuida da folha de pagamento. • Departamento de marketing: responsável por atrair e manter a clientela, planejando e gerenciando a comunicação da empresa, criando campanhas promocionais e analisando sua eficácia, a fim de atender as necessidades do mercado e de seus consumidores. 53 ASSESSORIA EXECUTIVA • Departamento de logística: cuida de processamento de pedidos, armazenamento, embalagem e distribuição do produto até o cliente final. Em relação à estrutura organizacional, toda empresa possui dois tipos de estrutura: formal e informal (OLIVEIRA, 2002). A estrutura formal faz parte da estrutura organizacional. Ela é planejada e está representada no organograma oficial da empresa aprovado pela diretoria. É uma estrutura estável, que deixa claras as responsabilidades de cada cargo, assim como seu nível de autoridade, e determina quais são as lideranças formais. Já a estrutura informal surge da interação social, o que significa que se desenvolve espontaneamente quando as pessoas se reúnem e está ligada a sentimentos e aspectos psicológico. São relações que usualmente não aparecem no organograma e não são reconhecidas oficialmente, pois surgem inevitavelmente em decorrência das necessidades pessoais e grupais dos empregados. A estrutura informal é instável, não está sujeita a controle, costuma ter um líder informal e desenvolve um canal de comunicação próprio (OLIVEIRA, 2002). Os dois tipos de estruturas possuem vantagens e desvantagens conforme aponta o quadro seguinte: Quadro 11 – Vantagens e desvantagens das estruturas organizacionais Estrutura Vantagens Desvantagens Formal – É representada pelo organograma da empresa e seus aspectos básicos – Reconhecida juridicamente de fato e de direito – É estruturada e organizada – Os processos são mais lentos e burocráticos – Dificuldades na integração de grupos sociais, por conta do modelo mais rigoroso Informal – Proporciona maior rapidez nos processos – Complementa e estrutura formal – Reduz a carga de comunicação entre os chefes – Motiva e integra as pessoas na empresa – Desconhecimento das chefias – Dificuldade de controle – Possibilidade de atritos entre pessoas Adaptado de: Oliveira (2002). Observação É fundamental que o profissional de assessoria executiva conheça cada departamento da organização para poder, junto com a alta gerência, trabalhar estratégias empresariais, auxiliando na obtenção do resultado desejado. 54 Unidade II 3.2.1 Tipos de departamentalização De acordo com Chiavenato (2010), a departamentalização pode ser organizada por: • função; • produto ou serviços; • território; • cliente; • processo; • projeto; • matricial; • mista. A maioria das organizações utiliza mais de uma dessas formas, designando uma ou mais funções por departamento, em geral reservando para os níveis hierárquicos mais altos a abordagem funcional. A departamentalização escolhida vai ser aquela que seja mais adequada ao tipo de negócio e às características da empresa. A departamentalização funcional, como o nome indica, reúne em um mesmo departamento os colaboradores que desempenham a mesma função ou funções complementares ou semelhante, como o pessoal de contabilidade com o pessoal da tesouraria e o pessoal de secretaria. No quadro seguinte, encontraremos as vantagens e as desvantagens dessemétodo de departamentalização. Quadro 12 – Vantagens e desvantagens da departamentalização por função Vantagens Desvantagens – Mantém o poder e o prestígio das funções principais – Cria eficiência por meio dos princípios da especialização – Centraliza a perícia da organização – Permite maior rigor no controle das funções pela alta administração – Possui segurança na execução de tarefas e relacionamento de colegas – A responsabilidade pelo desempenho total está somente na cúpula – Cada gerente fiscaliza apenas uma função estreita – O treinamento de gerentes para assumir a posição no topo é limitado – A coordenação entre as funções se torna complexa e mais difícil quanto à organização em tamanho e amplitude – Muita especialização do trabalho Adaptado de: Chiavenato (2010). 55 ASSESSORIA EXECUTIVA Percebemos que a departamentalização por função tem algumas vantagens e desvantagens, assim como em outras abordagens. Caberá, portanto, à alta cúpula pesar os prós e contras para decidir qual a melhor forma para a organização. A figura seguinte representa a departamentalização por função: Diretoria geral Gerência de produtos Gerência contábil Gerência de projetos Figura 16 – Departamentalização por função Outra abordagem de departamentalização é a por produtos ou serviços, que é organizada de acordo com as atividades inerentes a cada um dos produtos ou serviços da empresa como nos exemplos a seguir: • Lojas de departamento que separam os artigos por sessão. Por exemplo: sessão de cama e banho, sessão de produtos de decoração, sessão de vidros e cristais etc. • A Ford Motor Company mantinha as divisões Ford, Mercury e Lincoln Continental. • Um hospital pode agrupar por especialidades, como cirurgia, obstetrícia, pediatria. Quadro 13 – Vantagens e desvantagens da departamentalização por produtos ou serviços Vantagens Desvantagens – Pode-se dirigir atenção para linhas especificas de produtos ou serviços – A coordenação de funções no nível da divisão de produto torna-se melhor – Pode-se atribuir melhor a responsabilidade quanto ao lucro – Facilita a coordenação de resultados – Propicia a alocação de capital especializado para cada grupo de produto – Propicia condições favoráveis para a inovação e criatividade – Exige mais pessoal e recursos de material, podendo daí resultar em duplicação desnecessária de recursos e equipamentos – Pode propiciar o aumento dos custos pelas duplicidades de atividade nos vários grupos de produtos – Pode criar uma situação em que os gerentes de produtos se tornam muito poderosos, o que pode desestabilizar a estrutura da empresa Adaptado de: Chiavenato (2010). Vejamos a figura seguinte, referente à estrutura da departamentalização por produtos ou serviços: 56 Unidade II Gerência de produtos têxteis Gerência de produtos farmacêuticos Gerência de marketing Diretoria de produtos Figura 17 – Departamentalização por produtos e serviços Outra forma de departamentalização é a territorial ou regional, que se organiza por área geográfica. É o agrupamento de atividades de acordo com os lugares onde estão localizadas as operações. Uma empresa brasileira de grande porte pode agrupar suas atividades de vendas na região Nordeste, a planta na região Sudeste e assim por diante. Região Norte Região Central Região Sul Departamento de tráfego aéreo Figura 18 – Departamentalização territorial As vantagens e desvantagens da departamentalização territorial são semelhantes às por produtos e serviços. Esse tipo de agrupamento permite, a uma divisão, focar nas necessidades específicas de sua área, mas exige coordenação e controle da administração superior de cada região. A departamentalização por cliente consiste em agrupar as atividades de tal modo que elas focalizem um determinado uso do produto ou serviço. Esse tipo de departamentalização é usado principalmente no grupamento de atividade de vendas ou serviços, conforme a figura seguinte. Seção 1 Seção 2 Seção 3 Departamento feminino Departamento masculino Departamento infantil Diretoria comercial Figura 19 – Departamentalização por clientes Para Maximiano (2007), a principal vantagem da departamentalização por consumidores é a adaptabilidade a uma determinada clientela. Já as desvantagens são: • dificuldade de coordenação; 57 ASSESSORIA EXECUTIVA • subutilização de recursos; • concorrência entre gerentes para concessões especiais em benefício de seus próprios clientes. A departamentalização por processo ou equipamento, segundo Chiavenato (2010), é o agrupamento de atividades que se centralizam nos processos de produção ou nos equipamentos. É encontrada com mais frequência em produção. As atividades de uma fábrica podem ser agrupadas em perfuração, soldagem, montagem e acabamento, cada qual em seu departamento. Quadro 14 – Vantagens e desvantagens da departamentalização por processo ou equipamento Vantagens Desvantagens – Maior especialização de recursos alocados – Possibilidade de comunicação mais rápida de informações técnicas – Possibilidade de perda da visão global do andamento do processo – Flexibilidade restrita para ajustes no processo Adaptado de: Chiavenato (2010). Um exemplo desse tipo de agrupamento organizacional pode ser visto em uma lanchonete. O cliente solicita um hambúrguer e a formulação de seu pedido passa por um grupo de pessoas que assam a carne, outras que fritam as batatas e outras preparam a bebida. É comum haver um anotador de pedidos que também recebe o pagamento. Seção de preparação das carnes Seção de preparação das batatas Seção de preparação das bebidas Produção Figura 20 – Departamentalização por processo ou equipamento Na departamentalização por projeto, as pessoas recebem atribuições temporárias, uma vez que o projeto tem data de início e de fim. Terminado o projeto, as pessoas são deslocadas para outras atividades. Exemplos: • Uma firma contábil poderia designar um sócio (como administrador de projeto), um contador sênior e três contadores juniores para uma auditoria que esteja sendo feita para um cliente. • Uma empresa manufatureira pode ter um especialista em produção, um engenheiro mecânico e um químico que seriam indicados para, sob a chefia de um administrador, completar o projeto de controle de poluição. 58 Unidade II Em cada um desses casos, o administrador de projeto seria designado para chefiar a equipe, com plena autoridade sobre seus membros para aquela atividade específica. Vejamos a figura seguinte: Projeto 1 Projeto 2 Projeto 3 Comercial Administração financeira Projeto Diretoria Figura 21 – Departamentalização por projetos A departamentalização de matriz é semelhante à de projeto, com a diferença que o administrador de projeto não tem autoridade de linha sobre os membros da equipe. Em lugar disso, a organização do administrador de projeto é sobreposta aos vários departamentos funcionais, dando a impressão de uma matriz. A organização de matriz proporciona uma hierarquia que responde rapidamente às mudanças tecnológicas. Por isso, é tipicamente encontrada em organização de orientação técnica, como a Boeing, General Dynamics, NASA e GE, em que os cientistas, engenheiros ou especialistas técnicos trabalham em projetos ou programas sofisticados. Também é usada por empresas que tenham projetos mais complexos. Esse tipo de departamentalização favorece a comunicação entre a coordenação e os especialistas, assim como permite que a organização se ajuste rapidamente às mudanças tecnológicas necessárias. A desvantagem dessa departamentalização é a possibilidade de haver conflitos resultantes das prioridades (CHIAVENATO, 2010). Projeto 1 Projeto 2 Recursos humanos e materiais Recursos humanos e materiais Projeto 3 Coordenação de projetos Mecânica Eletricidade Diretoria Figura 22 – Departamentalização de matriz 59 ASSESSORIA EXECUTIVA Diante de tantas possibilidades de departamentalização de uma organização, o empresáriopode se guiar pelas sugestões de Chiavenato (2010) antes de decidir qual método utilizar. Lembrete Considere a possibilidade de combinar dois ou mais métodos de departamentalização, dependendo da estrutura organizacional. • Princípio do maior uso: o departamento que faz maior uso de uma atividade deve tê-la sob sua jurisdição. • Princípio do maior interesse: o departamento que tem maior interesse pela atividade deve supervisioná-la. • Princípio da separação e do controle: as atividades do controle devem estar separadas das atividades controladas. • Princípio da supressão da concorrência: eliminar a concorrência entre departamentos, agrupando atividades correlatas no mesmo departamento. Outro critério básico para departamentalização está baseado na diferenciação e na integração, os princípios são: A diferenciação, que tem por princípio estabelecer que as atividades diferentes devam ficar em departamentos separados, considerando que o fator humano, a natureza das atividades, a tecnologia utilizada, os objetivos e as estratégias são diferentes. A integração, que parte da ideia de que as atividades que trabalham integradas produzirão melhor se estiverem no mesmo departamento, desde que haja uma boa coordenação para orientar essa integração específica (CHIAVENATO, 2010). 3.3 Planejamento, organização, direção e controle no trabalho do assessor executivo O executivo de uma empresa tem uma função administrativa que se inicia pela organização de todo o empreendimento, objetivando chegar ao seu perfeito funcionamento, considerando que “organização da empresa é a ordenação e o agrupamento de atividades e recursos, visando o alcance de objetivos e resultados estabelecidos” (OLIVEIRA, 2002, p. 87). Essa visão geral sobre a organização deve vir necessariamente acompanhada da capacidade de planejar, liderar, orientar, coordenar, controlar e avaliar os resultados do trabalho, para atingir os fins almejados. 60 Unidade II O assessor executivo estará presente durante toda essa etapa, acompanhando, auxiliando, trazendo informações, organizando e o que mais for necessário para completar o trabalho e auxiliar o executivo. 3.3.1 Planejamento O planejamento é uma tomada de decisão antecipada que orienta os passos seguintes da empresa e que define as estratégias, as táticas e a operacionalidade, constituindo-se em três tipos de planejamento conforme a figura seguinte. Planejamento estratégico Planejamento tático Planejamento operacional Figura 23 – Tipos de planejamento Embora ilustrados por uma pirâmide, os três tipos de planejamento se constituem em um só, já que é seu conjunto que orienta a empresa como um todo. Por outro lado, essa pirâmide esclarece alguns diferenciais. O planejamento estratégico está no topo da pirâmide por ser elaborado pela alta cúpula da organização, com definições de metas, objetivos e missões de acordo com a política do empreendimento. A partir da definição das estratégias, elas vão se constituir em táticas (planejamento tático), que serão implementadas e ajustadas pelos gerentes, coordenadores e/ou supervisores. A partir desse ponto, as táticas são encaminhadas ao nível operacional que as executará, seja na linha de produção (produtos ou serviços), seja na administração (vendas, marketing, finanças etc.). A realização desse último nível de planejamento é o que encerra o processo para chegar ao que foi traçado pelos executivos da empresa. Cabe salientar que o bom resultado é consequência de vários procedimentos desde que sejam executados harmonicamente pelas diversas pessoas que compõem os departamentos. Essa harmonia será conseguida através do trabalho de lideranças que transmitam uma visão global de todo o projeto e dos objetivos a serem atingidos dando, assim, um sentido ao trabalho que cada colaborador executa. O quadro seguinte apresenta a dinâmica dos planejamentos estratégico, tático e operacional. 61 ASSESSORIA EXECUTIVA Quadro 15 – Dinâmica dos planejamentos: estratégico, tático e operacional Estratégico Tático Operacional Período Longo prazo: 1 ano Médio prazo: semestral Curto prazo: mensal, semanal e diário Pergunta básica Em que ramo de atividade estamos? Devemos ampliar ou diminuir nosso mercado? Quais os principais componentes da nossa atividade? Existem áreas específicas de concentração nesse período? Que tarefas específicas precisam ser feitas para se conseguirem os resultados declarados no plano tático? Processo Executivos, membros do conselho de diretores, uso constante de funcionários, equipes e consultores de administração, análise do hiato Executivos que participam do planejamento estratégico e gerentes, chefes de divisão, com revisão da missão corporativa Chefes seniores de divisão que participaram do planejamento tático. Envolve executivos de cada unidade, os quais serão responsáveis pela realização dos pontos-chaves do plano Complexidade Muitas variáveis devido à avaliação do ambiente interno e externo Pontos fortes e fracos, ameaças e oportunidades são revistos Com menos variáveis que o planejamento estratégico, pois a missão já foi definida Variedade de fontes de informações, como retornos financeiros, condições de mercado e recursos organizacionais As informações externas são revistas novamente São incluídas variáveis mais específicas Ex.: previsão de mercado para cada produto, junto com o orçamento e quantidade de recursos para produzi-los Grau de estrutura Pouca estrutura ou uma específica Visto de modo diferente por cada organização, dependendo da cultura, da filosofia e do pessoal Alguma estrutura em termos de políticas existentes e os atuais ativos organizacionais: pessoal, instalações e estilo de conduzir o negócio É o mais estruturado Sistemas para o planejamento operacional tendem a existir em quase todas as organizações Ex.: orçamentos e previsões financeiras Resultados Declaração da missão (por escrito) Diretrizes escritas que geralmente cobrem as seguintes áreas: áreas básicas do negócio, objetivos financeiros (fontes de financiamento, crescimentos de vendas e de lucros), oportunidades de mercado (segmentação), organização e instalações físicas Previsões para o período, mudanças internas a fazer, produção e cronogramas, responsabilidades e orçamento Adaptado de: Maximiano (2007). Embora o planejamento estratégico se dê no nível mais alto da empresa, é exatamente aí que o assessor executivo pode desempenhar o seu papel, que é o de colaborar na sua execução visando os níveis tático e operacional. Sua assessoria, como já mencionado, se dará providenciando a documentação necessária, pesquisando modelos que tiveram sucesso em outras organizações, levantando literatura que possa embasar a elaboração do planejamento etc. Além desse nível burocrático, a posição intermediária que o assessor executivo ocupa entre a alta direção e os outros níveis da empresa facilita o trânsito pelos diversos setores, permitindo que ele transmita aos executivos o clima organizacional, o relacionamento entre as gerências e as chefias e indique as competências e fragilidades que cada departamento tem, o que enriquecerá a elaboração do plano estratégico e facilitará sua execução. 62 Unidade II Exemplo de aplicação O assessor executivo pode executar inúmeras atividades com o objetivo de auxiliar o gestor para o qual trabalha. Reflita sobre que tarefas ele pode desempenhar. 3.3.2 Organização e liderança A organização define a estrutura formal da empresa, pois determina e aloca os recursos financeiros, materiais e humanos para cada departamento de acordo com as metas e os objetivos que devem ser alcançados; indica líderes para criar e acompanhar grupos de trabalho na execução das tarefas determinadas no planejamento; designa responsabilidades; cria formas de acompanhamento e avaliação do trabalho executado. O papel do líder de uma equipe e/ou setor é extremamente importante, pois é o líder que deverá encontrarformas de manter seus liderados estimulados, focados na execução das tarefas e com alto grau de participação no grupo. Nem todas as pessoas têm condições de serem líderes, é necessário ter algumas características de personalidade que podem ser inatas ou adquiridas. É preciso ser alguém comunicativo, com facilidade de contato, agregador de pessoas, educado, claro na comunicação, disponível para auxiliar e orientar, firme, mas gentil, sempre pronto a apontar os pontos positivos dos outros, mas também capaz de mostrar as falhas e indicar as possíveis correções. Deve ser também ousado, determinado, paciente e com facilidade para influenciar pessoas. Na sua função, deve saber delegar tarefas, escutar sugestões e estimular a autoconfiança em seus liderados. No entanto, ser líder não é uma tarefa fácil e simples, em que basta ter os traços de personalidade apontados. O líder em uma empresa deve conhecer bem o trabalho a ser feito, reconhecer seus erros e administrar crises que certamente acontecerão entre os componentes do seu grupo ou em relação a ele e ao seu papel de destaque, o que poderá causar inveja ou desconforto em algumas pessoas. 3.3.3 Controle Em qualquer atividade, a qualidade do trabalho é fundamental para que o negócio prospere, portanto que o controle de desempenho seja organizacional ou pessoal é imprescindível para a sobrevivência do empreendimento. Assim, os administradores, gerentes ou chefes, cada um em seu nível organizacional, devem encontrar formas de monitorar as atividades em execução. No nível empresarial, aos executivos cabe avaliar o desempenho da organização como um todo, verificando se o planejamento está sendo seguido, mas também se o próprio planejamento deve ser revisto e atualizado conforme as circunstâncias. No nível da execução, é interessante fazer avaliações periódicas da produtividade dos processos, das ferramentas utilizadas e do desempenho dos colaboradores. Por meio da avaliação, seja ela mensurável 63 ASSESSORIA EXECUTIVA ou não, será possível conhecer o desempenho real, suas consequências positivas ou negativas e, se for o caso, tomar as medidas necessárias para corrigir desvios ou padrões inadequados. A avaliação pode ser feita por meio de diferentes métodos, como os apresentados na figura seguinte. Banco de dados via computador Observação pessoal Relatórios estatísticos Informes verbais Relatórios escritos Figura 24 – Sistemas de controle como medir O sistema de controle pode ser aplicado em diversos setores de uma organização: • Comportamento humano: treinamento de pessoas, acompanhamento de metas, verificação de especialidades, avaliação de desempenho. • Finanças: controle do orçamento, tesouraria, fluxo financeiro, auditorias. • Operações: procedimentos, produção. • Informações: elaboração de regulamentos, manuais de orientação e técnicas de comunicação. 4 ASSESSORIA EXECUTIVA E AS RELAÇÕES INTERNACIONAIS O profissional de assessoria executiva, por ter contato diretamente com o nível hierárquico mais alto da empresa, dependendo do segmento da organização em que trabalha, pode ter a necessidade de comunicar-se com o comércio internacional, o que exige que conheça e domine outros idiomas. Atualmente, graças ao desenvolvimento das tecnologias de informação e de comunicação (TIC), o secretário executivo pode obter todas as informações necessárias sem sair de casa, mas, se houver possibilidade de viajar para outros países, deverá fazê-lo, pois a experiência in loco enriquecerá seu conhecimento. 64 Unidade II Mesmo que a empresa em que trabalha não exigir contato direto com o mercado internacional, para manter-se atualizado e informado, será necessário que pelo menos domine a língua inglesa e fale espanhol. Para atuar como assessor em relações internacionais na sua empresa, o assessor executivo precisa se inteirar das relações políticas, sociais, comerciais e culturais entre países. Seu papel é o de coletar dados sobre transações internacionais, pesquisar a legislação, selecionar empresas que atuem no mercado internacional que possam ser parceiras de negócio e fazer contatos iniciais. Um exemplo de transação internacional pode ser encontrado no site da Associação Brasileira de Proteína Animal (ABPA). O Brasil abastece o mercado internacional com a exportação de proteína animal, como carne bovina, suína e de aves, e a importância do Brasil nesse campo pode ser confirmada pela exportação da carne de frango segundo a ABPA. Volume em 2018 Corte: 66,07% Inteiros: 27,04% Industrializados: 2,44% Salgados: 2,23% Embutidos: 2,13% Figura 25 – Exportações brasileiras de carne de frango por produto em 2018 Exportações Mercado interno 31,9% 68,1% Figura 26 – Destino da produção brasileira de carne de frango Analisando as figuras anteriores, percebemos que o Brasil exporta vários cortes de frango e exporta 31,9% da produção de proteína de frango. Segundo a ABPA, em fevereiro de 2020, as exportações brasileiras desse tipo de carne (considerando todos os produtos, entre in natura e processados) totalizaram 348,4 mil toneladas. O número é 10% superior aos embarques efetivados no segundo mês do ano anterior, quando foram 65 ASSESSORIA EXECUTIVA exportadas 316,7 mil toneladas. As exportações de fevereiro geraram receita de US$ 553,8 milhões, resultado 5,2% maior em relação aos US$ 526,4 milhões realizados no mesmo período de 2019. Esse é apenas um dos exemplos da importante posição do Brasil no mercado internacional, sendo que o agronegócio também tem um papel altamente expressivo. O agronegócio se caracteriza por ser o conjunto das atividades produtivas agrícolas e pecuárias no Brasil. Os setores do agronegócio são: Primário: produtores rurais, agricultores e pecuarista Secundário: agroindústria e fabricantes de insumo Terciário: transportadoras, distribuidoras e comerciantes de produtos agrícolas (FIA, 2018). O Brasil é conhecido como o celeiro do mundo, com o agronegócio respondendo pela maior fatia das exportações brasileiras. Observação Os serviços e bens gerados pelo agronegócio, em 2016, alcançaram 23,6% do PIB brasileiro (TECNOLOGIA NO CAMPO, 2019). São inúmeras e de diversas áreas as empresas brasileiras que atuam no mercado internacional, a proteína animal e o agronegócio foram expostos anteriormente por serem mais relevantes. O que fica claro é que se justifica alertar o secretário executivo sobre a necessidade de se informar sobre as relações internacionais, dada a possibilidade de ser chamado a assessorar alguma empresa que tenha esse setor. 4.1 O trabalho de assessoria nas relações internacionais Ao ouvir a expressão “relações internacionais”, costumeiramente se pensa em contatos diplomáticos, viagens, festas e delicadas negociações políticas. No entanto o que nos cabe aqui é nos iniciarmos nos meandros do comércio exterior. As relações internacionais envolvem muito mais do que simples trocas, pois, com o decorrer do tempo, o desenvolvimento socioeconômico se deu de forma desigual nos diversos países, resultando em políticas econômicas diferenciadas que ditam o ritmo do crescimento das atividades comerciais internas e externas. Por outro lado, as contingências atuais não permitem que um país possa se desenvolver mantendo-se isolado: é preciso vender, comprar, trocar informações e conhecimentos e, ao mesmo tempo, proteger seus produtos, seus conhecimentos, suas moedas, sua legislação e sua política econômica. As barreiras impostas pelas nações para defender seus mercados internos são o principal fator que aumenta a complexidade das relações internacionais. 66 Unidade II Atualmente, o avanço das TICs tem permitido o contato imediato entre nações, empresas e pessoas, por mais distante que estejam possibilitando que negócios de todos os tipos sejam efetuados, diariamente, com organizações de qualquer parte do mundo. Essa internacionalização leva ao desenvolvimento das empresas, pois as obriga à modernização, seja para conquistarnovos mercados, seja para preservar suas posições no mercado interno ou externo. Nesse sentido, as relações internacionais adquirem cada vez mais importância para o empreendedor que queira crescer, assim como para a economia brasileira, mediante o ingresso de divisas e geração de emprego e renda. Essa intrincada rede relacional exige um trabalho cada vez mais especializado por parte daqueles que lidam com o comércio exterior. Dessa forma, as importações e exportações se tornaram atividades mais complexas por abrangerem negociações, marketing, transporte e logística internacionais, assim como despacho, suporte legal, documental e financeiro, liberação alfandegaria, registros e sistemas de controle exigidos pela Receita Federal ou equivalentes no país de origem e no país de chegada. Observação No Brasil, a criação do Portal Único do Comércio Exterior (Portal Siscomex) surgiu no Governo Federal para reduzir a burocracia, o tempo e os custos nas exportações e importações brasileiras. Cabe à assessoria executiva procurar conhecer todos os trâmites e desafios do comércio exterior, identificando as regras do país em que sua empresa deseja operar e atender aos requisitos necessários do país exportador e do país importador. A Câmara Brasil-China (CCIBC), país de onde vem a maioria dos produtos importados pelo Brasil, sugere os seguintes passos ao realizar operações comerciais internacionais: • Estabelecimento de contratos entre as partes: é importante que se estabeleçam contratos entre as partes envolvidas para que haja um respaldo jurídico nas operações. • Tributação: conhecer os tributos incidentes nas transações, como: PIS, Cofins, IOF etc. • Contrato de câmbio: estabelecer a relação de valor entre as moedas dos países envolvidos na comercialização. • Transações intercompany: diz respeito às remessas entre a empresa matriz e as filiais instaladas em outros países e às operações de importação e exportação entre empresas de um mesmo grupo. • Suporte às transações para conformidade dos processos: é importante que o país/empresa da importação ou exportação obtenha um suporte técnico, ou seja, uma consultoria financeira ou contábil para que haja uma orientação dos processos necessários nas operações internacionais. 67 ASSESSORIA EXECUTIVA Saiba mais Para saber mais sobre o comércio entre o Brasil e a China, acesse: http://www.camarabrasilchina.com.br De acordo com Tripoli e Prates (2016), diante da proposição de se tornar exportador, é fundamental fazer uma pesquisa de mercado para: • revelar se o produto poderá ser vendido a um preço razoável e em quantidade satisfatória; • analisar os mercados que oferecem as melhores perspectivas, os padrões de qualidade exigidos pelo mercado importador e o tempo necessário para se alcançar o nível ideal de vendas; • selecionar mercados para a venda do produto; • identificar tendências e expectativas; • reconhecer a concorrência; • conhecer e avaliar oportunidades e ameaças. A pesquisa de mercado se complementa pelo conhecimento de aspectos característicos do país a se tornar importador como: geografia, população, aspectos culturais, religiosos e econômicos, meios de transporte e comunicações, organização política e administrativa. A empresa exportadora também deverá levar em consideração outros fatores, como apresentados a seguir. Quadro 16 – Fatores a considerar na exportação Fatores Descrições Sociopolíticos Trata-se da verificação das possíveis vantagens frente a concorrentes no que tange aos acordos comerciais Econômicos Estão relacionados à situação econômica do país alvo e ao poder de compra do consumidor Culturais Consistem nos hábitos das pessoas do mercado-alvo: diferem do mercado doméstico? Existem restrições religiosas? Práticas comerciais muito diferentes? Qual a imagem do Brasil no mercado-alvo? Também estão relacionados ao atendimento dos padrões tecnológicos do mercado-alvo, ex.: verificar se o design do produto está adequado para aquele país Adaptado de: Tripoli e Prates (2016). 68 Unidade II Considerando todos os aspectos apresentados fica claro que o assessor executivo que se dispuser a conhecer os mecanismos ligados ao mercado internacional, poderá prestar um grande auxílio à empresa que decidir atuar nessa área. 4.1.1 A importação nas relações internacionais Como o Brasil apresenta um expressivo volume de importações, cabe nos determos um pouco nesse ponto por ser uma atividade constante em várias empresas brasileiras. O processo de importação é complexo e, se houver falta de conhecimento ou de direcionamento da empresa, os resultados podem não ser satisfatórios ou até mesmo provocar sérios prejuízos. A logística é intrincada e, delicada, mas seguir as etapas propostas por Tripoli e Prates (2016) pode auxiliar nesse processo e evitar muitos erros: • Processo de decisão de compra organizacional: consiste em realizar a estimativa de custos, identificar as características do país fornecedor, conhecer o produto a ser adquirido com as especificações básicas necessárias, além de saber a quantidade permitida pela legislação. • Identificação do produto a ser importado: consiste na tomada de decisão de selecionar o produto a ser importado, consultar as tarifas e os impostos incidentes sobre a mercadoria, verificar os processos, tratamentos administrativos e se informar sobre os benefícios de redução de alíquotas através dos acordos internacionais. • Análise e seleção dos potenciais mercados-alvo ou clientes: por meio de pesquisa de mercado, selecionar o público-alvo, conhecer suas características para buscar o produto que atenda às suas necessidades assim como às da empresa. • Contato com o exportador – negociação: solicitar a cotação dos produtos a serem importados e iniciar as negociações diretamente ou através de intermediários. A empresa interessada em importar poderá valer-se de algum tipo de intermediário, como trading companies ou traders, agentes comerciais, outros importadores, corretoras etc. • Cotação – fatura proforma: a fatura proforma é o instrumento que apresenta o preço da mercadoria cotado pelo exportador. O importador deverá verificar a classificação tarifária do produto, se ele tem ou não licenciamento automático e quais as exigências para sua liberação. • Elaboração de planilha de estimativa de custos da importação: criar uma planilha de custos de importação para verificar a viabilidade econômica do negócio. Para obter o preço final para o mercado interno, é necessário adicionar ao preço FOB (free on board – preço colocado a bordo) da mercadoria o valor do frete internacional, o seguro de transporte internacional, o imposto de importação, o imposto sobre produtos industrializados, as despesas bancárias, as taxas portuárias e de armazenagem, ICMS, despachante aduaneiro e frete interno. 69 ASSESSORIA EXECUTIVA • Negociação final – pedido de fatura comercial: nessa etapa, terão início os contatos com os potenciais exportadores a fim de viabilizar o fechamento do negócio utilizando os meios de comunicação que forem considerados mais adequados. • Fechamento do negócio: confirmada a operação, o exportador deverá enviar uma fatura comercial (commercial invoice – prática de comércio internacional de aceitação geral) para que o importador possa obter a licença de importação no país de destino e, ao mesmo tempo, servir como prova de confirmação do negócio tratado. • Licença de importação: em caso de licenciamento não automático, o importador lança os dados no Siscomex e aguarda a anuência do órgão competente. Obtida a licença de importação (LI), o exportador efetuará o embarque da mercadoria. No caso de licenciamento automático, o importador poderá autorizar o embarque no exterior e emitirá a declaração de importação (DI). O lançamento no Siscomex e o recolhimento de impostos e taxas se darão no desembarque da mercadoria. • Embarque da mercadoria: o importador só poderá autorizar o embarque da mercadoria após contratação do seguroe do frete. Uma vez embarcada a mercadoria, o exportador deverá remeter ao importador os documentos necessários ao desembaraço e liberação da mercadoria na aduana brasileira: fatura comercial, conhecimento de embarque, certificado de origem, certificado fitossanitário ou outros certificados exigidos pelas autoridades brasileiras. • Desembaraço aduaneiro: no desembarque da mercadoria, o setor de fiscalização da receita procederá com a conferência documental e a conferência física da mercadoria importada. A conferência documental inclui verificar o registro da DI, guia do recolhimento do ICMS e do DARF de outros tributos etc. O comprovante de Importação será emitido pelo Siscomex após registro no sistema do desembaraço da mercadoria. • Registros fiscais, contábeis, administrativos e de arquivo: por fim, como última etapa, a empresa deverá manter em seus arquivos contábeis os documentos pertinentes à importação, para o caso de ser solicitada a apresentá-los posteriormente. Fica claro que esse é um processo meticuloso e burocratizado no qual o secretário executivo pode desempenhar um papel importante, visto que uma de suas atribuições usuais é lidar com documentação. 4.2 Assessoria e diplomacia As atividades do profissional de assessoria executiva estão pautadas em conhecimentos que possibilitem o trabalho junto ao corpo diplomático de seu país. Para Magnoli (2008, p. 15), o diplomata negocia acordos entre Estados, exercitando a mediação e a percussão, o que exige a nítida identificação de interesse de seu governo e do governo estrangeiro. O diplomata ameniza as fricções inerentes ao sistema internacional, a obscuridade, a interlocução, o que solicita a apreciação 70 Unidade II das diferenças de valores, culturais e atitudes entre as nações. Finalmente, o diplomata realiza atividades de inteligência, colhendo informações relevantes sobre a política das nações estrangeiras e procurando conservar na obscuridade as informações vitais relativas a seu próprio país. As figuras do diplomata e do espião não são idênticas, mas as funções do primeiro coincidem parcialmente com as do segundo. O diplomata é, portanto, o profissional que representa o seu país em territórios estrangeiros ou em contato com organizações internacionais. Sua prioridade é promover e defender os interesses nacionais de seu país no exterior. Entre suas atribuições está obter informações importantes que possam ajudar na política brasileira, o que exige dele critério para selecionar as informações a serem veiculadas e aquelas sobre as quais deve manter sigilo. Além disso, é seu papel conduzir negociações sobre o comércio com outros países e estimular o intercâmbio comercial, cultural e econômico. O diplomata de alta categoria, como um embaixador ou um cônsul, mantém contato com chefes de Estados, o que exige que se comporte de maneira irrepreensível, comunique-se de maneira clara e correta em muitas línguas e se aproprie dos costumes do país onde exerce sua profissão. Essas mesmas atitudes devem ser observadas por todo o corpo diplomático, o que pode incluir um assessor executivo. A Lei n. 11.440/2006 detalha os pormenores acerca do regime disciplinar desses servidores na sua vida privada e na sua conduta profissional: • atender pronta e solicitamente ao público em geral, em especial quando no desempenho de funções de natureza consular e de assistência a brasileiros no exterior; • respeitar as leis, os usos e os costumes dos países onde servir, observadas as práticas internacionais; • manter comportamento correto e o decoro na vida pública e privada; • dar conhecimento à autoridade superior de qualquer fato relativo à sua vida pessoal que possa afetar interesse de serviço ou da repartição em que estiver servindo; • solicitar, previamente, anuência da autoridade competente, na forma regulamentar, para manifestar-se publicamente sobre matéria relacionada com a formulação e execução da política exterior do Brasil. A negociação está sempre presente no dia a dia da diplomacia. Conforme Andrade, Alyrio e Macedo (2007, p. 93), negociação é o processo de buscar a aceitação de ideias, propósitos ou interesses, visando o melhor resultado possível, de tal modo que as partes envolvidas terminem a negociação conscientes de que foram ouvidas, que tiveram oportunidades de apresentar toda a sua argumentação e que o produto final seja maior que a soma das contribuições individuais. 71 ASSESSORIA EXECUTIVA Ainda de acordo com Andrade, Alyrio e Macedo (2007), o processo de negociação visa à aceitação de ideias entre as partes envolvidas para concluir em um acordo os propósitos de forma a atender o melhor possível ambas as partes. O exercício de conduzir bem uma negociação deve fazer parte da vida diplomática e, nesse campo, embora os assessores executivos não participem ativamente das negociações, eles podem ser auxiliares importantes trazendo as informações necessárias ao diplomata negociador. Saiba mais Para saber mais sobre o processo de negociação, leia: SAADE, A.; GUIMARÃES, T. (org.). Dominando estratégias de negócios: ideias e tendências do novo universo corporativo. São Paulo: Financial Times – Prentice Hall, 2006. As negociações internacionais têm especificidades por envolverem pessoas de culturas e costumes diferentes. Negociadores chineses são diferentes de negociadores brasileiros, assim como negociadores norte-americanos dos negociadores sauditas, por exemplo. Para lidar com essas diferenças, convém conhecer o que cada país mais preza. Alguns exemplos são mostrados no quadro a seguir: Quadro 17 – Regras na negociação internacional Continente O que mais valoriza na negociação Norte-americano Alvo; tempo; franqueza; ética Europeu (norte) Técnica; qualidade; pontualidade Europeu (sul) Conhecimento pessoal; confiança; palavra Asiático (Japão) Hierarquia; consenso; harmonia do grupo Africano Continuidade; tradição; cooperação Adaptado de: Della Rocca (2004). Lembrete Para atuar nas relações internacionais, é preciso ser no mínimo bilíngue. O inglês é fundamental. 72 Unidade II 4.3 Diversidade cultural na assessoria e diplomacia: estudos comparados Nas negociações internacionais, é imprescindível tomar conhecimento de outras culturas, seus hábitos, costumes e valores, o que pode facilitar os processos de interação e evitar uma série de constrangimentos e mal-entendidos durante uma negociação. Araújo (2004, p. 124) ressalta que “os profissionais que buscam o próprio aprimoramento devem aprender a transitar de forma correta ao intercambiar com culturas diferentes da sua”. Veremos, a seguir, as diferenças culturais no mundo, por continente, tomando por base os estudos de Della Rocca (2004). Continente africano Figura 27 – Continente africano Quadro 18 – Hábitos e costumes do continente africano Saudações e apresentações – Na África e nos países islâmicos, só é permitido o contato físico para cumprimentar se forem pessoas do mesmo sexo – Não é de bom-tom encarar as pessoas durante as conversas, pois na África esse ato é interpretado como falta de humildade e, nos países islâmicos, como um ato de desafio ao interlocutor Conversação – São muito apreciados os relatos sobre o modo de vida no país do convidado, mas sem invasão de privacidade 73 ASSESSORIA EXECUTIVA Vestuário – Com exceção das regiões de religião islâmica, na África é normal ver mulheres com o seio descoberto, no restante, o vestuário deve ser muito sóbrio, discreto, não sendo comum o uso de decotes, transparências e roupas curtas Convites – Na África, não é difícil ser convidado para jantar na casa de alguém e, ainda que o convite seja feito de última hora, ele deve ser aceito de imediato, enquanto nos países islâmicos esse mesmo convite deve ser recusado no mínimo cinco vezes, indicando que o convite é levado a sério À mesa – Nas regiões ocidentalizadas, se come com a mão direita e por isso é obrigatório que o convidado lave as mãos antes e após as refeições.No Egito, deixar um pouco de comida no prato é um elogio, significa abundância e fartura – As mulheres da casa ou convidadas podem comer com os homens, desde que se sentem em outra mesa, embora na maioria das vezes façam sua refeição em outro local da casa Curiosidades – Antes de tratar de assuntos de negócios, é importante que as pessoas conversem sobre outros temas, pausados e com muitos elogios, uma vez que a pressa nas conversações é vista como falta de educação Adaptado de: Della Rocca (2004). Continente americano Figura 28 – Continente americano 74 Unidade II Quadro 19 – Hábitos e costumes do continente americano Saudações e apresentações – Nos três países desse continente, é permitido o contato físico para as apresentações, embora o gesto mais utilizado seja o aperto de mão – Nas reuniões de trabalho, as apresentações seguem rigorosamente a hierarquia das organizações, sendo que o primeiro a ser cumprimentado é o profissional mais importante. Não é feita a menção a títulos acadêmicos fora do ambiente de trabalho. Somente nos países hispano-americanos há troca de cartões de visita, nos demais países, para suprir a ausência dos cartões, as apresentações são detalhadas Conversação – Nos países hispano-americanos, a conversa é mantida a poucos centímetros de distância, já no Canadá e Estados Unidos acontece o inverso, a conversa é mantida de longe entre os participantes Vestuário – No trabalho, os homens devem usar gravata e o uso do paletó é facultativo. Já nos jantares de negócios e eventos formais, o uso do paletó é obrigatório Convites – O convidado deve ser pontual e sempre levar um ramalhete de flores para o anfitrião À mesa – Nos Estados Unidos, não se começa a comer até que todos os convidados sejam servidos e os brindes são feitos no fim dos almoços oficiais. No Canadá, também são feitos brindes, porém antes de se começar a refeição. Ao contrário desses dois países, nas cidades mais simples dos países hispano-americanos, se deseja um “buen provecho”, ou seja, “bom proveito” antes das refeições Curiosidades – Nos frequentes engarrafamentos, os motoristas se mostram pacientes, eles não se importam de aguardar no trânsito, não mostram nenhum tipo de estresse Adaptado de: Della Rocca (2004). Continente asiático Figura 29 – Continente asiático 75 ASSESSORIA EXECUTIVA Quadro 20 – Hábitos e costumes do continente asiático Saudações e apresentações – O aperto de mão é optativo na China, judeus observantes e Índia. Na Coreia, contato é permitido entre pessoas de sexos opostos, já nos países judaicos isso não acontece – Na China, Coreia, Japão e judeus observantes, há a ostentação de títulos acadêmicos e a troca de cartões de visitas. Já na Índia e em Israel, a informação de título é feita apenas nos encontros de trabalho – Na Índia, a saudação verbal “namasté” deve vir acompanhada de uma pequena inclinação do corpo, gesto esse que se repete no Japão, sendo que o menos graduado se curva podendo durar mais ou menos tempo, dependendo da graduação de quem está sendo cumprimentado Conversação – Na China, Coreia, Japão e judeus observantes não é permitido falar em assuntos relacionados à vida pessoal, já em Israel e na Índia, esse tipo de comentário não é mal visto desde que não se falem palavrões e obscenidades – No Japão, China e Coreia é preciso manter um tom de voz baixo e o semblante sereno diante de situações normais ou conflitantes. Na China e na Coreia, primeiramente se faz um longo discurso para depois ir ao assunto de fato Vestuário – Em todos os países desse continente, homens e mulheres se vestem de maneira elegante em eventos formais: para o homem, terno completo e, para a mulher, vestidos longos – Quanto às cores, na Coreia, Índia, Israel e judeus observantes usam-se preferencialmente tons mais escuros e sóbrios. Na China, as roupas, em geral, são coloridas e não devem apresentar estampas, no Japão, somente as crianças usam roupas coloridas ou estampadas – Nesses países, não se usam minissaias, decotes, transparências e roupas muito justas Convites – O convite à casa das pessoas é raro (pois o anfitrião acha a sua residência pequena e desconfortável), com exceção de Israel e judeus observantes. Na China e na Coreia, o anfitrião oferece presentes aos convidados como forma de agradecimento por terem aceitado o seu convite. Em Israel, Japão e judeus observantes, o convidado deve levar presentes ao anfitrião, porém esses presentes não devem ser abertos na presença dos convidados À mesa – Em Israel, Coreia e para judeus observantes, são feitos brindes no início das refeições. No Japão e na China, os lugares à mesa têm muita importância, não podendo haver trocas de lugares, se isso ocorrer será considerada uma ofensa. Nos outros países, essa regra não é seguida tão à risca. Na China, não se recusa comida, é considerado falta de educação – Em Israel e no Japão, é de bom-tom elogiar a comida; no sul da Índia e na Coreia, todos comem no mesmo prato; e na Índia e China, não se bebe à mesa Curiosidades – Em todos os países desse continente, a mulher é pouco valorizada e embora tenha conquistado a igualdade entre os sexos, ela não participa da vida social, mas por outro lado, na China, Coreia e Japão, ocupam o mesmo nível hierárquico organizacional – Na Tailândia, assim como na Bulgária, os movimentos de sim e não com a cabeça são invertidos, por isso cuidado para não dizer não querendo dizer sim e vice-versa – No Japão, não é apreciado usar perfumes, é considerado desagradável. Evite presentear as pessoas com relógios, pois é símbolo de morte para os japoneses – Na China, a paciência é imprescindível no fechamento dos negócios, sempre se deve manter a calma, até com os mais inoportunos Adaptado de: Della Rocca (2004). 76 Unidade II Continente europeu Figura 30 – Continente europeu Quadro 21 – Hábitos e costumes do continente europeu Saudações e apresentações – Os alemães cumprimentam as pessoas apenas com uma inclinação de corpo. O abraço acontece apenas entre amigos – Na Bélgica e na Grécia só se beija a mão das mulheres casadas e somente na alta sociedade. Na Finlândia, ao cumprimentar, somente se diz um “hei” ou “moi” (quer dizer oi) e não há nenhum contato físico. A troca de cartões de visita é muito bem-vinda – Já na Grã-Bretanha, as saudações costumam ser como nos Estados Unidos “how do you do” ou “hello” – Na Holanda, a saudação formal prevê o aperto de mão, porém é mais comum um aceno de mão acompanhado de um simples “hi”. Na Inglaterra, encarar pessoas é mal visto pelos ingleses, sendo considerado falta de educação. A pontualidade também é assunto sério, nunca deixe ninguém esperando – Na Irlanda, é comum chamar as pessoas pelo primeiro nome, nas relações não íntimas – Na Noruega, o cumprimento usual é o aperto de mão, sem beijos e nem abraços – O aperto de mão, na Suécia, também é utilizado bem como a apresentação de títulos acadêmicos. Na Suíça, a saudação ideal é educada e um pouco formal. Nos negócios, é sempre acompanhada de uma generosa distribuição de cartões de visita, um é dado à secretária e outro ao executivo anfitrião Conversação – Nas conversas informais da Europa devem ser evitados temas pessoais ou polêmicos como política e religião – Os holandeses são muito objetivos, e não toleram inexatidão nos discursos, o falante deve usar poucas palavras e nenhum palavrão – Na Irlanda não se devem fazer perguntas diretas sobre a questão irlandesa ou sobre o aborto 77 ASSESSORIA EXECUTIVA Vestuário – Na Alemanha, no ambiente de trabalho, é recomendável que o homem use sempre paletó e gravata e para a mulher é obrigatório o uso de tailleur ou terninho – Na Grã-Bretanha, considera-se falta de educação prestar atenção no vestuário alheio. O smoking é aconselhável à noite em ocasiões formais – Na Grécia, no trabalho, é correto que o homem use paletó e gravata (com camisa branca) e a mulher não use jeans. À noite, em ocasiões mais formais, é de bom-tomusar alguma peça de cor vermelha – Já na Noruega, o vestuário não é muito formal mesmo em ocasiões em que se exija elegância, qualquer vestimenta é recomendada desde que o indivíduo esteja limpo – O vestuário na Suíça também é formal, sendo paletó e gravata no trabalho e em todas as ocasiões sociais, o uso de roupas discretas para homens e mulheres que não devem utilizar acessórios de grife e joias caras, pois o “understatement” é uma virtude básica Convites – Tanto os alemães como os suíços e os belgas são muito pontuais e é apreciado que se chegue com alguns minutos de antecedência – Na Finlândia, não é educado chegar pontualmente aos encontros, a espera limite é de 15 minutos – Na Suécia, quando se marca um encontro para ir a um restaurante, cada um deve pagar sua conta À mesa – Na Alemanha, não há nenhum modo específico para se portar à mesa, apenas se deseja bom apetite a todos antes de se sentar – Os finlandeses apreciam a qualidade de vida e não gostam de pratos muito gordurosos ou salgados. A comida é degustada com leite ou cerveja e, no início ou final da refeição, brinda-se com aguardente ou licor de framboesa. Não é educado deixar sobras de comida no prato – Na Grã-Bretanha, a regra de etiqueta descreve que, enquanto as mãos não estiverem ocupadas com os talheres, elas terão que estar apoiadas no colo e, quando uma mulher se levanta ou retorna ao seu assento, os homens devem se levantar – Na Grécia, com exceção do hábito de se brindar antes e depois das refeições, o comportamento à mesa não difere dos destacados anteriormente – Para os holandeses, as pessoas podem comer bastante ou nada, ninguém repara – Na Irlanda, os brindes são feitos somente no início da refeição – Na Suíça, o almoço começa ao meio-dia com uma sopa e em certas regiões os homens se servem primeiro Curiosidades – Na Alemanha, não é de bom-tom uma mulher cruzar as pernas e um homem se espreguiçar ou se sentar apoiando o tornozelo sobre a perna oposta – Na Bélgica, o conservadorismo é evidente nas relações entre os sexos. Há pouquíssimas mulheres que exercem atividade profissional. Uma mulher não se senta de pernas cruzadas, não entra sozinha em locais públicos e não paga a conta quando está em companhia de um homem – Os finlandeses respeitam muito as leis de trânsito e consideram mal-educado quem as infringe. Por serem muito ligados ao meio ambiente, é taxativa a proibição de quebrar ramos de árvores de causar danos à natureza. É extremamente mal-educado falar em voz muito alta, chamar de longe e dar gargalhadas – Na França, a palavra sozinha “merci” é considerada uma resposta negativa, ao passo que dizer “oui, merci” quer dizer sim. Como em quase todos os países da Europa, com exceção da Itália, nos bares sempre se deve sentar à mesa, ainda que para tomar apenas um café – Na Grã-Bretanha, deve-se evitar falar muito alto, porque os ingleses não gostam de barulho. Os almoços e jantares formais se encerram com um brinde à rainha e é obrigatório que o estrangeiro interrompa sua conversa e se levante. Só no final desse brinde é que os fumantes podem acender seu cigarro – Os holandeses dão muito valor ao dinheiro, porém em aniversários são esquecidos os preceitos de economia. Com relação à linguagem gestual, é considerado mentiroso quem apoia a ponta do polegar nos lábios, mal-intencionado e avarento quem alisa o nariz com o indicador enquanto se fala de alguém – Na Noruega, em todos os lugares públicos na cidade e até dentro do próprio carro, é proibido fumar. Bebidas de elevado teor alcoólico são servidas apenas nos feriados entre 13h e 23h. Os motoristas devem dirigir com os faróis acesos mesmo durante o dia Adaptado de: Della Rocca (2004). 78 Unidade II Austrália Figura 31 – Austrália Quadro 22 – Hábitos e costumes da Austrália Saudações e apresentações – A saudação mais utilizada para as ocasiões informais é o “hi” e para as formais, se diz “nice to meet you” acompanhado de um aperto de mão. Somente entre mulheres muito amigas que não se veem há bastante tempo há a troca de beijos no rosto, para os homens, o equivalente é um tapa nas costas Conversação – Nas conversas ou reuniões, não devem ser mencionados assuntos referentes à privacidade alheia ou própria – Os australianos são muito amistosos e educados: falam em voz baixa, olham o interlocutor nos olhos, gesticulam pouco e ouvem respeitosamente e em silêncio quem fala, por isso não gostam de ser interrompidos ou ficar ao lado de uma pessoa que tenha um tom de voz demasiadamente alto Vestuário – Para o ambiente de trabalho, é obrigatório o uso da gravata mesmo que sem o paletó, já para o primeiro encontro de trabalho, é aconselhável que o estrangeiro esteja trajando terno completo – No dia estabelecido para o casual day, é permitido o uso de jeans para homens e mulheres, com a única ressalva de que este seja de marca. Regra essa que também pode ser trazida para o dia a dia e ocasiões informais Convites – Para os jantares de trabalho em restaurantes e para os convites residenciais, é preciso que todos os convidados se apresentem pontualmente e levem consigo uma garrafa de vinho À mesa – A etiqueta local permite que em churrascos, coquetéis e jantares em pé, os indivíduos comam com as mãos e lambam os dedos, não é considerado deselegante deixar restos de comida no prato, mas sim falar de negócios fora das datas estipuladas para esse fim Curiosidades – Os australianos têm consciência ecológica e cultivam a preservação do meio ambiente, por isso, não jogam sequer um pedaço de papel no chão e desaprovam quem o faça – Ao indivíduo que estiver resfriado, é aconselhável que evite sair de casa ou procure assoar o nariz longe dos outros, pois esse ato é extremamente deselegante Adaptado de: Della Rocca (2004). 79 ASSESSORIA EXECUTIVA Os quadros anteriores mostram várias diferenças culturais entre países dos cinco continentes. Conhecer e saber lidar com a diversidade cultural faz parte do trabalho da assessoria executiva, que deve informar não apenas os diplomatas que assessora como também homens de negócio, que tenham que tratar com empresas de outros países, para evitar que inadvertidamente cometam gafes ou ofensas que possam prejudicar uma negociação importante. Embora alguns detalhes possam parecer superficiais, dependendo da situação e da sensibilidade dos negociadores, um pequeno deslize pode dificultar ou inviabilizar seriamente o fechamento de um acordo. Observação Preocupar-se com a etiqueta de cada país pode parecer algo superficial, mas indica respeito e consideração para com os costumes e tradições das nações amigas. Resumo Tomamos conhecimento de que as empresas precisam desenvolver estratégias que lhe propiciem condições de crescimento e desenvolvimento econômico para se manterem no mercado a par de seus concorrentes ou até ultrapassá-los. Nesse sentido, o gestor estratégico é uma figura importante pois é quem irá coordenar a elaboração do plano estratégico que engloba os planejamentos tático e operacional. A estratégia empresarial parte da política da empresa e traça as metas e os procedimentos visando os objetivos e a serem alcançados. O conhecimento e a aplicação das quatro funções básicas da administração: planejamento, organização, direção e controle, permite que a empresa conheça seus recursos humanos e materiais, adequando-os à sua realidade interna e externa e mantenha o controle dos processos preestabelecidos. No que se refere à organização propriamente dita, os sistemas de departamentalização têm se mostrado funcionais, facilitando ao gestor visualizar melhor a empresa que dirige de modo que possa exercer melhor sua função. No atual mundo globalizado, a maioria das organizações tem contato com o mercado internacional em diversos níveis, seja trocando informações e conhecimentos, seja importando ou exportando seus produtos. Diante dessa realidade, conhecer o mercado internacional, ter informações sobre importação e exportação,diplomacia e relações internacionais é, hoje em 80 Unidade II dia, uma necessidade para os gestores e seus auxiliares. Entre os auxiliares, destaca-se o assessor executivo, que é o ponto de interesse deste livro-texto. Esse profissional, como vimos anteriormente, tem um papel importante para o bom andamento da empresa em que trabalha, podendo suprir de informações os executivos e auxiliá-los nos trâmites necessários, apresentando dados e sugestões nos momentos decisórios. No que se refere às relações internacionais, como as diferenças econômicas, sociais e culturais são inúmeras, o secretário executivo que se aprofundar no assunto poderá abastecer com inúmeros detalhes os negociadores de modo a evitar mal-entendidos, desencontros e constrangimentos. Vivemos em um mundo competitivo, portanto, quanto mais preparada a organização estiver, assim como seus executivos e o assessor executivo, mais chances de sucesso ela terá. Exercícios Questão 1. A maioria das empresas apresenta uma estrutura hierarquizada, com níveis diferentes de autonomia. Normalmente, elas possuem três camadas estratégicas de responsabilidade em sua hierarquia empresarial. São elas, o nível operacional, o nível tático e o nível estratégico, tendo cada um deles a sua importância dentro da organização. Em relação ao nível estratégico da organização, podemos dizer que: I – São criados fundamentos como: missão, visão, valores, crenças, além dos objetivos estratégicos a longo prazo. Suas principais ferramentas são o planejamento estratégico e a visão sistêmica que visam às competências essenciais para uma boa gestão. II – Seu objetivo principal é o desdobramento da estratégia já estabelecida, utilizando-a de forma eficiente (cumprindo os processos) e eficaz (atingindo os objetivos), para poder desdobrá-la em metas específicas para as áreas pertinentes comandadas por líderes competentes. III – Responsável por fornecer os recursos necessários para que os níveis tático e operacional possam cumprir com eficiência e eficácia suas atribuições e criar as condições necessárias para que as pessoas envolvidas desenvolvam as competências técnicas e comportamentais inerentes a cada função. Assinale a alternativa correta: A) Apenas a sentença I está correta. B) Apenas a sentença II está correta. 81 ASSESSORIA EXECUTIVA C) Apenas as sentenças I e III estão corretas. D) Apenas as sentenças II e III estão corretas. E) Todas as sentenças estão corretas. Resposta correta: alternativa C. Análise das afirmativas I – Afirmativa correta. Justificativa: no planejamento estratégico são criados: a missão, a visão e a política da empresa, bem como, o planejamento a longo prazo. II – Afirmativa incorreta. Justificativa: o desdobramento da estratégia já estabelecido é realizado no nível tático, e não no estratégico, conforme estudado nesta unidade. III – Afirmativa correta. Justificativa: o planejamento estratégico é responsável por fornecer os recursos necessários para que os níveis tático e operacional possam cumprir com eficiência e eficácia suas atribuições e processos, a fim de levar ao desenvolvimento das competências técnicas. Questão 2. O mundo globalizado exige que, de uma forma ou de outra, as empresas brasileiras se relacionem com empresas e organizações de outros países. Essa conjuntura levou à necessidade da criação de Departamentos de Relações Internacionais, que devem contar com funcionários que tenham fluência em línguas estrangeiras e que conheçam a legislação relativa à importação e exportação de produtos e/ou tecnologia. É importante, também, que estudem a cultura, os usos e costumes dos países com os quais o Brasil mantém negócios. Diante desse quadro, pode-se dizer que: I – O profissional de assessoria executiva não precisa conhecer os costumes de outros países, pois quem lida com estrangeiros são os executivos. II – O secretário executivo precisa se aprofundar no conhecimento sobre o mercado internacional, pois, se conhecer profundamente a legislação brasileira sobre exportação, não terá dificuldade em assessorar sua empresa se esta decidir comprar produtos estrangeiros para revendê-los no Brasil. 82 Unidade II III – A internacionalização leva ao desenvolvimento da empresa, pois a obriga modernizar-se, seja para conquistar novos mercados, seja para preservar as suas posições tanto no mercado interno quanto no externo. IV – Para exportar, é necessário fazer uma pesquisa sobre o mercado no país para o qual se pretende vender os produtos. Essa pesquisa objetiva indicar se o produto poderá ser vendido por um preço razoável, identificar tendências e expectativas do consumidor estrangeiro, conhecer a concorrência e a legislação do país receptor. Assinale a alternativa correta: A) Apenas a sentença I está correta. B) Apenas as sentenças II e III estão corretas. C) Apenas as sentenças III e IV estão corretas. D) Apenas as sentenças II e IV estão corretas. E) Apenas a sentença IV está correta. Resposta correta: alternativa C. Análise das afirmativas I – Afirmativa incorreta. Justificativa: o trabalho do assessor executivo implica contatos constantes com o mercado internacional, seja pessoalmente ou por meio da tecnologia da informação e da comunicação, para que possa prestar o serviço de assessoramento aos executivos de sua empresa. Esses contatos exigem o conhecimento dos costumes dos outros países, assim como a etiqueta de conversação para evitar mal-entendidos, constrangimentos ou gafes, que podem dificultar a negociação a ser feita pelos executivos. II – Afirmativa incorreta. Justificativa: a exportação se refere à venda de produtos ao mercado externo, e não à compra de produtos estrangeiros para serem revendidos no Brasil. Tanto a importação quanto a exportação envolvem dois ou mais países, portanto a legislação de ambos deve ser conhecida e atendida para que a negociação possa ser feita. 83 ASSESSORIA EXECUTIVA III – Afirmativa correta. Justificativa: os avanços tecnológicos estão em continuo desenvolvimento o que obriga as empresas a se manterem atualizadas no que se refere aos equipamentos, à comunicação, aos processos, aos procedimentos mercadológicos, aos produtos etc. ou a empresa será considerada ultrapassada e perderá seu lugar no mercado competitivo. IV – Afirmativa correta. Justificativa: a pesquisa de mercado é um dos primeiros passos para avaliar a pertinência da empresa procurar vender seus produtos em um país estrangeiro. Essa pesquisa dará informações importantes sobre o país estrangeiro, sua cultura, seus costumes, seus desejos e necessidades, desenhando um quadro que permitirá configurar a inserção de determinado produto naquele local.