Check List para Formalização e Registro de Contratos

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Subsecretaria de Contratos - SUBCON
CHECK LIST PARA FORMALIZAÇÃO E REGISTRO DE CONTRATOS 
(Atualizado em: 30/10/2018)
	ITEM
	PROVIDÊNCIAS
	SIM/NÃO
	OBS.
	
	FORMALIZAÇÃO DO CONTRATO:
	
	
	1
	Existe autorização do Secretário-Geral para a Contratação?
	
	
	2
	Consta nos autos procuração pública dando poderes específicos para assinatura de contratos junto à Administração Pública? (para os casos em que o representante legal não é sócio da empresa ou não participou da fase de licitação).
· Caso não conste procuração, providenciar a juntada nos autos.
	
	
	3
	As certidões de regularidade fiscal, trabalhista e falência e concordata estão vigentes?
· Caso estejam vencidas providenciar a juntada de certidões válidas.
	
	
	4
	A proposta da empresa ainda está válida? 
· Atualizar proposta caso não seja ARP.
	
	
	5
	A Contratada já possui cadastro no Sistema SEI?
· Caso não possua, enviar através de e-mail o link para cadastramento e providenciar a liberação do cadastro.
	
	
	6
	Consta declaração de preposto assinada pela Contratada, bem como, declaração antinepostismo?
· Documentos nos quais não consta validade serão considerados válidos por até 90 dias, conforme edital.
	
	
	7
	Foram preenchidos todos os campos editáveis da minuta de contrato?
	
	
	8
	Foi providenciada disponibilização do Contrato para assinatura do Secretário-Geral e do representante da Contratada? Ambos assinaram o instrumento?
	
	
	9
	Após a assinatura do contrato foi solicitada a emissão da nota de empenho junto à SEOR? 
· A nota de empenho foi registrada?
· A nota de empenho foi encaminhada via e-mail e juntada no SEI?
· Consta confirmação de recebimento?
· Na nota de empenho consta o número do contrato? Se não constar, inserir no GRP através da funcionalidade “empenhos - alterações contratos/convênios”
	
	
	10
	Foi encaminhado à Contratada o checklist SOF (DIF) para preenchimento?(Z:\Arquivos_Permanentes\00_Fiscalizacao_de_Contratos_e_ARP\9 - MANUAIS E ORIENTAÇÕES)
· Enviar por e-mail assinalando prazo para retorno. Juntar no PA de Gestão do Contrato.
	
	
	11
	Foi providenciada a publicação do extrato do contrato?
	
	
	12
	Foi solicitada a publicação de portaria/decisão de designação de fiscal (técnico e administrativo)?
· Juntar modelo de declaração de fiscalização para assinatura do fiscal técnico, modelo disponibilizado na pasta Y:\subsecretaria_de_contratos\17 - REESTRUTURAÇÃO ADMINISTRATIVA\03-Atribuições Fiscais Administrativos e Técnicos - Final - 2017
	
	
	13
	Foi solicitado à Contratada a apresentação da garantia (quando houver previsão contratual)?
· Encaminhar e-mail via SEI com solicitação;
· Verificar a adequação do valor, da cobertura, da vigência, das informações do segurado, das informações do contrato;
· Verificar se constam os procedimentos para acionamento da garantia (no caso de seguro-garantia, se constam as condições especiais e gerais do seguro-garantia);
· No caso de seguro-garantia, consultar se a seguradora possui registro na SUSEP, através do endereço http://www.susep.gov.br/menu/informacoes-ao-publico/mercado-supervisonado/entidades-supervisionadas;
· No caso de seguro-garantia, validar a apólice através de consulta ao endereço https://www2.susep.gov.br/safe/menumercado/regapolices/pesquisa.asp;
· Para fiança bancária, consultar se a instituição emissora possui registro no Banco Central, através do endereço http://www.bcb.gov.br/fis/info/instituicoes.asp?idpai=INFCAD.
· Para Depósito caução, a Contratada deverá informar via e-mail a opção pela caução e os dados da agência BB em que deseja abrir a conta para depósito. Após, enviar Ofício (cfe Modelo) ao Banco do Brasil para cadastro da empresa junto ao Banco. O Banco informará ao TJ via Ofício o cadastro da empresa. Com a empresa cadastrada, a SUBCON deverá informar à Contratada para comparecer ao Banco portando os documentos necessários para abertura da conta. Após a abertura da conta, a SUBCON deverá gerar no site no BB a ‘Guia de Depósito’ para que a Contratada efetue o depósito na conta.
	
	
	
	
	
	
	
	REGISTRO DO CONTRATO
	
	
	1
	O contrato foi cadastrado na planilha de controle de contratos?
	ok
	
	2
	Foi realizado o cadastro no Sistema GRP?
	
	
	3
	Foi inserido o número do contrato na(s) nota(s) de empenho?
	
	
	4
	Foi criada a pasta do contrato no público permanente, com inserção dos documentos pertinentes? (TR/PB, minuta de contrato, proposta da contratada, homologação SG, Decisão SGA e SG (qdo for contratação direta) ARP – quando houver, notas de empenho, contrato, extrato do contrato, portaria fiscalização, apólice de garantia contratual – quando houver, RAC)
	
	
	5
	Foi inserida a documentação pertinente no Portal da Transparência? (Contrato, extrato do contrato, portaria de fiscalização, RAC. Quando se tratar de contratação direta, anexar também o Projeto Básico, a Decisão SGA de reconhecimento da dispensa/inexigibilidade e a Decisão SG de ratificação)
	
	
	6
	Foi realizado o cadastro no Sistema Sagres do TCE?
	
	
	7
	A contratada apresentou a garantia contratual? A garantia foi anexada ao SEI da Contratação? A garantia foi salva na pasta do contrato no público permanente? 
	
	
	8
	Foram abertos os PA's SEI de Fiscalização do Contrato e Regularidade Fiscal?
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